Thủ thuật tin học văn phòng!

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới
tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh
tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết
đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử
dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ
thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói
những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng
này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của
mình.

Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn
bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang
trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và
bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo
các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng
chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn
“Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng
cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new
shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho
biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn
làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >
“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab
“Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize
Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô
“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã
chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong
việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.
Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng
cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. - Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng
chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T
cho ký hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi
đen văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
Công cụ ẩn trong Microsoft Office
Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003,
bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp
cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start
Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office Microsoft
Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn
sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt
Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các
phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần
(Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với
những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên
mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các
phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc
quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh
sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng
ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể
tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office Picture
Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được
thiết lập ở chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của
thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut
đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại
đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn.
Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate
Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần
xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa
ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh
bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi
sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng
tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại
kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước
khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện
bạn hãy chọn Edit Undo.
Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các
máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các
văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi
tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS
Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog
Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit
Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ
thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2
mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một
shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường
xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải
chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối
với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging
(chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging
để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét
thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú
ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng
cách Tools Recognize Text Using OCR).
MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI
(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng
định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều
so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới
1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft
Clip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng
dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng
bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách
chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn
còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office
2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng
dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ
những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc
bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office
trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và
khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng
trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác
nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng
trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt
Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access
thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử
dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy
chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư
mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc
có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án
macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu
ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng
các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.

Thủ thuật với Microsoft Office

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới
tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh
tiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết
đến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử
dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ
thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói
những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng
này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của
mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận
hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình
trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay
thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là
Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn
(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục
Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng
văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph)
hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn
hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn
bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng
định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong
ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự
thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save
All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó
có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để
xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là
những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở
trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt
các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục
Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào
bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình
giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng
của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ
liệu vừa dán).

Microsoft Word

Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng

Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử
dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra.
Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối
hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools Options General để chỉnh thông số
“Recent used file list” lên một con số lớn hơn.

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh
chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn
vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên
các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn
chuyển sang tab Commands.

Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn
Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work.
Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào
thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên
là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột
phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.

Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp
tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường
sử dụng sau đó chọn Work Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó
sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và
giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc
này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên
văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng
lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn
như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối
với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột
phải vào tệp tin chọn Send to Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp
tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn
Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào
Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng
biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để
tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste
Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc
Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất
thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của
đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông
tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này
Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử
dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start All
Programs Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng
Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn
bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang
dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một
cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn
sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ
có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một
đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word
không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc
hơn rất nhiều.

Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải
lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ
Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài
viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng
Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái
lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà
bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép
tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn
Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền
chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi
chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả
đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một
điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options
rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước
Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong
các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó
chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không
ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart
Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart
Tag bạn không muốn hiện ra.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng
gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi
bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes
ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu
trước Markup là xong.

Status Bar có gì cho bạn?

Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng
có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì
bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến
phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của
bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp
chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR.
Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột
lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ
giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho
phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang
phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay
thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText

Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn
những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng
AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS
Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi
chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn
muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp
chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột
vào Delete.

Microsoft Word

Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác
nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có
thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng.
Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn
bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool Track Changes
hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ
trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây.
Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện
thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn
bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and
Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline
(ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không
Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều
phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận?
Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang
cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao
cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt
và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào
Windows và chọn Remove Split.
Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của
bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào
mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn.
Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn
bản của bạn.
Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong
cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay
đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng
mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá),
Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm
những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form
(ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần
văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để
lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người
sử dụng có thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn
nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu
văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào
Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã
sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font
hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào
Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ
mặc định không, chọn Yes là xong.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng
Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một
hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế,
nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng.

Ví dụ để tính toán trên hàng

1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn
khi bạn vào
Table Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1 2 3 4 =SUM(ABOVE)

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên
tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi
ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy
lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến
chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một
thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+)
và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng
sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới

Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript)
hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng
nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng
này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang
mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô
cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng
theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn
bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông
tin cần thiết là được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông
thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng
File Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của
cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi
lưu thành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save
Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ
(Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from
template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo
ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây
tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào
menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4...
Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con
số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.
vào Tools Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến
dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used
files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện
danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích
nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím
tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp
thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang
Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép
dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía
trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2
con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ
phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di
chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên
hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật
sau đây.

Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến
dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng
này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ
chuột.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không
liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu
đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách
rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao
chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím
Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn
xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần
thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không
ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô
nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà
bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Một trang - Một biểu đồ

Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi
khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ
liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File Print, biểu đồ sẽ được
in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước
(Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2
màu đen và trắng bằng cách vào File Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ
Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào
trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã
được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối
tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường
dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập
nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header
hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom
Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer
bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở
giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục
trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn
mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm
lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng
Xác nhận thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có
thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì
cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100.
Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data
Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột
muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data Validation. Bạn đưa ra quy
định nhập liệu của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho
các ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin
bằng cách sau đây.
Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú
thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có
tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng
cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng
tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử
dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá
công việc này.
Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện
ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các
giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một
dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể
chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh
sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi
di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành
dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền
nối các giá trị còn lại
Microsoft Excel
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong
tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn
thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy
nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ
bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động
thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất
nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng
tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ
không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào
đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động
cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản
Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng
cách vào Data List Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị
mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ
tự động cập nhật thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính
chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel
cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét
quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào
công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36
bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn
hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula,
Excel sẽ chỉ cho bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài
cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy
lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format Row Hide hay Format
Column Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào
Format Row Undide hay Format Column Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo
vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn,
hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security.
Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường
“Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ,
nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn
bảo vệ khác nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet.
Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật
khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng
“Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể
thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa
chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật
khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ
một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật
khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử
dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người
sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không
cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng
tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay
đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng
tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.

Ngay mặt cười phải là Ctrl-Shift-$

Mình còn vài cái nữa nè:

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab

Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi
tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập
dữ liệu vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng
thôi)
Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là
alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)
Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi
nhấn alt
Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+
Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía
dưới cửa sổ excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà
mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy kết quả
Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, sẽ xuất hiện
bảng tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category.
Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn "help on this fuction". Excel sẽ chi tiết
cách trình bày và ví dụ điển hình.

Trong Word:

Qua trái, phải một chữ: ctrl->hoặc ctrl <- Về đầu dòng: home Về cuối dòng: end
Chọn một dòng: cho con trỏ về đầu dòng, shift-end. Hoặc cho con trỏ cuối dòng:
shift-home. Lên đầu một đoạn: ctrl-mũi tên lên, hoặc xuống. Không phải bác
"Terry" nhưng cũng muốn chia sẻ một số kinh nghiệm đã từng trải trong quá trình
học và giảng dạy môn Excel Để học tốt và trở thành "cao thủ" như bạn mong mỏi
và giải quyết được phần nhiều các yêu cầu của những "bài toán" bằng Excel việc
đầu tiên bạn phải nắm thật vững :các kiến thức cơ bản về cell, địa chỉ cell: tương
đối, tuyệt đối, nắm vững cách sử dụng ,cấu trúc,tham số của các hàm thường dùng
trong quá trình tính toán.lập bản biểu trong Excel như :SUM,
VLOOKUP,HLOOKUP,IF,DSUM,COUNT,COUNTIF...v.v Đây là những công cụ
giúp các bạn có thể thực hiện được những báo cáo bảng biểu kế toán, thống kê v.v
thông qua chương trình Excel. Nâng cao một chút, bạn có thể học sâu về cách tạo
những Marco tự động hoặc viết Marco bằng VB tích hợp sẵn trong Excel để làm
những công việc lặp lại phức tạp. Ngoài ra muốn "giỏi" cần trang bị một số kiến
thức ngoài Excel như: về tính toán,lập báo biểu kế toán, thống kê, thành thạo các
chức năng cơ bản ứng dụng trong việc quản lý cơ sở dữ liệu nhỏ và vừa, một ít
kiến thức về tổng hợp,phân tích và lập biểu đồ.
(Sưu tầm)
76 mẹo vặt trong Windows: Phần 2!

