INFORME PORMENORIZADO

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN JORGE PALACIOS PRECIADO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO FEBRERO - MAYO DE 2013 ARTICULO 9 LEY 1474 DE 2011

DIRECTOR GENERAL: CARLOS ALBERTO ZAPATA CRDENAS PERODO EVALUADO: Febrero a Mayo de 2013 FECHA ELABORACIN: Junio de 2013

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, en cumplimiento a la disposicin estratgica y organizacional, mediante su Sistema Integrado de Gestin y el Modelo Estndar de Control Interno articula los lineamientos contenidos en la norma NTC GP 1000-2009 y el MECI 1000-2005, en este sentido, el AGN orienta la planificacin de sus productos y servicios hacia el cumplimiento de metas y objetivos institucionales. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS El Archivo General de la Nacin Jorge palacios Preciado cuenta con el Cdigo de Buen Gobierno, adoptado mediante Resolucin No. 307 de noviembre 28 de 2006. En l se definen los lineamientos, mecanismos, instrumentos y normas de conducta que deben adoptar las instancias de direccin, administracin y gestin de la entidad; tambin se elabor el Cdigo de tica adoptado mediante Resolucin No. 240 del 25 de septiembre de 2006, en l se sealan 13 valores que son observados y aplicados por todos los servidores pblicos de la entidad en el desarrollo de sus diversas actividades. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Plan Institucional de Capacitacin - PIC Mediante Resoluciones No 040 y 582 de 2012, se estableci el Plan Institucional de Capacitacin 2012- 2013 de la Entidad, el cual estaba integrado por ocho Proyectos de Aprendizaje en equipo, de los cuales se han realizado 5 y los tres restantes estn en este momento en proceso para iniciar en junio, que corresponden a: Curso de Derecho Notarial: se encuentra en gestin. Excel avanzado: este curso inicia el 5 de junio y se dictara durante 6 jornadas para un total de 24 horas. Lenguaje y Conocimiento Histrico: Se encuentra en 30% de avance la estructuracin de una aplicacin en una plataforma virtual con destino a los funcionarios de la sala de servicios al pblico para desarrollar el curso. Programa de Bienestar Social e Incentivos Dicho programa cont con 13 actividades programadas: ACTIVIDADES PROGRAMADAS Da de la Mujer Da de la Secretaria Da de la Madre Cumpleaos Funcionarios Desayuno Induccin Jornada de Relajacin Zona de Bienestar Futbol Inicio participacin en campeonato Feria de vivienda Capacitaciones Sistema de Estmulos MES Marzo Abril Mayo Enero - Mayo Febrero - Marzo Marzo Febrero - Mayo Mayo Marzo Enero

INFORME PORMENORIZADO
Programa de Salud Ocupacional - PSO Mediante Resolucin No. 679 de Diciembre 02 de 2012, se estableci el plan de actividades para la vigencia. del cual se han desarrollado las siguientes: SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL Actualizacin del panorama de riesgos vigencia ao 2013. Actualizacin del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el trabajo ao 2013 Continuacin de la fase de implementacin del plan de emergencias del Archivo General de la Nacin, programacin y ejecucin de los simulacros de emergencias necesarios para la aprobacin del plan de emergencias en los cuales se encuentran contemplados simulacros de evacuacin por incendio, amenaza de bomba, sismo, anegacin, accidente o emergencia mdica, Informacin al pblico Desarrollo del plan de capacitacin y entrenamiento a las Brigadas de emergencia de las dos sedes de AGN, asegurando la participacin de los mismos en las diferentes actividades programadas. Reporte, investigacin y anlisis de accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades profesionales y actualizacin permanente de las estadsticas de los accidentes de trabajo Revisin y ajustes necesarios de la Resolucin vigente para la adquisicin de elementos de proteccin personal Acompaamiento por parte del encargado de salud ocupacional a las reuniones del Comit Administrativo, elaborando las actas de reuniones de trabajo efectuando seguimiento a los compromisos adquiridos a cada uno de los miembros y presentar los informes correspondientes del Grupo de Gestin Humana. SEGURIDAD INDUSTRIAL Diseo e implementacin del procedimiento para realizar Inspecciones de Seguridad en las reas de trabajo. Divulgacin de los riesgos en el trabajo a los funcionarios y la manera de prevenir los accidentes, as como lo relacionado con procedimientos a seguir en caso de emergencia teniendo en cuenta los diferentes tipos que se pueden presentar en la entidad. Efectuar el procedimiento de trabajo en alturas e implementacin cuando sea requerido. Elaboracin del procedimiento de seguridad para desplazamiento fuera de la oficina (Procedimiento seguro para conductores). Desarrollo de actividades de capacitacin mensual en temticas relacionadas con la Salud Ocupacional, de acuerdo con el plan de formacin de la ARL SURA.

ESTRUCTURA DE PLAN DE CAPACITACIONES DE SERVICIO AL CIUDADANO PARA LOS SERVIDORES DEL AGN Estructura de Plan de Capacitaciones de servicio al ciudadano para los servidores de la Entidad, basados en el Plan de Capacitaciones del Departamento de Planeacin Nacional-DNP que se desarroll a travs del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano- PNSC y que a partir de enero del ao en curso puso a disposicin de las Entidades del Estado. De acuerdo con lo anterior el AGN dict las capacitaciones denominadas: Mdulo 1: Posicionamiento Contextual y Mdulo 2: Asociacin Estratgica con el Ciudadano en donde se desarrollaron las siguientes temticas:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Servicio Servidor pblico Valores y principios Contexto normativo de Ciudadano Poltica Pblica Efectividad personal Hbitos de la efectividad Planificacin del tiempo 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Empata Objetivo de la empata Para ser emptico se necesita Auto conocimiento Ser emptico en lo pblico Actitud de servicio Atributos del servicio Los siete pecados del servicio Reconocimiento del otro y su necesidad

Servicio

al

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ESTRUCTURA DE CONTENIDOS DEL MDULO: POSICIONAMIENTO CONTEXTUAL
COMPETENCIAS DERIVADAS DEFINICIN DE LA COMPETENCIA Se refiere a la habilidad de identificarse con la Entidad. Implica conocer los principios institucionales de la misma, entenderlos y relacionarlos. Involucra tambin dar prioridad a los intereses organizacionales y generar un compromiso para la consecucin de estos. Es la capacidad del servidor para asumir la importancia que tiene su rol en el proceso de servicio y la forma como impacta en el cumplimiento de los objetivos institucionales. GUAS Gua 1. Reconocimiento entorno inmediato CONTENIDOS DEL MDULO Conceptos bsicos para reconocer las caractersticas de nuestra entidad. Importancia de los valores en la organizacin. El Estado, su responsabilidad con los ciudadanos y sus polticas pblicas. Poltica Nacional del Servicio al Ciudadano. Efectividad Personal Planificacin y administracin Desarrollo de competencia

Reconocimiento institucional

Gua 2. Reconocimiento del Entorno Lejano.

