GUA DE AUDITORA INTERNA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

ALCALDA MAYOR DE BOGOTA D.C. SECRETARIA GENERAL

Alcaldesa Mayor (D) Clara Lpez Obregn Secretario General Yuri Chilln Reyes Subsecretaria General Beatriz Helena Hincapi Molina Direccin Distrital de Desarrollo Institucional Miguel Castelblanco Gordillo

VEEDURA DISTRITAL

Veedora Distrital Mara Consuelo del Ro Mantilla Viceveedor Distrital Salvador Mendoza Surez

Veedor Delegado para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal Jaime Armando Gil Tovar

EQUIPO DE TRABAJO Secretara General de la Alcalda Mayor Desarrollo Institucional Gerardo Duque Gutirrez Alexandra Arvalo Cuervo Nubia Paola Rueda Juan Carlos Beltrn Jaramillo Norha Carrasco Rincn Luis Arnulfo Delgado Zrate De la Oficina de Control Interno Ricardo Bogot Camargo Jorge Rodrguez Morales Diseo y Diagramacin Angela Camila Buitrago Guzmn Correccin de estilo Felipe Solano Fitzgerald Veedura Distrital

Veedura Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal Martha Luca Ortiz Penagos Omar Tarcisio Caas Carrillo Mara Eugenia Patio Jurado Hilda Mercedes Guerrero Avellaneda Daisy Tatiana Santos Yate Olga Milena Corzo Estepa

CONTENIDO
UNIDAD I NORMATIVIDAD
1.1 CONTEXTO NORMATIVO 1.2 NORMATIVIDAD GENERAL 1.3 NORMATIVIDAD ESPECFICA 1.3.1 Sistema de Control Interno 1.3.2 Sistema de Desarrollo Administrativo 1.3.3 Sistema de Gestin de la Calidad 1.3.4 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud

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UNIDAD II GENERALIDADES DE LA AUDITORA

2.1 CONCEPTO DE AUDITORA 2.1.1 Sistema de control interno 2.1.2 Sistema de Gestin de la Calidad 2.1.3 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud 2.2 CLASES DE AUDITORA 2.2.1 Auditora segn su enfoque 2.2.2 Auditora segn quien la solicita 2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORA 2.3.1 Roles de la Auditora Interna 2.3.2 Responsabilidad en la Auditora 2.3.3 Perfil del Auditor Lder 2.3.4 Perfil del Auditor Interno 2.3.5 Entrenamiento de Auditores 2.3.6 Recomendaciones para los Auditores 2.4 PROCESO DE AUDITORA 2.4.1 Etapas de la Auditora 2.4.2 Preparacin de los Resultados de la Auditora

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26 27 29 33 33 34 35 35 36 38 39 42 44 45 45 45

UNIDAD III APLICACIN DEL PROCESO DE AUDITORA 3.1 PROCESO DE AUDITORA 3.1.1 Elaboracin del Programa de Auditora 3.1.2 Elaboracin del Plan de Auditora 3.1.3 Desarrollo de la Auditora 3.2 EJERCICIO DE AUDITORA APLICADO 3.2.1 Programa de Auditora 3.2.2 Plan de Auditora 3.2.3 Anlisis de Hallazgos 3.2.4 Elaboracin del Informe de Auditora Seguimiento a las Acciones Correctivas 3.2.5

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ANEXO 1 BIBLIOGRAFA

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GLOSARIO

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PRESENTACIN
La actividad pblica da a da se complementa con nuevos mtodos y herramientas de gestin. Este constante cambio conlleva necesariamente el fortalecimiento de instrumentos de control, seguimiento y evaluacin serios que propendan por una accin transparente y efectiva. El cumplimiento de los objetivos misionales y el adecuado desarrollo de los procesos de gestin en las diferentes organizaciones hacen necesaria la presencia de instrumentos de auditora modernos que garanticen el buen funcionamiento, la calidad de los productos y servicios y la satisfaccin de los clientes y consumidores. Nos encontramos frente a un importante y amplio escenario para los procesos de auditora, que en una nueva ptica deben abordar aspectos relacionados con el gobierno corporativo y con los nuevos riesgos a los que se enfrentan las organizaciones. El proceso de auditaje no solo debe participar activamente en la evaluacin del control interno, sino que adems debe actuar proactivamente respecto de la implementacin de los distintos sistemas existentes en un todo armnico que garantice la efectividad de la organizacin. Dentro de este nuevo contexto, la actividad de la auditora integral es estratgica, cumple con un papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una empresa u organizacin y, con ello, conducir no solo a importantes ahorros sino tambin a generar y ser fuente de apoyo para la comprobacin y vigilancia de la mejora continua de cada proceso, rea, producto e indicador De esta manera, la auditora est concebida como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin, con lo cual fortalece el cumplimiento de sus objetivos a travs de un enfoque sistemtico y disciplinado de evaluacin y medicin de los procesos de gestin y control. La auditora se convierte entonces en una importante herramienta de verificacin, que se traduce en una mejora continua de la gestin y en el perfeccionamiento de conocimientos y aptitudes. Es por esto que en un trabajo conjunto, la Secretara General de la Alcalda Mayor del Distrito Capital y la Veedura Distrital elaboraron la Gua de Auditora que se presenta a continuacin.

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Sin duda este documento ser una importante herramienta orientadora para los jefes y funcionarios de las Oficinas de Control Interno y las de Planeacin de entidades y hospitales distritales, quienes son los llamados a participar y colaborar en el desarrollo y sostenibilidad de sus sistemas integrados de gestin en favor de los usuarios, comunidades y grupos de inters. La aplicacin prctica de esta gua orientar los procesos de auditora de las entidades y hospitales distritales, la cual podr ser adaptada a su estructura, equipo humano y competencias. Entregamos este documento con la certeza de que contribuir de cabal forma en la construccin de una gestin eficiente y transparente de cara a quienes da a da quieren una gestin pblica y una ciudad mejor. YURI CHILLAN REYES Secretario General MARA CONSUELO DEL RO MANTILLA Veedora Distrital

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CONVENCIONES

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n

Objetivos Generales

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Objetivos Especficos

Recuerde

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Ejercicio

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UNIDAD I - NORMATIVIDAD

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En el estudio de esta primera unidad se muestra el desarrollo normativo que ha permitido convertir los sistemas de calidad y de control interno en herramientas de gestin, y cmo desde el ejercicio de auditora se puede verificar su cumplimiento de manera integral.

Og
Definir la estructura normativa que avala la implementacin y verificacin del cumplimiento de los sistemas de gestin en las entidades. Mostrar los cambios y avances normativos establecidos desde la Constitucin Nacional hasta el mbito distrital en lo relacionado con el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestin de Calidad y el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en la Atencin en Salud.

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1.1 CONTEXTO NORMATIVO
En esta gua se entiende como Sistema Integrado de Gestin la armonizacin de los sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo y nico de Acreditacin para el Sector Salud, en el entendido de que cuentan con un referente legal establecido. Sin embargo, mediante Decreto Distrital 176 de 2010 se ha establecido que el Sistema Integrado de Gestin del Distrito est conformado por los sistemas antes mencionados y adicionalmente por los subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad Informtica y Seguridad de la Informacin, Gestin Documental y Archivos, y Responsabilidad Social. En este sentido, tambin fue expedido el Decreto Nacional 2623 de 2009, que establece la creacin del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y cuyo artculo 2 plantea la necesidad de complementarlo con los sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin de Calidad, as como con la Ley 962 de 2005, relacionada con la Poltica de Racionalizacin de Trmites. Cabe anotar que con base en el referido Decreto Distrital y una vez se operativice y reglamente el Sistema Integrado de Gestin Distrital, ser necesario ajustar el presente documento de manera que incluya los temas y aspectos ya mencionados.

1.2 NORMATIVIDAD GENERAL

La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los servidores pblicos, en general, y en la Alta Direccin, en particular, un mayor inters y compromiso en la gestin mediante un decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del Estado una verdadera cultura de autogestin y de mejoramiento continuo. Ante la situacin poltica y socioeconmica que se viva en el pas antes de la reforma constitucional de 1991, la Asamblea Nacional Constituyente se propuso separar el control ejercido por los organismos externos de control y el ejercido por la propia Administracin, y por esto en el texto final la Constitucin Poltica establece: Artculo 209 La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin de funciones. Las autoridades

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administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley. Igualmente, el artculo 269 de la Constitucin Poltica seala: En las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas colombianas. En desarrollo de la anterior obligacin, se expidi la Ley 87 de 1993, que fue reglamentada mediante el Decreto 1826 de 1994 e impulsada por la Directiva Presidencial 02 de 1991. Posteriormente, mediante el Decreto 1537 de 2001, se vuelve a reglamentar parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos, para seguir fortaleciendo el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, y se precisa el rol que deben desempear las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones pblicas, el cual est enmarcado en cinco tpicos: valoracin de riesgos, acompaamiento y asesora, evaluacin y seguimiento, fomento de la cultura de autocontrol y relacin con entes externos. Paralelamente al marco normativo del Sistema de Control Interno, el Congreso de la Repblica, con el propsito de que las entidades estatales obtuvieran bienes y servicios con calidad, y en cumplimiento del artculo 78 de la Constitucin de 1991, expide la Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras del servicio como una herramienta de gestin sistemtica y transparente para dirigir y evaluar el desempeo institucional con calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios. Asimismo, en el pargrafo del Artculo 3 estable que este sistema es complementario a los sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Esta norma es de obligatorio cumplimiento para los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Pblico del orden Nacional y en la gestin administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las dems ramas del Poder Pblico en el orden nacional. As mismo para las Corporaciones Autnomas Regionales, las entidades que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral de acuerdo con lo definido en la Ley 100 de 1993 y, de modo general, para las empresas y

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entidades prestadoras de servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblica o las privadas concesionarias del Estado. No obstante la obligatoriedad para las entidades del orden nacional, el pargrafo 2 del artculo 2 de la Ley 872 de 2003 cre la posibilidad de que las asambleas y concejos pudieran disponer la obligatoriedad del desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades de la Administracin Central y Descentralizada de los departamentos y municipios. Por otra parte, el artculo 48 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991 define el derecho a la seguridad social para todo colombiano, el cual es reglamentado a travs de la Ley 100 de 1993. Esta ley define el Sistema de Seguridad Social Integral y, en su Artculo 173, establece como funcin del Ministerio de Salud (actual Ministerio de la Proteccin Social): Dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los servicios y el control de los factores de riesgo, que son de obligatorio cumplimiento por todas las Entidades Promotoras de Salud y por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y por las Direcciones Seccionales, Distritales y Locales de Salud. Adicionalmente, de conformidad con los artculos 356 y 357 de la Constitucin Poltica de Colombia, la Ley 715 de 2001 en el Ttulo III dicta normas orgnicas en materia de recursos y competencias del sector salud. Como competencias en salud por parte de la Nacin, se establece entre otras las siguientes: Definir en el primer ao de vigencia de la presente ley el Sistema nico de Habilitacin, el Sistema de Garanta de la Calidad y el Sistema nico de Acreditacin de Instituciones Prestadoras de Salud, Entidades Promotoras de Salud y otras Instituciones que manejan recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud La Constitucin de 1991 fue de vital importancia para generar en los servidores pblicos, en general, y en la Alta Direccin, en particular, el mayor inters y compromiso en la gestin mediante un decidido cambio de actitud para consolidar en las entidades del Estado una verdadera cultura de autocontrol, autorregulacin, autogestin y de mejoramiento continuo.
Tomado de: Mdulo de Auditora, Secretara General Direccin Distrital de Desarrollo Institucional Oficina de Control Interno de la Secretara General

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Tabla 1. Resumen normativo de los sistemas de calidad y control a nivel nacional y distrital

1.3 NORMATIVIDAD ESPECFICA

Si bien la Constitucin Poltica de Colombia ha permitido establecer las estructuras de los sistema de Control Interno, de Gestin de Calidad y el Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, se debe tener en cuenta que mediante acuerdos, decretos, resoluciones, circulares y directivas, en el interior de dichas estructuras se ha definido todo el marco conceptual y metodolgico a seguir por parte de las entidades de los rdenes nacional y distrital. A continuacin se presenta la normatividad especfica que se ha desarrollado en cada uno de los tres sistemas.

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1.3.1 Sistema de Control Interno En el 2004, es decir, 11 aos despus de la Ley 87 de 1993, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), en convenio con Casals & Associates1 , realiz un diagnstico a las entidades del Estado. Como consecuencia de este ejercicio y con el propsito de mejorar el nivel de cumplimiento de los objetivos institucionales del Sector Pblico, el DAFP se propuso fortalecer el Sistema de Control Interno gubernamental mediante la formulacin de normas y reglamentos que permitieran unificar para el Sector Pblico Colombiano una estructura estndar de Control Interno que garantizara la implementacin uniforme, un lenguaje comn y la armonizacin de metodologas y herramientas de evaluacin del Sistema de Control Interno en las entidades pblicas. El resultado final de esta iniciativa fue una norma tcnica para el sector pblico colombiano, en el marco del Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Asimismo, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, mediante la Resolucin 142 de 2006, adopta en el Estado colombiano el Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005. Posteriormente, la Contadura General de la Nacin expide la Resolucin 119 de 2006, mediante la cual se adopta el Modelo Estndar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pblica. En desarrollo del mandato constitucional, la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003 y en especial el precitado Decreto 1599 de 2005, establece en el numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno, en tanto seala que es responsable de realizar la evaluacin independiente al Sistema de Control Interno y a la gestin de la entidad pblica, as como del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, de tal manera que debe generar las recomendaciones correspondientes y asesorar a la Alta Direccin para su puesta en marcha. En la Circular N. 3 de 2005, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno seal: La Oficina de Control Interno, asumiendo su rol evaluador independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, conforme al plan de accin previamente establecido por la misma.
1 Firma operadora para la USAID del programa Apoyo al Fortalecimiento de la Eficiencia y la Transparencia en el Estado Colombiano.

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La Circular N. 6 de 2005 del DAFP, por la cual se definen las directrices para la implementacin del SGC en la entidades estatales, establece en el numeral 2 que para la verificacin y evaluacin permanente del Sistema de Gestin de la Calidad ser necesario que se habiliten auditores internos en la entidad, los cuales debern ser coordinados por la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces. Igualmente, en el numeral 3 dice que la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad conforme al plan de accin que haya establecido previamente. La fecha lmite para implementar el Modelo Estndar de Control Interno se defini inicialmente en el Decreto 2621 de 2006, sin embargo posteriormente fue modificado mediante el Decreto 2913 de 2007, estableciendo como fecha final el 8 de diciembre de 2008.

1.3.2 Sistema de Desarrollo Administrativo La Ley 489 de 1998 dicta normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional. El Sistema de Desarrollo Administrativo fue reglamentado por el Decreto 910 de 2000 y complementado por el Decreto 3622 de 2005, mediante el cual se adoptan las polticas de desarrollo administrativo.

1.3.3 Sistema de Gestin de la Calidad Con el Decreto 4110 de 2004 se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP: 1000:2004. Posteriormente, el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, actualiza la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000, la cual representa un avance significativo en la integracin con el Modelo Estndar de Control Interno (MECI). El Concejo de Bogot, D.C., decide entonces, con el Acuerdo 122 de 2004, adoptar en las entidades distritales el Sistema de Gestin de la Calidad creado con la Ley 872 de 2003. El alcalde mayor de Bogot, como suprema autoridad distrital y cumpliendo su facultad de reglamentar los acuerdos expedidos por el Concejo Distrital, expide el Decreto 387 de 2004,

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Por el cual reglamenta el Acuerdo 122 de 2004, estableciendo que el Sistema de Gestin de la Calidad se aplica a todas las entidades distritales, sean stas del nivel central o descentralizado, a las entidades que presten servicios pblicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pblica o las privadas concesionarias del Estado. Con el objeto de adelantar procesos articulados y armnicos entre las diferentes entidades distritales en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, el alcalde de Bogot designa en el Artculo 4 del decreto como instancia coordinadora a la Direccin de Desarrollo Institucional de la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, la cual acompaar y asesorar el proceso de las entidades obligadas a iniciarlo. Como parte de su competencia en tanto orientador y coordinador de la implementacin del sistema en el mbito distrital, la Direccin Distrital de Desarrollo Institucional expidi la .Directiva 004 de 2005, en la cual se definieron directrices para la estructuracin y puesta en marcha del Sistemas de Gestin de la Calidad, las cuales fueron complementadas con el desarrollo de guas e instrumentos. As mismo, la Direccin expidi la Directiva 03 de 2009, que orienta el Plan de Accin del Sistema de Gestin de la Calidad 2009-2011, de conformidad con lo planteado en la Carta Iberoamericana de la Calidad, a la cual Bogot se adhiri en el 2008. 1.3.4 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud El Ministerio de la Proteccin Social, buscando garantizar la calidad en la atencin de salud a la poblacin colombiana, estableci el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SOGCS) regido por el Decreto 1011 de 2006, que aplica a los Prestadores de Servicios de Salud, a las Entidades Promotoras de Salud, a las Entidades Adaptadas, a las Empresas de Medicina Prepagada y a las Entidades Departamentales, Distritales y Municipales de Salud. El Artculo 2 de este decreto define el SOGCS como el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el pas. Para operativizar el SOGCS, se definieron unos componentes que al ser implementados adecuadamente por los actores del sistema, se articulan y complementan de tal manera que garantizan el mejoramiento de los resultados de la atencin centrados en el usuario. Estos componentes son: Sistema nico de Habilitacin: est regido por la Resolucin 1043 de 2006.

