Pliegos Defintivos

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General
INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
CONCURSO DE MRITOS - ICBF CM-001 de 2009 ABIERTO
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
OBJETO: Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems programas estratgicos que el ICBF determine.
BOGOT D. C., MARZO DE 2009
Pgina 1 de 201
Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 Lnea de atencin al ciudadano 01 8000 918080 Bogot, D. C. - Colombia
1 1.1.
INFORMACIN ESPECIAL DEL PROCESO
ALCANCE DEL OBJETO
En desarrollo de la ejecucin del presente proceso de seleccin, el contratista al cual se adjudique el contrato correspondiente, deber ejecutar todas las obligaciones, actividades y productos de los programas NACIONAL DE ALIMENTACIN PARA EL ADULTO MAYOR Juan Luis Londoo de la Cuesta, DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR y SERVICIO TEMPORAL DE LECHE INFANTIL. El contratista a quien se adjudique el contrato resultante del presente pliego de condiciones, se obligar a adicionar las actividades, productos y obligaciones que la entidad solicite sobre los programas estratgicos relacionados en el anexo 13, siempre que estos se encuentren dentro del objeto del contrato, cuando EL ICBF as lo solicite de acuerdo con sus necesidades y con un valor mximo sealado en el mencionado Anexo. Los programas estratgicos del ICBF a que se refiere el presente concurso de mritos son: PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIN PARA EL ADULTO MAYOR Juan Luis Londoo de la Cuesta, DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR, SERVICIO TEMPORAL DE LECHE INFANTIL, RACIONES DE EMERGENCIA Y RECUPERACION NUTRICIONAL. 1.2. ANTECEDENTES
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) es un establecimiento pblico descentralizado, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio adscrito al Ministerio de la Proteccin Social, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979; sus estatutos fueron aprobados mediante Decreto 334 de 1980, modificado parcialmente por los Decretos 1484 de 1983 y 276 de 1988, reestructurado por el Decreto 1137 de 1999 y, su organizacin interna establecida mediante los Decretos 1138 de 1999 y 3264 de 2002. Son funciones del ICBF ejecutar las polticas del Gobierno Nacional en materia de fortalecimiento de la familia y proteccin al menor de edad, coordinar su accin con otros organismos pblicos y privados e integrar al Sistema Nacional de Bienestar Familiar (SNBF) a todos los que cumplan actividades de servicio de bienestar familiar estn llamados a cumplirlos. El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integracin y el desarrollo armnico de la familia, proteger al menor de edad y garantizarle sus derechos en cumplimiento de lo dispuesto por la Constitucin Poltica artculo 44 y dems normas legales concordantes. Con el fin de lograr su objeto, el ICBF adelanta programas preventivos y de proteccin siempre promoviendo el mejoramiento de vida de la poblacin destinataria, fortaleciendo la organizacin y participacin comunitaria y desarrollando la poltica de infancia y familia. Para el cumplimiento de su misin y objetivos institucionales el ICBF se encuentra organizado as:
Pgina 2 de 201
Nivel Nacional: Tiene la responsabilidad de formular la poltica de infancia para la prestacin del servicio pblico de bienestar familiar, en toda la Nacin. Nivel Departamental: Veintiocho (28) Regionales y cinco (5) Seccionales que aplican los lineamientos nacionales a las condiciones de su jurisdiccin, coordinan y controlan el cumplimiento de la poltica nacional en los municipios de su mbito territorial, prestan asistencia tcnica a los gobiernos departamentales en materia del servicio de bienestar familiar, apoyan la identificacin de los mapas de riesgo y cobertura de servicios, promueven la descentralizacin del sistema y el grado en que sta ocurra, asumen responsabilidades de programacin, organizacin, control, gestin, identificacin de programas y proyectos, prestan servicios administrativos y financieros y todo lo dems que determine la Direccin General mediante delegacin. Las Regionales y Seccionales implementan en forma integrada las funciones dadas por el Nivel Nacional al nivel regional y centros zonales, es decir, realizan las funciones tcnica, administrativa, financiera y jurdica. Nivel Municipal: Conformado por doscientos (200) centros zonales, son las dependencias encargadas de promover el desarrollo y funcionamiento del SNBF dentro de su rea de influencia, as como de concertar y coordinar en el mbito territorial los proyectos, servicios y acciones de los distintos agentes que lo integran. Dependen administrativamente de las direcciones regionales o seccionales.
As las cosas, El ICBF promueve, asesora y evala programas y servicios de atencin orientados a satisfacer las demandas de nios, adolescentes, adultos mayores y familias, para lo cual se ha posicionado como coordinador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, trabajando conjuntamente con organizaciones pblicas, privadas y con la participacin activa de la comunidad, bajo criterios de corresponsabilidad, cogestin y cofinanciacin. 1.3. INFORMACION GENERAL DEL PROCESO los
El presente proceso de seleccin est regulado en su integridad por La Ley 1150 de 2007, Decretos 2474 y 4881 de 2008 y dems normas concordantes. Se divide en las siguientes etapas: 1. Etapa previa de Publicacin del proyecto de Pliego de Condiciones y Convocatoria Pblica. 2. Etapa de Seleccin (Publicacin de Pliegos Definitivos y Acto de Apertura). 1.4. CRONOGRAMA Y TRMITE DEL PROCESO
CRONOGRAMA Y TRAMITE CONCURSO DE MERITOS ABIERTO SIN PRECALIFICACION ( PTS)
Pgina 3 de 201

ACTIVIDAD AVISO CONVOCATORIA PUBLICA Publicacin de Proyecto de Pliego de Condiciones y los Estudios y Documentos Previos Observaciones al proyecto de pliego de condiciones, a la asignacin de riesgos con el fin de establecer su distribucin definitiva Audiencia Informativa del Borrador del Pliego de Condiciones. Respuesta a las observaciones FECHA Y HORA LUGAR Viernes Enero 27 de Pgina Web: www.icbf.gov.co; www.contratos.gov.co, SECOP 2009 Portal nico de contratacin. Viernes, Enero 27 de Pgina Web: www.icbf.gov.co; www.contratos.gov.co, SECOP 2009 Portal nico de contratacin.
Hasta la Audiencia Informativa del Borrador del Pliego de Condiciones.
Por medio electrnico al correo Cm0012009@icbf.gov.co o mediante escrito entregado en la Oficina de radicacin de la Direccin General, ubicada en la Avenida Carrera 68 No. 64 C-75, Bogot D.C.
2 de febrero de 2009 a Auditorio Luis Carlos Galn (Avenida Carrera 68 No. 64 C -75 las 11:00 a.m. Bogot D.C) 5 de febrero de 2009 11 Pgina Web: www.icbf.gov.co; www.contratos.gov.co, SECOP Portal nico de contratacin
Publicacin Aviso en Diario Mircoles de Amplia circulacin febrero ACTIVIDAD
de EL TIEMPO LUGAR
FECHA Y HORA
PLIEGOS DEFINITIVOS PROCESO DE SELECCIN Publicacin de Acto de Martes 17 de Pgina Web: www.icbf.gov.co; www.contratos.gov.co, apertura y pliego de Marzo de 2009 SECOP Portal nico de contratacin. Publicacin en condiciones definitivo. Diarios de amplia circulacin nacional. Hasta el Jueves 19 AUDITORIO LUIS CARLOS GALN (Avenida Carrera 68 Observaciones al pliego de Marzo de 2009, No. 64 C -75 Primer Piso- Bogot D.C.). definitivo hasta la en audiencia de Audiencia de aclaraciones que Aclaraciones se efectuar a las 4:00 p.m Respuesta a las Hasta el Viernes Pgina Web: www.icbf.gov.co; www.contratos.gov.co, Observaciones 20 de marzo de SECOP Portal nico de contratacin. Publicacin en presentadas 2009 Diarios de amplia circulacin nacional. Fecha lmite para Jueves 26 de AUDITORIO LUIS CARLOS GALN (Avenida Carrera 68 presentar propuestas en marzo de 2009 No. 64 C -75 Primer Piso- Bogot D.C.). La audiencia de Audiencia de Cierre. entre las 10:00 Cierre comenzar a las 10:00 a.m. La recepcin de las a.m. y las 10:15 propuestas se llevar a cabo entre las 10:00 p.m y las a.m. 10:15 a. m Verificacin de los requisitos habilitantes y evaluacin de las propuestas tcnicas Traslado para observaciones del Informe de evaluacin de las propuestas por parte de los proponentes y
Pgina 4 de 201
Del Jueves 26 de Marzo al Lunes 30 de Marzo de 2009 Del Lunes 30 de Por medio electrnico al correo Cm0012009@icbf.gov.co, Marzo al Mircoles va fax al nmero 4377630 ext. 100134 o mediante escrito 1 de abril de 2009 entregado en la Oficina de radicacin de la Direccin General, ubicada en la Avenida Carrera 68 No. 64 C-75, Bogot D.C.

Fecha limite para subsanar documentos exigidos en la evaluacin (Trmino 2 das hbiles Art. 66 Dec. 2474 de 2009) Respuestas a las observaciones presentadas Presentacin del Informe Final de Evaluacin, Audiencia pblica de apertura del sobre econmico y adjudicacin
Hasta el Viernes 3 Pgina Web: www.icbf.gov.co; www.contratos.gov.co, de abril de 2009 SECOP Portal nico de contratacin Lunes 6 de abril de AUDITORIO LUIS CARLOS GALN (Avenida Carrera 68 2009 a las 2:30 No. 64 C -75 Primer Piso- Bogot D.C.). p.m
SUSCRIPCIN Y LEGALIZACION DEL CONTRATO Suscripcin y legalizacin Martes 7 de abril El contrato se entregar para la suscripcin en la Oficina del contrato. Si el de 2009 Jurdica de la Direccin General, Avenida Carrera 68 No. adjudicatario no suscribe 64 C -75 segundo piso- Bogot D.C. el contrato dentro del plazo fijado por el ICBF, har efectiva la garanta de seriedad de la oferta, constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin perjuicio del ejercicio de las acciones legales a que haya lugar.
NOTA 1: EL ICBF podr modificar el pliego de condiciones hasta antes del vencimiento del plazo para presentar propuestas, mediante adenda que se publicar en su pgina Web: www.icbf.gov.co y www.contratos.gov.co. Los dems documentos que se expidan con anterioridad a la fecha de entrega de propuestas bajo una modalidad diferente a la de la adenda, no modificarn el pliego de condiciones. Posterior a la entrega de propuestas el ICBF podr, mediante comunicacin escrita, modificar el anterior cronograma. NOTA 2: El ICBF podr suspender el presente proceso por un trmino no superior a quince das hbiles, sealando en el acto motivado que as lo determine, cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias de inters pblico o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminacin del proceso. Este proceso podr ser mayor si as la entidad lo requiere, lo cual sealar en el acto correspondiente, todo esto de conformidad con el Artculo 5 del Decreto 2474 de 2008. 1.5. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL PROCESO DE SELECCIN
Pgina 5 de 201

Hacen parte del presente proceso de seleccin los siguientes: Los documentos indicados en el artculo 3 del Decreto 2474 de 2008 o de las normas que lo aclaren, adicionen o modifiquen. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El aviso de convocatoria pblica. El Proyecto de Pliego de Condiciones. El acto administrativo por medio del cual se ordena la apertura del proceso de seleccin. El Pliego de Condiciones Definitivo, junto con sus anexos y adendas. Las respuestas de aclaracin emitidas por el ICBF en los medios dispuestos para ello. El acta de cierre del trmino para presentar propuestas. Las propuestas presentadas. Las actas de audiencias. Las solicitudes de aclaracin a las propuestas y sus respectivas respuestas. El informe de evaluacin de las propuestas y los recursos presentados en relacin con l. El acto administrativo por medio del cual se defina el proceso (de adjudicacin o de declaratoria de desierto). 1.6. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Y APROPIACIN PRESUPUESTAL
El ICBF dispone de un presupuesto oficial estimado total de $5.318.995.694, el cual se distribuye de la siguiente forma: 1. Por ao: Para el ao 2009: $3,834,783,836 Para el ao 2010: $1,484,211,858 2. Por programa: Para el programa de Adulto Mayor: $2,091,389,436 (2009) ms $1,484,211,858 (2010). Para los programas Desayunos Infantiles y leche infantil: $1,743,394,400 (2009).
Pgina 6 de 201
Estos recursos se encuentran amparados con las disponibilidades presupuestales Nos. 150 de Febrero 10, 195 de Febrero 24 y 206 de Febrero 27 de 2009, as como con la certificacin de vigencias futuras para el funcionamiento del programa de Adulto Mayor, expedida por la Directora Financiera del ICBF el 10 de Febrero de 2009. El valor de la propuesta cubrir el valor total, incluido IVA y los dems impuestos, costos, gastos, transporte y gravmenes a que haya lugar para la suscripcin, legalizacin y ejecucin del contrato (IVA, ICA, Retencin en la Fuente, publicacin en el Diario nico de Contratacin, pliza, timbre, entre otros, de acuerdo con la ley). En caso de superar el presupuesto oficial estimado total, la propuesta ser rechazada, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2474 de 2008 y en las causales de rechazo de los presentes Pliegos de Condiciones. 1.7. OBJETIVOS, METAS Y ALCANCES DE LOS SERVICIOS QUE SE REQUIEREN
Con el presente Concurso Pblico se pretende contratar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems programas estratgicos que el ICBF determine, verificacin del cumplimiento de los lineamientos, manuales operativos y dems instrumentos orientadores de la ejecucin de los mismos. A su turno el seguimiento, control y Asesora, como estrategias de evaluacin, se fundamentan en la observacin peridica y sistemtica del proceso de atencin del Programa Desayunos Infantiles con Amor y dems programas estratgicos que el ICBF determine. Dicha observacin debe estar acompaada por la recoleccin y anlisis de la informacin con el fin de identificar el cumplimiento de los lineamientos, manuales operativos y dems instrumentos orientadores de la ejecucin de los mismos. As mismo, se pretende desarrollar acciones especficas y concretas respecto a una situacin general o particular, con el fin de mantener los factores positivos encontrados y proponer las alternativas para modificar los aspectos que generen el incumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos, lineamientos, manuales operativos, fichas tcnicas y dems instrumentos orientadores de la ejecucin de los programas, adems de promover la calidad de los servicios prestados, los cuales se traducen en el mejoramiento de la calidad de vida de los nios, las nias, los adolescentes, el adulto mayor y las familias en cumplimiento de la garanta y/o restitucin de sus derechos y en la posibilidad de realizacin de una vida digna. En virtud de lo anterior, el proponente deber garantizar la eficiente y oportuna inversin de los recursos pblicos aplicados a los contratos.
Pgina 7 de 201

1.8. CRONOGRAMA DE EJECUCIN DEL CONTRATO
El contrato suscrito para realizar la interventora de los programas estratgicos y la asesora, seguimiento y control del programa Desayunos Infantiles con amor y dems programas estratgicos que el ICBF determine, se ejecutar desde la fecha de legalizacin y hasta la liquidacin de los contratos de los operadores de acuerdo con las modalidades contratadas, as: 1.8.1. Interventoria a programas estratgicos y asesora Seguimiento y Control a la Operacin del programa Desayunos Infantiles con Amor: Desde la fecha de legalizacin y hasta la liquidacin de los contratos, sin solucin de continuidad, en los siguientes trminos: 1.8.1.1. Desayunos Infantiles con Amor: Para la Vigencia 2009 la operacin del programa es de ciento ochenta (180 das) divididos en nueve (9) ciclos de veinte (20) das cada uno, contados a partir del mes de febrero de 2009. Servicio Temporal de Leche Infantil: Para la Vigencia 2009 la operacin del programa es de ciento setenta y tres (173) das hbiles divididos en nueve (9) ciclos de veinte (20) das cada uno, contados a partir del mes de abril de 2009. Programa Nacional de Alimentacin para el Adulto Mayor Juan Luis Londoo de la Cuesta - PNAAM: Para la vigencia 2009, la racin preparada ser entregada durante ciento noventa y ocho (198) das hbiles del ao 2009. La racin para preparar se entregar mensualmente durante 10 meses del ao 2009 y se realizarn durante diez (10) meses los servicios sociales complementarios en los Municipios de Subsidio Integral. Para la vigencia 2010, la racin preparada ser entregada durante ciento cuarenta y un (141) das hbiles del ao, contados a partir del 1 de enero y hasta el 31 de julio de 2010. La racin para preparar se entregar mensualmente durante siete (7) meses del ao 2010 y se realizarn durante siete (7) meses los servicios sociales complementarios en los Municipios de Subsidio Integral. Los servicios sociales complementarios para 41.441 adultos mayores de los municipios de subsidio integral se realizaran as: (i) Una (1) actividad al mes de ocio productivo. (ii) Una (1) actividad al mes de encuentros culturales. (iii) La afiliacin de los 41.441 beneficiarios al servicio exequial. (iv) Para todos los beneficiarios se realizarn, al menos, dos (2) actividades complementarias al mes. (V) La entrega de los complementos en especie para los beneficiarios de la racin para preparar.
1.8.1.2.
1.8.1.3.
1.8.2. En el lapso comprendido entre el 1 de agosto y el 31 de octubre de 2010 el contratista deber certificar los pagos pendientes correspondientes a la operacin de los programas y efectuar las liquidaciones de los contratos objeto de interventoria.
Pgina 8 de 201

1.9. UBICACIN DE LA INFORMACIN DEL PROCESO DE SELECCIN.
Para todos los efectos del presente proceso, la informacin del mismo podr ubicarse en la pgina Web www.contratos.gov.co (SECOP), en la pgina Web de la entidad www.icbf.gov.co y fsicamente en la oficina Jurdica Ubicada en la Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 piso 2 Ala Norte, en Bogot.
Pgina 9 de 201

1.10. OBLIGACIONES GENERALES.
En desarrollo de la contratacin de la Interventora se debe cumplir con las siguientes obligaciones que son actividades: 1) Suscribir dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la firma del acta de iniciacin, un acta de empalme con el representante legal de las entidades que venan realizando la interventora de los programas. 2) Realizar sesiones de trabajo mensuales en cada uno de los departamentos, con los operadores y los funcionarios delegados de las regionales para socializar los hallazgos, y asesorar la elaboracin de planes de mejoramiento sobre los aspectos que se requieran para el adecuado desarrollo y ejecucin de los programas. Las reuniones de socializacin para el Programa Desayunos Infantiles con Amor, con los operadores ser en los comits tcnicos nacionales, por lo tanto en las sesiones de trabajo regionales mensuales solo participaran las regionales y la interventora. 3) Participar en los comits nacionales de los Programas del ICBF, cuando se convoquen, as como en las reuniones de seguimiento y evaluacin que se realicen con los contratistas, operadores o proveedores y suministrar la informacin requerida para dichos comits. 4) Informar al ICBF de manera inmediata al conocimiento de los hechos las posibles irregularidades encontradas en el desarrollo de los Programas, en cualquiera de sus componentes, segn lo contemplado en los Manuales Operativos. 5) Elaborar un plan de seguimiento especfico en caso de encontrar irregularidades, sugerir las recomendaciones que se requieran y hacer seguimiento a las mismas. 6) Recomendar y/u ordenar de manera oportuna al operador, proveedor y/o contratista, con copia a EL ICBF, la toma de los correctivos pertinentes. 7) Cumplir con las instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del presente contrato y con la totalidad de las obligaciones que se deriven de la naturaleza del mismo, as como con todas las normas, las leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan posteriormente y que contemplen aspectos referentes a la ejecucin del objeto contratado, incluidos los relativos a la poltica ambiental del Instituto. 8) Organizar el archivo de la totalidad de los documentos que soportan la ejecucin de los Programas por parte de los contratistas, operadores y/o proveedores de los contratos objeto de Interventora y/o Supervisin y Control y hacer entrega de los mismos al ICBF al finalizar el contrato, en forma organizada, de conformidad con la normatividad archivstica Ley General de Archivos vigente en Colombia y los lineamientos que al respecto ha emitido el ICBF para la organizacin de los archivos; los cuales pueden ser consultados en el Anexo N 10. 9) Asumir los costos de desplazamiento (transporte y viticos) del personal propuesto a los municipios, y las dems condiciones necesarias para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 10) Verificar y comprobar el adecuado diligenciamiento de los Formatos, Planillas de Registro y Control que se lleven en el punto de atencin o entrega inlcuyendo las variables definidas a continuacin:
TIPO IDENTIFICACION NUMERO IDENTIFICACION PRIMER NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO
Pgina 10 de 201

FECHA DE NACIMIENTO SEXO NOMBRE MODALIDAD ICBF (Nombre exacto del nivel imputable) FECHA DE VINCULACION A LA MODALIDAD REGIONAL ICBF CENTRO ZONAL/UNIDAD MOVIL ICBF DEPTO ATENCION MUNICIPIO ATENCION CODIGO ENTIDAD CONTRATISTA NOMBRE ENTIDAD CONTRATISTA CODIGO UNIDAD DE SERVICIO NOMBRE UNIDAD DE SERVICIO TIPO DE BENEFICIO OTORGADO CONDICIN DE DISCAPACIDAD
11) Verificar y reportar las inconsistencias presentadas en el momento de verificar las planillas de inscripcin frente a las planillas de entrega a los usuarios, segn la frecuencia de entrega y de acuerdo con los lineamientos, manuales o instrucciones de los programas que as lo requieran. 12) Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega, cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el (los) proveedor(es) y/o contratista(s). 13) Certificar la entrega de la Bienestarina a los beneficiarios de los Programas. 14) Verificar el desarrollo de la prestacin del servicio por parte de los comisionistas, operadores y proveedores de los contratos objeto de interventora y/o seguimiento y control hasta su terminacin y proyectar las actas parciales, finales y de liquidacin de los contratos, las cuales debern estar suscritas conforme a lo establecido en el manual de contratacin. 15) Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos en bodegas y puntos de embalaje y almacenamiento del proveedor y operador, de conformidad con el Decreto 3075 de 1997. 16) Verificar en los puntos de entrega visitados las condiciones de almacenamiento, formulando las recomendaciones a que haya lugar. Las condiciones de almacenamiento y anlisis de los puntos de entrega visitados deben corresponder mnimo a las que se reporten en las estructuras del Acuerdo de Provisin de Informacin API. 17) Verificar el cumplimiento por parte de los comisionistas, operadores o proveedores de los pagos mensuales de Aportes al Sistema de seguridad Social y Parafiscales. 18) Realizar, al menos una vez por semestre, reuniones con los beneficiarios de cada uno de los programas en cada departamento, donde participen aquellos que habitan en las zonas urbana y rural, con el fin de escuchar sus inquietudes y observaciones y levantar un acta de dicha jornada que recopile los resultados de dicha reunin. 19) Verificar que los operadores y proveedores de los Programas referidos, se abstengan de realizar o permitir que se realicen en las instalaciones donde se brinda la atencin y/o puntos de entrega, cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 20) Verificar que se reponga el nmero de muestras que la interventora requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento. 21) Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los
Pgina 11 de 201

comisionistas, operadores y/o proveedores relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 22) Verificar el cumplimiento o realizar el procedimiento establecido, segn el caso, para dar de baja productos que no cumplan con los requisitos de calidad. 23) Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 24) Informar oportunamente al ICBF los atrasos, situaciones o cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual o aplicacin de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas. 25) Informar oportunamente al ICBF y a la interventora de la produccin de la Bienestarina, los hallazgos relacionados con irregularidades en el uso de este producto. 26) Informar oportunamente a EL ICBF, al operador y al Ente Territorial de salud sobre los resultados microbiolgicos fuera de los rangos permitidos, para que se tomen las medidas pertinentes. 27) Efectuar el seguimiento a las obligaciones del contrato de los operadores y proveedores relacionadas con el diseo y ejecucin del plan de manejo ambiental de los Programas. 28) Informar al ICBF, Supervisor y a la Oficina Jurdica las posibles situaciones irregulares de que formen parte los operadores o proveedores y que afecten la adecuada prestacin del servicio de los Programas. 29) De presentarse situaciones irregulares por parte de los operadores o proveedores, que afecten la adecuada prestacin del servicio de los Programas, de los cuales las autoridades deban tener conocimiento, el contratista deber denunciarlos ante la autoridad competente. 30) Presentar con la factura de cobro, la certificacin de pagos de aportes a Seguridad Social (Salud, Pensin, Riesgos Profesionales), Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensacin) y dems documentos que sean solicitados por el rea Financiera del ICBF, de todas las personas vinculadas para la ejecucin del contrato, cualquiera que fuere el tipo de contratacin, conforme a la legislacin pertinente. 31) Las dems que se requieran de acuerdo con la naturaleza del contrato y los anexos tcnicos especficos de cada programa , los cuales se encuentran en el Anexo No.9 de l presente pliego de condiciones y las establecidas en las resoluciones 505 del 21 de marzo de 2007 y 1278 de 2007. 32) Obtener las coordenadas geogrficas de los puntos de operacin o atencin de los programas del ICBF validadas mediante dispositivos habilitados con el Sistema de Posicionamiento Global - GPS y entregarlas en medio ptico al ICBF donde se incluyan los siguientes metadatos: identificacin del punto, nombre del punto, cdigo municipio, nombre del municipio, cdigo departamento, nombre del departamento, latitud, longitud, elevacin. 33) Elaborar un documento mensual con los anlisis, conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operacin de cada uno de los programas, que sea orientador para la toma de decisiones oportunas que requiera cada programa. Este documento deber contener toda aquella informacin que deba ser de conocimiento del nivel gerencial de los programas para la oportuna decisin sobre situaciones presentadas en la operacin de los programas 34) Todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos, debe tener la revisin de los subdirectores de cada programa y debe garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de la informacin reportada. Todo informe que se entregue con anlisis, conclusiones y recomendaciones tcnicas, jurdicas, administrativas o financieras debe estar revisado y verificado por cada subdirector de programa como por el director general de la interventora. 35) Capturar imgenes digitales de las instalaciones donde se prestan los servicios a los beneficiarios de los programas, referidas a puntos de ingreso del pblico, fachadas, puntos de entrega o distribucin de los programas, de espacios de atencin integral, as como de las bodegas de almacenamiento, medios de transporte
Pgina 12 de 201

y plantas de produccin de alimentos; organizar estas imgenes a travs de metadatos y entregarlas en medio ptico al ICBF, de acuerdo con las especificaciones tcnicas que determina el ICBF, en relacin con identificacin de las imgenes, dimensiones mnimas y mximas, resoluciones mnimas y mximas y tipos de archivo o formatos, especificaciones que se indicarn en los documentos tcnicos de interventora, segn el tipo de servicio. 36) Para el mes de Abril de 2009, el contratista debe realizar las visitas mensuales establecidas para cada programa, entre el momento del inicio de la ejecucin del contrato y el da 30 de Abril de 2009, para el resto de los meses de ejecucin del contrato, se debe garantizar el cumplimiento de las vistas establecidas para cada mes calendario, de conformidad con lo definido por cada programa. As mismo el contratista dentro de sus obligaciones deber presentar los siguientes productos: 1) Diseo e implementacin de un esquema integral de vigilancia, control, asesora y seguimiento tcnico, financiero, administrativo y jurdico de los Programas objeto de interventora del contrato, de acuerdo con los manuales operativos, los lineamientos tcnicos y lineamientos de programacin, fichas tcnicas, as como los instrumentos suministrados por el ICBF. El diseo inicial debe ser presentado para la respectiva aprobacin del supervisor dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la suscripcin del acta de inicio, en concordancia con la propuesta metodolgica, plan de trabajo y cronograma y coordinacin y distribucin de cargas de trabajo entregada en desarrollo del Concurso Pblico, y la versin final ajustada con la implementacin hecha durante la ejecucin del contrato, en el informe final del mismo. Este esquema deber contener entre otros aspectos: Objetivo general, objetivos especficos y alcance de la Interventora, enunciando para los componentes Nutricional, Social, De Garanta de derechos, Administrativo, Financiero, Jurdico y de coordinacin informacin relacionada con (i) Objetivos especficos (ii) Metodologa en la que se indiqu las actividades, flujogramas de proceso, responsable de procesos y tiempos de realizacin (iii) Resultados esperados (iv) Mecanismos de consolidacin, divulgacin de informacin (v) Presentacin de informes (vi) Instrumentos de registro de la informacin y equipos requeridos para actividades como: toma de peso, volumen, temperatura, control microbiolgico y registro fotogrfico. De igual forma presentar la informacin del recurso humano en la que especifique nombre, cargo, perfil y funciones. 2) Entregar las estructuras de datos producto de la interventora, asesora, control y seguimiento a los contratistas, proveedores y operadores, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos y requisitos que se establezcan en los acuerdos de provisin de informacin (API). Presentar los siguientes informes con las especificaciones que defina el ICBF: (i) Informes peridicos mensuales de coberturas, de entregas mensuales y acumuladas de los productos por operacin o macro regin, regional, centro zonal y municipio y puntos de entrega y otros aspectos necesarios para conocer el avance de los Programas, tales como el tipo de poblacin atendida y los contenidos en el Manual Operativo o lineamientos de los Programas. (ii) Reportes de interventora y/o seguimiento y control de sus diferentes componentes. (iii) Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas por la Interventora a los beneficiarios de los Programas. (iv) Reportes de interventora y/o seguimiento y control tcnico, administrativo, financiero, social y legal de los contratos suscritos por EL ICBF con
Pgina 13 de 201

los contratistas, operadores y/o proveedores. (v) Reclamos del nivel nacional del ICBF al operador, proveedor y/o contratista. (vi) Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales que incluyan trmites realizados y tratamiento dado por el operador, proveedor o por regional as como a los resultados finales obtenidos para cada reclamo y conceptos y seguimiento de los reclamos del nivel nacional de EL ICBF al operador, proveedor y/o contratista. (vii) Despachos mensuales y acumulados por operacin en caso de negociacin a travs de BNA, macroregin, departamento, centro zonal, municipio, puntos de entrega o de atencin. (viii) Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega o atencin. (ix) Coberturas y resultado de visitas a plantas, bodegas, puntos de distribucin. (x) Coberturas de visitas a puntos de entrega. (xi) Resultados de las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas realizadas por la interventora con los anlisis de los resultados de laboratorio sobre el control de calidad a los productos as como el consolidado de seguimiento a los reportes obtenidos del 100% de los certificados de calidad de los productos distribuidos a los beneficiarios, de acuerdo con las fichas tcnicas y parmetros definidos por el ICBF. (xii) Reportes de interventora y/o seguimiento financiero y administrativo a los contratos suscritos por el ICBF para la ejecucin de los Programas tanto como de la ejecucin de los operadores, proveedores, y/o contratistas el cual debe contener mnimo los aspectos relacionados para generar los reportes o informes bsicos de los programas: Estado de las plizas y/o seguros del operador, proveedor, y/o contratistas; Montos de facturacin; Pagos efectuados por EL ICBF, y saldos tanto al operador, proveedor como a los contratistas del ICBF y prestadores del servicio; Amortizacin del anticipo; Aplicacin de los pagos por operacin o macro regin, regional, centro zonal, municipio y puntos de entrega de los servicios; Seguimiento mensual a la ejecucin del Plan de Manejo Ambiental de cada programa. EL CONTRATISTA debe proveer al ICBF acceso permanente para consulta a la estructura de datos, a los reportes de informacin y a los datos que los originaron. 3) Diseo e implementacin de un Plan discriminado de la totalidad de las visitas a realizar en el periodo contractual, por mes a los municipios donde operan los programas, incluyendo para el programa Desayunos Infantiles con Amor los puntos de atencin, puntos de entrega bodegas y plantas de los operadores, proveedores, productores y procesadores. Para el Programa Nacional de Alimentacin para el Adulto Mayor los puntos de preparacin y/o de distribucin y plantas de produccin del sistema centralizado de la modalidad Racin Preparada, puntos de atencin de la modalidad Racin Para Preparar y bodegas de almacenamiento y embalaje de los operadores, el cual debe ser presentado dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la suscripcin del acta, que estar sujeto a cambio por fuerza mayor justificada previa comunicacin a ICBF. 4) Elaboracin de conceptos tcnicos y recomendaciones solicitados por el ICBF, que permitan la toma de decisiones oportunas para la adecuada ejecucin de los Programas. 5) Elaboracin de conceptos tcnicos en caso de incumplimiento de alguna(s) de las obligacin(es) establecidas, dentro del mes siguiente a la realizacin de las visitas, los cuales deben estar debidamente documentados, teniendo en cuenta el procedimiento establecido en el Manual de contratacin del ICBF y/o los manuales operativos de los programas, con el objeto de aplicar a los contratistas, proveedores u operadores los descuentos a que haya lugar. Los conceptos que se emitan en ejercicio de esta facultad no son obligatorios para el ICBF toda vez que los mismos se constituyen en
Pgina 14 de 201

una herramienta que tiene el Instituto para tomar las decisiones que estime convenientes respecto de los Contratos. 6) Elaboracin de conceptos para recomendar la imposicin de multas o sanciones al operador, proveedor y/o contratista cuando determine un incumplimiento de cualquier obligacin de los contratos de los programas para que el ICBF adelante los trmites correspondientes. 7) Certificacin por departamento sobre el recibo a satisfaccin de las raciones y alimentos suministrados con los debidos soportes, expedir los certificados de autorizacin de pago y radicarlos ante el ICBF en medio fsico y magntico. La periodicidad de la certificacin se define con los procedimientos de cada programa. 8) Actualizacin de la base de datos de los puntos de entrega o puntos de atencin de los Programas y mantenerla actualizada en forma permanente. 9) Generacin mensual de informes estadsticos por departamento, municipio y punto de entrega y/o punto de atencin de las cantidades de raciones entregadas, incluyendo los kilos de Bienestarina. 10) Presentacin de informes mensuales de cada programa al supervisor del contrato en medio impreso (tres copias) y una en medio magntico, dentro de los primeros ocho (8) das hbiles del siguiente mes. Los informes se realizarn de acuerdo con el esquema entregado por el ICBF el cual deber incluir los respectivos anlisis, conclusiones y recomendaciones, desde una perspectiva tcnica, tanto del periodo reportado como el consolidado de los meses de ejecucin. 12) Elaboracin de Informes o reportes eventuales presentados en forma inmediata a partir del conocimiento de un evento que por sus caractersticas afecte el suministro o la prestacin del servicio con un anlisis detallado y completo de los hechos, indicando las causas y actuaciones del contratista/operador, presentando las recomendaciones sobre soluciones definitivas y las sanciones a imponer, si fuere del caso. Estos reportes debern ser actualizados semanalmente en un consolidado que contenga los avances en las acciones adelantadas frente a dichas situaciones. 13) Presentar un Informe final dentro de los treinta (30) das siguientes a la terminacin de los contratos objeto de interventora y/o seguimiento y control, el cual debe contener en forma integral todos los aspectos relacionados con el desarrollo y alcance de los Programas y el estado final de ejecucin y cumplimiento de cada uno de los Contratos de ejecucin junto con las recomendaciones y observaciones que sean necesarias, dentro de los treinta (30) das siguientes a su terminacin. 14) Elaboracin de las actas de preliquidacin, liquidacin, liberacin de saldos y/o constitucin de cuentas por pagar sobre los contratos de los operadores, proveedores y/o contratistas, en los casos que se requiera y de acuerdo con los procedimientos y directrices que el ICBF determine. 15) Los dems informes requeridos por el supervisor del contrato. 16) Diseo e implementacin de la herramienta de seguimiento a las quejas y reclamos y tratamiento dado a cada una, hasta el cierre de los mismos, de conformidad con las orientaciones y procedimientos de reclamos que indique el ICBF. 17) Las dems que se requieran de acuerdo con la naturaleza del contrato y los anexos tcnicos especficos de cada programa relacionados en el anexo 9 y las establecidas en las Resoluciones 505 del 21 de marzo de 2007 y 1278 de 2007. 18) Obtener las coordenadas geogrficas de los puntos de operacin o atencin de los programas del ICBF validadas mediante dispositivos habilitados con el Sistema de Posicionamiento Global - GPS y entregarlas en medio ptico a la Direccin de Evaluacin del ICBF donde se incluyan los siguientes datos: identificacin del punto, nombre del punto, cdigo municipio, nombre del municipio, cdigo departamento, nombre del
Pgina 15 de 201

departamento, latitud, longitud, elevacin. 19) Presentar para aprobacin del ICBF un plan de inversin del anticipo. 20) Presentar informes de ejecucin del anticipo con la relacin detallada de los gastos e inversiones de cada avance, de conformidad con lo establecido en la forma de pago. 1.11. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIN
El plazo previsto para la ejecucin del contrato ser desde la legalizacin del mismo y hasta el 31 de Octubre de 2010. El plazo del Contrato de Interventora, se dividir en dos etapas: a. Interventora, asesora, seguimiento y control a la Operacin de los Programas: Desde la Legalizacin del Contrato y hasta el 31 de julio de 2010. b. En el lapso comprendido entre el 1 de agosto y el 31 de Octubre de 2010 el interventor deber certificar los pagos pendientes correspondientes a la operacin de los programas y efectuar las liquidaciones de los contratos objeto de interventoria. Se tendr en cuenta como lugar previsto para la ejecucin del contrato el Territorio Nacional Colombiano. 1.12. FORMA DE PAGO
El ICBF cancelar al Contratista el valor del contrato resultante del presente Concurso de Mritos, as: (1) Para la Vigencia 2009 un anticipo equivalente al 37% del valor del contrato establecido para dicho ao y (9) nueve pagos iguales y equivalentes al 7% del valor del contrato para el ao 2009, que se pagarn una vez se cuente con la aprobacin definitiva por parte del supervisor del contrato de los informes mensuales que den cuenta del cumplimiento de las obligaciones, actividades, productos y reportes establecidos en el contrato. El valor del anticipo deber amortizarse proporcionalmente dentro de los primeros cinco pagos del contrato. NOTA: El anticipo ser desembolsado de la siguiente manera: a) Un 20% del valor total del anticipo, dentro de los 10 das calendario, siguientes a la legalizacin del Contrato y previa aprobacin del plan de manejo del anticipo. b) Un 40% del valor total del anticipo, a los 40 das calendario, siguientes a la legalizacin del contrato, y previo informe de ejecucin del avance de anticipo hasta la fecha. c) El saldo del 40% a los 70 das calendario siguientes a la legalizacin del contrato, previa aprobacin del informe de ejecucin del avance del anticipo hasta la fecha. (2) Para la vigencia 2010 se realizarn siete (7) pagos iguales equivalentes al 14.28% del valor del contrato establecido para dicho ao, una vez se cuente con la aprobacin definitiva por
Pgina 16 de 201

parte del supervisor del contrato de los informes mensuales que den cuenta del cumplimiento de la totalidad de las obligaciones, actividades, productos y reportes establecidos en el contrato. PARAGRAFO 1: Para el manejo del anticipo el CONTRATISTA deber abrir una cuenta de ahorros a nombre suyo y deber justificar los giros y movimientos que se realicen en la cuenta y suministrar al Supervisor toda la informacin que ste le requiera. Una vez abierta la cuenta, el ICBF girar el anticipo el cual nicamente podr invertirse de acuerdo con el Plan de Inversin del mismo, actividad que deber ser verificada detalladamente por el supervisor. Los rendimientos financieros debern ser consignados en la cuenta corriente de Bancaf No. 038068946 del ICBF nit 899999239-2, una vez se termine de amortizar el anticipo. PARAGRAFO 2: El ICBF pagar al CONTRATISTA el valor del contrato, en Colombia, en PESOS COLOMBIANOS, previa certificacin de cumplimiento expedida por el SUPERVISOR del contrato y donde se acredite el pago de los aportes por concepto de pensiones, salud, aportes parafiscales y dems prestaciones legales y las dems obligaciones que se contemplan en estos pliegos de condiciones. PARAGRAFO 3: Los desembolsos se efectuarn dentro de los treinta (30) das calendario siguientes a la aprobacin del informe y presentacin de la certificacin del supervisor y una vez se cuente con el respectivo PAC. 1.13. TIPIFICACIN, ESTIMACIN Y ASIGNACIN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES INVOLUCRADOS EN LA CONTRATACIN Entindase por riesgo en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variacin sobre el resultado esperado, tanto en relacin con los costos como en con las actividades a desarrollar en la ejecucin contractual. Corresponder al contratista seleccionado la asuncin del riesgo previsible propio de este tipo de contratacin asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del ICBF en los presentes Pliegos de Condiciones. Entre otros, los riesgos previsibles que deber asumir el contratista son los siguientes: RIESGO PLAN DE MITIGACION DISTRIBUCION 1. Riesgo del Personal y del Para mitigar el impacto de la Contratista Servicio a Prestar ocurrencia y de los efectos del riesgo, se le solicitar al interesado en participar en el presente proceso de Seleccin, junto con la presentacin de su propuesta, la entrega de certificacin de la Aseguradora de Riesgos Profesionales (ARP) del
Pgina 17 de 201

cumplimiento de las normas de seguridad industrial, por parte del oferente como persona jurdica (actualizada no mayor de 6 meses de expedicin, a la fecha del cierre de la presente convocatoria). 2.Riesgo de Ejecucin Para mitigar el riesgo se evaluar la calidad e idoneidad del Contratista y se solicitarn garantas que amparen los riesgos de ejecucin, tales como el cumplimiento, el buen manejo e inversin del anticipo, la calidad del servicio y de prestaciones sociales. 3. Cantidad de Personal a Para mitigar el riesgo se ha requerir dentro de la ejecucin. efectuado un anlisis detallado de la ejecucin de la Interventoria, dentro de la cual ser necesario el personal exigido. Contratista
4. Riesgos Tributarios
5. Riesgo por mayor numero de profesionales a contratar al estimado. 6. Riesgo en caso de que EL ICBF decida, por circunstancias imprevisibles, realizar un menor nmero de actividades y productos a los previstos y por lo tanto requiere disminuir el personal contratado.
En caso de que se requiera mas del 70% del personal mnimo requerido: ICBFContratista En caso de que haya una variacin inferior al 70% del Personal mnimo requerido:El Contratista Para mitigar el riesgo, el Contratista contratista deber dentro del valor de su propuesta, incluir este riesgo. Para mitigar el riesgo el Contratista. contratista deber realizar un anlisis exacto del personal que efectivamente requiere para ejecutar el contrato. Ser asumido por cuenta y Contratista riesgo del oferente adjudicatario y no tendr lugar a reclamacin alguna al ICBF por este concepto.
Pgina 18 de 201

Nota: Se aclara que los anteriores riesgos estn mencionados de manera enunciativa y explicativa sin que se entiendan agotados todos los riesgos inherentes y relacionados con el objeto de la presente contratacin, los cuales se entienden asumidos por el contratista salvo expresa manifestacin en contrario por parte del ICBF; por consiguiente, es responsabilidad del contratista durante la etapa del proceso y hasta antes del cierre, hacer las observaciones que estime pertinentes en razn de su conocimiento especializado del servicio objeto de esta contratacin. El ICBF se reserva el derecho a acoger o no las observaciones que se formulen acerca de la distribucin de los riesgos previsibles a cargo del contratista.
INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 2.1 SUBSECCIN I
2.1.1 RGIMEN JURDICO APLICABLE El presente proceso de seleccin, as como el contrato que de l se derive, se sujetarn a la Constitucin Poltica, al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, contenido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, a sus decretos reglamentarios, a las normas que lo modifiquen y/o complementen y al presente Pliego de Condiciones. La modalidad de seleccin adoptada para el presente proceso ser el de Concurso de Mritos Abierto, estipulado en el artculo 61 del Decreto 2474 de 2007, y cuya propuesta tcnica ser simplificada de conformidad con lo estipulado en el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993 y los artculos 54 y 55 del Decreto 2474 de 2008. 2.1.2. MODALIDAD DE PARTICIPACIN Podrn participar en este proceso de contratacin todas las personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, consorcios o uniones temporales que no se encuentren incursas dentro de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitucin y la ley para celebrar contratos estatales y que cumplan con los requisitos exigidos en estos Pliegos de Condiciones. Las ofertas debern presentarse directamente por el Oferente o por intermedio de su representante o apoderado, cuyas facultades debern acreditarse de acuerdo con la ley colombiana. 2.1.3 REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Pgina 19 de 201

a) Presentar propuesta dentro del plazo establecido en el cronograma que hace parte del presente pliego, la cual deber ser entregada directamente en la Sede Nacional del ICBF, Carrera 68 N 64 C 75 Bogot D.C. b) Estar inscritos en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio, como consultores y debern contar con la clasificacin y calificacin enunciada en el artculo 42 del decreto 4881 del 31 de diciembre de 2008, que reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en este sentido. c) Contar con experiencia especifica en interventora a Programas Sociales dirigidas a servicios de educacin, alimentacin, nutricin y/o salud, de acuerdo con lo establecido en las causales de aceptacin o rechazo de la oferta. e) No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la constitucin y la ley. f) Acreditar que su duracin no ser inferior a la del plazo del contrato y un ao ms, para el caso de Personas Jurdicas y de Consorcios y Uniones Temporales. g) Los Consorcios y las Uniones Temporales debern constituirse en la forma establecida en la normatividad legal vigente. Aquel integrante que aporte la mayor experiencia especifica solicitada, (Interventora de programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud) deber tener como mnimo el 40% de participacin en el Consorcio o Union Temporal. h) Certificar por parte del revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de Ley por el representante legal de la sociedad, el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso de seleccin, de conformidad con lo establecido en la Ley 789 de 2002. En el caso de los Consorcios o Uniones Temporales se allegar los de cada uno de los integrantes. i) Contar con una sede en funcionamiento al momento de presentar la propuesta. 2.1.4. VEEDURAS CIUDADANAS En cumplimiento de lo dispuesto en el artculo 66 de la Ley 80 de 1993, en el artculo 9 del Decreto 2170 de 2002, en la Ley 850 de 2003 y en el numeral 5 del artculo 5 del Decreto 2474 de 2008, se convoca pblicamente a las veeduras ciudadanas que estn interesadas en realizar control social al presente proceso de contratacin, con el fin de que si lo consideran procedente formulen las recomendaciones escritas que estimen necesarias para buscar la eficiencia institucional, sealndoles que pueden intervenir en todas las audiencias que se realicen dentro del proceso de seleccin.
Pgina 20 de 201

2.1.5 CAUSALES DE RECHAZO Sin perjuicio de lo establecido en el artculo 10 del Decreto 2474 de 2008, sern rechazadas las propuestas cuando por su contenido impidan la seleccin objetiva, especialmente en los siguientes casos: a) Cuando se presenten dos o ms propuestas por el mismo oferente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes o por interpuesta persona. En este caso slo se tendr en cuenta la primera oferta presentada y por ende las posteriores sern rechazadas. b) Cuando la propuesta sea presentada extemporneamente o no se presente en el lugar establecido en estos Pliegos. c) Cuando el oferente condicione su propuesta, la presente de manera parcial o presente propuestas alternativas. d) Cuando el valor de la propuesta econmica supere el valor del presupuesto oficial estimado total. e) Si la propuesta econmica del proponente no es consistente con la propuesta tcnica. f) Cuando el oferente o uno de los integrantes del Consorcio o Unin Temporal, se encuentre incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas legales, incluidas las contenidas en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 o en la Constitucin Nacional. g) Cuando el objeto social de la persona jurdica proponente individual o integrante del proponente plural no le permita celebrar el contrato o su duracin sea inferior al plazo de ejecucin del contrato resultante del presente proceso y un (1) ao ms. h) Cuando la persona jurdica proponente individual o integrante del proponente plural se encuentre en causal de disolucin o liquidacin. i) Cuando los documentos a subsanar una vez evaluada la propuesta no se subsanen en el trmino previsto en los presentes pliegos de condiciones. j) Cuando no se presente con la propuesta la garanta de seriedad de la propuesta, o no se subsanen las observaciones a la misma, en el trmino establecido por estos pliegos. k) Cuando no se presente el documento del cupo de crdito, o no se subsanen sus observaciones en el trmino establecido en estos pliegos, o no sea expedido por una entidad de crdito no vigilada por la Superintendencia Financiera o autoridad competente y el mismo no haya sido subsanado en tiempo.
Pgina 21 de 201

l) Cuando el proponente presente documentos con informacin que evidentemente no se ajuste a la realidad. m) Cuando la oferta resulte artificial y las explicaciones otorgadas por el oferente no ofrezcan suficiente soporte para la decisin del Comit de Contratacin del ICBF. n) Cuando no se acredite la existencia de la sociedad Oferente, la constitucin del Consorcio o de la Unin Temporal, la capacidad de representacin por quien suscribe la Oferta, o cuando dichos documentos presenten defectos y el interesado no subsane cualquiera de dichas deficiencias en el plazo que ICBF disponga para tal efecto. o) Cuando el interesado, a solicitud del ICBF, no presente los documentos necesarios para acreditar que su representante o apoderado dispone de las facultades necesarias, en el plazo que ICBF disponga para tal efecto. p) Cuando no se presente o no se subsane, allegndolo en debida forma dentro del trmino sealado por ICBF, el certificado suscrito por el revisor fiscal y/o representante legal, segn el caso, en donde conste que el interesado no se encuentra en mora con los pagos relacionados con salud, riesgos profesionales, pensiones, cajas de compensacin familiar, ICBF y aportes SENA de sus trabajadores (Art. 50 Ley 789 de 2002). q) Cuando la oferta sea presentada por quienes participaron en la elaboracin de estudios o asesoren al ICBF en asuntos que tengan directa relacin con el objeto de la contratacin respectiva. r) Cuando no se cumpla con el formato Propuesta Econmica establecido en los anexos de este Pliego de Condiciones, (Anexo 12) o se presente modificado, alterado, o no corresponda con lo solicitado por la entidad, o no se incluyan todos los tems sealados en l. t) Si el proponente no obtiene el puntaje mnimo requerido en el presente pliego de condiciones para la experiencia especfica. u) Si el proponente no cumple con el personal mnimo y perfiles establecidos en el presente pliego. 2.1.6 COMUNICACIN CON LOS INTERESADOS Y PROPONENTES El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF -, de conformidad con las prescripciones del Decreto 2474 de 2008, los artculos 1 y 2 numeral 1 de la Ley 1150 de 2007 y los artculos 3, 5 y 8 de la Ley 962 de 2005, establece como medio de comunicacin interactivo entre los proponentes e interesados y la Entidad las pginas Web: www.icbf.gov.co y www.contratos.gov.co, a travs de las cuales se suministrar toda la informacin del procedimiento. Adicionalmente, los mensajes de datos enviados a travs del correo electrnico: CM0012009@icbf.gov.co, para este concurso pblico tienen el carcter de oficiales, para lo cual son aplicables las disposiciones establecidas en las Resoluciones Nos. 0505 de 21 de marzo de 2007 y 01278 de 15 de junio de 2007.
Pgina 22 de 201
2.1.7 CONSULTA DE PLIEGO DE CONDICIONES, ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS El Pliego de Condiciones para este proceso de contratacin, as como los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboracin, se podrn consultar en el Portal nico de Contratacin www.contratos.gov.co y, a ttulo informativo, en la pgina www.icbf.gov.co o en la Avenida Carrera 68 No. 64 C 75 de Bogot D. C. Segundo piso Oficina Jurdica. 2.2 SUBSECCIN II 2.2.1 APERTURA DEL PROCESO El presente proceso de seleccin inicia formalmente en la fecha de expedicin del acto administrativo de que trata el artculo 5 del Decreto 2474 de 2008, fecha que coincidir con el de su publicacin en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP PORTAL NICO DE CONTRATACIN). 2.2.2. REQUISITOS FORMALES DE LA PROPUESTA 2.2.2.1. PERSONAS NATURALES El proponente deber identificarse mediante la presentacin en la oferta de la copia de su cdula de ciudadana (de extranjera o de su pasaporte). 2.2.2.2. PERSONAS JURDICAS 2.2.2.2.1. PERSONAS JURDICAS NACIONALES El proponente deber acreditar su existencia y representacin legal mediante la presentacin con la oferta del certificado correspondiente, cuya fecha de expedicin no deber ser anterior a los treinta (30) das previos a la fecha de cierre del presente proceso de contratacin. El objeto social del oferente debe permitir la actividad, gestin y operacin que se solicita en este proceso de contratacin y en el contrato que de l se derive. Para contratar, la persona jurdica oferente deber demostrar que su duracin no ser inferior a la duracin del presente contrato y un (1) ao ms contado a partir de la fecha de suscripcin del mismo y en todo caso hasta su liquidacin. Si el representante legal tiene limitadas las facultades para comprometer al oferente (persona jurdica, consorcio o unin temporal) de acuerdo con la cuanta, necesariamente deber anexarse la autorizacin del funcionario o del rgano de administracin competente del oferente segn su naturaleza jurdica y estatutos, esto es, extracto de actas del libro de junta de socios, junta directiva o asamblea general de accionistas, segn sea el caso, en la que se amplen las
Pgina 23 de 201

facultades que se encontraban limitadas de acuerdo con el certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio correspondiente. 2.2.2.2.2. PERSONAS JURDICAS EXTRANJERAS Las personas jurdicas extranjeras con sucursal en Colombia, que presenten oferta debern adjuntar a la oferta el respectivo certificado de la Cmara de Comercio de su domicilio, expedido con mnimo 30 de das de anteriores al cierre del presente proceso de seleccin y deber la sociedad tener una vigencia igual a la del plazo del contrato y un ao ms contado desde la fecha de liquidacin del mismo. Las personas jurdicas extranjeras sin sucursal en Colombia, debern acreditar su existencia y representacin legal conforme a la legislacin de su pas de origen, expedido dentro de los treinta (30) das calendario anteriores al cierre del presente proceso de contratacin. En todo caso, esta informacin podr ser certificada directamente por el representante legal o por los rganos competentes de la sociedad en el caso en que no se encuentre incorporada en el certificado mencionado, de acuerdo con las leyes que rijan este tipo de actos en el pas de origen. El objeto social del oferente debe permitir la actividad, gestin y operacin que se solicita en este proceso de contratacin y en el contrato que de l se derive. Para contratar, la persona jurdica oferente deber demostrar que su duracin no ser inferior a la duracin del contrato y un (1) ao ms contado a partir de la fecha de liquidacin del mismo. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia debern presentar la oferta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la cotizacin, para suscribir el contrato, as como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Debern mantener dicho apoderado por el trmino de vigencia del contrato y seis (6) meses ms como mnimo, a menos que, de conformidad con las normas legales vigentes, tengan la obligacin de establecer sucursal en Colombia. Quien firme la carta de presentacin de la oferta deber acreditar que es el representante legal del oferente o que con esa calidad confiere el poder respectivo. Cuando la carta de presentacin la suscriba un apoderado, se deber presentar el poder respectivo. Se advierte que los documentos expedidos por particulares no requieren legalizacin. En relacin con los documentos pblicos, se anota que por medio de la Ley 455 del 4 de agosto de 1998, el Congreso Nacional aprob la Convencin sobre la abolicin del requisito de legalizacin para documentos pblicos extranjeros, la cual entr en vigencia en Colombia a partir del 30 de enero de 2000, y suprimi la exigencia de legalizacin diplomtica o consular para los documentos pblicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado parte y que deben ser presentados en el territorio de otro Estado parte del Convenio.
Pgina 24 de 201

