Comprendre et pratiquer le records management

Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques franaises

par le Groupe mtiers AAF-ADBS Records management

Version 2 8 avril 2005

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Sommaire
Introduction ...................................................................................................................................... 3 Champ du records management......................................................................................................... 4 Objet du records management ........................................................................................................... 4 Objectifs du records management...................................................................................................... 4 Politique de records management ...................................................................................................... 5 Prise en compte de lenvironnement lgal et rglementaire .............................................................................. 5 Politique de slection ou dfinition du primtre documentaire......................................................................... 6 Politique de communication et daccs aux documents..................................................................................... 7 Politique de conservation................................................................................................................................ 8 Politique de prservation physique.................................................................................................................. 8 Politique globale et politiques locales de records management ......................................................................... 8 Politique de records management dans la politique globale des systmes dinformation de lorganisme .............. 9 Responsabilits du records management ........................................................................................... 9 Responsabilit globale du records management : la fonction de records manager ............................................. 9 Chane de responsabilit du records management ......................................................................................... 10 Autorit archivistique.................................................................................................................................... 11 Outils du records management .........................................................................................................11 Outils de rfrence du records management ................................................................................................. 11 Outils complmentaires ................................................................................................................................ 15 Processus du records management ...................................................................................................15 Processus de conception et de mise en uvre du systme............................................................................. 15 Processus de gestion des documents records .......................................................................................... 17 Processus daudit et de contrle du records management .............................................................................. 19

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Introduction
Ce document a t rdig dans le cadre du groupe mtier Records management , commun lAssociation des archivistes franais (AAF) et lAssociation des professionnels de linformation et de la documentation (ADBS). Il prsente les caractristiques essentielles du records management sous une forme synthtise et illustre de quelques exemples tirs du terrain (paragraphes en retrait et en italique). Compte tenu de la proximit des mtiers de records management et de gestion des archives, et de la difficult du concept trouver sa place en France auprs des professionnels en charge de la gestion des archives courantes et intermdiaires, le groupe de travail a souhait analyser la norme ISO 15489 au regard des pratiques de larchivistique franaise, afin dclaircir et de dmythifier le concept de records management. La version actuelle de la norme ISO 15489 comporte en effet des manques et des ambiguts, difficults manifestes pour un public franais dues en partie la diffrence des pratiques anglo-saxonnes par rapport celles des archivistes franais, et en partie la difficult de transposer dans la langue franaise certains concepts de langlais. Des interprtations ont t faites en sappuyant sur les connaissances des auteurs (textes dans les encadrs bleus). Hormis la dfinition des responsabilits du records manager, ces interprtations ne contredisent pas la norme dans sa version actuelle.

Le document a t labor par Delphine Fournier (CEA) et Elisabeth Morineau (Desybel), avec la participation de Latitia Christophe (MGEN), Stephane Droulier (CEA), Christelle Dubas (CEA), Cline Jordan-Meille (Archives dpartementales de lAube), Cassandre Jouot (Fdration CGT des poste et tlcoms), Frdrick Lamare (CEA), Gilles Latournerie (Recall France), Nathalie Morand-Khalifa (Ing Bank), Annie-Pierre Olczyk (Lifing), et lapprobation dHenri Zuber, prsident de lAAF. Franoise Cassuto (Agence de prvention et de surveillance des risques miniers), Albert Munschau (Banque de France) et Latitia Villain (Agence Spatiale Europenne) ont particip au travail de relecture. Un change avec Catherine Dhrent (BNF, prsidente de la CN11) et Rosine Cleyet-Michaud (Archives dpartementales du Nord) dans le cadre du travail de rvision de la norme par la commission de normalisation AFNOR CG 46/CN11 "Gestion des archives courantes et intermdiaires", a confort le groupe dans son travail.

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Champ du records management

L e records management est une fonction d'organisation et de gestion de lensemble des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reus par toute personne physique ou morale dans lexercice de ses activits ou de ses obligations lgales. La personne physique ou morale est appele ci-aprs organisme .
Dans le cadre du records management, le document doit tre compris comme tant un ensemble compos dun support et des informations enregistres sur ce support (dfinition de la norme NF Z 42-013). Exemple : Au mme titre quun texte ou quune image fixe ou anime, un chantillon minralogique peut constituer un document pour une entreprise de forage ptrolier.

Objet du records management

Le records management a pour objet l'ensemble des documents archiver , cest--dire les documents que lorganisme aura dcid de prserver titre de preuve ou en raison de leur valeur informationnelle : il sagit des documents essentiels ou utiles dans la conduite de ses activits. La norme prcise de faon formelle que les archives dfinitives (documents prservs in fine pour le citoyen aprs quils aient cess dtre utiles pour lorganisme) ne sont pas lobjet du records management.
Dans un organisme, le records management ne gre pas ncessairement tous les documents produits ou reus de faon exhaustive : la couverture du records management peut en effet tre restreinte (cf. Politique du records management). Le records management ne gre que les documents dfinis comme archiver mais il connat lexistence des autres documents, ne serait-ce que pour les exclure de son champ. Le records management prend en compte le

document dans une version finie (non modifiable, valide si besoin, signe si besoin).

Au regard de la rglementation archivistique franaise qui oblige les organismes du secteur public assurer une gestion correcte de leurs archives sur tout leur cycle de vie, les documents appels terme devenir des archives historiques sont ncessairement couverts ds leur cration par le records management, et ce quelle que soit leur valeur primaire. Ils en sortent ensuite en devenant des archives historiques. Admettre linverse met la norme en contradiction avec la loi franaise, risquant de la rendre difficilement applicable dans le secteur public.