Người gửi:haitvonline, Ngày gửi:2007-10-16

TTO - Tin vào bạn bè, nhưng giữ lại các thẻ. Tin vào trí nhớ của mình, nhưng bạn
phải luôn giữ bên mình đĩa thiết lập lại password cho trường hợp bạn quên
Password của Windows XP. Đầu tiên, bạn phải có một đĩa mềm trống đã được
định dạng, và nhập Control Panel\ User Accounts vào thanh Address của cửa sổ
Explorer hoặc Internet Explorer.

16. (XP) Bảo vệ Password:

TTO - Tin vào bạn bè, nhưng giữ lại các thẻ. Tin vào trí nhớ của mình, nhưng bạn
phải luôn giữ bên mình đĩa thiết lập lại password cho trường hợp bạn quên
Password của Windows XP. Đầu tiên, bạn phải có một đĩa mềm trống đã được
định dạng, và nhập Control Panel\ User Accounts vào thanh Address của cửa sổ
Explorer hoặc Internet Explorer.

Nhấn Enter, lựa Account của bạn, nhấn Prevent a forgotten password trong danh
sách Related Tasks, và sau đó thực hiện các bước được mô tả cụ thể trong
Forgtoten Password Wizard.

17. (XP) Xử lý khi quên password, phần 1:

Nếu bạn không có đĩa thiết lập lại password, đăng nhập vào hệ điều hành với một
account quản trị khác, mở User Accounts trong Control Panel (mục 16), chọn
account mà bạn quên password, chọn Change the password, và thực hiện các
hướng dẫn sau đó để cài lại password.

18. (XP) Xử lý khi quên password, phần 2:

Nếu bạn không có bất kỳ account quản trị nào khác, khởi động lại máy nhấn phím
F8 cho đến khi bạn thấy màn hình cho phép chọn chế độ để khởi động (mục 28).
Bạn chọn khởi động ở chế độ Safe mode, và nhấn Enter. Khi thấy màn hình
Welcome xuất hiện, chọn Administrator (đây là một account ẩn mặc định không
cần password). Thực hiện các bước để đặt lại password, khởi động lại máy.

19. (2K, XP) Power User:

Khi bạn đăng nhập vào máy với quyền quản trị, hệ thống của bạn có thể bị tấn
công bởi các chương tình Trojan horse hoặc những rủi ro khác. Khi bạn đăng nhập
vào máy với quyền Power User, bạn có thể tránh được những rủi ro này và sử
dụng được đầy đủ các tính năng của windows (bạn có thể chuyển qua quyền
Administrator một cách dễ dàng khi cần thiết, xem phân dưới). Để giảm quyền,
bạn chọn Start, Run, nhập lệnh lusrmgr.msc và nhấn Enter. Chọn Groups và nhấn
đúp chuột lên Administrators. Nhưng bắt buột bạn phải có một account được liệt
kê ở danh sách Members mà bạn có thể dùng khi cần đầy đủ các quyền của người
quản trị. Chọn account muốn giảm quyền, chọn Remove, và nhấn OK, Nhấp đúp
chuột lên Power Users, nhấn Add, đánh tên Account của bạn, và nhấn OK lần thứ
2.

20. Làm người quản trị không thường xuyên:

Power user không cần phải đăng xuất và đăng nhập trở lại để quay lại với quyền
quản trị nhằm chạy những chương trình chỉ thực thi được dưới quyền này. Để làm
điều này, giữ phím Shift và nhấn phải chuột lên chương trình có thể thực thi
(*.exe) ở cửa sổ Explorer hoặc bất kỳ shortcut nào của nó. Chọn Run as, sau đó
lựa Run the program as the following user (nếu trong Windows 2000) hoặc The
Following User (trong Windows XP), và nhập vào username, password (chọn
domain nều cần) của một account có quyền quản trị, rồi nhấn OK

21. (XP) Chọn hành động cho máy quay:

Lúc đầu khi kết nối một máy quay kỹ thuật số với máy tính của mình, bạn có thể
chọn một thao tác và đánh dấu Always user this program for this action để tránh
những lời gợi ý sẽ xuất hiện sau này khi kết nối. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi
thành một hành động khác? Để thực hiện điều này, kết nối lại với máy quay, nhấp
phải chuột lên biểu tượng của nó trên cửa sổ Explorer, chọn Properties. Sử dụng
các cài đặt hiển thị trong thẻ Events để chọn hành động hệ điều hành sẽ thực hiện
khi kết nối với máy quay.

