Deterioros ms comunes del material del Archivo

Por: Laura Guerrero Mateus Utilizamos el trmino material de archivo de un modo general, entendindolo como todo aquel material que constituye un fondo documental. Fundamentalmente documentos (p.ej.: documentos administrativos, jurdicos, planos, mapas, dibujos, grabados, libros, etc.), colecciones fotogrficas y, en la actualidad tambin registros sonoros, soportes magntico u pticos. Este escrito es una introduccin general acerca de cmo se pueden identificar, de manera sencilla, los deterioros que presentan los documentos que han sido producidos en soportes papeles de tipo industrial. Los documentos son valiosos como sustento de la informacin escrita, por su forma y materiales constitutivos. No es nuestra intencin proporcionar una extensa y compleja lista de factores en detalle, sino ofrecer informacin bsica para facilitar a los funcionarios de la Administracin Pblica, que tengan bajo su custodia el patrimonio documental de los archivos de las entidades distritales, asumir una actitud responsable y de compromiso frente al cuidado de los fondos documentales. Aportando este conocimiento, podemos dar a conocer la vulnerabilidad del material contenido en los archivos e incentivar su cuidado y manejo adecuado. De igual manera, explicarles a los funcionarios el porqu de los deterioros y cules son sus manifestaciones, se convierte en una herramienta de sensibilizacin y parte de la estrategia de la conservacin preventiva. 2. QU SON LOS DETERIOROS? Son los daos sufridos por los documentos, ligados principalmente a dos factores. Primero, los internos, que tienen que ver con la composicin de los materiales que conforman los documentos; y segundo, los externos, dentro de los que se encierran causas ambientales (variaciones de humedad y temperatura, luz y agentes contaminantes ), y aquellos acciones que suceden alrededor de los documentos (incorrecto almacenamiento, manipulaciones inadecuadas, acciones intencionales, como el robo y el vandalismo; y acciones involuntarias durante la consulta o trnsito de los documentos por parte de empleados o usuarios). 3. DETERIORO BIOLGICO. POR QU SE OCASIONA? El papel es una fuente nutricional para diferentes organismos y microorganismos, no slo por su naturaleza constitutiva, sino por todos los compuestos orgnicos que intervienen en su manufactura, tales como las tintas, colas vegetales y animales, y materiales de encuadernacin, como cartones, cueros, telas, etc. Los factores que propician la aparicin y desarrollo de organismos y microorganismos en general son los ambientes hmedos, calientes, oscuros, de poca ventilacin y mal mantenimiento. Por otra parte, como es un material higroscpico , la humedad concentrada en l crea un medio propicio para el desarrollo de hongos y bacterias. 3.1. Hongos. Son estructuras pluricelulares, vegetales, con un metabolismo que les permite alimentarse del material orgnico. Se desarrollan en determinadas condiciones ambientales de temperatura y humedad. Sin embargo, todo depende de la especie, pues algunos pueden crecer en condiciones de poca humedad y temperaturas bajas. Se reconocen a simple vista por la presencia de manchas de coloraciones diversas, que van desde la gama de los violetas, hasta los verdes, azules y marrones. Al observar la presencia de hongos, se debe determinar si se encuentran activos o no.

El hongo activo se aprecia hmedo y acompaado de puntos de apariencia seca, pulverulenta o algodonosa, que se conoce como Micelio . Las manchas de coloracin que lo acompaan, las cuales son producto del metabolismo del microorganismo, que no han penetrado el soporte y que se aprecian slo por un lado de la hoja, se les denomina como manchas superficiales. A la pigmentacin o manchas de coloracin ms intensa, que ha penetrado completamente en el soporte se le llama manchas profundas. La coloracin de las manchas no depende de la especie, sino del origen del material orgnico del que se alimentan. La accin de estos microorganismos genera el debilitamiento de los soportes en extremo, dndole una apariencia hmeda y afelpada, lo que progresivamente ocasiona perdidas o faltantes de soporte, hasta la degradacin total. En las encuadernaciones, la accin de estos microorganismos algunas veces suele pigmentar el material del recubrimiento y debilitar el material interno del empaste.

