PROCESO FINANCIERO/ SUBPROCESO CONTABILIDAD

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PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE DEVOLUCIN DEL IMPUESTO A LAS VENTAS

Revis: Jefe Divisin Financiera Jefe Seccin de Contabilidad Profesional Planeacin Aprob: Rector

Fecha de aprobacin: Junio 16 de 2008 Resolucin No. 1019

OBJETIVO

ALCANCE

Describir las actividades que deben seguirse para solicitar a la Direccin de Impuestos y Aduanas (DIAN) la devolucin del impuesto a las ventas (IVA).

Aplica a todas las solicitudes de devolucin del impuesto a las ventas (IVA)

NORMATIVIDAD

Decreto 2627 de 1993 de Consejo Superior, por el cual se adopta el procedimiento para devolucin del Impuesto a las Ventas a las Instituciones Estatales u Oficiales de Educacin Superior. Ley 30 de 1992, Artculo 92, por la cual se organiza el servicio pblico de la Educacin Superior.

DEFINICIONES

IVA: Impuesto al valor agregado o impuesto a las ventas DIAN: Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DSI: Divisin de Servicios de Informacin MEN: Ministerio de Educacin Nacional RUT: Registro nico Tributario

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DEFINICIONES

Certificado de existencia y representacin legal ICFES: Documento donde se acredite la representacin legal de la institucin y la calidad de Institucin Estatal u Oficial de Educacin Superior, cuya fecha de expedicin no debe ser superior a seis (6) meses. Certificado de vigencia de inscripcin y antecedentes disciplinarios del contador: Es el documento expedido por la Junta Central de Contadores, en el cual consta si el contador pblico tiene o no antecedentes disciplinarios.

CONSIDERACIONES

La solicitud de devolucin de IVA es rechazada en los siguientes casos, segn Art. 7, Decreto 2627 de 1993: No se interponga el recurso de reposicin contra el auto de inadmisin, o se haga en forma extemporneo. Interpuesto el recurso de reposicin no se acredite el cumplimeinto de los requisitos sealados en el auto de inadmisin El perodo solicitado ya haya sido objeto de solicitud de devolucin El solicitante no haya cancelado el impuesto a las ventas objeto de la solicitud El solicitante no tenga derecho a la devolucin

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Inicio/Fin

Actividad

Decisin

Documento

Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido

Conector

Conector de pgina

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Solicita ante la DIAN la devolucin del IVA

1. Solicita ante la DIAN la devolucin del IVA, el ltimo da hbil del mes siguiente al vencimiento del bimestre respectivo. 2. Verifica que el certificado de vigencia de inscripcin y antecedentes disciplinarios del contador de la UIS est vigente. De lo contrario realiza el trmite para su respectiva renovacin. 3. Elabora documento en donde el Rector confiere poder al abogado para que se encargue del trmite de devolucin del IVA. Anexa fotocopia de la tarjeta profesional del apoderado. El poder es firmado por el Rector y el Apoderado.

Representante Legal

2. Verifica que el certificado de antecedentes disciplinarios est vigente

Secretaria Contabilidad

3. Elabora poder para que el abogado represente al rector en trmite IVA

Secretaria Contabilidad

4. Realiza el trmite de autenticacin del poder ante la notaria

4.Realiza el trmite de autenticacin del poder ante la notaria. 5. Realiza consignacin a nombre del Ministerio de Educacin Nacional, en la entidad bancaria establecida, para el trmite del certificado de existencia y representacin legal de la UIS.

Jefe Seccin de Contabilidad

5. Trmite ante el MEN el certificado de existencia y representacin legal de la UIS

6. Consignacin escaneada e ingresada al Sistema para posterior generacin del Certificado.

6. Se realiza la consignacin, la cual debe ser escaneada e ingresada al Sistema. Se da un plazo de 15 das para dar respuesta. Vencido este plazo, se vuelve a ingresar al Sistema para descargar la Certificacin con Firma Digital.

Secretaria Contabilidad

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE

7. Solicita certificado de existencia y representacin legal de la UIS

7. A su vez tambin se debe tramitar ante la Secretara General de la Universidad el certificado de existencia y representacin legal con un perodo no mayor a cuatro (4) meses.
Certificado Antecedentes Certificado de Ministerio de Educacin Nacional Certificado Secretaria General de la Universidad.

Jefe Seccin de Contabilidad

8. Solicita relacin de facturas pagadas en el bimestre anterior

8. La Secretaria Seccion Contabilidad es la encargada de solicitar la relacin de facturas pagadas en el bimestre anterior.