Gestin del rol

Gua 3. Optimizacin del rol

ESTRUCTURA DE CONTENIDO DEL MDULO: ASOCIACION ESTRATGICA CON EL CIUDADANO

COMPETENCIAS DERIVADA DEFINICIN DE LA COMPETENCIA GUAS CONTENIDOS DEL MDULO Definicin de la empata. Gua No. 1 Reconocimiento de s mismo en su rol Autoconocimiento y servicio. Servicio como valor, creencia, significado, sentido y referentes culturales. Definicin de ciudadano cliente. Gua No. 2 Reconocimiento del otro y su necesidad. Definicin de usuario socio. Por qu la importancia de estos dos actores para la prestacin del servicio pblico? El otro como sujeto de derechos Gua No. 3 Claves para la empata en lo pblico. Proceso atencional (contacto visual, postura de inters). Recepcin y significacin del mensaje. Sensibilidad interpersonal.

Empata

Se entiende como la capacidad del servidor pblico de entender las ideas y sentimientos del ciudadano, sus compaeros de trabajo y personas que hacen parte de su entorno laboral. Implica una actitud de comprensin y aceptacin.

Una vez recibidas las capacitaciones mencionadas anteriormente, los servidores pblicos del AGN estuvieron en la capacidad de identificar lo siguiente: Entender el concepto de organizacin pblica. Identificar los valores organizacionales. Reconocer las implicaciones personales frente a los valores organizacionales. Entender el concepto de Poltica Pblica. Identificar los elementos que componen la Poltica de Servicio al Ciudadano. Identificar las necesidades de cambios institucionales y personales para fortalecer el servicio segn las orientaciones del Departamento Nacional de Planeacin- DNP. Identificar el concepto de efectividad personal. Reconocer la importancia del desarrollo de habilidades como parte de su crecimiento personal y laboral. Relacionar la efectividad personal con el servicio al ciudadano.

INFORME PORMENORIZADO
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PLANES Y PROGRAMAS Plan de Accin Institucional El Plan de Accin de Inversin se encuentra consolidado y con seguimiento a 31 de Mayo de 2013 en el aplicativo del Sistema de Informacin para la toma de decisiones (SIG para la toma de decisiones); el % de la ejecucin de los proyectos de inversin se establece a partir de los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos y el avance de las actividades de cada uno de los proyectos de acuerdo con el nivel de avance de los contratos que estn en ejecucin.
% Ejecucin

PROYECTOS DE INVERSIN ARCHIVO GENERAL DE LA NACION JORGE PALACIOS PRECIADO

PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO APLICACIN SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRNICOS IMPLANTACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS REMODELACIN Y ADQUISICIN DEL INMUEBLE ALEDAO AL EDIFICIO MANTENIMIENTO Y ADECUACIN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN RENOVACIN E IMPLEMENTACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN MEJORAMIENTO, DOTACIN Y ADECUACIN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIN DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PBLICAS LIQUIDADAS

70.5 99.9 50.6 0.0 21.3 43.2 5.1

Tabla No. 1 Fuente: Seguimiento PAI Versin 4-2013 Nota: El porcentaje de ejecucin, enunciado en la tabla No.1 hace referencia a los recursos comprometidos.

Grfica % de ejecucin de los proyectos de inversin establecida a partir de los certificados de disponibilidad presupuestal .

AVANCE DE LAS ACTIVIDADES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN

PRESERVACIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO

Actividad
Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN para su preservacin y difusin Realizar procesos de investigacin prevencin, diagnstico y recuperacin de la documentacin, perteneciente al AGN y dems actores del SNA

Descripcin del Avance

155.445 imgenes digitalizadas de Fondos AGN

% avance por actividad

16.4% 352.800 folios microfilmados de los fondos del AGN

949.335 folios y mapas intervenidos

32,5%

Organizar y describir la documentacin perteneciente al AGN

Clasificar, ordenar, re-almacenar y describir de 2 fondos, 713 cajas y 9.985 registros. Se desarroll la Feria Internacional del Libro con la participacin del AGN desde el 18 de abril hasta el 1 de mayo. Atencin de 180 investigadores, 1994 usuarios notariales, 203 usuarios de biblioteca especializada y la venta de 1.082 publicaciones.

43,7%

Divulgar y difundir a los Colombianos, y/o partes interesadas, por diversos medios el patrimonio documental archivstico del AGN y dems actores del SNA

31,9%

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APLICACIN SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRNICOS Actividad Descripcin del Avance
% avance por actividad

Generacin de un modelo de lineamientos para el Sistema de Gestin Documental.

Project Charter versin definitiva Documento - entregable: Estado del arte de los instrumentos archivsticos Documento - entregable: Estado del arte del modelo de madurez Documento de avance de compilacin de normas nacionales de Documentos Electrnico y Preservacin a largo plazo

18.20%

IMPLANTACIN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Actividad

Descripcin del Avance

Se realiz asistencia tcnica y acompaamiento al Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios y Empresa de energa de Cundinamarca. "Acompaamiento a 18 entidades programadas FOGAFIN TVD Acta N1 del 2013 del 19 de Marzo de 2013-03-19 CAJANAL EICE en Liquidacin TVD Acta de visita N1 del 21 de Marzo de 2013 APC COLOMBIA TRD Concepto Tcnico y proyecto de oficio 2013-1-032 TRD - Acta N1 del 4 de Abril de 2013 / CODECHOCO TRD - Acta N1 del 4 de Abril de 2013 / CODECHOCO TVD - Acta N1 del 4 de Abril de 2013 / UTCH TRD - Acta N1 del 4 de Abril de 2013 / UTCH TVD - Acta N1 del 4 de Abril de 2013, Corporacin Nasa Kiwe TVD Acta N 1 del 16 de Mayo de 2013 / UTCH TRD - Acta N2 del 22 de Mayo de 2013 / GOBERNACIN DEL TOLIMA / GOBERNACIN DEL CESAR. / TELECAF / FONDO DE PROMOCIN TURSTICA / COMISIN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL/ MINISTERIO DEL INTERIOR / DEPARTAMENTO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL / UNIVERSIDAD DEL PACFICO / GOBERNACIN DEL CESAR / ELECTROLIMA / CREMIL y 20 acompaamientos. por solicitud se realizaron 2 ARCHIVO MUNICIPAL DE SESQUILE CUNDINAMARCA 12 de abril de 2013 Jorge Hilario Rodrguez Cortez CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE ARQUITECTURA 17 de Abril de 2013 Yuli Snchez Expedicin de 3 acuerdos: Acuerdo 05 de 2013 Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas..."" Acuerdo 04 de 2013 Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Rete" " Acuerdo 03 de 2013 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones Se desarrollaron actividades de administracin para apoyar a 30 entidades pblicas en los procesos de Administracin integral, Gestin Documental ,consultas custodia, supervisin de convenios, organizacin e interventoras entre otros de sus archivos de gestin, centrales y/o Fondos acumulados, igualmente se realizaron 37 asistencias tcnicas a nivel nacional. Capacitacin en Planeacin Estratgica, mesas de trabajo con Min TIC. Preparacin de la planeacin Sensibilizacin a los contratistas del rea en los formatos de planeacin por proyecto. 4. Avance del primer entregable plan de calidad y ajuste al Project Charter. 5. Avance en los casos de uso de la solucin. 6. De los 4 entregables este mes se entrega el documento de Project Charter y plan de calidad. Reunin del Consejo Departamental de Archivos, en San Andrs Islas, con la participacin de Secretarios de 27 Consejos Departamentales de Archivo y 3 de Consejos Distritales de Archivos, los das 7-10 de mayo. Temas tratados Decretos 2578, 2609 de 2012 y Acuerdos 4 y 5 de 2013, y presentacin de informes por parte de cada uno de los Departamentos y Distritos asistentes. Participacin del Dr. Carlos Zapata Director General y del Doctor John Francisco Cuervo- Subdirector del Sistema Nacional de Archivos en la Reunin de la Mesa Sectorial de Archivos y la Mesa Sectorial de Patrimonio, realizadas los das 20 al 22 de marzo en la ciudad de Popayn. Jornada de Socializacin Decreto 2578 y 2609 de 2012, realizada el 1 de marzo, con la participacin de 187 asistentes presenciales y 570 asistentes por streamming. Curso Bsico sobre Organizacin y Manejo de Archivos nivel I, realizado los das 18 al 22 de marzo, con una participacin de 36 asistentes. Curso Bsico de Gestin de Documento Electrnico, realizado el 8 y 9 de abril, con la participacin de 24 asistentes. Taller de elaboracin y aplicacin de TRD, realizado del 15 al 19 de abril, con la participacin de 39 asistentes. 1. 2. 3.