De conformidad con lo anterior, y segn lo expone el Ministerio de Relaciones Exteriores en la Circular AC/LG/641/2001 de fecha 24 de enero del 2001, los documentos pblicos provenientes de los Estados parte y contemplados en la Convencin no requieren de la autenticacin consular ni de la posterior legalizacin por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores al entrar en vigencia el Convenio y, por lo tanto, deben ser admitidos tan solo con el sello de APOSTILLE colocado por la autoridad competente designada por el pas que produjo el documento. Se excluyen del convenio en mencin los documentos expedidos por agentes diplomticos o consulares y los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras. Estos documentos pblicos se siguen rigiendo segn lo estipulado en los artculos 259 y 260 del cdigo de procedimiento civil, 480 del cdigo de comercio y la Resolucin 2201 del 22 de agosto de 1997, esto es, certificacin consular y legalizacin por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores - rea de Gestin de Legalizaciones. Los documentos expedidos por Estados que no forman parte de la Convencin seguirn requiriendo de la autenticacin consular y de la posterior legalizacin ante la cancillera colombiana. 2.2.3. OFERTA POR INTERMEDIO DE UN REPRESENTANTE Si el Oferente participa en el presente proceso de contratacin por intermedio de un representante, deber acompaar a la oferta el documento autntico que lo acredite como tal, de conformidad con la ley. 2.2.4. CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Si la oferta es presentada por un consorcio o por una unin temporal, deber reunir los siguientes requisitos: Los integrantes del consorcio o de la unin temporal debern designar la persona que para todos los efectos representar al consorcio o unin temporal y sealarn las reglas bsicas que regulan las relaciones entre ellos y sus responsabilidades. Debern acompaar con su oferta los documentos correspondientes. (Ver anexos 6 y 7) Las personas que integran el Consorcio o Unin Temporal debern acompaar los documentos requeridos sobre existencia y representacin legal y certificacin de cumplimiento de parafiscales expedida por el Representante legal o Revisor Fiscal cuando esto aplique, as como el RUP, como si fueran a participar en forma independiente; igualmente debern acreditar conjuntamente los dems requisitos establecidos en estos Pliegos de Condiciones En todo caso, los integrantes del Consorcio o Unin Temporal podrn acreditar de forma independiente la experiencia exigida, de tal forma que la sumatoria de las mismas abarque los requisitos exigidos en los presentes Pliegos.
Pgina 25 de 201

Si se participa a ttulo de consorcios o unin temporal se sealarn los trminos y extensin de la participacin en la oferta y en la ejecucin del contrato, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo del ICBF. Las personas que integren el Consorcio o Unin Temporal respondern solidariamente por las obligaciones contradas en razn de la oferta y del contrato respectivo. En el caso de la Unin Temporal, los integrantes de la misma respondern solidariamente por el valor de la obligacin que deba cumplirse, pero las clusulas penales, los descuentos por niveles de servicio y la reparacin de los perjuicios adicionales causados por el incumplimiento, segn el caso, se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin del contrato por parte de cada uno de los integrantes. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y del contrato afectarn a todos los miembros que conformen el Consorcio o la Unin Temporal. Los Consorcios o Uniones Temporales constituidos se comprometen a permanecer consorciados durante el trmino de la vigencia del contrato, sus prrrogas y un ao ms contado a partir de la liquidacin. Por lo tanto, deber indicarse expresamente que el consorcio o unin temporal no podr ser disuelto ni liquidado durante la vigencia o prrrogas del contrato que se suscriba. En ningn caso podr haber cesin del contrato entre quienes integren el Consorcio o Unin Temporal. Los Consorcios o Uniones Temporales bajo ninguna circunstancia podrn utilizar dentro de su nombre, denominacin o razn social expresiones similares relacionadas con la razn social de la Entidad, ni sus logos, enseas, colores corporativos o marcas comerciales del ICBF que puedan generar confusin frente a terceros. Los Oferentes que no observen la anterior prohibicin, no sern tenidos en cuenta por el ICBF para la presente contratacin. En caso de ser adjudicatario un Consorcio o Unin Temporal, ste se deber comprometer a constituir un RUT unificado en nombre del Consorcio o de la Unin Temporal dentro de los tres (3) das siguientes a la Adjudicacin del presente concurso de mritos. Aqul integrante que aporte experiencia especifica (interventoria de programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud) deber tener como mnimo el 30% de participacin en el consorcio o union temporal. 2.2.4.1. DOCUMENTO PRIVADO DE CONSTITUCIN DE CONSORCIO O UNIN TEMPORAL En el caso de Consorcios o Uniones Temporales se deber allegar el documento de constitucin de la unin temporal o del consorcio en virtud del cual expresan su voluntad de presentar la oferta en forma conjunta, en Consorcio o Unin Temporal, en el cual se especifique lo siguiente: Los nombres y domicilios de los constituyentes. La participacin porcentual de cada constituyente. La designacin del representante o apoderado.
Pgina 26 de 201

La manifestacin expresa de que se asume, de forma solidaria e indivisible entre los conformantes, la responsabilidad por la informacin suministrada en la Propuesta y por las obligaciones derivadas de ella y del contrato de acuerdo con el artculo 7 de la Ley 80 de 1993. Duracin: Cuando se trate de propuestas conjuntas, como es el caso de consorcios o uniones temporales, debern mantener la misma participacin porcentual que se acredite al momento de la presentacin de la propuesta. En caso de requerirse alguna modificacin en la participacin de cualquiera de los conformantes de la propuesta conjunta, consorcio o unin temporal, durante la duracin del contrato, sta deber ser debidamente justificada por el contratista y aprobada de manera expresa por la Oficina Jurdica del ICBF o quien haga sus veces, con anterioridad a su realizacin. El documento en el que se exprese la voluntad de presentar la oferta en forma conjunta en Consorcio o Unin Temporal, deber ir acompaado de los documentos que acrediten que quienes lo suscribieron tenan la representacin y capacidad necesarias para dicha constitucin y para adquirir las obligaciones solidarias e indivisibles derivadas de la Propuesta y del contrato resultante (certificados de cmara de comercio, actas de junta directiva y poderes) (Anexos 6 y 7). 2.2.5. SICE De conformidad con la circular No. 1 de 2008 expedida por la Contralora General de la Republica el pasado 17 de enero de 2008 y en concordancia con el Acuerdo 5 de 2005 citado en la misma circular, las entidades que aplican el Estatuto General de la Contratacin deben exigir a los proveedores el nmero de Certificado de Registro de Precios en todos los procesos contractuales, cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuanta. Por lo anterior, y en concordancia con la certificacin emitida por el Grupo Plan de Compras respecto de la consulta SICE, algunos de los elementos involucrados en el objeto no han sido codificados hasta el nivel de tem mnimo requerido, por lo tanto, este proceso de seleccin quedar exceptuado en los trminos establecidos en dicha normatividad. 2.2.6. Registro nico de Proponentes. El proponente deber estar inscrito, clasificado y calificado en el Registro nico de Proponentes RUP- a la fecha de cierre del presente Concurso de Mritos, en la actividad de CONSULTOR. Circunstancia esta que se acreditar mediante Certificado de Cmara de Comercio, expedido con una antelacin no superior a un (1) mes a la fecha de cierre del presente proceso de seleccin. Para el caso de consorcio o unin temporal todos los integrantes debern estar inscritos en el Registro nico de Proponentes de la Cmara de Comercio, a la fecha de cierre del proceso, en la actividad de CONSULTOR.
Pgina 27 de 201

Para efectos del presente proceso pblico, la clasificacin que deber tener el proponente en el RUP ser la siguiente, de conformidad con lo establecido en el artculo 42 del decreto 4881 de 2008, denominado Descripcin de Especialidades y Grupos para Registro de Consultores: Especialidad: 10 - Otros Grupo 04: Gestin de Proyectos, Gerencia de Proyectos, Asistencia tcnica y Asesora en Servicios, Evaluacin Ex post de proyectos, seguimiento y evaluacin de proyectos, manejo de riesgos, asesora en financiacin de proyectos e Interventora. En caso de que el proponente sea un Consorcio o una Unin Temporal, aqul integrante que aporte la mayor experiencia especfica solicitada (Interventora de programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud) deber tener como mnimo el 30% de participacin en el Consorcio o Union Temporal. 2.2.7. CAPACIDAD DE CONTRATACIN (K) Y CAPACIDAD DE CONTRATACIN RESIDUAL (KR): De conformidad con la ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 4881 de 2008, el proponente debe tener una capacidad residual de contratacin como CONSULTOR igual o superior en Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes al valor del presupuesto oficial establecido. Para establecer la capacidad residual de contratacin se tendr en cuenta la capacidad mxima de contratacin como CONSULTOR, certificada por la Cmara de Comercio. Para efectos de calcular la capacidad residual, el proponente (individual y cada uno de los integrantes del consorcio o la unin temporal) debe anexar a la propuesta, una relacin de los contratos ejecutados y terminados a satisfaccin entre el 2 de enero de 1999 y la fecha de cierre del presente proceso de seleccin, la cual debe incluir: (i) nombre del contratante, (ii) objeto del contrato, (iii) valor del contrato en pesos colombianos, (iv) fecha de inicio del contrato, (v) plazo de ejecucin del contrato, y, (vi) fecha de terminacin del contrato. El valor de estos contratos se descontar de la capacidad mxima de contratacin establecida en el RUP. Esta informacin ser confrontada con el certificado de la Cmara de Comercio y las dems verificaciones que por su cuenta adelante EL ICBF. Tratndose de consorcios o uniones temporales, la capacidad de contratacin y la capacidad residual de contratacin (K y Kr) se entendern como la suma de las capacidades de cada integrante. Para verificar la capacidad de contratacin residual (Kr), el proponente, persona natural o jurdica y los conformantes del consorcio o Unin Temporal debern suministrar, en formatos independientes, la informacin de contratos vigentes, pudiendo utilizar el nmero de formatos que se requiera. En caso de que la persona no tenga contratos vigentes, deber manifestarlo expresamente y suscribirlo debidamente.
Pgina 28 de 201

Las firmas extranjeras debern cumplir con lo aqu solicitado, anexando el documento equivalente en su pas de origen o el documento expedido por la Cmara de Comercio Colombiana en cualquiera de sus sedes. 2.2.8. VERIFICACION FINANCIERA 2.2.8.1 Cupo de Crdito. El proponente debe tener un Cupo de Crdito aprobado no menor al diez por ciento (10%) del total del presupuesto oficial. El proponente deber presentar con la propuesta, certificacin expedida por un establecimiento de crdito vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, con fecha de expedicin no mayor a tres (3) meses al momento de la presentacin de la oferta, en donde acredite la existencia de un cupo de crdito aprobado, de conformidad con el contenido del modelo del Anexo 4 del Pliego de Condiciones. Se aceptar la presentacin de certificacin de crdito aprobado, expedido por una entidad financiera extranjera, siempre y cuando este documento sea avalado por un establecimiento de crdito nacional vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de Economia Solidaria. Condiciones para la valoracin del cupo de crdito: Se aceptar que los miembros de la unin temporal o consorcio efecten una sumatoria de los cupos de crdito individuales, no obstante, cada miembro podr aportar solamente un cupo de crdito de establecimientos de crdito. Si el cupo de crdito es aportado por uno solo de los miembros, este deber tener una participacin en unin temporal o consorcio no menor del 50%. No se aceptar la presentacin de cupos de sobregiro, ni de tarjeta de crdito, ni CDT, ni crditos rotativos, ni cuentas de ahorro, ni bonos, ni ttulos valores, ni documentos representativos de valores, ni la sumatoria de cupos de crditos de diferentes entidades cuando la propuesta es presentada por una sola persona (jurdica o natural).
En el evento de presentar el cupo de crdito en moneda extranjera, esta ser objeto de conversin en pesos colombianos de acuerdo con el valor de la TRM del da de presentacin de la oferta 2.2.9. RESPONSABILIDAD EN SU ELABORACIN Los proponentes debern elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo, y debern incluir dentro de ella toda la informacin exigida de conformidad con lo solicitado en el presente Pliego de Condiciones. La propuesta, la subsanacin y las aclaraciones que se puedan presentar por solicitud del ICBF formarn parte integral del contrato que se derive del presente proceso de seleccin.
Pgina 29 de 201
Se considera como documento oficial el Pliego de Condiciones que reposa en la Oficina Jurdica del ICBF, el cual coincide con el publicado en el Portal nico de Contratacin www.contratos.gov.co, y a ttulo informativo en la pgina www.icbf.gov.co. No obstante, si existieren discrepancias ente unas y otras, primarn las publicadas en el SECOP. 2.2.10. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA La Entidad proceder a publicar en el SECOP el Acto Administrativo de Apertura, el cual dar inicio al proceso de seleccin de Concurso de Mritos. 2.2.11. IDIOMA DE LA PROPUESTA Todos los documentos constitutivos de las Propuestas debern presentarse en idioma castellano, foliados en orden consecutivo y con su respectivo ndice. La oferta deber presentarse en forma escrita en medio impreso y toda la informacin y datos que tenga que presentar el proponente con la oferta debern hacerse en idioma Castellano. 2.2.17. EJEMPLARES La propuesta se presentar en: Sobre Uno: En este sobre el proponente deber presentar las propuestas jurdica y tcnica (ORIGINAL y COPIA). Estos componentes debern incluirse en sobres separados que deben presentarse en el sobre uno. Se deber presentar original y copia debidamente foliados. Sobre Dos: En este sobre el proponente deber presentar la propuesta econmica sealando todos los conceptos asociados con las tareas a contratar, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artculo 70 del Decreto 2474 de 2008. Las actividades y productos descritos en la propuesta tcnica pero no costeadas en la propuesta econmica, se consideran incluidos en los precios de las actividades o productos costeados. Cada uno de los componentes de la propuesta deber estar suscrito por el proponente o su representante, debidamente foliados. 2.2.12. IDENTIFICACIN DEL CONTENIDO Los sobres sern identificados de la siguiente manera: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR
Pgina 30 de 201
Concurso de Mritos ICBF CM-001-2009. Objeto a contratar: : Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems programas estratgicos que el ICBF determine. Proponente: Direccin Ciudad Telfono Fax Correo Electrnico: Contenido: (original y copia) Si se presenta alguna discrepancia entre el original de la propuesta y la copia, prevalecer el texto del original. Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y nmeros, prevalecern las cantidades expresadas en letras. Nota 1: Los sobres debern ser identificados con SOBRE 1 Y SOBRE 2, de acuerdo a la documentacin anexada en los mismos. Nota 2: Si el proponente presenta ms de una (1) oferta a su nombre, slo se tendr en cuenta la primera de ellas presentada. 2.2.13. MONEDA Todos los valores que se estimen en la propuesta econmica debern presentarse en Pesos Colombianos. 2.2.14. MODALIDAD ESCRITA La oferta deber presentarse en forma escrita en medio impreso y toda la informacin y datos que tenga que presentar el proponente con la oferta, debern hacerse en idioma castellano, con excepcin de otros documentos preimpresos que podrn presentarse en otro idioma con su correspondiente traduccin al castellano. 2.2.15. VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta deber permanecer vigente por un perodo de noventa (90) das calendario a partir de la fecha de su entrega. El ICBF podr solicitar, si ello fuere necesario, la ampliacin de la vigencia de la propuesta y por ende la ampliacin de la garanta de seriedad de la propuesta.
Pgina 31 de 201

Durante este perodo el PROPONENTE no podr retirar su propuesta ni modificar los trminos o condiciones de la misma. En el evento en que la vigencia de la oferta venza sin que el proponente la haya ampliado y/o sin que haya ampliado la vigencia de la garanta de seriedad de la oferta, se entender que desiste de participar en el proceso. 2.2.16. PRESENTACIN DE LA PROPUESTA 2.2.17. PROPUESTAS El oferente presentar su propuesta, la cual debe ajustarse en todos los aspectos a las condiciones del presente Pliego de Condiciones. 2.2.18. TIPO Y EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS El presente proceso de seleccin se adelantar mediante Concurso de Mritos con Propuesta Tcnica Simplificada para la cual se tendrn como criterios calificables la experiencia especfica del proponente, y la formacin y experiencia de los profesionales y del equipo de trabajo. 2.2.19. CIERRE DEL PROCESO Y ENTREGA DE LA PROPUESTA El plazo para el recibo de propuestas es el de la fecha sealada para la apertura del proceso y la fecha y hora sealada para el cierre del mismo, indicado en el cronograma del proceso. Adicionalmente all se expresa el lugar para la entrega de las propuestas. De la diligencia de cierre se levantar un acta que contendr un control de presentacin de las propuestas en forma consecutiva, indicando numero de propuesta, la fecha,, nombre o razn social . En el evento que la propuesta se encuentre sin foliar, se consignar esta circunstancia en la respectiva acta y se proceder su foliacin en presencia del proponente. Cuando se encuentren folios en blanco se anular la correspondiente hoja con una nota diagonal que as lo seale. Cuando se presenten folios superpuestos, se verificar su foliacin y tambin se dejar constancia de ello. El acta ser suscrita por los funcionarios del ICBF que all intervengan. Las propuestas que lleguen despus de la hora prevista para el respectivo cierre, no se recibirn. Para verificar la hora sealada, se tendr en cuenta el sitio Web http://horalegal.sic.gov.co/ de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, la que, conforme el numeral 5 del artculo 20 del Decreto 2153 de 1992, es la entidad competente para asignar la hora legal que rige en la Repblica de Colombia.
Pgina 32 de 201

En ningn caso el ICBF responder por la mora en la entrega de alguna oferta por dificultades de ingreso, siendo de exclusiva responsabilidad del proponente precaver su oportuna asistencia a la diligencia de cierre del proceso de seleccin. 2.2.20. TRMINO PARA VERIFICAR Y EVALUAR LAS PROPUESTAS El ICBF verificar y evaluar las propuestas dentro del trmino sealado en el cronograma. Cuando a juicio del ICBF el plazo para verificar y evaluar las propuestas no permita concluir el proceso de seleccin, podr prorrogarlo hasta por uno igual al inicialmente sealado. 2.2.21. RESERVA DURANTE EL PROCESO DE VERIFICACIN Y EVALUACIN La informacin relativa al anlisis, aclaracin, evaluacin y comparacin de las propuestas y la recomendacin para la adjudicacin no se revelar a los proponentes ni a terceros, hasta que la entidad comunique a los primeros que el informe de evaluacin est disponible para presentar las observaciones correspondientes. 2.2.22. PUBLICIDAD DEL INFORME DE VERIFICACIN Y EVALUACIN A partir del da hbil siguiente al vencimiento del trmino de verificacin y evaluacin, de conformidad con lo establecido en el cronograma, El ICBF colocar a disposicin de los proponentes el informe de evaluacin, que permanecer en la Oficina Jurdica - Grupo Contratos en el horario comprendido entre las 8:00 a. m. y las 5:00 p. m. Los proponentes presentarn por escrito y dentro del trmino sealado las observaciones y/o subsanaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad no podrn completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, acorde con el numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993 y 10 del Decreto 2474 de 2008. El informe de evaluacin tambin se publicar en el Portal nico de Contratacin, salvo que se trate de informacin de carcter reservado. Los proponentes que alleguen informacin o documentos de carcter reservado debern informarlo de manera expresa e indicar la disposicin legal que as lo establece. La informacin deber ser presentada por medio escrito y deber dentro de ese trmino ser radicada en la Oficina de Gestin Documental del ICBF. Slo se tomarn en cuenta las aclaraciones que lleguen por escrito y al correo electrnico establecido por el ICBF para este proceso, dentro de los trminos anteriormente previstos. 2.2.23. TRASLADO Y OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN
Pgina 33 de 201

Una vez efectuado y publicado el informe de evaluacin, los proponentes dispondrn de un plazo perentorio establecido en el numeral 1.4 del presente proceso de seleccion para formular las consideraciones que sean del caso acerca de la verificacin y evaluacin de las ofertas. 2.2.24. OFERTA NICA HBIL En el caso en que se presente una nica propuesta y sta sea hbil en la evaluacin (jurdica, tcnica), o en el evento en que de las varias propuestas presentadas slo una sea hbil y no este incursa en causal de rechazo, continuar el procedimiento de conformidad con lo establecido en el inciso tercero del articulo 90 del Decreto 2474 de 2008. 2.2.25. APERTURA Y REVISIN DE LA CONSISTENCIA DE LA PROPUESTA ECONMICA Una vez concluida la evaluacin la Entidad, en audiencia pblica, dar a conocer el orden de calificacin de las PTS y en respectivo orden de elegibilidad se abrir la propuesta econmica del proponente ubicado en el primer orden de elegibilidad, en la cual se verificar que el valor de la propuesta no exceda del valor establecido en la disponibilidad presupuestal; de lo contrario, se rechazar la propuesta y se proceder a abrir la propuesta econmica del segundo oferente segn el orden de calificacin, y as sucesivamente. Una vez validado el valor de la propuesta econmica, la Entidad verificar la consistencia respecto de las actividades descritas en la propuesta tcnica con el fin de realizar los ajustes necesarios sin modificarse los requisitos tcnicos mnimos. 2.2.26. ADJUDICACIN DEL CONTRATO El Representante Legal del ICBF, o su delegado, adjudicar el contrato objeto del presente proceso de seleccin mediante acto administrativo motivado, al proponente que, de conformidad con el Pliego de Condiciones, ofrezca las mejores condiciones de calidad. En caso de que el oferente ubicado en el primer orden de elegibilidad no acepte la adjudicacin del contrato, el ICBF llamar al proponente ubicado en el segundo orden de elegibilidad y as sucesivamente, so pena de las sanciones que la Ley prev para el oferente que no suscribi el contrato. En caso de presentarse una sola oferta, esta ser adjudicataria del proceso de seleccin siempre y cuando cumpla con todos los requisitos tcnicos, legales y econmicos de las presentes reglas de participacin y no incurra en ninguna causal de rechazo. 2.2.27. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMPATE Se entender que hay empate entre dos propuestas cuando presenten un nmero idntico en la calificacin total de las mismas, con un nmero entero y dos decimales. En el caso en que dos o
Pgina 34 de 201

ms propuestas, bajo el anterior criterio, hubieran arrojado un mismo resultado, se aplicarn los siguientes criterios de desempate, en su orden: a-Propuestas de nacionales: Si la propuesta de bienes o servicios extranjeros se encuentra en igualdad de condiciones con la de bienes o servicios nacionales, ser recomendada la contratacin de la propuesta nacional, salvo que se cumpla con alguna de las exigencias establecidas en el numeral 2.13.3 en cuanto al principio de reciprocidad. b- Se adjudicar al proponente que acredite mayor experiencia especfica (en tiempo) en interventora de proyectos sociales dentro de las certificaciones para acreditar la experiencia especifica (mnimo 4 mximo 10 certificaciones/contratos). c-En caso de persistir el empate, se utilizar el siguiente procedimiento de desempate: EL ICBF, con el fin de garantizar los principios de seleccin objetiva y transparencia, proceder a realizar el respectivo desempate por sorteo mediante el sistema de balotas, a travs de Acto Pblico y por medio del siguiente procedimiento: 1er. Sorteo: En una tula se depositarn los nmeros del 1 en adelante, tantas como el numero de oferentes empatados. Con este sorteo se definir el orden con el que las empresas procedern a escoger la balota en orden de turno para el 2 sorteo. Las empresas que hayan participado y empatado, procedern a sacar las balotas en el mismo orden de presentacin de las PTS. La empresa que saque el nmero 1 ser la primera en escoger la balota en el 2 sorteo y as sucesivamente.
2 Sorteo: Se encontrarn en la tula las balotas en igual cantidad que oferentes empatados, ms una de color blanco. El participante que saque la balota de color blanco ser el adjudicatario del proceso.
2.2.28. DEFINICIN DEL PROCESO DE SELECCIN 2.2.28.1. DECLATORIA DE DESIERTO El ICBF declarar desierto el proceso de seleccin, nicamente, cuando: a) Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de una propuesta.
Pgina 35 de 201
b) Habindose presentado nicamente una propuesta ste incursa en alguna causal de rechazo. c) Habindose presentado ms de una propuesta, todas ellas estn incursas en cualquier causal de rechazo. 2.2.28.2. DEVOLUCIN DE LA PROPUESTA Los proponentes no podrn solicitar al ICBF el retiro de sus propuestas durante el proceso de estudio, evaluacin y seleccin del presente proceso de contratacin. Una vez finalizado el proceso de seleccin, los proponentes no favorecidos con la adjudicacin del contrato podrn acercarse a reclamar las copias de su propuesta ante el Grupo Contratos del ICBF y a partir de los treinta (30) das siguientes a la fecha de expedicin de la resolucin de adjudicacin del contrato prevista en el presente pliego de condiciones; de lo contrario, el ICBF proceder al archivo de la propuesta original y a la destruccin de sus copias. Podrn consultar las propuestas durante el trmino de traslado del informe de evaluacin. 2.2.29 RECIPROCIDAD Para el caso de los extranjeros se aplicar el principio de reciprocidad, en los trminos consagrados en la ley 80 de 1993 y dems normas que reglamenten la materia, y de igual manera en el caso de Sociedades Extranjeras. Los proponentes de origen extranjero recibirn igual tratamiento que los de origen nacional siempre que exista un acuerdo, tratado o convenio entre el pas de su nacionalidad y Colombia, en el sentido de que a las ofertas colombianas se les conceda en ese pas el mismo tratamiento otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, requisitos, procedimientos y criterio para la adjudicacin de los contratos celebrados con el sector pblico. En defecto de los mencionados acuerdos, el interesado deber adjuntar a los documentos de la propuesta un certificado emitido por autoridad competente de su pas para el efecto, en el cual conste que los nacionales Colombianos gozan de la oportunidad de participar en los procesos de contratacin pblica en las mismas condiciones y con los mismos requisitos exigidos a los nacionales de su pas. El contenido mnimo de la certificacin a que se hace alusin el prrafo anterior, deber indicar por lo menos los siguientes aspectos: Pas de origen. Funcionario competente Citacin de la disposicin legal que lo faculta para expedir la certificacin.
Pgina 36 de 201

Constancia acerca del trato igualitario a los proponentes colombianos en materia de acceso a contrataciones estatales. Disposicin legal o normativa que seale tal tratamiento igualitario. Nombre legible, cargo y firma del funcionario que expide la certificacin. La omisin del acuerdo o del certificado de reciprocidad no ser en ningn caso causal de rechazo o descalificacin de la propuesta en la cual participen personas jurdicas extranjeras. 2.2.30. CONDICIONES GENERALES PARA LA EJECUCIN CONTRACTUAL 2.2.30.1. FIRMA DEL CONTRATO El plazo para la suscripcin del contrato resultante del proceso de contratacin, ser el dispuesto en el cronograma general del presente proceso, establecido en el numeral 1.4 del presente pliego de condiciones. Si por algn motivo no se pudiere firmar el contrato dentro del perodo de validez de la propuesta, el proponente seleccionado tendr la obligacin de anexar el certificado de modificacin de la pliza de seriedad de la propuesta que ample su vigencia, o ampliar la vigencia de la garanta entregada, por un trmino igual a la mitad del inicialmente fijado. 2.2.30.2. DOCUMENTOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO Una vez finalizado el proceso de seleccin, para la elaboracin y firma del contrato el proponente seleccionado deber, dentro del plazo establecido para tal efecto en el numeral 1.4 de los presentes pliegos de condiciones, anexar los siguientes documentos: Formato nico de hoja de vida de persona natural o jurdica anexar documentos soporte de la informacin que se registre. Afiliacin vigente a la fecha de suscripcin del contrato, al sistema de seguridad social en salud y pensiones o en su defecto, el recibo de pago correspondiente al mes en que se suscribe el contrato (persona natural). Fotocopia del RUT actualizado expedido por la DIAN. RUT conjunto si es Consorcio o Union Temporal. Diligenciar formato de autorizacin para abono directo en cuenta de ahorros o corriente.
2.2.30.3. RENUNCIA DEL PROPONENTE FAVORECIDO A LA SUSCRIPCIN DEL CONTRATO Si el proponente seleccionado se abstuviere, sin justa causa, de suscribir el contrato adjudicado, quedar inhabilitado para contratar con el Estado por un trmino de cinco (5) aos, de conformidad con el pargrafo del artculo 19 del Decreto 2474 de 2008.
Pgina 37 de 201

Si el oferente no suscribe el contrato dentro del trmino previsto, quedar a favor del ICBF en calidad de sancin la garanta de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garanta. En este evento la Entidad podr adjudicar el contrato dentro de los dos (2) das siguientes a la fecha lmite prevista para la suscripcin del contrato, al proponente ubicado en el segundo orden de elegibilidad, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad y as sucesivamente. 2.2.30.4. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE EJECUCIN Y LEGALIZACIN DEL CONTRATO Dentro del trmino fijado en el cronograma del proceso, el contratista constituir una garanta nica de cumplimiento a favor de la entidad contratante, la cual se entregar en la Oficina Jurdica Coordinacin de Contratos ICBF. Dentro del mismo trmino el contratista cancelar el impuesto de timbre nacional en la proporcin que le corresponda, as como los derechos de publicacin del contrato en el Diario nico de Contratacin Pblica y presentar ante la mencionada Oficina los recibos de consignacin correspondientes. Para ejecutar el contrato es necesario que el contratista acredite que se encuentra al da en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los del SENA, ICBF y Cajas de Compensacin Familiar. 2.2.30.5. LIQUIDACIN La liquidacin del contrato suscrito est sujeta a los trminos y oportunidades establecidos en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007. La liquidacin se har de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en El Pliego de Condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin, previa notificacin o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendr la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes acorde con lo dispuesto en el artculo 136 del C.C.A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidacin, la misma podr efectuarse en cualquier tiempo dentro de los dos (2) aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 136 del C.C.A. Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo acuerdo y, en este evento, la liquidacin unilateral slo proceder en relacin con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
Pgina 38 de 201

3 3.1. CRITERIOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN CRITERIOS DE VERIFICACIN
Los documentos que sern verificados son los siguientes: 3.1.1. JURDICOS - FINANCIEROS: DOCUMENTOS SUJETOS A REVISIN 1 Carta de presentacin de la propuesta. Conforme al formato anexo No. 3. De acuerdo con el contenido del modelo suministrado (Anexo 3), la carta de presentacin de la propuesta debe ser suscrita por la persona natural o el representante legal de la persona jurdica, o por el representante designado cuando la propuesta se presente en forma conjunta, consorcio, unin temporal, anexando copia de la cdula de ciudadana. Quien firme la carta de presentacin de la propuesta deber acreditar su calidad de representante legal o apoderado del proponente, con facultades para obrar en nombre y representacin del mismo. 2 Certificado del revisor fiscal o del representante legal de la Persona jurdica, o de los integrantes del Consorcio o Unin temporal, en donde conste que se encuentran al da con el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones, cajas de compensacin familiar ICBF, SENA (Art.50 L 789/02). Con el objeto de dar cumplimiento al artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 del 10 de julio de 2003, el proponente persona jurdica o las personas jurdicas que conforman la unin temporal o consorcio debern acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Dicha acreditacin se har
Pgina 39 de 201
CUMPLE
NO CUMPLE
FOLIO

NO CUMPLE
DOCUMENTOS SUJETOS A REVISIN mediante certificacin expresa suscrita por el Revisor Fiscal o por Representante legal si de acuerdo a las normas vigentes no est obligado a ello, de la persona jurdica o de cada uno de los conformantes, en el caso de conformacin unin temporal o consorcio. Este documento deber acreditarse a ms tardar antes de iniciar la presentacin del informe final de evaluacin en la reunin pblica dispuesta para ese efecto, debiendo el proponente hacer constar en la certificacin que se encuentra al da en el pago. En caso de personas jurdicas extranjeras proponentes individuales o integrantes de un proponente plural, que no se encuentren, por cualquier causa, obligadas al cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social, as debern expresarlo mediante certificacin expedida por su representante legal o apoderado, en la cual debern constar las justificaciones pertinentes. ( Anexo 8) 3 Original de la garanta de seriedad de la propuesta, junto con su correspondiente recibo de pago de prima. El proponente deber anexar a su propuesta, a favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR NIT 899.999.239, una garanta que ampare la seriedad de su propuesta, por un valor equivalente mnimo al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial correspondiente, con una vigencia mnimo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre del concurso pblico, expedida por una entidad bancaria colombiana o por una compaa de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia. En caso de requerirse la ampliacin de la vigencia de la propuesta, la vigencia de sta Garanta deber ser igualmente ampliada de conformidad con lo requerido por el ICBF. La garanta debe ser tomada a nombre del proponente, persona natural o de la razn social que figura en el certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de
Pgina 40 de 201
CUMPLE
FOLIO

NO CUMPLE
DOCUMENTOS SUJETOS A REVISIN Comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el Certificado de la Cmara de Comercio o su equivalente establezca que la firma podr identificarse con la sigla. Cuando se trate de presentacin de unin temporal o consorcio deber tomarse la garanta a nombre de todos y cada uno de los conformantes, con su respectivo porcentaje de participacin, teniendo en cuenta lo sealado. La pliza de seguro debe acompaarse del recibo de pago de la prima. Al proponente se le har efectiva la Garanta de Seriedad de la Propuesta, en el evento que: Solicite el retiro de su propuesta, salvo en el caso de Inhabilidad o incompatibilidad sobrevinientes a la fecha de su entrega. Cuando el proponente favorecido con la aceptacin de la oferta no suscriba el contrato. Cuando con posterioridad a la firma del contrato, el contratista no otorgue las garantas exigidas dentro del trmino sealado. En los dems casos previstos en el presente pliego de condiciones Cuanta (10%) del valor del presupuesto Beneficiario (ICBF NIT 899.999.239-2) A (Nombre completo del Interesado ) Vigencia (90 das) desde la fecha de presentacin de expresiones de inters. Constitucin y expedicin (compaa legalmente establecida en Colombia) Amparo: El texto de la pliza deber indicar textualmente el nmero, ao y objeto del concurso de mritos. Firma: La pliza deber encontrarse suscrita tanto por la aseguradora como por tomador o afianzado Certificado de existencia y representacin legal, si es persona jurdica, con no ms de 30 das de expedicin al momento de la
Pgina 41 de 201
CUMPLE
FOLIO

NO CUMPLE
DOCUMENTOS SUJETOS A REVISIN fecha de cierre del proceso. El participante y los integrantes de la unin temporal o consorcio debern presentar el certificado de existencia y representacin legal, o su equivalente en caso de personas jurdicas extranjeras, con fecha de expedicin no mayor a un (1) mes con antelacin a la fecha sealada para la entrega de la propuesta, donde conste que el objeto social permita presentar, celebrar y ejecutar el contrato objeto del presente proceso y que la duracin de la sociedad no es inferior a la vigencia del mismo y un (1) ao ms. Igualmente, deber adjuntarse fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal de la persona jurdica En caso de persona natural, deber presentar fotocopia de la cdula de ciudadana. En caso de unin temporal o consorcio se deber presentar el certificado de existencia y representacin legal de cada una de las personas jurdicas que lo conforman. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia debern acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitucin de la sucursal en Colombia en caso de resultar aceptada su propuesta, de conformidad con lo sealado en el ttulo VIII del Libro II del Cdigo de Comercio Colombiano.
CUMPLE
FOLIO
Objeto: (Debe permitir la suscripcin del contrato y su ejecucin) Facultades del Representante Legal para contratar
Pgina 42 de 201

NO CUMPLE
DOCUMENTOS SUJETOS A REVISIN La duracin de la sociedad:(Debe ser igual a la duracin del contrato y un ao ms) 5 Certificado expedido por la Cmara de Comercio, en caso de personas jurdicas 6 Documentos de consorcio y/o Unin Temporal (compromiso o acuerdo que incluya regulacin de su participacin). Documento privado de constitucin de la Unin Temporal o Consorcio. Aqul integrante que aporte la mayor experiencia especifica solicitada (interventoria de programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud) deber tener como mnimo el 40% de participacin en el consorcio o union temporal.( Anexo 6 y 7) 7 Autorizacin para presentar oferta al representante (para personas jurdicas, consorcios y/o Uniones Temporales) (Cuando aplique) Si el representante legal, apoderado o representante no tiene facultades amplias y suficientes para presentar la propuesta y contratar, deber adjuntar el acta de la junta o asamblea de socios, o el documento que acredite estas facultades, el cual debe ser suscrito antes de la presentacin de la oferta o subsanado dentro del termino establecido en El Pliego de condiciones. 8 9 Tratndose de Personas jurdicas extranjeras, debern presentarse los documentos exigidos en los presentes Pliegos. Autorizacin al apoderado o agente (si la oferta se presenta por intermedio de un representante). Documento de facultades para presentar la propuesta y contratar. Si el Representante Legal, apoderado o representante no tiene facultades amplias y suficientes para presentar la propuesta y contratar, deber adjuntar el acta de la junta o asamblea de socios, o el documento que acredite estas facultades, el cual debe ser suscrito antes de la presentacin de la oferta y subsanado en el
CUMPLE
FOLIO
Pgina 43 de 201

NO CUMPLE
DOCUMENTOS SUJETOS A REVISIN termino establecido. 10 Registro nico Tributario RUT: Para el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, deber presentarse el RUT de cada uno de sus integrantes; en todo caso, si resulta ser la adjudicataria del presente proceso de seleccin, sta deber constituir un RUT unificado a nombre de la Unin Temporal o Consorcio. Lo anterior constituye una obligacin condicional del proponente para suscribir el contrato. Si no lo hiciere oportunamente, se impondrn las sanciones legales y contractuales del caso. Certificado de la estructura de informacin y registro de sanciones y causas de inhabilidad SIRI- vigente, expedido por la Procuradura General de la Nacin. Esta certificacin ser consultada por el ICBF de la pgina Web de la Procuradura General de la Nacin. Certificado de antecedentes judiciales expedido por el DAS. Para personas naturales y representantes legales de personas jurdicas. Boletn de Responsables fiscales, expedido por la Contralora General de la Nacin, el cual ser consultado por el ICBF de la pgina web de la Contralora. Pacto de Integridad. De conformidad con el Anexo 5 del presente pliego y deber adjuntarse con la propuesta. Presentar el Registro Unico de proponentes RUP , inscrito, calificado y clasificado tal como establece el numeral 2.2.6 de este pliego. Fotocopia de la cedula de ciudadana de quien presenta la propuesta
CUMPLE
FOLIO
11
12 13
14 15 16
3.2. CRITERIOS DE EVALUACIN TCNICA Se proceder con la evaluacin tcnica de las propuestas segn lo establecido en el cronograma del presente pliego de condiciones, las cuales debern obtener un puntaje minimo de 700 puntos para ser elegibles, conforme a los siguientes criterios tcnicos:
Pgina 44 de 201

CALIFICACION SUBFACTOR PUNTOS 300 PUNTOS 600 PUNTOS 100 PUNTOS 1000
FACTOR TECNICO EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE EXPERIENCIA DEL RECURSO HUMANO PROPONENTE NACIONAL TOTAL
Para llevar a cabo la evaluacin de las propuestas, el comit evaluador tcnico proceder a calificar los siguientes criterios: 3.2.1. EXPERIENCIA ESPECFICA DEL PROPONENTE (300/1.000 Puntos) De acuerdo al artculo 68 del Decreto 2474 de 2008 se calificar la experiencia especfica del proponente as: El proponente persona natural o jurdica, o cualquiera de sus integrantes para el caso de consorcios o uniones temporales, debern acreditar experiencia especfica en interventoria de programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricin y/o salud, mediante la presentacin de mnimo cuatro (4) y hasta diez (10) certificaciones de contratos terminados o en ejecucin, copias de contratos con sus respectivas Actas de Liquidacin, entre el 1 de enero de 1999 y la fecha de cierre del presente proceso de seleccin. Para acreditar la experiencia especfica exigida del proponente, se aceptarn contratos en ejecucin, para lo cual deber el proponente presentar copia de los mismos y una certificacin de ejecucin que detalle el nmero de meses de ejecucin de la interventora a la fecha de la certificacin as como el valor efectivamente pagado al interventor a la fecha de la certificacin. De esta forma, para acreditar el tiempo de experiencia especfica solo se tendrn en cuenta los meses de interventoria ejecutados y para acreditar el valor de la sumatoria de contratos solo se tendr en cuenta el valor efectivamente pagado por la entidad certificadora. En caso de que el proponente sea un Consorcio o una Unin Temporal, aquel o aquellos integrantes que aporten experiencia especifica solicitada (interventoria de programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud) deber (n) tener como mnimo el 30% de participacin en el consorcio o union temporal del Proponente. Sin importar si el proponente es individual o en Consorcio o Unin Temporal, la experiencia corresponder a la sumatoria de las certificaciones aportadas. Cuando un proponente individual o un (os) integrante (s) de Consorcio o Unin Temporal, presenten certificacin (es) en donde conste que la experiencia ha sido obtenida en un Consorcio o Unin Temporal, solo se le tendr en cuenta dicha experiencia de acuerdo al porcentaje de participacin en el Consorcio o Unin Temporal.
Pgina 45 de 201
El valor de la sumatoria de los contratos con la cual se acredite la experiencia especifica exigida al proponente, debe ser igual o superior al presupuesto oficial establecido para el presente Concurso de Mritos, para lo cual el valor de las certificaciones presentadas de las copias de los contratos deber actualizarse a precios del ao 2009, mediante la aplicacin de SLMMV de la anualidad correspondiente, de acuerdo con la siguiente tabla:
Cada una de las certificaciones presentadas para acreditar la experiencia del proponente, deber contener lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) h) Nombre del contratante. Objeto y descripcin del contrato. Fecha de inicio del contrato. Fecha de terminacin del contrato. Valor del contrato. Nombre, cargo y firma de quien expide la certificacin. Direccin y telfono del contratante. Fecha de elaboracin de la certificacin.
El proponente podr anexar a la certificacin, las aclaraciones sobre la informacin que no aparezca en ella, debidamente soportada en documento suscrito por el contratante. Acorde a lo anterior, la calificacin se realizar bajo los siguientes parmetros: El proponente deber tener experiencia especfica en interventora a PUNTAJE programas sociales dirigidos a servicios de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud. Mayor de 1.71 veces el presupuesto oficial 400 puntos. Desde 1.41 veces y hasta 1.7 veces el presupuesto oficial 300 puntos. Desde 1,21 veces y hasta 1.4 veces el presupuesto oficial 200 puntos. Desde 1,0 veces hasta 1,2 veces el presupuesto oficial 100 puntos
Pgina 46 de 201
3.2.2. FORMACIN Y EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES Y DEL EQUIPO DE APOYO 3.2.2.1. EXPERIENCIA ESPECFICA RECURSO HUMANO (600/1.000 Puntos) En este factor se calificar la formacin y experiencia de los profesionales que integran el equipo bsico de trabajo ofrecido para la ejecucin del contrato. El ICBF tomar el tiempo de experiencia, verificando los datos con las certificaciones de Experiencia especfica requeridas por el ICBF, las cuales debern contener el tiempo realmente laborado. NOTA: Las hojas de vida del equipo bsico de trabajo debern ser presentadas bajo el Formato de Hoja de Vida Persona Natural de la Funcin Pblica y contar con los siguientes soportes: Copia de los diplomas de pregrado y posgrado cuando haya lugar a ello. Certificaciones de experiencia laboral.
PERFILES MINIMOS DEL PERSONAL REQUERIDO: EQUIPO BSICO DE TRABAJO
DIRECTOR GENERAL (1 persona) Profesional en ciencias administrativas o ciencias de la salud, ingeniera industrial o ingeniera de alimentos, con ttulo de especializacin o maestra en ciencias administrativas, econmicas, de la salud o sociales. Experiencia mnima de 5 aos en Gerencia de proyectos y de estos como mnimo 2 aos en gerencia de proyectos sociales y/o asesora, auditora, consultora y/o interventora de Proyectos sociales dirigidos a programas de educacin, alimentacin, nutricional y/o salud. SUBDIRECTOR POR CADA PROGRAMA (2 personas: 1 para cada programa) Profesional en reas de salud, reas sociales o ciencias administrativas, ingeniera industrial ingeniera de alimentos, con ttulo de especializacin en ciencias administrativas, de la salud, econmicas o sociales. Experiencia mnima de 4 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de estos como mnimo 2 aos en gerencia de proyectos sociales dirigidos a asesora, auditora, consultora y/o interventora de Proyectos sociales dirigidos a programas de educacin, alimentacin, nutricin y/o salud. COORDINADOR PARA REGIONALES Y SECCIONALES (6 personas) Profesional en nutricin o ingeniera de alimentos, con ttulo de especializacin en ciencias administrativas, econmicas o sociales y experiencia mnima de 2 aos en direccin o
Pgina 47 de 201

coordinacin de proyectos sociales y/o 3 aos en asesora, auditora, consultora y/o interventora de Proyectos sociales dirigidos a programas de educacin, alimentacin, nutricin y/o salud. COORDINADORES DEL GRUPO JURDICO, FINANCIERO Y TCNICO a. COORDINADOR JURIDICO (1 persona) Profesional en Derecho con ttulo de especializacin en Contratacin Pblica, Derecho Administrativo o Derecho Pblico y experiencia especfica mnima de 3 aos en contratacin pblica y/o privada. b. COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (1 persona) Profesional en Ciencias Administrativas o Econmicas con ttulo de especializacin en Administracin Pblica o similares y experiencia especfica mnima de 3 aos en direccin o coordinacin de proyectos. c. COORDINADOR TECNICO Y SOCIAL (1 persona) Profesional en nutricin o ingeniera de alimentos con ttulo de especializacin en reas Sociales y experiencia mnima de 3 aos en Proyectos sociales. d. COORDINADOR DE SISTEMAS (1 persona) Profesional en Ingeniera de Sistemas con ttulo de especializacin en Sistemas de Informacin o similares y experiencia especfica mnima de 3 aos en el desarrollo de sistemas de informacin para proyectos sociales. EQUIPO DE APOYO (No evaluable pero certificable mediante declaracin juramentada): PROFESIONAL JURDICO (1 persona) Profesional en Derecho con experiencia especfica mnima de 1 ao en contratacin pblica y/o privada. PROFESIONAL GESTION HUMANA (1 persona) Profesional en reas de salud, reas sociales o ciencias econmicas con experiencia especfica mnima de 1 ao en administracin de recurso humano. PROFESIONAL FINANCIERO (5 personas: 3 personas para AM y 2 personas para DIA y LECHE INFANTIL) Profesional en reas financieras o Contables con ttulo de especializacin en finanzas pblicas o similares y experiencia especfica mnima de 1 ao en administracin de recursos financieros en los sectores pblico y/o privado.
Pgina 48 de 201

PROFESIONAL MICROBIOLOGICO (1 persona) Profesional en Microbiologa o Bacteriologa, con experiencia especfica mnima de 1 ao en toma de muestras. PROFESIONAL EN CALIDAD (1 persona) Profesional en Nutricin o Ingeniera de Alimentos, con experiencia especfica mnimo de 1 ao en gestin de calidad en proyectos sociales. PROFESIONAL EN CAMPO (42 personas 17 para Desayunos Infantiles y Leche Infantil y 25 para el Programa Adulto Mayor) Profesional en Nutricin y Diettica o Ingeniera de Alimentos, con experiencia especfica mnima de 1 ao en proyectos sociales. TECNICO ADMINISTRATIVO CORRESPONDENCIA (1 persona) Bachiller con experiencia especfica mnima de 1 ao en manejo de correspondencia. TECNICO O TECNLOGO EN SISTEMAS (2 personas) Tcnico o Tecnlogo en Sistemas con experiencia especfica mnima de 1 ao en sistemas de informacin para proyectos sociales. AUXILIAR DE ARCHIVO (1 persona) Bachiller con experiencia especfica mnima de 1 ao en manejo de archivo. MENSAJERO (1 persona) Bachiller con experiencia especfica mnima de 1 ao en mensajera. AUXILIAR DE PLANILLAS Y ACTAS (10 personas) Bachiller.
NOTA 1: Se homologarn las especializaciones o maestras por experiencia adicional a la requerida en los perfiles bsicos numeral 3.2.2.1, de acuerdo a la siguiente tabla: Equivalencias: Dos (2) aos de experiencia profesional son equivalentes a un ttulo de postgrado en la modalidad de especializacin. Equivalencias: Tres (3) aos de experiencia profesional son equivalentes a un postgrado en la modalidad de maestra. Para el Master en Administracin de Empresas Negocios -MBA- no se homologar la experiencia por ttulo. En estas equivalencias de experiencia por ttulo, se tendrn en cuenta los aos adicionales a la experiencia mnima exigida en cada perfil. NOTA 2: En la declaracin juramentada para acreditar la disponibilidad del equipo de apoyo, se deber hacer una relacin de las Hojas de Vida para efectos de demostrar el perfil y la experiencia exigida.
Pgina 49 de 201
La calificacin se realizar para los profesionales propuestos en el Equipo Bsico de Trabajo utilizando las siguientes tablas, precisando que el personal ofrecido que no cumpla con las exigencias requeridas por el ICBF frente a su formacin profesional, no ser objeto de evaluacin por experiencia. Tabla de calificacin para el Director General de Interventora (1 persona): PUNTAJE MAXIMO 130 PUNTOS Ms de 7 aos de experiencia en Gerencia de proyectos y de estos como mnimo 4 aos en gerencia de proyectos sociales y/o interventoras o evaluacin de proyectos sociales De 6 aos y un dia a 7 aos de experiencia en Gerencia de proyectos y de estos como mnimo 3 aos en gerencia de proyectos sociales y/o interventoras o evaluacin de proyectos sociales De 5 a 6 aos de experiencia en Gerencia de proyectos y de estos como mnimo 2 aos en gerencia de proyectos sociales y/o interventoras o evaluacin de proyectos sociales NOTA: Si el Director General de la Interventora cuenta con un MBA Mster de Negocios se adicionar a los anteriores puntajes 30 puntos. Tabla de calificacin para los Subdirectores de cada Programa (2 personas): PUNTAJE MAXIMO 50 PUNTOS POR SUBDIRECTOR Ms de 6 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de estos como mnimo 4 aos en gerencia de proyectos sociales y/o auditora o interventora de proyectos sociales. De 5 aos y un dia a 6 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de estos como mnimo 3 aos en gerencia de proyectos sociales y/o auditora o interventora de proyectos sociales. De 4 a 5 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de estos como mnimo 2 aos en gerencia de proyectos sociales y/o auditora o interventora de proyectos sociales. 100 puntos. 70 puntos. 40 puntos. en Administracin
50 puntos por persona. 30 puntos por persona. 20 puntos por persona.
Tabla de calificacin para los Coordinadores por Regional y Seccional (6 personas): PUNTAJE MAXIMO 45 PUNTOS POR COORDINADOR Ms de 5 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de estos como 45 puntos por mnimo 3 aos en gerencia de auditora y/o interventora de proyectos persona. sociales. De 4 aos y un dia a 5 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de 30 puntos por estos como mnimo 2 aos en gerencia de auditora y/o interventora de persona.
Pgina 50 de 201

proyectos sociales. De 3 a 4 aos en direccin o coordinacin de proyectos y de estos como 20 puntos por mnimo 1 ao en gerencia de auditora y/o interventora de proyectos sociales. persona. Tabla de Calificacin para los Coordinadores del Grupo Juridico, Financiero- Administrativo, Tecnico- Social y de Sistemas (4 personas): PUNTAJE MAXIMO 25 PUNTOS POR COORDINADOR Ms de 5 aos en el desarrollo de las actividades profesionales requeridas como experiencia para cada una de las coordinaciones establecidas. (Literales a f del presente numeral). De 4 aos y un da a 5 aos en el desarrollo de las actividades profesionales requeridas como experiencia para cada una de las coordinaciones establecidas. . (Literales a f del presente numeral). De 3 a 4 aos en el desarrollo de las actividades profesionales requeridas como experiencia para cada una de las coordinaciones establecidas. (Literales a f del presente numeral).
25 puntos por persona. 20 puntos por persona. 15 puntos por persona.
Los puntajes obtenidos por cada uno de los integrantes que conforman el personal ofrecido en cada una de las tablas se sumarn para obtener la calificacin por experiencia de cada una de las propuestas. 3.2.3. SUSTITUCION EN EL EQUIPO DE TRABAJO Durante la ejecucin del contrato, el contratista podr sustituir cualquier miembro del equipo de trabajo si as lo autoriza la Entidad, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien Reemplaza. 3.2.4. PROPONENTE NACIONAL:
3.2.2.1.
APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL
Ley 816 de 2003 PROPONENTES NACIONALES PROPONENTES EXTRANJEROS
PUNTAJE 50 puntos 25 puntos
Ley 816 de 2003
PUNTAJE
OFRECIMIENTO DE RECURSO HUMANO 50 puntos

