Universidad Tecnolgica de Santiago

rea de Ingeniera y Arquitectura Ingeniera Informtica

Anlisis de Sistemas

Anlisis Sistema de Mantenimiento de Flotilla de Vehculos

Presentado a: Csar David Rodrguez

Presentado por: Armando Prez 1-06-0353

Entregado a los 23 das del mes de abril del ao 2013

ndice
1. 2. 3. Introduccin............................................................................................................................. 4 Origen de la empresa ............................................................................................................ 5 Investigacin preliminar ....................................................................................................... 6 3.0. 3.1. Organizacin de la empresa ........................................................................................ 6 Objetivos de la empresa ............................................................................................... 7 Generales.................................................................................................................. 7 Especficos............................................................................................................... 7 Misin ........................................................................................................................ 7 Visin ......................................................................................................................... 7 Valores corporativos ............................................................................................. 8

3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 4.

Descripcin del sistema ....................................................................................................... 9 4.1. 4.2. Proceso Actual del sistema ....................................................................................... 10 Objetivos del Sistema ................................................................................................. 11 Generales................................................................................................................ 11 Especficos............................................................................................................. 11

4.2.1. 4.2.2. 5.

Requerimientos bsicos ..................................................................................................... 12 5.1. 5.2. 5.3. Requerimientos de transaccin de usuario .......................................................... 13 Requerimientos de decisin de usuario ................................................................ 14 Requerimientos para toda la empresa.................................................................... 15

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Limite o alcance del sistema ............................................................................................. 16 Diagrama de descomposicin .......................................................................................... 17 Diagrama de flujo de datos ................................................................................................ 18 Diagrama de estructura ...................................................................................................... 23 Diagrama de entidad relacin ....................................................................................... 24 Diccionario de datos........................................................................................................ 25 Prueba de Factibilidad .................................................................................................... 26 Factibilidad Tcnica ................................................................................................. 26 Factibilidad Econmica .......................................................................................... 26 Factibilidad Operativa ............................................................................................. 26

12.1. 12.2. 12.3. 13. 16.

Tcnicas utilizadas para levantar informacin. ....................................................... 27 Conclusin ......................................................................................................................... 28 2

1. Introduccin
La compaa de telecomunicaciones Claro RD es lder en telecomunicacin en la Republica Dominicana, proveyendo al pas una amplia gama de servicios entre los que se destacan: comunicacin celular, lneas residenciales de voz y datos, tele cable satelital e IPTV, interconexin de redes WAN entre otros. Una herramienta vital para el correcto desempeo de las funciones de los departamentos de aprovisionamiento, mantenimiento, DTH, instalaciones, reparacin etc., es sin duda alguna un medio de transporte que se encuentre disponible ante cualquier situacin. Para cumplir con este requisito, la compaa Claro RD cuenta con una amplia flotilla de vehculos de ms de 1600 unidades, imprescindible para la realizacin a tiempo de diversas tareas. Es necesario llevar un registro y control de la flotilla de vehculos para garantizar la disponibilidad y buen estado de cada unidad. Para llevar el control del mantenimiento de la flotilla, Claro RD emplea el sistema SAP, el cual es un amplio sistema informtico de gestin empresarial que abarca varios departamentos de la empresa como son: finanzas, compras, recursos humanos, mantenimiento, produccin, aprovisionamiento, entre otros. Esto permite integrar diversas funciones que minimizan las tareas o procesos manuales y facilitan el acceso a cualquier informacin sobre el estado de las unidades de la flotilla de vehculos. El objetivo del presente anlisis es mostrar una perspectiva del sistema SAP desde su mdulo de mantenimiento, especficamente vehicular. Desglosar su funcionamiento y comprender los elementos que interactan entre s. Determinar el papel que juega y su importancia dentro de los procesos de la empresa. Tambin determinar, de ser necesario, la posibilidad de expansin del sistema en base a nuevos requerimientos.