22. (XP Pro) Giữ các bí mật:

Để bảo vệ các tập tin và thư mục có thông tin nhạy cảm trong các ổ đĩa có định
dạng NTFS, sử dụng những chương trình mã hoá của Windows. Chọn những tập
tin và thư mục không nén để mã hoá, nhấp phải chuột lên chúng, và chọn
Properties. Trên thẻ General, chọn Advanced. Đánh dấu vào Encrypt contents to
secure data và nhấn OK. Chỉ ra các tập tin và thư mục được thực hiện. Các tập tin
và thư mục này chỉ có thể được truy xuất bởi người dùng mã hoá chúng. Để gở bỏ
tính năng này, bỏ đánh dấu lên Encrypt contents to secure data. (việc mã hoá này
không có ở Windows XP Home).

23. Không hiển thị thông tin cá nhân với người dùng khác:
Bất kỳ người quản trị nào cũng đều thấy các tập tin trên màn hình destop hoặc
trong thư mục My documents của bạn, và ngay cả ở thư mục cá nhân của bạn bằng
cách tìm trong thư mục Document và Setting. Mẹo này chỉ có tác dụng trên những
ổ đĩa có định dạng NTFS. Đầu tiên mở thư mục Documents hoặc Setting, nhấp
phải chuột lên thư mục mà bạn muốn giữ riêng, chọn Properties. Nhấn Sharing,
đánh dấu lên nhãn Make this folder private, và chọn OK.

24. (ME, XP) Quay ngược thời gian:

TTO - Khi máy tính của bạn có những hành động khác lạ, bạn hãy sử dụng System
Restore để quay lại trạng thái ổn định trước đó. Chọn Start, Programs (All
Programs nếu là Windows XP), Accessories, System Tools, System Restore, chọn
Restore my computer to an earlier time, Next, và thực hiện theo những hướng dẫn.

25. (ME, XP) Đặt điểm phục hồi cho hệ thống:

Bất kỳ khi nào bạn muốn thay đổi hệ thống, bạn nên tạo một điểm phục hồi hệ
thống trước khi bắt đầu để nếu có lỗi thì cũng có thể lấy lại tình trạng này. Mở
System Restore như đã mô tả ở mục trước, chọn Create a Restore Point, nhấn
Next, và thực hiện theo những hướng dẫn xuất hiện. Lưu ý: tạo điểm phục hồi
bằng tay như trên thì không cần thiết trước khi bạn cài đặt phần mềm, cập nhật
hoặc cài đặt thiết bị, Windows sẽ làm việc này một cách tự động dùm bạn.

26. (XP) Tùy biến chức năng phục hồi, phần 1:

Để chọn ổ đĩa cho System Restore theo dõi sự thay đổi của hệ thống và cài đặt
dung lượng của đĩa được dùng cho việc sao lưu này. Bạn nhấp phải chuột lên My
Computer và chọn Properties. Chọn thẻ System Restore, lựa ổ đĩa, nhấn Settings
và đặc cấu hình theo ý muốn của bạn.

27. (ME) Tùy biến chức năng phục hồi, phần 2:

Điều chỉnh dung lượng đĩa System Restore sử dụng để sao lưu trong Windows Me
thì khác hơn một chút. Nhấp phải chuột trên My Computer, chọn Properties,
Performance, File System, và phía dưới Hard disk, bạn kéo thanh trượt System
Restore disk space user để chọn dung lượng bạn mong muốn. Lưu ý, nhấn Disable
System Restore trong thẻ Troboleshooting của System Properties để tắt chức năng
System Restore đi.

28. Tìm giải pháp trong Safe Mode:

Nếu Windows của bạn bị treo hay thực hiện một số hành động không đúng. Khởi
động lại máy, và nhấn F8 trước khi vào Windows (bạn có thể nhấn nhiều lần đến
khi Windows nhận được yêu cầu này). Khi đó sẽ xuất hiện một trình đơn Advance
Options. Sử dụng các phím di chuyển để chọn Safe Mode, rồi nhấn Enter để chạy
Windows với một số lượng driver hạn chế. Nếu gặp may, bạn có thể bỏ đi hành
động gây ra lỗi đó và khởi động lại máy.

