You are on page 1of 50

MYRIAM MEJIA

COLOMBIA

ARCHIVO

GENERAL
DE LA NACION

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION


Junta Directiva Comit Editorial

EDUARDO GOMEZ- JUAN CARLOSSALAZAR JUAN LUIS W J I A -ALBERTO CORRADINE JAIME JARAMILLO URIBE- BLANCA RIASCOS

JORGE PALACIOS PRECIADO - SARA GONZALEZ JACQUELINE MURILLO-MYRIAM MEJIA - ADELAIDA SOURDIS - DORAMuoz WILLIAM MARTTNEZ

Director

JORGE PALACIOS PRECIADO

@ Archivo General de la Nacin. 1994


Carrera 6 No. 6-91, Santaf de Bogot, Colombia

ISBN 958-9298-27-3
Diseo y Edicin

DIEGOTENORIO CONDE

Meja Myriam Servicios de archivo: Acceso y difusin de la informacin / Myriam Meja. - - Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1994.
48 p . : il. - - (Serie Guas y Manuales; 1)

1. Archivos 2. Servicios de Informacin. 1. Tt. 11. Serie. ISBN 958-9298-27-3 C.D.D. 651.53

PRESENTACION
~NTRODUCCION

6
10 11 12 12 14 15 15 15 17 19 25 28 28 28 32 34 39 44 44 45

1. m R T A N C I A DE LOS ~ C H N O S

P a r a la administracin
La investigacin La comunidad y el Estado El desarrollo econmico y social El desarrollo cientfico y tecnolgico El fomento de la cultura El reconocimiento de una identidad nacional
2. ACCESO A LA bJFORMACION DOCUMENTAL Derechos y deberes constitucionales Limitantes para el acceso
3. GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Ciclo vital de un documento Gestin del documento Clases de archivos


4. SERVICIOSDE &CHIVO

5. USUARIOS
6. DIVULGACION

Programasde difusin instituciod


produccin de instrumentosy materiales para promocin de los servicios

47 48

CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA

material bibliogrfico y documental, es uno de los problemas ms sentidos por la comunidad archivstica colombiana y, obviamente, de los que ms afecta el desarrollo de una disciplina y de unas tcnicas en permanente evolucin. La produccin nacional es casi nula y los aportes tericos y prcticos de autores y expertos extranjeros tienen poca difusin entre nosotros o, en el mejor de los casos, se conocen con gran retraso. El Archivo General de la Nacin desea promover la discusin, el debate y el dilogo innovadores entre los profesionales de la archivstica, sobre los temas y problemas de este quehacer apasionante, que a partir de la Ley 80 de 1989 y de la Constitucin del 91 ha adquirido un dinamismo y una relevancia evidentes. La Serie GUAS Y MANUALES, que se inicia con este trabajo de la doctora Myriam Meja, tiene u n propsito esencialmente pedaggico: servir de apoyo a la reflexin y al anlisis terico, y de fcil acceso y consulta e n la solucin de problemas archivsticos concretos. Esta coleccin pretende llegar al pblico general para que la reflexin acerca de teoras, procedimientos y mtodos de la labor archivstica deje de ser objeto slo de especialistas y termine por interesar a toda la ciudadana. De esta forma se crear una base suficientemente grande y slida que facilite la ejecucin de las polticas de modernizacin archivstica

L a carencia de manuales, textos, cartillas y en general de

indispensable para una administracin pblica que pretenda ser eficaz y eficiente y estar al servicio de una sociedad dinmica, participativa y democrtica. Cuando los ciudadanos adviertan claramente el papel social de los archivos, e n especial para la administracin y la cultura, y los definan como centros de informacin y no como depsitos de papeles viejos, muchas cosas cambiaran en la propia administracin, y ser ms fluida y transparente; muchos derechos se ejercern con mayor facilidad; surgirn ms espontneos y ms eficaces controles sobre la gestin pblica, y en fin, el patrimonio documental de la Nacin se enriquecer an ms en la medida en que se modernice y tecnifique el trabajo de los archivos administrativos. Auguramos larga vida a esta Serie. Esperamos que en ella se planteen temas y problemas sugestivos y de actualidad; deseamos una lectura crtica por parte de los especialistas y el renovado inters de un pblico cada vez ms amplio. Tenemos, finalmente, la ilusin de contribuir a la renovacin terica y metodolgica del quehacer archivstico y, en consecuencia, dejar atrs los enfoques y procedimientos desuetos y estar a la altura de las ms actualizadas escuelas y teoras de la disciplina archivstica.

JORGE PALACIOS PRECIADO.


Director Archivo General de la Nacin.

P a r a abordar el tema de los servicios de archivo es necesario precisar una serie de conceptos que estn estrechamente vinculados con el acceso a la difusin de la informacin contenida en los documentos de archivo.
Se trata, por una parte, de principios y procedimientos que facilitan el acceso a los documentos y, por otra, de las limitantes de orden jurdico y prctico que lo impiden, contrariando los principios de libertad de informacin e igualdad ante la ley.

Esta circunstancia determina en los archivos la existencia de diferentes clases de usuarios y diferentes servicios, al mismo tiempo que condiciona los programas de difusin.
L a aparicin del concepto derecho a la informacin, emana en forma natural del derecho a la libertad de culto y de palabra que garantizamn la Declaracin de los Derechos del Hombre y del Ciudadano en 1789, en Francia, y que luego fue incorporada en las Constituciones de diferente paises y en la legtslacwn que las desarrolla.

