LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN SON FACTORES CLAVES

Tesis: La organizacin es la estructuracin e integracin de las actividades humanas alrededor de distintas tecnologas.

Introduccin: Es por esto que, como un subsistema de la sociedad, debe cumplir ciertos objetivos que son determinados por la misma sociedad, es decir, debe cumplir con una funcin social, pues las organizaciones son sistemas abiertos que requieren de un manejo cuidadoso para satisfacer y balancear necesidades internas y para adaptarse a las circunstancias ambientales.

Cuerpo: Dado lo anterior, se entiende que el trmino sistema es un conjunto de elementos o componentes que interactan coordinadamente entre s para

alcanzar un cierto objetivo, cualquier cosa que rena estos requisitos puede ser considerada como un sistema, los seres vivos, las fabricas e incluso objetos inanimados, en general cada componente de un sistema puede en s mismo ser considerado como un sistema que tiene a su vez componentes; y un componente de un sistema como un sistema de s mismo, puede ser llamado subsistema, as como por ejemplo, el sistema cardiovascular puede ser considerado como un subsistema del cuerpo humano.

Entendido de esta manera, entre las caractersticas que todos los sistemas comparten se pueden enunciar los objetivos, sus componentes, su estructura, su comportamiento y su ciclo de vida. El objetivo de estos componentes es

mantener vivo el organismo, la respuesta de cada uno de los componentes de un sistema se gobierna por los procedimientos que los componentes tienen que seguir, cuando deben intervenir en la informacin sobre la que tienen que actuar, de ah que la diferencia entre el comportamiento y el procedimiento puede ser

entendida

as:

el

procedimiento

describe

lo

que

debe

hacerse,

el

comportamiento describe lo que realmente hace.

De otra parte, el medio circundante de un sistema o ambiente que lo rodea afectndolo y siendo afectado por l, depende de los objetivos del sistema, de sus necesidades y actividades. El sistema interacta con su ambiente por medio de los elementos de entrada y salida; una entrada es cualquier cosa que ingrese al sistema proveniente del entorno y una salida es cualquier cosa que egrese del sistema cruzando los lmites hacia el medio ambiente. Los lmites controlan las entradas y las salidas cuidadosamente, regulando el sistema y protegindolo de agentes destructores o perjudiciales existentes en el medio.

Adicionalmente, los sistemas tienen su clasificacin basados en el tipo de informacin que se desea obtener, es por esto que pueden ser abstractos o fsicos, probalilsticos, cerrados y abiertos, en esta ltima clasificacin, los sistemas abiertos tienen la capacidad de mantener un estado de equilibrio y los sistemas cerrados tienen la tendencia a deteriorarse o destruirse, debido a que no importan energa, ni informacin del medio ambiente.

Los sistemas son una estructura de partes y esta debe estar estrechamente ligadas con su funcin, es decir con sus objetivos, donde la estructura depende de la existencia de las funciones y en cierto sentido es slo una manifestacin de stas. Ellos establecen que los organismos regulatorios internos de un sistema deben ser tan diversos como el ambiente con el que est tratando de entrar en contacto. De ah que, la capacidad de evolucionar de un sistema, depende de su habilidad para lograr formas ms complejas de diferenciacin e integracin.

Debido a lo anterior, el control es el proceso que mide el funcionamiento actual y lo gua hacia una meta preestablecida, dando a conocer el rendimiento

esperado; la comparacin del funcionamiento real con una meta determinada es el tercer paso en la operacin del control, la discrepancia o variacin mide hasta que punto no esta operando el sistema como debiera. El sistema debe ser capaz de efectuar una accin correctiva y hacer los ajustes necesarios al proceso cuando se detecta una variacin significativa; la retroalimentacin es importante en las actividades del sistema y esta relacionada con el control.