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Este componente es de obligatorio cumplimiento por parte de los Prestadores de Servicios de Salud, las EAPB (Entidades Administradoras de Planes de Beneficios) y Direcciones Territoriales de Salud. Busca dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la prestacin de servicios, ya que define los estndares o requisitos mnimos que deben ser cumplidos, lo cual es verificado por la Secretara Distrital de Salud en el caso de Prestadores y por la Superintendencia Nacional de Salud en el de EAPB.

Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud: tambin es regido por la Resolucin 1043 de 2006. Es obligatorio para los actores del sistema, los cuales deben implementar un mecanismo sistemtico y continuo de evaluacin y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atencin de salud que reciben los usuarios. Este componente tambin es verificado por la Secretara Distrital de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud. Es operativizado a travs del Programa de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud (PAMEC). Sistema de Informacin para la Calidad: es el tercer componente de obligatorio cumplimiento. Establecido por la Resolucin 1446 de 2006, uno de sus objetivos es definir y establecer las condiciones y procedimientos para disponer la informacin que permita hacer seguimiento y evaluacin a la gestin de la calidad en salud. Para todos los actores, este componente es verificado por la Superintendencia Nacional de Salud. Sistema nico de Acreditacin: est regido por la Resolucin 1445 de 2006. Se define como el conjunto de entidades, estndares, actividades de apoyo y procedimiento de autoevaluacin, mejoramiento y evaluacin externa, destinado a demostrar, evaluar y comprobar el cumplimiento de estndares superiores de calidad por parte de los actores del sistema. Esta norma fue modificada parcialmente por la Resolucin 3960 de 2008, en la que se incluy el Manual de Estndares para Entes Territoriales de Salud. Por delegacin del Ministerio de Proteccin Social, la entidad acreditadora es el Icontec. Debido a que los actores del sector salud cuentan con el SOGCS, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica reglament el Decreto 4295 de 2007, el cual establece el SOGCS como Norma Tcnica de Calidad para las entidades de salud de carcter pblico, en cumplimiento de la Ley 872 de 2003.

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Siendo consecuente con lo estipulado en el pargrafo del Artculo 1 de esta norma, el Ministerio de la Proteccin Social elabor la Gua Aplicativa del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de Salud para estas instituciones, la cual fue expedida a travs de la Resolucin 2181 de 2008. Uno de los lineamientos que se establecieron en el Artculo 2 de esta resolucin y que deben tener en cuenta las instituciones prestadoras de servicios de salud de carcter pblico es el siguiente: Implementar el componente de acreditacin en salud para el mejoramiento continuo de sus procesos con carcter obligatorio, en lo relacionado con el Ciclo de Preparacin para la Acreditacin o Ciclo de Mejoramiento a que hace referencia el Anexo Tcnico Nmero 2 de la Resolucin 1445 de 2006. La implementacin de este componente exige que los procesos sean descritos, documentados y estandarizados. A la Secretara Distrital de Salud, como organismo de direccin del Sistema General de Seguridad Social en el Distrito Capital, la normatividad vigente le ha conferido entre otras funciones las de coordinar, integrar, asesorar, vigilar y controlar los aspectos tcnicos, cientficos, administrativos y financieros de la salud. Esto fue establecido en el Artculo 2 del Acuerdo 20 de 1990 del Concejo de Bogot, en el cual se organiz el Sistema Distrital de Salud de Bogot. Adicionalmente, en el Decreto 1011 de 2006 se asignan a esta direccin Territorial las siguientes funciones: Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en esa norma y en la reglamentacin que para el efecto expida el Ministerio de la Proteccin Social, divulgar las disposiciones contenidas en esta norma y brindar asistencia a los Prestadores de Servicios de Salud y los definidos como tales para el cabal cumplimiento de las normas relativas a la habilitacin de las mismas.

Ten una tina frente a ti, llnala de agua, mrate en ella, analiza tu reflejo y podrs ver quin eres verdaderamente. Proverbio japons

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Ee

A continuacin se presenta una serie de enunciados relacionados con la normatividad general y especfica desarrollada en este captulo. Escriba en la casilla de respuesta, al frente de cada enunciado, la letra de la norma que corresponda y que se encuentra en el listado de la parte inferior:

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UNIDAD II GENERALIDADES DE LA AUDITORA

Oe

En esta segunda unidad se pretende que el lector clarifique los conceptos asociados con la auditora de los sistemas de gestin que las entidades han incorporado a su gestin, as como su desarrollo y aplicacin.

Og
Presentar conceptos asociados a la Auditora desde los diferentes sistemas, las clases, los roles y responsabilidades en el proceso de auditora. Desarrollar de manera prctica la incorporacin de los conceptos en la ejecucin de las actividades propias de la auditora integrada.

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La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien en este orden de ideas se puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis. Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a ella es la Biblia, en el Gnesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus magnficas obras y vea que era buena. Sin embargo, entre los siglos XIII y XIV nace en Inglaterra la prctica moderna de la auditora, centrada en ese momento en la evaluacin de la gestin de fondos del Estado a cargo de los funcionarios pblicos. Posteriormente, durante el siglo XIX, el gran desarrollo generado por la Revolucin Industrial conllev el surgimiento de la auditora como una prctica de control financiero y anlisis de la operacin de las organizaciones. En este periodo se fund en Italia la primera asociacin de auditores (1851), hacia 1860 se reconoci en Inglaterra la auditora como profesin independiente y durante la misma poca en Francia tuvieron lugar significativos avances en la materia, los cuales se centraron inicialmente en el sector bancario. Igual sucedi en Estados Unidos, en donde se definieron unas caractersticas bsicas en cuanto a formacin y entrenamiento de los auditores, lo cual dio origen a los contadores. La primera problemtica que afront la auditora en su desarrollo como actividad profesional fue la ausencia de normas generales o principios de contabilidad aceptados, lo cual gener en la primera parte del siglo XX una tendencia a crear procedimientos que poco a poco iban teniendo gran acogida. En 1924 surge el concepto de supervisor de calidad como una necesidad de garantizar las caractersticas de los productos durante su fabricacin. Estos supervisores eran los encargados de evaluar el comportamiento y la tendencia de los procesos de produccin mediante el uso de cartas de control. Finalmente, se puede considerar que el concepto de auditora actual surge de la inspeccin de su desarrollo a lo largo de la historia.

2.1 CONCEPTO DE AUDITORA

Como parte de los sistemas de gestin establecidos por normatividad del Estado Colombiano ha aparecido como piedra angular el concepto de auditora, alrededor del cual se desarrollan todas las actividades del Verificar dentro del ciclo PHVA.

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A continuacin se presenta el desarrollo que ha tenido este concepto en los sistemas de gestin.

2.1.1 Sistema de Control Interno Definido con base en el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), el Subsistema de Control de Evaluacin1 es concebido como el conjunto de componentes de control que al actuar en conjunto permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la entidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, y los resultados de la gestin. As mismo, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin pblica. Con el fin de que este subsistema pueda llevar a cabo su misin, fue estructurado el componente de evaluacin independiente, el cual se realiza a travs de los siguientes elementos: Evaluacin al Sistema de Control Interno2: elemento de control, cuyo propsito es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pblica.

1 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, pg. 57. 2 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, pg. 68.

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Esta evaluacin toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos con el fin de comprobar la efectividad de cada uno de ellos y su interaccin para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la evaluacin al sistema de control interno posee las siguientes caractersticas bsicas:

Auditora interna1: elemento de control que permite hacer un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad pblica. Asimismo, hace posible emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters. La auditora interna se constituye en una herramienta de retroalimentacin del Sistema de Control Interno que analiza las debilidades y fortalezas de control, as como el desvo de los avances de las metas y objetivos trazados que influyen en los resultados y operaciones propuestos en la entidad. Su objetivo es formular las recomendaciones de ajuste o mejoramiento de los procesos y servir de apoyo a los directivos en la toma de decisiones. La auditora interna debe tener alcance en tres aspectos bsicos de evaluacin2 : - Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulacin que le son aplicables. - Estratgico: hace referencia al proceso mediante el cual se evala y monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad y el cumplimiento de los objetivos misionales. - Gestin y resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestin de la entidad

1 Definicin tomada del Manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, pg. 70. 2 Rol de las oficinas de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 2007, pg. 53.

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con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los mtodos de medicin e informacin sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:

2.1.2 Sistema de Gestin de la Calidad La Norma tcnica de calidad en la gestin pblica establece en el numeral 8.2.2 que las entidades debern desarrollar de manera planificada auditoras internas para determinar si el Sistema de Gestin: Cumple con los requisitos establecidos tanto en la norma tcnica, como en el Sistema de Gestin de la Calidad. Es eficiente, eficaz y efectivo.

La citada norma tambin establece que la auditora interna3 es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al ser evaluadas objetivamente, permiten determinar el grado en que se cumplen los criterios definidos previamente para el desarrollo de la auditora. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:

3 Definicin tomada de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, Captulo 3 Definiciones, pg. 9.

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2.1.3 Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud Este sistema define la auditora interna como la evaluacin sistemtica realizada en la misma institucin por una instancia externa al proceso que se audita. Su propsito es contribuir a que la institucin adquiera la cultura del autocontrol1. De acuerdo con lo anterior se encuentra que la auditora interna posee las siguientes caractersticas bsicas:

Al analizar cada una de las anteriores definiciones se identifican algunos aspectos esenciales que debe poseer cualquier tipo de auditora que se realice dentro de la entidad, segn los cuales esta debe ser: Sistemtica2: quiere decir no aleatorio. Las auditoras usualmente son una actividad planificada y programada.

Independiente3 : est definido en la norma ISO 19011 como uno de los principios de la auditora, pues es considerada como la base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditora. Los auditores son independientes de la actividad auditada, no estn parcializados y no tienen conflictos de intereses. Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditora para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basarn solamente en evidencias. Evidenciada4: pretende que la auditora se desarrolle siguiendo el enfoque basado en la evidencia, el cual est definido en la norma ISO 19011 como uno de sus principios y se considera el fundamento racional para llegar a conclusiones confiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico. La evidencia de la auditora es verificable y se basa en las muestras de informacin disponible, pues esta se desarrollar durante un periodo de tiempo especfico y con recursos limitados. El uso apropiado de la muestra est muy relacionado con la confianza que se pueda tener en las conclusiones de las auditoras.
1 Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006, Artculo 33. 2 Definicin tomada del Manual de habilidades para auditora, numeral 1.2 pgina 8. 3 Definicin tomada de la ISO 19011, numeral 4 pgina 3. 4 Definicin tomada de la ISO 19011, numeral 4 pgina 3.

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Objetiva5: se refiere al hecho de ejecutar un proceso de evaluacin objetivo, el cual es definido como comparar la evidencia con los criterios de auditora usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones y sentimientos. Documentada: consiste en que debe existir un proceso escrito, el cual ha de cumplir los pasos definidos por la entidad para su elaboracin, revisin y aprobacin. Emite juicio: se trata de la opinin tcnica y experta que se emite sobre un hecho o una cosa a partir de la evidencia existente. Con base en estos principios y en el anlisis de la relacin entre los conceptos se estableci lo siguiente respecto a cada una de las definiciones:

Tabla 2. Paralelo de los Sistemas de Gestin frente a las definiciones de Auditora.

Definicin tomada del Manual de habilidades para auditora, numeral 1.2 pgina 8.

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En conclusin, las auditoras de los sistemas de gestin en el Estado colombiano tienen las mismas caractersticas, salvo la auditora interna MECI, que cuenta adems con la emisin de juicios. Grfico 1. Auditora Interna Integrada.

Las auditoras internas tienen como propsito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestin de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos, operaciones y dems resultados de las entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluacin.

Tomado de: Mdulo de Auditora. Secretara General, Direccin Distrital de Desarrollo Institucional, Oficina de Control Interno de la Secretara General.

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2.2 CLASES DE AUDITORA
De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades, a continuacin se presentan dos clases de auditora segn el enfoque y el demandante de la revisin. 2.2.1 Auditora segn su enfoque Se dividen en tres grupos: auditora al sistema de gestin, auditora a los procesos y auditora a los resultados del servicio. a) La auditora al sistema de gestin evala su efectividad tanto para desarrollar la estrategia y las polticas, como para lograr los objetivos y el desempeo esperado. Se realiza para verificar: La concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin con los requisitos establecidos para ese Sistema Integrado de Gestin. Las actividades relevantes del Sistema Integrado de Gestin, sus resultados y el cumplimiento de disposiciones establecidas. Las disposiciones vigentes con el fin de establecer si son apropiadas para alcanzar los resultados esperados. Las disposiciones vigentes para establecer si permiten eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operacin del Sistema de Gestin. Nota: Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestin no solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino tambin otros como Desarrollo Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la Informacin, Responsabilidad Social, Gestin Documental y Archivos, entre otros que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditora puede centrarse en uno o en varios de los sistemas que se encuentren implementados. La auditora a los procesos evala la efectividad de las medidas de gestin en un b) determinado proceso: Evala la efectividad del sistema de gestin tanto para desarrollar las estrategias y las polticas, como para cumplir los objetivos y el desempeo esperado.

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Evala la adecuacin, la aptitud, la conveniencia y la consistencia de la documentacin que describe los procesos. Evala la forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestin aplicado. Se verifica la concordancia de los procesos y de procedimientos con los requisitos del cliente y con las prcticas, los instructivos, las normas, adems de las especificaciones del servicio. c) La auditora a los resultados del servicio evala la efectividad de las medidas de gestin que se adoptan para garantizar el cumplimiento de las caractersticas planeadas para un servicio. Se realiza evaluando la concordancia de la calidad del servicio con los requisitos del cliente, las especificaciones definidas en la legislacin y la documentacin que precise la manera de prestar el servicio. 2.2.2 Auditora segn quin la solicite El criterio que define al segundo grupo de auditoras es el tipo de solicitante. a) Auditoras de primera parte: se refiere a las auditoras internas. Son llevadas a cabo por, o en nombre de, la propia organizacin para fines internos. Puede construir la base para la autodeclaracin de conformidad de una organizacin. Su objetivo es determinar si el Sistema Integrado de Gestin es acorde con los requisitos planificados y si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.; es decir, evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin e identificar oportunidades de mejoramiento. b) Auditoras de segunda parte: consiste en una auditora externa. Es realizada por las partes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Su objetivo es evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y puede ser utilizada para evaluar y seleccionar proveedores, as como para mantener relaciones cordiales, respetuosas y beneficiosas para las partes. c) Auditora de tercera parte: es una auditora externa que hacen organizaciones auditoras independientes, como aquellas que ofrecen registro o certificaciones de conformidad de acuerdo con los requisitos de las normas NTCGP: 1000: 2009, ISO 9001, ISO 14001 y SUA. Su objetivo es evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de NTCGP: 1000: 2009, y su propsito es la certificacin o reconocimiento por un tercero.

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Nota: Se debe aclarar que puede existir combinacin en los tipos de auditora mencionados. Un ejemplo es la auditora que realiza el Distrito dentro del Premio Distrital a la Gestin, ya que utiliza los principios de la auditora de primera parte pero es realizada por entidades externas, lo cual la asemeja a la de segunda y tercera parte.

De acuerdo con la diversidad, las exigencias y las necesidades de las entidades existen dos clases de auditora segn el enfoque y segn quin la solicite.

2.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORA

As como en cualquier actividad humana, en la auditora intervienen una serie de actores que desarrollan actividades especficas, las cuales se presentan a continuacin. 2.3.1 Roles de la auditora interna Son roles de la auditora interna el solicitante, el auditado y el auditor, los cuales se relacionan entre s durante el proceso. 1. El cliente o el solicitante de la auditora puede ser la Alta Direccin, el representante de la Direccin, las oficinas de Control Interno o quien haga sus veces o los lderes de los procesos.