2. Origen de la empresa
La Compaa Dominicana de Telfonos (CODETEL), fue constituida el 11 de noviembre de 1930, como subsidiaria de la Anglo Canadian Telephone Company, iniciando sus operaciones meses ms tarde, en San Pedro de Macors, con la instalacin de la primera central telefnica automtica fuera de Santo Domingo. Hasta 1930, el servicio telefnico haba sido administrado por el Gobierno, pero al ser virtualmente destruida por el cicln de San Zenn todas las instalaciones, este se vio imposibilitado de seguir operndolo. El restablecimiento del servicio implicaba una reconstruccin total, para lo cual el Gobierno careca de los recursos necesarios, a pesar de que Santo Domingo tena apenas unos 500 telfonos en servicio. CODETEL suscribi entonces contrato con el Gobierno Dominicano, que traspas oficialmente a la compaa la totalidad del servicio telefnico interprovincial, otorgndole franquicia exclusiva para la operacin del servicio de larga distancia nacional e internacional. La compaa adquiri posteriormente las franquicias de Santiago, Puerto Plata y La Vega y comenz la reconstruccin de la red de interconexin de esos pueblos con la capital, que tambin haba sido destruida casi completamente por el cicln de San Zenn. CODETEL fue por muchos aos una subsidiaria de la corporacin GTE, pero desde junio del ao 2000, al fusionarse GTE con Bell Atlantic, seleccionaron a Verizon como el nuevo nombre bajo el cual la compaa combinada identific sus servicios, y por tanto, Verizon fue desde entonces nuestra casa matriz. El mircoles 31 de enero de 2007, las nuevas marcas para continuar comunicando a los clientes de Verizon son: Claro para la comunicacin mvil, y Codetel para las comunicaciones fijas y de datos.

Claro es una marca de comunicaciones mviles que opera en Brasil, Per, Chile, Honduras, El Salvador, Nicaragua, Guatemala y ahora Repblica Dominicana. Es parte de Amrica Mvil, el grupo de telecomunicaciones ms grande en Amrica Latina que cuenta con una red de ms de 115 millones de clientes y la seguridad y solidez de estar en 15 pases de Latinoamrica y EUA.

3. Investigacin preliminar 3.0. Organizacin de la empresa

La empresa cuenta con una amplia departamentalizacin. El organigrama que se muestra representa una porcin de la totalidad de los departamentos. Se ilustran los departamentos que de una forma y otra tienen relacin con el departamento de transportacin que es donde se llevan a cabo las operaciones de mantenimiento de la flotilla de vehculos. Los departamentos que tienen relacin directa con la informacin generada por el sistema son: mantenimiento, compras, finanzas y aprovisionamiento. Este ltimo es el que tiene ms unidades asignadas. Es el departamento tcnico que mantiene las instalaciones y el correcto funcionamiento de la planta externa.

3.1. Objetivos de la empresa 3.1.1. Generales

Ser la empresa lder en telecomunicaciones en la Republica Dominicana.

3.1.2. Especficos
Comunicar todo el territorio con la ms avanzada tecnologa Anticiparse a las necesidades del mercado de las telecomunicaciones. Mantenerse a la vanguardia tecnolgica del mercado. Brindar solucin rpida y efectiva ante cualquier eventualidad del cliente.

3.1.3. Misin
Ser una organizacin lder en el mercado nacional de las comunicaciones, anticipndonos a las necesidades de nuestros clientes y superando sus expectativas con soluciones integrales de calidad mundial; excediendo los objetivos financieros para contribuir con el crecimiento de nuestros accionistas, generando bienestar y desarrollo para los empleados y la comunidad.

3.1.4. Visin
Claro es un grupo empresarial en expansin con enfoque a la internacionalizacin, primordialmente en el continente americano, e integracin de sus negocios en el desarrollo econmico y tecnolgico en telecomunicaciones, centralmente inalmbricos, de los diversos pases en los que tenga presencia.

3.1.5. Valores corporativos

Honestidad. Nuestra conducta es coherente con los ms altos estndares ticos, cumpliendo con los compromisos establecidos y asumiendo siempre nuestra responsabilidad individual y colectiva. Trabajo. Como actividad humana logra cubrir necesidades y al mismo tiempo, servir a los dems. Creemos en el trabajo esforzado y en equipo; ofrecemos lo mejor de nosotros para lograr transformar y mejorar de manera creativa el ambiente en que vivimos, fortaleciendo las relaciones interpersonales. Austeridad. Ser austero significa cuidar y utilizar eficientemente lo que tenemos, optimizar el uso de los recursos y evitar desperdicios, implica gastar en lo necesario y prescindir de lo intil o superfluo. Manos en Operacin. Nuestros lderes, conocedores de las estrategias del negocio, de los empleados a su cargo y de las necesidades de los clientes, dirigen de manera cercana a su personal, involucrndose todos en la operacin para lograr una gestin eficiente, que permita exceder las expectativas de nuestros clientes.

