eBook  Review:  Microsoft  Access  2003  Tutorial  ­  How  to  Create  the 

Applications of Computer Course 

By Sujanti Djuanda 

I  just  published  my  "Microsoft  Access  2003  Tutorial  ­  How  to  Create  the 
Applications  of  Computer  Course"  eBook.  If  you  are  a  newbie  in  learning 
Microsoft Access and you need the step by step guidance with screenshots to 
help you creating the applications, this eBook is for you. 

As  may  you  know,  before  creating  the  application,  you  must  know  the 
company's  system  first.  In  here,  the  course's  system  needs  to  save  the 
students'  data  and  course  information,  the  student’s  data  also  must  be  easily 
found,  etc.  After  you  know  the  system,  then determine  the  field­names,  create 
the sample form view and you create the students' table, form, report. 

This eBook has 55 pages (in PDF format) and the price is only US$15. 
To  order  this  "Microsoft  Access  2003  Tutorial:  How  to  Create  the 
Applications of Computer Course" eBook, as follows: 

1.  Click  http://users3.smartgb.com/g/g.php?a=s&i=g31­03743­b9  or  go  to 

http://1stmyreview.blogspot.com  and  click  Contact  us  then  enter  your 
complete  data  in  the  entry­form.  In  Message  section,  type  "Order  eBook 
Access". 

2.  After  you  receive  my  response,  please  send  US$15  (fifteen  US  Dollar)  via 
Payoneer (paid in advance). 

3.  Please notify me after you sent your money via Payoneer. 

4.  Your  eBook  will be  emailed  as  soon  as possible  after  I  receive  your  email 
confirmation. 

Thank you. 
Best, 
Sujanti Djuanda 
http://1stmyreview.blogspot.com

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 1 
©2009 Sujanti Djuanda 
 eBook Microsoft Access 2003 Tutorial: 
How to Create the Applications of Computer Course 

By Sujanti Djuanda 

Here are the rights included for this eBook: 
[NO] can be given away 
[NO] can be sold

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 2 
©2009 Sujanti Djuanda 
Table of Contents 

Case Study: Analyst System of Computer Course ______________________4 
Creating the Tables and Forms  ____________________________________4 
First Step: Creating the Students Table and Form ____________________4 
Second Step: Creating the Kind of Course Table and Form _____________5 
Third Step: Creating the Course Table and Form _____________________5 
Fourth Step: Creating the Exam Result Form ________________________6 
Creating Reports  _______________________________________________7 
First step: Creating the Students Report____________________________7 
1. Create the Students Report to view all students’ data. _______________7 
Second step: Creating the Certificate Report ________________________7 
Third Step: Creating the Birthday Report  ___________________________7 
Fourth Step: Creating the Birthday List Report _______________________8 
Fifth Step: Creating the Total Students and Income Report _____________8 
a. Create the Report Data Range Form ____________________________8 
b. Create the Total Students and Income Report _______________________8 
Creating the Application of MS Access_______________________________8

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 3 
©2009 Sujanti Djuanda 
Microsoft  Access  2003  Tutorial:  How  to  Create  the  Applications  of 
Computer Course 

By Sujanti Djuanda 

Case Study: Analyst System of Computer Course 
The  course  owner  asks  you  to  create  the  application  of  their  course  with 
requirements as follows:

· They  need  to  save  the  students'  data  (such  as  ID,  name,  address,  email, 
phone  number,  birthdate,  photo)  and  course  information  (such  as 
registration date, registration fee, course begin date, course end date, exam 
result and grade, certificate accept date).

· The student’s data must be easily found.

· The  kinds  of  courses  are  offered  as  follows,  MS  Office,  Word,  Excel, 
PowerPoint and Computer Kids; and each course has its own fee.

· When  registrant  applies  for  a  course,  s/he  has  to  pay  a  registration  fee. 
Registration fee is the same for all kind of courses.

· The total course fee = course fee + registration fee.

· The exam result must be easily entered and viewed.

· They also need to know which students haven't received the certificates yet, 
which  students  celebrate  their  birthday  today,  students'  birthday  list  and 
course's income per month. 

Creating the Tables and Forms 

First Step: Creating the Students Table and Form 
1. Create the Students Table that contains all students’ data. The fields are:
· StudentID
· First Name
· Last Name
· Address
· Phone Number
· Email Name
· Birthdate
· Photo 

2.  Create  the  Students  Form  with  all  above  fields  and  add  the  find  a  record 
(additional combo box) to find the student’s name easily.