Objectifs du records management

Le records management a pour finalit de permettre l'organisme de disposer tout instant du document dont il a besoin pour conduire ses activits, rpondre aux exigences lgales et rglementaires, et se protger en cas de contentieux.
Les objectifs du records management rejoignent ceux dune dmarche Qualit conforme aux normes ISO 9001 et ISO 14001.

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Version 2 8 avril 2005 Cet objectif se traduit par : garantir que le document existe, que lon sait o le trouver, qu'il est accessible, qu'il est traable, qu'il est authentique, fiable, intgre et exploitable. Ceci implique que lorganisme se dote dun systme de records management ayant les fonctions principales suivantes : veiller ce que le document essentiel lorganisme existe, prendre en charge le document depuis sa cration jusqu' son sort final (destruction ou versement aux archives dfinitives), conserver le document dans son contexte ou en lien avec lui, garantir la conservation des documents et leur restitution dans des dlais et sur des supports adapts, assurer la traabilit du document, communiquer le document selon les droits daccs associs.
La ncessit de capter les documents la source est la principale diffrence entre le records management et la gestion des archives, bien que depuis plusieurs dcennies, les archivistes se proccupent dassurer la gestion des documents de plus en plus en amont et non plus seulement au moment de leur passage au stade darchives historiques. La conservation du document dans son contexte se rapproche du principe du respect des fonds, fondamental en gestion darchives, qui consiste ne pas disperser les documents produits ou reus par une mme personne ou par une mme entit, mme si de par leur contenu ils se rapprochent de documents provenant dautres sources.

Politique de records management

Lorganisme dfinit la politique de records management, cest--dire les grands principes et la ligne de conduite. Cette politique doit tre connue et mise en uvre tous les niveaux hirarchiques de lorganisme. Elle doit tenir compte du contexte lgislatif et rglementaire, de lenvironnement conomique et organisationnel (autorits de tutelle ou de contrle) de lorganisme, ainsi que des rgles et contraintes internes. Elle doit sintgrer la politique globale de lorganisme et tre cohrente avec ses autres politiques : politiques de systme dinformation, de scurit, de gestion du risque, dinvestissement, dquipement, de qualit, etc.

Exemple de lmpact de la politique de scurit sur la politique de gestion des documents : Un groupe international d'investissement dans l'immobilier a des clients qui sont en concurrence sur un mme dossier (deux acqureurs pour un mme bien, ou bien un acheteur et un vendeur sur le mme bien). Il a de ce fait une politique de scurit visant le risque zro, qui s'appuie sur une politique forte de records management : application des principes du records management tous les documents, mise en uvre de moyens importants.

Prise en compte de lenvironnement lgal et rglementaire

Ce sont les textes lgislatifs, rglementaires et normatifs.

Exemples :

Contraintes de traabilit des comptes des entreprises lies une rglementation nationale ou internationale (exemples : loi de scurit financire franaise, normes comptables internationales (IAS), loi amricaine Sarbanes-Oxley). Prescriptions extinctives (ou dlais de recours en justice) inscrites dans les codes juridiques franais (exemples : 2 ans pour les dclarations de sinistre une compagnie dassurance, 5 ans pour les bulletins de salaire, 10 ans pour les documents comptables et commerciaux). Lgislation CNIL. Rgles de bonnes pratiques dun secteur (exemple : Guide de bonne excution des analyses de biologie mdicale).

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Certification europenne de produits CE.

Politique de slection ou dfinition du primtre documentaire

Appliquer la dmarche de records management la Dans la norme, les documents slectionns sont dits totalit des documents produits ou reus par un intgrs dans le systme de r e c o r d s organisme est, sauf cas particulier, inutile et management . mobiliserait des moyens trop importants. Aussi lorganisme doit-il faire des choix et mettre en balance le cot dune dmarche de records management et les risques encourus sil napplique que partiellement cette dmarche. En consquence, il est de sa responsabilit de dcider quels sont les documents qu'il considre comme devant relever du records management : Prise en compte de toutes les activits ou non.

Exemples :

Un organisme peut dcider de nappliquer les principes de records management que sur les activits les plus sensibles, pour lesquelles les contraintes de rglementation sont les plus fortes. Un organisme peut dcider que certaines de ses directions ont mis en place un systme darchivage satisfaisant, comme par exemple la fonction comptable, et de ne pas faire voluer ce systme vers un systme de records management.

Prise en compte de tous les documents ou non, selon leur valeur intrinsque (preuve lgale, tmoignage dun savoir ou dun savoir-faire, trace dune activit ou dune action, ou valeur dinformation).

Exemple 1 : Un organisme dcide de narchiver que les documents contraintes lgales ou assurant la traabilit des comptes de lentreprise, et de laisser les documents valeur dinformation sous la responsabilit des services. Exemple 2 : le traitement des courriers clients reus par un service de traitement des rclamations. L'organisme peut dcider :

Soit de rpondre toutes les rclamations, mais de ne garder aucune trace des rclamations ellesmmes, ni des rponses. Aucun document nest pris en compte dans le systme de records management. Soit de comptabiliser les demandes par profils types des demandeurs ; il a conu pour ce faire, une grille qui sera remplie par la personne en charge de la rponse. Les courriers entrant et sortant ne sont pas conservs, par contre les grilles remplies seront prises en charge par le systme de records management. Soit darchiver l'ensemble des courriers pour : d'une part exploiter l'historique des changes avec un client, d'autre part analyser globalement les demandes et leurs volutions. Les courriers demandes et rponses sont pris en compte dans le systme de records management.