4. Descripcin del sistema

SAP Business Suite son un conjunto de programas que permiten a las empresas ejecutar y optimizar distintos aspectos como los sistemas de ventas, finanzas, operaciones bancarias, compras, fabricacin, inventarios y relaciones con los clientes. Ofrece la posibilidad de realizar procesos especficos de la empresa o crear mdulos independientes para funcionar con otro software de SAP o de otros proveedores. Se puede utilizar en cualquier sector empresarial. El mdulo de mantenimiento puede aplicarse a cualquier departamento que lo requiera. En este caso, se aplicara al departamento de transportacin, el cual es el responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de toda la flotilla vehicular. El sistema es capaz de llevar un control sobre los mantenimientos preventivo y correctivo que se le realizan a las unidades vehiculares y provee la capacidad de generar diversos reportes para la toma de decisiones. Almacena datos de control sobre mantenimiento. Notifica cuando es necesario un mantenimiento. Genera reportes sobre rendimiento de material gastable y consumible.

4.1. Proceso Actual del sistema

El control del mantenimiento se lleva de acuerdo al kilometraje recorrido por vehculo. Cuando el usuario solicita combustible cuya estacin se encuentra en las instalaciones de la empresa, este es responsable de llenar una ficha con su nmero de empleado, numero de unidad vehicular, kilometraje, cantidad de combustible y la fecha. Estos datos son alimentados diariamente en el sistema por un usuario nico. El sistema calcula el rendimiento de combustible en base al kilometraje recorrido con una cantidad de galones X y determina si es necesaria una revisin del vehculo. De ser as, genera la orden de revisin y se procede al mantenimiento y de ser necesario, al cambio de piezas y/o aceites. Otra modalidad de mantenimiento es en base al kilometraje. Cuando un vehculo alcanza una distancia recorrida determinada se genera una orden automtica en el sistema, se planifica en mantenimiento y se le da entrada al taller. Se ingresan en el sistema los datos del vehculo y el tipo de mantenimiento al que est siendo sometido que puede ser A, B, C o D, dependiendo del ao y de la cantidad de mantenimientos que se le haya efectuado. La otra forma de mantenimiento es el correctivo. Este se hace a solicitud del usuario cuando el vehculo presenta una falla que impide su correcto funcionamiento o que el entienda que amerita una revisin. El usuario llena un formulario con sus datos de empleado, ficha de vehculo y el problema que este presenta. El mecnico es quien recibe la solicitud y conversa con el usuario para obtener ms detalles sobre el estado y aade cierta informacin, luego se la entrega a su supervisor quien se encarga de ingresar la solicitud al sistema. Si es necesario el cambio de piezas, automticamente el sistema verifica si la pieza esta en existencia en alguno de los almacenes de la empresa. De no ser as, se crea una orden de compra para adquirirla. El sistema permite generar diversos reportes ajustados a las necesidades de los diferentes departamentos que requieran informacin sobre la flota vehicular. Existe un mdulo que permite a los supervisores de cada departamento estar al tanto del estatus de los vehculos que le corresponden adems de saber cuntas unidades tiene disponible en el momento. Tambin genera informacin til para el departamento de finanzas y planificacin de presupuesto. Permite saber el rendimiento de los materiales gastables.

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4.2. Objetivos del Sistema 4.2.1. Generales

Llevar control y record sobre el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota vehicular.

4.2.2. Especficos
Notificar cuando es necesario realizar un mantenimiento preventivo. Llevar en control sobre el consumo de combustible por vehculo. Registrar los mantenimientos correctivos. Generar rdenes de compra en base a requerimiento de piezas y materiales. Generar reportes sobre el rendimiento de materiales de consumo

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5. Requerimientos bsicos
Finalidad de la actividad dentro de la empresa. El control del mantenimiento tiene como finalidad garantizar el correcto funcionamiento de la flota vehicular as como generar reportes sobre gastos administrativos y rendimiento de los consumibles. Pasos para llevar a cabo el proceso. Se toma nota de cada tarea realizada sobre una unidad, desde el llenado del combustible hasta las piezas cambiadas. Estos datos son alimentados diariamente en el sistema. Dnde se realizan los pasos? El proceso de alimentacin se lleva a cabo en el departamento de transportacin. Las anotaciones sobre el llenado de combustible se realizan en la bomba de suministro que se encuentra dentro de las instalaciones de la empresa. El taller esta contiguo a las oficinas del departamento de transportacin por lo que es posible, inmediatamente se realiza una tarea de mantenimiento o una requisicin de piezas, notificar al encargado de alimentar el sistema dicho cambio. Quines realizan estos pasos? Es responsabilidad del usuario del vehculo anotar en un formulario cada vez que echa combustible el kilometraje y la cantidad de galones. Una persona encargada alimenta el sistema con los datos recogidos diariamente y es quien se encarga de entregar al departamento de mecnica las rdenes de mantenimiento generadas automticamente. Despus de realizado el mantenimiento, el mecnico entrega un formulario con las tareas realizadas al encargado de alimentar el sistema.