El gran reto que se impone a los archivistas es cambiar su secular funcin de custodios, que tiende a limitar su accionar e influye en la forma como los usuarios perciben y solicitan los servicios. Es, por tanto, un imperativo de primer orden vincular esta funcin con la de gestor cultural, quien participa en el proceso desde el momento cuando se planifica la produccin documental, se desarrolla su ciclo vital y se difunde su contenido.

Pero, para lograr esta transformacin no es suficiente que los archivistas adopten una nueva actitud. La modernizacin de los archivos, involucra la participacin de distintos actores: el Estado en sus diferentes niveles, la administracin, los empresarios, los investigadores, la comunidad en general y las instituciones comprometidas en la formacin de personal especializado.
La reciente creacin del Archivo General de la Nacin, articulada con la puesta en marcha del Sistema Nacional de Archivos, dan cuenta del inters que muestra el gobierno por solucionar necesidades sentidas de tiempo atrs. La integracin de los archivos podr darse en la medida en que todos los actores hagan suyo el propsito de la modernizacin, aporten recursos y esfuerzos para marchar juntos con las instituciones, los grupos de investigacin y desarrollo, los sectores productivos y de servicios, y la comunidad.

Si bien en Colombia existe una serie de principios, consagrados en la Constitucin Nacional de 1991, relativos al patrimonio cultural y a la informacin, l a s limitaciones que presentan los archivos no permiten el libre acceso a sus documentos. Podemos sealar algunas razones: inadecuada organizacin de los archivos, falta de personal capacitado, locales impropios para la conservacin y consulta de los documentos, carencia de recursos para su desarrollo, y ausencia d e polticas de evaluacin documental basadas en el concepto de archivo total y del trabajo e n red. Finalmente y, en parte, derivado de lo anterior, los archivos no tienen una posicin acorde con su razn de ser: rgano vital de h .. S i s t e m a d' V ~ osycd tzmliks

Las caractersticas del Sistema Nacional de Archivos, de ser abierto, flexible, participativo y descentralizado, ofrecen condiciones para que los archivos logren un desarrollo armnico. Estos, desde sus respectivos campos de inters, sin renunciar a lo especfico de su

papel en la sociedad, y reconociendo la importancia del otro para hacer viable su propio proyecto, parecen estar dispuestos a buscar acuerdos con el fin de desarrollar tareas conjuntas en el marco del Sistema.

Es demasiado prematuro hacer evaluaciones, pero sin temor a equivocaciones es posible afirmar que soplan nuevos vientos que favorecen el desarrollo archivstico colombiano y que redundarn en beneficio, cuantitativo y cualitativo, de la administracin, de la comunidad, de la ciencia y de la tecnologa nacionales.
En todo caso, la planificacin y el desarrollo de los servicios de archivo han de considerar prioritariamente a los usuarios, para que las decisiones en materia de evaluacin, adquisicin y difusin de la documentacin partan del conocimiento de sus intereses y necesidades. Esto implica, adems, instruirles sobre los recursos y servicios que se les ofrecen, para que usuarios y funcionarios puedan interactuar y recorrer juntos el camino. Finalmente, asociados a la publicacin de guas generales y temticas, inventarios, auxiliares

descriptivos y bases de datos de archivos, se abordan otros medios de difusin que forman parte del programa: publicacin de documentos, ndices, catlogos, exposicin de los materiales conservados, presencia institucional en los medios de comunicacin, y utilizacin de los canales de divulgacin que se consideren pertinentes, para lograr que los archivos se constituyan en una agencia de comunicacin de la comunidad a la cual sirven.

El cambio, en la mentalidad y las estructuras de la actividad archivstica, se empieza a evidenciar por la activa participacin de los archivistas y profesionales de otras reas afines en los Comits Especializados del Sistema y en las distintas actividades propuestas en las lineas de accin del Plan Operativo, aprobadopor los representantes de la comunidad archivistica mcwnal en el seminario realizado en noviembre de 1992.

L o s archivos recopilan, conservan y difunden informacin registrada, generada recibida por una entidad, grupo o persona en funcin de las actividades que sta realiza. Dicha informacin puede estar contenida en documentos sobre papel cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecnicos o electrnicos, cintas discos de computadora, microformas, fotografas, fonogramas, videocintas, pelculas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacin de un pas, por cuanto en su documentacin se expresa, en forma original, el desarrollo histrico de su misin, funciones y actividades. Su importancia se podr comprender a partir del valor que tienen para: la administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico, social, cientfico y tecnolgico, el fomento de la cultura y la consolidacin de la identidad nacional. Por razones de orden prctico se explicar cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los lmites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

Para la administracin
Si partimos del supuesto bsico de que los archivos son creados orgnicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones,tomar decisiones, responder a trmites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadanos. La funcin de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrn los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la bsqueda infructuosa de informacin, elevando los costos de operacin, produciendo ineficiencia, atraso, confusin en general, una deficiente administracin.

El archivo es uno o m s conjuntos d e documentos, sea cual sea su fecha, su form a y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservad os,respetando aquel orden, p a r a servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir d e f u e n t e s histricas. (Antonia Heredia)

Para la investigacin

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustracin y mejoramiento para todos los

El desarrollo de los program a s d e reestructuracin y modernizacin del sector p blico s e favorece y fortalece con los archivos, pues estos contribuyen a hacer en forma m s eficiente aquellas tareas que genuinamente le corresponden.

archivos favorecen Y fortalecen la capacidad nacional de creacin de conocimiento, y el desarrollo Y avance de los procesos de innovacin en todos los campos.

sectores de la comunidad, en tanto contienen informacin en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son tiles para las investigaciones relativas a la historia, la administracin, la economa, la geografa, los procesos sociales, polticos, la ciencia, la tecnologa y otras disciplinas.
~

Para la comunidad y el Estado


Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de ste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relacin con la documentacin que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relacin le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creacin, existencia, desempeo y desaparicin son siempre demostrables a travs de documentos. Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pblico y social, lo cual favorece la participacin ciudadana, la lucha contra la corrupcin, una mayor eficacia y una menor vulnerabilidad del Estado. Asmismo, los archivos fortalecen la implementacin de las estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de informacin inciden de manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato poltico-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posicionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafos del orden econmico, poltico, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del pas. En un mbito ms amplio, es esencial que un pas mantenga un registro permanente de sus derechos y obligaciones en relacin con otros Estados y con la comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y dems acuerdos internacionales o no son de fcil acceso, se presentarn desaveniencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales. (Rhoads, p. 17).