% avance por actividad

Fortalecer la modernizacin y eficiencia del Estado a travs de la revisin y evaluacin de las TRD y TVD de los actores del SNA

24.9%

Desarrollar la adecuacin normativa

20%

Fomentar el desarrollo de proyectos archivsticos y desarrollo de proyectos venta de servicios

59.9%

Disear e implementar el SISNA

16.8%

Articular las instancias e instituciones del SNA (capacitacin archivstica, comits, consejo y eventos)

22.6%

INFORME PORMENORIZADO
Curso Gestin de Documento Electrnico: Planificacin de la Gestin Documental, realizado los das 29 y 30 de abril, con la participacin de 9 asistentes. Taller de TRD del 6 al10 de mayo con 34 participantes, curso Archivos Especiales del 16 al17 de mayo con 10 participantes. Taller sobre Organizacin de Fondos Acumulados, con 19 participantes. Reunin Plenaria de los Comits Tcnicos del SNA - Socializacin del Proyecto de Reglamento de los Comits Tcnicos, realizada el 4 de abril de 2013, con participacin de 34 asistentes. Reunin AGN - ICONTEC, realizada el 23 de abril y con la participacin de 12 asistentes. Se realizaron reuniones de comits as: Lunes 27, Comit de Reprografa; Martes 28 Comit de Gestin Documental; Mircoles 29 Comit de Licencias Urbansticas; Jueves 30 Comits de Clasificacin Ordenacin y Descripcin; Y el Comit de Conservacin; Viernes 31, comit de Educacin Superior y Comit de Historias Clnicas. Actividades de seguimiento a 39 entidades del Orden Nacional, en el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Leyes 1444 y 1448 de 2011 y Directiva PGN 001 de 2010; 88 seguimientos al cumplimiento de planes de mejoramiento a entidades. Apoyo en la actualizacin, compilacin y anlisis de la informacin y estadsticas del SNA, en su tercera fase, mediante el acompaamiento a la actualizacin del directorio de registro de entidades que conforman en SNA, para su evaluacin y seguimiento, integrando en esta versin informacin relacionada con las visitas de seguimiento control y vigilancia a los actores del SNA y la informacin relacionada con convenios y comodatos en el marco del SNA. Seguimiento a las solicitudes realizadas a las entidades territoriales para el diligenciamiento de la evaluacin de la funcin Archivstica 72. Apoyo en la elaboracin del Decreto que reglamenta los artculos 32 a 35 de la Ley 594 de 2000; obtencin de las Gacetas del Congreso de la Ley 80 de 1989 y de la Ley 594 de 2000; elaboracin gua aplicacin rgimen sancionatorio, contemplado en la Ley 594 de 2000; elaboracin capacitacin implementacin Inspeccin, Control y Vigilancia. Visita a San Basilio de Palenque. 28 de enero a 1 de febrero acompaamiento a las comunidades Aw y concertacin de talleres. Visita a San Andrs 19 a 22 de febrero, reunin cabildo Nasa Universitario en Bogot, 25 de febrero. Se realiz una lectura y revisin de los mdulos de capacitacin con las comunidades indgenas para realizar comentarios y observaciones. A partir de la Acompaamiento a los grupos experiencia que ha tenido el grupo de Archivos tnicos y Derechos Humanos con los Awa, se van a considerar ajustes puntuales para adaptar la capacitacin a las tnicos, en el registro, la conformacin y la proteccin de especificidades de otras comunidades indgenas. Contacto para iniciar el proceso de capacitacin con el Cabildo Yaguar en el Tolima. sus archivos Asistencia a la Mesa de Concertacin para el Pueblo Aw. Comisin a Mocoa para concertacin de talleres comunidad Aw. Estudio jurdico Ley 594 y normatividad relacionada con comunidades negras, afro descendientes, palenqueras, raizales. Se ha realizado primera lectura de la propuesta de convenio entre el AGN y el Centro de Memoria Histrica, a partir de las inquietudes se ha realizado una revisin del marco normativo involucrado para tener claridad sobre la definicin de Disear e implementar la competencias de las dos entidades poltica pblica relacionada con la gestin y administracin de Revisin de la metodologa empleada en el Seminario Taller Derechos Humanos y Ley de Vctimas en Colombia: retos en materia de gestin documental. Infogramas: los archivos de derechos humanos y memoria histrica agrupar temticamente la informacin y en segundo lugar, organizar los infogramas para consultar con el diseador grfico las alternativas ms viables." Realiz un documento analizando el marco jurdico. Infogramas: borrador de contenidos." Disear e implementar la poltica pblica relacionada con la gestin y administracin de Capacitacin los archivos audiovisuales, sonoros, fotogrficos, orales y otros archivos especiales Beca de investigacin los archivos y los derechos humanos Escogencia de jurados. Envo de correos electrnicos. Divulgacin de la Beca por los medios disponibles del AGN. Seguimiento y apoyo a las actividades del Ministerio en el envi de los proyectos a los jurados para su evaluacin. Lista Maestra de documentos del SGA. Se realiz propuesta del diseo de ficha para etiquetado de productos en cumplimiento a manejo de sustancias qumicas y socializacin con el Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio Documental para estandarizar la identificacin de productos. Esquema (mapa) de la ruta sanitaria interna recoleccin de Residuos. Requisitos asociados a la ISO 14001 en la caracterizacin del proceso de evaluacin y mejoramiento. Creacin y publicacin de los formatos SIG-F-311 Matriz de identificacin y valoracin de aspectos e impactos ambientales; SIG-F-312 Matriz de identificacin y cumplimiento de requisitos legales y otros. Implementacin Programa Manejo Integral de Residuos: Documento borrador Gua TIC verde para dar cumplimiento a

Seguimiento a la implementacin de la poltica en los actores del SNA

27.6%

29.9%

6.3%

2.5%

33.2%

Fortalecer y modernizar el AGN

35.7%

INFORME PORMENORIZADO
los programas que exige el manual GEL frente RAEEs". Diseo y presentacin de dos herramientas de diagnsticos. Elaboracin de 4 plantillas para la documentacin. Actualizacin de tres (3) documentos del proceso Sistema Integrado de Gestin. Consolidacin Indicadores de Gestin Internos 2012. Actualizacin 4 caracterizaciones, sin aprobar. Actualizacin y revisin de 7 procedimientos de apoyo, sin aprobar. Creacin de 2 formatos para gestin humana, pendiente validacin por parte del Lder del proceso. Creacin de un 1 procedimiento de gestin humana, se encuentra revisado y pendiente de aprobacin. Actualizacin de 4 formatos del proceso de recursos fsicos. Validacin de procedimiento 2 procedimientos de evaluacin y control. Actualizacin de la poltica del Sistema Integrado. Actualizacin de dos documentos y creacin del proceso de evaluacin y mejoramiento. Creacin de un (1) documento de gestin humana Primer borrador de actualizacin de los procedimientos Plan de Estratgico. Diagnostico proceso de adquisicin de bienes y servicios y recursos fsicos.

