Microsoft Excel2003

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Listas y Bases de Datos .

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Para trabajar de forma efectiva, una lista debe tener estas caractersticas: Cada columna debe contener la misma clase de informacin. La primera fila de la lista debe se de r6tulos, describiendo cada uno de ellos el contenido de la columna que hay por debajo del mismo. Debe evitarse la aparicin de las filas y columnas en blanco dentro de la lista. Si se va a filtrar la lista, no se debe colocar otra informacin en las filas ocupadas por la lista.

Usar una lista como base de datos

En Microsoft Excel, puede utilizarse fcilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como bsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsofl Excel reconoce automticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos. Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos. Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

p q u e tas de mlumna (nombres de ampo) 1

Tipo

Unidades ~ e n t a s l l

Gua de Referencia

ofiaena~usta,s
Microsoff Excel utiliza rdenes especficos para organizar los datos segn su valor, no segn su formato. Si se utiliza el orden ascendente, Excel utilizar el siguiente orden (en orden descendente, Microsofl Excel invertir el orden, excepto las celdas en blanco, que siempre se colocarn en ltimo lugar).
Nmeros Los nmeros se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo mayor. Orden alfanumrico Si se ordena texto alfanumrico, Excel lo ordenar de izquierda a derecha, carcter por carhcter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "AIOO, Excel colocar la celda detrAs de la celda que contenga la entrada "Al" y antes de la celda que contenga la entrada "Al 1"

El texto y el texto que incluye nmeros, se ordenar del siguiente modo:

Los apstrofos (') y guiones (-) se'ignoran, con una excepcin: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guin, el texto con el guin se ordenar en ltimo lugar.
Valores ldgicos En valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO. Valores de error Todos los valores de error son iguales. Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en ltimo lugar.

Ordenar filas en funcidn del contenido de dos o ms columnas

Un procedimiento fundamentas en la administracin de bases de datos es ordenar los registros que las componen. Para obtener resultados ptimos, la lista que se ordene deber tener rtulos de columna. 1 2 3 Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar. En el men Datos, haga clic en Ordenar. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar

Si es necesario ordenar ms de tres columnas, ordene en primer lugar las columnas de menor importancia. Por ejemplo, si la lista contiene informacin acerca de los empleados y es necesario organizarla por Departamento, Apellido y Nombre, ordene la lista dos veces. En primer lugar, haga clic en Nombre en el cuadro Ordenar por y ordene la lista. A continuacin, haga clic en Departamento en el cuadro Ordenar por, elija Ttulo en el primer cuadro Luego por, elija Apellido en el segundo cuadro Luego por y ordene la lista.
4 5

Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuaci6n, haga clic en Aceptar. Si es necesario, repita los pasos del 2 al 4, empleando las siguientes columnas ms importantes.

Microsoft Excel2003

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas: Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

a p l i c a r Filtros
Slo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de clculo a la vez.
1 2 3
4

Haga clic en el r6tulo de la columna que desea filtrar. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Para presentar s61o las filas que contienen un valor especifico, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar. Haga clic en el valor. Para aplicar otra condicin, basada en un valor de otra columna, repita los pasos 3 y 4 en sta.

V~utofiltro Bsico
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecern las flechas de Autofiltro a la derecha de los rtulos de columna de la lista filtrada. Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista de todos los elementos visibles y nicos de la columna, incluidos los espacios en blanco (todos los espacios) y los que no estn en blanco. Si selecciona un elemento de una lista de una columna especifica, puede ocultar instantneamentetodas las filas que no contengan el valor seleccionado.

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La lista de este ejemplo est filtrada para mostrar

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nicamente las filas del vendedor Davolio. Para ver todo lo que contiene una columna, haga clic en Todas. Obtenga informacin sobre opciones de filtros. Ver una lista filtrada Microsoft Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales. En este ejemplo, la flecha de Autofiltro de la columna con un valor seleccionado es azul. Los nmeros de las filas filtradas tambin son azules.

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Gua de Referencia
Ejemplo En una lista de pasajeros se necesita mostrar las personas de sexo femenino que viajan en primera clase.

- Se tiene la siguiente Base de Datos - Seleccionando la celda D8 (Sexo) - Ingresa al men Datos y seleccione la opcin Filtro b Autofiltro - Clic en la flechita del campo Sexo, de la lista haga clic en F. Note que la lista se reduce mostrando
- Haga clic en la flechita del campo Clase, de la lista haga clic en Primera.
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solo las personas de sexo femenino.

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31 10

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primera

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Completo compimo

39 i

jemplo anterior da como resultado unalista reducida en donde se muestran los pasajeros de sexo femenino que viajan en primera clase. Para quitar las flechas haga CHC la opcin Mostrar todo del men Datos.

Opciones de autofiltro

Presentar todas las filas Presentar todas las filas situadas entre los lmites superior e inferior que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los importes hasta el 10h de las ventas Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar operadores de comparacin distintos de Y (el operador predeterminado) en la columna sentar s610 las filas que contienen un valor en la

Personalizar

Nota Las opciones Vacias y No vaclas slo estn disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vaca.

