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$betlvos del aprendizaje
Despus de estudiar este captulo, usted debcr

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oy'

ffi Entender qu es procesamiento de datos. ffi Entenier las taeas que realiza un sistema

de informacin contable (AIS).

& I

Conocer las caractersticas de ur AIS.

Estar familiarizado con el conjunto integrado de subsistemas de AIS que se encuentra en muchas organizaciones. el valor de los diagramas de flujo de datos para docr-rmentar un sistema de en ia resolucin de problemas. negocios.

&l Apleciar

M Enrender el papel del AIS

31 0
nt"i:,)_

pARTE

crNco
|/

EL sISTEri4A DE INFoR4ACIN BASADo EN coNIpurADoRAS

'i;lntrodLtccl0n
El sistema de infomacin conrable (l.i,S, accounting information system) ejecrsta las aplicaciones ie contabilidad de la compaa. Estas aplicaciones se caracteiza-n por un elevado volumen de procesamiento de dtcs. El procesamiento de datos consiste en cuatro tareas principales: retoleccin de datos, manipulacin de datos, almacenamiento de datos y preparacin
de documentos.

lt'i:,

. .r" .o.rrp"a no puede escoger si tendr o no un AlS,

ste es sencillamente indispen-

sabie, Tambin, todas las compaas realizan los procedimientos bsicamente de la misma manera. Ei AIS est orientado hacia los datos ms que hacia la informacin, y los datos son

en buena parte histricos. En esre captulo usaremos diagramas de flujo de datos para documentar un AIS que llamamos sisterna de distribucin. Compaas como los fabricantes, mayoristas y detaliistas que disuibuyen productos a sus clientes utilizan este tiPo de sistemas. Aunque el AIS est orientado hacia ios ciatos, produce cierta cantidad de infomacin. Adems, .l-AIS proporciona la base de datos en la que se apoyan otos sbsistemas del CBIS.

Su -qd"

.r .t prc..*mientc

Ce datos?

El procesamiento de datos (DP, data processing) es la manipulacin o transfomacin de smbolos, como nmeros y letras, a fin de alrmentar su utilidad. El tmino procesarniento
Ce transacciones (TP, trutnslctiln processin@, que describe el procesamiento de datos aplicado a ios datos de negocios, est adquiriendo cada vez ms aceptacin. Aunque los trminos procesainiento de datos y procesarniento de iansacciones se usan de nanera indistinta, aqr.ri usaremos procesamiento de datos, pus es el ms establecido.

'@i

sistema de informacin contabie

Las tareas de procesamiento de datos de una compaa corren por centa de un sistema de informacin contable (AIS) que rene datos que describen las actir.idades de la compaa, rransfoma los Catos en informacin y pone la informacin a disposicin de los usuarios tan-

to de dentro como de fuera de la compaa. La figura 12.1 es un modelo de un AIS. El n-iodelo es un derivado del modelo de sistemas generales de la cornpaira qr-re describimos en el captulo 6. Los elenentos de entrada, transformacin y salida del sistema fisico de la compaa estn en la palte inFerior. Los datos se recaban de todo el sistema fsico y del entorno, y se introducen en la base de datos. El softlvare de procesamiento de datos transfoma los datos en inForn-racin para la gerencia de la compaa y para individuos y organizaciones del eutorno de la cornpaa. Es importante reconocer el flujo de informacin hacia el entorno. Ei AIS es el rinico sr.rbsistema del CBIS que tiene que satisfacer ecesidades de in{:onnacin exiei.Iras a la compaa. El AIS debe propcrcionar inlormacin a todos los elementos ciei entorno corl excepcin de los corupetidores.
..,,,,;$'i-,

"'Tareas de procesalliiento de datos

El AIS realiza cLrarro tareas bsicas de procesar-niento de drto.s, las ctLlles describile lros en
rrxir.r.ras pginas.
lirs

CAPTULO 12

EL SISTEMA DE iNFOR]VIACIN CONTABLE

311

Modelo de sistetna de
i

nfo r nt

c i

t't

co

nt ab

Ie

Recoleccin de datos
Cuando la compaa proporciona productos y servicios a su entotllo, cada accin se desclibe con un registro de datos. Si er la accin interviene un elemento del entorno, la accin recibe el nombre de transeccin; de ah el trmino de procesamiento de transacciones. El sistema de procesamiento de datos rene los datos que descliben cada una de las ac' ciones internas de la compaa y sus transacciones con el entorno.

Manipulacin de datos
manipular los datos para convertirios en informecin. Las operaciones de m,nipulacin de datos inciuyen:
Es necesaio

Ciertos elemenros de datos d.e los registros iuncionan como cdigos. En el campo de la cornputacin, un cdigo es uno o ms caracteres que sirven para identificar y ag{upar registros. Por ejernplo, un regisrro de nmina inclr-rye cdigos que identifican el empleado (nmero de empleado), el departamento del en-rpleado (nrrnero de departamento) y la clasiGcacir de nrnina dei en.rpleirclo (clase de nmina)'

Closificgcin

Order!rnienlo

Los regisrros se acornodan en ciertas secuericias con base en los ccligos u orros elelnenros de clatos. Por ejen-rplo, e[ archivo de regisrros de nmina se ordentr cle modo qrre rodos los regisrros cle cacla errtplciclo estin jtrnros.
Se realizan operaciones aritmticas y leicas con los eleureucos de dritos irrrl Procle clatos:rclicioales. En u sistenr:r cle nrrina, por eiernplo, el strlerio ror ele-rentos dr,rcir hora se mr-rltiplic:r por Lts horas laborad:ls par.;r proclucir el irrgreso bruto.

Clculo
;

;{

312

PARrE CrNCO

EL SISTEA.,IA DE INFOfu\4ACIN ESA,OO EN COI\,IPLTTADORAS

Resmem Hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en foma de totales, subtotales, promedios, etctera.

Afnacenafiriento de datos
En una compaa pequea poclra haber cierrtos de ransacciones y acciones cada cla; en
Lrna

del anacenamiento de datos. Como se explic en el caprulo 10, los datos se guardan er-r medios de almacenamienro secundario, y los archivos pueden integrarse lgicamenre para formar una base de datos. Por regia general, la ntayor parte /e los datis de la b)se d, datoi ro, latos de conrabilidad.

emPresa grande hay miles. Cada transaccin se describe con varios elemenros de daros. Tcdos estos datos deben guardarse en aign lado en ranro se necesiran, y sa es la funcin

Preparacin de docuinertos
El AiS produce salidas para individuos y organizaciones tanro compaia. Las saliclas se originan de dos maneras:
d.e

denrro como de fuer.a de la

H H

Por una accin Se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la factura que se produce cadavez que se surre un pedido de un cliente. Pot un plan Se producen salidas en una fecha determinada. Un ejemplo es un cheque de nmina que se preDafa cada viernes.

En la mayor parte de los casos las salidas sori doc,rmentos impresos, pero cada vez ms usurios estn usando las salidas en pantalla.

"''-;"''

Caractersticas del sisteina

de informacin contable
Hay varias caractersticas del procesamienro de daros que distinguen ciaramenre el AIS cie los dems subsistemas del CBIS. El AIS:

Realiza tareas necesarias. La compaa no clecide si quiere rcalizar o no procesarniento de datos. La ley obliga a ia compaa a mantener un registro de srLs acrividades. Elementos del entctto como el gobierno, los accionistas y propietar:ios, y la comr1idaC Gnanciera, exigen qr-re la compaa realice procesamienio e doros. Pero incluso si ei entorno no lo exigieta, la gerencia de la cornpaa siernpre impler-nenraria el AIS para establecer ) mantener nn contol. Sigue procedimientos relativamente estandarizados, Los reglamenros y las prciicas aceptadas dictan la folma de realitar el procesamienro de claros. Las olganizacioes,
cual sea su clase, procesan sus datos bsica.l-re'te cre la misr'a nanerrl.

I E

sea

ffi

Maneja datos detallados. Puesto qLre Ios registros cle procesamieno cle ctos clesciben las actividades cie la compaa cle manera clerallada, crean un r:rsrro cle rucliror.a. Un rastro de auditora es unr conologa de ircrii,iclacles clue puecle :;eguir.se cie principio a 61, y del 6n hasr,i e I principio. Tiene un enfoque primorciialmente histrico. Los claros recabrrclos por t'l AIS eeneritltuellte descrilen lo tlne sucecli c' el plslclo. sre siempre es r"l cirso cuaclo se us,r procesrrmiento por lotes.

W Proporciona poca informacin para resolucin

tl

balance general, sorr ejenrrlos de ello.

cle problemas. EL\lS prorlcc cicr.informacin. Los informes de contrrbilid.rc[ esr,indai, corno el t'sr:rtlo cltjinqresos ],el

A pesar de qLre lrr lncrr que seper.a los orr-,ls sril,sisr.,nl,rs rlel _ se, r:i AIS se puc.de clisrjneiliL. por lrrs; clr,rcrcrsricrs rlr]rr,ric)l.c\.

CtjlS

rr

lrcurrdo

c.s bor.r,r_

cApiTULo 12

EL sISTEI\,IA DE INFoRlvtAcIN

coNTABLE

3I 3

Un ejemplo C'e sistema de informacin contable

Un buen ejemplo
ei que usan las compaas de distribucin: compaa-s que distribuyen productos o sevicios a sus clientes. Llamamos a ste sistema de distribucin. Al estudia este sistema, resulta r-htil pensar en una compaa orientada hacia los productos, como un fabricante, mayorista o detallista. Sin ernbargo, el sistema de distribucin tarnbin pueCe enconrrarse en organizaciones de servicios como United \Vay y los hospitales, y en agencias del gobierno como el ejrcito y ias autoridacles hacendarias. Todas las organizaciones estn en el negocio de la distribucin en una forma o en otra. Tenga presente tambin que es probable que no pueda encontrar una compaa que procese sus datos exlzctltT,txente como 1o describimos aqu. Nuestro modelo es general, y se ajusta a la mayor parte de las compaas de manera general.
c're

AIS

es

Generaiiclacies del sistema

de datos (DFD, data fotu diagrntn) para documentar el sistema.t Los DFD documenran un sistema de manea jerrqr-rica, y el diagrama de Ia figura 12.2 represelta ei nivei ms alto. El diagrama se iiama diagrama de contexto porque Presenta el sistema en el contexto cle su entorno. El sisterna se repesenra cor-r el rectngtilo vertical que est en el centro. Los elementos del cntorno se representan con rectngulos hoizontales y estn conectados al sistema con fleUtilizaemos diagramas de

fujo

flujos de datos. Los elementos del entorno del sistema de distribucin iucluyen clientes, proveedores, la bodega cle mateiaies y Ia gerencia. En la termincloga de DFD, el tmino entarno aplica al, sistema que se docuinenta. Po esa razn, algunos elementos del entorno, como la geiencia y la bodega de materiales, en realiclad forman parte de la con-rpaa' Los flujos cle datos qLle conecran a la compaia con sus clientes son trir.ly similares a los que conecran a la compaa con slis proveedores. La razn es que Ia corapaa cs ttn cliente
chas llamaCas

lAl clcscilri tt sisterrrr. trLnlbirr clcsr,'tilrircrnos los |tttrtdlrttrttrttls clr: lrt ililtgrlttlr:lr:iotr rlllt()s. Si rctltticrc ut:t (lL-scrillcill Ins tlcl:tllrtcl:t. tcltlit:tsc lll :lli'rrclicc R.

tlc litrjo

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Dirrgt'trnttt (le c()JtI\t() del

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rdenes de venta Comprornisos

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Estados de

Existencias
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Otros inormes

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r11

314

ctNCo
'ARrE

'

EL SISTEN4A DE INFORMACTN SESOO EN COIVIPUTADORAS

de su proveedo. Los pedidos que la compaa recibe de sus clientes generalmente se denomina.n rdenes de uenta, mientras que los pedidos que la compaa hace a sus proveedores se denominan rdenes de compra. En algunos casos la compaa primero obtiene Comprontisosver' bales de sus proveedores antes de preparar las rdenes de compra. Es rnuy comn que la

compaa tenge que enviar Auisos de orden de uenta rechazada a sus clientes, tal vez porque su calificacin de crdito es mala. Aunque los proveedores tambin envan avisos de orden de corrrpra echazada a la compaa, hemos omitido este flujo por sirnplificacin. Tanto la compaa como sus proveedores usan Fachtas para comunicar a sus clientes cunto dinero deben, y Estados de cuentrt para cobrar las cuentas que no se han pagado. Por ltimo, tanto la compaa como sus clientes deben efectuar Pagos Por sus comPras. Los flujos de daros del sistema de distribucin a Ia gerencia consisten en los infomes de contabilidad estndar. Todos los flujos de datos que se muestran en la figura 12.2, menos dos, consisten en reclrsos conceptuales; las dos excepciones son el flujo que va de los proveedores al sistema y que esr rotulado Embarques, y el que va del sistema a Ia bodega de materiales, rotulado -Exzrtencias.Los fujos de datos pueden refejar recusos tanto conceptuales como 1sicos, y los recursos conceptuales pueden incluir datos o informacin.
rl; -'::r r,

tris principales
l

subsistemas
EI diagrama de contexto est bien para definir las fi-onteras del sistema: los elementos del entorno y las interfaces. Siii embargo, necesitamos saber ms acerca de los procesos que se llevan a cabo. Para ello, identificamos los tres subsistemas principales en la figura 12.3. En la terminologa de DFD, esro se conoce como dingrarna de Figura 0. Prcnto veenlos de dnde sali este nombre, Cuando se usa una serie de DFD en una jerarqua' se tecurre a lo que se conoce como DFD en niveles. Los subsistemas se identifican con los rectngulos verticales numerados de la figura 12.3. El primer subsistema se ocllpa de surtir los pedidos de los ciientes; el segundo, de ordenar existencias de reabastecimiento a los proveedores; y el tercero, de mantener el liblo mayor de la compaa. El iector observar que los cuato elementos del entorno que aparecan en ei diagrama de contexto aparecen tambin en la 6gura. Lo mismo sucede con los flujos de datos que conectan el sistema de distribucin con esos elementos. Esta condicin prodr-rce lo que se conoce como DFD balanceados, porqlre aparecen las mismas conexiones del sisterna en todos los niveles del sistema en los que inter.ienen.

dei sistema de distribucin

Sistemas que surten pedidos de clientes

En la figr,rra 12.4 se lrruest:an los cuatro sisernas principales que intervier-ren en el sr-rrtido de pedidos de los clientes: caprlrra de pedidos, inventarios, factriracin 1'cuent:ls por cobrar. La frgural2.4 es una explosir.r del Proceso 1 del diasrarna de FigLLra 0. Por esta razr'r, lo iiar.nar-nos diagrama de Figura 1. El nrmero de la figura se refiere al nirnrero de proceso correspondiente en e I DFD del sigltienre niue/ ms a/to. Puesto qrie el cliagr;rm,r de contexo no te nr trrmeros de figura, el DFD del sieuiente nivel infe rior se denourina diagrama de Figura 0. Observe que aigr,uras cie las flechas estn conectadas a cr'culos peqtreos qLre contierrr'n nmeros. Los crculos son conectores que establecen flr-rjos a on'os DFD. Los nrinleros icle ntifican los nmeros de sistemir de los otros DFD. Por ejemplo, el 11Lrjo de drtos rotuleclo Dtos contables de ctcrtttts pot'cobrni est conectado a[ Proceso 3, que es el proces.-, t1r.tc nr.rntiene el libro mayor de contabilidad" Apretrderelnos ms acerca de Ios cr.rarro sistemr,rs de suLiido cic recli.los nr,is,rrlcirnre. Por ahola, slo necesitarros entenclel clue el sistema de captura cle pediclos i:rtrc,c{ucc los p.--

_]

cApTUro 12

EL srsrEMA DE rNFowrACIN

coNTABLE

3l 5

Diagranta
s is te

de Figtu'a a del a de dis trilt t tcit't

didos de los clientes en el sisrema, ei sistema de invertarios mantiene los registros de inventarios, el sistena de facturacin prpara las facturas de los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar cobra dinero a los clientes.

Sistemas

q-Lie

ordenan existencias de reabastecimiento

De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan de ordenar existencias de reabastecimiento de los proveedores. E.ste detalle se observa en la figura 12.5,y se denomina diagrama de Figura 2 porque descompone el proceso 2 del diagrama de Figura 0. El sistema de compras enva rdenes de compra a los proveedoles para las existencias que se requieren, el sistema de recepcin recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar realiza los pagos.

Sistemas que efectan procescs de contabiXidad general

la figula 12.6 se nuestr1n los detalles del itimo de los rres procesos del diagrama de Figura 0; mantener el libro mayor cie contabilidad. El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sisiemrs conrabies con el objeto de presentar url parlorama financiero cornplresro de las operaciones de la compaa. El archivo qlre coniiene los datos contables combinados es el libro mayor. Dos subsistemas intervlen(tt!.efl esta acrividac{. El subsistema cle actua-lizacin del libro mayor asienrr en.'l libro rra)/o: los reqisrros qLre describen las diversas acciones. El subsistema de preparacin de informes utiliza el conrenido del libro mayor prra prep.rlrr los infbrn.res de la qe le ncia.
E,n

---r

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r)ARrE

ciNco

EL sISTEN4A DE INFoRA,IACIoN BAsADo EN

coNIpLrrADoR\s

,iagt'anta de Fgttra
iientes

I de los 'sten|as clue su;'ten Pecl.itlos de

Ariculos
recibidob

No documentarerrlos el sistema de li'oro mayor con ns detalle qrie el que se rnLlestra aqu. El diagrarna de Fig".rra 3 es suficiente para entende el sistema. A difeencia ci-e los DFD anteriores, ia figura 12.6 inclqte un Cmacn de datos: el tmino DFD para ios archivos. El almacn se indica co11 Llrl rectngulo abiertc,, y se rotula con el nombre corresccndiente , coriro llbro rna-),or" i.o incluirnos almacenes el los DFD cie nivel sr-Lperiol porque no queramos qLle esos iiagramas quedaran demasiado abigarrado,s. AJ bajaL al siguiente ni.el de detalie, encontraremos nrs almacenes de datos. Ahora qr.re ya tenemos un panorama general del sistema de distribucin, describilerlos los subsistemas qlie surten los peclidos cle los clientes y orclenan las existencias c1e leabastecimiento.

'ittgt'turtrt. rle F.qtr.ttr. 2 rle los

stet t a s q t ie orcl e n a. n '! t'ed b d ste ( i t1r i e nto
e,:,:

Datos d c s

Compromisos

i.stt n c it

Estados de proveedores
Paqos a proveedores Datos conlables de cuenlas por pagar

cApTULo 12

EL srsrEr,rA DE rNFoRI,rACrN

coNTABLE

317

Dingranta rle Figtr.t'a J de los

i ste t n a -s q ue re al i zart pt'oces os de co ntn I) il i d a d gen et'o I
s

oto! ae infcrryis
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Otro9 nformes

Surtii pedidcs de clientes

En nuestra descripcin de cada subsistema, Lisarerlos los nmeros de ics DFD para que sea ms Fcii relacionar la nart'ativa con ios diagramas. Tmbin su,oonciremos qlle el sisierr-ra est con-rputarizado.

1.1 Captura de pedides

La 6gr-rr:a i2.7 documenta el sistelna de captura de pedid.os. Se trata de un diagrama de Figtra Ll, pues documenta con irrayor detaile el pLocesar.niento del Paso 1.I del diagan-ra de ni-el

superio

(fryra

12.4).

Dirtpt'cltct rlt' Figtt,t't 1.1 clel sistct1o dc ('trDtrri.t de peddos

Otdenes cle venia Rechazos

Avisos de orden de venia

rechazada

Pedidcs editados

Daios de crdilo

Feclra en que se surti

----..-l'

t_13

PARTE CINCO

EL SISTEI\4A DE ]NFORfuIACION BASADO EN COIUPL]TADORAS

1 .l .l Editqr dqfos de pedidos Las compaas usan fomas de rdenes de venta para registrar los datos que necesitan para procesar un pedido de un cliente. Cuando se ecibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los eoes si es posible, digamos buscando el nme-

ro del cliente. Sin ernbargo, si es imposible corregir el error, como cuando el nmero de artculo no concuerda con el nombre del artculo, el empleado prepara ut Auiso aie orden de uentas rechazada que se enva al cliente pidindole que vueiva a presenrar una orden de ventas corregida. El empleado tambin archiva la orden de ventas en un archivo ilamado rdenes de uenta rechazadaspor edicin. Los pedidos rechazados se conservarn en es archivo, que s un archiuo de soupenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfiean a algn tipo de achivo histrico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema. La tercera salida del proceso 1.1.1 consiste enlos Peditl.os editados que pasaron la edicin. Estos pedidos son las entadas del siguiente paso.

1.1.2 Veri$iescin de crdito El propsito de esre paso es determinar si la compaa quiere tratar con el cliente. Esto se efecta mediante una verificacin de crdito. Una estrategia para realizar la verificacin de crdito considera el impacto que tendra el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el ciineo que se debe a la compaa por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de Cuentas por Cobrar, pero tambin incluimos esos datos en un archivo especial, llamado achivo de Crdito de Clientes, que se usa para realizar la verificacin
de crdito. Ei archivo de Cdito de Clientes tambin conriene los lmites de crdito del cliente. Un lnaite de crdito es el importe total de cuentas por cobrar que la compai-ra est dispuesta a acepta de un cliente. El flujo de datos otulado Datos de crdito incluye ranro la canridad por cobrar corho el lmite de crdito. El importe dei pedido se suma a ia cantidad por cobrar y la suma se compara ccn el lnite de crdito. Si se excede el lmite de crdito, el pedido se echaza. Los pedidos que no pasan la verificacin de crdito se almacenan en el archivo de rdenes de compra rechazadas por udito, y se envan Auisos de otden de uenta rechazada alos clienres. La tecera salida de la veificacin de crdito es Pedidos editados y uerifcados, qlre son
las entradas dei siguiente paso.

l.l .3 Asenior pedidos Cuando se acepta un peclido, se introduce en una Bitcora de Pedidos una breve descripcin para identificarlo, y se escribe un registro de Pedidos aceptddos que se introduce en el sistema de inventarios. La Bitcora de Pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se ,cllrran. La bircora de pedidos conriene elementos de datos como el nmero de cliente, el nmero de peCido del cliente, la fecha clel pedido del cliente y fecha de recepcin del pedido. Los pedidos que estn en esre archivo se llarnan pediCos abiertos. Esto cluiere decir que no se han surtido.

I .l .4 Mqreqr pedidos surtidos Los primeros rres pasos del sisterna de captura de pedidos forman una cadena conectada; estn vinculaclos por flujos de datos, sin almacenes de datos interpr-restos. El paso I.1.4 est aparte porqlle se efectha despus, cuando el sistema de Qrcturacin indica que los pedidos ya se surtiercn. El sistema de facrr,rr:icin crea el fl-rjo de detos de Pedidos clnlP/etados para que sirva como seal. En el paso 1.1.4, los resistos de la Bit:icora de Pedidos cortespondientes a los pediclos sr,rrtidos se nlarcan introdttciendo Lt fecln en qtle ia indicar que ya lto est:in rbiertos. Al registraL la fecha de surtido en la Bicora de Pedidos, se incremena el valoi de inforn-racin de ese archivo. La courpr.itador:-r puede examinar los carrpos c{e Fecha cle surrido para determinar cules pedidos estn abiertos, y tambin puede comparar lirs fechls er'l qLre se surtieron los peclidos con las fech:rs en qLre se recibier:orr prlr'a determinar cLrrnto tienr-r<.r toma surtir los peclidos. Esta infornrircin es r,aliosa p:rr;r los qerenres.
srn'teroix para

1.2 Inventarios
Una vez qr.Ie se toma la decisin de acr-rtli los pedic-los, sc dcbc clccrnlin:rr si cs posiblc sLrrtirlos. La figtlr:i 12.8 firrtestr:r los culno proccsos rlincipales rlr'l sisrcnl:r cle inr,.'ntarios. L)os

CAPTULO 12

"

EL SISTEN,IA DE INFOR,VIACIN CONTABLE

3l:_

Diagranta de Figm'a 1,2 del sistenta. de hnten-tat"ios

pocesos (1.2.1 y 1.2.2) se encagan de surtir los pedidos. Los otros procsos (1.2.3 tienen otras obligaciones.

1.2.4)

1o

El prirner paso es verificar ias existencias de cada artcuordenado. Se recupera del achivo de Inventarios el Registro de artculo del artcuio ordenado. El campo de cantidad en existencia del registio se compaa con Ia cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de ese artculo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no pueden surtirse, se introclucen registros en el archivo cie Pediclos Pendientes. Un pedido pendiente (backorder) implica que no plrede sr-rrtirse el pedido ahora, pero se surtir apenas se reabastezca el inventario. ste es el punto del sistema en el que se obtienen rodos los elementos de datos relacionados con el artculo de inventarios. El registro de inventarios incluye elementos como descripcin del artculo y ubicacin en bodega, que se usarn posteriormente. Si recuperamos esos datos aqu y los llevamos junto con los datos de la transaccin, no ser: necesario volver a acceCer ai archivo de Inventa;:ics en el sistema. El acceso a los registros suele se r la parte ms tardada de cualquier sistema y se procura rnirrirnizar este tien-rpo hasta donde sea posible. Si el pediclo puede surtirse, ei fiujo de datos Artarlos disponibles es el vnculo con el siguiente proceso.
En caso de sutirse el pedido, el siguierrte paso es determinar -.i las nuevas existencias, al reclr-rcirse, han hecho que se llegue ai punto cle reorclen. Cada registro de artcr-rlo contiene un campo cle pr.rnto de reorclen. El punto de reorden es la cantidad cle inventario que dispara una actividaci de resultir existencias. Ctrando las exisrencias dispor-ribles caen al punto de reorden, ha lleeaclo el momento de resurtir. El ptrnro de reorden se fija io bastrnre alto corno fzlra que el nuevo suurinistro se recila irntes de qtre se agoten todas las existencias. 41 rnenos, se es el plan. Cr-rando se llega al puntt-, de rcc,rclen, los drrros de reorclen se registran con:.o Dltros de conpr,t qr-re el sistenra de compras r-rser:. El proceso dc srrrido de pcdidos se conrplerr escribicudo los Rcgi:tras dc ttrttttlu: ' ttt,t/izdos de trelra en el ,rrchivo'de invenrarios. Ceda rino de esros registlos ,rctttllizrtdos coniene las nuevas existencias disponibles. El Hujo.le datos Artcttlos sttrtitlos es el vrrculo corr el sigui.'rlte sistenrtr rle stLltitlr
pediclo-s: Factrrracincle

i .2.1 Verificor exisiencQs

I.2.2 Verificq' el punto de reorder (resr.rrfido)

]20 r**tu

crNCo

" EL srsrEA{A

DE rNFoRil,rACrN BASADo EN cor\rpLrrADoRAS

T.2.3 Aqdir crfcu!@s rebd<es Los pocesos anreiores reducen los inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los inventaios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores. En el paso 1.2.3 se usa el flujo de datos Artculos recibidos del sistetna de recepcin y se actualizan los campos de existencias disponibles de los artculos recibidos, en.l de Inventarios.
Los datos de inventario son Lrna entrada importante del sistema de libro malor. El valor de los invenrarios se incluye como activo en el balance geneai. Este paso extrae del achivo de Inventarios datos que ei sistema de libro mayor necesita, y ios pasa a ese sistema como flujo de datos Datos contables de inuentario.

1.2.4 Fropore iorasr dsteg de lib'o niyor

"rihivo

1.3 Faeturacin
Una factura es el aviso oficial que la compaa enva a sus clientes para notificarles cunto dineo deben. El sistema que prepara las facturas es el de factuacin. I-a figura 12.9 ilustra los dos procesos cle facturacin principaies. Como consumidor, usted recibe facturas que probablemente no identifica como tales. Cada-vez que usa su tarjeta de crdito, el vale que usted fima es una facrura: descibe Lrna sola tansaccin a cdito y establece su obligacin de pagar en una fecha posterior.

i.3.1 Gbtener dcf@s de cXieEfes Primero, los datos de inventario de los artculos surtidos se complementan con datos del cliente del achivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y direccin, instr,cciones cie embarque y nmero de vendedor. Estos elementos se impt'imirn en las facturas y otros c{ocumentos, coino los informes gerenciales. Los Datos defacntras que salen de este paso conrienen los datos tanto cle inventaios corno de clientes.
i .3.2 Frepelrer fccftlfss La prepalacin de las Facruras
Otros clculos inciuyen acumular el totai de todos los artcr-rlos
equiere exrerder cada ren-

gln, o artculo listado en el cr:erpo clei formato, multiplicando el precio pol ia canticiad.

ta| vez calcuiar

un impues-

to

de venta.

ingra.nur ls pztgtn"a I.-j

ste iit r'! 4e .f6rct tt rct c i (tn

rt,el

Pedidos

completados

CAPTULO 12

EL SISTEI\,IA DE ]NFORiIACION CONTABLE

32I

a los clientes, y los datos de Peclidos Los datos de Pedidosfacttuados no inclufacnu,ados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. resume la transaccin de factuinformacin yen los detailes de cada rengln. Ms bien, esta nmeio de cliente, nombe y direccin del racin icientificando la factura por nmero, fecha, importe cie la fctra. vendedor e de cliente, nmero de pedido del cliente, nmero

ljna vez que se imprimenIas Facil.nat se envan

Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captr.ira de peCidos para que la situacin de surido se refleje en la bitcora de pedidos. Esta notificacin se efecta con el flujo de datos Pedidas clnxplettdzs.

1.4 Cuentas por cobrar

La figura 12.10 muest.-a cuarro procesos.que ejecuta el sistema de cuentas Por cobrar. Este sisrema es nico en cuanto a que cada.proceso se realiza independ-ientemente de los dems. Se presenta esta situacin porque cada proceso tiene su propio disparador'

i.4.I
ftdos

Aodir nuevcs cuenftrs po cobrqr

ocurre a diario.

Se aaden registros

al archivo
PeCidos

de

Cuentas por Cobrar inmediatamente despus de la facturacin. EI disparador

factzt-

1,4,2 Elirninor GLtenfos Por cebrsr p<rgodqs

As mismo, se eliminan registros

del arclrivo de Cuentas por Cobrar para reflejar Ios Pagos de clientes.

I.4.3 Preporcr esicdos de cuentq Cada mes, se usa el archivo de Cuentas por Cobal para preparar Esmdos de cuenta Un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero pot' ,rina o ms facruras. Es prctica comn dar al cliente treinta das para pagar una faciura. La cuenra por cobrar se ccnsidera vigente hasta que han tanscurrido 30 das despus de la fecha de facruracin. I-uego la cuenta por cobrar se considera vencida. Un estado de cuenta contiene una sola lnea por cada iactura pen<iiente: una factura que todava no se ha pagado" El estado de cuenta que usted recibe cada mes de una cmpaia de tarjetas de crdito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).

Diagranta de l;igtrra 1.4 dei

s

isten'\. d.e .rcntas

pot' cobt'at
Registros de cuentas por cobi'ar

tros de estados

Registros cie cuentae por cobrar que eliminar

Datos contables cie

cuentas pcr cobrar

Estados de cuenta

Regisiros de cuentas por cobrar pagadas

-T

322

PARTE CINCO

EL SISTEIVIA DE INFORIVIACIN BASADO EN COI\,IPUTADORAS

Tmbin cada mes, el sistema tle cuentas por cobrar proporciona Datos contables de arcntas por cobraral sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como tln activo en el balance general. En esre punro ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahoa necesitarnos responder a las seales de punto de reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento'

1.4.4 Proporci@nr dqtos cie libro rnq)tor

rdenar existencias cie reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las existencias de reabastecimiento son compras, recepcin y cuentas Por Paga.

2.1 Compras
El deparramento de compras consiste en vaios compradores que se encargan de seleccionar
los proveedores que suministarn las existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega. El sisrema de compras tiene como disparador el sistema de inventarios en el Paso 1.2.2 de la figura 12.8 cuando se llega al punto de eorden. Se aade un registro al flujo Daros de comprd, que funciona como enrrada del sistema de compras. La figura 12.11 muestra los cua-

tro subsistemas del sistema de compras.

2.I.X Sele(conar proveedores El comprador decide cules proveeCores debern

considerarse para suministrar las existencias de reabastecimiento, ernpleando datos del achivo de Proveedores y posibiemente otras fuentes. Ei archivo de Poveedores mantiene datos que describen ias transacciones previas con la compaa en trminos de calidad de los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.

lt:1i\
li i

ll!:r,,:lfi

:1i1,:'+1

Diagranza

i,gura 2.1 del sistenxa. de contpras

cl.e

'.iDa!

i.l:,:.:, t-1

,1

ffi
Dato-s de'rdenes

de eompfa

.,

Datos de rdenes de compra emitidas

Obligaciones incurridas Registros de rdenes de compra

Registros de compras que cerfar

Ordenes de compra

Registros de rdenes de compra eliminados

surtidas 6

CAPTULO 12

EL SiSTEIVIA DE INFOR]VIACIN CONTABLE

323

2,1

.2 Obtrenen compromisos verboles

Cuando el comprad.or determina cules

proveedores son los mejores prospecros, se pone en conracto .o., .lio, por telfono quiz o empleando una red de comunicacin de datos con objero de llegar a un-acuerdo.2 '

.3 Preporor rdenes de cornpno El comprador usa enronces su terminal para iniciar la preparacin de una orden de compra. Otra salida son los Regstros dz orden de compra que se agregan al achivo d.e rdenes de Compra Pendientes. Este archivo permire tener cierro control sobe las rdenes de comPra que se pierden en el coreo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en un medio magntico, la compuradora puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay rdenes de compra pendientes: rd.rr", de compra que deban haberse surtido pero que no se sutieon. Los.o*l.adores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las razones por las que no se sutieon los pedidos; esto es un ejemplo de adninistracin por excepcin. Las otras dos salidas del paso 2.1.3 son notificaciones a orros sistemas de que se hizo una comPra. Fl flujo Datos de rdenes de compra enzitrl.as avisa al sisrema recepror que cleberl|egar un embarque. Thmbin, el fujo de datos Obligaciones inntrridas no.lfi." al ,istem" de cuentas Por Pagar que debe esperar una factura de ese proveedor. En breve veremos cmo se usan estas dos notificaciones.
2.1

.4 Cerrqr rdenes de eon'lprc Es necesario eliminar registros del archivo de denes de Compra Pendientes cuando r. r,rrr.r, los pedidos. Estaseaiproviene del sisrema de recepcin en forma del flujo de datos rdenes d.e compra surtias.Los-Registros de orden de comprrl eliwinados se archivan en el archivo Histrico de rdenes de ccmpra. De todos los subsistemas dei sistema Ce distribucin, compras es el que ha sido ms riiftcil de computarizar. La principal razn es el hecho de que el .l.mento humano es lnuy impcrtante. Todas las actividades giran alrededor de las negociaciones dei comprador con los pro,r..dor.r. Esta situacin Parece estar cambiando. Tecnologas de comunicacin innovadoras como ISDI'J, EDI y videotex se estn aplicando al rea de compras para mejorar el flujo de informacin ente ia compaa y sus proveedores. Adems, se-est.r programando sistemas basados en conocimientos para romar una parte de las decisiones del iomlrador.s
2.1

2.2. Recepcin
El sistema de recepcin tiene la obligacin de actualizar el sistema conceptual de la compaa d modo que refleje la recepcin de las existencias cte reabastecimiento d. Ios pro.,,..doro.

2.2. Proce5of recepciones Usted recordar que el sistema de ccmpras avisaba al sistema de recepciones que habra una recepcin futura con el flr-rjo Datos de rr,rr, le conzpra emitidas. Se ve en la figura 12.12 que esos registros se manrienen en ei archivo de Artculos Comprados hasta que se dispara el proceso de recepcin. El disparador llega cuando r-rn camir'r entrega los Ernbarclues en la plataforma de recepcin. El personal de recepcin abre las caias e irrspecciona visualmente e1 contenido para detectar roturas, contar los artculos y
retirar las boletas de empaqne. una boleta de ernpaque, que a menudo es una copia de la fictura del proveedor, vietre dentro de cada caja como iegirtio del contenido. El empieado receptor procesa la recepcin empleando una terminal sitr-rada er el rea d. ....p.i., p".o recuperar |os Datos de artcu/o contprados clei arcl.rivo Ce Arculos Con-rpraclos. E,-,rpl.rn.{o
rfrlici:tlrllctlrc.
l:r reci tlc :ire:t ltrtrrli:t clc l:t cclrttp:tli sc us:rlr:r r:tr:r corltrrricrrr.sc trrrl Ios lrt;r'cetlores. Iltlr tl:t sc cstri rtsrulrlo crrrllr lcz rl:is l;r Irrterrret ])irrit estc rrorrisito.

csl:tl)lccictltlo ltetil,rs clr'ctirrricr.rs cnrrc.lisri,tL,is.:r,itr,,,,,,r. Iil c,rrlrr:rclor rrrctlt,rrrlrl cl Irl)l lltr:t lttcctlcr (lic(t:irllrr'tle lt lrt I:rsc (lc LlillOs rlel t|oVtcclor. ll()f L.i(ntltl.). L:l Ii(lc()le\ \(. tlcscrilrc ctt cl trtrittrlo l5 r'ortro;rtlicutirilr rle r.rlji.ilt;r yirttrrrl rtr.,.,,..i. rr,rr,,r.ionrrr c,lct.trorlicltnlcltrc nl:ttci:rl crt lirlntlr (le rc\t(j. !.(jrl1o I(:r\ t.:rt:ilrtgOs rle lOs ttorec,.lr)t.!,s. Los sisle|:ts ll:t.s:ttltls ('ll (()tl()ainli!nloS riqll (ltl)tilfllf (t)l()(illti(,nt()s. Conlr lOs (lU( l)t('l)()f(i('nl t,l tLll]lrltrl,r. 1 il)li( ill() Ll(. lliitnr'r:t (()nr.I.Ltenl\,.

=.-t
I

PARTE

CINCO

EL SISTEIVA DE INFOR-N'IACIN BASADO EN CONIPUTADORAS

los datos en pantalla, el empleado compara elementos de datos de ia boleta de empaque -el nmeo de orden de compra de la compaia, los nmeros de los atculos y las cantidadescon las entradas correspondientes del archivo. El propsito de estas inspecciones es asegluar qtie el proveedor haya cnviado la metcanca que se orden y que la mercaca que el proveedor envi se haya recibido realmente. Si todo coincide, las Existencia.r se dirigen a la bodega de materiales y se ensambla Ia Informacin de recepcin.

2.2,2 Nofificor s oros sistesrqs

La Infortnncin de recepcirt consiste en todos ios elementos de datos que otos sistemas usan. Un flujo de datos Artrulos recibidos se enva al sistema de inventarios para informar los nmeros de artculo y las cantidades que se usarn para acttalizar el archivo de Inventarios. Un flujo de datos rdenes de compra surtidls se en'
va ai sistema de compras, que 1o usal para cerrar las rdenes de compra pendientes. En la seccin que sigue veremos cmo el sistema de cuentas por pagar usa el flujo de datos Contprrts recibidas. Los sistemas oientados a las comuriicaciones tansmiten los tres avisos de recepcin con poco o ningn retraso. En los sistemas manuales pueden pasar da.s antes de que todas las

notificaciones lleguen a su destino.