La presencia de hongos sobre el papel puede causar problemas dermatolgicos o respiratorios a quienes los manipulan. Por este motivo se aconseja tomar precauciones a la hora de manipular o consultar el material contaminado, utilizando elementos de seguridad, tales como: guantes, tapabocas y prendas de proteccin. Igualmente se recomienda realizar saneamientos peridicos en los depsitos y reas de archivo como medida preventiva. 3.2. Bacterias Son organismos unicelulares que, al igual que los hongos, requieren de condiciones ambientales especiales para desarrollarse. Aunque diferentes a los hongos, su efecto destructivo es muy parecido. Tambin provocan manchas de diversos colores, pero distinguir a simple vista si una infeccin es producida por hongos o bacterias puede resultar complicado. Por eso, adems de

detectar la presencia de los indicadores de deterioro, que hemos mencionado, es aconsejable que se realicen anlisis microbiolgicos que determinen el tipo de microorganismo, que pueden llegar a ser: 3.3. Insectos. Los insectos, que se alimentan del papel, causan faltantes o prdidas de los documentos, manifestndose como perforaciones y tneles en el caso de los tomos o volmenes de documentos. De igual manera, la accin de los insectos genera abrasin o desgaste de la superficie, a medida que se alimentan de los soportes. El tipo de insecto que afecta un documento o libro, se puede reconocer por la manifestacin del deterioro. Los pececillos de plata, el piojo de los libros y las cucarachas, por lo general, ejercen una erosin superficial del soporte. Otros insectos, como las termitas y los escarabajos , hacen tneles circulares y erosionan profundamente al interior del objeto, mientras el exterior permanece intacto, como en el caso de los libros. Las termitas son las ms frecuentes en archivos y bibliotecas. Este es el insecto ms destructor de todos los mencionados anteriormente. Adems de hacer tneles, sus excrementos dejan manchas de color oscuro. Figura 3. Deterioro por ataque de insectos 4. DETERIORO QUIMICO Este deterioro se manifiesta por la alteracin que sufren los materiales que componen los soportes de papel. La alteracin cromtica se refiere a los cambios en la coloracin del soporte original, aprecindose como oscurecimiento, decoloracin y tonalidades de color amarillo. En el caso de obra cartogrfica o planos, muchas veces estas alteraciones son producidas por la tcnica de copiado o foto reproduccin con la que fueron elaborados. Este es el caso de las heliografas o diazotipias. Debido a factores intrnsecos, algunos soportes, como los llamados impregnados , se tornan quebradizos y extremadamente frgiles en su proceso de degradacin, porque pierden sus caractersticas y en consecuencia son propensos a romperse. En ocasiones, al empastar documentos de diferentes clases de soportes, como por ejemplo el papel peridico, se presenta un deterioro conocido como oxidacin por contacto. Esto se debe a que la oxidacin del papel peridico, por su naturaleza cida, suele migrar y traspasar soportes cercanos, ocasionando manchas o marcas definidas. Otro de los deterioros qumicos es la corrosin o transparencia de las tintas, principalmente en las tintas ferroglicas, provocado por la acidez de las mismas en su proceso de oxidacin . Esto hace que se degradan paulatinamente hasta tornar quebradizo el papel y fragmentarlo en las zonas que estn directamente en contacto con estas tintas. Cuando esta oxidacin se encuentra en su punto ms avanzado, el papel tiene el aspecto de haber sido quemado, produciendo entonces su perforacin y rotura. En documentos cuya tcnica de escritura es la mecanografa, es comn que estas tintas no se fijen rpidamente a los soportes y por lo tanto migran a los documentos cercanos, copiando o trasladando la informacin y dificultando, por tanto, la lectura del texto. Este deterioro se denomina migracin por contacto y se debe en gran