En dcada de los aos veinte, se origin la teora de la informacin, defendida por Luewing Von Beralanffy, la cual determina que los sistemas pueden constituirse en el medio que le permita a la administracin avanzar en lo referente a metodologa semntica y uniformidad cientfica, permitindole superar limitaciones a las organizaciones. Como enfoque de integracin, los sistemas deberan contar con una subestructura comn que pueda servirle de sostn

cientfico a las distintas ramas de la ciencia, otro elemento bsico radica en las pautas semnticas que permitan crear y mantener un lenguaje comn entre los cientficos de manera que puedan resolver los problemas interdisciplinarios de la comunicacin. Los sistemas, los computadores y la informacin han mejorado la toma de decisiones y el control, lo cual provee notables ventajas competitivas.

El enfoque a la solucin de problemas y diseo de sistemas no estn limitados a una sola disciplina, sino que todas las partes intervienen en la bsqueda de una solucin, pues para ser creativos, primero son las metas y luego los mtodos. Es por esto que, la teora contingente y una comprensin de las necesidades de la organizacin, pueden proveer la base para un anlisis organizacional detallado, pues el objetivo de las organizaciones empresariales, apunta normalmente generar una adecuada rentabilidad a sus propietarios. a

Es conveniente precisar, que el concepto de informacin nace cuando un dato o conjunto de datos es de utilidad par tomar una decisin, pues la informacin

consiste en conocimientos importantes producidos como resultado de las operaciones de procesamientos de datos; mientras esta conduce a la accin, los datos son simples cadenas de caracteres, hechos o patrones sin interpretar, pues ella solo tiene valor en la medida que afecte la decisin o la accin que se valla a tomar. La toma de decisiones es un paso que conduce a la accin y se basa en la informacin.

Los datos de un sistema de informacin, poseen su propio ciclo de vida, en primer lugar se requiere saber como se realizan ciertos tipos de procesamiento y por ltimo el almacenamiento y la recuperacin. Cuanto ms sirva la informacin para reducir el elemento de incertidumbre en las decisiones que toman los gerentes en todos los niveles mayor ser su valor; siempre es preciso comparar el costo de adquisicin de la informacin con los beneficios que se pueden obtener de su uso, por ello la informacin debe ser precisa, oportuna completa y concisa, pues la mayora de los gerentes que deben tomar decisiones se han visto frustrado en alguna ocasin al recibir informacin de apoyo que es precisa, concisa pero incompleta, si un informe deja a una persona con muchas preguntas sin responder, es un conjunto incompleto de informacin.

Entendido de esta manera, el propsito de una comunicacin es hacer llegar a su destino un mensaje seleccionado por el emisor, pues por comunicacin se entiende el acto de relacin entre dos o ms sujetos, mediante el cual se evoca en como un significado, es de aclarar que informacin no es lo mismo que comunicacin, aunque lo supone, la comunicacin y la informacin son fenmenos ligados como hermanos siameses que comporte el corazn y dependen el uno del otro.

La calidad de la informacin se determina por la manera como motiva la accin del hombre y como contribuye a una toma efectiva de decisiones, el error es un

problema serio, en razn de que no basta un simple ajuste, estos pueden resultar de las prdidas o el no procesamiento de datos y la errnea grabacin o creacin de datos, entre otros, los cuales pueden ser superados con controles internos y externos.

Conclusin: Para concluir, se puede decir que el xito de la organizacin depende de la habilidad de la alta gerencia para interpretar de manera adecuada las condiciones de la empresa y establecer los campos de accin pertinentes contando con informacin de calidad que apoye las decisiones que se deben tomar, pues el crecimiento de esta depende de las decisiones acertadas, basadas en la informacin. Los gerentes de alto nivel siempre tendrn que conocer en trminos generales, las actividades de la organizacin, puesto que son ellos los responsables de evaluar riesgos y tomar decisiones importantes.