Pgina 51 de 201
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General NACIONAL OFRECIMIENTO DE RECURSO HUMANO 25 puntos EXTRANJERO Dando cumplimiento a la ley 816 de 2003 Las entidades de la administracin pblica que, de acuerdo con el rgimen jurdico de contratacin que le sea aplicable, deban seleccionar a sus contratistas a travs de licitaciones, convocatorias o concursos pblicos, o mediante cualquier modalidad contractual, excepto aquellas en que la ley no obligue a solicitar ms de una propuesta, adoptarn criterios objetivos que permitan apoyar a la industria nacional.
NOTA: En caso de que se presente un proponente nacional en consorcio o unin temporal con un proponente extranjero, se considerara proponente nacional siempre que este tenga como minimo el 30% de participacin en dicho consorcio o unin temporal. 3.2.5.DESCUENTOS POR NIVELES DE CALIDAD Y OPORTUNIDAD. Se efectuarn descuentos a los pagos pactados por falta de calidad y oportunidad de la interventora. Los descuentos a que hace referencia este numeral podrn aplicarse cuantas veces el contratista incumpla con los niveles de calidad y oportunidad exigidos, sin perjuicio de que la entidad opte por la declaratoria del incumplimiento parcial o total e inicie el respectivo trmite para la imposicin de multas, clausula penal, etc.
3.2.9 CONFIDENCIALIDAD El futuro contratista se obliga a que l y las personas de su equipo de ejecucin que lleguen a tener acceso a la informacin tcnica del proyecto suscriban el acta de confidencialidad. La informacin que le sea entregada o a la que tenga acceso futuro el contratista en desarrollo y ejecucin del contrato, gozan de confidencialidad de la informacin por razn del secreto profesional. Por ello toda informacin a la que tenga acceso el futuro contratista est protegida por las normas que rigen el secreto profesional y, por tanto, solo podr ser usada para fines inherentes a su actividad en desarrollo del contrato que aqu se suscribe. La proteccin al secreto profesional, es indefinida, por lo que no se podr hacer uso de este en ningn tiempo ni durante la ejecucin del contrato ni una vez finalizado. Cualquier incumplimiento a este compromiso podr ser objeto de las sanciones que se pacten en el contrato. Cordialmente,
Pgina 52 de 201
ELVIRA FORERO HERNANDEZ Directora General

Proyect: Liliam Castillo Almanza / Mara Yahvezzine Del Castillo Lpez/Diego Bermdez/ John Jairo Rojas/Dioselina Fonseca/ Ana Mara Martnez Osorio/ Blanca Luca Ocampo/ Margarita Corts/ Olivia Pino / Maria Dioselina Fonseca / Cesar Ruiz Revis: Jorge Hernn Beltrn Pardo / Herbert Buitrago Galn Reviso: Eva Katherine Carrascal / Yolanda Pieros G./Mara Amparo Arana Lasso/ Martha Liliana Huertas Aprob: Jos Oberdan Martnez Robles / Gabriel del Castillo
Pgina 53 de 201

RELACIN DE ANEXOS ANEXO 1. PROYECTO DE MINUTA DE CONTRATO CONTRATO No. CONDICIONES ESENCIALES CONTRATISTA: XXXXXXXXXXXXXX.
OBJETO:
Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y de aquellos programas estratgicos que lo requieran. El plazo del presente contrato ser desde su suscripcin hasta la liquidacin de los contratos a los que se realiza la interventora, y en todo caso hasta el 31 de Octubre de 2010, de conformidad con el cronograma establecido para el desarrollo del proceso y previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalizacin. Estos recursos se encuentran amparados con la disponibilidades presupuestales Nos. 150 de Febrero 10 y 195 de febrero 28 de 2009, as como con la certificacin de vigencias futuras para el funcionamiento del programa de Adulto Mayor, expedida por la Directora Financiera el 10 de febrero de 2009. El presente contrato tendr un valor de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, incluidos todos los gastos e impuestos que se generen para la suscripcin, ejecucin y legalizacin del contrato entre los que se incluyen (IVA, Retencin en la Fuente, timbre, pliza, publicacin entre otros y de acuerdo con la normatividad que lo regule). FORMA DE PAGO: 1) Un anticipo equivalente al 37% del valor del contrato para la vigencia ao 2009 y (9) nueve pagos iguales y equivalentes al 7% del valor del contrato para el ao 2009, que se pagarn una vez se cuente con la aprobacin definitiva por parte del supervisor del contrato de los informes mensuales que den cuenta del cumplimiento de las obligaciones, actividades, productos y reportes establecidos en el
PLAZO:
CDP No.:
VALOR:
Pgina 54 de 201

contrato. El valor del anticipo deber amortizarse proporcionalmente dentro de los primeros cinco pagos del contrato. NOTA: El anticipo ser desembolsado de la siguiente manera: a.Un 20% del valor total del anticipo, dentro de los 10 das calendario, siguientes a la legalizacin del Contrato y previa aprobacin del plan de manejo del anticipo. b.Un 40% del valor total del anticipo, a los 40 das calendario, siguientes a la legalizacin del contrato, y previo informe de ejecucin del avance de anticipo hasta la fecha. c.El saldo del 40% a los 70 das calendario siguientes a la legalizacin del contrato, previa aprobacin del informe de ejecucin del avance del anticipo hasta la fecha. 2)Para la vigencia 2010 se realizarn siete (7) pagos iguales equivalentes al 14.28% del valor del contrato para el ao 2010, una vez se cuente con la aprobacin definitiva por parte del supervisor del contrato de los informes mensuales que den cuenta del cumplimiento de la totalidad de las obligaciones, actividades, productos y reportes establecidos en el contrato. PARAGRAFO 1: Para el manejo del anticipo el CONTRATISTA deber abrir una cuenta de ahorros a nombre suyo y deber justificar los giros y movimientos que se realicen en la cuenta y suministrar al Supervisor toda la informacin que ste le requiera. Una vez abierta la cuenta, el ICBF girar el anticipo el cual nicamente podr invertirse de acuerdo con el Plan de Inversin del mismo, actividad que deber ser verificada detalladamente por el supervisor. Los rendimientos financieros debern ser consignados en la cuenta corriente de Bancaf No. 038068946 del ICBF nit 899999239-2, una vez se termine de amortizar el anticipo. PARAGRAFO 2: El ICBF pagar al CONTRATISTA el valor del contrato, en Colombia, en PESOS COLOMBIANOS, previa certificacin de cumplimiento expedida por el SUPERVISOR del contrato y donde se acredite el pago de los aportes por concepto de pensiones, salud, aportes parafiscales y dems prestaciones legales y las dems obligaciones que se contemplan en estos pliegos de condiciones. PARAGRAFO 3: Los desembolsos se efectuarn dentro de los treinta (30) das siguientes a la presentacin de los documentos requeridos para cada pago y una vez se cuente con el respectivo PAC. SUPERVISOR: Direcciones Tcnica, de Evaluacin y Financiera.
Pgina 55 de 201

CONDICIONES GENERALES ELVIRA DEL PILAR FORERO HERNNDEZ, identificada con la cdula de ciudadana No. XXXXXX, quien en su calidad de DIRECTORA GENERAL, nombrada mediante Resolucin No. XXXXX del XXXXX de 2006, debidamente posesionada el XXXXXXXX de 2006 y delegada para contratar de conformidad con la Resolucin No. 0505 del 21 de marzo de 2007, quien acta en nombre del INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR, establecimiento pblico del orden nacional, creado por Ley 75 de 1968, quien para los efectos de este contrato se denominar EL ICBF, y por la otra, XXX, identificado (a) con la cdula de ciudadana No. XXX, denominado XXX con NIT XXX, quien declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la firma del presente documento, que l y la empresa que representa no se hallan incursos en ninguna de las causales constitucionales y legales de inhabilidad o incompatibilidad, hemos convenido celebrar el presente CONTRATO DE INTERVENTORA previas las siguientes consideraciones: 1) Que una vez aprobados El Pliego de Condiciones definitivos por el Comit de Contratacin de la entidad se orden, mediante Resolucin No. XXX del XXX de XXX de 2009, firmada por la Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, y dems normas y decretos reglamentarios, la apertura del proceso de concurso de mritos ICBF CM-001-2009. 2) Que en virtud del principio de transparencia, se public el texto definitivo de El Pliego de Condiciones en el Portal nico de Contratacin SECOP, de acuerdo a la ley, en la pgina Web del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con fines informativos y se surtieron todas las etapas previstas para el proceso del concurso de mritos ICBF CM-001-2009. 3) Que dentro del trmino dispuesto para recibir propuestas, es decir, hasta el da XXX de XXX de 2009 a las XXX, se recibieron las propuestas de XXX 4) 5) Que el da XXX de XXX de 2009, siendo las XXX, se llev a cabo, en las instalaciones del ICBF, la audiencia de adjudicacin programada, en la que, mediante Resolucin No. XXX de la misma fecha se le adjudic, a XXX, el proceso de concurso de mritos ICBF CM-001-2009. Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, el contrato se regir por las condiciones esenciales, las consideraciones y las siguientes CLUSULAS: PRIMERA.- ALCANCE DEL OBJETO: En desarrollo del Objeto del presente contrato, EL CONTRATISTA deber ejecutar todas las obligaciones, actividades y productos de interventora relacionados con los programas NACIONAL DE ALIMENTACIN PARA EL ADULTO MAYOR Juan Luis Londoo de la Cuesta y DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR, as como de los dems programas estratgicos que se adicionen por parte del ICBF, en los trminos y condiciones establecidos en el presente contrato y en El Pliego de condiciones que lo precedieron, los cuales forman parte integral del mismo. SEGUNDA- a) OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: Con la contratacin de la prestacin de servicio de Interventora se pretende obtener las siguientes actividades: 1) Suscribir dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la firma del acta de iniciacin, un acta de empalme con el representante legal de las entidades que venan realizando la interventora de los programas. 2) Realizar sesiones de trabajo mensuales en cada uno de los departamentos, con los operadores y los funcionarios delegados de las regionales para socializar los hallazgos, y
Pgina 56 de 201

asesorar la elaboracin de planes de mejoramiento sobre los aspectos que se requieran para el adecuado desarrollo y ejecucin de los programas. Las reuniones de socializacin para el Programa Desayunos Infantiles con Amor, con los operadores ser en los comits tcnicos nacionales, por lo tanto en las sesiones de trabajo regionales mensuales solo participaran las regionales y la interventora. 3) Participar en los comits nacionales de los Programas del ICBF, cuando se convoquen, as como en las reuniones de seguimiento y evaluacin que se realicen con los contratistas, operadores o proveedores y suministrar la informacin requerida para dichos comits. 4) Informar al ICBF de manera inmediata al conocimiento de los hechos las posibles irregularidades encontradas en el desarrollo de los Programas, en cualquiera de sus componentes, segn lo contemplado en los Manuales Operativos. 5) Elaborar un plan de seguimiento especfico en caso de encontrar irregularidades, sugerir las recomendaciones que se requieran y hacer seguimiento a las mismas. 6) Recomendar y/u ordenar de manera oportuna al operador, proveedor y/o contratista, con copia a EL ICBF, la toma de los correctivos pertinentes. 7) Cumplir con las instrucciones que le sean impartidas por el supervisor del presente contrato y con la totalidad de las obligaciones que se deriven de la naturaleza del mismo, as como con todas las normas, las leyes y reglamentos vigentes, o que se expidan posteriormente y que contemplen aspectos referentes a la ejecucin del objeto contratado, incluidos los relativos a la poltica ambiental del Instituto. 8) Organizar el archivo de la totalidad de los documentos que soportan la ejecucin de los Programas por parte de los contratistas, operadores y/o proveedores de los contratos objeto de Interventora y/o Supervisin y Control y hacer entrega de los mismos al ICBF al finalizar el contrato, en forma organizada, de conformidad con la normatividad archivstica Ley General de Archivos vigente en Colombia y los lineamientos que al respecto ha emitido el ICBF para la organizacin de los archivos; los cuales pueden ser consultados en el Anexo N 11. 9) Asumir los costos de desplazamiento (transporte y viticos) del personal propuesto a los municipios, y las dems condiciones necesarias para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. 10) Verificar y comprobar el adecuado diligenciamiento de los Formatos, Planillas de Registro y Control que se lleven en el punto de atencin o entrega incluyendo las variables definidas a continuacin: TIPO IDENTIFICACION NUMERO IDENTIFICACION PRIMER NOMBRE PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO FECHA DE NACIMIENTO SEXO NOMBRE MODALIDAD ICBF (Nombre exacto del nivel imputable) FECHA DE VINCULACION A LA MODALIDAD REGIONAL ICBF CENTRO ZONAL/UNIDAD MOVIL ICBF DEPTO ATENCION MUNICIPIO ATENCION CODIGO ENTIDAD CONTRATISTA
Pgina 57 de 201

NOMBRE ENTIDAD CONTRATISTA CODIGO UNIDAD DE SERVICIO NOMBRE UNIDAD DE SERVICIO TIPO DE BENEFICIO OTORGADO CONDICIN DE DISCAPACIDAD 11) Verificar y reportar las inconsistencias presentadas en el momento de verificar las planillas de inscripcin frente a las planillas de entrega a los usuarios, segn la frecuencia de entrega y de acuerdo con los lineamientos, manuales o instrucciones de los programas que as lo requieran. 12) Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega, cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el (los) proveedor(es) y/o contratista(s). 13) Certificar la entrega de la Bienestarina a los beneficiarios de los Programas. 14) Verificar el desarrollo de la prestacin del servicio por parte de los comisionistas, operadores y proveedores de los contratos objeto de interventora y/o seguimiento y control hasta su terminacin y proyectar las actas parciales, finales y de liquidacin de los contratos, las cuales debern estar suscritas conforme a lo establecido en el manual de contratacin. 15) Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos en bodegas y puntos de embalaje y almacenamiento del proveedor y operador, de conformidad con el Decreto 3075 de 1997. 16) Verificar en los puntos de entrega visitados las condiciones de almacenamiento, formulando las recomendaciones a que haya lugar. (Las condiciones de almacenamiento y anlisis de los puntos de entrega visitados deben corresponder a las que se reporten en las estructuras del Acuerdo de Provisin de Informacin API). 17) Verificar el cumplimiento por parte de los comisionistas, operadores o proveedores de los pagos mensuales de Aportes al Sistema de seguridad Social y Parafiscales. 18) Realizar, al menos una vez por semestre, reuniones con los beneficiarios de cada uno de los programas en cada departamento, donde participen aquellos que habitan en las zonas urbana y rural, con el fin de escuchar sus inquietudes y observaciones y levantar un acta de dicha jornada que recopile los resultados de dicha reunin. 19) Verificar que los operadores y proveedores de los Programas referidos, se abstengan de realizar o permitir que se realicen en las instalaciones donde se brinda la atencin y/o puntos de entrega, cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 20) Verificar que se reponga el nmero de muestras que la interventora requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento. 21) Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los comisionistas, operadores y/o proveedores relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 22) Verificar el cumplimiento o realizar el procedimiento establecido, segn el caso, para dar de baja productos que no cumplan con los requisitos de calidad. 23) Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 24) Informar oportunamente al ICBF los atrasos, situaciones o cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual o aplicacin de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas. 25) Informar oportunamente al ICBF y a la interventora de la produccin de la Bienestarina, los hallazgos relacionados con irregularidades en el uso de este producto. 26) Informar oportunamente a EL ICBF, al operador y al
Pgina 58 de 201

Ente Territorial de salud sobre los resultados microbiolgicos fuera de los rangos permitidos, para que se tomen las medidas pertinentes. 27) Efectuar el seguimiento a las obligaciones del contrato de los operadores y proveedores relacionadas con el diseo y ejecucin del plan de manejo ambiental de los Programas. 28) Informar al ICBF, Supervisor y a la Oficina Jurdica las posibles situaciones irregulares de que formen parte los operadores o proveedores y que afecten la adecuada prestacin del servicio de los Programas. 29) De presentarse situaciones irregulares por parte de los operadores o proveedores, que afecten la adecuada prestacin del servicio de los Programas, de los cuales las autoridades deban tener conocimiento, el contratista deber denunciarlos ante la autoridad competente. 30) Presentar con la factura de cobro, la certificacin de pagos de aportes a Seguridad Social (Salud, Pensin, Riesgos Profesionales), Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensacin) y dems documentos que sean solicitados por el rea Financiera del ICBF, de todas las personas vinculadas para la ejecucin del contrato, cualquiera que fuere el tipo de contratacin, conforme a la legislacin pertinente. 31) Las dems que se requieran de acuerdo con la naturaleza del contrato y los anexos tcnicos especficos de cada programa y las establecidas en las resoluciones 505 del 21 de marzo de 2007 y 1278 de 2007. 32) Obtener las coordenadas geogrficas de los puntos de operacin o atencin de los programas del ICBF validadas mediante dispositivos habilitados con el Sistema de Posicionamiento Global - GPS y entregarlas en medio ptico aICBF donde se incluyan los siguientes metadatos: identificacin del punto, nombre del punto, cdigo municipio, nombre del municipio, cdigo departamento, nombre del departamento, latitud, longitud, elevacin. 33) Elaborar un documento mensual con los anlisis, conclusiones y recomendaciones sobre los aspectos fundamentales y esenciales de la operacin de cada uno de los programas, que sea orientador para la toma de decisiones oportunas que requiera cada programa. Este documento deber contener toda aquella informacin que deba ser de conocimiento del nivel gerencial de los programas para la oportuna decisin sobre situaciones presentadas en la operacin de los programas 34) Todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos debe tener la revisin de los subdirectores de cada programa y debe garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de la informacin reportada. Todo informe que se entregue con anlisis, conclusiones y recomendaciones tcnicas, jurdicas, administrativas o financieras debe estar revisado y verificado por cada subdirector de programa como por el director general de la interventora. 35) Capturar imgenes digitales de las instalaciones donde se prestan los servicios a los beneficiarios de los programas, referidas a puntos de ingreso del pblico, fachadas, puntos de entrega o distribucin del programa, as como de las bodegas de almacenamiento, medios de transporte y plantas de produccin de alimentos; organizar estas imgenes a travs de metadatos y entregarlas en medio ptico al ICBF, de acuerdo con las especificaciones tcnicas que determina el ICBF, en relacin con identificacin de las imgenes, dimensiones mnimas y mximas, resoluciones mnimas y mximas y tipos de archivo o formatos, especificaciones que se indican en los documentos tcnicos de supervisin e interventora, segn el tipo de servicio. 36) Para el mes de Abril de 2009, el contratista debe realizar las visitas mensuales establecidas para cada programa, entre el momento del inicio de la ejecucin del contrato y el da 30 de Abril de 2009, para el resto de los meses de ejecucin del contrato, se debe garantizar el cumplimiento de las vistas establecidas para cada mes calendario, de conformidad con lo definido por cada programa.
Pgina 59 de 201

As mismo el contratista dentro de sus obligaciones deber presentar los siguientes productos: Diseo e implementacin de un esquema integral de vigilancia, control, asesora y seguimiento tcnico, financiero, administrativo y jurdico de los Programas objeto de interventora del contrato, de acuerdo con los manuales operativos, los lineamientos tcnicos y lineamientos de programacin, fichas tcnicas, as como los instrumentos suministrados por el ICBF. El diseo inicial debe ser presentado para la respectiva aprobacin del supervisor dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la suscripcin del acta de inicio, en concordancia con la propuesta metodolgica, plan de trabajo y cronograma y coordinacin y distribucin de cargas de trabajo entregada en desarrollo del Concurso Pblico, y la versin final ajustada con la implementacin hecha durante la ejecucin del contrato, en el informe final del mismo. Este esquema deber contener entre otros aspectos: Objetivo general, objetivos especficos y alcance de la Interventora, enunciando para los componentes Nutricional, Social, De Garanta de derechos, Administrativo, Financiero, Jurdico y de coordinacin informacin relacionada con (i) Objetivos especficos (ii) Metodologa en la que se indiqu las actividades, flujogramas de proceso, responsable de procesos y tiempos de realizacin (iii) Resultados esperados (iv) Mecanismos de consolidacin, divulgacin de informacin (v) Presentacin de informes (vi) Instrumentos de registro de la informacin y equipos requeridos para actividades como: toma de peso, volumen, temperatura, control microbiolgico y registro fotogrfico. De igual forma presentar la informacin del recurso humano en la que especifique nombre, cargo, perfil y funciones. 2) Entregar las estructuras de datos producto de la interventora, asesora, control y seguimiento a los contratistas, proveedores y operadores, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos y requisitos que se establezcan en los acuerdos de provisin de informacin (API). Presentar los siguientes informes con las especificaciones que defina el ICBF: (i) Informes peridicos mensuales de coberturas, de entregas mensuales y acumuladas de los productos por operacin o macro regin, regional, centro zonal y municipio y puntos de entrega y otros aspectos necesarios para conocer el avance de los Programas, tales como el tipo de poblacin atendida y los contenidos en el Manual Operativo o lineamientos de los Programas. (ii) Reportes de interventora y/o seguimiento y control de sus diferentes componentes. (iii) Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas por la Interventora a los beneficiarios de los Programas. (iv) Reportes de interventora y/o seguimiento y control tcnico, administrativo, financiero, social y legal de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, operadores y/o proveedores. (v) Reclamos del nivel nacional del ICBF al operador, proveedor y/o contratista. (vi) Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales que incluyan trmites realizados y tratamiento dado por el operador, proveedor o por regional as como a los resultados finales obtenidos para cada reclamo y conceptos y seguimiento de los reclamos del nivel nacional de EL ICBF al operador, proveedor y/o contratista. (vii) Despachos mensuales y acumulados por operacin en caso de negociacin a travs de BNA, macroregin, departamento, centro zonal, municipio, puntos de entrega o de atencin. (viii) Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega o atencin. (ix) Coberturas y resultado de visitas a plantas, bodegas, puntos de distribucin. (x) Coberturas de visitas a puntos de entrega. (xi) Resultados de las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas realizadas por la interventora con los anlisis de los resultados de laboratorio sobre el control de calidad a los productos as como el consolidado de seguimiento a los reportes obtenidos del 100% de los certificados de calidades de los productos distribuidos a los beneficiarios, de acuerdo con las
Pgina 60 de 201

fichas tcnicas y parmetros definidos por el ICBF. (xii) Reportes de interventora y/o seguimiento financiero y administrativo a los contratos suscritos por el ICBF para la ejecucin de los Programas tanto como de la ejecucin de los operadores, proveedores, y/o contratistas el cual debe contener mnimo los aspectos relacionados para generar los reportes o informes bsicos de los programas: Estado de las plizas y/o seguros del operador, proveedor, y/o contratistas; Montos de facturacin; Pagos efectuados por EL ICBF, y saldos tanto al operador, proveedor como a los contratistas del ICBF y prestadores del servicio; Amortizacin del anticipo; Aplicacin de los pagos por operacin o macro regin, regional, centro zonal, municipio y puntos de entrega de los servicios; Seguimiento mensual a la ejecucin del Plan de Manejo Ambiental de cada programa. EL CONTRATISTA debe proveer al ICBF acceso permanente para consulta a la estructura de datos, los reportes de informacin y a los datos que los originaron. 3) Diseo e implementacin de un Plan discriminado de la totalidad de las visitas a realizar en el periodo contractual, por mes a los municipios donde operan los programas, incluyendo para el programa Desayunos Infantiles con Amor los puntos de atencin, puntos de entrega bodegas y plantas de los operadores, proveedores, productores y procesadores. Para el Programa Nacional de Alimentacin para el Adulto Mayor los puntos de preparacin y/o de distribucin y plantas de produccin del sistema centralizado de la modalidad Racin Preparada, puntos de atencin de la modalidad Racin Para Preparar y bodegas de almacenamiento y embalaje de los operadores, el cual debe ser presentado dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la suscripcin del acta, que estar sujeto a cambio por fuerza mayor justificada previa comunicacin a ICBF. 4) Elaboracin de conceptos tcnicos y recomendaciones solicitados por el ICBF, que permitan la toma de decisiones oportunas para la adecuada ejecucin de los Programas. 5) Elaboracin de conceptos tcnicos en caso de incumplimiento de alguna(s) de las obligacin(es) establecidas, dentro del mes siguiente a la realizacin de las visitas, los cuales deben estar debidamente documentados, teniendo en cuenta el procedimiento establecido en el Manual de contratacin del ICBF y/o los manuales operativos de los programas, con el objeto de aplicar a los contratistas, proveedores u operadores los descuentos a que haya lugar. Los conceptos que se emitan en ejercicio de esta facultad no son obligatorios para el ICBF toda vez que los mismos se constituyen en una herramienta que tiene el Instituto para tomar las decisiones que estime convenientes respecto de los Contratos. 6) Elaboracin de conceptos para recomendar la imposicin de multas o sanciones al operador, proveedor y/o contratista cuando determine un incumplimiento de cualquier obligacin de los contratos de los programas para que el ICBF adelante los trmites correspondientes. 7) Certificacin por departamento sobre el recibo a satisfaccin de las raciones y alimentos suministrados con los debidos soportes, expedir los certificados de autorizacin de pago y radicarlos ante el ICBF en medio fsico y magntico. La periodicidad de la certificacin se define con los procedimientos de cada programa. 8) Actualizacin de la base de datos de los puntos de entrega o puntos de atencin de los Programas a partir de los 10 das de la ejecucin de los contratos respectivos y mantenerla actualizada en forma permanente. 9) Generacin mensual de informes estadsticos por departamento, municipio y punto de entrega y/o punto de atencin de las cantidades de raciones entregadas, incluyendo los kilos de Bienestarina. 10) Presentacin de informes mensuales de cada programa al supervisor del contrato en medio impreso (tres copias) y una en medio magntico, dentro de los primeros ocho (8) das hbiles del siguiente mes. Los informes se realizarn de acuerdo con el esquema entregado por el ICBF el cual deber incluir los respectivos anlisis, conclusiones y recomendaciones, desde una perspectiva tcnica, tanto del periodo reportado como el consolidado
Pgina 61 de 201

de los meses de ejecucin. 12) Elaboracin de Informes o reportes eventuales presentados en forma inmediata a partir del conocimiento de un evento que por sus caractersticas afecte el suministro o la prestacin del servicio con un anlisis detallado y completo de los hechos, indicando las causas y actuaciones del contratista/operador, presentando las recomendaciones sobre soluciones definitivas y las sanciones a imponer, si fuere del caso. Estos reportes debern ser actualizados semanalmente en un consolidado que contenga los avances en las acciones adelantadas frente a dichas situaciones. 13) Presentar un Informe final dentro de los treinta (30) das siguientes a la terminacin de los contratos objeto de interventora y/o seguimiento y control, el cual debe contener en forma integral todos los aspectos relacionados con el desarrollo y alcance de los Programas y el estado final de ejecucin y cumplimiento de cada uno de los Contratos de ejecucin junto con las recomendaciones y observaciones que sean necesarias, dentro de los treinta (30) das siguientes a su terminacin. 14) Elaboracin de las actas de preliquidacin, liquidacin, liberacin de saldos y/o constitucin de cuentas por pagar sobre los contratos de los operadores, proveedores y/o contratistas, en los casos que se requiera y de acuerdo con los procedimientos y directrices que el ICBF determine. 15) Los dems informes requeridos por el supervisor del contrato. 16) Diseo e implementacin de la herramienta de seguimiento a las quejas y reclamos y tratamiento dado a cada una, hasta el cierre de los mismos, de conformidad con las orientaciones y procedimientos de reclamos que indique el ICBF. 17) Las dems que se requieran de acuerdo con la naturaleza del contrato y los anexos tcnicos especficos de cada programa y las establecidas en las Resoluciones 505 del 21 de marzo de 2007 y 1278 de 2007. 18) Obtener las coordenadas geogrficas de los puntos de operacin o atencin de los programas del ICBF validadas mediante dispositivos habilitados con el Sistema de Posicionamiento Global GPS y entregarlas en medio ptico al ICBF, donde se incluyan los siguientes datos: identificacin del punto, nombre del punto, cdigo municipio, nombre del municipio, cdigo departamento, nombre del departamento, latitud, longitud, elevacin.19) Presentar informes de inversin del anticipo, de conformidad con lo establecido en la forma de pago. b) OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIN PARA EL ADULTO MAYOR JUAN LUIS LONDOO DE LA CUESTA OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL COMPONENTE ADMINISTRATIVO: 1. Comprobar el correcto diligenciamiento de las Planillas de Control establecidas por el ICBF para verificar la entrega del complemento alimentario, la Bienestarina y la asistencia a las actividades complementarias, los servicios sociales complementarios y dems servicios o productos que el ICBF establezca en desarrollo del Programa Nacional de Alimentacin para el Adulto Mayor, tanto en las visitas a los puntos de atencin como a travs del proceso de certificacin mensual para cada una de las modalidades. 2. Verificar el cumplimiento de los requisitos de ingreso y permanencia en el Programa de los adultos mayores relacionados en las planillas de control y los medios magnticos entregados por los operadores del servicio, frente a las bases de datos suministradas por el ICBF. 3. Cotejar la informacin correspondiente a los adultos mayores relacionados en las planillas de control y los medios magnticos presentados por los operadores.
Pgina 62 de 201

4. Certificar el pago de las facturas de cobro del servicio presentadas por los operadores, con base en los resultados de la comprobacin del diligenciamiento de las planillas, los reportes generados por el proveedor de la tecnologa y la verificacin de las bases de datos, de acuerdo con los formatos establecidos por el ICBF. 5. Desarrollar el proceso establecido por la autoridad competente para dar de baja la Bienestarina que se identifique como no apta para el consumo humano 6. Certificar mensualmente el recibo a satisfaccin de los alimentos suministrados y los servicios sociales complementarios con los soportes adecuados y expedir los certificados de autorizacin de pago y radicarlo ante el ICBF en medio fsico y magntico. 7. Certificar por cada beneficiario el porcentaje de asistencia al punto de atencin en la entrega de Racin Preparada de los municipios del subsidio integral. As mismo certificar por cada beneficiario la participacin en los servicios sociales complementarios de los mismos Municipios. 8. Informar las novedades de ingreso y retiro o cambio de modalidad de atencin de los beneficiarios que se presenten en los tiempos establecidos en el manual operativo del Programa. 9. Presentar un informe mensual por departamento en el que se d cuenta de las inasistencias, fallecimientos o desvinculaciones promedio por cambio de domicilio de los beneficiarios del Programa. 10. Generar informes inmediatos sobre las novedades de apertura y cierre de puntos de preparacin, distribucin, almacenamiento y ensamblaje de raciones. 11. Generar informes estadsticos por departamento, municipio y punto de entrega de las cantidades entregadas, incluyendo los kilos de Bienestarina entregados. 12. Informar de manera oportuna al ICBF cualquier anomala o conflicto que se presente y las modificaciones o adiciones que se requieran, en caso de encontrar irregularidades en la ejecucin de los contratos con los operadores. 13. Realizar los cruces de informacin entre las bases de datos reportadas por el operador de tecnologia y las bases de datos de beneficiarios del PNAAM, con relacin a la entrega del complemento alimentario, la Bienestarina, la asistencia a las actividades complementarias, los servicios sociales complementarios y dems servicios o productos que el ICBF establezca en desarrollo del Programa. 14. Disear e implementar un proceso para el seguimiento al control de huella dactilar de acuerdo al manual operativo y al cronograma de implementacin para aprobacin del ICBF; una vez avalado implementar dicho proceso. 15. Reportar el nmero de registros procedentes de la implementacin del control de huella dactilar por departamento, municipio, y punto de distribucin par cada uno de los servicios autorizados de acuerdo al manual operativo. 16. Verificar que la huella dactilar almacenada en el dispositivo de reconocimiento coincida con la huella del adulto mayor asistente, esta validacin se puede hacer total o aleatoriamente a los adultos mayores. 17. Verificar el cumplimiento por parte de los operadores de la cantidad, los perfiles y requisitos establecidos para el personal profesional y operativo del programa.
Pgina 63 de 201

18. Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y reclamos que formulen los beneficiarios, la ciudadana, veeduras o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepcin y trmites de estas. 19. Cumplir con los procedimientos establecidos en el manual operativo para la certificacin y pago de las cuentas de cobro de los operadores y para el manejo del anticipo. 20. Aplicar los descuentos sobre las cuentas de cobro presentadas por los operadores, de conformidad con los motivos y criterios establecidos en el manual operativo del Programa. 21. Establecer y aplicar un plan de visitas de acuerdo con los siguientes criterios: (i) Visitar, al menos, tres (3) veces, en el periodo de ejecucin del contrato, todos los puntos de atencin de la modalidad racin preparada, cubriendo mensualmente la totalidad de los departamentos donde funciona esta modalidad, a excepcin de aquellos donde funcionen 5 menos puntos de preparacin y/o distribucin, en cuyo caso las visitas deben planearse durante espacios de tiempo equitativos, evitando que se realicen de manera acumulada, tal como se especifica en el cuadro de visitas por mes modalidad racin preparada. (ii) Visitar, al menos, dos (2) veces, en el periodo de ejecucin del contrato, todos los puntos donde funciona de manera exclusiva la modalidad racin para preparar, para verificar la entrega efectiva de las raciones a los beneficiarios y la ejecucin de los servicios sociales complementarios, as como las actividades complementarias en el caso de que estas se realicen. Las visitas deben planearse durante espacios de tiempo equitativos, evitando que se realicen de manera acumulada. (iii) Visitar durante la ejecucin del contrato, al menos, tres (3) veces las plantas de produccin del sistema Centralizado en la Modalidad Racin Preparada y las bodegas de almacenamiento y/o ensamble de la raciones. Las visitas deben planearse durante espacios de tiempo equitativos, evitando que se realicen de manera acumulada. (iv) Sin detrimento de la calidad de la inspeccin, seguimiento, vigilancia y control, se debern realizar visitas simultneas a los puntos de la racin preparada y la racin para preparar, en los municipios donde funcionen las dos modalidades de atencin.(v) Realizar las visitas de verificacin de quejas y reclamos y emisin de conceptos tcnicos de apertura y cierre de puntos de racin preparada, establecidas por el ICBF Sede Nacional.
NUMERO DE VISITAS SIMULTANEAS PERIODO 16 MESES MODALIDAD RP Y RPP* NUMERO DE VISITAS EXCLUSIVAS PERIODO 16 MESES MODALIDAD RPP NUMERO DE VISITAS TOTALES PERIODO 16 MESES RP + RPP
DEPARTAMENTO
NUMERO DE VISITAS PERIODO 16 MESES MODALIDAD RP
NUMERO DE VISITAS MENSUALES MODALIDAD RP
AMAZONAS ANTIOQUIA ARAUCA ATLNTICO BOGOT D.C BOLVAR BOYAC CALDAS

Pgina 64 de 201
3 519 45 297 225 390 198 123
0** 33 3 19 14 24 12 8
3 276 18 60 3 129 165 54
0 58 2 0 0 0 134 14
3 577 47 297 225 390 332 137

CAQUET CASANARE CAUCA CESAR CHOC CRDOBA CUNDINAMARCA GUAINA GUAVIARE HUILA LA GUAJIRA MAGDALENA META NARIO NORTE DE SANTANDER PUTUMAYO QUINDIO RISARALDA SAN ANDRS SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE DEL CAUCA VAUPS VICHADA TOTAL 102 75 126 198 66 231 291 3 21 192 99 234 120 195 360 48 138 132 3 309 201 279 321 0 0 5544 6 5 8 12 4 14 18 0** 1 12 6 15 8 12 23 3 9 8 0** 19 13 17 20 0 0 346 42 36 84 72 39 84 189 3 9 90 33 90 69 156 75 27 33 33 3 126 78 135 96 0 0 2310 0 12 26 0 34 0 102 0 2 8 4 0 12 24 30 6 2 0 2 84 0 0 4 2 2 564 102 87 152 198 100 231 393 3 23 200 103 234 132 219 390 54 140 132 5 393 201 279 325 2 2 6108
*Visitas simultneas periodo 16 meses modalidad RP y RPP deben estar incluidas dentro del total de visitas de RP **Departamentos con menos de 5 puntos de RP
22. Presentar al supervisor del contrato designado por el ICBF y a la Gerencia del PNAAM los siguientes informes impresos y en medio magntico debidamente soportados as: Copia de las actas de visita y actas de reuniones, reporte de laboratorios para el caso de anlisis microbiolgico, requerimientos realizados al operador y descuentos al operador, solicitud de multas, memoria fotogrfica de los componentes verificados en campo: (i) Informes mensuales consolidados acerca del estado de los contratos sobre los cuales ejerce la interventora, en relacin con las obligaciones de los componentes tcnico, social, administrativo y financiero de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo, los trminos de referencia y contratos y propuesta del Operador y la Interventora, utilizando como unidades de anlisis: departamento, municipio ,modalidad y puntos de preparacin, distribucin, plantas de produccin y almacenamiento y ensamblaje de raciones, incluyendo actividades, reporte de visitas, hallazgos generales, hallazgos de reporte inmediato, trmites de quejas y reclamos, metodologas utilizadas, resultados obtenidos, anlisis estadsticos
Pgina 65 de 201

(cifras, grficos y anlisis de los resultados obtenidos), conclusiones, dificultades encontradas y recomendaciones sobre las acciones a emprender, de conformidad con las instrucciones y parmetros que le indiquen los supervisores del presente contrato; de igual forma se deber realizar un anlisis del comportamiento histrico de los componentes tcnico y social, a partir del segundo mes de ejecucin del contrato; (II) Dems informes que requiera ICBF con el fin de dar cuenta del funcionamiento del Programa. (III) Elaborar informes extraordinarios de manera inmediata a partir del conocimiento de un evento que por sus caractersticas afecte en forma importante el suministro de alimentos y que contenga: un anlisis detallado y completo de los hechos, causas y actuaciones del contratista, recomendaciones sobre soluciones definitivas y las sanciones a imponer, si fuere el caso, realizando seguimiento a la misma hasta superar el evento; iv) Reporte del seguimiento a las quejas y reclamos presentados sobre el programa y los resultados de las acciones de la interventora frente a los reclamos realizados por los beneficiarios y dems actores del PNAAM; (v) informe detallado de la toma de las muestras microbiolgicas realizado por un profesional en Microbiologa o Bacteriologa, que contenga como mnimo; justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear y graficas), cronograma cumplido, resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas), anlisis general y por departamento, acciones desarrolladas de acuerdo con lo establecido en el Manual operativo y en los Trminos de referencia, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados. (vi)Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin de todos los componentes y metas del programa llevando mes a mes el registro acumulado de su comportamiento. (vii) Informe de encuesta de aceptabilidad que incluya como mnimo: justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear), resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas y graficas), anlisis general y por departamento, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados (viiii) informe final dentro de los treinta (30) das posteriores a la terminacin de los contratos objeto de la intenventora, el cual debe contener en forma integral todos los aspectos relacionados con el desarrollo y alcance del programa. REGISTRO FOTOGRFICO: En cada Punto de distribucin de racin preparada visitado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico Fachada del punto, que incluya la Identificacin del punto: Pendn alusivo al Programa (1) rea de Almacenamiento de alimentos perecederos, no perecederos y bienestarina (3) rea de Distribucin de Alimentos (1) Manipuladoras de Alimentos (1) Racin servida al beneficiario (Almuerzo) (1). Diligenciamiento de planillas de registro o herramientas tecnolgicas existentes.(1) Realizacin de actividades o servicios sociales complementarios si se realizan el da de la visita.(1) Hallazgos en caso de incumplimiento
Pgina 66 de 201

En cada Punto de entrega de racin para preparar visitado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico rea de Almacenamiento de alimentos (1) Realizacin de actividades o servicios sociales complementarios (3) Momento de entrega de Racin Para Preparar al beneficiario (1). Racin Para Preparar entregada al beneficiario (paquete)(1) Complemento de aporte entregado, si se realizan el da de la visita.(1) Hallazgos en caso de incumplimiento
En cada bodega de almacenamiento y/o ensamblaje de raciones visitado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico Aspectos locativos: o Ventilacin ventanas, techos (2) o Iluminacin (2) o Humedad Paredes, pisos (2) Almacenamiento de alimentos perecederos y no perecederos (4) Transporte Manipulacin y/o Vehculos (2) Hallazgos en caso de incumplimiento
En cada planta de preparacin de raciones preparadas del sistema centralizado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico Plantas: Producto: o Materias Primas (2) o Producto final (2) Procedimiento de produccin (2) Control de calidad de productos (2) Cumplimiento de normas higinico sanitarias previstas en el Decreto 3075/97 (3) Personal de la planta (2) Transporte Vehculos (2) 23. Cumplir con el equipo de trabajo, a nivel profesional y operativo, de acuerdo con la propuesta presentada en la convocatoria pblica. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL COMPONENTE TECNICO: 24. Coordinar con el ICBF la seleccin de los puntos de distribucin de cada modalidad de atencin del programa objeto de visita y seguimiento.
Pgina 67 de 201

25. Verificar la existencia del plan de saneamiento adaptado al punto de atencin y su implementacin en cada una de las modalidades de atencin. 26. Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento elaborados por el operador. 27. Verificar la aplicacin de los principios bsicos de Buenas Prcticas de Manufactura durante la recepcin, almacenamiento y distribucin de los alimentos de las dos modalidades de atencin, incluida la bienestarina, de acuerdo a la Gua de Buenas Prcticas de Manipulacin de Alimentos en Bodegas y Sitios de Almacenamiento elaborada por el ICBF y el Decreto 3075 de 1997. 28. Verificar el cumplimiento del proceso para que el operador realice la sustitucin de los alimentos que presenten aceptabilidad menor al 80% por municipio segn la encuesta de aceptabilidad realizada por la Interventora, manteniendo las especificaciones tcnicas de la propuesta presentada y aceptada por el ICBF. 29. Verificar que el operador realice la reposicin de alimentos a que hubiere lugar en caso de prdida o deterioro de los mismos. 30. Verificar que el operador acate los cambios que se efecten sobre el manual operativo del Programa de acuerdo con los trminos establecidos por el ICBF. 31. Verificar la elaboracin e implementacin por parte del operador del plan de manejo ambiental. En relacin con el control de la preparacin, distribucin y el suministro de la Racin Preparada: 32. Verificar que los operadores durante la ejecucin de los contratos y con base en el listado actualizado de beneficiarios existente en cada punto de atencin y en el formato control diario de raciones preparadas servidas a los beneficiarios: (i) Brinden el servicio de complementacin alimentara en la modalidad racin preparada y el sistema de distribucin propuesto y aprobado por el ICBF, de conformidad con el listado de los beneficiarios, suministrado por el ICBF; (ii) Cumplan los lineamientos establecidos en el Manual Operativo del Programa; (iii) Cumplan con la entrega de las raciones para los adultos mayores discapacitados o con incapacidad temporal, que por razones de enfermedad o cuando debido a razones climticas se haga estrictamente necesario el envo de la racin. 33. Verificar el cumplimiento de la minuta patrn y del ciclo de mens al igual que su publicacin en los puntos de atencin, teniendo en cuenta las condiciones a que se oblig el contratista que, fueron aprobadas por el ICBF. 34. Comprobar la rotacin de mens, utilizacin de intercambios de alimentos permitidos y el nmero total establecido por semana, as mismo el empleo de leche en polvo en aquellos municipios autorizados por el ICBF-Sede Nacional, previo concepto del Grupo Regional. 35. Verificar el cumplimiento de los requisitos de cantidad, calidad sanitaria, nutricional y organolptica, presentacin y frecuencia de los alimentos y/o preparaciones de acuerdo con las especificaciones tcnicas establecidas por EL ICBF para cada tipo de racin y sistema de distribucin autorizado por el ICBF. Deber realizar dentro de este proceso, el pesaje y/o medicin de las porciones de los alimentos que son ofrecidas en el men en los puntos de distribucin, empleando balanza para las operaciones de pesaje (gramera con sensibilidad mnima de 10 gramos y capacidad mxima de 3 Kg.); para la medicin de bebidas emplear
Pgina 68 de 201

probeta plstica (Mximo de 300 ml); y para la medicin de sopas, vaso medidor. Igualmente, deber registrar la informacin sobre peso y/o volumen de la porcin mnimo tres (3) porciones de cada uno de los alimentos que componen la racin. 36. Exigir a los operadores muestras y contramuestras para realizar prueba en todos aquellos casos en los que la prueba organolpticas (olor. sabor, apariencia) permita inferir posible alteracin en la racin o en alguno de sus componentes. 37. Aplicar a los participantes en los puntos de distribucin, de acuerdo con la propuesta de muestreo, encuestas de aceptabilidad de las preparaciones que conforman los diferentes mens en la modalidad Racin Preparada y el contendido de alimentos de la Racin Para Preparar y en general del Programa. Para la realizacin de la encuesta, se deber proceder a ajustar los instrumentos para tal fin ya elaborados y aplicarlos por departamentos. Para la definicin del tamao de la muestra debe tenerse en cuenta el plan de muestreo, elaborado de conformidad con la NTC ISO 2859 nivel de inspeccin general II, el resultado del muestreo debe ser remitido al ICBF Dentro de los diez (10) das hbiles siguiente a la suscripcin del Acta de Inicio para su aprobacin. Las encuestas debern aplicarse entre el 5 y 6 mes del contrato, la segunda el 9 mes y la tercera entre el 15 y 16 mes del contrato. 38. Verificar que la programacin de las minutas de la semana, as como la lista de intercambios de alimentos, estn fijadas en un lugar visible en los puntos de distribucin. Verificar que mediante muestreo aleatorio de acuerdo con el Plan de visitas establecido, los operadores brinden la racin preparada en el horario de 11:00 A.M a 2:00 P.M de lunes a viernes, con excepcin de los das festivos. Muestreo microbiolgico Realizar tomas de muestras microbiolgicas en los puntos de racin preparada del sistema descentralizado, semicentralizado y plantas de produccin del sistema centralizado. En cada punto de distribucin se deber tomar una (1) muestra de los siguientes productos: alimentos (jugo, proteico, verdura y agua), ambiente, superficies y manipuladores de alimentos. Se realizaran los anlisis de acuerdo a los parmetros establecidos en el presente anexo:
Producto Preparados preparados
Alimento Protena: carne, pescado pollo, huevo,
Norma INVIMA
Tipo de Anlisis Recuento de microorganismos
mesfilos UFC/g Recuento de Estafilococo aureus UFC/g Recuento UFC/g Recuento de Coliformes Totales Recuento de Coliformes Fecales de Bacillus cereus
Pgina 69 de 201

Presencia de Salmonella
Verdura cocida
INVIMA
Recuento
de
microorganismos
mesfilos UFC/g Recuento de Estafilococo aureus UFC/g Recuento UFC/g Recuento de Coliformes Totales Recuento de Coliformes Fecales Presencia de Salmonella Productos crudos Ensalada cruda INVIMA Recuento de Coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Presencia de Salmonella Jugos Jugos y pulpas Resolucin 7992 / 91 Recuento de mesofilos Recuento de coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Esporas clostridium sulfito reductor Recuento de Hongos (mohos y levaduras) Agua Agua Decreto 475 del 10 de de marzo 1998 ) Manipuladores de alimentos Los parmetros son INVIMA
Pgina 70 de 201
de
Bacillus
cereus
Recuento de Coliformes Totales /Ml Presencia de E. Coli /Ml
Recuento de Hongos (mohos y levaduras) Recuento de Coliformes totales Recuento de Coliformes fecales los y
aplicados por

Secretaras de Salud.
Ambientes
Parmetros aplicados por INVIMA Secretaras de Salud. y
Recuento mesofilos
de
microorganismos
Recuento de coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Recuento de Hongos (mohos y levaduras)
Superficies (Equipos, utensilios, menaje mesones) y
Parmetros aplicados por INVIMA Secretaras de Salud y NTC 5230 ,
Recuento de Coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Recuento de Hongos (mohos y levaduras)
Se establece la realizacin de dos (2) periodos de tomas de muestras, durante la ejecucin del contrato a realizarse de la siguiente manera: Nmero total de muestras: 636 Una primera toma de muestras (entre el 3 y 4 mes del contrato) en 318 puntos de distribucin de racin preparada. Una segunda toma (entre el 10 y 11 mes del contrato) en 318 puntos de distribucin de racin preparada, de acuerdo con las siguientes condiciones: para los puntos que durante la primera toma presentaron mas de 20 anlisis de resultados microbiolgicos fuera de norma se realizar una nueva toma, las tomas restantes se deben realizar en nuevos puntos de distribucin. En este proceso de interventora no se contempla el desarrollo de pruebas de laboratorio a las Raciones Para Preparar del Programa Adulto Mayor. La verificacin de los alimentos no perecederos que conforman esta racin, se realizar a travs de la comparacin de los productos suministrados a los beneficiarios contra las marca(s) aprobadas por el ICBF durante el desarrollo de las visitas de seguimiento.
Pgina 71 de 201

Presentar, dentro de los veinte (20) das hbiles posteriores a la firma del acta de inicio, el protocolo y el muestreo estadstico, de toma de muestras microbiolgicas, elaborado por un profesional en Microbiologa o Bacteriologa, para su previa aprobacin por el ICBF. Cuando los resultados del muestreo microbiolgico se encuentren fuera de norma se debern realizar las acciones que garanticen la solucin efectiva y oportuna a los hallazgos encontrados, generar los requerimientos pertinentes y descuentos a que haya lugar de acuerdo con lo descrito en el Manual operativo del Programa, realizando el seguimiento a las mismas. Si los resultados de los anlisis realizados evidencian microorganismos patgenos, se deber informar inmediatamente al ICBF al operador y al Ente Territorial de salud para que se realice el procedimiento establecido, y realizar una nueva toma de muestra microbiolgica que permita verificar la solucin efectiva del hallazgo, mximo al mes de realizada la primera toma. La interventora debe contar con un laboratorio propio o externo para ejecutar la vigilancia de la calidad tanto de la materia prima como del producto terminado, para la realizacin de los anlisis de los productos y de los empaques. Los laboratorios deben estar acreditados por la autoridad competente, as mismo deben estar certificados para la realizacin de los anlisis a adelantar con cada uno de los productos. De las condiciones de transporte: 39. Verificar que el transporte utilizado para los sistemas de distribucin, cumpla con las exigencias del Decreto 3075/97 y la Resolucin 2505 de 2004 del Ministerio de Transporte y dems normas vigentes en la materia, con lo propuesto por el operador y aprobado por el ICBF. Condiciones sanitarias: 40. Inspeccionar y verificar que los operadores cumplan con las normas higinicas sanitarias para la preparacin, almacenamiento, manipulacin de alimentos y transporte de preparaciones a los puntos de distribucin segn el Manual operativo En relacin con el control de la distribucin de la Racin Para Preparar: 41. Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los operadores relacionados con el objeto del contrato, mediante la realizacin de las visitas, durante las cuales deber: Sobre la coberturas: Verificar en el listado actualizado de beneficiarios en el punto de distribucin, Formato CONTROL DE RACIONES PARA PREPARAR, que (i) las entregas a los beneficiarios cuenten con las respectivas firmas de recibo o huellas dactilares segn el caso y que exista copia de las autorizaciones a terceros, cuando el beneficiario no es quien la reclama. (ii) que los operadores brinden el servicio de complementacin alimentaria en la modalidad racin para preparar en los municipios contratados de conformidad con el listado de los beneficiarios suministrado para tal efecto por el ICBF, y, (iii) que los beneficiarios cumplan los requisitos establecidos en el Manual Operativo del Programa. En los puntos de distribucin, antes de la entrega a los beneficiarios:
Pgina 72 de 201