578-A
Escudo de armas. La Secretara de Guerra somete a la consideracin del Consejo de Estado el proyecto de ley que designa las armas de la Repblica. 1833-1834

Para el desarrollo econmico y social

El mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin es un objetivo constante en todas las polticas, planes y programas de desarrollo econmico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensin de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor. Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrn la garanta de tomar y proyectar decisiones con bases slidas, pues stos acopian gran cantidad de informacin sobre: poblacin, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educacin, entre otros.
Para el desarrollo cientfico y tecnolgico Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropsitos. Aunque un pas como Colombia posee inmensos
'

551-A Escudo de armas de la repblica de la Nueva Granada. Rubricado Lino de Pombo. 1834

recursos humanos y naturales, su caracterizacin, cuantificacin, conservacin y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y corporaciones mixtas que renan los recursos y esfuerzos pblicos, privados y comunitarios. La investigacin es condicin para el avance cientfico y tecnolgico; sus resultados permiten aplicaciones prcticas y la generacin de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del pas. Gran parte de la contribucin de los archivos al desarrollo cientfico y tecnolgico est dado por su capacidad de proporcionar informacin sobre insurnos y resultados obtenidos durante los procesos de investigacin.

Para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional


Los archivos documentan, desde sus orgenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre s y con
x-20
Tarjaformada por motivos ornamentales, en cuya cima hay una cartula de fauno. A rnstelodami Joannes Janssonius excudit. 15..

El tomar en cuenta a los documentos de archivo permite optimizar los resultados obtenidos sin dilapidar recursos. El fortalecimiento de la capacidad nacional para crear conocimiento debe pasar por la esfera de lo concreto: ms y mejores servicios de archivo.

otras comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas, artsticas, asociadas al desarrollo econmico, poltico, cultural. Los archivos estn ntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron definindose como partes esenciales del patrimonio cultural de la Nacin: sustentan su identidad, permiten conocer las raices, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos de los ciudadanos. En los archivos perdura la memoria del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo histrico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artfices de nuestro propio desarrollo en armona con el mundo que nos rodea.

oficial, se debera derivar del derecho de los ciudadanos a controlar los actos de los funcionarios, como fue enunciado en la Declaracin de los Derechos del Hombre y del Ciudadano de 1789 (art. 15 ): Los agentes pblicos deben rendir cuenta de su actuacin. El acceso tambin se puede relacionar con la libertad de prensa, el derecho a la cultura; a la educacin, en fin, a la casi totalidad de los derechos y deberes de los ciudadanos y del Estado en su conjunto, promulgados en Francia a finales del siglo xVIII.

El acceso a los archivos, especialmente del sector

Sin embargo, slo en 1948, despus de la Segunda Guerra Mundial, el derecho a la libre y total informacin h e explcitamente formulado. La Declaracin Universal de los Derechos Humanos fue solemnemente promulgada por las Naciones Unidas; su artculo 19 expresa: derecho a [...] investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitacin de fronteras ...
El Consejo Internacional de Archivos, CIA, incorpora entre SUS objetivos generales, contenidos en los estatutos y aprobados en 1948, (fecha de su fundacin), en el artculo 2, que dice: realizacin de

esfuerzospara [...] hacer ms fcil el acceso a LOS archivos. (Duchein, p.ii). A fines de la dcada de los aos sesenta, el CIA acentu su accin a fin de interesar a los distintos gobiernos para que adoptasen polticas archivsticas como esenciales para el desarrollo de sistemas de informacin, defensa de la identidad cultural, apoyo de la administracin y fuente de investigacin y creacin de cultura. Ya en la dcada de los setenta, se inici el diseo de lo que podra ser una poltica archivstica en Colombia para estar a tono con los nuevos enfoques en concordancia con los esfuerzos por la modernizacin de la administracin*y como respuesta a los estmulos internacionales.
Este es el gran reto que tiene el Archivo General de la Nacin junto con los dems repositorios del pas, componentes bsicos del Sistema Nacional de Archivos. Algunas precisiones sobre este particular son tiles para comprender el marco constitucional que ser desarrollado por la ley cuando as est
*
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Comisin V Centenario. Archivo General de la Nacin. Sistema Nacional de Archivos. Santaf de Bogot: Fundacin para el Desarrollo y Financiacin de la Cultura, 1992, s.p.

indicado en la Carta Magna. Asmismo, se sealarn las limitantes jurdicas y prcticas para el acceso a los documentos.

Derechos y Deberes Constitucionales


En Colombia, el derecho de los ciudadanos a acceder a todas las informaciones que les conciernen directa o indirectamente, est consagrado en la Constitucin Poltica de 1991; varios artculos hacen referencia a este asunto, as:

El acceso a los documentos, sustrato esencial de la poltica archivstica en Colombia, tambin ha sido materia de disposiciones legales, entre las cuales es preciso destacar la Constitucin Poltica de 1991 y la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 que abren nuevos caminos de esperanza para hacer realidad el acceso a la informacin, combinado con una normatividad y apoyo a los archivos.

