Plan

Versin: 1
ELABORO: REVISO: APROBO:
CLAUDIA VARGAS ESPINOSA FABIN SANTA LPEZ
FABIN SANTA LPEZ Representante del SGC Fecha: 13 de Octubre de 2005
MAURICIO JIMNEZ ALDANA Gerente del SGC
Formato: 3MC050504-01
PLAN DE CALIDAD DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO GERENCIA CORPORATIVA DEL SISTEMA MAESTRO
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TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 7.1 7.2 7.3 8. 8.1 8.2 9. 10. 10.1 10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 10.2.5 10.2.6 10.2.7 10.2.8
INTRODUCCIN OBJETO ALCANCE DESCRIPCIN REQUISITOS DE LOS INDICADORES RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIN FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN ORIGEN INTERNO ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN ORIGEN EXTERNO CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO CODIFICACIN DE LA INFORMACIN Acuerdos, Estudios, Documentos Tcnicos, Informes, manuales, Planes y Protocolos Esquemas y Planos Codificacin de las Esquinas de la Red Actas, cartillas, Contratos, Correspondencia, Instructivos, Procedimientos y registros Codificacin de las Carpetas Correos Internos va Lotus Notes ARCHIVO DE LA INFORMACIN FSICA Y MAGNTICA Archivo Activo Archivo Central CAU Archivo Permanente Histrico Archivo Tcnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot SETECSA Biblioteca de la Direccin Red Matriz Acueducto Planotecas de la Direccin Biblioteca de Esquinas de la Red
Pg. 4 4 4 4 5 5 6 6 6 7 8 8 8 8 10 10 10 13 14 14 15 15 15 16 16 17 17 17 18 19 19
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10.3 10.3.1 10.3.2 10.3.3 10.3.4 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.5 11. 12. 12.1 12.2. 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.8.1 12.8.2 12.9 12.10 12.11 12.12 12.13 12.14 12.15 12.16 13.
ARCHIVOS MAGNTICOS Intranet de la Empresa Archivos Magnticos de Calidad Registros de Calidad en Medio Magntico Copias de Seguridad PROTECCIN Y RECUPERACIN Informacin en Medio Fsico Informacin en el Sistema Condiciones de Almacenamiento Previstas en el Contrato de SETECSA PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE LA INFORMACIN CONSERVACIN DE LA INFORMACIN ESPECIFICACIONES TCNICAS CON LOS CLIENTES OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR CONTINUIDAD CALIDAD FISICOQUMICA Y MICROBIOLGICA PRESIN DEL AGUA RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES Direccin Red Matriz Acueducto Gerencias de Zona MEDICIN TRANSFERENCIA DEL PRECIO SEGUIMIENTO Y CONCERTACIN AUTONOMA DE OPERACIN ATENCIN DE EMERGENCIAS RECLAMOS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS MBITO DE APLICACIN VIGENCIA Y MODIFICACIONES TRMITE DE SOLICITUDES DE LOS ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS ANEXOS
Pg. 19 20 21 21 22 23 23 23 24 24 24 26 26 26 26 28 28 31 31 32 32 33 33 34 34 34 35 35 35 35 36
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1.
INTRODUCCIN
Se presenta el Plan de Calidad del Sistema de Gestin de Calidad para el proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices , el cual es liderado por la Direccin Red Matriz Acueducto de la Gerencia Corporativa de Sistema Maestro. Est plan se realiz con base en los procesos de las Operaciones del Negocio, Planeacin y Control de la Gestin, y Gestin de Recursos aprobados por el Comit de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y los procesos corporativos definidos para la Gestin de la Mejora continua, Gestin de Recursos y Planeacin y Control de la Gestin. 2. OBJETO
Este Plan de Calidad tiene como objeto establecer la responsabilidad, la secuencia e interaccin de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad del proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, as como las caracterizaciones que se deben aplicar, con el fin de cumplir los requisitos legales, contractuales y los objetivos del Sistema de Gestin, as como los establecidos en la norma NTCISO 9001: 2000 - Sistemas de Gestin de Calidad. Los objetivos de calidad se incluyen en el Manual de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. 3. ALCANCE
El alcance del Sistema de Gestin de Calidad y de ste documento es para ser aplicado por la Direccin Red Matriz Acueducto, siendo esta rea, la responsable a nivel de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de gestionar el proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices. 4. DESCRIPCIN
En el Mapa de Procesos, se describe la interaccin de los procesos de CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES, con los responsables y cumplimiento de requisitos NTC ISO 9001:2000. Ver Anexo 1. Segn lo establecido en la estructura del mapa de procesos corporativo de la Empresa de Acueducto, los niveles de desagregacin de los procesos a nivel empresa se dividen en las siguientes categoras: Procesos Nivel 0 Operaciones del Negocio Corporativo
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Macroproceso Servicio Acueducto Proceso Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices Subprocesos Planeacin y Control de la Gestin, Gestin de Infraestructura, Distribucin y Control, Mantenimiento, Gestin de Recursos y Gestin de la Mejora Continua. Procedimientos. Los procedimientos asociados a las actividades de mantenimiento hacen parte del Macroproceso Gestin de Activos Fijos.
Dicha estructura se establece de la misma manera en el Sistema de Gestin de Calidad del Proceso Corporativo de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices. En la cual se desagrega un nivel adicional de Instructivos asociados a los procedimientos. En el Cuadro 1, se describen las caracterizaciones, los procedimientos, responsables, perodos de ejecucin y el cumplimiento de los requisitos de la norma NTC ISO 9001: 2000 SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD. Ver Anexo 1. 5. REQUISITOS DE LOS INDICADORES
En el Anexo 2 se relacionan los Indicadores para el Sistema de Gestin de Calidad del Proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices. Los indicadores fueron clasificados en indicadores de Gestin, de Actividad Sistemticos y Contractuales. La entrega mensual de indicadores para el Sistema de Gestin de Calidad de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, ser realizada entre los quince primeros das de cada mes de acuerdo con la periodicidad de evaluacin y clculo de cada indicador, fecha en la cual se consolidar el Informe de Indicadores, para ser revisado por el Director con las diferentes reas en reuniones programadas mensualmente para tal fin, los cuales se asemejan a una Revisin Gerencial extraordinaria. En los formatos de cada indicador, se encuentra una tabla disponible para el Anlisis del resultado de cada indicador. El diligenciamiento de est informacin ser responsabilidad de cada uno de los dueos de proceso y podr diligenciarse o no, segn sea determinado para cada indicador. En el caso de tenerse indicadores con resultados positivos, ser opcional la descripcin del anlisis de los resultados. Se debern documentar las Oportunidades de Mejora que se realicen con base en los resultados de los indicadores, tomando como base los indicadores que presenten resultados deficientes por un tiempo prolongado. 6. RESPONSABLES DEL SISTEMA DE GESTIN
El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot E.S.P. ha delegado en el cargo de Director Red Matriz Acueducto las funciones de Gerente del Sistema de Gestin de
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Calidad del proceso antes mencionado. Actualmente, asume las responsabilidades el Ingeniero Mauricio Jimnez Aldana. Como Representante del Sistema y Coordinador de Calidad, la Direccin Red Matriz Acueducto a nombrado al Ingeniero Fabin Santa Lpez, Profesional Especializado del Grupo de Apoyo Tcnico. 7. 7.1 FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DEL SISTEMA DE CALIDAD FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA GERENCIA
Las funciones del Representante de la Gerencia, son las siguientes: Velar por el ptimo funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de Calidad. Informar a la alta direccin sobre el desempeo del sistema de gestin y de cualquier necesidad de mejora , y Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin. Estar en permanente contacto con la Direccin de Calidad y procesos de la Empresa con el fin de tomar en conjunto decisiones que permitan el mejoramiento continuo del Sistema de Gestin de Calidad. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CALIDAD
7.2
Las funciones del Coordinador de Calidad son: Apoyar en las actividades de mantenimiento del SGC al Gerente del Sistema. Conocer los documentos del sistema de calidad para servir de apoyo en la Gerencia. Asegurarse que la Poltica de Calidad sea entendida y difundida a todos los funcionarios de la Direccin Red Matriz Acueducto Elaborar el Plan de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.
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Tener una cartelera de calidad actualizada para informar a todo el personal sobre todo lo correspondiente a calidad, en la cual se podr incluir informacin sobre Poltica de calidad, certificados de calidad, listado de formatos con las versiones actuales, cambios del sistema. Igualmente se podr apoyar en otro tipo de herramientas como la INTRANET, archivos magnticos y material impreso para difundir el Sistema. Mantener informado a todo el personal cada vez que se realicen cambios al Sistema de Gestin de Calidad (sensibilizaciones, correo electrnico, INTRANET o cartelera). Estar pendientes de que todos los profesionales trabajen con los proceso, procedimientos y formatos adecuados y en las versiones actuales. Solicitar mensualmente al personal de cada Divisin los informes que correspondan para alimentar los Informes de Indicadores o de Contratos. Realizar los informes de gestin e indicadores mensuales y presentarlos al Director Red Matriz Acueducto para la toma de decisiones y mejora continua. Participar con la Direccin de Gestin de Calidad y Procesos en la realizacin de Ciclos de Auditoras Internas. Abrir, hacer seguimiento y cerrar oportunidades de mejora en la Direccin Red Matriz Acueducto. Definir con el Director Red Matriz Acueducto el Plan de Capacitacin de la Direccin y velar porque se aplique. Velar porque cada vez que se realice capacitacin en el rea se diligencie el formato de asistencia de personal. Velar porque el manejo documental de registros, informacin del sistema o tcnica se realice de acuerdo con la directriz establecida. Estar pendientes que las aplicaciones de Calidad, Correspondencia y archivo se utilicen, que sean estndares y estn en las versiones actuales. Mantener actualizado el Organigrama de la Direccin. FUNCIONES GENERALES DEL RESPONSABLE DE LA BODEGA
7.3
El rol de Responsable de la Bodega ser ejecutado por un Aforador Nivel 32, cuya funcin principal ser responder por la correcta realizacin de los trabajos de: aforos de distritos y de sectores tpicos, localizacin de vlvulas y otros accesorios del sistema matriz que se encuentren perdidos,
pruebas de cierre, ubicacin de pitomtros, puntos de medicin, responsabilidad por la adecuada instalacin y funcionamiento de los puntos de medicin garantizando continuidad y precisin en los registros efectuar pruebas de prdida de carga e investigaciones de daos con gefonos, correladores, equipos electrnicos; y por la correcta operacin de apertura y cierre de vlvulas, hidrantes y registros segn instrucciones impartidas por el Jefe de divisin Distribucin y Control y/o Ingeniero de Macromedicin. En dado caso que el Responsable de la Bodega deba ausentarse para realizar actividades fuera de ella, el Auxiliar Operativo de la Divisin Operacin y Control, podr asumir las funciones del rol de Responsable de la Bodega. 8. 8.1 CAMBIOS EN EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN DE ORIGEN INTERNO
Cada vez que se requiera por actualizacin o mejora de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad, el Coordinador de Calidad debe realizar los cambios en la documentacin requerida, manteniendo actualizado el formato Listado Maestro de Documentos y actualizar la INTRANET de la Empresa con las ltimas versiones de los documentos. 8.2 ACTUALIZACIN DOCUMENTACIN DE ORIGEN EXTERNO
La documentacin de origen externo que aplica al proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, se actualiza de la siguiente manera: Normas y Especificaciones Tcnicas Direccin de Ingeniera Especializada (Intranet) Manual de Interventora Direccin de Calidad y Procesos (Intranet) Manual de Contratacin Gerencia Jurdica (Intranet) Reglamento Tcnico para el Sector de Agua Potable y Saneamiento Bsico, RAS Direccin de Ingeniera Especializada (Intranet) Leyes y Decretos de Orden Nacional - Gerencia Jurdica (Intranet) Plan de Ordenamiento Territorial POT Gerencia de Planeamiento Plan de Desarrollo del Distrito - Gerencia de Planeamiento Procesos Corporativos que hacen parte de este Sistema de Gestin de Calidad - Direccin de Calidad y Procesos (Intranet) Cdigo Colombiano de Construcciones Sismo Resistentes - Direccin de Ingeniera Especializada (Intranet) CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO
9.
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La Direccin Red Matriz Acueducto ha establecido, para el presente ao, ejecutar las capacitaciones y entrenamientos que se describen en el Plan de Capacitacin. Ver Anexo 3. Estos programas o cursos de entrenamiento sern revisados y aprobados por la Direccin de Red Matriz Acueducto y segn los requerimientos se realizarn las respectivas modificaciones, eliminando, incluyendo o excluyendo temas, segn la disponibilidad de los recursos, con lo cual el Plan de Capacitacin podr ser actualizado a travs del ao. La evaluacin de eficacia de las capacitaciones realizadas a travs del Programa Gente de Mostrar, se realizarn en las fechas establecidas por la Direccin Mejoramiento Calidad de Vida. Los cursos y capacitaciones tcnicas definidas por la Direccin Red matriz Acueducto, sern realizadas por el Representante del sistema de Calidad. Cada vez que se realice la evaluacin de eficacia de una o varias capacitaciones se analizarn los resultados con el Director Red Matriz Acueducto en las reuniones de revisin mensual de indicadores o en las Revisiones Gerenciales. Las evaluaciones de eficacia de las capacitaciones pueden ser realizadas en el transcurso de tres (3) meses despus de finalizar el curso a ser evaluado.
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10.
MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO
La Direccin Red Matriz teniendo en cuenta los lineamientos corporativos para el manejo de la informacin en medio fsico y en medio magntico ha definido controlar la informacin que genera y maneja tal y como se describe en el presente documento. La Direccin Red Matriz Acueducto en la Gestin de sus procesos maneja los siguientes tipos documentales: Cuadro No. 1 - TIPOS DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTOS Actas Acuerdos Cartillas de Cierres Catlogos Folletos Contratos* Correos Electrnicos Correspondencia* Especificaciones Tcnicas Esquemas Esquinas Estudios Registro Fotogrfico Informes Instructivos CDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 TIPO DE DOCUMENTOS Legislacin Libros Manuales Normas Planes Planos Procedimientos Protocolos Videos Registros Soportes de Gestin CD Bases de Datos CDIGO 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27
10.1
CODIFICACIN DE LA INFORMACIN
Los documentos generados en los procesos, son indexados en orden cronolgico y la codificacin depende de los principios de procedencia y orden original. Estos lineamientos se basan en los parmetros establecidos en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Cdigo 1GD1095, versin vigente, y la informacin establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento. Con el nimo de controlar la informacin que genera la Direccin Red Matriz Acueducto, se debe crear un cdigo para cada uno de los documentos de la siguiente manera: 10.1.1 Acuerdos, Bases de Datos, Estudios, Documentos Tcnicos, Informes, Manuales, Planes y Protocolos Para los documentos en medio fsico o digital como son acuerdo, Bases de Datos, Estudios realizados internamente, Documentos Tcnicos e Informes producidos por alguna de las reas que
componen la Direccin Red Matriz Acueducto, Manuales, Planes y Protocolos, debern ser identificados con la siguiente codificacin. 0730
Documento generado por la Direccin
13
2005
Ao de creacin
0001
01
Versin
El documento es un informe
Consecutivo asignado
Cuadro No. 2 Esquema de Codificacin Acuerdos, Estudios, Documentos Tcnicos, Informes, Manuales, Planes y Protocolos
Centro de Costo 0730 Direccin 0731 Distribucin y Control 0732 Mantenimiento 0733 Apoyo Tcnico 0734 Calidad Tipo de Documento Este campo es asignado teniendo en cuenta la Tabla de Tipos de Documentos Ao de Creacin del documento Este campo es asignado de acuerdo al ao en curso Consecutivo Consta de cuatro campos es asignado por el Coordinador de Calidad Versin Consta de dos campos
Todos los documentos anteriormente descritos deben llevar al inicio, la hoja de CONTROL DE CAMBIOS que se muestra a continuacin, donde se incluye el Cdigo del documento, la Lista de Distribucin del mismo, los responsables de la preparacin, revisin y aprobacin del documento, as como la ubicacin en medio magntico para las bases de datos o informacin que se mantenga en medio digital.
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Nombre del Documento: LISTA DE DISTRIBUCIN REA O DEPENDENCIA
Cdigo:
No. DE COPIAS
CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO VERSIN OBSERVACIONES
Preparado por:
Firma Firma
Revisado por:
Firma
Aprobado por:
Nombre Cargo Ubicacin Magntica:
Nombre Cargo
Nombre Cargo
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10.1.2 Esquemas y Planos Los Planos y los Esquemas existentes y generados por la Direccin Red Matriz Acueducto, deben ser codificados con el siguiente rotulo: Figura No. 2 - Rtulo de Codificacin Esquemas y Planos
DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO Plano Maestro Copia Controlada SI Plano de Trabajo NO
0730 20 2005 0013 01
Para los planos y esquemas que se elaboren en la Direccin Red Matriz Acueducto, se utilizar el formato 3GD050504-01. Ver Anexo No. 4. Los planos escala 1:5000 del Sistema Acueducto son generados por la Direccin de Informacin Tcnica y Geogrfica, a quien se les solicita copia heliogrfica para generar las respectivas Copias Controladas y No Controladas de los planos de trabajo en oficina y de las Comisiones de Terreno. 0730 20 2005 0001
Consecutivo asignado
Documento El documento Ao de generado por es un plano creacin la Direccin
Cuadro No. 3 Esquema de Codificacin para Esquemas y Planos