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 4 
©2009 Sujanti Djuanda 
Sample Form View: 

Entry Student’s Data 
StudentID  : 1  Find a recordq
photo 
First Name  : Brian 
Last Name  : Smith 
Address  : 476 ­ 11th Ave. N.E 
Phone  Number: (206)555­9157 
Email Name  : email1@sample.com 
Birthdate  : 01/01/1990 

Second Step: Creating the Kind of Course Table and Form 
1. Create the Kind of Course Table that contains all kind of courses data. The 
fields are:
· Kind of CourseID
· Course Name
· Course Fee 

2. Create the Kind of Course Form with all above fields. 
Sample Form View: 
Kind of CourseID  :1 
Course Name  :MS Office 
Course Fee  :$10 

Third Step: Creating the Course Table and Form 
1.  Create the Course Table that contains all course information. The fields are:
· CourseID
· StudentID
· Kind of CourseID
· Registration Fee
· Registration Date
· Course Begin Date
· Course End Date
· Exam Result
· Grade (additional text box)
· Certificate Accept Date 

2. Create the Course Form with all above fields and additional fields are taken 
from Students Table and Kind of Course Table as follows:
· CourseID
· StudentID
· First Name (from Students Table)
· Last Name (from Students Table)
· Mobile Phone (from Students Table)
· Kind of CourseID
· Course Name (from Kind of Course Table)
· Course Fee (from Kind of Course Table)
· Registration Fee 
Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 5 
©2009 Sujanti Djuanda 
 · Total Course Fee (additional text box) = Registration Fee + Course Fee
· Registration Date
· Course Begin Date
· Course End Date
· Certificate Accept Date 

Sample Form View: 
CourseID:  1 
StudentID:  1 
First Name:  Brian 
Last Name:  Smith 
Address:  USA 
Mobile:  (001)123­4567 
Kind of CourseID:  1 
Course Name:  MS Office 
Course Fee:  $10 
Registration Fee:  $5 
Total Course Fee = $15 
Registration Date:  03/01/2009 
Course Begin Date: 03/01/2009 
Course End Date:  03/02/2009 
Certificate Accept Date: 03/03/2009 

Fourth Step: Creating the Exam Result Form 
Create the Exam Result Form to enter and view the exam result easily. In here, 
you use two forms i.e. Students Form and Course Subform. 

Sample Form View: 
Student Form 
StudentID  : 1 
Student’s Name  : Brian Smith 
Course Subform: 
StudentID   Course End Date     Exam  Result  Grade 
1  03/03/09  90  A 

Students Form (from Students Table):
· StudentID
· First Name
· Last Name
· Add the find a record (additional combo box) to find the student’s name 
easily. 

Course Subform (from Course Table):
· StudentID · Exam Result
· Course End Date · Grade (additional text box)

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 6 
©2009 Sujanti Djuanda
Creating Reports 

First step: Creating the Students Report 

1. Create the Students Report to view all students’ data. 
Sample Form View 
StudentID  FirstName LastName  Address  PhoneNumber  EmailName 
1  Brian  Smith  476 ­ 11th Ave. N.E (206)555­9157  email@sample.com 

Second step: Creating the Certificate Report 
1. Create the Certificate Report to find the students that haven’t received their 
certificates yet. 

Requirements:
· The  students  have  passed  the  exam  so  the  exam  result  must  be  greater 
equal than 60.
· The  students  haven’t  received  the  certificate  yet  so  the  Certificate  Date 
must be empty. 

Sample Report View: 
StudentID  Student’s Name Course Name Exam Result 
1  Brian Smith  MS Office  90 
2  Linda Brown  MS Office  60 

2. Create the Certificate Query 
Field  StudentID  First  Last  Kind  of  Exam  Certificate 
Name  Name  Course  result  Date 
Table  Course  Students  Students  Course  Course  Course 
Criteria  >=60  Is Null 

3. Create the Certificate Report based on Certificate Query, Course End Date 
as the group level and studentID must be ascending sorted. 

Third Step: Creating the Birthday Report 
1. Create the Birthday Report 

Sample Report View: 
StudentID  Student’s Name 
1  Brian Smith 
2  Linda Brown 
3  Amy Williams 

2. Create the Birthday Query 
Field  StudentID  First  Last  Expr1:day([birthdate])  Expr2:month([birthdate]) 
Name  Name 
Table  Students  Students  Students 
Criteria  Day(date())  Month(date())

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 7 
©2009 Sujanti Djuanda 
Fourth Step: Creating the Birthday List Report 
1. Create the Birthday List Report 

Sample Report View: 
January 
No  Birthdate  Student’s Name 
1  2  Brian Smith 
2  2  Anny Brown 
3  10  Anthony Smith 
Subtotal = 3 students 

February 
No  Birthdate  Student’s Name 
1  3  Denny White 
2  20  Amy Williams 
Subtotal = 2 students 
Total = 5 students 

2.  Create the Birthday List Query 

Field  Expr1:day([birthdate])  StudentID  First  Last  Expr2:month([birthdate]) 

Name  Name 
Table  Students  Students  Students 
Sort  ascending 

Fifth Step: Creating the Total Students and Income Report 
a. Create the Report Data Range Form 
You want to count total students and income from the certain dates. 

