ENFOQUE POR

PROCESOS

OBJETIVOS

1. Comprender el enfoque por procesos. 2. Adoptar la filosofa PHVA a la gestin organizacional. 3. Aprender a aplicar la filosofa de la gestin de procesos a la empresa agropecuaria. 4. Caracterizar un proceso.

CONTENIDO

1. Definicin de Proceso 2. Por qu el enfoque por procesos? 3. Cmo identificar procesos? 4. Pasos para la gestin por procesos? 5. Estrategias de mejoramiento de los procesos 6. Ciclo PHVA en la gestin de los procesos 7. Cadena de valor de los procesos 8. Anlisis de los procesos 9. Caracterizacin de los Procesos

No todo es como parece

No debe haber parte de la cadena funcionando adecuadamente y otras partes

no, ya que al fin y al cabo, lo nico que le

interesa al consumidor es el resultado final

DEFINICIN DE PROCESO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de estrada en resultados.
(ISO 9000 Versin 2008)

Secuencias ordenadas y lgicas de actividades de transformacin, que parten de unas entradas para alcanzar unos resultados programados, que se entregan a quienes los han solicitado, los clientes de cada proceso.
(J. R. Zaratiegui)

EL PROCESO

Transformacin
Insumos Recursos

Productos Servicios

Realimentacin

POR QU EL ENFOQUE POR PROCESOS?

El enfoque de procesos permite:

1. Definir de manera sistemtica las actividades que componen el proceso. 2. Identificar las interrelaciones con otros procesos. 3. Definir las responsabilidades respecto al proceso. 4. Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso. 5. Centrarse en los recursos y mtodos que permitan la mejora del proceso.

CMO IDENTIFICAR PROCESOS?

Por su influencia en la satisfaccin del cliente.

Su influencia en factores claves de xito para la organizacin Por sus efectos en la calidad del producto / servicio. Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios. Por la utilizacin intensiva de recursos. Influencia en la misin y estrategia.

PASOS PARA LA GESTIN POR PROCESOS

Identificacin y secuencia de los procesos

Descripcin de cada uno de los procesos

Seguimiento y medicin para conocer el resultado obtenido La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medicin realizado

ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

N 1
Recopilar datos.

ESTRATEGIA

CMO? ?

2
3 4 5

Identificar las causas fundamentales de los problemas.

Desarrollar soluciones apropiadas. Planificar y ejecutar cambios. Identificar las necesidades y preocupaciones del cliente. Estudiar el uso del tiempo (para identificar las actividades que

?
? ? ?

consumen el tiempo de la gente y para destacar oportunidades de mejora.

Localizar los problemas recurrentes (para identificar dnde y cundo ocurren o no ocurren los problemas)

ESTRATEGIAS DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

N 8
Describir un proceso.

ESTRATEGIA

CMO? ?

9
10 11 12 13 14

Desarrollar un proceso estndar.

Hacer un proceso a prueba de errores. Hacer un proceso ms eficiente. Reducir fuentes de variacin. Llevar un proceso a un estado de control estadstico. Mejorar el diseo de un producto o proceso.

?
? ? ? ? ?

TIPS DEL PROCESO

Los procesos son altamente repetitivos. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de actividades realizadas que, a su vez, generan variabilidad en los resultados del mismo expresados a travs de mediciones concretas. Los procesos estn permanentemente sometidos a revisiones porque: Todo proceso es mejorable en s mismo Han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de mercados, clientes o nuevas tecnologas

EL CICLO PHVA EN LA GESTIN DE LOS PROCESOS

PHVA Gestin de Procesos

Definicin de los tems de control y verificacin

ACTUAR
Actuar correctamente Evaluacin de los tems de control

Definir las metas

Definir los los mtodos que permitirn alcanzar las metas propuestas

PLANEAR

A P
Verificar los resultados de la tarea ejecutada

V H

Educar y entrenar

Ejecutar la tarea y recoger los datos

HACER
Evaluacin de los tems de verificacin

VERIFICAR

REFLEXIN!!!

Los sistemas de control y gestin de la produccin son muy fuertes en el PLANEAR y en el HACER pero les falta un gran recorrido en el VERIFICAR y en el ACTUAR.

El clico PHVA est centrado en la filosofa del mejoramiento continuo.

No podemos ser exitosos en aquellos aspectos sobre los cuales no establecemos controles y mejoras (que a lo postre son las que miden nuestra gestin como profesionales administradores y propietarios).

