MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE INVENTARIOS CONTENIDO Presentacin.............................................................................................................2 Alcance del Manual ..............................................................................................

3 Procedimientos Procedimiento para la recepcin y el registro de entrada de mercanca al almacn....................................................4 Procedimiento para el alta de bienes...6 Procedimiento para la formulacin del Sistema de Claves...7 Procedimiento para el acomodo de la mercanca en el almacn.............................8 Procedimiento para la entrega de mercanca solicitada y el registro por su salida del almacn...10 Procedimiento para la devolucin de mercanca al almacn..................................11 Procedimiento para la emisin de reportes del encargado de almacn.................13 Procedimiento para la toma fsica de inventarios y la determinacin de diferencias en el almacen..........................................................................................................14 Procedimientos de las tiendas para el alta y el registro de las mercancias..............................................................................................................18 Procedimiento salida-entrada de la mercancia.......................................................20 Procedimiento bajas de la mercancia.....................................................................21 Procedimiento de transferencia de mercanca entre tiendas..................................22 Procedimiento control para el buen funcionamiento de las tiendas.......................23 Procedimiento de mejoras de Inventario25

PRESENTACIN El propsito del MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE INVENTARIOS, es el de constituir un documento de apoyo y consulta al personal que se desempea en las tiendas. Cuyo principal objetivo es establecer un instrumento administrativo que permita hacer ms eficiente el proceso de registro y control de la mercanca a las tiendas, a travs de la distribucin adecuada de tareas y responsabilidades entre los empleados de estas que estn involucrados de manera directa e indirecta, adems de mantener el registro y documentacin oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen durante el proceso. Finalmente, es de resaltar que, como documento de consulta y apoyo, deber ser dado a conocer y permitir su libre acceso y consulta al personal que se encuentra involucrado en su aplicacin, razn por la cual, invariablemente, permanecer en las instalaciones del almacn y en cada una de las tiendas. ALCANCE DEL MANUAL El control de los inventarios contempla una serie de disposiciones que incluyen desde la recepcin de la mercanca al almacn, pasando por el registro, acomodo, salvaguarda, conservacin y culminando con la venta al cliente. El presente manual contiene una serie de disposiciones que permitirn al gerente de las tiendas as como a los encargados de cada una de ellas conocer la tareas y responsabilidades a su cargo, tales como el manejo fsico de la mercanca, la emisin de la informacin correcta, oportuna y confiable que deben proporcionar los encargados de tienda para la adecuada toma de decisiones de la gerencia. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y EL REGISTR DE ENTRADA DE MERCANCIA AL ALMACEN OBJETIVO Efectuar la recepcin de la mercanca adquirida por el Gerente General, verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos fincados a los proveedores, as como registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen al almacn, con la finalidad de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo el control, custodia, resguardo y traslado a las tiendas dependiendo la 4demanda que exista en cada una de ellas. NORMAS DE OPERACIN El departamento de almacenes e inventarios, tendr la responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente, todas las entradas de la mercanca al almacn. La recepcin de mercanca deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplan con las caractersticas sealadas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, etctera.