42. Verificar que las condiciones de almacenamiento de las Raciones Para Preparar, cumplan con los lineamientos establecidos en el Manual Operativo. En relacin con el empaque primario: Verificar (i) Tipo de empaque; (ii) Rotulado Nutricional, fechas de vencimiento, nmero de lote; (iii) Marca: verificar que la marca del producto concuerde con la(s) marca(s) ofertada(s) y aprobadas de acuerdo con las caractersticas establecidas por el ICBF (iv) Peso neto de cada uno de los alimentos que conforman la racin, para el caso del aceite, el volumen. (v) Fecha de vencimiento de los alimentos que conforman la racin. (vi) Caractersticas o requisitos del empaque primario y secundario. Verificar que la conformacin de la racin cumpla con los requisitos tcnicos establecidos en el Manual Operativo. En relacin con el empaque secundario, constatar: (i) Material del empaque con las caractersticas establecidas. (ii) Impresin del nombre del programa, tipo de servicio, logotipo institucional del ICBF de 30 x 30 cms. y leyenda establecida en El Pliego. (iii) Provisin de empaques adicionales. En relacin con otras condiciones del empaque primario y secundario: (i) Verificar el cumplimiento de los requisitos de empaque. 43. Verificar cada tres (3) meses en los puntos de embalaje y almacenamiento y bodegas centrales: (i) Si el contratista cuenta con la capacidad fsica, logstica y humana necesaria para cumplir con el objeto del contrato, es decir, si dispone de la infraestructura necesaria para el embalaje y la entrega de los productos que componen la Racin Para Preparar y Preparada (ii) Verificar que el proceso de embalaje, almacenamiento, transporte y que la distribucin de la racin para preparar se realice en las condiciones de higiene, calidad y oportunidad establecidas en el Manual Operativo, trminos de referencia, propuesta presentada y la normatividad vigente representada en las exigencias del Decreto 3075/97 y en la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. En relacin con la entrega de las raciones para preparar, se debe: 44. Constatar: (i) Entrega a los beneficiarios en las cabeceras municipales en los puntos de distribucin concertados (ii) Periodicidad de las entregas, de conformidad con el cronograma presentado por el operador y aprobado por el supervisor y/o interventor. (iii) Entrega de dos (2) raciones cada dos meses a aquellos beneficiarios del rea rural que no tengan facilidad de acceso a la cabecera municipal. (iv) Utilizacin de vehculos destinados exclusivamente para el transporte de alimentos y que renan las condiciones higinico sanitarias adecuadas para garantizar la calidad microbiolgica, fisicoqumica y fsica de los productos, acordes con el decreto 3075/97 y la resolucin 2505/04 expedida por el Ministerio de Transporte. (v) Capacitacin de los conductores, supervisores y coteros en aspectos de manejo y almacenamiento ptimo de los alimentos y que su presentacin personal est acorde con la labor que desempean. (vi) Cumplimiento del plan de distribucin presentado en la propuesta. (vii) Disponibilidad por el contratista, tanto del personal como de los vehculos necesarios para garantizar que la entrega de la racin para preparar se brinde oportunamente. (viii) Verificacin de las condiciones de higiene del transporte primario y secundario y la oportunidad en la distribucin de los puntos de entrega, de acuerdo con el Decreto 3075/97 y la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. Del Personal del Operador.
Pgina 73 de 201
En relacin con el personal profesional: 45. Verificar la contratacin del personal profesional, tcnico y asistencial por parte del operador, segn los requerimientos establecidos en: el Manual Operativo y ofertada por el operador. En relacin con el personal manipulador de alimentos: 46. (i) De acuerdo a lo establecido en el Manual Operativo del Programa y en los trminos de referencia: Verificar Manipuladores, as: de 21 hasta 125 raciones preparadas: 1 manipuladora de alimentos. De 126 raciones en adelante una manipuladora ms por cada 100 raciones adicionales. (ii) Verificar que el personal destinado por los operadores para la ejecucin del objeto contractual rena los requisitos establecidos en el Decreto 3075/97 y en el Manual Operativo, el cual hace parte integral del contrato. Se verificar el cumplimiento de los requisitos para manipuladores establecidos tanto en el Manual Operativo y en el Decreto 3075, captulo 3, artculos 13 a 15, con base en la lista de personal contratado por el operador. (iii) Verificar la realizacin de los exmenes de rutina establecidos para los manipuladores de alimentos en el Decreto 3075/97. Verificar los resultados de coprolgico, frotis de garganta y KOH de uas y certificado mdico emitido con posterioridad a los anlisis bacteriolgicos (iv) Solicitar a los contratistas el cronograma de los planes de capacitacin, que debe tener un carcter continuo y permanente, para los manipuladores de alimentos(v) Constatar: El cumplimiento del cronograma de capacitacin al personal manipulador y la capacitacin peridica a los manipuladores que contenga entre otros los siguientes aspectos: Buenas Practicas de Manufactura, plan de saneamiento, funcionamiento, distribucin, organizacin y administracin del servicio de alimentos. (vi) Verificar que los manipuladores de alimentos tengan el grado de exclusividad con el Programa, de acuerdo con lo establecido en el Manual operativo. (vii) Constatar que los manipuladores de alimentos, no efecten las actividades complementarias dirigidas a los adultos mayores. En relacin con el personal de transporte, supervisores y coteros: 47. Solicitar a los contratistas el cronograma de los planes de capacitacin, que debe tener un carcter continuo y permanente Del personal auxiliar de registro: 48. Verificar la contratacin de un auxiliar de registro para cada uno de los puntos de atencin de la racin preparada, de acuerdo con lo establecido por el ICBF al respecto, en los casos que corresponda. De las instalaciones, equipo y menaje. 49. Inspeccionar y verificar que los operadores disponen de instalaciones apropiadas (incluidos los servicios pblicos), equipo y menaje adecuados y suficientes en cantidad y calidad, para
Pgina 74 de 201

el almacenamiento, preparacin, distribucin y consumo de los alimentos, dependiendo del sistema que maneje: (i) Sistema Centralizado: En las plantas centrales en donde se realizan los procesos de almacenamiento y preparacin de los alimentos para luego ser transportados a los puntos de distribucin, revisar las condiciones fsicas generales de las instalaciones incluyendo servicios pblicos, reas de recibo, almacenamiento y procesamiento rigindose por lo establecido en el Manual Operativo; en los puntos de distribucin revisar las condiciones de infraestructura, servicios pblicos, existencia de utensilios, equipos, menaje, mesas y sillas requeridos para la atencin de los beneficiarios, de acuerdo con lo descrito en el Manual Operativo, el Decreto 3075/1997 y la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. (ii) Sistema Semicentralizado: En los puntos de atencin en los que se prepara, distribuye y en los que solo se distribuye, revisar las condiciones fsicas generales de las instalaciones, incluyendo servicios pblicos, utensilios, menaje, sillas y mesas; en los puntos de atencin en los que se realiza tanto la preparacin como la distribucin se debe revisar de manera adicional las condiciones de preparacin, almacenamiento y transporte teniendo en cuenta lo establecido en el Manual Operativo, el Decreto 3075/1997 y la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. (iii) Sistema descentralizado: En los puntos de preparacin y distribucin realizar la revisin de las condiciones fsicas generales de las instalaciones, incluyendo servicios pblicos, almacenamiento, preparacin y distribucin, teniendo en cuenta lo establecido en el Manual Operativo y el Decreto 3075/97; (iv) Revisar las condiciones del equipo y menaje de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo. De la entrega de la Bienestarina. 50. Verificar que el operador cumpla con los principios bsicos durante la recepcin, almacenamiento y distribucin de la bienestarina, lo mismo que los procedimientos de inspeccin, control de calidad, mantenimiento de bodegas y sitios de almacenamiento y dems aspectos contenidos en la Gua de buenas prcticas de manipulacin de alimentos de las bodegas y sitios de almacenamiento del ICBF. Verificar en los puntos de distribucin de la racin preparada y para preparar la entrega de la bienestarina teniendo en cuenta: (i) Listados actualizados de los beneficiarios los cuales son suministrados por el ICBF; (ii) Planilla de control de entrega de la bienestarina con las respectivas firmas o huellas dactilares segn el caso; (iii) Cronograma de fechas de entrega de la bienestarina. Dentro del proceso de entrega de la bienestarina verificar su adecuada rotacin. 51. Realizar visitas de observacin directa en los puntos de distribucin, con el fin de verificar si durante el mismo se da informacin al usuario sobre indicaciones de almacenamiento y preparacin. Este proceso deber realizarse el da de la entrega. Informes mensuales: 52. Presentar informes mensuales al supervisor del contrato y a la Gerencia del PNAAM los siguientes informes impresos y en medio magntico debidamente soportados as: Copia de las actas de visita y actas de reuniones, reporte de laboratorios para el caso de anlisis microbiolgico, requerimientos realizados al operador y descuentos al operador, solicitud de
Pgina 75 de 201

multas, memoria fotogrfica de los componentes verificados en campo: (i) Informes mensuales consolidados acerca del estado de los contratos sobre los cuales ejerce la interventora, en relacin con las obligaciones de los componentes tcnico, social, administrativo y financiero de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo, los trminos de referencia y contratos y propuesta del Operador y la Interventora, utilizando como unidades de anlisis: departamento, municipio ,modalidad y puntos de preparacin, distribucin, plantas de produccin y almacenamiento y ensamblaje de raciones, incluyendo actividades, reporte de visitas, hallazgos generales, hallazgos de reporte inmediato, trmites de quejas y reclamos, metodologas utilizadas, resultados obtenidos, anlisis estadsticos (cifras, grficos y anlisis de los resultados obtenidos), conclusiones, dificultades encontradas y recomendaciones sobre las acciones a emprender, de conformidad con las instrucciones y parmetros que le indiquen los supervisores del presente contrato; de igual forma se deber realizar un anlisis del comportamiento histrico de los componentes tcnico y social, a partir del segundo mes de ejecucin del contrato; (II) Dems informes que requiera ICBF con el fin de dar cuenta del funcionamiento del Programa. (III) Elaborar informes extraordinarios de manera inmediata a partir del conocimiento de un evento que por sus caractersticas afecte en forma importante el suministro de alimentos y que contenga: un anlisis detallado y completo de los hechos, causas y actuaciones del contratista, recomendaciones sobre soluciones definitivas y las sanciones a imponer, si fuere el caso, realizando seguimiento a la misma hasta superar el evento; iv) Reporte del seguimiento a las quejas y reclamos presentados sobre el programa y los resultados de las acciones de la interventora frente a los reclamos realizados por los beneficiarios y dems actores del PNAAM; (v) informe detallado de la toma de las muestras microbiolgicas realizado por un profesional en Microbiologa o Bacteriologa, que contenga como mnimo; justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear y graficas), cronograma cumplido, resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas), anlisis general y por departamento, acciones desarrolladas de acuerdo con lo establecido en el Manual operativo y en los Trminos de referencia, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados.(vi) Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin de todos los componentes y metas del programa llevando mes a mes el registro acumulado de su comportamiento. (vii) Informe de encuesta de aceptabilidad que incluya como mnimo: justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear), resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas y graficas), anlisis general y por departamento, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL COMPONENTE SOCIAL: CONTROL SOCIAL 53. Verificar en cada punto que los derechos (alimentacin digna, buen trato, servicio eficiente y de calidad, entre otros) de la poblacin beneficiaria no sean vulnerados. 54. Verificar que el Operador garantice las condiciones para que se conformen las veeduras ciudadanas, quienes realizarn el respectivo seguimiento y control social al Programa. En tal sentido, el Operador deber; (i) facilitar la informacin requerida por los veedores; (ii) los
Pgina 76 de 201

espacios necesarios para el ejercicio del seguimiento y control social y; (iii) la Asistencia a eventos de rendicin de cuentas del programa. 55. Verificar que los Usuarios(as) del Programa hayan participado en la planeacin de actividades y servicios sociales complementarios, de acuerdo al manual operativo y las actividades adicionales ofrecidas por el Operador. 56. Verificar que el operador promueva procesos de organizacin social al interior de los puntos de atencin. COORDINACION INTERINSTITUCIONAL 57. Verificar, a donde haya lugar, que el Operador haya participado en las iniciativas, campaas o programas locales y nacionales desarrollados por entidades privadas o pblicas, con el objeto de mejorar las condiciones de vida de los adultos mayores, en especial aquellas destinadas a la promocin de la salud, la prevencin de la enfermedad y la recreacin, entre otras. 58. Verificar que el Operador haya adelantado acciones de gestin y coordinacin inter e intrainstitucional en torno al buen funcionamiento del Programa. 59. Verificar que el operador haya adelantado acciones de gestin y coordinacin a nivel regional y local con el sector privado, de manera que se vincule a la ejecucin del Programa. 60. Verificar que el Operador apoye el proceso de difusin de la Poltica de envejecimiento y vejez, y de los dems actos legislativos o administrativos enfocados a la poblacin de adultos mayores. ENTORNO SOCIAL Y FAMILIAR 61. Verificar que el operador cuente a nivel departamental y municipal con una caracterizacin de la poblacin que atiende identificado: Identificacin de la poblacin: Sexo, nivel educativo, tipologa de familia en la que vive (extensa, nuclear, solos, en instituciones, entre otras), habilidades y destrezas en las que tiene conocimiento, intereses econmicos de los adultos mayores, experiencias en organizaciones sociales y comunitarias, identificacin de las relaciones intrafamiliares, entre otras. Contexto social y econmico: Caracterizacin social y econmica de los departamentos y los municipios que tienen a cargo especificando entre otras (actividades econmicas de la regin, identificacin de nichos productivos y procesos de comercializacin de la regin), Para los municipios de subsidio integral adems se tendr en cuenta: (i) Proceso de priorizacin de intereses y necesidades de los beneficiarios vinculados a Ocio Productivo; (ii) Identificacin de Adultos Mayores que conocen y manejan un arte en particular, de manera que se vinculen al proceso de formacin de los beneficiarios del programa; (iii) Identificacin de nichos econmicos a nivel municipal y regional de manera que se logre generar procesos de comercializacin de estos productos. Organizaciones Sociales e institucionales: Identificacin de organizaciones sociales y comunitarias, instituciones pblicas y privadas ONG nacionales e internacionales, que trabajan con la poblacin Adulta Mayor, identificando objetivo, lneas de accin, programa; se deber
Pgina 77 de 201

construir un directorio que recoja informacin con respecto a nombre del representante legal y/o director de la institucin, nmero telefnico, correo electrnico y direccin. Medios de comunicacin local: Inventario de la existencia en lo local y regional de medios escritos, audiovisuales y digitales comunitarios e institucionales con los cuales se pueda realizar procesos de promocin y difusin del programa Esta informacin deber reposar en las oficinas regionales de cada operador; verificar que el Operador realice la actualizacin de esta informacin semestralmente. COMUNICACIONES 62. Verificar que el operador haya fijado, en parte visible de la unidad de servicio, un aviso que indique que se brinda un servicio pblico de bienestar familiar y permita la ubicacin de materiales de carcter informativo y didctico, relacionados con el Programa una vez el ICBF los haya entregado. 63. Verificar la elaboracin, entrega y distribucin, en los puntos definidos, de material que el ICBF haya solicitado segn la contratacin adelantada en cada servicio. 64. Verificar que el operador haya fijado en los puntos de distribucin material indicativo, sobre la correcta manipulacin y almacenamiento de alimentos. 65. Verificar en los Municipios de subsidio integral que el Operador haya publicado el instructivo para acceder por parte de los beneficiarios al servicio exequial y dems servicios sociales. 66. Verificar que el Operador haya realizado gestiones y coordinacin interinstitucional a nivel de medios escritos y audiovisuales locales para la difusin del programa y sus actividades. 67. Verificar que el operador haya distribuido el material de promocin del Programa, que el ICBF disee durante la ejecucin del contrato. 68. Verificar que el operador en cada punto de atencin del PNAAM cuente con la imagen corporativa del ICBF, para lo cual se le suministraran los materiales que deben ser colocados en los puntos de entrega y/o distribucin del complemento alimentario. 69. Verificar que todo el personal del Operador est identificado en su uniforme con el logo del ICBF, del operador y del Programa, fortaleciendo la imagen corporativa del Instituto de acuerdo con lo definido por la oficina de comunicaciones del ICBF. 70. Verificar que los materiales de comunicacin diseados por el operador estn aprobados por la Oficina de Comunicaciones y atencin al ciudadano del ICBF, para la correspondiente produccin y distribucin. CARACTERIZACIN ADULTOS MAYORES EN SITUACION DE DESPLAZAMIENTO 71. Verificar que el Operador realice la caracterizacin de esta poblacin de adultos mayores, a nivel de potenciales beneficiarios y atendidos en el Programa, para disponer de informacin que permita construir polticas y estrategias para su atencin. 72. Verificar que el personal del operador en cada punto, conozca el procedimiento para el ingreso al Programa de la Poblacin en situacin de Desplazamiento. 73. Verificar que el Operador no realice o promueva acciones discriminatorias frente a los adultos Mayores en situacin de desplazamiento.
Pgina 78 de 201

74. Verificar cuando haya lugar que el Operador establezca los mecanismos, procedimientos y herramientas necesarias para hacer efectivo el ingreso prioritario de personas en situacin de desplazamiento, de acuerdo con la disponibilidad de cupos. 75. Verificar cuando haya lugar, que el Operador Formula y desarrolla propuestas para hacer efectiva la atencin integral a esta poblacin, conjuntamente con Accin Social y dems instituciones. GRUPOS Y MINORIAS ETNICAS 76. Verificar que el operador realice la caracterizacin de la poblacin de adultos mayores atendidos y los potenciales beneficiarios del Programa, identificando la pertenencia a los diferentes grupos de poblacin: pueblos indgenas, afrocolombianos o afrodescendientes, raizales1 y rom2. 77. Verificar que el operador genere alternativas tcnicas, sociales y administrativas que permitan ajustar la atencin del Programa a las particularidades socioculturales de los diferentes grupos de poblacin. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS 78. Verificar que el Operador realice las actividades en el 100% de los puntos de atencin y con un mnimo del 50% de los beneficiarios por punto atendidos en esta modalidad, que no presenten condicin de discapacidad. 79. Verificar que el Operador ejecute las actividades complementarias de acuerdo con el Plan Estrategico Anual entregado por el operador a la firma del contrato y el cual fue aprobado por la Direccin Tcnica 80. Verificar que el operador haya Fijado mensualmente el Formato Social FS-01 denominado Cronograma de actividades complementarias, ubicndolo en un sitio visible de cada punto de preparacin y/o distribucin de la racin preparada y en un tamao que corresponda a las siguientes dimensiones mnimas: 70 cms X 100 cms y en letra grande visible. 81. Verificar que el operador diligencie de manera apropiada por departamento los Formatos: Cronograma de Actividades Complementarias y Consolidado de actividades complementarias de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 82. Solicitar al operador el cronograma de actividades complementarias cada mes, el cual debe ser diligenciado acorde con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 83. Verificar en cada punto que el operador haya diligenciado completamente el formato Acta de realizacin de Actividades Complementarias. 84. Verificar que el operador informe oportunamente a los participantes, la realizacin de las actividades complementarias y adems realice las actividades de acuerdo al cronograma establecido.
1 Raizal del Archipilago de San Andrs y Providencia. Grupo tnico afrocolombiano o afrodescendiente, cuyas races culturales son afro-anglo-antillanas y cuyos integrantes mantienen una fuerte identidad caribea. 2 Grupo tnico de tipo nmada, originario del norte de la India, establecido desde la conquista y colonizacin europea en lo que hoy en da es Colombia. Se autoreconocen al mantener rasgos culturales que los diferencian de otros sectores de la sociedad nacional como su idioma propio, llamado Roman o Romans, la ley gitana y descendencia patrilineal organizada alrededor de clanes y linajes. Pgina 79 de 201

85. Comprobar que las actividades complementarias desarrolladas por el operador, se realicen de acuerdo con las frecuencias establecidas en el manual operativo. 86. Revisar y verificar que los elementos de apoyo y soporte para el desarrollo de las actividades sean suficientes para el desarrollo de las mismas. 87. Constatar que el operador realice la programacin de las actividades complementarias definidas en el Manual, as como las adicionales que se constituyen en aporte del operador al Programa, en coordinacin con las autoridades locales, organizaciones, instituciones y comunidad de cada regin. 88. Verificar que el operador realice en los casos a los que haya lugar las actividades complementarias descritas en el Manual para los adultos mayores de la modalidad RPP en aquellos casos en los que se adelante la entrega en la cabecera municipal. 89. Verificar que el Operador realice la difusin con las emisoras comunitarias, medios locales de comunicacin y actores, del cronograma de las actividades complementarias para los adultos mayores de las zonas rurales del municipio beneficiarios de la RPP. 90. Detectar las dificultades presentadas en el cumplimiento de las actividades educativas, ldicas y recreativas, las cuales sern incluidas en el informe mensual presentado. 91. Verificar que el operador realice la entrega de los complementos a los Adultos Mayores en la Modalidad RPP, de acuerdo a lo establecido en el Manual. 92. Verificar que el Operador en coordinacin con las Autoridades Municipales realice la celebracin del da del adulto mayor en el mes de Agosto, de acuerdo a las orientaciones dadas por el ICBF. Se deber verificar que en este evento se convoque a los participantes de las dos modalidades. 93. Verificar para la modalidad RP que el Operador en coordinacin con el sector educativo, cultural y el ICBF Zonal promueva mnimo un encuentro Intergeneracional cada dos meses desde la perspectiva de intercambio de saberes, experiencias entre Adultos mayores nios y jvenes del municipio. Y para la modalidad RPP cada cuatro meses 94. Verificar que el operador garantice en los puntos de distribucin de la modalidad racin preparada, una oferta de servicios en educacin no formal, para lo cual deber identificar actores institucionales y privados a fin de establecer alianzas estratgicas que permitan ofertar por punto al menos cursos durante todo el periodo de ejecucin del contrato que explore y reafirme las destrezas y habilidades de los Adultos Mayores. 95. Verificar que el Operador garantice en los puntos de atencin el desarrollo de habilidades para la convivencia en el contexto de familia y la sociedad, para lo cual deber coordinar con el ICBF programa Educadores familiares, la implementacin de esta propuesta de manera que se fortalezca los adultos Mayores como agentes de convivencia y respeto. 96. Verificar que el operador haya gestionado ante ICBF o dems instituciones sociales acciones de promocin del buen trato intrafamiliar, prevencin de la violencia intrafamiliar y abandono al Adulto Mayor, con los beneficiarios y las familias de estos. 97. Verificar que el Operador establezca las alianzas estratgicas a que haya lugar con el sector educativo publico y privado, as como ONG nacionales e internacionales que trabajan en el tema a fin de ofrecer de acuerdo a la demanda de los Adultos Mayores, cursos de validacin de Primaria y Bachillerato (alfabetizacin, educacin popular y de adultos).
Pgina 80 de 201

98. Verificar que al finalizar el ao que el operador haya realizado con los adultos mayores una muestra cultural, artstica y productiva en donde se expongan los resultados obtenidos en Actividades Complementarias. 99. Verificar, en los casos a que haya lugar, que el operador haya adquirido los Kit ldicos de acuerdo con las especificaciones definidas por el ICBF. 100. Verificar, en los casos a que haya lugar, que el operador cuente con la cantidad de Kits adquiridas para cada departamento. 101. Verificar, en los casos a que haya lugar, que el Operador implemente a su interior mecanismos para velar por la custodia de los kits adquiridos y se encuentren en cada punto. SERVICIOS SOCIALES COMPLEMENTARIOS (Aplica exclusivamente para los Municipios donde se desarrollo el subsidio integral) 102. Verificar que el Operador disee el cronograma anual de los servicios sociales complementarios con participacin de los y las usuarias del Programa y sea el aprobado por el ICBF. 103. Verificar que el operador diligencie por departamento de manera apropiada los Formatos: Cronograma de Servicios Sociales Complementarios y Consolidado de Servicios Sociales Complementarios de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 104. Solicitar al operador el cronograma de servicios sociales complementarios cada mes, el cual debe ser diligenciado acorde con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 105. Remitir al ICBF el consolidado por departamento y municipio de los Cronogramas anuales diseados por el Operador 56. Verificar que el cronograma se cumpla mensualmente de acuerdo a lo planeado. 106. Analizar los soportes y emitir concepto del cumplimento por parte del operador de la realizacin de los servicios sociales complementarios identificando: Numero de beneficiarios participantes, actividades realizadas, instituciones vinculadas, resultados obtenidos, entre otros. 107. Exigir al Operador la presentacin de un informe sobre la ejecucin del subsidio integral. 108. Verificar que el operador publique el cronograma de servicios sociales complementarios en cada punto. 109. Verificar en cada punto que el operador haya diligenciado completamente el formato Acta de realizacin de Servicios Sociales Complementarios. 110. Verificar que al finalizar el ao que el operador haya realizado con los adultos mayores una muestra cultural, artstica y productiva en donde se expongan los resultados obtenidos en los Servicios Sociales Complementarios, esta muestra se podr adelantar conjuntamente con la muestra de las Actividades Complementarias. MOTIVOS DE TIPO TECNICO SOCIAL PARA OBJETAR UNA CUENTA 111. Realizar las objeciones a las cuentas presentadas por el operador de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo e informarlo al ICBF en cada proceso de facturacin mensual, en los Comits Operativos del Programa y en los Informes mensuales
Pgina 81 de 201

112. Sugerir la imposicin de multas a las que haya lugar de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo e informarlo al ICBF oportunamente para iniciar el debido proceso, as como: En la facturacin mensual, en los Comits Operativos del Programa y en los Informes mensuales. INFORMES MENSUALES: 113. Presentar un informe mensual por mes calendario que contenga: (i) Anlisis de los resultados y del comportamiento del Programa en el componente social, identificando las acciones desarrolladas de acuerdo con el Manual Operativo, los trminos de referencia y las obligaciones contractuales establecidas para el Operador y la Interventora, en el componente tcnico social; (ii) Formular recomendaciones y conclusiones por cada una de las obligaciones contractuales del Operador en el componente tcnico social, por modalidad de atencin, municipio, departamento y pas; (iii) Reporte del seguimiento a las quejas y reclamos presentados por los beneficiarios y dems actores del PNAAM sobre el Programa y los resultados de las acciones de la interventora frente a los mismos; (iv) Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin y metas del componentes tcnico social llevando mes a mes el registro acumulado de su comportamiento; (v) Frente a los hallazgos se deber soportar las acciones realizadas a travs de: Copia de las actas de visita y actas de reuniones, requerimientos realizados al operador y descuentos al operador, solicitud de multas, memoria fotogrfica de las actividades adelantadas en el componente tcnico social verificados en campo; (vi) Dems informes que requiera ICBF con el fin de dar cuenta del funcionamiento del Programa. OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES PARA EL AO 2009 COMPONENTE ADMINISTRATIVO. 1. Para el Programa de Desayunos Infantiles, se realizarn visitas mensuales a un total de 6% de los puntos por cada Departamento, de la misma manera se realizarn visitas de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales, segn lo contenido en el siguiente cuadro:
Total Visitas mensuales a puntos Desayunos Infantiles 2009 (8 Meses) Total Visitas a puntos Desayunos Infantiles 2009 (8 Meses) Total Vistas cada dos meses a Centros Zonales DIA 2009(8 meses) Vistas a Centros Zonales DIA 2009 (8 Meses)
Regionales
Amazonas Arauca Atlantico Bogot Bolivar

Pgina 82 de 201
6 1 39 17 42
48 8 312 136 336
1 3 7 16 8
4 12 28 64 32

Boyaca Caldas Caquet Casanare Cauca Cesar Choc Crdoba Cundinamarca Guaina Guaviare Huila Guajira Magdalena Meta Nario N. Santander Putumayo Quindio Risaralda Sanandres Santander Sucre Tolima Valle Vaupes Vichada Total 13 13 11 8 5 21 10 92 22 2 4 34 3 24 7 16 36 7 13 8 2 25 33 15 12 1 3 545 104 104 88 64 40 168 80 736 176 16 32 272 24 192 56 128 288 56 104 64 16 200 264 120 96 7 24 4.359 12 6 4 3 7 5 5 8 13 1 1 5 5 8 5 8 6 4 3 5 1 10 4 9 14 1 1 189 48 24 16 12 28 20 20 32 52 4 4 20 20 32 20 32 24 16 12 20 4 40 16 36 56 4 4 756
Realizar una visita cada dos meses, al 100 % de los Centros Zonales, para el seguimiento, control y asesora, al Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA, segn lo contenido en el cuadro anterior. Presentar el plan de visitas mensual, para aprobacin de la Coordinacin del Programa, el cual debe garantizar que de los puntos a visitar el 70 % corresponda a puntos ubicados en la zona urbana y como mnimo el 30 % a puntos ubicados en zona rural. 2. Actividades de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales y Puntos de Atencin del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA:
Pgina 83 de 201
a. Brindar apoyo y asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la aplicacin de los diferentes aspectos contenidos en el Manual Operativo del Programa, as como los lineamientos, normas y dems directrices. b. Realizar asesora al personal de los Centros Zonales sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, como tambin de la seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, y de la totalidad de componentes del Programa. c. Realizar asesora a los responsables de los puntos de distribucin, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, como tambin de la seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, y de la totalidad de componentes del Programa. d. Facilitar la coordinacin de acciones con el nivel Regional que conlleven a mantener una buena operacin del programa. e. Mantener comunicacin permanente con el personal de los Centros Zonales, respecto a novedades que se presenten en los puntos de atencin en cuanto a agentes educativos. f. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir las estrategias y los ajustes necesarios, para el mejoramiento continuo del Programa a nivel local. g. Brindar herramientas que permitan dar solucin a las dificultades que se generan en el desarrollo de los diferentes componentes del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. h. Realizar seguimiento al cumplimiento del Convenio Interadministrativo de Cooperacin Tcnica suscrito con los Municipios, el cual tiene como objeto aunar esfuerzos para coordinar acciones y aportar recursos fsicos y tcnicos necesarios a fin de garantizar el derecho a la salud, a la identidad, y al desarrollo integral de la primera infancia para el ptimo funcionamiento de los Programas. i. Realizar asesora a Centros Zonales y Puntos de Entrega para promover el desarrollo de actividades que fortalezcan la articulacin con Registradura, Entidades de Salud y Administraciones Municipales. 3. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas por los proveedores del programa durante la vigencia 2009. 4. Comprobar el diligenciamiento de los formatos, planillas de registro y control que se lleven en el punto de atencin sobre entrega de las raciones. 5. Verificar en cada punto la inscripcin frente a las entregas diarias a los usuarios, de acuerdo con la metodologa definida por el ICBF para los diferentes puntos sea por planillas o por huella digital. 6. Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 7. Efectuar el seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos que le indique el ICBF con base en lo dispuesto en el Contrato. 8. Verificar el correcto diligenciamiento de las planillas de entrega de las raciones a los responsables de los nios. 9. Constatar mensualmente en cada uno de los puntos definidos por el ICBF como destino de los Desayunos Infantiles, la llegada oportuna del producto en las condiciones, caractersticas y cantidades despachadas desde la respectiva planta y que cumplan con la programacin
Pgina 84 de 201

establecida por el ICBF. 10. Verificar las entregas a los usuarios de los puntos de acuerdo con las raciones que conforman el servicio. 11. Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar. 12. Estudiar y responder las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con la metodologa y cronograma propuesto. 13. Comprobar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin del API, que de cuenta de las acciones realizadas. 14. Realizar reuniones mensuales con las regionales con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega y convenir medidas y planes de mejoramiento. 15. Verificar que los proveedores atiendan las sugerencias del supervisor/ interventor. 16. Verificar que los proveedores se abstengan de realizar cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 17. Analizar y emitir concepto de los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida. 18. Verificar que se reponga el nmero de muestras que la Supervisin requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento alimentario. 19. Ordenar la suspensin en la entrega de raciones cuando no se este cumpliendo las condiciones de inocuidad e informar oportunamente al ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 20. Verificar las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 21. Verificar el cumplimiento en el procedimiento establecido para dar de baja productos que no llenen los requisitos de calidad, en los casos requeridos. 22. Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito.Verificar en la visita a los puntos de entrega la aplicacin de los criterios de seleccin para los beneficiarios. 23. Verificar en la visita a los puntos de entrega el nmero de beneficiarios por punto visitado de acuerdo con la planilla de inscripcin y la planilla de entrega, frente a la programacin. 24. Verificar en la visita a los puntos de entrega: horario, beneficiarios y condiciones de calidad de los productos. 25. Verificar en la visita a los puntos de entrega: El cumplimiento de la proporcin de los sabores de los dos (2) productos. 26. Verificar en la visita a los puntos de entrega: La aceptacin y consumo de los productos que conforman los desayunos. 27. Verificar el cumplimiento del proveedor sobre las cantidades de desayunos a reponer en cada punto donde se requiera y se haya definido. 28. Verificar las condiciones de transporte a puntos de entrega, as como las condiciones de almacenamiento en las diferentes bodegas del proveedor en todos los departamentos.
Pgina 85 de 201

29. Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental aprobado por el ICBF, para cada proveedor y/o operador. 30. Verificar el cumplimiento en la ejecucin del plan de capacitacin. 31. Verificar la aplicacin aprobada por EL ICBF sobre las opciones de manejo ambiental de los empaques en los puntos de distribucin de acuerdo con lo definido en el PMA. 32. Verificar la inversin de los proveedores y/o contratistas, relacionada con el componente ambiental, de acuerdo con el plan aprobado. 33. Verificar la existencia de experiencias favorables en el manejo del componente ambiental en cada macro regin. 34. Formar parte del Comit Tcnico Nacional de los Programas. 35. Asistir y participar en las reuniones que EL ICBF programe para hacer seguimiento a la ejecucin contractual y al programa y a las reuniones del Comit Tcnico Nacional de Desayunos Infantiles. 36. Mantener actualizado segn los reportes de las regionales el formato FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y nmero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. Entregar al I.C.B.F en el informe mensual los siguientes aspectos: 37. Las actuaciones realizadas en el perodo correspondiente, incluyendo: 38. Cumplimiento de entregas por proveedor por departamento, 39. Inventarios por punto de entrega, as como las recomendaciones u observaciones que sean necesarias para efectuar en debida forma el seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento del Contrato 40. Informes mensuales de coberturas por tipo de desayuno 41. Informe mensual de entregas por punto y consolidado por ciclo de entrega 42. Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas a los beneficiarios de los Programas 43. Reportes de seguimiento y control tcnico, administrativo y social de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 44. Reporte de los componentes que hacen parte de la estructura de informacin 45. Reclamos del nivel nacional del ICBF al proveedor y/o contratista; 46. Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales; 47. Despachos mensuales y acumulados por departamento, centro zonal y municipio 48. Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega; 49. Coberturas y resultado de visitas a plantas y puntos de distribucin y redistribucin; 50. Coberturas de visitas a puntos de entrega; 51. Es necesario que el ICBF tenga a disposicin permanente los reportes que deben ser allegados al Sistema de Informacin del ICBF por parte del contratista y tenga acceso directo a consultar dicha informacin-. COMPONENTE TECNICO
Pgina 86 de 201

52. Las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas se establecen de acuerdo al Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil, por lo cual se debe hacer seguimiento a la obligacin establecida a cargo del proveedor de realizar las siguientes pruebas: Presencia de Neutralizantes Presencia de conservantes Presencia de adulterantes Presencia de azcares Presencia de sueros lcteos Presencia de cloruros
Y presentar los anlisis correspondientes a la verificacin de las pruebas realizadas por el proveedor. 53. Realizar mensualmente las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas que se establecen de acuerdo con el Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil. Las pruebas se realizarn en las Bodegas de distribucin, plantas de produccin o medios de transporte de los Desayunos Infantiles, de acuerdo con los cuadros siguientes:
DISTRIBUCIN POR MACOREGIONES DIA MACRO REGIONALES CESAR LA GUAJIRA 1 MAGDALENA ATLANTICO BOLIVAR 2 SAN ANDRES CORDOBA 3 SUCRE CALDAS CAQUETA CHOCO HUILA QUINDIO RISARALDA 4 TOLIMA CAUCA 5 Pgina 87 de 201 NARIO
PUTUMAYO VALLE ARAUCA NORTE DE SANTANDER 6 SANTANDER META BOGOTA 7 CUNDINAMARCA BOYACA CASANARE 8 GUAVIARE AMAZONAS GUANIA VAUPES 9 VICHADA TOTAL DE PRUEBAS DESAYUNOS INFANTILES 2009 Tomas mensuales mnimas (mes calendario) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 TOTAL NACIONAL Tomas totales mnimas para 2009 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Nmero mnimo de unidades de muestreo total para 2009 63 63 63 63 63 63 63 63 63 567 Nmero mnimo de unidades de muestreo para microbiolgicos total para 2009 27 27 27 27 27 27 27 27 27 243 Nmero mnimo de unidades de muestreo para fisicoqumicos total para 2009 18 18 18 18 18 18 18 18 18 162
MACRO
Nmero de unidades para Contramuestras total para 2009
1 2 3 4 5 6 7 8 9
18 18 18 18 18 18 18 18 18 162
EL ICBF podr solicitar que las muestras para las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas, sean tomadas en plantas de produccin o medios de transporte de los desayunos infantiles, o donde se requiera. De requerirse, EL ICBF podr solicitar la realizacin de pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas adicionales. 54. Realizar cada seis meses las pruebas de empaques que se establecen de acuerdo con el Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que
Pgina 88 de 201

conforman el Desayuno Infantil. Las pruebas se realizarn, teniendo en cuenta el siguiente cuadro:
Pruebas empaques 2009 (1 cada seis meses) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL AO 2 2 2 2 2 2 2 2 2 18
MACRO
Cada una de las pruebas se compone de: Transmisibilidad de la luz (envase rgido) Permeabilidad del Oxgeno (envase rgido) Espesor de pelcula (Empaque primario del producto slido) Velocidad de transmisin de vapor de agua (Empaque primario del producto slido).
Dicho seguimiento incluye revisin de la autorizacin de importacin del empaque y de la ficha tcnica. 55. Se debe presentar para aprobacin por el ICBF el plan de muestreo que corresponda con los productos que conforman el Desayuno Infantil segn la norma para leche UAT como para el producto galleta. 56. Presentar al ICBF el plan de muestreo para todo el 2.009 para los anlisis de calidad de los productos que conforman el desayuno tipo 2, para la leche aplica lo establecido en el Decreto 616 de 2006. Este debe incluir el nmero de lugares a muestrear y el cronograma a aplicar, los sitios en los que se tomarn las muestras, corresponden a las Bodegas de distribucin, plantas de produccin o medios de transporte de acuerdo a lo que indique el ICBF, teniendo en cuenta el cuadro correspondiente al numeral 54. 57. Realizar los anlisis en un laboratorio debidamente autorizado por la autoridad competente, empleando tcnicas de anlisis aceptadas y/o validadas por el INVIMA o la AOAC (Mtodos Analticos Oficiales de Anlisis Qumicos). 58. Acompaar a cada anlisis el respectivo concepto en donde se indique como mnimo: rangos y criterios de aceptacin o rechazo, mtodos de anlisis empleados y brindar las recomendaciones del caso.
Pgina 89 de 201

59. Presentar la carta de compromiso del laboratorio que realizar los anlisis, el cual debe estar debidamente autorizado para ello. 60. Tener en cuenta para el control de calidad, lo siguiente: - Hacer la exigencia de cumplimiento, sobre los valores incluidos en la Ficha Tcnica de cada proveedor. - Entregar a los proveedores o a los contratistas los resultados de laboratorio, dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, contados a partir de la toma de la muestra, los cuales debern consolidarse para ser presentados en un informe analtico en el que se determinen las conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin fisicoqumica y microbiolgica resultantes. - Realizar el anlisis de hierro mediante el mtodo de absorcin atmica por llama, mtodo oficial AOAC. - Entregar los resultados de los anlisis de empaques al contratista, dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes, contados a partir de la toma de la muestra, los cuales debern consolidarse para ser presentados en un informe analtico en el que se determine las conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin de los parmetros indicados. (El anlisis consolidado se debe incluir dentro del informe mensual presentado por la interventora del programa). Para verificar que los proveedores y los contratistas cumplan con cada una de las obligaciones establecidas en los contratos objeto de la presente interventora en cuanto al control de calidad de los alimentos entregados que hacen parte de los desayunos infantiles tipo 2 se debe: 61. Realizar visitas mensuales durante la ejecucin del contrato y cuando el ICBF considere necesario, a cada una de las plantas de produccin de los productos que conforman el desayuno Tipo 2, para verificar el cumplimiento de los procedimientos relativos a la produccin, materias primas, control de calidad, almacenamiento y cumplimiento de las normas higinicosanitarias previstas en el Decreto 3075 de 1997 y normas definidas para leche UAT como para galletas, de acuerdo con el siguiente cuadro: VISITAS A PLANTAS DESAYUNOS INFANTILES 2009
NMERO DE PLANTAS 6
VISITAS A PLANTAS AO 2009 54
62. Verificar el cumplimiento de las normas de calidad en cada uno de los procesos de produccin y procesamiento de alimentos que cada operador este adelantando y cumpliendo. 63. Verificar en cada una de las plantas de produccin de los productos que conforman el desayuno tipo 2, el cumplimiento de lo establecido en el captulo III del Decreto 3075 de 1.997, lo referente a los exmenes mdicos y de laboratorio exigidos para el recurso humano que interviene en el proceso de fabricacin y distribucin del producto objeto de cada contrato.
Pgina 90 de 201

64. Realizar dos visitas para revisar la documentacin del proveedor y verificar la existencia y vigencia de registros sanitarios de los productos, la realizacin de anlisis microbiolgicos, fsicoqumicos y organolpticos de materias primas y del producto terminado, de acuerdo con las fichas tcnicas de los productos establecidas en los trminos de referencia, las ofertas y los respectivos contratos. 65. Verificar en la visita a las plantas, la aplicacin y los resultados de las pruebas de esterilidad comercial para la leche natural y saborizada y verificar los certificados de calidad de las pruebas realizadas en las diferentes plantas que se produce. 66. Verificar en los certificados de calidad de cada lote producido, tanto de la leche como del slido, entregados por los proveedores, el cumplimiento de las especificaciones de calidad de los productos contenidas en las fichas tcnicas aprobadas por EL ICBF 67. Realizar dos (2) visitas mensuales por cada macrorregin a las Bodegas de almacenamiento, distribucin, o medios de transporte de los Desayunos Infantiles, para verificar el cumplimiento de los procedimientos relativos al almacenamiento y distribucin de alimentos, frente a la observancia de las normas higinico-sanitarias previstas en el Decreto 3075 de 1997, de acuerdo con el cuadro siguiente:
Pgina 91 de 201
VISITAS A BODEGAS DESAYUNOS INFANTILES 2009
MACRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL AO
VISITAS A BODEGAS 2009 (2 AL MES) 18 18 18 18 18 18 18 18 18 162
REGISTRO FOTOGRFICO: Punto de Entrega: Fachada del punto, que incluya la Identificacin del punto: Pendn alusivo al Programa (1) Almacenamiento de alimentos (1) Leche, Galletas, que permita evidenciar el cumplimiento del empaque de los productos de acuerdo a lo estipulado en la FT (1) Fechas de vencimiento (1) Distribucin de los desayunos (1) Plan de manejo ambiental: (1) o Manejo de empaques y embalaje (1) o Material de apoyo, cartillas, plegables, afiches (1) Diligenciamiento de planillas, registro nico de Beneficiarios Hallazgos en caso de incumplimiento o Calidad del producto (3) o Empaque (2) o Rotulado (2)
Bodegas: Aspectos locativos: o Ventilacin ventanas, techos (2) o Iluminacin (2)

Pgina 92 de 201

o Humedad Paredes, pisos (2) Almacenamiento o Estibas (1) o Arrume de productos (2) o Distancia entre arrumes y de arrumes a las paredes (2) Transporte Manipulacin y/o Vehculos (2)
Plantas: Producto: o Materias Primas (2) o Producto final (2) Procedimiento de produccin (2) Control de calidad de productos (2) Cumplimiento de normas higinico sanitarias previstas en el Decreto 3075/97 (3) Personal de la planta (2) Transporte Vehculos (2)
68. Igualmente en circunstancias que lo ameriten y cuando se considere necesario, debern adelantar visitas por solicitud del contratante o por razones de caso fortuito fuerza mayor. 69. Verificar que los proveedores as como los contratistas cuenten con un laboratorio propio o externo para ejecutar la vigilancia de la calidad tanto de la materia prima como del producto terminado, para la realizacin de los anlisis a los que se obligan los proveedores o los contratistas responsables de la entrega de los desayunos. En el caso de la verificacin de la calidad de la leche, el contratista debe contar con un laboratorio propio para la realizacin de las pruebas fisicoqumicas y microbiolgicas, conforme a lo establecido en el Artculo 43 del Decreto No.2437 de 1983. 70. Verificar en los Departamentos, Distritos y Municipios: (i) La participacin de veeduras ciudadanas y dems organizaciones comunitarias en torno al control social que debe hacerse en el programa. 71. Verificar en cada punto el cumplimiento de las metas del programa en cuanto a los Derechos de los nios Registro Civil, Vinculacin al SGSSS y Vacunacin, entre otros. 72. Verificar las acciones que adelantan o son ejecutadas por los actores responsables de los nios, las familias, los agentes educativos y los agentes del SNBF a nivel local, para los beneficiarios del programa. 73. Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en los manuales operativos que deben adelantarse por parte de entidades de salud, agentes del SNBF, centros zonales y agentes educativos comunitarios, para el cumplimiento de metas del programa 74. Verificar que la unidad de servicio tenga un aviso que indique que se brinda un servicio pblico de bienestar familiar. 75. Realizar visitas de coordinacin y asistencia tcnica a cada uno de los centros zonales correspondientes a los departamentos donde funciona el Programa, de acuerdo a las directrices impartidas por el ICBF.
Pgina 93 de 201
76. Verificar la entrega y distribucin en los puntos definidos de material que el ICBF haya solicitado segn la contratacin adelantada en cada servicio. 77. Realizar asesora, seguimiento y control a cada uno de los Agentes responsables de los Puntos de Atencin del Programa para el cumplimiento de los objetivos. 78. Presentar para aprobacin dentro de los 20 das siguientes a la firma del acta de iniciacin, el plan de seguimiento, asesora y control para la realizacin de actividades tanto en los Centros Zonales como en los puntos de entrega del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA SERVICIO TEMPORAL DE LECHE INFANTIL COMPONENTE ADMINISTRATIVO. 79. Para el Programa Servicio temporal de Leche Infantil, se realizarn visitas a puntos por cada Departamento mensualmente (mes calendario), segn lo contenido en el siguiente cuadro: Presentar el plan de visitas mensual, para aprobacin por la Coordinacin del Programa, el cual debe garantizar que de los puntos a visitar el 70 % corresponda a puntos ubicados en la zona urbana y como mnimo el 30 % a puntos ubicados en zona rural.
Regionales Amazonas Antioquia Arauca Atlantico Bogot Bolivar Boyaca Caldas Caquet Casanare Cauca Cesar Choc Crdoba Cundinamarca Guaina Guaviare Huila Guajira Magdalena Meta Pgina 94 de 201 Visitas Leche Infantil 2009 8 46 7 74 48 86 49 30 24 18 22 44 23 133 65 3 7 59 15 52 22

Nario N. Santander Putumayo Quindio Risaralda Sanandres Santander Sucre Tolima Valle Vaupes Vichada Total 41 77 15 28 23 3 67 58 46 49 2 4 1250
80. Actividades de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales y Puntos de Atencin del Programa Temporal de Leche Infantil: a. Brindar apoyo y asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la aplicacin de los diferentes aspectos contenidos en el Manual Operativo del Programa, as como los lineamientos, normas y dems directrices. b. Realizar asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, as como en la totalidad de componentes del Programa. c. Realizar asesora a los responsables de los puntos de distribucin, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, as como en la totalidad de componentes del Programa. d. Facilitar la coordinacin de acciones con el nivel Regional que conlleven a mantener una buena operacin del programa. e. Mantener comunicacin permanente con el personal de los Centros Zonales, respecto a novedades que se presenten en los puntos de atencin en cuanto a agentes educativos. f. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir las estrategias y los ajustes necesarios, para el mejoramiento continuo del Programa a nivel local. g. Brindar herramientas que permitan dar solucin a las dificultades que se generan en el desarrollo de los diferentes componentes del Programa. 81. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas por los proveedores del programa durante la ejecucin del contrato. 82. Comprobar el diligenciamiento de los formatos, planillas de registro y control que se lleven en el punto de atencin sobre entrega de las raciones. 83. Verificar en cada punto, el listado actualizado de beneficiarios, entregas a los mismos, con las respectivas firmas o huellas dactilares del responsable del menor, segn el caso. 84. Verificar las actas de recibo del Programa, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista.
Pgina 95 de 201

85. Efectuar el seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos que le indique el ICBF con base en lo dispuesto en el Contrato 86. Verificar las planillas de inscripcin frente a las planillas de entregas a los usuarios, de acuerdo con la metodologa definida por el ICBF 87. Constatar mensualmente en cada uno de los puntos definidos por el ICBF como destino del Programa de Servicio Temporal de Leche Infantil, la llegada oportuna del producto en las condiciones, caractersticas y cantidades despachadas desde la respectiva planta y que cumplan con la programacin establecida por el ICBF y el cronograma aprobado por EL ICBF. 88. Verificar las entregas a los usuarios de los puntos de acuerdo con las raciones que conforman el servicio. 89. Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar, teniendo en cuenta la GUIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANIPULACIN DE ALIMENTOS EN LAS BODEGAS Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO ICBF, as como lo establecido en el Decreto 3075/97. 90. Estudiar y responder las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con la metodologa y cronograma propuesto. 91. Comprobar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 92. Realizar reuniones mensuales con cada regional, durante la ejecucin del contrato de operacin del programa, con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega, realizar la asesora, el seguimiento y control y recomendar la realizacin de los planes de mejoramiento. 93. Realizar el seguimiento al cumplimiento por parte de los proveedores de las acciones recomendadas por EL ICBF y por la interventora. 94. Verificar que los proveedores se abstengan de realizar cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 95. Analizar y emitir concepto de los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida. 96. Verificar que se reponga el nmero de muestras que la Interventoria requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento. 97. Ordenar la suspensin en la entrega de raciones cuando no se este cumpliendo las condiciones de inocuidad. 98. Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 99. Verificar las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 100. Verificar o aplicar el cumplimiento en el procedimiento establecido para dar de baja productos que no llenen los requisitos de calidad, en los casos requeridos. 101. Verificar en la visita a los puntos de entrega la aplicacin de los criterios de seleccin para los beneficiarios 102. Verificar en la visita a los puntos de entrega el nmero de beneficiarios por punto visitado de acuerdo con la planilla de inscripcin y la planilla de entrega, frente a la programacin
Pgina 96 de 201