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5.1. Requerimientos de transaccin de usuario

Qu forma parte de la transaccin? El ID del empleado al que est asignado el vehculo, la ficha del vehculo, kilometraje y cantidad de combustible son necesarios para el registro diario de consumo de combustible. Cuando el vehculo ingresa al taller por mantenimiento correctivo se necesitan todos los datos mencionados anteriormente adicionando el ID del mecnico a quien se le asign y el problema por el cual fue ingresado.

Quin inicia la transaccin? El usuario del sistema encargado de ingresar los datos recolectados diariamente en el formulario junto a la estacin de combustible. La misma persona es quien recibe el formulario del mecnico cuando el vehculo ingresa por mantenimiento correctivo. Con que propsito? Se inicia con el propsito de alimentar al sistema sobre el kilometraje de las unidades. Con que frecuencia? El sistema se alimenta diariamente y cada vez que una unidad ingresa al taller. Qu informacin se genera y cuales datos se guardan? Cuando un vehculo se encuentra en el taller por mantenimiento correctivo, al ingresar los datos sobre el problema que presenta, el sistema genera un reporte que contiene las piezas que necesitan ser reemplazadas y un estimado del tiempo que el vehculo estar fuera de servicio. Se enva un correo al supervisor del departamento al que est asignado con un ID de la orden generada para que pueda dar seguimiento al estado de la unidad.

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5.2. Requerimientos de decisin de usuario

Qu informacin se utiliza para tomar una decisin? El sistema esta tan automatizado que las decisiones las toma el mismo en base a la alimentacin. Para generar una orden de mantenimiento correctivo se basa en el histrico del kilometraje del vehculo. Calcula en base a la diferencia de las dos ltimas lecturas, el promedio de kilometraje por galn.

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5.3. Requerimientos para toda la empresa.

La informacin con la que se alimenta el sistema proviene bsicamente de dos fuentes: el taller de mecnica y la estacin de combustible. El taller de mecnica es quien suple al supervisor del sistema de informacin sobre el estado del vehculo y las acciones que se le estn realizando en un momento determinado. Tambin se encarga de suministrar informacin sobre los mantenimientos preventivos y correcticos realizados diariamente, adems de notificar sobre la necesidad de cambio de piezas, aceite, bateras, luces, entre otros. El sistema debe ser capaz de solicitar informacin de almacn sobre la existencia de una pieza o algn consumible y en dado caso de que no exista, debe generar una orden que dirige al departamento de compras para ser aprobada y efectuada la compra. Cada supervisor de departamento debe tener acceso al sistema mediante un mdulo que le permita conocer el estado de los vehculos asignados y la cantidad de unidades que tiene disponible para uso. Adems, debe generar reportes de gastos al departamento de finanzas, reportes sobre gastos operacionales a diferentes departamentos, consumo de piezas, combustible, rendimiento de bateras, gomas, etc.

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6. Limite o alcance del sistema

Actualmente el alcance del sistema abarca todo lo referente al control sobre los mantenimientos realizados a las unidades, as como poder notificar cuando es necesario efectuar alguna accin preventiva. Tambin debe ser capaz de generar reportes a los departamentos que as lo requieran sobre el estado de las unidades asignadas que se encuentran en el taller. El nuevo sistema pretende incluir un record de accidentes de vehculos que debe registrar todo lo referente a un suceso de esta naturaleza. Debe ser capaz de registrar un formulario que contenga los datos del vehculo de la compaa, los detalles del accidente y los datos de los dems vehculos involucrados si los hubiera. Generar reportes varios sobre los accidentes.

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7. Diagrama de descomposicin

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8. Diagrama de flujo de datos

Primer nivel

Nombre del proceso: Numero de proceso: Entrada del proceso:

Registrar vehculo 1.1 TDEM, IDVH, VHCH, VHMA, VHMO, VHPL, VHMT, VHAN, VHTP, VHCO, VHTR, VHGR, VHDE

Descripcin del proceso:

Permite ingresar un vehculo adquirido nuevo al sistema

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Nombre del proceso: Nmero del proceso: Entrada del proceso: Descripcin del proceso:

Registro de vehculos en el taller 1.2 IDVH, MTTI, DATE, KMVH, TDMM Ingresa al sistema un vehculo que va a ser admitido en el taller para mantenimiento.