REMODELACIN Y ADQUISICIN DEL INMUEBLE ALEDAO AL EDIFICIO

Actividad

Descripcin del Avance

% avance por actividad

Remodelacin de inmueble

En lo atinente a la probable intervencin del inmueble adjunto al AGN (casa Vieja) pese a contar a la fecha con las respectivas licencias, en vista de que despus del estudio y actualizacin de costos, surgieron condiciones no contempladas en el proyecto original, tales como el tipo de intervencin ante la probable afectacin de la casa colindante y la necesidad de construir contrafuertes que soportaran las fachadas con posterioridad a la intervencin y puesta en marcha de las etapas preliminar contempladas en el mismo. Una vez se adelanten las consultas, resultar potestativo por parte de la administracin optar con el debido sustento, por alguno de los tres siguientes escenarios: 1. Comenzar la intervencin con sujecin al proyecto original. 2. Si la decisin tiende a la intervencin total de la edificacin, se requerira adelantar las diligencias necesarias a fin de: en primera instancia, apropiar las partidas necesarias por la modalidad de vigencias futuras. 3. Postergar el tema de la intervencin.

0%

MANTENIMIENTO Y ADECUACIN DE LAS INSTALACIONES DEL AGN

% avance por actividad

Actividad

Descripcin del Avance

Apoyo y acompaamiento en el proceso de cuantificacin de costos de inversin en materia de mantenimiento de las estructuras adelantadas en 7 actividades puntuales contenidas en la clusula 2 del contrato e informes. Apoyo a la realizacin del Estudio de Conveniencia y Oportunidad (ECYO) para la adquisicin de Sistema de Aire de Precisin, Sistema Ininterrumpido de Potencia y Sistema de Energa Auxiliar Elaboracin de ficha tcnica para la realizacin de estudios e informes de vulnerabilidad ssmica, patologa estructural, dimensionamiento de obras hidrulicas, rediseo de las instalaciones elctricas, alternativas de diseo para el reforzamiento estructural y funcionabilidad de las sedes respecto a la preservacin documental, de acuerdo con las normas de sismo resistencia NSR 10, norma de instalaciones elctricas RETIE y dems vigentes, acompaados de presupuestos detallados con sus anlisis de precios unitarios del costo total de la obras, donde se estimen los costos de intervencin sobre las sedes del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, ubicadas en la ciudad de Bogot D.C. Acompaamiento a visita a 2 bodegas en arrendamiento, en los sectores del Dorado y Siberia, con el seor director del Archivo General de la Nacin, con la directora de Grupo de Gestin de Proyectos Archivsticos entre otro personal para verificar el estado de las mismas y verificar la viabilidad de su uso para traslado de documentos de la Bodega Santander. Apoyo en la evaluacin de propuestas de proponentes a los procesos de mnima cuanta 004 y 006 de 2013. Estudios de vulnerabilidad, patologa de los edificios del AGN, dado

Mantenimiento locativas

instalaciones

6.2%

INFORME PORMENORIZADO
que las filtraciones existentes se deben a fallas activas en la estructura y el modo de intervencin dependern de los estudios. Estos procesos se haban iniciado desde el mes de abril, ya se tena toda la documentacin pero en la OAJ manifestaron que no eran exclusivos. Se va a reinici el proceso de construccin del ECYO con las 2 UPS. Proceso adjudicado a GPS ELECTRONICS. Pendiente firmar acta de inicio. Los estudios de conveniencia y oportunidad (ECYO) estn en revisin de la Oficina Asesora Jurdica Mantenimiento sistema hidrulico Se encuentra a la espera de estudio de mercado para adelantar el trmite de contratacin. Contrato 179/13 en ejecucin. Se han adelantado 3 mantenimientos de 10 y se han pagado 2 mantenimientos Actividades ejecutadas en virtud del contrato 179 de 2013 periodo 05 de marzo a 04 de Abril 2013. Contrato 179/13 en ejecucin. Se han adelantado 3 mantenimientos de 10 y se han pagado 2 mantenimientos. Contrato adjudicado a ANDIEQUIP. Pendiente recibo de la pliza para legalizar. Etapa de Cotizacin 30%

Mantenimiento sistema elctrico

Mantenimiento sistema mecnico

Mantenimiento seguridad

sistema

de

Mantenimiento sistema de ventilacin y aire acondicionado Mantenimiento y calibracin de equipos de GLR

RENOVACIN E IMPLEMENTACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Actividad

Descripcin del Avance

A travs del convenio 665 de 2012 suscrito entre el Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Cultura, el cual tiene como propsito la cooperacin interinstitucional en virtud de la cual, el Ministerio permitir al AGN la implementacin y uso en su sede administrativa principal del SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL SIG para la toma de decisin. El mdulo de rubros, plan de accin y ejecucin del plan de accin se encuentra en un 80% de implementacin. Se tiene previsto para la prxima vigencia implementar el mdulo de contratos, el cual vincula el proceso de planeacin con la ejecucin y permite la expedicin de todos los documentos relacionados con el expediente contractual. Documento anlisis de la situacin actual en Seguridad de la Informacin. Project Charter y Cronograma de trabajo de la segunda profesional especializada que se contrat este mes. Los recursos se trasladaron para la actividad de implementacin de la fase II del SGDEA Si realiz contratacin directa con la empresa ITM Consulting de Colombia. Pendiente de legalizacin para firmar acta de inicio. Se est adelantando la contratacin directa con ADA debido a que son Proveedores exclusivos por ser propietarios del Software. Se est adelantando la contratacin directa con EL CORTE INGLES debido a que son Proveedores exclusivos por ser propietarios del Software. Se firm contrato con la ETB No. 268 de 2013 de fecha 29 de Abril.

% avance por actividad

Soporte sistemas de informacin y apoyo administrativo

14.9%

Fortalecimiento tecnolgico

INFORME PORMENORIZADO
MEJORAMIENTO, DOTACIN Y ADECUACIN DEL INMUEBLE PARA LA CREACIN

DEL ARCHIVO LIQUIDADAS

Actividad

INTERMEDIO

DE

LAS

ENTIDADES

FINANCIERAS

PBLICAS

Descripcin del Avance

Realizacin de los estudios de dimensionamiento hidrulico, el modo de intervencin dependern de los estudios. El sistema de extincin se encuentra fuera de servicio.