Es as como el conocimiento es el recurso ms productivo del hombre si se utiliza apropiadamente, pero, al mismo tiempo el ms costoso y completamente improductivo si se utiliza mal. La productividad de un gerente se basa en el

manejo que haga de la informacin para mejorar los resultados individuales u organizacionales, pues la productividad debe medirse en trminos del valor que la informacin tiene para la organizacin y de la eficiencia con la que se suministra al usuario, pues su satisfaccin se convierte e un elemento fundamental de las organizaciones orientadas hacia la informacin.

HABILIDADES COMUNICATIVAS A TODO NIVEL La relacin entre el paciente y el mdico tiene una enorme influencia sobre la salud, el funcionamiento y la satisfaccin, de igual modo, un mdico que tenga relaciones satisfactorias con los pacientes es ms posible que disfrute con su trabajo y que lo mantenga. Los procesos de comunicacin tanto verbales como no verbales, condicionan la calidad de esas relaciones; por ello, las facultades de medicina y las instituciones sanitarias llevan a cabo iniciativas parecidas para mdicos especialistas, mientras que algunos de estos programas han logrado con xito que se est dando un cambio importante en algunas de las actitudes de los mdicos, algunos crticos han expresado su preocupacin por el hecho de que la formacin no siempre est enfocada a los objetivos hacia los que en un principio se disearon; en concreto, fomentar una estrecha relacin de compasin y cuidado entre mdico y paciente, esto como introduccin y anlisis de la lectura Ensear habilidades comunicativas mejora la actuacin del mdico.

A nivel empresarial, podra decirse que no basta con elaborar una estrategia de comunicacin, sino que es necesario concebir la comunicacin como un componente de la estrategia de la empresa. El tema de la comunicacin organizacional es difundido ampliamente en la actualidad, hacer una bsqueda en artculos, documentos, materiales que traten, desde los elementos tericos, hasta las experiencias prcticas ms recientes, el proceso de comunicacin que tiene lugar en las organizaciones empresariales, no resulta difcil.

Un anlisis de esa amplia informacin indica, an cuando se intenta lo contrario, que la comunicacin organizacional se presenta como un fenmeno que se estudia para conocerlo y/o para mejorar los aspectos del proceso que resulten negativos para los intereses de la empresa, es decir, que de alguna manera limiten o no favorezcan el logro de los objetivos estratgicos. Es as que, en la

prctica, el especialista en comunicacin de las organizaciones empresariales dedica gran parte de su tiempo a investigar y a tratar de "perfeccionar" la comunicacin de la empresa con sus clientes; para ello los segmenta y caracteriza, realiza estudios de imagen, auditorias de comunicacin interna,

para despus proponer a la alta direccin una estrategia de comunicacin en la que han quedado definidos los objetivos de comunicacin, los destinatarios de los mensajes, los mensajes, los medios, los mecanismos de retroalimentacin y el presupuesto.

A partir de esa prctica, es como si la lgica que funcionara fuera que la alta direccin le dice a estos especialistas: "He aqu la empresa, esta es su estrategia de negocios, su estructura, pero no logramos los resultados que queremos, ahora te toca a ti, a travs de una estrategia de comunicacin tratar de arreglar las cosas".

Muchos autores coinciden en que el primer paso de este proceso es la definicin o actualizacin de la MISIN y la VISIN. Se puede definir como MISIN: "el propsito fundamental por el que fue establecida la Organizacin, conjunto de compromisos que adopta la empresa en relacin a los diferentes grupos de personas que en ella confluyen, beneficios que la empresa ofrecer a la sociedad en general; sus clientes; los accionistas o propietario(s); el personal de la Empresa". La VISIN consiste en "proyectar, en base a la situacin actual de la empresa, el lugar en el mercado (posicionamiento) que se aspira a ocupar en un horizonte de tiempo de 1 a 3 ms aos".

La MISIN y la VISIN deben por tanto, comunicar de manera efectiva ese propsito y ese futuro deseado, partiendo del modelo de las "7 C de una comunicacin eficiente", se deben considerar en su elaboracin estos siete

aspectos:

Credibilidad,

Contexto,

Contenido,

Claridad,

Continuidad

consistencia, Canales de comunicacin y Capacidad del auditorio.