Prise en compte de tous les supports ou non.

Exemple : Un organisme dcide de donner la priorit au support papier pour les documents contractuels, parce que les exigences techniques lies la validit de la signature lectronique sont trop lourdes respecter.
Prise en compte de toutes les natures de documents ou non.

Exemple : Un organisme considre la messagerie lectronique comme un outil de communication personnelle qui nengage pas sa responsabilit, et dcide de ne pas prendre les messages lectroniques en compte dans le systme de records management.

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Politique de communication et daccs aux documents

L'organisme peut tre partag entre : contrler l'accs l'information qu'il dtient pour protger ses intrts et ceux de ses partenaires, diffuser l'information qu'il dtient vers l'extrieur pour collaborer efficacement avec ses partenaires et prestataires, pour faire connatre son activit et ses produits ses clients ; diffuser linformation l'intrieur pour se donner les moyens de progresser en exploitant au mieux cette information. Il est donc indispensable, dans le cadre de la mise en place d'un systme de records management, que la politique de communication et d'accs aux documents soit clairement dfinie. Cette politique dcoule de nombreux autres facteurs tels que la lgislation, la stratgie commerciale, une politique d'externalisation ncessitant des changes d'informations sensibles avec des prestataires, le systme de management des quipes (mise en concurrence interne des quipes ou au contraire encouragement du travail collectif et de la mutualisation de l'information). Pour cela lorganisme doit se doter d'outils rglementaires, procduraux et techniques : rgles daffectation des niveaux de scurit aux documents et niveaux dhabilitation des utilisateurs potentiels, rgles de gestion de cette confidentialit dans le temps, pare-feux visant contrler la rception ou l'envoi de documents lectroniques, etc. Il doit veiller la cohrence de cette politique avec les pratiques de ses collaborateurs et se donner les moyens ncessaires pour viter de donner naissance des pratiques individuelles visant dtourner les rgles et faciliter la conduite des activits.

Exemple : Dans une direction de la Dfense, les pare-feux empchent pratiquement tout change avec les prestataires extrieurs. Pour viter que les collaborateurs ne passent par lintermdiaire de botes lettres personnelles, la Direction met en place deux rseaux totalement spars, lun ouvert sur Internet, et lautre interne.
Les grands principes dfinir sont : Les niveaux de scurit et le champ de leur application : cartographie des activits, laquelle on relie la cartographie des documents, et la cartographie des utilisateurs (personnel de lorganisme, entits et personnes externes lorganisme).
Les habilitations des utilisateurs accder aux documents sont lies leur activit et ne durent que le temps de cette activit.

Exemple : Un organisme dcide de simplifier la politique de communication des documents, et dfinit trois niveaux daccs : niveau 1 : accs protg, niveau 2 : accs restreint, niveau 3 : accs libre. Sont habilits au niveau 1 : les dcideurs et lactivit productrice du document ; sont habilits au niveau 2 : lensemble des salaris de lentreprise et les acteurs externes ayant particip la production du document. Pour ce qui concerne les documents : les documents contenant des informations nominatives sur les salaris ont lindice de niveau 1, et les documents dorganisation ont lindice de niveau 2.
Les modalits dvolution de la confidentialit dans le temps.

Exemple : Dans une division Recherche et dveloppement, des rgles de confidentialit limitent l'accs des documents qui accompagnent la conception d'un nouveau produit, aux seuls collaborateurs du projet concern. Pour appliquer les nouvelles instructions de la Direction qui encouragent les services mutualiser leurs savoirs et savoir-faire, le niveau de confidentialit des documents volue aprs que le produit a t mis sur le march, et qu'il n'y a plus lieu de rduire laccs aux documents.
Le niveau de visibilit des documents confidentiels : communication ou non sur leur existence.

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Politique de conservation
Au regard des exigences lgales et de ses besoins, lorganisme dfinit les grands principes de conservation qui seront ensuite appliqus et prciss par type de document, dans le rfrentiel de classement et darchivage.

La prise en compte par la fonction r e c o r d s management du rapport risque/cot de la conservation, peut lamener proposer des rgles de conservation ne rpondant pas totalement aux exigences de la rglementation. Par exemple, certaines banques ne conservent les chques de faible montant que pendant quelques jours, soit une dure infrieure au dlai de recours en justice. Il sagit l dune prise de risque politique, dcide au niveau de la Direction et non pas par la fonction records management.

Exemples :

Narchiver que les documents originaux ; ne pas archiver les doublons. Archiver les documents de synthse ; ne pas archiver les documents dtaills source de la synthse.

Donner la priorit au support lectronique sur le support papier, ou vice versa. Dfinir pour chaque grande catgorie de documents ou dossiers : la dure de conservation, le sort final, le support choisi pour la conservation. Exemple : Un organisme dcide de conserver les donnes relatives la paye de ses salaris :

pendant 5 ans sous forme lectronique dans les applications de gestion, pendant 5 ans supplmentaires sous forme lectronique sur cdroms et sous forme de microfiches COM, pendant 40 ans supplmentaires sous forme de microfiches COM uniquement. Au-del de 40 ans, les donnes relatives la paye sont dtruites. Lorganisme ne conserve pas dexemplaire des bulletins de paye papier remis aux salaris.