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2. El auditado. Toda la organizacin es susceptible de ser auditada, es decir, en todos los niveles jerrquicos e independientemente de la vinculacin de sus servidores o colaboradores. 3. El auditor es la persona de la organizacin con la competencia para llevar a cabo una auditora. En el caso de las entidades distritales, se denomina auditor del Sistema Integrado al jefe de control interno, auditora interna o quien haga sus veces, servidores de la misma rea y auditores internos formados de otras reas.

2.3.2 Responsabilidad en la auditora Cada uno de los roles descritos anteriormente tiene una responsabilidad claramente definida a lo largo del proceso de auditora, como se muestra a continuacin: Tabla 3. Responsabilidad en el proceso de Auditora.

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Nota: Con el propsito de mantener la integralidad del proceso de auditora, ser la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, la encargada de coordinar todo este proceso en la organizacin.

Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor lder como el equipo de auditora tienen las siguientes responsabilidades: Auditor lder: Planear y gerenciar todos los pasos de la auditora. Conducir la auditora. Acompaar en la seleccin del equipo y en su instruccin. Controlar los conflictos y propiciar la superacin de situaciones difciles. Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado. Tomar decisiones en las cuestiones de auditora y en el SIG. Comunicar los resultados de las auditoras sin atraso. Comunicar los mayores obstculos encontrados. Comunicar inmediatamente las no conformidades crticas. Tener habilidades de comunicacin eficaces. Equipo auditor: Soportar al lder del equipo. Estar preparado para el desarrollo de la auditora. Participar en las reuniones de apertura y cierre. Cumplir las tareas designadas. Mantener la programacin y el objetivo de la auditora. Documentar y apoyar todas las constataciones. Mantener al auditado informado. Proteger todos los documentos. Mantener confidencialidad. Ser objetivo y tico. Acompaar las acciones correctivas.

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2.3.3 Perfil del auditor lder Los auditores de la Oficina de Control Interno deben acreditar ciertas habilidades y competencias que le faciliten a dicho grupo humano el cumplimiento de los objetivos propuestos. Las competencias requeridas son: Idoneidad para la funcin: es fundamental que se posean los conocimientos necesarios en las reas misionales y de apoyo de la entidad, de tal forma que se tenga el suficiente criterio y la diligencia profesional para advertir oportunamente las situaciones significativas que puedan afectar negativa o positivamente la gestin y los resultados de la entidad, con el fin de potencializarlos o neutralizarlos segn el caso. tica profesional: la conducta que acompae a los integrantes de la Oficina de Control Interno debe estar revestida de altos principios morales y ticos, con base en valores fundamentales como la rectitud, la honestidad, la integridad, la responsabilidad y la confidencialidad. Capacidad de anlisis: debe poseer habilidades y aptitudes para entender y descomponer en partes elementales un problema o situacin para conocer sus principios fundamentales, de tal manera que identifique las causas y los efectos que generan la gestin administrativa. Amplia visin sistmica: poder observar la entidad como un todo interrelacionado y no como una sumatoria de partes. La visin sistemtica y su amplitud son esenciales en las actuales condiciones de un mundo cambiante, donde las relaciones con el entorno representan riesgos permanentes para una entidad. Criterio de selectividad: tener la capacidad de distinguir entre los muchos aspectos triviales de los pocos vitales que permiten que la labor de las oficinas de Control Interno se focalice en factores crticos y hacen que su funcin sea efectiva para la neutralizacin de acciones nocivas para la entidad. Comprensin y respeto por las ideas ajenas: entender y tolerar las diferencias, de manera que en el proceso conversacional se integren las ideas para crear compromisos que permitan relaciones efectivas con los integrantes de la entidad, as como con terceros, adems de generar una perspectiva amplia y variada de esta. Independencia: debe existir una independencia tanto funcional como crtica y profesional. Una actitud mental independiente permite acciones objetivas, imparciales y alejadas de prejuicios que puedan condicionar negativamente la actividad de esta dependencia. Igualdad de razonamiento: es una condicin fundamental para lograr el apoyo y el respaldo de la Alta Direccin. Significa poseer el suficiente criterio para sustentar sus observaciones ante cualquier nivel jerrquico, sin que esto implique presiones o condicionamientos a la labor objetiva de este tipo de servidores. Conviccin: creer en lo que se hace es una condicin fundamental de cualquier tarea. La mejor forma de inducir al cambio es el ejemplo, de ah que los servidores de la Oficina de

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Control Interno, como parte de la entidad, deben estar siempre comprometidos con la solucin de los problemas y deficiencias de esta. Teniendo en cuenta lo anterior y como quiera que las Oficinas de Control Interno no estn exentas de aplicar los lineamientos establecidos en la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad para las entidades del Estado, el jefe de Control Interno debe estar en capacidad de adoptar un proceso que supervise y evale la eficacia general del programa de calidad en su propio proceso de control interno. 2.3.4 Perfil del auditor interno A continuacin se describen las habilidades que deben tener quienes compongan el equipo de auditora: Comunicacin: es la capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, y exponer aspectos positivos. La habilidad de saber cundo y a quin preguntar para llevar a cabo un propsito. Es la capacidad de escuchar a otro y entenderlo, comprender la dinmica de grupos y el diseo efectivo de reuniones; incluye la capacidad de comunicar por escrito con concisin y claridad. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos: Comparte informacin relevante con sus colaboradores y con otras reas de la organizacin.

Comunica sus ideas en forma clara, eficiente y fluida, de tal forma que logra impactar a su audiencia del modo que desea y consigue que entienda su mensaje. Expresa claramente a sus colaboradores los objetivos y estrategias organizacionales, cules son sus responsabilidades y lo que se espera de ellos. Prepara sus instrucciones antes de transmitirlas.

Maneja las reglas adecuadas del lenguaje, la gramtica y la sintaxis al transmitir sus ideas, tanto oralmente como por escrito. Ajusta el lenguaje a la terminologa, a las caractersticas y a las necesidades de su interlocutor o grupo con el cual est interactuando. Verifica que los dems hayan comprendido lo que quiso manifestar.

Obtiene y conoce informacin proveniente de otros que es necesaria en la toma de decisiones, la solucin de problemas, el planteamiento de objetivos o en la definicin de estrategias para alcanzar las metas. Escucha atentamente a los dems esforzndose por comprender el significado de la informacin que recibe. Detecta los sentimientos subyacentes interpretando el lenguaje verbal y no verbal.

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Reconoce pblicamente sus equivocaciones. Retroalimenta para ayudar a sus empleados y pares a actuar de forma exitosa.

Escucha a los dems con empata procurando entender sus puntos de vista y evitando ideas preconcebidas. Tiene influencia sobre los dems para cambiar sus ideas o acciones con base en aportes positivos y objetivos. Pensamiento analtico: es la capacidad de entender y resolver un problema disgregando sistemticamente sus partes, realizando comparaciones, estableciendo prioridades, identificando secuencias temporales y relaciones causales entre los componentes. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos: Tiene capacidad de anlisis. Examina informacin y establece relaciones entre las diferentes partes de un problema.

Comprende una situacin descomponindola en sus diversas partes y establece relaciones entre ellas. Comprende sistemas de mediana complejidad. Identifica las causas que llevaron a un problema y propone acciones para resolverlo. Efecta acciones preventivas en funcin del anlisis de la informacin que posee.

Planificacin y organizacin del trabajo: implica tener amplios conocimientos de los temas del rea que est bajo su responsabilidad. Consiste en la capacidad de comprender la esencia de los aspectos complejos de una materia y demostrar habilidad para trabajar con las funciones de su mismo nivel y de niveles diferentes. Asimismo, tener buena capacidad de discernimiento (juicio), compartir con los dems el conocimiento profesional y experiencia, afirmarse en los hechos y en la razn (equilibrio), as como demostrar constantemente inters por aprender. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos: Conoce ampliamente los temas relacionados con su especialidad.

Muestra inters por permanecer actualizado en los conocimientos tcnicos requeridos por su rea. Comprende la interrelacin existente entre su rea y otros sectores de la organizacin. Tiende a tomar iniciativas propias para mejorar los procesos inherentes al desempeo de sus funciones y est dispuesto a escuchar otros puntos de vista al respecto.

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Realiza mejoras a los procesos de su rea con base en nuevos conocimientos adquiridos. Sus reportes, trabajos y proyectos son complejos, precisos y siempre estn bien presentados. Tiene los conocimientos necesarios para resolver problemas dentro de su rea. Coopera con otras reas cuando sus conocimientos son requeridos o si se lo solicitan. Capacidad de redaccin y habilidad en la preparacin de informes.

Responsabilidad: esta competencia est asociada al compromiso con el cual las personas realizan las tareas encomendadas. Su preocupacin por el cumplimiento de lo asignado est por encima de sus propios intereses, es decir, la tarea asignada est primero. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos: Puntualidad y buen manejo del tiempo.

Identifica con claridad aquellas tareas que requieren de mayor dedicacin y sabe redistribuir sus tiempos para desarrollarlas adecuadamente. Propone modalidades alternativas de trabajo en pos del cumplimiento del proyecto o tarea asignados, sin necesidad de indicacin alguna por parte de sus superiores. Atiende gustosamente las tareas encomendadas, las toma como desafos teniendo en cuenta los objetivos propuestos y preocupndose por obtener los mejores resultados. Tiene una actitud comprometida con las tareas en las que est involucrado y puede dar cuenta de los resultados, que siempre procura cumplir en tiempo y forma. Critica su desempeo atinadamente y se autoerige mejoras con el objetivo de dar lo mejor de s en las tareas asignadas por sus superiores. Habilidad analtica: esta competencia tiene que ver con el tipo y el alcance de razonamiento, as como con la forma en que un candidato organiza cognitivamente el trabajo. Es la capacidad general que tiene una persona para realizar un anlisis lgico e identificar los problemas. Esta habilidad se refleja a travs de los siguientes comportamientos: Recopilar y organizar informacin a travs de entrevistas, escuchando, observando y revisando documentos y registros. Comprende los procesos relacionados con su trabajo y con otras reas de la organizacin. Detecta a tiempo la existencia de problemas en su rea. Est atento a las oportunidades. Recopila informacin relevante, la organiza de forma sistemtica y establece relaciones.

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Identifica las relaciones de causa-efecto de los problemas puestos a su consideracin. Establece relaciones entre datos numricos y abstractos, que permiten explicar o resolver problemas complejos. Capacidad para concluir con base en informacin fiable y exacta.

Adicionalmente a las habilidades mencionadas, es necesario que los auditores mantengan la confidencialidad y garanticen la seguridad de la informacin. Respecto a la experiencia, se recomienda que los auditores cuenten con por lo menos 20 horas como auditor.

Nota: En el caso de las auditoras solicitadas por la Oficina de Control que requieran recurso humano adicional al de personal de planta, debern acreditar cursos de auditora interna certificados, con mnimo 40 horas, adems de haber realizado mnimo 10 auditoras (internas o externas) de calidad y tener conocimiento de la NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005, as como de su aplicacin en el Estado. De igual forma, en las auditoras internas que se realicen en los hospitales se debe garantizar que la evaluacin al mejoramiento de la calidad de la atencin en salud ser realizada por pares, es decir, un profesional de la salud debe ser auditado por un profesional de su disciplina.

2.3.5 Entrenamiento de auditores Las entidades distritales debern formar auditores internos del Sistema Integrado de Gestin, como se menciona en la Circular 06 de 2005, expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. En este sentido, es necesario realizar acciones de capacitacin y entrenamiento, para lo cual se sugiere:

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Capacitacin de auditor interno: El curso debe ser de 34 horas y tener la siguiente estructura:

Capacitacin del auditor lder: el curso debe ser de 40 horas y tener la siguiente estructura:

Nota: En la capacitacin de auditores de servicios de salud, en el mdulo de Fundamentos del Sistema de Gestin deber incluirse el SOGCS.

Dado que para el desarrollo de las auditoras se recurre a la convocatoria y participacin de personas de toda la organizacin, es recomendable generar una dinmica que permita desarrollar y fortalecer las habilidades del auditor. En este sentido es pertinente: Entrenar auditores observadores, es decir, aquellas personas que tomaron el curso de auditor interno de 34 horas pero an no han hecho auditoras. Antes de que pueda ser auditor acompaante deber haber realizado mnimo cinco auditoras como observador. Entrenar auditores acompaantes, es decir, aquellas personas que tomaron el curso de auditor interno de 34 horas y han efectuado auditoras como observador. En este rol el auditor tiene una participacin activa; se recomienda que antes de pasar como auditor lder haya realizado mnimo ocho auditoras como acompaante. Entrenar auditores lderes, es decir, aquellas personas que tomaron el curso de auditor lder de 40 horas y las respectivas como auditor observador y acompaante. Es necesario que la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, lleve un registro de cada auditor en cuanto a la capacitacin, auditoras de entrenamiento y las evaluaciones que se

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2.3.6 Recomendaciones para los auditores En el desarrollo de la auditora es necesario que tanto el lder como su equipo auditor adopten comportamientos para planear y ejecutar actividades que hagan exitoso el proceso. Con tal objetivo se recomienda tener en cuenta lo siguiente: Evitar llegar sin previo aviso a realizar la auditora. No emitir opiniones personales. No calificar ni descalificar. Basarse en hechos y datos. Ser claros en las explicaciones. Motivar a la mejora de las no conformidades. Escuchar activamente. Hacer preguntas consistentes con el alcance. Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son manejados los asuntos.

Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran deficiencias. Cumplir con el alcance de la auditora. Demostrar paciencia.

Considerando que el papel del auditor es realizar el diagnstico del estado en que se encuentra la entidad con respecto al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se debe: Realizar una auditora independiente y objetiva del SIG. Estar libre de preconceptos e influencias. Verificar la efectividad del SIG. Determinar el grado de implantacin. Planear y gerenciar la auditora. Todas las partes involucradas en la auditora deben respetar la integridad e independencia de los auditores.

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Dado que para el desarrollo de las auditoras se recurre a la convocatoria y participacin de personas de toda la organizacin, es recomendable generar una dinmica que permita desarrollar y fortalecer las habilidades del auditor.

2.4 PROCESO DE AUDITORA

El presente apartado tiene como propsito dar orientaciones bsicas y generales para el desarrollo de una auditora integral. Para ello se toman como referentes los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad basado en la NTCGP 1000:2009, los elementos del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, la Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud y los estndares del Sistema nico de Acreditacin (SUA), los dos ltimos para el sector salud. Es decir que este modelo de auditora busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de los 243 requisitos del SGC, los 29 elementos del MECI, la implementacin del Programa de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC) y los estndares del Sistema nico de Acreditacin (SUA). 2.4.1 Etapas de la auditora Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o conjuntas. Un programa de estos tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, as como para proporcionar los recursos que implica llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos. Adems, debe tenerse presente que una entidad puede establecer ms de un programa de auditora y que la Alta Direccin de la organizacin bebe otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora. Los responsables de la gestin del programa de auditora deben: Establecer los objetivos y la extensin del programa de auditora. Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos. Asegurarse de la implementacin del programa de auditora. Controlar, revisar y mejorar el programa de auditora.

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Es importante resaltar que para la gestin de un programa de auditora se debe aplicar el ciclo PHVA (Planear, Hacer Verificar y Actuar). Grfico 2. Ciclo PHVA.

Planear Elaborar un programa de auditoras. Iniciar la auditora. Definir los objetivos, el alcance y los criterios. Definir los recursos. Revisar el procedimiento. Designar el auditor lder. Determinar la viabilidad.

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Conformar el equipo auditor. Revisar documentos. Preparar la auditora de campo.

Preparar los documentos de trabajo: plan de auditora, lista de verificacin y solicitud de acciones correctivas. Hacer Realizar la auditora de campo. Efectuar la reunin de apertura. Definir los canales de comunicacin. Recolectar y verificar la informacin. Generar los hallazgos de la auditora. Preparar las conclusiones de la auditora. Realizar la reunin de cierre. Asignar trabajo al equipo auditor.

Verificar Actuar Realizar actividades complementarias. Realizar mejoras al programa de auditora. Preparar, aprobar y distribuir el informe. Terminar la auditora. Seguimiento y revisin. Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento. Identificar las oportunidades de mejora.