EJEMPLO APLICACIN PHVA

2,5% 2,5%

5% 15%

A
V H P

15%

Tiempo
(Cumplimiento de objetivos de la tarea X)

80%

60%

20%

Orientales Cultura

Occidentales

PLANEAR

AJUSTAR

PLANEAR

A
M E J O R A
VERIFICAR

HACER

CMO PLANEAMOS?
DETERMINANDO LAS METAS Y LOS MTODOS PARA ALCANZAR ESAS METAS

P. Planificar: La etapa de planificacin implica establecer que se quiere alcanzar (objetivos) y como se pretende alcanzar (planificacin de las acciones). Esta etapa se puede descomponer, a su vez, en las siguientes

subetapas:

- Identificacin y anlisis de la situacin. - Establecimiento de las mejoras a alcanzar.

- Identificacin, seleccin y programacin de las acciones.

CMO PLANEAMOS? 5 W y 1H
WHAT QUE ? QUE SE HACE AHORA ? QUE SE ESTA HACIENDO ? QUE DEBERIA HACERSE ? QUE OTRA COSA DEBERIA HACERSE? WHY POR QUE ? POR QUE SE HACE ASI ? POR QUE DEBE HACERSE ? POR QUE HACERLO EN ESTE LUGAR ? POR QUE DE ESTA MANERA ? POR QUE EN ESTE MOMENTO ? WHERE DONDE ? DONDE SE HARA ? DONDE SE ESTA HACIENDO ? DONDE DEBERIA HACERSE ? DONDE MAS SE PODRIA HACER ?

WHO QUIEN ? QUIEN LO HARA ? QUIEN LO ESTA HACIENDO ? QUIEN DEBERIA HCERLO ? QUIEN MAS DEBERIA HACERLO ?

WHEN CUANDO ? CUANDO SE HARA ? CUANDO TERMINARA ? CUANDO DEBERIA HACERSE ?

HOW COMO ? COMO SE HACE ACTUALMENTE ? COMO SE HARA ? COMO DEBERIA HACERSE ? COMO HACERLO DE OTRO MODO ?

Plan
Qu Cmo Quin Cundo Dnde Para Qu

CMO PLANEAMOS? Plan

ACTIVIDADES
FASE 1 2 3 4 5 6

HACER

AJUSTAR

PLANEAR

A
M E J O R A
VERIFICAR

HACER

CMO HACEMOS?
SIGUIENDO ADECUADAMENTE LAS DISPOSICIONES DEFINIDAS EN LA PLANIFICACIN

D. Hacer:

En esta etapa se lleva a cabo la implantacin de las acciones

planificadas segn la etapa anterior.

CMO HACEMOS?

Siguiendo disposiciones: 1- Procedimientos. 2- Instructivos. 3- Protocolos. 4- Registros. 5- Planes de calidad

VERIFICAR

AJUSTAR

PLANEAR

A
M E J O R

VERIFICAR

HACER

CMO VERIFICAMOS?
ESTABLECIENDO DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO QUE PERMITAN VALORAR LA EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS ESPERADAS

C. Verificar:

En esta etapa se comprueba la implantacin de las acciones y la

efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas.

CMO VERIFICAMOS?

INDICADORES DE GESTIN

AJUSTAR
Actuar AJUSTAR

PLANEAR

P
M E J O R A

VERIFICAR

HACER

CMO ACTUAMOS?

A. Actuar:

En funcin de los resultados de la comprobacin anterior, en esta

etapa se realizan las correcciones necesarias (ajustes) o se

convierten las mejoras alcanzadas en una forma estabilizada de ejecutar el proceso.

CMO ACTUAMOS?
EL MONUMENTO DE LINCOLN Se descubri que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando ms rpido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C. Por qu? Porque se limpiaba con ms frecuencia que los otros monumentos - Porqu?

Se limpiaba con ms frecuencia porque haba ms depsitos de pjaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento - Por qu?
Haba ms pjaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento, particularmente la poblacin de gorriones era mucho ms numerosa por qu? Haba ms comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln especficamente caros - por qu? Descubrieron que la iluminacin utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminacin facilitaba la reproduccin de caros. Cambiaron la iluminacin y solucionaron el problema. Todo lo que sucede tiene un por qu Lo ms importante en nuestra labor diaria, es no quedarnos solamente en saber qu es lo qu se hace y quin lo debe hacer. Debemos entender por qu hacemos las cosas y que tan importante son para nuestra empresa, y para nuestro crecimiento profesional. Por qu lo hacemos? ...por Todos.