Politique de prservation physique

Quil sagisse de papier, dlectronique ou de tout autre support, lapplication des normes de prservation physique peut tre trs lourde. En fonction de limportance donne leur conservation dans le temps, lorganisme prcise pour chaque grande famille garantir leur prservation physique sur le support choisi.
Le support est choisi en fonction de la dure de vie du document, et les moyens de prservation physique dcoulent du choix du support.

de documents les moyens mettre en uvre pour

Politique globale et politiques locales de records management

La politique globale de records management peut tre complte par des politiques locales. Dans ce cas, la politique globale doit tenir compte des contextes locaux pour permettre ces dernires de sinscrire dans le global.

Exemple : Une politique de records management dun groupe multinational devra prendre en compte les contextes lgislatifs et rglementaires des rgions et pays o sont implantes les filiales.

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Politique de records management dans la politique globale des systmes dinformation de lorganisme
Au sein d'un organisme, plusieurs fonctions jouent un rle dans la production, l'acquisition, la gestion et la diffusion de l'information, ainsi que dans la gestion et le traitement valeur ajoute des contenus : le records management, la dmarche qualit, la gestion du courrier, la gestion des archives dfinitives. Ces diffrents systmes ont des rgles, des outils, et des traitements qui se recouvrent partiellement.
Une architecture cohrente du systme dinformation global peut se concevoir sous deux angles diffrents : Le systme de records management peut tre vu comme l'axe central du systme d'information global. Les autres systmes sont clients du systme de records management. Toute cration de document est contrle par le systme de records management, ainsi que toute rception de document. Le systme de records management accepte que d'autres dispositifs se substituent lui, sur tout ou partie du cycle de vie du document. Dans ce cas, le systme de records management impose aux autres systmes les rgles et outils associs au records management , et contrle leur application et leur usage.

Exemples :

Chacun des dispositifs prvoit lenregistrement dun certain nombre de caractristiques du document (titre, date, metteur). La gestion du courrier et le records management enregistrent le document ds sa rception.

La Qualit et le records management dfinissent des dures de conservation. La Qualit impose la conservation matrise des enregistrements, le records management impose la conservation matrise des documents utiles lorganisme ou records.

Si l'articulation entre les diffrents systmes n'est pas rflchie, on assiste des incohrences globales et des redondances, qui peuvent tre dcuples dans le cadre dune sous-traitance, entranant pour l'organisme une perte importante de productivit, des cots et des risques accrus.

Responsabilits du records management

Les responsabilits du records management sont dfinies et nominativement attribues. Responsabilits et attributions sont formalises dans les documents adquats : circulaires, charte qualit, ordres de mission, fiches de poste, organigrammes nominatifs.. Tout lorganisme en est inform.

Responsabilit globale du records management : la fonction de records manager

Au sein de lorganisme, la responsabilit globale du records management est attribue une fonction de records manager. Le records manager a pour rle de : Concevoir et proposer la politique de records management qui sera valide et dcide par la direction, suivre cette politique et en proposer des rvisions rgulires pour rpondre lvolution des besoins. Dployer cette politique tous les niveaux de la hirarchie par la conception et la mise en uvre du systme de records management (rdaction de rgles et de procdures, mise en place doutils, de moyens techniques informatiques), et par le dveloppement de bonnes pratiques en documentant les outils, en formant et informant les utilisateurs. Garantir la cohrence de l'ensemble du systme de records management global et des systmes locaux. A ce titre, le records manager participe la conception des systmes locaux et a pouvoir de dcision si un systme local interfre de faon ngative sur le systme global. Collaborer avec les autres fonctions dinformation de lentreprise (communication, informatique, qualit), ds lors quil y a interfrence ou complmentarit, pour assurer la cohrence de lensemble vis vis de l'utilisateur.

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Exemple pris dans le monde de la banque : la gestion des documents profils client :

Le service Rfrentiel-client saisit la demande douverture de compte du client sur un formulaire papier, support lgal et obligatoire. Il lui affecte un identifiant unique, et le fait valider par le service Qualit. Ce formulaire est ensuite enregistr dans une application mtier, puis valid sous sa forme lectronique. Le service de records management rcupre alors le formulaire papier, transfre de faon automatique le formulaire lectronique dans le systme de records management, aprs avoir vrifi que les deux documents livrs, papier et lectronique, sont identiques et ont t valids. Les deux supports, papier et lectronique, sont conservs. Lgalement, seul le document papier fait foi, mais la rigueur de la procdure mise en uvre a permis de faire accepter des auditeurs de faire leur audit partir des documents lectroniques.

Cet exemple montre la complexit que peut rencontrer un records manager sur le terrain, pour trouver une solution pragmatique appliquant les principes du records management et tout en respectant les applications existantes. La solution s'appuie sur une collaboration des acteurs (le service producteur du document, la Qualit et le records management) et garantit une cohrence pour l'utilisateur en vitant une double saisie.