Sample Form View 
Report Data Range 

Registration Date From: 01/02/09 
Registration Date To:     01/03/09 

Preview Report 

b. Create the Total Students and Income Report 

Sample Form View 
Registration Date: 01/02/09 
StudentID FirstName  LastName  CourseID  Course Name Course Fee 
Registration  Fee    CourseBeginDate  CourseEndDate  Certificate  Accept  Date  Exam  Results 
Grade 

Creating the Application of MS Access 
1. Create a New File Database:
· Click File menu, select New, then choose Blank Database, click OK
· File name: for example, type Computer Course, click Create button.
Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 8 
©2009 Sujanti Djuanda 
2. Create a Students Table Database
· In Object section, Click Table
· Double­click Create table in design wizard 

3. Selecting Fields in Table Wizard window
· Select Business option (see red rectangle in the screenshot below)
· Sample  Tables:  select  Students  (see  blue  rectangle  in  the  screenshot 
below)
· In  Sample  Fields  list,  select  StudentID  (see  pink  rectangle  in  the 
screenshot below) , click on the  > (Add) button (see green rectangle in the 
screenshot below) to move it to Fields in my new table
· Repeat previous step, click on the > button to  move other fields in Sample 
Fields i.e. FirstName, LastName, PhoneNumber, EmailName to Fields in 
my new table

· If you want to add birthdate and photograph fields in which there are not in 
Students  table  then  you  have  to  find  in  other  table  (e.g.  Contact  table)  in 
Sample Tables that has birthdate and/or photograph fields: 
o  Fields in my new table: you want to put the birthdate field after the last 
field then highlight the last field i.e. EmailName (see green rectangle in 
the screenshot below)
· Select Business option (see red rectangle in the screenshot below)
· Select Contacts table in Sample Tables  (see blue rectangle in the 
screenshot below)
· Click  Birthdate  field  in  Sample  Fields  (see  pink  rectangle  in  the 
screenshot below)
· Click on the > button to move into Fields in my new table

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 9 
©2009 Sujanti Djuanda 
 o  Fields  in  my  new  table: you want to put the photograph field after the 
last field then highlight the last field i.e. Birthdate  (see green rectangle 
in the screenshot below)
· Click  Photograph field in  Sample Fields  (see  pink  rectangle in the 
screenshot below)
· Click on the > button to move it into Fields in my new table
· Click Next button (see red rectangle in the screenshot below)

· What do you want to name your table? type Students
· Do  you  want  the  wizard  to  set  a  primary  key  for  you?  Select  Yes,  set  a 
primary key for me option
· Click Next button
· After  the  wizard  creates  the  table,  what  do  you  want  to  do?  Select  Modify 
the table design option, click Finish button 

4. Edit Students Table Design
· For  FirstName  and  LastName  data,  the  Validation  Rule  accepts  only 
alphabetical  characters  and  Validation  Text  message  will  show  if  the 
entries are non­alphabetical characters.
· Click FirstName field (see pink rectangle in the screenshot below)
· Validation Text: type Please enter A..Z or a..z
· Click Validation Rule (see red rectangle in the screenshot below)

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 10 
©2009 Sujanti Djuanda 
· Click  Expression  Builder  button  (see  blue  rectangle  in  the  screenshot 
below)  ........ 

This eBook has 55 pages (in PDF format) and the price is only US$15. 
To  order  this  "Microsoft  Access  2003  Tutorial:  How  to  Create  the 
Applications of Computer Course" eBook, as follows: 

1.  Click  http://users3.smartgb.com/g/g.php?a=s&i=g31­03743­b9  or  go  to 

http://1stmyreview.blogspot.com  and  click  Contact  us  then  enter  your 
complete  data  in  the  entry­form.  In  Message  section,  type  "Order  eBook 
Access". 

2.  After  you  receive  my  response,  please  send  US$15  (fifteen  US  Dollar)  via 
Payoneer (paid in advance). 

3.  Please notify me after you sent your money via Payoneer. 

4.  Your  eBook  will be  emailed  as  soon  as possible  after  I  receive  your  email 
confirmation. 

Thank you. 
Best, 
Sujanti Djuanda 
http://1stmyreview.blogspot.com

Microsoft Access 2003 Tutorial 
How to Create the Applications of Computer Course  Page 11 
©2009 Sujanti Djuanda