Marchs publics et archives

Comment classer les documents relatifs aux marchs publics ? Quels documents faut-il garder ? Combien de temps les conserver ? Ces nombreuses questions reviennent frquemment. Une instruction relative au tri et la conservation des archives des services des collectivits territoriales et des tablissements intercommunaux vient dtre publie, lInstruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 aot 2009 relative au tri et la conservation des archives produites par les services communs lensemble des collectivits territoriales (communes, dpartements et rgions) et structures intercommunales. Cette instruction est un guide qui, dans un EPLE, permettra davoir une vision plus claire sur le problme des archives en matire de marchs publics et favorisera la mise en place de lorganisation et doutils de gestions plus efficaces. Nota bene : Ce texte sapplique tous les marchs publics, y compris ceux qui, en application de larticle 28 dudit code, peuvent tre passs selon une procdure adapte, ainsi que ceux relevant de larticle 30 (marchs ayant pour objet certaines prestations de services).

Plan du tableau et tri

Le prsent tableau de tri indique les rgles de traitement et de conservation des documents darchives relatifs aux marchs publics. Le plan suit les phases de droulement du march, sans tenir compte des seuils de sommes en jeu, susceptibles de modifications. Le choix retenu est de ne pas prciser les seuils lis des procdures plus ou moins complexes et de ne pas diffrencier les dossiers produits selon la procdure suivie, mais de dcliner un exemple de dossier le plus complet possible, dans le cas de la procdure la plus complte.

Phases de droulement du march Etudes pralables Publicit Rception, examen des offres Attribution et notification Excution du march Liste annuelle des marchs

DUA

Sort final

Observations

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Prsentation du tableau La premire colonne est consacre la typologie des documents. Elle recense les diffrentes catgories de documents produits ou reus dans le cadre de lactivit administrative considre. La deuxime colonne indique la dure dutilisation administrative (DUA), exprime en annes, sauf mention contraire (cf. supra pour le mode de calcul). La DUA ou dure dutilit administrative recouvre les deux premiers ges des archives (courantes et intermdiaires). Matriellement, ces deux ges peuvent se traduire par un dplacement des documents entre les bureaux des agents traitant les affaires et un local de pr-archivage, plus loign des bureaux. Cette dure, qui court compter de la clture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent tre conservs dans les locaux des services producteurs, soit en vertu des prescriptions rglementaires, soit parce quils restent ncessaires ou utiles la bonne marche des services ou leur information. De faon gnrale, les DUA mentionnes dans les tableaux suivants sentendent compter de la clture du dossier, donc de la date de la pice la plus rcente.

Pour les dossiers de march public : la DUA se calcule, selon les cas (issue de la procdure), partir de la dclaration de nullit (procdure infructueuse sans nouvelle consultation), de la notification lentreprise retenue, de la rception des travaux, du paiement du solde, voire de la clture du programme dans lequel sinscrit laction qui a donn lieu au march (marchs passs avec des fonds tout ou partie europens)

La troisime colonne indique le sort final qui doit tre appliqu aux documents au terme de la DUA. Elle envisage trois possibilits, indiques par trois lettres diffrentes : - C pour conservation dfinitive et intgrale des documents dans le service public darchives comptent, en raison de leur intrt historique. ; T pour tri : les documents doivent tre tris avant versement afin de distinguer ceux qui seront conservs dfinitivement dans le service public darchives comptent, de ceux qui, aprs visa dun bordereau dlimination, peuvent tre dtruits ; les modalits de ce tri sont prcises, lorsque cela est possible (cf. supra), dans la colonne Observations ; D pour destruction intgrale et dfinitive des documents. (Cf. infra 0.5.2. La procdure du visa dlimination).