La fonction de records management est assure par une ou plusieurs personnes qui disposent dune autorit en mesure de : Faire respecter la dmarche records management de gestion des documents par le personnel conformment aux rgles et procdures tablies, et en particulier :

Pour disposer dune telle autorit, le records manager est de prfrence hirarchiquement rattach au plus haut niveau de lorganisme. Sil nen dispose pas lui-mme entirement, le records manager doit tre appuy par un membre de la direction, personne nomme et connue de tous. La fonction records management peut tre dploye travers un rseau plusieurs niveaux, tel que les rseaux de chargs de mission et/ou correspondants archives.

dimposer au personnel la cration de documents qui rpondent aux besoins et aux procdures de lorganisme,

dassurer que les processus de travail produisent des documents constituant bien le support des activits, et sont bien porteurs de ce que lon attend deux.

Cette premire mission relve couramment de la fonction Qualit ou de la fonction Audit, qui recouvrent sur ce point la fonction records management. Dassurer la transparence des processus darchivage et la validit du systme de records management tout au long de la vie active des documents, y compris pendant la phase o les documents sont frquemment consults et le cas chant lorsquils sont conservs sous forme papier prs de lutilisateur. Il sagit l dun rle de reprage, de documentation et de contrle de tous les systmes de classement mis en place. Dexiger les services ncessaires auprs des fonctions dappui, en particulier linformatique. De dfendre la fonction et les budgets auprs des instances de dcision. Avec laide des Ressources humaines, le records manager btit un plan de formation destin lensemble des acteurs du records management.

Chane de responsabilit du records management

Elle se dploie hirarchiquement, comme pour toute autre fonction de lorganisme : la Direction attribue les ressources, les responsables (responsables dune entit ou responsables dun processus qui peut tre transverse) sassurent de la bonne application de la politique de records management et fournissent les ressources ncessaires, le personnel cre, reoit et gre les documents en accord avec les procdures de records management.

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Autorit archivistique
La norme cite lautorit archivistique et en prcise les responsabilits mais nindique pas qui est en charge de cette fonction. Partie prenante dans le records management , lautorit archivistique est nanmoins extrieure la fonction records management. Dans le secteur public en France, elle a en charge la conservation des archives dfinitives, cest--dire des documents produits ou reus par lorganisme lorsquils ne font plus partie du champ du records management, et le contrle scientifique et technique des services darchives publics. A ce titre : elle impose au records management les rgles quelle a dfinies en matire de slection des archives dfinitives, elle valide les tableaux de gestion labors par la fonction records management, et peut par consquent imposer une modification des dures de conservation, elle donne son visa llimination des archives non historiques, et peut par consquent sy opposer, elle donne son visa au retrait de documents du contrle ou de la proprit de lorganisme.
En France, lautorit archivistique est de nature rglementaire et exerce par : La Direction des archives de France, le Ministre de la dfense et le Ministre des affaires trangres pour le secteur public : directement ou par dlgation, Un service ayant en charge les archives dfinitives, interne ou externe lorganisme, pour le secteur priv. Cependant, ce service na aucune autorit sur la fonction records management.

En phase de dfinition de la politique de slection de conservation, la collaboration et la concertation entre archiviste en charge des archives historiques et records manager est ncessaire. Il est recommand en particulier que le records m a n a g e r et larchiviste en charge des archives historiques sentendent sur la politique mettre en place par le Service des archives historiques pour collecter les documents ayant une valeur historique reconnue mais qui ne sont pas grs dans le systme de records management. En France, lobligation faite aux organismes du secteur public dvaluer et prendre en compte non seulement lutilit (valeur primaire) des documents mais aussi leur valeur secondaire historique, milite en faveur du fait que les fonctions de records manager et

Exemple :

Un tablissement public est scind en deux darchiviste ne soient pas dissocies. On constate tablissements publics distincts. Pour dailleurs quelles sont le plus souvent assures par fonctionner, le nouvel tablissement a besoin les mmes services. des archives de ltablissement prexistant, issues des activits qui lui ont t transfres. La Direction des archives de France, signataire de la convention qui consacre le transfert des archives au nouvel tablissement, donne son accord ce transfert et contrle que ce dernier seffectue dans des conditions correctes : un inventaire des archives transfres est annex la convention, et des garanties sont donnes ltablissement prexistant pour quil puisse accder en cas de besoin aux archives transfres.

Outils du records management

La partie 1 de lISO 15489 ne dveloppe pas ce que doivent tre les outils du records management. Le rapport technique les cite, en donne les objectifs et des lments de contenu sans en prciser la forme.

Outils de rfrence du records management

Plan de classement des activits Ce plan reprsente lorganisme travers ses activits. Il en fait le recensement et les organise hirarchiquement. Son degr de finesse peut varier selon les activits, et les politiques de records management dcides.
Le plan de classement peut correspondre une hirarchie entre processus et sous-processus au sens qualit ISO 9000.

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Version 2 8 avril 2005 Le premier niveau reflte habituellement la fonction. Le deuxime niveau est bas sur les activits constitutives de la fonction. Les niveaux infrieurs dtaillent les activits ou ensemble dactions composant chaque activit.
A la diffrence de nombreux plans de classement labors par les services producteurs, les entres du plan de classement des activits sont bien des activits (ou actions) et non des thmes (ou objets). A la diffrence de l'organigramme, les entres du plan de classement des activits sont des activits et non des noms de structures de lorganisme (directions, sous-directions, dpartements, services, cellules). La rigueur dans la formulation des activits est indispensable : lactivit dfinition des rgles de gestion financires gnre un document de procdure utilis par lactivit suivi des rgles de gestion financires . Dans un cas il sagit du document matre, dans lautre dune copie de diffusion. Mme sils sont tous deux intgrs dans le systme de records management, ils nauront pas les mmes rgles de conservation.