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Nombre del proceso: Nmero del proceso: Entrada del proceso: Descripcin del proceso:

Calcular promedio kilometraje 1.3 IDVH, DATE, KMVH, KMVH2 Calcula el promedio de rendimiento de combustible en base a la ltima medida y la medida actual del kilometraje

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Nombre del Proceso:

Nmero del Proceso: Entrada del Proceso: Descripcin del proceso:

Generar orden mantenimiento preventivo

1.4 TDMM, IDVH, DATE, MTII Este proceso genera una orden de mantenimiento preventivo

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9. Diagrama de estructura

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10. Diagrama de entidad relacin

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11. Diccionario de datos

Descripcin ID Empleado ID Vehculo Chasis Marca Modelo Placa Matricula Ao Tipo Combustible Traccin Garantia Dealer Departamento Kilometraje Fecha Galones Tipo mantenimiento Profundidad Mantenimiento ID Piezas ID Mecnico Nemnico TDEM IDVH VHCH VHMA VHMO VHPL VHMT VHAN VHTP VHCO VHTR VHGR VHDE DPTO KMVH DATE GLNS MTTI MTDE IDPI TDMM Validacin 5 caracteres numricos 4 caracteres numricos Caracteres alfanumricos Caracteres alfanumricos Caracteres alfanumricos Alfanumrico Alfanumrico Entre 1970 y 2015 Dos alfanumricos Un caracter Un caracter numrico Alfanumrico Alfanumrico 5 Caracteres Caracteres numricos Fecha valida Numero entero valido Un carcter Un carcter Alfanumrico 5 Caracteres numricos

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12. Prueba de Factibilidad 12.1. Factibilidad Tcnica

La empresa cuenta con una poderosa infraestructura de servidores, ordenadores potentes, una excelente arquitectura de red, base de datos robusta y sistemas de seguridad muy avanzados.

12.2. Factibilidad Econmica

A travs de una consulta en el departamento de finanzas, pudimos conocer el presupuesto asignado al departamento de tecnologa. La cantidad de recursos y la importancia que se le da a este departamento hace posible sin ninguna restriccin la destinacin de fondos para el desarrollo de un nuevo sistema propuesto.

12.3. Factibilidad Operativa

Los usuarios se encuentran un poco renuentes ante la posibilidad de implementar un nuevo sistema, ya que consideran que el existente es muy fcil de usar e intuitivo. Al tener tanto tiempo trabajando con dicho sistema, puede ser un poco tedioso la implementacin, ya que esto conlleva

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13. Tcnicas utilizadas para levantar informacin.

Las tcnicas utilizadas para recoger los hechos fueron la entrevista, observacin y revisin de los registros. Al ser un sistema en cual es manejado por una cantidad reducida de usuarios, con la entrevista se pudo entrar en contacto directo con todos ellos. Esto permiti que los procesos fueran explicados con mayor detalle al entrevistador. Despus de realizada la entrevista se observ la forma en que se ejecutan los pasos para llevar a cabo la tarea lo que permiti corroborar los datos obtenidos anteriormente.

14. Recomendaciones y justificacin del sistema propuesto

El nuevo sistema tendra la ventaja de incluir el control sobre accidentes de trnsito, lo cual es un dato de suma importancia para llevar record de este tipo de sucesos.

15. Implementacin y evaluacin

Para la implementacin de un nuevo sistema se propone la implementacin en paralelo. El volumen de datos que se ingresan al sistema es manejable. Se puede alimentar fcilmente y sin mucho esfuerzos ambos sistemas a la vez. Tambin, al ser un solo departamento el encargado de la alimentacin, sera fcil llevar control y monitoreo de las actividades realizadas.

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16. Conclusin
El sistema de mantenimiento de flotilla de vehculos es de suma importancia para la empresa, ya que mediante este se garantiza el ptimo funcionamiento de todas las unidades, as como para llevar un control de gastos operacionales y de mantenimiento. Se concluye que es necesario adicionar un mdulo sobre el control de accidentes ya que se cuenta con un tipo de mantenimiento por desabolladura pero faltara incluir las razones, frecuencia y gravedad de los problemas ocasionados por estos sucesos. Despus de analizar el flujo de informacin entre los procesos, se decide continuar con la misma modalidad de alimentacin ya que no se encontraron defectos. Para sustituir el sistema con mejoras aadidas se plantea hacerlo mediante la implementacin en paralelo ya que no entorpece el rendimiento de las labores.

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