29. (2K, XP) Phục hồi với Registry:

Nếu bạn khởi động Windows ở chế độ Safe Mode nhưng không giải quyết được
các vấn đề gây ra sự cố ở Windows. Bạn cũng truy cập vào trình đơn Advanced
Option như mục 28, nhưng chọn Last Known Good Configuration và nhấn Enter.
Việc khởi động Windows như thế này sẽ sử dụng phiên bản sau cùng của Registry,
đây là phiên bản Windows khởi động thành công. Sẽ không có tập tin nào bị
Remove.

30. (2K, XP) Chép các thông báo lỗi:

Khi Windows cảnh báo với bạn là có vài vấn đề rắc rối, không điều khiển được.
Nếu bạn muốn giữ lại các lời thông báo này để gởi tới bộ phận kỹ thuật, hoặc các
nhân viên sửa chửa. Nhấn Ctrl - C để sao chép các thông báo này vào Clipboard,
sau đó mở email gửi đến bộ phận kỹ thuật của bạn, nhấn Ctrl – V để dán nội dung
thông báo này vào email, và gửi đi.

31. Chụp ảnh thông báo lỗi:

Nếu bạn không thể lấy được các thông báo lỗi như ở phần trên, nhấn Alt - Print
Screen (tên của phím này có thể được viết tắt trên bàn phím của bạn) để ghi lại
hình ảnh của hộp thoại thông báo lỗi. Đưa chúng vào email (nếu có hỗ trợ đồ hoạ)
hoặc vào trong công cụ xử lý văn bản. Bạn có thể dán nó vào trong tiện ích xử lý
ảnh Paint của Windows bằng cách mở chương trình này và chọn Edit, Paste. Lưu
hình này dưới dạng tập tin ảnh gif hoặc bmp,… tùy bạn. Sau đó đính kèm tập tin
này vào email rồi gởi đi.

32. Tìm giúp đỡ trong Google Groups:

Để tìm sự giúp đỡ trên mạng, bạn nhập vào vài từ hay tất cả từ trong thông báo lỗi
của Windows vào trong ô nhập liệu của màn hình tìm kiếm chính của Google. Nếu
chúng cũng không giúp đỡ được bạn sửa lỗi này, nhấn chọn thẻ Groups trên trang
hiển thị kết quả tìm kiếm của Google bạn có thể tìm thấy các thảo luận có liên
quan đến vấn đề của bạn.
76 mẹo vặt trong Windows: Phần 3!

Người gửi:haitvonline, Ngày gửi:2007-10-17

TTO - Bước đầu tiên bạn phải kết nối các máy lại thành một mạng, các bước trong
Windows XP’s Network Setup Wizard sẽ giúp bạn một cách chi tiết. Để chạy được
wizard này bạn chọn Start, Run, đánh lệnh netsetup và nhấn Enter

33. (XP) Cho Windows tự cài đặt mạng:

TTO - Bước đầu tiên bạn phải kết nối các máy lại thành một mạng, các bước trong
Windows XP’s Network Setup Wizard sẽ giúp bạn một cách chi tiết. Để chạy được
wizard này bạn chọn Start, Run, đánh lệnh netsetup và nhấn Enter.

34. (XP) Thiết lập mạng không dây:

Khi bạn cắm một thiết bị mạng không dây vào máy tính, Windows XP sẽ hiển thị
hộp thoại Connect to Wireless Network. Nếu nó không xuất hiện, bạn nhấp phải
chuột lên biểu tượng wireless – network ở khay hệ thống, và chọn View Available
Wireless Networks. Nếu bạn không thấy xuất hiện biểu tượng này ở khay hệ
thống, bạn vào cửa sổ Explorer trên thanh Address nhập vào Control Panel\
Network Connections, và nhấp phải chuột lên biểu tượng Wireless Network
Connection. Chọn kết nối không dây và nhấn Connect.