% avance por actividad

Adecuacin y Mantenimiento Anual de la Bodega

Se realiz el estudio de mercado, se obtuvo respuesta de la Universidad Distrital y una firma de ingeniera, el costo corresponde a DOSCIENTOS VEINTISIS MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y TRES MIL PESOS. ($226.739.463). Dado que los recursos disponibles son inferiores al necesario para los estudios se present a OPA la solicitud de vigencia futura, en el formato requerido por la misma oficina (31 de Mayo)

MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS EFICIENCIA ADMINISTRATIVA - GESTIN DE CALIDAD El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado en cumplimiento de su Misin y Visin Institucional y con el propsito de satisfacer las necesidades de sus clientes, cuenta con un modelo de operacin por procesos con enfoque sistmico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando as las interacciones, las entradas y las salidas.

MAPA DE PROCESOS AGN

La Direccin General comprometida con la implementacin, mejoramiento y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin SIG del Archivo General de la Nacin, ha propuesto dar una nueva imagen al mapa de procesos, reformulando los nombres y estableciendo los lderes de cada uno de los procesos, conforme a la reforma organizacional de la Entidad y la legislacin vigente, con el propsito de proyectar una imagen renovada y moderna del SIG y empoderar a funcionarios y contratistas.

INFORME PORMENORIZADO LIDERES DE PROCESOS

Conforme a esa necesidad, el equipo de trabajo SIG, integrado por la Oficina Asesora de Planeacin, la Oficina de Control Interno y el apoyo del equipo de comunicaciones del AGN, realiz el ejercicio de plasmar y dinamizar el quehacer de la Entidad, mediante un componente circular, el cual se comporta como un todo, que contiene los procesos que se llevan a cabo para llegar al centro que es nuestro objetivo, el cliente; la paleta de color se mantiene dentro de la identidad corporativa institucional y adems incorpora el color verde, como smbolo de nuestro compromiso con el medio ambiente. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL En el mes de octubre de 2012, mediante Decreto No. 2126 se cre la nueva estructura del Archivo General de la Nacin definiendo su estructura organizacional como lo seala la grfica:

INFORME PORMENORIZADO
El organigrama se encuentra publicado en la pgina Web del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, con las ltimas actualizaciones realizadas al 28 de noviembre de 2012, http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1161 ADMINISTRACIN DEL RIESGO Contexto estratgico, identificacin, anlisis y valoracin de riesgos. El Archivo General de la Nacin, tiene establecido el procedimiento para la Administracin de Riesgos (PD112) versin 5, permitiendo a los lderes de los procesos contar con el conocimiento necesario para identificar, analizar, valorar y definir las alternativas para la mitigacin de riesgos, que puedan afectar los productos o servicios generados para el cumplimiento de la misin del Archivo General de la Nacin. La Oficina de Control Interno para esta vigencia program la realizacin de jornadas de acompaamiento a las dependencias del Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, para la actualizacin del mapa de riesgos, y as efectuar seguimiento y revisin a la ejecucin de los controles establecidos en procura del mejoramiento continuo. La Entidad en cumplimiento con lo establecido en el artculo 73 de la ley 1474 de 2011 y el decreto 2641 de 2012; elabor el Mapa de Riesgos de Corrupcin y Plan de Atencin al ciudadano; as como su correspondiente seguimiento a las estrategias establecidas para su aplicacin, estos se encuentran publicados en la pgina de la entidad en el link: Plan anticorrupcin http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8278 Poltica de Administracin de Riesgos. El Archivo General de la Nacin; realizo actualizacin de la Poltica del Sistema Integrado de Gestin de la Entidad, esta fue aprobada el da 2 de mayo de 2013. En sta se compromete con: La identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento y establecimiento de acciones de mitigacin para la administracin de los riesgos que puedan afectar la gestin de la Entidad. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN COMPONENTES ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD El Archivo General de la Nacin en concordancia con el eje estratgico de Fortalecimiento Institucional, ha adoptado la metodologa para el mejoramiento en la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad de la entidad, establecida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en la cual se estructura en las siguientes fases: Diagnstico, Planeacin, Diseo, Implementacin y Evaluacin. Es as como en su etapa de planeacin, la Direccin General en conjunto con el equipo de trabajo SIG, integrado por la Oficina Asesora de Planeacin y la Oficina de Control Interno llevo a cabo el ejercicio de actualizar la poltica del SIG, la cual fue aprobada el 2 de mayo del ao en curso y se presenta a continuacin: POLTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN El Archivo General de la Nacin, se compromete a implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestin con criterios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia, mediante: El fortalecimiento del desempeo institucional a travs de la implementacin de procesos eficaces, eficientes, y efectivos; vinculando personal competente y comprometido; con proveedores eficaces; gestionando eficientemente los recursos financieros y tecnolgicos. La implementacin del Modelo Integrado de Planeacin y Gestin. La prestacin oportuna de los trmites y servicios archivsticos que ofrece la Entidad, satisfaciendo los requisitos y necesidades de los usuarios y partes interesadas. La identificacin, anlisis, evaluacin, tratamiento y establecimiento de acciones de mitigacin para la administracin de los riesgos que puedan afectar la gestin de la Entidad.

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El cumplimiento de la legislacin aplicable a la Entidad. El establecimiento de medidas para el uso de los recursos naturales, prevencin y mitigacin de los efectos nocivos al ambiente, a la comunidad y a las dems partes interesadas de la Entidad. A continuacin se relacionan de manera sucinta las actividades que se han desarrollado en el periodo del presente informe por parte de los contratistas y las dependencias del AGN en procura del mantenimiento y actualizacin del Sistema Integrado de Gestin del AGN: PROCESOS ESTRATGICOS Diagnstico procesos estratgicos y misionales. Borrador de actualizacin caracterizacin proceso Gestin Estratgica GES-C-01. Borrador actualizacin del procedimiento GES-P-001 Gestin Plan Estratgico V.03. Borrador actualizacin del procedimiento GES-P-003. Proyectos de Cooperacin V.01 Borrador actualizacin del procedimiento GES-P-005. Rendicin de Cuentas V.00. Borrador actualizacin del procedimiento GES-P-007 Gestin Integral PAI V.00. Borrador de actualizacin caracterizacin proceso Sistema Integrado de Gestin SIG-C-01. Procedimiento aprobado SIG-P-01 Control de Documentos V.1. Borrador actualizacin del procedimiento SIG-P-02 Control de Registros V.03. Borrador actualizacin del procedimiento SIG-P-03 Acciones correctivas, preventivas y de mejora V.02. Revisin de dos (2) documentos del Sistema de gestin ambiental. Realizacin de dos (2) capacitaciones del SIG mediante el proceso de induccin y re induccin del AGN.