La quatrime colonne Observations , apporte toutes les indications ncessaires la comprhension et la mise en uvre des lments ports dans les trois autres colonnes, notamment : - Les rfrences lgales ou rglementaires sur lesquelles est fonde la dtermination de la DUA. Cela permettra, dans lavenir, de suivre les ventuelles modifications des textes de base et donc dadapter plus facilement la DUA au nouvel tat du droit, en identifiant mieux les modifications lgales et rglementaires ; - Les critres de tri appliquer.

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La procdure du visa dlimination La liste des documents arrivs au terme de leur DUA et vous alors la destruction est reprise dans un bordereau dlimination qui doit tre vis par le directeur des archives dpartementales territorialement comptent pralablement toute destruction. La destruction des documents doit tre opre de faon garantir la confidentialit des informations et linalinabilit des archives publiques : la lecture dinformations ou la rcupration par des tiers ne doit pas tre possible. En consquence, les procds de recyclage, par exemple, ne peuvent tre employs quaprs une dilacration suffisamment fine pour garantir limpossibilit de distraction de parties de documents par des tiers et la non lisibilit des informations. La destruction doit galement faire lobjet dune certification par loprateur ou le prestataire qui y procde

1 Etudes pralables du march et archives 2 Publicit du march et archives 3 Rception, examen des offres du march et archives 4 Attribution et notification dun march et archives 4.1 Les offres non retenues 4.2 Les offres retenues
Les marchs de travaux Les marchs de services Les marchs de fournitures

4.3 La procdure infructueuse suivie ou non dune

nouvelle consultation

4.4 La procdure sans suite 5 Excution dun march et archives 5.1 Suivi technique
Les marchs de travaux Les marchs de services et de fournitures

5.2 Suivi financier 6 Listes annuelles des marchs publics et archives

Les prescriptions lgales et rglementaires, sappliquent aussi bien aux documents traditionnels sur papier quaux donnes lectroniques. DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acadmie dAix-Marseille Dcembre 2009 Page 19

1. Etudes pralables du march et archives

Typologie des documents 1. TUDES PRALABLES tude dimpact

DUA

Sort final

Observations

Justification de la DUA : garantie dcennale du constructeur (code civil, article 1792 et suivants.) 10 ans C

tude de faisabilit tude technique (tude de sols dans le cas de marchs de travaux) Programme Avant-projet sommaire Avant-projet dtaill

2. Publicit du march et archives

Typologie des documents 2. PUBLICIT Dossier de consultation des entreprises ou DCE (documents non signs et formulaires vierges - rglement de la consultation ; - acte dengagement ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail estimatif ; - bordereau des prix unitaires - plans. Annonces lgales (insertion au Moniteur, au BOAMP et au JOUE)

DUA

Sort final D

Observations

5 ans

Sort final : en cas de procdure fructueuse, ces pices se retrouveront dans le dossier de lentreprise retenue

10 ans

Dans le cas o la publicit est ralise sur support papier, on peut se limiter conserver, le temps de la DUA, les rfrences des publications.

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3. Rception, examen des offres du march et archives

Typologie des documents

DUA

Sort final D

Observations

3. RCEPTION ET EXAMEN DES OFFRES Retrait des dossiers : 10 rcpiss de retrait ans Remise des dossiers : rcpiss de dpt ou accus de rception Liste des entreprises ayant retir un dossier Liste des candidatures Commission douverture des plis 10 - convocations ans - procs-verbal Rapport danalyse des offres 10 ans

D C C

Justification de la DUA : le dossier doit tre conserv 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en criture publique, dfinie par les textes suivants : - dfinition du faux en criture publique : code pnal, art. L. 441-4 ; - dfinition des peines criminelles : code pnal, art. L. 131-1 ; - prescription de laction publique en matire criminelle : code de procdure pnale, art. 7.

