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Diretoria de Informtica Diretora: Ion Leite Mota Diretora Adjunta: Norma de Miranda Lyra Elaborao: Unidade de Projetos e Administrao de Contratos Colaborao: Unidade de Melhoria Contnua dos Servios de Tecnologia da Informao Superviso: Stela Maria Torres de Melo Rolim Assessoria da Secretaria de Administrao Maria de Ftima Torres de Melo Comisso Permanente de Licitao Capa, editorao e diagramao: Navi Ncleo Audiovisual | Secretaria de Gesto de Pessoas
O contedo de responsabilidade de seu autor com informaes extradas das bibliografias referenciadas no documento. Esta cartilha pode ser reproduzida, em parte ou integralmente, desde que devidamente citada a fonte.
SUMRIO
APRESENTAO...........................................................................................................4 1. AS PERGUNTAS MAIS USUAIS...............................................................................5 1.1. O que contrato administrativo?............................................................................5 1.2. O que gesto de contratos?.................................................................................5 1.3. O que fiscalizao de contratos?..........................................................................6 1.4. Qual a diferena entre o fiscalizador de contratos e o gestor de contratos?...........6 1.5. De qual legislao o gestor de contratos deve ter conhecimento?.........................6 1.6. Como fazer o acompanhamento dos contratos?.....................................................7 1.7. E quando o fiscal e/ou gestor de contratos encontrarem alguma irregularidade?. .8 1.8. Em caso de dvida na aplicao de uma clusula contratual ou de uma regra legal, a quem o fiscal e/ou gestor deve recorrer?..........................................................8 1.9. Quais so as condies para a recomposio, prorrogao e renovao dos contratos?.......................................................................................................................9 1.10. Quais procedimentos o fiscal e/ou gestor devem adotar nos casos em que no h possibilidade de prorrogao do contrato?..................................................................10 1.11. Quais so as falhas mais comuns na gesto de contratos?.................................10 2. CONSIDERAES FINAIS......................................................................................11 3. TELEFONES E ENDEREOS TEIS:.....................................................................11 4. REFERNCIAS..........................................................................................................12
APRESENTAO
O objetivo desta publicao divulgar as orientaes essenciais para a realizao da Gesto de Contratos.
So expostos alguns conceitos e recomendaes bsicas para iniciar as atividades do Gestor de Contratos, bem como so apresentadas algumas perguntas freqentes sobre o tema.
O trabalho insere-se no conjunto de melhoria que a Diretoria de Informtica do TJPE est desenvolvendo para orientar os Gestores de Contratos. So aes e procedimentos que permitiro gerir com eficcia, eficincia e efetividade os Contratos Administrativos.
A iniciativa decorre da necessidade de aperfeioar a comunicao interna e fomentar a discusso sobre a Gesto de Contratos. Este documento foi elaborado com a convico de que quando o assunto administrao e aplicao dos recursos pblicos, prevenir mais producente do que corrigir ou punir irregularidades.
Espera-se que este trabalho colabore para a atuao eficaz do Gestor de Contratos, de forma a atender as expectativas do TJPE e da sociedade como proprietria do bem pblico.
Esta Cartilha um documento dinmico que permite atualizaes, cuja periodicidade de reviso variar conforme propostas dos Gestores, seu pblico alvo.
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Texto adaptado do parecer Durao dos Contratos Administrativos, Joel de Menezes Niebhur, editora Znite, 2007 Texto adaptado do livro Licitao e Contrato Administrativo, autor Hely Lopes Meirelles, editora Malheiros, 2006.
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Endereo eletrnico: http://www.educacao.rj.gov.br/ Livro Gesto da Terceirizao e Gesto de Contratos, editora Leiria & Pietzsch, 2006.
Para consultar, h ainda os seguintes manuais: LICITAES E CONTRATOS 3. ED. do TCU e LICITAES E CONTRATOS DE TECNOLOGIA DE INFORMAO (TI): JURISPRUDNCIAS DO TCU. Todos os documentos aqui citados esto em arquivo PDF na pasta de contratos digitalizados da Diretoria de Informtica.