35. (XP) Nối đến mạng không dây không an toàn:

Nếu nút Connect bị vô hiệu hóa (có màu xám) ở hộp thoại Wireless Network
Connection, lúc đó mạng có thể không có tính năng an toàn Wired Equivalent
Privacy hoặc tính năng này mới hơn Wi-Fi Protected Access. Để bỏ qua chức năng
này bạn đánh dấu vào Allow me to connect to the selected wireless network, even
though it is not secure(xem hình 3). Nên nhớ rằng việc làm này của bạn có thể làm
bạn gặp phải một số rủi ro.

36. (XP) Tự cấu hình mạng không dây:

Thông thường Windows cấu hình mạng không dây cho bạn tự động (nó được gọi
là Wireless Zero Configuration), nhưng nếu thiết bị không dây có driver riêng cho
nó, bạn cần phải tắt tính năng này của Windows đi. Để làm điều này, nhấn đúp
chuột lên biểu tượng Wireless Network Connection của cửa sổ Network
Connection (mô tả ở mục 34), hoặc nhấn lên biểu tượng được thu nhỏ ở khay hệ
thống, Chọn Properties, và trong hộp thoại Wireless Network Connection
Properties , nhấn lên Wireless Networks. Bỏ đánh dấu ở Use Windows to
configure my wireless network settings và nhấn OK(xem hình 4).

37. (XP) Chuyển nhanh giữa các tài khoản:

Nếu máy của bạn có đủ vùng nhớ, bạn có thể chuyển qua lại giữa các tài khoản mà
không cần phải log off ra khỏi account đang sử dụng. Để làm điều này bạn nhấn
Start, Log off, Switch User. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi chỉ cần một số
thao tác nhỏ có thể chuyển qua một tài khoản khác. Nhưng bạn đừng nên tạo ra
thói quen này vì nó sẽ làm cho hệ thống của bạn chậm, đặc biệt khi bạn đang chạy
những chương trình lớn chẳng hạn như Game, các tiện ích hệ thống, và ứng dụng
khác.

38. (XP) Vô hiêu hóa chức năng chuyển nhanh giữa các tài khoản người dùng:

Có một số nhược điểm khi thực hiện Fast User Switching. Với đặc điểm này bạn
sẽ không thể sử dụng được chức năng Offline Files của Windows, chức năng này
là chức năng tự động download các trang web để bạn xem ngoại tuyến. Để tắt
chức năng Fast User Switching, bạn vào cửa sổ Explorer hoặc Internet Explorer và
nhập vào Control panel \ Use Accounts ở thanh Address , sau đó nhấn Enter. Nhấn
chọn Change the way users log on or off, bỏ đánh dấu ở mục User Fast User
Switching và cuối cùng nhấn Apply Options.

39. (XP) Vô hiệu hóa tài khoản thay vì xóa chúng:

Nếu một người đi xa không sử dụng tài khoản của họ, đừng nên xoá tài khoản đó
đi vì lý do bảo mật. Sau này, khi tạo lại tài khoản với tên như vậy, nó sẽ không có
đầy đủ quyền như trước nữa, cũng như nó không cho truy cập vào các tập tin mã
hóa trước đó(xem mục 22). Nếu bạn cho là những người này có thể sử dụng lại
những tài khoản đó, bạn có thể vô hiệu hoá các tài khoản này thay vì xoá nó đi
(nên nhớ rằng chức năng này không sử dụng được cho Windows XP Home): nhấn
Window-R, gõ lệnh lusrmgr.msc và nhấn Enter. Chọn vào biểu tượng của thư mục
Users, và nhấn đúp chuột lên tên của người dùng tài khoản mà bạn muốn vô hiệu
hoá. Đánh dấu lên Account is disabled và nhấn OK(Xem hình 5), để phục hồi tài
khoản này đơn giản bạn chỉ cần bỏ đánh dấu đi.