103. Verificar en la visita a los puntos de entrega La entrega de la Leche: horario, beneficiarios y condiciones de calidad de los productos; 104. Verificar en la visita a los puntos de entrega el cumplimiento de la proporcin de la Leche. 105. Verificar en la visita a los puntos de entrega la aceptacin y consumo de la Leche 106. Verificar el cumplimiento del proveedor sobre las cantidades de leche a reponer en cada punto donde se requiera y se haya definido 107. Verificar las condiciones de transporte a puntos de entrega, as como las condiciones de almacenamiento en las diferentes bodegas del proveedor en todos los departamentos. 108. Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental aprobado por el ICBF, para cada proveedor y/o operador 109. Verificar el cumplimiento en la ejecucin del plan de capacitacin 110. Verificar la aplicacin de las opciones de manejo ambiental de los empaques en los puntos de distribucin de acuerdo con lo definido en el PMA; 111. Verificar la inversin de los proveedores y/o contratistas, relacionada con el componente ambiental, de acuerdo con el plan aprobado; 112. Verificar la existencia de experiencias favorables en el manejo del componente ambiental en cada macro regin. 113. Formar parte del Comit Tcnico Nacional del Programa. 114. Asistir y participar en las reuniones que EL ICBF programe para hacer seguimiento a la ejecucin contractual y al programa y a las reuniones del Comit Tcnico Nacional del Programa Servicio Temporal de Leche Infantil. 115. Mantener actualizado segn los reportes de las regionales el formato FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y numero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. 116. Entregar al I.C.B.F en el informe mensual los siguientes aspectos: a. Las actuaciones realizadas en el perodo correspondiente, incluyendo: b. Cumplimiento de entregas por proveedor por departamento, c. Inventarios por punto de entrega, as como las recomendaciones u observaciones que sean necesarias para efectuar en debida forma el seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento del Contrato d. Informes mensuales de coberturas e. Informe mensual de entregas por punto y consolidado por ciclo de entrega f. Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas por la Interventoria a los beneficiarios de los Programas g. Reportes de seguimiento y control tcnico, administrativo y social de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores h. Reporte de los componentes que hacen parte de la estructura de informacin i. Reclamos del nivel nacional del ICBF al proveedor y/o contratista; j. Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales; k. Despachos mensuales y acumulados por departamento, centro zonal y municipio l. Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega; m. Coberturas de visitas a puntos de entrega;
Pgina 97 de 201

n. Es necesario que el ICBF tenga a disposicin permanente los reportes que deben ser allegados al Sistema de Informacin del ICBF por parte del contratista y tenga acceso directo a consultar dicha informacin. CLASULA TERCERA.- OBLIGACIONES DEL ICBF: 1) Suministrar la informacin que previamente requiera el contratista en relacin con el objeto del presente contrato. 2) Comunicar por cualquier medio al contratista la necesidad del servicio y suministrar la informacin que requiera para una eficiente ejecucin. 3) Exigir al contratista la ejecucin idnea y oportuna de las obligaciones del presente contrato. 4) Efectuar la supervisin, seguimiento y asesora del contrato por parte de las Direcciones Tcnica de Evaluacin y Financiera, o a quien estas delegue. 5) Suscribir el acta de liquidacin del contrato. 6) Pagar el valor del contrato. CLASULA CUARTA.GARANTA NICA: EL CONTRATISTA se compromete a constituir a favor de el ICBF, la garanta nica de que trata la Ley 80 de 1993, ante un banco o compaa de seguros, con el fin de respaldar el cumplimiento de las obligaciones que surgen de la celebracin, ejecucin, terminacin, y liquidacin del presente contrato, con las coberturas, en las cuantas y trminos que se determinan a continuacin: 1) Cumplimiento: Por cuanta equivalente al veinte (20%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecucin y seis (6) meses ms, a partir de la fecha de suscripcin del contrato. 2) Calidad del servicio prestado: Por cuanta equivalente al veinte (20%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecucin y seis (6) meses ms contados a partir de la fecha de suscripcin del contrato. 3) Salarios y prestaciones sociales: Por cuanta equivalente al diez (10%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecucin y tres (3) aos ms contados a partir de la fecha de suscripcin del contrato. 4) Anticipo: En cuanta equivalente al cien por ciento (100%) del valor del anticipo con una vigencia igual al plazo de ejecucin del contrato y seis (6) meses ms, contados a partir de la fecha de suscripcin del contrato. En los casos en que se prorrogue el plazo de ejecucin y/o el valor del contrato, el contratista se compromete a mantener vigentes las garantas constituidas y a ampliarlas por el plazo o valor resultante. Con estas garantas se cubre la totalidad de los riesgos que pueda tener la ejecucin del contrato hasta su finalizacin. CLASULA QUINTA.SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO: 1) MULTAS: Con el objeto de conminar al contratista para que cumpla con sus obligaciones; el ICBF impondr multas diarias y sucesivas equivalentes al 0.1% del valor del contrato hasta que se verifique su cumplimiento, de conformidad con el artculo 17 de la Ley 1150 de 2007. Estas sanciones no podrn superar el 10% del valor del contrato y se aplicarn sin perjuicio de las dems sanciones a que haya lugar. 2) CLUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento definitivo de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, el ICBF podr hacer efectiva la clusula penal pecuniaria en un monto equivalente al diez por ciento (20%) del valor total del contrato, como estimacin anticipada y parcial de los perjuicios que se causen, sin perjuicio de que el ICBF pueda solicitar al CONTRATISTA la totalidad del valor de los perjuicios causados en lo que excedan del valor de la clusula penal pecuniaria. EL CONTRATISTA autoriza que el ICBF descuente de las sumas que le adeude, los valores correspondientes a la clusula penal pecuniaria. Se entiende que hay incumplimiento definitivo del contrato cuando cumplido el plazo de ejecucin, el contratista no ha cumplido la totalidad de sus obligaciones. PARGRAFO: PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIN DE LA MULTA: Para la imposicin de sanciones pecuniarias por el incumplimiento, cumplimiento imperfecto o retardo en la ejecucin de cualquiera de las obligaciones, descritas en
Pgina 98 de 201

el presente contrato, de cualquiera de las establecidas en el pliego de condiciones o de las propias de este tipo de contratos, se surtir el siguiente procedimiento: 1) El interventor o supervisor del contrato comunicar por escrito enviado al Representante Legal del CONTRATISTA que incurri en una causal de incumplimiento de las obligaciones del contrato, del pliego de condiciones o de las propias de este tipo de contratos y podr dar un plazo perentorio para: a) subsanar dicho incumplimiento, o b) para rendir las respectivas explicaciones debidamente justificadas y no imputables al CONTRATISTA. 2) El CONTRATISTA proceder a subsanar el incumplimiento dentro del trmino otorgado por el ICBF a travs del Interventor. Lo anterior, salvo que considere que existieron causas ajenas a l que determinaron que incurriera en dicho incumplimiento, caso en el cual, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la comunicacin mencionada en el numeral anterior, podr proceder a explicar al interventor del contrato cules son las razones de su incumplimiento, aportando las pruebas pertinentes, a efectos de solicitar que no se le imponga sancin pecuniaria alguna. 3) Si el CONTRATISTA no subsana el incumplimiento dentro del trmino otorgado por ICBF para el efecto, o las razones y pruebas allegadas por el CONTRATISTA para justificar el mencionado incumplimiento (en el evento en que haya presentado un escrito y las pruebas pertinentes dentro del trmino previsto en el numeral anterior) no acreditan o justifican la ocurrencia de una causal de exoneracin de la responsabilidad de acuerdo con lo previsto en este contrato y en la normatividad vigente, el ICBF mediante comunicacin dirigida al CONTRATISTA y a travs del Interventor o supervisor designado, impondr la multa o sancin pecuniaria prevista en sta clusula a partir de la fecha que ste le designe para el efecto, y descontar el monto correspondiente de los saldos insolutos y/o de la factura del mes siguiente a la fecha que seale el ICBF en el mencionado escrito. Lo anterior, sin perjuicio de que el ICBF, si lo estima conveniente, conceda un plazo adicional para subsanar tal incumplimiento. 4) Una vez impuesta la sancin, y en el evento en que el CONTRATISTA no subsane el incumplimiento dentro del plazo otorgado por el ICBF para ello, se causarn las sanciones reguladas en esta clusula, hasta el momento en el cual el CONTRATISTA subsane la situacin de incumplimiento o hasta que la sumatoria de las mismas alcancen la suma del 10% del valor del contrato, caso en el cual, el ICBF dar aplicacin a lo dispuesto en la clusula de terminacin anticipada del contrato, segn sea la gravedad del incumplimiento. CLASULA SXTA-. CONTROL A LA EVASIN DE SEGURIDAD SOCIAL: De conformidad con lo establecido en el artculo 50 de la Ley 789 de 2002, el CONTRATISTA deber cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Cajas de Compensacin Familiar, Sena e ICBF). En consecuencia, el incumplimiento de esta obligacin ser causal para la imposicin de penas de apremio, multas sucesivas hasta tanto se de el cumplimiento, previa verificacin de la mora mediante liquidacin efectuada por el Supervisor respectivo. Si durante la ejecucin del contrato persiste este incumplimiento por cuatro (4) meses, el ICBF dar aplicacin a la terminacin anticipada del contrato. El cumplimiento de esta obligacin ser indispensable para que se efecten los pagos por parte del ICBF al CONTRATISTA, incluso aquellos consignados en el acta de liquidacin del contrato. CLASULA SPTIMA-. IMAGEN CORPORATIVA Y VISIBILIDAD: EL CONTRATISTA se compromete con el ICBF a cumplir con todas y cada una de las disposiciones previstas en el Manual de Imagen Corporativa del ICBF, el cual hace parte integral de este contrato como Anexo No 1, efecto para el cual, coordinar con el supervisor del contrato para determinar el (los) elemento (s) y la informacin que debe incluir cada obra o programa, as como la aprobacin de toda pieza o arte que implique diseo y lleve el logo
Pgina 99 de 201

de la entidad, de acuerdo con las directrices que emita la Oficina de Comunicaciones y Atencin al Ciudadano. Ser responsabilidad del contratista gestionar ante las distintas autoridades competentes y obtener los permisos, registros, licencias y dems trmites a que haya lugar. CLASULA OCTAVA-. INDEMNIDAD DEL ICBF: El contratista mantendr indemne al ICBF contra todo reclamo, demanda, accin legal y costo que pueda causarse o surgir por daos o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por aqul, sus subcontratistas o proveedores, durante la ejecucin del objeto contractual, y terminados stos, hasta la liquidacin definitiva del contrato. Se consideran como hechos imputables al contratista, todas las acciones u omisiones de su personal, de sus subcontratistas y proveedores, y del personal al servicio de cualquiera de ellos; los errores y defectos de sus trabajos, y en general cualquier incumplimiento de sus obligaciones contractuales. Como parte de sus obligaciones para mantener la indemnidad del ICBF, el contratista constituir y mantendr vigente la garanta estipulada. En caso de que se entable un reclamo, demanda o accin legal contra el ICBF, por asuntos que segn el contrato sean de responsabilidad del contratista, ste ser notificado lo ms pronto posible de ellos, para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne al ICBF. Si en cualquiera de los eventos antes previstos, el contratista no asume debida y oportunamente la defensa del ICBF, ste podr hacerlo directamente, previa notificacin escrita al contratista, y ste pagar todos los gastos en que l incurra por tal motivo. En caso de que as no lo hiciere el contratista, el ICBF tendr derecho a descontar el valor de tales erogaciones, de cualquier suma que adeude al contratista por razn de los trabajos motivo del contrato, a recurrir a las garantas otorgadas, o a utilizar cualquier otro mecanismo legal. CLASULA NOVENA.PACTO DE INTEGRIDAD: Las partes que suscriben el presente contrato, se obligan a firmar el pacto de integridad, el cual se identifica como el anexo 2 del presente contrato y es parte integrante del mismo. CLASULA DCIMA.- AUSENCIA DE RELACIN LABORAL: El presente contrato ser ejecutado por el CONTRATISTA con absoluta autonoma e independencia y, en desarrollo del mismo, no se generar vnculo laboral alguno entre EL ICBF y EL CONTRATISTA y/o sus dependientes si los hubiere. CLASULA DCIMA PRIMERA.- CESIN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIN: Previa autorizacin del ICBF, el CONTRATISTA podr subcontratar la ejecucin del contrato con personas naturales o jurdicas que tengan la idoneidad y capacidad para la actividad subcontratada. No obstante lo anterior, el CONTRATISTA continuar siendo el nico responsable ante el ICBF. El CONTRATISTA solo podr ceder este Contrato con la previa y expresa autorizacin escrita del ICBF. En el caso de que esta autorizacin se obtenga, el CONTRATISTA Cedido en todo caso, responder por el total de las obligaciones derivadas del contrato. El ICBF podr ceder este Contrato en virtud de las decisiones que adopte el Gobierno Nacional como consecuencia de polticas de reestructuracin y reorganizacin de la administracin pblica. El CONTRATISTA acepta de manera expresa que las decisiones que en este sentido pueda adoptar el Gobierno Nacional no constituyen causales de incumplimiento del Contrato. Para el efecto, el CONTRATISTA renuncia expresamente a la notificacin de la cesin del contrato, y en consecuencia la misma se materializa a partir de la fecha en que el ICBF haya tomado la decisin. Pargrafo.- En el evento en que el ICBF no autorice la cesin del contrato a un tercero, el ICBF podr dar por finalizado el contrato de manera anticipada, si a su juicio el CONTRATISTA carece de la capacidad necesaria para ejecutarlo adecuadamente.
Pgina 100 de 201

CLASULA DCIMA SEGUNDA.- CAUSALES DE TERMINACIN DEL CONTRATO: En el evento en que se presente un incumplimiento grave, total o parcial del contrato por parte del CONTRATISTA, el ICBF podr de manera unilateral dar por terminado el contrato, sin que sea necesario previa declaracin judicial o el cumplimiento de cualquier otro requisito o formalidad diferente a la comunicacin de la decisin del ICBF al CONTRATISTA. Junto con la decisin de dar por terminado el contrato de manera unilateral, EL ICBF podr hacer efectiva la clusula penal pecuniaria y la garanta de cumplimiento otorgada por el CONTRATISTA, as como obtener y perseguir el resarcimiento de la totalidad de los perjuicios que el CONTRATISTA la haya causado al ICBF. CLASULA DCIMA TERCERA.- TERMINACIN ANTICIPADA: El ICBF podr disponer la terminacin anticipada del contrato en los siguientes eventos: 1. Cuando las condiciones contractuales o las circunstancias que dieron lugar al nacimiento del contrato hayan variado sustancialmente de tal manera que su ejecucin resulte imposible, innecesaria y/o inconveniente a juicio del ICBF. 2. Cuando exista un detrimento patrimonial de la entidad que se agrave por la exigencia de continuar desarrollando el objeto contractual celebrado. 3. Cuando el objeto contractual desaparezca o cuando no exista una actividad claramente definida que permita identificar una obligacin por ejecutar a cargo del CONTRATISTA. 4. Cuando las exigencias del servicio pblico lo requieran o la situacin de orden pblico lo imponga. 5. Por muerte o incapacidad fsica permanente del CONTRATISTA, si es persona natural o por disolucin de la persona jurdica del CONTRATISTA. 6. Por interdiccin judicial del CONTRATISTA. 7. Por liquidacin o por la apertura del proceso de liquidacin judicial del CONTRATISTA, conforme a lo previsto en la ley. 8. Por cesacin de pagos o embargos judiciales del CONTRATISTA que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato. 9. Por mutuo acuerdo de las partes. 10. Por decisin unilateral del ICBF en el caso de incumplimiento por parte del CONTRATISTA. PARAGRAFO: CONTINUIDAD DEL CONTRATO: El slo hecho de que el CONTRATISTA sea admitido en proceso de reorganizacin conforme al rgimen de insolvencia, no faculta al ICBF a dar por terminado el contrato. No obstante lo anterior, cuando el CONTRATISTA incurra en incumplimiento de una cualquiera de sus obligaciones contractuales causadas con posterioridad al inicio de dicho trmite, el ICBF podr dar por terminado el contrato, conforme a lo previsto en la ley. CLASULA DCIMA CUARTA.- VEEDURAS CIUDADANAS: En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 850 de 2003, se convocan a las veeduras ciudadanas con el fin de garantizar la participacin social en la ejecucin del presente contrato. CLASULA DCIMA QUINTA.SOLUCIN DE CONTROVERSIAS: Las partes se comprometen a hacer todo lo posible para resolver en forma amistosa y directa las diferencias que surjan durante la relacin contractual, en su ejecucin o liquidacin a travs de arreglo directo, amigable composicin, conciliacin o cualquier otro medio de auto composicin de conflictos. CLUSULA DCIMA SEXTA.CLUSULAS EXCEPCIONALES: Son aplicables al presente contrato las clusulas previstas en los artculos catorce (14) a dieciocho (18) de la Ley 80 de 1993. CLASULA DCIMA SPTIMA.REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIN Y LEGALIZACIN: El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes y el registro presupuestal. Para su ejecucin requiere de la aprobacin de la garanta nica por parte del ICBF. Para su legalizacin el contratista deber remitir los recibos de pago originales de los derechos de publicacin en la Imprenta Nacional y del Impuesto de Timbre. Ambos recibos debern ser entregados a la Oficina Jurdica del ICBF tan pronto se suscriba el contrato por parte del contratista. Cualquier tipo de sancin ocasionada por el retardo en el pago o por el retardo en la
Pgina 101 de 201

presentacin del recibo de pago del Impuesto de Timbre o por cualquier otra causa imputable al contratista, ser responsabilidad exclusiva del contratista y la sancin ser asumida por ste sin perjuicio de las dems acciones legales a que haya lugar. PARGRAFO PRIMERO: Con la firma por parte del contratista, el ICBF podr dar por terminado de manera unilateral el presente contrato en caso de retardo y/o incumplimiento de las estipulaciones de la presente clusula. PARGRAFO SEGUNDO: El ICBF en cualquier momento y en caso de sancin, tomar las acciones pertinentes para que el contratista responda y pague la misma. DCIMA OCTAVA.-DOCUMENTOS: Hacen parte del presente contrato el pliego de condiciones, el acta de inicio y los dems documentos que se produzcan durante la ejecucin. En caso de presentarse discrepancia entre unos y otros, primarn las estipulaciones contractuales. DCIMA NOVENA.- EL CONTRATISTA est obligado a entregar al ICBF la informacin relativa a la ejecucin del presente contrato, de acuerdo a los formatos, frecuencia, procedimientos y medios de comunicacin que establezca la Subdireccin de Sistemas de Informacin del ICBF, en los trminos del Anexo No.11 denominado ACUERDO DE PROVISION DE INFORMACION API. VIGSIMA.- GASTOS: Los gastos que se ocasionen para la legalizacin del presente contrato sern sufragados por el CONTRATISTA. Para constancia se firma en Bogot D. C., a los
Por EL ICBF, ELVIRA FORERO HERNNDEZ Directora General
Por EL CONTRATISTA, XXX
Pgina 102 de 201
ANEXO 2. INFORMACIN PARA EL ACTO DE CIERRE Nombre del Proponente: ____________________________________________________ Nombre del Representante Legal: _____________________________________________ Fecha de expedicin del Certificado de Existencia y Representacin Legal (si a ello hubiere lugar): ____________________________________________________________ Domicilio legal: ____________________________________________________________ Garanta de Seriedad de la Propuesta No.:______________________________________ Compaa aseguradora: ____________________________________________________ Certificacin de parafiscales._________________________________________________ Valor total de la propuesta _________________ incluidos todos los impuestos y sealando expresamente cundo se es responsable de este gravamen. No. de Folios -----------------------------------------El suscrito certifica que los datos anteriores son ciertos y son tomados fielmente del contexto de la propuesta.
________________________________ Nombre y firma del representante legal Nota: El propsito del anterior resumen es el de hacer expedita la lectura pblica de las ofertas en la fecha de cierre del concurso de mritos. En caso de discrepancias entre la informacin aqu registrada y la contenida en la propuesta, prevalecer la ltima.
Pgina 103 de 201
ANEXO 3. CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA Bogot D.C., ------------------------- de ------------------------ de 2009 Seores Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Avenida Carrera 68 No. 64 C - 75 Ciudad El suscrito __________________________________, de conformidad con lo requerido en el pliego de condiciones del concurso de mritos ICBF CM-001-09, cuyo objeto es: Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems programas que lo requieran. Manifiesto que basta con la presentacin de esta oferta para que se entienda que acepto y me comprometo a cumplir todas y cada una de las obligaciones contractuales contenidas en el Pliego de Condiciones del presente Proceso de Seleccin. En caso de resultar aceptada la propuesta presentada, me comprometo a suscribir el contrato correspondiente, a cumplir con las obligaciones derivadas de l, de la oferta que presento y del Pliego de Condiciones, as como a constituir, en caso de Unin Temporal o Consorcio, el RUT unificado. Declaro as mismo: Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aqu, tiene participacin en esta oferta o en el contrato que ser el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes estn vinculados a dicha oferta. Que nos hemos familiarizado y hemos estudiado el Pliego de Condiciones y dems documentos, as como las dems condiciones e informaciones necesarias para la presentacin de la oferta, y aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos. Manifestamos que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar facilit de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades la totalidad de la informacin requerida para la elaboracin de la propuesta, garantizando siempre la confidencialidad de la misma.
Pgina 104 de 201

Que nuestra oferta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso. Nos comprometemos a ejecutar el objeto y la totalidad de las obligaciones contractuales establecidas en el presente proceso. Que entendemos que el valor del contrato, conforme est definido en el Pliego de Condiciones, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, as como todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administracin y las utilidades del contratista. Que no existe ninguna falsedad en nuestra propuesta. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representacin del proponente, manifiesto (amos) que me (nos) obligo (amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los trminos y condiciones previstos en el Pliego de Condiciones. Que de acuerdo con lo establecido en el Pliego de Condiciones adjunto, se anexa la documentacin solicitada en el mismo. Que en caso de ser adjudicatario del contrato derivado del presente concurso de mritos, me comprometo a suscribir y legalizar el contrato e iniciar la ejecucin del mismo en los plazos previstos en el Pliego de Condiciones. Que a solicitud del ICBF me (nos) obligo (amos) a suministrar cualquier informacin adicional necesaria para la correcta evaluacin de la propuesta. Que de manera libre y espontnea manifiesto que en el evento de resultar aceptada la presente propuesta, renuncio (amos) a efectuar cualquier accin, reclamacin o demanda en contra de el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar por hechos o circunstancias que conozco (conocemos) o he (mos) debido conocer por razn de las condiciones y exigencias que se establecieron en el Pliego de Condiciones y en el contrato, las cuales acepto (amos) en su totalidad. Que conozco detalladamente y que he hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riegos sociales, de orden pblico, normativos, ambientales y tcnicos que la ejecucin del contrato me demande, y en consecuencia manifiesto que asumo los resultados econmicos de los mismos.
Bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado al firmar esta carta, manifiesto (amos) que no me (nos) encuentro (amos) ni personal ni corporativamente, incurso(s) en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas legales, ni en el boletn de responsables fiscales de la Contralora General de la Repblica.
Pgina 105 de 201

Esta oferta es presentada por __________ con cedula de ciudadana No. _______, quien firma la carta de presentacin y no tiene incompatibilidades o conflictos de inters con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Me comprometo a ejecutar el objeto y obligaciones contractuales en el trmino establecido en el Pliego de Condiciones del presente concurso de mritos. El (los) abajo firmante (s) declaro (amos) que he (mos) recibido todos los documentos y anexos descritos en este pliego de condiciones, as como las adendas a los mismos. De Ustedes atentamente, Nombre del Proponente: Direccin: Ciudad: Telfono: Correo electrnico: NIT:
fax:
Firma del representante legal o apoderado:
______________________________. C. C.
Pgina 106 de 201
ANEXO 4. FORMATO CUPO DE CRDITO Bogot, D.C., ____ de _________ de 2009
Establecimiento de Crdito XXXXXXXXXX
Certifica: Que la sociedad o persona natural _________________________________ tiene con nuestra entidad, sucursal.........., un cupo de crdito aprobado por valor de $....................... Este cupo no est sujeto a aprobaciones posteriores y podr ser desembolsado previa solicitud y legalizacin por parte de la firma.
Cordialmente,
Firma autorizada y sello (En papel oficial del Establecimiento de Crdito)
Pgina 107 de 201
ANEXO 5. PACTO DE INTEGRIDAD El suscrito a saber ____________________________________, domiciliado en la ciudad de __________________, identificado con ______________________ No. ______________, quien obra en ______________________________________, (escribir si obra en nombre propio o en calidad de Representante Legal de alguna persona natural, jurdica, Consorcio o Unin Temporal) y quien en adelante se denominar el proponente, manifiesta su voluntad de asumir de manera unilateral, el presente pacto de integridad, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Primero: Que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar adelanta el proceso mediante Concurso de Mritos ICBF CM-001-09, cuyo objeto es Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y de aquellos que el ICBF determine. Segundo: Que es inters del proponente apoyar la accin del Estado Colombiano y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para promover la cultura de la probidad y fortalecer la transparencia en los procesos de contratacin. Tercero: Que siendo el inters del proponente participar en el Concurso de mritos mencionado en el considerando primero, se encuentra dispuesto a suministrar la informacin propia que resulte necesaria para aportar transparencia y objetividad al proceso y en tal sentido suscribe el presente documento y asume los siguientes compromisos: 1. El proponente no sobornar, ni realizar ninguna otra forma de halago o regalo a ningn funcionario pblico con el objeto de que su propuesta sea favorecida en alguna manera, con el proceso del concurso de mritos, con el proceso de contratacin, ni con la ejecucin del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta. 2. El proponente no permitir que nadie, bien sea empleado suyo o un agente comisionista independiente, o un asesor o consultor reciba un soborno en su nombre. 3. El proponente impartir instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores y a cualquiera otro representante suyo, exigindole el cumplimiento en todo momento de las leyes de la Repblica de Colombia en el presente proceso de concurso de mritos y la relacin contractual que podra derivarse de ella y les impondr las siguientes obligaciones: 3.1. No ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago a los funcionarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ni a cualquier otro servidor pblico o privado que pueda influir en la
Pgina 108 de 201

adjudicacin de la propuesta, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios pblicos, pueda influir sobre la adjudicacin de la propuesta. 3.2. No ofrecer pagos o regalos a los funcionarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, durante el desarrollo del contrato que se suscriba si llegase a ser elegida su propuesta. 4. El proponente no efectuar acuerdos o realizar actos o conductas que tengan por objeto o como efecto la colusin en el presente proceso de Concurso de mritos. 5. El proponente se compromete a verificar toda la informacin, que a travs de terceros deba presentar a la entidad para efectos de este proceso de seleccin. 6. El proponente asumir la responsabilidad por el suministro de informacin inconsistente, imprecisa o que no corresponda a la realidad, para efectos de este proceso. 7. El proponente actuar bajo los principios de la tica, la moral, las buenas costumbres, la probidad y en general bajo los principios de transparencia que rigen la contratacin administrativa. 8. El proponente asume a travs de la suscripcin del presente compromiso, las consecuencias previstas en este Pliego de condiciones si se verificare el incumplimiento de los compromisos de integridad. 9. El proponente manifiesta y garantiza a travs de la suscripcin del presente documento, que conoce y respetar las reglas establecidas en el Pliego de Condiciones y, en consecuencia, aceptar las decisiones que en cumplimiento del mismo tome la administracin. En constancia de lo anterior, y como manifestacin de la aceptacin de los compromisos unilaterales incorporados en este Pliego de Condiciones, se firma el mismo en la ciudad de Bogot, D. C., a los ___ das del mes de _____ de ___ ________________________________ Nombre y firma del proponente.
Pgina 109 de 201
ANEXO 6. MODELO CONFORMACIN CONSORCIO Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido el Consorcio _______________________________________ para participar en el Concurso de mritos ICBF CM-001-09, que tiene por objeto es Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems .
Integrantes del Consorcio: 1. Nombre: _____________________________________________________ C.C. o NIT: ____________________________________________________ 2. Nombre: _____________________________________________________ C.C. o NIT: ____________________________________________________ Aportes: Porcentaje (%) con el que participa cada integrante: _____________ ______________________________________________________________ Duracin: por el plazo del contrato y un (1) ao ms. Compromisos: Al conformar el consorcio para participar en el Concurso de mritos, sus integrantes se comprometen a: 1. Participar en la presentacin conjunta de la propuesta, as como a suscribir el contrato. 2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con el ICBF. 3. Responder en forma solidaria por todas las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato. 4. No ceder su participacin en el Consorcio a otro integrante del mismo. 5. No ceder su participacin en el Consorcio a terceros sin la autorizacin previa del ICBF. 6. No revocar el consorcio durante el tiempo de duracin del contrato y un ao ms.
Pgina 110 de 201
7. En caso de ser adjudicatario, constituir un RUT unificado en nombre del Consorcio dentro de los tres (3) das siguientes a la Adjudicacin del presente Concurso de mritos. Organizacin interna del Consorcio: Para la organizacin del Consorcio, hemos designado como representante a _______________, quien tendr las siguientes facultades: 1. _________________________________________________________ 2. _________________________________________________________ 3. _________________________________________________________ Para constancia se firma el presente documento en ________________, a los ___________ (____) das del mes de ______________ de ______.
Nombres y firmas:
_____________________________________________
NOTA: Los proponentes podrn adicionar el contenido de este anexo, siempre que el mismo contenga la informacin mnima exigida en l.
Pgina 111 de 201
ANEXO 7. MODELO CONFORMACIN UNIN TEMPORAL Por medio del presente escrito hacemos constar que hemos constituido la Unin Temporal _________________________________________, para participar en concurso de mritos ICBF CM-001-09, que tiene por objeto Realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems programas esratgicos que lo requieran.
Integrantes de la Unin Temporal: 1. Nombre: _________________________________________________ C.C. o NIT:________________________________________________ 2. Nombre: _________________________________________________ C.C. o NIT: ________________________________________________ Aportes: porcentaje (%) con el que participa cada integrante: _____________ ______________________________________________________________. Duracin: Por el plazo del contrato y un (1) ao ms. Compromisos: Al conformar la unin temporal para participar en el concurso de mritos, sus integrantes se comprometen a: 1. Participar en la presentacin conjunta de la propuesta, as como a suscribir el contrato. 2. Responder en forma solidaria e ilimitada por el cumplimiento total de la propuesta y de las obligaciones que se originen del contrato suscrito con el ICBF. 3. Responder ante las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros de la Unin Temporal. 4. No ceder su participacin en la Unin Temporal a otro integrante de la misma.
Pgina 112 de 201
5. No ceder su participacin en la Unin Temporal a terceros sin la autorizacin previa del ICBF. 6. No revocar la Unin Temporal durante el tiempo de duracin del contrato y un ao ms. 7. En caso de ser adjudicatario, constituir un RUT unificado en nombre de la Unin Temporal dentro de los tres (3) das siguientes a la Adjudicacin del presente concurso de mritos. Organizacin interna de la Unin Temporal: Para la organizacin de la Unin Temporal hemos designado como Representante Legal a ________________________________, quien tendr las siguientes facultades: 1. _________________________________________________________ 2. _________________________________________________________ 3. _________________________________________________________ Para constancia se firma el presente documento en _______________, a los ___________ das del mes de ___________________ de _____.
Nombres y firmas: _____________________________________________ NOTA: Los proponentes podrn adicionar el contenido de este anexo, siempre que el mismo contenga la informacin mnima exigida en l.
Pgina 113 de 201
ANEXO 8. MODELO CERTIFICACIN DE CUMPLIMIENTO ARTCULO 50 LEY 789 DE 2002 Y LEY 828 DE 2003 Yo ______________________________________, identificado con cdula de ciudadana No. _____________, en mi calidad de _________________ de3 la empresa _______________________ con NIT _________, bajo la gravedad del juramento manifiesto que la empresa ______________ ha cumplido durante los seis (6) meses anteriores a la fecha de expedicin de la presente certificacin, con los pagos al sistema de Seguridad Social en salud, pensiones y riesgos profesionales y con los aportes parafiscales correspondientes a todos sus empleados vinculados por contrato de trabajo, por lo que declaro que se encuentra a paz y salvo con las empresas promotoras de salud -EPS-, los fondos de pensiones, las administradoras de riesgos profesionales -ARP-, las caja de compensacin familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- y el Servicio Nacional de Aprendizaje -SENA-. ____________________________ Firma Identificacin No. ________________________________ En calidad de: ___________________________________ Ciudad y fecha: __________________________________ *En caso de ser persona natural que est exento de la obligacin del pago de los aportes parafiscales, deber manifestarlo. NOTA: El presente anexo constituye slo un modelo. Su contenido podr ser ajustado por los proponentes.
La presente certificacin debe ser firmada por el Revisor Fiscal. En el evento en que la empresa no tenga Revisor Fiscal, la
certificacin deber ser firmada por el Representante Legal de la misma. En caso que la empresa tenga menos de seis (6) meses de creada, deber certificar el cumplimiento a partir de la fecha de su constitucin.
Pgina 114 de 201

ANEXO 9. ANEXO TCNICO NECESARIO PARA LA EJECUCIN DE LA INTERVENTORA Para el cumplimiento del objeto contractual de los contratos, se entiende que la obligacin principal consiste en realizar la Interventora de la ejecucin de los contratos a travs de los cuales se desarrollan los programas estratgicos del Gobierno Nacional que dirige EL ICBF, as como realizar la asesora, control y seguimiento a la ejecucin del programa desayunos infantiles con amor y dems programas estrategicos que lo requieran. El ICBF entregar al interventor la informacin de los contratos de los operadores que ste requiera para ejecutar el objeto de la interventora. El ICBF har entrega al adjudicatario de esta convocatoria copia de todos y cada uno de los contratos que se suscribieron y que se suscribirn en virtud de la atencin del programa y de la ejecucin de los Programas Nacionales Alimentacin para el Adulto Mayor Juan Luis Londoo de la Cuesta y Desayunos Infantiles con Amor e igualmente realizar el Control, Seguimiento y Asesora a la ejecucin del Programa Desayunos Infantiles con Amor. 9.1 OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIN PARA EL ADULTO MAYOR JUAN LUIS LONDOO DE LA CUESTA 9.1.1. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL COMPONENTE ADMINISTRATIVO: 1. Comprobar el correcto diligenciamiento de las Planillas de Control establecidas por el ICBF para verificar la entrega del complemento alimentario, la Bienestarina y la asistencia a las actividades complementarias, los servicios sociales complementarios y dems servicios o productos que el ICBF establezca en desarrollo del Programa Nacional de Alimentacin para el Adulto Mayor, tanto en las visitas a los puntos de atencin como a travs del proceso de certificacin mensual para cada una de las modalidades. 2. Verificar el cumplimiento de los requisitos de ingreso y permanencia en el Programa de los adultos mayores relacionados en las planillas de control y los medios magnticos entregados por los operadores del servicio, frente a las bases de datos suministradas por el ICBF. 3. Cotejar la informacin correspondiente a los adultos mayores relacionados en las planillas de control y los medios magnticos presentados por los operadores. 4. Certificar el pago de las facturas de cobro del servicio presentadas por los operadores, con base en los resultados de la comprobacin del diligenciamiento de las planillas, los reportes generados por el proveedor de la tecnologa y la verificacin de las bases de datos, de acuerdo con los formatos establecidos por el ICBF. 5. Desarrollar el proceso establecido por la autoridad competente para dar de baja la Bienestarina que se identifique como no apta para el consumo humano
Pgina 115 de 201

6. Certificar mensualmente el recibo a satisfaccin de los alimentos suministrados y los servicios sociales complementarios con los soportes adecuados y expedir los certificados de autorizacin de pago y radicarlo ante el ICBF en medio fsico y magntico. 7. Certificar por cada beneficiario el porcentaje de asistencia al punto de atencin en la entrega de Racin Preparada de los municipios del subsidio integral. As mismo certificar por cada beneficiario la participacin en los servicios sociales complementarios de los mismos Municipios. 8. Informar las novedades de ingreso y retiro o cambio de modalidad de atencin de los beneficiarios que se presenten en los tiempos establecidos en el manual operativo del Programa. 9. Presentar un informe mensual por departamento en el que se d cuenta de las inasistencias, fallecimientos o desvinculaciones promedio por cambio de domicilio de los beneficiarios del Programa. 10. Generar informes inmediatos sobre las novedades de apertura y cierre de puntos de preparacin, distribucin, almacenamiento y ensamblaje de raciones. 11. Generar informes estadsticos por departamento, municipio y punto de entrega de las cantidades entregadas, incluyendo los kilos de Bienestarina entregados. 12. Informar de manera oportuna al ICBF cualquier anomala o conflicto que se presente y las modificaciones o adiciones que se requieran, en caso de encontrar irregularidades en la ejecucin de los contratos con los operadores. 13. Realizar los cruces de informacin entre las bases de datos reportadas por el operador de tecnologia y las bases de datos de beneficiarios del PNAAM, con relacin a la entrega del complemento alimentario, la Bienestarina, la asistencia a las actividades complementarias, los servicios sociales complementarios y dems servicios o productos que el ICBF establezca en desarrollo del Programa. 14. Disear e implementar un proceso para el seguimiento al control de huella dactilar de acuerdo al manual operativo y al cronograma de implementacin para aprobacin del ICBF; una vez avalado implementar dicho proceso. 15. Reportar el nmero de registros procedentes de la implementacin del control de huella dactilar por departamento, municipio, y punto de distribucin par cada uno de los servicios autorizados de acuerdo al manual operativo. 16. Verificar que la huella dactilar almacenada en el dispositivo de reconocimiento coincida con la huella del adulto mayor asistente, esta validacin se puede hacer total o aleatoriamente a los adultos mayores. 17. Verificar el cumplimiento por parte de los operadores de la cantidad, los perfiles y requisitos establecidos para el personal profesional y operativo del programa. 18. Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y reclamos que formulen los beneficiarios, la ciudadana, veeduras o instituciones; y generar mecanismos que faciliten la recepcin y trmites de estas. 19. Cumplir con los procedimientos establecidos en el manual operativo para la certificacin y pago de las cuentas de cobro de los operadores y para el manejo del anticipo. 20. Aplicar los descuentos sobre las cuentas de cobro presentadas por los operadores, de conformidad con los motivos y criterios establecidos en el manual operativo del Programa.
Pgina 116 de 201

21. Establecer y aplicar un plan de visitas de acuerdo con los siguientes criterios: (i) Visitar, al menos, tres (3) veces, en el periodo de ejecucin del contrato, todos los puntos de atencin de la modalidad racin preparada, cubriendo mensualmente la totalidad de los departamentos donde funciona esta modalidad, a excepcin de aquellos donde funcionen 5 menos puntos de preparacin y/o distribucin, en cuyo caso las visitas deben planearse durante espacios de tiempo equitativos, evitando que se realicen de manera acumulada, tal como se especifica en el cuadro de visitas por mes modalidad racin preparada. (ii) Visitar, al menos, dos (2) veces, en el periodo de ejecucin del contrato, todos los puntos donde funciona de manera exclusiva la modalidad racin para preparar, para verificar la entrega efectiva de las raciones a los beneficiarios y la ejecucin de los servicios sociales complementarios, as como las actividades complementarias en el caso de que estas se realicen. Las visitas deben planearse durante espacios de tiempo equitativos, evitando que se realicen de manera acumulada. (iii) Visitar durante la ejecucin del contrato, al menos, tres (3) veces las plantas de produccin del sistema Centralizado en la Modalidad Racin Preparada y las bodegas de almacenamiento y/o ensamble de la raciones. Las visitas deben planearse durante espacios de tiempo equitativos, evitando que se realicen de manera acumulada. (iv) Sin detrimento de la calidad de la inspeccin, seguimiento, vigilancia y control, se debern realizar visitas simultneas a los puntos de la racin preparada y la racin para preparar, en los municipios donde funcionen las dos modalidades de atencin.(v) Realizar las visitas de verificacin de quejas y reclamos y emisin de conceptos tcnicos de apertura y cierre de puntos de racin preparada, establecidas por el ICBF Sede Nacional.
NUMERO DE VISITAS SIMULTANEAS PERIODO 16 MESES MODALIDAD RP Y RPP* NUMERO DE VISITAS EXCLUSIVAS PERIODO 16 MESES MODALIDAD RPP NUMERO DE VISITAS TOTALES PERIODO 16 MESES RP + RPP
DEPARTAMENTO
NUMERO DE VISITAS PERIODO 16 MESES MODALIDAD RP
NUMERO DE VISITAS MENSUALES MODALIDAD RP
AMAZONAS ANTIOQUIA ARAUCA ATLNTICO BOGOT D.C BOLVAR BOYAC CALDAS CAQUET CASANARE CAUCA CESAR CHOC CRDOBA CUNDINAMARCA
Pgina 117 de 201
3 519 45 297 225 390 198 123 102 75 126 198 66 231 291
0** 33 3 19 14 24 12 8 6 5 8 12 4 14 18
3 276 18 60 3 129 165 54 42 36 84 72 39 84 189
0 58 2 0 0 0 134 14 0 12 26 0 34 0 102
3 577 47 297 225 390 332 137 102 87 152 198 100 231 393

GUAINA GUAVIARE HUILA LA GUAJIRA MAGDALENA META NARIO NORTE DE SANTANDER PUTUMAYO QUINDIO RISARALDA SAN ANDRS SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE DEL CAUCA VAUPS VICHADA TOTAL 3 21 192 99 234 120 195 360 48 138 132 3 309 201 279 321 0 0 5544 0** 1 12 6 15 8 12 23 3 9 8 0** 19 13 17 20 0 0 346 3 9 90 33 90 69 156 75 27 33 33 3 126 78 135 96 0 0 2310 0 2 8 4 0 12 24 30 6 2 0 2 84 0 0 4 2 2 564 3 23 200 103 234 132 219 390 54 140 132 5 393 201 279 325 2 2 6108
*Visitas simultneas periodo 16 meses modalidad RP y RPP deben estar incluidas dentro del total de visitas de RP **Departamentos con menos de 5 puntos de RP
22. Presentar al supervisor del contrato designado por el ICBF y a la Gerencia del PNAAM los siguientes informes impresos y en medio magntico debidamente soportados as: Copia de las actas de visita y actas de reuniones, reporte de laboratorios para el caso de anlisis microbiolgico, requerimientos realizados al operador y descuentos al operador, solicitud de multas, memoria fotogrfica de los componentes verificados en campo: (i) Informes mensuales consolidados acerca del estado de los contratos sobre los cuales ejerce la interventora, en relacin con las obligaciones de los componentes tcnico, social, administrativo y financiero de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo, los trminos de referencia y contratos y propuesta del Operador y la Interventora, utilizando como unidades de anlisis: departamento, municipio ,modalidad y puntos de preparacin, distribucin, plantas de produccin y almacenamiento y ensamblaje de raciones, incluyendo actividades, reporte de visitas, hallazgos generales, hallazgos de reporte inmediato, trmites de quejas y reclamos, metodologas utilizadas, resultados obtenidos, anlisis estadsticos (cifras, grficos y anlisis de los resultados obtenidos), conclusiones, dificultades encontradas y recomendaciones sobre las acciones a emprender, de conformidad con las instrucciones y parmetros que le indiquen los supervisores del presente contrato; de igual forma se deber realizar un anlisis del comportamiento histrico de los componentes tcnico y social, a partir del segundo mes de ejecucin del contrato; (II) Dems informes que requiera
Pgina 118 de 201

ICBF con el fin de dar cuenta del funcionamiento del Programa. (III) Elaborar informes extraordinarios de manera inmediata a partir del conocimiento de un evento que por sus caractersticas afecte en forma importante el suministro de alimentos y que contenga: un anlisis detallado y completo de los hechos, causas y actuaciones del contratista, recomendaciones sobre soluciones definitivas y las sanciones a imponer, si fuere el caso, realizando seguimiento a la misma hasta superar el evento; iv) Reporte del seguimiento a las quejas y reclamos presentados sobre el programa y los resultados de las acciones de la interventora frente a los reclamos realizados por los beneficiarios y dems actores del PNAAM; (v) informe detallado de la toma de las muestras microbiolgicas realizado por un profesional en Microbiologa o Bacteriologa, que contenga como mnimo; justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear y graficas), cronograma cumplido, resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas), anlisis general y por departamento, acciones desarrolladas de acuerdo con lo establecido en el Manual operativo y en los Trminos de referencia, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados. (vi)Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin de todos los componentes y metas del programa llevando mes a mes el registro acumulado de su comportamiento. (vii) Informe de encuesta de aceptabilidad que incluya como mnimo: justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear), resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas y graficas), anlisis general y por departamento, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados (viiii) informe final dentro de los treinta (30) das posteriores a la terminacin de los contratos objeto de la intenventora, el cual debe contener en forma integral todos los aspectos relacionados con el desarrollo y alcance del programa. REGISTRO FOTOGRFICO: En cada Punto de distribucin de racin preparada visitado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico Fachada del punto, que incluya la Identificacin del punto: Pendn alusivo al Programa (1) rea de Almacenamiento de alimentos perecederos, no perecederos y bienestarina (3) rea de Distribucin de Alimentos (1) Manipuladoras de Alimentos (1) Racin servida al beneficiario (Almuerzo) (1). Diligenciamiento de planillas de registro o herramientas tecnolgicas existentes.(1) Realizacin de actividades o servicios sociales complementarios si se realizan el da de la visita.(1) Hallazgos en caso de incumplimiento
En cada Punto de entrega de racin para preparar visitado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico rea de Almacenamiento de alimentos (1) Realizacin de actividades o servicios sociales complementarios (3)
Pgina 119 de 201

Momento de entrega de Racin Para Preparar al beneficiario (1). Racin Para Preparar entregada al beneficiario (paquete)(1) Complemento de aporte entregado, si se realizan el da de la visita.(1) Hallazgos en caso de incumplimiento
En cada bodega de almacenamiento y/o ensamblaje de raciones visitado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico Aspectos locativos: o Ventilacin ventanas, techos (2) o Iluminacin (2) o Humedad Paredes, pisos (2) Almacenamiento de alimentos perecederos y no perecederos (4) Transporte Manipulacin y/o Vehculos (2) Hallazgos en caso de incumplimiento
En cada planta de preparacin de raciones preparadas del sistema centralizado y como parte del informe mensual se debe entregar el siguiente archivo fotogrfico Plantas: Producto: o Materias Primas (2) o Producto final (2) Procedimiento de produccin (2) Control de calidad de productos (2) Cumplimiento de normas higinico sanitarias previstas en el Decreto 3075/97 (3) Personal de la planta (2) Transporte Vehculos (2)
23. Cumplir con el equipo de trabajo, a nivel profesional y operativo, de acuerdo con la propuesta presentada en la convocatoria pblica. 9.1.2. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL COMPONENTE TECNICO: 24. Coordinar con el ICBF la seleccin de los puntos de distribucin de cada modalidad de atencin del programa objeto de visita y seguimiento. 25. Verificar la existencia del plan de saneamiento adaptado al punto de atencin y su implementacin en cada una de las modalidades de atencin. 26. Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento elaborados por el operador. 27. Verificar la aplicacin de los principios bsicos de Buenas Prcticas de Manufactura durante la recepcin, almacenamiento y distribucin de los alimentos de las dos modalidades de
Pgina 120 de 201

atencin, incluida la bienestarina, de acuerdo a la Gua de Buenas Prcticas de Manipulacin de Alimentos en Bodegas y Sitios de Almacenamiento elaborada por el ICBF y el Decreto 3075 de 1997. 28. Verificar el cumplimiento del proceso para que el operador realice la sustitucin de los alimentos que presenten aceptabilidad menor al 80% por municipio segn la encuesta de aceptabilidad realizada por la Interventora, manteniendo las especificaciones tcnicas de la propuesta presentada y aceptada por el ICBF. 29. Verificar que el operador realice la reposicin de alimentos a que hubiere lugar en caso de prdida o deterioro de los mismos. 30. Verificar que el operador acate los cambios que se efecten sobre el manual operativo del Programa de acuerdo con los trminos establecidos por el ICBF. 31. Verificar la elaboracin e implementacin por parte del operador del plan de manejo ambiental. En relacin con el control de la preparacin, distribucin y el suministro de la Racin Preparada: 32. Verificar que los operadores durante la ejecucin de los contratos y con base en el listado actualizado de beneficiarios existente en cada punto de atencin y en el formato control diario de raciones preparadas servidas a los beneficiarios: (i) Brinden el servicio de complementacin alimentara en la modalidad racin preparada y el sistema de distribucin propuesto y aprobado por el ICBF, de conformidad con el listado de los beneficiarios, suministrado por el ICBF; (ii) Cumplan los lineamientos establecidos en el Manual Operativo del Programa; (iii) Cumplan con la entrega de las raciones para los adultos mayores discapacitados o con incapacidad temporal, que por razones de enfermedad o cuando debido a razones climticas se haga estrictamente necesario el envo de la racin. 33. Verificar el cumplimiento de la minuta patrn y del ciclo de mens al igual que su publicacin en los puntos de atencin, teniendo en cuenta las condiciones a que se oblig el contratista que, fueron aprobadas por el ICBF. 34. Comprobar la rotacin de mens, utilizacin de intercambios de alimentos permitidos y el nmero total establecido por semana, as mismo el empleo de leche en polvo en aquellos municipios autorizados por el ICBF-Sede Nacional, previo concepto del Grupo Regional. 35. Verificar el cumplimiento de los requisitos de cantidad, calidad sanitaria, nutricional y organolptica, presentacin y frecuencia de los alimentos y/o preparaciones de acuerdo con las especificaciones tcnicas establecidas por EL ICBF para cada tipo de racin y sistema de distribucin autorizado por el ICBF. Deber realizar dentro de este proceso, el pesaje y/o medicin de las porciones de los alimentos que son ofrecidas en el men en los puntos de distribucin, empleando balanza para las operaciones de pesaje (gramera con sensibilidad mnima de 10 gramos y capacidad mxima de 3 Kg.); para la medicin de bebidas emplear probeta plstica (Mximo de 300 ml); y para la medicin de sopas, vaso medidor. Igualmente, deber registrar la informacin sobre peso y/o volumen de la porcin mnimo tres (3) porciones de cada uno de los alimentos que componen la racin.
Pgina 121 de 201

36. Exigir a los operadores muestras y contramuestras para realizar prueba en todos aquellos casos en los que la prueba organolpticas (olor. sabor, apariencia) permita inferir posible alteracin en la racin o en alguno de sus componentes. 37. Aplicar a los participantes en los puntos de distribucin, de acuerdo con la propuesta de muestreo, encuestas de aceptabilidad de las preparaciones que conforman los diferentes mens en la modalidad Racin Preparada y el contendido de alimentos de la Racin Para Preparar y en general del Programa. Para la realizacin de la encuesta, se deber proceder a ajustar los instrumentos para tal fin ya elaborados y aplicarlos por departamentos. Para la definicin del tamao de la muestra debe tenerse en cuenta el plan de muestreo, elaborado de conformidad con la NTC ISO 2859 nivel de inspeccin general II, el resultado del muestreo debe ser remitido al ICBF Dentro de los diez (10) das hbiles siguiente a la suscripcin del Acta de Inicio para su aprobacin. Las encuestas debern aplicarse entre el 5 y 6 mes del contrato, la segunda el 9 mes y la tercera entre el 15 y 16 mes del contrato. 38. Verificar que la programacin de las minutas de la semana, as como la lista de intercambios de alimentos, estn fijadas en un lugar visible en los puntos de distribucin. Verificar que mediante muestreo aleatorio de acuerdo con el Plan de visitas establecido, los operadores brinden la racin preparada en el horario de 11:00 A.M a 2:00 P.M de lunes a viernes, con excepcin de los das festivos. Muestreo microbiolgico Realizar tomas de muestras microbiolgicas en los puntos de racin preparada del sistema descentralizado, semicentralizado y plantas de produccin del sistema centralizado. En cada punto de distribucin se deber tomar una (1) muestra de los siguientes productos: alimentos (jugo, proteico, verdura y agua), ambiente, superficies y manipuladores de alimentos. Se realizaran los anlisis de acuerdo a los parmetros establecidos en el presente anexo:
Producto Preparados preparados Alimento Protena: carne, pescado pollo, huevo, Norma INVIMA Tipo de Anlisis Recuento de microorganismos mesfilos UFC/g Recuento de Estafilococo aureus UFC/g Recuento de Bacillus cereus UFC/g Recuento de Coliformes Totales Recuento de Coliformes Fecales Presencia de Salmonella
Pgina 122 de 201

Verdura cocida INVIMA Recuento de microorganismos mesfilos UFC/g Recuento de Estafilococo aureus UFC/g Recuento de Bacillus cereus UFC/g Recuento de Coliformes Totales Recuento de Coliformes Fecales Presencia de Salmonella Productos crudos Ensalada cruda INVIMA Recuento de Coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Presencia de Salmonella Jugos Jugos y pulpas Resolucin 7992 / 91 Recuento de mesofilos Recuento de coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Esporas clostridium sulfito reductor Recuento de Hongos (mohos y levaduras) Agua Agua Decreto 475 del 10 de marzo de 1998 ) Manipuladores de alimentos Los parmetros son aplicados INVIMA Secretaras Salud. los por y de Recuento de Hongos (mohos y levaduras) Recuento de Coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Recuento de Coliformes Totales /Ml Presencia de E. Coli /Ml
Ambientes
Parmetros aplicados INVIMA Secretaras Salud. por y de
Recuento de microorganismos mesofilos Recuento de coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Recuento de Hongos (mohos y levaduras)
Superficies (Equipos, utensilios, menaje mesones) y
Parmetros aplicados INVIMA Secretaras Salud 5230 y por , de NTC
Recuento de Coliformes totales Recuento de Coliformes fecales Recuento de Hongos (mohos y levaduras)
Se establece la realizacin de dos (2) periodos de tomas de muestras, durante la ejecucin del contrato a realizarse de la siguiente manera:
Pgina 123 de 201

Nmero total de muestras: 636 Una primera toma de muestras (entre el 3 y 4 mes del contrato) en 318 puntos de distribucin de racin preparada. Una segunda toma (entre el 10 y 11 mes del contrato) en 318 puntos de distribucin de racin preparada, de acuerdo con las siguientes condiciones: para los puntos que durante la primera toma presentaron mas de 20 anlisis de resultados microbiolgicos fuera de norma se realizar una nueva toma, las tomas restantes se deben realizar en nuevos puntos de distribucin. En este proceso de interventora no se contempla el desarrollo de pruebas de laboratorio a las Raciones Para Preparar del Programa Adulto Mayor. La verificacin de los alimentos no perecederos que conforman esta racin, se realizar a travs de la comparacin de los productos suministrados a los beneficiarios contra las marca(s) aprobadas por el ICBF durante el desarrollo de las visitas de seguimiento. Presentar, dentro de los veinte (20) das hbiles posteriores a la firma del acta de inicio, el protocolo y el muestreo estadstico, de toma de muestras microbiolgicas, elaborado por un profesional en Microbiologa o Bacteriologa, para su previa aprobacin por el ICBF. Cuando los resultados del muestreo microbiolgico se encuentren fuera de norma se debern realizar las acciones que garanticen la solucin efectiva y oportuna a los hallazgos encontrados, generar los requerimientos pertinentes y descuentos a que haya lugar de acuerdo con lo descrito en el Manual operativo del Programa, realizando el seguimiento a las mismas. Si los resultados de los anlisis realizados evidencian microorganismos patgenos, se deber informar inmediatamente al ICBF al operador y al Ente Territorial de salud para que se realice el procedimiento establecido, y realizar una nueva toma de muestra microbiolgica que permita verificar la solucin efectiva del hallazgo, mximo al mes de realizada la primera toma. La interventora debe contar con un laboratorio propio o externo para ejecutar la vigilancia de la calidad tanto de la materia prima como del producto terminado, para la realizacin de los anlisis de los productos y de los empaques. Los laboratorios deben estar acreditados por la autoridad competente, as mismo deben estar certificados para la realizacin de los anlisis a adelantar con cada uno de los productos. De las condiciones de transporte: 39. Verificar que el transporte utilizado para los sistemas de distribucin, cumpla con las exigencias del Decreto 3075/97 y la Resolucin 2505 de 2004 del Ministerio de Transporte y dems normas vigentes en la materia, con lo propuesto por el operador y aprobado por el ICBF. Condiciones sanitarias:
Pgina 124 de 201