Inicialmente deve-se solicitar o acesso ao Sistema de Contratos, que permitir o acompanhamento da vigncia contratual, das informaes financeiras e das ocorrncias. Para tanto, h necessidade de: 1. solicitar instalao do Sistema de Contratos com helpdesk; 2. solicitar a criao de usurio e senha ao chefe do Ncleo de Contratos e Convnios na Secretaria de Administrao, por email ou Comunicao Interna. Resumidamente, as atividades do Acompanhamento do Contrato podem ser assim elencadas: 1) Para Contratos de compra: a) ler atentamente o termo de Contrato, o edital, assim como os anexos, principalmente quanto a (ao): especificao do objeto; prazo de entrega do material. Verificar a data da solicitao de entrega junto Diretoria de Informtica. b) providenciar o formulrio prprio para registro das ocorrncias relacionadas fiscalizao do contrato; tirar cpia de toda documentao relativa ao Acompanhamento do Contrato; c) receber a fatura de cobrana, conferindo: se as condies de pagamento do Contrato foram obedecidas; se o valor cobrado corresponde exatamente aquilo que foi fornecido; se a Nota Fiscal tem validade e se est corretamente preenchida. d) atestar, em conjunto com outro servidor ou comisso (se for o caso), o recebimento dos bens, observando o que dispuser o Contrato na hiptese de instalao ou teste de funcionamento; e) encaminhar a Nota Fiscal DINFO que posteriormente enviar ao setor financeiro para pagamento; f) no caso de dvidas quanto ao ATESTO, deve-se buscar, obrigatoriamente, auxlio para que se efetue corretamente a atestao; g) notificar o atraso na entrega dos bens, ou o descumprimento de quaisquer clusulas contratuais; h) manter contato com o representante da Contratada com vistas a garantir o cumprimento integral do Contrato. 2) Para Contratos de servios: a) ler atentamente o termo de Contrato, o edital, assim como os anexos, principalmente quanto a (ao): especificao do objeto; prazo de execuo do servio, observada a primeira Ordem de Servio emitida pela Diretoria de Informtica; cronograma dos servios.
b) providenciar o formulrio prprio para registro das ocorrncias relacionadas fiscalizao do Contrato; c) tirar cpia de toda documentao relativa ao acompanhamento do Contrato; d) acompanhar a execuo dos servios, tendo como base os direcionamentos registrados no termo de Contrato, exercendo rigoroso controle sobre a qualidade e o cronograma de execuo dos servios; e) receber a fatura de cobrana, conferindo: se as condies de pagamento do Contrato foram obedecidas; se o valor cobrado corresponde exatamente quilo que foi efetuado; se a Nota Fiscal tem validade e se est corretamente preenchida; se est acompanhada das guias de quitao do FGTS/INSS sobre a mo-de-obra empregada (no caso de manuteno, servio de engenharia, limpeza, etc.), conforme determina o Contrato; f) atestar, se for especificado, em conjunto com outro servidor ou comisso, a prestao do servio efetivamente realizado; g) encaminhar a Nota Fiscal DINFO que posteriormente enviar ao setor financeiro para pagamento; h) no caso de dvidas quanto ao ATESTO, deve-se buscar obrigatoriamente auxlio para que se efetue corretamente a atestao; i) notificar o descumprimento de clusulas contratuais, principalmente quanto ao prazo, com o fim de aplicao das sanes cabveis; j) manter contato regular com o preposto/representante da Contratada, com vistas a permitir o fiel cumprimento do Contrato. Observao: LER ATENTAMENTE o Manual do Gestor de Contratos, o prprio Contrato e o ato convocatrio da licitao, pois todas as tarefas do Fiscal e/ou Gestor esto l registradas.
1.8. Em caso de dvida na aplicao de uma clusula contratual ou de uma regra legal, a quem o fiscal e/ou gestor deve recorrer?
Em princpio, deve o Fiscal e/ou Gestor buscar informaes junto a Unidade a que estiver subordinado, que pode ser sua Gerncia, a Unidade de Projetos e Administrao de Contratos ou a prpria Diretoria de Informtica. Se a dvida for de cunho jurdico, deve buscar apoio junto Consultoria Jurdica, podendo, tambm, ser ouvida a Secretaria de Administrao. Se a dvida for de ordem tcnica, inerente aos servios ou aos bens adquiridos, deve o Fiscal e/ou Gestor recorrer a quem elaborou o termo de referncia ou as especificaes do objeto. As dvidas podero ser dirimidas informalmente
junto aos rgos competentes, salvo quando houver necessidade de motivar algum ato, hiptese em que devero ser feitas por escrito e juntadas ao processo. O Fiscal e/ou Gestor no pode guardar as dvidas para si. Deve dividi-las com a Administrao para solucion-las o mais rapidamente possvel, diminuindo as chances de cometer erros e violar lei.
Parecer Aspectos Fundamentais do Contrato Administrativo Relao Entre Encargo e Remunerao. Renato Geraldo Mendes. Editora Znite, 2007.
- Contratos de prestao de servios contnuos, limitadas as prorrogaes a 60 meses, com uma nica e excepcional prorrogao de mais 12 meses (Lei 8.666/93 artigo 57, pargrafo 4); - Contratos de Locao de imveis nos termos da Lei especfica; - Contratos de aluguel de equipamentos e a utilizao de programas de informtica, podendo a durao estender-se pelo prazo de at 48 (quarenta e oito) meses aps o incio da vigncia do Contrato. A RENOVAO muitas vezes se confunde com prorrogao do contrato. Essa distino feita, de maneira clara e precisa, pelo civilista italiano FRANCESCO MESSINEO6: A prorrogao estende a durao do contrato, mas o contrato aquele inicial (no h um contrato novo), enquanto a renovao d lugar a um contrato novo, mesmo que com contedo idntico ao do contrato precedente. A renovao, por se tratar de celebrao de um contrato novo, deve ser precedida, em regra, de nova licitao, salvo se caracterizar, na ocasio, caso em que caiba a dispensa ou inexigibilidade de licitar.