parte a la baja calidad de la materia prima que componen las tintas. 5. DETERIORO FISICO Estos deterioros son los ms frecuentes en colecciones de soporte en papel. Se deben en gran parte a la incorrecta manipulacin y almacenamiento de los documentos. Los ms frecuentes son las rasgaduras, las cuales son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o separar en dos, o ms partes el soporte. Las roturas, que suelen confundirse con las rasgaduras, son aquellas que se producen al interior de los formatos sin comprometer los bordes, causando rompimientos y, con frecuencia, se extienden hasta producir faltantes o prdidas del soporte. Las perforaciones son punciones producidas por una incisin mecnica (grapas o chinches, etc.), que genera la prdida de pequeas partes del papel. La deformacin del plano consiste en la alteracin o modificacin de la superficie lisa o regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas irreversibles, dificultando adems la consulta del documento. Otro de los deterioros son las manchas o acumulaciones de diversa procedencia, que llegan al documento por accidente o por haberse agregado intencionalmente. Son frecuentes las manchas de humedad, tintas, por contacto con material metlico, adhesivos, entre otras. Las manchas por adhesivos son especialmente frecuentes y al cristalizarse suelen integrarse al soporte de tal manera que la documentacin llega a tener cambios dimensionales tales como encogimiento, deformaciones y en algunos casos a degradar el soporte de manera irreversible. Los derramamientos accidentales de algunas sustancias, como bebidas, desmanchadores, tintas, pinturas, etc., pueden reaccionar qumicamente con los materiales que componen los soportes y afectarlos gravemente. Es comn que sean utilizados ganchos metlicos, ganchos de cosedora, clips, anillados, etc, como sistema de agrupacin de los documentos, que al estar en ambientes hmedos causan sobre los materiales manchas de xido, generando una accin corrosiva que con el paso del tiempo ocasionan roturas. Diferente a las manchas de humedad, tambin podemos hablar de deterioro fsico por humedad, que alude a la absorcin de agua por el documento o higroscopicidad, la cual ya se mencion anteriormente. En este caso, el papel se siente mojado, fro, se percibe olor a hmedo y la tcnica se observa solubilizada, traspasa el soporte, o en ocasiones disminuye su intensidad cromtica y, por ende, se pierde la informacin. Cuando encontramos parte de la superficie del soporte deteriorado por abrasin, decimos que se ha desgastado por el roce, raspado o friccin con otra superficie ms dura. La accin de levantar o eliminar un material agregado, como la cinta adhesiva, ocasiona la separacin de una delgada capa superficial del papel, quedando una parte adherida a la cinta. Lo que sucede en el soporte es lo que llamamos prdida de la superficie del papel.

Por ltimo, y el ms frecuente de los deterioros en material de archivo, es la suciedad, la cual se refiere a la acumulacin sobre el soporte de polvo, holln, huellas de pisadas y dems partculas slidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular esta asociado a la falta de mantenimiento o descuido. Los deterioros a nivel de las encuadernaciones pueden describirse de la siguiente manera: 5.1. Desgarro total de la encuadernacin o empaste:se refiere a los casos en que la documentacin se encuentra encuadernada o empastada. Se expresa por la separacin o desprendimiento de los folios de la encuadernacin. 5.2. Desgarro del lomo: es el desprendimiento total o parcial del lomo de las encuadernaciones, generado en su mayora por una incorrecta manipulacin de las unidades al ser extradas de la estantera. 5.3. Desgarro de cubiertas: es el desprendimiento total o parcial de las cubiertas que componen la encuadernacin, por la zona del cajo o unin de las tapas y el lomo, producidos por la incorrecta manipulacin. 5.4. Costuras sueltas: descosido o desprendimiento de los hilos que estructuran el cuerpo del libro o legajo. 5.5. Faltantes de cubiertas o lomo: son las prdidas parciales del material interno de las encuadernaciones o empaste. 5.6. Exfoliacin de tapas: separacin parcial de las capas de fibra laminar del material interno de las tapas, por lo general ubicado en las esquinas. NOTA: La diferencia entre encuadernacin y empaste es que la primera se utiliza para la agrupacin de cuadernillos, mientras que el empaste se usa para hojas sueltas. 6. DETERIORO POR INTERVENCIONES ANTERIORES Llamamos intervenciones anteriores aquellas acciones en las que se ha aadido al documento algn material ajeno a su naturaleza, ya sean cintas adhesivas, papeles, material metlico o telas, entre otros, que no corresponden a su condicin original y que no pertenecen al documento desde el momento de su elaboracin. Estas intervenciones, que en ocasiones se relacionan con reparaciones o acciones imprudentes, realizadas sobre el documento, aparentemente para corregir deterioros y evitar que se acrecentaran, lo que hacen es generar an mas dao. Es comn encontrar cintas adhesivas industriales sobre las rasgaduras, que con el paso del tiempo producen manchas irreversibles sobre el soporte. Esta alteracin se debe a la reaccin entre los componentes del adhesivo y el papel, tornndose en una tonalidad de color amarillento y donde, a menudo, quedan expuestas reas de adhesivo pegajoso. Esto