Derecho de peticin (Art. 23).* Toda persona, tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar sus derechos fundamentales.

Los comentarios, a cada uno de 10s artculos de la Constitucin Poltica de 1991, son tomados parcialmente del libro editado por la Fundacin Social y Librera la Constitucin.

El derecho constitucional fundamental de peticin tiene m l t ip 1es m ani fest a c io nes en casos concretos o en beneficio de la comunidad en general. No es necesario que quien lo invoque exprese inters jurdico alguno, en ningn caso.

La innovacin en esta materia est dada por la posibilidad legal de reglamentar el ejercicio de este derecho ante organizaciones particulares, siempre y cuando con ello se pretenda garantizar algn derecho fundamental del individuo.

Derecho a la informacin (Art. 20) Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos& comunicacin. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se grarantiza el derecho a la rectificacin en condiciones de equidad. No habr censura.
E s t a norma constitucional tiene de novedoso la consagracin de la libertad de expresin y difusin del pensamiento, as como el derecho de recibir y d a r informacin y, en lo que concierne a los medios masivos de comunicacin, ampla las libertades que e n el ordenamiento anterior estaban restringidas.

El derecho a la informacin comprende tres facultades: difundir, investigar y recibir informaciones. Lo anterior implica el deber del

Estado, soportado en los archivos de comunicar sus actividades a los miembros de la sociedad. El Artculo 78, relacionado con el control de calidad dice: La Ley regular el control de calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad, as como la informacin que debe suministrarse al pblico en, su comercializacin...

Acceso a los documentos pblicos (Art. 74). Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos, salvo el caso que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

El Artculo 112 que consti tucionaliza el rgimen d e oposicin, dice: Los partidos y movimientos polticos que no participen en el gobierno podrn ejercer libremente l a funcin crtica frente a ste y plantear y desarrollar alternativas polticas. P a r a e s t o s efectos, salvo l a s restricciones legales, se les g a r a n t i z a n los siguientes derechos: de acceso a l a informacin y a la documentacin oficiales, [...l.

Este derecho, adquiere de manera especfica rango constitucional. La legislacin ordinaria lo consagraba, de manera expresa, al reconocer el derecho a solicitar y obtener acceso a la informacin sobre la accin de las autoridades y, en particular, en lo referente a la expedicin de copia de sus documentos (artculo 17 del Cdigo Contencioso Administrativo);tambin de manera directa, la Ley 57 de 1985 en varias de sus disposiciones regula el derecho comentado, reconociendo el derecho que tiene toda persona a consultar los documentos que reposan en

las oficinas pblicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que no tengan el carcter de reservados conforme a la Constitucin o a la ley, o no hagan relacin a la defensa de la seguridad nacional (artculo 12).

Acceso a la Cultura (Art. 70). El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educacin permanente y la enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional e n todas las etapas del proceso de creacin de la identidad nacional. La cultura e n sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todos los que conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la difusin de los valores culturales de la Nacin.
X-61 Tarja. Edicin temprana del mapa de 1635, desconocida por los bibligrafos. Descripcin de Tierra Firme, Nueva Granada y Popayh.
1647

Patrimonio cultural de la Nacin (Art. 72). El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El patrimonio arqueolgico y otros bienes que conforman la identidad nacional,

pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares...
Dentro de una concepcin similar a la del tema educativo, en el mbito de lo cultural, los textos constitucionales adecuan las nociones a significaciones ms amplias y comprensivas. Lo cultural no abarca entonces solamente la manifestacin artstica, sino tambin lo puramente cientfico y tecnolgico para comprender, finalmente, la expresin misma de una identidad nacional.

Normatividad Administrativa (Art. 209). La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines
X-63 Tarja. En mapa anterior al precedente. 1633

-*
+ . A
* ,

t q

A continuacin se mencionan algunos, de los muchos, artculos de la Constitucin de 1991 que se relacionan, directa o indirectamente, con el acceso a la informacin, los documentos y los archivos: Acceso al Conocimiento y a la Educacin. Art. 67 Acciones de tutela. Arts. 86, 241. Administracin Municipal. Arts. 288, 313, 314, 315, 320. Administracin Nacional. Arts. 150, T20. Administracin Pblica. Arts. 40, 135, 209, 343, T20. Archivos, Art. 15.

del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley. Tambin es novedoso este tratamiento constitucional. Sus antecedentes figuran en la normatividad administrativa.

Derecho a la Intimidad (Art. 15). Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas.
E n la recoleccin, tratamiento y circulacin de los datos se respetarn la libertad y dems garantas consagradas en la Constitucin. [...] Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspeccin, vigilancia e intervencin del Estado podr exigirse la presentacin de los libros de contabilidad y dems documentos privados e n trminos que seale L a ley.

Este derecho se consagra constitucionalmente por primera vez, y merece destacarse que la propiedad absoluta del dato no corresponde ya a quien realiza su obtencin y tratamiento; esa titularidad radica hoy en cabeza de cada persona, e n su favor. El acceso a la informacin debe regularse en forma clara y slo p6dr ser obtenida previa autorizacin de su titular, salvo orden de autoridad judicial. Para toda asociacin, entidad, sociedad o compaa del sector pblico o privado que maneje en Bancos de datos informacin personalizada, debern establecerse los mecanismos para que el acceso a esa informacin sea libre y sin discriminacin o limitacin de ninguna naturaleza para la persona concernida e n la respectiva informacin. Los procedimientos por los cuales se obtiene la informacin, su tratamiento y circulacin por parte de la entidades referidas deben ser de pblico conocimiento a fin de que se pueda exigir el respeto de los derechos.. .