40. (XP) Cứu tập tin từ một tài khoản bị xóa:

Nếu bạn chắc chắn rằng sẽ không cần tài khoản đã đề cập ở trên nữa, bạn có thể
xóa nó đi nhưng vẫn giữ lại các tập tin trong thư mục cá nhân. Đầu tiên, bạn đăng
nhập vào Windows với quyền quản trị, ở thanh Address của cửa sổ Explorer hoặc
Internet Explorer nhập vào Control Panel\User Accounts và nhấn Enter. Tiếp theo
chọn tên tài khoản muốn xoá, chọn Delete the account, nhấn Keep Files, và cuối
cùng chọn Delete Account. Mặc dù tài khoản đã bị xoá đi nhưng tất cả các tập tin
ở màn hình desktop, và thư mục My Documents sẽ được đặt trong một thư mục
mới trên desktop của tài khoản người quản trị, nhưng hãy nhớ rằng tất cả các
email hoặc các cài đặt khác ứng với tài khoản trên sẽ bị mất đi vĩnh viễn.

41. (XP) Run your ancient apps (XP):

Nếu có một ứng dụng thuộc phiên bản trước không chạy được trên Windows XP
(và bạn không có một bản cập nhận nào của phần mềm này), nhấp phải chuột lên
biểu tượng shortcut của chương trình này và chọn Properties. Chọn Compatibility,
Run this program in compatibility mode for, và chọn phiên bản Windows thích
hợp (xem hình 6), nhấn OK. Cảnh báo an toàn: đừng bao giờ chạy một chương
trình diệt virus, một chương trình dồn đĩa, hoặc bất kỳ ứng dụng tiện ích nào dưới
một phiên bản của Windows mà không dành cho nó. Việc này có thể làm hỏng hệ
thống.

42. Sửa các uninstraller bị hỏng:

Nếu bạn muốn gỡ bỏ một chương trình nào đó bằng cách sử dụng Add or Remove
Programs trong Control Panel, nhưng chương trình uninstaller không chạy, nguyên
nhân là do một số hoặc tất cả các tập tin của nó đã bị xoá. Đơn giản bạn chỉ cần cài
đặt lại chương trình đó vào đúng thư mục củ và sử dụng Add or Remove Programs
lại để gỡ nó ra.

43. Cập nhật driver cho card đồ họa:

Có nhiều trục trặc phổ biến trong Windows được tìm ra nguyên nhân là do những
lỗi của các driver của card đồ hoạ gây ra, có thể các driver này bị hỏng, hoặc lỗi
thời. Nếu bạn không tìm ra cách giải quyết các vấn đề này, bạn nên vào trang web
của hãng sản xuất ra card đồ hoạ mà bạn đang sử dụng để download về driver
thích hợp cho card đồ hoạ của bạn.

44. (2K, ME, XP) Tháo thiết bị an toàn:

Bạn có thể cắm vào và tháo ra các thiết bị ngoại vi (như cameras) mà không xảy ra
vấn đề gì. Tuy nhiên có vài thiếc bị khi bạn thực hiện thao tác cắm và tháo, nó sẽ
gây ra những rủi ro lớn đến máy vi tính làm ảnh hưởng đến tính ổn định của PC.
Chẳng hạn như bạn tháo một card mạng ra từ một máy notebook, hoặc một ổ cứng
gắn cắm ngoài, việc này sẽ làm mất dữ liệu, nếu các dữ liệu này vẫn còn đang
được truy xuất. Để giải quyết các vấn đề này, bạn cần nhấp phải chuột lên biểu
tượng Safely Remove Hardware trên khay hệ thống (đầu tiên có thể bạn cần nhấn
vào biểu tượng mũi tên Show hidden icons). Từ trình đơn xuất hiện bạn chọn thiết
bị phần cứng cần được tháo ra, lúc này bạn có thể tháo thiết bị ra. Nếu bạn không
muốn hiển thị popup-menu bạn có thể nhấp đúp chuột lên biểu tượng Safely
Remove Hardware lúc này sẽ xuất hiện một hộp thoại để bạn thao tác.

45.(XP) Thực hiện di chuyển thông minh:

TTO - Sử dụng Files and Settings Transfer Wizard là cách tốt nhất để chuyển tất cả
các cài đặt trên Windows của bạn từ máy tính này đến máy tính khác. Bạn có thể
chuyển tất cả các file và cài đặt của Internet Explorer, Outlook Express và các
phần khác trong Windows thông qua mạng hoặc dùng đĩa tháo lắp. Trước tiên cài
tất cả các ứng dụng của bạn trên máy mới, sau đó chọn Start, All Programs,
Accessories, System Tools, Files and Settings Transfer Wizard, và thực hiện theo
các chỉ dẫn (xem hình 7).