40. Inspeccionar y verificar que los operadores cumplan con las normas higinicas sanitarias para la preparacin, almacenamiento, manipulacin de alimentos y transporte de preparaciones a los puntos de distribucin segn el Manual operativo En relacin con el control de la distribucin de la Racin Para Preparar: 41. Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los operadores relacionados con el objeto del contrato, mediante la realizacin de las visitas, durante las cuales deber: Sobre la coberturas: Verificar en el listado actualizado de beneficiarios en el punto de distribucin, Formato CONTROL DE RACIONES PARA PREPARAR, que (i) las entregas a los beneficiarios cuenten con las respectivas firmas de recibo o huellas dactilares segn el caso y que exista copia de las autorizaciones a terceros, cuando el beneficiario no es quien la reclama. (ii) que los operadores brinden el servicio de complementacin alimentaria en la modalidad racin para preparar en los municipios contratados de conformidad con el listado de los beneficiarios suministrado para tal efecto por el ICBF, y, (iii) que los beneficiarios cumplan los requisitos establecidos en el Manual Operativo del Programa. En los puntos de distribucin, antes de la entrega a los beneficiarios: 42. Verificar que las condiciones de almacenamiento de las Raciones Para Preparar, cumplan con los lineamientos establecidos en el Manual Operativo. En relacin con el empaque primario: Verificar (i) Tipo de empaque; (ii) Rotulado Nutricional, fechas de vencimiento, nmero de lote; (iii) Marca: verificar que la marca del producto concuerde con la(s) marca(s) ofertada(s) y aprobadas de acuerdo con las caractersticas establecidas por el ICBF (iv) Peso neto de cada uno de los alimentos que conforman la racin, para el caso del aceite, el volumen. (v) Fecha de vencimiento de los alimentos que conforman la racin. (vi) Caractersticas o requisitos del empaque primario y secundario. Verificar que la conformacin de la racin cumpla con los requisitos tcnicos establecidos en el Manual Operativo. En relacin con el empaque secundario, constatar: (i) Material del empaque con las caractersticas establecidas. (ii) Impresin del nombre del programa, tipo de servicio, logotipo institucional del ICBF de 30 x 30 cms. y leyenda establecida en El Pliego. (iii) Provisin de empaques adicionales. En relacin con otras condiciones del empaque primario y secundario: (i) Verificar el cumplimiento de los requisitos de empaque. 43. Verificar cada tres (3) meses en los puntos de embalaje y almacenamiento y bodegas centrales: (i) Si el contratista cuenta con la capacidad fsica, logstica y humana necesaria para cumplir con el objeto del contrato, es decir, si dispone de la infraestructura necesaria para el embalaje y la entrega de los productos que componen la Racin Para Preparar y Preparada (ii) Verificar que el proceso de embalaje, almacenamiento, transporte y que la distribucin de la racin para preparar se realice en las condiciones de higiene, calidad y oportunidad establecidas en el Manual Operativo, trminos de referencia, propuesta presentada y la normatividad vigente representada en las exigencias del Decreto 3075/97 y en la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. En relacin con la entrega de las raciones para preparar, se debe:
Pgina 125 de 201

44. Constatar: (i) Entrega a los beneficiarios en las cabeceras municipales en los puntos de distribucin concertados (ii) Periodicidad de las entregas, de conformidad con el cronograma presentado por el operador y aprobado por el supervisor y/o interventor. (iii) Entrega de dos (2) raciones cada dos meses a aquellos beneficiarios del rea rural que no tengan facilidad de acceso a la cabecera municipal. (iv) Utilizacin de vehculos destinados exclusivamente para el transporte de alimentos y que renan las condiciones higinico sanitarias adecuadas para garantizar la calidad microbiolgica, fisicoqumica y fsica de los productos, acordes con el decreto 3075/97 y la resolucin 2505/04 expedida por el Ministerio de Transporte. (v) Capacitacin de los conductores, supervisores y coteros en aspectos de manejo y almacenamiento ptimo de los alimentos y que su presentacin personal est acorde con la labor que desempean. (vi) Cumplimiento del plan de distribucin presentado en la propuesta. (vii) Disponibilidad por el contratista, tanto del personal como de los vehculos necesarios para garantizar que la entrega de la racin para preparar se brinde oportunamente. (viii) Verificacin de las condiciones de higiene del transporte primario y secundario y la oportunidad en la distribucin de los puntos de entrega, de acuerdo con el Decreto 3075/97 y la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. Del Personal del Operador. En relacin con el personal profesional: 45. Verificar la contratacin del personal profesional, tcnico y asistencial por parte del operador, segn los requerimientos establecidos en: el Manual Operativo y ofertada por el operador. En relacin con el personal manipulador de alimentos: 46. (i) De acuerdo a lo establecido en el Manual Operativo del Programa y en los trminos de referencia: Verificar Manipuladores, as: de 21 hasta 125 raciones preparadas: 1 manipuladora de alimentos. De 126 raciones en adelante una manipuladora ms por cada 100 raciones adicionales. (ii) Verificar que el personal destinado por los operadores para la ejecucin del objeto contractual rena los requisitos establecidos en el Decreto 3075/97 y en el Manual Operativo, el cual hace parte integral del contrato. Se verificar el cumplimiento de los requisitos para manipuladores establecidos tanto en el Manual Operativo y en el Decreto 3075, captulo 3, artculos 13 a 15, con base en la lista de personal contratado por el operador. (iii) Verificar la realizacin de los exmenes de rutina establecidos para los manipuladores de alimentos en el Decreto 3075/97. Verificar los resultados de coprolgico, frotis de garganta y KOH de uas y certificado mdico emitido con posterioridad a los anlisis bacteriolgicos (iv) Solicitar a los contratistas el cronograma de los planes de capacitacin, que debe tener un carcter continuo y permanente, para los manipuladores de alimentos(v) Constatar: El cumplimiento del cronograma de capacitacin al personal manipulador y la capacitacin peridica a los manipuladores que contenga entre otros los siguientes aspectos: Buenas Practicas de Manufactura, plan de saneamiento, funcionamiento, distribucin, organizacin y administracin del servicio de alimentos. (vi) Verificar que los manipuladores de alimentos tengan el grado de exclusividad con el Programa, de acuerdo con lo establecido en el Manual operativo. (vii) Constatar que los manipuladores de alimentos, no efecten las actividades complementarias dirigidas a los adultos mayores.
Pgina 126 de 201

En relacin con el personal de transporte, supervisores y coteros: 47. Solicitar a los contratistas el cronograma de los planes de capacitacin, que debe tener un carcter continuo y permanente Del personal auxiliar de registro: 48. Verificar la contratacin de un auxiliar de registro para cada uno de los puntos de atencin de la racin preparada, de acuerdo con lo establecido por el ICBF al respecto, en los casos que corresponda. De las instalaciones, equipo y menaje. 49. Inspeccionar y verificar que los operadores disponen de instalaciones apropiadas (incluidos los servicios pblicos), equipo y menaje adecuados y suficientes en cantidad y calidad, para el almacenamiento, preparacin, distribucin y consumo de los alimentos, dependiendo del sistema que maneje: (i) Sistema Centralizado: En las plantas centrales en donde se realizan los procesos de almacenamiento y preparacin de los alimentos para luego ser transportados a los puntos de distribucin, revisar las condiciones fsicas generales de las instalaciones incluyendo servicios pblicos, reas de recibo, almacenamiento y procesamiento rigindose por lo establecido en el Manual Operativo; en los puntos de distribucin revisar las condiciones de infraestructura, servicios pblicos, existencia de utensilios, equipos, menaje, mesas y sillas requeridos para la atencin de los beneficiarios, de acuerdo con lo descrito en el Manual Operativo, el Decreto 3075/1997 y la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. (ii) Sistema Semicentralizado: En los puntos de atencin en los que se prepara, distribuye y en los que solo se distribuye, revisar las condiciones fsicas generales de las instalaciones, incluyendo servicios pblicos, utensilios, menaje, sillas y mesas; en los puntos de atencin en los que se realiza tanto la preparacin como la distribucin se debe revisar de manera adicional las condiciones de preparacin, almacenamiento y transporte teniendo en cuenta lo establecido en el Manual Operativo, el Decreto 3075/1997 y la Resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. (iii) Sistema descentralizado: En los puntos de preparacin y distribucin realizar la revisin de las condiciones fsicas generales de las instalaciones, incluyendo servicios pblicos, almacenamiento, preparacin y distribucin, teniendo en cuenta lo establecido en el Manual Operativo y el Decreto 3075/97; (iv) Revisar las condiciones del equipo y menaje de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo. De la entrega de la Bienestarina. 50. Verificar que el operador cumpla con los principios bsicos durante la recepcin, almacenamiento y distribucin de la bienestarina, lo mismo que los procedimientos de inspeccin, control de calidad, mantenimiento de bodegas y sitios de almacenamiento y dems aspectos contenidos en la Gua de buenas prcticas de manipulacin de alimentos de las bodegas y sitios de almacenamiento del ICBF. Verificar en los puntos de distribucin de la racin preparada y para preparar la entrega de la bienestarina teniendo en cuenta: (i) Listados actualizados de los beneficiarios los cuales son suministrados por el ICBF; (ii) Planilla de control de entrega de la bienestarina con las respectivas firmas o huellas dactilares segn el caso; (iii) Cronograma de fechas de entrega de la bienestarina. Dentro del proceso de entrega de la bienestarina verificar su adecuada rotacin.
Pgina 127 de 201

51. Realizar visitas de observacin directa en los puntos de distribucin, con el fin de verificar si durante el mismo se da informacin al usuario sobre indicaciones de almacenamiento y preparacin. Este proceso deber realizarse el da de la entrega. Informes mensuales: 52. Presentar informes mensuales (por mes calendario) al supervisor del contrato y a la Gerencia del PNAAM los siguientes informes impresos y en medio magntico debidamente soportados as: Copia de las actas de visita y actas de reuniones, reporte de laboratorios para el caso de anlisis microbiolgico, requerimientos realizados al operador y descuentos al operador, solicitud de multas, memoria fotogrfica de los componentes verificados en campo: (i) Informes mensuales consolidados acerca del estado de los contratos sobre los cuales ejerce la interventora, en relacin con las obligaciones de los componentes tcnico, social, administrativo y financiero de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo, los trminos de referencia y contratos y propuesta del Operador y la Interventora, utilizando como unidades de anlisis: departamento, municipio ,modalidad y puntos de preparacin, distribucin, plantas de produccin y almacenamiento y ensamblaje de raciones, incluyendo actividades, reporte de visitas, hallazgos generales, hallazgos de reporte inmediato, trmites de quejas y reclamos, metodologas utilizadas, resultados obtenidos, anlisis estadsticos (cifras, grficos y anlisis de los resultados obtenidos), conclusiones, dificultades encontradas y recomendaciones sobre las acciones a emprender, de conformidad con las instrucciones y parmetros que le indiquen los supervisores del presente contrato; de igual forma se deber realizar un anlisis del comportamiento histrico de los componentes tcnico y social, a partir del segundo mes de ejecucin del contrato; (II) Dems informes que requiera ICBF con el fin de dar cuenta del funcionamiento del Programa. (III) Elaborar informes extraordinarios de manera inmediata a partir del conocimiento de un evento que por sus caractersticas afecte en forma importante el suministro de alimentos y que contenga: un anlisis detallado y completo de los hechos, causas y actuaciones del contratista, recomendaciones sobre soluciones definitivas y las sanciones a imponer, si fuere el caso, realizando seguimiento a la misma hasta superar el evento; iv) Reporte del seguimiento a las quejas y reclamos presentados sobre el programa y los resultados de las acciones de la interventora frente a los reclamos realizados por los beneficiarios y dems actores del PNAAM; (v) informe detallado de la toma de las muestras microbiolgicas realizado por un profesional en Microbiologa o Bacteriologa, que contenga como mnimo; justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear y graficas), cronograma cumplido, resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas), anlisis general y por departamento, acciones desarrolladas de acuerdo con lo establecido en el Manual operativo y en los Trminos de referencia, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados.(vi) Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin de todos los componentes y metas del programa llevando mes a mes el registro acumulado de su comportamiento. (vii) Informe de encuesta de aceptabilidad que incluya como mnimo: justificacin, metodologa (incluyendo seleccin de puntos a muestrear), resultados (incluir concepto, consolidados, estadsticas y graficas), anlisis general y por departamento, conclusiones y recomendaciones, adjuntando los soportes de resultados.
Pgina 128 de 201
9.1.3. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON EL COMPONENTE SOCIAL: CONTROL SOCIAL 53. Verificar en cada punto que los derechos (alimentacin digna, buen trato, servicio eficiente y de calidad, entre otros) de la poblacin beneficiaria no sean vulnerados. 54. Verificar que el Operador garantice las condiciones para que se conformen las veeduras ciudadanas, quienes realizarn el respectivo seguimiento y control social al Programa. En tal sentido, el Operador deber; (i) facilitar la informacin requerida por los veedores; (ii) los espacios necesarios para el ejercicio del seguimiento y control social y; (iii) la Asistencia a eventos de rendicin de cuentas del programa. 55. Verificar que los Usuarios(as) del Programa hayan participado en la planeacin de actividades y servicios sociales complementarios, de acuerdo al manual operativo y las actividades adicionales ofrecidas por el Operador. 56. Verificar que el operador promueva procesos de organizacin social al interior de los puntos de atencin. COORDINACION INTERINSTITUCIONAL 57. Verificar, a donde haya lugar, que el Operador haya participado en las iniciativas, campaas o programas locales y nacionales desarrollados por entidades privadas o pblicas, con el objeto de mejorar las condiciones de vida de los adultos mayores, en especial aquellas destinadas a la promocin de la salud, la prevencin de la enfermedad y la recreacin, entre otras. 58. Verificar que el Operador haya adelantado acciones de gestin y coordinacin inter e intrainstitucional en torno al buen funcionamiento del Programa. 59. Verificar que el operador haya adelantado acciones de gestin y coordinacin a nivel regional y local con el sector privado, de manera que se vincule a la ejecucin del Programa. 60. Verificar que el Operador apoye el proceso de difusin de la Poltica de envejecimiento y vejez, y de los dems actos legislativos o administrativos enfocados a la poblacin de adultos mayores. ENTORNO SOCIAL Y FAMILIAR 61. Verificar que el operador cuente a nivel departamental y municipal con una caracterizacin de la poblacin que atiende identificado: Identificacin de la poblacin: Sexo, nivel educativo, tipologa de familia en la que vive (extensa, nuclear, solos, en instituciones, entre otras), habilidades y destrezas en las que tiene conocimiento, intereses econmicos de los adultos mayores, experiencias en organizaciones sociales y comunitarias, identificacin de las relaciones intrafamiliares, entre otras. Contexto social y econmico: Caracterizacin social y econmica de los departamentos y los municipios que tienen a cargo especificando entre otras (actividades econmicas de la regin, identificacin de nichos productivos y procesos de comercializacin de la regin),
Pgina 129 de 201

Para los municipios de subsidio integral adems se tendr en cuenta: (i) Proceso de priorizacin de intereses y necesidades de los beneficiarios vinculados a Ocio Productivo; (ii) Identificacin de Adultos Mayores que conocen y manejan un arte en particular, de manera que se vinculen al proceso de formacin de los beneficiarios del programa; (iii) Identificacin de nichos econmicos a nivel municipal y regional de manera que se logre generar procesos de comercializacin de estos productos. Organizaciones Sociales e institucionales: Identificacin de organizaciones sociales y comunitarias, instituciones pblicas y privadas ONG nacionales e internacionales, que trabajan con la poblacin Adulta Mayor, identificando objetivo, lneas de accin, programa; se deber construir un directorio que recoja informacin con respecto a nombre del representante legal y/o director de la institucin, nmero telefnico, correo electrnico y direccin. Medios de comunicacin local: Inventario de la existencia en lo local y regional de medios escritos, audiovisuales y digitales comunitarios e institucionales con los cuales se pueda realizar procesos de promocin y difusin del programa Esta informacin deber reposar en las oficinas regionales de cada operador; verificar que el Operador realice la actualizacin de esta informacin semestralmente. COMUNICACIONES 62. Verificar que el operador haya fijado, en parte visible de la unidad de servicio, un aviso que indique que se brinda un servicio pblico de bienestar familiar y permita la ubicacin de materiales de carcter informativo y didctico, relacionados con el Programa una vez el ICBF los haya entregado. 63. Verificar la elaboracin, entrega y distribucin, en los puntos definidos, de material que el ICBF haya solicitado segn la contratacin adelantada en cada servicio. 64. Verificar que el operador haya fijado en los puntos de distribucin material indicativo, sobre la correcta manipulacin y almacenamiento de alimentos. 65. Verificar en los Municipios de subsidio integral que el Operador haya publicado el instructivo para acceder por parte de los beneficiarios al servicio exequial y dems servicios sociales. 66. Verificar que el Operador haya realizado gestiones y coordinacin interinstitucional a nivel de medios escritos y audiovisuales locales para la difusin del programa y sus actividades. 67. Verificar que el operador haya distribuido el material de promocin del Programa, que el ICBF disee durante la ejecucin del contrato. 68. Verificar que el operador en cada punto de atencin del PNAAM cuente con la imagen corporativa del ICBF, para lo cual se le suministraran los materiales que deben ser colocados en los puntos de entrega y/o distribucin del complemento alimentario. 69. Verificar que todo el personal del Operador est identificado en su uniforme con el logo del ICBF, del operador y del Programa, fortaleciendo la imagen corporativa del Instituto de acuerdo con lo definido por la oficina de comunicaciones del ICBF. 70. Verificar que los materiales de comunicacin diseados por el operador estn aprobados por la Oficina de Comunicaciones y atencin al ciudadano del ICBF, para la correspondiente produccin y distribucin. CARACTERIZACIN ADULTOS MAYORES EN SITUACION DE DESPLAZAMIENTO
Pgina 130 de 201
71. Verificar que el Operador realice la caracterizacin de esta poblacin de adultos mayores, a nivel de potenciales beneficiarios y atendidos en el Programa, para disponer de informacin que permita construir polticas y estrategias para su atencin. 72. Verificar que el personal del operador en cada punto, conozca el procedimiento para el ingreso al Programa de la Poblacin en situacin de Desplazamiento. 73. Verificar que el Operador no realice o promueva acciones discriminatorias frente a los adultos Mayores en situacin de desplazamiento. 74. Verificar cuando haya lugar que el Operador establezca los mecanismos, procedimientos y herramientas necesarias para hacer efectivo el ingreso prioritario de personas en situacin de desplazamiento, de acuerdo con la disponibilidad de cupos. 75. Verificar cuando haya lugar, que el Operador Formula y desarrolla propuestas para hacer efectiva la atencin integral a esta poblacin, conjuntamente con Accin Social y dems instituciones. GRUPOS Y MINORIAS ETNICAS 76. Verificar que el operador realice la caracterizacin de la poblacin de adultos mayores atendidos y los potenciales beneficiarios del Programa, identificando la pertenencia a los diferentes grupos de poblacin: pueblos indgenas, afrocolombianos o afrodescendientes, raizales4 y rom5. 77. Verificar que el operador genere alternativas tcnicas, sociales y administrativas que permitan ajustar la atencin del Programa a las particularidades socioculturales de los diferentes grupos de poblacin. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS 78. Verificar que el Operador realice las actividades en el 100% de los puntos de atencin y con un mnimo del 50% de los beneficiarios por punto atendidos en esta modalidad, que no presenten condicin de discapacidad. 79. Verificar que el Operador ejecute las actividades complementarias de acuerdo con el Plan Estrategico Anual entregado por el operador a la firma del contrato y el cual fue aprobado por la Direccin Tcnica 80. Verificar que el operador haya Fijado mensualmente el Formato Social FS-01 denominado Cronograma de actividades complementarias, ubicndolo en un sitio visible de cada punto de preparacin y/o distribucin de la racin preparada y en un tamao que corresponda a las siguientes dimensiones mnimas: 70 cms X 100 cms y en letra grande visible.
4 Raizal del Archipilago de San Andrs y Providencia. Grupo tnico afrocolombiano o afrodescendiente, cuyas races culturales son afro-anglo-antillanas y cuyos integrantes mantienen una fuerte identidad caribea. 5 Grupo tnico de tipo nmada, originario del norte de la India, establecido desde la conquista y colonizacin europea en lo que hoy en da es Colombia. Se autoreconocen al mantener rasgos culturales que los diferencian de otros sectores de la sociedad nacional como su idioma propio, llamado Roman o Romans, la ley gitana y descendencia patrilineal organizada alrededor de clanes y linajes. Pgina 131 de 201

81. Verificar que el operador diligencie de manera apropiada por departamento los Formatos: Cronograma de Actividades Complementarias y Consolidado de actividades complementarias de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 82. Solicitar al operador el cronograma de actividades complementarias cada mes, el cual debe ser diligenciado acorde con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 83. Verificar en cada punto que el operador haya diligenciado completamente el formato Acta de realizacin de Actividades Complementarias. 84. Verificar que el operador informe oportunamente a los participantes, la realizacin de las actividades complementarias y adems realice las actividades de acuerdo al cronograma establecido. 85. Comprobar que las actividades complementarias desarrolladas por el operador, se realicen de acuerdo con las frecuencias establecidas en el manual operativo. 86. Revisar y verificar que los elementos de apoyo y soporte para el desarrollo de las actividades sean suficientes para el desarrollo de las mismas. 87. Constatar que el operador realice la programacin de las actividades complementarias definidas en el Manual, as como las adicionales que se constituyen en aporte del operador al Programa, en coordinacin con las autoridades locales, organizaciones, instituciones y comunidad de cada regin. 88. Verificar que el operador realice en los casos a los que haya lugar las actividades complementarias descritas en el Manual para los adultos mayores de la modalidad RPP en aquellos casos en los que se adelante la entrega en la cabecera municipal. 89. Verificar que el Operador realice la difusin con las emisoras comunitarias, medios locales de comunicacin y actores, del cronograma de las actividades complementarias para los adultos mayores de las zonas rurales del municipio beneficiarios de la RPP. 90. Detectar las dificultades presentadas en el cumplimiento de las actividades educativas, ldicas y recreativas, las cuales sern incluidas en el informe mensual presentado. 91. Verificar que el operador realice la entrega de los complementos a los Adultos Mayores en la Modalidad RPP, de acuerdo a lo establecido en el Manual. 92. Verificar que el Operador en coordinacin con las Autoridades Municipales realice la celebracin del da del adulto mayor en el mes de Agosto, de acuerdo a las orientaciones dadas por el ICBF. Se deber verificar que en este evento se convoque a los participantes de las dos modalidades. 93. Verificar para la modalidad RP que el Operador en coordinacin con el sector educativo, cultural y el ICBF Zonal promueva mnimo un encuentro Intergeneracional cada dos meses desde la perspectiva de intercambio de saberes, experiencias entre Adultos mayores nios y jvenes del municipio. Y para la modalidad RPP cada cuatro meses 94. Verificar que el operador garantice en los puntos de distribucin de la modalidad racin preparada, una oferta de servicios en educacin no formal, para lo cual deber identificar actores institucionales y privados a fin de establecer alianzas estratgicas que permitan ofertar por punto al menos cursos durante todo el periodo de ejecucin del contrato que explore y reafirme las destrezas y habilidades de los Adultos Mayores. 95. Verificar que el Operador garantice en los puntos de atencin el desarrollo de habilidades para la convivencia en el contexto de familia y la sociedad, para lo cual deber coordinar con
Pgina 132 de 201

el ICBF programa Educadores familiares, la implementacin de esta propuesta de manera que se fortalezca los adultos Mayores como agentes de convivencia y respeto. 96. Verificar que el operador haya gestionado ante ICBF o dems instituciones sociales acciones de promocin del buen trato intrafamiliar, prevencin de la violencia intrafamiliar y abandono al Adulto Mayor, con los beneficiarios y las familias de estos. 97. Verificar que el Operador establezca las alianzas estratgicas a que haya lugar con el sector educativo publico y privado, as como ONG nacionales e internacionales que trabajan en el tema a fin de ofrecer de acuerdo a la demanda de los Adultos Mayores, cursos de validacin de Primaria y Bachillerato (alfabetizacin, educacin popular y de adultos). 98. Verificar que al finalizar el ao que el operador haya realizado con los adultos mayores una muestra cultural, artstica y productiva en donde se expongan los resultados obtenidos en Actividades Complementarias. 99. Verificar, en los casos a que haya lugar, que el operador haya adquirido los Kit ldicos de acuerdo con las especificaciones definidas por el ICBF. 100. Verificar, en los casos a que haya lugar, que el operador cuente con la cantidad de Kits adquiridas para cada departamento. 101. Verificar, en los casos a que haya lugar, que el Operador implemente a su interior mecanismos para velar por la custodia de los kits adquiridos y se encuentren en cada punto. SERVICIOS SOCIALES COMPLEMENTARIOS (Aplica exclusivamente para los Municipios donde se desarrollo el subsidio integral) 102. Verificar que el Operador disee el cronograma anual de los servicios sociales complementarios con participacin de los y las usuarias del Programa y sea el aprobado por el ICBF. 103. Verificar que el operador diligencie por departamento de manera apropiada los Formatos: Cronograma de Servicios Sociales Complementarios y Consolidado de Servicios Sociales Complementarios de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 104. Solicitar al operador el cronograma de servicios sociales complementarios cada mes, el cual debe ser diligenciado acorde con los lineamientos establecidos en el Manual operativo. 105. Remitir al ICBF el consolidado por departamento y municipio de los Cronogramas anuales diseados por el Operador 56. Verificar que el cronograma se cumpla mensualmente de acuerdo a lo planeado. 106. Analizar los soportes y emitir concepto del cumplimento por parte del operador de la realizacin de los servicios sociales complementarios identificando: Numero de beneficiarios participantes, actividades realizadas, instituciones vinculadas, resultados obtenidos, entre otros. 107. Exigir al Operador la presentacin de un informe sobre la ejecucin del subsidio integral. 108. Verificar que el operador publique el cronograma de servicios sociales complementarios en cada punto. 109. Verificar en cada punto que el operador haya diligenciado completamente el formato Acta de realizacin de Servicios Sociales Complementarios. 110. Verificar que al finalizar el ao que el operador haya realizado con los adultos mayores una muestra cultural, artstica y productiva en donde se expongan los resultados obtenidos en los
Pgina 133 de 201

Servicios Sociales Complementarios, esta muestra se podr adelantar conjuntamente con la muestra de las Actividades Complementarias. MOTIVOS DE TIPO TECNICO SOCIAL PARA OBJETAR UNA CUENTA 111. Realizar las objeciones a las cuentas presentadas por el operador de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo e informarlo al ICBF en cada proceso de facturacin mensual, en los Comits Operativos del Programa y en los Informes mensuales 112. Sugerir la imposicin de multas a las que haya lugar de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo e informarlo al ICBF oportunamente para iniciar el debido proceso, as como: En la facturacin mensual, en los Comits Operativos del Programa y en los Informes mensuales. INFORMES MENSUALES: 113. Presentar un informe mensual (por mes calendario) que contenga: (i) Anlisis de los resultados y del comportamiento del Programa en el componente social, identificando las acciones desarrolladas de acuerdo con el Manual Operativo, los trminos de referencia y las obligaciones contractuales establecidas para el Operador y la Interventora, en el componente tcnico social; (ii) Formular recomendaciones y conclusiones por cada una de las obligaciones contractuales del Operador en el componente tcnico social, por modalidad de atencin, municipio, departamento y pas; (iii) Reporte del seguimiento a las quejas y reclamos presentados por los beneficiarios y dems actores del PNAAM sobre el Programa y los resultados de las acciones de la interventora frente a los mismos; (iv) Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin y metas del componentes tcnico social llevando mes a mes el registro acumulado de su comportamiento; (v) Frente a los hallazgos se deber soportar las acciones realizadas a travs de: Copia de las actas de visita y actas de reuniones, requerimientos realizados al operador y descuentos al operador, solicitud de multas, memoria fotogrfica de las actividades adelantadas en el componente tcnico social verificados en campo; (vi) Dems informes que requiera ICBF con el fin de dar cuenta del funcionamiento del Programa. 9.2. OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES PARA EL AO 2009 9.2.1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO. 117. Para el Programa de Desayunos Infantiles, se realizarn visitas mensuales a un total de 6% de los puntos por cada Departamento, de la misma manera se realizarn visitas de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales, segn lo contenido en el siguiente cuadro:
Pgina 134 de 201
Regionales
Total Visitas mensuales a puntos Desayunos Infantiles 2009 (8 Meses)
Total Visitas a puntos Desayunos Infantiles 2009 (8 Meses)
Total Vistas cada dos meses a Centros Zonales DIA 2009
Vistas a Centros Zonales DIA 2009 (8 Meses)
Amazonas Arauca Atlantico Bogot Bolivar Boyaca Caldas Caquet Casanare Cauca Cesar Choc Crdoba Cundinamarca Guaina Guaviare Huila Guajira Magdalena Meta Nario N. Santander Putumayo Quindio Risaralda Sanandres Santander Sucre Tolima Valle Vaupes Vichada Total
Pgina 135 de 201
6 1 39 17 42 13 13 11 8 5 21 10 92 22 2 4 34 3 24 7 16 36 7 13 8 2 25 33 15 12 1 3 545
48 8 312 136 336 104 104 88 64 40 168 80 736 176 16 32 272 24 192 56 128 288 56 104 64 16 200 264 120 96 7 24 4.359
1 3 7 16 8 12 6 4 3 7 5 5 8 13 1 1 5 5 8 5 8 6 4 3 5 1 10 4 9 14 1 1 189
4 12 28 64 32 48 24 16 12 28 20 20 32 52 4 4 20 20 32 20 32 24 16 12 20 4 40 16 36 56 4 4 756
Realizar una visita cada dos meses, al 100 % de los Centros Zonales, para el seguimiento, control y asesora, al Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA, segn lo contenido en el cuadro anterior: Presentar el plan de visitas mensual, para aprobacin de la Coordinacin del Programa, el cual debe garantizar que de los puntos a visitar el 70 % corresponda a puntos ubicados en la zona urbana y como mnimo el 30 % a puntos ubicados en zona rural. 118. Actividades de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales y Puntos de Atencin del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA: a. Brindar apoyo y asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la aplicacin de los diferentes aspectos contenidos en el Manual Operativo del Programa, as como los lineamientos, normas y dems directrices. b. Realizar asesora al personal de los Centros Zonales sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, como tambin de la seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, y de la totalidad de componentes del Programa.
c. Realizar asesora a los responsables de los puntos de distribucin, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, como tambin de la seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, y de la totalidad de componentes del Programa. d. Facilitar la coordinacin de acciones con el nivel Regional que conlleven a mantener una buena operacin del programa.
e. Mantener comunicacin permanente con el personal de los Centros Zonales, respecto a novedades que se presenten en los puntos de atencin en cuanto a agentes educativos.
f.
Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir las estrategias y los ajustes necesarios, para el mejoramiento continuo del Programa a nivel local.
g. Brindar herramientas que permitan dar solucin a las dificultades que se generan en el desarrollo de los diferentes componentes del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA.
Pgina 136 de 201

h. Realizar seguimiento al cumplimiento del Convenio Interadministrativo de Cooperacin Tcnica suscrito con los Municipios, el cual tiene como objeto aunar esfuerzos para coordinar acciones y aportar recursos fsicos y tcnicos necesarios a fin de garantizar el derecho a la salud, a la identidad, y al desarrollo integral de la primera infancia para el ptimo funcionamiento de los Programas. i. Realizar asesora a Centros Zonales y Puntos de Entrega para promover el desarrollo de actividades que fortalezcan la articulacin con Registradura, Entidades de Salud y Administraciones Municipales.
119. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas por los proveedores del programa durante la vigencia 2009. 120. Comprobar el diligenciamiento de los formatos, planillas de registro y control que se lleven en el punto de atencin sobre entrega de las raciones. 121. Verificar en cada punto la inscripcin frente a las entregas diarias a los usuarios, de acuerdo con la metodologa definida por el ICBF para los diferentes puntos sea por planillas o por huella digital. 122. Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 123. Efectuar el seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos que le indique el ICBF con base en lo dispuesto en el Contrato. 124. Verificar el correcto diligenciamiento de las planillas de entrega de las raciones a los responsables de los nios. 125. Constatar mensualmente en cada uno de los puntos definidos por el ICBF como destino de los Desayunos Infantiles, la llegada oportuna del producto en las condiciones, caractersticas y cantidades despachadas desde la respectiva planta y que cumplan con la programacin establecida por el ICBF. 126. Verificar las entregas a los usuarios de los puntos de acuerdo con las raciones que conforman el servicio. 127. Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar. 128. Estudiar y responder las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con la metodologa y cronograma propuesto. 129. Comprobar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin del API, que de cuenta de las acciones realizadas. 130. Realizar reuniones mensuales con las regionales con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega y convenir medidas y planes de mejoramiento. 131. Verificar que los proveedores atiendan las sugerencias del supervisor/ interventor.
Pgina 137 de 201

132. Verificar que los proveedores se abstengan de realizar cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 133. Analizar y emitir concepto de los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida. 134. Verificar que se reponga el nmero de muestras que la Supervisin requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento alimentario. 135. Ordenar la suspensin en la entrega de raciones cuando no se este cumpliendo las condiciones de inocuidad e informar oportunamente al ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 136. Verificar las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 137. Verificar el cumplimiento en el procedimiento establecido para dar de baja productos que no llenen los requisitos de calidad, en los casos requeridos. 138. Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 139. Verificar en la visita a los puntos de entrega la aplicacin de los criterios de seleccin para los beneficiarios. 140. Verificar en la visita a los puntos de entrega el nmero de beneficiarios por punto visitado de acuerdo con la planilla de inscripcin y la planilla de entrega, frente a la programacin. 141. Verificar en la visita a los puntos de entrega: horario, beneficiarios y condiciones de calidad de los productos. 142. Verificar en la visita a los puntos de entrega: El cumplimiento de la proporcin de los sabores de los dos (2) productos. 143. Verificar en la visita a los puntos de entrega: La aceptacin y consumo de los productos que conforman los desayunos. 144. Verificar el cumplimiento del proveedor sobre las cantidades de desayunos a reponer en cada punto donde se requiera y se haya definido. 145. Verificar las condiciones de transporte a puntos de entrega, as como las condiciones de almacenamiento en las diferentes bodegas del proveedor en todos los departamentos. 146. Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental aprobado por el ICBF, para cada proveedor y/o operador. 147. Verificar el cumplimiento en la ejecucin del plan de capacitacin. 148. Verificar la aplicacin aprobada por EL ICBF sobre las opciones de manejo ambiental de los empaques en los puntos de distribucin de acuerdo con lo definido en el PMA. 149. Verificar la inversin de los proveedores y/o contratistas, relacionada con el componente ambiental, de acuerdo con el plan aprobado. 150. Verificar la existencia de experiencias favorables en el manejo del componente ambiental en cada macro regin. 151. Formar parte del Comit Tcnico Nacional de los Programas.
Pgina 138 de 201

152. Asistir y participar en las reuniones que EL ICBF programe para hacer seguimiento a la ejecucin contractual y al programa y a las reuniones del Comit Tcnico Nacional de Desayunos Infantiles. 153. Mantener actualizado segn los reportes de las regionales el formato FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y nmero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. Entregar al I.C.B.F en el informe mensual los siguientes aspectos: 154. Las actuaciones realizadas en el perodo correspondiente, incluyendo: 155. Cumplimiento de entregas por proveedor por departamento, 156. Inventarios por punto de entrega, as como las recomendaciones u observaciones que sean necesarias para efectuar en debida forma el seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento del Contrato 157. Informes mensuales de coberturas por tipo de desayuno 158. Informe mensual de entregas por punto y consolidado por ciclo de entrega 159. Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas a los beneficiarios de los Programas 160. Reportes de seguimiento y control tcnico, administrativo y social de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 161. Reporte de los componentes que hacen parte de la estructura de informacin 162. Reclamos del nivel nacional del ICBF al proveedor y/o contratista; 163. Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales; 164. Despachos mensuales y acumulados por departamento, centro zonal y municipio 165. Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega; 166. Coberturas y resultado de visitas a plantas y puntos de distribucin y redistribucin; 167. Coberturas de visitas a puntos de entrega; 168. Es necesario que el ICBF tenga a disposicin permanente los reportes que deben ser allegados al Sistema de Informacin del ICBF por parte del contratista y tenga acceso directo a consultar dicha informacin. 9.2.2 COMPONENTE TECNICO 169. Las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas se establecen de acuerdo al Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil, por lo cual se debe hacer seguimiento a la obligacin establecida a cargo del proveedor de realizar las siguientes pruebas: Presencia de Neutralizantes Presencia de conservantes Presencia de adulterantes Presencia de azcares Presencia de sueros lcteos Presencia de cloruros Y presentar los anlisis correspondientes a la verificacin de las pruebas realizadas por el proveedor.
Pgina 139 de 201

170. Realizar mensualmente las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas que se establecen de acuerdo con el Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil. Las pruebas se realizarn en las Bodegas de distribucin, plantas de produccin o medios de transporte de los Desayunos Infantiles, de acuerdo con los cuadros siguientes:
DISTRIBUCIN POR MACOREGIONES DIA MACRO REGIONALES CESAR LA GUAJIRA 1 MAGDALENA ATLANTICO BOLIVAR 2 SAN ANDRES CORDOBA 3 SUCRE CALDAS CAQUETA CHOCO HUILA QUINDIO RISARALDA 4 TOLIMA CAUCA NARIO PUTUMAYO 5 VALLE ARAUCA NORTE DE SANTANDER 6 SANTANDER META BOGOTA 7 CUNDINAMARCA BOYACA CASANARE 8 9 GUAVIARE AMAZONAS
Pgina 140 de 201
GUANIA VAUPES VICHADA

TOTAL DE PRUEBAS DESAYUNOS INFANTILES 2009 Nmero Tomas MACRO mensuales mnimas (mes calendario) Tomas totales mnimas para 2009 mnimo de unidades de muestreo total para 2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 TOTAL NACIONAL 9 9 9 9 9 9 9 9 9 63 63 63 63 63 63 63 63 63 567 27 27 27 27 27 27 27 27 27 243 Nmero mnimo de unidades de muestreo para microbiolgicos total para 2009 Nmero mnimo de unidades de muestreo para fisicoqumicos total para 2009 18 18 18 18 18 18 18 18 18 162 18 18 18 18 18 18 18 18 18 162 Nmero de unidades para Contramuestras total para 2009
EL ICBF podr solicitar que las muestras para las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas, sean tomadas en plantas de produccin o medios de transporte de los desayunos infantiles, o donde se requiera. De requerirse, EL ICBF podr solicitar la realizacin de pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas adicionales. 171. Realizar cada seis meses las pruebas de empaques que se establecen de acuerdo con el Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil. Las pruebas se realizarn, teniendo en cuenta el siguiente cuadro:
MACRO 1 2 3 Pgina 141 de 201
Pruebas empaques 2009 (1 cada seis meses) 2 2 2
4 5 6 7 8 9 TOTAL AO
2 2 2 2 2 2 18
Cada una de las pruebas se compone de: Transmisibilidad de la luz (envase rgido) Permeabilidad del Oxgeno (envase rgido) Espesor de pelcula (Empaque primario del producto slido) Velocidad de transmisin de vapor de agua (Empaque primario del
producto slido).
Dicho seguimiento incluye revisin de la autorizacin de importacin del empaque y de la ficha tcnica. 172. Se debe presentar para aprobacin por el ICBF el plan de muestreo que corresponda con los productos que conforman el Desayuno Infantil segn la norma para leche UAT como para el producto galleta. 173. Presentar al ICBF el plan de muestreo para todo el 2.009 para los anlisis de calidad de los productos que conforman el desayuno tipo 2, para la leche aplica lo establecido en el Decreto 616 de 2006. Este debe incluir el nmero de lugares a muestrear y el cronograma a aplicar, los sitios en los que se tomarn las muestras, corresponden a las Bodegas de distribucin, plantas de produccin o medios de transporte de acuerdo a lo que indique el ICBF, teniendo en cuenta el cuadro correspondiente al numeral 54. 174. Realizar los anlisis en un laboratorio debidamente autorizado por la autoridad competente, empleando tcnicas de anlisis aceptadas y/o validadas por el INVIMA o la AOAC (Mtodos Analticos Oficiales de Anlisis Qumicos). 175. Acompaar a cada anlisis el respectivo concepto en donde se indique como mnimo: rangos y criterios de aceptacin o rechazo, mtodos de anlisis empleados y brindar las recomendaciones del caso. 176. Presentar la carta de compromiso del laboratorio que realizar los anlisis, el cual debe estar debidamente autorizado para ello. 177. Tener en cuenta para el control de calidad, lo siguiente: - Hacer la exigencia de cumplimiento, sobre los valores incluidos en la Ficha Tcnica de cada proveedor. - Entregar a los proveedores o a los contratistas los resultados de laboratorio, dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, contados a partir de la toma de la muestra, los cuales debern consolidarse para ser presentados en un informe analtico en el que se determinen las
Pgina 142 de 201

conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin fisicoqumica y microbiolgica resultantes. Realizar el anlisis de hierro mediante el mtodo de absorcin atmica por llama, mtodo oficial AOAC. Entregar los resultados de los anlisis de empaques al contratista, dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes, contados a partir de la toma de la muestra, los cuales debern consolidarse para ser presentados en un informe analtico en el que se determine las conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin de los parmetros indicados. (El anlisis consolidado se debe incluir dentro del informe mensual presentado por la interventora del programa).
Para verificar que los proveedores y los contratistas cumplan con cada una de las obligaciones establecidas en los contratos objeto de la presente interventora en cuanto al control de calidad de los alimentos entregados que hacen parte de los desayunos infantiles tipo 2 se debe: 178. Realizar visitas mensuales durante la ejecucin del contrato y cuando el ICBF considere necesario, a cada una de las plantas de produccin de los productos que conforman el desayuno Tipo 2, para verificar el cumplimiento de los procedimientos relativos a la produccin, materias primas, control de calidad, almacenamiento y cumplimiento de las normas higinico-sanitarias previstas en el Decreto 3075 de 1997 y normas definidas para leche UAT como para galletas, de acuerdo con el siguiente cuadro:
Pgina 143 de 201

VISITAS A PLANTAS DESAYUNOS INFANTILES 2009 VISITAS A PLANTAS AO 2009 54
NMERO DE PLANTAS 6
179. Verificar el cumplimiento de las normas de calidad en cada uno de los procesos de produccin y procesamiento de alimentos que cada operador este adelantando y cumpliendo. 180. Verificar en cada una de las plantas de produccin de los productos que conforman el desayuno tipo 2, el cumplimiento de lo establecido en el captulo III del Decreto 3075 de 1.997, lo referente a los exmenes mdicos y de laboratorio exigidos para el recurso humano que interviene en el proceso de fabricacin y distribucin del producto objeto de cada contrato. 181. Realizar dos visitas para revisar la documentacin del proveedor y verificar la existencia y vigencia de registros sanitarios de los productos, la realizacin de anlisis microbiolgicos, fsicoqumicos y organolpticos de materias primas y del producto terminado, de acuerdo con las fichas tcnicas de los productos establecidas en los trminos de referencia, las ofertas y los respectivos contratos. 182. Verificar en la visita a las plantas, la aplicacin y los resultados de las pruebas de esterilidad comercial para la leche natural y saborizada y verificar los certificados de calidad de las pruebas realizadas en las diferentes plantas que se produce. 183. Verificar en los certificados de calidad de cada lote producido, tanto de la leche como del slido, entregados por los proveedores, el cumplimiento de las especificaciones de calidad de los productos contenidas en las fichas tcnicas aprobadas por EL ICBF 184. Realizar dos (2) visitas mensuales por cada macrorregin a las Bodegas de almacenamiento, distribucin, o medios de transporte de los Desayunos Infantiles, para verificar el cumplimiento de los procedimientos relativos al almacenamiento y distribucin de alimentos, frente a la observancia de las normas higinico-sanitarias previstas en el Decreto 3075 de 1997, de acuerdo con el cuadro siguiente:
VISITAS A BODEGAS DESAYUNOS INFANTILES 2009 VISITAS A BODEGAS 2009 (2 AL MES) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL AO Pgina 144 de 201 18 18 18 18 18 18 18 18 18 162
MACRO

REGISTRO FOTOGRFICO: Punto de Entrega: Fachada del punto, que incluya la Identificacin del punto: Pendn alusivo al Programa (1) Almacenamiento de alimentos (1) Leche, Galletas, que permita evidenciar el cumplimiento del empaque de los productos de acuerdo a lo estipulado en la FT (1) Fechas de vencimiento (1) Distribucin de los desayunos (1) Plan de manejo ambiental: (1) o Manejo de empaques y embalaje (1) o Material de apoyo, cartillas, plegables, afiches (1) Diligenciamiento de planillas, registro nico de Beneficiarios Hallazgos en caso de incumplimiento o Calidad del producto (3) o Empaque (2) o Rotulado (2)
Bodegas: Aspectos locativos: o Ventilacin ventanas, techos (2) o Iluminacin (2) o Humedad Paredes, pisos (2) Almacenamiento o Estibas (1) o Arrume de productos (2) o Distancia entre arrumes y de arrumes a las paredes (2) Transporte Manipulacin y/o Vehculos (2)
Pgina 145 de 201

185. Igualmente en circunstancias que lo ameriten y cuando se considere necesario, debern adelantar visitas por solicitud del contratante o por razones de caso fortuito fuerza mayor. 186. Verificar que los proveedores as como los contratistas cuenten con un laboratorio propio o externo para ejecutar la vigilancia de la calidad tanto de la materia prima como del producto terminado, para la realizacin de los anlisis a los que se obligan los proveedores o los contratistas responsables de la entrega de los desayunos. En el caso de la verificacin de la calidad de la leche, el contratista debe contar con un laboratorio propio para la realizacin de las pruebas fisicoqumicas y microbiolgicas, conforme a lo establecido en el Artculo 43 del Decreto No.2437 de 1983. 187. Verificar en los Departamentos, Distritos y Municipios: (i) La participacin de veeduras ciudadanas y dems organizaciones comunitarias en torno al control social que debe hacerse en el programa. 188. Verificar en cada punto el cumplimiento de las metas del programa en cuanto a los Derechos de los nios Registro Civil, Vinculacin al SGSSS y Vacunacin, entre otros. 189. Verificar las acciones que adelantan o son ejecutadas por los actores responsables de los nios, las familias, los agentes educativos y los agentes del SNBF a nivel local, para los beneficiarios del programa. 190. Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en los manuales operativos que deben adelantarse por parte de entidades de salud, agentes del SNBF, centros zonales y agentes educativos comunitarios, para el cumplimiento de metas del programa 191. Verificar que la unidad de servicio tenga un aviso que indique que se brinda un servicio pblico de bienestar familiar. 192. Realizar visitas de coordinacin y asistencia tcnica a cada uno de los centros zonales correspondientes a los departamentos donde funciona el Programa, de acuerdo a las directrices impartidas por el ICBF. 193. Verificar la entrega y distribucin en los puntos definidos de material que el ICBF haya solicitado segn la contratacin adelantada en cada servicio. 194. Realizar asesora, seguimiento y control a cada uno de los Agentes responsables de los Puntos de Atencin del Programa para el cumplimiento de los objetivos. 195. Presentar para aprobacin dentro de los 20 das siguientes a la firma del acta de iniciacin, el plan de seguimiento, asesora y control para la realizacin de actividades tanto en los Centros Zonales como en los puntos de entrega del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. 9.3. OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA SERVICIO TEMPORAL DE LECHE INFANTIL 9.3.1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO. 196. Para el Programa Servicio temporal de Leche Infantil, se realizarn visitas a puntos por cada Departamento mensualmente, segn lo contenido en el siguiente cuadro:
Pgina 146 de 201

Presentar el plan de visitas mensual, para aprobacin por la Coordinacin del Programa, el cual debe garantizar que de los puntos a visitar el 70 % corresponda a puntos ubicados en la zona urbana y como mnimo el 30 % a puntos ubicados en zona rural.
Regionales Amazonas Antioquia Arauca Atlantico Bogot Bolivar Boyaca Caldas Caquet Casanare Cauca Cesar Choc Crdoba Cundinamarca Guaina Guaviare Huila Guajira Magdalena Meta Nario N. Santander Putumayo Quindio Risaralda Sanandres Santander Sucre Tolima Valle Vaupes Vichada Total Visitas Leche Infantil 2009 (9 meses) 8 46 7 74 48 86 49 30 24 18 22 44 23 133 65 3 7 59 15 52 22 41 77 15 28 23 3 67 58 46 49 2 4 1250
Pgina 147 de 201

197. Actividades de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales y Puntos de Atencin del Programa Temporal de Leche Infantil: a. Brindar apoyo y asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la aplicacin de los diferentes aspectos contenidos en el Manual Operativo del Programa, as como los lineamientos, normas y dems directrices. b. Realizar asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, as como en la totalidad de componentes del Programa. c. Realizar asesora a los responsables de los puntos de distribucin, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, as como en la totalidad de componentes del Programa. d. Facilitar la coordinacin de acciones con el nivel Regional que conlleven a mantener una buena operacin del programa. e. Mantener comunicacin permanente con el personal de los Centros Zonales, respecto a novedades que se presenten en los puntos de atencin en cuanto a agentes educativos. f. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir las estrategias y los ajustes necesarios, para el mejoramiento continuo del Programa a nivel local. g. Brindar herramientas que permitan dar solucin a las dificultades que se generan en el desarrollo de los diferentes componentes del Programa. 198. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas por los proveedores del programa durante la ejecucin del contrato. 199. Comprobar el diligenciamiento de los formatos, planillas de registro y control que se lleven en el punto de atencin sobre entrega de las raciones. 200. Verificar en cada punto, el listado actualizado de beneficiarios, entregas a los mismos, con las respectivas firmas o huellas dactilares del responsable del menor, segn el caso. 201. Verificar las actas de recibo del Programa, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 202. Efectuar el seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos que le indique el ICBF con base en lo dispuesto en el Contrato 203. Verificar las planillas de inscripcin frente a las planillas de entregas a los usuarios, de acuerdo con la metodologa definida por el ICBF 204. Constatar mensualmente en cada uno de los puntos definidos por el ICBF como destino del Programa de Servicio Temporal de Leche Infantil, la llegada oportuna del producto en las condiciones, caractersticas y cantidades despachadas desde la respectiva planta y que cumplan con la programacin establecida por el ICBF y el cronograma aprobado por EL ICBF. 205. Verificar las entregas a los usuarios de los puntos de acuerdo con las raciones que conforman el servicio. 206. Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar, teniendo en cuenta la GUIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANIPULACIN DE ALIMENTOS EN LAS BODEGAS Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO ICBF, as como lo establecido en el Decreto 3075/97.
Pgina 148 de 201

207. Estudiar y responder las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con la metodologa y cronograma propuesto. 208. Comprobar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 209. Realizar reuniones mensuales con cada regional, durante la ejecucin del contrato de operacin del programa, con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega, realizar la asesora, el seguimiento y control y recomendar la realizacin de los planes de mejoramiento. 210. Realizar el seguimiento al cumplimiento por parte de los proveedores de las acciones recomendadas por EL ICBF y por la interventora. 211. Verificar que los proveedores se abstengan de realizar cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 212. Analizar y emitir concepto de los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida. 213. Verificar que se reponga el nmero de muestras que la Interventoria requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento. 214. Ordenar la suspensin en la entrega de raciones cuando no se este cumpliendo las condiciones de inocuidad. 215. Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 216. Verificar las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 217. Verificar o aplicar el cumplimiento en el procedimiento establecido para dar de baja productos que no llenen los requisitos de calidad, en los casos requeridos. 218. Verificar en la visita a los puntos de entrega la aplicacin de los criterios de seleccin para los beneficiarios 219. Verificar en la visita a los puntos de entrega el nmero de beneficiarios por punto visitado de acuerdo con la planilla de inscripcin y la planilla de entrega, frente a la programacin 220. Verificar en la visita a los puntos de entrega La entrega de la Leche: horario, beneficiarios y condiciones de calidad de los productos; 221. Verificar en la visita a los puntos de entrega el cumplimiento de la proporcin de la Leche. 222. Verificar en la visita a los puntos de entrega la aceptacin y consumo de la Leche 223. Verificar el cumplimiento del proveedor sobre las cantidades de leche a reponer en cada punto donde se requiera y se haya definido 224. Verificar las condiciones de transporte a puntos de entrega, as como las condiciones de almacenamiento en las diferentes bodegas del proveedor en todos los departamentos. 225. Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental aprobado por el ICBF, para cada proveedor y/o operador 226. Verificar el cumplimiento en la ejecucin del plan de capacitacin 227. Verificar la aplicacin de las opciones de manejo ambiental de los empaques en los puntos de distribucin de acuerdo con lo definido en el PMA; 228. Verificar la inversin de los proveedores y/o contratistas, relacionada con el componente ambiental, de acuerdo con el plan aprobado;
Pgina 149 de 201

229. Verificar la existencia de experiencias favorables en el manejo del componente ambiental en cada macro regin. 230. Formar parte del Comit Tcnico Nacional del Programa. 231. Asistir y participar en las reuniones que EL ICBF programe para hacer seguimiento a la ejecucin contractual y al programa y a las reuniones del Comit Tcnico Nacional del Programa Servicio Temporal de Leche Infantil. 232. Mantener actualizado segn los reportes de las regionales el formato FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y numero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. 233. Entregar al I.C.B.F en el informe mensual los siguientes aspectos:
a. Las actuaciones realizadas en el perodo correspondiente, incluyendo: b. Cumplimiento de entregas por proveedor por departamento, c. Inventarios por punto de entrega, as como las recomendaciones u observaciones que sean necesarias para efectuar en debida forma el seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento del Contrato d. Informes mensuales de coberturas e. Informe mensual de entregas por punto y consolidado por ciclo de entrega f. Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas por la Interventoria a los beneficiarios de los Programas g. Reportes de seguimiento y control tcnico, administrativo y social de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores h. Reporte de los componentes que hacen parte de la estructura de informacin i. Reclamos del nivel nacional del ICBF al proveedor y/o contratista; j. Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales; k. Despachos mensuales y acumulados por departamento, centro zonal y municipio l. Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega; m. Coberturas de visitas a puntos de entrega; n. Es necesario que el ICBF tenga a disposicin permanente los reportes que deben ser allegados al Sistema de Informacin del ICBF por parte del contratista y tenga acceso directo a consultar dicha informacin.
Pgina 150 de 201