2.3 Cuentas por pagatr

El sistema de cuentas po pagar se encarga dc pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago, la compaa querr asegurarse de que en verdad debe ese dinelo. Esta
certidurnbre se establece cuando existen tres condiciones:

1,

Hay pruebas de que las exisiencias

2.
3.

se ordenaron. Esta prueba es un registt'o en el archivo de Cuentas por Pagar. Hay pruebas de que /as existencias se recibieron. Esta prue'oa ia proporciona el archivo de Compras Recibidas que corrtiene la notificacin de recepcin poi parte del sistema de recepcin. Se recibi una facnnrt dei proveedo lo cual se ref eja en el archivo de Facturas y Estados.

Diagrnm.a de Figu'a 2.2 del

sistenza de recepcin

@t

fouto"
Daios de artculos |EFG*SF5

u"

comprados

T
Existencias

ffi
!

i i:1''," emitidas

Artculos recibidos
rdenes de compra surtidas Compras recibidas

cApTULo 12

"

EL sisrEA4A DE rNFoRi\iACiN

coNTABLE

325

Diagrarna defigzt.ra 2.3 del

sistenxa de cuextas pcr pa.gar

La 6gura 12.13 muesta lo,s procesos del sistema de cuentas por pagar,

2.3.t Frep{rrcr regstros de cJenfss pe,r pegqrdel proveeden

Se aa-

den registros al archivo de Cuentas por Pagar cuando se recibe el flujo cie datos Obligaciones inctn'rida del sistema de compras. Podra pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercanca.

2.3.2 Efectuqr pqgos o proveedores

Las Facfinyts de proueedores y Exados de cuenta de proueedores se intoducen en el archivo de Factuas y Estados, donde se conservan hasta qr-re se efecta el pago. Se efectan pagos cuando se satisfacen las tres condiciones anteriores. Se usan Datos de pago del archivo de Cuentas por Pagar y Ios Datos de facnn'ns del archivo de Facturas y Estados para efectuar Ios Pagos a proueedores.

2.3"3 ElimirEr crrenfss por pcgcr pcgcdds Cuando se efecta un pago a un proveedor, el registro correspondiente se elirnina del archivo de Cuentas por Pagar y se aacle al archivo de Cuentas por Pagal Pagadas. 2,3.4 Proporcionsr dqfos de libro nlc)r'or
El sistema de cuenras por pagar alimenta datos al sistema de contabiiicl,rd general" Las cuentas por pagar aparecen como Lln Pasivo en el balance general. Esto conch,rye nuesrro recorric'lo del sistema de distribucin. Aunque es pr:sible que le hava p"s6'a conrplejo, nuestro sistema en realidad es muy sencillo en comparacin cctn ios qlre usa la mayor parte de las con-rpaas. Olnitimos una buena cantidrd Ce rutinas de excepcin: acividacies qlre se rellizan con poca frecuencia pero que deben tenerse en cuerlt;1 en el diseo de un siserna oper,rcior.rrrl. Por ejerlplo, ro incluimos ic,s procesos c.le elirnin'r lrs
ar-ciivos dc sr-tspenso ni de eFectlrrr el seqr-rirliento de los 'tedidos pendientes'de surtir. No olstante, a pesar de que herlos sinrplif;cado el sisenrr, nos d:t un:r blrena idea de qr.L es lo qr.re cor-rsrituye Lur pl'ocesar-nier-rto de datos entlelnc{o rttt sisrcrdenes de venta recl-izrdas
cl,-' sr,rs

rna t:asrrdo en computlclor,rs.

326

pARTE

CrNCo

EL SiSTElvtA DE INFoRIvIACIN BASADo EN CoMPUTADoRAS

ffi-a--------

srdene sw'comprutmdors Ee! por lmlermet

Ms y ms compoos esin usondo internel poro hocer ms fOcil que sus clientes ordenen sus producios. En iulio de I99 lo Dell Computer Corporotion ogreg esto copocidod o su pgino boru (home poge) siiuodo en http://www.dell.com. Lo pgino bose incluye un vnculo de hipertext,r rotulodo Buy o Dell, y cuondo usied hoce un clic en este unculo oporece uno pontollo que muestro'los sistemos de lo lneo de productos de Dell. Codo sisiemq se identificq con'su nombre, uno fotogrofo y su precio bose. Si usted hoce clic en el nombre del sistemq que le iniereso, inv-ocor'uno pontollo que listo todo el hordwqre, softwore y opciones de servicio que estn disponibles. Lo figuro i2.14 da un
eiemplo.

El sistetta de ca.ptLtra. de peddos de Dell Cotnputer que.incorpora Ia Internet

/LS lollor. 15.?lnchvlcv!bb lqc Slc,

X6O EIDE

I ilfollur: il !'iiro r1lI1r:

l,llrd 0rlw

Usted hoce clic en los opciones que le gustcro oodir o lo configurocin y luego hoce clic en el botn Reco/culoleTolal (Recolculor el totol) poro obtener el precio iotol. Tombin puede eliminor opciones hocienc.lo clic otro vez en ellos poro desoctivorlos. Si usfed est solisfecho con lc c,rnfigurocin y el precio, hoce clic en Add Syslem to Corf (ogregor sisiemo ol corriio) como si esiuvierc de compros en su superniercsdo fovorito. En unq nuevo pontollo se presenion vorios opciones de pogo, y usted selecciono lo que deseq usor. Se hor el pedido y usted recibir uno confirmocin por correo elecfrnico en menos de 24 horos.

Cuondo Dell oodi iniciolmente lo opcin de ordenor por lnfernet, esto slo representobo uno oorcin pequeo del totol de sus pedidos. Sin emborgo, el nmero de pedidos por lnternet comenz o crecer rpidomente, o rozn de 5% por semono. Dell cree que los pedidos por lnlernei podron llegor o represenior el lO% du su uolumen toiol de
vento
s.

.1-

cApTULo 1.2

EL srsrEr\,iA DE rNFoRlvrACrN

coNTABLE

327

.sffi" Cuando used sigue el enfoque de sistemas p^fa resolver uno cie los problemas de ia compaa y ilega a la conclusin de que la causa fundamental radica en el procesador de infomacin, usted procede a trabajar en la definicin paa identificar dnde est exacramente el problema. Usted comenzara en el nivel ms alto del sisrema, el CBIS, e identificara en cul subsistema esr el problema. Supongamos que se trata del sistema de informacin contable. A continuacin, usted examinara cada uno de los subsistemas del AIS. puesto
que los datos fluyen de un subsisrema al siguiente, lo ms probable es que usted comenzara con el subsistema de captura de pedidos. Suponga que el problema esr dentro de ese sistema y usted lo define como; "el sistema de captura de pedidos tarda mucho en inuoduei los datos de los pedidos de lcs clientes". A continuacin, usted examinara cada uno de los subsistemas de captura de pedidos que se ilustran en la figura 1.2..7, y se. enrera de que el subsistema de Edita datos de pe_ didos tarda mucho en introducir ios clatos del flujo de daios de rdenes de venta. IJsted ha completad.o el uabajo de defi_ nicin y
esr

Al emprender ei trabajo de resolucin, usted idenrifica soiueiones alternativas. Aqu es donde se aplica la amplia va_ riedad de tecnologa de cmputo. Por ejemplo, si "ctualmen, te capturistas esrn introduciendo los datos de pedidos em_
pleando terminales con teclado, podran considerarse otras tecnologas. Tal vez se permitira a los clientes inrroducir sus propios datos. de pedido en la computadora de la compaa udlizando la red de rea amplia de la compaa: un ejemplo de intecambio electrnico de datos. Otra opcin sera que los clientes usaran la Internet. Orras onciones ms incluirLn tecnologas como las enrradas habladas y los lectores cie cdigos de barra. Desde luego, no hay que depender exclusivamente de las tecnologas paa propone alternativas de resolucin, pero en muchos casos pueden servir de base, Una vez que usreci idendfica las alternativas, se evalan y se selecciota la rrrejor. Suponga que se rrara de la Internet. Una vez que se implementa, la compaia vigila su desempeo para asegurar que esr esolviendo ei problema de un sis_ tema de caprura de pedidos poco responsivo.

listo para resolver el problema.

' El papgkle los sisremas de infoL macin contable enlaresolucin de problemas

Puesto que el procesamiento de datos se caracteiza por grandes volmenes de datos, ms que de informacin, es ficil pensar que el AIS casi .ro .onriibnye a ia resolucin de problemas. Esto es engaroso por dos razones. Primera, el AIS produce aQo r/e informacin en forma de infomes estnda de contabilidad. Estos informes son especialmenre valiosos en el rea finan, ciera de la compaa y en.los niveles serenciales ms alros. Segunda, y ms irnportante, el AIS

proporciona la ica base de datos que se utiliza para resolve, loblemas. La base de datos sumiistra una buena palte de las entradas de orros subsisremas del CBIS; sobre todo par.a los MIS y DSS, y en menor grado para los sistemas basados en conocimienros. El proceso dc datos constituye los cimientos sobe los que se construyen
resolucin de problemas' El prirner paso para p.opo.cior-,a. ai gerenre el apoyo cle cmpu, to que necesita para resolver problemas es irnplementar un A]S slido.
c{e

orros sisremas

Resurne n
EIA]S
mrnriene r-ur registro financiero detallado tle las operaciones c{e la con-rpaira y proclr-ice informacir cluc describe esas operaciones. La infornacin exisre en Fornra cle documenros inr-

euroluo con cxcepcirr de los onipetidor.es.

plesos ) exhibidos.er pi]1alla,qtlg,.i.r.-g..person,rs de la compaa y de roctos Ios elemenos clcl

El procesamiento

c1e

datos co,'rsiste en

cLr1rro raeas brsicrrs:

recoleccin cle clrros, nra,

clc-

r-rirLrlacin cle dirtos, rlmacenat-uiento de

drros y plepirracin cle clocumeros. Lr rnlniptrllcloctulenro.s

:rLrede

cin consiste en clasi6car, ordenar, calcr.rlar y rc.sumir. L..r pleparacin rc"alizarse cu,rlclcl oclrrre *a1 irccit o crrirrrlo se crrrlrie ,r,., plar,r.

=T
I

328

PARTE CINCO

"

EL SISTEI'IA DE INFORIVIACIN BASADO EN COIVIPUTADoRAS

posee vaias caracrersticas que lo distinguen de las otras apiicacin: realiza tareas necesarias, se ajusta a procedimientos elativamente estandarizados, maneja datos detallados, tiene un enfoque primordialmente histico y genera informacin para resolucin de problemas como subproducto de sus otas actividades. Una compaa distribuidoa emplea una integracin de nueve subsistemas de AIS. Los subsistemas de captura de pedidos, inventarios, facturacin y cuentas por cobrar procesan los pedidos de los clientes. Los subsistemas de compras, recepcin y cuentas por pagar consiguen existencias de eabastecimiento: Dos subsistemas mantienen el libLo mayor y producen informes gerenciales estndar. El AIS contribuye a la resolucin de problemas produciendo infomes estndar que resumen la situacin financiera de la compaay crean la base de datos que usan otros subsistemas del CBIS.
reas de

El procesamiento de datos

E---------

rnuruos crAVE
sistema sistema sistema clrentas

procesamiento de datos (DP), procesamiento de transacciones (TP) sistema de infomacin contable (AIS) transaccin sistema de distribr-rcin sistema de captura de pedidos sistema de inventarios sistema de factuacin sistema de cuentas por cobrar
sistema de compras

de recepcin de cuentas por pagar de libro mayor por cobrar lnite de crdito bitcora de pedidos pedido abieto peclido pendiente de sutirse
(backoLder)

existencias agotadas

factura
estado de cuenta

cuenta por cobrar vigente cuenta por coblar vencida factura pendiente de pago comprador oden de compras pendiente boleta de empaque

punto de reorden

CONCET'TOS CL,.$TE *--------s

x
Cmo el procesamiento de datos caorura los dealles de las actividades diarias de la compaa Por qu es necesario manipular los datos para lograr que tengan significado para 1os usuarios Cmo los datos fluyen de un subsistema a otro en el sistema de distLibucin El AIS como principal contribuyente a la lase de datos

"_tREg__v_l{i4$_ f. usa
2. 3. 4. 5, 6. 7. 8. 9.
QLrin tos.

las salidas del AIS?

Ivlencione las cuarro operaciones de manipulacin de daQ" or:igir.ra una salida del AIS? Por qu es necesario que una compaira tenga un AIS?
QLr Fon-na de

inforrnacin para resoh.rcin de problemas

propot'ciona ei AIS a los gerentes de una conrp:ra? ;QLr tipos de conrpaas usaran ei sistenra de distribucin?

;Por cr ll:rnr;rnros clirrgr.ama cle conrexro al DFB cle

m-s

rlto

nivel?

ltfencione los crLlrro elenre ntos del e ntorno del sistema de distribucin. ;Curles exisren de nrro .{e le conrpar?
Ctrles existen :rlirera? Un

11. Cules son los dos procesos cle frltrado bsicos qr,re se ealizan antes cle que ul"ra compaa decida aceptar: una olden de vcntas? L2. Cr'no ptrede un gerente r-isar la Bircor:l de Pediclos pela mejoral el deser.npeo de la porcin del sisteura dc distLibtrcin qu srrrte los pedidos de Los clientesi L3. En q'.r subsistema encontrrlnros urr pedidcr abie rto? ;Y nna factrua pendiente dt' paeo? ;Y una orden de cclni',r'l pendienre de sLrlLi lsc? r4. QLr diferencia hx1, 1 un pgdidi pendi,:nte c{e stu tisr: y rulx siru:-Lcin de existe ncirrs agotac'lls? r5. ExpliqLre por tltrci se r.erilicir e I punto de leolde n slcr cu:Lndo sc slrrte un pcdiclo.

DFD nrLresrr:r HrLjos fisicos o concepruilles? ExpliqLrc. 10. ;Q" nornbrt recibe cl DFD qLie nruesrr:r los priniip"i.s
sulrsisre rnLs

r6. Qu diferertci:r
cttrnt.l?

h:r], etltre

ttul lhctttrl l, ttlt

cst,rcltt .i.'

17. ;QLr citras se rnuitiplicrrn culndr se cxti.'rclc rLrr rcrlq]rl

dc r,rn sistcml?

rlc rtrrt IrrctLrllr?

cApruro 12

EL srsrEvrA DE rNFoRdACrN

coNTABLE

329

18. Por regla general, 19.

cundo se vence Lrna cuenta por co-

zo. Mencione

blar? A cuies sistemas notifica el sistema de recepcin cuando se recibe un embarque? para cada uno, especifique el flujo de datos que se usa"

las tres condiciones que deben existir para que una compaa pague una factura de un proveedor. 21. Cite dos contribuciones que el AIS hace a la esolucin de problemas.

TEMAS T'ARA &--------1. Qu cdigos esperara encontrar

2.

DISCUSIN
3.
En ei captulo se dice que cada uno de los cuatro procesos de cuentas por cobrar tiene su propio disparador. Esos disparadores son producto de acciones o de plazos programados?

usted en su registro de estudiante, mantenido por su universidad? CuI de los flujos de datos de la figura 12.2 sera el ms fcil de realizar empleando transmisin electrnica? Hay flujos de datos o de informacin que no puedan manejarse electrnicamente?

*_t RO_B-LEMAS____
se usan para resolver los siguientes problemas se describen en los apndices.)

(Nota: Las heramientas que

1. 2.

Dibuje un diagrama de entidades-relaciones de todos ios

datos que se usan en el sistema de distribucin. Documente ia Bitcora de Pedidos con una entrada de ciiccionario de alnacn de datos, una entrada de diccionario de estrllctura de datos y el nmero necesario de entradas de diccionario de eiementos de datos.

J. Documente el flujo de datos del sistema de facturacin rotulado Pedidosfac*rados.EmpIee una entrada de diccionaio dc flujos de datos, una entrada de diccionaio de estructura de datos y el nmero necesaio de entradas de diccionario de elementos de datos. " Use seudocdigo para documenrar los primeros dos procesos del sisterna de

inventaios: r'erifique las existencias y

el punco de reorden.

Intersiate Hydraiic Manufacturing Co, es un fabricante establecido, propiedad de una famiiia, que prou.. dispositivos hidulicos que se usan en las suspensiones de automviles y en rnonracarga Desde la fiibrica,n }luncie,,Indiana, se envan productos a clientes de todo el mundo. 'Iodo ei procesamiento de datos se efecta con una minicomputadora, que maneja nmina, F".r,rr^.ir,, crlenras por cobra inventarios y contabilidad d. .ortor. Los trabajado[es marcan su entrada y ,u ,"lid" con relojes registradores e informan del avance de los trabajos llenando un p"qu.L'de formaros qu.'".orpaa a cada lote de trabajos. Los datos de las t"rjetas de riempo y ln, prqo.t.s de formatos son introducidos en Ia computadora por captuisras de la divisin de manufactura, quienes usan trminaies con teclado. , Ben Lambet est a cargo del servicio a clientes, atiende quejas y acta como gua en
las visitag a la planta; adem,islpropolciona informacin r,t g..nt.'d.i* pl^ntr robrJ.l d.sempeo de los producros. IJn da Lambert est sentado tras su escritoio, contestando la coarrasada que se ha acumulado. l to.rr" su grabadora de oficina y dicta la si,Iespondencia

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illr' "i:

gurenie

carta:

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Sra. Ellie

Nosrrom
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,.Muchas gracias por ser tan comprensiva la semana pasada cuando ilam para pregllntar acerca de qu,pedido, Como le explic,u, tenemo:.un^gran.nmero de trabajos en proceso en este momento y muchos ms esperando en fila. Senciliamente es irnposible localizar
,

uno sin dedicar un tiempo consideable a examinar nuestros expedientes. Estov seguro de que usted lo entender. Poco despus me enter de que su pedido se deruvo por faita de materiales. Flemos estado teniendo problemas para conseguir el buje Ce nyion que conecta el ariete accionador a la cubierta. Slo tenemos un proveedor que puede satisfacer nuesros altos estnda-res de calidad, y acabamos de enteanos de que su fbrica ha estado en huelga duante

cxi meclio airo.

Po fin localizamos otro proveedor en California y le hicimos un pedido, pero cuando los bujes llegaron el informe de recepcin se archiv incorrectamente y no sabamos que ya estaban aqu. El infome de recepcin, que normalmente se enva a nuestro departamento de contabilidad, se envi al de compras por equivocacin. Despus de su llamada, habl con el supervisor de recepcin y me dijo que recordaba haber visto el embarque. Por fin lo localizamos en inventarios y hemos generado una orden de produccin. El trabajo est actuallente en proceso y deber completarse para fines de esta semana o bien a principios de Ia prxima. lJna vez ms, grcias por llamarnos la atencin respecto a su pedido. Nr-restros clientes son nuestro activo ns valiosb, y apreciamos sus pedidos. Nos comprorneteinos a segrrir respondienclo a sus necesidades, proporcionndole el misn-ro i-rivel de servicio superici'qr-re ha sido nuesto sello caracterstico. Por favor no dude en llamarnos para cr-ralqr-rier cosa que se Ie
ofrezca.

Atentamente, Ben Lambert, Gerente Departamento de Servicio a Clientes

30

Preguntas L. Cules subsistemas

del sistema d,e'distribucin estuvieron implicados en el poblema ,de la seora Nosuom? I , , 2- Explique cmo puede usase el equipo de cmputo para evirar que se repita este pro,

blqma. lcientifique ias unidades de hardware y expiique brevemente cmo se usan. 3. Cul es el ploblema fundamental de Interstate, mismo que se reflej en el mal manejo del pedido de [a seora Nostrom? 4. Se iesoloer el problema con'el equipo que especific en su respuesta:a la pregunta 2? Explique su respuesta.

BIBLIOGRAFIA SELECTA ---------Chandra, Akhilesh, and Palvia, Prashani g1'ating Framework."

Tecbnologl,
Systerns ir-r Accounti.ng: Applications and

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virtual
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Obj etinos
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del aprendizaie
cambio del trabajo de oficina, de lugares fijos
a los hogares de los

Despus de estudiar este captulo, used deber

Ser consciente del

empleados y otros lugares.

tr

Conocer las cliferentes aplicaciones que se conocen colectil-amente cornc automatizacin de Ia oficina. Entende el papel que las apiicaciones de automatizacin de la oficina deiempean en
la resolucin de

problemas

37

t.,tl'ill't-o ti " l.\ ()l:t(l\\ \'llin.\1. 377

IntLochtccin
La arLtonrarizacin cor-nenz en las lbricas,v se propag rl las oficires eu lonra cle aLrronrrizacin de la oficina (OA, office ltrfton(ttion). Originalmer.rte, lir OA buscaba a1'r.tc{:rr,r los r.r'pleaclos secretariales y adrlir.ristrativos, peio su capacidad para lacilitirr le courunicacin fbr-

nal e infbrmal con per:sonas tanto de dentro coluo c{e fLrel'a de la conrpai-ra atrajo,r
gerentes

los

y profesionales como usuarios. Todos

estos trabajadores de oficina usan lir

OA

p,rr:r

alirr-rentar su productividacl. En fechas ms recientes, las mejoras en las comunicaciones de datos han hecho posible que ciertos empieados realicen una parte de su trabajo, o todo, en cr-ralqtriei sitio. Cad:r vez

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F

ins en-ipleados estn trabajando en casa y cornunicndose con su oficina ool nredio de sistemas de ccmunicacin electrnica corno colreo electrnico (e-mail) y transn.risin de Facsril (FAX). Cuando una compara realiza su trabajo de oficina de esta t.nanet'a, ei lLrgar de trabajo recibe el nombre de oficina virtr-ral' ,.- La tecnologa que hace posible la oficina virtual es la OA que ya mencionamos. I-{ay once'aplicaciones de la OA. Algunas requieren el uso de la computadora; otras no. Sin embargo, todas pueden proporcionar a empleados de todos los niveles, incluidos los gerentes, informacin para resolucin de problemas. Aplicando teora de sistemas, es posible adaptar la OA a las necesidades de comunicacin de cada gelente. La combinacin de la OA de un gerente dado depende del tipo de organizacin, de las preferencias personales del gerente y de Ios recursos de la OA con que cuenta' La automatizacin de Ia oficina es atractiva sobe todo porqlre no slo hace crecer ias comunicaciones intepersonales tadicionales, sino que adems ofrece nuevas capaciclades.
1:l;ir ';fitorn
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-

atizacin oe la oficina
La automatizacin de la oficina se remonta a principios de la dcacia cie ios sesenta, cuando IBM acu el tmino procesamiento d.e textos para expresar el concepto de que la actividad de oficina se centra en ei prccesamiento de palabras. La primera evidencia tangible de este concepto nuevo apareci en 1964, cuando IBM sac ai mercado una mquina llamada MT/ST. Esto era el acnimo de Magnetic Tape/Selectric Typewriter (cinta magntica/mquina de escibir Selectric). La Selectric ea una mquina de escibir de IBM que tena un elemento de escitura del tipo de e.sfera giratoria. La MT/ST era una mquina de escribir Selectic conectada a una unidad de cinta magntica. A medida que una secetaria mecanografiaba una carta, la informacin se guardaba en cinta. Luego, la carta poda mecanografiarse una y otra vez desde la cinta. La mecangra slo tena que escibir el nornbre y la direccin de la persona que recibira cada carta. Las cartas
tenan el aspecto de originales. Desde el debut del procesamiento de textos, se han aplicado otas tecnologas al trabajo de oficinas, y juntas eciben el nombre de automatizacin de la oficina. La automatizacin de la oficina (OA) incluye todos los sistemas electrnicos fomales e infoma.les cuya funcin primordial es la comunicacin de infomacin entre personas, de Centro y de fuera de la compaira.
sistemas de OA son lbrmales, en Ia medida en qe se planifican y quiz documentan coil un procedimiento esctito. Estos sistemas fomaies se implernentan en el nivei de la cornpaa para satlsfacer las necesidades de la organizacin de foma simiiar a como 1o hace un N{IS. Sin embargo, la mayor parte de los sistemas c{e OA ni se planifican ni se describen en documentos. Estos sistemas de OA informales se implementan Ce forma parecida a los DSS; es decir, cadayez que un individuo los necesita para satisfacer sus propias necesidades nicas.

Sisien'ss elecfrnicos formcles e infonmcls Algunos

Cornunicocin de imforsngc!n

La palabra clave que caracteriza la OA es cottttttticacin. La intencin de la OA es facilitar todo tipo de comunicaciones, tanto orales como escitas.

__ 373

l'\lt I[ (.1\( ()

1-\l)()iii\s stsll11l\ l)l-. I\F()lill \(.i()\ tl'\5'\l)(') l:N l'oll']l

Ferson<s de dentro

con'lpCIiO Los sisteurirs cie OA actuadentro de lr comPair' sino tallbin enIt's iacilitan la cot-lrtttlicacin no slo elltre persollils

y de fuero de lu

trc estas Personas y otras del entorllo de la con-rptrra'

usuarios de la OA
tLsarl la oA. Bsicarlente, l-r:ry ctletro categor'as de Iodns las personas que tlebafan en ocirres Los profesio'ales est* e' el mismo uru"rior, i.r-r-r,.r, protesio'ale,., secretarios y ofici'istas. contribttyen con habilidacles espebien, us nivel c}re los gerer-rtes pero rlo tienen sLibalteruos; compradores, vendecloes y otlos los son ciales de r-rn tipo Lr orro. Ejernplos de profesionrles y estadsticos' Los gerentes mercados de co,t-to i,-tuestigadores

asistentes.rp.ii"l.r.l.l p.rro,r"l del conocirniento, polqlle y profesionles se conocen colectivamerre como trabajadores

su

est co'stituida por sus conociprin.ip^l contri,truci' a las actividades en las que parricipan del conocimieuto" trabajado[es los mientos. Los secretaios y oficinistas aPoyarl a

i,a ofrcina viLtilal

electrnicamente ha abierto nuevas posiLa capacidad de la OA para vincular a las personas trabajo de oficina- Dicha capaciclad incluso ha biliclades en la forma como s lleva a caboei oficina. En vez de ello, ese trah..ho i.rrr...sario que el trabajo de oficina se realice en una el empleado se encuene' El nombre que bajo puede .f..t,t"rr. .r, .,,"lqt'it' lugar.en ei que de oficina ,.'d.'" esta capacidad es el de ofici'i virtual, trmino que sugiere.que el trabajo vinculado est de trabajo el sitio p,r.J..f...,r^rre uirtu"l*entc en cualquier lugar en tanto de coiriunicacin dpo medio de algn .orr,.rno o ms de los sitios fijos de ia compaa.por
electrnica.

El innpacto cie la of,cina virtua[

virtuai durate la dcada de los setenta cuando comenzaon a apafecer seiales de la oficina de datos de bajo costo hizo la aparicin d. i.ro"o-putadoras y equipo de comunicaciones el tmino teleprocesc paus se entonces poribl. que las personas trabajaran ei1 casa. En ese trabajo a distancia o el tmino ra descibi la comunicacin ie datos, y luego se introdujo los empleados pocmo descibi de teleconmutacin porque pareca una forma apropiada estuvieon ,.ir,' distancia a electniiamente al trabajo. Entre los prirneros trabajadores dan cuenta de que dieron se que cientficos en computacin como los programadores de sistemas, facilidad la misma con vela poal.r, creaf sus prodrr.to, de sofrware en casa o en un barco de
que en la oficina. estim que aproximadamente Ios empleados como ene sus compaas. En 1995, se de seis a ocho hoas a la semaen promedio dedicaba Urridot Estados de l^ orr)ade trabajo 25o/o de las compaas incluidas na al trabajo a distancia.i Para fines de 1996, se estim que por primera vez.2 a distancia trabajo el explorara en la lista Forttme 1000

El trabajo a distancia y el concepto de oficina vitual

se

han popularizado tanto entre

30o/o de

Ventajas de la oficina virtuai

con la ayuda de la elecLa oficina virtual supera las resticciones fisicas dei lugar de trabajo
trnica, y as hace posible lograr varias venta.las reales'

Some Neglected Considerations", en Contnumications of '\Xilli*m E. Snizek, "Virrual Ofces: (septierr'bre de 1995), 16.

the

ACM 38

rstepherr Bouver, "The Manyvirtues of the Virtual office", en Eiterprise Reengheering3 (abril de 1996)' 8

&

(-.\t)t.t.t t_()

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.\t. 379

gl Menor costo de instalaciones

La compaa uo tier-re qlle conlar con t:1nri1 clplciclecl

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esn tlabajanclo en otlo lado. Esto pe rrnite lede oficinas, ya que alglr'os empieados ducir los costos de rellta y expansin de ohclllas' eqr'ripo cle oficina a c'.rc1a enrple:rc1o, Menor costo de eq'ipo En lugar de proporcior.rar grarl parte del eqtripo de t.r'ia'era si'rilar los trabaiador.r, iir,rn.i" p..,..r., corllPartir stts reclllsos' a como los usrtarios de una LAN comPaltell los trabajadores a ciistancia cielen ulanteqtLe Pttesto
Red formal de comunicaciones especficas, se est concediendo n'rs atencil'r nerse informados y Lecibir- instrucciones
a

lareddecom'tlnicacionesqr-relaquese.lePrestaordilrariametrte.Enelanrbierltecleofise comuuica mecliante collversaciocina tradicional, una b.,..r" pnrt. de la inforr-l-racin nescasualesyporobservacin'Lacrecienteatencinalasnecesidadesdeltlabajaclora

distanciapodraproducirmejoressistemasdecomunicacinquecuandotodosloseinpleados trabajan en sitios fijos'

6l Menos interrupciones dei trabajo cuando tolmentas

la actividad puede continuar.
e

de nieve, inundaciones, huaal^lr-rgar de trabajo, la activiviaiar los erripleados canes y cosas por el estilo impiden a oficina virtual, gra' parte de de r-rn ambiente dad de la compaia puede paializarse. En
a Ia compaa contata Personas que Contrib-,lcin social La oficina virtual permite

de trabajar. Las personas con cliscapecidades, de ota fnanela no tencran oportunidad pueden trabajar en casa' As' la oficina virlos ancianos y to, p^J"' to" hi;o' pequ.os expresar su conciencia social' tual ofrece a la cornpaa t"'" opo'i*nidad de

de vista de Ia compaiia' sIo ia ventaja de Estas cinco ventajas lo son desde ei punto que de oto modo no tendran trabajo' empleados, lo conriibucin social beneficia tambin a

'

Desventajas de ia oficina virtsai

cuan,lo una compaia virtttal, lo hacc sabiendo compfomete con i',na estrategia de oficina que algunos de ios irnpactos pueden ser negauvos'
se

E! Sensacin de aislami.ento cuando los empleados no

E
I I

entlan- en contacto a ciiario con una parte importante de una organizacin' sus colegas, pierden la sensacin de se empleado se ealiza con indepenTemor a perder el traba.lo Puesto que el trabajo del

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sentifquenosonindispensablesyllegaralaconclusindequecualquierPesonacon y que podran ser vctimas de ,rn* .oir]p,r,"dor" y u" mdem puede hacer el trabajo'
un "despido electrnico".
baje el nimo de los emDecaimiento en el nimo Vaios factores pueden hacer que
pleados.

uno

es la ausencia de la

retroalimentacin positiva que se genela en ia interac-

cincaraacaraconsuperioreseiguales'otroeselhechodequelossalariosquesePaganalostrabajadores"di,t",,.i.tiendenaselmenofesquelosquesePaganaquienes
trabajan en oficinas fijas.

w Tensin familia si hay tensiones en casa) el trabajador

"

no puede escaPaf de ellas du1a tensin aumentar podra Porque el cnyuge porante unas cuanras horr.. Tr-bin fa*iliaes' responsabilidades las evita de foma t.,^ dra ver .i ,r"U";o ;srancia .o-o

Lacanactesticadistintivadetodasestasdesventajasesquelosonparaelenpltado.La los efectos negativos si no vigila de cerca lo qr-re compaa podra ni ,iq;l;; "*. cuenta dc la oficina virtuai sea un xito' la compaa debe sienten sus empleador. ;;; ;;;;, Para que q'" lot empleados no resulten perjr'rdicados' hacer un esfuerzo .rP..i"i;;;"gt""'

380

( (.)\ll'l f.\l)()li,\5 1,.\tiil. (.t\(.() . l:t. st5.l l:tl.\ l)l: l\l:()lillr\(.1( )\ ll.\\.\l)() l-\

Estrategia de oficina virtual recornendada Lidl'L Risse, constrlror:r ge renci:rl de Synergv Pl:rnt-rir-rg ltrcorporzrrecl,
polticls clue lir comparla debe adoptar para obtener el

ha iclentificado varias

m-rin'ro bel'reficio de

la o6cin virsLr

rurl.t Le list,r tlLre

siqtre sc bs en srts tecotletrdaciores.

ffi Froporcionar

recursos de cmputo. Si los en-rpleados no pr-reden costeal'

propio

hardrvare y sofnvare, l:r conpara debe proporcionr'selos'

S! Proporcionar acceso

a l's fuentes de informacin, Si una palte de las oblieaciones del er-npleado consiste en realizar investigacin, la cor-npaa debe proporcionarle las fientes de iformacin necesarias, como acceso a bases de datos comerciales y a Internet.
se

W Proporcionar suministros diferentes de los de cmputo. Atii.rquc la oficina vitual

basa en datos electrr.ricos, clebe proporcionarse a los empieados el meterial de oficina eLre necesitan pala efectuar su tlabajo: calculadoras, engrapadoras, sobres pata envos por mensajera, listas de telfonos, manuales de plocedimientos, etctera'

Tomat medidas para remitir las llarnadas telefnicas. Alguien en la oficina fija debe hacese responsable por remitil las llamadas telefnicas a los trabajadores a distancia. Tambin, la compaa podra utilizar un sistetna de mensajes de voz que pennita a los
trabajadores a distancia acceder a l desde sus hogares.

tr Utilizar llamadas de conferencia.

Una llamada de conferencia penrLite a. ms de dos personas patici.Dai en una convesacir telefonica al mismo tiempo. Los superiores deben programa llamadas de conferencia a inten'alos regulares para que los trabajadores a distancia puedan participar en una interaccin en vivo. Prograrnar reuniones peridicas. La compaa debe programa euniones a las que se espera que rodo mundo asist. El propsito de tales feuniones es fornentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria
para lograr ese resultado.

Seguir ruia rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse

trabajar durante ciertas horas del da, idealmente en una habitacin alejada de las disrracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empieado est trabajand.o, aunque est en su casa. Esto ltimo es algo que el empieado debe hacer cumplir. Las dems estrategias son responsabilidad de la compaa. Po tanto, la cficina virtual exige la cooperacin tanto de la cornpaa como de los empleados para tener xito. Es muy posible que la oficina virtual exija nis dedicacin de los empleados que una oficina fija.La oficinavirtuai no es para todos. Si el empleado no puede disciplinarse para realizar el trabajo sin supervisin y modvacin, es muy probable que el trabajo no se haga. Paa los empleados que prefieren trabajar solos y ser sus propios jefes, la oficina virtuai puede ser un ambiente ideal. La popularidad de la oficina virtual va a crecer. Etta es Ia razn por la que usamos el tmino como rrulo del captulo. El concepto captura la forma en que las computadoras y las edes de comunicacin de datos stn cambiando el trabajo de oficina. La compaa del futuro apoyar tanto las oficinas vituales como las fijas. Ambos tipos son el escenaio para las aplicaciones de automatizacin de la oficina.

El rnodeio de la OA
En la figura 15.1 se muesrra un modelo del componente de automatizacin de la oficina dei CBIS. Se obtiene infomacin dei sistema fisico de la ccmpaa y se introduce en la base de datos. Por ejemplo, un vendedor en el campo usa una computadora laptop para cransmitir un informe diario cie llainaclas. Tambin llega informacin a la base de datos proveniente del en-

3ibid., lo

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ntodelo de OA

es la informacin estratgica comeicial que se compra a un proveedor er-r forma de discos comPactos. La informacin sive como entrada de las ap/icacione de la OA basadas eil clnxputddorA como procesamiento de textos, coeo electrnico y conferencias por computadora. Estas aplicaciones permiten a quienes deben esolver los problemas comunicarse entre elios usando sus computadoras. Observe que el cuado rotulado Otros resoluedores de problentar est monrado en la lnea que sepaa la compaa del entono. Esto implica que esas personas podran

roino de la compaa. Un ejemplo

encontrase en cuaiquiera de las dos reas. Ei modelo tambin refe.ia el uso de aplicaciones de la OA no basadas en computadoras, como las videoconferencias y las audioconferencias.
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?1 q,Apllcaclones de la OA

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Despus de la introduccin del procesamiento de textos, comenzaron a aparecer aplicaciones de la OA por todos lados. Ahora hay once:

6
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Procesamiento de textos Correo electnico (e-r,rail)

Rl Coreo de voz

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Agenda electrnica Audioconfeencias Videoconferencias

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Ut siste1ttt rle Vroce-ratnicnto e te-Yts

ffil Confeecias por con-rputadora

S! Tiansrnisin

de facsmil (FAX)

ff!

Videorex lv{anejo cie imgenes

E! Autoedicin
Trataremos todas esias aplicaciones en las pginas que s;guen.

Procesamiento de textos
El procesamiento de textos es el uso de una complrtadora para
reahzar autorniicamente muchas de las tareas necesarias Dara prep3rar documentos mecanografiados o impresos. En la frgura15.2 se muestan las unidades primarias de un sistema de procesami..r,o .,.*ror. Ei procesamiento de textos contribuye a ia resolucin de problemas permitiendo al gerente Preparar cornunicaciones escitas ms eficaces. El gelente obtiene un endimiento de su inversin cuando las personas con ias que ei gerente se cornunica usan procesarxiento de textos para prepaar mernorandos, cartas e informes dirigidos al geiente.

Correo elecrrnicc
El correo electrrico (e-mait) es ei uso de una red de computadoas que permite a los usuarios enviar', Jmacena y recibir mensajes empleando teminales y dispositivos de almacenamiento. En la figura 15.3 se muestra la configr-rracin de un sistema de este tipo. Las terminales pued.en ser cualquier clase de dispositivo en lnea con teclado, incluidas estaciones d.e trabajo, que permita la introduccin y exhibicin de los mensajes de correo. El almacenamiento secundario de la computadora centa-l contiene los buzones electnicos de los usuarios, y e.l software de correo electnico controla el proceso.

Ut

sistenta de correo electrnico

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\lill.\1. 383

El correo electrr'rico br.tsca sr-tper,rr varies deficiencis del uso convencional de lcs relUne de las deficiencias es Ia persecucin telefnica, el iucgo de devolver ll:ul,rcl;r.s clc, manera alternada slo para encoutrarse con que la otra pet'sona slli o no pr-rede conresr:rr L.
Fonos.
ese n-IolTle.nto.

El coreo electrnico contribuye a la resolucin de probiemas:rl peimitir rl gercnte comunicarse con rapiclez y lacilidad con otros. Es eficaz clrando no se retlrtielc Lrnrl cunver.slcin bidireccional y cuanclo lirs distancias son laigas, como al otro lado clel nrundo. Un serenie en Estados lJniclos pr-rede enviar un tnensaje por correo electrltico a otro enrpleado en Francfort en cLrestin de rrrinutos, cosa qlie tardara das si se itsira el colreo convencirnel. Y el costo es rnenor qr,re el de lrna llamada telefrnica nortnal, porqtle la illfolnr:rciu viajl corr mucho mayor lapidez en forma electrnica. Si el destinatario reqr"riere ttu registro penn:lnente, puede imprimil el nrensrje.