1.10. Quais procedimentos o fiscal e/ou gestor devem adotar nos casos em que no h possibilidade de prorrogao do contrato?
Na hiptese em que os Contratos no puderem ser prorrogados, dever ser elaborado um Termo de Referncia ou Projeto Bsico, conforme o caso, visando abertura de novo procedimento licitatrio. Os autos devero ser encaminhados antes da expirao da vigncia do respectivo Contrato, sendo sugeridos os seguintes prazos: - at 60 (sessenta) dias para os procedimentos relativos inexigibilidade e dispensa de licitao; - at 90 (noventa) dias para os procedimentos relativos licitao nas modalidades de Convite e Prego; - at 120 (cento e vinte) dias para os procedimentos relativos licitao nas modalidades de Tomada de Preos e Concorrncia, Leilo e Concurso. importante observar o cumprimento dos prazos acima, pois a elaborao da minuta do Contrato, bem como a do edital, exige detalhada anlise do Termo de Referncia. Vale ressaltar que os trmites processuais obrigatrios e o prprio procedimento licitatrio necessitam de tempo considervel. Por este motivo, importante que o Gestor faa o acompanhamento do andamento do processo da nova contratao.
i) divergncias entre as medies atestadas e os valores efetivamente pagos; j) encaminhamento de questes tardiamente ou sem notificao Consultoria Jurdica, com vistas a solucionar os problemas detectados; l) especificao de servios e materiais a serem licitados, de forma incompleta; m) fluxo lento da movimentao dos processos contratuais e documentao respectiva, de parte dos setores indiretamente envolvidos na atividade contratual, que no os Gestores e Fiscais, porm que interferem na funo destes; n) falta de previso e critrios quanto aplicabilidade de reajustes; o) falta de cultura de registro de resultados de fiscalizao positiva. Anotam-se s as negativas; p) falta de participao do Gestor em todo o processo de gesto, do incio da especificao do objeto at o encerramento do Contrato; q) o gestor ao sair de frias ou licena no repassa as informaes da gesto contratual ao seu suplemente;
2. CONSIDERAES FINAIS
O Gestor ou Fiscal de Contratos representa a Administrao CONTRATANTE. Assim, a sua conduta dever ser retilnea e as suas aes transparentes, porque o seu querer ser o querer da Administrao. Relacionar em registro prprio todas as ocorrncias encontradas na execuo do Contrato uma imposio legal ( 1 do art. 67 da Lei n 8.666/93), pelo que, toda vez que o Gestor de Contrato se deparar com um fato, ainda que contrrio ao estipulado no ajuste, dever providenciar pertinentes e suficientes justificativas em registros competentes. O Gestor , antes de tudo, um encaminhador de questes. Perseguir a soluo de problemas em tempo hbil deve ser o seu foco de atuao. Assim a Gesto de Contratos se fortalecer com atos administrativos estruturantes, condizentes com as responsabilidades e boas tcnicas administrativas multidisciplinares contemporneas.
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ENDEREOS ELETRNICOS Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco: www.tce.pe.gov.br Tribunal de Contas da Unio: www.tcu.gov.br Receita Federal: www.receita.fazenda.gov.br Portal Transparncia: www.transparencia.inf.br Jurisprudncias: www .licitaweb.com Jorge Ulisses Jacoby Fernandes: www.jacoby.com.br Contas Abertas: http:/ / contasabertas.uol.com.br Projeto Fractal: http://www1.previdencia.gov.br/fractal/index.html OUTROS ENDEREOS a) Contratos digitalizados: \\Sarqtjpe\Diretoria de Informatica\Contratos; b) Relao dos Gestores e Fornecedores: \\Sarqtjpe\Diretoria de Informatica\Contratos\DOCUMENTOS DE APOIO\planilha_CONTRATOS_GESTORES_FORNECEDORES.xls; c) Acompanhamento dos projetos: \\Sarqtjpe\Diretoria de Informatica\Contratos\DOCUMENTOS DE APOIO\Controle dos Projetos_2000-2009.xls.lnk.
4. REFERNCIAS
GOVERNO DO RIO DE JANEIRO. Secretaria de Estado de Educao. Guia til para Gestores de Contratos. Disponvel em: < http://www.educacao.rj.gov.br>. Acesso em: 08 de junho de 2009.
Lei de Licitaes e Contratos Administrativos e legislao complementar. Organizao [dos textos e ndices por J. U. Jacoby Fernandes. 9 ed. ampl., ver. e atual. Belo Horizonte: Frum, 2008. Licitaes e Contratos: orientaes bsicas / Tribunal de Contas da Unio. 3. ed. ver. atual. e ampl. Braslia: TCU, Secretaria de Controle Interno, 2006.
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