Centro de Costo 0730 Direccin 0731 Distribucin y Control 0732 Mantenimiento 0733 Apoyo Tcnico 0734 Calidad Tipo de Documento Este campo es asignado teniendo en cuenta la Tabla de Tipos de Documentos Ao de Creacin del documento Este campo es asignado de acuerdo al ao en curso Consecutivo Consta de tres campos es asignado por la Secretaria de la Direccin
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10.1.3
Codificacin de Esquinas de la Red
Las esquinas de la red son documentos de apoyo que se emplean para la ubicacin detallada de redes y accesorios e incluyen la referenciacin de cada uno de los elementos del Sistema Acueducto, tanto de redes matrices como de redes menores. Estos documentos son generados a nivel corporativo por la Direccin de Informacin Tcnica y geogrfica y pueden ser actualizadas como producto de los contratos de obra, donde se materializan los cambios en los accesorios y las nuevas intervenciones sobre la red. La codificacin de dichos esquemas ha sido establecida a nivel corporativo como la interseccin de las vas con la prioridad de las Carreras en el primer nivel y luego las Calles en orden consecutivo. Para este caso, las Transversales se toman como Carreras, por lo cual definen la codificacin en el primer nivel. Para los casos de las Avenidas se conserva en el primer nivel el nombre de la Avenida (sea calle, diagonal, transversal o carrera) y posteriormente en orden consecutivos las carreras o calles segn la aplicacin. 10.1.4 Actas de Liquidacin, Procedimientos y Registros Contratos, Correspondencia, Instructivos,
Este tipo de documentos son controlados de acuerdo con las disposiciones descritas en el procedimiento corporativo de Manejo de Registros, Cdigo 1GD1095, versin vigente, y la informacin establecida en el Anexo 1 de dicho procedimiento. 10.1.5 Codificacin de las Carpetas
Las carpetas para el archivo activo, deben ser codificadas, por la Secretaria de acuerdo con el siguiente cuadro, y ser rotulado con base en la figura de la siguiente manera: Cuadro No. 4 Esquema de Codificacin de las Carpetas
Raz Centro de Costo 0730 0731 0732 0733 0734 rea Direccin Distribucin y Control Mantenimiento Apoyo Tcnico Calidad Tipo de Documento Este campo es asignado teniendo en cuenta la Tabla 1. Tipos de Documentos Consecutivo Consta de tres campos es asignado de acuerdo con el Inventario de Carpetas.
50912
Ejemplo:
Carpeta para archivar los Acuerdos de Servicio : 509120730012005001 Carpeta para archivar Planilla Cierres en Redes Matrices : 509120731252005001
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Figura No. 3 - Rtulo de Codificacin Carpetas

DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO
DIVISIN DISTRIBUCIN Y CONTROL ACUERDOS DE SERVICIOS COMPARTIDOS
5091 2 0730 01 2005 001
10.1.6
Correos Internos va LOTUS NOTES
La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, tiene implementada la plataforma de comunicacin interna con la herramienta informtica LOTUS NOTES, para el envo, intercambio, y solicitud de informacin entre los funcionarios de la Empresa ubicados en la Central de Operaciones y en algunos puntos de operacin y funcionamiento alternos. La informacin y comunicaciones va correo electrnico, comnmente llamada Lotus, son vlidas como registros de actividades, acciones y solicitudes para el desarrollo de actividades del proceso Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices. Al ser informacin digital, no sern codificada, siendo la fecha y funcionario que origine el correo, el mecanismo que permita realizar la indexacin y trazabilidad de la informacin all contenida. 10.2 ARCHIVO DE LA INFORMACIN FSICA
Se describen a continuacin las disposiciones que se deben seguir para la conservacin de la informacin, en medio fsico o en medio magntico grabada en discos de almacenamiento, que genera la Direccin Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones estn alineadas con los esquemas corporativos de conservacin de la informacin. Los materiales y equipos utilizados para el archivo de la informacin fsica y magntica de la Direccin Red matriz Acueducto son: Mobiliarios Carpetas Legajos Cajas Rtulos Equipos de Computo CD-ROM
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La Direccin Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentacin para el manejo de archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado que los archivos sean gestionados de la siguiente manera: 10.2.1 Archivo Activo
La funcin de este archivo es conservar la informacin que an se encuentra en trmite, que es consultada permanentemente que corresponde al ao en vigencia. La conservacin de los documentos y registros en este archivo es de tres (3) aos. En la Direccin Red Matriz Acueducto el Archivos Activo est conformados por las siguientes divisiones, para facilitar el archivo y conservacin de la informacin y los registros. Archivo Activo de la Direccin Archivo Activo de la Divisin de Distribucin y Control Archivo Activo de la Divisin de Mantenimiento Archivo Activo de Apoyo Tcnico Archivo Activo de Calidad
Cada archivo se encuentra identificado y cuenta con el inventario de las carpetas que contiene, este Inventario es registrado en el Formato INVENTARIO DE INFORMACIN.
10.2.2
Archivo Central - CAU
La funcin de este archivo es conservar la informacin que ya cumpli su trmite pero que por razones legales, fiscales o administrativas an sigue vigente, es informacin consultada con menor frecuencia. En la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot cada una de las Gerencias Corporativas cuenta con un Archivo de Gestin, el cual es administrado por el Gestionador Documental, estos archivos se conocen con el nombre de CAU. La Direccin Red Matriz Acueducto archiva la informacin correspondiente a Correspondencia enviada y recibida y la documentacin generada por cada uno de los Contratos. El archivo Central de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro se encuentra ubicado en el Segundo Piso de Edificio Central de la Empresa. Anualmente el Archivo Central debe ser revisado por el Gestionador Documental con el fin de determinar qu registros deben permanecer en el archivo, cules deben ir al archivo permanente o histrico y cules se pueden eliminar. Esta informacin se debe clasificar con base en las Tablas de Retencin Documental, Corporativas, definidas por la Direccin de Gestin Documental.
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10.2.3
Archivo Permanente o Histrico
La funcin de este archivo es conservar los registros vitales para la Empresa los cuales no deben ser eliminados. Al Archivo permanente de la Empresa, ubicado en las instalaciones del Colegio Ramn B. Jimeno, se enva la informacin de los Contratos y la Correspondencia una vez termina el periodo de retencin en el Centro de Archivo nico, CAU, de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro. Las disposiciones de conservacin, retencin y manejo son de carecer corporativo y se establecen de acuerdo con las disposiciones fijadas en el procedimiento Manejo de Registros, Cdigo 1GD1095. 10.2.4 Archivo Tcnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot
El Archivo Tcnico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, est ubicado en el Mezanine del Edificio Comercial de la central de Operaciones, bajo la administracin de la Direccin de Informacin Tcnica y Geogrfica. En el archivo tcnico reposan los estudios, planos y resultados de las consultoras e investigaciones realizadas por las diferentes dependencias de la Empresa que por su carcter son de consulta abierta tanto para personal interno como para cualquier usuario o ciudadano. La Direccin Red Matriz Acueducto enva resultados de Estudios tales como Poblacin y Demanda, estudios de expansin y rehabilitacin entre otros. 10.2.5 SETECSA
Actualmente la Direccin Red Matriz Acueducto tiene implementado el servicio de Prestacin de Servicio Integral de Organizacin, Administracin, Almacenamiento, Custodia y Administracin de la Informacin Tcnica Vital del Acueducto de Bogot , Contrato 2-05-25400-440-2004, con la firma Servicios tcnicos S.A. SETECSA, que realiza el mantenimiento y organizacin de la informacin y registros tcnicos de la Direccin Red Matriz Acueducto que por su valor tcnico y operacional deben custodiarse fuera de las instalaciones de la Empresa con el objeto de asegurar su conservacin y minimizar los riesgos de prdida y destruccin por eventos externos que pongan en riesgo la informacin. La documentacin es archivada de acuerdo al rea o divisin que emite el documento, tal como se indica en el Cuadro No. 4. Igualmente, se realiza un control por medio de un cdigo de barras el cual se le asigna a cada documento consecutivamente en orden cronolgico de solicitud de archivo. Este cdigo, permite realizar trazabilidad de la documentacin cuando es remitida al Archivo
Central de Guarda y Custodia de SETECSA, para lo cual se lleva un listado que relaciona el cdigo de barras con el Cdigo del Documento definido por el Sistema de Gestin de Calidad. Con est actividad se garantiza el manejo especial de la informacin con altos estndares de seguridad de la informacin que constituye un patrimonio de la Empresa, tal como informacin de sectorizacin y planos operativos del sistema. Para el suministro, entrega y transporte de la informacin se seguirn los procedimientos establecidos por SETECSA S.A. para asegurar que la informacin se encuentre identificada, clasificada, codificada, cuantificada y disponible para los requerimientos de informacin de la Direccin Red Matriz Acueducto. De igual manera, SETECSA tiene la responsabilidad de manejar y conservar la informacin depositada en la Biblioteca, el Archivo Activo, Planoteca y la Biblioteca de Esquinas de la Direccin Red Matriz Acueducto. 10.2.6 Biblioteca de la Direccin Red Matriz Acueducto
Teniendo en cuenta que la Direccin Red Matriz Acueducto maneja informacin de tipo tcnico, la cual es consultada permanentemente, se ha establecido una Biblioteca donde se encuentran los siguientes tipos documentales:
TIPO DE DOCUMENTOS Catlogos Folletos Especificaciones Tcnicas Esquemas Esquinas Estudios Registro Fotogrfico Informes Legislacin Libros Manuales Normas Planes Planos Procedimientos Protocolos Videos CD
Las actividades de manejo de los documentos est a cargo de funcionarios de SETECSA quienes apoyan las tareas de almacenamiento, codificacin y prstamo de la informacin. Los documentos sern codificados y archivados de acuerdo a las disposiciones establecidas en los numerales 10.1 y 10.2 de este documento.
10.2.7
Planotecas de la Direccin
La Direccin Red Matriz Acueducto cuenta con una PLANOTECA para el archivo de planos record de obra de las redes matrices en servicio, estructuras de control y cmaras y accesorios del sistema acueducto, las cuales deben estar disponibles para la consulta en todo momento por los Ingenieros de la Direccin y los Ingenieros del centro de Control para el desarrollo de actividades operativas, mantenimiento y de atencin de daos. La planoteca est ubicada en el Sptimo Piso del edificio central de Operaciones. La consulta de Planos, este tipo de documentos es codificado y controlado para su archivo por personal de SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilizacin de dicha informacin en horario nocturno o fin de semana ser responsabilidad de los Ingenieros del Centro de Control. Igualmente, en la Direccin Red Matriz Acueducto existe una PLANOTECA DE TRABAJO, ubicada en el Quinto Piso, que aloja copia controlada de los planos 1:5000 del Sistema de Acueducto de Bogot, los cuales incluyen redes menores, matrices, y accesorios. Estos planos son de consulta permanente para el desarrollo de las actividades de operacin, control, mantenimiento y gestin de la infraestructura. La responsabilidad del manejo y conservacin de los planos 1:5000 del sistema de Acueducto es de cada usuario y debern permanecer una vez utilizados en el mismo lugar. Los planos contienen informacin adicional como sectorizacin, limites de zona y vlvulas de cierre permanente que pueden ser actualizados permanentemente. 10.2.8 Biblioteca de Esquinas de la Red
En la Biblioteca de Esquinas de la Red, se realiza el almacenamiento de los Esquemas de Esquinas del sistema Acueducto. La consulta y archivo de las Esquinas es por personal de SETECSA en horario diurno. Si se requiere la consulta o utilizacin de dicha informacin en horario nocturno o fin de semana ser responsabilidad de los Ingenieros del Centro de Control. 10.3 ARCHIVOS MAGNTICOS
Se describen a continuacin las disposiciones que se deben seguir para la conservacin de la informacin, en medio magntico, copias de seguridad grabadas en discos de almacenamiento, que genera la Direccin Red Matriz Acueducto. Estas disposiciones estn alineadas con los esquemas corporativos de conservacin de la informacin. Los materiales y equipos utilizados para el mantenimiento de la informacin magntica de la Direccin Red matriz Acueducto son: Equipos de Computo
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CD-ROM
La Direccin Red Matriz Acueducto, teniendo en cuenta la reglamentacin para el manejo de archivos y las directrices corporativas, establecidas para el manejo documental, ha determinado que los archivos sean gestionados de la siguiente manera: 10.3.1 INTRANET de la Empresa
La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot tiene implementado como herramienta para el manejo y divulgacin de la informacin la intranet corporativa la cual est a cargo en el mantenimiento de la plataforma informtica la Direccin de Informtica, en la actualizacin de informacin diaria y comunicaciones la Direccin de Imagen corporativa y Comunicaciones, la informacin tcnica a cargo de la Direccin de Informacin Tcnica y Geogrfica, y la informacin correspondiente a los Sistemas de Gestin de Calidad a cargo de la Direccin de Calidad y Procesos. La informacin de mapa de procesos, manual de calidad, caracterizaciones de procesos, procedimientos, flujogramas, formatos, e instructivos se encuentra disponible en la intranet de la empresa como respaldo de la informacin en medio fsico almacenada en el Archivo Activo y a su vez permite asegurar que se disponga de informacin actualizada y la ltima versin de los documentos y formatos. Para acceder a la informacin de la INTRANET se deben seguir los siguientes pasos: -
Ingresar al Explorer, en el icono del computador Dirigirse a la siguiente direccin: http://87.0.0.25/ Ubicar en el men izquierdo Secciones la opcin Sistema de Calidad y dar clic Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES Al dar clic en el recuadro mencionado encontrar el Mapa de Procesos del Sistema con los hipervnculos de cada uno de los Procesos del SGC.
Igualmente, para acceder a la informacin y formatos del sistema de Gestin de Calidad de Interventora que se interrelacionan con las actividades de los procesos a cargo de la Direccin red matriz, se debe seguir un procedimiento similar al anterior mente descrito, as -
Ingresar al Explorer, en el icono del computador Dirigirse a la siguiente direccin: http://87.0.0.25/ Ubicar en el men izquierdo Secciones la opcin Sistema de Calidad y dar clic Dar clic en el recuadro de SISTEMA DE CALIDAD GESTIN DE INTERVENTORA Al dar clic en el recuadro mencionado encontrar el Mapa de Procesos del Sistema con los hipervnculos de cada uno de los Procesos del SGC.
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10.3.2
Archivos Magnticos de Calidad
Con el objeto de asegurar que las copias magnticas de los registros y documentos del Sistema se ubiquen en los equipos de cada uno de los funcionarios de una manera ordenada y a su vez se disponga de la ltima versin de la documentacin, se define el esquema de distribucin de las carpetas a ser ubicadas en el Disco Duro C:/ o D:/, segn sea la disponibilidad de cada uno de los equipos.
/C: SGC-CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE BASES DE DATOS-DRMA CARACTERIZACIONES FORMATOS INDICADORES MANUAL DE CALIDAD PLAN DE CALIDAD PROCEDIMIENTOS REGISTROS DE MIS PROCESOS
El Sistema de Gestin de Calidad velar por la adecuacin de esta recomendacin, hasta el primer nivel de carpetas. Cada una de las sub-carpetas podr ser incluida segn las necesidades y organizacin de cada funcionario. De requerirse implementar una nueva carpeta, el Coordinador de Calidad informar va Lotus los cambios a ser incorporados. Si se considera que una Carpeta es de utilidad para todo el personal de la Direccin se podr sugerir e implementar con la correspondiente informacin para toda la Direccin Red matriz Acueducto. La informacin tcnica contenida en cada uno de los equipos del personal de la Direccin Red Matriz Acueducto, es controlada a travs del envo de las carpetas a los Tanques de Almacenamiento a travs de la generacin de copias de seguridad en disquetes o cd-rom. 10.3.3 Registros de Calidad en Medio Magntico
Los siguientes registros de calidad son manejados en medio magntico, con el objeto de proteger y conservar esta informacin se genera una copia de seguridad mensualmente, esta copia es conservada en el archivo activo de la Direccin Red Matriz Acueducto. Cuadro No. 5 REGISTROS DE CALIDAD EN MEDIO MAGNTICO
NOMBRE DEL REGISTRO CDIGO/VERSIN MEDIO DE REGISTRO
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Control diario de operacin
3SA2015050501
Magntico
Datos Comportamiento de Embalses Cierres en la Red Matriz Bombeo mensual de Plantas Perimetrales Control de Cierres en Lneas de 12" o ms y VRP Seguimiento al Presupuesto
3SA2015050503 3SA2015050504 3SA2015050508 3SA2015052501
Magntico Magntico Magntico Magntico
3SA2020050502
Magntico
Resumen de Seguimiento al Presupuesto de Inversiones Cuentas por Pagar Resumen de Seguimiento al Presupuesto de Funcionamiento Cuentas por Pagar
3SA2020050504
Magntico
3SA2020051003
Magntico
10.3.4
Copias de Seguridad
Cada funcionario es responsable de realizar las copias de seguridad de la informacin de los registros a su cargo siempre y cuando estos se lleven en medio magntico as:
NOMBRE DEL DOCUMENTO Base de Datos control equipos de Medicin Bases de Datos de la Direccin Red Matriz Documentos del Sistema de Gestin de Calidad Registros llevados en Medio Magntico (Cuadro No. 5) FRECUENCIA COPIA SEGURIDAD Semanal Cada vez que se actualice Cada vez que se actualice Mensual MEDIO DE LA COPIA DE SEGURIDAD Disquette o CD Rom Disquette o CD Rom Disquette o CD Rom CD Rom UBICACIN Biblioteca DRMA Biblioteca DRMA Biblioteca DRMA Biblioteca DRMA
La periodicidad de la realizacin de las copias de seguridad depender de la frecuencia de actualizacin o modificacin