Correo de voz
simila al coneo electrnico, slo que se envan los mensajes irabiando al telfono en lngar de teclealos, y se usa el telfono para recuperar los mensajes recibidos. El correo de voz lequiere una compLltadora capaz de almacenar los mensajes de audio en forma digitalyluego convertilos otravez en audio cuando se recuperan, como se ilustra en la figura15.4. Cada usuaio tiene un buzn cle voz en almacenamiento secunclario, y un equipo especial convieite los mensajes de audio en una forma cligital y viceversa. La principal ventaja del correo de voz sobe el correo electrnico es que ei gerente no tiene que reclear. El coneo de voz tambin facilita incluir en una red de comunicaciones a personas que estn en ei entono de la compaa. Si el gerente quiere usar correo de voz para comunicarse con personas fuera de la compaa, slo es necesario qr"re todos los contactos extenos cuenten con un buzn de voz.
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correo eyoz

es

Agen<ia electrrica
Una agenda electrnica impiica el uso de una computadoa conectada a una red para almacenar y recuperar la agenda de citas de un gerente. Este proceso se fiiuestra en la figura 15.5. El gerente o su secretaio puede introducir citas, hacer cambios y revisar la agenda empleando una terminal con teclado. La configuracin del equipo es exactamente la misa que se usa
para el coreo electrnico. De hecho,. el sofrware de coreo electrnico por lo regular incluye una funcin de agenda electnica. Es posible accede a las agendas de otos gerentes adems cie a la propia. Si usted quiere programar una reunin, el software de agenda electrnica puede examinar las derns agendas para escoger una fecha y hora que a todos convenga. Esta capacidacl es tii sobre todo para organizar reuniones progral-nadas y no pogramadas. Si usted 1o prefiere, puede evitar que otros accedan a su agenda, o a una parte de elia.

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Un sistenza de coreo de uoz

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La agenda electrnica es nica entre las aplicaciones de la OA por.que en realidad no contunica infomacin que ayude a esolve problemas. Ms bien, la ag.nd" prepara el camino Para la cornunicacin. Esta aplicacin es ms rtil para los gerenres . t;,r.1 ,upe.ior.uy"s agendas cie citas estn llenas.

Auciioconferencias
enlace de audio entre Personas que estn dispersas geogrficamente, para que puedan celebar una re'.lnin. La ilamada de conferencia fue la primera forma de ,,rio.o.rf.r.r,cia, y 6dyj se usa' Algunas compaas instalan sistemas ms elaboados que consisten en circuios de comunicaciones de audio de alta calidad que pueden acrivarse ion slo operar un interrupror. Las audioconfeencias no requieren una compuradora; slo se necesira una instalacin de comunicaciones bidireccionCes, como se ilustra en la figura 15.6.

Una audioconferencia implica el uso de equ.ipo de comunicacin de voz para establecer un

Cmo hscer rrs eficientes lcs cdloconfereniss

Las audioconfeencias

pueden hacerse ms eficientes si se siguen unas cuanras reglas sencillas:a

&

La persona que organiza la confeencia debe fungir como moderador, asegurndose de que todos los participanies tengan oportunidad de hablar y de que r. logrln ios objeti_ vos de la reunin.

E K

El nmero de participantes debe mantenerse en un tamao manejable. Cuando el nmero excede la media docena, es dificil sosrener la conversacin.
Debe proporcionarse anticipadamente a los participanres una copia de la orden del da de la conferencia, tal vez empleando transmisin de facsmil (FA Cuando un participante habla, debe identificarse.

'El mateial de esta seccin

se basa en Belden Menkus, "\Mhy Nor Try Audio Teleconferencing,?,, Ofice Technology 32 (octubre de t9B7), 124fr

JvIolern

Sis tema

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Debe sr1brse

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conferencia,
a prrtir tlei reqistro

ffi! Debe preplrr;r:se un registro en papel

los prrticipalites.

gralrrtlo, y clisrribuirse

rr]es

La aplicircin nrris til de las audioconlerencirrs se cla en conrp:rhrrs clue c'strin clispei-s.rs en un rea extensir, Sin er-nbi-rrgo, dado que se trate de un,r fc,rur clc cor-l-ltrnicacin sincrrii, ca que tequiere Ia plesenci:r siurulrnea de todos los partici.antes, es dilcii de plogra-r.rr si Ios husos l-roralios son l-nLry diFerentes.

Videoconferencias
Las

videoconferencias implican el uso de equipo de elevisin piria viucular prrticiprnrcs

tlLrc

estn dispelsos geogr'ficamente. Ei equipo propolciona tanto sonido como imirgen. q,-re las audiocorferer-rcias, las videoconferencias no requieren rLn.r cot-upr.itadora. Hay tres posibies configuraciones de videoconferencias.

Al iguirl

ffi! Audio y video unidireccionales Se envan seales de ar-rdio y video desde un solo sirio transmisor a uno o ms sitios receplores. sta es utra buena solucin cuando un jefe .le proyecto debe diseminar ilrformacin a los miembros del eqr-ripo en sitios remoros. ffi! Video unidireccional y audio bidireccional La gente que est en los sitios receptores puede hablar con la gente que est en el sitio transmisor, pero todos ven las lrisnas imgenes de video. En la figura 15.7A se ilustra el video uidireccional. El audio bidiecc.ional no se muestra.

ffil Ardio y video biciireccionales Las cori-iunicaciones de video y audio ente tod,rs los sitios son en ambos sentidos. Aunque sta es la configuracin ms eficaz para las confelencias electnicas, puede ser la ms costosa. En la figura 15.78 se ilustran los componentes cle video. El audio bidireccional no se iuestra.
Los prirrreros sistemas de videoconfelencia usaban recintos cieclicados que costaban aiededo de 30 000 cllaes o que podan rentase a una portadoa comirn o a una cadena hotelera. Aunque esas insralaciones se siguen usando,yal^,ay otra opc.in de meno costo: lavicieoconfeencia de escritorio.

Videocerferem;$s de escriforlo Con

las

videoconferencias de escritorio, se co-

necta equipo de video y audio a cada estacin de trabajo de la ed, lo que hace posible ia comunicacin bidireccional de imgenes y sonido. Cada estacin de trabajo cuenta con una

Viciecconferencia

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c:inrara nrontaLfa sobre lrr pantrllil, enlbclde iraci:r el usulrio, tur micrfono, rrrr"jetrs adicionales y sofnvare. El coiio de trles cc,nfiqur',rciones sigue bajarrdo ), ahora es del orden de 1000 dlales por uslrario.; Sin embalgo, el costo de la estacin de trabajo no es el irnico gasto. Las vicleoconFerencias de escritorio por lo regular requiel'en un servidor dedicado 1' un canal de alta i,elocidacl o de ISDN (red digiral de servicios irrteglados). Si se ahade a iodc, esto las res-

tricciones respecto al nmero cle ustralios qlle pueclen participar y el hecho .'le tlue la calidad de la in-ragen no es tan buena como la de televisin, velllos que se trara de unr tecnologa qtre todava debe evolucionar ms. Las consideraciones tecnolgicas 1' de cosros podran retrasar la adopcin de las videocoufetencias en muchas colnpaas, pero talde o telrprano se resoh,ern todos estos plobleuras. Las vicieoconfeencias tienen el atractivo inhelente de perr:ritir a los gerenres cornunicarse de una forma muy parecida a ia reunin cara a cara. La capacidad para abarcar grandes distancias geogrficas permite a rns gelentes intervenir en la toma cie decisiones.

Conferencias por cornllutadora

lJna tercera fbrma de conferencia e.lectnica es la conferencia por computadora. Hay una distincin rnuy fina entre este sistema y el coneo electrnico. Abos usan el mismo sofrware y hardr.vare que se ilustr en la figura 15.3. Dos factores determinan la aplicacin: quin usa el sistema y qu tema se tara. El'coreo eiectrnico est ciisponible para cualquiera que tenga acceso a la red, y eso incluye a prcticamente todo mundo en la oficina. Adems, el sistema de correo electrnico
puede usarse para cualquier propsito. Las conferencias por computadora, en cambio, im, plican el uso de una computaciora conectada a una red para qu participantes que rienen una caracterstica en comn intecarrrbien infomacin especto a un tema especfico. Las conferencias por computadora sen una fcma rns disciplinada de coeo electrnico. A difeencia de las audioconferencias, un grupo que intervenga en una conferencia por computadora puede incluir un gi:an nmero de participantes. Una de las conferencias por computadora ms grandes se realiz dentc de IBM e incluy a cualquier prsona que esruviera interesada en la IBM PC. El nmeo de participantes excedi los 40 000, y hubo rns de 4000 reas temticas distintas.u Las conferencias por computadora difieren de las audioconfere-rcias o de las videoconferencias en que se pueden usar dentro de un mismo sitio geogrfico. Una prsona puede usar las conferencias po computadora para comunicarse con alguien que est en la oficina de junto. Semejante uso no resultaa prctico con audio ni video. A menudo escuchamos el trmino teleconferencia. Esto incluye las tes formas de conferencia asistida electnicamente: audio, video y computadora.

tansmisin de facsmil
La transrnisin de facsmil, o FAX, implica el uso de equipo especial que puede leer una imagen de documento en un extremo de un canal de comunicacin y producir una copia en el oto extemo' como se mllestra en la figura 15.8. El canal de comunicacin generalmente es una lnea telefonica de grado de voz ordinaria. La figura 15.8 ilustra el uso de una mquina diseada especialrnente para la transmisin de csmiles: una mquina de FAX. lJna estrategia alternativa consiste en usar una computadora. Una tarjeta de FAX permite a una microcomputadora funcionar como mquina de facsmii. Si se instala la tarjeta, es posible recibir mensajes de FAX y almacenarlos para exhibirlos o imprimirlos posteriormente. Thmbin es posible enviar mensajes de FAX introducindolos con el reclado.
5vance

Mccarth "Desktop Videoconferencing: Still a Rough cui', en Datantntion4l (15 dc mayo 1995),55. 6;.fltSmirh, "lBM Computer Confirencing", en Hnrunz! Buiness Scboal Cnse N9-i88-039, derechos reservados @ 1988 por el Pesidenre y Miembros del Haruard College, Bosron, MA.

de

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\'ilit't .\l- 387

T'an ytisin de facs imi I

La transmisin de fcsmil por computadora es la fotma s econmica de transmirir' copias permanentes.T Se han realizado estr-rdios qr-re revelau qLle el costo por pgina del servicio de mensajera de 24 horas es de 10 dlares, los costos de transrlisin manrtal de FAX a.scienden a2.77 dIares y el correo normal clesra2.23 dlares. FAXGate, ltn sistema cle soFtware de facsmil basado en nxainf runeproduciclo porTeubner 8Associates, pr-rede etrviar pot' facsmil una pgina con un costo de slo 0.40 dlares. Si una compaa enva por FAX 25
pgias al dia, el ahorro anual que se obtendra al usar FAXGate ser'a de 60 000 dlales. El FX contribuye a la resolucin de problernas diseminando docltmentos a los nliemi-rbicacin bros del equipo de resolucin de problemas con rapidezy facilidad, sin importar su la comafuera de con ccrnunicarse todo para Personas g.ografi.r. erta tecnologa es htil sobre todas las plataforabarcan que internacionales de FAX i"nlu. S. han estableciJo plotocolos mas de hadware y canaies de comunicaciones'

Videotex
De tod,as las aplicaciones de la OA, la que menos publicidad ha recibido es el videotex. Videotex es el uso cle una computadora para exhibir material narativo y grfico almacenaclo en
una pantaila CRL

Cuando una compaa desea proporcionar informacin en forra de videotex a quie-

nes esrn encargados de resolver los problemas, pede adoptar una de tres estrategias bsicas.

E fl

La compaa puede crear archivos de videctex en su PIoPia comPutadofa La compaa puede suscribise a un servicio de videotex, que pern-rite a los rtsuarios acced., ,r.hi ro, cle videotex provistos por el servicio. Los archivos se guardan en el almace" namienio secundario en lnea del servicio o se distlibuyen en forma de discos compactos. E! La compaa puede obtener acceso a los archivos videotex de otras compaas.

La primera estrategia probablemente es la que menos se usa a causa de los gastos que
impiica. La segunda estrategia es muy popular. Muchas bibliotecas de universidades se suscriben a bases d. to, que los Jrt,rd;"n.., y irof.ror., pueden Llsal para hacer bsquedas bibliogrficas. Un servicio de videotex por suscripcin muy popular en la industia es el Dow Jones Nelvs/Retrieval Serice (DJNRS). Los suscriptores de DJNRS pueden Llsar sus terminales para acceder a informacin de negocios actual o reciente almacenada en la computadora central de Dow Jones. Muchos sistemas de informacin para ejecutivos incluyen al DJNRS' Un b,r.n ejemplo de la tercera estrategia de videotex es una aplicacin en el rea de compras. Lo, prorr..ores pueden proporcionar a los compradores de sus clientes stls catlogo, y lir,", de precios en forrnato videotex. Los compradoles no tienen que batallar con voi,r.ninoro, .rtiogos impresos y slo tienen que consultar los archivos de videotex del proveede los pioductos' dor para ' averiguar los precios y las especificaciones a medida que se ofrezcan sevicios aumenre videotex de Ia popularidad .rp. que S. de informacin Para su propio uso archivos creen y las compaas ,ur.rip.in po, "di.ion"l.r y para el uso de sus proveedores y clientes.

iVlanejo de irngenes
mantenelse en arAlgunas compaas tieilen grances canridades de documentos que deben Las compaas necesite' se cuando contienen que .hri,ro, p^." pod., ...np.ra"la informacin
t"FAXG"t", SaveTime-Make Money", en Datnntntiott4i (15 de noviembre de 1995)'
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A dnde se fue todo el PeaPel? A mingun !wdo. Es$m wqwi,'

Cuondo el movimiento de OA odquiri mpetu en lo dcodo de los ochento, se ocu un nuevo trmino: la oficino sin iopel. Unos cuonics visionorios vieron en lo OA lo ooortuni.lod de libror o lo, oficino, dL lo soturocin de popeles cousodo por los compu"r", I lo, .opiodoros. Bueno, pues lo oficino sin popel nunco lieg, y el trmino no peg. Uno rozn es que fres d" io, opii.o.iones de lo OA -procesomiento de iextos, FAi y orto"dicin* se opegon o los solidos impresos'

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El orocesomienio de textos

", tnmlon",

pueden efeciuorse de compuiccJoro o computodoi-o y nuncc producir uno lopi ;,npruro, ios mquinos de fqcsmil ,iguen c'-eciendo en nnero y en productividod.

el osociodo cl

outoedicin generon mucho popel, pe'o el oumento en el crecimienio noroi. El FAX es oiro coso. Aunque. olgunos
lcr

A mediodos de lo dcodo de los ochento, hobo 500 000 mquinos de focsmil, utilizodos principolmente por los orgonizociones grondes. Porecen muchos, pero poro me-

JLdor d"'lo.:ie.od de los

no-venio ei nmeio hobc oumentodo o'i 3 miliones nico..""t" Estoclos Unidos. En 1996 se esiimobo que los mquinos de focsmil generobcn "rmillones de hoios de popel en los oficinos: suficientes poro dor lo vuelto ol ploiS OOO

neto 241 veces.

No todo este volumen consisle en ccmunicociones de negocios, ounque se eslimo que ,no.orpoio incluido en lo lisia Forlune 500gasto el l% de su cuenic telefnicq en

fo.ri*il"t.

Muchos hogores tienen mquincs de iocsmil

,yhay

mucho "correo choiorro"'

ql respecto? Muchos sugieren,o sus empleodos que eu estn hcciendo los compoos i*n .orr"" electrnico y FAi mdems. Algunos cierron con llove los lugores donde esrn lqs nlquinos de fo.smii duronfe lo noche )/ en los iines de semono' Oiros cobran un FAX. El Mianti Herold, por eiemplo, uso nmeros 900 poro los lnecs de oo, 'FAX "nuio, entronies y cobron o los tronsmisfrut 2 dlores por FAX. Es posible.que el gobierestodos estn irotondo de que se oprueben leyes que limino o'ude un oo.o. Alqunos ""FM chotorro". Estos esfuerzos oyudorn, pero nodie confo en ten i uolumen de los que el trmino "oficino sin popel" resurio.
"grt"
se boso en Koro Blond, "Foxes Hindering Progress Toword Poperless Office", en 'l99), D4. Austn Americon-sfofesma (14 de iulio de

*...n

de seguros y los bancos perrenecen a esta categora. Inicialmente, estas compaas mantenan en papel, pero las necesidades de espacio se volvieon intolerabies. La solucin los "r.hiuos fue almacenar ,rrr" i.n"g.n del documento, no el documento mismo; as, las compaas recu-

rrieron a las microformas.9

Esta aplicacin de la OA ha su-ido a ltimas fechas un cambio enorme en la tecnologa y se 1e ha dJo el nombre de manejo de imgenes. fl como se ie practica actualmente, el rnanejo de imEienes es el uso del ieconocimiento ptico de caracteres (OCR) para convertir da,oi q.r. estn en oapei, en un formaro digital que se guarda en un dispositivo de almacenamiento secundalio. una vez ah, las imgenes pueden recLlperarse para exhibiilas o imprimirlas. Los procesos de manejo de imgenes corren por cuenta de un sistema de ".rlrninistra-

cin de dcurnentos.(DM,
9Microfon^

doqtment.17:t{tngelntnt) como el que se

ilusira en la figura 15.9.

es el nombre que se da a rodos los tipos de medios de almacenamiento en initriatura que emplean pelcula foiogrfica. Si la pelcula est en fbrn de crrrete, se usa el rrmino microfilm; si est en foma de tarjetas, se usa microficha.

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El sistema cnsiste en ufta o ms unidades de OCR para convertir las imgenes Ce los clocumentos en un fcmato digital, Se usa sofware de sistema cle administracin de bases de datos (DBMS) en el ser-u.idor de la ed para almacenar los datos digiralizacios en discos cornpactos, con lo que las imgenes q'Jedan disponibles para los usuaios que acceden al sistema desde sus esracicnes de trabajo. Las estaciones de trabajo estn equipadas con pantallas de al-

ffi ffi
ffiN

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ffi ffi

ffi, ffi

ta definicin. El manejo de imgenes se usa en la esolucin de problemas cuando es necesario revisar documenros histicos para entender un problema. No es comn que este trabajo lo realice un gernte. Ms bien, alguien que ayuda al gerente, como un asistente administrativo o un analista adjunto, recuperara los documentos y se los proporcionara al gerente como una
copia permanente.

ffi m, w
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Autoedicin
El miembro ms nuevo cie la famiiia de aplicaciones de la OA es la autoedicin. La autoedicin (DTP, desktop publishing) es el uso de una computadora para preParar salidas cuya calidad es muy cercana a la que producira un taller tipogrfico" ljn sistema de autoedicin consiste en la configuracin de microcomputadora que se muesrra en la figura 15.10. Esta configuracin incluye una pantalla CRT de alta definicin y una impresora lser, y est bajo el control de sofnvare de autoedicin. El sofrware perm.ite seleccionar los tipos y tamaos de letra, el criterio de divisin de palabras con guiones y el tipo de justificacin, as como aadir lneas horizontales y verticales y formar pginas (con la inclusin de grficos). Las aplicaciones de autoedicin se dividen en tes eas.10 ffi Las aplicaciones administrativas incluyen documentos para usos internos como correspondencia, informes y boletines'
roEsra
I

ffi

clasificacin

se

rom cle PamelaJarvis, "Deskrop Publishing: Is

For Every Office?", en The OJfcc

05 (junio de 1987). 65fi

390

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SlSlflll.\ l)l: I\l:(lli\1.\('l()\ l|\S'\1 )() E\ COtrll']t'lr\l)OiL\S

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[Jt sisfeni de ntrtoe;ciil

Las aplicaciones tcnicas incluyen materiales de capacitacin como diapositivas, acetat,rs y manuales.

E! Los grficos corporativos incluyen anuncios, folletos y otros documentos para userse
fuera de la comPaa.

El uso de la autoed.icin como herramienta de resoiucin de problemas incluye las aplide plocaciones ranto adminisrrativas como rcnicas. Los miembros del equipo de esolucin la cousan para se que informes e blemas pueden usar autoedicin para PreParar ProPuestas Adems, las organizacin. la de -rric"iin denro del equipo y con otros miembros usarse en autoeditados Pueden diapositivas y aceratos proucidos a partir de documentos de GDSS. decisiones de las sesinnes de resolucin de problemas en grupo, tal vez en un recinto

1 papel de ia ofrcina virtual Y la OA

f-n ta

resotuciO

e problemas
Las aplicaciones de auromatizacin de la oficina proporcionan informacin a los que resuel.r.n los problemas en fbrma de copias permanenies, imgenes en pantaila, audio y video' La infomacin puede vincular al gerente con otras personas que pueden stai en cualquier sitio: de la jerarqua organizacional (superiores), en niveles ms bajos (suboren niveles *s "lto. dinados), en el mismo nivel (iguales) y en el entorno. Esas otras Personas pueden estar en una oficina fija o virtual.

Cuando hablamos de los DSS en el captulo anterlor reconocimos que el concepto tiene bases teicas slidas' La autornatizacin de ia oficina est en ei oto extremo del espectro. La tecnoioga de la OA surgi sin orden ni concierto apaentes. Es como si se hubieran inventado ios dispositivos y luego se hubiera buscacio un uso para cada uno. Si hay necesidaci de aplicar el enfoque de sistemas a cualquier ea del campo de la computacin, es en la automatizacin Ce ia oficina, .rr . ', Una buena estrategia es partir de la teora de sistemas, segn la cual los recursos fluyen a travs de un proceso de

transformacin. Esa visin est incorPorada en el modelo geneal de sistemas. Al reconocer que ia OA facilita la comunicacin produciendo un flujo Ce informacin desde un emiso hasta un receptor, podemos aplicar la teora del fujo de recursos. Lo que necesitamos es otro mecanismo que se pueda superponer a los flujos de recursos para identifica a ios emisoes y receptoes. Ese otro mecanismo puecie salir de la teori,de|qg,papeles gerenciales, desarrollada por Henry Minuberg. Desciibimos esa teora en el captulo 1 e incluimos definiciones de los papeles en la tabla 1.1.

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It .\t. 39-l

El n'rodelo de nlezclu de

lo OA del gerente

La

Fopeles gerencoles Cinco papeles interper-sonalcs

de .informacin son importantes en cuanto al envc. cin de informacin.

figura 15"11 incluye nueve cle los papeles, cinco de los cuales describimos i continuacin, y los vincula con flujos que Pueden poblarse con transmisiones de OA. Llamamos a este nrarco de referencia rnodelo de mezcla de la OA del gerente. Los crculos identifican a las fuentes y los receptores de
las comunicaciones del gerente, los rectngulos identifica los papeles gerenciales y los paralelogramos identifican los Puntos en los que se puecle aplicar la OA. Se ha introducido una

recep-

ffi

En stL papel como nonitor (en el centro), el o la gerenre funge como polica de trnsito, recibiendo infonnacin y pasndola a otros o consevndola para usarlr en la torna de clecisiones.

rnuestra de aplicaciones de la OA en los palalelografilos cott base en datos ec"bado de ejecutivos de ccmpa"s tejanas.ll

lvlcleod, Jr. y J,rclt'!1. Jones, 'A Famervorl< fbr OFfice Arrromaion", en lu[IS Qtrnrtrly I I (marzo de 1987), 37-104.

ItRaynond

Lln madlo de mescla de Ia OA

322

1,.\ti.t

l:

il\,(() . ljt.5l\itr\l\

t)l: t\J:()ti)1.\(.tu\ li.\S.\t)()

l:\ r rr\lt,t t\l)()li,\s

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' ': [X En su papel cenla

,:,' -r'"'.1;".i:, :; :.'r ,;t ;"; ,I i j;",:i{-.,;,:..;r.;,:',f ,.. -rl,ii;;1il1" ,.

,,

,; .1 ' Ltlc?il, el o l,r gerenie transml.- ilrfolnr,rcitr :r sus superiores, :r1 entorno, a otrirs uniclaclcs operativ,rs de.la compaa, y a ur-ridaCes de apoyo inrelnas como servicios de infbm.racin y contabiiidad.

r.;:"i,,..r ;.[i1ff i;iiii;iii1in., . i]rl:':+t'r'iiit.i,1r., .]r ,-, . ti,'..=l-l.-'::',:....rr: 'ii,l,ii'-"i -:; ',t;'::':
la OA qLre se usarn en c:rda uno de los trayectos del modelo. -hes lactores principales influyen en la seleccin.

fr! Tipo de organizacin Un gerente de una compaa

que tiene lrna sola sede no cnsiderar las audioconfcencias ni las videoconferencias. La excepcin es cuando

ffi

Er-r su papel con-ro tnlrtce, el o la gerente recibe infbr-macin del entomo, cle otras unidades y cie las unidades

la compaa re'liza intecambio eiectrnico de

clatos

cle apoyo.

ffi En su papel
ffil

corno lder, eI o la gerente ecibe informacin de sus superiores y subordinados.

E,n su papel como di:entitta,dor, el o la gerente enva

(ED]) con otra organizacin. En tal caso pueden usarse las once aplicaciones de la OA.

ffil Preferencia personal Los

in-

formacin a sus suboldina.dos. La infomacin que el gerente no Pasa a otros se Lrsa en los cuatro papeies de toma de ciecisiones que estn en la esquina inferior izquierda clel moclelo.

gerenres que prefiercn la comunicacin cara a cara se sienten atrados hacia las videoconferencias y usan mucho las agendas electrniAquellos que gustan de tcner registros escritos usan procesamiento de textos, y quienes pasan mucho tiempo en el telfono son lcs mejores prospectos para el correo electnico o de voz.
cas.

Seleccin de ltr mezclo eie lc

O-A del gerene

Recursos de OA dispanibles La mezcla del gerente est iimitada a los recursos de OA con que cuenta la
compaa.

La taea del ger:ente (y del especialista en informacin que trabaja con el gerente) consiste eu seiecciona las apiicaciones de

Las aptlicaciones de la OApaederz

sztstituir o ntejorar los ntedios

co

en

io n a Ie s

de c onun.ic ac ione s

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()litct\.\ \ililt.\t.

393

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$i*i{j$${E*ggli
A1 considerar aplicaciones de OA para sustitr'rir o mejorar los medios tradicionales, la matriz de la figura 15'12 podLa sele rtil al gerente. Por ejemplo, un gerente que enva memolos FAX ) la autoedicin cot.r-lo lormas de sustituir los nrenroranclos o n-rejorar su conteniclo. Lo malo de esta t-neit'iz es tlue l-race que el usuaio piense en trlrinos de los medios de co-

randos con frecuencia podra considerar el ptocesamiento de rextos, el correo electrnico y de voz, el manejo de imgenes,

municacin convencionales. Una visin as Pasa Por rilto

contribuciones totalmente nLrevas qLIe la OA puede l-raccr.

las

'[a

ofrcina virtual y la OA en perspectiva

Las aplicaciones de OA que se realizan en entornos de oficina tanto fija como virtual estr clirigidas hacia el corazn de la resolucin de problemas de negocios: las comunicaciones intelpersona-les. Los estudios han revelado que, de toda la infomacin que se usa Para esolver un problema, la que se cbtiene de las comr-rnicaciones interperscnales representa la porcin ms importante y es la ms apreciada.i2 EI gerente y el especia-lista en infomacin deben ver la OA como una forma d.e complementar esas comunicaciones interpersonales. En muchos casos, la OA ofrece ia oportunidad de lograr una mejor comunicacin que cuando se usan los meciios tradicionales'

.,.1:.",.

, : { l-::.,

'Rsumen
Los primeros avances en el campo de la automatizacin de la oficina (OA) se enfocaron en las actividades de ios secretarios y oficinistas. Luego se econccieton las necesidades de comunicacin de los gerentes y otros trabajaciores del conocimiento. En fechas ms recientes, el aicance del trabajc de oficina se ha expandido ms all de la oficina 6ja para incluir sitios emoros, todos los cuales se enlazan mediante la comunicacin de datos. Los sitios remotosr que incluyen hogares, cuartos de hotel, automviles y cualquier otro lugar en el que se encuentren los trabajadores de oficina, eciben el nombe de oficina viltual. Los empleados no viajan a sus oficinas en el sentido tradicional. Ms bien, se enlazan con eila electrnicamente, fenmeno que recibe el nombre de trabajo a distancia o teleconmutacin. La oficina virtual ofrece ventajas para la compaa en foma de menores costos de instalaciones y equipo, una red de comunicaciones fomal, rrrenos interrupciones del trabajo y una contribucin social. Las desventajas afectan primordialmente a los empleados e incluyen una sensacin de aislamiento, temor a perder el empleo, decaimiento del nimo y tensin familiar. Las compaas pueden minimizar estas desventajas proporcionando a los empleados todos los recursos que necesitan: hardware de cmputo, software, suministros y bases de datos. Adems, la compaa puede mantener a los empleados dentro del "...ro " comunicacin remitindole sus llamadas telefnicas, utilizando llamadas de confede crculo rencia y programando reuniones peridicas. Los empleados pueden contribuir siguiendo ur.ra rutina de trabajo ciisciplinada. El principal objetivo de la OA, sin importar quin la use, es aumentar la productividad. En ei caso de los encargados de resolver los problemas, la OA ofrece la oporrunidad de tomar
decisiones ms rpidas y mejores que benefician a la compaa al generar mayores ingresos', de OA fue el procesamiento de textos, qr-re se ha convetido en la forL" primera "piicacin m" est,riar de prcrr.ir documentos en copia permanente como cartas, memoandos e informes'

ttsi d.r." una lista

de estudios, vea la bibliografa de Jack

structure of Executive Inlomation de 1986), 220-249.

Sy'tt'n''"At Exploratory Anal)'sis"'

Villiam Jones y Raymond Mcleod' Jr'' "The en Decisiott sciences 17 (pri'rt'era

394

r,\li.l.tr (-t\(.()

lll.

st5ll:!,\ l)tr I\F()i{\t..\(.1(')\ 11,\S;\l)O IiN (ll)\lPt'1.\tx)ll:\s

tbrtlas de combatir la perEl corLeo electrnico y el correo de voz se concibieron corro esuin almaceuaclos en la corlpusccucin relefrrica. En ambos casos, los buzones del usuaio
tadora. acceder a las agendas de Las ager-rdas electrnicas permiten al personal de la compaa agendas electrnicas preparan el citas de o,r, prL.a poder prog,'nar rertniotres y visitas' Las caurino para la comuuicacin. El atractivo de FI"y tre, forinas de teleconferencias: por audio, video y con-rputadora' videoconfeLas que tierre telfono' las audioconfreucias es su clisponibilidatt para c'.ralquiera unidireccionales y bidirecrencias puede. combina*o,.ri.lo, e irnge'es en configuraciones electrnico' excepio qrie los Las conferencias por .o,-r]pnt"d.-or" se Parecen al correo
cionrles.

participantes y sus temas estn ms restringidos' i,t Fi -, copiado a disrancia qu. pu.d" efectuarse usando mquinas de facsrnil o de oA.' su popularidad est imcoinpuradoras. Aunque el facsmil ., ur," u"lios^ aplicacin papel' sin oficina la de el ideal pidindo qr-ie las copaas alcancen desde el almacenamiento textual como grfico tanto material E,l videotex proporciona la compaa, un servide. ser propiedad puede de una .o-p.rt".lorr. Est. "im^..namiento un proveeclor' organizacin,.digamos otra de o cio de vicleotex por suscripcin, propiedad dei almacenalimitaciones las superan de imgenes Los sisteas rnod.*o, d. *".r.;o comPacto' y disco OCR de tecnologlas je de papeles y microformas aplicando comunicaes la apiicacin de oA que "decora el pastef' produciendo

La autoedicin

ciones impresas o en Pantail; q.l tienen un asDecto profesionai' r" b contribuye a la resolucir, d. ptobletttas proporcionando vncuios de comuniindividual es considera los vncucacin. Una forma sistemtica de a,laptar l. OA " un gerente OA Para ul1 gerent se basa en de mezcla La los entre los papeles que el gerente esernpta' recursos disponibles' AJgunas y los c"r"crersticas e Ia organizJcin, preferencias personales

a los mtocios de comunicacin tadicionales, mienaplica..iones de oA ,Jn "lt.rn"tiras ,i", q.t. otas ofecen nuevas oportunidades' gerentes La CA puede ser utilizaia ccmo heramienta de resolucin de problemas Por virtuales' o fijos y no gerentes qrre trabajan en entornos de oficina

rnuINOS
(oA)

CLAVE
procesamiento de textos coreo electrnico (e-mail) persecucin telefnica
conferencias por comPutadora teleconferencias transmisin de facsmil (FAX)

automatizacin de la oficina
profesional tabajado del conocimiento

coneo de voz
agenda electrnica

oficina vitual
teleproceso

videotex manejo de imgenes

sistema de administacin de documen-

trabajo a distancia o teleconmutacin llamada de conferencia

audioconfeencias videoconfeencias videoconferencias de escritorio

tos (DM)

autoedicin (DTP)

Et- Q-o_N_qEEr_cs_ t Cmo 1os procesos de oficina, al igual que los de manufactura, se prestaii a la automatizacin Cmo la tecnologa de cmputo ha educido la importancia de la ubicacin Ce rnuchos trabajadores durante ia eali-

CIAVE

zacin de sus tareas La automatizacin de la oficina como un conjunto de aplicaciones electrnicas que facilitan 1a comunicacin ente quienes resuelven los problemas

Cr-no la OA evoiucion a partir de aplicaciones individuales, sin un plan maestro w Papeles gerenciales vinculados por flujos de inforrnacin E El modelo de mezcla de OA del gerente E La OA eomo cornplemento de los mtodos de comunica-

cin uadicionales, ms que sustituto

(..\l)i'l r.l.()

li .

l-,\

()l;t(.t\r\ \'tlit l ,\1.

395

ES---------

PR.EGUNTAS
10, Qu son las teleconFelencias? 11, tr4encione las tres fuentes de materitrl
cle

1. Cul fue la prir.nerir aplicacin.de OA? 2, Me,.,cio,te l.s cuatro categoras de empleados que usan OA' la respon3. Nombre otro subsistema del CBIS que ienga
del ensrrbilidad de cotnnuicar inlornracin a Personas

vidcotex'
se

12. Qu servicio de videotex por suscripcirl 13.

ra popr'tl:rr'

torll0'

4. 5.

y el trabajo Explique la relacin entre la oficina virtual

6.

distancia o telecontlrlrtacin' contribuye a la Explique cl.l-ro el procesailrier-rto de textos resolucin de Problemas' el correo de qu se pareceu el correo electrnico y
En

entre los analistas fir-rancieros? electr'nico se Lrsa Para introclrrQu tipo de dispositivo ell un sistenl de adrlinisdocttr-nentos de at ai, itt gat de docut.nentos (DIv{)i Qu tipo de dispositivo

tracin

electrnico se Lrsa para guardar las imger-res? 14, Cul cle los cuatro tipos de usuatios de OA tendra n.iecle DM? nos razones Para Llsar personalmerlte uu sistema
Por
qr-r?

uorl

7.
8.

de OA no se usa Para comunicar direcC.ri aplicacin ,"rrr.n,. informacin de resoiucin de problen'as? de las sugerencias para realizar una audioconferen-

Et-t

qu sentidos son diferentes?

15. ir4.n.ione

C. Q"

Cul cia aplicara tambin a una videoconferencia? codistingue las conferencias Por computadora del

re. )qua f7"

Cules Factoes

las tres reas de aplicacin de la autoedicin' intervienen en la resolucin de problen-ras?

infltiyen en la seleccil

cle

aplic,rciones de

OA para un gelente en Particular?

reo electrnico?

una comPaa :cn Lln1 soia.sede consideQue hara que ,"r" 1", audicconfereucias o videoconferencias?

TEh,iAS --------1.

PARA DISCUSIN
alguien que est en una reunin, en un avin o incluso jugando golf. Cite las otras aplicaciones de O. A que no reestn en lnea al rnisi,-ii.r.t .fue ei er,tisor y el receptcr de OA que s reaplicacicnes las mo tiempo. Mencione en lnea al estn receptor el y el e-iso, quieren

2.
3.

de Ia oficina virtual podra medirse Cul de las ventajas en trminos monetarios? Cmo se hara eso? de OA sea ms probable que se Culde las aplicacioncs i*p1.*..rtrr" en toda la compaa ms que en casos in-

dividuales? ei usuario no En algunas aplicaciones de OA' el emisor y al comunicacin de tienen que estar en luea con el canal puede usar mismo ii.*po. Por ejemplo, una Persona mensaje a confeencias por comPutadora Para enviar un

iue

mismo tiempo.

E---------

PROBLEMA
y

matriz Dibuje una matriz similar a la de la fr'gura 14'5 ' La los rtulos Conserve GDSS' de ambientes *t.r,r" los cuatro
de ias filas las columnas e intoduzca las aplicaciones de OA en los cuadros en los que contribuiran a la resolucin escrito por qu de problemas en gruPo' Aparte, explique por

es aProcada una de ias aplicaciones de la OA que introdujo

de GDSS en Particular' Tambin' si piada para .r. "*ti.rr.. no intiod,-,jo aigunas aplicaciones, explique por qu no tienen cabida en el GDSS.

-,,L

ffiffi$ffi

pffiffiffiffiffi9%r&ffi

NORTH AMERICAIq PTMVOOD AND GYPSUM

Edrvin Kirby es CIO de North A.rnerican Plyu'ood and G)'psurn. P and G, como se le conoce eu le industia de la construccin, tiene su oficina central en Arlington, Virginia, y siete plantas en Estados Unidos, Canad y E,uropa. Cada planta fabica y distribuye una lnea completa de rnateriales de construccin a detallisras de su regin. La piincipal responsabilidad de Kirby actuaLlente es la implementacin de un nlrevo sistema de inventarios que vinctrla Ia computadora ntainfnme de ia oficina central con minis en las plantas. La red permitir a cada planta surtil pedidos a parti de las existencias en otras plantas si sus propias
existencias estn agoradas.

El proyeeto de inventarios se inici hace unos tres meses y se esr acercando a ia fase de diseo. Ei plan es implementar el sistema nuevo planta por planta. Un equipo cle implementacin de la oficina centai viaar de planta en planta, proporciona.ndo asistencia pe."l sonal de sevicios de infomacin iocal si se necesita. La implemenracin en la prirnera planta est lDrog.ramada para dentro de un ao, Cada lunes a las 8 de la maana, Kirby y ei personai de ms alto nivel de sevicios de informacin de la oficina cental celebran una iiamada telefnica de conferencia con,los gerentesdeserviciosdeinfor.macindelasplantas.TodoslosgeIentestienenterminnl.s.n-i., oficina, y una lnea \7AfSt3 hace que las telecomunicaciones sean ranro rpidas como econ-micas. El propsito de la confereniia teleFonica es r Lvldr evisar v los avances 4vdrlLr uc de ra l,- semana ante'or y

:
,

;i;;;;;;;i"il.r
"Ya lleg

d. l" ,.-rn, que inicia.

todo mundo?" pregunta Kirby alzando lo suficiente la voz como pcra que lo: escuchen sin la conexin tel.fonlca. Las otes iur,ro p.rrones que esrn senradas ; "ir.d.d'o. la mesa de conferencias en la oficina deKirby pantes eil las planias se identifican, .,r, ,ro..r'bri"""' ;

torio de'Kirby; ', .::: :,....1:: ,:irii l.,:.iti'i.r:rrl',:: .rr;:":. ,1],,1 . cuando la ltima vo2 dice 'Aqu Sacramento"; Kirby respondq: l'Te oyes como si estuvieras rnedio dormida, Brenda;" Lavoz contest4: "No. Laverdad es que estoy completainente;:
dormida' Te olvidas cle que son las cinco de la maana por ac.:Despus de esta rzunin voy a romar un bun a.irir,',-,o.;

d'-;;;.".;;.J;";i.""",'-j;rlit.t' Jr;;;;;l;;;;;ilJl...i;. ""

':

lr

a casa para acostarme

Kirby no responde, sino que

grande. "Es pos-ible

"";a;-eip;;il:; . . :r.',' . tempiano."

se

ij

L-r;;;"r'r*;;,.;;;t;:;l;
:. .. .. .i:., :.' ,

me .