CMO ACTUAMOS?
Diagrama Causa Efecto

ESPINA GRANDE ESPINA PEQUEA ESPINA DORSAL ESPINA DORSAL

Fecha: DD/ MM/ AA

CARACTERSTICA O PROBLEMA

EFECTO

Factores (Causas)

CMO ACTUAMOS?
Diagrama Causa Efecto

MATERIA PRIMA

MAQUINA

MEDIDA

Deterioro Proveedores Proveedor propio Mantenimiento

Instrumento Condiciones locales Inspeccin

Efecto
Informacin Oficina Fsica Instruccin Mental Clima Procedimiento

( Caracterstica de la calidad) (Item de control)

MEDIO AMBIENTE

PERSONAL

MTODO

Causas( Items de verificacin)

(Factores de la calidad)

CMO ACTUAMOS?
Mtodo de Solucin de Problemas
FLUJOPHVA GRAMA
1 7 2 7

PROCESO
Identificacin del problema Observacin

OBJETIVO
Definir claramente el problema y reconocer su importancia. Investigar las caractersticas especficas del problema con una visin amplia y desde varios puntos de vista. Descubrir la causa fundamental. Concebir un plan para bloquear la causa fundamental. Bloquear la causa fundamental.

7 3

Anlisis

4 7

Plan de accin

H V
N

7 5
7 6

Ejecucin

Verificacin Verificar si el bloqueo fue efectivo. (Fue efectivo el bloqueo?) S

7 7

Estandarizacin

Prevenir la reaparicin del problema. Recapitular todo el mtodo de solucin del problema para el trabajo futuro.

A
7 8

Conclusin

CMO ACTUAMOS?
Control-Datos en grfico secuencial
D(MM) 40

35 30 25 20 15 10 5 0

5 10

15

20

25

30

35

40

45

50

55

SECUENCIA DE DATOS

60

CADENA DE VALOR DE LOS PROCESOS

ANLISIS DE LOS PROCESOS

LA CADENA DE VALOR

VALOR
Lo que los compradores estn dispuestos a pagar.

El valor percibido por el independiente de los costos suministrador haya incurrido.

cliente es en que el

LA CADENA DE VALOR

Es un modelo para la representacin lgica de los procesos empresariales con el propsito de visualizar la generacin de valor en una organizacin.

REPRESENTACIN DE LA CADENA DE VALOR

PROCESOS ESTRATGICOS Entorno

Cliente

Cliente

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

TIPOS DE MACROPROCESOS

MP GERENCIALES

DAR ORIENTACIN Y TOMAR DECISIONES SOBRE PLANEACIN, CONTROL, MEJORAS Y SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ORGANIZACIN

MP OPERATIVOS

ENTREGAR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS QUE EL CLIENTE EXTERNO NECESITA

MP DE SOPORTE

PRESTAR APOYO A LOS PROCESOS OPERATIVOS

EJEMPLO DE LA CADENA DE VALOR

HACIENDA

CADENA DE VALOR DE UNA HACIENDA DE CRIA DE GANADO

ENTORNO

01. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

02. PLANEACION OPERATIVA

CLIENTES

03. MERCADEO

04. COMPRA DE REPRODUCTORES

05. PRODUCCION

06. VENTAS

CLIENTES

07. PROGRAMA DE SANIDAD ANIMAL

08. COMPRA DE INSUMOS

09. GESTION HUMANA

10. GESTION FINANCIERA

11. GESTION FISICA

12. GESTION TECNOLOGICA

13. GESTION DE DOCUMENTACION

V A

14. EVALUACION DE LA GESTION

15. MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION

MODELO DE CADENA DE VALOR (Niveles)

MACROPROCESOS Cadena de Valor de 1 Nivel

PROCESOS Cadena de Valor de 2 Nivel

Cadena de Valor de 3 Nivel

Procesos de Piso

Subprocesos

Actividades

ANLISIS DE LOS PROCESOS

ANLISIS DE LOS PROCESOS

Anlisis de procesos

Planear el proceso

Implementar el proceso Verificar

el cumplimiento del plan

Los resultados son los adecuados?