10.4
PROTECCIN Y RECUPERACIN
Los lugares donde se encuentran los archivos deben tener las siguientes caractersticas: 10.4.1 Estar alejados de ventanas y baos Estar alejados de los rayos del sol Poca ventilacin Informacin en Medio Fsico
La informacin que se encuentra en medio fsico debe estar archivada en legajos, carpetas o cajas, debidamente rotuladas, se deben seguir las siguientes recomendaciones: La ubicacin de las carpetas, debe quedar ajustada para evitar deformaciones Se debe colocar al inicio y al final de las carpetas, una hoja en blanco debido a que los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo No se deben doblar los documentos. Si se tienen que doblar, se debe tratar de hacer la menor cantidad de pliegues Para el archivo de fax, es conveniente que sea la fotocopia la que se archive, pues el papel de fax conserva la informacin por muy poco tiempo Informacin en el Sistema
10.4.2
Para la proteccin y recuperacin de la informacin que se encuentra en cada uno de los computadores de trabajo, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot, ha establecido un espacio para la generacin de Copias de Seguridad: TANQUES y ha dispuesto Antivirus actualizados a travs de la Red. Se debe generar una copia de seguridad (CDs) a la informacin que no pueda ser almacenada en los tanques. Para la proteccin y recuperacin de CDs, se definen las siguientes disposiciones: Identificarlos Evitar rayones, huellas dactilares, partculas de polvo y manchas Evitar tocar el lado grabable Limpiar con bayetillas, sin usar disolventes Para su almacenamiento no se deben exponer al sol, a altas temperaturas, a la humedad, al polvo o a la suciedad No se deben doblar, ni escribir sobre ellos
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No se debe colocar peso sobre ellos
En general las copias de seguridad deben conservarse, preferiblemente en cajas plsticas y en sitios seguros ya que son recursos valiosos, en caso de que se pierda la informacin en medio fsica o en el sistema. 10.4.3 Condiciones de Almacenamiento previstas en el Contrato SETECSA
Segn lo establecidos en el Contrato con la firma SETECSA, los parmetros definidos para el almacenamiento de los documentos en las instalaciones externas a la Empresa son Control de Temperatura y Humedad, Sistema de ventilacin, Sistema Automtico de Extincin de Incendios, Aislantes Antiestticos, Sistemas de Deteccin de Incendios, Sensores de Inundacin, Extintores, Planta Elctrica de emergencia y Sistemas de Seguridad Fsica de las Instalaciones. 10.5 PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE LA INFORMACIN
Cada vez que una persona desee consultar informacin que se encuentre en el Archivo Activo, Biblioteca, Biblioteca de Esquinas y Planoteca de la Direccin Red Matriz Acueducto, debe solicitarla a la Secretaria o al funcionario de SETECSA, quien debe diligenciar el formato Prstamo de Registros, Cdigo 3GD059501 versin vigente, el cual es un formato establecido corporativamente para el control de prstamo y devolucin de la informacin. Para la remisin de informacin al CAU o a SETECSA se debe de diligenciar por parte de la Secretaria Red Matriz el formato de Control de Remisin de Registros, Cdigo 3GD059501, el cual es entregado al Gestionador Documental correspondiente del CAU o SETECSA para su control y archivo de la informacin adjunta. 11. CONSERVACIN DE LA INFORMACIN
Actualmente, se encuentra en desarrollo un contrato de consultora en el cual se definirn las Tablas de Retencin Documental, las cuales buscan alinear las polticas de la Empresa con la normatividad legal vigente para tal fin, contemplada en la Ley 594 de 2000. En el cuadro No. 6, se presenta la ubicacin y el tiempo de retencin de los documentos establecidos para la gestin de la Direccin Red Matriz Acueducto, mientras se definen los parmetros a nivel corporativo. Una vez se implementen las Tablas de Retencin Corporativas, que en la actualidad la Empresa est definiendo, la Direccin Red Matriz Acueducto aplicar la nueva normatividad.
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Cuadro No. 6 TIEMPOS DE RETENCIN DE DOCUMENTOS

CDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 TIPO DE DOCUMENTOS Actas Acuerdos Cartillas de Cierres Catlogos Folletos Contratos (*) Correos Electrnicos Correspondencia (*) Especificaciones Tcnicas Esquemas Esquinas Estudios Registro Fotogrfico Informes Instructivos Legislacin Libros Manuales Normas Planes Planos Procedimientos Protocolos Videos Registros Soportes de Gestin CD Bases de Datos UBICACIN CAU Archivo Activo CAU Archivo Activo Biblioteca Biblioteca CAU Archivo Activo CAU SISTEC INTRANET Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Archivo Activo - SETECSA Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Archivo Activo Planotecas Biblioteca Biblioteca Biblioteca Archivo Activo Archivo Activo Biblioteca Computadores - Archivo Activo TIEMPO DE RETENCIN (**)
Tres (3) Aos Tres (3 ) aos Tres (3 ) aos Hasta que sea vigente Tres (3 ) aos despus de terminado el Contrato Tres (3 ) aos Tres (3 ) aos despus de terminado el Contrato El establecido por la Direccin de Ingeniera Especializada Hasta que sea vigente Permanente o hasta que lo defina el Director Red Matriz Acueducto Hasta que lo defina el Director Red Matriz Acueducto Hasta que sea vigente Tres (3 ) aos Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente Tres (3 ) aos Tres (3 ) aos Hasta que sea vigente Hasta que sea vigente
Notas:
(*) La informacin relacionada con la gestin de Contratos se mantendr siguiendo los requisitos establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad de Interventora y las directrices particulares definidas por la Direccin de Contratacin y Compras y la Gerencia Jurdica. (**) Una vez se complete el tiempo definido de retencin en el Archivo Activo o en la Biblioteca, la documentacin y registros pueden ser enviados para su custodia a SETECSA.
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12.
ESPECIFICACIONES TCNICAS CON LOS CLIENTES
Las especificaciones tcnicas del servicio con los clientes del proceso de Conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, como son las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo Comercial de la Gerencia Corporativa de Servicio al Cliente se especifican en las Minutas de Acuerdos Industriales. A continuacin se presentan los aspectos tcnicos ms relevantes 12.1 OBJETO DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES
Suministro de agua potable para satisfacer las necesidades de prestacin del servicio de acueducto a las Zonas entregada y medida en los sitios determinados por el Programa de Macromedicin de la Red de Acueducto que hace parte del Manual de Macromedicin, Documento No 0730-172005-0012-01. 12.2 ALCANCE DE LOS ACUERDOS INDUSTRIALES
Dentro del Modelo de Modernizacin de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP se establece la realizacin de Acuerdos Industriales entre reas ejecutoras que llevan a cabo las actividades relacionadas directamente al ciclo industrial y comercial del agua: Abastecimiento, Tratamiento, Distribucin y Recoleccin. El Acuerdo Industrial es una herramienta para establecer metas de las reas ejecutoras y permite hacer un control medible por parte del Comit Corporativo sobre la ejecucin de estas metas operativas y de gestin plasmadas en el Plan Estratgico de las reas. La realizacin de los Acuerdos Industriales busca incentivar la operacin ptima global en trminos de costos y calidad mediante el seguimiento a la rentabilidad real en cada unidad de negocios. El Acuerdo es resultado del proceso de planeacin anual que debe tener en cuenta adems de las condiciones cambiantes de la infraestructura (por proyectos terminados) y de la demanda por servicios (por el desarrollo de la ciudad), los resultados de ejercicios anteriores para buscar mejorar el servicio progresivamente. 12.3 PUNTOS DE ENTREGA, RECURSOS Y CAPACIDAD
La Direccin Red Matriz Acueducto es responsable del suministro de agua potable en los puntos de entrega y en los trminos de presin, cantidad, continuidad y calidad que se indican mas adelante, cumpliendo con lo establecido en la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable y en el Decreto 475/98 del Ministerio de Salud y Desarrollo.
La entrega se efectuar en los puntos de entrada a los sectores hidrulicos, en salidas derivadas de la Red Matriz o de Puntos Perimetrales de Operacin. La medicin se realizar en los sitios determinados por el Programa de Macromedicin, que forma parte del Manual de Macromedicin, de la red de acueducto, en donde fueron instalados macromedidores para medir el caudal entregado a cada uno de los sectores hidrulicos que la componen. El detalle de los sitios y caractersticas de los equipos se encuentra en el documento Manual de Macromedicin, que forma parte de este acuerdo. El Manual de Macromedicin es el documento No 0730-17-2005-0012-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. La Direccin Red Matriz Acueducto har entrega mensual, dentro de los primeros siete das hbiles siguientes al mes considerado, de la informacin extrada de los macromedidores procesada y consolidada de cada Zona. Adems de la informacin procesada Red Matriz entregar a cada Zona la informacin de los archivos fuente. Es responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto garantizar la verificacin metrolgica de los Macromedidores de acuerdo con lo establecido en el Manual de Macromedicin. La Direccin Red Matriz Acueducto cuenta con la siguiente infraestructura fsica: Tanques de almacenamiento de agua potable Tuberas de Redes matrices (Mayores a 12") Redes Menores a 12 que son conducciones expresas Estaciones de Bombeo Estructuras de Control Estaciones Controladoras de Presin Vlvulas de Cierre Permanente ( VCPs) Macromedidores de Caudal Centro de Control (En construccin) Central Uno de Operacin
Los puntos perimetrales de operacin y las redes matrices son propiedad de la Direccin Red Matriz Acueducto, por lo cual esta se hace responsable de su administracin, operacin y mantenimiento, para garantizar a cada Gerencia de Zona el suministro de agua potable en las condiciones descritas en las normas sobre calidad de agua y teniendo en cuenta lo pactado en el Acuerdo Industrial entre las direcciones de Abastecimiento y Red Matriz Acueducto. La operacin, mantenimiento y revisin de las vlvulas de cierre permanente (VCPs) de Zonas y Sectores Hidrulicos son responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y su operacin se ajustar a lo establecido en el Protocolo para Operacin de Vlvulas, que forma parte del manual de comunicaciones, documento No 0730-17-2005-0007-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto.
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La delimitacin fsica que genera responsabilidades para la operacin y el mantenimiento es el dimetro doce (12) pulgadas, por encima de ste la responsabilidad es de la Direccin Red Matriz Acueducto. Incluye las lneas de bombeo que aunque pueden ser de menor dimetro son expresas y se consideran matrices. La operacin y mantenimiento de las lneas iguales o menores a 12 pulgadas, con las excepciones explcitamente consignadas, es responsabilidad de cada Gerencia de Zona. Las salidas directas de las Redes Matrices son accesorios de esta y por lo tanto la responsabilidad de operacin y mantenimiento es de la Direccin Red Matriz Acueducto, la frontera fsica se establece hasta los elementos alojados dentro de la cmara y la cmara propiamente dicha, por fuera de esta, segn el dimetro, se considera red de distribucin y la operacin y mantenimiento estar a cargo de cada Zona. Las Zonas deben evitar la manipulacin propia o de terceros de los accesorios delimitados como responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. Cada Zona deber ejecutar el protocolo de comunicaciones acordado con la Direccin Red Matriz Acueducto para la operacin de dichas vlvulas y las de dimetro igual a 12 pulgadas que estn en las redes de distribucin con el fin de no causar traumatismos en la operacin del sistema matriz. 12.4 CANTIDAD DE AGUA A ENTREGAR
La Direccin Red Matriz Acueducto y cada Zona definirn anualmente, con revisiones semestrales y de manera conjunta los volmenes de agua tratada a entregar en trminos de mnimo requerido y mximo suministro posible bajo la premisa de que, independientemente del caudal, se debe satisfacer la demanda siempre que est dentro de los parmetros de capacidad tanto de Abastecimiento de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP como de las redes de distribucin. Se debe garantizar coherencia entre demanda y capacidad. El Documento a suscribir se denomina Planeacin del suministro anual de agua para las Zonas , Documento No 073019-2005-0010-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y forma parte integral de este acuerdo. Los caudales promedios presentados en la planeacin del suministro pueden tener un rango de flexibilidad en operacin de 3%. La Direccin Red Matriz Acueducto debe garantizar que el volumen suministrado a la Zona absorba las oscilaciones normales de demanda que se presenten dentro de la operacin normal. Cada Zona deber informar con por lo menos 15 das de anticipacin a la Direccin Red Matriz Acueducto los requerimientos permanentes adicionales de caudal que superen los 50 LPS. Si la capacidad disponible del sistema matriz y de abastecimiento lo permite se dar respuesta positiva a la solicitud. 12.5 CONTINUIDAD
Se define como la no interrupcin del caudal demandado para un punto de entrega.