PROCESOS MISIONALES Inicio de actividades del proceso de Desarrollo de la Poltica Archivstica el 3 de mayo de 2013, borrador de actualizacin caracterizacin proceso DPA-C-01 V01. Inicio de actividades del proceso de Administracin Acervo Documental el 3 de mayo de 2013, borrador de actualizacin caracterizacin proceso AAD-C-01 V03. Inicio de actividades del proceso de Gestin de Servicios Archivsticos el 7 de mayo de 2013, borrador de actualizacin caracterizacin proceso GSA-C-01 V01. Inicio de actividades del proceso del Sistema Nacional de Archivos el 25 de abril de 2013. Inicio de actividades del proceso de Inspeccin, Control y Vigilancia el 3 de mayo de 2013, borrador de actualizacin caracterizacin proceso ICV-C-01 V01. Borrador actualizacin del procedimiento AAD-P-01 Conservacin Preventiva V.01. PROCESOS DE APOYO Elaboracin ruta de mejoramiento. Diagnostico proceso de adquisicin de bienes y servicios y recursos fsicos. Diagnostico proceso de gestin jurdica. Actualizacin de dos (2) documentos proceso de recursos fsicos y tecnolgicos. Creacin de un (1) documento de gestin humana Creacin de una (1) caracterizacin del proceso de compras y adquisiciones. Actualizacin de tres (3) procedimiento del proceso de compras y adquisiciones. Creacin de una (1) caracterizacin del proceso de gestin humana. Actualizacin de dos (2) formatos de recursos fsicos. Actualizacin y revisin del procedimiento de caja menor (1). Creacin de una (1) caracterizacin del proceso de recursos fsicos. Actualizacin y revisin del procedimiento de almacn e inventarios (1). Revisin de dos (2) procedimiento al proceso de gestin documental y una (1) caracterizacin. Actualizacin de una (1) caracterizacin del proceso de gestin financiera. Actualizacin de una (1) caracterizacin del proceso de gestin documental.

SISTEMA DE GESTIN DE AMBIENTAL El AGN para su fase II de Implementacin del Sistema de Gestin Ambiental se logra un avance del 82% conforme a lo planeado como se observa en el siguiente cuadro: En la vigencia del 2013 el AGN para su fase III del Sistema de Gestin Ambiental se enfocar en realizar acciones para el desarrollo de los siete programas estipulados en el Plan Institucional de Gestin Ambiental PIGA, y continuar con los trmites para cumplimiento normativo y reevaluacin del sistema. Adicionalmente, vuelve a asignar porcentaje de cumplimiento en cada etapa, teniendo en cuenta que se

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actualizar toda la documentacin conforme a la nueva estructura organizacional de la Entidad y su metodologa. En ese orden, se presentan los avances realizados sobre las actividades propuestas en el cronograma de trabajo inicial con corte a 31 de mayo de 2013 como se observan en el siguiente cuadro:
IMPLEMENTACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL FASE III DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES PROYECTADAS AVANCES % ASIGNADO % AVANCE A MAYO/ 2013

DIAGNSTICO AMBIENTAL

Diagnstico ambiental: Aplicacin de 7 Listas de chequeo ambiental. Identificacin y valoracin de aspectos e impactos ambientales y Aprobacin y codificacin del Formato Matriz de Identificacin y Valoracin de Aspectos e impactos priorizacin por grado de Ambientales por procesos. significancia. Establecimiento de metas 2013. Revisin de la poltica, objetivos y establecimiento de metas del SGA. Ajuste y aprobacin de poltica Sistema Integrado de Gestin.

20%

14%

PLANEACIN Definicin Departamento de Gestin Ambiental Proyeccin Resolucin lineamientos del sistema Integrado de Gestin, incluyendo Sistema Gestin Ambiental y conformacin del departamento de gestin ambiental.

20%

10%

Ajuste a procedimientos requisitos 2 Procedimientos ajustados al nuevo formato y en de la norma y Plan Institucional de proceso de revisin de lder proceso. Gestin ambiental y programas. ACTUALIZACIN DE Plan de contingencias ambientales en proceso de DOCUMENTACIN Levantamiento de formatos revisin lder de proceso. Todo publicado en la Red Interna Aprobacin y publicacin de dos formatos.

20%

9%

Capacitacin al personal sobre el Capacitacin de re-induccin al personal de Planta SGA, incluyendo programas y metas de la Entidad. establecidas para el 2013. Programacin de dos jornadas de Capacitacin SGA para mes de julio a contratistas y funcionarios. Actualizacin de inventario y rotulado de productos qumicos del Se aprob etiqueta estndar para rotulado de AGN productos qumicos. IMPLEMENTACIN Seguimiento de indicadores gestin control de consumos. de Se realiz seguimiento y socializacin de consumos primer trimestre. 20% 8%

Desarrollo de actividades para Se est elaborando GUA TIC Verde para incluir tips cumplimientos de metas propuestas buenas prcticas ambientales, tecnologa verde y para 2013 en los siete programas del RAEES. PIGA. Actualizar la Matriz de requisitos Actualizacin de matriz para identificacin y legales cumplimiento de requisitos legales. Gestionar trmites de cumplimiento Ingreso de Registro de generadores de residuos o legal: desechos peligrosos ao 2012 en pgina IDEAM. CUMPLIMIENTO REQUISITOS LEGALES Alimentar RESPEL en la Pgina del Registro SIRECI a Contralora. IDEAM Se realiz contrato de mnima cuanta 245 para Registro de SIRECI caracterizacin de vertimientos con laboratorio acreditado IDEAM. Realizar caracterizacin de vertimientos de las dos sedes del AGN, remitir informe a la EAAB y SDA Solicitud de auditora independiente Se solicit a la Oficina de Control Interno Incluir en a la Oficina de Control Interno. Auditora Interna al Sistema De Gestin Ambiental. EVALUACIN SEGUIMIENTO Y Revisin por la direccin Documentar acciones de mejora 10% 0,5%

10%

8%

Implantacin SGA 2013

100%

50%

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COMPONENTE DE INFORMACIN Sistemas de Informacin La Entidad cuenta en lo concerniente a seguridad de la informacin con las siguientes disposiciones bloqueo Web Mail; bloqueo a pginas no autorizadas, autenticacin de Wifi, polticas Firewall y mesa de ayuda para los usuarios de servicios tecnolgicos generando ticket en: http://mesadeayuda.archivogeneral.gov.co/. Adicionalmente a travs del convenio 665 de 2012 suscrito entre el Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Cultura, el cual tiene como propsito la cooperacin interinstitucional en virtud de la cual, el Ministerio permitir al AGN la implementacin y uso en su sede administrativa principal del SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL SIG para la toma de decisin. El mdulo de rubros, plan de accin y ejecucin del plan de accin se encuentra en un 80% de implementacin. Se tiene previsto para la prxima vigencia implementar el mdulo de contratos, el cual vincula el proceso de planeacin con la ejecucin y permite la expedicin de todos los documentos relacionados con el expediente contractual.

GOBIERNO EN LNEA (GEL) Gobierno en lnea es la estrategia del gobierno nacional, liderada por el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (Tic), que busca mejorar la calidad de los servicios ofrecidos por las diversas entidades pblicas a travs de la tecnologa, con relacin al avance establecido en el manual para la implementacin de la estrategia de gobierno en lnea 3.0, a continuacin se relaciona el porcentaje de avance en cada uno de los componentes:

COMPONENTES ELEMENTOS TRANSVERSALES INFORMACIN EN LNEA INTERACCIN EN LNEA TRANSACCIN EN LNEA TRANSFORMACIN DEMOCRACIA EN LNEA

% Avance por componente 53,53% 39,67% 33,00% 25,25% 9,67% 9,67%

SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO (SGDEA) El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado (AGN) en el ao 2010 realizo la seleccin y adquisicin del sistema Entreprise Content Management (ECM) Alfresco, como parte del diseo e implementacin del proyecto Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA), dando continuidad a este proceso en el ao 2012 se adquiri e implemento el mdulo de registro y gestin de las comunicaciones oficiales, integrado al contenedor, para la presente vigencia (2013) se requiere el modelado e implementacin de procedimientos electrnicos, integrado a los dos sistemas anteriores.