No

Mtodo de anlisis y solucin de problemas

Si Estandarizar el proceso

Fin

ANLISIS DE LOS PROCESOS

Anlisis de procesos

Caracterizacin del proceso Desarrollar flujograma provisional del proceso Establecer tems de control y verificacin Establecer las metas (estndares) a los tems No
Mtodo de anlisis y solucin de problemas

Planear el proceso

Implementar el proceso Verificar

el cumplimiento del plan

Los resultados son los adecuados?

Si Estandarizar el proceso

Fin

ANLISIS DE LOS PROCESOS

Anlisis de procesos

Planear el proceso

Entrenamiento en las actividades del proceso Programacin de las actividades del proceso Realizacin de las actividades del proceso Recoleccin de datos

Implementar el proceso
Verificar
el cumplimiento del plan

Los resultados son los adecuados?

No

para los tems de control y verificacin

Si Estandarizar el proceso
Mtodo de anlisis y solucin de problemas

Evaluacin de los tems de verificacin

Cumplen los tems de verificacin?

No

Accin correctiva

Fin
Si

ANLISIS DE LOS PROCESOS

Anlisis de procesos

Planear el proceso

Implementar el proceso Verificar

el cumplimiento del plan

Evaluacin de los tems de control

Los resultados son los adecuados?

No

Mtodo de anlisis y solucin de problemas

Si Estandarizar el proceso

Fin

ANLISIS DE LOS PROCESOS

Identificacin del problema Observacin del problema
Anlisis de procesos

Planear el proceso

Anlisis del problema

Implementar el proceso

Plan de accin Ejecucin

Verificar
el cumplimiento del plan

Verificacin
Los resultados son los adecuados?

No

Mtodo de anlisis y solucin de problemas

Fue efectivo el bloqueo?

No

Si Estandarizar el proceso Si Estandarizacin

Fin

Conclusin

ANLISIS DE LOS PROCESOS

Anlisis de procesos

Planear el proceso

Implementar el proceso Verificar

el cumplimiento del plan

Mtodo de anlisis y solucin de problemas Los resultados son los adecuados?

No

Establecimiento del flujograma definitivo Escribir los P.O.E.s

Si Estandarizar el proceso Escribir los manuales de entrenamiento Educacin y entrenamiento

Fin

CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS

CARACTERIZACIN DE PROCESOS

Identificacin de los objetivos para cada

proceso institucional Lmites de los procesos Responsable del proceso Clientes del proceso Salidas del proceso Entradas del proceso

Proveedores del proceso

Normatividad del proceso Representacin de los procesos

CARACTERIZACIN DE PROCESOS SIGNIFICADOS PROVEEDOR Es quien me entrega los insumos necesarios para realizar mi proceso DEFINICIN ISO: Organizacin o persona que proporciona un producto
INSUMO Es aquello que necesito para realizar mi proceso
PRODUCTO SERVICIO Es el resultado de mi proceso, es entregable, medible, y pluralizable DEFINICIN ISO: PRODUCTO: resultado de un proceso SERVICIO: Los resultados generados por las actividades en la interrelacin organizacin y cliente y las actividades de la organizacin para satisfacer las necesidades del cliente

CLIENTE Es aquel que recibe el resultado de mi proceso DEFINICIN ISO: Organizacin o persona que recibe un producto

CARACTERIZACIN DE PROCESOS

Elabor : Logo de la empresa Revis

CARACTERIZACIN DEL PROCESO Fecha de emisin: Cdigo:

Fecha ltima actualizacin: Archivo :

Edicin N

Aprob : Nombre de la empresa Nombre: Objetivo del proceso:

PROVEEDOR

INSUMO

SUBPROCESOS Y/O ACTIVIDADES

PRODUCTOS/ SERVICIO

CLIENTE

CARACTERIZACIN DE UN PROCESO
1 2

En el formato escriba el nombre de su proceso. Defina el objetivo de su proceso: Cul es su razn de ser, para qu existe. Defina el alcance de su proceso. Liste los clientes de su proceso. Liste los productos (bienes o servicios) de su proceso que le

3 4 5

entrega a cada cliente.

6

Ahora, del lado izquierdo del cuadrado inicial liste los insumos (productos) que usted recibe de sus proveedores. Defina los proveedores de cada insumo. Liste los subprocesos o actividades que conforman el proceso.

7 8

OBJETIVOS

1. Comprender el enfoque por procesos. 2. Adoptar la filosofa PHVA a la gestin organizacional. 3. Aprender a aplicar la filosofa de la gestin de procesos a la empresa agropecuaria. 4. Caracterizar un proceso.

GRACIAS