Exemple de plan de classement des activits : Management Dfinition de la stratgie Elaboration du budget Pilotage de la production Conduite des travaux Recherche de clients et de marchs Contractualisation Conduite des projets Support fonctionnel Ressources humaines Comptabilit
Rfrentiel de classement et darchivage des documents Le rfrentiel de classement et darchivage sappuie sur le plan de classement des activits. Il indique pour chacune des activits : Les catgories documentaires de lactivit. Et pour chaque catgorie documentaire : si elle est enregistrer dans le systme darchivage ou non, sa dure de conservation, le sort appliquer aux documents de cette catgorie lissue de la dure de conservation : destruction ou versement aux archives dfinitives.

Le rferentiel de classement et darchivage comporte toutes les caractristiques des tableaux de gestion tablis par les archivistes. Le point de dpart de la dure de conservation doit imprativement tre prcis (par dfaut : la date du document). Les catgories documentaires mentionnes dans le rfrentiel de classement et darchivage peuvent dsigner soit des documents individualiss, soit des dossiers (ensembles de documents). Le rfrentiel de classement et darchivage peut contenir dautres informations sur les documents, tels que service producteur, service(s) utilisateur(s), support, mode de classement, quantit produite annuellement, justification des rgles de conservation retenues

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Exemple de rfrentiel de classement et darchivage des documents

Fonction /catgorie documentaire A archiver
(enregistrer, dcrire et conserver)

Dlai de conservation

Traitement lissue du dlai

Gestion financire Gestion du budget Prparation du budget Dossiers prparatoires au budget Budget prvisionnel

oui oui

3 ans 3 ans

Dtruire Verser aux archives dfinitives Dtruire Dtruire

Suivi de lexcution du budget Copie des pices justificatives des dpenses Tableau de suivi du budget Gestion des achats Gestion des commandes Dossiers de commande Dossiers de rclamations Gestion des marchs Dossiers de marchs de construction et gros travaux Dossiers de marchs de prestations intellectuelles Autres dossiers de marchs Offres des entreprises non retenues

non oui

1 an 3 ans

oui oui oui

10 ans 10 ans 10 ans aprs rception 70 ans aprs remise du rapport 10 ans aprs clture 5 ans aprs notification du march

Dtruire Dtruire Verser aux archives dfinitives Verser aux archives dfinitives Dtruire Dtruire

oui

oui oui

Pour le confort des services producteurs, il est utile de prvoir une seconde prsentation du rfrentiel de conservation en lui donnant un accs transverse par service producteur. Dans lexemple ci-dessus, chaque service producteur qui effectue des achats sur commande peut ainsi retrouver lactivit Gestion des commandes dans son propre tableau.

Rgles d'attribution des identifiants Chaque document ou dossier doit porter un identifiant unique qui permettra de le traiter de faon individualise tout au long de son cycle de vie.
Lunicit et lunivocit de lidentifiant est dautant plus imprative dans les systmes acceptant documents physiques et documents lectroniques. Pour des raisons de simplification de gestion et de rduction de cots, cet identifiant peut, si lorganisme le dcide, n'tre affect qu'au dossier auquel appartient le document, chaque document du dossier portant alors le mme identifiant.

Cet identifiant est quivalent au numro de scurit sociale pour un individu.

Les rgles de dfinition de l'identifiant records m a n a g e m e n t sont communes l'ensemble de l'organisme, de faon viter les doublons.

Exemple : Lorsque lidentifiant est attribu manuellement par diffrents secrtariats sans rgles de structuration communes lorganisme, il y a risque de numros doublons dun secrtariat lautre.
Cet identifiant records management peut coexister avec des identifiant locaux. Il est alors impratif que ces identifiants soient clairement distingus.

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Exemple : Dans une caisse d'assurance nationale, certaines circulaires comportent deux identifiants : l'identifiant records management appliqu tous les documents de l'organisme, et un identifiant propre aux circulaires de la Direction de la rglementation pour permettre aux agences locales de reconstituer facilement la collection de ces circulaires.
Rgles de localisation Chaque lieu de stockage et chaque systme de gestion documentaire faisant partie du systme de records management est identifi de faon univoque. Les rgles de localisation sont communes lensemble de lorganisme de faon viter les doublons.

Exemple : Lorsque ladresse est attribue indpendamment sur diffrents sites gographiques sans rgles de structuration communes lorganisme, il y a risque de doublons dun site lautre.
Rgles de description du document La norme distingue la description du contexte du document, la description de son contenu et la description de sa structure. Elle numre titre dexemples un certain nombre de mtadonnes. La rflexion sur les mtadonnes se poursuit avec llaboration de
Le records manager peut aussi sinspirer de la norme ISAD(G), relative la description des documents darchives.

la prochaine version de la norme.

Rgles de description du contexte

On peut citer parmi les principaux travaux de rfrence les modles OAIS, Dublin Core, MoReq,

Rgles de description du contenu

Il sagit des guides mthodologiques dindexation et des langages de description des contenus : thsaurus, vocabulaires contrls spcifiques chaque organisme, ou rgles adaptes des catgories particulires de documents

Exemple : Formulaire de description dun dossier de carrire. Rgles de description de la structure

Description de la structure et/ou de la composition minimale de certaines catgories de dossiers, ou rgles de structuration de certains documents lectroniques.