Atribuciones de los Gobernadores, Alcaldes, Asambleas Departamentales y Concejos Municipa1es.Art.s. 105,150,211,272, 300, 305,313,315,318, 321, 338. Autodeterminacinde los pueblos. Art. 9. Bienes culturales. Arts. 67,72. Catastro.Art. 31 7. Cdula de ciudadana.TI. Censo de poblacin y vivienda. T54. Censo electoral.Art. 155. Censura. Art. 20. Ciudadano en ejercicio.h . 40,
95,99,171,172,177,180,191,

232... Comunidad.Arts.2, 49,58, 78, 79,


95....

En la nueva redaccin se ampla la exhibicin de los libros de contabilidad y dems papeles anexos, extendindose a los efectos judiciales, diversos al
tributario, para casos de intervencin, inspeccin y

Control de: gestin, resultados, financiero, fiscal, internojurisdiccional, poltico, posterior, selectivo. Arts. 114, 119, 209, 243, 256, 267, 268, 269, 270, T59, Convenios, Arts. 53, 150, 189, 303, T58. Corte Constitucional. Art. 282. Defensa de la Soberana. Arts. 89. Defensa del orden jurdico. Art. 277. Defensor del Pueblo, Arts. 118, 178, 197 ... Funcin Administrativa. Arts. 209, 339, 343. Vigilancia de la gestin fiscal. Art. 272.

vigilancia estatales. Son tambin objeto de la nueva legislacin los dems documentos privados.

Limitantes p a r a el acceso
El acceso a los archivos tiene limitantes de orden legal o prctico. Sin pretender una lista detallada, a continuacin se agrupan las principales restricciones legales de acceso a los documentos: Documentos relativos a la seguridad y al orden pblico. Documentos relativos a la delimitacin de fronteras nacionales. Documentos que la Comisin de Relaciones Exteriores califica de carcter reservado. Documentos militares, de los servicios de inteligencia y minutas de los Consejos de Estado. Documentos que, por ley, tienen fijado un perodo determinado para acceder a ellos. Documentos relativos a la vida privada de las personas: estado civil y filiacin, salud, fortuna y rentas, procedimientos penales y criminales, vida profesional, opiniones polticas, filosficas y religiosas, estadsticas, censos de poblacin, encuestas, muestreos que recopilan informacin

sobre las personas y documentos policiales. Documentos obtenidos bajo la promesa de mantenerlos en secreto. Documentos relativos a secretos protegidos por la Ley. Documentos de archivos privados. Documentos cuyo acceso est restringido slo a determinados grupos de usuarios. Cabe advertir que nign pas, por ms democrtico que sea, est en desacuerdo con la aplicacin de estas restricciones legales. Los obstculos de orden prctico tienen que ver con la organizacin de los archivos, con el nivel de formacin y capacitacin de personal, con los recursos locativos, tcnicos y de equipo con que cuentan, con la ubicacin de los archivos en lugares apropiados y con las redes de comunicacin que tengan establecidas. De lo anterior se deduce que si los condicionantes anteriores no son los adecuados ser difcil, por no decir imposible, acceder a los documentos y a los archivos. Como prembulo y prerrequisito para la organizacin y desarrollo de los servicios de archivo, es necesario planear y ejecutar el programa de gestin de documentos y archivos, cuyas lneas generales de aplicacin son objeto del siguiente captulo.

U n sistema integral de gestin de documentos, segn James B. Rhoads, se ocupar de todo lo que sucede a los documentos de una organizacin a travs de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento, pasando por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las funciones de la organizacin, hasta su muerte o destruccin cuando hayan cumplido con todas las finalidades pertinentes, o su reencarnacin si poseen valores que justifiquen su conservacin. Las t r e s fases bsicas de la gestin de documentos son: elaboracin, utilizacin y mantenimiento, y eliminacin. Un programa de gestin de documentos, requiere: La direccin por parte de una autoridad administrativa central (Comit de archivos), de preferencia la administracin nacional de archivos y, adems, la participacin activa de las diferentes dependencias o instituciones, segn sea el caso. Toda institucin deber tener un funcionario encargado de la gestin de documentos, quien debe fomentar el establecimiento de prcticas

adecuadas para su gestin dentro de la institucin y el mantener vinculacin con la autoridad central.
Primera fase: elaboracin de documentos

Esta fase de la gestin de documentos tiene como objetivos: Evitar la produccin de documentos no esenciales. Disminuir el volumen de los documentos. Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesario s. Asegurar el empleo adecuado de las tcnicas reprogrficas y de autornatizacin.
Segunda fase: utilizacin y conservacin de documentos

Esta segunda fase de la gestin de documentos comprende su seleccin, utilizacin, control y almacenamiento. Se caracteriza por: Disponibilidad de la informacin y de los documentos necesarios. %* Utilizacin a bajo costo de la informacin y de los documentos. -- Seleccin de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la frecuencia de uso.