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En el caso de los hospitales, el proceso del PHVA se debe desarrollar de acuerdo con lo que se presenta en el Anexo N. 1. 2.4.2 Preparacin de los resultados de la auditora La evidencia de la auditora debe ser evaluada con respecto a los criterios de la auditora para generar los hallazgos. Es as que los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditora e identificar una oportunidad para la mejora. El equipo auditor debe reunirse en momentos adecuados cuantas veces sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora durante su desarrollo. Las conformidades deben ser resumidas para indicar la localizacin, las funciones, el proceso o los requisitos que fueron auditados. Si estaba incluido en el plan de auditora, se deben registrar los hallazgos de la auditora individuales de conformidad y sus evidencias. Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las soportan tambin deben registrarse. Las no conformidades deben ser clasificadas y posteriormente revisadas con los representantes apropiados del auditado. El propsito de la revisin es obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es precisa y de que las no conformidades se han comprendido. Se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier divergencia de opinin concerniente a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora y deben registrarse los puntos en los que no haya acuerdo. Antes de la reunin final, el equipo auditor debe: Contrastar los hallazgos de la auditora y de cualquier otra informacin apropiada recabada durante la auditora con los objetivos de esta. Acordar las conclusiones de la auditora. Estas pueden sealar cuestiones como: a) La extensin del grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditora. b) La efectiva implementacin y mantenimiento del sistema de gestin. c) La capacidad del proceso de revisin del sistema para asegurar la continuacin de la viabilidad, la adecuacin y la efectividad del sistema de gestin. d) Las conclusiones de la auditora pueden llevar a recomendaciones relativas a las mejoras, el negocio, las relaciones, la certificacin o registro, o futuras actividades de auditora.

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Preparar recomendaciones si est especificado en los objetivos de la auditora. Discutir el seguimiento de la auditora si es necesario.

De acuerdo con el tipo de auditora que se est desarrollando se generarn una serie de resultados y determinaciones con rtulos especficos, los cuales se presentan a continuacin: Tabla 4. Paralelo de los tipos de Auditora en cuanto a resultados y determinaciones.

Independientemente de la denominacin dada a los resultados de la auditora, se puede establecer que como mnimo deben formar parte de un informe de auditora los siguientes elementos: Fortalezas, es decir, aquellos aspectos positivos que la entidad tiene y debe continuar desarrollando. Oportunidades de mejora, que de acuerdo con el tipo de auditora se pueden referir a las debilidades, las recomendaciones o las no conformidades. Conclusiones, es decir, las proposiciones finales a las que se llega despus de ejecutar la auditora y considerar la evidencia. En este sentido y siguiendo el cuadro anterior, se puede incluir el nivel de desarrollo y efectividad, as como el desvo en el cumplimento de metas y objetivos.

Independientemente de la denominacin dada a los resultados de la auditora, se puede establecer que como mnimo deben formar parte de un informe de auditora las fortalezas, las oportunidades de mejora y las conclusiones.

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Ee

A continuacin se presentan una serie de afirmaciones con cuatro opciones de respuesta cada una. Seleccione y marque con una equis (x) al frente de aquella que usted considere correcta segn lo expuesto en esta unidad.

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Ee

A continuacin se presentan una serie de enunciados relacionados con los conceptos desarrollados en este captulo. Escriba en la casilla de respuesta, al frente de cada enunciado, la letra de la norma que corresponda y que se encuentra en el listado de la parte inferior:

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UNIDAD III EJECUCIN DE LA AUDITORA

Oe

En esta tercera unidad se pretende que el lector identifique e incorpore elementos esenciales en el desarrollo de auditoras integradas en la organizacin que le permitan optimizar los recursos y eliminar la duplicidad de actividades en la organizacin.

Og
Presentar la metodologa para el desarrollo de la auditora interna del Sistema Integrado de Gestin. Proporcionar instrumentos asociados a cada una de las etapas del proceso de auditora.

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El proceso de auditora contempla desde la programacin, la planificacin, la ejecucin y la documentacin, hasta el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, los planes de mejoramiento y las recomendaciones que resulten de las auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin.

3.1 PROCESO DE AUDITORA

Independientemente de las actividades especficas que cada entidad decida implementar, es importante que tenga en cuenta las siguientes fases, las cuales son indispensables en el desarrollo del proceso de auditora y para cuyo desarrollo se sugiere la utilizacin de formatos. 3.1.1 Elaboracin del programa de auditora Anualmente se realiza el Programa de Auditoras Internas para la verificacin de la conformidad del Sistema Integrado de Gestin, el cual se elabora en el formato Programa de Auditoras Internas y teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Elementos del sistema con mayor dificultad de implementacin.

Resultados de las revisiones efectuadas por la Alta Direccin al Sistema Integrado de Gestin. Cambios organizacionales (retiro de personal, fusin, creacin o eliminacin de cargos, traslados frecuentes de personal o elevada rotacin de personal). Nuevos procesos administrativos u operativos. Resultados no satisfactorios de otras auditoras (internas y externas). Cambios tecnolgicos. Resultados de evaluaciones de riesgos. Resultados de la auditora a las secciones del manual de calidad una vez al ao. Manejo de auditoras no programadas. Cambios en la legislacin aplicables.

Recursos disponibles (fsicos, financieros, tecnolgicos, de informacin y humanos equipo auditor).

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Cronograma de actividades claves de la organizacin que determinan su operacin (vacaciones, cierres de periodos fiscales, proyectos especiales, entre otros). Indicadores de eficiencia y eficacia del proceso de auditora.

Resultados de indicadores de gestin (satisfaccin de clientes, ndices de quejas y reclamos, etc.). Cuando se realiza una auditora combinada es importante asegurarse de que los objetivos, el alcance, los criterios de auditora y la composicin del equipo auditor sean los apropiados. Tabla 6. Formato del Programa de Evaluacin Independiente.

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato.

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Si en la organizacin que se va a auditar opera tanto un Sistema de Gestin de la Calidad como un Sistema de Control Interno, entre otros, pueden incluirse auditoras combinadas en el programa de auditora. En este caso, debera prestarse especial atencin a la competencia del equipo auditor. Dos o ms entidades del Estado, en este caso del Distrito, pueden cooperar como parte de sus programas de auditora para realizar una auditora conjunta. En tal caso, deber prestarse especial atencin a la divisin de las responsabilidades, a la provisin de cualquier recurso adicional, a la competencia del equipo auditor y a los procedimientos apropiados, y de ser necesario, llegar a acuerdos sobre estos aspectos antes de que comience la auditora. Este formato puede ser usado en la realizacin de cualquier tipo de auditora combinada y conjunta para verificar el cumplimiento de los requisitos de la NTCGP 1000; 2009, el MECI 1000: 2005 y otros sistemas que la entidad haya implementado. Un programa de auditora tambin incluye la planificacin, la provisin de recursos y el establecimiento de procedimientos apropiados para su realizacin dentro del programa. Por tal motivo deberan establecerse los objetivos de un programa de auditora para dirigir la planificacin y la realizacin de las auditoras. Adicionalmente, es importante tener claros los objetivos de cada una de las auditoras programadas, es decir que lo que debe impulsar la realizacin de estas es: Prioridad de la direccin. Prioridad de satisfaccin de necesidades y expectativas de los usuarios. Requisitos del Sistema Integrado de Gestin (Sistema de Gestin de la Calidad y Sistema de Control Interno), y todos aquellos con los que cuente la entidad. Requisitos legales, reglamentarios y contractuales. Necesidades de evaluar a los proveedores. Requisitos del cliente. Necesidades de otras partes interesadas. Riesgos de la entidad que le impidan cumplir sus objetivos organizacionales.

Una vez se ha definido el programa de auditora es necesario hacer las siguientes acciones: El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al Comit de Calidad y/o Comit de Coordinacin de Control Interno con el fin de presentar el programa anual de auditoras de la entidad por medio de un correo electrnico, oficio, memorando, etc.

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Aprobacin del programa anual de auditoras por parte del Comit. En caso de que haya observaciones por parte del Comit se incorporarn dichos cambios, de lo contrario se solicita el acta de aprobacin al representante de la Alta Direccin y se procede a socializar el programa entre los involucrados. El jefe de Control Interno o quien haga sus veces convocar al equipo auditor y designar el auditor lder. En los casos en que se requieran servidores de otras dependencias para que apoyen el proceso a auditar en temas especficos o tcnicos, el jefe de la Oficina de Control Interno solicitar dichos servidores. El perfil de los auditores lo define la entidad de acuerdo con sus necesidades y ser requisito para la labor de las auditoras. El jefe de la Oficina de Control Interno comunicar de manera formal (memorando, oficio y correo electrnico) la realizacin de la auditora a los integrantes del equipo auditor. La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora se ha asignado al jefe de Control Interno en las entidades del Estado, as que es el encargado de asignar una o ms personas con conocimientos generales sobre los principios de la auditora, la competencia de los auditores y la aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas deben tener habilidades para la gestin, as como conocimientos tcnicos del aspecto que se va a auditar. Aquellos a quienes se les ha asignado la responsabilidad de gestio nar el programa de auditora deben: o Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditora.

o Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionen los recursos. o o o Asegurarse de que el programa de auditora sea implementado. Asegurarse de que se mantengan los registros pertinentes del programa de auditora. Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.

3.1.2 Elaboracin del plan de auditora El encargado de hacer la planificacin de la auditora es el auditor lder, en cuyas manos est coordinar todas las actividades referentes a la preparacin y desarrollo de la auditora.

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En los criterios globales de un programa de auditora se ha establecido que esta debe basarse en objetivos, alcance y criterios documentados. Los objetivos de la auditora definen qu es lo que se va a lograr con su realizacin. Estos pueden incluir: La determinacin del grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestin del auditado, o de parte de l, con los criterios de la auditora. La evaluacin de la capacidad del Sistema Integrado de Gestin para asegurarse el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales. La evaluacin de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin para cumplir los objetivos especificados. La identificacin de los puntos de mejora potencial del sistema de gestin (riesgos).

Para dar cumplimiento al programa de auditora, los integrantes del equipo auditor procedern de la siguiente manera: I) Defina el alcance de la auditora: es decir, describa la extensin y los lmites de la auditora, tales como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y procesos a ser auditados, as como el periodo de tiempo cubierto por la auditora. Los criterios de la auditora se utilizan como referencia para determinar la conformidad y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del Sistema de Gestin Integral, requisitos contractuales o cdigos de conducta aplicables de las entidades para conseguir los objetivos organizacionales. El cliente puede definir los objetivos de la auditora, en tanto que el alcance y los criterios deben ser concertados por el cliente de la auditora, el jefe de Control Interno y/o el lder del equipo auditor de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. Cualquier cambio de los objetivos, del alcance o de los criterios de auditora deben ser acordados por las mismas partes. Cuando se lleva a cabo una auditora combinada es importante que el lder del equipo auditor se asegure de que los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora sean los apropiados a su naturaleza. Para definir el alcance de la auditora se debe diligenciar el formato Definicin del alcance de la auditora, en donde se establecen cules sern los requisitos de las normas a verificar y se orienta sobre cmo proceder en la preparacin de los documentos de trabajo y dems documentacin requerida que sern aprobados por el auditor lder para iniciar el proceso de auditora.

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Tabla 6. Formato de definicin de Alcance.
DEFINICIN DEL ALCANCE VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): OBJETO DE AUDITORA Y/O EVALUACIONES (2): _____________________________________

_________________________ _____________________________________________________________________________ _________________________ AUDITOR Y/O EVALUADOR: __________________________________________ FECHA (3): __________ _______________________
NUMERAL NOMBRE DEL NUMERAL QUE SE EXCLUYE

EXCLUSINES (4):
ESTRATGICOS MISIONALES APOYO CONTROL

TIPO DE PROCESOS A AUDITAR (5):

4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD (6)

4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestin Documental 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de los Registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN (6)

5.1 Compromiso de la Direccin 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de la Calidad

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5.4.2 Planificacin del Sistema 5.5 Responsabilidad, Auditora y Comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.5.2 Representante de la Direccin 5.5.3 Comunicacin Interna 5.6 Revisin por la Direccin 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Informacin para la Revisin 5.6.3 Resultados de la Revisin

6. GESTIN DE RECURSOS (6)

6.1 Provisin de Recursos 6.2 Talento Humano 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, toma de Conciencia y Formacin 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO (6)

7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto o Prestacin del Servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o Servicio

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7.3 Diseo y desarrollo 7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo 7.3.2. Elementos de entrada para el diseo y desarrollo 7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo 7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo 7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo 7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo 7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo 7.4 Adquisicin de bienes y servicios 7.4.1 Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.2 Informacin para la Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.3 Verificacin de los Productos y/o Servicios Adquiridos 7.5 Medicin, anlisis y mejora 7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad

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7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservacin del Producto y/o Servicio 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin

8 Produccin y prestacin del servicio (6)

8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medicin 8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditora Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto y/o Servicio 8.3 Control del Producto y/o Servicio no Conforme 8.4 Anlisis de Datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua 8.5.2 Accin Correctiva 8.5.3 Accin Preventiva

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ESTRATGICOS MISIONALES APOYO CONTROL

TIPO DE PROCESOS A AUDITAR PARA EL MECI (5):

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL 1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano 1.1.3. Estilo de Direccin 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ELEMENTOS DE CONTROL 1.2.1. Planes y Programas 1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos 1.2.3. Estructura Organizacional 1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1. Contexto Estratgico 1.3.2. Identificacin del Riesgo 1.3.3. Anlisis del Riesgo 1.3.4. Valoracin del Riesgo 1.3.5. Polticas de Administracin del Riesgo

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL 2.1.1. Polticas de Operacin 2.1.2. Procedimientos 2.1.3. Controles

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2.1.4. Indicadores 2.1.5. Manual de Procedimientos 2.2. COMPONENTE INFORMACIN ELEMENTOS DE CONTROL 2.2.1. Informacin Primaria 2.2.2. Informacin Secundaria 2.2.3. Sistemas de Informacin 2.3. COMPONENTE COMUNICACIN ELEMENTOS DE CONTROL 2.3.1. Comunicacin Organizacional 2.3.2. Comunicacin Informativa 2.3.3. Medios de Comunicacin

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

3.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIN ELEMENTOS DE CONTROL 3.1.1. Autoevaluacin del Control 3.1.2. Autoevaluacin de Gestin 3.2 COMPONENTE DE EVALUACIN INDEPENDIENTE ELEMENTOS DE CONTROL 3.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno 3.2.2. Auditora Interna 3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO ELEMENTOS DE CONTROL 3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional 3.3.2. Planes de Mejoramiento por Procesos 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato.

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II) Solicite documentacin necesaria. Antes de desarrollar las actividades de la auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora. La documentacin puede incluir textos y registros pertinentes de los sistemas integrados de gestin e informes de auditora previos. La revisin debe tener en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin, as como los objetivos y el alcance de la auditora. En algunas situaciones, esta revisin puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ si esto no perjudica la efectividad de la realizacin de la auditora. En otras situaciones, puede hacerse una visita preliminar al lugar para tener una visin general apropiada de la informacin disponible. Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el lder del equipo auditor debe informar al cliente y/o auditado, a quienes se les ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditora. En tal caso deber decidirse si se contina o se suspende la auditora hasta que los problemas de documentacin se resuelvan. Una vez se ha definido cules son los requisitos normativos a verificar, el auditor procede a hacer una revisin de la documentacin previa al desarrollo de la auditora in situ, estudiando y analizando informacin y datos relacionados con: objetivos, funciones, propsito, entorno, organizacin interna y recursos humanos; procesos y procedimientos; productos y servicios; infraestructura informtica, sistemas de informacin, informacin contable, presupuestal y financiera (donde se requiera); resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno; informes de auditora y de rendicin de la cuenta; evaluaciones anteriores, indicadores de gestin, mapas de riesgos, etc. El propsito de lo anterior es tener un mayor conocimiento de los procesos para auditar y verificar la pertinencia de la auditora. Finalmente, es necesario resaltar que la documentacin que se considere necesaria para preparar la auditora se debe solicitar al responsable del proceso mediante oficio, memorando, correo electrnico, etc. Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deben retenerse por lo menos hasta que finalice la auditora. La retencin de los documentos despus de finalizada la auditora se relaciona en la respectiva acta. Aquellos documentos que contengan informacin confidencial o de propiedad privada deben ser guardados con seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor. III) Prepare la lista de verificacin. Los miembros del equipo auditor deben revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditora. El uso de listas de verificacin y de formularios no debe restringir la extensin de las actividades de auditora, ya que el resultado de la informacin recopilada durante esta puede cambiar. Se debe preparar simultneamente con el auditor lder la lista de verificacin diligenciando el formato de Lista de Verificacin, donde se deben registrar las normas, numerales y los dems requisitos definidos en el formato Definicin Alcance de Auditora, adems del cmo se verificar su cumplimiento (preguntas, pruebas de cumplimiento, etc.).

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Tabla 7. Formato Lista de Verificacin.