ANEXO 10. LINEAMIENTOS PARA RECIBIR ARCHIVOS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS La documentacin que se genere en desarrollo del contrato, debe ser organizada y clasificada de conformidad con las normas mnimas de archivo, que se mencionan a continuacin:
1.
2.
3. 4. 5.
Revisar la documentacin a conservar y extraer los documentos que no son necesarios, como fotocopias de fotocopias, copias repetidas, documentos en blanco, manuscritos (borradores), revistas, peridicos, agendas, documentos personales, en general todo aquello que no amerite ser conservado. Tome las Tablas de Retencin Documental-TRD de la dependencia a la cual le debe entregar el proyecto en el ICBF y empiece a identificar cada uno de los grupos de documentos por organizar (Serie o Subserie documental), es decir agrupe la documentacin que se refiere a un mismo asunto. Evite la dispersin, superproduccin o eliminacin de documentos vitales. Clasificar la documentacin por ubicacin geogrfica. Empezar a conformar los expedientes por carpetas y organice la documentacin en forma de libro, asegurndose que todos los documentos correspondan al mismo asunto. Caractersticas de las carpetas para archivo de gestin: En los archivadores de las oficinas, se recomienda el uso de carpetas celuguas, productos que se pueden adquirir en el mercado. Internamente, dentro de las celuguas, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mnimo 240 g/m2, cartulina propalcote 320 g/m2, cartulina Bristol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseo no incluye adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. Las carpetas deben ser diseadas de acuerdo al volumen y formato de folios que van a albergar (entre nuestro caso mximo 120 folios). En un lugar visible y de acuerdo con el diseo adoptado, se debe consignar la identificacin de su contenido. Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45.5. cm. Largo del pliegue: 35 cm. Ancho de la cubierta posterior: 23.5 cm. Este ancho incluye una pestaa de 1.5 cm. para identificacin. Ancho cubierta anterior: 22 cm.
6.
La forma de archivar los documentos en cada una de las carpetas debe corresponder a la forma como van sucediendo los trmites del mismo, es decir al abrir la carpeta se debe
Pgina 151 de 201

encontrar el primer documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima actuacin del expediente. (es el mismo orden de las pginas de un libro). La idea es evidenciar el desarrollo de los trmites. En cada carpeta no incluya ms de 120 folios (80-120 esta bien). Una vez ordenada la documentacin, se debe identificar cada una de las carpetas por lo menos con la siguiente informacin (vase TRD aprobada para ICBF): Cdigo y nombre de dependencia: Cdigo serie documental: Nombre de la serie documental Nombre de la Subserie documental Fecha Inicial (primera actuacin) Fecha Final (ltimo documento o ltima actuacin). Nmero de folios por carpeta. Nmero de carpeta (ubicacin dentro de la caja). Nmero de caja: Realizar la foliacin (es decir, la numeracin de las pginas) de acuerdo con el desarrollo de los trmites (orden de llegada de los documentos), la cual debe hacerse en el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras. Es importante recordar que cada pgina tiene su propio folio y que las pginas en blanco no deben numerarse. Disponga las carpetas, segn el sistema de ordenacin que se desee implementar que puede ser geogrfico, alfabtico, nmero o cronolgico, y dentro de ste por cdigos y nombres de las series documentales. Una vez clasificadas las carpetas, proceda a ubicarlas dentro de las cajas de conservacin de archivo inactivo (27 cms alto, 20 de ancho, y 40 de profundidad). Se recomienda introducir el nmero de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas, ni muy sueltas. Identifique las cajas, es decir deben ser rotuladas en sus tapas laterales, por lo menos con los siguientes datos: Cdigo y nombre de la dependencia (donde dependa el proyecto). Nombre de la entidad productora: ICBF Departamento: Municipio: Carpeta del No. XXX al No. XXX. Total Numero de carpetas: Nmero de caja: Fechas extremas (inicial y final). Proceda a elaborar el inventario documental, de tal forma que los documentos puedan ser entregados por ustedes, verificados y recibidos por el ICBF. La transferencia debe realizarse y relacionarse en formato adjunto. La idea es que este refleje la clasificacin, ordenacin y descripcin de la documentacin, que se est entregando para ser custodiada. (Vase formato nico de inventario documental, Acuerdo No. 38 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nacin).
7. 8.
9.
10. 11.
12.
13.
Pgina 152 de 201
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General 14.
Una vez relacionados los documentos en el inventario documental, es prudente delegar un servidor pblico del ICBF por parte de la Direccin o dependencia de la cual dependa el proyecto (interventor o supervisor), con el objetivo primordial de poder verificar carpeta por carpeta, caja por caja, estado de los documentos, de igual forma es el momento de hacer las observaciones que considere pertinentes (como estado de la documentacin, mala foliacin en caso de exista, etc.), una vez verificada la documentacin fsica contra el inventario documental por las partes interesadas, es preciso firmar por parte de quin recibe y entrega los documentos. Este inventario documental debe ser realizado en original y copia. Es importante recordar que la documentacin a ser transferida, no debe ser organizada en AZ por cuanto ests no garantizan la conservacin, manipulacin y custodia de los documentos. Se recomienda empezar a organizar los expedientes desde el inicio del proyecto, de tal forma que no se generen traumatismos al final del contrato. En cada uno de los proyectos se debe unificar y manejar el mismo estndar de rotulacin por expediente, caja y elaboracin de inventario documental. Las calidades de los insumos a utilizar en la organizacin de los archivos, tales como cajas, carpetas y ganchos debern ser aprobados previamente por el supervisor del contrato en el ICBF. Los lineamientos aqu citados deben complementarse con las orientaciones impartidas en la Gua de Gestin Documental, aprobada con Resolucin No. 1888 del 10 de agosto de 2006.
15. 16. 17. 18. 19.
Pgina 153 de 201
ANEXO 11 ACUERDO DE PROVISION DE INFORMACION VER ARCHIVO MAGNETICO
Pgina 154 de 201

ANEXO 12 PROPUESTA ECONOMICA
CONCURSO PUBLICO NO. 001-2009 OFERENTE: Nit: Nombre del Cargo Cantidad Dedicacin Meses Remuneracin Porcentaje exigida bsica de Factor mensual Prestacio proyectada en nal miles de pesos TOTAL
COSTOS DE PERSONAL
COSTOS INDIRECTOS
VALOR TOTAL COSTOS INDIRECTOS HONORARIOS GMF-TIMBRE-POLIZAS IMPUESTOS ( IVA-ICA) VALOR TOTAL DE LA INTERVENTORIA Valor ao 2009 Valor ao 2010
FIRMA REPRESENTANTE LEGAL ___________________________________________ NOTA: Para los efectos de pago, el valor del contrato para las vigencias de los aos 2009 y 2010 se determinar aplicando los siguientes porcentajes: Para el 2009: 72.10% Para el 2010: 27.90%
Pgina 155 de 201

ANEXO INFORMATIVO No. 13 INFORMATIVO DE LAS OBLIGACIONES DE LOS PROGRAMAS ESTRATEGICOS QUE EVENTUALMENTE SE ADICIONARIAN AL CONTRATO: 13. 1OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA RECUPERACIN NUTRICIONAL 2009. 13.1.1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO. 1. Realizar visitas mensuales por cada departamento para la interventoria, seguimiento, control y asesora, en los puntos de atencin, segn lo contenido en el siguiente cuadro:
VISITAS A PUNTOS 2009 No. PUNTOS DURANTE 5 DE ENTREGA MESES 1 8 37 51 69 17 50 3 7 20 29 14 62 44 1 0 4 38 23 12 45 48 13 2 16 74 102 138 34 100 6 14 40 58 28 124 88 2 0 8 76 46 24 90 96 26
REGIONAL AMZONAS ARAUCA ATLANTICO BOGOTA BOLIVAR BOYACA CALDAS CAQUETA CASANARE CAUCA CESAR CHOCO CORDOBA CUNDINAMARCA GUAINIA LA GUAJIRA GUAVIARE HUILA MAGDALENA META NARIO NORTE DE SANTANDER PUTUMAYO Pgina 156 de 201
QUINDIO RISARALDA SAN ANDRES SANTANDER SUCRE TOLIMA VALLE DEL CAUCA VAUPES VICHADA
0 12 0 0 30 1 59 1 15
0 24 0 0 60 2 118 2 30
2. Actividades de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales y Puntos de Atencin del Programa Recuperacin Nutricional a. Brindar apoyo y asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la aplicacin de los diferentes aspectos contenidos en el Manual Operativo del Programa, as como los lineamientos, normas y dems directrices. b. Realizar asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, as como en la totalidad de componentes del Programa. c. Realizar asesora a los responsables de los puntos de distribucin, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, as como en la totalidad de componentes del Programa. d. Facilitar la coordinacin de acciones con el nivel Regional que conlleven a mantener una buena operacin del programa. e. Mantener comunicacin permanente con el personal de los Centros Zonales, respecto a novedades que se presenten en los puntos de atencin en cuanto a agentes educativos. f. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir las estrategias y los ajustes necesarios, para el mejoramiento continuo del Programa a nivel local. g. Brindar herramientas que permitan dar solucin a las dificultades que se generan en el desarrollo de los diferentes componentes del Programa. h. Realizar seguimiento al cumplimiento de Convenio Interadministrativo de Cooperacin Tcnica que tiene como objeto aunar esfuerzos para coordinar acciones y aportar recursos fsicos y tcnicos necesarios a fin de garantizar el derecho a la salud, a la identidad, y al desarrollo integral de la primera infancia para el ptimo funcionamiento de los Programas. i. Realizar asesora a Centros Zonales y Puntos de Entrega para promover el desarrollo de actividades que fortalezcan la articulacin con Registradura, Entidades de Salud y Administraciones Municipales. 3. Presentar a la Coordinacin del Programa, el plan de visitas mensual para aprobacin. (colocar plazo segn revisin con jurdica) 4. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas por los proveedores del programa durante la ejecucin del contrato.
Pgina 157 de 201

5. Comprobar el diligenciamiento de los formatos, planillas de registro y control que se lleven en el punto de atencin sobre entrega de las raciones. 6. Verificar en cada punto, el listado actualizado de beneficiarios, entregas a los mismos, con las respectivas firmas o huellas dactilares del responsable del menor, segn el caso. 7. Verificar que los proveedores brinden el servicio de raciones de recuperacin nutricional en los municipios contratados de conformidad con el listado de las coberturas suministrado para tal efecto por el ICBF. 8. Verificar en la visita a los puntos de atencin, la aplicacin de los criterios de seleccin para los beneficiarios de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo del Programa, 9. Verificar las planillas de inscripcin frente a las planillas de entregas a los usuarios, de acuerdo con la metodologa definida por el ICBF. 10. Verificar en la visita a los puntos de entrega el nmero de beneficiarios por punto visitado de acuerdo con la planilla de inscripcin y la planilla de entrega, frente a la programacin. 11. Verificar las actas de recibo segn tipo de racin, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 12. Efectuar el seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos que le indique el ICBF con base en lo dispuesto en el Contrato. 13. Constatar mensualmente en cada uno de los puntos definidos por el ICBF como destino de Recuperacin Nutricional, la llegada oportuna del producto en las condiciones, caractersticas y cantidades de raciones segn tipo, despachadas desde la respectiva planta y que cumplan con la programacin establecida y el cronograma aprobado por el ICBF. 14. Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar, teniendo en cuenta la GUIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANIPULACIN DE ALIMENTOS EN LAS BODEGAS Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO ICBF, as como lo establecido en el Decreto 3075/97. 15. Comprobar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 16. Realizar cinco (5) reuniones con cada regional, una mensualmente, durante la ejecucin del contrato de operacin del programa, con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega, realizar la asesora, el seguimiento y control y recomendar la realizacin de los planes de mejoramiento. 17. Realizar dos reuniones con los Centros Zonales durante la ejecucin del contrato de operacin del programa, con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega, realizar la asesora, el seguimiento y control y recomendar la realizacin de los planes de mejoramiento 18. Realizar el seguimiento al cumplimiento por parte de los proveedores de las acciones recomendadas por EL ICBF y por la interventoria. 19. Verificar que los proveedores se abstengan de realizar cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 20. Verificar que se reponga el nmero de muestras que la Interventoria requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento.
Pgina 158 de 201

21. Ordenar la suspensin en la entrega de raciones cuando no se este cumpliendo las condiciones de inocuidad. 22. Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 23. Verificar las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. 24. Verificar o aplicar el cumplimiento en el procedimiento establecido para dar de baja productos que no llenen los requisitos de calidad, en los casos requeridos. 25. Verificar las condiciones de transporte a puntos de entrega, as como las condiciones de almacenamiento en todas las bodegas del proveedor por cada departamento. 26. Formar parte del Comit Tcnico Nacional del Programa. 27. Asistir y participar en las reuniones que EL ICBF programe para hacer seguimiento a la ejecucin contractual y al programa. 28. Mantener actualizado segn los reportes de las regionales el formato FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y nmero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. Entregar al I.C.B.F en el informe mensual las actuaciones realizadas en el perodo correspondiente, incluyendo como mnimo los siguientes aspectos: 29. Cumplimiento de entregas por proveedor por departamento, 30. Inventarios por punto de entrega, as como las recomendaciones u observaciones que sean necesarias para efectuar en debida forma el seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento del Contrato 31. Informes mensuales de coberturas por tipo de racin 32. Informe mensual de entregas por punto y consolidado por ciclo de entrega 33. Reportes de seguimiento y control tcnico, administrativo y social de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 34. Reporte de los componentes que hacen parte de la estructura de informacin 35. Acciones adelantadas y seguimiento realizado por la Interventoria, a las respuestas de los proveedores y/o contratistas sobre reclamos presentados por EL ICBF Sede Nacional, Regional, Seccional o Centros Zonales al proveedor y/o contratista. 36. Despachos mensuales y acumulados por departamento, centro zonal y municipio 37. Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega; 38. Coberturas de visitas a puntos de entrega; 39. Es necesario que el ICBF tenga a disposicin permanente los reportes que deben ser allegados al Sistema de Informacin del ICBF por parte del contratista y tenga acceso directo a consultar dicha informacin. 13.1.2 COMPONENTE TCNICO 1. Control de la distribucin de las raciones de recuperacin nutricional: Comprobar el cumplimiento de las obligaciones de los proveedores relacionados con el objeto del contrato, mediante la realizacin de visitas, durante las cuales deber identificar lo siguiente:
Pgina 159 de 201
2. Verificar que las condiciones de almacenamiento de las raciones cumplan con los lineamientos establecidos en el manual operativo. 3. Verificar en relacin al empaque primario de todos los productos cumplan con las especificaciones de la Ficha Tcnica de cada uno, incluyendo entre otros aspectos: Rotulo, Marca del producto que debe concordar con la(s) marca(s) ofertada(s) y con las caractersticas generales establecidas en la Ficha Tcnica; Peso neto de cada uno de los alimentos que conforman la racin, para el caso del aceite, el volumen; Fecha de vencimiento de los alimentos que conforman la racin, Caractersticas o requisitos del empaque. Todos los envases y empaques primarios deben cumplir con lo dispuesto en el Decreto 3075 de 1997del Ministerio de Proteccin Social, la Ley 09/79, los Decretos reglamentarios 2437 de 1983, 2473 de 1987 y los dems que lo modifiquen, sustituyan o adicionen y la resolucin 005109 del Misterio de la Proteccin Social. De igual manera cada uno de los productos debe tener la impresin del logotipo del ICBF con la siguiente informacin: Prohibida su Venta y verificar que la conformacin de la racin cumpla con los requisitos tcnicos establecidos en el Manual Operativo. 4. Verificar en relacin con el empaque secundario y de acuerdo a la Ficha Tcnica: Material del empaque con las caractersticas establecidas, Impresin del nombre del programa, Tipo de servicio: servicio de racin 1 y servicio de racin 2, Logotipo institucional del ICBF de 30 x 30 cms y leyenda establecida en El Pliego. Provisin de empaques adicionales. 5. Verificar que los siguientes alimentos sean suministrados en los empaques originales de comercializacin y conforme a las especificaciones tcnicas establecidas en las fichas correspondientes, las cuales se encuentran consignadas en las fichas tcnicas de los productos del Anexo Tcnico: Arroz, pasta, lenteja, leche entera en polvo con adicin de hierro, aceite vegetal, leche de continuacin. Verificar el cumplimiento de los requisitos de empaque en alimentos que deben ser suministrados en empaque original. 6. Verificar cada dos (2) meses durante la ejecucin de la operacin del servicio, en los puntos de embalaje y almacenamiento, que el proceso de embalaje, almacenamiento, transporte y la distribucin de la racin, se realice en las condiciones de higiene, calidad y oportunidad establecidas en el Manual Operativo, teniendo en cuenta la GUIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANIPULACIN DE ALIMENTOS EN LAS BODEGAS Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO ICBF, as como lo establecido en el Decreto 3075/97. 7. En la entrega de las raciones de recuperacin nutricional se debe constatar: Utilizacin de vehculos destinados exclusivamente para el transporte de alimentos y que renan las condiciones higinico sanitarias adecuadas para garantizar la calidad microbiolgica, fisicoqumica y fsica de los productos, acordes con el decreto 3075/97 y la resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. Capacitacin de los conductores, supervisores y coteros en aspectos de manejo y almacenamiento ptimo de los alimentos y su presentacin personal ste acorde con la labor que desempean. Verificacin de las condiciones de higiene del transporte primario y secundario y la oportunidad en la distribucin de los puntos de entrega, de acuerdo con el decreto 3075/97 y la resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. 8. Verificar en los puntos de atencin a los nios, la realizacin de las actividades de: - Educacin grupal dirigida al personal de salud y de logstica involucrado en el programa y al grupo familiar.
Pgina 160 de 201

Elaboracin de material sobre: Informacin sobre el programa de Recuperacin Nutricional, Causas y prevencin de la desnutricin, alimentacin saludable en el ciclo vital, prevencin de transmisin de enfermedades por alimentos, forma de uso de los alimentos suministrados. Consejera a la madre en el momento de entrega del paquete. Promocin de actividades relacionadas con salud y alimentacin para el ncleo familiar, madres y nios, entre las que se encuentran: Promocin la afiliacin al sistema de seguridad social en salud de la poblacin vinculada al programa. Apoyo a las mujeres gestantes vinculadas a los programas del ICBF para lograr la asistencia a control prenatal en los organismos de salud. Promocin y fomento a la lactancia materna para los nios menores de dos aos, a nivel familiar. Orientacin sobre la introduccin de la alimentacin complementaria adecuada a la leche materna para los nios mayores de seis meses. (v) Seguimiento del Esquema nico de Vacunacin por medio del carne nico de salud infantil adoptado por Decreto 2287 de 2003. De la entrega de la Bienestarina: Verificar que el proveedor cumpla con los principios bsicos durante la recepcin, almacenamiento y distribucin de la Bienestarina, lo mismo que los procedimientos de inspeccin, control de calidad, mantenimiento de bodegas y sitios de almacenamiento, procesos de fumigacin y desinfeccin contenidos en la Gua de buenas prcticas de manipulacin de alimentos en las bodegas y sitios de almacenamiento del ICBF. Nota: La ejecucin de las obligaciones, productos y actividades del programa, incluyendo la realizacin de visitas a puntos de entrega y centros zonales, con un total de 2.028 visitas, tienen un costo mximo establecido para 2009, de $255.183.459. 13.2. OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA DESAYUNOS INFANTILES PARA EL AO 2010 13.2.1. COMPONENTE ADMINISTRATIVO. 1. Para el Programa de Desayunos Infantiles, se realizarn visitas mensuales a un total de 6% de los puntos por cada Departamento, de la misma manera se realizarn visitas de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales, segn lo contenido en el siguiente cuadro:
Regionales
Total Visitas a puntos Desayunos Infantiles 2010 (6,5 Meses)
Vistas a Centros Zonales DIA 2010 (6,5 Meses)
Amazonas Antioquia Arauca Atlntico
36 0 6 234
4 0 12 28
Pgina 161 de 201

Bogot Bolivar Boyac Caldas Caquet Casanare Cauca Cesar Choc Crdoba Cundinamarca Guaina Guaviare Huila Guajira Magdalena Meta Nario N. Santander Putumayo Quindo Risaralda San Andrs Santander Sucre Tolima Valle Vaupes Vichada Total 102 252 78 78 66 48 30 126 60 552 132 12 24 204 18 144 42 96 216 42 78 48 12 150 198 90 72 6 18 3.270 64 32 48 24 16 12 28 20 20 32 52 4 4 20 20 32 20 32 24 16 12 20 4 40 16 36 56 4 4 756
2. Realizar una visita cada dos meses, al 100 % de los Centros Zonales, para el seguimiento, control y asesora, al Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA, segn lo contenido en el cuadro anterior. 3. Presentar el plan de visitas mensual, para aprobacin de la Coordinacin del Programa, el cual debe garantizar que de los puntos a visitar el 70 % corresponda a puntos ubicados en la zona urbana y como mnimo el 30 % a puntos ubicados en zona rural. 4. Actividades de Control, Seguimiento y Asesora a los Centros Zonales y Puntos de Atencin del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA:
Pgina 162 de 201

a. Brindar apoyo y asesora al personal de los Centros Zonales, sobre la aplicacin de los diferentes aspectos contenidos en el Manual Operativo del Programa, as como los lineamientos, normas y dems directrices. b. Realizar asesora al personal de los Centros Zonales sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, como tambin de la seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, y de la totalidad de componentes del Programa. c. Realizar asesora a los responsables de los puntos de distribucin, sobre la seleccin de los beneficiarios del programa, como tambin de la seleccin de los puntos de almacenamiento y distribucin, y de la totalidad de componentes del Programa. d. Facilitar la coordinacin de acciones con el nivel Regional que conlleven a mantener una buena operacin del programa. e. Mantener comunicacin permanente con el personal de los Centros Zonales, respecto a novedades que se presenten en los puntos de atencin en cuanto a agentes educativos. f. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir las estrategias y los ajustes necesarios, para el mejoramiento continuo del Programa a nivel local. g. Brindar herramientas que permitan dar solucin a las dificultades que se generan en el desarrollo de los diferentes componentes del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. h. Realizar seguimiento al cumplimiento del Convenio Interadministrativo de Cooperacin Tcnica suscrito con los Municipios, el cual tiene como objeto aunar esfuerzos para coordinar acciones y aportar recursos fsicos y tcnicos necesarios a fin de garantizar el derecho a la salud, a la identidad, y al desarrollo integral de la primera infancia para el ptimo funcionamiento de los Programas. i. Realizar asesora a Centros Zonales y Puntos de Entrega para promover el desarrollo de actividades que fortalezcan la articulacin con Registradura, Entidades de Salud y Administraciones Municipales.
5. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas por los proveedores del programa durante la vigencia 2010. 6. Comprobar el diligenciamiento de los formatos, planillas de registro y control que se lleven en el punto de atencin sobre entrega de las raciones.
Pgina 163 de 201

7. Verificar en cada punto la inscripcin frente a las entregas diarias a los usuarios, de acuerdo con la metodologa definida por el ICBF para los diferentes puntos sea por planillas o por huella digital 8. Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 9. Efectuar el seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos que le indique el ICBF con base en lo dispuesto en el Contrato. 10. Verificar el correcto diligenciamiento de las planillas las planillas de entrega de las raciones a los responsables de los nios. 11.Constatar mensualmente en cada uno de los puntos definidos por el ICBF como destino de los Desayunos Infantiles, la llegada oportuna del producto en las condiciones, caractersticas y cantidades despachadas desde la respectiva planta y que cumplan con la programacin establecida por el ICBF. 12. Verificar las entregas a los usuarios de los puntos de acuerdo con las raciones que conforman el servicio. 13.Verificar la aplicacin de los procedimientos establecidos para el almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar. 14.Estudiar y responder las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con la metodologa y cronograma propuesto. 15.Comprobar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 16.Realizar reuniones mensuales con las regionales con el objetivo de socializar los resultados de las visitas a puntos de entrega y convenir medidas y planes de mejoramiento. 17.Verificar que los proveedores atiendan las sugerencias del supervisor/ interventor. 18.Verificar que los proveedores se abstengan de realizar cualquier tipo de actividad proselitista de carcter poltico, tales como fijar o distribuir anuncios y afiches alusivos a candidatos, partidos polticos, procesos electorales y/o actividades similares. 19 Analizar y emitir concepto de los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida. 20. Verificar que se reponga el nmero de muestras que la Supervisin requiere para los respectivos controles, asegurando que ningn beneficiario se quede sin complemento alimentario. 21. Ordenar la suspensin en la entrega de raciones cuando no se este cumpliendo las condiciones de inocuidad e informar oportunamente al ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 22. Verificar las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la 23. Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos. Verificar el cumplimiento en el procedimiento establecido para dar de baja productos que no llenen los requisitos de calidad, en los casos requeridos. 24. Informar oportunamente a EL ICBF sobre la suspensin temporal de entregas por eventos imprevisibles por fuerza mayor o caso fortuito. 25. Verificar en la visita a los puntos de entrega la aplicacin de los criterios de seleccin para los beneficiarios.
Pgina 164 de 201

26.Verificar en la visita a los puntos de entrega el nmero de beneficiarios por punto visitado de acuerdo con la planilla de inscripcin y la planilla de entrega, frente a la programacin. 27.Verificar en la visita a los puntos de entrega: horario, beneficiarios y condiciones de calidad de los productos. 28.Verificar en la visita a los puntos de entrega: El cumplimiento de la proporcin de los sabores de los dos (2) productos. 29. Verificar en la visita a los puntos de entrega : La aceptacin y consumo de los productos que conforman los desayunos.Verificar el cumplimiento del proveedor sobre las cantidades de desayunos a reponer en cada punto donde se requiera y se haya definido. 30. Verificar las condiciones de transporte a puntos de entrega, as como las condiciones de almacenamiento en las diferentes bodegas del proveedor en todos los departamentos. 31. Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental aprobado por el ICBF, para cada proveedor y/o operador. 32. Verificar el cumplimiento en la ejecucin del plan de capacitacin. 33. Verificar la aplicacin aprobada por EL ICBF sobre las opciones de manejo ambiental de los empaques en los puntos de distribucin de acuerdo con lo definido en el PMA. 34. Verificar la inversin de los proveedores y/o contratistas, relacionada con el componente ambiental, de acuerdo con el plan aprobado. 35. Verificar la existencia de experiencias favorables en el manejo del componente ambiental en cada macro regin. 36. Formar parte del Comit Tcnico Nacional de los Programas. 37. Asistir y participar en las reuniones que EL ICBF programe para hacer seguimiento a la ejecucin contractual y al programa y a las reuniones del Comit Tcnico Nacional de Desayunos Infantiles. 38.Mantener actualizado segn los reportes de las regionales el formato FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y numero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. 39.Entregar al I.C.B.F en el informe mensual los siguientes aspectos: 40.Las actuaciones realizadas en el perodo correspondiente, incluyendo: 41.Cumplimiento de entregas por proveedor por departamento, 42.Inventarios por punto de entrega, as como las recomendaciones u observaciones que sean necesarias para efectuar en debida forma el seguimiento, control y vigilancia del cumplimiento del Contrato 43.Informes mensuales de coberturas por tipo de desayuno 44.Informe mensual de entregas por punto y consolidado por ciclo de entrega 45.Reportes de resultados de las encuestas de aceptabilidad efectuadas a los beneficiarios de los Programas 46.Reportes de seguimiento y control tcnico, administrativo y social de los contratos suscritos por 47.EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 48.Reporte de los componentes que hacen parte de la estructura de informacin 49.Reclamos del nivel nacional del ICBF al proveedor y/o contratista; 50.Reclamos de los puntos, centros zonales o regionales; 51.Despachos mensuales y acumulados por departamento, centro zonal y municipio 52.Cobertura de entregas de los productos a todos los puntos de entrega;
Pgina 165 de 201

53.Coberturas y resultado de visitas a plantas y puntos de distribucin y redistribucin; 54.Coberturas de visitas a puntos de entrega; 55.Es necesario que el ICBF tenga a disposicin permanente los reportes que deben ser allegados al Sistema de Informacin del ICBF por parte del contratista y tenga acceso directo a consultar dicha informacin. 13.2.2 COMPONENTE TECNICO 1. Las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas se establecen de acuerdo al Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil, por lo cual se debe hacer seguimiento a la obligacin establecida a cargo del proveedor de realizar las siguientes pruebas: Presencia de Neutralizantes Presencia de conservantes Presencia de adulterantes Presencia de azcares Presencia de sueros lcteos Presencia de cloruros
Y presentar los anlisis correspondientes a la verificacin de las pruebas realizadas por el proveedor. 2. Realizar mensualmente las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas que se establecen de acuerdo con el Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil. Las pruebas se realizarn en las Bodegas de distribucin, plantas de produccin o medios de transporte de los Desayunos Infantiles, de acuerdo con los cuadros siguientes:
DISTRIBUCIN POR MACOREGIONES DIA MACRO REGIONALES CESAR LA GUAJIRA 1 MAGDALENA ATLANTICO BOLIVAR 2 SAN ANDRES CORDOBA 3 SUCRE CALDAS 4 CAQUETA
Pgina 166 de 201
CHOCO HUILA QUINDIO RISARALDA TOLIMA CAUCA NARIO PUTUMAYO 5 VALLE ARAUCA NORTE DE SANTANDER 6 SANTANDER META BOGOTA 7 CUNDINAMARCA BOYACA CASANARE 8 GUAVIARE AMAZONAS GUANIA VAUPES 9 VICHADA TOTAL DE PRUEBAS DESAYUNOS INFANTILES 2010 Tomas totales mnimas para 2010 Nmero mnimo de unidades de muestreo total para 2010 42 42 42 42 42 42 42 42 42 378 Nmero mnimo de unidades de muestreo para microbiolgicos total para 2010 18 18 18 18 18 18 18 18 18 162 Nmero mnimo de unidades de muestreo para fisicoqumicos total para 2010 12 12 12 12 12 12 12 12 12 108
MACRO
Tomas mensuales mnimas
Nmero de unidades para Contramuestras total para 2010
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 1 1 1 1 1 1 1 1 TOTAL NACIONAL
6 6 6 6 6 6 6 6 6
12 12 12 12 12 12 12 12 12 108
Pgina 167 de 201

EL ICBF podr solicitar que las muestras para las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas, sean tomadas en plantas de produccin o medios de transporte de los desayunos infantiles, o donde se requiera. De requerirse, EL ICBF podr solicitar la realizacin de pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas adicionales. 3. Realizar 1 vez durante el ao 2.010 las pruebas de empaques que se establecen de acuerdo con el Decreto 616 de 2006, la Resolucin 4547 de 1998 y las normas tcnicas de los productos que conforman el Desayuno Infantil. Las pruebas se realizarn, teniendo en cuenta el siguiente cuadro:
MACRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL AO
Pruebas empaques 2010 (1 vez durante el ao) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9
Cada una de las pruebas se compone de: Transmisibilidad de la luz (envase rgido) Permeabilidad del Oxgeno (envase rgido) Espesor de pelcula (Empaque primario del producto slido) Velocidad de transmisin de vapor de agua (Empaque primario del
producto slido).
Dicho seguimiento incluye revisin de la autorizacin de importacin del empaque y de la ficha tcnica. 4. Se debe presentar para aprobacin por el ICBF el plan de muestreo que corresponda con los productos que conforman el Desayuno Infantil segn la norma para leche UAT como para el producto galleta.
Pgina 168 de 201

5. Presentar al ICBF el plan de muestreo para todo el 2.010 para los anlisis de calidad de los productos que conforman el desayuno tipo 2, para la leche aplica lo establecido en el Decreto 616 de 2006. Este debe incluir el nmero de lugares a muestrear y el cronograma a aplicar, los sitios en los que se tomarn las muestras, corresponden a las Bodegas de distribucin, plantas de produccin o medios de transporte de acuerdo a lo que indique el ICBF, teniendo en cuenta el cuadro correspondiente al numeral 54. 6. Realizar los anlisis en un laboratorio debidamente autorizado por la autoridad competente, empleando tcnicas de anlisis aceptadas y/o validadas por el INVIMA o la AOAC (Mtodos Analticos Oficiales de Anlisis Qumicos). 7. Acompaar a cada anlisis el respectivo concepto en donde se indique como mnimo: rangos y criterios de aceptacin o rechazo, mtodos de anlisis empleados y brindar las recomendaciones del caso. 8. Presentar la carta de compromiso del laboratorio que realizar los anlisis, el cual debe estar debidamente autorizado para ello. 9. Tener en cuenta para el control de calidad, lo siguiente: - Hacer la exigencia de cumplimiento, sobre los valores incluidos en la Ficha Tcnica de cada proveedor. - Entregar a los proveedores o a los contratistas los resultados de laboratorio, dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, contados a partir de la toma de la muestra, los cuales debern consolidarse para ser presentados en un informe analtico en el que se determinen las conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin fisicoqumica y microbiolgica resultantes. - Realizar el anlisis de hierro mediante el mtodo de absorcin atmica por llama, mtodo oficial AOAC. - Entregar los resultados de los anlisis de empaques al contratista, dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes, contados a partir de la toma de la muestra, los cuales debern consolidarse para ser presentados en un informe analtico en el que se determine las conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluacin de los parmetros indicados. (El anlisis consolidado se debe incluir dentro del informe mensual presentado por la interventora del programa). Para verificar que los proveedores y los contratistas cumplan con cada una de las obligaciones establecidas en los contratos objeto de la presente interventora en cuanto al control de calidad de los alimentos entregados que hacen parte de los desayunos infantiles tipo 2 se debe: 10. Realizar visitas mensuales durante la ejecucin del contrato y cuando el ICBF considere necesario, a cada una de las plantas de produccin de los productos que conforman el desayuno Tipo 2, para verificar el cumplimiento de los procedimientos relativos a la produccin, materias primas, control de calidad, almacenamiento y cumplimiento de las normas higinico-sanitarias previstas en el Decreto 3075 de 1997 y normas definidas para leche UAT como para galletas, de acuerdo con el siguiente cuadro:
VISITAS A PLANTAS DESAYUNOS INFANTILES 2010 NMERO DE PLANTAS 6 VISITAS A PLANTAS AO 2010 36
Pgina 169 de 201

11. Verificar el cumplimiento de las normas de calidad en cada uno de los procesos de produccin y procesamiento de alimentos que cada operador este adelantando y cumpliendo. 12. Verificar en cada una de las plantas de produccin de los productos que conforman el desayuno tipo 2, el cumplimiento de lo establecido en el captulo III del Decreto 3075 de 1.997, lo referente a los exmenes mdicos y de laboratorio exigidos para el recurso humano que interviene en el proceso de fabricacin y distribucin del producto objeto de cada contrato. 13. Realizar dos visitas para revisar la documentacin del proveedor y verificar la existencia y vigencia de registros sanitarios de los productos, la realizacin de anlisis microbiolgicos, fsico-qumicos y organolpticos de materias primas y del producto terminado, de acuerdo con las fichas tcnicas de los productos establecidas en los trminos de referencia, las ofertas y los respectivos contratos. 14. Verificar en la visita a las plantas, la aplicacin y los resultados de las pruebas de esterilidad comercial para la leche natural y saborizada y verificar los certificados de calidad de las pruebas realizadas en las diferentes plantas que se produce. 15. Verificar en los certificados de calidad de cada lote producido, tanto de la leche como del slido, entregados por los proveedores, el cumplimiento de las especificaciones de calidad de los productos contenidas en las fichas tcnicas aprobadas por EL ICBF 16. Realizar dos (2) visitas mensuales por cada macrorregin a las Bodegas de almacenamiento, distribucin, o medios de transporte de los Desayunos Infantiles, para verificar el cumplimiento de los procedimientos relativos al almacenamiento y distribucin de alimentos, frente a la observancia de las normas higinico-sanitarias previstas en el Decreto 3075 de 1997, de acuerdo con el cuadro siguiente:
VISITAS A BODEGAS DESAYUNOS INFANTILES 2010
MACRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTAL AO
VISITAS A BODEGAS 2010 (2 AL MES) 12 12 12 12 12 12 12 12 12 108
Pgina 170 de 201

17. REGISTRO FOTOGRFICO: Punto de Entrega: Fachada del punto, que incluya la Identificacin del punto: Pendn alusivo al Programa (1) Almacenamiento de alimentos (1) Leche, Galletas, que permita evidenciar el cumplimiento del empaque de los productos de acuerdo a lo estipulado en la FT (1) Fechas de vencimiento (1) Distribucin de los desayunos (1) Plan de manejo ambiental: (1) o Manejo de empaques y embalaje (1) o Material de apoyo, cartillas, plegables, afiches (1) Diligenciamiento de planillas, registro nico de Beneficiarios Hallazgos en caso de incumplimiento o Calidad del producto (3) o Empaque (2) o Rotulado (2)
Bodegas: Aspectos locativos: o Ventilacin ventanas, techos (2) o Iluminacin (2) o Humedad Paredes, pisos (2) Almacenamiento o Estibas (1) o Arrume de productos (2) o Distancia entre arrumes y de arrumes a las paredes (2) Transporte Manipulacin y/o Vehculos (2)
Pgina 171 de 201

18. Igualmente en circunstancias que lo ameriten y cuando se considere necesario, debern adelantar visitas por solicitud del contratante o por razones de caso fortuito fuerza mayor. 19. Verificar que los proveedores as como los contratistas cuenten con un laboratorio propio o externo para ejecutar la vigilancia de la calidad tanto de la materia prima como del producto terminado, para la realizacin de los anlisis a los que se obligan los proveedores o los contratistas responsables de la entrega de los desayunos. En el caso de la verificacin de la calidad de la leche, el contratista debe contar con un laboratorio propio para la realizacin de las pruebas fisicoqumicas y microbiolgicas, conforme a lo establecido en el Artculo 43 del Decreto No.2437 de 1983. 20. Verificar en los Departamentos, Distritos y Municipios: (i) La participacin de veeduras ciudadanas y dems organizaciones comunitarias en torno al control social que debe hacerse en el programa. 21. Verificar en cada punto el cumplimiento de las metas del programa en cuanto a los Derechos de los nios Registro Civil, Vinculacin al SGSSS y Vacunacin, entre otros. 22. Verificar las acciones que adelantan o son ejecutadas por los actores responsables de los nios, las familias, los agentes educativos y los agentes del SNBF a nivel local, para los beneficiarios del programa. 23. Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en los manuales operativos que deben adelantarse por parte de entidades de salud, agentes del SNBF, centros zonales y agentes educativos comunitarios, para el cumplimiento de metas del programa 24. Verificar que la unidad de servicio tenga un aviso que indique que se brinda un servicio pblico de bienestar familiar. 25. Realizar visitas de coordinacin y asistencia tcnica a cada uno de los centros zonales correspondientes a los departamentos donde funciona el Programa, de acuerdo a las directrices impartidas por el ICBF. 26. Verificar la entrega y distribucin en los puntos definidos de material que el ICBF haya solicitado segn la contratacin adelantada en cada servicio. 27. Realizar asesora, seguimiento y control a cada uno de los Agentes responsables de los Puntos de Atencin del Programa para el cumplimiento de los objetivos. 28. Presentar para aprobacin dentro de los 20 das siguientes a la firma del acta de iniciacin, el plan de seguimiento, asesora y control para la realizacin de actividades tanto en los Centros Zonales como en los puntos de entrega del Programa Desayunos Infantiles con Amor DIA. Nota: La ejecucin de las obligaciones, productos y actividades de este programa para el 2010, tienen un costo mximo establecido de $1.713.687.026. 13.3 OBLIGACIONES ESPECFICAS PARA EL PROGRAMA RACIONES DE EMERGENCIA 13.3.1 COMPONENTE ADMINISTRATIVO En relacin con el control de la distribucin de las raciones de emergencia:
Pgina 172 de 201

1. Verificar el cumplimiento de las obligaciones de los proveedores relacionados con el objeto del contrato. 2. Verificar las condiciones de entrega, la cantidad de raciones y el cumplimiento de la ficha tcnica de cada producto que conforma los diferentes tipos de racin, de acuerdo con las indicaciones impartidas por el ICBF. 3. Verificar que el proveedor cumpla con el plazo mximo establecido para la entrega de las raciones (72 horas) contadas a partir de la solicitud del ICBF, el cual incluye el cargue y descargue de las mismas, teniendo en cuenta las excepciones que autorice el ICBF. 13.3.2 COMPONENTE TCNICO 1. Verificar la conformacin de la racin conforme los requisitos establecidos en las fichas tcnicas de cada producto, en cada uno de los tipos de raciones. 2. Verificar que todos los productos que conforman los diferentes tipos de racin, cuenten con registro sanitario, en todos los casos, este registro deber ser expedido por el INVIMA o por la entidad territorial delegada por esta conforme a lo establecido en el Ttulo III, Captulo lX del Decreto 3075/97 y sean marcas registradas en Colombia. 3. Verificar que el proveedor cumpla con los Decretos 1545 de 1998 y 3075 de 1997 del Ministerio de Salud que permitan garantizar los estndares de calidad de cada producto durante la manipulacin, transporte y almacenamiento. 4. Verificar en el 100% de los puntos de entrega de las raciones: el tipo de empaque de acuerdo con las especificaciones de cada ficha tcnica, que cumpla con el Rotulado Nutricional; que los productos entregados en las raciones correspondan con las marcas aprobadas por el ICBF para cada producto, que el peso neto de cada uno de los alimentos que conforman la racin y para el caso del aceite el volumen, correspondan a lo exigido, que la fecha de vencimiento de los alimentos que conforman la racin no sea inferior a seis (6) meses, contados a partir de la fecha de fabricacin del alimento. 5. Verificar que los envases y empaques primarios de los productos que conforman la racin, cumplan con: Lo dispuesto en la resolucin vigente sobre Rotulado del Ministerio de Salud o aquella que la modifique, Que el rotulado est impreso conforme a la Resolucin 05109 de 2005. Que cumpla con lo indicado en la NTC 512-2 sobre Rotulado nutricional y dems normas complementarias. Que cumpla con el Decreto 3075 de 1997, Ministerio de Proteccin Social. Que cumpla con la Ley 09/79, Decretos Reglamentarios 2437 de 1983, 2473 de 1987 y los dems que lo modifiquen, sustituyan o adicionen Que incluya la Impresin del logotipo ICBF en cada uno de los productos a una tinta con la siguiente informacin: Prohibida su Venta Que los alimentos que conforman las raciones sean suministrados en los empaques originales de comercializacin y conforme a las especificaciones establecidas en las fichas tcnicas.
Pgina 173 de 201
6. Verificar para el empaque secundario segn las especificaciones de la ficha tcnica lo siguiente: (i) Material del empaque con las caractersticas establecidas. (ii) Impresin del nombre del programa, tipo de servicio: Servicio de Racin 1 Servicio de Racin 2 , .. as sucesivamente. Logotipo institucional del ICBF de 30 x 30 cms y leyenda establecida en El Pliego. (iii) Provisin de empaques adicionales. (iv) Los crditos institucionales impresos de acuerdo con lo establecido en la ficha tcnica (v) El aceite no se incluye en el empaque secundario. 7. Realizar por lo menos una visita mensual a cada punto de embalaje y almacenamiento de los proveedores en la cual se debe verificar lo siguiente la aplicacin de los procedimientos establecidos para el transporte y almacenamiento de los productos, tanto en bodegas del proveedor, como en los puntos de entrega visitados, formulando las recomendaciones a que haya lugar, teniendo en cuenta la GUIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANIPULACIN DE ALIMENTOS EN LAS BODEGAS Y SITIOS DE ALMACENAMIENTO ICBF, as como lo establecido en el Decreto 3075/97. 8. Verificar la utilizacin de vehculos destinados exclusivamente para el transporte de alimentos y que renan las condiciones higinicas sanitarias adecuadas para garantizar la calidad microbiolgica, fisicoqumica y fsica de los productos, acordes con el decreto 3075/97 y la resolucin 2505/04 del Ministerio de Transporte. Verificar la capacitacin de los conductores y supervisores en aspectos de manejo y almacenamiento ptimo de los alimentos y su presentacin personal ste acorde con la labor que desempean. Verificacin de las condiciones de higiene del transporte primario y secundario. 9. Verificar que el proveedor cumpla con los principios bsicos durante la recepcin, almacenamiento y distribucin de la bienestarina, lo mismo que los procedimientos de inspeccin, control de calidad, mantenimiento de bodegas y sitios de almacenamiento, procesos de fumigacin y desinfeccin contenidos en la Gua de buenas prcticas de manipulacin de alimentos en las bodegas y sitios de almacenamiento del ICBF. 10. Verificar el adecuado diligenciamiento de las actas de recibo, as como los formatos necesarios en caso de reposicin del producto. 11. Verificar que el proveedor efecte la sustitucin de los productos o de las raciones que lleguen en mal estado. 13.3.3 COMPONENTE SOCIAL: 1. Verificar en los Departamentos, distritos y municipios la participacin de veeduras ciudadanas y dems organizaciones comunitarias en torno al control social que debe hacerse en los programas. 2. Verificar en cada punto el cumplimiento de las acciones para garantizar los derechos de los nios o poblacin beneficiaria de estos programas que adelantan o son ejecutadas por los actores responsables de los nios, las familias, los agentes educativos y los agentes del SNBF a nivel local. Nota: La ejecucin de las obligaciones, productos y actividades del programa incluyendo la realizacin de 638 visitas, tienen un costo mximo establecido para 2009, de $72.770.168.
Pgina 174 de 201

ANEXO 15: METODOLOGIA PLAN Y CARGAS DE TRABAJO El ICBF presenta una propuesta metodolgica general para el desarrollo de la interventora, seguimiento, control y asesora de los programas. Se incluye el plan de trabajo general el cual contiene la distribucin de cargas para la ejecucin de la interventora, seguimiento, control y asesora de los programas estratgicos a los que se refiere el presente pliego de condiciones. Nota: Forman parte del presente anexo las matrices No. 1, 2 y 3 que corresponden a los programas programas NACIONAL DE ALIMENTACIN PARA EL ADULTO MAYOR Juan Luis Londoo de la Cuesta, DESAYUNOS INFANTILES CON AMOR y SERVICIO TEMPORAL DE LECHE INFANTIL, en la cual se incluyen las actividades a desarrollar por cada componente, tiempos para su implementacin, responsables de su ejecucin, estrategias para realizarlas, insumos requeridos y medios de verificacin del cumplimiento de las mismas. El presente documento pretende convertirse en un instrumento con lneas generales que facilite al interventor realizar su funcin de manera clara, ordenada en una secuencia lgica para las actividades a desarrollar. Esta metodologa podr ser modificada previa aprobacin del ICBF. 1. METODOLOGA Objetivo General: Garantizar que el ejercicio de la inerventora se desarrolle a partir de estrategias adecuadas que permitan cumplir con el objeto de la misma, en sus diferentes componentes y actividades. Marco Conceptual: El ICBF define en la Resolucin 0505 del 21 de Marzo de 2007 la interventora como el conjunto de funciones desempeadas por una persona natural o jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y lo estipulado en el respectivo contrato. As mismo, indica la resolucin que la interventora implica acciones de carcter administrativo, tcnico, financiero y legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso y de las obligaciones de los contratos de los Programas y establece las funciones de la interventora, a las diferentes acciones. Para el ICBF la interventora es el conjunto de actividades sistemticas de observacin, verificacin y registro del nivel de cumplimiento para este caso de las obligaciones de carcter administrativo, tcnico, financiero y legal, establecidas para los contratistas, operadores y proveedores de los programas, en los contratos y fichas tcnicas de negociacin, como de
Pgina 175 de 201

aquellas que se deben cumplir, de conformidad con lo establecido en los lineamientos y manuales operativos de los programas, utilizando estrategias de seguimiento y asesora, que permitan mejorar la calidad del servicio y garantizar o restablecer los derechos de los nios, nias, adolescentes y adultos mayores. Las funciones administrativas, tcnicas, financieras y de carcter legal del interventor, son las establecidas en el numeral 2.1.6 de la resolucin 505 de 2007, as mismo, la resolucin indica que son: Finalidades de la interventora: Garantizar la eficiente y oportuna inversin de los recursos pblicos aplicados a los contratos. Asegurar que el contratista en la ejecucin del contrato se cia a los plazos, trminos, condiciones tcnicas y dems previsiones pactadas. Mantener permanente comunicacin con el contratista y las autoridades del ICBF. Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. Velar porque la ejecucin del contrato no se interrumpa injustificadamente. Facultades de la interventora: En ejercicio de sus funciones, el interventor est facultado para actuar conforme a lo establecido en la ley y lo previsto en el respectivo contrato. Compete al interventor: Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones. Exigir la informacin que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecucin del contrato y, en general, adoptar las medidas que propendan por la ptima ejecucin del objeto contratado. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las rdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento, siempre y cuando estn en concordancia con la ley y lo pactado. Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecucin del objeto pactado. La interventora cumplir con los principios y valores institucionales establecidos en el plan indicativo institucional, como los establecidos en el sistema de supervisin del ICBF. Principios: En las actuaciones de los servidores pblicos del ICBF prevalecer el inters superior de los nios, las nias y los adolescentes. El ICBF est comprometido en el fortalecimiento de la familia como institucin bsica de la sociedad.
Pgina 176 de 201

El ICBF como coordinador del SNBF, promover en los diferentes escenarios la corresponsabilidad de los actores de la sociedad con la proteccin y restitucin de los derechos de los nios, nias y adolescentes. Los principios facilitan y orientan el ejercicio de la interventora, permiten dar direccin a las acciones, para mantener una coherencia permanente con los objetivos propuestos, los procedimientos utilizados, los instrumentos de soporte y los resultados esperados. Los principios del Sistema de Supervisin emergen de la misin institucional, son consecuentes con las polticas de niez y coherentes con la visin, los principios, las estrategias y los objetivos de la institucin. Como principios orientadores se establecen: Respeto mutuo: se reconoce que desde cualquier mbito y servicio las relaciones entre beneficiarios, prestadores y contratantes deben enmarcarse en el respeto mutuo. Efectividad: el Sistema de Supervisin debe propiciar y fomentar el mejoramiento de la calidad de vida de los nios y las nias. Proteccin integral: el Sistema de Supervisin, desde el marco de los derechos y estndares de calidad, reconoce y hace efectiva la prevalencia de los derechos, esto significa que los derechos de la niez estn por encima de los derechos de los adultos y, el inters superior, referido a que las decisiones que se tomen con respecto a la vida de los nios y de las nias, propenda por garantizar el mayor nmero de derechos. Equilibrio: el Sistema de Supervisin debe permitir el reconocimiento de logros y dificultades, de tal manera que se promuevan los primeros y se solucionen las segundas. Participacin: se reconoce la importancia de que el proceso de supervisin se desarrolle mediante un trabajo en equipo entre contratista y contratante. Transparencia: en el Sistema de Supervisin, supervisores y supervisados conocen con claridad los aspectos que lo componen, las variables que es necesario supervisar, los procedimientos utilizados, los instrumentos de registro y los logros esperados. La interventora tcnica debe garantizar que los contratistas, operadores y proveedores cumplan con los servicios y productos en las condiciones y caractersticas establecidas en cada uno de los contratos en cumplimiento de la garanta y/o restablecimiento de los derechos de los nios, las nias, adolescentes y adultos mayores. Como estrategias que contribuyen al desarrollo del proceso de interventora tcnica se asume y adapta la definicin de seguimiento y la asesora tal como lo indica el Manual de Supervisin del ICBF GUIA DEL SISTEMA DE SUPERVISION DE LOS CONTRATOS DE APORTE SUSCRITOS POR EL ICBF 2009 El seguimiento, como estrategia de evaluacin se fundamenta en la observacin peridica y sistemtica del proceso de atencin. Dicha observacin debe estar acompaada por la recoleccin y anlisis de la informacin con el fin de identificar el cumplimiento de los estndares establecidos en el contrato, las fichas tcnicas de negociacin, los lineamientos e instructivos que desde el ICBF se desarrollen para los programas. La asesora o acompaamiento est orientada a desarrollar acciones especficas y concretas que
Pgina 177 de 201

sugiere el supervisor o interventor, respecto a una situacin general o particular, con el fin de mantener los factores positivos encontrados y proponer las alternativas para modificar los aspectos que estn generando el incumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato, las fichas tcnicas de negociacin, los lineamientos e instructivos que desde el ICBF se desarrollen para los programas. La asesora se constituye en una estrategia fundamental para el mejoramiento de los servicios, por lo tanto es indispensable que se aproveche el encuentro entre el supervisor tcnico y la entidad o unidad para garantizar, que en el tiempo definido para cada visita, se despliegue el conocimiento del profesional o profesionales, de tal manera que contribuyan de manera efectiva al cumplimiento de los estndares. El seguimiento y la asesora promueven la calidad de un servicio, lo cual se traduce en el mejoramiento de la calidad de vida de los nios, las nias y adolescentes, esto es, en el cumplimiento de la garanta y/o restitucin de sus derechos, en la posibilidad de realizacin de una vida digna. Procedimiento para realizar la interventora, seguimiento, control y asesora. Para identificar qu se debe supervisar, a nivel tcnico, administrativo, financiero y jurdico de conformidad con lo definido en los contratos, lineamientos, manuales operativos, fichas tcnicas de productos y las fichas tcnicas de negociacin, para cada programa, se definen las siguientes unidades de observacin, en las cuales se revisan las condiciones de operacin del proceso de atencin y los resultados que se quieren alcanzar con los nios, las nias y los adultos mayores. El cumplimiento de las variables desde el componente tcnico se verificar con los instrumentos diseados por el ICBF, los cuales permiten verificar y dar cuenta de los aspectos tcnicos en cada unidad de observacin, as como, establecer el efecto real de la atencin sobre las condiciones de calidad de vida en los usuarios y las usuarias. 1. Las Unidades de Observacin
La Unidad de Observacin - Unidad de Produccin y Servicio Son puntos de entrega, puntos de atencin de racin para preparar, puntos de atencin de racin preparada, bodegas de almacenamiento, bodegas de embalaje y distribucin, plantas de produccin de los diferentes productos, plantas de produccin del servicio centralizado, medios de transporte de los alimentos. Todo sitio que forme parte de la cadena desde produccin hasta entrega final del producto y prestacin del servicio de atencin a nios, nias y adulto mayor. La Unidad de Observacin - Entidad Contratista, es la persona jurdica con la cual el ICBF suscribe un contrato para la prestacin o administracin de un servicio de atencin a nios, nias y adulto mayor. Las entidades contratistas para la interventora son todas aquellas con las cuales el ICBF ha realizado contratos, as como, aquellas que se desprendan de las negociaciones de la Bolsa
Pgina 178 de 201