46.(XP) Đừng quên khi có số lượng thư lớn:

Nếu bạn chọn Setting only khi chạy Files and Settings Transfer Wizard và sử dụng
đĩa mềm để di chuyển các cài đặt. Windows chỉ chuyển các thư trong Outlook
Express khi số lượng thư có thể chứa hết trong đĩa. Hãy sử dụng các đĩa có dung
lượng lớn hơn sao cho nó có thể chứa tất cả các thư điện tử hiện có trên máy của
bạn.

47.(All) Sử dụng tất cả các tính năng mà hệ điều hành cung cấp cho bạn:

Không phải tất cả các công cụ hay tiện ích nào của Windows mà bạn cần đều được
cài đặt trên máy tính. Mở bất kỳ cửa sổ thư mục hoặc Explorer, sau đó nhập vào
thanh Address nội dung Control Panel\ Add/Remove Programs (nếu bạn dùng
Windows 98, 2000 hoặc Me) hay Control Panel\ Add or Remove Programs nếu
dùng Windows XP. Nhấn vào nút Windows Setup hoặc Add.Remove Windows
Components, chọn một thành phần, và nhấn nút Details (nếu có). Bạn có thể nhấn
vào nút Details thêm lần nữa để thấy thêm một số thành phần con. Chọn các thành
phần mà bạn muốn cài đặt. Có thể bạn sẽ được yêu cầu chèn đĩa Windows CD vào
trong khay đĩa để cài đặt các thành phần được chọn.

48.(2K, ME, XP) Tăng tốc độ cho các ổ đĩa của bạn:

Để tạo shortcut thực hiện chức năng làm sạch ổ đĩa của bạn theo cách mà bạn
muốn, chọn Start, Run và đánh vào câu lệnh cleanmgr/sageset:, sau đó nhập vào
một số từ 0 đến 65535, rồi nhấn Enter (số nhập vào biểu diễn cho chức năng mà
bạn muốn chọn. Chọn các cài đặt mà bạn muốn rồi nhấn OK. Để tạo một shortcut
thực hiện chức năng Disk Cleanup, nhấn chuột phải trên Desktop hoặc trong một
thư mục và chọn New, Shortcut. Trong ô nhập liệu, đánh vào lệnh cleanmgr
/sagerun:x (thay x bằng số mà bạn nhập vào ở trên), sau đó thực hiện các hướng
dẫn để hoàn thành việc tạo shortcut.
49.(2K, ME, XP) Cập nhật tự động:

Để tự động thực hiện tiện ích Windows Update trong Windows XP. Nhấn chuột
phải vào My Computer, chọn Properties, và nhấn chọn thẻ Automatic Updates.
Trong Windows 2000 và XP, chọn Keep my computer up to date. Trong các phiên
bản còn lại, chọn một trong tùy chọn được đưa ra (xem hình 8).

50. (ME, XP) Bỏ các cập nhật tự động:

Windows tạo ra một điểm phục hồi trước khi nó thực hiện việc cập nhật. Xem lại
mục 24 để thấy các hướng dẫn bắt đầu System Restore. Trên màn hình Select a
Restore Point, chọn ngày cập nhật, chọn điểm phục hồi trước khi có cập nhật này,
chọn Next, và thực hiện theo chỉ dẫn.

51.(98, 2K) Thêm tiện ích cập nhật:

Phiên bản Windows 98 và 2000 trước Service Pack 3 cần tiện ích Windows
Critical Update Notification đề kiểm tra các phần đã được cập nhật tự động. Nhấn
đúp chuột lên biểu tượng Scheduled Tasks trong khay hệ thống hoặc trong Control
Panel. Nếu tiện ích chưa có ở đó, vào trang windowsupdate.microsoft.com, chọn
Pick updates to install, sau đó chọn Critical Updates and Service Packs. Tìm và
chọn tiện ích này.

52. (All) Cập nhật bằng tay:

Để làm mới Windows theo cách củ, bạn sẽ tự tìm các miếng vá có sẵn để cập nhật:
chọn Start, Windows Update or Start, All Programs, Windows Update và thực hiện
các hướng dẫn tại trang Windows Update.