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato. V) Elabore el plan de auditora. El lder del equipo auditor debe preparar un plan de auditora que proporcione la base para cumplir el objetivo acordado previamente respecto a la realizacin de esta. Dicho plan debe facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinacin de las actividades de la auditora. El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditora debe reflejar el alcance y la complejidad de esta. Los detalles pueden, por ejemplo, diferir entre las auditoras iniciales y posteriores, as como tambin entre auditoras internas y externas. El plan de auditora debe ser lo suficientemente flexible para que sean posibles cambios tales como algunas modificaciones en el alcance de la auditora, que pueden llegar a ser necesarias a medida que se van desarrollando las actividades de auditora in situ. El plan de auditora debe ser revisado y aceptado por el cliente y/o auditado, y presentado antes de que comiencen las actividades de la auditora in situ. Las objeciones del auditado deben ser resueltas entre el lder del equipo auditor y el auditado. Asimismo, cualquier revisin al plan de auditora debe ser acordada entre las partes interesadas antes de continuar la auditora. Ahora bien, el plan de auditora debe incluir:

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Los criterios de la auditora. El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin, de las unidades funcionales y de los procesos que van a auditarse. Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora in situ.

La hora y la duracin estimada de las actividades de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con cada uno de los auditados y las del equipo auditor. Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompaantes. La asignacin de recursos necesarios a las reas crticas de la auditora.

Adems, cuando sea apropiado, el plan de auditora debe incluir: La identificacin del representante del auditado en la auditora y/o responsable del proceso a auditar. Los temas del informe de auditora. Los preparativos logsticos como desplazamientos. Asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier accin de seguimiento de la auditora.

Una vez definidos el alcance y la lista de verificacin, se debe diligenciar el siguiente formato de Plan de Evaluacin Independiente- Auditora Interna. Tabla 8. Formato Plan de Evaluacin Independiente - Auditora Interna.
PLAN DE EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE- AUDITORA INTERNA (1)________ _______________________________ TIPO DE EVALUACIN: PROCESO / PROCEDIMIENTO: OBJETIVO: ALCANCE:
CALIDAD (2) GESTIN Y RESULTADOS (2) INTERNA CONTABLE (2)

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CRITERIOS: FECHA DE LA REUNIN DE APERTURA: AUDITOR LDER Y/O JEFE DE CONTROL INTERNO: FECHA HORA ACTIVIDAD / PROCESO/ PROCEDIMIENTO / REQUISITO POR AUDITAR Y/O EVALUAR FECHA DE EJECUCIN DE LA AUDITORA: EQUIPO AUDITOR: FECHA DE LA REUNIN DE APERTURA:

AUDITADO

AUDITORES

REQUERIMIENTOS LOGSTICOS: AUDITOR FIRMA AUDITOR LDER Y/O JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO: AUDITADO FIRMA DEL RESPONSABLE DEL PROCESO:

FECHA (3):

FECHA (4):

(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Evaluaciones Independientes y el origen de la AUDITORA y/o evaluacin (Programa Anual de Evaluacin Independiente o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno) (2) Marque con una equis X el tipo de Evaluacin Independiente (3) Fecha en la cual el Auditor y /o evaluador firma el Plan de Evaluacin Independiente (4) Fecha en la cual el responsable del Proceso a auditar y/o evaluar recibe el Plan de de Evaluacin Independiente.

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato.

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V) El auditor lder debe comunicar el Plan de Auditora. Para ello es necesario: Remitir el plan de auditora al responsable del proceso para auditar por lo menos con ocho (8) das hbiles de antelacin a la fecha de la reunin de apertura de la auditora. Despus de recibido el plan de auditora, en los siguientes cinco das hbiles el auditado manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina de Control Interno. En el caso en que la auditora no se pueda realizar en las fechas propuestas, el auditado se comunicar con el auditor lder con el fin de acordar los posibles cambios. 3.1.3 Desarrollo de la auditora Se debe realizar una reunin de apertura con los responsables de los procesos a auditar con el propsito de: Confirmar el plan de auditora. Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora. Confirmar los canales de comunicacin. Proporcionar al auditado la oportunidad de hacer preguntas.

En algunos casos, como en las auditoras internas por ejemplo, de acuerdo con la complejidad de la auditora la reunin de apertura simplemente puede consistir en comunicar que se est realizando una auditora y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunin debe ser formal y mantener registros de los asistentes. El auditor lder coordinar la reunin de apertura con el fin de presentar a los integrantes del equipo auditor y adems para: Presentar el plan de auditora. Presentar un breve resumen de cmo se harn las actividades. Confirmar los canales de comunicacin. Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.

Lo anterior quedar registrado en el acta respectiva. I) Ejecucin de la auditora. Es necesario tener en cuenta que debe recopilarse y verificarse, mediante un muestreo apropiado, la informacin pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la auditora, incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones

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entre funciones, actividades y procesos. Solo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora, la cual debe ser registrada. El siguiente esquema presenta una visin general del proceso desde la recopilacin de la informacin hasta las conclusiones de la auditora.

Para ejecutar la auditora, los auditores procedern as: a) De acuerdo con la lista de verificacin, har las preguntas o pruebas de cumplimiento para obtener informacin a travs de: Entrevistas con servidores pblicos, contratistas y otras personas1.

1 Las entrevistas son uno de los medios ms importantes para recopilar informacin, de manera que es importante considerar que estas: i. Deben ser realizadas a personas de niveles y funciones adecuadas, que desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora. ii. Deben ser realizadas durante el horario habitual de trabajo y, cuando sea prctico, en el lugar de trabajo del entrevistado(a). iii. Deben ser explicadas a las personas en cuanto al porqu se hacen. Tambin se les debe dar cuenta de cualquier nota que se tome. iv. Pueden iniciarse pidiendo a la persona que describa su trabajo. v. Deben evitar preguntas que induzcan la respuesta. vi. Conducen a resultados, los cuales deben ser resumidos y revisados con la persona entrevistada. vii. Deben finalizar con un agradecimiento a las personas entrevistadas por su participacin y cooperacin.

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Observacin de las actividades, de las condiciones y medios de trabajo circundantes. Documentos tales como la poltica, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros Registros de inspeccin, supervisin, interventora, actas de reuniones, comits, reportes de auditoras, registros de programas y seguimientos, informes de gestin y resultados, etc. Resmenes de datos e indicadores de desempeo. Registros de las bases de datos y los procedimientos. Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la ciudadana y dems informacin externa pertinente, como la de los proveedores. Bases de datos computarizadas y sitios de red. b) Registrar los hallazgos de la auditora siguiendo las instrucciones del formato Notas de Auditor. Tabla 9. Formato Notas de Auditor.
NOTAS DE AUDITOR VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): ______ ________________________________ Proceso / Procedimiento: _______________________________________________________________ ________________________________ No. (2) NOTAS
FORT. (3) OM. (4) OBS. (5) N C (6) PM (7) REQUISITO QUE INCUMPLE (8)

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NOTAS DE AUDITOR VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): ______ ________________________________ Proceso / Procedimiento: _______________________________________________________________ ________________________________ No. (2) NOTAS
FORT. (3) OM. (4) OBS. (5) N C (6) PM (7) REQUISITO QUE INCUMPLE (8)

RECOLECCIN DE EVIDENCIAS E INFORMACIN (9) FECHA DE LA PRUEBA: _____________ FIRMA DEL AUDITOR: ________________________________________________ _____

(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y el origen de la Auditora y/o evaluacin (Programa Anual de Evaluacin Independiente - Auditora o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno) (2) Relacione el nmero de verificacin de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de verificacin. (3) Marque con equis (X) si evidenci una Fortaleza de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de verificacin. (4) Marque con equis (X) si evidenci una Oportunidad de Mejora de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de verificacin. (5) Marque con equis (X) si evidenci una Observacin de acuerdo al resultado de la prueba de cumplimiento del formato de Lista de verificacin. (6) Marque con equis (X) si evidenci una No Conformidad, relacionada con la pregunta formulada. (Aplica para Auditoras de Calidad) (7) Marque con equis (X) si evidenci un hallazgo para plan de mejoramiento (No aplica para Auditoras de Calidad) (8) Si marco con equis (x) en No Conformidad (6), registre el requisito que se incumple. (9) Anexe la lista de asistentes con sus respectivas firmas.

c) El auditor lder llevar a cabo reuniones de seguimiento al plan de auditora, para lo cual convocar al equipo auditor. II) Anlisis de hallazgos de la auditora. La evidencia de auditora debe ser evaluada respecto a los criterios de auditora para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios. Asimismo, cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar una oportunidad de mejora. El equipo auditor debe reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditora en etapas adecuadas durante su desarrollo. Adems, la conformidad con los criterios de la auditora debe ser resumida para indicar las ubicaciones, las funciones o los procesos que fueron auditados. Si estuviera incluido en el plan de auditora, se deben registrar los hallazgos individuales de conformidad y sus evidencias de apoyo. Ahora bien, mientras las no conformidades y las evidencias de auditora que las apoyan deben registrarse, las no conformidades pueden ser clasificadas. Estas deben ser revisadas con el auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y de que las no conformidades han sido comprendidas. Tambin se debe hacer todo esfuerzo posible para resolver cualquier opinin divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditora, y es necesario registrar los puntos en los que no haya acuerdo. Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como:

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El grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestin (MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009). La efectiva implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestin.

La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad, adecuacin, eficacia, eficiencia, efectividad y mejora del sistema integrado de gestin. Si los objetivos de la auditora as lo especifican, sus conclusiones pueden llevar a recomendaciones de auditoras futuras. Respecto al equipo auditor, antes de la reunin de cierre de auditora debe encontrarse para: Analizar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recolectada. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora y/o identificar una oportunidad de mejora. Acordar las conclusiones de la auditora. Formular las recomendaciones pertinentes.

Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato denominado Solicitud de Accin Correctiva. Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora, caso en el cual se puede pedir un plan de mejoramiento. Tabla 10. Formato Solicitud de Accin Correctiva- Auditora Interna.
SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA - AUDITORA INTERNA PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE (1): ________________________________________ _________________________________ Proceso / Procedimiento (2): ____________________________________________________________ _________________________________ AUDITOR: ____________________ _______________ AUDITADO (3): ________________ FECHA (4): _____________ _________________

ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR NO CONFORMIDAD N REQUISITO QUE INCUMPLE

DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD

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FIRMA DEL AUDITADO FIRMA DEL AUDITOR LDER
(1) Escriba el ao de la vigencia del programa de evaluacin Independiente y el origen de la auditora (Programa Anual de auditora o por solicitud al Jefe de Control Interno) (2) Registre el proceso o procedimiento auditado. (3) Registre el nombre del responsable de proceso. (4) Registre la fecha de presentacin de la no conformidad (Reunin de Cierre)

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato.

III) Elaboracin del informe de auditora. El lder del equipo auditor deber ser responsable de la preparacin y del contenido del informe de la auditora, el cual ha de proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro, y deber incluir o hacer referencia a lo siguiente: Los objetivos de la auditora.

El alcance de la auditora, particularmente la identificacin de las unidades de la organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto. La identificacin del cliente de la auditora. La identificacin del lder y los miembros del equipo auditor. Las fechas y los lugares en los que se realizaron las actividades de la auditora in situ. Los criterios de la auditora. Los hallazgos de la auditora. Las conclusiones de la auditora.

Adems, el informe de auditora tambin puede incluir o hacer referencia a lo siguiente, segn sea apropiado: El plan de auditora. Una lista de los representantes del auditado.

Un resumen del proceso de auditora, incluyendo la incertidumbre y/o los obstculos encontrados que puedan disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora.

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Las reas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditora. Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. Las recomendaciones para mejorar, si se especific en los objetivos de la auditora. Los planes de accin del seguimiento acordados, si los hubiese. Una declaracin sobre la naturaleza de confidencialidad de los contenidos. La lista de distribucin del informe final.

Con base en la informacin registrada en el formato Notas de Auditor se realiza el informe definitivo correspondiente y se plasma en el formato Informe de Auditora. Tabla 11. Evaluacin Independiente - Auditora Interna.

INFORME DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA

FECHA: ________ SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE GESTIN Y RESULTADOS INTERNA CONTABLE

TIPO:

CALIDAD

INFORME (1) RESPONSABLE DEL PROCESO

EQUIPO AUDITOR

OBJETIVO (2)

ALCANCE PERSONAL ENTREVISTADO (3)

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FECHA DE EJECUCIN DOCUMENTACIN ANALIZADA (CRITERIOS) FORTALEZAS :

OPORTUNIDADES DE MEJORA:

PLAN DE MEJORAMIENTO Nmero del hallazgo Temtica

OBSERVACIONES:

CONCLUSIN GENERAL:

Firma Jefe Oficina de Control Interno: ________

(1) Describa el informe a presentar. (2) Describa el objetivo de la Auditora y/o evaluacin (3) Relacione las personas entrevistadas .Cargos y nombres

____________________________________ __________________________

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato.

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IV) Reunin de Cierre. Presidida por el lder del equipo auditor, en ella se presentan los hallazgos y las conclusiones de la auditora, de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y se acuerda, si es necesario, un intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los participantes de la reunin de cierre debe incluirse al auditado y podra tambin estar el cliente de la auditora y otras partes. Si es necesario, el lder del equipo auditor debera prevenir al auditado de las situaciones encontradas durante la auditora que pudieran disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora. Finalmente, en muchos casos la reunin debera ser formal y las actas, incluyendo los registros de asistencia, tendran que ser conservadas. Ahora bien, cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora y/o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben ser discutidas, y si es posible, resolverse. Si esto no sucede, las dos opiniones deben quedar registradas. Adems, si est especificado en los objetivos de la auditora, se deberan presentar recomendaciones para mejorar. Sin embargo, se debera enfatizar en que las recomendaciones no son obligatorias. El equipo auditor llevar a cabo la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron la auditora y el responsable del proceso auditado. En dicho encuentro se ratifican los siguientes aspectos: Objeto de la auditora. Presentacin del informe de auditora. Conclusiones.

Presentacin de las solicitudes de accin correctiva y planes de mejoramiento (si los hay), los cuales deben ser firmados por el auditado en seal de aceptacin. Para concluir, como constancia de la reunin de cierre y los compromisos adquiridos, se diligenciar el acta correspondiente V) Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora. Debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si esto no es posible, se debera comunicar al cliente y/o auditado las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisin. El informe de la auditora debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditora. El informe de auditora aprobado debe distribuirse entonces a los receptores designados por el cliente de la auditora.

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El informe de auditora es propiedad del cliente de la auditora. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe. La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe aprobado se haya distribuido. Los documentos que pertenecen a la auditora deben conservarse o distribuirse de comn acuerdo entre las partes participantes y siguiendo los procedimientos del programa de auditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables. Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditora no deben revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informacin obtenida durante el proceso, ni el informe a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora, adems de la del auditado cuando sea apropiado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditora, el cliente y el auditado deberan ser informados tan pronto sea posible. VI) Realizar seguimiento. Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas de planes de mejoramiento, o de mejora, segn sea aplicable. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditora. El auditado debe mantener informado al cliente de la auditora sobre el estado de estas acciones. Debe verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia, eficiencia y efectividad. Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior. Nota: El programa de auditora puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor, que aportan valor al utilizar su pericia. En estos casos, se debe tener cuidado para mantenerla independencia en las actividades de auditora posteriores. Trmino para presentacin de las acciones correctivas. Una vez realizada la reunin de a) cierre donde se entregan las solicitudes de accin correctiva, el auditado cuenta con cinco (5) das hbiles para remitir las acciones correctivas en el formato Accin correctiva y/o Plan de mejoramiento a la Oficina de Control Interno.

80
Tabla 12. Formato Accin Correctiva - Auditora de Calidad.

ACCIN CORRECTIVA DE AUDITORA CALIDAD PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE (1): ____________________________________________________ ___________________ Proceso / Procedimiento (2): ________________________________________________________________________ ___________________

NO CONFORMIDAD N DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD

REQUISITO QUE INCUMPLE

CAUSAS IDENTIFICADAS (3) A D G (3) (3) (3) B E H (3) (3) (3) C F I (3) (3) (3)

FECHA PROPUESTA DE CULMINACIN (5): ______________

(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y el origen de la Auditora (Programa Anual de Auditora o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno). (2) Registre el proceso o procedimiento auditado. (3) Describa las causas de la no conformidad. (4) Describa las acciones correctivas propuestas y marque con (X) en la casilla o casillas la causa o causas que elimina. (5) Registre la fecha en la que se culminan la totalidad de las acciones correctivas propuestas

FIRMA DEL AUDITADO: ____________________ ___________________

81
b) Realice el seguimiento a la accin correctiva. El auditor lder y el equipo auditor realizarn el anlisis de las acciones correctivas en el formato Seguimiento solicitud de accin correctiva auditora de calidad. Vencido el trmino de presentacin, el auditor verificar si el auditado dio respuesta a las solicitudes de acciones correctivas y proceder as: Una vez han sido recibidas las solicitudes por la Oficina de Control Interno se procede as:

Anlisis
El auditor revisa si hay correlacin entre las causas establecidas y la no conformidad, adems si efectivamente la accin correctiva propuesta elimina las causas que la generaron. Esta informacin debe registrarla en el formato Seguimiento solicitud de accin correctiva de la siguiente manera: Si no identifica la correlacin, se marca (X) en la casilla respectiva del formato de - Seguimiento solicitud de accin correctiva y se le informa al auditado para que en un trmino definido replantee las causas que generaron la no conformidad, se establezcan acciones correctivas que las eliminen y se remitan nuevamente a la Oficina de Control Interno. Si identifica correlacin, informa al jefe de la Oficina de Control Interno, quien designar - el auditor que realizar la visita de seguimiento.