... ,,:.

ma que Andy (Andrew Salem, gernte gorpoqivo de anlisis de sistemas) prqp"r. M';..- 'i ' tra lo que falt dq nuestas actividades de implmentacin, Me gustara usrl"l'.J-o br p: :r ' ra planear nueso pro)ecro. La grfica ti.rr." od" tipo de aclivid"d; .o*o'lls progr#as,, l' educativos locales y la conversin de la base de'datos, po planta y tambih por,perioo: Eq' :, toy seguro de que todos rodos saben snb.r, cmo se ve la gr,fica. gr,fici. Ya han visto miilones m;llorr., " gr,fi.", J. e grfi.", . b*,i 61, ,1 , ,.
procedg a explicar la grfr.ca, p.io .ontit.,amenre 1o inrerumBen .ro..r'd.l j,"t r:': ..ft?y "Po.lriri uor' xplicar .ro o,r" u.r-, por f",ror?" j'No capt eso, Ed." loh, .;.; ;";-q;Jri**i-,:,
,

qu. pr.r.rrri una gifica d. b"ri", que hoy vayamos a tada un buen rato, seores. Quiero i.uisaiiel 4rn."caba.llete

diiige a un

''

^i",rg en desesperacin, Kirby avienta su punrero yal No podemos seguir as \oy ) "nrrr-,.;";:"Basta a hacer que Andy haga una copia de la grfrsa y se l4s. enue por correo. PoCemo-s com.nrerla durante la relrnin del prximo lunes.s varrlcs hacerle . .hor".r, ad.lantr:And" de enviarleg una grfica accualizada cada semana. Er,o u" ,.arrr"ri nuestra planifi.r.irr'*,i.

ci des7ues,.le q.ellegueiel e.quipo.l

Ei@;,iin" dnr*,.,ro,u.qi.re

i;a-rrri,,
,

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ornenos,,unasgmani, pere,no

quieiot

" lp;r.lsteiiriu.r,'

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oriiijfi;;h"biil;"i;o,I

,,.,,,,,,

l3Una,lnea'w,\TS propo..ion se"'ia t.L!ffi.o',tii;"4 ianlu iAtJ,tifipoiti u.rttnii..iir,;,,,r..,,.i].;,.:i. hace un gran nmero de llamadas relefnicas, sta es una forma ecor*ica de pagar'el rr

:.n_|_.o.p*"

La confer-encia teiefonica continra durante otros tles cLlartos de hora sin 'r'riis irciderrde "Virrlos a dirrle dtrro res. Despus de que Kirby dice sn frase de despedida acostttmbrada de la oficina. l(irby salen .rta r.-o,rd'y opri,-,",. el botn que desactiva el altavoz, Ios otros ell tina r:eviste qr"re est a dar suspira *ridosamente y se sienta rras su escritorio. Su rrirada va "La automatizacin de la oficina como hasta arriba de su bancleja de enrrada. El ttulo dice:

una forma de hacer las reuniones ns eficaces"'

Tareas
est clesen-rperando Kilby? I-a respr-testa est en Ia Cul de los papeles de Mintzberg figura 15.11. Z. Sponga que Kirby lee el atculo y se interesa en la OA. Cules aplicaciones qtte Dodran cornttnicarse con ;,rrphrrrin y con"el hnrdware de cntputo existente podra usar Kirby para -tne breve inclLrya uno, cada los miembros de su equipo de proyecto? Haga uua lista para resoluer que st tienen explicacin de cmo ,. ,rr"ti* Las aplicaciones no necesafiamenie comr'tnicarse' probi.*" de comunicacin; slo tienen que connibuir a su capacidad para 3. b.rporrg" ahora que el costo no es un factor lirritante y que Kirby decide considerar tequipo adicional. Haga una das las"aplicaciones de la oA, sin importar que se requiera el mejor lista de ia mezcla de aplicaciones de i" o,A. que, en su opinin, proporciorlaran las aplicaexplicar apoyo, y explique breu.m.nt. cmo se usaa cada una' No tiene que .ion., q,r. se iientificaron en la Tarea'2'

1.

BIBLTOGF.AFIA e---------

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3q7
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HW

SistemS de

mlortndclOn Cc ffianufactura
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I.r:

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dei aprend izaje

Despus de estudiar este captulo, usted deber

Estar familiarizado con los esfuerzos ms importantes por automatizar Ia fbrica, entre ellos CAD/CAM y robtica.
de sistemas de punto de reorden (o de resurtido), planificacin de necesidades de materiaies (MRP) y planificacin de recursos de manufacrura

W Entender los conceptos

(MRP iD,

N Entender las caractersticas bsicas del enfoque de manufactura justo a tiempo S Apreciar la contribucin que una ed de ecoleccin de datos puede hacer a'la
recoleccin de datos de asistencia y de trabajos en tiempo reai.

(JIT).

El

Reconocer al ingeniero industrial (IE) como fuente cle datos de entrada para el sistema de informacin de manufactua.

E S

Famiiiarizarse con los mtodos de la compaa para obrener informacin sobre sindicatos laborales y proveedores. Entender la forma en que el sistema de informacin de manufactura puede usarse para programar y rastreai el fujo del trabajo a travs de ia planta.

E! Enrender los fundanrentos del control de invenrarios El Entende cmo el sisrema de informacin de rnanufactura
alcanzar el objetivo doble de alta calidad y ba.jo costo.

puede ayudal a la rma

Sl

Estar alerta a las tendencias futuras en los sisremas de manulctura basados en

computadoras.

485

486
.':,:3.ii.
..,t,r

PARTE SEIS

SISTEIVIAS DE INFORIVIACIN ORGANIZACIONALES

|/ 1 '''lfitrodLlccion
En el captulo anterior vimos que el ea de mercadotecnia tiene la responsabilidad de determinar 1o que los consumidores quieren y necesitan. Una vez efectuada esta determinacin, y
una vez que los ejecutivos de la compaa deciden satisfacer esos deseos y necesidades, es responsabilidad de la funcin de manufactura generar los productos. La gerencia de manufactua usa la computadora como sistema conceptual y como elemenro del sisrema de produccin fisico. El diseo asistido por computadoa (CAD), Ia manufacrura asistida por cornputadora (CAM) y la robtica representan formas de usa la tecnologa de computacin en el sistema fsico. La evolucin de la computadora como sistema de manufactura conceptual es ms evidente en el rea de inventarios. Inicialmente, haba sistemas que giraban alrededor de los punros de reorden (o de resurtido). Luego IIeg ei concepto de MRB primero aplicado como planificacin de necesidades de materiales y luego como planificacin de recursos de manufactua. Los sistemas cle MRP son un enfoque del control de inventarios. Oto es el enfoque justo a tiempo. El JIT es nico entre los conceptos de produccin modernos en cuanto a que no depende mucho de la tecnologa de computacin. El sistema de informacin de manufactua consiste en ires subsistemas de entrada y cuatro subsistemas de salida. El sisicma de informacin contable captura datos en tiempo real, los cuales describen la utilizacin de ios recursos fsicos. El subsistema de ingeniera industrial proporciona estndares de produccin que facilitan la administracin por excepcin. Ei subsistema de inteligencia de manufactura permite a la gerencia mantenerse al tanto de las actividades de sus sindicatos laborales y ploveedores. Los subsistemas de salida transforman estos datos de entrada en infbrmacin. El subsisterna de prcduccin permite a la gerencia construir y opera instalaciones de rnanufactura. El subsistema de inventarios emplea frmr-rlas matemticas para deterrnina cundo deben hacese nuevos pedidos y por qu cantidades. El subsistema de calidad se basa cn los funciamentos de la administracin total de calidad (TQM) y permite a la compaa elaborar productos de calidad vigilando el fujo de materiales, desde clue se reci'ben de los proveedoies, a travs del proceso de produccin y terminando con el consumo o uso por parte de los clientes de la cornpaa. El subsistema de costos permite a la gerencia controlar el costo de estas actividades de produccin por medio de la etroaiimentacin de informacin. Nuestro inters principal es el uso de la computadora como sistema conceptual. Sin err:bargo, es uso se est cornbinando con las apiicaciones dcl sistema fsico por un concepro llamadc manufactura integrada a la computadoa, o CIM.

t computadoLa como parte del sistema fsico

Mucho se ha lograclo en el uso de mquinas controladas por compr,rtirdoa en el rea de produccin. Estas mquinas pueden realizar tareas que antes llevrbarr a cabo trabajadores. L;r-s

y pueden tener Lln nrejor desempeiro en irlgr-rnos casos. Los intentos por auromatizar las Fbricas se ropalon er-r un ..1i16]pio con la resis, ter-rcia de los sindicatos. S.in embargo, con el tiempo esa lesisencir ha c{isrninuido rrl h:rcer.se evidente que una cornpaa clebe aprovecl-rar la tecnologir de cornptrrecin si qr.riere sobrt'vivir en un mercado rundial.
rt-rquinas cuestan menos que los trabajadores

I)iseo asistido por cornputadora

El diseo asistido por computadora (CAD, conputar-aidt'd r/*iyt), al crc cld,r
vez- ms sente llarrra ingeniera asistida por computadora (CA-E, c0tttf)t/t(i'-dil(/ st,liileeriitg), intp)ica el ttso de ltna cor-r-rputador:r como:ryr-rdr en el diseilo de un proclucto clue se ve rr i;lilic:rr'. El CAD rrprrreci pol ptinrer:r vez en ll indusr'i;r ireroc.srrrcirrl ;rlredc,lor.clc 'l960 y l)r)srr-rir)f-

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CAPTLTLO

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19

S]STET\IAS DE INFORI\,IACIN DE IVTANUFACTURA

487

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mente lo adoptaron los fabricantes de automviles. Subsecuenrernente, el CAD se ha usado para disear todo, desde estructuras complejas como puentes y edicios, hasta piezas pequeas. Un ingeniero de diseo puede emplear una teminal de CRI equipada con un lpiz ptico especial que se usa como disposirivo de entrada. El software de CAD refina el dibjo suavizando y enderezando las lneas. lJna vez intoducido el diseo en la computadora, el ingenielo somete el diseo a diversas pruebas para detectar los puntos dbiles. El sofrware de CAD puede incluso hacer que las piezas se muevan como lo haan en uso. Una vez rerminado el diseo, ei sofrware de CAD puede preparar las especificaciones deralladas necesarias paa elaborar el producto y almacenarlas en una base de datos de diseo.

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Manu.factura asistida por computadora

La manufact'.ra asistida por computadora (CAM, computer-aided rnanufacnrring)
es la aplicacin de la computadora al proceso de produccin. Mquinas de produccin especiales contoladas por computadora, como tornos y taladros, elaboran los productos segn las especificaciones obtenidas de Ia base de datos de diseo. Algunas de las mquinas de produccin cuentan con microprocesadores integrados, y algunas son controladas por minicomputadoras. Una sola minicomputadora puede controlar varias mquinas d.e produccin a la vez. Una buena parte de la automatizacin de las fbicas en la actualidad consisre en tecnologas CAM. La produccin puede avanzar ms rpiciamente y con mayor precisin que cuando.trabajadores humanos llevan ei control. La mayor precisin hace posible reducir el nrneo de piezas rechazadas y ia cantidad de material de desecho.

:*

Robtica
'
Otra aplicacin de la computadora en la fbrica es la robtica. La rcbtica implica el uso de robots industriales {IPt, indtstrial robots): dispositivos que realizan auromticamente cieras
tareas clel proceso de manuFactura. Los robots industriaies se introdujeron en ia industria au-

tomovilstica alededor de 1974

ai igual que el CAD y la CAM,

se

han extendido a mu-

chas otas industrias. Una aplicacirr de obtica muy utilizada es la alimenracin de materias primas a una mquina herramienta auromarizada por CAM.
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Los robots permiten a las compaas reducir los costos y alcanzar niveles elevados de calidad, pero tambin ealizan tareas peligrosas como trabajar en reas en las que la temperatura es muy alta.

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computaciora como slstelna de informacin

Usamos el trmino sistema de informacin de manufactura (MIS, mamtfacnu"ing informa, tiott slstent) para describir el subsistema del CBiS que proporciona inFormacin acerca de las operaciones de produccin. Las salidas del sistema de informacin de manufacrura se usan tanto para crear conro para operar el sistema de prodr-rccin fsico" El lector .no cncontrar muchas referencias a los sistemas de infonlacin de l-nan'.rfactura en la bibliogr-afa. La razn es qlle se han us,rdo oros nombres: ROB MRP, I\4RP II, JIl"' y (ilM. Todos estos son enfoques para contrclar el proceso de manufactura., y todos usan infbrmacin. Explicare mos cada uno de estos trminos en las secciones iesranres clel captulo.

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Sistemas de punto de reorden

uitr vez que se irplicaron con xito las prinrer:rs conlpurrdoras rl rrer conr,rlle, se les asigr-r la area de concroiar ks inventariclsrc{e la complf-ra. La estrategia'ilis sencilla cs vnJ ritt(titt,1, eu lir tltLe se espera cluc las existencits de r.rn rirrculo lleeuen rt cierro nir,el, lo ctt,rl disrlr:t rttiit

orclen de comprr o un proceso r1e proilLrccirin. El nivel del lrrculo que sirve conro disprrldrrr se derromina punto de reorden (ROP, rtorrlcr toittr), y un sisrenrr (ltrc l)rlsil l:r dccisin c-le comprl c'n el pr.rnrc-r de reorderr sc d.'r,onin:r sistema de purlto de reorden.

4BB

PARTE SEIS

SISTEIVIAS

DE INFORT,IAC]N ORGANIZACIONALES

La figura 19.1A es un diagrama de la acdvidad de un arrculo de inventario con el tiempo' La foma de diente de sierra ilustra la foma en que las existencias se agoran graduaimente' y luego se eabastecen instantneamente. El agotamiento ocurre ya sea por el uso en el proceso de manufiactura, si se rrara de un" ,n"r.rir"prima, o p* i, de venras, si ".riuiaad se trata de un producto terminado. Segn ei diagrama, ta pronro como las existencias llegan
llega del proveedor y las existencias regresan a su nivel mximo. Este ciclo se repite una y orra vez. La figura 19.1A ilustra una situacin ideal: el marerial de eabastecimiento llega justo en el momento en que se agotan las existencias. Una situacin de existencias agotadas implica que no hay inventarios disponibles. La compaa anticipa el agotamiento
cias y hace un pedido al proveedor cuando las exiirencias llegan ai p"urlto d. eoden. po que el proveedor neces.ira para surrir el pedido se derrorr" anticipacin. a cero, el material de reabastecimiento

de las exisren-

El tiem-

A los gerentes no les gusta manejar las cosas sin un margen de iroteccin. As que como pedida precautoria, se mantiene una cantidad de invenraios ."tr*, ll^-"d" eser-a de seguridad, y que se ilustra en la figura i9.18" La compala espera nur-lca rener que usar su reserva de seguridad pero de todos modos est ah, como un neumtico d. ,.pu.sto.
Lc fnmulq de! punfo de reorden Er gerente de manuctua no riene que adivinar dnde debe estar el RoP; io puede carcular cn ra fomura siguiente:

R=LU+S
d.ond.e:

= punto de reorden

U=

= anticipacin del proveedor (en das) tasa de utilizacin (nrmero de rinidades usadas o vendidas por da) .S = nivel de reseva de seguridad (cn unidades)

. Por ejernplo, si el proveedor nrda14 das en suminisrrar los mateiales or.denados y ted usa 10 unidades al dla, usa 140 unidades mienrras espra 'sque er proveedor.ur,^ .l p.dido. sume a esro Llna reserva de seguridad de 16, y.l purrro de'reorde'es
156.

ljj l'ti
pLrnto de reortlen stn reserLta Ce seguridad_y con reserua rle seguridarl
El
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;'i.6i

Pui]to de reorden
Existencias

Anticipacin
A. Sin reserva de segurdad

Tiempo

Existencias

Tiempo
B. Reserva de segurdad

cApTLlLo 19

SISTE'IAS DE rNFoRr\4ACrN DE I,IANLTFACTURA

4Bg

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Los sistemas de punto de reorden funcionaron bien a finales de la dcada de los cincuenra y principios de la de los sesenta. De hecho, rnuchas compaas todava los usan como base para su administracin de materiales.

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Flanificacin de necesidades

d.e rnateria-tes
de la J.

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A principios de la dcada de 1960 Joseph Orliclcy

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Company ide un nuevo necesidades de materiade de administracin de rnateriales llamado planificacin ".rioqr.,. de materiales proltctiult. estrategia MRP es una les (MRP, material recytirentents Ttlanning).I-a hacia el futuro e idenmira la MRP de ordenar, En vez de esperar hasta que sea el momento se necesitarn. en que y las fechas cantidades tifica los materiales que se necesitarn, sus de MRP Los sistemas de un sistema La figura 19.2 ilustra Ios principales componentes
Case

I.

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1,

numerados del siguiente prrafo corresponden a los nmeros de la figura'

1. El sistema de calendarizaci de produccin emplea cuatro archivos de datos

para

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preparar el programa maesrro de produccin. Los datos de entrada incluyen el archivo e Pedidos de Clientes, el archivo de Pronstico de Ventas, el archivo de Inventario de Poductos Termirrados y el archivo de Capacidad de Produccin. El programa maestro de produccin proyecra la produccin lo suficiente en el futuro para dar cabida proc.io de produccin que comprenda la combinacin ms larga de anticipacin de "l prou.edore, f dempo de produccin. Los programs de produccin Puedn anticiPar
ms de un ao en el futuo.

2.

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El sistema de planificacin de necesidades de materiales determina cuntc material se necesitar para producir el nmero deseado de unidades. El archivo de Relacin de Mareriales sirve para descomponer la reiacin de naterial de cada a{tculo Programado para producirse mulriplicando las cantidades de la relacin de materiales por el nmeio de unidades a producir, El propsito de la descomposicin es determiliar las necesidades totales de mareriales, llamacias necesidades brutas, que se requerirn para poducir los productos programados. A continuacin se usa el archivo de Inventario de Marerias Primas para determinar cules de los mateiales ya estn en existencia. Los materiales en exisiencia se restan a las necesidades brutas para identificar las necesidades netas: los artculos que deben comprarse para cumplir con el Programa de produccin.

(In sistenta MRP

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490

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sISTEviAs DE INFoRI'IACIN oRGANIZAcIoNAtEs

3.

EI sistema de planificacin de necesidades de materiales trabaja en colaboracin con el sisterna de planificacin de capacidad requerida para asegurar que la produccin programada est dentro de la capacidad de la planta. lJna vez hecha esa determinacin, el sistema de planificacin de necesidades de materiales produce varias salidas. La salida principai es el programa de rdenes plaleadas, que iista las cantidades necesarias de cada material por periodo de tiempo. Ctras salidas son:

8l

Cambios a rdenes planeadas, que reflejan rdenes canceladas, rdenes agilizadas y canddades de pedido modificadas"

Informes de excepcin que marcan las partidas que requieren la atencin de la gerencia.
de

M Informes de desempeo que indican qu tan bien trabaja el sistema en trminos

existencias agotadas y otras medidas.

ffi Infomes de planificacin

ventarios futuros.

que la gerencia de manufactura usa para planear los in-

4. El sistema de liberacin de rdenes utiliza el programa

de rdenes planeadas como entrada e imprime un informe de liberacin de rdenes. Una copia de este informe se enva a los compradores del departamento de compras quienes lo usan para negociar con los proveedores, y ia otra copia se enva a los gerentes de planta quienes lo usan para contoiar ei proceso de procluccin.

La MRP permire a la compaa administar mejor sus mateiales. La cornpaa puede evitar el agotamiento de existencias causado por esperar hasta el ltimo minuto y enronces enterarse de que no hay rnaterial de reabastecimiento disponible. Adems, a,l co,iocer sus necesidacies de materiales futuras, los compradores pueden negociar convenios de compra con los proveedores ; as recibir descuentos por cantidad. Aunque un gran nmero de compaas implement la MRP, no siempre obtuvieron los beneficios que esDera-ban. La experiencia demostr que la MRP es mejor para ciertos enrornos de produccin que para otros. Algunas compaas han abandonado sus sistemas de MR?, en tanto que oiros los han expandido ccn esperanzas de lograr mayores beneficios an.

Planificacin de recrlsos de rnanufactura (MF.i' U)

A Oliver \X/ight y George Plossl, socios consultores,
se da el crdito de haber expandido el concePto de MRP ms ail del rea de manufactura para que pudiera abarcar toda la compaa. Ei resulrado se llam iv{RP iI, y el significado de las letras se cambi a planificacin de recursos de manufact ur a Qn a n ufa c tur i ng r e s o urc e p Ia n n i n g) . Un sistema de iv{RP II integra rodos los procesos, dentro dei rea de manufacrura, que se ocupan de la administracin de materiales; adems, se comunica con otros subsistemas del

CBIS, como se muestra en la figura 19.3.La MRP II proporciona informacin al sistema de informacin para ejecutivos y a los dems sistemas de infomacin funcional; adems, intercambia datos con ios subsistemas de iniormacin contable que intervienen en el flujo de materiales: captura de pedidos, facturacin, clrenras por cobrar, compras, recepcin, cuentas por
pegar

y el libro mayor.

Beneficios de ia MRP

Ii
II, la compaa
puede esperar

Cuando [a gerencia de alto nivel se compromere con la ]vlRP beneficios en una o ms de las siguientes reas.l

Uso ms eficiente de los recursos Se esperan leducciones en los inventarios r'Lnro de trabajos en proceso como de productos teurinados, el equipo de planra se aprovecha
r.lrtnres lics0Lr. F.

c Pl:lrIlilL

lIrrrln() rlL' l9S-i)

Cox 1' SLcvcn .J. Cl:rrk 'P|oltlerus irr Irnrlerrreulirr,..l :ur(l ()l)r,r:ltitl! il IIunul:itLtririlt! Irtli irrrr:rtiorl Srstcrll . xn.f,,tI ttttl of .lltiltrt,qt'iltc'ttl ltt.ftriltnlirt.\'):{/(,/7/.{ l
S()

CAPTULO 19

SISTEN'IAS DE INFORN'IACIN DE

^,IANUFACTURA

M-

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sistema de MRP

II

mejor mejor, se localizan los cuellos de botella en los centros cte trabajo y se P.rograma el mantenimiento del equiPo' Mejor planificacin de prioridades Se reduce el tiempo necesario para iniciar la produ..i" de los trabajos y se facilita la modi6cacin del programa de produccin de modo que i:efleje los cautbios en las necesidades de los clientes'

E! Mejor sewicio a clientes Se ampla la capacidad de la compafa para cumplir cc'n las f."", d" entrega promeridas, .o.r lo qu. surge la oporttLnidad de mejorar la caiidad y
reducir los precios.

E[ Mejor nimo de los ernpleados Los

empleados adquieren confianza en el sisterna, lo

que mejora la coordinaciny comunicacin entre departamentos' Mejor inforrnacin gerencial La gerencia usa las salidas del sistema para entender los .rr.jo, .l sistema fsicJde produccin y medir el desempeo de ese sistema. Adems, plasu mejoran funcionales reas las de tocias ejecurivos de la compaa y los gefentes

nificacin a largo Piazo.

de los fabricantes estadoSin ernbarunidenses y europos que aplicar-r la computadora como sistetna cte inforrracin. atribuyen go, en los rldrnos aos los^iapo.,.ses h"n popularizado un nuevo enfoque al cual buena parte de su xiro en la manufactura.

La familia de sistemas de IvIRP represenra Ia actividad

usr-ral

E[ enfoque justo a tiernPo

nraieriales El enfoque justo a tiernpo (JT, jur-itt-tirzre) mantiene e n un minio el flujo de trabaio de estaciones t.^.r, d. i" pl.nr* prog.rn,rn.l los mareriales para que llesuen lrs ^ "jusro

I
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e tienrpo". se [r-:rszr et.t El JIT va en conrra cle li filosoFa rradicional cle l,r proc{r,rccin en t-uasr, clrte de. un't a prodr-rci.r v lores grandes. El tamaro de lote es el nmero cle artculos que se y prot{trccin y ,"r. objejyg de,uslt, lg,,tes gr,ardes es mininrizar los costos cle prepalacin plocitrccin "n't11' olttener.il'lortprouuri.lXrcn.ntos por cantidacl. Sin cn.rbargo, la reprcsctitllll ttlfii ltlgrandcs inventrrrios Los aiau"dor. inventario costos'de co,-,lleva tirrnbin trto sttstltrcirlcs' Por co'siderable r, r^,"tie,-, ;,-,;;;,., incurrir er'l cosros cle manl.-nirrrie 'ersi. ejemplo por sesuros v por segLrridacl.

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492
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srsrErvlAs DE rNFotu\4AcioN oRGANTzACToNALES

El JiT intenta minimizar los costos de inventario produciendo en cantidades ms pequeas. El tama.o de lote ideal es de 1 en un sistema JIT, donde la unidad se mueve de estacin a estacin hasta completarse su produccin.
La sincronizacin es la ciave de un sistema JIT. Un suministro de materias primas llega del proveedor justo antes del inicio programado de una serie de produccin" Las mateias primas inician su camino por la lnea de ensamble. El primer trabajador rermina el primer paso de produccin y hace a un lado el artculo. El sig"iss trabajador toma el arrculo y lleva a cabo el segundo paso. Este proceso contina de un paso de produccin al siguiente. Cuando un trabajador est listo para el siguiente artcuio, lo indica al trabajador previo. Se japonesa que significa "tarjeta" o "registro visible"- para enviar la usa un kanban -paiabra seai. El kanban puede ser una tarjeta que se exhibe, luces que destellean o incluso una pelota de golfque rueda cuesta abajo por un rubo. En contaste con la MRf que hace hincapi en la planificacin a largo plazo y requiere el uso de una computadora, el JIT hace hincapi en Ia sincronizacin y el uso de seales * I
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no computarizadas.
las compaas que invirtieron mucho en MRP duden de la sabidua de tal proceder. AJgunas compaas han abandonado la N{RP en favor del JIT mientras que otras se han rnantenido fieles a la MRP o han integrado el enfoque JIT en la MRP

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Ei creciente inters cn el JIT ha hecho que

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$i el sofiwffire

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su$fur (*ffibie !c compuu

Es cosi imposible. logror" un oiusie perfecto enrre el sothvore de oplicocin pi'eescrito y lqs necesidodes de lo compao. En lo moyor porte de los cosos los especiolistos en informocin de.lo compoo rncdificon el softwore poro que se oiuste. slo cuqndo se percil:e que el .oftwore es uno meior monero de llevor o cobo loi procesos de lo compoo, se lomcJ [o decisin de modificc.r lo compoc. Tol fue el coso de Trus Joist MocMillon (TJM), un fobriconte de mqteriqles estrucluroles de modero de Boise, ldoho, cuondo seleccion el sistemo de softwore de monufocturo cliente/servidor SAp R/3.2 TJM se puso en contc.cto con 25.proveedores potencioles de softwore, envi RFP o cinco y luego reduio lo decisin o.dos: orocle y sAP. Se escogi sAP por vorios rqzones, como su omplitud de funcionolidod, focilidod de profundizoiin y tu ovonzodo entorno de GUl.

todo. mundo quero" y sobo que sero dlficil modficorlo. No-obstonte, teno fe en que los iomqdores cie decisiones de TJM esioron obierios o nuevos moneros de moneior los cosios y los rdenes. Su fee vio iustificodo cuondo lo gente de los plcntos odopt uno octitud de "Horemos que funcione".
En el reo de mcnufocluro de cuolquier compoo, no bosto con que slo los gerenfes del nivel ms olto opoyen un sistenro nuevo. El opoyo debe filtrorse'hocio los niieles inferiores-y llegor hosto lo bose, porque el sistemb fecio o prcticomenle todo mundo. TJM disfru de iol opoyo, y es por ello que todos los miemtros de lo compoo ohoro esin cosechondo los beneficios de un mejor sistemo de produccin.

Desde que seleccion SAP en 1994,TJM ho implemeniodo e! sistemo en vorios de sus I . plontos. El clo Ari Levin se dio cuenio d9 que el sistemo oniiguo "hoco todo lo que

2Bosodo

en "Mind-Set \oiters", en Datamofon 41 (,l5 de septiembre de 1995): 92

cpruro

19

sISTEI4AS DE INFoRlvtActN

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[Jn nrcdelo de sistettn de tn at t ttfac t u ra fo t't t t a ci n de

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El sisrema cle informacin

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conceptual enel rea de

manufactura abarca todas .las aplicaciones de la computa-dora manuctura. En Ia figura 19'4 se ilustra un modelo de

semejante sistema.

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Subsisternas de entrada
la operacin de maEl sistema de inforrnacin contable recaba datos internos que describen con slls Proveela compaa de nufactura y d.atos del entorno que describen las transacciones does. se Parece al subsistema de investigacin de especiales de recoleccin de damercados en cuanro q,r. .oriut. prinrordialmente en Provectos " industrial recaba datos de ingeniera ros. Los dos subsistemas clifieren .r, q,r. el subsistema de dentro de Ia compaa, ms que de su entorno de inteligencia de manufactura rene datos del entorno' Los provee-

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El subsistema de ingeniera industrial

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de manufactura. dores y los sindicatos l"bor"les so.r responsabiiidad especial del rea

El subsistema

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Subsisternas de saliria
de produccin' Los cuarro subsisremas de salida midcn dimensiones individuales del Proceso el flujo de astreando tiempo, del trrninos en El subsistema de produccin mide el proceso de la activiualzuttett el mide de inventarios trabajo d" ,.n p"rJ al siguiente. El subsistema a tabaprimas materias de transformau ciad . produrcin * *!diC" que ios inventarios se cali' calidad midela de El subsisterna jor.,, pro..ro y finalment. produ.ro, rerminados. 'clad " s. transforman. El subsistema de costos micle los cart r en que d.e^los materiales mierrrr"s
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incurre durante el proceso cle produccin.

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a de informacin contable
meior mar"rera de efectual..l-a are4,,de recabar datos qrLe descrilrrn lirs operaciones cle rroducdaos .i,r es usar er.minal., i.l..in cie clatos. Los empleados de prodtrccin introdtrct'n el teclado e' las terminLes ernpleand uria:combinacin de 'reclios clue la inziquina puede leer, Los nleclios por lo gener:rl adoptln lr fbrnr,de docutlenos con cy dispositivos "pu,],"do..r. iigoi a. b^rrnr .1u. se pnecien leer pticamenre. Otros medios ir-rcltrl't'n clocutlentos cotl
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494 ,onE sErS .

sisrEMAs DE rNFoR,rAcrN oRGANTzACToNALES marcas de lpiz que se leen pticamente y gafetes de plstico con tiras de grabacin que se pueden leer magndcamente. LIna vez ledos los datos, se tansmiren a 1, computador" ...,tral, donde sirven para actualizar la base de datos de modo que refleje la siruacin actual del sistema fsico.

La figura 19.5 ilustra doce terminales de recoleccin cle datos dispersas en una fbrica. La terminal 1 esr en el rea de recepcin, Cuando se reciben materias primas de los proveedores, los datos de la recepcin se introducen en la terminal" Luego, toas i"s recepcines de materiales se someten a una inspeccin d.e control de calidad, y lJs resultados se registr"n en la terminai 2. A medida que los materiales recibidos y aceptados entran en el aimacJn de materias primas, la accin se registra en la terminal 3. Luego se usa la misma teminal para registrar la liberacin de materiaies al proceso de produccin. Las terminaLes 4 a 10 son urilizadas por los empleados de produccin para indica el inicio y terminacin de cada paso del Proceso de produccin. Cuando se tennina el producto, se usa la teminal 11 para indicar eI ingreso de la mercanca al almacein de producro terminado. La terminal 11 tambin indica la liberacin del producto terminado al departamento de embarque. Cuando las mecancas se envan a los clienres, la accin se registra en la terminal 12. El uso de teminales que se ilusua en la figura se denomina informes de trabajos, pues proporciona datos que describen los trabajos de produccin. Adems de informar rob.. .ifl.rjo de materiales, los informes de trabajos tambin proporcionan datos sobre el aprovechamiento cle ia maquinaria.La gerencia sabe cules mquinas se esrn usando y durante cunto tiemPo. Las terminales tambin registran el uso de reclrrsos de personal. Los informes de asistencia se obtienen cuando los trabajadores insertan sus gafetes de plstico en las teminaIes al llegar al trabajo en la maana y cuando repiten Ia operacin al salir por la tade. Mediante los infbrmes de trabajos y de asistencia, el sistema de recoleccin de datos registra todas las acciones de produccin importantes. La gerencia de lnanufactura uriliza esra rica base de datos para supervisar las actividades de todo el sistema d.e produccin.

Wcacin de las terntinales de recoleccin cle datos

CAPTIILO 19'

SISTEMAS DE INFORVIACIN DE

495
^4ANUFACTURA

&Urrtema

de ingen ieraindustrial
Un ingeniero industriai (IE)
qs un analisra de sistemas con capacitacin especial que estudia la operacin de rnanufactura y hace recomendaciones para mejorarla. El IE se especializa en el diseo y operacin de los sistemas fsicos pero tambin tiene conocimientos de los sisremas conceptuales. El IE puede ser un miembro de los equipos de proyecto que creao e,l sistema de recoleccin de datos y cada uno de los subsistemas de salida. Una parte importante del trabajo del IE implica el establecimiento de estndares de produccin, un ingredienre crucial de la aplicacin de la adminisracin por excepcin al rea de manufactura" Los IE fijan los estndares estudiando los procesos de produccin para determinar su duracin. Los estndares se guardan en. la base de datos y se comparan con los datos de desempeo reales proporcionados por el AIS. Cualquier variacin excepcional se informa a la gerencia.

"M[gencia

de rnan Lufacr*a
Ei sutosiscema de informacin estratgica de manufactura mantiene a la gerencia de manufactura al tanto de ias fuenres de mano de obra, material y mquinas.

Informacin sobre fnarno de obra

I-os gerentes de manufacrura ponen especial atencin en los sindicatos laborales que organizan, o intentan organizar, a los trabajadores de la compaa. Cuando los trabajadors votan por sindicalizarse, un contraro describe las expectativas y obligaciones tanto de la compaa como del

sindicato. Es preciso ecabar informacin que describa el desempeo real de ambas paftes Para que la gerencia pueda smr segura de que se est cumpliendo con los trminos dei contrato. En la figura 19.6 se muestra cmo se usan sistemas tanto formales como informales para generar el fujo de informacin sobre mano de obra.

Sisfem<s forrnqles La gerencia de manufactura inicia el flujo de informacin sobre el personal preparando solicirudes de personal que se envan al departamento de recursos humanor. st. recaba enrs6es informacin de diversos elementos del entorno y establece contacto con los solicitantes. lJna vez que se preseleccionan los solicitantes, sus datos se envan a la gerencia de manufa6ura. Cuando se contrata un solicitante, se introduce informacin personal en la base de datos del sisrema de informacin de recursos humanos (HRIS) y t:rmbin en el archivo de Nmina. Tambin se genra un flujo formal cuando ios enrpleacios saien de la empresa. tJn flujo de informacin formal, que detalla el grado en que se est curnpliendo con los trminos del conrrato con el sindicato, tambin puede vincular la gerencia de manufactura con la gereqsia de alto nivel.

Sisfemss irlfornrqles

El ilujo de informacin entre los empleados y la gerecia de manufacturir es en buena medida informal, la cual consiste en el contacto cotidiano entre los empleados y sus supervisores. Tambin existe un vnculo de comunicacin infortnal entre los funcionarios del sindicato, el departamento de relaciones industriales de Ia comprrra y Ia gerencia de alto nivel. Esros gmpos colaborar en la resolr-rcin de problernas relacionaclos con
la mano de obra.

Inf orrnaci-.n*d_p---------------,;pr*..ogc{.o*res
La mayor parte.de los departarnentos de compras cuelltrln con varios cornpraclores que se cspecializan en la adqrr;5i6in de ciertas clases de rlirteriales. La seleccin de los rneiores Proveedores es rr', -i.ttte6.1^,r" p"r" Iograr eficiencirr y caliclad en la produccin. Los tnateriales ordenrdos cLeben llcgar er-r lrs Fechas progr,rmadrrs y con el nivel de calidad esperado.

49

sErs 'ARTE

sisrE4AS DE rNFoRrvfACrN .RGANT,ACT.NALES

Flztjo c,e inlontzacin sobre ttcttto de obra

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Los proveedores se escogen med.iante un proceso de filtrado, y vnavezque se ha selec_ cionado un proveedor los compracior., ,. actualizados .n .u".rto a las capacida-"n',ianen des del proveedor. se mantienen ios ciatos en ra base de d.atos q,-r. d.r.rib.n el d.esempeo de cada proveedor. La 6gura 19.7 ilustra tres fuenres.
entradas de proueedores se obtienen cuando los represenranres de ventas de los proveedores visitan personalmence a ros compradores y r., propor.i;;;r, ,-,.'",ruores y cat_ logos. Los compradores de la compa" tambin
se ponen en contacro con er proveedor por relfono o comunicacio.res erectrnicas para hacer preguntas especficas. ste .s ,rn buen pun_

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tueedot.es

a los regstr.os tle

cApTULo 19

siSTEIvLas DE iNFoRlvrAciN DE IANUFACTLTRA

497

to para aplicar la Internet, ISDN, videotex o software de tomputacin en grupos de trabajo qu. in.orpore multimedia. Y cada vez que la corpflj obtenga materiales de un proveedor, .l .i.,.rr." d. informacin contable crear un registro de la tansccin.
Las entradas d.e conn'ol de

calidad consisten en datos proporcionados por los inspectores materiales fluyen a travs del pfoceso de produccin' los de control de calidad mientras son responsabilidad de la funcin de mercadotecnia' a clientes Las entrad.as cle seruicio informacin como resultedo de las reparaciones proporciona La unidad de servicio a clientes el grado sobre de satir,iccin de los clientes. enc,restas y ,..*ptr^, adems de ' ofrece un completo anlisrj de la organizacin del proveedQ-as r, registro de proveedor Ia desde recepcin irasta el uso en los productos finales' m^teriies como clel delempeo-de sus introducen datos Esto concluye la explicacin de cmo los tres subsisremas de entrada se ocupar de los suben el sisrema de informacin de manufactura. El resto de la explicacin sistemas de salida.