Luego entonces, para lograr la credibilidad es fundamental involucrar a las personas en el proceso, de ah que sea necesario Lograr la amplia participacin del personal de la empresa en la elaboracin de la Misin y la Visin, as como contar con informacin acerca de los beneficios que la sociedad, los clientes y los trabajadores esperan obtener de la empresa e incorporarlos como elementos esenciales de la Misin y la Visin. No se trata de persuadir a los pblicos, sino de asumir como misin y visin lo que esos pblicos esperan de la empresa.

Para que la empresa tenga un significado para el pblico, adems de los beneficios, la Misin y la Visin debern expresar sus valores esenciales, es decir, aquellos que representan la forma de pensar y sentir de los trabajadores y de la sociedad; tales como voluntad de aprender, de compartir conocimientos, de utilizar la capacidad creativa e innovadora en el trabajo, respeto al cliente, al medio ambiente.

Por supuesto que lo ms importante es que tanto la Misin como la Visin se redacten con un lenguaje sencillo, claro, preciso; con los mismos cdigos de los interlocutores (pblico interno y externo). Igualmente, no basta con estudiar la frecuencia de repeticin del mensaje, sino que se hace necesario una plena coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.

Con

el

pblico

interno

lo

ms

importante

es

mantener

los

canales

"desbloqueados"; un dilogo permanente con todo el personal de la empresa que se pone de manifiesto en la manera de conducir las reuniones, de realizar las asambleas, de escuchar los criterios, de hacer circular la informacin, de aceptar

iniciativas; con el pblico externo, a travs de darle respuestas oportunas a sus necesidades, de atender quejas, reclamos.

La propia elaboracin del Diagnstico, cuando es a travs de mtodos participativos, va creando las bases para mejorar los problemas de comunicacin de la empresa, en muchas ocasiones las estructuras funcionales, altamente especializadas; el estilo de direccin de los gerentes, han propiciado que cada rea y a veces, cada trabajador, slo conozca lo que a l le corresponde hacer, por eso no resulta extrao que en el proceso participativo de elaboracin del diagnstico, cuando se renen especialistas de diferentes reas se den cuenta de que por primera vez estn escuchando lo que sucede en otro departamento, lo que piensan los dems.

Por eso es importante aprovechar esos espacios de discusin adems de para identificar Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades, para minimizar barreras semnticas, cognoscitivas, sicolgicas, administrativas que hasta ese momento han estado presentes en el proceso de comunicacin.

La aplicacin de nuevas tendencias de la comunicacin externa y su expansin depende de la una pronta decisin de los directivos de las organizaciones pues estamos en un mundo globalizado y competitivo donde las fronteras se quebraron y las empresas luchan por cubrir cada segmento de los continentes y quienes no apliquen la creatividad en llegar y fidelizar a sus clientes no subsistir para observar los cambios que se aproximan.

Entre los aspectos negativos podemos notar el costo alto y algunas compaas no estn en condiciones de asumirlo, las sobresaturacin al cliente externo tanto visual como auditiva entre otras.

Para finalizar se puede concluir que la comunicacin interna y externa es fundamental en la empresa ya que de no ser implantada adecuadamente, las herramientas ms eficaces no servirn y lo nico que se habr conseguido es perder tiempo y dinero.

MEDIOS DE COMUNICACIN O MEDIOS DE DESINFORMACIN?

El asunto de la informacin es particularmente importante en nuestros das. Cada uno de nosotros somos nuestros pensamientos, sentimientos, ideas, motivaciones, deseos, pero todo ello lo somos en funcin de la informacin que recibimos de fuera. La informacin, y no la manipulacin, es sntoma de crecimiento, de libertad, de posibilidades de llegar a ser, de enriquecerse como personas libres.