4. Attribution et notification dun march et archives

Les offres non retenues

Typologie des documents 4. ATTRIBUTION ET NOTIFICATION 4.1.1. Offres non retenues Dossier de lentreprise : - acte dengagement ; - rglement de la consultation ; - dossiers de consultation des concepteurs ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires ; - plans. Lettre de rejet de candidature

DUA

Sort final

Observations

5 ans (fonds franais) ou 3 ans compter de la clture du programme (fonds europens)

Justification de la DUA : cf. introduction

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Les offres retenues

Les marchs de travaux

Typologie des documents 4.1.2. Offre retenue 4.1.2.1. Marchs de travaux Dossier de lentreprise : - acte dengagement ; - rglement de la consultation ; - dossiers de consultation des concepteurs ; - cahier des clauses administratives particulires ; - cahier des clauses techniques particulires ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires ; - plans. 10 ans T Justification de la DUA : garantie dcennale du constructeur, (code civil, article 1792 et suivants.). Critre de tri : conserver, tant que limmeuble existe, les marchs de travaux importants (construction, modification de limmeuble) et conserver dfinitivement les marchs intressant lhistoire de larchitecture, de lart ou des techniques, de la protection de lenvironnement ou de lamnagement du territoire. 10 ans 10 ans T T Justification de la DUA : prescription des faux en criture publique, dfinie par les textes suivants : - dfinition du faux en criture publique : code pnal, art. L. 441-4 ; - dfinition des peines criminelles : code pnal, art. L. 131-1 ; - prescription de laction publique en matire criminelle : code de procdure pnale, art. 7. DUA Sort final Observations

Procs-verbal dattribution de la CAO Notification : accus de rception

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Les marchs de services

Marchs de matrise duvre ou de dfinition DUA

Sort Observations final 4.1.2.2. Marchs de services : Marchs de matrise duvre ou de dfinition Dossier de lentreprise : - acte dengagement ; - rglement de la consultation - dossiers de consultation des concepteurs ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires ; - plans. Procs-verbal dattribution Notification : accus de rception 10 ans T Justification de la DUA : le dossier doit tre conserv 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en criture publique, dfinie par les textes suivants : - dfinition du faux en criture publique : code pnal, art. L. 441-4 ; - dfinition des peines criminelles : code pnal, art. L. 131-1 ; - prescription de laction publique en matire criminelle : code de procdure pnale, art. 7.

Typologie des documents

10 ans 10 ans

T T

Marchs rcurrents (entretien courant, menus travaux, maintenance, contrle technique, scurit, etc. DUA

Sort Observations final 4.1.2.2. Marchs de services : Marchs rcurrents (entretien courant, menus travaux, maintenance, contrle technique, scurit, etc. Dossier de lentreprise : - acte dengagement ; - rglement de la consultation ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires Procs-verbal dattribution Notification : accus de rception 10 ans D Justification de la DUA : le dossier doit tre conserv 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en criture publique, dfinie par les textes suivants : - dfinition du faux en criture publique : code pnal, art. L. 441-4 ; - dfinition des peines criminelles : code pnal, art. L. 131-1 ; - prescription de laction publique en matire criminelle : code de procdure pnale, art. 7.

Typologie des documents

10 ans 10 ans

D D

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Les marchs de fournitures

Typologie des documents DUA Sort final Observations

4.1.2.3. Marchs de fournitures Dossier de lentreprise : - acte dengagement ; - rglement de la consultation ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires. Procs-verbal dattribution Notification : accus de rception 10 ans T Justification de la DUA : le dossier doit tre conserv 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en criture publique, dfinie par les textes suivants : - dfinition du faux en criture publique : code pnal, art. L. 441-4 ; - dfinition des peines criminelles : code pnal, art. L. 131-1 ; - prescription de laction publique en matire criminelle : code de procdure pnale, art. 7. Critre de tri : on pourra conserver les marchs de fournitures trs spcifiques.