La Direccin Red Matriz Acueducto entregar el suministro a cada Zona con una continuidad mayor al 99%, Indicador definido y calculado de acuerdo a la metodologa de la CRA, que forma parte del Sistema de Gestin de Calidad, en lo referente al Sistema Matriz. Con el fin de minimizar cualquier efecto sobre la continuidad del servicio las suspensiones programadas sern comunicadas tanto a la ciudadana como a la Zona de acuerdo con el Procedimiento Coordinacin de Cierres Programados en Redes Matrices, documento SA20150515 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. Cuadro No. 7 - TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN (HORAS) PARA DAOS PRESENTADOS EN TUBERAS DE RED MATRIZ ACUEDUCTO Dimetro Tubera 12 12-24 24-48 48-78 (pulgadas) Tiempo promedio de atencin (horas) 24 48 60 78
Nota: Incluye la atencin de redes de dimetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El tiempo para los daos que se programan cuenta a partir del inicio de la suspensin.
Las interrupciones requeridas para atencin de daos imprevistos sern calificadas de acuerdo con el tiempo promedio de atencin establecido en el Proceso Mantenimiento Correctivo, documento AF101015 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin red Matriz Acueducto, establecido para la atencin de suspensiones imprevistas, segn verificacin y diagnstico del dao, suspensin del servicio, desage, reparacin y restablecida una vez se toma la decisin de la intervencin. Cuadro No. 8 - CALIFICACIN DEL TIEMPO PROMEDIO DE ATENCIN (HORAS) PARA ATENCIN DE DAOS PRESENTADOS EN TUBERAS DE RED MATRIZ Dimetro Tubera (pulgadas) Tiempo promedio de respuesta (horas) 24 48 60 78 Calificacin 100% Calificacin 80% Calificacin 50%
12 12-24 24-48 48-78
24 48 60 72
24-36 48-60 60-72 72-96
36-48 60-72 72-96 96-108
Nota: Incluye la atencin de redes de dimetros menores pero que por definiciones hechas se consideran matrices. El tiempo para los daos que se programan cuenta a partir de inicio de la suspensin.
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En cualquier caso la Direccin Red Matriz Acueducto informar a cada Zona y a su Central de Operaciones a travs del Centro de Control y al Contact Center cindose a lo establecido en el Manual de Comunicaciones de la Direccin Red Matriz Acueducto, Documento 0730-17-20050007-01 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. Los programas de suministro a travs de carrotanques por causas de cierres en la red matriz sern responsabilidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. Las interrupciones por causas diferentes a daos en redes, (vg servicio energa elctrica para la operacin de las bombas) si son programadas y previamente avisadas se tratarn como suspensin programada y se dar aviso a la Zona con la misma anticipacin con que se reciba la informacin. Si son imprevistas se tratarn segn lo establecido en el Manual de comunicaciones del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin red matriz Acueducto Manual de Comunicaciones. La Direccin Red Matriz Acueducto se compromete a mantener informada a la Zona sobre cualquier modificacin en la operacin del Sistema Matriz que afecte de alguna manera la prestacin del servicio. Para esto seguir lo establecido en el Manual de comunicaciones del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto Manual de Comunicaciones. La Zona se compromete a informar, va radiotelfono a la central uno de operaciones, con anterioridad las operaciones que vaya a efectuar, tanto de suspensin como de restablecida, en lneas de dimetro doce (12) pulgadas o menores en dimetros que afecten la continuidad del servicio a un crcamo de succin de un bombeo salidas de tanques de almacenamiento y/o de redes menores. Para llevar un control al respecto una vez informada la operacin la central uno dar un nmero consecutivo al que se referir el personal de la Zona cuando informe la restablecida, segn lo establecido en el Manual de Comunicaciones, Protocolo para cierres y restablecidas en redes de doce (12) pulgadas VRPS y otras especficas. Cuando las suspensiones cualquiera que sea su naturaleza duren mas de 72 horas la Direccin Red Matriz Acueducto propondr a la Zona una alternativa de suministro, la decisin de su implementacin se tomar de comn acuerdo definiendo previamente los aspectos relacionados con la macromedicin. En cualquier caso la Direccin Red Matriz Acueducto podr implementar alternativas de suministro siempre y cuando estas no afecten el esquema de macromedicin establecido. Lo anterior segn lo establecido en el Procedimiento Modificaciones Temporales a la Sectorizacin, Documento SA20151515 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto. A partir del 1 de Diciembre de 2005 al volumen generado por daos en redes matrices, incluido en los consumos tcnicos, se le adicionar el caudal desperdiciado desde el momento que se presenta el dao hasta el momento en que se ejecuta la suspensin, para tal efecto se tendr en cuenta la fecha y hora de recepcin de la informacin del dao, la fecha y hora del cierre, la velocidad media del flujo en el conducto y el rea del orificio, ste ltimo dato se determinar durante la reparacin de la tubera. El detalle del calculo se reportara en el informe mensual de macromedicin que se entrega a la zona.
12.6
CALIDAD FISICOQUMICA Y MICROBIOLGICA
El agua suministrada por la Direccin Red Matriz Acueducto ser potable y cumplir con los parmetros de calidad exigidos por el Decreto 475 de 1998 del Ministerio del Medio Ambiente y la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable, a excepcin de los valores por encima del lmite inferior y superior, establecidos en el Decreto, de los parmetros de conductividad y cloro residual. Esto debido a que por el origen del agua cruda, en el primer caso y la configuracin de la red, conducciones largas en donde se debe garantizar un valor de cloro residual por encima del mnimo requerido a los puntos extremos, en el segundo caso no es posible cumplirlos. Se fijan como mnimo para conductividad el valor de 10 S/cm y mximo 1.5 mg/l para cloro residual. En caso de presentarse algn incumplimiento de los parmetros de calidad de agua potable establecidos, la Direccin Red Matriz Acueducto no podr realizar el cobro del caudal correspondiente, hasta que no se haya definido a cargo de quin est la responsabilidad. En caso de que la responsabilidad est a cargo de la Direccin Red Matriz Acueducto, sta no podr transferir el costo de los caudales de agua correspondientes. As mismo deber evaluarse el impacto por contaminacin sobre el agua potable almacenada o en circulacin en las Redes a efecto de realizar la compensacin correspondiente a favor de la Zona. Si la responsabilidad viene desde la Direccin de Abastecimiento, dicha rea no har transferencia de costo a la Direccin Red Matriz Acueducto y a su vez sta, no transferir el costo a la Zona. Igualmente el impacto por alteracin sobre la calidad del agua potable almacenada o en circulacin en las redes deber ser reconocido por dicha Direccin, si la alteracin es de su responsabilidad. Con el fin de garantizar la calidad del agua suministrada la Direccin Red Matriz Acueducto implementar un programa de instalacin de puntos de muestreo y se acordarn ciclos de anlisis con la Direccin de Servicios Tcnicos de la Gerencia de Tecnologa. En la misma va la Direccin Red Matriz Acueducto efecta un programa anual de lavado de tanques de almacenamiento y acord con la relacionada Direccin de Servicios Tcnicos ciclos de anlisis. La informacin de estos aspectos esta disponible para consulta. La instalacin de los Puntos de Muestreo se ceir al Procedimiento Monitoreo de Parmetros, Documento SA20151005, del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto y a lo establecido en la Resolucin 475 del Minambiente y la Norma SISTEC NS-067 de Calidad de Agua Potable. Cualquier deterioro en la calidad del agua que se produzca despus del punto de entrega, por cualquier razn, en especial por el dao, falta de mantenimiento y/o limpieza de las redes de distribucin o por la mezcla que se realice con aguas provenientes de otras fuentes, ser responsabilidad exclusiva de cada Zona. 12.7 PRESIN DEL AGUA
El agua ser entregada en los puntos de derivacin de la red matriz con una presin comprendida entre los 18 y 50 mca (metros columna de agua), siempre que la presin sea controlable, de lo
contrario estar dada por la ubicacin topogrfica de las Plantas y Tanques de almacenamiento. Para los sitios aledaos a los tanques en donde no se cuente con la diferencia topogrfica requerida no se evaluar esta condicin. La Direccin Red Matriz Acueducto evaluar e informar mensualmente a la Zona el cumplimiento de este requisito a travs del Indicador de Cumplimiento de Presiones, definido en el Sistema de Calidad. Se exceptan del cumplimiento de valores mnimos las situaciones de emergencia. Para corroborarlo se utilizarn los sitios de registro de presin que tiene instalados la Direccin Red Matriz Acueducto y que apliquen a la Zona, definido en el soporte del indicador. Es responsabilidad de la Gerencia de Zona la adecuacin de sus redes de distribucin a travs de mecanismos que garanticen el cumplimiento del rango de presin de suministro establecido en el contrato de condiciones uniformes, firmado con sus suscriptores. 12.8 RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES
La Direccin de Red Matriz Acueducto como proveedor y las Zonas como clientes internos directos son responsables por la naturaleza de sus funciones de la siguiente manera: 12.8.1 Direccin Red Matriz Acueducto
Como responsable del control y mantenimiento del sistema de transporte y distribucin del agua potable debe ejercer custodia sobre la Red y protegerla de conexiones o derivaciones clandestinas no autorizadas por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP por parte de terceros, las que necesariamente alteran tanto la proyeccin de caudales pactada como el IANC de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP. Ajustarse a los caudales pactados y justificar debidamente y con las anticipaciones previstas cualquier cambio en la programacin. Responder por la instalacin y adecuado mantenimiento de los macromedidores ubicados en los puntos de entrega. Asegurar el funcionamiento correcto de los macromedidores mediante actividades de mantenimiento y aseguramiento del fluido elctrico a los mismos. Custodiar el sitio donde se encuentran instalados los macromedidores para evitar cualquier perturbacin por parte de terceros. Responsable de la operacin y mantenimiento de las VCPs divisorias de Zonas y sectores. (La operacin de las vlvulas se regir por lo establecido en el procedimiento Sostenimiento de la sectorizacin documento No SA20151510 del Sistema de Gestin de Calidad de la Direccin Red Matriz Acueducto )