X-66
Nuevo Reino de Granada Carta del Per y Brasil septentrional de Tierra-Firme,de Guayana y de las riberas del Amazonas que hace la parte boreal de la Amrica Meridional,por el seor D Ynville. A venise par P. Santini. 1779

Es comn aceptar que los documentos poseen valores primarios y secundarios. En el primer grupo se incluyen los valores administrativo, jurdico y financiero, que interesan exclusivamente a la administracin, ligados a las primeras fases del ciclo vital de la documentacin. Cuando los documentos han perdido su valor primario, es cuando adquieren o pueden adquirir valores secundarios: el valor de testimonio y el de informacin. Aquellos documentos que informan sobre los orgenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones del rgano productor, tienen valor de testimonio. El valor informativo reside en los datos, reflejados e n los documentos, que una determinada institucin ha reunido sobre las personas, los sucesos y las cosas en el transcurso de su actividad. (Boadas i Raset, p.375). Las Tablas de Retencin han de reflejar el itinerario de los documentos a lo largo de su ciclo vital completo.
Tercera fase: La eliminacin de documentos

Slo despus del proceso de evaluacin, se puede determinar qu documentos deben ser conservados y

cules pueden eliminarse, aplicando la frmula: Los documentos que no tengan valor secundario, podrn ser eliminados. Todo procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las siguientes actividades: Identificacin y descripcin de los documentos por series. Clasificacin de estas series con miras a su conservacin o eliminacin. Determinacin de los documentos que se .justifica conservar en los archivos. Eliminacin peridica de los documentos no permanentes. Transferencia de documentos permanentes a los archivos,nacionales o a los que hagan sus veces.
Ciclo Vital de un Documento
1. Elaboracirn

2. Utilizacin y Conservacin

3. Evaluacin
4. Conservacin o Eliminacin

5. Reciclamiento (da origen a un nuevo documento).

Ligados a las fases del ciclo vital se consideran tres clases de archivos, definidos a continuacin.

Archivos de gestin o de las oficinas productoras de documentos: renen la documentacin en trmite, en busca de solucin de los asuntos iniciados, documentacin sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras dependencias que la soliciten. Archivos centrales o intermedios: agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite pero que siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. Archivos permanentes o histricos: all se transfiere desde el archivo intermedio la documentacin que, por decisin del Comit Evaluador de Documentos, debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura.
x-72 Real Provisin. Permiso para armarse contra los piratas ingleses. 1772.

A continuacin se presentan cinco categoras de archivos oficiales*.

Archivo General de la Nacin. Integrado por los fondos documentales procedentes de entidades pblicas del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia. Archivos Departamentales. Conformados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia. Archivos Municipales. Integrados por fondos documentales producidos por entidades del orden municipal y aquellos que reciban en custodia. Archivos Distritales. Integrados por fondos documentales de los organismos de la Administracin Distrital y aquellos que reciba en custodia. Archivos Histricos especiales. Constituidos por fondos documentales referidos a diferentes pocas de la historia.
* Tornado del documento eghmnto General de Archivos. Archivo General de la Nacin de Colombia. 1993(en proceso de preparacin).

E 1 planeamiento de los servicios de archivo tiene que estar basado fundamentalmente en las necesidades latentes o manifiestas de los usuarios, sean stos internos -la entidad misma- externos -los investigadores, otras unidades de informacin y la comunidad-.
Dado que cada uno de estos grupos posee sus propias caractersticas en cuanto a valores, aspiraciones y necesidades, la planificacin de los servicios deber ser legitimada con su participacin.
De nada sirve el archivo mejor ordenado si no se utiliza.

Uno de los fines del archivo consiste en proporcionar con la mxima celeridad posible, en el momento oportuno, los documentos o las informaciones que se requieran.

El prstamo de documentos puede efectuarse por peticin telefnica, mediante un escrito requirindolos, o personalmente. Puesto que el prstamo no puede ser indiscriminado, todo archivo debe establecer normas y procesos, a travs de un reglamento de servicios bien elaborado.

Los servicios que tradicionalmente prestan los archivos son: el de consulta y el de referencia. Sin embargo, al hacer algunas variaciones a stos se pueden configurar otros servicios.

Servicio de consulta
En forma genrica podemos afirmar que el servicio ms vital que pueda prestar un archivo a la administracin, a los investigadores y a la comunidad, es probablemente el acceso a los materiazes solicitados, dando as origen al servicio de consulta, en la sala fuera de sta, segn lo indique el reglamento.

Servicio de referencia
Se presta a partir de la vinculacin del contenido y la orientacin de la procedencia de los documentos, para un acceso temtico a los mismos. Las guas, ndices, catlogos, censos, entre otros, forman parte de la coleccin bsica del servicio de referencia. De igual forma, involucra el suministro de informacin contenida en material audiovisual, cartogrfico, etc., o de datos sobre servicios que pueden proporcionar otros archivos o unidades de informacin.

Servicio de vencimiento

En los archivos de gestin, el servicio de vencimiento, o


de alerta, da cuenta de los plazos lmite que tienen los funcionarios y empleados para adelantar los trmites que se derivan de una comunicacin o de un compromiso pendiente.

Los ejemplos que se pueden dar para este propsito son muchos; veamos algunos para una mejor explicacin: Vencimiento de plazos para demandas, reclamaciones o similares. Vencimiento de plazos para acciones contra aseguradores, transportadores, etc. Fechas fijadas con anterioridad para reuniones, consejos, etc. Vencimiento de plazos para atencin de solicitudes de informacin, apoyo, servicios, etc.
Servicios reprogrficos
Cuando se reproduce un documento, sea por microfilmacin o cualquier otro mtodo de reprografa, se permite a los investigadores y dems usuarios internos y externos, hacer uso de los documentos en su

x-28 Tarja. Terre Ferme, Noveau Royahe de Grenade. 1657

lugar de origen, sea en el pas o fuera de ste, y sin que los originales sufran prdida o deterioro por manipulaciones innecesarias. Sin embargo, cada archivo en su reglamento de servicio establecer las restricciones particulares por razones legales, de conservacin, administrativas, etc., para la prestacin del servicio de reprografa.

Servicio de informacin sobre memoria institucional y tcnica


Todas las entidades, organizaciones y empresas tienen su propia historia que va desde sus orgenes hasta la actualidad, o hasta el momento en que se decrete su clausura. Dicha historia est registrada en documentos, testimonios escritos, materiales grficos, audiovisuales, bibliogrficos, hemerogrficos, etc., o se halla en posesin de particulares.