10 ans 10 ans

T T

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La procdure infructueuse suivie ou non dune nouvelle consultation

Sort Observations final 4.2. Procdure infructueuse suivie ou non dune nouvelle consultation Dossiers des entreprises : 5 ans D - acte dengagement ; - rglement de la consultation ; - dossiers de consultation des concepteurs ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires ; - plans. Procs-verbal de la commission 10 C Justification de la DUA : le dossier doit dattribution ans tre conserv 10 ans au moins au titre de la prescription des faux en criture publique, dfinie par les textes suivants : - dfinition du faux en criture publique : code pnal, art. L. 441-4 ; - dfinition des peines criminelles : code pnal, art. L. 131-1 ; - prescription de laction publique en matire criminelle : code de procdure pnale, art. 7. Notification du caractre infructueux de 5 ans D la consultation : accuss de rception

Typologie des documents

DUA

La procdure sans suite

Typologie des documents 4.3. Procdure sans suite

DUA

Sort final Observations

Dossiers des entreprises : 5 ans - acte dengagement ; - rglement de la consultation ; - dossiers de consultation des concepteurs ; - CCAP ; - CCTP ; - dtail quantitatif estimatif ; - bordereau des prix unitaires ; - plans.

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5. Excution dun march et archives

Les marchs de travaux Typologie des documents 5. EXCUTION Ordres de service (de dmarrage des travaux, de rglement dun lot du march, etc.). 5.1. Suivi technique 5.1.1. Marchs de travaux 10 ans D DUA Sort final Observations

Critre de tri : conserver les plans correspondant aux marchs dont le dossier est conserv (cf. 4.1.2.1.). 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans D T T Justification de la DUA : code civil, article 1792 et suivants

Planning de travaux Plans dexcution douvrage (PEO) Suivi gnral : notes, rapports, comptes rendus de chantier et de coordination, correspondance, photographies Contrle technique : rapport Contrle de scurit : avis, rapport Liste de rserves Procs-verbal de leve de rserves Procs-verbal de rception Dossier des ouvrages excuts (DOE).

T T Justification de la DUA : garantie dcennale du constructeur (code civil, article 1792 et suivants.).

Les marchs de services et de fournitures

Typologie des documents 5. EXCUTION Ordres de service (de dmarrage des travaux, de rglement dun lot du march, etc.). 5.1. Suivi technique 5.1.2. Marchs de services et de fournitures Notes, rapports, comptes rendus de runions, correspondance, photographies

DUA

Sort final

Observations

10 ans

10 ans

Critre de tri : selon lintrt du march et des documents

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Le suivi financier du march et archives

Typologie des documents 5. EXCUTION 5.2. Suivi financier Mandats ou certificats de paiement Cautions bancaires et mainleves de cautionnement Dcompte gnral dfinitif Certificat pour solde

DUA

Sort final

Observations

10 ans 10 ans 10 ans 10 ans

D D

Critre de tri : conserver le DGD correspondant aux marchs dont le dossier est conserv.

6. Listes annuelles des marchs publics et archives

Typologie des documents 6. LISTES ANNUELLES DES MARCHS PUBLICS DUA 10 ans Sort final C Observations CGCT, article sommaire : sommaire de la liste des pices justificatives des finances publiques locales, rubrique 4. Marchs publics.

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Fiche rcapitulative march public : archives et tri dans un EPLE

Conservation des factures par lordonnateur La mise en place, dans le cadre du contrle interne comptable, dune fiche de procdure en matire darchives permettra dans un tablissement de dfinir et de savoir ce quil convient de garder, pendant combien de temps, et, une fois le dlai expir, la destination des archives. La dure de conservation des factures par lordonnateur est de 10 ans (dure dutilit administrative des documents comptables dtenus par les ordonnateurs) ; pour les autres pices, la dure est variable (confer tableau ci-aprs).

Phases de droulement du march Etudes pralables Publicit Rception, examen des offres Attribution et notification Excution du march Liste annuelle des marchs

DUA

Sort final

Observations

10 ans

5 ans

10 ans JAL*

10 ans

D ou C

Selon doc*

5 ans

Variable*

10 ans

Variable*

10 ans

*se reporter lInstruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 aot 2009.

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