Mduccin

ei flujo de un trabaComo ejemplo de ia manera en que el subsister cie produccirl ra:tfe1 sujetan.a la jo, supon.gamos que una compria fabricalintern", p"r" bicicleta, del tip.o que se al montada baje mientras se pedalea. Una lente incolora ;t.;; i.",""do i,-r. i, iu, s,rb" y y advertencia lente ro;a en la parte trasera sirve como frente ilumina ult poco el camino, una
a los automovilistas que vietren atrs' relacin de maLas linternas se arman con varias piezas. La lista de piezas se denomina de materiales se teriales, la. cual se parce a una receta. Tnto la linterna co,no su relacin

ilustan en la gura 19'8.

Piezas (contponentes) y relacir't de m.ateriales de un Proclucto

ternt i rtct.do

Baieras

Ref

lector i,cilndro
de plStico

Resode

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498

PARrE sEIs

SISTEVIAS

DE INFOR&IACIN ORGANIZACIONATES

El proceso de ensamblado de las iinternas sigue los f{ujos de produccin que se ilustran en la 6gura 19.9. El ingeniero inr:iustrial ha determinado que el trabajo puede realizarse en dos flujos s-imultneamente a fin de reducir el tiempo de produccin. Un flujo se encarga de armar el cilindro y est representado por los crculos rotulados paso 1 a paso 4. EI oto fujo arma la parte superior y est reprsentado por los cuadrados rotulados paso 5 a paso 8. En el paso 9 la unidad supericr se une a ia unidad del cilindro, y el resuitado es una linterna terminada. El programa de produccin determina cundo se realizan los pasos del proceso de produccin. Un componente de sofcware del subsistema de produccin crea el programa que se muestra en la figura i9.10. A la izquierda se imprimen la fecha y Ia hora para la liberacin
de cada una de las piezas del inrtentario de mateias primas. Una vez que se liberan las piezas, se transportan al ea de produccin en donde se usarn. Los nueve pasos de produccin se listan en el centro, junto con una fecha y hora de inicio para cada uno. Las fechas y horas de terminacin esprada de la derecha se calculan a partir de estndares de produccin que han sido proporcionados por el subsistema de ingeniera indusuial y por el AIS. A medida que se realiza ei trabajo, los empleados usan teminales de ecoleccin de datos para registrar los tiempos de inicio y paro de cada paso" Los datos de la teminal reflejan las fechas y horas de terntinacin real, Ias cuales se comparan con las cifra.s planeadas. El subsistema de produccin proporciona a la gerencia una imagen no sio de los p1anes de produccin sino tambil de Ia situacin actual, Un gerente que desee deteminar ia situacin de un trabajo dado puede consultar la base de datos y obtener una pantalla como la que se ilustra en la figura 19.1 1

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la gerencia de manufactura determin que la capacidad de consulra la base de datos para averiguar la situacin de los trabajos en proceso sera valiosa para resolvr Lrna amplia gama de problemas de prociuccin. La capacidad cie consulta la proporciona
este ejemplo,

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el sofrware de administracin cie bases de daros.

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CAPTLILO 19

"

SISTEIT'IAS DE INFORMACIN DE IVIANUFACTURA

499

(Jn

Progranta de Produccin

r.

bsistenia de inventartos
los inventarios La gerencia de manufactura siempre ha tenido la responsabilidad de controlar se mercadotecnia de En rea el en muchos casos, Proceso' de ir"teri"s primas y de trabajos terminado' encarga del irwentario de productc

1.

La importancia del niveX de inventarios

una inverEI nivel de los inventarios de una compaa es muy importante porque rePresenta parte' otra en inventatios en usaf se puede no invertido dinero El sin consiclerable.

IrtJitt'trtc c[e sittt,ctt:i de il'abajo

e.r l.t i l: i rl t s e n p u rt
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SITUACIN TRABAJO: 1 8037-1 72 AL27 DE OCTUBRE, 10:1S CLIENTE: NM CLIENTE: NM PEDIDO GLIENTE: FECHA PEDIDO CLIENTE: FECHA RECEP PEDIDO: UBICA,CIN ACTUAL: ll''!rctO BEAL: r. FECHA/HORA. . FECHfuHbhA FIN PROYECTADA: FECHA EMBARQUE PROYECTADA:
LA BICLA.
8037 5792A
1

10t12
10/15 PASO 9 UNIR

T/\PA
1

0/27; 0800 10127;13s2

10128

500

PARrE sEis

sISTEIvTAS DE

INFoRlvIAclN onc.NtzACIoNALES

El nivel de un artculo dado depende principalmente del nmero de unidades que se ordenan del proveedor cada vez. El nivel promedio del inventaio se puede srimar como la mitad de la cantidad del pedido ms la eserva de'seguridad. El diagrama de la frgura 79.12 muestra esteefecto. En el ejemplo de arriba, se ordena una cantidad de 20 de.rnlror.eedor. ,'A veces (justo despus de la reiepcin) hay 25 unidades en inventarios, contando la reserva de seguridad de cinco unidades. Otras veces (justo antes de la recepcin) slo hay cinco: la reserva de seguridad. En promedio hay 15. En el ejempio anterior se ordena una canridad de 16 y el nivel promedio baja a 13. La determinacin de la cantidad de pedido ptima Cepende de dos costos: los cosros de mantenimiento y los costos de compra.

Costos de mantenirniento
Los costos anuales de mantener un inventario depenclen del tipo de material que se almacena. Por ejemplo, una compala farmacutica que almacena frmacos en recintos de ambiente controlado con una seguridad estricta incurre en costos muy elevados. Una compaa de suministros para campos petrolferos, en cambio, incure en costos muy bajos al almacenar tuberas de hierro a. la intemperie. El costo de mantenirniento, o costo de existencias, generalmente s expresa como un porcentaje anual del costo del artlculo, y el costo incluye factores como marerial estropeado, sustraccin, obsolescencia, impuestos y seguros. lJna caracterstica importanre del costo de mantenimiento es que vara en proporcin directa con el nivel de inventarios: cuanro ms aito el nivel, ms alto es ei costo.

Costos de coinpra
La cornpaa busca minimizar sus costos de mantenimiento ilanteniendo bajo su nivel de inventarios. Una forma cie hacerlo es ordenar cantidades pequeas, y esto siempre sera un buen objedvo si no fuera por otro costo que se incrententa cuando la cantidad de pedido disrninuye. Este costo creciente es el costo de compra, que incluye los costos en los que se incurre cuando se ordenan materiales: tiempc de comprador, gastos teiefonicos, riempo secretarial, formatos cie rdenes de compra, erctera.

El efecto cie lc cantidad de pedido sobrc el niuel promerlio

del inuentario

Tiempo + A. Cantidad de pedido de 20; el nivel promedio es 15.

Reserva de seguridad

Tiempo
B. Cantidad de pedido de 16; el nivel promedio es
-13.

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cApTULo 19

sISTEMAS DE INFoRrvrAcrN DE

I'r{NUTACTURA

50 l

sea

Cuesra una canticlad fija preparar una orden de compra, tal vez 100 dlares, sea cual el nmero de unidades ordenadas. Por tanto, cuanto menor sea el nmero de unidades, mayor ser el coso de compra por unidad. Si ia compaa ordena una unidad a la vez, el costo de cornpra por unidad ser de 100 dlares. Este costo se puede reducir a 50 dlares cuando se ordenan dos, a 33.33 dlares cuando se ordnan tres, y as sucesivame nte.

Cantidad econfnica de pedido

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La cantidad econmica de pedido (EOQ economic order qu.antity) balancea los costos de mantenimiento y de compra e identifica el costo combinado ms bajo. En el c:rptulo 6 estudiamos la EOQ e incluimos un modelo grfi.co y uno matemtico. Se establece una EOQ para cada artculo del inventario de materias primas, y se incluye como dato en el registro de
inventarios. La EOQ se usa para ordenar material de reabastecimiento de Ios proueedores.

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Cantidad de manufactura econmica

otra cantidad econmica para el inventario de producto terminado. Se trata de la cantidad de manufactnra econnnica (EMQ, economic manufachtring quantity), tambin llamada tamao econmico de lote. La EMQ balancea los costos de mantener el inventario con los costos de las ineficiencias en la produccin. La EMQ se usa Para ordenar material de
Se puede usar

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reabastecimiento de Iafttncin de marurrfactura propia de la c,:mpala.

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Ilediante el uso de prcticas cientficas de control de inventaios que incorporan concepros como la EOQ y la EMQ, el subsistema de inventarios permite a la compaa lograr
una ventaja compeririva sostenible en forma de una reduccin n los costos de inventarios.

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@nri, temade calidad

Una forma de ver la calidad que es dificil de superar desde el punto de vista de la sencillez, pero qne alavezcaptura ias ideas actuales en el campo de los negocios, define la calidad coLo .l-;'.,r*plimiento con las especif,caciones del cliente".3 L^ id." bsica es que la calidad no consiste en sarisfacer cietos criterios que la compaa establece; ms bien, consiste en satisfacer criteios que los clientes establecen.

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Los Catorce Puntos de Derning

La persona cuyo nombre se convirti en sinnimo de calidad es \fl Edwards Deming, proiesor de estadstica de la New York Universiry durante Ia clcada de 1940, quien fue a Japn para ayudar a ese pas a revitalizar su capacidad irrdustial.despus de la Segunda Guerra Mundial. Gran parte del xiro que los japoneses lograron en convertirse en Llna potencia indusrrial se puede achacar a la influencia de Deming. El se hizo famoso por su lista de recornendaciones, que se conocen como los Catorce Puntos. l crca que esta srtgerencias, cotlo el uso de la estadstica y la eliminacin de carteles y consignas sin sentido, eran las claves para lograr la calidad.a La tesis principal de Deming fue que no son los trabajadores quienes determinan iidad. Ms bien, es la gelencia.
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502

PARTE SEIS

" SISTENIAS

DE INFORMACTN oRG,NIzACIONALES

Administracin de canidad totaX

El enfoque de ad.ministracin estratgica de ca-lidad que est atrayendo ms atencin hoy da es la administracin de calidad total (TQ&i, total quality *n,rngrorrnt\, el manejo de toda ia co.mpaa d.e modo que sobresalg" .r, todl. l"s dimnsioes d. lis producros y servicios que
son importantes para el cliente.5 Las creencias fundamentales en las qu.

,. b"r, la Telv{ sn:

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El cliente define la calidad.

La gerencia logra la calida.
es responsabilidad de roda la compaa.

W La calidad

Estos puntos caPturan las ideas que Deming y otros experros en caiidad apor-taron durante la segunda mitad del siglo lx, en Ia que los consumidores de1 mundo adquirieron conciencia de la calidad.

Elernentos de Ia ad.rrinistracin de calidad total

La TQM est conformada por tres elernentos principales: una filosofa, herramienras grficas y herramientas estadsdcas.6 La figura 19.13 muestra esre armazn. La filosofa de la TQM reconoce la importante influencia del cliente. La compaa establece vncuios con sus clientes y proveedores, que son necesaios para el proceso de producciirn y distribucin. La TQM se basa en la idea de que la mala caiidad p,r.d. p..,r..rirse. Los Pogramas como el de cero defectos, que se origin en la industr.ia de los misiles a principios de la dcada de 1960, e.w+resan la filosofa de que es posible prevenir errores. La filosoft" de calidad en el origen reconoce que los trabajadores p*.d.., fungir como sus propios inspectcres de control de caiidac{. Por itimo, la TQM incluye *rl, l^bo, de seguimienio p"r, ,r.gurar que el mejoramienro contine. A1 aplicar la TQM, la gerencia puede usar varias heramientas grficas para mantenese al tanto de la actividad de calidad. En la figura i9.14 se muesrran ej-emplos.-AJgunos de estos grficos se desarrollaron dentro de Ia funcin de manufactur", y ,u uso ,e hJ r.rtringido en buena medida a esa rea. El anlisis de Pareto y los diagram", d ."ns, y ebcto ,o., .;"..nplos. Los otrcs grficos se usan ms ampliamenre, y g.r..rr.'s de roclas las eas los conocen.

'Ricl-rarcl B. Chase y Nicholas -| Aqtrilano, Prolttction e O.perati(ilt.r ,i4anageiltt,rt: /1 Lili, a\,cle Approcrclt, 6a. ecl. (Homervoocl , iL: Irivin, 1992), 186-187. 'lBr.saclo en Chase

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504
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PARTE SEIS

SISTEMAS DE INFORMAcIN oRGANIZACIoNALES

'$bsistemade cosios
El subsistema de costos se compone de lrogramas que preparan informes tanto periclicos como especiales. Los informes peridicos, pueden imprimirie y distribuirse, o pued.n almacenarse en forma preformateacla en la base de datos para recupearse posteriormente.

*'El

de costos para mantener bajo control los costos de dar mantenimiento a la maquinaria d.e producci.,. AJgunas mquinas requieren poco mantenimiento, o ninguno. Una computador" pe.sonal .s un buen ejemplo. lJsamos la unidad hasta que algo se descompone y ..rrorr.., 1" ,.p^r"-o.. Otras mquinas, empero, deben recibir mantenimiento peridico. Un buen ejempt es ,rn" computadora mainfame grande, La prctica aceptada es dedicar una o dos horas al da al mantenimiento preventivo (PM, qreuentiue maintt:nance), cuyo propsito es evirar las descompostuas. El PM incluye actividades como limpiar y aceitar lr pi.r", mecnicas, y revisar y
reemplazar los componentes electrnicos. La gerencia de manuctura usa el PM como una forma de reducir las horas de avea: el tiempo durante el cual. las mquinas de produccin estn fuera de servicio y en espera de ser reparadas' Si se considera que las horas de a.era listadas en la columna cenrral d.i infor-

Un ejemplo de inforne de costos infor*. de la figura 19.15 muestra cmo se puede usa el subsistema

me de la figura 19'15 son excesivas para una mquina dada, su mantenimiento puede efectuarse con mayor frecuencia. Si las hoas de avea son mnimas, el mantenimientc p"ede efectuase con meno fi'ecuencia, y los mecnicos oueder cled.icarse a oos trabajos. La gerencia de manufactura tambin usa el infome para decid.ir cundo ., .l -o,''.nto de adquirir equipo de reemplazo. Ei lector obserrar qul el informe refleja la administacin por excepcin. Cuando el costo de mantenimiento por hoa de operacin de una m-

Las apiicaciones de las computadoras en el ea de

manufacrura han experimentado un patrn de crecimienro

relativamente poco planeado. Las aplicaciones han progresad.o en varios frentes al mismo tiempo, y los gerentes d mnufactura han aprovechado las oportunidades. El probiema es que ahora hay ranras aplicaciones de cmputo que es dificil controlalas todas.

es una perspectiva de sisremas de la produccin, en lugar de la perspectiva molecular del pasado, que se ocupaba slc de lcs componenres individuales.

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CII

Cuando la CIM se implementa al mximo en

fsr

Lrna

La marufacura integrada a la computadora (CIM,

conzpu,ter-integtated m,anufacutrirtg) es la filosofia gerencial de que todas las tecnologas de produccin e informacin deben

trabajar en conjunto. La

CIM

es

una foma de ver el recurso

de produccin de la compaa como un solo sisrema y definia financiar, contolar y coor.dinar rodos los poyecros ,1e mejora-

compa manufacruea, integra el sistema de produccin fsico y el CBIS, corno se muesra en la 6gura f .1g. el C,tO constituye la interfaz entre los dos tipos principales de sisre_ mas, y produce las especificaciones de diseo que se usan pa_ ra guiar li CiW y los robors del sistema fsico. Los subsisremas del CBIS que represenran los vnculos ms Fuertes cor.r el CAD sorl ei sisrema de informacin de manufactura, ei sistema de informacin para ejecutivos y los orros slbs.isremas or_
ganizaciodales-

nriento en trminos cle cmo aFectan el sistema total. La CIM

cApTLrLo 19

stsrEtvlAs DE INFoRr4AcrN DE I'LANUFACTLTRA

503

:'"-"n,o" I

A BIC D E F G
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ABCDE
Estraiegia coordinada para identif iiar, ciasificar y trabajar con el objetivo de eliminar peimaiienteinnie'lbs dfectos, Se concehtra en las iueritels de'erri:'r:i importantes" Regla 80/20: e 80% de !s problemas se deben al 20% de las
causas"

Algtrnas ben'anzientas grfcas

d.e

la TQM

FItciltc: C:oolcrs O Ll,brdrrrl,.follelo Qualitl,Pructices, t989.I.ltilird.lo con attlorzcit1.

Cuando se implementaron por vez primera sistemas de control de calidad formales a la fi-rncitr de manufactura, se dependa mucho de herramientas estadsticas. El contrrl de calidad estadstico (SQC, strtistical qunlity conrrol) es el empleo de tcnicas matemticas para determinar si los materiales y procesos se ajusran a las pautas cie calidad. Los principales Lrsuarios del SQC en una planta son los inspectores de control de caliclaci y especiaiistas cllantirarivos como los cientGcos en administracin y los investiqrdores de opei-aciones.

Cmo el subsist:ema de caiic{ad influye en la cafidad de los productos

En el r.nundo de los negocios acturl, la TQM proporciona un rrrmlzn para toclas las activid,rdes c{e lr compaira relrcionaclirs con lr calidrd. Denrro de esre arnazn, el subsisem:r cle crlidad proporcion-ali1:los.gc1rer1te5 irifbnnrcin cltte revelr el qrado en qLre los producros de la compara esrn aicinzanc{o las mer:.rs de ctrlic{:r.1. l-o"s dros (lue se Llsln plra prodtrcir r,-Ll in[orrrrcin provienen de los sui:sistemes de eutrada y
c{e

los orro.s subsistemas de srlid,r.

CAPTULO 19

srsrEvrAs DE TNFoRI\4AcIN oa MANUFAcTuR{

5C)5

tJn irtfonne de mantenirniento

.!:'!.

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3.
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quina excede tJ.15 dlares, se imprime un asterisco indicador. El gerente examina la columna de los asteriscos en busca de excepciones que exigen una decisin de reemplazo.

Ingredientes bsieos detr control de costos

LTn programa de

'rff

{i

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dares de desempeo

control de costos ef,caz se basa en dos ingredicntes ciave: (t) buenos estny (2) un sistema para informar los detalles de la actividad en el momento en que ocurre. La red. de recoleccin de datos puede contribuir en ambas reas. Mienrras

los trabajadores de manufactura realizan sus tareas, pueden usar las terminales de recoleccin

y'sco.s

CIM inlx1,e sistemas tanto co 1.,? o c o t t c eph rctle s

rri:l ',il;..'

50

pARrE sErs

srsrE'AS DE TNFoRMAcIoN
'RGANT,ACToNAIES

Usttcu'ios del sistema de

infonn acin de

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anu.factu'a
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de datos para registrar la actividad, con objeto de que ia gerencia rle manufactura sepa qu est sucediendo en la planta. Estos datos reales tambin se acumulan a lo iargo dei tiempo y se

combinan con otras entradas, como las de los IE, para establece los estndares y manrenerlos actualiza.dos.

$gma -"1-7" en que tos gerentes usan el sistema de informacin

0e manulaciura
El sistema de informacin de manufactura se emplea ranro en la creacirr como en la operacin del sistema de produccin fsico. La informacin es utilizada por los ejecutivos de Ia compaa, gerentes del rea de manufactura y tambin geentes de otras reas. Esre uso se muestra en la tabla 19.1 Los ejecutivos, incluido el vicepresidente de mnufacrura, reciben informacin de todos los subsistemas de salida. EI superintendente de la planta tambin usa salidas resumidas
que describen toda la operacin. Los gerentes de mercadotecnia y finanzas tambin utilizan las salidas. A los mercadotcnicos les interesan aspectos de produccin tales como el costo, la calidad y la disponibilidad, ya que esos factores influyen en las ventas de productos. Los gerentes financieros tienen un inters especial en el subsistema de inventarios, puesto que se usa para dererminar el nivel de inversin en el inventario, y en el subsistema de produccin, p'-les se usa para tomar decisiones importantes en cuanto a la consrruccin o expansio de plantas. El punto importante que debemos tener presente es el hecho de que el sisterna cie informacin de manufacrura proporciona informacin a gerenres de toda la compaa.

.Restttnen
Los gerentes de manufactura han aplicado las computadoras de dcs maneras bsicas: como sistemas fsicos y como sistemas de informacin. El CAD, el CAirl y la robtica se us1n en
el sistema de produccin fsico para realizar mejor cierras rareas y reducir los costos. La aplicacin de la computadora conro sistema conceprual en el rea de manufactura se inici con los inventarios. E,l primer sistema incorpor el enfoque de punto de reorden, pero esce diseo fue desplazado por el concepto ms proactivo de la MRP La abreviatura Ir;iRP originalnrente signiQ,caba plnnifcttcin de necesirJades de materiles. Posreriormenre, el concepto se expandi para integrarlo con otros sistemas de todas las reas de la conrpaa, v el rrmino se cambi apLtnifcacin de recttrsos de tnanufrtcttrz o I\4Rp IL Durante la dcada de los ochenta l:rs cornparas conraron colr orr?l esrac-qia cle rr.ocluccin, el enfoque justo a riempo (JiT). El JIT es un concepro revolucionrrio en cios sentidos. Primeo, \'a contra la filosoFa trclicional de la ploduccin en mlsrr. St'grrnclo, resril

cApTULo 19

sISTEMAS DE INFoRI'IACIN DE MANUFACTLTRA

5O7

importancia a la capacidad de comunicaciones de la tecnologa de computacin en favor de

serales flsicas.

Ahora que ha pasado la novedaC Cel JIT, las compaas se dan cuenta de que no todas tienen que abandonar sus sistemas de MRP Algunas compaas pueden beneficiarse ms del

]IT y algunas
se de datos

de MRP, y otras ms integran el JIT en la MRP. lJn sistema de informacin de manufactura consiste en subsistemas de entrada, una ba-

y subsi.stemas de salida. El sistema de informacin contable recaba datos internos, a menudo empleando terminales de recoieccin de datos, y tambin datos externos como resulcado de las transacciones con los proveedores. El subsistema de ingeniera industial recaba informacin interna relacionada con el sisterra de produccin fisico. EI subsistema de informacin estratgica de manufactura ene datos del entorno que describen los sindicatos

laborales y los proveedores. La gerencia usa el subsistema de produccin para construir nuevas instalaciones de produccin y operar las instaiaciones existentes. Ei subsistema de inventarios emplea formulas para programar las dos decisiones importantes de cundo hace un pedido y qu tanto orde-

nar. El subsistema de calidad aplica ios fundamentos de la TQM para lograr la elevada. calidad necesaria para enfientar la competencia internacional. El subsistema de costos tambin ayuda a lograr Ia ventaja competiti\a proporcionando inFormacin que permite a Ia gerencia mantener bajos los costos de produccin. Ei sistema de informacin de manufactura es una aplicacin robusta de la tecnologa de la inforrnacin a la produccin, pero slo es una dimensin del uso de las computadoras. La CIir{ es una filosofia gerencial que busca integrar todos los sistemas de informacin computaizados individuales y la automatzacin de la fbrica. Lograr la CIM ser lm desafio impotante para los gerentes, ingenieros industriales y especialistas en inrrormacin ante el inrninente arribo del ao 2000.

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TERMINOS CLAVE
kanban ingeniero industrial (IE) relacin de materiales programa de produccin costo de mantenimiento, costo de
existencias ccsto de compra

sistema de punto de reorden (o de resultido)

EMQ (cantidad

econrnica de

agotamicnto de existencias anticipacin

reserva de seguridad necesidades brutas necesidades netas

manufactura), tamao de lote econmico calidad

cero defectos calidad en el origen controi de calidad estadstico (SQC)

iamao de lote

EOQ (canticiad econmica de pedido)

. g_q_N_cpgTo s
_

_c

r_AvE tecnologa
d Cmo las terminales de ecoleccin de datos propolcionan datos que describen el sisterra de produccin fsico en

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I'
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CADiCAM y robtica como la aplicacin de la de computacin al sistema de produccin fsico Lr nltr-traleza proactiva de la planificacin de necesic{ades
cte urate riales

tiempo real.
Componentes de los cosros de inventarios, y for:nras
cLe

(l\4RP) y cle la planiGcacin de recurss de

t La relariva sencillez clel enFoque jusro a rien-rpo (JIT) t El sisrer-nr de infor.maci de man,-rfacrur:1 como
corlrbin:rcirin cle subsisremas de enrrac{a y szrlida, integrados por una base de daros

rii,inufacrura (MRp II)

manr ner bajos los costos It Administracin cie calidac{ roral (TQM) & Manulactttra inresrada a la compr-rradora (CIM)

-.IREGVIIIA$
1.
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;Crlro con-nrnica inFonlicin CAD a CA-N4?

-' : : r\ iornlls

3. ;Por r1u trn sisrem:r de pLrnro de

reec ti r.a?

recii-:
. ::...----

L-n

:, ,:- ,,n .l C.\lvl.

que se pr-rede usar Ia cecnologa de

4. C,:ando un,r courp;rrr

segLrrid,rcl, ;es,r tlecisin

de

lii:

::

l:::.i :. : - :.'

508
, 5.

PARTE SEIS

SISTEVIAS DE ]NFORMACIN ORGANIZACIONAIES

' descompone la elacin de mareriales? 6. Q" archivos de datos se usan para calcular las 7. Quin ecibe ios informes
8.

nivel promedio de inventarios? Si la respuesra a cualquierade estas pregunras es s, explique. Mencione los cuatro subsisrmas de Lrn slstema de plani6cacin de necesidades de mareriales (MRp).

11. Explique cmo

12. Cmo contribuye ei rabajo del fE a la administracin

Cu,l

se usan las terminales de ecoleccin de datos para concola materiales, mquinas y personal.

por excepcin?

13.

necesidades brutas? y las .recesid.ades neras? de liberacin de rdenes? Qu hace con ellos?

L4.
15.
16.

Qu dos elementos del entorno son el foco del subsistema de informacin estratgica cie manufactura?
las cuarro dimensiones q.,. d.., los subsistemas de salida. Para cada subsistema, especifique la dimensin. Qu d.os costos se incorporan en la frmula de EOe Cu:indo se usaa una EMeen lugar d.e una EOe Cir.e las tres ceencias fundamentalJs de Ia TeM.

Cite

9.

10. Qu efecto tiene el JIT

Cmo refleja la MRp II una influencia organizacional sobre la computacin? Por qu cree usred que ios emplead.os de manufacura se sienran arrados por la MRp IIi

17. 18. Por qu a un

19.

sobre el inventario de rnaterias primas? Y sobre el invenrario de trabajos en proceso?

gerenre de mercadotecnia llegaran a inteesale los costos de manufacrura? Explique por qu el CAD forma parte del sistema

conceptual. Explique por qu forma parte del sistema

fsico.

" 1.

TITMA$-

-fAB{

_p rs c

us

N
JIT
sistema de infoma.cin de manufactura conrribuir eieva la calidad de ios productos? Aborde
cad.a
a

usar la computadora en manufactura?

Cmo podra una compaa que ha adoptado el

2. Cmo pueden los cuato subsistemas de salida del

subsisrema individualmente.

__lBgs!__EI44q____ l. Use la computad.ora para decerminal los puntos de

reoden cie los atculos siguientes. Su instructo Ie indicar qu materia_l debi entregar.

Nmero de atculo
10 12
71t

Arrticipacin
(en das)
23 17
3 11

Tasa de uso (en unidades)

Reserva de seguridad

(en unidades) 45
10 100

Punto de eorden
(en unidades)

104
49 65 94

16 18

72A

250
30
12

20

)<

2.

Use la computadora para determinar las cantidades econmicas de pedido para los arrculos siguientes.

Nmero
de

atcuIo

Costo de comPra (en dlares)

100

Ventas anuales

Costo de

mantenimiento
(en dlares) 12.50 25.00 0.25 ) qlt
/. )l-, -'r 2,<0.00

EOQ
(en

(en unidades)

unidades)

l0
I2
1r

io0
lCij
100 100

l(r
1j

2i

26 000 12 250 IO Z)U

500

20

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2 000

7i0

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NEWTONE PLASTICS [NC.

Junio12 i'
,

lteVOnANDO A: miembros del corn6 ejecutivo: I Dorothy Murra vicepresidente cle finanr"s

,'

,
DE:

Fred Sheinberg, vicepresidente.de manufactura Andrea \7illis, vicepresidente de rnercadotecnia Charles Hinkle, vicepresidente de servicios de informacin
James

\fhitworth,

Presidente
1 :I , r. ,

TEMA: Ordqn del dia para la siguientE reunin del coit

.,

ejecutivo I , '
a. ,,

Fred ha solicitado que nuestro primer terrra en fa reunin de la prxima semana sea la MRP El nos pondr e al' ta sobre el tema, y Podremos decidir si esrudi"r ms a fondo ei asu.to.

-_

II.

'.
ustecles saben'

Fno: Como casi todos

MRP II. La MRP

II usa el Prograrna de prod"uccin conro base para hacer ios pedidos. Se exarnina el programa y se identific el *o-.rrto en que se necesitarn ciertos materiales, haciendo de esta manera los pedidq5 con antelacin. Es menos riesgoso Porque' si espera-mos hasta liegar aI punto de reord61, podrla suceder que el proveedor no pueda srrrtir nuestro pedido. Cn,uu.nsr He odo hablar de la MRP Casi todo mundo compra sofrware preescrito. Probablemente esa sera la nica forma n que Servicios de Informacin podra aPoyar un comprorneddo nuesrros programadcres con el HNS y el EIS Proyecto as porque hemos durante los prximos tres aos' Lo rn"lo es que esos paquetes de MRP son muy caros; Pod.ran costar hasta un rnilin

llun sistema de punto de reorden Pata".r,rmente disparar las rdenes de cgmpra de materias primas. Casi toda la induscria ha sustituido ,,r, iirr.*", de punto de recrden por algo llamado

esta.mos usando

lc que se conoce como

d. dl.r.r,

nu?

Fnnn: Es verdad. Eso es ms o menos Io que cuesta un paquete para mainframe, con la ins;talacin incluida. S que Parecemucho; pero.i hace io que se supone que debe hacer, fcilmente podra cosrearse a s mtsro. A.lpn,r: Apenas acabamos de automt,,r la fbrica. No creo qlre ya hayamos iecuperado
nuestra inversin en eso, verdad, Doothy? Donolry: Todar,a no. Nos falta ms o menos un ao para recuperar 1o de los robots y otros 1B meses para lo de CD/CAM' Alrn:.A: Ven a lo qlre me refiero? Todava no acabarnos de pagar tu ldmo rroyecco, Fred, y ya ests pidiendo ms. Qu h"y .or-r ias otras eas de la compara? Qu hay con mercadotecnia? Hemos estado tratando de automatizar nuestros centros de distribucin desde hace aos, y siempre nos hacen a un lado en favor de produccin. Nuestros.clientes estn sufriendo la falta de atencin Que ponemos en los sisremas de mercadotecnia.

'

Fmn: Bueno, estoy seguro de q_ue si inplenrenrramos la MRP tus clientes se beneficiaran. No puedo darte datos especficos porque no rraje ese marerial a la juntr.. Aon,r: Pues qirno po.de4o hablx.n trmi.os especficos sugiero que pasemos a otra
co5a.

J:\hfES: Buenr idea. Teuemos ciemasiadas cosas rlu.e tratar hoy. Fred, por qr,r no htrces un lista de los beneficios qrre recibira nrercadotecnia y podemos tratarlos l semana prxima' Si nadie objeta . . ' siguiente tena. A'drea, cli.os qu opinan los representantes de veutas de strs tlttcvas laptops.

509
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Tatea
?reparg na li|ta.d1 los leeficios qu recilira el ea de mercadotecnia de implemenrarse la beneficio, in-cluya una breve expricacin (uno o dol o.".i",*t II. ;;;;; JvIRP ltl:* II' S'.rgerencia: Pude logra con estructur"r los beneficios tonando como parrn los in{Rf gredientes de la rnezcla de mercadotecnii Asi se usaan ,e.-l""rtq";dea
enrender.

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etivcs del apr endtzaje

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a.

Despus de estudia este captulo, usted deber

ss

Apreciar el inters que algunos miembros del entorno de la compaa tienen en el

sistema de infomacin rnancrera.

E Entender mejor el papel que ei AIS desempea cn el CBIS. E Aprcciar la necesidad de incluir auditores internos en el diseo

y evaluacin del CBIS.

E Entender cmo una corporacin obtiene informacin de sus accionistas.

H Apreciar la responsabilidad de la funcin financiera, la cual mantiene

tanto de las influencias econrnicas del entorno.
I E

la compaa al

Conoce los aspectos bsicos de la elaboracin de rronsticos y tener conocirriento de la existencia de mtodos no cuantitativos adems de los cuantitati.,.os.
se

ffi Tener una idea elemental de cmo

estadstica.

pueden elaborar pronsticos on un paquete de

Familiarizarse con Lrna herramienta de anlisis financiero muy popular: el modelo de flujo cle efectivo.
sus

w Entender un procedimiento que muchas compaas siguen para preparal

presupuestos operativos anuales.

512

pARrE sErs

SrSrErvrAS DE INFORMACIN ORGANIZACIONALES

$ffirouccin
Los sistemas de informacin financiera mecaizados ha estado en uso desde hace un siglo o ms" Las mquinas de tarjetas perforadas, que eran la nica alrernativa real para I", .-p..r, gra'des ates de la invencin de la" computadora, se usaban primord_ialmente en la funcin financiea" La misma situacin se present con ias mquinas cle conrabilidad impulsadas por tecias. La aplicacin de estas mquinas estuvo restringida al pro..r"-i.rr,o d.e datos contables, y muy poca atencin se prest a las necesidades de infomacin de 10s gerentes, ni siquiera a las de los Serentes de finanzas. Cuando aparecieron en la escena 1", .orp,rtrdoras, sras corrieron la misma suerte. No fue sino hasta mediados de Ia dcada d.e los sesenta que se desarrollaron sistemas de informacin financiera capaces de manejar: dg; ;;, dl de las tareas de contabilidad rns fundamentales.

B
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pfe.supyesro operativo y se spera de eilos que manrensan los gastos dentro de ios lmites establecidos. La informacin que describ. .l flujo cie dinerJ-t"rrrl pr.supuestado como real- permite a los gerentes cumplir con sus responsabilidades financieras. Los gerentes d muchas reas del entorno d.e ia compai" tr-bir, rienen un irrrers en los asunros financieros de la compaa. Los accionisras de

Hemos reconocido que la funcin financiera se ocupa del flujo de dineo a tavs de Ia compaa' Primero es necesario adquirir suficiente <linero para 1., actividades de manufactura' mercaclotecnia y oas. irr.go ., necesario .orriror", "poy^, erto, fo',do, para asegurarse de que se usen de ia forma ms eficaz posible. . Tbdos Ios gerentes de la compaa tienen responsabilidad.es financieras. Como

::l::J:ry::i:li

r"

mnimo,

analistas de inversiones, educadores, economistas Et sistema de inrormacin nnanciera,",r,r:JlJff::.jir:::1,::ilT."i", serenres como de elementos del entorno de la compaa, en cuanto a inforrnacin que describe la situacin financiera de Ia compaa.
.aa'-.

financiera, el gobierno y los proveedores requieren infomacin que describa la conTu:ida^d dicin financiera de la compaa. Adems, una buena cantidad de informacin financieia se dirige a gfugos y otganiza,ciones que nunca esin asociados directamente con la compaa:

Ia ccmpana, rniembros de la co_

,,',li,i.i.

.''tlr;

r 'un modelo del sistema de informacin frnanciera

r

{Jsamos el trmino sistema de informacin financiera para describir el subsistema dcl CB1S que proporciona a peisonas y gruPos tanto de denrro como de fuera de la compara infbmacin relacionada con los asuntos financieros de la compaa. Esta infomacin consiste en infones peridicos, informes especiales, resultad.os de siLulaciones matemricas, comunicacio_ nes electrnicas y consejos de sistemas expertos.

f:omacin.

ei momento en que ocurre' tatando de mantenerlo balanceaclo y positi'o. Con el s*bsisrer-r:r de control' los gerentes aprovechan con eficacia los recursos de too tipo qrre se les .sulnini-sra.. A1 igual que con los otros sistetrlas de informaci' frrncional, los strbsisre,l,rs cle sa]icla contienen diveros tipos de sofm'are que transfomran l conrenido cle lii lase cle clirros e.
ir1-

En Ia 6gura 20'1 se mLrestra ,tn ,rodelo del sistema de informacin financiera. Al igual que los otos sistemas de informacin funcionai, el sisrema de informacin financiera consisre en subsistemas de entrada y de salida. Dos de los subsistemas cle entrada, el sistema de i'Formacin contable y un subsistema dedicado a la inteligencia decir, a recaba ,,rf";.,;; .r;;;;,_ -es ca- tambin se encuentran en los dems ,irr.rt r., funcionales. El tercero, auclitoa .inrena' consiste en los auditores intenos de la compaa, quienes analizan los sisre.ras concepruales de la compaira Paa asegurar que procesen ls dotos financieros de la ma'era correctI. Los tres subsister.nas de sa.lida ejelcen una influencia sobe el flujo de dinero de la co'rpaa' El subsistema de pro'sticos proyecra las acrividades l*rgo pl"ro de la conrpaa en un ^ entorno econmico. El subsistema de administacin de fondos idr.,iinirrr" el Ilujo e cli.ero

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CAPTUIO 20

SISTEMAS DE INFORMACIN FINANCIERA

51 3

{Jn ntodelo de sistenza de

informacin fnanciera

qsoftware
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;.r:i..

de f,nanzas pfeescfito
Se ha d.esarroilacio ms sofrware de aplicacin preescrito para el rea financiera que para cualquier otra. En su mayor parre, esre sofrware consiste en paquetes de procesamiento de datos como nmina, inventarios y cnentas por cobrar. En el captulo 9 usamos los trminos gene-

ra de ncgocios y espec.fco pam una industria para describir estas Paquetes. Los gelentes de fitambin usan mucho las hojas de clculo electrnicas, q1le son ,r".rr^, y "rr^iistas-financieros ejemplos de paquetes de prorctiuidadpersoital. Las fiias de la hoja de clculo son excelerites p^r" r.pr.r.*"id",o, financieros como ventas y costo de la mercanca vendida, y las columnas pueden representar periodos como meses, trimestres o aos' Estos sisremas de iofrware preescritos permiten a las ernpresas pequeas lograr un buen conrrol financiero sin invertir en departamentos de servicios de informacin grandes. Los sistemas tambin se usan ampiiamente en las compaas grandes, donde su "amabilidad con el usuario,, es un estmulo importante para la computacin de usuario final. Ahora que hemos deicrito el sitio que el sistema de informacin financiera ocupa en la compaa, describiremos cada uno de sus subsistemas.

ffii'*"" .*.''sibtem

a de informacin contable
Dedicamos el captulo 12 al AIS, posteriorrnent reconocernos su capacidad para proporcionar entradas a los sistemas de informacin par:a ejecutivos, de mercadotecnia y de manufactura. En este captuio verernos que desempea el mismo papel en el sisterna de informacirL
6

nanciera.