La conservacin de la informacin, que expresa los distintos aspectos de la vida de dichos entes, ha de ser labor del archivo, con el propsito de organizarla y difundirla a travs del servicio de memoria institucional y tcnica.

Castilla de Oro - Venemela Rober! Morden. 1680

X-25

Interesa en este servicio ofrecer informacin sobre: origen de la entidad, acontecimientos que hayan hecho poca o marcado el proceso de evolucin de la misma, publicaciones, noticias sobre personas, grupos e instituciones que han brindado un significativo aporte a la entidad, etc. Los archivos histricos pueden asumir la preservacin de la memoria de un sector que haya tenido un papel relevante en el desarrollo de la comunidad, a nivel local, regional y nacional. Por ejemplo: el cafetero, el petrolero, el azucarero. Esta informacin documental puede dar origen a la configuracin de un servicio especializado.

que implica conservar documentos es la certeza de que en cualquier momento estarn a disposicin del gobierno mismo, de los ciudadanos -como prueba de sus derechos y prerrogativas- de los usuarios primarios, los mvestigadores, cuyos escritos y estudios amplan las fronteras de la comprensin y el conocimiento humano, e indirectamente de los usuarios secundarios que se benefician educativa y culturalmente, gracias a las obras de los usuarios primarios y a las exposiciones del ma terial de archivo. Sin embargo, al hablar de sistemas y tcnicas archivsticas, procedimientos y mtodos de tratamiento de la informacin, debemos evitar caer en el fcil peligro de olvidar al usuario, el principal protagonista de estos servicios y la vital importancia de su entera participacin.*

La nica razn vlida para asumir las responsabilidades

Es un hecho corriente comprobar que en las funciones archivsticas, los medios a desarrollar pueden ser tan numerosos, diversos y sugerentes, que muchas veces dejan a un lado al usuario, para preocuparse de otros fines que no corresponden a sus caractersticas iniciales. De ah resulta que ste sea el primer perjudicado.
* Tomado del documentoPropuesta para laCreacin de un Sistema Nacional de Archivos de Colombia.

define como: persona o grupo de personas que recibe o utiliza informacin del a r chivo en su trabajo - cientfico o prctico*.

grandes grupos.

El usuario que:
Sabe qu documento necesita y conoce los medios para conseguirlo; Conoce el tema o temas que necesita pero desconoce los medios para su consecucin; No sabe lo que necesita. A su vez, el archivista debe tener en cuenta a los siguientes usuarios: Al que intenta establecer competencia infalible sobre los documentos archivsticos propuestos; contradice y pone en duda las afirmaciones del archivista. Puede que sea, en verdad, ms competente que ste. El que simplemente duda de la intervencin de una tercera persona entre l y su trabajo archivstico. El que no quiere divulgar el campo exacto de su trabajo o investigacin, por temor a la indiscrecin del archivista. En este sentido se suelen encontrar distintos tipos de usuarios que van desde quienes saben qu documentos necesitan, dnde encontrarlos y cmo acceder a ellos, hasta aquellos que no saben qu informacin requieren.

Las funciones archivsticas, los archiveros y los usuarios, no pueden actuar en forma descoordinada sin afectar la estructura archivstica. Estos factores se deben interrelacionar constantemente si se quiere cumplir con los cuatro fines que se propone la recuperacin de informacin: rapidez, pertinencia, exhaustividad y economa. El dilogo usuario-servicio de archivo no slo se ha de manifestar durante la formulacin y respuesta de la demanda de informacin. Un servicio d e archivo, ya desde el comienzo de su actividad y a lo largo de su desarrollo, se dedica en gran medida a la satisfaccin de solicitudes, lo cual equivale a decir que el contacto con el usuario se debe realizar desde la iniciacin o diseo de los servicios y durante todas las operaciones de bsqueda de informacin.

No debe olvidarse que los cambios producidos por el desarrollo de la informtica realzan la posicin del archivista como mediador de la informacin. Resulta entonces fundamental que los archivistas se ocupen de identificar a los usuarios para disponer de informacin sobre el perfil de los mismos. Mientras ms se conozca sobre el campo de trabajo de los usuarios, sus intereses, su educacin, etc., ms fcil ser prestar los servicios que ellos requieran.

X-67 Carta de Tierra Firme, del Per, de Brasil y del pas de las Amazonas, trazado sobre las descripciones de [...], relatos y observaciones posteriores. Por Guillaume del ifle, gegrafo de la Academie Royale des Sciences. 17..

El proceso de consolidacin de los servicios de archivo involucra en toda su complejidad a los usuarios, componente esencial del servicio. Por tanto es urgente disear programas dirigidos a ellos con el fin de que se familiaricen y conozcan el potencial de informacin existente en el archivo y en los dems archivos del pas a nivel local, regional y nacional.

M4X-27 Adorno pictrico del ttulo. Ogilby Montanus. London, 1671. f Tema Firma Here is the Isthmus o Panama, shown with Veraguas, Colombia & Panama. Cartagena is a province in this map.

Por ejemplo, el conocer los grupos documentales y las fuentes de informacin relacionadas con los usuarios, facilita al archivo establecer un Programa regular de documentacin de usuarios, que comprendera las siguientes fases: Establecimiento de un programa de relaciones pblicas. * Elaboracin de directorios de usuarios, con sus respectivas direcciones, para un rpido intercambio de informacin. Elaboracin de un perfil de usuarios: el conocimiento de la comunidad a la cual se sirve es la piedra angular para un desarrollo efectivo de los servicios de informacin archivstica. Establecimiento de un programa de clasificacin, ordenacin y descripcin de documentos, segn las necesidades de informacin detectadas en el estudio de usuarios.