Nuestras conductas estn determinadas tambin por la desinformacin que recibimos: publicidad, reallity shows, telebasura, etc. Todo ello desde los plpitos manipuladores de las conciencias pasivas y agotadas que se sientan frente a los medios en espera de que nos aligeren de la dura carga que supone vivir cada da.

Y es aqu precisamente, cuando ms receptivos estamos a dar por bueno todo aquello que nos echen; todos nosotros, somos el fruto maduro de los medios de comunicacin, de los que hemos terminado siendo siervos y sin que parece no somos capaces de funcionar.

Es por eso que la importancia e influencia de las tecnologas en una empresa estn directamente ligadas a las caractersticas de la misma, por tanto sern diferente bien se trate de una PYME o de una Gran Empresa. Con frecuencia, en las empresas no existe una verdadera reflexin respecto a si es bueno tener una gran dimensin, sino que se pretende crecer siempre que se pueda. Suele asociarse tamao a ventajas; sin embargo, esto no es del todo cierto, ya que no siempre resulta beneficioso que las empresas crezcan, pues se podra perder el control y eso, siempre, tiene un impacto negativo.

Es obvio que el grado de conocimiento que posea la fuente con respecto al tema de que se trata habr de afectar a su mensaje. No se puede comunicar lo que no se sabe; no se puede comunicar, con el mximo de contenido de efectividad, un material que uno no entiende. Por otra parte, si la fuente sabe " demasiado" si est "superespecializada" puede equivocarse en el sentido de

emplear sus habilidades comunicativas especiales en forma tan tcnica que su receptor no ser capaz de entender.

Las nuevas formas organizativas persiguen informacin y comunicacin para obtener flexibilidad sin perder control ni eficiencia, para ello requieren coordinacin y conocimiento pero no es solo cuestin de tecnologa, pues la flexibilidad puede ser un objetivo claro pero no a cualquier precio.

Preocupados principalmente por la composicin y significado de nuestros mensajes, olvidamos con frecuencia su aspecto material, es decir, la realidad de nuestra expresin oral. En nuestra habla cotidiana nos cuidamos muy poco en que pronunciamos nuestras palabras, entonamos frases y emitimos la voz. Lo hacemos mecnicamente sin atender muchas veces las posibilidades y consecuencias expresivas que ello representa.

Dado lo anterior y tomando como punto de partida las lecturas propuestas se determin que en PARADOJAS DE LA COMUNICACIN se evidencia como problema una diferencia de pensamientos y filosofa a la hora de interpretarlos, debido a que mientras el aprendz desea tallar el Jade, la intencin del Maestro era ensearle a diferenciar claramente entre una roca cualquiera y el verdadero Jade, en DICIENDO LO QUE SE SUELE CALLAR en esta lectura se puede observar que existen diferencias de pensamientos ocasionado por la interpretacin que cada uno de los seres humanos le da a las diferentes situaciones que se presentan

en la vida cotidiana acogindose siempre al aspecto negativo sin interesar que de toda experiencia se puede aprender.

As mismo, en IMPACTO DE LAS COMUNICACIONES se destaca que el ser humano es impaciente pues en ocasiones no acepta la saturacin de informacin y se torna agresivo en torno de esta; en LA FIDELIDAD DE LAS COMUNICACIONES, puede decirse que su falla consiste en que se utiliza un lenguaje muy tcnico y especializado, lo cual genera desinters por la misma.

Por ltimo, en LA IDEA QUE ME DA VUELTAS, se determin que la falla consiste en poca claridad del mensaje, debido que los presentimiento de la Seora como un habitantes del pueblo asimilaron el hecho real prximo a ocurrir,

sugestionndose a tal punto que abandonaron el pueblo por un simple presentimiento.

Como conclusin, se puede determinar que la comunicacin es fundamental para establecer buenas relaciones humanas, sin embargo esta se ve afectada ya que requiere del entendimiento mutuo del emisor y receptor, siendo solo eficaz cuando ambas partes entienden el mensaje en los trminos que se ha querido expresar.