Establecer si las acciones correctivas fueron efectivas

Realice una visita de seguimiento y registre los resultados en el formato Seguimiento solicitud de accin correctiva de la siguiente manera: - El seguimiento se programar teniendo en cuenta la fecha propuesta de culminacin de las acciones correctivas. - Se informar al auditado el da y la hora de la visita con tres (3) das de antelacin a la fecha programada para el seguimiento por memorando y correo electrnico con acuse de recibo. El auditor designado evidenciar y registrar en el formato de Seguimiento de solicitud - de accin correctiva la implementacin de las acciones correctivas propuestas y si las causas que originaron la no conformidad fueron eliminadas. Si las acciones correctivas no se han desarrollado, se registra en el formato de Seguimiento de solicitud de accin correctiva y se solicitar un nuevo compromiso al auditado para su cumplimiento. - Comunicar al jefe de la Oficina de Control Interno el cumplimiento de las acciones implementadas y solicitar la firma de aprobacin.

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Tabla 13. Formato Seguimiento de Accin Correctiva - Auditora de Calidad.

SEGUIMIENTO SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA - AUDITORA DE CALIDAD VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): _______________ ______________________ Proceso / Procedimiento (2): ____________________________________________________________________ _______________________ AUDITOR QUE REALIZA EL ANLISIS AUDITADO FECHA DE RECIBO (3) REVISIN DE LA ACCIN CORRECTIVA Revisin 1 No Conformidad Nmero DESCRIBA LA NO CONFORMIDAD PRESENTADA 1 2 3 4 5 6 7 8 (7) (5) Correlacin de las Acciones Correctivas A B Revisin 2 (6) FECHA LIMITE DE ANLISIS

(4)

Correlacin de Causas (8)

83

OBSERVACIONES

FECHA PROPUESTA DE CULMINACIN (5): ______________

FIRMA DEL AUDITADO: _______________ ________________________

(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Auditora y el origen de la Auditora (Programa Anual de Auditora o por solicitud al Jefe de la Oficina de Control Interno). (2) Describa el proceso procedimiento etc. (3) Registre la fecha de recibo de la solicitud de accin correctiva. (4) Corresponde a 3 das hbiles a partir de la fecha de recibo. (5) Registre la Fecha de la primera revisin. (6) Registre la fecha de la segunda revisin. (Si se solicito ajuste) (7) Registre el nmero de la no conformidad a analizar. (8) Registre (si) (no) en las casillas, segn anlisis de correlacin de las acciones correctivas y las causas. (9) Se informar al auditado con tres (3) das de antelacin a la fecha programada para el seguimiento. (10) Registre el nmero de radicacin del memorando de aviso de la visita al auditado. (11) En caso de no cumplirse la accin correctiva propuesta, establezca la fecha de la nueva visita de seguimiento.

Nota: Al final de esta unidad encontrar un ejemplo para el uso del anterior formato.

84
En el evento de solicitud de un plan de mejoramiento, el responsable del proceso evaluado presentar a la Oficina de Control Interno el plan de mejoramiento dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la solicitud. Para la formulacin de las acciones correctivas y/o preventivas, el responsable del proceso debe identificar las causas de los hallazgos aplicando metodologas como lluvia de ideas, anlisis de causa-efecto, anlisis de Pareto, entre otros. Vencido el trmino de presentacin, el equipo auditor verificar si el auditado present el plan de mejoramiento y proceder as: Si el plan de mejoramiento fue presentado a la Oficina de Control Interno, entonces se procede as: el equipo evaluador, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al recibo, verificar si hay correlacin entre las causas establecidas y los hallazgos, y si efectivamente la correccin, accin correctiva y/o preventiva propuesta elimina las causas que lo generaron. Para ello proceder de la siguiente manera: a) Si no identifica la correlacin, se le informar al evaluado para que en un trmino se replanteen las causas que generaron el hallazgo, se establezcan acciones que las eliminen y se remitan nuevamente a la Oficina de Control Interno. b) Si identifica la correlacin, informa al jefe de la Oficina de Control Interno, quien aprobar el plan y comunicar al evaluado. c) El jefe de la Oficina de Control Interno designar el evaluador que desarrollar el seguimiento de acuerdo con las fechas previstas por el responsable del proceso evaluado para ejecutar las acciones. Una vez aprobado el plan de mejoramiento se procede as: a) El seguimiento se programar teniendo en cuenta la fecha propuesta de culminacin del plan de mejoramiento. b) Se informar al evaluado el da y la hora del seguimiento con no menos de tres (3) das de antelacin a la fecha programada por memorando y correo electrnico. c) El evaluador designado evidenciar y registrar en el formato Plan de mejoramiento el cumplimiento de las acciones correctivas y/o preventivas propuestas. d) Comunicar al jefe de la Oficina de Control Interno el cumplimiento de las acciones implementadas. En caso de incumplimiento, se registra en el formato Plan de mejoramiento y se solicitar un nuevo compromiso al evaluado para su ejecucin. El resultado final del seguimiento quedar consignado en el formato del acta.

85
VII) Informe final de cierre de la no conformidad y/o plan de mejoramiento. El equipo auditor realizar el informe de seguimiento a las no conformidades y al plan de mejoramiento definiendo el estado de las acciones y su cierre, es decir, debe evidenciar que las acciones ejecutadas eliminaron las causas. El jefe de la Oficina de Control Interno remitir al representante legal, al representante de la Alta Direccin y a quien considere pertinente un informe del resultado de la ejecucin del(os) programa(s) que incluya debilidades, fortalezas y recomendaciones. VIII) Evaluacin de la auditora. Con el objeto de mejorar continuamente el proceso de auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin y de conocer la percepcin de las personas auditadas, la Oficina de Control Interno debe realizar una evaluacin del cumplimiento del procesos de auditora con el propsito de conocer las opiniones de los clientes y auditados respecto a la efectividad del proceso. Para llevar a cabo esta evaluacin se recomienda planificar el proceso evaluador aplicando, por ejemplo, la siguiente encuesta: Tabla 14. Modelo de Encuesta Evaluacin Auditora Interna.
EVALUACIN AUDITORA INTERNA FECHA: ___________ NOMBRE DE QUIEN RESPONDE:_____________________________

NOMBRE DE LOS AUDITORES A EVALUAR:

A continuacin encontrar una serie de preguntas, las cuales debe responder marcando con una equis (X), tomando como referencia la siguiente escala: D = Deficiente, R = Regular, B = Bueno y E = Excelente ASPECTOS A EVALUAR EN LA AUDITORA Oportunidad en la notificacin del plan de auditora (Agenda de reuniones). Claridad en la notificacin del plan de auditora. Coherencia entre la metodologa utilizada y el alcance planteado. Enfoque y orientacin de la auditora. Horario de la Auditora. Cmo calificara la auditora en general. CALIFICACIN D R B E

86
ASPECTOS A EVALUAR EN EL AUDITOR Cumplimiento del horario de las reuniones de auditora. Claridad de las preguntas realizadas durante la entrevista. Orden y coherencia de las preguntas de la auditora. Capacidad de anlisis y observacin de los procesos auditados. Eficiencia en el uso de tiempo de auditora. Ecuanimidad y respeto en el trato con los entrevistados. OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _______________________________ CALIFICACIN D R B E

El proceso de auditora contempla desde la programacin, planificacin, ejecucin y documentacin, hasta el seguimiento a las acciones correctivas, preventivas, planes de mejoramiento y recomendaciones que resulten de las auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin, lo cual contribuye al mejoramiento continuo.

A continuacin se presenta un ejemplo con el objetivo de que los lectores apliquen los instrumentos sealados en este captulo.

Ee

El ejercicio facilitar a quienes deseen hacer auditoras internas de Sistemas Integrados de Gestin la aplicacin de instrumentos que ayuden a comprender de manera ptima el procedimiento. Le guiar a travs de las diferentes etapas y le brindar informacin sobre cmo hacer el proceso ms fcil desde la planeacin hasta el seguimiento de los resultados en pro del mejoramiento de la gestin de las entidades.

87
3.2 EJERCICIO DE AUDITORA APLICADO
A continuacin se presenta un ejemplo prctico para llevar a cabo una auditora interna del Sistema Integrado de Gestin. Con este fin ha sido tomada una entidad distrital en donde se aplican todas las etapas del proceso. La informacin que se tuvo en cuenta para el desarrollo de cada una de las fases fue: elementos de planificacin estratgica, Manual de calidad, mapa de procesos (secuencia e interaccin), caracterizaciones, procedimientos, planes de gestin, sistemas de comunicacin e informacin, normatividad relacionada con los procesos objeto de auditora, ciclos de mejora, entre otros criterios de auditora. 3.2.1 Programa de auditora Tabla 15. Programa de Evaluacin Independiente - Auditora Interna (1) 2009.

PROGRAMA DE EVALUACION INDEPENDIENTE - AUDITORA INTERNA(1) 2009 ORIGEN (2): PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA PROCESO / PROCEDIMIENTO / DEPENDENCIA FECHA (5)

AUDITADO

AUDITORES

OBJETIVO(3)

ALCANCE (4)

Nombre Auditor 1 Nombre Auditado 1 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

Control Disciplinario

1. Gestin y resultado de los productos de los procedimientos verbal y ordinario. 2. Efectividad del proceso de mejoramiento continuo. Seguimiento 3. Interrelacin a las no del proceso conformidades disciplinario de la ltima con los dems auditora y procesos, verificar la Talento Humano, sostenibilidad Compras y del Sistema Pagos, Direccin de Gestin de Jurdica. Calidad. 4. Control de registros y documentos. 5. Seguimiento a las observaciones de la auditora interna y de la auditora de certificacin.

11-052009 al 09-062009

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PROCESO / PROCEDIMIENTO / DEPENDENCIA AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4) FECHA (5)

Nombre Auditor 1 Sistema de Quejas y Soluciones Nombre Auditado 2 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

1. Gestin del resultado del proceso de quejas y soluciones especficos para la Secretara General. 2. Efectividad del proceso de mejoramiento continuo. Seguimiento Interrelacin a las no con los dems conformidades procesos, de la ltima Talento Humano, auditora y Compras y verificacin Pagos. de la 3. Control de sostenibilidad Documentos y del Sistema Registros. de Gestin de 4. Interrelacin Calidad. del proceso SDQS con los dems procesos de apoyo y misional. 5. Seguimiento a las observaciones de la auditora interna y de la auditora de certificacin. 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, metas y normas reglamentarias. 3. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento.

11-052009 al 09-062009

Nombre Auditor 1 Nmina, Nombre Administracin de Auditado 3 Carrera Administrativa Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

01-072009 al 31-072009

89

PROCESO / PROCEDIMIENTO / DEPENDENCIA

AUDITADO

AUDITORES

OBJETIVO(3)

ALCANCE (4) 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, metas y normas reglamentarias. 3. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento. 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, metas y normas reglamentarias. 3. Razonabilidad de las cifras de los estados financieros. 4. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento.

FECHA (5)

Nombre Auditor 1 Nombre Auditado 4 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4 Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

Gestin Documental

01-072009 al 31-072009

Nombre Auditor 1 Proceso Contable y Presupuestal Nombre Auditado 5 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4 Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin

10-082009 al 31-082009

90
PROCESO / PROCEDIMIENTO / DEPENDENCIA AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4) 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, metas y normas reglamentarias. 3. Cumplimiento de los procedimientos de contratacin y de los pagos de los contratos frente a tiempos plan. 4. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento. 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, Metas y normas reglamentarias. 3. Cumplimiento de los procedimientos de administracin de bienes de consumo y devolutivos. 4. Efectividad del trmite de viticos y gastos de viaje, manejo de caja menor. 4. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento. FECHA (5)

Nombre Auditor 1 Nombre Auditado 6 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4 Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

Proceso Contractual

10-082009 al 31-082009

Nombre Auditor 1 Control de Inventarios y Mantenimiento y Administracin de Trmites y Recursos Nombre Auditado 7 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin

07-092009 al 30-092009

91
PROCESO / PROCEDIMIENTO / DEPENDENCIA AUDITADO AUDITORES OBJETIVO(3) ALCANCE (4) 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, metas y normas reglamentarias. 3. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento. 1. Requisitos de la NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005. 2. Cumplimiento de objetivos, metas y normas reglamentarias. 3. Cumplimiento de requisitos y efectividad en la aplicacin de los procedimientos de mejoramiento. FECHA (5)

Nombre Auditor 1 Administracin de polticas en TIC en la entidades distritales Nombre Auditado 8 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

17-112008 al 11-122009

Nombre Auditor 1 Comunicacin organizacional Nombre Auditado 9 Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

Auditora de efectividad del Sistema Integrado de Gestin.

17-112008 al 11-122009

Firma Jefe Oficina de Control Interno:

Fecha de Aprobacin:

No. del Acta Aprobacin:

(1) Registre el ao de vigencia del programa de evaluaciones independientes. (2) Registre el origen de las auditoras y/o evaluaciones (Programa Anual de Evaluaciones Independientes o por solicitud al jefe de la Oficina de Control Interno). (3) Describa brevemente el propsito de las auditoras y/o evaluaciones. (4) Indique extensin y lmites de las auditoras y/o evaluaciones. (5) Registre la fecha de inicio y final.

____________

______

92
3.2.2 Plan de auditora Definicin del alcance:

Tabla 16. Definicin del Alcance.

DEFINICIN DEL ALCANCE VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): PROGRAMA ANUAL DE AUDITORA Objeto de auditora y/o evaluaciones (2): Seguimiento a las no conformidades de la ltima auditora y verificar la sostenibilidad del Sistema de Gestin de la Calidad. Auditor y/o evaluador: Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 - Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4.
NUMERAL

Fecha (3): 07-05-2008

NOMBRE DEL NUMERAL QUE SE EXCLUYE

EXCLUSIONES (4):

7.3 7.5.2
ESTRATGICOS PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y EJECUCIN A LA GESTIN DISEO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Diseo y desarrollo Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio.

MISIONALES COORDINACIN DE LA GESTIN JURDICA EN EL DISTRITO CAPITAL SISTEMA DE QUEJAS Y SOLUCIONES - SDQS ADMINISTRACIN DE CARRERA ADMINISTRATIVA, CAPACITACIN, NOMINA Y BIENESTAR APOYO SEGURIDAD Y VIGILANCIA, CONTROL DE INVENTARIOS , MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRACIN Y TRAMITES DE RECURSOS CONTROL

APROPIACIN DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES

CONTRATACIN Y PRESUPUESTO

CONTROL DISCIPLINARIO

GESTIN DOCUMENTAL

TIPO DE PROCESOS A AUDITAR (5):

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD (6)

4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestin Documental 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de los Registros

X X X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X X

AUDITORAS

93
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN (6)
5.1 Compromiso de la Direccin 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de Calidad 5.4.2 Planificacin del Sistema 5.5 Responsabilidad, Auditora y Comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.5.2 Representante de la Direccin 5.5.3 Comunicacin Interna 5.6 Revisin por la Direccin 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Informacin para la Revisin 5.6.3 Resultados de la Revisin

a, d, e X

a, d, e X e e e e e e

X X X X

X X 6. GESTIN DE RECURSOS (6)

6.1 Provisin de Recursos 6.2 Talento Humano 6.2.1 Generalidades 6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formacin 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de Trabajo

X X X

X X X

X b

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO (6)

7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto o Prestacin del Servicio

94
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2.2 Revisin de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o Servicio 7.2.3 Comunicacin con el Cliente 7.4 Adquisicin de bienes y servicios 7.4.1 Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.2 Informacin para la Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.3 Verificacin de los Productos y/o Servicios Adquiridos 7.5 Medicin, Anlisis y Mejora 7.5.1 Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservacin del Producto y/o Servicio 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin

X X X

X X X

8 Produccin y prestacin del servicio (6)

8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medicin 8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditora Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto y/o Servicio 8.3 Control del Producto y/o Servicio No Conforme 8.4 Anlisis de Datos

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X

8.5 Mejora

8.5.2 Accin Correctiva

8.5.1 Mejora Continua

8.5.3 Accin Preventiva

1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano

TIPO DE PROCESOS A AUDITAR PARA EL MECI (5):

1.1.3. Estilo de Direccin

ESTRATGICOS

DISEO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

x
COORDINACIN DE LA GESTIN JURDICA EN EL DISTRITO CAPITAL

PROGRAMACIN, SEGUIMIENTO Y EJECUCIN A LA GESTIN

X X

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL

x
MISIONALES
SISTEMA DE QUEJAS Y SOLUCIONES SDQS CONTROL DISCIPLINARIO ADMINISTRACIN DE CARRERA ADMINISTRATIVA, CAPACITACIN, NOMINA Y BIENESTAR CONTRATACIN Y PRESUPUESTO

X X X X X X

X X X X

X X

Tabla 17. Tipos de Procesos a Auditar para el MECI.