Elaboracin de guas, catlogos sistemticos y otros instrumentos auxiliares de descripcin, en los cuales la informacin documental se agrupe por ramas del conocimiento y de la actividad prctica de la sociedad, relacionada aquella en una secuencia lgica, segn los smbolos o notaciones que establezca el sistema de clasificacin adoptado por el archivo. Organizacin de un programa de educacin de usuarios, en el cual se contemplen exposiciones, visitas a los archivos, talleres sobre temas especficos, seminarios sobre el trabajo archivstico o los mtodos de investigacin archivstica por agrupaciones documentales, entre otros. s * Establecimiento por parte del archivo de un programa sistemtico de publicaciones que recoja los trabajos realizados por los usuarios y, finalmente, 3 Intercambio y difusin de las publicaciones.

P a r a nada servirn la Constitucin, las leyes y las reglamentaciones, y los archivos organizados por personal capacitado -elementos que garantizan la libertad de acceso a los archivos- si la existencia y el contenido de sus documentos permanecen ignorados por sus usuarios y el pblico en general.

Lo que aparece como una constante es que, salvo pocas excepciones, los archivos son desconocidos o mal presentados al pblico. Slo en pocos casos, los administradores saben qu contienen y cmo acceder al material que conservan. De all la necesidad de elaborar un programa de difusin, en el cual se precise la poblacin objeto de cada actividad, para lograr resultados y contribuir a la formacin de una cultura archivstica.

El programa de difusin tendr dos fases como mnimo: Publicidad en torno a los archivos. Elaboracin y difusin de los instrumentos auxiliares de consulta. El programa debe especificar: Nombre de la actividad;

descripcin y objetivos de la misma; poblacin a la que va dirigida; recursos empleados; fecha y lugar de realizacin, y un apartado para la evaluacin.

Las siguientes son algunas de las actividades suceptibles de realizar por parte de los archivos:
Programas de televisin y artculos periodsticos. Exposiciones de documentos. Semanas sobre los archivos. Ciclos de conferencias. Visitas guiadas. Relaciones pblicas. Celebracin de efemrides: exposiciones y conferencias relacionadas con el tema objeto de la celebracin, y en referencia a documentos del archivo. Exposiciones de equipos y procedimientos utilizados en el archivo, por ejemplo en conservacin, en restauracin y en reprografa. Publicacin de repertorios, catlogos, resumidos o pormenorizados de los documentos. Publicacin de ndices de los instrumentos auxiliares de investigacin.

Automatizacin de los instrumentos antes sealados. Intercambio nacional e internacional de instrumentos auxiliares de investigacin. Publicacin de folletos y boletines de carcter informativo sobre el archivo y dems temas de inters correlacionados. Presentacin de informes anuales sobre las labores desarrolladas por el archivo. Presentacin de t rabajos de investigacin realizados sobre la base de materiales del archivo.

Para el desarrollo de estas actividades es importante que el archivo se asocie con otras entidades u organizaciones; as dispondr de ms y mejores recursos, y ampliar la cobertura del programa de difusin.

L o s archivos que proyecten su presencia como agencias de comunicacin de las entidades, de las organizaciones y de la comunidad deben estar debidamente organizados, atendidos por personal calificado para mantener contacto permanente con sus usuarios reales y potenciales y ofrecerles servicios que satisfagan sus expectativas y necesidades.

Los archivos deben proyectar la imagen de unidades de informacin dinmicas y estar ligados ntimamente a los planes, programas y proyectos de la entidad. Deben demostrar su interrelacin y ganar un espacio, como cerebros que son de la organizacin y de los sistemas administrativos y culturales.

Los archivos deben difundir y publicarsus contenidos documentales y sus servicios y abrirse a los dems archivos y entidades culturales y de informacin, a fin de integrarse al trabajo en red que les permite madurar y mejorar la calidad de su estructura y servicios.

BOADAS 1RASET,Joan. Archivos: gestin, evaluacin, conservacin y servicio. Sin pie de imprenta. p. 373-376.

ARCHIVO GENERAL DE LANACI~N. COLOMBIA. Textos legales. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1992. 6 1 p. ISBN 958-9298-09-5. -Propuesta para un Sistema Nacional de Archivos de Colombia. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin, 1992. 41 p.
COLOMBIA. Constitucin Poltica de Colombia: comentada y concordada. Santaf de Bogot: Fundacin Social y Librera la Constitucin, 1993. 285 p. ISBN 958-95061-0-0. DUCHEIN, Michael. Obstculos que se oponen al acceso, a la utilizacin y a la transferencia de la informacin conservada en los archivos: un estudio del RAMP. Pars: Unesco, 1983.57~. (PGI-83/WS/20).

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica general: teora y prctica. 5a. ed. actualizada y aumentada. Sevilla: Diputacin Provincial, 1991. 512 p. ISBN 84-779056-X

INSTITUTO COLOMBIANO PARAEL DESAF~ROLLO DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGA FRANCISCO Jos DE CALDAS, COLCIENCIAS. Convocatoria a la creatividad. Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa. Santaf de Bogot: Colciencias, 1992. 329 p. ISBN 958-9037-23-2.

RHOADS, James B. La Funcin de la gestin de


documentos y archivos en los Sistemas Nacionales de Informacin: un estudio del &lMP. Pars: Unesco, 1983. 51 p. (PGI-83/WS/21)
TAYLOR, Hugh A. Los servicios de archivo y el concepto de usuarios: estudio del RAMP. Pars: Unesco, 1984. 72 p. (PGI-84/WS/5)

You might also like