I-a importancia <ie los datos de contabilidad

Los datos cle corabilidad ofrecen un registro de todo lo que sucede en Llna cornpaa de importancia monetaria. Se crea r-ur registro para cada transaccin, el cu,rl describe qu sucedi' cundo sucecii, qr.rin particip y (en muchos casos) cunto dinero intervino. Estos datos se analizan cle diversas maneras para satisfacer r-rna porcin de las r.recesidades de inFormacin cle ie gcrencia. Hemos visro cnro un gerenle"cle mercadotecnia puede recilrir un inlbrr-re de anilisis cle ventas (gura'13.4) qr',. ni.,.rrr^ qu tan bien se estn vendiendo los productos' Asirlis-

rno, herlos visto cmo.r.r n",=nr..1",r-r"n,rF".tura pr-rede recibir urt inForr-ne

c1e

mtrntelli-

__14

PARTE SEIS

SISTEIVIAS DE INFORiIACIN ORGANIZACIONALES

conttruyen todos los subistema der CB[s orienrados no puede espera ,.n.r un [,..n MIS, nos srstemas exPertos.

clescribimos la administacin por excepcin. Todos estos infqrmes ,. p..inr"n a partir de daros de conrabilidad. El AIS es el nico componnte d" .rrtr*d^ que aparece en rodos los sisterrras de informacin funcionar. Argo ro.r"ua ,,re, r,..,d"-.,.r^r'., q.,. , Ari;;;"r;;ienro

miento (figura 19'i5) que indica los costos de operar las distintas rnquinas de produccin. Tambin' un ge'enre d. fi.,"nr"r, qt:;;r.rr,. d. crdito, pu.d.'r..ibi, un informe cuenras por cobrar maduras, de el cuar irasific"l.,r.rrr", po, .obr". con base en ei tiempo que tiene el adeudo' Ilustramos este informe .n t" ngur" 13.5 cuand.o

il

::"t"1"::

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,:::: n ;"r,)r;il"ha

sobre el que

se

ni u'".""r-is, .o-o ,"rrrpo.o bu.-

compaa no tie_

Las compatias de todos tam^aios <J.ependen de. auditores externos paa somerer a audiroa los registros contables y verificar ,., *".ri,,r. los audirores .*r.rrroi,r"rr;an para empresas de contabilidad como tufur A"d;;; p;;'\7",.rhour.. L";l;;., anuares a los accio_ nistas conrienen una Deckracin , to, nrr;olr;rrnrde que se ha realizado tal audirora. Las compaas ms grandes tienen sus fropio, .,rditor.s i";;;;;r, quienes realizan ros mismos aniisis oue ]os auc.litores exrernos

es Ia persona

;;;' : J T"ro:l:L1.r':,,r,iln j_ cin financiera a causa cre su capacid"d p";";;"ar de manera indepeJr.nte ra influencia las operaciones de Ia compaa de desde ,,i p""," a.rirr;;;;;;;:"'",,"t La figura 20.2 muestra una foma ^muy socorrida de ubicar la auci_itor interna cn la organizacin' La mesa directiva incluye urr crnit a" a.n". Ias responsabiiidacles del departamenro "uair"rr"l". de auditora ir.*+l..lbe muchos d. b;;;;es de airdiroa. Ei directo de auditora i}rt:.r:Trja er .repart"mento d.e auditoa i;;;rn, y generarmente informa al cEo o ar cFo. Er cFo,;
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dad cs. r,,.r

i* o, i* ;;il;

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que dirige Ia funcin

.T, Lurr(r #1 :t"li acuvload :. ,:ii:;1l",.:o"i::fi L,LU todos loiniveles.

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air-"ir, " n""r"* l)r;rnnnrior fficer), 6;;;;;oor ",...ri"" ro regrrrar u.* .li"r" de vicepresidente

y : rmporranre

{il];;

"' y Ia cooperacin de gereites de

* il.,,.o

de, a o rga

i,a-

La l:psicn, rl.e

la attcltorct interna en lct Organizacin

CAPTUTO

20 "

SISTE&:\S DE INFOR"VIACiN FINANCIERA

5.1

La importancia de la objetividad
Un ingrediente nico que los auditoes internos ofrecen es la objetividad. Eilos operan con
independencia de las unidades funcionales de ia compaa y no tienen r'nculos con ningn individuo o gmpo dentro de la empresa. Su nica responsabilidad es hacia la mesa directiva, el CEO y el CFC. Fara que los auditores mantengan su objetividad, dejan bien claro qu no desean tener responsabilidad operativa por los sistemas que aJ'udan a desarroilar; su funcin es estrictarnente de asesora. Ellos hacen recomendaciones a la gerencia, y sta decide si implementar o no dichas recomendaciones. En este senddo, los auditoes internos uabajan de la misma manera que los analistas de sistemas.

Tipos cle actividad de auditora

Hay cuatro tipos bsicos de actividad de auditora interna: financiera, operativa, concurrente

y de diseo de sistemas de control interno. Un auditor interno puede realizar los cuatro tipos
de actividades.

Auditorio finoncierg

lJna auditora financiera ve rifica ia exactitud de los registros de la compaa y es el tipo de actividad que realizan ios auditores externos. En algunos casos, los auditores internos colaboran con los auditores exter:nos; en otros, los auditores internos realizan todo ei trabajo de auditora.

Auditoric operqfvcl Una auditora

operativa no se realiza para verificar la exactitud los procedimientos. ,ste es el tipo de trai-rajo para eficacia de validar la de los registros sino la fase de anlisis del ciclo de vida de los sistemas. que realiza el analista de sistemas durante no fsicos, pero no necesariamenconceptuaies, Los sistemas que se esrudian son casi siempre be^sados en computadoas tracon sistemas te incluyen computadoras. Un auditor que trabaja dicionalmente recibe el nombre de aufitor de procesamiento electrnico de datos (EDP). Sin enibargo, este ttulo se usa cada vez menos ' medicia que ms y ms auclitores se vu.elven expertos en computacin. Cuando los auditores internos realizan auditorfas operativas, examinan tres caractersticas bsicas de los sistemas:

H S

Idoneidad de los controles

erores?

El sistema est diseado para prevenir, detecta o corregir

Eficiencia

obtener la mxima proLas operaciones del sistema se efectan a modo de dLrctividad con los recursos disponibles?
El sistema

6il Cumplimiento de las polticas de la cornpaa

permite

la cotnpaa al-

canzar sus objetivos o resolver sus problemas de la forma prestablecida? C,-rando los especialistas er informacin crean sistetnas, deben corrsiderar tarnbin las caractersticas anteriores.

Auditoro concurrenfe Una auditora concurrente

es

lo mismo qlle

Lur:r auditor:r

operartiva, excepto que la auclitora concurrente s continua. Por ejemplo, ios auditores; internos podran seleccionar empleados alazary entregarles personalmente sus checiues cle paga en lugar de usar el correo de la cornpaa. Este proceclimiento asegLrra que los nombres de la nmina representen empleados reales y no sean sirnplemente entraclas ficticias insertadas Por LIr'l supervisor sin escrpulos qr-re desea recibir algunos cheqttes de nmina extra.

Diseo d.g, sif91ns de csntrol intenno En la auclitora operariva y couctlrrente' los auditortd::inieiri.stiiclffniisti:i'i.", exisrenres. Sin embrrso, un airditor no debe esperar hirsta que se in'rpler-nenrr tLn sistma para ejercer una influencia sobre l' Los artclitores inter,-ro, d.t.n particirar acrir,,rilenre en el desarrollo c{e sisten-ras. Hav dos rltzones btisicas parir qr'Le ello. Primera, el costo <1e corregir: un defecto del sisrenr:r ilunrentl:t dr:sricrnrente a n-redicLir corrcqir veces nr:s avluzl el ciclo cle viclr cl. lc,s Jisrerr.,.rs. Segtn la fisurl 20.3, cuest 4 000

i- ..-.:':;:: ,it:

51 nontr SErs .

srsrEMAS DE rNFoRMAcrN oncNlzAcroNALES

El ct"eciet'tte costo de corregir los errores le dseo ct nzeclicla que el ciclo cle uicla de los sistenzas auanza
Fuee: Freclerick Gallegos,
CotxtrbLtt otls to SJ,stenzs

Altdit
9

Deuelopilt\t", en EDPAuditing
seccitx 72-01-70. Utilizado cotz

(Bostotz:Auerbacb PLtblishers, I 99 tutot'izacin.

I),

un error de diseo durante ia ooeracin y el mantenimiento de un sistema qiie cuando se est conceptualizando ei diseo" La segunda razrr para hacer que los auditores internos intervengan en el desarrollc de sistemas es que poseen conocimienros qr-re pueclen mejorar la calidad del sistema.

EI auditor interno como rniemb;ro del equipo de CBIS

I-as contribuciones que los auditores internos hacen al CBIS dependen de una combinacin de sus conocimientos y habilidades y la actitud de la gerencia d.e alto nivel.

hsbilld{des que deben tener los ouditores A diferencia de lo que pudiramos pensar, los auditores internos no siemprc se gradan en conrabilidad en la universidad; llegan a la auditora con muy diversos Esta situacin, "ntec.denrer. combinada con el hecho de que los sistemas de negocios son complejos, obliga a los nuevcs auditores internos a someterse a un periodo de capacitacin de ,r"ios aos. Todo esto implica que los auditores intenos, a.l igual que los especia-listas en informacin, pueden .oniribui en diferentes medidas a los proyectos de sistemas, dependiendo de sus caiacidades, educacin y experiencia especficas.

Conoeinrien'cs

[o cctitud de lq gerenc< de clto nivel hocia lq cudltors

una influen-

cia an mayor sobre ia contrilucin del auditor podra ser la actitud de la gerencia de a.lto nivel. Si la gerencia ve los auditores simpiemente como perros guardia.r., .uy" principal misin es detectar Puntos dbiles en sistemas ya instalados, las contribuciones de los audiiores sen

mnimas. En cambio, si la gerencia ve a los auditores como contribuyentes activos ciurante todo el ciclo de vida de los sistemas, ei nivel de conribucin de los auditores puecle ser elevado.
.

ri,t

..

,Strbsistema dq_1qleligencia financiera

Puesto que la funcin financiea contola el flujo de dineo dentro de la compaa, requiere informacin para agilizar dicho llujo. El subsistema de inteligencia fir.ranciera busca iderifi, car las mejores fuentes de capital adicional y las mejores inversiones cle los fondos exceclenres. Para cumplir con este objetivo, el subsistema de inteligencia financierr rene claros e i[ormacin de accionistas 1' de la comunidad linanciera. Al igual que los orr.o.s srrbsisremas de

i."".

cApTULo 20

sISTErv'rAS

DE INFoRI'IACIN FINANCIERA

517

S--------:------.------:-El monienimiento de registro, y lo-comunicocin.desempeon un popel protognico en .uoloui", oroyecto d" irt"tor. Cr.rondo los ouditores exiernos someten o oudiforo el
:

[os qudiforeE exer!!@s @Frcse([rsIt iw potelrtiu de !s tomputudsrs

'

;i;;;

tf y cliente. En ,n iroy"cto de ouditoro gronde, el nmero de docuH.it* ".'cliente, ""tr" ;;"t;;;;;;;.;"; "t o li*ntot o incluro miles. En.un inrento por,combotir este olud
modo AuditSyslem/2.

deben recolror grondes uolmenes de dotos.y luego comunicor sus

;; p;;Jl, lo "rnp."ro de contobilidod Deloitte & Touche LLP (uno.de los."Seis Grondes") h;;;Jr.'.";U;rr; oudiror", un poquete de softwore creqdo por lo compoo lloAuditSvstem/2 es un oc.lministrodor de documentos plenomente integrodo, bqsodo en

Wl;;;;; ;;"rtrrio
r"Ji""r,

,obr" ,oh*ore universolmente'occesible como Word, Excel, Acp.*"rpoint de Microsoft, el buscqdor de texto de FolioView, el sistemo de con."rt u ;rlt; i" b";;; Ju Jotot de ACL y cc:Moil de Loius. AuditSystem/2 permite ol oudiior

odrninirtror, orgonizor, esumi,'y onolizor electrnicomente dotos del cliente, i*;rt;.;l".trnl.*"ir" cuestiones tcnicos y konsferir electrnicomenfe orchivos de ;i,#; "ntr* lo, miembros del equipo de quiitotet. EI sistemc opoyo todos lcs ospect;i ;.;;* de ouditoro -plonificocin, eiecucin, revisin e informes- e incluye d-Jc;i-,.l;;r;" rr"U"., estodos finoncieros..informes y correspondencio del cliente. El sisiemo minimizo io nuieridod de eloboror documentos de troboio impresos ol permitir' [o revisin eficiente "en lneo" de todos los documentos de troboio, informes y estodos i;o;.i;.r Ju Io ouditoro. Los coroctersticos de seguridod goroniizon lo integridod de ior-Jofo, que fluyen hocio y desde el sisiemo, y que se olnrocenan en 1.
pueComo AuditSyslem/2libero ol ouditor de muchos ioreos tediosos y repetitivos, ste quditoro: euoluouno de importontes de Cedicor *5 tiutpo y energo o los ospecfos cin de riesgos, du.orroo d" irog.oror de plonificccin, diseo de documentos y.evoluocin d" io.lrnunto, or" opovJn los estodos finoncieros del cliente' Medionie el uso d" iio.u*"ntos inteligenter" ippor.ionodos por el softwore Koppo PC de. lntellicorp), el oudifor uiilizc uno"bor" i" dotos de herrmientos y procedimientos de ouditoro olternoiivos poro oseguror que los progromos de oudi+oro oPeren con el mxinlc de L, "dt.rr""nios I.nteligentes" incluyen progrqmos de ouditoros uf.o.i. y "ii.i"n.io. en lo industrio y plontillos dL documentos cie ircrboio. Codo progromo rn"a"t" orodo, de oudiiorio modelo se "conecto electrnicomente'" o lo literoluro icnico de lo compoo, con lo que el ouditor slo necesito un doble clic del .rotn poro occeder o lineomientos especficts del procedimiento que se est reolizondo. As, los ouditores cosi nunco cero, y io.po.o tienen que. exominor tonelodos de popeles ".:;ii;; ";p"ror'd"rd. i" lo..ornpoo.o je lo profesin. De este modo, Aulos estnclor", o.."dui o foro iitSfrt"".ZZ permite o lrs, ,ruorios llevor'o cqbo ciertoi toreos de odministrocin de proyectos y iomunicociir en niveles muy superiores o los que normolmente cobro esperor.

Al proporcionor Audiisystemf 2

ouditores, Deloitte &Touche ho oplic.odo lo mismo'esiroiegio que ho frncionodo con'o lgico subyocente de lci computocin de negoy recios duronie nr.ho, oos: deior que lo computodoro reolice los ioreos montonos retos ms putitiuor, y liberor ol usuorio poro que se concentre en el trobolo que ofrece

sus

recompensos inteleciuoles

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518

P\RTE SEIS

SISTEIVIAS DE INFORA4ACIN ORGANIZACIONALES

inteiigencia funcional, rambin recaba datos e informacin del gobierno. Una buena ,oarre de la infomacin que afecta el flujo de dinero proviene del gobierno nacional y, en meno grado, de los gobiernos esrarales o provinciales, y locales.

Informacin de acc"i.onistas
Todas las corporaciones tienen una o ms personas que se encargan de mantener las relaciones con los accionistas. El departamento de relaciones con accionistas generalmente se en-

cuenta dentro de la funcin financiera" Este departamento mantiene el vnculo de comunicacin entre la compaa y sus accionistas. La informacin fluye de ia compaa hacia los accionistas, primordiaimente como informes anuales y trimestrales. stos contienen informacin muyresumida. La figura 20.4 es un ejemplo de los impresionanres grficos que suelen contener los informes anuales. Los accionistas tambin usan el departamento de relaciones con accionistas como conducto para comunica quejas, sugerencias, ideas y otra infomacin aIa compaa. lJna vez al ao, Ios accionistas tienen oporrunidad de asisti a la reunin anual de accionisras. En esta reunin, los accionistas rienen ia oportunidad de expresar sus opiniones.

Informacin de la cormunidad financiera

La acdvidad de informacin estratgica ms desarollada de la cornpara generalmente es la elacionada con Ia crrmunidad financiera. Mucho antes <ie la era de las computadoras, los gerentes y el personal de la funcin financiea tenan instalados sistemas para recabar infomacin que describe el enrorno financiero. Hay dos razones por las que las compaiias han establecido este flujo de infolrnacin. Primera, la inforrnacin est ampliamente disponible, y existe como material impreso y bases de datos que contienen informacin ecoumica y del entorno. Segunda, la gerencia de alto nivel reconoce Ia influencia dei entorno econrnico sobre la compaa y quiere rnanrenerse al tanto de cambios que exigen acciones.

En los infornrcs antrales pata los acciotxistas se etnplean grtfcos

infu'nzacin

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cAprulo 20 .

STSTEMAS

DE rNFoRivrAcrIJ FTNANcTERA

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trrefiuencia del enorno sobre el ffurio de d.inero

El entorno ejerce una influencia tanto indirecta como directa sobre el flujo de dinero a travs
de ia compaa.

-bancos, mos, compaas de prstamos hipotecarios y cornpaas de seguros- responde a las acciones del Sistema de la Reserva Federal es una influencia directa. Los miembros de la comunidad financiera aumentan o bajan las tasas de inters que cobran a sus clientes. La compala siente esta influencia directa cua.ndo pide prstamos o invierte fondos excedentes.
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Un buen ejemplo c{e influencia directa es el Sistema de la Reserva Fedeal de Estados Unidos. Cuando este organismo desea agilizar el flujo de dinero, r'elaja sus divesos controles; por ejemplo, baja la tasa de inters principal. Cuando el organismo quiere frenar el flujo, "aprieta" los controles; por ejemplo, aumenra la tasa de intes. La forma en que la comunidad financiera asociaciones de ahorc,s y prsta-

Un ejernplo de servici.o de base de datos financiera

La compaa puede disponer de un gran nmero de bases de datos con informacin financiera por suscripcin. AJ pagar la cuota de suscripcin, la compaa puede acceder a la base de datos central del proveedor del servicio o bien recibir bases de datos actualizadas en forma de CD-ROM cada cierro tiempo. iJn servicio de ese tipo es Datastream Information Services. I a compaa suscriptor:a proporciona a Datastream un perfil de intereses financieros que especifica los tipos de informacin que desea recibir. Este perfil permite a la compaa obrener acceso a la base de d.atos Datastream a travs de Internet. Dicha base de datos contiene datos de los balances generales actuaies de ccmpaas estaConidenses, canadienses y de otros pases, informatin de capital social actual e histrica, informacin sobre bonos y datos econmicos detallados. La porcin de cuentas de cornpaas de la base de datos proporcicna datos de balance general, finanzas y proporciones de ms de 6000 compaas pblicas esraCounidenses, 300 compaas canadienses y compaas selectas de Europa y Asia. Datastream es un servicio por suscripcin, pero se puede obtenel informacin estratgica similar por Intelnec sin pagar una cuota especial. Ti'es de estos selvicios son Dun E Bradstreet, Barons y Bloornberg" La figura 20.5 es un ejemplo de pantalla de Dun & Badstfeel.

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__5N

PARTE SEIS

SISTEIVIAS DE INFORMACIN ORGANIZACIONALES

F'n aos recientes, la disponibilidad de informacin financiea computarizada como la que proporcionan los servicios por suscripcin y los proveedores de servicios de Internet ha incrementado notablemente la capacidad del subsistema de inteligencia financiera para mantenerse ai da respecto al entorno financieo de la compaa. Con esto concluye nuestra explicacin de los subsistemas de entrada del sistema de inteligencia. A continuacin dirigirernos nuestra atencin a los subsistemas de salida.

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'iSbsistema de pronsticos
La elaboracin de pionsticos es una de las actividades matemticas ms antiguas en los negocios; se efectuaba aos antes de la invencin de ias computadoras, .mpI."no calculadoras de escritorio. La computadora permiti a los pr:onosricadores efectuar loi clcuios con mucha mayor rapidez y facllidad. AI considerar lo que la elaboracin de pronsticos puede aporrar a la compaa, d.ebemos tener present(:s tres hechos bsicos:

Todos los pronsticos son proyecciones del pasado. La mejor base para predecir 1o que suceder en ei futuro es examina el pasado. Todos los tipos de pronsdcos ad.optan este enfoque. Es por ello que los datos de contabilidad son ran importantes p"r"i, elaboracin de pronsticos: proporcionan la base histrica. lE Todos los porrsticos consister en decisiones semiestructuradas. Las decisiones de pronosticacin son urr buen ejernplo del tipo de decisiones semiesrructuradas que el
DSS apoya. Las decisiones se basan en algunas variables que se pueden medir cc,n facilidad y oras que no.

Ninguna tcnica de elaboracin de pronsticos

l00o/o.

es perfecta. Ni siquiera el ms sc,fisticado.oaquete de pronsticos para mainfa.rue predice el futuro con una exactirud del

- - Puesto que los gerentes tienen conocimiento de estos hechos, aplican mucho su juicio al utiliza los pronsticos para planificar el futuro.
Pronsticos a corto y largo plazo
Las reas funcionales elaboran pronsticos a corro plazo. La funcin de mercad.otecnia proyecta las ventas al futuro inmediato, digamos los prximos uno a rres aos. Todas 1", jr.^, funcionales utilizan el pronstico de ventas .o*o t"r. para determinar los recursos que van a necesitar Para aPoyar el nivel de actividades proyectado. Por ejemplo, el pronstico . u..,tas es Lrna de las bases de las proyecciones de MRP que hace el rea de manufactua. Los pronsticos a ms largo plazo generaimente corren a cargo de orra rea que no es mercadotecnia: la funcin financiea o un grupo especial cuya nica obligacin es la planificacin. Algunas corporaciones grandes cuentan con un grupo de planificacin est.^rgic" q,-,e informa en el nivel ejecutivo,

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Mtodos de elaboracin de pronsricos

Aunque es natural Pensar que la elaboracin de pronsticos slo irnplica modos cr,rantirarivos, cada vez se est poniendo ms atencirr en los mtodos no cuanrirarivos.

Ia

ticos no implica clculos de los daros, sino qr-re se basa en esrirnados -subjerir.os. El seree ap.lica razonamientos como: "Vendimos 2000 unidades el ao prsarlo, as c1r,re ,lebe,l-los ser capaces de rnejoral esa cifra. Creo que vencleremos 2500 el zrho prrjximo_"

/Vltodos ns cuontifotivos Un mtodo no cuantitativo de elaboracin de prons-

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cApTULo 20

srsrErvrAs DE rNFoRlvr.AcrN FTNANCTEna

52l

Pronsticos como el anterior pueden dar Ia impresin de que el gerente est inventando, pero son el resultado de un profundo conocimiento del negocio que slo se obtiene con aos de experiencia. Muchos gerentes son muy buenos para el enfoque no cuantirativo. Algunas compaas han establecido sistemas formales que abarcan mtodos no cuanritativos. Ties de esos sistemas formales son el consenso de pnel, el mtodo Delphi y los sistemas de reunin electrnica. Ya describimos el sistema de reunin electrnica en el captuio 14 cuando"tr"tamos el sistema de apoyo a decisiones de grupo.

F La tcnica de consenso de panel consiste en un grupo de expertos que discuten abiertarnente los factores que afectan el futuro y producen una sola proyeccin basada en la combinacin de los aportes. Los expertos se renen con regularidad, siguen un orden del da prestablecido, y generan un registro por escrito de la discusin. Thles sesiones dependen del dilogo c raacara en un entorno de sala de conferencias.
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El mtodo Delphi implica un grupo de expertos que no se enen en persona sino que presentan rspuestas a una serie de cuestionarios qr-re un coodinador prepara. Cada ronda de cuestionarios incorpora los aportes de rondas anteriores, con lo que gradualmente se re6na el contenido.

Los mtodos no cuantitativos se usan junto con las salidas de los sistemas cuantitativos. Por ejemplo, los ejecutivos pueden discutir las salidas de un modelo matemtico en un entorno de consenso de panel o EMS (sistema de reunin electrnica).
Se han desarrollado muchas tcnicas de elaboracin de pronsticos a lo largo de los aos.r Una que sigue teniendo muchos partidarios es el anlisis de regresin. El anIisis de regresin implica establecer una relacin entre la actividad que se desea pronosticar, llamada variable dependiente, y otra actividad, llamada l'ariable independiente. La actividad por pr-onosticar depende de la otra actividad. La fig,;ra 20.6 ilustra Ia relacin entre tras variables dependiente e independiente. En este ejempio, las ventas de la eompaa son la variable dependiente y el nmero de vendedores es la variable independiente. Las ventas dependen dei nmero de representantes de ventas. Cuando slo hay una variable independiente, la tcnica se denomina regresin simple o regresin bivariada. Cuando hay ms de una variable independiente, los trminos son re-

Mfodos udnfifdtivas

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'Si clesea un anrlisis cle 18 tcnices cle plonsticos clistinttr.s, ver .Johrr C. Clumbers, Satincler tr,lr.rl.licli 1' Don:rlcl D. Surith,'Hori, to Choose the Riglrt Folecustinq Technique", en l-[ctn.utrcl -Br.s/r'.rs Rt't'iet, 19 (i'.rlio-egosto cle j977), 45-74.

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PARTE SE'S

SISTEIVIAS

DE INF.RIVIA.IN .RGANIZACI.NALES

los punros. La gerencia uritir" i" inea de regresin para pronosdcar ras ventas con base er, ,.n ,rm.ro de-,,.id.do."; ;;;p;. ejempio, si ra compa20 vendedoes, ra gerencia puede esperar que ras venras ascend.en a unas 2 000 uni_ il::"r
se usan Programas p'eescritos llamaclos paquetes de estadstica para realizaranlisis de regresin y orras rutinas de estadscica.r, ms populares se cuenran Minitab, y son buenos ejemplos de sofrwae

En Ia figura se traz una inea que sigue los pu'tos de daros de modo que la distancia total entre cada uno de los puntos y l" lin.ir." mnima. Esta inea se denomina lnea de regresin y es la que mejor se ajusta-a

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IDA, sAS
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productiuidac[ organizacional.

[" oo-pu,adora, Entre lo, i"qu.,., de esradsrica , sls. Ar;;r1", .r,i" oiroonibres para rnicros

Un ejemptro de elaboracin de pronsricos

Suponga que es dueo d-e una,cremera que vende helados a supermercados. usred ha esrado operando durante diez aos y h" cierros d"o, err"dilti.o, ,obr. su operacin. Las ^c,rmulado estadsticas que se Presentan en Ia abla20.l representan sus venras anuales (r) en miles de dlaes, su PresuPuesto.parapubiicdad (x ri, tambin en J.-Jit"res, y una relacin -i1., (x3) entre su precio y.l pr..io pro*.dio'J.'ru, .o*p.rldoes. para calcura esta relacin, su * divide entre el precio promedio de ros competidoes y.r ,.r.,i,"ao se murriprica por f;;:t"

*,r.r,r"n enra fr,gura20.7. ". La palabra DATA re indica a sAS que .r.b. .r.". un archi.n=o. se usa ra pa.rabra rNpur para definir el fomato.ciel registro.1..n,r"d".

introducir .on .i ,..i"lo de una i.r-irr"t o ,rrr*". Es posibre usar datos que ya esrn armacenados en Ia base . "ror, en cuyo caso sro hay o,ue inrro,lucir las instrucciones de SAS. Supondremos q,r. to, *., histrics d, ;resrn en la base de datos, as que usted introd.uce.ros

nes de sAS se pueden

usted quiere usar ei paquete de estadstica sAS, y ranro ros datos como las instuccio-

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a",o, q,r.

l^;;;;'

,'TiU*:I:tlT:H*{;i:::-'o "

pRrce (precio)

El primer campo es

'ALES i"p;;'; .ARDS indica que

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(vcntas), el si-

ti#;i

La instruccin pRoC pide a sAS que procese ros daros. GLM significa modero rinear neral Qenerat tinear moder, ra parre qr.

.ti

Las salidas de SAS muestran en la figura 20'8' Los datos de Ia ecuacin estn esquina inferior irq,ri.rd"tt
INTERCEP
AD\,ER

rtfift,"

variable depe"die,,te ts-ar,esl

.ft:J;.;;;ir'lil'T"
y tu.go-tr,

expresi' M.DEL
indeper.rdiertes

"r,.itr*

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PRICE

16. 50951065 (16. 51 recroncleaclo) 925579I0 (3. 93 recjontleado)

-0. 07318590 (-0. 07 redoncleado)

atos da l),.ott(i.sticos tle

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cApTUro 20

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SISTEIvTAS

DE INFoRlvtAcIN FINANCIERA

523

Datos de entrada del Pronstico

de L,e'ntas
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SALES

DUER PRICE!

Cuanc{o se incorporan estos valores a Ia ecuacin de regresin, sta se convierte en:

l'=

16.51 + 3.93X2

0.A7&

podemos esperar que las venras para un ao d.ado sean la suma de 16 510 dlares ms 3.93 rnultipiicado po, ."d, millar cie 1rr., invertido en publicidad menos 0.07 muldplicad'o por la relacin de precios. La gerencia utiliza esta,ecuacin de regresin para decidir cul es Ia

combinacin apropiada de estrategias de publicidad y precios'

Los pronsticos en PersPectiva

iarGerentes de todos los niveles elaboran pr-onsticos, Pefo cuanto ms alto es el nivel, ms considedebcn go es el horizonte de planificacin. Los pronsticos a mediano y largo piazos iar las influencias de las economas nacionaies y posiblemente las internacionales, ';' ambas

Pronstico de Ltentas prod,tci.do

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SAS

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Ho: P, ) lT! Std Frro. of

L'tinte

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3.94 13.25 -1.46

0.00SG 0.0001 0.1868

4.10787189 o.05015139
0.29627964

524 n*tr t.tr .

SISTEMAS DE INFORVTACIN ORCMZECIONALES

macin financiera.
Se

clases de pronsticos son responsabilidad clel subsistema de proiisticos d.el sistema de

infor,

lJn gerente

pueden usa mtodos tanto cuantitativos como no cuantitativos, con frecuencia juncasi nunca usa un mtodo cuantirarivo sin inyectar una buena dosis de juicio.

'',Sbsistema

.'{t" <ntiil.,:.

de admi nistracin de fcncios

El flujo de dinero desde el entorno) a travs de la compa ay devuelta al enrorno es importante Porque el dinero sirve para obtener los d.ems recursos ftsicos. El flujo se puede controlar con dos objetivos.n (r) asegurar que er flujo d. i,rgr.ro"r." -.n,., -ryo, qu. el d.e gastos y (2) asegurar que esta condicin r. -1rr..rrg" Io ms estable-posible duante todo el ao" compaa podra tener buenas .rrilid^c., anuales y aun as experimentar period.os , u"1 ao en los que los gasros exceden los ingresos. gr" rir"*ii" se ve en las figuras l:t:"o-el 20..9 y 20.10, que muesrran cmo un fabricante de"equipo p"r" i";J;;produce con un ni_ vel constante duante ei ao pero disfruta de ventas. elevadas a los mayoristas en el otoo y de ventas bajas en la primaveia. De marzo a rnayo, ias venras ..r.nrurl, de 300 000 dlares no bastan para cubrir los gastos de manufacrura mensuales de 360 000 dlares. El dinero que sale en-tre marzoy mayo e;rcede el que enrra, aunqu las utilidades anuales son susranciales. Las figuras son ejemolos de un a'risir ol.l:j"r de ef.ctivo l,r. ,"rrr." las entradas y salidas poi meses' El sofrware que realiza este aniisis se denomina *rd"to de flujos de efectivo' El,modelo puede ptogr"*"rr. a la medida o puede cearse en softwae de productividacl personai como una hoja de clculo electrnica. Las salidas pueden .*iiirr. en foma tabular

o grfica.

de equipo para jardines son buenos, el flujo de dinero durante el ao nada tiene de esrabie. q"e i"a.i"..rr..orr.i excedente durante los meses de otoo? y qu hay con el dficir ciuante ra primavera? d;;;rff"; varias estrategias distintas en un esfuezo por encontr", l, *e;o, solucin.

Aunque los resulrados anuales del f'abicante

'hzct

presentaci n grfica

tTLrestra qLr.e duratxte algunos neses la.s uerxtcrs son inferor.es

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SISTENIAS DE INFORIVIACIN

FINANCIEM

525

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ENTRADAS DE
DIf'EHO

VENTAS SALIDAS DE DINERO GASTOS DE

fuIANUFACTURA

JUL AGO SEP OCT 4o0 400 1000 1000

NOV
'1000

82 SALARIOS MATERIALES 220 OTROS GASTOS 58 DE MANUFAC.

DE

82

224
58

82 82 220 220 58 58

82

220
58

TOTAL DE GASTOS

MANUFACTURA

350 26

360

GASTOS DE MERCADOT. Y AD[l

N.

26

preseTacin tabttlar proporciona nxs letalles acercct cle los tneses que tLt'uieron L'etrt6s,tegdtuos
(Jn6t.

de procir-icir^en hacei qe la procluccin se ajuste a las v^entas, en lugaf el efecconsiderar modelo de flujos de efectivo para un nivel consranre. t o, g.r."ri, ,rr* "i no son satisfactorios. Todava hay demasiados Picos ro tle esta estrategia, p.. io, resultados

una estrategia

es

y valles.

los Ploveedores' los pagos por las se intenta ctra esrraregia. Si se ilega a un acueldo con solucin, que se materias primas pueden d,iferirse cuarro meses. Los gerentes simulan.esta a los gastos mensual figura 20.11. Se ha sumado un cargo por intereses del 4o/o

ilustra en la

(lntt cstrategin cle dfet'r los l)agos a proLteedol'es elitttittn. I.os

tttcses
t

le ingt'esos pot' L)entas

tc.qtt.t .Ltos

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526

PARrE sErs

SISTEIVLq.S

DE INFORIVLA,CIN ONC,NIZACIONALES

laciones.

de materiales' de cada mes a fin de.reflejar los pagos diferidos. Los meses con flujos negarivos importantes se eliminan. Si este flujo es satisfactorio para los gerenres, ,ro ,. .."lir,., ms

simu_

El modelo de flujo.de efbctivo es el mejor ejemplo d.e cmo utilizar la computadora para co.ntrolar el fiujo de. ciineo, porque too .l' ..*y..ro' d..d" l;, recepciones de efec"b"r." tivo hasta los desembolsos d. efecd,ro" se deben romar muchas d.ecisiones dento de esr rrayecto' y el subsisrema de administracin de fondos

prr.d" propo..io-.r^,

TI i.a administracin de foados en perspectiva

"oor".

La compaa no est totalmente a merced. de su entorno. En trminos del recuso de dineo, la compaa puede influir en sus flujos de entrada y de salida. ruu progorn"s del subsistema d.e administracin de fondos permiten a la gerencia romar las d..irion"? q;. ir-rRuy.,-' en los flujos de ia manera deseada"

*4$bbsis

't.

tema de con trol

Los gerentes tienen objedvos operativos que d.eben aicanzarse, como producir o vender una cierta cantidad o vaior de arrculos. Lo, g...rrt.s reciben ,rr. pr"ruo"rlo op""u,i.,no, una can_ tidad de dinero que usan Para alcanzar lis objetivos operativos. El presupuesro por lo regular cubre las operaciones durante un ejercicio fis.d, o aio financiero.
Et p: pres

EI proceso de lrresupuesacin
Ha' st estrategias generales que Ia compaa puede adoptar para establecer sus pesupuestos: descendente, ascendente y pardcipadva.

qu. lo, .;e.udvos ,o? qui.rr., mejor com_ prenden las metas a largo piazo de la compaa.y q,rienes pueden asignar fondos que permitan a Ia compaa alcanzar esas meras. si,r .-"rgo, ," p;.r;;;;rto as podra ser vis_ to por los gerenres de niveles inferioes como un objetiio no ,.i*tirrr, ;*puesro por personas que no estn en,conracro con las exigencias cotidianas

i'o esfrgtegiu descendente cuand.o se adopra una estrategia descendenre, los ejecutivos de la compaa determinan las cantidades del presupuesr" y i".g" i*ponen esas cantidades a los niveles infeioes. La justificaci., .,

d.l n.gocio.

::;ilrti.tj*,
El

se adopta un enfoque ascendente, er proceso de presupuestacin se inicia en el nivelluan{o m-s bajo de la organizacin y sube gradualmente. La lgica es que las personas de los niveles inferioes estn rns, ceca de la accin y son quienes mejor pueden determinar sus necesidades de recirrsos. No obstante, 1", pocas veces aceppues razonan que los gerenres de niveles inf.rior.s'""" f.ai. canriciades po-

El enfoque

sscendenfg

"j.;;i".s
"

.rn pr".r,rf.,.r,o que sea sarisfacror.io para toclos. Los gerentes de nivel medio desempean .,., pop.i .rru. .n esre proceso, pues acopran las visiones a largo plazo de los ejecutivo, y 1", ,r...ri.lod., inn.rediatas

En vista de las cleficiencias de los enoques tanto clescendens-eguir un proceso cre presupuestacin participativa'2 Es decir, i", p.rro"r-r"., q,r. ,..ib* n Ios fondos participarr e ii el establecimie'ro de los niveies de esos fondos. Es .rtrrt.gi" de nnta y dac, enla que ros gerentes cle .ua los distintos niveles negocian para establecer

enfoque porticipotivo

te como ascendente, la prctica general consiste

d. lo, g.,l.nr., . niu.t inferior.

iu1's'ri.*"tt;one^ -sol)r!'llf ,r;t'.i,.., rcl;rri'o.\:r presu)tre.staci(-rn Pilrii(.il)iiliVlr lr:il1 irlcrtilrtltdo t:tsos ert lu.s clUc litnc.i()llr l>icr.l t.c:rsos .l;r cr.t l()s clUr rro. gi 1lq.s llr.is rJcl:rllt.-. \.(.it I)(.tcr. Cll:tlrls v stts:Ul I-l;rltrr. l):rrricirrrtir.c Iti,..,,r-,,,,j I1,,,r,,.,r.,.i,,1 I,t,r.fi,r11q,. (,n /ri.(/i//,// \i/_ t'ilcts )0 (l)fitrlilvcf:l clc l9$r)). jJ l__t,-.

rL:t-s

CAPTULO

20

SiSTEMAS DE INFoRMACIN

FINANCIERA

527

La figura 20.12 ilustra los pasos del proceso de presupuestacin participativa. En este ejemplo se supone que la compaa aprovecha al rnxirno el modelado matemtico.

1. El punto de partida es el pronstico de ventas, preparado por el rea de mecadotecnia. lJn modelo de pronosticacin basa sus proyecciones en las entradas de ios gerentes
de mercadotecnia de los niveles ms bajos, combinadas con los ajustes de los eiecutivos de

mercadotecnia.

2. La gerencia 3.

de alto nivel examina el pronstico y hace ajustes con base en sus evalua-

ciones subjetivas ms otras entradas.

Los datos de pronsticos aprobados se introducen entonces en un modelo t{e planificacin de recursos que convierte los objetivos de ventas en necesidades de recursos para cada rea funcional. Por ejemplo, si la compaia desea vende 230 000 unidades el ao prximo, ser preciso contratar ocho nuevos vendedores, comprar una nueva pren-

El proceso cle pt"esLrpuestos

elaboracitt

d.e

F
$ $

528

PARrE sErs

SISTEIVIAS DE INFORMACION ORGANIZACIONALES

materia.les.

perforacin, contratar dos nuevos empleados en conrabilidad e instalar una unidad de disco adicional. El modelo de MRi' que estudiamos en el captulo 19 puede forma parte del modelo de planificacin d.e recursos, paa proyectar las necesidades de
sa de

4' A continuacin, los gerentes

de cada una de ias eas funcionales evalran las proyecciones del modelo de planificacin de recursos. Estos gerenres apiican sus conocimienros del negocio para ajustar las cantidades segn su crireiio. Cad" ierent. trabaja en colaboracin son su superior para llegar a un presupuesto aceptable. l.as fechas idir...io.rales que conectan este paso y el siguiente ilusian la forma en que las recomendaciones van y regresan entre los niveles gerenciales hasta que el presupuesto qued.a terminado.