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Realizar dentro del plazo convenido y con ajuste al procedimiento establecido en este Acuerdo la transferencia del costo de los volmenes de agua suministrada a la Zona. Gerencias de Zona
12.8.2
Cada Gerencia de Zona es responsable del control y mantenimiento del sistema de redes menores de agua potable y de ejercer custodia sobre las mismas y protegerlas de conexiones o derivaciones clandestinas no autorizadas, las que necesariamente alteran tanto la proyeccin de caudales pactada como el IANC de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP. El mantenimiento y control de sus redes de distribucin a travs de mecanismos que garanticen el cumplimiento del rango de presin de suministro establecido en el contrato de condiciones uniformes, firmado con sus suscriptores. Las Gerencias de Zona son responsable de la operacin y el mantenimiento de las VCPs de los subsectores (Protocolo de Operacin de las vlvulas). Cada Zona ser responsable de que los desarrollos de nuevas redes no unan divisorias de sectores hidrulicos. Cualquier modificacin requerida deber cumplir con lo establecido en el Manual de Macromedicin. 12.9 MEDICIN
El caudal suministrado se determinar con base en la lectura de los macromedidores instalados en los puntos establecidos en el Manual de Macromedicin. A las desviaciones que se presenten se les dar el tratamiento establecido en el manual mencionado. Cuando se identifiquen volmenes no catastrados originalmente en la zona, que generen una optimizacin operacional de macromedicin por parte de la Gerencia de Zona, la Direccin Red Matriz Acueducto analizar la propuesta de medicin presentada y, luego de los ajustes correspondientes a que haya lugar, recibir los equipos si estn instalados en redes que definan sectorizacin a nivel de sector y cumplen las normas tcnicas establecidas para tal efecto y modificar los balances inicialmente establecidos, dejando constancia mediante Acta de Conformidad con la Gerencia y el Gestor de Zona. La Direccin Red Matriz Acueducto, a travs del Proyecto Centro de Control, est implementando un programa de optimizacin del sistema de medicin de caudal, mediante la instalacin de equipos de medicin a la salida de los tanques de almacenamiento de las cadenas de bombeo principales del sistema matriz de acueducto. El plazo contractual de finalizacin del proyecto es Diciembre de 2006.
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12.10
TRANSFERENCIA DEL PRECIO
El dcimo da hbil de cada mes se liquidarn las cantidades entregadas con base en las cantidades reportadas por la lectura de los macromedidores, correspondiente a los volmenes entregados en el mes inmediatamente anterior. El reporte ser revisado y aceptado por la ARS como prerrequisito a que se realice la afectacin contable. En caso de no llegarse a un acuerdo se proceder de acuerdo con lo establecido en el numeral Reclamos y Resolucin de Conflictos. Para la liquidacin de los costos asignados por zona se utilizara el caudal total de suministro a la ciudad medido en los macromedidores instalados a la salida de las plantas de tratamiento como valor de cierre de los suministrados a las zonas en los medidores instalados en el programa de macromedicin. La diferencia se ajustar proporcionalmente al medido por los ltimos. 12.11 SEGUIMIENTO Y CONCERTACIN
La Direccin Red Matriz Acueducto y cada Zona de manera conjunta, revisarn mensualmente los aspectos relacionados con los caudales pactados con el fin de anticipar acciones de contingencia y ajustar parmetros en caso de requerirse. Igualmente se considerarn dentro de esta definicin soluciones concertadas a situaciones de: 12.12 Escasez de agua con origen en racionamientos o como consecuencia del crecimiento y distribucin espacial de la demanda en Bogot. Excesos de demanda (superiores a la Capacidad Existente en el Sistema ocasionados por el crecimiento del rea de prestacin de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP). Reparaciones tcnicas, mantenimientos peridicos de las plantas o tuberas de conduccin. En general por las causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito. AUTONOMA DE OPERACIN
La Direccin Red Matriz Acueducto ejecutar las actividades definidas en el Acuerdo Industrial con total autonoma tcnica, administrativa y financiera con respecto a la Zona en lo que tiene que ver con el suministro del agua potable en los puntos de entrega establecidos y total responsabilidad sobre las condiciones del producto puesto en estos puntos y aplicando lo correspondiente a la Responsabilidad de las Partes.
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12.13
ATENCIN DE EMERGENCIAS
En situaciones de emergencia, en cualquiera de los dos sistemas se podrn hacer modificaciones a lo pactado, para lo cual se establecer comunicacin directa entre los Directores o quienes ellos deleguen para el efecto. Se levantar Acta sobre las acciones tomadas y sobre las modificaciones coyunturales o permanentes a lo establecido en este Acuerdo. 12.14 RECLAMOS Y SOLUCIN DE CONFLICTOS
Toda controversia o diferencia relativa al Acuerdo Industrial, su ejecucin o interpretacin deber ser resuelta directamente entre el Gerente de Zona y los Directores de las reas responsables de los procesos y como ltima instancia, el caso ser presentado ante la Direccin de Planeamiento y Control de Rentabilidad, Gastos y Costos. Agotadas estas instancias y si no se ha solucionado el conflicto la consulta se elevar al Gerente de Planeamiento y Control, quien dirimir el caso o lo presentar a consideracin del Comit Tcnico Operativo de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP para dirimirlo. 12.15 MBITO DE APLICACIN
Los Acuerdos industriales con las Gerencias de Zona y la Unidad de Apoyo Comercial se constituyen en el marco de accin y referencia entre las partes, es de carcter estrictamente interno para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP y su afectacin recae sobre la contabilidad de costos como elemento de la Contabilidad Administrativa de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot ESP. 12.16 VIGENCIA Y MODIFICACIONES
Una vez firmados los Acuerdo Industriales, estos tendrn una vigencia de dos aos a partir de la fecha de su firma. Los Acuerdos Industriales, una vez estn en vigencia podrn ser modificados total o parcialmente mediante solicitud de cualquiera de las partes y de comn acuerdo entre las partes mediante otros. Al finalizar cada semestre de la vigencia del Acuerdo, se realizar una revisin al mismo con el fin de establecer desviaciones en la planeacin y la ejecucin del acuerdo y determinar si se hace necesario realizar modificaciones en cuanto a calidad o volmenes pactados del servicio. Sin embargo, si las partes lo consideran conveniente, se efectuar un comit trimestral para efectuar
seguimiento al acuerdo industrial para aclaracin de compromisos.
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13.
TRMITE DE COMPARTIDOS
SOLICITUDES
DE
LOS
ACUERDOS
DE
SERVICIOS
Los acuerdos de servicios compartidos estn suscritos por la Direccin Red Matriz Acueducto con las diferentes reas Prestadoras de Servicio (APS), en los cuales las APS se convierten en proveedores de productos y servicios del proceso de conduccin y Distribucin de Agua Potable en Redes Matrices, diferentes al proveedor principal que es la Direccin de Abastecimiento de la Gerencia Corporativa del Sistema Maestro. La evaluacin de los proveedores lo realiza la Direccin Red Matriz Acueducto con base en las solicitudes ocasionales o puntuales realizadas a las APS. La evaluacin de los Acuerdos Permanentes de las APS con las diferentes reas industriales o reas Receptoras de Servicio (ARS) la efecta la Direccin de Planeacin y Control de Rentabilidad Gastos y Costos. Cuadro No. 9 REAS PRESTADORAS DE SERVICIOS COMPARTIDOS
NOMBRE DE LA A.P.S. Direccin de Ingeniera Especializada Servicios Tcnicos Direccin Electromecnica Direccin de Informacin Tcnica y Geogrfica Direccin SIE Direccin de Informtica Asesora Legal Representacin Judicial y Actuacin Administrativa Direccin de Seguros Direccin de Contratacin y Compras Planeacin y Desarrollo Humano Servicios Generales Direccin Bienes Races Gestin de Compensacin y Beneficios Seguridad Fsica MEDIO DE SOLICITUD POR LA D.M.R.A. Aviso Ocasional Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Aviso Ocasional Aviso Ocasional Aviso Ocasional Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Solicitud de Pedido Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente Aviso Ocasional Acuerdo Permanente MEDIO DE TRAMITE POR LA A.P.S. Orden SAP Mdulo SM Lote de Inspeccin Orden SAP Mdulo QM Orden SAP Mdulo PM Plan de Mantenimiento, SAP Mdulo PM Orden SAP Orden SAP Orden SAP Orden SAP Orden SAP (**) Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Pedido Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Subreparto (*) Orden SAP Orden SAP
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ANEXO No. 1
MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARA EL PROCESO - CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES CUADRO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA NORMA Y EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
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ANEXO No. 2
TABLERO DE INDICADORES DE LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO
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ANEXO No. 3
PROGRAMA DE CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO
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ANEXO No. 4
FORMATO DE PLANOS Y ESQUEMAS DE LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO
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MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PARA LA CONDUCCIN Y DISTRIBUCIN DE AGUA POTABLE EN REDES MATRICES
PLANEACIN Y CONTROL DE LA GESTIN