Exemples :

Liste des sous-dossiers et des pices obligatoires composant un dossier de carrire. Dfinition type de document (DTD) dune note technique.

Plan de scurit Le plan de scurit prcise les rgles et les procdures de protection du document, tout au long de son cycle de vie, notamment dans les cas suivants : action sur le document par les gestionnaires, communication du document, vnements physiques tels que transport, changement de localisation ou destruction. Toutes les actions sur le document sont traces, y compris dans le cadre dune sous-traitance. Ces rgles concernent, pour les documents, ou des catgories de documents : les personnes habilites les consulter, les modalits de consultation, les modalits de prservation physique,
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Version 2 8 avril 2005 les modalits de traage des accs et des manipulations. Les rgles daccs prcisent soit nominativement la personne, soit la fonction. Une correspondance fonction/personne assurant cette fonction, doit tre tablie et gre dans le temps, et au final, laccs au document un instant t est bien nominatif. Charte du records management La charte est un document de rfrence destin aux utilisateurs, aux professionnels du records management et la Direction. Elle dcrit : Les objectifs du records management et les politiques mises en uvre pour atteindre ces objectifs. Ces politiques peuvent tre compltes par la description des politiques locales.
Dans certains organismes, il peut prexister une charte qualit, ou une charte d'archivage. Dans ce cas, il est ncessaire de fondre les documents en une seule charte, ou de conserver des chartes distinctes en veillant ce qu'elles soient complmentaires, sans redondance ni contradiction.

Les responsabilits et les personnes en charge de ces responsabilits, pour chaque tape du records management. Elle intgre les rgles et les outils. Toutes les dcisions inscrites dans la charte du records management sont documentes et conserves.

Outils complmentaires
Ce sont les outils qui permettent la description du contenu et du contexte des documents.

Exemples

Une analyse du cadre lgal, rglementaire et normatif Une analyse des risques (conomiques, juridiques, etc.) Un rfrentiel des dlgations de pouvoir et de signature Un registre du personnel et des habilitations

Processus du records management

Les processus de records management comprennent : le processus de conception et de mise en uvre du systme, le processus de gestion des documents records , le processus daudit et de contrle du systme.

Processus de conception et de mise en uvre du systme

La dmarche de conception d'un systme de records management suit la dmarche classique de conception d'un systme d'information. Les tapes principales sont : Constitution d'un groupe de personnes reprsentatives de la direction, des entits et des utilisateurs, pour suivre le projet et prendre les dcisions. Etudes prliminaires : tude de lorganisme (missions et objectifs, structure), tude du projet (les enjeux pour l'organisme), tude de son contexte (systmes d'information existants, environnement rglementaire) tude des contraintes (financires, techniques, organisationnelles, en ressources humaines), tude des besoins et des pratiques des utilisateurs. Identification et analyse des fonctions et des activits de lorganisme. Recensement des catgories de documents, identification des exigences de conservation en matire de preuve et en matire dinformation, et valuation du risque ne pas conserver ou ne pas produire les documents.

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Version 2 8 avril 2005 Analyse des systmes darchivage et des systmes dinformation existants afin dvaluer sils rpondent aux exigences de conservation. Identification des stratgies qui rpondent aux exigences de conservation et choix d'une solution, sur la base de scnarios prcisant notamment l'impact sur les utilisateurs. Formalisation dun cahier des charges pour la conception dtaille du systme de records management, des rgles et des outils, de l'organisation. Ralisation conformment au cahier des charges, et mise en uvre : test, mise en application sur un site pilote, formation, dploiement.

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Processus de gestion des documents records

Etapes du processus
Documents entrant dans le systme de records management

Outils utiliss

Analyse et classement des documents

Plan de classement des activits Rfrentiel de classement et darchivage Registre Rgles dattribution des identifiants Rgles de localisation

Capture et enregistrement

Affectation des rgles de conservation (dures de conservation et sort final)

Rfrentiel de classement et darchivage

Analyse et ajout de mtadonnes (description des documents, de leur contexte, de leur contenu, de leur structure

Langages de description (thsaurus, lexiques, plans de classement thmatiques,normes) DTD

Stockage scuris

Prise en compte des volutions des documents

Communication, mise disposition, accs

Plans de scurit + outils non spcifiques Rfrentiel de classement et darchivage Bordereau dlimination Bordereau de transfert

Application du sort final

Documents sortant du systme de records

management

Les actions qui visent assurer la traabilit sont transverses toutes ces tapes. Analyse et classement du document produit ou reu (obligatoire) Le document entrant dans le records management est fini et porteur dun niveau de scurit. Lanalyse du document permet : lidentification de la rubrique de classement dans le plan de classement des activits, lidentification de la catgorie du document.

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Version 2 8 avril 2005 Ce classement dtermine automatiquement : si le document sera ou non enregistr dans le systme darchivage,
La norme appelle intgration la slection des documents qui doivent tre enregistrs et grs

suivant les principes du records management. et si oui, quelles en sont les rgles de conservation : niveau de gestion (dossier ou document), dlai de conservation, traitement lissue du dlai.