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Para el diseo, automatizacin y despliegue del procedimiento electrnico de registro, trmite, distribucin, consulta y auditoria de gestin y administracin de comunicaciones oficiales, denominado mdulo de registro SGDEA, se requiri la instalacin de aplicativos de software propiedad de la empresa inDenova s.l., como se mencion anteriormente con un licenciamiento de uso tipo runtime, estos aplicativos o productos son: a) eSignadesigner: aplicacin que permite diagramar los flujos de procedimientos para automatizarlo. b) Gestor de expedientes eSigna: plataforma para el despliegue y ejecucin de procedimientos diagramados y procesados en la herramienta anterior. En el mercado se consiguen con el nombre genrico de BPM (s) server. c) eSignaViewer: Visor de documentos firmados electrnicamente, el cual permitir a los usuarios descargarlo por medio de la sede electrnica accesible en la pgina web de la entidad, con el propsito que los usuarios ciudadanos y entidades puedan comprobar que el documento que recibieron firmado electrnicamente emitido por el AGN es autntico. d) eSignaDocSecure: Permite realizar la edicin de plantillas, formatos y formularios que se integran al desarrollo de procedimientos electrnicos. e) eSignaprinter: es una aplicacin que se integra para el control de dispositivos perifricos tales como impresoras y escner que hacen parte de la arquitectura de funcionamiento del SGDEA.

COMUNICACIN PBLICA Como base fundamental para el desarrollo de las actividades de comunicacin interna y externa de la Entidad, se ha trabajado sobre la actualizacin del Manual de Comunicaciones as como el de Imagen, con el objetivo de estandarizar los procesos de comunicacin a nivel interno y externo de la Entidad. Se han desarrollado tres reas que son: Comunicacin Organizacional, Comunicacin Informativa y Medios de Comunicacin. Comunicacin Organizacional: Entendida como elemento de control, que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al interior de la entidad para la identificacin clara de objetivos, estrategias, planes, programas, proyectos y en general la gestin que adelanta el AGN fortaleciendo las relaciones y el clima laboral, se dise una estrategia de comunicacin interna a partir de enero de 2013. Las siguientes actividades reflejan el cumplimiento de las metas en materia de Comunicacin Organizacional:
Comunicacin Organizacional Resultados con corte 31 de mayo 2013 5 Ediciones 1 Boletn edicin especial Extra 38 Presentaciones 54 Presentaciones 30 aproximadamente 20 Presentaciones 20 Presentaciones N/A

Estrategia

Boletn Interno "La Rosa de los Vientos" Papel Tapiz Carteleras Difusin de Eventos Internos y actividades de Bienestar Pantalla 2 Piso Pantalla 1 Piso Tmese un caf con el Director

Comunicacin Informativa: Entendida como el mecanismo que facilita la participacin de la ciudadana en la gestin pblica, la publicidad de la informacin y la interlocucin con la ciudadana y las partes interesadas, del componente de Comunicacin Informativa, se difunde la informacin de gestin y resultados en la pgina web de la Entidad a travs del enlace http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1152 El Archivo General de la Nacin AGN, como una estrategia que permita continuar generando transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos y garantizar el ejercicio del control social a la administracin durante la vigencia 2013, realizar 5 audiencias pblicas temticas:

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Rendicin de Cuentas de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos. Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico. Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental. Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos. Rendicin de Cuentas del Archivo General de la Nacin (General). Teniendo en cuenta lo anterior, el jueves 25 de Abril de 2013 se llev a cabo la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos, segn los lineamientos establecidos en el Conpes 3654, siendo esta la primera Subdireccin en desarrollar su Audiencia Pblica. As mismo, de acuerdo con las directrices establecidas, se divulg en la Pgina Web el da 22 de marzo de 2013, el objetivo de esta Rendicin de Cuentas, la fecha, hora y lugar. Inicialmente se program para el 4 de abril del ao en curso, sin embargo fue reprogramada para el jueves 25 de abril de 2013. TRANSPARENCIA, PARTICIPACIN CIUDADANA Y SERVICIO AL CIUDADANO: El Archivo General de la Nacin AGN ha adelantado las siguientes estrategias de atencin al ciudadano: CARTA DEL TRATO DIGNO AL CIUDADANO Una de las estrategias implementadas es la elaboracin y publicacin en la pgina web del AGN de la " Carta de trato digno al ciudadano" que busca la interaccin con la comunidad basados en el respeto, igualdad e imparcialidad, de acuerdo con los parmetros sealados por el Departamento de Planeacin Nacional a travs del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano. El documento est publicado en el siguiente enlace: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8341. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIN Y CONTENIDO PARA ENLACE INFORMACIN AL CIUDADANO PGINA WEB AGN Se elabor el documento denominado "ARQUITECTURA DE LA INFORMACIN Y CONTENIDO PARA ENLACE INFORMACIN AL CIUDADANO PGINA WEB AGN " donde se seala punto a punto la manera como debe ser presentada la arquitectura para el enlace de informacin al ciudadano en la pgina web de la Entidad. FERIAS NACIONALES DE SERVICIO AL CIUDADANO Participacin del Archivo General de la Nacin- AGN, en la Feria Nacional de Servicio al Ciudadano llevada a cabo el 26 de abril de 2013 en el Departamento de Arauca, cancha los Guaratiarios de la ciudad de Arauca, para lo que previamente asisti a la reunin Pre-Feria convocada por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano- PNSC. Se atendi a 150 ciudadanos brindando informacin sobre los trmites y servicios que presta la entidad. 1. Informar acerca de la Misin Institucional del Archivo General de la Nacin. 2. Entregar portafolio de Servicios Institucionales, publicaciones y material de difusin. 3. Exponer al pblico una pequea muestra de documentos de carcter histrico, con piezas facsimilares relativas al Municipio de Arauca y otras poblaciones del Departamento.(Tame) 4. Solucin de "rompecabezas" con documentos histricos conservados en el Archivo General de la Nacin 5. Juego de "Lotera" (Loto-Memoria) que involucra documentos de los fondos histricos, 6. Entrega de "Cdulas Reales" (facsimilares personalizados). 7. Informar al pblico acerca de generalidades de la tcnica archivstica. 8. Informar al pblico acerca del acceso en lnea a los documentos histricos que conserva el Archivo General de la Nacin. En esta oportunidad el AGN utiliz una estrategia de Captura de ciudadanos cautivndolos para ser dirigidos hasta la carpa de la entidad, en donde se les cont la misin, visin, trmites y servicios que la Entidad realiza. Para el ao 2013 el PNSC tiene planeado la realizacin de cinco (5) ferias en las cuales el Archivo General de la Nacin participar.