Secretaria Contabilidad

9. Solicita facturas pagadas en el bimestre anterior

9. Solicita a la Seccin de Tesorera las facturas originales pagadas en el bimestre anterior.

Secretaria Contabilidad

10. Compara la informacin de las facturas con el listado generado por DSI

10. Compara la informacin de las facturas con el listado generado por Divisin de Servicios de Informacin, y verifica: Cdula coincida con el nombre de la persona o el NIT con la razn social de la empresa Direccin Ciudad Valor antes de IVA Valor despus de IVA Valor de IVA Fecha y nmero de la factura Fecha de pago

Secretaria Seccin de Contabilidad

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO
2

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

11. Prepara informe para la DIAN

11. Prepara informe para la DIAN, incluyendo la siguiente informacin: NIT Nombre del proveedor Direccin - Ciudad Nmero y fecha de factura de venta Valor sin IVA, IVA y Valor con IVA Fecha de pago comprobante El documento que debe anexarse es el Registro nico Tributario (RUT) y dems documentos soporte enunciados anteriormente.

Secretaria Seccin de Contabilidad

12. Revisa informe y firma cada hoja del informe

12. Revisa informe y si es necesario realiza las modificaciones requeridas. Si no hay observaciones firma cada hoja del informe para darle autenticidad al documento.

Jefe de Seccin de Contabilidad

Informe

13. Diligencia formulario de solicitud de devolucin y/o compensacin

13. Diligencia el formulario de solicitud de devolucin y/o compensacin y/o imputacin por pago en exceso pago de dbito y otros. Registrando la siguiente informacin: NIT Ciudad A nombre de la UIS Direccin, Departamento y Telfono Perodo (bimestre correspondiente a la solicitud) Fecha (fecha del decreto que soporta la reglamentacin de la devolucin de IVA) Valor (por el cual se est solicitando la devolucin del IVA) Firmado (por el apoderado)

Jefe de Seccin de Contabilidad

Formulario

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO
3

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

14.Elabora y firma certificacin

14. Elabora y firma la certificacin de contador donde se enuncia el decreto que soporta la reglamentacin de la devolucin de IVA, nmero de la tarjeta profesional, cdula, nombre del contador, nmero del bimestre, valor del IVA total por el cual se solicita la devolucin, adems deja constancia que las facturas cumplan con los requisitos establecidos por la Ley y que los bienes, insumos y servicios fueron adquiridos para el uso exclusivo de la respectiva institucin. Anexa fotocopia de la tarjeta profesional. 15. Organiza la carpeta con el informe y documentos soporte, de acuerdo a las especificaciones establecidas por la DIAN para la solicitud de devolucin del IVA. El informe debe ser firmado por el apoderado delegado por el Rector. Nota: El informe debe ir en medio impreso y magntico.

Jefe de Seccin de Contabilidad

15. Organiza la carpeta con el informe y documentos soporte

Secretaria Seccin de Contabilidad

16. Presentan documentos a la DIAN

16. Presentan documentos ante la DIAN en la fecha programada con esa entidad. Nota: La cita para la presentacin del informe debe solicitarse con uno o dos das de anticipacin a la fecha establecida para el tramite del IVA.

Jefe de Seccin de Contabilidad y Apoderado

17. Enva resolucin comisionando a los funcionarios para la visita

17. Enva resolucin al apoderado de la Universidad comisionando a los funcionarios para la visita.

DIAN

Resolucin

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO
4

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

18. Recibe resolucin e informa al Jefe Seccin de Contabilidad 19. Verifica que el informe entregado corresponda a las facturas originales Rechazo de la solicitud de Devolucin? Si 20. Informa a la Si Universidad 21. Interpone un recurso de reposicin o reconsideracin Si Recurso es aceptado? No 22. Realiza valoracin de viabilidad de iniciar acciones judiciales

18. Recibe resolucin e informa al Jefe Seccin de Contabilidad. 19. Realiza la visita a la Universidad y verifica que el informe entregado corresponda con las facturas originales.

Apoderado

Funcionario DIAN

No

20. En caso que la DIAN rechace la solicitud de devolucin del IVA o no acepte el pago de algn valor de la factura, informa a la Universidad. 21. Interpone ante la DIAN un recurso de reposicin o de reconsideracin.

DIAN

Apoderado

22. Realiza valoracin de viabilidad de iniciar acciones judiciales.

FIN

Apoderado

23. Informa al apoderado de la Universidad

23. Informa al apoderado de la Universidad mediante comunicacin escrita para que se presente en la DIAN.

DIAN

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN RESPONSABLE

24. Reclama cheque por el valor de la devolucin de IVA

24. Reclama cheque por el valor de la devolucin de IVA y lo entrega a la Tesorera de la Universidad e Informa al Contador de la Universidad.

Apoderado

Cheque

25. Consigna cheque

25. Consigna cheque en las cuentas de la Universidad.

Jefe de Tesorera

FIN

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE APROBACIN

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Junio 16 de 2008

Creacin del procedimiento

Marzo 21 de 2012

Inclusin de las definiciones MEN: Ministerio de Educacin Nacional y RUT: Registro nico Tributario. Act. 5 Cambio de ICFES por Ministerio de Educacin Nacional. Act. 10 Cambia Anexa el Registro Unico Tributario (RUT) y demas documentos soporte enunciados anteriormente. Act. 19 Cambio en la nota Nota: La cita para la presentacion del informe debe solicitarse con uno o dos dias de anticipacion a la fecha establecida para solicitud de devolucion del iva.