Capture et enregistrement du document dans le systme de records management (obligatoire) La capture dsigne lensemble des oprations denregistrement dun document, de rattachement de ce document un plan de classement, dajout de mtadonnes complmentaires et de stockage dans le systme darchivage1. Lenregistrement consiste affecter des mtadonnes didentification minimales : identifiant, donnes minimum de description du document (titre), adresse du document,
La norme nest pas cohrente sur les notions dintgration et denregistrement : elle les prsente tantt comme quivalentes, tantt comme englobes lune dans lautre, tantt comme deux tapes dun mme processus. La norme admet quil peut exister des systmes de records management qui nutilisent pas la procdure denregistrement (en particulier des systmes papier, cf. partie 2, 4.3.3.). Cette position nest pas reprise ici. Le document captur et enregistr est compris ici comme tant identifi dans un systme manuel ou informatique qui respecte les principes du records management. Dans ce systme, il est repr au minimum par un identifiant, et il est localis. Au-del, le document peut tre dcrit plus ou moins prcisment, son contenu et sa forme, peuvent tre intgralement enregistrs dans le systme.

Analyse et ajout de mtadonnes (description du document, de son contexte, de son contenu, de sa structure) La description du contexte du document est obligatoire car le document ne prend souvent tout son sens et sa valeur que replac dans son contexte. Elle consiste affecter des mtadonnes dcrivant : Le producteur du document et le processus de production du document : dossier ou affaire de rattachement, date et heure de laction, auteur de laction. Le contexte dexploitation du document : relations avec dautres documents du mme dossier, dautres documents extrieurs au dossier, dautres dossiers. Le contexte technique de cration et dexploitation, en particulier pour les documents lectroniques. La description du contenu du document en vue de la recherche est utile pour certains types de documents. Elle consiste affecter des mtadonnes complmentaires par indexation du contenu : mtadonnes thmatiques ou descripteurs, mtadonnes dsignant des lieux, des organismes, des personnes physiques, rsum documentaire, sommaire
Plusieurs intervenants pouvant tre actifs dans le mme processus, cette tape permet didentifier le document matre (original et/ou document le plus complet). En dcrivant les documents, les archivistes ont galement la proccupation de les rendre reprables dans le cadre de recherches dinformations de nature patrimoniales.

Cf. MoReq, Model requirements for the management of electronics records [Recommandations pour larchivage lectronique]. Commission europenne, 2002. Voir http://www.cornwell.co.uk/moreq.html. La traduction franaise est disponible entre autres sur les sites www.aaf.fr et www.adbs.fr. 18/20

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Version 2 8 avril 2005 La description de la structure est utilise surtout pour les documents lectroniques, pour lesquels on peut citer par exemple la norme de structuration laquelle ils sont conformes. Stockage scuris Le systme de stockage scuris est matris, surveill et maintenu. Il assure le traage des localisations tout au long du cycle de vie du document. Prise en compte des volutions du document Les vnements ayant un impact sur le document, son indice de scurit ou sa conservation sont notamment : la cration dune nouvelle version : un lien peut tre tabli entre les deux versions, la modification du statut du document : lancien statut et la date de changement de statut peuvent tre mmoriss, la modification du niveau de scurit du document : lancien niveau et la date de changement de niveau peuvent tre mmoriss, la modification de la dure de conservation : lancienne dure et la date de changement de dure de conservation peuvent tre mmorises. Communication, mise disposition, accs Traage des actions (communication, rintgration), des localisations, des utilisateurs et des motifs dutilisation du document. Migrations, ou changement de support et/ou de format Traage des migrations et des protocoles de migration utiliss. Application du sort final (destruction ou transfert de la responsabilit ou de la proprit) Reprage des dossiers et documents qui ont atteint la date ou lvnement mentionns dans le rfrentiel de classement et darchivage, et dcision de conserver le document, de le transfrer aux archives dfinitives ou de le dtruire. Ces actions sur le document sont traces dans le systme darchivage. Le systme de records management doit pouvoir conserver les mtadonnes des documents transfrs ou dtruits.

Processus daudit et de contrle du records management

Principaux objectifs dun audit Prouver lauthenticit et la fiabilit du document Le rle premier de laudit dun systme de records management est de permettre lorganisme de prouver que lensemble des moyens et outils quil a mis en uvre garantissent lauthenticit et la fiabilit du document produit, devant une cours de justice, mais galement devant tout tiers, y compris les utilisateurs internes qui exploitent des documents produits par eux-mmes ou des collgues. Des programmes systmatiques de contrle sont conus et dvelopps dans le respect de la rglementation existante, et sont confis des personnes qualifies et externes lentreprise. Justifier lexistence du systme, mesurer sa performance et le faire voluer Le rle second de laudit est de permettre de faire le bilan du systme, den mesurer la performance et les acquis, den corriger les dysfonctionnements et de le faire progresser. Ces oprations de contrle quil est recommand de faire intervalles rguliers, doivent tre inscrites en tant que telles dans la politique de records management et se renouveler rgulirement. Ces oprations pourraient tre conduites par le records manager, ou par une fonction qualit.

Exemple : Pour estimer sil y a moyen dviter une extension des magasins de stockage des documents papier, rclame par la fonction records management, un organisme dcide de lancer un audit de la fonction et
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du systme en place. Laudit doit vrifier en particulier que le support papier ne peut pas tre dans certains cas remplac par dautres supports moins coteux en stockage.
Contenu de laudit Contrler : dune part que les politiques, rgles et processus dfinis par lorganisme permettent de rpondre aux exigences et contraintes externes et internes, dautre part que le systme mis en uvre est conforme ces politiques, rgles et processus.

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