Autofiltro Personalizado
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar un Autofiitro personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna, por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico, como los valores del campo Edad comprendidos entre 20 y 29 anos. La lista de este ejemplo est filtrada para mostrar solo el campo Edad con un rango de edades especifico.

Microsoft Excel2003
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Filtrar una lista comparando valores

Para buscar valores especficos en las filas de una lista utilizando uno o dos criterios de comparacin para la misma columna, elija Fiitro en el men Datos, haga clic en Autofiltro, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea comparar y, a continuacin, haga clic en Personalizar. Para buscar segn un criterio, haga clic en el operador de comparacin que desea utilizar en la primera casilla bajo Mostrar las filas en las cuales y escriba el valor que desea buscar en la casilla situada a la derecha del operador. Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, introduzca el operador de comparacin
y el valor que desea y haga clic en el botn Y. En las casillas del segundo operador y el

segundo valor, introduzca los que desee. Para presentar las filas que cumplen una u otra condicin, introduzca el operador de comparacin y el valor que desea y haga clic en el botn 0. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee. Ejemplo En la lista de pasajeros se necesita mostrar las personas que tienen edades entre 20 y 29 aos de edad.

- Haga clic en la flechita del campo Edad - De la lista seleccione la opcin

Personalizar

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Menda

01-0186

20

Joven

ua de Referencia

La hoja de clculo debe disponer al menos de tres filas vaclas sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios. La lista debe incluir rtulos de columna. ,
1

2 3 4 5

6 7

Seleccione los rtulos de columna de la lista correspondientes a las columnas que contienen los valores que desea fiitrar y haga clic en Copiar Seleccione la primera fila vacia del rango de criterios y haga clic en Pegar En las filas situadas bajo los rtulos de criterios, introduzca los criterios que desea buscar. Compruebe que existe al menos una fila vacia entre los valores de criterios y la lista. Haga clic en una celda de la lista. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Filtro avanzado. 4 Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla. 4 Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del rea donde desea pegar las filas. En la casilla Rango de c,riterios introduzca su referencia, incluidos los rtulos de criterios. Para borrar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado mientras selecciona el rango de criterios, haga clic en Contraer cuadro de dilogo .

Ejemplo En la lista de pasajeros se necesita mostrar las personas de Sexo masculino y tienen ms de 40 aos de edad.
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Microsoft Excel2003

Localizar Registros
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Formularios de datos Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de informacin (registro) en una lista de una sola vez. Tambin se pueden usar los formularios de datos para ubicar y eliminar registros.

Analizar registros en Formularios

1

Haga clic dentro de la lista. En el men Datos, haga clic en Formulario.

Los campos que contienen frmulas presentan los resultados de la frmula como un rtulo. El rtulo no puede modificarse en el formulario de datos.

Agreqar un reqistro
1

2
3 4

Haga clic en la celda de la lista a la que desee agregar registros. En el men Datos, haga clic en Formulario. Haga clic en Nuevo. Escriba la informaci6n para el nuevo registro. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro.

Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos. Si-agregaun registro que contenga una frmula, sta no se calcular hasta que presione ENTRAR; tambin puede hacer clic en Cerrar para agregar el registro. Mientras se agrega un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en Restaurar antes de presionar ENTRAR o haciendo clic en Cerrar para agregar el registro. Microsofi Excel agregara el registro cuando vaya a otro registro o cierre el formulario de datos.

Realizar bsquedas de reqistros

Una de las herramientas mas potentes de los Formularios es la bsqueda de registros especficos mediante la especificacin de criterios.

- Seleccione una de las celdas de la lista - Ingrese al men Datos y seleccione la opcin Formulario

Ejemplo

- En el cuadro haga clic en Criterios - En la casilla Clase escriba Primera

registros

- Luego haga clic en Buscar siguiente para analizar los

Gua de Referencia

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Esquematizacin y Subtotales
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Microsofl Excel puede resumir datos automticamente calculando valores de subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales autom8ticos, la lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para las que desee calcular los subtotales. Cuando se Insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista agrupando las filas con detalles con la fila de subtotal asociada y agrupando las filas de subtotales con la fila del total general.

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5,411

8G

Lista ordenada por las coiumnns Vendedor y Tipo

Puede elegir la funci6n de Excel que desee para calcular los totales. En este ejemplo se utiliza la funcin Suma para calcular los subtotales de Buchanan y Davolio y el total general de toda la lista.

1 Simbobs del esquema

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Insertar subtotales en una lista .*.

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1 2 3
4

Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular. Haga clic en una celda de la lista. En el men Datos, haga clic en Subtotales. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular. Deber ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el paso 1. En el cuadro Usar funcin, seleccione la funci6n que desee emplear para calcular los subtotales. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de &ara d a cambio en: verificaci6n correspondientes a las columnas que contengan I ,, rl los valores cuyos subtotales desee extraer.
Usar

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Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales.
Ejemplo Se quiere obtener los totales en Precio por cada Clase de la lista de pasajeros.