5'

La gerencia de alto nivel combina los presupuestos funcionales aprobad.os para obtener el presupuesto operarivo de la compaa.

Este prqceso de presupuestacin se realiza una vez cada ao natural, justo antes de comenzar el ejercicio fiscal.

Informes de presupuesto
d.e una unidad, d.igamos un d.epartamento o divisin, consisre en canddades para cada una de las partidas de gastos bsicas (salarios, teifono, renra, suministros, etc,)' Estas partidas de gastos generalmente se asignan mensualmenre durante todo el ejercicio fiscal de modo que se correspondan con las fluctuaciones en el nivel de actividad. Cada gerente con resPonsabilida,l presupuesral ecibe un informe mensual que muestra los gastos reales de su unidad en comparacir, .on el presupuesto. La figura 20.13 muestra un formato tpico que refleja el desempeio contra el p..r.rpl,.rro tanro del mes acruai como del ao a.la fecha. E1 presupuesto del ao a ia fecha conrirr..r las cantidades presLrpuesradas para los meses del ejercicio fisca.l que ya han pasado.

El presuuesto oPeradvo

vaiaciones.

La meta dei gerente es cumplir con ia cantidad presupuestada tota.l para el ao, y los informes le permiten manteners dentro de mrgenes toi.r"bles durante el ,espondiendo "o a. las variaciones significativas. La tcnica de prJfundizacin que se ha popularizjo .on los sistemas de informacin para ejecutiuo, ., ,.rr,, forma eficaz de obten. ms cletall.s sobre las

n infornze pres Ltpuestal

':'ij

--arfff

cApTULo

20'-

SISTEIvIAS DE

INFoRMAciN FINANCIERA

529

Relaciones de desemlleo
Adems de ]os informes presupuestales, el subsistema de control produce varias relaciones de desempeo. Una relacin de desempeo es Lin cociente de dos o ms indicadores de las actividaes de una organizacin que pennite hacer mediciones. En algunos casos, la compaa establece las relaciones; en otros, las relaciones representan estndares que han sido estabiecidos por }a industria espec6ca de la compaa o tal vez por el mundo de ios negocios en Beneral.

Entre las ms utilizadas de las relaciones est Ia relacin de ciculante. La relacin de circulante mide el grado en que una compala o una unidad organizacional puede cubrir sus deudas a corro plazo con activos que se convierten fiicilmente en efectivo.
Relacin de circulante = activo circulante
pasivo circulante

Es deseable una relacin de 1.0 o mayor porliue implica que las deudas se pueden pagar sin

tener que vender algunos de los activos que no son efectivo'

es el rotacidn de inventarios, que mide las ventas de la en inventarios. Por ejemplo, suponga que una comPainversin compaa en trminos de la un costo de un milln de dlaes y que el costo representa a mantiene un inventario que es de tres millones de diares' Podemos pensar ao un del inventario qi:e se vende durante tres veces. venc{e, o entonces que el inventario se recambia,

tra relacinmuy utilizada

Relacin de rotacin de inventarios =

costo de la mercaca venda

vaior promedio de inventanos

En general, cuanto mayor sea la relacin de rotacin de inventario, mejor. La elacin es un indiiador de la capacidad del gerente para lograr altos niveles de venta sin una fuerte inversin en inventarios.
Los gerenres, y genie d.e fuera como analistas financieros, inversionistas en potencia y accionisras, utilizan relaciones como stas para vigilar el desempeo de la compaa. Las relaciones son representaciones altamente destiladas de los datos contables, y son una foma rpida de captar ios datos.

El subsi-stema

d"e

control en Per-spectiva

La computadora ha proporcionado un apoyo constante en el rea de control. Si existe utra base de datos exacra y actualizad", es cosasencilla comparar los gastos reales y presupuestados, procliLcir informes y calcular relaciones. Los informes y ias relaciones se han proporcionado desde hace ranto tien-rpo que los gerenres ics ven como algo sguro y no sabran qr-r hacer sin ellos'

'.Cmo los gerentes Llsan el sistema (\ . . ./ I 0e lnlormaclon nnanclela

En la rabla 20.2 se idenrifican los usuarios del sistema cle inFormrcin fiuanciera. Los ejeculr inrivos cle la funcin financiera, como el vicepresidente cle finanzas y el conrrol,rclot' usau ios cllos Formacin proclucid:r por los tres subsistemas de salid;i, Otros ejecurivos, erltre rit'r irrii rrir'':l miernbros.<Le,l,r-mesa.dt.re.criva,-rarnbin usln todas las salidas. Los geretites cle

y los mieinbro, d.i .,.,ionai pi'oF.siourl preficren los srtbsisrerti:rs

de responsabilidacl.

itor...r',ilo, u.,

cin

ie

'r] Jbclos los clrrs, gerenres cle roclas lrs reas cle

Fgnclos,

gerenre^cle tiencla se apoyzr

"nrlirr"

rel,rcion,rtlos c()rr sLrs r'(-:]s cle inversiones usa el sttbsisreme clc rdnrirristrrr-

e.

el subsisternr cle conrrol'

corlrr,rll;r LIsxtl in[orllracirl fill:rncicrrt'

,i

530

ronru su,, .

SISTE]VIAS DE INFOR]VIACiN ORCEMZACIONALES

y p^r,laa hecho de que la funcin financiera se ocupa primordialmente del fl.ujo de dinero. El dinero enrra en Ia cornpaAa,
manras mientras est en ella y finalmente sale. Si eso se"i.rr*, cum_ ple, el sistema de informaci., fi.na.rci..* a.i. / - a la ge_ encia a controlar este flujo de "y"a*

Diga-mos que le acaban de asignar ia tarea de iden_ dei sisteria de informacin fi_ nanclera y que sus conocimientos de finanzas son vagos. Us_ ted decide aplicru el enfoque de sisremas
^ tifica los subsisremas de salida

*#{Hfl

,.

,rr" d.

d.inero.

contribuyen a (1) inrroducir dinero .r. i" .o_p*na, (2) usar el dinero de forma e6caz mientras est en Ia mpaa y (3) dirigir ei dinero exce,lente a elemenro, .t maxi_ mizar el valor de la inversin. "rr.Ui"*e rara Esto es exactamente lo que logran los subsistemas d.e salida que se describen en esre captul. El subsistema de pro_

piensa un poco ms y decide que los cres punros ,^^U_:,r.d -_ tos en qu se requiere ayuda son (l) en Ia entrada, (2j en el punto en que el dinero se transforma internamente en oos re_ cursos, y (3) en la salida. Despus de todo, sra.s son las res partes principales de un sisrema: entrad.a, transform.acn y salida. Usted identi6ca entonces los subsistemas de salida que

financiera, como se ilustra en la figura iO.t4. Lurgo, es res_ ponsabi.lidad del sistema de adminiluacin d.e fondos rasrear el flujo de.direro hacia y desde la compaa. Al-tanrene a la gerencia al tanto de dicho flujo, esre subsisrema alerta a los gerentes respecro a periodos de excedente y d6cit, con obje_ to de que tomen las medidas apropiadas. ior ltimo, es es_ ponsabilidad del subsisrema d. .onirol asignar di.r.ro inte..r"_ T."r.:^lir unidades que lo necesir* p"rr r,r, operaciones, La ttgura20.14 ubica los subsistemas de salida en relacrn con el flujo de dinero. Los diseadores de los sistemas de infomacin finan_ ciera endenden Ia imoorrancia de los fl*jo, d. Ji,..ro que ccnectan a Ia compaa con los elementos de ,,, ..rrorrro, f po,

el futuro para que Ia gerencia pueda planific", ,u, op.rr.iorr., que hacen que fluya dineo hacia 1* fir*". El subsistema de pronsticos, por ranro, prepara las bases para la planificacin

nsricos proyecta el enrorno financieo de la compaa hacia

w
Los su

ayudc' d.e ritt

tanto disean sistemas que proporcionerr infomacin que permita conrroiar dichos flujos.

,,:li:'

:'.

t\

'.Isrcu.ic.s

ttJ

deI sistentct. tle

r.

n t ct c ti n..fi tz o n i t: e t.a

Vcepresidcnte de finanzas Orros ejectrrivos Controlador

Gele.rre de conrabilidad

X X

Ouos ecrenres funcionales

Ceente dc pl:rrrificacirr firrlrrcicrr Di rector de rre5ps5,c..

.\
X
.X

\ \ \

crpruro 20 .

siSTEirfAs DE INFOR4AcIN

nNNcmn

53r

Los subsistentas de

salida

altrtclart a administrar elflrtio

de rlitrcro

xxnuua$

Aplicacin clel subsistema

Resnmen
utilizacin de ]r4iembr-os c{el entolr-ro de la compiririr se unen tr los gerentes de la fimr:r en la de inlas salic{as c{el sisrem:r de in[oriracin financiera. El corazrt del sistema es el sistera contable, que propt>rciona diltos detallados rcerca cle octos los sllcesos dc uatltrtr-

fo.'acin
lez-r

mone tari:l qLle acolltece n ,t l''r cor-npaila. l.os irudior.es internos de l:r coirpara consritul'en el suL,siserna de rncl.itrlra internr I' rellizl cux(ro tipos clc- alrclir,rr: financiem, orer;rtivlt, coucttrreute y c-liseo de sistenlas cle de rrLrclitorir inrernn elerce tturr firere inflLrerrcil sobre el disc'iro El

c.''rrol inrenros.

reL'sonirl cle los sisre ras.,gt+r1$.o,los. trlicu:rlirq clcl per:sonril

cuentiln cotr los cotlocimielltos v h:rbiiid:rsLt cclutriLlttcin l'oreilcirrl' ,-les ntc."s,rriris ecotrt-nico de l' con-rr-rniclecl entonro vigilir.'l lin.incier'r El sr.rLrsisreurrr cl., inre]lig.nci,r Se lrr.-dt: ollrt'iicr irltirrl;r conrll'.rfirr. cle con krs r,.cic,,,i--rr,,, tlrmbicrn se conilrnicr-t r,cu,rnclo l g.i.ncir.]..lru nivel recotroce
filr:rncietlr t.

532

PARrE sErs

SISTEIVI,AS

DE INFORJVIACIIV ORCNTZACIONALES

macin estratgica financiera mediante comunicaciones informales, publicaciones impresas y

bases de daros de computadora.

Todos los pronsricos son proyecciones d.el pasado, consisren en decisiones semiesrruc_ _ turadas y no son perfectos. El rea de mercad.otecnia eiabora pronsticos de venras a coro plazo, y este pronstico sienta las. bases para toda la planificaci. frn.irrr"l. La responsabilidad de elaborar pronsticos a ms largo plazo recae sobre el subsistema d.e pronsricos, que empiea tcnicas cuantitativas y ,ro .u"r,r1r"tivas. Tres ejemplos d. t.rri.", no cuantitativas son el cosenso de panel, el mtodo Delphi y los sisremas de reunin elecrnica. Una rcnica cuantitativa muy utilizada es el anlisis de regresin. Una compaa casi nunca crea sus propios,programas de pronosticacin, sino que *sa paqueres preescritos como SAS. El subsistema de administacin de fondo, la gerencia no slo a rasrrear ei flu"y"d " jo de dinero a travs de la compaa sino a influir-.r, .r. fu]o, El modelo de flujo de efecri_ vo se usa para simular el efecto de decisiones alrernativas sore el fiujo. El flujo de dinero que sale de una compaa es afectado por el presupuesto operarivo' Los geientes de todas las reas de la compaa usan .i p..ruj,r.rto '.o-o -..r.rismo de control' Los informes de presupuesto *.r,r,ri..s durante .l .;.r.iJio scal indican a los gerentes qu tan bien se estn desempeando en relacin .or, ,,r, pr.rupuestos. Los gerenres ram_ bin usan relaciones p"t" el desempeo de sus unidades ion e.tnd.a.s establecid.os "orrrp"r"r por la compaa, la industria a la q,r. p.r,.r,... ra compaa y .l ;;;; de ros negocios en general' F.l proceso de presupuest"iir',, lo, informes y i"s ,.l".io.,es son prodrrctos del subsistema de controi.

10

t1

L2

L3

t4

It
1(

"_TFBMTNO_S__C-rAVE auditor externo

auditor interno comir de auditora funcionario de finarzas en jefe

consenso de panel

mtodo Delphi
anlisis de regiesin paquere de estadstica anlisis de flujos de efectivo

PresuPuesto oPeatlvo ejercicio fiscal

(cFo)

reiacin de desenipeo relacin de circuiante

auditor de EDP

modelo de flujos de efectivo

otacin de inventar.ios

"_g_g_IJ_q_ry_qT_o__$__CLAVE n

El sistema de informacin financiera como combinacin de subsistemas de entada y de salida, integrado por una base de daros

r I n n

Cmo los datos de contabilidad sientan las bases para ro_ dos los sistemas productores de informacin
Diferenres cipos de auditora
Las tres caracrersricas bsicas que.los auditores internos y los especialisras en informacin procuran incorporar en el diseo de los sisternas
T.a importancia de rener buenos daros histricos para elaborar pr.onsticos

La necesidad de suplementar los pronsticos cuantitarivos con mtodos no cuantitarivos y juicio La importancia del anlisis de flujos de efectivo para toda la admi nisrracin fi nanciera La forma en qLle Ia presupuestacin parricipativa integra
los

enfoques descendente y ascendente Cmo ias salidas de los modelos maremticos se combirra con el juicio de la gerencia para producir el presupuesro oper.ativo

"_PBSg_qt-q4$ 1. qu
2.

3.

Cire las rres tareas bsicas del sistema cle informacin financiera en rninos del flujo cle dinero. D un ejemplo de claros inrernos recabados por el AIS. D Lrn eje mplo de claros del enrorno.

inteesan en el sistema de informacin financiera?

elementos del entorno que no intervienen ?or directamenre en las operacio.,., . la compaa se

4. ;En qu se parecen los auditoes internos er los investigadores de nrercados y a los ingenieros
indusrriales? 5. Cnro usan el sofnvirre 6nncier.o prec,scriro
pequeirs?
1:rs

empresas

;Y

las grandcs?

6. Qr papel desernpelran los aLrditor.es exrernos e n el infblme lnull a Ios accioni-sas?

CAPTULO a Por qu

20 "

SISTEfuIAS DE ]NFORIVIACIN FTNANCIERA

033_

no ubicar [a auditora interna dentro de la

funcin financiera?
8. Qu disdngue una auditora operariva de una concurente? 9. Tnto los audirors internos como los analistas de sistemas buscan tes caractesticas bsicas en los sistemas
Cuies son?

17. Cite las dos metas de la administracin del flujo

ro.

de dine_

18. Explique por qu una hoja

eFectivo.

d.e

cIculo electrnica es un

buen vehculo para esrablecer un modelo de flujos de

19, Aunque no

10. Qu departamento de la corporacin funciona como interfaz con los accionisras? 11. Cite las dos formas bsicas en que los proveedores de bases de datos financieas las ponen a disposicin d.e sus suscriptores.

20.
21.

se dice en el texto, cuIes gerenres usaran el modelo de fujos de efectivo? Considere los niveies geren_ ciales y ias reas funcionales. Justifique su respuesra. Cmo se dieron cuenta los usuarios del mod,elo de flujos de efectivo para el fabicante de equipo para jardines de la influencia del entorno sobe sus polticas de precios?

t2.

Qu papel desempea Interner en la recopilacin de infomacin esrrargica fi nanciera?

Qu impide que los ejecutivos deleguen la responsabilidad por la elaboracin de pronsticos a los gerentes del

nivel infeior?

13. Por qu manufactura, finanzas, recursos humanos servicios de infomacin esrn ineresados en el

22.
23.

pronstico de ventas?

Cul nivel gerencial es clave para lograr que funcione la presupuestacin participativa?

r4. En qu

15.

el consenso de panel y el mtodo Delphi? En qu se diferencian?

se parecen

Qu relacin hay entre ia elaboracin de pronsticos de venras y el proceso de presupuestacin? Qyin establece los va-lores deseados para las relaciones
Ce desempeo financiero?

24.

Cunras variables intervienen en una regresin simple?

Cmo se llaman?

16.

Cuntas variables dependientes se incluyen en una regresin mltiple? Cuntas variables independientes?

TEMA$_ PARA _DiS CUSN

Por qu se ha creado

1.

tanto software preescrito para la

funcin 6nanciera?

2. 3.

Cmo podra una corporacin simular un flujo de informacin de sus accionistas a la corporacin? En el captulo se explica cmo el Sistema de la Reserva Federal de Estados Unidos puede ejercer una influencia

directa sobre el flujo de dinero de una compaa. Explique cmo los comperidores de Ia compaa po<lran tener ei mismo efecto.

4. Se le ocurre algn caso en que un pronstico

una proyeccin del pasado?

nc sera

*_PRO__BI-EIV{AS__ 1. Visite la biblioreca y obrenga

los infcrmes anuales ms recienres de tres compaas de la misma induscria. Calcule la relacin de circulante y la relacin de roracin de inventarios para cada compaa empleand.o los datos

2.

del informe. Con base en esros datos, iul compaa cree usced que esr en mejores condiciones financieras? Prepare un resumen de sus hallazgos que ocupe Lrna psina a doble espacio. Er.r.rplee un paquere de esradsrica como SAS para deducir ttna ecuacin de regresin ernpleando los daros histricos que se muesrran en la tabla adjunra. eu ingresos por ventas se esper:rran si la con.rpaa tiene 33 vendedores,

Aiio
1

(miares) vendedo:es (millares)

12.7 25

presuIngresos pcr Nrimero puestc de ventas de pubcidad

Presupuesto de

prornocin (miIIares)
0.2 0.2
Q.2

de l'entas

0.i
0.9
1.1

2 3

12.4

t?o

25 26
6

4
5

invierre 2 500 dlares en publicidad proruocin de. l'enrrrs?

I
t)

6 7

72.7 13.2 13.6

1.0
2

L4.I
13.8
14.1

26 27 27

0.j 0.j
c)..j

().0
rl.

Iri
i

i
2.0 2.0
1.5

250 dlares en

9
1.0sr.r'ii:i.l

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1.).

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l.i 2)

(1.5
(1.

N,A$ER

T'ECffiOOCX

TNC,

'usted est sentado(a) dn"su oficina leyendo Thelvall streetJoarnalcuando --- suena el telfono. Es Ted, y dice que es urgenre que vaya a su oficina, d. ;.r*.di"r""
presupuestal est funcionando d.e maravilia", dice. "fbdas lns oncinas lo estn usando, y acabo de recibir el uldmo de los informes rnensuales ,,r"n",r""^;;tlis," para hablar acerca de Ia prxima aplicacin. Sintare.l,

.*.

'

mediato. Le pide a Ted que le expiique con -s?.t"ll.'q"e .r 1J or.';;.r.. "La clave para todo e, el p.rsnrJ. Necesitamos conrar con cierra mezcla y *ivel de personal para cumplir .on ,ru".ar, objetivos de ventas. 'rod.os nuestros gastos presupuestados ,;*::ft' viticos, entrere'imiento y dems- se basan .., .l ,r-.ro?. .r'pi."dos que re_

d. ejercicio" Es irni_ co' Nosotros preparambs el pronsdco que tod.o m,un{o usa para ru il".rin.".ian, pero es pro_ bable que nosorros searnos q,rienes or,.no, prou..ho I. r*.rl',or"-i^g;r,-ra que crearas un sistema_que. nos ayudara a usar nuestros datls de pronsticos.,, Gr,rd responde que le parec.e ura idea *^gifi.n y que se pondr a trabajar en eto de in,-

"o de ventas de la corporacin para el siguiente ejercicio fiscal. Todas las r-inidades organizacionales utiiizan este pronstico p"r" pr"nJ", sus necesidad*

cin de recu.rsos. como sabes, .ud*

Ted comienza a explicar: "siempre"he querido formaliza nuesrra actividad de planifica-

ia divisin de

mercadote;;i;;-r**

ras actividades

,;;;;l*-

jgr

y Io, obtr,ro, J. u.rr,"r,,, pregunra. de venras representante de u.r,r", y d"; --un de sisriras_ pue_ de vender un sisrema de de pginas J y trespus de que Io venden ro insraran. im1e_sora Podemos usar una cifra de ).zs ros ingresos deivaos de una venta. As, un equipo de venras deber poder vender 12 sisrem a225 000 dlares por ao, lo que equivaI.-" rrno, 2 400 00;;i"re, e., ingresos "2.7 millones de dlaes',, .onresra "rr,,"l.rll usr.d. Ted dice, "si queremos vender 27 miilr:nes de draes, necesiramos 10 equipos que rrabajen todo el ao. calcuro que un r.p..r..rrm* de ventas.,.r.rr. u.ror-2 000 diares al mes en salarios' y u' analista cle sistemas po, ]os 2 250 dlares. paa cletermina.r las necesi".,.[" dades de personal, partiraos de nuestro p-rrOrr;"o de venras, que esr en nirmero de sistemas por mes. Esto nos dice cuntos eq,ripos de ventas necesit**or. Lrr.go usamos una estrategia de costo pot persona para calcular ro.i.. """ 1",

canddad por me5- y vamcs a trabalar a corto plazo." -ciefta usted presiona estabiezca pauras que usted pued.a usa paa disear el sis" Td f"1^. sle tema' "Exactarnenre qu acin hay entre

hay de la ren.ta?,', interrumpe usted.. Ted conresca, 'A coro plazo es un g"rro fijo

"un equipo

.l i.*ori

;;;ir;,

oao.djr;:;;;;

-.r,

nuestro pronsrico de ,r..rr", p"." el siguiente .i.;.i; fiscal?,, pr.egunra usred. "Esramos en abril, y .l ano fiscal inicia .r, .r'oui.rb... lrv Eso rrvr nos ud da rtctc siete m tneses para prepafar_ nos.,,
es

"Cul

p"ril";;J';;;;;;;;r'j;

Ted saca un pronstico para el ao fiscal l99g_19g9, que dice, Mes

Noviembre i 998 Diciembre 1998 Enero 1999
Febeo 1999

Nirmero de sistema-s
8 9

10 10 11
13

Marzo 1,)99

Abril

1999

Mayo 1999

1i

t4

Junio 1999 Julio 1999

[' l
f,
l

n
79 2L 2L 22

Agosto 1999 Septiembre 1999

Octubre

1999

t
f

"Si vamos a vender ocho unidades en noviembre, necesitamos tener ocho equipos de ventas, correcto?", pregunta usted. "fu1 es", responde ftd. "Pero no podemos simplemente contratarlos el primero de noviembre y esperar que comiencen a vender de inrnediato. Calculo que un equipo necesita esta en la empresa unos seis meses antes de que pueda comenz-ar a conseguir pedidos."
"Entonces, necesitamos tener ocho equiPos en mayo para cumplir con Ia meta de noviembre. Eso implica que tenemos que comenzar a conrratar ya, porque slo tenemos seis equipos ahora".

'fu

es", dice Ted.

"Djame ver si entend bien', dice usted. "'Iomamos el nmero de sisremas pronosticados y 1o convertimos err un nmero de emplexdp5. Luego calcuiamos los sa-larios..." fbd interrumpe. "Exactamente. Luego asignamos cierras cantidades por persona para el
resto de los gastos."
"Sabes cules son esos gastos?"

"En realidad no. Creo que vas a tener 9ue estimarlos", dice Ted. "Por qu no y luego nos eunimos otta vez?"

1o haces

Usted investiga formatos de cuentas de gastos y f)cturas viejos y calcula las siguientes cifras de gastos rnensuales promedio Por persona' Telfono
d ,D oa a< OL.L)

Viticos Entretenimiento
Suministros

553.70
84.65

38.10

Durante el primer mes de un empleado, se gasra apr'ximadamente 1 910'dlares en mobiliario: un escritorio, silia, papelera y archiv6. Todos estos gastos varan en proporci.
directa con ei nrmeo cle empleados. La cifra de renta no vara; se tnanriene en 8 450 dlares por rnes para ei total de las oficinas de la .1ivisi6. La ltima perricla del presupuesro, gasros diversos, incluye todo lo que no est incluido en las otras cuenras, como educacin y prestaciones. I)urante el ldmo ao, la categora de gastos diversos ascendi a unos 450 diares pcr'
Persona Por mes.

Usted presenta estas cifras a Ted, qr.rien cor.'teflri: "Se ven bien. Buen trabajo. Vamos a reclondear los gastos que varan con el nmero de empleados: Llsaremos 80 dlares para el telfono, I 600 dlares para viticos, 60 dlares para entretenimienro, 40 dlares para sr:rninistros y 450 dlares para gastos diversos. fJsarem5 8 500 dlares a[ mes para 1r renra ) un gas-

to nico de

925 dlares para mobiliario. Con eso re'errros, ;no crees?" 60 dlares Para entretenimieto? Han esrado srsrando 84 dlares ..." Ted intenumpe . "Es den-rasiado' 'y'oy a ps16re esrricto con eso. Los 60 cllrres estn
"Ests seguro de los

bien."
Usred pregunta, "QLr iray con los salarios?" "Para los represcnanl:s de.ventas, valllos a uslL 4 125 dlarcs, )'parx los errrlisr;rs, 3 400 tll;l'cs. Son rrn poco alros, pcro qr-Lisiera dej:u'11 j:rrgcr.r pxr.:l lmctos. Crces (lrrc con esto sca suficicnc?" Usred consrrlt't slls llolas Y lesponde: "C,ao,lr,. nccesiro conocei el pronsrico de sisrcnras []rra los prinreros seis nreses del ejercicio {isc.ri (Irf) \999 y 2000 si r"luir.res qge te d

pronstico de ventas del eiercicio sisuienie". "Tienes razn", conced. ftd. "o, cas,,rridad tengo aqu
Noviembre 1999 Diciembre 1999

una proyeccin de recursos para EF .g8/g9"'[,a razn es que necesitarnos conrrarar representantes de venras y analisras duranre ros rrimos ,.is *.r.,

a. Er
esas

lvll p"* .r-pirti""

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Mclntos fi'orn
58 (A Osbornt
ExPe

cifas. Helas aqu.,,

F.nero 2C00 : ' Febrero 2000 ,:

Marzo'2000 '

ril

zooo:,, ,',

22 sistemas 23 sistemas 23 sistemas 24 sistemas 24 sistemas

cienc (Sum
SawYer'

/)

ststemas

Audit 26-3:
Scl.riff, J'

preguntai"

Ted qfeguna, cqn cierra impaiiencia,,'iya tignes todo lo que necesitas?" ,,preparar qu cl::.qT9sf .3mo-veri.".ir,'fir,i,-;;;;;;,ea" una Y,:t:C,:"":.'r. de _- esros _.-*: b*:."":"1::-,"^.y., ga5tos dela divisin uc , de venras vcrrLd) pila para ros los prximos proxlmos t 1g meses. Los pnmeros seis f-T*"I" | ;__ de 1998, prepararn para_cumplir con el pronscico de .,,enras para T1l:.i.,"_.:*,te 1os sern ia l"l"].tl?l:l"ld.ti+li,dor.1ses,.dq i. rpss " 9tubr. d; presupueqtal que necesitas. Quiers todos ios ig,mses o slo Ios ,it,i-o, ii" "Dame los l8r Me guscara poder ver qu necesitamos hacer durante los prximos seis me-,- . con las metas del ao prximp. Peo dame tgtales tanto prra .l periodo de seis ::^I1 :"-Pfir p4ra el de doce meses. Quiero poder ver las cifras de cada ejercicio fiscal. A]gur," orr" ::::._t:T"

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formato?lcm' uiees que se vea er in-

^^", Te gustara cos?

totales de columna para todos los meses, -,-""tt" tner totales de Ja cada partida presupuesul, ,"r,ro p.r" io, primeros ,.i, ,,'"_ I^l^.^li:,*t* aa ses como para los doce meses. Avsa^r" .u"ndo tengas algo." de la oficina, ,. di l^ .ltn y pregunta ,,eu tal a.igo de gLfi.-?1:1"_.u*.d,r.",saliendo

lo dejo a t..rit.riltsio asegrate de darme

tambin una grficai;' EI rogqo de Ted se ilurnina'y exciaga, ':oye, sera magn6co! usa tu criterio.,,
,

iafeas

cipales.

Utilice una hoja de clculo elecunica para prepara la proyeccin de recursos. Complemente el formato rabulaf con una sola grrfica q.r.,^..,^r., opirriar,, comunique bien ios puntos prin-

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Sistcmas dc

inforffiacin de recursos
hurnanos
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'iObjetivos del aprendizaje

Despus de estudiar este captuio, usted debe

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Conocer las actividades primarias que realiza la Funcin de recursos humanos (HR) y cmo el sistema de informacin de recursos humanos (HRIS) apoya esas actividades.
Saber qu posicin oc,-tpa el HRIS dentro de la estuctu ra de organizacin de la compaa.
hasta alcanzar su posicin actual.

H-Conoce cmo el HRIS ha evolucionado

E Entender el papel que el AIS desempea en el HRIS.

F Apreciar cmo el entorno influye en el flujo de recursos de personal a rravs de la , compala y tener presente que las bases de datos del entorno facilitan ese flujo, S Entender a fondo la base de datos de HRIS: qu contiene, dnde reside, cmo
se

Bd Poder clasifica lds aplicaciones de HRIS en seis categoras y conocer el grado de xito que l.as compaas han alcanzado en el desarrolio de aplicaciones para cada categoria,

administra y cmo se capruran sus datos. ':

Saber qu valor asignan al HRIS los ejecutivos de la compaa en comparacin con otros sistemas rrlcionales.

E! Apreciar el potencial del

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Todas las compaas grandes tienen una funcin de recursos humanos que se eucarga de bLrena parte del procesamiento especializado relacionado con el personal cie la con-rpaa. Ei sistema conceprual que se usa para administrar el personal se denomina sisema de inFonircin

de iecursos huntanos, o HRIS (/tttntan restut'ces infornmtion systent.). Durante muchos a-ros, la gerencia de alto nivel dio poca irnpor-tancia al HRIS. Sin embargo, las leyes encaminadas a asegurar que iean equitativas las prcticas de conrratacin cle las compaas obligaron a la gerencia de alto nivel a poner en el HRIS la atencin que me reca. Gracias a sll nueva situacin, el HRIS comenz a migrar del departamento de selvicios de informacin (lS) al de recursos humanos (HR), y en el proceso aprovech la tecnologa de
m

icrocomputadoras.

El HzuS se ajusta al mismo formato bsico que los otros sistemas de inFormacin funcional. El AIS proporciona clatos financieros relacionados con el personal, el subsistema de invesrigacin de recursos humanos emprende proyectos de investigacin especiales para obtene r daros nuevos, y el subsistema de inteligencia de recursos humanos rene datos relacionados con el personal e infomacin del entorno. La base de datos de HNS complementa los datos de personal con datos que describen tanto organizaciones como individuos del entorno de la compaa que influyen en el ffujo de personai. Aunque gran parte del procesamiento de HRIS de ias empresas grandes se ha descargado delasmainfratnesdelS alasmicrosdeHR, labase dedatosdeHRISsigueestando contenida en buena parte en las computadoras centales. Los seis ,subsisternas de salida rastrean el flujo de personal a tavs de la compaa. Muchas de ias aplicaciones conteniCas en cada uno de estos seis subsistemas han sido implementadas por un gran nmero de compaas, pero algunas toCava estn en prcceso de desarollo. El HFJS ha llegado muy lejos en la ltima dcada, y muchos ejecutivos ahora lo consideran tar valioso como otros sistemas de informacin funcional. Sin ernbargo, el HRIS todava puede crecer ms para atacar algunos de los problemas gerenciales ms difciles.

-$h

funcin de recursos humanos

La estructua de organizacin de la mayor parte de las compaas incluye una unidad encargada de muchas de las actividades relacionadas con el ecurso de personal. Originalmente se dio el nombre de personal a estas unidades, pero la prctica actual es usar el tmino recursos humanos (H"P., hutnan resources). HR puede ser un departarnento o divisin dentro de un rea funcional, o puede tene una categora funcional equiparable a la de mercadotecnia, manufactura, finanzas e IS. Usamos el ttulo de director de recursos humaos para describir a Ia persona encargada de HR y que, a veces, es miembo del comit ejecutivo.

Actividades primarias de FtrR

HR apoya a las otras reas funcionales ayudando a obtene personal nuevo, preparando el personal para desempear sus labores y manejando buena parte del papeleo elacionado con los empleados y ex ernpleados. Al cumplir con sus obligaciones, HR realiza cuatro actividades primarias, como se ilustra en Ia figura 21.1.

fl

Reclutamiento y contratacin HR ayuda a rraer nuevos empleados a la compaa poniendo anuncios de puestos vacantes en los diarios, proporcionando solicitudes de
puestos a agencias de empleo tanco del gobierno como privadas, realizando entev.istas de preseleccin en universidades y en las instalaciones de la compara, y administrando pruebas a quienes solicitan empleo. HR se mantiene al da en lo tocante a las leyes que

540

P.\li'I.[: SL.IS

'

SIS-fE\IAS

l)E INFOII\l'\ClO\ OIIGANIZACIONAL

lstttttatos frttrt'itt (lP ''cclttsus (lc c! Jttt-irt (lcl rccttrsu ri'ilit,r pe rsttt t ttl
I-tr

afectanlasprcticasdeempleoyasesoraalagerenciaresPectoalaspolticasquedebe
establecer.

EEducacinycapacitacinDuranteelperiododeempleodeunaPersona'HRadmicultivar los conocapacitacin que son necesarios para nistra program^, t ""t^tin y Por ejempio' .mpl."dos ,.l".ion"do, .on ,,, trabajo. cimientos y r", rr"uliJrJ.;-;; ", sistemas a capacitar de analistas los a prr.d. los miembros d.l p.r;;;J J. HR
implementacin del SLC' a ios usuarios durante la fase de
cionados con ios

^y.rdrn

FAdrr.inistracin<!edatosHRmantieneunabasededatosquecontienedatosrelade nitho' datos se Procesan p"t" s"tisi"ttt las necesidades

tlnPi;;;''

informacin de los usuarios'

Terminacin y administacin de prestacion*

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compaia para los ex empleados elegibles' los empleados trabajan para la compala'

ffi',J.::5'o*.t'"'""*"v"**"a":'."t"'1"^'-'^'::T"o::*o1":,."#:t'fi ::

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a un a tunci
de personal a travs de la compala'

de

"4ffi sistema de informacin de recufsos humanos

para recabar y mantenel cada compaa debe contar con un_ sistema la informa. los datos en infor*..in y luego comunicar los recursos humanos, transformar Ce recur' infonnacn de sistema el nombre de cin a los usuarios. grr.-Jr..*" ha recibido aclmide sistema de nombre Ei ruouna information systern). sos bumanos (HNS, nu*)r syste.n) mangment yt ginus, h',rman res,u'rces nistracin d" "".oorou h*"o,r, siensiga que pues es probable con HRIS' adquiriendo popul"tida' pt'o "o' quedaremos do -- ms utilizado. -- el _ ^r .LrDTe -^_^un sistema comPutarlza(lo, esta idea es engaLnq.lre es fcil pensar en eI HRIS como p'ir".r",-"."rr-9ro relativamente gr"ndi de.sistemas de informacin osa por dos razones. el termino tambin aplica ';g"t'da' de recursos humirnos nt'il;"tt*lilo"tp''oao'"' HR por lo regular include L" org"niriin alaspersonasq,r. ,rub4"aii";;i;tt"t"d*". d.'-".rejar el sista conceptual de datos e informacin ye una seccin .1. Hzu;";.g"a^
sobre recursos humanos'

los datos que describen

Cr\p-flrLO 21

SISTE\1AS

l)E I-Folti\lAClON l)E IILCL:lis(ls

l-lLrll.\\()s 54.l

La encuesta IIRSP de 1990-1991

de Recursos Humanos (Association En 1990 y 1991 la Asociacin de Sistemas Profesionaies realiz un estudio cu)'os hrll"zoos rrrojrrof H,.,*on Resource sysrems Professionals, HRSP) HRSF es una orgauizacin inte r.acioron mucha iuz sobre la situacin actuai del HRiS.t ]-a

nalconnrsde3000miernbros,quienesrePresentanamsde2000orgarrizaciolrescleE"s. de la HRSP es' Canad y muc6os tros paises. Casi todos ios iiembros
tados Unidos,

;;;;"J", -'- a

de sus compaas, pero algunos.trabajan en otras reas en el estudio, y tarnbin hr-ri:r: Una amplia variedad de industrias esruvo representada de las compaas' Ms de un termucha vaiacin en trminos de1 alcance de las operaciones (el 35'5o/o) son rnultinacionales' En cio de ias 513 cornpaas que fespondieron a la encuesta metropolitana' el otro extremo, el 11.3% optt* ttt una sola rea a las unidad,ei

. nnfS

I-a ubicacin del HRIS dentro de la compaa

Aproximad'amenteell0TorJelascorrrpaasdelaHRSPinformaronquenocuentanconuna la ubican en distintos lugares" Casi todas las unidacl de HRIS formal, pero las qo.ii l* tienen (el 8.4%o) fomaban parte de sevicios de inunidades {e173.5o/o) r.rid*.r, H& p.ro algunas de nmina del departamento de conformacin, orras (el 1.8%) se.r,.ontr"b"n en la seccin

i^fili", y
1-

en sitios como organiorras ms (el 4.9o/o) se encontraban fiuera de la compaa (otttsourcer)' zaciones de servicios y subcontratistas externos

)o,

a
"*" 4-

4.20 analistas de sistemas, ademedio, haba5.g7 prog*"dor.s/analistas,4.2g capturisrasy ms de personal administrativo y de apoyo diverso'

ElnrmerodeempleadosdeHRlsdetiempocompleto.varientre0y260.Enpro-

1e

evolucin del HRIS

a los datos de personai como a los Hasta hace poco, la gerencia no prestaba tanta atencin la categora de ;;;; q". d.r"rib.r,"dlrr.ro y ,.irrrros mat_eriales. El estmulo para elevar como gobierno del iniciativas to, *o, de personal prouirr en Estados Unidos de leyes o Administacin EEO), porrrrnid"d Eq'itativa de Empleo (Equat Emptoyrnent Opportil"nir, OSHA) y Administration, Health and Safery (Occupation|t Ocupacional J.'S.g,rrid",l y S"rl,rd vigor duen entraron P;;;-^ de ic.in A-fir-ativ" ffi'mai'e Action Program' AA?)' que al gobiercompaas a proporcionar rante las dcadas de Ios sesenta y r.,.o,". Se oblig a las relacionala.compaa de ;E;ilr;*ir.i.", que indicaban el grado e,'que las prcticasaprendieron que no podan pronto compaas Las leyJs. las con cumplan el personal J", "on a riempo los iriormes ,.qu.rios sin la ayuda de sistemas basados en computadoras' oroducir t^"--i;;;;.;.:; adicionales al dede aito nivel de Ia compaa comenz a asignar recursos sarollo

'a-

ro
iO,

.to
.os

la

sistemas fi:eron de informacin, quienes colab.ocreados por especialistas en informacin clel :ea de servicios El procesamiento se efectuaba en las computadoras grandes

df sisr.m"s cle personal orientados hacia la informacin' Los nuevos

raban con los usuarios de HR. ubicadas en IS.

ren oau.r-

nt:st

en escena las microcomputadoras, HR comenz a instalarlas formar para red en otlas se conectalon su ea. Algunas se usaron de malera independiente; en red con las instalaciones de compuse conectaron ms (lAN), y algunas iocal rea de redes organizaciones de HR incluso instalaron sus propias

cuando aparecieron en la

tacin centrales de la *li-ffi. Algunas minicomputadoras y hasta tnainfarnes'

en-

gin
lica

"'"'di" con el director eiecutivo de HRSP baj

'Ei

fr-

rearizado

:luin

lilff?'.ffii:i"'"ll''ili"rsos p.O.

la cita de ivlcleod-DeSarcprofessionals, Box AOfdl6,"Oattas, T:*753EO-7646. Vea tambirr captuio del iis en la biblografa qLe aparece al final

p"'"1^Y:::J 9:i111:-::'-::l$i:,t::^,R:ll#"i1,?illt;#,Xi? iiX y:ol:u"o "]l 8,,1an Resource Reso.rce Svsrer's svsrerrs ^^,^,,^^ ^F Hrman soricirnclolo^a-t2,lssociation of

542

l,\ti't

l:5l,l: .