INFORME PORMENORIZADO
CRONOGRAMA FERIAS NACIONALES DE SERVICIO AL CIUDADANO 2013
No de Ferias 1 2 3 4 5 Inicio de feria / Fecha 26 de abril de 2013 15 de junio de 2013 3 de agosto de 2013 21 de septiembre 16 de noviembre Da Viernes Sbado Sbado Sbado Sbado Lugar Cancha Los Guarataros Estadio Yaquirana Estadio Jos Mara Hernndez Polideportivo los Gucimos Antiguo Rumbodromo Departamento Arauca San Jos del Guaviare Leticia Santander de Quilichao Santa Marta Fecha lmite de Inscripcin 22 de marzo 2013 10 de mayo 2013 5 de julio de 2013 16 de agosto de 2013 11 de octubre de 2013

Dificultades: A pesar de que el Programa de Servicio al Ciudadano- PNSC implement una herramienta tecnolgica con el fin de que las entidades participantes en la Feria pudieran registrar sus servicios y trmites, el Archivo General de la Nacin solo realiz cuatro registros en la misma. Esto obedeci a problemas tecnolgicos por parte del Programa como: falta de seal y conectividad constante a lo largo de la actividad Por solicitud del Gobernador de Arauca esta Feria se llev a cabo el da viernes, motivo por el cual el nmero de asistentes se redujo notablemente pues normalmente se realiza los das sbados en los que comnmente asisten ms personas. Medios de Comunicacin: El Archivo General de la Nacin AGN, a travs de los diferentes medios de comunicacin externos (pgina Web y redes sociales), establecidos en el Manual de Comunicaciones, publica informacin referente a las actividades que adelanta la Entidad en materia de eventos, capacitacin, estrategias de Gobierno, exposiciones, Ley de vctimas y Derechos Humanos, difusin del patrimonio documental (documento del mes, Bogot hace ms de un siglo), normatividad, entre otras, con el objetivo de divulgar las acciones del AGN e interactuar con la ciudadana y de esta forma estrechar lazos, fortalecer la confianza y la credibilidad. Para el ao 2013 la estrategia con el Ministerio de Cultura se ha fortalecido, logrando al mes de mayo el cubrimiento de once notas en la pgina Web del Ministerio y una en el programa de televisin Mincultura al Aire. Pgina web: En promedio, por mes en la pgina Web se publican de 15 a 20 notas nuevas, distribuidas en Noticias, AGN Informa, Normatividad y Planes Programas y Proyectos. En el mes de mayo se han publicado 80 notas. La siguiente grfica evidencia las visitas a la pgina Web del AGN, teniendo en cuenta las publicaciones realizadas durante el periodo de febrero a mayo:

Grfica visitas pgina Web febrero mayo 2013

INFORME PORMENORIZADO
Redes sociales: En redes sociales, se ha logrado incrementar el nmero de fans y seguidores, gracias a las actividades que se llevan a cabo: Twitter: Crecimiento: De febrero a mayo de 2013 se han logrado obtener 1421 seguidores. A la fecha tenemos 5.874 seguidores.

Aumento seguidores en twitter

6000 5000 4000 3000 2000 1000 0
mar-13 abr-13 dic-12 enero -febrero 2013 may-13
Nmero de Seguidores

Facebook: De febrero a mayo de 2013 se han logrado obtener 534 nuevos fans. A la fecha tenemos 6.277 fans.

6500 6000 5500 5000

Aumento seguidores en Facebook

Nmero de fans

As mismo, la siguiente grfica evidencian el Klout (El objetivo de Klout es dar a conocer la influencia que tienen las redes sociales dentro de su red de contactos, el puntaje se mide de 0 a 100 entre ms alto el puntaje, ms alta ser su influencia). Las redes sociales del AGN presentan un Klout de 55.

INFORME PORMENORIZADO

CONCURSOS A travs de redes sociales se han realizado 2 concursos (5.000 seguidores en twitter y 6.000 fans en facebook), con el objetivo de divulgar, sensibilizar y generar espacios de participacin e interaccin con el pblico externo. Gracias a estas actividades, se logra mayor visibilidad de la Entidad, as como cautivar nuevos pblicos. Boletines de prensa Al mes de mayo de 2013, se han enviado aproximadamente 20 boletines a la base de datos de medios de comunicacin. Registros en Medios masivos de comunicacin: Se han realizado aproximadamente 20 registros.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

El AGN de acuerdo con los trminos establecidos en la ley present los siguientes informes: Informe Ejecutivo Anual de Evaluacin del Sistema de Control Interno vigencia 2012 al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Informe de Control Interno Contable a la Contadura General Informe sobre uso de software y derechos de autor a la Direccin de Derechos de Autor. Informe Camara de Representantes Fenecimiento de Cuenta

AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN De acuerdo con la actualizacin de procedimientos y caracterizacin de procesos que se est realizando en la entidad, se logr identificar la necesidad de realizar modificaciones y llevar a cabo la inclusin de otros indicadores, con el objetivo de generar como resultado la informacin requerida para la toma oportuna de decisiones y permitir efectuar un seguimiento eficaz de las metas establecidas en el plan institucional. Esta tarea se desarrollar en conjunto involucrando al lder del proceso, la oficina asesora de planeacin y la oficina de control interno.

EVALUACIN INDEPENDIENTE Evaluacin del Sistema de Control Interno. La Oficina de Control Interno para el ejercicio de la evaluacin independiente desarrollar de acuerdo con el Programa General de Auditoras, los seguimientos establecidos para cada proceso de la entidad, buscando identificar y establecer las acciones encaminadas a la mejora continua en el AGN. La Oficina de Control Interno para la vigencia 2013, estableci su Programa General de Auditorias en atencin con los siguientes tems:

Cumplimiento de Plan de Accin Institucional Ejecucin presupuestal Rendicin de cuentas Administracin de Riesgos Auditoras internas de Calidad Resultado de auditoras realizadas por la CGR.

INFORME PORMENORIZADO Auditora Interna

En lo concerniente con el desarrollo de las Auditoras Internas de Calidad, que se llevarn a cabo por miembros de la entidad, su fin es conocer la gestin de los procesos y su cumplimiento en lo concerniente con requisitos tcnicos, legales y de los clientes, proporcionndole a la Direccin informacin para la formulacin de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Estas auditoras se realizarn a partir del mes de agosto de 2013.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La entidad, est realizando actualizaciones a los procesos de Gestin en procura de la mejora del modelo estndar de control interno y se han realizado dentro de las jornadas de Induccin y reinduccin actividades para involucrar a los Servidores Pblicos sensibilizndolos sobre los principios ticos y los objetivos institucionales.

RECOMENDACIONES
Para optimizar el grado de implementacin y mantenimiento del Sistema de Control Interno en el Archivo General de la Nacin, la Oficina de Control interno recomienda lo siguiente: De acuerdo con la modificacin de la estructura del Comit de Coordinacin de Control Interno se buscar dinamizar su funcionamiento y facilitar que se generen las pautas para fortalecer la implementacin, mejora y mantenimiento del Sistema de Control Interno. En el AGN, se deben propiciar la realizacin de actividades encaminadas a favorecer que los principios y valores que rigen a la entidad sean asimilados por todos sus servidores en su accin diaria. La entidad debe continuar con el fortalecimiento del componente Administracin del Riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas para el logro de los objetivos de los procesos y administracin de escenarios de riesgo, en pro del mejoramiento de la gestin y el fortalecimiento de la cultura del autocontrol. Es importante en la entidad, propender porque las herramientas de medicin, y sus elementos tales como: indicadores de gestin y controles establecidos se encuentren alineados con el plan institucional. En la actualizacin de los procedimientos que se est llevando a cabo en la entidad, se deben implementar controles oportunos y eficaces, que permitan asegurar el cumplimiento de las actividades establecidas y su posterior verificacin.