Swna

k -nrpkaibWdcr, achrdes

- Ordene la base de datos por la columna Clase en forma -

r~c!apgne~egwms Rsnr[ncn d c b g de tos datos

ascendente - Ingrese al men Datos y seleccione la opcin Subtotales Dentro del cuadro, en la casilla Para cada cambio en: seleccione Clase

-Q.aktodmJ

ca~ancsla

Microsoft Excel2003

- En la casilla Usar funcin seleccione Suma

TiPO DE P A W E Refrigerh Primera Completo Primera Comnlelo ~rineia com~leto Primera Complelo Primera Completo Total Primera Segunda Saladdoe S~qiinda Saladitos Sequnda Saladitos Segunda Saladdos Segunda Saladilos Segunda Saladdos Segunda Saladdos Total Segunda Tercera Liquidos Teir-era Liquidos Tcr~era Liquidos Terrera Liquidos Tercera Liquidos Total Tercera Total general -

- En Agregar subtotales a: solo debe encontrarse marcada la casilla Precio - Haga clic en Aceptar.
Tipo
1 1

Clw

1 1 1

Rdwuder Perfumes Poleras ~oleias Relojes Relojes _ Relojes Pemimes Poleras- _ Relojes Reloje~_ Poleras Perfumes Pe-ames Relojes Pewnes Peifumes Relojes

Prsdo

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PRECIO PASAJE POR C M Descuento Total Bs O 450.0

143

m75 .--

M3
950
4750

6175

950.0 950P

En este ejemplo se puede apreciar la aparicin de los totales debajo de cada grupo en la columna Clase. Adicionalmente se cuenta con niveles de esquemas (numeritos en la esquina superior izquierda) para poder analizar los datos de mejor manera. Al hacer un clic en el numerito 1, se muestra solo el Total General. Al hace un clic en el numerito 2, se muestra los Subtotales y el numento 3 muestra toda la lista.

I
-

15

16

7
2 2 2
2

17 1 8 1 9

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i
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21 22 Z3 24 25 2 3 27

2
3 3
3

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3
3

3 3
22

Para quitar los subtotales de una lista se debe ingresar al men Datos y seleccionar la opcin Subtotales y hacer clic en el botn Quitar todo.

Define las filas o las columnas de datos detallados seleccionados como grupo de un esquema, de forma que pueda hacerse un resumen de los datos. Si no se ha creado un esquema, este comando crea uno propio. Asegrese de que las filas o columnas de resumen de todas las break cuyo esquema desee trazar estn situadas en la misma direccin respecto a los datos detallados. Es decir, las columnas de resumen deben encontrarse o a la derecha o a la izquierda de los datos detallados. Todas las filas de resumen deben colocarse por debajo o por encima de los datos detallados.
1. Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle.

Normalmente, las filas o columnas con detalles estn ubicadas junto a la fila o columna que contiene los datos de resumen. Por ejemplo, si la fila 6 contiene los totales desde la fila 3 a la fila 5, seleccione desde la fila 3 a la fila 5.
2. En el men Datos, seleccione Agrupar y esquema y haga clic en Agrupar.

Los smbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

3. Seleccione las filas o columnas con detalles y haga clic en el comando Agrupar hasta que se

hayan creado todos los niveles que se deseen en el esquema.

Guia de Referencia
barra de nhrel En una hoja de clculo esquematizada, la barra que va desde la primera fila o columna de un grupo hasta la ltima fila o columna del mismo. La barra de nivel de fila

eaparecerin s61o cuando se est6n viendo los datos detallados del esquema.
'

y la barra de nivel de columna

Mostrar u ocultar datos detallados en un esquema

en la hoja de clculo, active la casilla de Si no se ven los verificacin Smbolos del esquema en la etiqueta Ver del cuadro de dilogo Opciones (men Herramientas),

Los datos de detalle de u n *grupo Un nivel especfico en u n esquema Todos los detalles de u n esquema

Para v e r los smbolos de los detalles +. El smbolo de nivel de fila o de columna

1

3 3

El smbolo de la fila inferior y el nivel de columna. Por ejemplo, si hay tres niveles, haga clic e n

Los datos de detalle de u n grupo Barra de nivel de fila

Barra de nivel de columna Haga clic en cualquier lugar de la barra de nivel o del smbolo del detalle oculta

Un nivel determinado de u n esquema

La fila anterior o el simbolo de nivel de fila o de columna Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultarse el cuarto nivel haciendo clic en 3

Todos los detalles de u n esquema

El primer smbolo de nivel iq

Nota De forma predeterminado, Microsoft Excel supone que las filas de resumen estn ubicadas por debajo de las filas con detalles y las columnas de resumen estn ubicadas a la derecha de las columnas con detalles. Si las filas o columnas de resumen estn ubicadas de otro modo, se puede cambiar este valor antes de trazar el esquema de los datos. En el men. Datos, elija Agrupar y esquema, haga clic en Configuracin y, a continuacin, cambie las casillas de verificacin del grupo Orden.