Planeacin Estratgica Elaboracin de Planes y Polticas Internas Planificacin de Sistemas de Gestin
Planeacin de Inversiones
Planeacin de la Operacin y el Mantenimiento
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA Gestin Gestin de de Estudios Estudios de de Factibilidad Factibilidad Gestin Gestin del del Diseo Diseo
OPERACIONES DEL NEGOCIO

Gestin Gestin de de Acuerdos Acuerdos Industriales Industriales DISTRIBUCIN Y CONTROL Operacin Operacin del del Sistema Sistema MANTENIMIENTO Mantenimiento Mantenimiento Preventivo Preventivo a a Tanques, Tanques, Est. Est. de de Bombeo Bombeo y y Est. Est. de de Control Control Mantenimiento Mantenimiento Preventivo Preventivo de de Redes Redes Mantenimiento Mantenimiento Correctivo Correctivo
Gestin Gestin de de la la Construccin Construccin Gestin Gestin de de la la Mitigacin Mitigacin de de la la Vulnerabilidad Vulnerabilidad Gestin Gestin Institucional Institucional
Control Control Gestin Gestin de de la la Sectorizacin Sectorizacin
GESTIN DE RECURSOS
Gestin Gestin de de Acuerdos Acuerdos de de Servicios Servicios Compartidos Compartidos Capacitacin Capacitacin y y Entrenamiento Entrenamiento Gestin Gestin Administrativa Administrativa y y Financiera Financiera Gestin Gestin de de la la Informacin Informacin Control Control de de Equipos Equipos de de Medicin Medicin Gestin Gestin del del Documento Documento
Gestin Gestin de de Atencin Atencin y y Satisfaccin Satisfaccin del del Cliente Cliente
Tratamiento Tratamiento de de No No Conformes Conformes
GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA
Medicin Medicin de de Sistemas Sistemas de de Gestin Gestin
Auditoras Auditoras Internas Internas
Acciones Acciones de de Mejora Mejora
Cuadro 1. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NTC ISO 9001: 2000 SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD
Macro proceso Proceso Planeacin Estratgica Cdigo Procedimiento Requisito ISO 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 4.1, , 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.4, 8.5.1 7.1, 7.2.1, 7.2.2 7.2.1, 7.2.2 7.2.1, 7.2.2 7.1, 7.2.1, 7.2.2 7.1, 7.2.1. 7.2.3 7.1, 7.2.1, 7.5.1 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1. Responsable Direccin de Planeamiento Corporativo Direccin de Planeamiento Corporativo Direccin Red Matriz Acueducto Direccin de Gestin de Calidad Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Periodo de Ejecucin Segn necesidad
PG0505
Formulacin del Plan Estratgico
PG1005 Elaboracin de Planeas y Polticas Internas PG1020 Planificacin de Sistemas de Gestin
Elaboracin de Planes y Polticas Internas
Segn necesidad
Gestin del Plan de Accin Detallado
Anual
PLANEACION Y CONTROL DE LA GESTION
MC0505
Planificacin de Sistemas de Gestin
Segn necesidad
SA20050505 Planeacin de Inversiones SA20050510 SA20050510 SA20051010 SA20051015 AS1010 SA20100505 SA20100510
Planeacin de la Expansin Gestin de Nuevos Negocios Planeacin de la Rehabilitacin Planeamiento de la Operacin Planeamiento del Mantenimiento Atencin de Inconsistencias del Servicio Estudios de Factibilidad Formulacin de Proyectos
Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad
Planeacin de la Operacin y el Mantenimiento Gestin de Acuerdos Industriales Gestin de Estudios de Factibilidad
PROCESOS DEL NEGOCIO
Continuacin
Macro proceso
Proceso Gestin del Diseo Gestin de la Construccin Gestin de la Vulnerabilidad
Cdigo
Procedimiento
Requisito ISO 7.3 6.3
Responsable Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto
Periodo de Ejecucin Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Permanente Permanente Permanente Segn necesidad Permanentemente Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad
SA20102005 SA20102010 SA20102505 SA20102510 SA20102515 SA20102515 SA20150505 SA20150510 SA20150515 SA20150520 SA20150525 SA20150530
Vulnerabilidad de la Infraestructura por Eventos Ssmicos Vulnerabilidad de la Operacin y Apoyo a Emergencias del Distrito Suministro de Informacin Tcnica Elaboracin de Conceptos Tcnicos Coordinacin de Obras Valoracin, Cobro o Traslado de Costos por daos o servicios en redes matrices Coordinacin del Sistema Simulacin Hidrulica Operativa Coordinacin de Cierres Programados en Redes Matrices Coordinacin de Cierres Imprevistos en Redes Matrices Ejecucin de Cierres, Desages y Restablecidas Atencin de Contingencias
7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1,6.3 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1 7.2.1, 7.2.2 7.2.1, 7.2.2 7.2.1, 7.2.2 7.2.1, 7.2.2 7.1, 7.5.1 7.1 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1 y 7.5.2 7.1 7.5.1, 7.5.5 7.1, 7.5.1
Gestin Institucional PROCESOS DEL NEGOCIOS
Operacin del Sistema
Continuacin
Macro proceso Proceso Cdigo SA20151005 Control SA20151010 SA20151015 SA20151505 SA20151510 SA20151515 SA20151520 PROCESOS DEL NEGOCIOS AF10100505 Mantenimiento Preventivo de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control AF10100510 AF10100515 AF10100520 Mantenimiento Preventivo de Redes Matrices AF10101005 AF10101010 AF10101505 AF10101510 Procedimiento Monitoreo de Parmetros Investigaciones Especiales Gestin de Agua No Contabilizada Macromedicin Comercial Sostenimiento de la Sectorizacin Modificaciones Temporales a la Sectorizacin Modificaciones Permanentes a la Sectorizacin Mantenimiento Electromecnico de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control Adecuaciones Locativas Lavado de Tanques Rehabilitacin Estructural de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control Recorrido de Redes Matrices Rehabilitacin Estructural o Hidrulico de Redes y Accesorios Reparaciones de Redes Matrices, Accesorios y Cmaras Reparaciones de Tanques, Estaciones de Bombeo y Estructuras de Control Requisito ISO 7.2.1, 7.2.2 7.5.1 7.2.2, 7.5.1 7.2.1, 7.2.2, 7.5.1, 7.5.5 7.5.1 7.5.1 7.5.1 7.1, 7.5.1 6.3 7.1, 7.5.1, 7.5.5 7.1, 7.5.1 7.1, 7.5.1, 7.5.5 7.1, 7.5.1 7.1, 7.5.1, 7.5.5 7.1, 7.5.1, 7.5.5 Responsable Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Periodo de Ejecucin Permanentemente Segn necesidad Segn necesidad Permanentemente Permanentemente Segn necesidad Segn necesidad Permanentemente Permanentemente Segn Programacin Segn necesidad Segn Programacin Segn necesidad Segn necesidad Segn necesidad
Gestin de la Sectorizacin
Mantenimiento Correctivo
Continuacin
Macro proceso
Proceso
Cdigo
Procedimiento
Requisito ISO
Responsable
Periodo de Ejecucin
OPERACIONES DEL NEGOCIIO
Atencin al Cliente Gestin de Acuerdos de Servicios Compartidos Capacitacin y Entrenamiento
CM3505
Atencin al cliente
8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4, 8.5 6.1, 6.2, 6.3, 6.4
Gerencia de Servicio al Cliente y Funcionarios que apliquen el sistema Direccin de Rentabilidad, Gastos y Costos Gerencia de Gestin Humana y Funcionarios que apliquen el sistema
Segn necesidad
AS0505
Gestin de Acuerdos de Servicios Compartidos
Segn necesidad
TH1505 Documentacin de procesos
6.1, 6.2
Segn necesidad
Gestin de la Informacin
GD0505
Asignacin No. de Proyecto Asignacin No. de Obra
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3
rea de Gestin Documental y Direccin de Gestin de Calidad
Segn necesidad
GESTIN DE RECURSOS
GD1050 Gestin del Documento GD1055 GD1060
Manejo de Registros Recepcin y Distribucin de Correspondencia Externa Flujo Normal Recepcin y Distribucin de Correspondencia Externa Flujo Comercial Control de Equipos de Medicin de Red Matriz Acueducto Seleccin de Equipos de Medicin Topgrafos, Direccin Tcnica y Geogrfica y Direccin de Gestin de Calidad Segn Programacin 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3 rea de Gestin Documental Segn necesidad
Control de Equipos de Medicin
AC10
7.5.1., 7.5.3, 7.6
Gestin Administrativa y Financiera
SA20200505 SA20200510
Gestin Presupuestal para Inversiones Gestin Presupuestal para Funcionamiento
6.1 6.1
Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto
Segn programacin Segn Programacin
Macro proceso GESTIN DE RECURSOS
Proceso
Cdigo SA20200515
Procedimiento Elaboracin de Trminos de Referencia
Requisito ISO 7.4
Responsable Direccin Red Matriz Acueducto
Periodo de Ejecucin Segn Programacin
SA20200520 SA20200525 Gestin Administrativa y Financiera SA20200530 SA20200535 SA20200540 Gestin de Satisfaccin del Cliente Tratamiento de No Conforme Medicin de sistemas de gestin Auditorias internas Acciones de Mejora
Trmite, Ejecucin y Control de Contratos Gestin del Talento Humano Suministro de Informacin Administrativa y Financiera Seguimiento a reas Prestadoras de Servicios Manejo de Correspondencia Satisfaccin del Cliente
7.4 6.2 7.2.3 7.4 4.2
Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Direccin Red Matriz Acueducto Todos los funcionarios que aplican el sistema Direccin de Gestin de Calidad
Segn Programacin Segn necesidad Segn necesidad Mensualmente Segn necesidad
MC1535 Atencin al Cliente MC1530 MC1525 MC1520 MC1515 Tratamiento de No Conforme Medicin de sistemas de gestin Auditorias interna Acciones de Mejora
8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4, 8.5
Segn necesidad
GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA
7.5.3, 8.3, 8.4, 8.5 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5 8.2.2, 8.4, 8.5 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Segn necesidad
Coordinador rea ejecutora y Direccin de Gestin de Mensual Calidad Direccin de Gestin de Calidad Direccin de Gestin de Calidad Segn Programacin Segn necesidad
Nombre: Cdigo: Ubicacin Magntica: CONTROL DE CAMBIOS Descripcin de Cambios
Escala: Versin:
Elabor: Revis: Aprob:
Fecha
Versin
Observaciones
3GD050504-01

Plan

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Versin: 1

ELABORO: REVISO: APROBO:

CLAUDIA VARGAS ESPINOSA FABIN SANTA LPEZ

FABIN SANTA LPEZ Representante del SGC Fecha: 13 de Octubre de 2005

MAURICIO JIMNEZ ALDANA Gerente del SGC

MANEJO DE LA INFORMACIN EN LA DIRECCIN RED MATRIZ ACUEDUCTO

Nombre del Documento: LISTA DE DISTRIBUCIN REA O DEPENDENCIA

CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO VERSIN OBSERVACIONES

Nombre Cargo Ubicacin Magntica:

0730 20 2005 0013 01

Documento El documento Ao de generado por es un plano creacin la Direccin

Cuadro No. 3 Esquema de Codificacin para Esquemas y Planos

Codificacin de Esquinas de la Red

Figura No. 3 - Rtulo de Codificacin Carpetas

5091 2 0730 01 2005 001

Correos Internos va LOTUS NOTES

Archivo Central - CAU

Archivo Permanente o Histrico

Archivos Magnticos de Calidad

Control diario de operacin

3SA2015050503 3SA2015050504 3SA2015050508 3SA2015052501

Magntico Magntico Magntico Magntico

La periodicidad de la realizacin de las copias de seguridad depender de la frecuencia de actualizacin o modificacin

No se debe colocar peso sobre ellos

Cuadro No. 6 TIEMPOS DE RETENCIN DE DOCUMENTOS

ESPECIFICACIONES TCNICAS CON LOS CLIENTES

Se define como la no interrupcin del caudal demandado para un punto de entrega.

12 12-24 24-48 48-78

24-36 48-60 60-72 72-96

36-48 60-72 72-96 96-108

CALIDAD FISICOQUMICA Y MICROBIOLGICA

TRANSFERENCIA DEL PRECIO

seguimiento al acuerdo industrial para aclaracin de compromisos.

PLANEACIN Y CONTROL DE LA GESTIN

Planeacin de la Operacin y el Mantenimiento

OPERACIONES DEL NEGOCIO

Control Control Gestin Gestin de de la la Sectorizacin Sectorizacin

Tratamiento Tratamiento de de No No Conformes Conformes

GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA

Medicin Medicin de de Sistemas Sistemas de de Gestin Gestin

Auditoras Auditoras Internas Internas

Acciones Acciones de de Mejora Mejora

Formulacin del Plan Estratgico

PG1005 Elaboracin de Planeas y Polticas Internas PG1020 Planificacin de Sistemas de Gestin

Elaboracin de Planes y Polticas Internas

Gestin del Plan de Accin Detallado

PLANEACION Y CONTROL DE LA GESTION

Planificacin de Sistemas de Gestin

Planeacin de la Operacin y el Mantenimiento Gestin de Acuerdos Industriales Gestin de Estudios de Factibilidad

PROCESOS DEL NEGOCIO

Proceso Gestin del Diseo Gestin de la Construccin Gestin de la Vulnerabilidad

Requisito ISO 7.3 6.3

Gestin Institucional PROCESOS DEL NEGOCIOS

Operacin del Sistema

OPERACIONES DEL NEGOCIIO

Atencin al Cliente Gestin de Acuerdos de Servicios Compartidos Capacitacin y Entrenamiento

8.1, 7.5.3, 8.2.1, 8.4, 8.5 6.1, 6.2, 6.3, 6.4

Gestin de Acuerdos de Servicios Compartidos

TH1505 Documentacin de procesos

Asignacin No. de Proyecto Asignacin No. de Obra

4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3

rea de Gestin Documental y Direccin de Gestin de Calidad

GD1050 Gestin del Documento GD1055 GD1060

Control de Equipos de Medicin