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO

1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ELEMENTOS DE CONTROL

APOYO
SEGURIDAD Y VIGILANCIA, CONTROL DE INVENTARIOS , MANTENIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRACIN Y TRAMITES DE RECURSOS APROPIACIN DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES, GESTIN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y RECURSOS TECNOLGICOS GESTIN DOCUMENTAL AUDITORIAS

X X

X X

CONTROL

95

96
1.2.1. Planes y Programas 1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos 1.2.3. Estructura Organizacional x x x x x 1.3. COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO ELEMENTOS DE CONTROL 1.3.1. Contexto Estratgico 1.3.2. Identificacin del Riesgo 1.3.3. Anlisis del Riesgo 1.3.4. Valoracin del Riesgo 1.3.5. Polticas de Administracin del Riesgo x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTOS DE CONTROL 2.1.1. Polticas de Operacin 2.1.2. Procedimientos 2.1.3. Controles 2.1.4. Indicadores 2.1.5. Manual de Procedimientos x x x x x x x x x x 2.2. COMPONENTE INFORMACIN ELEMENTOS DE CONTROL 2.2.1. Informacin Primaria 2.2.2. Informacin Secundaria 2.2.3. Sistemas de Informacin x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

2.3. COMPONENTE COMUNICACIN ELEMENTOS DE CONTROL 2.3.1. Comunicacin Organizacional 2.3.2. Comunicacin Informativa 2.3.3. Medios de Comunicacin x x x x x x x x x

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

3.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACIN ELEMENTOS DE CONTROL 3.1.1. Autoevaluacin del Control 3.1.2. Autoevaluacin de Gestin x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

3.2 COMPONENTE DE EVALUACIN INDEPENDIENTE ELEMENTOS DE CONTROL

97
3.2.1. Evaluacin del Sistema de Control Interno 3.2.2. Auditora Interna 3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO ELEMENTOS DE CONTROL 3.3.1. Plan de Mejoramiento Institucional 3.3.2. Planes de Mejoramiento por Procesos 3.3.3. Planes de Mejoramiento Individual x x x x x x x x x x x x x

Firma del Auditor Lder: Auditor Lder

Fecha de Aprobacin: 27-05-2008

- Elaboracin de las listas de verificacin: Tabla 18. Lista de Verificacin

98

99

100
Elaboracin del plan de auditora: Tabla 19. Pan de Evaluacin Independiente - Auditora Interna.

PLAN DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA Vigencia del Programa de Evaluacin Independiente- Auditora Interna (1): 2009 SISTEMA DE CONTROL INTERNO (2) SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE (2) GESTIN Y RESULTADOS (2) INTERNA CONTABLE (2)

TIPO DE EVALUACIN:

CALIDAD (2)

PROCESO / Los procesos misionales Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) PROCEDIMIENTO: y los procesos de apoyo con los que se interrelacionan. OBJETIVO: Seguimiento a las no conformidades de la ltima auditora y verificar la sostenibilidad del Sistema de Gestin de la Calidad. Los procesos objeto de esta auditora y los dems que interactan. 1. Gestin y resultado de los productos de los procesos misionales Control Disciplinario y Sistema Distrital de Quejas y Soluciones. 2. Efectividad del proceso de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin. 3. Interrelacin del procesos Disciplinario y SDQS con los dems procesos de Apoyo y Coordinacin de la Gestin Jurdica del Distrito Capital. 4. Control de Registros y Documentos. 5. Seguimiento a las observaciones de la auditora interna y de la auditora de certificacin. Sedes a visitar: Sede 1 - Sede 2 - Sede 3 - Sede 4 - Sede 5 - Sede 6 - Sede 7 - Sede 8 - Sede 9 - Sede 10 - Sede 11

ALCANCE:

CRITERIOS:

La NTCGP 1000:2009 Control Disciplinario - Cdigo Atencin de Quejas y Soluciones - Cdigo Control de Producto No Conforme - Cdigo Acciones Correctivas y/o Preventivas- Cdigo Informes de auditora interna a los procesos Control Disciplinario y Atencin de Quejas y Reclamos. FECHA DE LA REUNIN DE APERTURA: 11-05-2009 al 02-06-2009 Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 - Nombre Auditor 3 Nombre Auditor 4

FECHA DE LA REUNIN DE APERTURA: Nombre Auditor Lder

EQUIPO AUDITOR:

AUDITOR LDER Y/O JEFE DE CONTROL INTERNO:

Auditores de Apoyo: Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 - Nombre Auditor de Apoyo 3 - Nombre Auditor de Apoyo 4

101

FECHA

HORA

ACTIVIDAD / PROCESO/ PROCEDIMIENTO / REQUISITO POR AUDITAR Y/O EVALUAR

AUDITADO

AUDITORES Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 1 Nombre Auditor de Apoyo 2 - Nombre Auditor de Apoyo 3 - Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4

11-052009

8:30 a.m. 9:30 a.m.

Reunin de Apertura

Todos auditados

11-052009 11-052009 11-052009

9:30 a.m. 1:00 p.m. 9:30 a.m. -1:00 p.m. 2:00 p.m. 5:30 p.m.

Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestin Seguridad y Vigilancia Control de Inventarios

Nombre de Auditado 1 Nombre de Auditado 2

Programacin, Seguimiento Nombre de y Ejecucin a la Gestin Auditado 1 Mantenimiento y Servicios Generales Administracin y Trmites de Recursos Gestin Documental

12-052009

2:00 p.m. 5:30 p.m.

Nombre de Auditado 2

12-052009

2:00 p.m. 5:30 p.m.

Nombre de Auditado 3

12-052009

2:00 p.m. 5:30 p.m. Apropiacin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones Gestin de Seguridad de la Informacin y Recursos Tecnolgicos Seguimiento del Equipo Auditor

Nombre de Auditado 4

13-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Nombre de Auditado 5

13-052009 14-052009

2:30 p.m. 5:30 p.m. 8:00 a.m. 1:00 p.m.

N.A.

Control Disciplinario

Nombre de Auditado 6

102
ACTIVIDAD / PROCESO/ PROCEDIMIENTO / REQUISITO POR AUDITAR Y/O EVALUAR Atencin de Quejas y Reclamos CD Procedimiento Ordinario Atencin de Quejas y Reclamos en todas las sedes GT y Servicios Seguimiento del Equipo Auditor

FECHA

HORA

AUDITADO

AUDITORES Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2

14-052009 14-052009 15-05209

2:00 p.m. 5:30 p.m. 2:00 p.m. 5:30 p.m. 8:00 a.m. -5:30 p.m.

Nombre de Auditado 7 Nombre de Auditado 8 Nombre de Auditado 9

18-052009

3:00 p.m. 5:30 pm

N. A.

19-052009 19-052009 19-052009 20-052009 20-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m. 8:00 a.m. 1:00 p.m. 8:00 a.m. 1:00 p.m. 8:00 a.m. 1:00 p.m. 8:00 a.m. 1:00 p.m.

Sede 1

Nombre de Auditado 10 Nombre de Auditado 11 Nombre de Auditado 12 Nombre de Auditado 13 Nombre de Auditado 14

Sede 2

Sede 3

Sede 4

Sede 5

20-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Sede 6

Nombre de Auditado 15

20-052005

3:00 p.m. 5:30 p.m.

Sede 7

N. A.

21-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Sede 8

Nombre de Auditado 16

103

FECHA

HORA

ACTIVIDAD / PROCESO/ PROCEDIMIENTO / REQUISITO POR AUDITAR Y/O EVALUAR Sede 9

AUDITADO

AUDITORES Nombre Auditor 3 - Nombre Auditor 4 - Nombre Auditor de Apoyo 3 Nombre Auditor de Apoyo 4 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2

21-052009 21-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m. 8:00 a.m. 1:00 p.m.

Nombre de Auditado 17 Nombre de Auditado 18

Sede 10

21-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Sede 11 Administracin de Carrera Administrativa Capacitacin Bienestar del Personal Contratacin

Nombre de Auditado 19

22-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Nombre de Auditado 20

22-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Nombre de Auditado 21

22-052009

8:00 a.m. 1:00 p.m.

Presupuesto

Nombre de Auditado 22

22-052009

2:00 p.m. 6:00 p.m.

Sede Principal

Nombre de Auditado 23

26, 27, 8:00 a.m. 28 - 055:30 p.m. 2009 29-052009 8 a.m. 12:00 m.

Anlisis de Hallazgos y Elaboracin de Informe

N. A.

Discusin del Informe con el Jefe de Control Interno

N. A.

01-062009

2:00 p.m. 5:00 p.m.

Presentacin Informe Preliminar

Nombre de Auditado 7

03-062009

3:00 p.m. 5:00 p.m.

Reunin de Cierre ( Saln VIP)

Todos los Auditados

104
AUDITOR Firma Auditor Lder y/o Jefe de Oficina de Control Interno: Auditor Lder Fecha (3): 19-03-2009 Fecha (4): 08-04-2009 AUDITADO Firma del Responsable del Proceso: Responsable de Proceso 1 Responsable de Proceso 2

(1) Registre el ao de la vigencia del programa de Evaluaciones Independientes y el origen de la auditora y/o evaluacin (Programa Anual de Evaluacin Independiente o por solicitud al jefe de la Oficina de Control Interno). (2) Marque con una equis X el tipo de evaluacin independiente. (3) Fecha en la cual el auditor y /o evaluador firma el Plan de Evaluacin Independiente. (4) Fecha en la cual el responsable del proceso a auditar y/o evaluar recibe el Plan de de Evaluacin Independiente.

3.2.3 Anlisis de hallazgos Con base en las evidencias encontradas, el grupo auditor deber identificar los hallazgos y clasificarlos como fortalezas, debilidades, no conformidades y observaciones. En el caso de las no conformidades se le comunicar al auditado la necesidad de que identifique las acciones correctivas que permitan eliminar las causas que las generaron. Solicitud de acciones correctivas: Tabla 20. Solicitud de Accin Correctiva - Auditora Interna.
SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA - AUDITORA INTERNA Programa de Evaluacin Independiente (1): 2009 Proceso / Procedimiento (2): Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) Auditor: Nombre Auditor Lder - Nombre Auditor 1 - Nombre Auditor 2 - Nombre Auditor de Apoyo 1 - Nombre Auditor de Apoyo 2 Fecha (4): Junio 9 de 2009

Auditado (3): Nombre Auditado 7

ESPACIOS DILIGENCIADOS POR EL AUDITOR No Conformidad N. 3 Requisito que incumple Numeral 4.2.3 Control de documentos

Descripcin de la No Conformidad

105
3.2.4 Elaboracin del informe de auditora

Al verificar el cumplimiento del requisito control de documentos en el proceso (Cdigo) se evidenci: a) El Manual del Usuario del Sistema (Cdigo) presentado en medio fsico y magntico (CD) al auditor difiere en su contenido con el publicado en la intranet (Cdigo) versin 1. Igualmente no se identifica si obedece a una copia controlada o no controlada. b) El Manual de Servicio (Cdigo) versin 2, presentado en medio fsico a los auditores y publicado en la intranet, difiere con el publicado en el sitio oficial de consulta de los documentos del SIG de la Secretara General (Cdigo) versin 1, asimismo, no se identifica si obedece a una copia controlada o no controlada, segn el procedimiento de control de documentos (Cdigo). c) Al verificar el documento Listado maestro de registros publicado en la intranet de la red se evidencia que este no corresponde al formato controlado (Cdigo) versin 4. Firma del Auditado Firma Auditado Firma del Auditor Lder Firma Auditor Lder

(1) Escriba el ao de la vigencia del Programa de Evaluacin Independiente y el origen de la auditora (Programa Anual de Auditora o por solicitud al jefe de Control Interno). (2) Registre el proceso o procedimiento auditado. (3) Registre el nombre del responsable de proceso. (4) Registre la fecha de presentacin de la no conformidad (reunin de cierre).

Tabla 21. Informe de Evaluacin Independiente - Auditora Interna.

INFORME DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA Sistema de Control Interno Sistema de Control Interno Contable

Fecha: __________

Tipo:

Calidad X

Gestin y Resultados

Interna Contable

Informe (1) Responsable del Proceso Equipo Auditor

Auditora interna a los proceso de Control Disciplinario y Atencin a Quejas y Reclamos Nombre del Responsable del Proceso Nombre del Auditor Lder, Nombre de Auditor 1, Nombre de Auditor 2, Nombre de Auditor 3, Nombre de Auditor 4

106
Objetivo (2) Seguimiento a las No Conformidades de la ltima auditora y verificar la sostenibilidad del Sistema de Gestin de la Calidad 1. Los procesos objeto de esta auditora y los dems que interactan 2. Gestin y resultado de los productos de los procesos misionales Control Disciplinario y Sistema Distrital de Quejas y Soluciones 3. Efectividad del proceso de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestin 4. Interrelacin de los procesos Disciplinario y SDQS con los dems procesos de Apoyo y Coordinacin de la Gestin Jurdica del Distrito Capital 5. Control de Registros y Documentos 6. Seguimiento a las observaciones de la auditora interna Las sedes que se van a visitar son: - Sede 1 - Sede 2 - Sede 3 - Sede 4 -Sede 5 - Sede 6 - Sede 7 - Sede 8 -Sede 9 - Sede 10 - Sede 11 Personal Entrevistado (3) Fecha de Ejecucin Nombre Auditado 1, Nombre Auditado 2, Nombre Auditado 3, Nombre Auditado 4, Nombre Auditado 5, Nombre Auditado 6, Nombre Auditado 7, Nombre Auditado 8, Nombre Auditado 9, Nombre Auditado 10, Nombre Auditado 11, Nombre Auditado 12, Nombre Auditado 13, Nombre Auditado 14, Nombre Auditado 15, Nombre Auditado 16, Nombre Auditado 17, Nombre Auditado 18, Nombre Auditado 19, Nombre Auditado 20, Nombre Auditado 21, Nombre Auditado 22, Nombre Auditado 23 11-05-2009 al 04-06-2009

Alcance

La NTCGP 1000:2009 Control Disciplinario (Cdigo) Control de Producto No Conforme (Cdigo) Acciones Correctivas y/o Preventivas (Cdigo) Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) Informes de Auditora Interna a los procesos Control Disciplinario y Atencin de Quejas y Reclamos

Fortalezas: 1. Se evidenci compromiso de la alta direccin con el aseguramiento de la disponibilidad de recursos para la sostenibilidad del SIG, durante las vigencias 2008 y 2009, mediante el Proyecto de Inversin 0001. 2. Para el desarrollo de los procesos de Control Disciplinario y Atencin de Quejas y Reclamos se cuenta con sistemas de informacin que ayudan a optimizar la prestacin del servicio, adems se evidencian continuas mejoras y mantenimientos preventivos y correctivos para que el usuario reciba un mejor servicio. 3. Para la induccin de los servidores y contratistas nuevos existe y se aplica la Gua de induccin al puesto de trabajo para servidores nuevos en puntos de atencin con estrategias como El plan padrino. 4. En el proceso de Control Disciplinario son importantes los Subcomits de Autocontrol, para el mejoramiento continuo, lo cual les permite una continua retroalimentacin de la gestin, revisin del cumplimiento de los requisitos del servicio, del cliente y de la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad. Debilidades: 1. Los servidores y contratistas entrevistados en los procesos certificados y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance presentan dificultades para identificar y relacionar el proceso y procedimiento correspondiente con las actividades y tareas asignadas. 2. Poca cultura en los servidores y contratistas de los procesos que interactan con los procesos certificados para aplicar los procedimientos de Mejora Continua, Productos No Conformes, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. 3. No se han consolidado y divulgado el plan estratgico ni el plan de accin de la entidad de acuerdo con los productos establecidos en el proceso de Direccionamiento, Programacin y Seguimiento a la Gestin. 4. No se tiene claridad sobre el trmino de documento externo, su aplicabilidad y registro en los procesos certificados y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance.

107
5. No se tiene claridad respecto a los procesos que interactan con los procesos certificados, cmo el cliente interno y externo pueden interponer una queja contra la prestacin de los servicios y productos.