Nacional Agropecuaria, entendidas como proveedores u operadores, ligados a los contratos mediante la respectiva ficha tcnica de negociacin. Las funciones administrativas, financieras y de carcter legal del interventor, establecidas en el numeral 2.1.6 de la resolucin 505 de 2007, y las dems establecidas como obligaciones en la minuta del contrato como en los anexos de cada programa se verifican de la documentacin y soportes producidos, generados por cada entidad contratista como por cada operador de conformidad con los instructivos que el ICBF indique para la verificacin de cada obligacin. La verificacin de estas obligaciones administrativas, financieras y de carcter legal se debern verificar en la unidad de observacin entidad contratista, como en la unidad de observacin unidad de servicio. 2. Quines realizan la interventora El ejercicio de la interventora lo debe realizar el equipo interdisciplinario definido, para la supervisin tcnica en el punto de entrega, de atencin de racin para preparar, puntos de atencin de racin preparada, esta debe ser realizada por un profesional en nutricin o ingeniera de alimentos, para la supervison tcnica de bodegas de almacenamiento, bodegas de embalaje y distribucin, plantas de produccin de los diferentes productos, plantas de produccin del servicio centralizado, esta verificacin debe ser realizada por el coordinador de macroregin o por el coordinador tcnico, quienes deben ser profesional en nutricin o ingeniera de alimentos. La verificcion del cumplimiento en obligaciones administrativas, financieras y las de carcter jurdico, deben ser realizadas profesionales en ciencias administrativas o econmicas y en Derecho respectivamente. Los perfiles deben cumplir con la experiencia exigida en los trminos de contratacin. La interventora tcnica, administrativa, financiera y jurdica debe realizarse conforme a lo solicitado para garantizar la informacin por cada uno de los componentes definidos en los programas, tcnico, social, administrativo, financiero y jurdico. Dadas las acciones de seguimiento, asesora y control el equipo de profesionales de la interventora debe recibir induccin sobre los lineamientos, manuales operativos, cartillas e instructivos de los programas sujetos de la interventora, el manejo y aplicacin de los instrumentos, as como, sobre aquellos instrumentos que se considere puedan dimensionar el sentido de la verificacin, seguimiento y control de los programas y desarrollar una adecuada asesora. Adems, deben poseer, habilidades sociales y de comunicacin que les permitan asumir su papel como asesores, solucionadores de problemas, constructores de equipos, lderes y facilitadores. As mismo, deben compatibilizar su rol de verificador y asesor del cumplimiento de las obligaciones contractuales y tcnicas para la ejecucin de los programas con el reconocimiento del otro, de su saber y, por lo tanto, establecer una relacin clida y respetuosa, enmarcada en los principios y
Pgina 179 de 201

objetivos de la interventora. 3. Cmo se realiza el proceso de interventora La interventora es un proceso permanente que realizan los equipos de profesionales a cada uno de los componentes definidos por los programas, como a lo definido en los contratos. El proceso de supervisin tcnica puede realizarse por medio de una de las dos alternativas siguientes: Las unidades de servicio en cada programa se ubican tanto en rea rural como en rea urbana, y para cada uno se encuentra establecida la meta de puntos a visitar mensualmente y de conformidad con la periodicidad establecida si se refiere a bodegas o plantas. Por lo cual el profesional responsable de la interventora, seguimiento, control y asesora debe planear la realizacin de las actividades de la visita, de tal manera que le permita verificar cada uno de los componentes en cada unidad de servicio, as como, adelantar el seguimiento y la asesora segn el programa y la unidad de verificacin. Para las visitas a entidades contratistas, o unidades de servicio se requiere concertar aquellas visitas donde sea necesario adelantar verificacin documental de tal forma que permitan un uso eficiente del tiempo y garantice que la persona con quien se debe verificar la informacin a revisar est disponible. Quien realice la funcin de interventora debe establecer los mecanismos de coordinacin con las entidades contratistas as como con las unidades de servicio de tal forma que le permita disponer permanentemente de la informacin requerida sobre la ejecucin del programa. Todos los planes y cronogramas de visitas para el cumplimiento de obligaciones de la interventora, deben enviarse para aprobacin al ICBF nivel nacional, en los plazos tal como lo definieron lo trminos de la contratacin cada programa. Entre otras estrategias en la ejecucin del proceso de interventora seguimiento, asesora se deben como mnimo adelantar: control y
El monitoreo documental: hace referencia a la revisin y anlisis de los datos e informacin que deben reportarse de manera peridica, segn cada contrato e instructivos definidos por cada programa, los cuales se consignan en documentos tales como el registros de control de asistencia, formatos de certificados de calidad, formatos de reclamos, formatos de entrega de raciones, y los dems formatos detallados en los manuales operativos, cartillas e instructivos de cada programa. La visita concertada: se refiere a la verificacin directa que se realiza a la unidad de observacin unidad de servicio o entidad contratista, previa informacin al contratista, mediante: a) Entrevistas a operadores de servicios, nios y nias y familias, b) Observacin participante y no participante, c) Revisin de documentos especficos (registros de atencin a los beneficiarios, nios, informes de seguimiento) y d) Aplicacin de encuestas.
Pgina 180 de 201
La visita no concertada: verificacin directa realizada al servicio sin informar al contratista mediante: a) Observacin participante y no participante, b) Entrevistas a acudientes de los beneficiarios nios, nias y adultos mayores , c) Revisin de documentos especficos. Se recomienda que se verifique el cronograma de entregas o de atencin a los puntos con el fin de reducir la probabilidad de que por razones ajenas a la programacin, las visitas no puedan realizarse. Se debe comunicar el cronograma de visitas aprobado mensualmente a los centros zonales y regionales con 8 das de anticipacin a la iniciacin de las visitas a fin de recibir las observaciones y lograr realizar las modificaciones en caso que los servicios por alguna razn no se encuentren operando. En los instrumentos para las visitas de la interventora a puntos de entrega se verifica el cumplimiento de las variables definidas en los lineamientos, manuales operativos, cartillas o directrices dadas por el ICBF a los programas, permiten verificar la gestin, coordinacin, procesos, actividades y trabajo con familia, entre otros, que debe realizar la entidad o la unidad para cumplir con las estndares. El ICBF podr solicitar se realicen visitas no concertadas para aquellos puntos que se considere necesario realizarlas cuando se tiene informacin sobre unidades de servicio o entidades que no estn cumpliendo con lo pactado en los contratos o una unidad que no cumple con lo establecido en los lineamientos, manual operativo, cartillas o instructivos de los programas. Las visitas concertadas y no concertadas reportan informacin que permite establecer cul es la calidad del servicio que se est evaluando y ambas cumplen una funcin til y necesaria para efectos de la verificacin del cumplimiento de estndares. 4. Frecuencia para las acciones de la interventora La interventora es un proceso permanente, no obstante, para cada programa se debe, como mnimo, realizar las visitas definidas en las tablas de visitas por unidad de observacin entidad contratista y unidad de servicio. Los meses de las visitas tambin se establecen por cada programa y por cada unidad de observacin. Debe tenerse en cuenta el tiempo de inicio y de finalizacin de cada programa, de tal forma que las visitas se realicen en el periodo de ejecucin del programa y tal como se establece en los anexos tcnicos de cada programa. La siguiente tabla define las visitas que se deben realizar por programa y por unidad de observacin. Se podrn solicitar visitas adicionales cuando se presente una situacin que as lo amerite. Por ejemplo, por una queja formulada por un ciudadano o como resultado de una evaluacin realizada por el centro zonal frente al desempeo de la entidad o unidad. Estas solicitudes se concertarn
Pgina 181 de 201

con el nivel nacional para que la firma interventora programe realizar estas visitas. 5. Duracin de las visitas de interventora a las unidades de servicio definidas: Con base en los objetivos del Sistema de Supervisin e interventora, las particularidades de los programas y las caractersticas de los nios, las nias y los adultos mayores que son atendidos en los diferentes servicios, se defini la duracin de la visita de supervisin, as: Programa Punto entrega DIA Punto distribucin RP Adulto Mayor Punto entrega RPP Adulto Mayor Bodega Almacenamiento , Embalaje y Distribucin Planta de produccin centralizado adulto mayor Planta de produccin DIA Duracin en horas Mnimo 3 Horas Mnimo 4 horas Mnimo 4 horas Mnimo 4 Horas Mnimo 4 Horas Mnimo 4 Horas
El tiempo definido para la realizacin de las visitas de supervisin est entre 3 a 4 horas, como mnimo, dependiendo de la unidad de observacin y del programa. Este tiempo es de acatamiento obligatorio para que los equipos de interventora realicen la verificacin del cumplimiento de las variables en las sedes de las entidades contratistas y/o unidades aplicativas y puedan realizar la asesora necesaria para el mejoramiento de la calidad del servicio. La visita debe realizarse dentro del tiempo de funcionamiento del servicio, es decir, si el funcionamiento es de 4 horas, la visita deber efectuarse en las horas de operacin, y si el punto de entrega para el programa DIA no realiza suministro diario, puede realizarse en horario diferente. Para el programa DIA cuando la entrega del desayuno es diaria, la visita de verificacin debe hacerse de tal manera que se pueda observar la entrega a los beneficiarios y la operacin del programa en general, por lo cual estas visitas deben iniciarse en el horario de atencin del servicio. Las visitas no se podrn relizar en horarios que no permitan la observacin y verificacin de las variables definidas. Tal como est definido en el proceso de supervisin, es de la mayor importancia que se ofrezca la asesora requerida para la cualificacin de los servicios, por ello, una vez establecido el nivel de cumplimiento de los estdres, el tiempo restante de la visita debe dedicarse a asesorar a los responsables de las entidades contratistas o unidades aplicativas, con el fin de que se mantengan las fortalezas identificadas o se superen las debilidades detectadas, segn sea el caso. 6. Organizacin del proceso de interventora El ejercicio de la interventora se desarrolla mediante un proceso que contempla tres etapas articuladas entre s: la planeacin, la ejecucin y la evaluacin. Etapa de planeacin
Pgina 182 de 201

Elaboracin de cronograma de visitas: Cada programa remite el directorio inicial con el universo de los puntos de los programas, de las plantas, de las bodegas, de las entidades contratistas, la firma interventora debe elaborar con base en el universo el plan de trabajo incluyendo el cronograma de visitas a cada unidad de observacin manteniendo las metas de vistas y la distribucin porcentual por zona urbana y rural y de acuerdo con las orientaciones suministradas por la gerencia de cada programa. Plan de interventora anual: la firma interventora debe elaborar su plan de interventora, seguimiento, control y asesora anual, en el cual se identifiquen los objetivos de la interventora, las estrategias, el nmero de unidades de observacin a verificar, el cronograma de visitas, los tiempos establecidos para el registro de informacin y anlisis de resultados en el comit de hallazgos y finalmente, los perodos establecidos para implementar los planes de asesora que se requieran. Asignacin del interventor por macroregin: La firma interventora debe presentar a cada Director Regional, Seccional y Coordinador Zonal con cada coordinador de macroregin y con los respectivos equipos de profesionales que realizarn la interventora, tcnica, administrativa financiero y legal en los puntos de conformidad con las obligaciones contradas. Seleccin de estrategias: conformado el equipo de cada macroregin aprobados los planes de trabajo por las gerencias de cada programa debe seleccionarse la estrategia de divulgacin y socializacin con las regionales y centros zonales que permitan establecer los contactos con las unidades de observacin, de acuerdo con la frecuencia definida para las visitas segn cada programa. Programacin de las visitas: de acuerdo con las metas establecidas para cada regional y centro zonal se debe organizar las fechas, lugares, entidades contratistas y unidades aplicativas a visitar, en un cronograma que estipule los tiempos especficos de su implementacin. Consecucin de elementos de soporte para la programacin de visitas: previo a la visita de interventora debe analizarse el contrato, identificando claramente los compromisos tcnicos contrados por el prestador del servicio; los lineamientos del programa, los manuales operativos, las cartillas e instrucciones dadas para el programa, los informes de visitas anteriores y los informes reportados por la entidad contratista sobre el proceso de atencin que se adelanta con los nios, las nias, los y las adolescentes, los adultos mayores y sus familias. Con relacin a las plantas de produccin DIA, por regla general deber comunicarse, tanto a las regionales, a los centros zonales, a las entidades contratistas, como a las plantas de produccin, el lugar fecha y hora de la realizacin de la visita de interventora, seguimiento, control y asesora, as como, la agenda y los responsables de la realizacin de la misma. De igual forma, debe comunicarse previamente la metodologa que se utilizar y los documentos y/o soportes que se requerirn. Para las visitas a unidades de servicio, bodegas, plantas, transportadores, se realizarn visitas no concertadas, no se informa el da y hora, sin embargo, se desarrollan siguiendo el mismo procedimiento de las visitas concertadas.
Pgina 183 de 201
Se exige de manera permanente la actualizacin de los directorios de las unidades a partir de las novedades que se presentan para o cual debe coordinar con los centros zonales, regioanl y nivel nacional. Preparacin de la visita de interventora: para garantizar un adecuado ejercicio de interventora es vital que el equipo se organice a partir de los tres momentos bsicos que constituyen la visita: inicio, desarrollo y cierre. Se debe identificar quin liderar cada uno de estos momentos y cmo se distribuirn la verificacin de las variables que constituyen los instrumentos especficos para cada programa. Etapa de ejecucin La etapa de ejecucin corresponde a la verificacin, asesora, seguimiento y toma de decisiones acerca del nivel de cumplimiento de los procesos de atencin de los programas a los beneficiarios, frente a lo definido en los contratos, fichas tcnicas, lineamientos, manuales operativos, cartilla, instructivos e instrumentos de visitas que dan cuenta de la verificacin de las obligaciones estipuladas en los contratos. La ejecucin del proceso de supervisin no se circunscribe a la realizacin de la visita, integra el conjunto interrelacionado de actividades y momentos que permiten establecer, durante el tiempo total de ejecucin del contrato, el nivel de cumplimiento de los aspectos tcnicos, administrativos, financieros, jurdicos de la entidad contratista, respecto al objeto del mismo. La etapa de ejecucin tiene 3 fases: Fase de inicio: el comienzo de la visita implica contemplar, ante todo, una ambientacin y metodologa que permitan establecer un clima psicolgico, con el fin de que la comunicacin y las relaciones fluyan libres de ansiedad, prevencin y temores y se expresen en un nivel de respeto mutuo, de intercambios comunicacionales asertivos y proactivos. Se requiere realizar la presentacin oficial del equipo de supervisin tcnica y compartir los objetivos de la visita. En esta fase se acuerda, entre las partes, los aspectos de organizacin de la visita con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la misma. Por lo tanto, se llega a acuerdos sobre la agenda y la entidad contratista y en el caso de visita a puntos los responsables del punto sern quienes acompaan al equipo. Fase de desarrollo: durante esta fase, el equipo debe realizar la verificacin de acuerdo con la los instrumentos a aplicar en la visita, definidos. Cada miembro del equipo debe anotar el resultado que obtuvo la entidad contratista o unidad de observacin en cada una de las variables que le correspondi verificar. Dicho registro debe efectuarse en el instrumento de registro y calificacin correspondiente a la unidad de observacin que se est verificando. Fase de cierre: se debe prever un tiempo significativo para discusin y anlisis de los resultados, de tal forma que el equipo pueda consolidar la informacin que obtuvo durante la verificacin y, adicionalmente, compartir los resultados con las directivas y el equipo tcnico de la entidad
Pgina 184 de 201

contratista o los responsables de las respectivas unidades de observacin (Agente educativo responsable de punto o encargado del programa). En el transcurso de la fase de desarrollo y cierre se debe realizar la asesora correspondiente al punto de entrega. Durante la ejecucin de la visita, el equipo de interventora debe realizar: La verificacin: procedimiento de comprobacin del nivel de cumplimiento de los estndares que se hace a partir de la aplicacin de las tcnicas e instrumentos especficos diseados para este fin, como tambin, mediante el monitoreo documental. Las variables a verificar estn identificados para los diferentes componentes de los programas frente a las obligaciones contractuales, de los lineamientos, manuales operativos, fichas tcnicas, o instructivos. Esta verificacin se realiza fundamentalmente por medio de las visitas concertadas y no concertadas que se hacen a la unidad de observacin y es, a partir de los resultados de las mismas, que surge la necesidad de la asesora. La asesora: elemento indispensable en el ejercicio de la interventora, ya que mediante sta se posibilita el mejoramiento de la calidad del servicio. El equipo de profesionales de la interventora, debe orientar a la unidad de servicio para que mejore las condiciones de los procesos de atencin, para lo cual debe partir del reconocimiento de lo logrado y, en la identificacin conjunta de alternativas para darle solucin a las dificultades que puedan estar originando el incumplimiento, si lo hubiere. El seguimiento: como parte constitutiva del proceso de interventora, al recoger y analizar la informacin que se produce durante la ejecucin del contrato, permite, sobre una base razonable, identificar el nivel global de cumplimiento respecto a los estndares definidos. Adicionalmente, esto permite identificar si las recomendaciones efectuadas durante los procesos de verificacin fueron efectivamente acogidas y establecer el nivel de cumplimiento con respecto a los requerimientos que se hayan realizado. La toma de decisiones: se constituye en la estrategia que articula el proceso de interventora, con base en la verificacin, el proceso de asesora y seguimiento riguroso, la firma interventora debe generar las recomendaciones, frente a las cuales el ICBF debe tomar las decisiones con base en los resultados encontrados. Del tipo de resultado que se encuentre se desprende el tipo de decisin que debe tomarse. Si la verificacin permite establecer que el cumplimiento de las obligaciones es parcial o existe algn tipo de incumplimiento, entonces la interventora debe comunicar los resultados encontrados en forma inmediata al gerente del programa como a la regional y centro zonal, con el fin de que ste tome las decisiones pertinentes, segn se trate de la entidad contratista o de la de la unidad de servicio, de acuerdo con el nivel de incumplimiento encontrado.
Pgina 185 de 201

Si el incumplimiento afecta directamente a los nios, las nias o los adultos mayores y dependiendo del programa, el interventor debe: a) Para los servicios de atencin directa consistente en el suministro de alimentos no inocuos, reportar inmediatamente a la entidad territorial de salud, al operador, proveedor, coordinador centro zonal, director regional y gerente del programa. b) Para los servicios de atencin directa consistente en el suministro de alimentos no oportunos reportar inmediatamente al operador, proveedor, coordinador centro zonal, director regional y gerente del programa. c) Para los servicios de atencin directa relacionados con acciones complementarias, plan de manejo ambiental u otros componentes de cada programa se debe reportar de conformidad con la ruta de hallazgos que tiene definida cada programa. El anlisis de resultados debe permitir identificar las variables y componentes que requieren atencin inmediata en relacin con las variables analizadas, las recomendaciones ms inmediatas y los compromisos que se adquieren para superar los incumplimientos encontrados, si los hubiere. De igual forma, se debe hacer un reconocimiento de los aspectos positivos o relevantes que se hallaron como producto de la visita. Una sntesis de este anlisis debe registrarse en el acta de visita, la cual debe ser diligenciada en su totalidad y firmada por las partes. Finalmente, al terminar la visita de interventora se debe diligenciar en su totalidad la hoja de verificacin y registro, tanto como el acta de visita, las cuales se constituyen en el informe de visita. Cuando se trate de unidad de observacin planta, bodega, una copia de estos documentos debe entregarse a la respectiva unidad visitada, otra debe enviarse a la gerencia del programa as, tal como se indica en las obligaciones estas deben formar parte de los informes mensuales. Asegrese de anotar en el acta el nombre del interventor. Para el caso de unidades de servicio puntos de entrega o puntos de atencin, se entrega una copia al responsable de la unidad y se enva otra al coordinador del centro zonal.las copias a regionales, centros zonales y gerentes de programa debe realizarse por medio magntico la de las unidades de observacin debe quedar en fsico para el seguimiento de esa unidad. Etapa de evaluacin La evaluacin permite establecer el grado de alcance de los objetivos, las metas, la pertinencia de los mtodos utilizados, el aprovechamiento de los recursos, el impacto en los beneficiarios y beneficiarias de los programas y prescribir las acciones necesarias para mejorar la calidad de los resultados. En la evaluacin debe responder, entre otros, por los siguientes aspectos: La Induccin, capacitacin y empalme. La induccin es fundamental para comprender el contexto en el cual estn inscritos los programas, familiariza al equipo de interventora con los fundamentos legales y le permite comprender el enfoque conceptual y metodolgico que sirve de soporte para el desarrollo de los programas y su desarrollo.
Pgina 186 de 201

La capacitacin en los programas habilita al interventor para ejercer sus funciones en forma eficiente y para que puedan verificar que el desarrollo de los procesos de atencin a la infancia y a los adultos mayores que adelantan las entidades o unidades prestadoras de servicios, cumplen con los requisitos de calidad exigidos para garantizar o restituir los derechos de los nios, las nias y los adultos mayores. El empalme es fundamental para que se de continuidad a los procesos que se han venido adelantando y, para garantizar que los nuevos integrantes o el nuevo equipo de interventora, adquiera las herramientas necesarias para el desarrollo del ejercicio de la interventora, seguimiento y control. La etapa de planeacin. Verifique si cont con todos los elementos necesarios para planear y programar las visitas de interventora, si dispuso del tiempo suficiente para revisar la documentacin de soporte de la visita, (contrato, lineamientos, manual operativo, fichas tcnicas, informes de seguimiento, reportes previos, dems documentos de soporte), si cumpli con el cronograma de visitas, si comunic a los interesados la fecha y hora de la visita y si prepar y ejecut las fases de inicio, desarrollo y cierre. La etapa de ejecucin Pregntese si desarroll paso a paso los procedimientos diseados para la etapa, si organiz el equipo de interventora para distribuir responsabilidades por componente, si pudo recaudar toda la informacin en el tiempo previamente definido, cul fue su actitud frente a los equipos o integrantes de las unidades de observacin, si cumpli todos los objetivos que se haba trazado, si alcanz los resultados que haba planeado, si se presentaron desacuerdos en la verificacin de las variables, cmo resolvi los desacuerdos, si prest la asesora requerida en caso de que se la solicitaran, si al finalizar la visita hizo la devolucin de los resultados a los equipos o miembros de las unidades de observacin, cul es su apreciacin personal de los resultados de la visita, si cree que es necesario introducir modificaciones al proceso y cmo cree que puede mejorar su desempeo como apoyo al interventor. El registro de la informacin Verifique que traslad todos los datos de las hojas de registro y verificacin al formato del Acuerdo de Provisin de Informacin - API - correspondiente a la unidad de observacin del programa correspondiente. Compruebe que los controles establecidos le hayan permitido garantizar que la informacin reportada es de calidad y est libre de errores. Los reportes deben enviarse segn la periodicidad definida en el API. Establezca la oportunidad en la entrega de la informacin y si es necesario tomar correctivos al respecto. El anlisis de los resultados de la informacin
Pgina 187 de 201

Verifique que haya seguido rigurosamente el procedimiento definido para el anlisis de los resultados, el ICBF entrega un esquema para la presentacin de informes. Compruebe que la informacin reportada contenga los datos discriminados por variables y componentes que les permita a las gerencias de los programas la formulacin de los planes de asistencia tcnica como de las acciones de mejoramiento para los programas. 7. La cobertura de la interventora Por disposiciones legales, la supervisin debe cubrir todo servicio que sea desarrollado mediante la contratacin con terceros, independientemente del tipo de contrato que se establezca. Los contratos que suscribe el ICBF para estos programas tienen dos orientaciones: a) Contratacin travs de la Bolsa Nacional Agropecuaria como el Desayunos Infantiles y b) Ejecucin directa del servicio como Adulto Mayor, Recuperacin Nutricional, Raciones de Emergencia. El proceso de interventora se realiza para el 100% de las entidades contratistas, proveedores y operadores de los programas y a un porcentaje de unidades de servicio. Las gerencias de cada programa definieron el nmero de unidades de servicio a las cuales se les har visita de interventora, seguimiento, control y asesora de cada para cada programa y establecieron las metas mensuales de cada visita cada unidad de observacin incluyendo plantas, bodegas, centros de acopio y distribucin. Para la seleccin de las unidades de servicio se tiene en cuenta, entre otros criterios, los resultados de las visitas de los aos anteriores, el nivel de riesgo, la ubicacin por ubicacin rural, urbana. 8. Resultados esperados de la interventora tcnica, administrativa, financiera, jurdica, seguimiento, control y asesora. Cumplimiento de las obligaciones pactadas entre las partes. Garanta y restitucin de los derechos de nios, nias y usuarios y usuarias a partir de los procesos de atencin. Procesos de atencin a la infancia en permanente cualificacin. Mantenimiento de las fortalezas y superacin de las debilidades del servicio prestado por las entidades contratistas. Cumplimiento de los estndares establecidos para los servicios que se contratan, por parte de las organizaciones.
Pgina 188 de 201

2. CARGAS DE TRABAJO EQUIPO BSICO DE TRABAJO
DIRECTOR GENERAL (1 persona) 1. Presentar el esquema integral de vigilancia, control, asesora y seguimiento tcnico, administrativo, financiero y jurdico para los programas y gestionar su aprobacin. 2. Gestionar la legalizacin del contrato. 3. Elaborar el plan general de ejecucin de la Interventora. 4. Conformar el equipo de Interventora con personal idneo segn el perfil requerido. 5. Integrar y participar activamente en los Comit tcnicos de los programas 6. Revisar, verificar, controlar y firmar todos los informes y conceptos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas antes de ser enviados al ICBF o a los operadores. 7. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos. 8. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora. 9. Garantizar la asignacin de los recursos fsicos, equipamiento e insumos necesarios para la operatividad de la Interventora, seguimiento y control de los programas. 10. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas SUBDIRECTOR POR CADA PROGRAMA (2 personas: 1 para cada programa) 1. Disear el plan operativo de la Interventora, seguimiento y control de los programas 2. Seguimiento, control y vigilancia a la ejecucin de todos los componentes, actividades, productos y metas de los programas. 3. Desarrollar el proceso de induccin y capacitacin con el personal contratado para la ejecucin de la Interventora seguimiento y control de los programas. 4. Gestionar la asignacin de los recursos fsicos, equipamiento e insumos necesarios para la operatividad de la Interventora, seguimiento y control de los programas. 5. Disear conjuntamente con el equipo de Interventores los procesos y procedimientos de trabajo necesarios para el desarrollo de la Interventora seguimiento y control de los programas. 6. Definir instrumentos e indicadores para medir el desempeo del proceso de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 7. Evaluar peridicamente y presentar informes sobre desempeo de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas en general y de cada uno de sus miembros. 8. Revisar, consolidar y presentar todos los informes de interventora, seguimiento, asesora y control en la ejecucin elaborados por los coordinadores. 9. Identificar y planear con el equipo y coordinadores la capacitacin al personal en campo segn necesidades. 10. Presentar los informes requeridos con las conclusiones, recomendaciones, conceptos tcnicos y sugerencia de ajustes de conformidad con los requerimientos del ICBF.
Pgina 189 de 201

11. Convocar y asistir a las reuniones programadas en la ejecucin de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 12. Realizar retroalimentacin al ICBF en los diferentes niveles de conformidad con las conclusiones, recomendaciones, del equipo de interventores. 13. Mantener permanente comunicacin con el ICBF en cuanto a la ejecucin del proceso de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 14. Hacer las solicitudes y requerimientos necesarios por escrito al contratante y los contratistas. 15. Participar en la evaluacin y ajuste de instrumentos y herramientas a utilizar en el transcurso de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas 16. Velar por la ejecucin adecuada de los procesos que faciliten la labor del equipo de Interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 17. Brindar asesora general en los requerimientos tcnicos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas. 18. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora para cada programa. 19. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos para cada programa. 20. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas COORDINADOR PARA MACROREGIONALES (6 personas) 1. Realizar la coordinacin de acciones con el ICBF nivel Regional y Centros Zonales, con entidades territoriales como Municipios y Departamentos y sus respectivas instituciones salud, registradura y las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones. 2. Asesorar, revisar y verificar a los interventores de equipo de campo en el desarrollo de las actividades estipuladas en el contrato, a fin de garantizar la calidad total en el desarrollo de las actividades y obtencin de los productos y obligaciones del contrato. 3. Realizar la elaboracin de informes de conformidad con lo requerido por el ICBF. 4. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora en cada macroregin. 5. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos en cada macroregin. 6. Mantener permanente comunicacin con el Subdirector por programa y los coordinadores para la orientacin del trabajo y la elaboracin de informes requeridos segn lo requerido por el ICBF. 7. Revisar conjuntamente con el Subdirector por programa y los coordinadores la orientacin del trabajo y la elaboracin de informes segn lo requerido por el ICBF. 8. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir estrategias y ajustes a la ejecucin de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas. 9. Realizacin de reuniones mensuales con las Regionales para las actividades de Interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 10. Verificar y garantizar el debido diligenciamiento de los registros por parte del personal de campo exigidos por el ICBF para la organizacin de la informacin.
Pgina 190 de 201

11. Revisar conjuntamente con el Subdirector de cada programa y con los coordinadores los procesos y procedimientos para la realizacin de la Interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 12. Presentar el cronograma y plan de trabajo de campo de trabajo para el desarrollo de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 13. Presentar informes de actividades de conformidad con lo requerido por el ICBF. 14. Proponer y dar recomendaciones para el mejoramiento del proyecto y entregar las mismas al Subdirector de la Interventora de cada programa. 15. Identificar y planear con el Subdirector del programas y los coordinadores la capacitacin a los interventores segn las necesidades. 16. Participar en la construccin y ajuste de instrumentos y herramientas a utilizar en el transcurso de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 17. Velar por la ejecucin adecuada de los procesos que faciliten la labor del equipo de Interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 18. Brindar asesora general en los requerimientos tcnicos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas 19. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora para cada programa. 20. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos para cada programa. 21. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas
COORDINADORES DEL GRUPO JURDICO, FINANCIERO Y TCNICO 1. COORDINADOR JURIDICO (1 persona) 1. Apoyar la gestin para la legalizacin del contrato. 2. Revisar, verificar, controlar y aprobar todos los informes y conceptos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas relacionados con trmites jurdicos antes de ser enviados al ICBF o a los operadores. 3. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos relacionados con trmites jurdicos. 4. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora relacionado con trmites jurdicos. 5. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos 6. Elaborar conceptos para recomendar descuentos, imposicin de multas o sanciones al operador cuando determine un incumplimiento de cualquier obligacin de los contratos de los programas para que el ICBF adelante los trmites correspondientes. 7. Elaborar los informes debidamente soportados y sustentados para reportar al ICBF, Supervisor y a la Oficina Jurdica las posibles situaciones irregulares que afecten la adecuada prestacin del servicio de los Programas
Pgina 191 de 201

8. Elaborar los conceptos de respuesta a las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con las obligaciones contractuales. 9. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del contrato de los contratistas, comisionistas, operadores y proveedores de los Programas. 10. Elaborar los conceptos y recomendaciones que permitan informar oportunamente sobre situaciones irregulares que afecten la adecuada prestacin del servicio en los Programas. 11. Brindar asesora general en los requerimientos jurdicos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas 12. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora para cada programa. 13. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos para cada programa. 14. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 2. COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (1 persona) 1. Realizar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas, verificacin las actas de recibo de los Programas, seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos indicados con base en lo dispuesto en el Contrato. 2. Cumplir con los procedimientos establecidos en el manual operativo para la certificacin y pago de las cuentas de cobro de los operadores y para el manejo del anticipo 3. Aplicar los descuentos sobre las cuentas de cobro presentadas por los operadores, de conformidad con los motivos y criterios establecidos en el manual operativo de los Programas 4. Garantizar la verificacin de la totalidad de las obligaciones de los contratistas en relacin con las obligaciones administrativas y financieras. 5. Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 6. Garantizar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin del sistema de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 7. Analizar y emitir concepto de los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida con relacin a l ejecucin financiera. 8. Elaborar el informe mensual y dems informes requeridos por el ICBF relacionados con el componente administrativo y financiero. 9. Elaborar todos los reportes de seguimiento y control administrativo y financiero de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 10. Brindar asesora general en los requerimientos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas 11. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento con conceptos generado por la firma interventora para cada programa. 12. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos para cada programa.
Pgina 192 de 201

13. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 3. COORDINADOR TECNICO Y SOCIAL (1 persona) 1. Elaborar el plan de seguimiento, asesora y control para la realizacin de actividades tanto en Regionales, Centros Zonales 2. Realizar la coordinacin de acciones con los coordinadores macroregionales y las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones. 3. Asesorar, revisar y verificar a los coordinadores macroregionales tanto como a los interventores de equipo de campo en el desarrollo de las actividades estipuladas en el contrato, a fin de garantizar la total calidad en el desarrollo de las actividades y obtencin de los productos, obligaciones del contrato. 4. Realizar la elaboracin de informes de conformidad con lo requerido por el ICBF. 5. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora en cada macroregin. 6. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos en cada macroregin. 7. Mantener permanente comunicacin con el Subdirector por programa y los coordinadores para la orientacin del trabajo y la elaboracin de informes requeridos segn lo requerido por el ICBF. 8. Revisar conjuntamente con el Subdirector por programa y los coordinadores la orientacin del trabajo y la elaboracin de informes segn lo requerido por el ICBF. 9. Realizar recoleccin y anlisis de informacin para producir estrategias y ajustes a la ejecucin de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas. 10. Verificar y garantizar el debido diligenciamiento diferentes reportes exigidos por el ICBF para la organizacin de la informacin. 11. Revisar conjuntamente con el Subdirector de cada programa y con los coordinadores los procesos y procedimientos para la realizacin de la Interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 12. Participar en la construccin y ajuste de instrumentos y herramientas a utilizar en el transcurso de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. 13. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del contrato de los contratistas, comisionistas, operadores y proveedores de los Programas. 14. Elaborar los conceptos y recomendaciones tcnicas que permitan informar oportunamente sobre situaciones irregulares que afecten la adecuada prestacin del servicio en los Programas. 15. Presentar informes de actividades de conformidad con lo requerido por el ICBF. 16. Proponer y dar recomendaciones para el mejoramiento del proyecto y entregar las mismas al Subdirector de la Interventora de cada programa. 17. Identificar y planear con el Subdirector de los programas y los coordinadores la capacitacin a los interventores segn las necesidades. 18. Garantizar la ejecucin adecuada de los procesos que faciliten la labor del equipo de Interventora, seguimiento, asesora y control de los programas.
Pgina 193 de 201

19. Brindar asesora general en los requerimientos tcnicos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas 20. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora para cada programa. 21. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos para cada programa. 22. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas 4. COORDINADOR DE SISTEMAS (1 persona) 1. Disear, organizar, coordinar, controlar y ejecutar procesos programas y proyectos para la implementacin de los sistemas de informtica requeridos de acuerdo a los lineamientos del Programa. 2. Mantener actualizacin de la base de datos de los puntos de entrega o puntos de atencin de los Programas a partir de los 10 das de la ejecucin de los contratos respectivos y mantenerla actualizada en forma permanente. 3. Consolidar la informacin proveniente de los operadores, compararla con las bases de datos actualizadas de ICBF y generar reportes estadsticos requeridos por el ICBF 4. Mantener actualizado en forma permanente el Formato Tcnico FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y nmero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. 5. Garantizar la entrega de las estructuras de datos producto de la interventora, asesora, control y seguimiento a los contratistas, proveedores y operadores, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos y requisitos que se establezcan en los acuerdos de provisin de informacin API 6. Realizar la asesora requerida de todo lo relacionado con la digitacin y consolidacin de la informacin de conformidad con los API. 7. Garantizar que se entregue al ICBF en medio ptico la remisin de las coordenadas geogrficas de los puntos de operacin o atencin de los programas del ICBF y cumplir de conformidad lo establecido en el contrato. 8. Garantizar la captura y envo de las imgenes a travs de metadatos y entregarlas en medio ptico de acuerdo con las especificaciones tcnicas que determina el ICBF. 9. Mantener actualizadas las bases de datos que permitan la remisin oportuna de la informacin de los programas 10. Cumplir con los procedimientos establecidos para el manejo de la informacin en la interventora 11. Garantizar el correcto diligenciamiento de los registros de informacin de las estructuras de datos 12. Garantizar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 13. Elaborar el informe mensual y dems informes requeridos por el ICBF relacionados con la estructura de informacin requerida por el ICBF componente 14. Elaborar todos los reportes de interventora, seguimiento, control y asesora de los programas.
Pgina 194 de 201

15. Brindar asesora general en los requerimientos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas relacionados con la estructura de informacin 16. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento con conceptos generado por la firma interventora para cada programa. 17. Revisar y verificar todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos para cada programa. 18. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. GRUPO DE APOYO PROFESIONAL JURDICO (1 persona) 2 programas Apoyar la elaboracin de todos los informes y conceptos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas relacionados con trmites jurdicos antes de ser enviados al ICBF o a los operadores. Apoyar la elaboracin todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos relacionados con trmites jurdicos. Elaborar informes o documentos relacionados con trmites jurdicos garantizando la calidad, consistencia, integralidad. Apoyar la verificacin del cumplimiento de las obligaciones contractuales relacionadas con cesiones, constitucin y vigencia de la Garanta nica de Cumplimiento y dems garantas con sus respectivos amparos Apoyar la elaboracin de conceptos para recomendar descuentos, imposicin de multas o sanciones al operador cuando determine un incumplimiento de cualquier obligacin de los contratos de los programas para que el ICBF adelante los trmites correspondientes. Apoyar la elaboracin de los informes debidamente soportados y sustentados para reportar al ICBF, Supervisor y a la Oficina Jurdica las posibles situaciones irregulares que afecten la adecuada prestacin del servicio de los Programas Apoyar la elaboracin de los conceptos de respuesta a las objeciones presentadas por el contratista sobre cualquier instruccin impartida para cumplir con las obligaciones contractuales. Apoyar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del contrato de los contratistas, comisionistas, operadores y proveedores de los Programas. Apoyar la elaboracin de los conceptos y recomendaciones que permitan informar oportunamente sobre situaciones irregulares que afecten la adecuada prestacin del servicio en los Programas. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas.
PROFESIONAL GESTION HUMANA (1 persona) 2 programas Coordinar y responder por el proceso administrativo de contratacin del grupo recurso humano de la interventora.
Pgina 195 de 201

Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. PROFESIONAL FINANCIERO (6 personas: 3 personas para cada Programa ) 1. Apoyar el proceso de certificacin para pagos de las entregas realizadas, verificacin las actas de recibo de los Programas, seguimiento en cuanto a la distribucin del producto a los municipios y destinos indicados con base en lo dispuesto en el Contrato. 2. Cumplir con los procedimientos establecidos en el manual operativo para la certificacin y pago de las cuentas de cobro de los operadores y para el manejo del anticipo 3. Elaborar los conceptos de aplicacin de los descuentos sobre las cuentas de cobro presentadas por los operadores, de conformidad con los motivos y criterios establecidos en el manual operativo de los Programas 4. Apoyar la verificacin de las obligaciones de los contratistas en relacin con lo financiero y administrativo. 5. Verificar las actas de recibo de los Programas, suscritas por los responsables de los puntos de entrega cuando sea el caso, las cuales se constituyen en los soportes de las facturas que presente(n) el(los) proveedor(es) y/o contratista. 6. Garantizar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 7. Apoyar la elaboracin de conceptos sobre los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida con relacin a la ejecucin financiera. 8. Apoyar la elaboracin del informe mensual y dems informes requeridos por el ICBF relacionados con el componente administrativo y financiero. 9. Apoyar la elaboracin de todos los reportes de seguimiento y control administrativo y financiero de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 10. Elaborar informes o documentos financieros y administrativos para cada programa, garantizando la calidad, consistencia, integralidad y coherencia. 11. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas.
PROFESIONAL MICROBIOLOGO (1 persona) 2 programas 1. Elaborar el protocolo para la toma de las muestras microbiolgicas requeridas por el ICBF para su aprobacin. 2. Elaborar el plan de muestreo para cada programa de conformidad en los trminos de contratacin y las normas establecidas. 3. Verificar que los contratistas cuenten con un laboratorio propio o externo para ejecutar la vigilancia de la calidad tanto de la materia prima como del producto terminado para el Desayuno Infantil. 4. Realizar las pruebas microbiolgicas y fisicoqumicas y de empaques establecidas para cada programa. 5. Realizar la verificacin del control de calidad de los productos de los que conforman los servicios 6. Elaborar el informe s de conformidad con lo establecido por el ICBF.
Pgina 196 de 201

7. Elaborar el informe analtico detallado de los resultados de las tomas de muestras microbiolgicas en el que se determine las conclusiones y recomendaciones de los resultados de los diferentes anlisis realizados. 8. Elaborar y remitir al ICBF los informes inmediatos sobre los resultados de las pruebas microbiolgicos fuera de los rangos permitidos, as como de los hallazgos que evidencian microorganismos patgenos. 9. Generar los requerimientos y conceptos tcnicos que soporten los descuentos a que haya lugar de acuerdo con lo descrito en Manuales operativos o instructivos de los programas realizando el seguimiento a las mismas 10. Elaborar los conceptos de recomendaciones para garantizar la solucin efectiva y oportuna a los hallazgos encontrados cuando los resultados del muestreo microbiolgico se encuentren fuera de norma. 11. Garantizar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 12. Apoyar la elaboracin de conceptos sobre los informes que los contratistas deben presentar de acuerdo con la frecuencia establecida con relacin a la calidad de los productos. 13. Apoyar la elaboracin del informe mensual y dems informes requeridos por el ICBF relacionados con la calidad de los productos. 14. Apoyar la elaboracin de todos los reportes de seguimiento y control la calidad de los productos de los contratos suscritos por EL ICBF con los contratistas, proveedores y/o operadores 15. Elaborar informes o documentos relacionados con calidad de los productos para cada programa, garantizando la calidad, consistencia, integralidad y coherencia. 16. Garantizar la entrega de las estructuras de datos producto de la interventora, asesora, control y seguimiento a los contratistas, proveedores y operadores, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos y requisitos que se establezcan en los acuerdos de provisin de informacin API 17. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. PROFESIONAL CALIDAD (1 persona) 2 programas 1. Participar en la planeacin, organizacin y desarrollo de los instrumentos de medicin control y verificacin para ser utilizados por el equipo de Interventora, seguimiento, control y asesora de los programas. 2. Brindar pautas metodolgicas y de capacitacin al equipo de Interventora seguimiento, control y asesora de los programas sobre estrategias de para garantizar la calidad de informacin 3. Asesorar, revisar y verificar a los coordinadores macroregionales tanto como a los interventores de equipo de campo en el desarrollo de las actividades estipuladas en el contrato, a fin de garantizar la total calidad en el desarrollo de las actividades y obtencin de los productos, obligaciones del contrato.
Pgina 197 de 201

4. Disear conjuntamente con el equipo de Interventores los procesos y procedimientos de trabajo necesarios para el desarrollo de la Interventora seguimiento y control de los programas. 5. Definir instrumentos e indicadores para medir el desempeo del proceso de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas. Evaluar peridicamente y presentar informes sobre desempeo de la interventora, seguimiento, asesora y control de los programas en general y de cada uno de sus miembros. 6. Fortalecer los procesos y acciones de los programas objeto de la interventora, seguimiento, control y asesora. 7. Vigilar y contribuir en la elaboracin de informes parciales y finales de las acciones ejecutadas por los equipos de Interventora. 8. Medir la eficiencia y eficacia del proceso de interventora, seguimiento, control y asesora para poder tomar. 9. Apoyar la revisin, verificacin y control de todos los informes y conceptos de la Interventora seguimiento, asesora y control de los programas antes de ser enviados al ICBF o a los operadores. 10. Apoyar la Revisar y verificacin de todo informe o documento generado por la firma interventora que emita conceptos. 11. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora. 12. Garantizar la entrega de las estructuras de datos producto de la interventora, asesora, control y seguimiento a los contratistas, proveedores y operadores, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos y requisitos que se establezcan en los acuerdos de provisin de informacin API 13. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas PROFESIONALES EN CAMPO (42 personas 17 para el Programa Desayunos Infantiles, Leche Infantil y 25 para el Programa Adulto Mayor.) 1. Realizar las actividades encomendadas para el desarrollo de la interventora, tales como: visitas de verificacin, control, seguimiento y asesora a los centros zonales y puntos de entrega. Teniendo en cuenta los requerimientos para cada una y la aplicacin de los instrumentos indicados, as como la produccin de informes, registros fotogrficos, actas de visita y reunin. Igualmente la realizacin de visitas a bodegas, puntos de almacenamiento, distribucin y transporte y plantas de produccin. 2. Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del operador en los puntos de distribucin y/o atencin plantas de preparacin y/o produccin de alimentos y bodegas de almacenamiento y/o ensamblaje de alimentos. 3. Asistir y participar activamente a las reuniones convocadas por los Directores y Coordinadores de la Interventora. 4. Elaborar y entregar oportunamente los informes, soportes y actas de visita a cada uno de los sitios de observacin.
Pgina 198 de 201

5. Colaborar en el diseo de instrumentos e indicadores para realizar una adecuada verificacin y seguimiento en cada uno de los programas. 6. Presentar al Director de la Interventora informe mensual de los resultados sobre la ejecucin de las actividades encomendadas, que incluya el anlisis de los resultados obtenidos, observaciones y recomendaciones. 7. Hacer seguimiento a la participacin del Sistema Nacional de Bienestar Familiar en cuanto a atencin en salud, Registro Civil, crecimiento y desarrollo y vacunacin para los nios y nias usuarios del Programa Desayunos Infantiles con Amor. 8. Aplicar las encuestas de aceptabilidad a los usuarios de los programas que lo soliciten. 9. Verificar el funcionamiento de veeduras ciudadanas. 10. Comprobar el adecuado diligenciamiento de la papelera necesaria para cada uno de los Programas. 11. Confirmar el cumplimiento de los criterios de focalizacin en cada uno de los Programas, de acuerdo a las directrices, manuales y lineamientos. 12. Realizar actividades de capacitacin y asesora en los diferentes puntos de atencin y/o distribucin, as como en los Centros Zonales segn el esquema indicado por el CBF. 13. Verificar el cumplimiento o realizar el procedimiento establecido, segn el caso, para dar de baja productos que no cumplan con los requisitos de calidad y desarrollar el proceso establecido por la autoridad competente 14. Verificar la contratacin del personal profesional, tcnico y de aporte por parte del operador as como el cumplimiento de la cantidad, los perfiles y requisitos establecidos de acuerdo al exigido en el Manual operativo y al Ofertado por el Operador. 15. Verificar y dar respuesta en los tiempos establecidos por el ICBF a las quejas y reclamos que formulen los beneficiarios, la ciudadana, veeduras o instituciones 16. Realizar las visitas de emisin de conceptos tcnicos de cierre y apertura de puntos de racin preparada, establecidas por el ICBF Sede Nacional 17. Participar en las reuniones de seguimiento y evaluacin que se realicen con los contratistas, operadores o proveedores del Programa. 18. Realizar sesiones de trabajo mensuales en cada uno de los departamentos, con los operadores y los funcionarios delegados de las regionales para socializar los hallazgos, y asesorar la elaboracin de planes de mejoramiento sobre los aspectos que se requiera. 19. Garantizar la calidad, consistencia, integralidad y coherencia de todo informe o documento generado por la firma interventora para cada programa. 20. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas
TECNICO ADMINISTRATIVO CORRESPONDENCIA (1 persona) 2 programas 1. Realizar actividades de orden administrativo, que permitan el desarrollo de las funciones y responsabilidades de los niveles superiores, teniendo en cuenta los lineamientos de los programas. 2. Recibir, radicar, clasificar, tramitar y distribuir documentos, correspondencia interna y externa. Atender pblico y personal para orientar y suministrar informacin correcta sobre los asuntos de los programas.
Pgina 199 de 201

3. Responder por la seguridad, integridad, conservacin e inviolabilidad de los documentos y la memoria documental de la interventora. 4. Suministrar a las diferentes reas, los documentos e informacin requerida, en el tiempo establecido para ello. 5. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas TECNICO O TECNLOGO EN SISTEMAS (2 personas) 2 programas 1. Apoyar la ejecucin de procesos programas y proyectos para la implementacin de los sistemas de informtica requeridos de acuerdo a los lineamientos del Programa. 2. Apoyar la actualizacin de la base de datos de los puntos de entrega o puntos de atencin de los Programas a partir de los 10 das de la ejecucin de los contratos respectivos y mantenerla actualizada en forma permanente. 3. Apoyar la consolidacin de la informacin proveniente de los operadores, compararla con las bases de datos actualizadas de ICBF y generar reportes estadsticos requeridos por el ICBF 4. Apoyar la actualizacin en forma permanente el Formato Tcnico FT1, correspondiente al listado de puntos de entrega y nmero de beneficiarios en cada uno de los departamentos en donde funciona el programa. 5. Apoyar la entrega de las estructuras de datos producto de la interventora, asesora, control y seguimiento a los contratistas, proveedores y operadores, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos y requisitos que se establezcan en los acuerdos de provisin de informacin API 6. Apoyar la entrega al ICBF en medio ptico, la remisin de las coordenadas geogrficas de los puntos de operacin o atencin de los programas del ICBF y cumplir de conformidad lo establecido en el contrato. 7. Apoyar el envo de las imgenes a travs de metadatos y entregarlas en medio ptico de acuerdo con las especificaciones tcnicas que determina el ICBF. 8. Apoyar la actualizacin de las bases de datos que permitan la remisin oportuna de la informacin de los programas 9. Cumplir con los procedimientos establecidos para el manejo de la informacin en la interventora 10. Apoyar la verificacin y el correcto diligenciamiento de los registros de informacin de las estructuras de datos. 11. Apoyar el debido diligenciamiento de los registros exigidos por el ICBF para la organizacin de la estructura de informacin que de cuenta de las acciones realizadas. 12. Apoyar la elaboracin del informe mensual y dems informes requeridos por el ICBF relacionados con la estructura de informacin requerida por el ICBF componente 13. Apoyar la elaboracin de todos los reportes de interventora, seguimiento, control y asesora de los programas. 14. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas.
Pgina 200 de 201

15. Apoyar a los coordinadores administrativo, financiero y de sistemas en la generacin de los reportes que le sean solicitados. 16. Mantener la cofidencialidad de la informacin. 17. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas AUXILIAR DE ARCHIVO (1 persona) 2 programas: 1. Organizar el archivo de la totalidad de los documentos que soportan la ejecucin de los Programas por parte de los contratistas, operadores y/o proveedores de los contratos objeto de Interventora y/o Supervisin y Control en forma organizada, de conformidad con la normatividad archivstica Ley General de Archivos vigente en Colombia y los lineamientos que al respecto ha emitido el ICBF para la organizacin de los archivos. 2. Ubicacin fsica de la informacin en el Archivo correspondiente. 3. Aplicacin de las Tablas de Retencin documental a la documentacin segn las indicaciones entregadas por el ICBF. 4. Elaboracin de reportes y estadsticas solicitados para informes y consultas de los usuarios internos 5. Las dems que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones del contrato de interventora, seguimiento, asesora y control de los programas MENSAJERO (1 persona) 2 programas 1. Responder por el traslado entrega control y seguimiento de correspondencia interna y externa que se derive de todo el proceso de funcionamiento de la interventora. 2. Entregar y recoger la documentacin en las diferentes entidades y llevar control de la misma 3. Revisar y recoger diariamente la informacin que llega a la interventora 4. Realizar las diferentes diligencias de afiliacin y pagos de nmina, pensiones, subsidios, autoliquidaciones, consignaciones etc.
Pgina 201 de 201

Pliegos Defintivos

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Pliegos Defintivos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

CONCURSO DE MRITOS - ICBF CM-001 de 2009 ABIERTO

PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

BOGOT D. C., MARZO DE 2009

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

INFORMACIN ESPECIAL DEL PROCESO

ALCANCE DEL OBJETO

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Hasta la Audiencia Informativa del Borrador del Pliego de Condiciones.

Publicacin Aviso en Diario Mircoles de Amplia circulacin febrero ACTIVIDAD

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 2.1 SUBSECCIN I

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General

Repblica de Colombia Ministerio de la Proteccin Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras Direccin General