expone el documento al peligro de ser rasgado si se adhiere a otra superficie. 6.1. Factores provocados por el hombre. A lo largo de este escrito nos hemos referido a factores internos, externos y ambientales a los documentos. Sin embargo, es necesario mencionar al ser humano como el mayor causante de la prdida y deterioro de los materiales de archivo. La mayor parte de los deterioros de los que hablamos anteriormente son provocados por el hombre. Las principales razones: ignorancia, descuido o simplemente negligencia. Los factores inducidos por el hombre se pueden reunir en tres acciones principales: A. Inadecuados edificios o espacios de archivo. Ubicar reas de depsito de archivo en edificios no aptos para desarrollar esa funcin. No siempre son los ms adecuados o presentan inconvenientes para ser adaptados. Edificios cercanos a fbricas, con problemas de humedades, filtraciones, cubiertas deterioradas y estructuras que nunca fueron diseadas para almacenar el peso que genera la documentacin son slo algunos ejemplos. En conclusin, y por desconocimiento, los aspectos que rodean la seleccin de un espacio para depsito de archivo se reducen, fundamentalmente, a encontrar un espacio en el menor costo, no importa dnde se ubique. B. Incorrecta manipulacin y uso. La incorrecta manipulacin al momento de consultar documentos de archivo es una de las principales causas que generan deterioros fsicos, tales como rasgaduras, manchas de alimentos o bolgrafos, encuadernaciones desprendidas. Todo esto atenta contra la integridad del documento. C. Violencia y robos. La prdida de expedientes y las mutilaciones intencionadas son muy frecuentes. Los aspectos resaltados son el resultado de no aplicar normas de conservacin preventiva dentro de las entidades, que son responsables de su informacin y archivos. Por lo general, no es prioridad establecer y dar continuidad a un programa preventivo en las instituciones y entidades que resguardan la informacin vital de los procesos que desarrollan y que, adems, constituye nuestro patrimonio documental. De existir, se podran evitar inundaciones, incendios y hasta robos. En Colombia son muy pocas las organizaciones de carcter pblico que cuentan con un plan de prevencin. 7. CMO EVALUAR CUALITATIVA Y CUANTITATIVAMENTE LOS DETERIOROS. En conjunto, con la identificacin de los deterioros, es necesario interpretarlos de modo cuantitativo, de forma que puedan expresar su magnitud con mayor eficacia. Para este fin se han establecido parmetros que fortalecen la metodologa a la hora de elaborar un diagnstico. La tarea de evaluar la presencia de los deterioros sobre un documento implica el conocimiento de varios parmetros: 7.1. Nmero de folios aproximados: indicar el nmero de folios o pginas de forma aproximada, que se encuentran afectados por cada deterioro, teniendo en cuenta la cantidad de folios que componen la unidad. Para el caso de que la unidad sea un volumen, libro o legajo, se realiza de la siguiente manera (Ver grfico al frente): Se indica el nmero de folios o pginas que se encuentren afectadas, teniendo en cuenta la cantidad de hojas que componen el libro. Por ejemplo, segn la parte delineada de

la Ilustracin No.1 podramos decir que la alteracin del deterioro por mancha de humedad se encuentra afectando 150 hojas de un total de 300, dentro del cuerpo del libro. 7.2. Cobertura: expresa la porcin o rea del documento que presenta afeccin por el deterioro y se registra como una fraccin, para lo cual se divide imaginariamente la unidad documental en dieciseisavos. El nmero de cuadrantes que tengan el deterioro es el que se consigna en la evaluacin. Este tipo de medida se toma usualmente slo para el deterioro biolgico. Para mayor claridad se plantean grficamente los siguientes ejemplos: en el primer caso hemos dividido este plano en 16/16 as:

La zona sombreada representa las fracciones afectadas por deterioro biolgico, por lo tanto podemos hablar que la cobertura sera de 6/16. 7.3. Intensidad: se refiere a la magnitud del deterioro presente y se mide de acuerdo a su gravedad, en Bajo, Medio, y Alto. Para tener mayor claridad describimos cada parmetro de modo sencillo as: Bajo: el deterioro se presenta con poca intensidad, pero sin llegar a ser la mnima probable; Medio: implica una intensidad de deterioro media, que se encuentra entre el trmino o descriptor anterior y el siguiente. Y, Alto: el deterioro se manifiesta de modo absoluto y comprende un nivel mximo de alteracin. La forma correcta de establecer estos datos se obtiene centralizando o concentrando los deterioros, calculando de una manera individual cada uno de los parmetros para expresar cada deterioro, de tal manera que posteriormente, al leer esta informacin podamos formarnos una idea y reconocer los factores que se encuentran afectando los soportes. Con la ayuda de estas herramientas de identificacin y caracterizacin de las principales manifestaciones de deterioro que afectan la documentacin, obtenemos datos reales y conocemos las dimensiones del problema. As, los profesionales de la conservacin podemos formular soluciones y estrategias ms acertadas, a fin de garantizar la permanencia de la documentacin, con el propsito de cubrir las necesidades detectadas y llevar a cabo una adecuada planificacin. Bibliografa:

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