NO CONFORMIDADES No Conformidad 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 15 1, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 14 Requisito que Incumple NTCGP 1000:2004. Numerales 4.2.3 Control de documentos NTCGP 1000:2004. 4.2.4 Control de registros Incumplimiento de los requisitos establecidos en los procedimientos: Control Disciplinario (Cdigo) Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) Control de Producto No Conforme (Cdigo) Acciones Correctivas y/o Preventivas (Cdigo) Control de documentos CD-PR-002 Control de registros CR-PR-003 Revisin Gerencial RG-FT-196 Versin 1: Actividad 1, Planear la revisin NTCGP 1000:2004. Numeral 7.2.3. Comunicacin con el cliente, literal a) y c), d). NTCGP 1000:2004. Numeral 6.3 Infraestructura, literal b) equipo para los procesos (tanto hardware como software), NTCGP 1000:2004. Numeral 5.5.3 Comunicacin Interna NTCGP 1000:2004. Numeral 4.1 literal b), c) y e) NTCGP 1000:2004. Numeral 7.5.3 Identificacin y trazabilidad NTCGP 1000:2004. Numeral 8.3 Control de producto y/o servicio no conforme NTCGP 1000:2004. Numeral 8.5.2 Accin Correctiva NTCGP 1000:2004. Numeral 8.5.3 Accin Preventiva

7, 8, 9, 12, 14, 15, 16 y 17

2 y 13 13 13 14 y 16 16 17 17 17

Observaciones: 1. Al verificar la secuencia e interaccin lgica de los procesos estratgicos, misionales, apoyo y control, se evidencia que estn documentados en el Mapa de Procesos, Manual de Calidad y Caracterizacin de los Procesos. Sin embargo, al indagar con los servidores del nivel directivo, profesional, operativo, asistencial y contratistas que se interrelacionan o forman parte de los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) se observ: a) Dificultad para comprender y describir la secuencia e interaccin lgica de sus procesos con los dems b) Desconocimiento de las fuentes donde se documenta la descripcin, secuencia e interaccin lgica de los procesos (Mapa de Procesos, Caracterizacin de los Procesos y Manual de Calidad) c) Desconocimiento del acceso a la documentacin a travs de la intranet de la entidad d) Desconocimiento del proceso o procedimiento documentado frente a las actividades y tareas que desarrollan habitualmente e) Desconocimiento para identificar y precisar cules son las entradas (proveedores e insumos), procesos y salidas (productos y clientes) en relacin con los procesos y procedimientos que ejecutan en el da a da f) Dificultad para identificar, precisar y diferenciar un proceso de un procedimiento. g) Dificultad para identificar qu productos se entregan y se reciben de un proceso a otro. h) Dificultad para identificar, comprender y aplicar los procedimientos bsicos de la norma NTCGP 1000:2009. (Elaboracin de Documentos, Control de Documentos, Control de Registros, Control de Producto No Conforme, Acciones Correctivas y Preventivas, Procedimiento de Auditoras)

108
2. Se observa que en los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance cuentan con el Listado Maestro de Documentos Externos (LMDE) y Listado Maestro de Control de Registros (LMCR). Sin embargo, al indagar con los servidores y contratistas entrevistados acerca de su uso y aplicacin se encuentra la necesidad de: o Reforzar los conceptos o Afianzar la importancia y manejo de estos o Identificar la utilidad de los documentos externos en la ejecucin de las actividades de los procedimientos o Identificar la utilidad del Listado Maestro de Control de Registros como evidencia en la ejecucin de las actividades de los procedimientos 3. Considerando el procedimiento Inventario y Clasificacin de Activos de Informacin y complementando la observacin realizada en la auditora interna a los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) se observa: a) En los formatos Listado Maestro de Control de Registro (LMCR), Tablas de Retencin Documental (TRD) e Inventario de Activos de Informacin (IAI) se solicita informacin similar, lo cual genera duplicidad e inconsistencias de los registros. Sobre este aspecto, la entidad viene adelantado acciones de mejora orientada a simplificar en un instrumento las funcionalidades del LMCR, el LMDE, las TRD, el IAI y los cuadros de clasificacin documental por procesos. b) Falta claridad en el diligenciamiento e instrucciones de los formatos LMCR, TRD y IAI: ubicacin, disposicin, tiempos de retencin y nombres de los registros. c) Se desconoce la aplicabilidad del LMCR, las TRD y el IAI. De lo anterior se observa la necesidad de trabajar en equipo para unificar los procedimientos, criterios e instrumentos para el control de los documentos y registros del SIG de acuerdo con las disposiciones legales aplicables (Ley 594 de 2000 y reglamentarios), adems de generar en los servidores y contratistas la cultura de uso y aplicacin. 4. La poltica de calidad ha sido divulgada a todos los servidores y contratistas de la entidad y publicada en el sitio oficial de consulta, sin embargo se observa la necesidad de: a) Fortalecer su identificacin, entendimiento y relacin con los procesos, procedimientos y actividades que ejecutan los servidores y contratistas b) Ajustar su coherencia con los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, sistema de control interno y los planes estratgicos establecidos 5. Al verificar la medicin de los objetivos estratgicos o de calidad se observa en el reporte Matriz Cuadro de Mando Integrado1.xls la estructura de los indicadores que miden la eficacia de los productos identificados para lograr el cumplimiento de cada uno de los objetivos estratgicos o de calidad, frente a las perspectivas de procesos misionales y de apoyo, financiera y aprendizaje. Sin embargo, es necesario que se realicen mediciones del avance de estos productos en trminos de eficacia, eficiencia y efectividad y que su consolidacin determine el nivel general del cumplimiento y efectividad de cada uno de los siete (7) objetivos estratgicos o de calidad. 6. Se observ que la entidad, a travs de la Subdireccin de Talento Humano, realiz actividades de induccin y reinduccin general a servidores y contratistas, sin embargo se debe reforzar la induccin tcnica en los procesos certificados y todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance, en el sitio de trabajo, debido a que algunos servidores y contratistas manifiestan desconocimiento de los procesos y procedimientos documentados del SIG y que no recibieron orientacin ni entrenamiento integral de las actividades propias del cargo, del manejo de los sistemas de informacin y las especificidades del SIG y su aplicacin, en cumplimiento de la gestin institucional. 7. En las caracterizaciones de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y control, se describe el ciclo PHVA para la prestacin del servicio y/o realizacin del producto. Sin embargo, al indagar en algunos servidores del nivel directivo, profesional, operativo, asistencial y contratistas que ejecutan los procesos, se encuentra la necesidad de precisar y documentar con mayor detalle el ciclo PHVA en concordancia con lo que se hace para lograr un mayor entendimiento del mejoramiento continuo en el desempeo del proceso.

109
3.2.5 Seguimiento a las acciones correctivas Este ser realizado por el equipo auditor designado por el jefe de Control Interno o quien haga sus veces.

Tabla 20. Seguimiento Solicitud de Accin Correctiva - Auditora de Calidad

Conclusin General: Conforme con lo evidenciado en la auditora a los procesos de Control Disciplinario (Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) y a todos los que se interrelacionan de acuerdo con el alcance se concluye: 1. El Sistema de Gestin de la Calidad se ha implementado en cuanto a su documentacin y divulgacin. 2. Se encuentra poca cultura para aplicar los requerimientos, procesos, procedimientos, guas, manuales y registros, establecidos y estandarizados, en el Sistema de Gestin de la Calidad, lo cual denota la necesidad de seguir trabajando en su optimizacin, articulacin y consolidacin. 3. Aunque existe disponibilidad de recursos asignados y estrategias que promueven la continuidad del Sistema de Gestin de la Calidad, es necesario para mantener su sostenibilidad fortalecer: La aplicacin de los procedimientos bsicos del sistema y la administracin de riesgos El conocimiento, comprensin, descripcin y aplicacin del ciclo PHVA en el SGC El principio de enfoque basado en procesos La medicin de los objetivos estratgicos o de calidad Dar tratamiento a las no conformidades establecidas identificando las causas que las generaron y las respectivas acciones correctivas que contribuyan a eliminarlas en pro del mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad En lo referente al seguimiento de las acciones correctivas propuestas a las no conformidades 1, 2, 3 y 4 presentadas en la auditora interna de 2008, se cerraron las N. 1, 2, y 4, en tanto que la N. 3 se mantiene abierta con la no conformidad N. 12 de esta auditora. Firma Jefe Oficina de Control Interno: Jefe Control Interno (1) Describa el informe a presentar. (2) Describa el objetivo de la auditora y/o evaluacin. (3) Relacione las personas entrevistadas .Cargos y nombres.

SEGUIMIENTO SOLICITUD DE ACCIN CORRECTIVA - AUDITORA DE CALIDAD VIGENCIA DEL PROGRAMA DE EVALUACIN INDEPENDIENTE AUDITORA INTERNA (1): 2009 Proceso / Procedimiento (2): Control Disciplinario(Cdigo), Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) Auditor que realiza el anlisis Nombre Auditor 1 Auditado Nombre de Auditado 7 Fecha de recibo Junio 23 de 2009 Fecha lmite de anlisis Junio 26 de 2009

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REVISIN DE LA ACCIN CORRECTIVA Revisin 1 (5) Revisin 2 (6)

A 1 2 3 4 S -

B S S -

C -

D S

E -

F -

G -

H -

I -

Al verificar el cumplimiento del requisito Control de Documentos en el proceso de Control Disciplinario (Cdigo) y Atencin de Quejas y Reclamos (Cdigo) se evidenci:

a) El Manual del Usuario del Sistema (Cdigo) presentado en medio fsico y magntico (CD) al auditor difiere en su contenido con el publicado en la intranet (Cdigo) versin 1. Igualmente no se identifica si obedece a una copia controlada o no controlada. b) El manual (Cdigo) versin 2, presentado en medio fsico a los auditores y publicado en la intranet difieren con el publicado en el sitio oficial de consulta de los documentos del SIG de la entidad (Cdigo) versin 1. Asimismo, no se identifica si obedece a una copia controlada o no controlada, segn el procedimiento de control de documentos (Cdigo). c) Al verificar el documento Listado maestro de registros publicado en la intranet se evidencia que este no corresponde al formato controlado (Cdigo).

5 6 7

S S S

S S -

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113

ANEXO N. 1
PROCESO DE AUDITORA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN EN EL SECTOR SALUD

114

115

La mejora continua no es un hecho aislado de la entidad que pertenezca solo a las oficinas que lideran el proceso de calidad, sino que debe articular e integrar todas las acciones de mejora institucionales tanto de los procesos misionales como de apoyo con el fin de cumplir los objetivos organizacionales. Para impulsar el mejoramiento continuo en las organizaciones pblicas del pas y con el fin de lograr los objetivos de cada entidad, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica estructur la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, la cual fue complementada con el Modelo Estndar de Control Interno. En nuestro pas est definido el Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad de la Atencin en Salud (SOGCS) como norma tcnica de calidad para las instituciones prestadoras del servicio de salud y las administradoras de planes de beneficios de carcter pblico. Por tal razn este anexo propone un esquema de integracin de las auditoras internas de otros subsistemas con las definidas dentro del SOGCS. Un elemento fundamental en estos tres sistemas de gestin es la realizacin de evaluaciones que permitan evidenciar el mejoramiento continuo y el cumplimiento de requisitos, procesos, actividades, entre otros. El mecanismo estndar definido para realizar estas evaluaciones en los tres sistemas es la auditora. Sin embargo hay una gran diferencia entre las auditoras definidas para la NTCGP y el MECI frente al componente de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud del SOGCS: esta ltima no es solo un listado de auditoras por realizar, sino que abarca todo el proceso de mejoramiento continuo de la calidad en la prestacin de los servicios de salud. Es por esto que la auditora para el mejoramiento continuo de la calidad es la herramienta del SOGCS con la cual se pretende disminuir las brechas entre la calidad esperada y la observada y el logro de los resultados proyectados, lo cual se consigue a travs de la elaboracin e implementacin del Programa de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud (PAMEC). La metodologa para la elaboracin del Programa de Auditora es la Ruta Crtica definida por el Ministerio de la Proteccin Social, en la cual se establecen ciclos de mejoramiento que inician

116
la identificacin, a travs de un diagnstico, de los problemas o fallas de calidad y termina con la estandarizacin de procesos, toma de decisiones y dems acciones que defina cada organizacin para prevenir que se vuelva a presentar la brecha encontrada al inicio del ciclo.

Grfico 2. Ruta Crtica definida por el Ministerio de Proteccin Social. En esta ruta se encuentran nueve (9) fases, en cada una de las cuales existen actividades de Planear, Hacer, Verificar Y Actuar. Las auditoras internas son una actividad en la fase de Verificacin o en la de Evaluacin del Mejoramiento de esta ruta. Teniendo en cuenta que es obligatorio implementar en los hospitales pblicos tanto el Modelo Estndar de Control Interno como el SOGCS, se recomienda estructurar un Programa de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad Institucional cuyas caractersticas sean: Est diseado con la metodologa del PAMEC. La responsabilidad de este programa es de la Direccin. Este programa debe incluir el de Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin en Salud y el de Auditoras Internas de la Oficina de Control Interno.

117
Grfico 2. Componentes del Programa de Auditora para el Mejoramiento Continuo de la Calidad Institucional.

Tabla 21. Responsables de los programas.

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Para articular el PAMEC con el Programa de Auditoras Internas de la Oficina de Control Interno se recomiendan las siguientes actividades: Definir el alcance de las actividades de la Oficina de Control Interno (personal, perfiles, recursos) para establecer las auditoras por realizar en el marco del proceso de mejoramiento institucional. En la fase de Evaluacin del Mejoramiento definir el Programa Anual de Auditoras Internas, de manera que incluya las actividades planeadas de la Oficina de Control Interno as como las auditoras para el mejoramiento de la calidad de la atencin en salud. Esto lograr la articulacin del trabajo desarrollado en la Oficina de Control Interno y la oficina que lidera el proceso de calidad con el fin de optimizar recursos. Finalmente, es importante tener claro que las actividades que realice una oficina no exime a la otra de realizar las que son su responsabilidad. Cada una por obligacin normativa debe realizar ejercicios de auditora.

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BIBLIOGRAFA

GUA DE AUDITORES INTERNOS 2008. VERSIN 3. Oficina de Control Interno Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D. C. GUA DE AUDITORES PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. Direccin Distrital de Desarrollo Institucional Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. GUA DE IMPLEMENTACIN DEL MECI CON ENFOQUE SISTMICO. Veedura Distrital Universidad de Los Andes. NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000:2009. ICONTEC. MANUAL DE IMPLEMENTACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP). ROL DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES. Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP) - Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP). ISO 19011:2002. DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL. ICONTEC. MANUAL DE HABILIDADES PARA AUDITORA. ICONTEC. GUAS BSICAS PARA LA IMPLEMENTACIN DE LAS PAUTAS DE AUDITORA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIN EN SALUD. Ministerio de la Proteccin Social. CURSO VIRTUAL DE AUDITORA. Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C.

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GLOSARIO

AUDITADO: Organizacin, dependencia o proceso que es objeto de la auditora. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. AUDITOR LDER: Auditor designado para llevar a cabo una auditora actuando como lder del equipo. AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna. AUDITORA EXTERNA: Incluye las que se denominan de segunda y tercera parte. AUDITORA COMBINADA: Es aquella que se realiza a ms de un sistema, por ejemplo a Control Interno y de Calidad. ACCIN CORRECTIVA: Intervencin que se emprende para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCIN PREVENTIVA: Intervencin que se emprende para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial indeseable. CLIENTE DE LA AUDITORA: Organizacin, dependencia o personas que solicitan una auditora. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. CONCLUSIONES DE LA AUDITORA: Resultado que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditora. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. CORRECCIN: Accin realizada para eliminar una no conformidad. CRITERIOS DE AUDITORA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias. EFICACIA: El grado de cumplimiento con el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

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EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EQUIPO AUDITOR: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora. ESPECIFICACIN: Documento en el que se establecen requisitos. EVIDENCIA DE LA AUDITORA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que sea pertinente segn los criterios de auditora y que sean verificables. La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. EXPERTO TCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar. HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada de acuerdo con sus criterios. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora u oportunidades de mejora NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. LISTA DE VERIFICACIN: Es una herramienta que le permite al auditor la conduccin de la auditora y le sirve como medio para identificar los elementos de los procesos a auditar. PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. PLAN DE AUDITORA: Descripcin de las actividades in situ y los preparativos de una auditora. REGISTRO: Documento en el que se presentan los resultados obtenidos o se proporciona evidencia de las actividades desarrolladas. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: Es el conjunto articulado de herramientas de gestin, tales como los sistema de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestin Ambiental, de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, de Seguridad de la Informacin, de Responsabilidad Social, de Gestin Documental y Archivos, entre otros, que pueda tener la entidad y que le permiten el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y los servicios a su cargo. VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.