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l:ll.\s l)l: l\l'{)lill,\(.lL)N ()li(l.l\lz'\c:l()\'\l

Un moclelo de sisterna de informacin cle recursc-q humanos

{J':r caracersrica del HRIS que la distingr.re de otros sistemas de inForrnacin funcional
es 1a

subsistemas de a..rplia variedad de aplicaciones que ejecuta. Esta variedad se refleja en los seis 21'2' la 6gura en ilustra salida del modelo que se Al cear .r.,r.*ro modelo, usamos el mismo formato general cle subsistemas de entrada, reas funcionales' Los l:ase cle datos y subsisremas de salida que hemos ernpleado con las orras datos, investigacin de de procesamiento estndar combinacin subsistemas de enrracla son la la base de las compaas, todas casi En estratgica). e inteligencia (obtecin de informacin inla HRSP de compaas de las ei Slo 5.7o/o datos est a.lmacenada en una computadora. form que usa una base de datos no computarizada'

sistema de inforiiracin contable

y de Los datos que el HRIS maneja son una combinacin de elementos de datos de personal
contabilidad.
pefmanentes y no son cLe natude empleado, sexo, fecha de ei nn-rero podemos citar ejemplos aleza financiera. Como

&! Los elementos de datos de personal son relativamente

it

{Jt rnodelc d.e sstenta de tfo r t n n c i rr d e recursos

lltntl,tttos

(-,.\l,ifL'l.o

ll "

filsTE\i'\s 1)E INlrolii,\clc)\

l)11

ll:(.t:lis()\

lll \l\\()s

54i

nacimienro, educacin y ttmero de dependientes. HR crea estos elet'netltos cie clrrttl, de personal en el molnento de la contralacin y se marltienen actLralizados e tirnto lo, 'l empleaclos rrabajan para Ia compaa. Se mantienen datos similares Para los en-rple:r
dos retiraclos.

il
.esla
'as de

Los elementos de datos de contabilidad son primordirlmer-rte nancieros y tiendc'n r ser.ms dimicos que los de personal. Como ejernplos podemos citar lir tarilrr por: ho ra, el salario mensual, Ios ingresos butos actu,rles y el iinpuesto sobre la renta del o la fecha.
E,l

trada,
s. Los

al HRIS para qtie la base de clatos con tanto financiera como no finrnciera. de personal, tenga una irnagen completa del recurso

AIS proporciona los

clatos de conta'oilidact

;acin

re

de

lP in-

@nrirrerE4 dg_llyestigacin

Cre

reclusos humanos

los an vestigacin especiales. Ejemplos de tales investigaciones son los cstudios de sucesin, lisis y evalu^ciones de Puestos y los estudios conciiiatorios"

El subsistema de investigacir de recursos humanos rene datos mediante proyectos de in

rlyde
:

natu-

cha de

Los estudios de sucesin tienen como fin identificar a las personas de ia compaa qu jefe cle u: son candidatas para puestos que quedan vacantes. Talvez s vaya a retirar el departamento, y la geter.cia de alto nivel quiere saber quin podra considerarse Par una prornocin a ese Puesto' M con el fil E Los anlisis y las evaluaciones de Puestos estudian cada puesto de un rea de definir su alcance e identificar los conocimientcs y las habilidades que requiere'

fi

Los estudios conciliatorios son un seguimiento de las quejas presentadas por los eirt pleados por difeentes razones.

En cada uno cle estos ejemplos existe una necesidad de infomacin especfica que n' realiza un estudio es pued.e producirse a partir de la base de datos del HRIS, por 1o que se
pecial para recabar los datos.

@Urftema de inteligencia de recufsos humanos

datc El subsistema de inteligencia de recusos humanos obtiene del entorno de la compaa da estos que proporcionan entorno del elementos Los humanos. relacionados con ecufsos la cc global, comunidad la laboales, sindicatos los los proveedores, tos incluyen el gobierno,

munidad financiera y los competidores. ffi Inteligencia del gobierno El gobierno proporciona datos e informacin que ayudan
la compaa a cumplir con las divesas leyes relativas al empleo' Integencia de proveedores Los proveedores son emPlesas como compaas de segr ,or, qi. propor.iorr* presracionei de los empleados, as como centros de colocaci Er ,rrrLr.rslt"rios y agencias de empleo, que sirven como fuentes de nuevos empleados. deserr compaa a la permiten que e informacin "ro, tos proveedor, plopor"ior* pear sus funciones de reclutamiento y contratacin'
e i de sindicatos laborales Los sindicatos laborales proporcionan datos y sindicatos formacin que sirven para administrar ios contratos laborales entre los

ffl Inteligencia

comPaa' S
informaci Inteligencia de la comunidad gtobal La comunidad global propoci' ona
Esta informacin t que dicribe recursos loca-les como viviendas, educacin y recreacin. o internaciona naciona-l local, usa durante el reclutamiento de empleados a una.escala locales' comunidades a sus y durante la integracin d. los e*p"dos actuales

544

l'.\li'l l:

\lrls ' 5'i5'lE\l'\5

I)Lr lNFO]ill:\CION oR(IANIZ''\clON'\L

financiera La comunidad financiera suministra datos e se usan en la planificacin de PersonI. que inforIacin conmicos M Inteligencia de los competidores En ciertas irrdustrias en las que se requieren conocila industria de la computacin' existe -i.r-r,1, y habilidades muy especializados, como un flujo f...rr.rra. de personal de una compaa a otla. Algunas compaas consideran ,,r, .o*p..idores frrent.s excelenres de nuevos empleados, y por ello renen informa" cin acerca de las prcticas laborales de sus conrpetidores y quiz hasta informacin soM Inteligencia de la cornunidad bre individuos que podran llegar a reclutarse.

Gran parte del esultado de esta inteligencia del entorno se rerne a travs de sistemas informales, como informacin propagada de boca en boca, Pero un volumen cada vez mayor e-cr siendo proporcionado por sisremas formales basados en computadoras.

base de datos de I{RIS

La creciente complejidad de las cuestiones relacionadas con el personal, causada por la expansin de la legislaiin laboral y de la gama de prestaciones, ha hecho casi indispensable mantener los datos en una compuradora. Para la base de datos de HR computarizada, existen varias alternativas en trminos de contenido, ubicacin, manejo e introduccin de datos'

Contenido.de la base de datos

La base de datos de HRiS puede contener datcs descriptivos no slo de los empleados siro tambin de organizacion., . i.rdi'niduos del entorno de la compaa. Los elementos dei entorno son ,qo.llo, que influyen en los recursos humanos de aiguna maneia.

Dqtos de empleodos La mayor parre de ia base de datos consiste en datos acerca de ios empleados actuales de la compaa. En el 82.5o/o de las compaas de la HRSP que respondieron a la encuesta de 1990-1991, los clatos de empleados eran lo nico que se almace,r"b", p.ro pued.en guarclarse cieiros de elementos de datos para cada empleado.
Cuando se les pidi describir datos que no fuean de emel B% de los encuestados de HRSP identificaron datos que datos, de sus bases de pleados de la compala como agencias de empleos, universidades, del entorno organizaciones esc.iben se refirieron datos de indiuiduos, como solicitanAsimismo y gobiernos. lorales sindicatos y sobrevivientes. beneficiaios dependientes, tes de empleo,

Dotos de no empleodos

Ubicacin de la base de datos

[,n

cle

HRIS

las compaas de la HRSB casi todas las bases de datos de HRlS'estaban alojadas en las computadoras centrales de las compaas, pero otras bases de datos residan en F{R, en otras

divisiones operarivas y en cenrros de servicio externos. La figura 21.3 ilustra la popularidad relativa de estas ubicaciones. Al continuar la tendencia organizacional hacia la computacin de usuario fina-I, se espera que ms bases de datos se transfieran de su ubicacin central a HR.

Los datos se introducen en ia base de datos d.esde diversas fuentes, segn el estudio de ia HRSP Los no gerentes dentro de HR fueron la fuente ms comn (86.970 de las compaias), seguidos por los no gerentes de fuea de HR (36.10/o), los gerentes dentro de HR (3-0,.8!n) i'.fos ggrqnes de fuera de HR (7.8%). La introduccin de datos desde el entorno fue reladvameltg"r*", informada slo por el 24.2o/o de Ias compaas.

tntroduccin de deios

cAPtTLrLrl

ll

SISTE\'I.\S I)E INFOII\IACIN DE liECt]]]SOS

IIt.]}I,,\NOS 545

Posi.bles ttbicctciones de

Ia lase

le latos de HRIS
Fttettle' 199O-I991
5. LIIiIza.lo cotI S)'stens Surve]'
I

ttJ H rt t tt tr n U)n lla s: Assoc itttiott I Resotu cc St'stcttts Prcfessionals, 99

1

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4utorzacil.

ceniral de Ia

Computadora ComPutadora comPala de l'lR

Centro de Computadora la diviin operatva seruico externo

de

@Un, del HRIS

En las compaias de la HRSB e\ 65.3% de los usuarios se encontraba dentro de HR, ei 29.Io/o estabaen orras reas de la compaa y eI 10.2o/o estaba en e1 enlorno de la compaa' En la figura 21.4 se muestra que los gerentes de HR, incluido el director de HR, usan el HRIS cn mayor frecuencia que los ejecutivos de la compaa y los gerentes de otras eas. Los gerentes de HR tendan a usar el HRIS cada semana, mientras que los dems gerentes de la compaa por lo regular seguarr una rutina mensual'

Forrnas bsicas de las saiidas

Los usuarios del HRIS generalmente reciban sus salidas en forma de informes peridicos v
respuestas a consultas de Ia base de datos. Se usaban modelos matemticos en varios casos'
e

incluso algunos sistemas exprtos. La figura 21,5 muestra el porcentaje de cornpaas que informaron usar cada uno de los tipos de salidas.

Sofrware de HRIS
El sofrware de subsistemas de salida empleado por las compaas de la HRSP a veces
s,

era

t-

preescrito y se compraba a los proveedores de software, pero ia compaa. Ivls sofrwae a Ia medida fue desarrollado en colaboracin por HR e IS que Por HR o IS solos, y pocas veces era producido por compaas externas'

a veces se desarrollaba

dentro de

ls ts
Ld

(Jsuarios de ls salidas del HP.1S Fuente: 1990-1991 systems survey (Dallcts: Associ a.tion of Htr'mart
ResoLffce Systents Professionals, I 99 I )"

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25. Utilzado con autoriza.cin.

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Porcentaje
de cornpaas

que informaron tipos de salidas

lnformes perio-icos

Consultas de base de datos

Moclelos matemicos

Sistemas expertos

Subsisternas de salida
EI modelo de HRIS incluye seis subsistemas de salida, cada uno de los cuaies contiene varias
aplicaciones. En las secciones que siguen ilustramos las aplicaciones con tablas y comentamos aquellas que son excepcionales en algn senido.

Subsistema de pianificacin de fserza de trabalo

La planificacin d-e la fuerza de trabajo implica todas aquellas actividades que perrniten a ia gerencia identificar las necesidades futuras de personal. En la tabla 21.1 se listan las aplicaciones de este subsistema en secuencia, con base en el nmero de comparas que las han utilizado. La tabla tambin identifica el nmero de compaas que estaban en vas de implementar las aplicaciones. La cifa al final de la tabla indica el porcentaje de compaas que tuvieron aplicaciones en operacin. Este porcentaje nos da una idea de la relativa popularidad del subsistema. Seguiremos este formato tabular para todos los subsistemas de salida. Vemos que las aplicaciones de planificacin de la fuerza de trabajo ms populares fiLeron Ia elaboracin de organigramas, la pronosticacin de salarios y el anlisis y evaluacin de puesros. Casi todos los trabajos de desarrollo se realizaon en las reas de anlisis y evaluacin de puestos, planificacin y elaboracin de organigramas. De todas las aplicaciones, las dos y modelado de la fuerza de trabajo- pareceque recibieron menor atencin

-planificacin

Nntet'o de contpan'tas
ap i ic a c on e s cte 1:I anif

cacin

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111

316

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an fundamentales para la planificacin de la fuerza de trabajo. Su uso relativamenre bajc i dica que todava lray mucho margen para el desarrollo de aplicaciones en este subsi.srema.

u{Stibsistema de rech-ltamiento
Las compaas traen nuevos empleados a la organizacin por meclio del subsistema de reciu. ramiento. En la tabla 27.2 se identifican las dos aplicaciones de ecii:tarniento. En tmino del nmero de aplicaciones, ste es el ms pequeo de los subsistemas de salida" No obsran, re, ei rastreo de solicitantes de empleo se ha implementado ampliamente, y es por ello qr-re e.
:tas 10s es elevado. El asteo de los solicitantes de ernpleo antes de contatarlos st de rnanea mucho ms amplia que la realizacin de bsquedas internas para enpracticaba para los puestos vacantes. Esto indica que los esfuezos de la compaira por candidatos contrar vacantes se concentan ms en ei entorrro que en los empleados actuales. los puestos cubrir

nivel de desaoilo

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Minrstracin

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En trminos del nmero de aplicaciones, ste era el subsistema ms grande, con siete de ella enumeadas en ia tabla 21.3. Sin embargo, en trminos del porcentaje de aplicaciones en uso. la administracin de Iafi:rr:za de trabajo qued en ltimo lugar. Slo dos terceras partes dr ias compaas de la HRSP que proporcionalon informacin pusieron a trabajar estas aplicaciones. Si examinamos ias cifras de apiicaciones en uso, queda claro que la evaluacin del desempeo y Ia capacitacin son Ias nicas que disfrutan de un fuerte apoyo. Por otra parte, l'ra1 muchos proyectos en desarroilo en las reas de control de puestos, habilidades y comptencia, capacitacin y sucesin. Podramos especular acerca de las razones por las que ei nivel de implementacin es relativamente bajo. La reubicacin, por ejemplo, podra ser muy dificil de iograr, y una aplicacin de disciplina podra no prestarse muy bien a un sistema computarizado. En general, em-

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ttplicaciones
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Torales

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36 21 39
37

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796

Porcentaje de aplicaciones eu uso: 88

inforrnapero, no parece que las aplicaciones esrn ms all del alcance de los especialistas en cin del HRIS.

bsistema de compensacin
Los ltimos rres subsistemas repesentan las reas en las que ei FIRIS ha logracio mayor- xiro, con mltiples aplicaciones y porcent"jes de aplicaciones en uso del orden del 80%. Las aplicaciones de compensacin representan el nivel cie logros ms eievado, como s aprecia en la tabla 21.4. Laaplicacin de aumentos por mrito se ha implementado ms amde Ia HRSP .i"-.r.,. quc cualquier otra-aplicacin de HRIS: en 404 de las 513 compaas El control de implementacin. tasas de altas tanbin disfrutan tod", i"s dems apicaciones significativo. de desarrolio un esfuerzo suscita se donde rea d.e asistencia es la nica fhl vez una razn por la que estas aplicaciones son tan populares es que son fciles de implementar. Todas tienen cierto "sal,or" de nmina, y la nmina tal vez sea la mejol estable.id* d. la.s aplicaciones de la computadora a los negocios. Aunque HR ha cedido el procesamiento de nminas al AIS en m,rchas empresas, es evidente que todava se est efectuando una gran cantidad de procesamiento.

*4Ht

n,irtema de prestaciones
Las aplicaciones de presraciones se han implementado a gran escala, con seis aplicaciones distirrtas y una proporcin de apiicaciones en uso del 84o/o.La tabla 21.5 Presenta un Panorama de compaas que dep.nden mucho de sus unidades de HR Para que las apoyen proporcionando a los empleados tanro actuales como retirados un buen Paquete de prestaciones.

Nunero

d.e comPaas clue usan ap lic acian e s de prest ctcione s

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102 80 66

47

Aunentos por sindicato

Reeistros de salud Sustancia txicr

t-l
41

3Z

Conciliacin
Totirles
Porcenraic de rplicrci,lrrcs en iso: 85

_i-L

11Aa

)u7

ffiffiffiffiwi
y dificiles de opeLas aplicaciones Ce este subsistema generalmente son muy cornPleias un emPleCo aclrrntra ciefinidos y las Permiten Plestaciones far. Los pianes de contfibuciones detemina mediancual se el vida' nivel de cierto a tener miras la, fondos para su fetiro con

!xi)se
ImiSP.

recieilte qti( te clcuios cie acrlrara. Los planes cle pr:estaciones flexibles son rna innovacin "me deseande-un q.Lle las pi'estaciones individr-raimente permire a los empiead.os seleccionar Esta re: cafetera. estilo de pfestaciones planes trmino clel pLopiciaclc el uso n", lo que ha ProPi dt la computacin cle ei car.npo en reaies logros tenido .1"r" de que HR ha ., l" pr,r.b"

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usuario fina1.

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de informes

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entoino

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blendo

la prepalacin de inlorme: Estas aplicaciones fueon las que pusieron en marclia los HRIS: corrpaa. La tabla 21'( de la iaboa-les para el gobierno acerca de las poiticas y prcticas en Esrados Unid.os i ampliamente muesira las Cos aplicaciones de EEO que se impiernentan a los sindicator como ai gobielno tanto coir orra informacin dirigida
que se
de la cornpaa paia con su: laboales. Eitas aplicacions buscan cumplir con las obligaciorres eiementos del entono, ms qr-re con la gerencia'
'

compl.*.rrrrn

"i,lntegracin de aplicaciones
slo el 70.97o d' Resulta sorpr.endente que los encuestados de la HRSP hayan.informado.que que se sigue ma cantidad sus apiicacnes se basaban en computadora. Esto deja una buena la computado|a. en n.;nr.do manuaimente o con tecnologa que no est basada esti En casi todas las compaas, Ias aplicaciones que s se rnanejan con computadora uuj una cotno rrabajan aplicaciones 1as integradas en un HRIS central. En un TIRIS cenffial, err como sirveu un sistema de saiidas y las dad]comprrtiendo una base de datos comn, autnoma IIR-IS de aplicaciones de uso el tradas detctro. Tal estructura contrasta con (el 10"3%) in que operan con independencia unas de otras. De las compaas estudiadas, 53

forn-or. que todasias.pli.aciones estaban integradas, y 227 k\ 44.2o/o) afirmaron que grado .le integra nroyo, pori, estaba integiada. Ei tarnao de la_cornpa-ra no influy en el tienen ua1'o nlievos ms Los H]{iS inffuencia. cierta s tuvo .iAn, p.ro la eriad del HRIS
probabilidad de estar ms integrados'

1'

''

Situacn actual del I{RIS

las conpaas encuesta Cuando se les pregunt cmo Ia gerencia de alto nivel vea el HRIS, (r figuta 27'6.En242 compaas das de la HRSP dieron 1as respustas que aparecn en la

550

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La gerencia El HlllS tiene poco valor de alto

El HRIS

nivel

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HRIS

menos valor un r./alor com- maycr vali el sistema que otros parable a! de que ctros ms valioso sistemas otros sistemas sislemas

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El HRIS

tiene

El HRIS

tiene

El HRIS es

Cuando los investigadores de la HRSP r'ealizaron una bsqueda de aplicaciones de HRIS err la liteatua, quedaron impresionados pc,r la gran vaiedad' Por ejemplo, otlos dos investigadores, Andre'w Manzini y John Gridle que escriban para la Asociacin Estaciounidense de Administacin (American ]Vfanagement Association), identificaron doce categotas de actividades.i Esto pareca excesivo. La Asociacir-i de Profesionistas de Sistemas de Recursos Humanos (Association of Human P.eso'-rrce Systems Professionals), en carnbio, crey que eta rns conveniente destacar slo cuato categoras:

'"j':.,.,''

ffi
ffil

AcLinistracin de personal y pianificacin de ia fuerza de trabajo

Compensacin y accin afimativalEEO
Pestaciones, contratacin

ffi ffi

y reclutamiento

Salud y seguridad, nriina y relaciones laboa.les

Estas categoras parecan demasiado pocas. Se haban agru-

pado temas que al parecer poco tenan en comhn. La combinacin de salud y seguridad con nmina es un ejemplo; prestaciones

y rec)uranriento, otro.
Los invesrigadoes creyeron que el nmero ptirao de categoras esraba en a1gn punto ente las cua.tro utilizadas por la HRSP v la docena empleada por Manzini y Gridle,v. Los investigadores decidieon utiiiza el flujo de recursos hu.manos a ta','s de la compaa como base y llegaron a los seis subsisternas de salicla qr,ie se manejan en el captulo. En el orden en que aparecen

en la figura 21.2,Los sistefilas se usan para planificar la fuerza cle trabajo, reclutala, administrarla, cornpensarla y proporcionarle prestaciones. Esta secuencia se inicia antes de que los errrpleados nuevos ingresen en la compaia y contina astreando el flujo hasta el retiro. Slo una actividad no se incluye en el oatrn de fiujo dei recurso, y e.s probable que sea la que sus usuarios consideran ms importante: iirformar al gobierno y a otras agencias externas de las prcticas laborales de la compaa. Esta actividad se incluye como sexto subsistema de salida. El enfoque de flujo de recursos parece intuitivamente obvia. .Los profesionales de la HRSB empeio, no vieon de esta manera las cosas; estaban muy contentos con sus cuatro categoras. Los investigadores, reconociendo que la perspectiva de los usuarios era ms importante que la de ellos, basaron su .informe en las cuatro categoras de la HRSP Aunque la perspectiva de sistemas es atractiva para mucha gente, no lo es para todos. Si alguien puede usar otr-o maco de refererrcia para entender algn fenmeno, no hay nzn para cambia. Es probable que el enfoque de sistemas sea el ms til para las pesonas que no estn familiarizadas con un sistema, pues les ayuda a entendelo. Pero para alguien qre ya esr familiaiza.io con un sistema, adoptar una perspectiva de sisterras no es necesario. Esto podra explicar por qu los gerentes y orras personas que resuelven los problemas de negocios generalmente no .',escriben los fecursos que controlan y e1 trabajo que realizrrn

en trminos de sistemas.

'Ar-rclierv O. A4ar-izini lr.Joirn D. Griclley, Itttegratttg Httntan. Resortrces ottd Strdlesic -B-sr'res Plattnittg (Nuevzr York: Americ:llr lvhlrlsement Associxtion, 1986): 42.

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47.2Vo),los ejecutivos asignan al HRIS un valor eqLriparable al de los der.l.rris sisteur;rs firircir,nales. sta es una siiuacin saludable, ylas29 cornpaas en 1es,.1ue el HRIS clrsfi'ure cle rn posicin de pr-efer:encia son causa de optimismo. Pol otra prrte, las 225 comprrt-s en Irrs rlue
el HRIS se considera menos valioso que los dems sistemas resltlta preocLlpilnte prll tluicr-rcs consideran que el per:sonal de una compaa es su recutso s va]ioso. Daclo que el HR]S tard un riernpo relativamente largo en complrrarizirrse, bier.r poclr:r se e] ea frrncional que tien el rnayor potencial para aplicar l;r cor-nptrtadora a la resolLrcin de problemas. El HzuS est orientado hacia las funciones gerenciales de Fa1'ol de orqa.rizacin, asignacin de personal y direccin, funciones de ias que orros sistenas de inforr.necin generalmente han l-recho caso omiso. Thl vez cuando la gerencia de alto nivel se cl cue nta de la ayucla que ei HRIS puede prestar en esas reas, mejoral su est:rtus.

ffi ffi
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Mgetentesusanel
inters.

F{RtrS

El HRIS es simila al sistema de inf,:rmacin financiera en cuanto a que su contenido tiene inters para gerenres de todas las reas de la compaiia. De la misma manera en Llue a rodos los gerentes les interesan sus recursos rrionetaios, sus recursos de personai tambin captan su En la tabla 2!.7 se identifican ios usuarios del HRIS. El diiector de HR utiliza informacin de toclos los subsistemas de salida, lo misrno que otros ejecutivs, el gerente de

EEOiAA dentro de HR y otros gerentes de la compaa. Los

de

.erza de

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pleados

el flujo
lujo del
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gerentes de unidades dentro rienen un inters particular en los subsistemas que afectan sus operaciones. Por ejemplo, el gerente de la unidaC de planificacin de recursos humanos est interesado primordialmnre en el subsistema de planificacin de la fuerza de trabajo. A dos gerentes de fuera de HR, ste ies concierne de una manera importante. El gerente de contabilidad tiene ttn inters especial a causa del impacto de ia compensacin y los programas de prestaciones en la situacin financiera de la compaa. Ei gerente de la seccin de nmina del departamento de contabilidad tiene un inters especial en el subsisterna de compensacin. Todos los das, gerentes de toda Ia empresa utilizan infomacin sobre el personal.

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Usuarios clel sistema cle irformacin de recursos bun'anos

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6n

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Otros eiecutivos. beente.de compgnsaclon/ .. Drestadones . ., ; i ,1.r. ; Gerente de planificacin de HR Geente de reltions con
empleados/trabajadores Geene de EEO/AAP

ms til sistema,

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y oas 'almente
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Gerente de rclut"*i.nto, , , Y seleicin., .,';:.', \Jerente de capacrtacrn

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En 199A, Snelling lrrternoiionol (Sl), uno ogencio de empleos con ts de 250 oficincs !n .in.o'porur, ."" .iio cuenio de qr" ,u tf"*o de nnino erc insuficiente' El sisiemo
tordolo ,ho

,.*ono en procesor ic nmino semanol de los oproximcldomenie 500 que Sl proporcioncbo o sus clienies. Bcb Srrelling, Jr', vicepreiernporoles ,r.ir."J"r"t ,.l"ni" senior de servicios de inior*ocin, y Buck Buchonon, vicepresiCenie cje lS, decibcse il;;C"" "f ;""*o cle nmino d"bo r"r reernplo'cd_o por un,llRMS con uno y 0 polencicles 100 provee.dores cerco'de ,t.*ii. i"s dos eiecr-;iivos ideniificoi'on q clienie' como Sl iener por cornpetir en inters su J"
poro osegurorse de que el proceso de seleccin tuviero en cuento lqs necesidodes cle iod; ;;";io, Sn"lling incluy o todo mundo en lo evoluocin, desCe el direcior de .orno"nio horto lor.ontoooru, de lo seccin de nlninc' Los poquetes conclidotos se ;;;;;".h.. u * hicieron demosirociones de ellos, pero lo ccnclusin ge.nerol fue ';;ngrno nrtotl ol nivel de lo compleiidod y escolo de lct cpercciones de Sl. Por quu ello, se decidiO voluer o cometrzor.
Eslc .ez, Sl solicit propuesias de un IIRMS bosodo en uno orquiieciuro clienie,/servii"i-.o,.rt"r olturo:,'Sl yo hcbo pi'eporoCo uno listo de247 requisitos especieos que Ios proveedores tendron que sctisfocer': especi{icociones relqcioncdcs con temos como seguridd, iinpuesios v *i'p"";".in de troboiodores. Uno de los requisitos nrs ciiciles"t.no que ver .on olgo llomcdo nefenciOnes pnEvcdcs, deducciones.que un pctrn d"be hqce, q lo nmii; de un empieodo por cuesiiones como pensin alimerriicio, pa-

"llor'**pr"scron

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prou*ujnres hicieron demosirociones de cmo sus sisternos mon.iorion'tor retenciones privcdas, y slo uno, el l-lBS cie PeopleSoit, dio tedos ias o.uno y nt*,ii

cle seroicios

y pago de crporolos domsticos. Los clculos pueden ser muy dficiles'

iu

respuestos correcics. Corno verificocin finol ontes de hocer el pedido, los eiecutivos de Sl ilonraron o 25 de sus principoles compeiidores y les pregunioron qu pensobon Cc PeopleSoft. Los eiecutivos queioron sorprendido, uonio l de esos compelidores les dieron informocin li-

en que olgunos compoos no tuvieron reporo en permitir el fluio de informacin hacis sus comp"tidor"s. Con lc reiroolimeniacin posiiivo de sus competidores, Sl hizo el pedido del sisiemq de PeopleSoft. bremente. sie es

,n .oro

mismo aiencin que cuolquier empreso doro c su principol cplicocin criica poro su misin. En este coso,.qued claro poro todos los pcrPoro Bob Snelling, sfe fue un logro esiicipqnies qu* un sisterna ero !o rneior opc!n. ,l40 emplecdos nunco se pone lO0,' de p*.iol, porqre ,,unc oicinq corporotivo con Sl dedic o su seleccin de l"lRltS

lc

L.r"rio

en'noda".2 Larcrzn de lo unonimidod fue con iodq seguridod lo

exhcrustivi-

dod con que se evoluoron las qlternaiivos de sistemqs. El proceso cosi n,r dei morgen

pcro el desccuerclo.

zlee Th, "HR App Meels Crilicol Needs", en Datamat'ton

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(5 de iunio de 1?95],,75'

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hutrlanos Lr funcil-r d.e recursos

(HR) tiene cuatro acriviclldes primarirs: recltttanlicr.tto

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conttatacitr,eclucrcilryctrpaciracin,nraneIodedlrtosrellrciotl:rdosconloser-rrplt.i-Lcios' de prestacio'es' EI sistera cot'rceptttal qr're a'trda tr y rescisi' de cor"rtr,rtos y'ndr-t-ri,-risrr*cin es ei siste'ra de inforrracrn rie

a controlar ei recurso de personal los seentes d. l* .or-r-rpo'a no cuentan corl LIn HRIS co''rpr'rttrriz:rtHnrSl' lJnas cuantas co'rpaas ::j;';;",t", en HR Eu alsunas emPresas' ei IIRIS fbLi" lb.i:it do, peio las que Io "tnt'l'gt"tralmente IS o co'tabilidad. El personal dcl HRis i'cluye gcrc.tcs v ma parre de otr "1'.o"d,?",r,o en intormacin' tod tipo de especiaiistas

del gobierno hizo que la HRIS. primer", l" I.giri".in con un b.,.,-, de la necesidad de contar

Eniosltirrros"o"',"'irrflrrenciashanterridoutrirrpactoconsideablesobrcel se cliera cuenta gerer.rcia de alto 'ivel la

.i,t.-"
I'

conceptual de recursos hunranos. Seguncia,

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softwar-e: .,, .1 ,-,iu.l de la gerencia estratgica y han iniciado una migracin do la visibiiidad del HRiS a HR' cle recursos humanos' de IS . inormacin con""ft."tiones incluye tres subsistemas de entrada, el sistema de

";d" ::; una exPreslo

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proporcior.,iuia"a de inteligencia de recursos humanos' El AJS rable, Ia investigacin ft" de recurinvestigacin La financieros. que se expresar, ..rir,inot na datos sobre el p.rro'rrul de medio por adquiridos infomacin e I^i"r. d. i"to, con datos sos humanos .rri.trr.";

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;i"ffi .tr*:TT:"ff ::','j**:,1:::3i3j:,Tj}::l'i:;:H:::l':il:;H:::: datos informacton

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rios v t los clientes'

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r,o,

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tambin soHRIS condene Catos no slo sobe 1os empleados sino

casi todas las empfesas,

brelosindividuosyo,gun,,*i.nesdelentofnodelacompaaqueejercenunainl]irencia la base de datos del HNS se mantiene

sobre el flujo de

p.rror.i. En

enls.Losdatospuedenseintroducid.ostantoPolgelentescomoPolnogerentesdelacom.
oatav,en menor grado' t-"" 'i;'Ji"r ! Hni
base de datos,

;ilJ.;;

ii-.*pr.

sofrware entre IS y HR' proclucto cle una colaboracin el de compensacin es el que_ms extensamente se ha saiida, de De los seis *uJ*.**, de la HRSP encuestadas informa que tiene en i*ot.*',1",'p".r .i sty. de las compaas trabajo es el que Et ,,rbrirt.m" de administracin de la fuerza de il,iH,;;;;;;r. al entorde informes Los subsistemas con una tasa del 65%' menos uso operativo ha tenid.o, y 84o/o 85 del uso de tasas y denen ,. h"r, g.rr.r"lizado mucho, no y de prestaciones ;;i; reclutamiento y de trabajo la fueza de de"planificacin de respectivamenr.. l-or'r,rrir,emas como elaboracin de organigramas' las irregular; .aplicaciones exhiben una impleni.nt"cin implementado en un sran nmero han se y r"r,r. de solicitantes il;::;,.;.i*; . 'i;;i;' fuerza de trabajo generalmente se han la de y el modelado de empresas, p.ro r"'ptrticacin compaas de la HRSP inforde las mirad Ia ;;';;; *-J"". Ms de por alto
casaclo

de la g.rr.r"l*.n,.- consisten en informes peridicos y consultas se salidas Las expertos' y sistemas matemticos pero ,^"lbirit. usan modelos casi ltimo este siendo la a medida, tanto preescrito com-o hecho

por elementos dei entorno'

ffi;; {t.."ti

luchand.o por nal vlido, pero todava est deel HNS tiene menos valor que los d. I", ;;;;",ir., ,t p"r. considera que

iod^' o todas sus aplicaciones estaban integradas' tlRIS surgi. como ,in ,irt.*" de informacin funcioEn la dcada d. lo, o.h..r,a el proporrecibii el recon-o-cimiento que merece' Una

0",

cin elevada mssistemasfuncional.s'ElHzuStieneungranpote,-,ci"l,peroParaaprovecharlolagerencia de apoyo' ,o nivel debe aurnentar s': nivel

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rnnll{os
sisteu.r:.t Ce

CI-AVE
HRIS cenrral
aplicacin alrtnorna de HRIS

lfcLrrsos hltlltanos
sistenr'.t cle

inlbrrnacin de recursos httuauos

rdnir.ristacin de

(llRlS),

reclrrsos hu rrrt.ros (l-1 Rlv{S)

g_o_f i __cFIl

T-o_s c LAVE
facilita el
hulnanos hacia la compaa desde casi todos los elementos del entorno Cmo la mezcla de aplicaciones de HR refleja tanto la influencia del entorno como los valores de los ejecutivos La oportunidad del HRIS para apoyar las func.iones de organizacin, asignacin de personal y direccin, clonde lo.s otos sistemas de informacin han fallado

r n

Recn:sos humantls como un rea funcional que flujo de personal a travs de la compaa.

El HRIS como unidacl de organizacin que consiste en

personal que prccesa datos de teculsos humanos empleando tecnologas tanto de computadola como que no son de computrc{ora. El flujo de ios resulta.dos de inteligencia de recuisos

F--------tr. Cite las cuatro actividades principales que I-{R realiza.

PREGUNTA.S

2, 3. 4. 5.

Durante qu fase ciel SLC puede HR ayudar a IS realizando una de sus cuatro actividades principales? Cul es esa actividad? Por qu una compara querra realizar una entrevista de salida? Por qu sera rne.jor que HR, no la unidad del empieado, io hiciera?

eas usuaias. Qu hallazgos del estudio de la HRSP aPoyan este enfoque?

1",

L3.

14.

D dos razones por las que no debemos pensar en el

HRIS nicamente como un sistema computarizado.

En qu parte de ia organizacin es ms probable que est situada la unidad de HRIS? 6. Explique qu podra queese decir con esta afirmacin. "La gerencia no decidi tener un HRIS; se vio obligacla a tenerlo". 7. Q" tipos de hardwae esperara usted encontrar en el HzuS? 8. Mencione los dos tipos bsicos de elementos de datos que describen el personal de una compaa. Qu caractersticas tiene cada uno? 9. Dnde iuscan reemplazos los gerentes cuando reaiiian estudios de sucesin? 10, Cite Ios eiementos del entorno que no se prestan para ias actividades de inteligencia, es decir, que no proporcionan infomacin estratgica de recursos humanos. 11. Algunas empresas han apoyado la distibucin de la capacidad de procesarniento, pero no de los datos, a las

15.

16.

En promedio, con qu frecuencia ios ejecutivos de una compaa piden informacin al HRiS? Qu forma de salidas es la ms popular ente los usuaios del HRIS? Cul es la menos popular? Cu:il de los subsistemas de salida contiene el mayor nmero de aplicaciones que han sido implementadas por las empresas de la HRSP? Expiique por qu, Cul de los subsistemas de salida contiene el rnenor nmero de aplicaciones que han siCo implementadas por Ias comparas <ie HRSP? Explique por qu. CuJ aplicacin ha sido puesta en uso por el mayor nmero de compaas de la HRSP? Cul ha sido puesta

en uso por el menor nmero de compaas? L7. Cul aplicacin est siendo desarrollada actualmente por el mayor nmero de compaas de la HRSP? Cul est siendo desarrollada por ei menor nmero de empresas? 18. Qu innovacin en los planes de prestaciones ha

contribuido a la complejidad de las aplicaciones del

subsistema de prestaciones? 19. Fxplique la tendencia a cambiar de aplicaciones de HRIS autnomas a un HRIS central. 20. Utilice ia teora de la administracin para explicar por

qu el potencial del HRIS es tan grande.

_TEMA$_ PARA DISCUSIN

1.
Los miembros de la HRSP tendean a dar al HRIS mayor, menor o la misma importancia que los no

miembros?

2. En el texto no se identifican los clientes, accionistas y

propietarios de la compaa como fuentes de inteligencia
de recursos humanos. Se le ocurren situaciones en las que estos elementos seran fuentes?

Escoja un empleador grande de su rea e ic{entifique los tipos de datos que querra mantener en su base de datcs : ;:,-1 *. a!fca de la universidad en la que usted estudia. '4. Explique por qu ios ejecutivos de una compaa podran

J.

asignar al F{RIS menor valor que a otros sistemas de

informacin funcional.

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datos' varios elementos de

una lista impresa que El director de HR ha solicitado que de datos c{e cada empieado

;.:t,;i;t;ementos

que es Poco estables; esto es' los elementos

4
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actual) Educacin (anterior Y Escuelas cle caPacitacin

'..iraiu"-anr. i. lt. cambien'

Habilidades

Caractersticas fsicas infcrmacin del Puesto Historial Y exmenes mdicos

","i"t il;;;;;J;;mento ;;;.t:;;; t.t"plo, del supervisor' la direc;;;;t;", . ^to' seran el ""o't'b'e telfono de la oficina clel
el cin de la oficina del supervisor'
supervisor' supervisor y el puesto del

rl Prepare una lista que conrenga nrctemas cada uno dc los de datos 'i' de,supervisor' algunos en Ia catcgora

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