 Posterior a la recepcin fsica de La mercanca, el encargado de la recepcin en el almacn, proceder a elaborar el reporte de control de entrada de mercanca al almacn, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del pedido, copia de la factura o, en su caso, de la remisin. Elaborado el aviso de entrada, deber verificar y validar la correcta captura de la misma, as como que los registros individuales de la mercanca. Ser responsabilidad del encargado de almacn, el inmediato y debido acomodo de la mercanca inventariada, as como de su adecuado control, guarda, Custodia, resguardo y traslado a las tiendas. El encargado de almacn, tendr la obligacin de mantener permanentemente actualizado el catlogo de la mercanca e igualmente, el distribuir, oportunamente, a la tienda que corresponda, los informes o reportes que genere mensual o peridicamente. PROCEDIMIENTO PARA El ALTA DE BIENES OBJETIVO El proceso de alta de bienes deber utilizarse cada vez que sea necesario incorporar al inventario un nuevo bien. NORMAS DE OPERACIN Todo bien, independientemente de cual sea el modo de incorporacin deber inventariarse atendiendo a los siguientes criterios: * Segn la naturaleza del Bien. * Segn el valor econmico. En primer lugar se proceder al etiquetado del bien, utilizando para ellos las etiquetas suministradas al efecto siguiendo los siguientes criterios: * Se deber colocar en zonas donde se pueda evitar el roce que desgaste la etiqueta. La prioridad de orden ser: superior, media o inferior. * Se colocara en un lugar de fcil acceso, con el fin de que la etiqueta siempre este visible para su posterior comprobacin y seguimiento. La prioridad de orden ser: frontal, lateral, trasera. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL SISTEMA DE CLAVES OBJETIVO Este procedimiento se realiza con la finalidad de mantener un mejor control de la mercanca a travs de la implementacin de claves que se utilizaran dentro del almacn as como dentro de las tiendas a modo de hacer ms fcil su identificacin.

NORMAS DE OPERACIN En este campo deber consignarse el cdigo correspondiente a la forma mediante la cual se obtiene la designacin de la clave del bien que se incorpora al inventario. El alta de inventario podr estar originada por alguno de los siguientes motivos:
NOMBRE DEL PRODUCTO | COLOR | DESCRIPCIN | PRECIO| CLAVE|

Brazalete Letra

| Blanco | Blanca

| 3 Hilos | 45 | 1centimetro | 15

BRAB3H45 | | LETB1C15 |

PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE LA MERCANCIA EN EL ALMACEN OBJETIVO Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y adecuadamente clasificados la mercanca que sea recibida en el almacn, distribuyndolos y ubicndolos en lugares idneos, que faciliten su pronta localizacin, custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos hasta el momento de su traslado. NORMAS DE OPERACIN El encargado de almacn, tendr la obligacin de mantener permanentemente actualizado el catlogo de la mercanca. El encargado de almacn, ser la nica persona que pueda asignar claves a la nueva mercanca que llegue a las instalaciones. La asignacin de claves, para la debida identificacin de la mercanca, deber llevarse a cabo conforme a lo enmarcado en el catlogo establecido para tal fin. El acomodo de mercanca entregada por los proveedores, se realizar de manera inmediata posterior a su verificacin fsica y ser efectuado, exclusivamente, por el personal asignado del almacn. Ser responsabilidad del personal del almacn, cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones: * Acomodar la mercanca, nicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en reas temporales, provisionales o en los pasillos del almacn. * Respetar las indicaciones del fabricante de la mercanca, para llevar a cabo su acomodo (por ejemplo: el nmero de cajas por estiba, evitar lugares demasiado hmedos o secos, etc.). o tener, debida y permanentemente, identificados los estantes o reas donde se acomodarn la mercanca, as como mantenerlos en condiciones ptimas de uso.

* Impedir la entrada, a las reas restringidas del almacn, a personas ajenas a las mismas. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DE MERCANCIA SOLICITADA Y EL REGISTRO POR SU SALIDA DEL ALMACEN OBJETIVO Efectuar la entrega de la mercanca requerida por las tiendas que soliciten con pedido previo la mercanca, con la finalidad de que estas cuenten la mercanca necesaria para realizar eficaz y eficientemente de las actividades que les han sido encomendadas, as como registrar correcta y oportunamente, la salida de todos y cada uno de los bienes en poder del almacn, con el propsito de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo su control, custodia, resguardo y responsabilidad. NORMAS DE OPERACIN * El encargado de almacenes, efectuar el surtimiento de la mercanca solicitados por las tiendas. * Las tiendas nicamente, podrn solicitar al encargado de almacn, el surtimiento de bienes, dentro de los horarios establecidos. * La entrega de la mercanca deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplen y son coincidentes con las caractersticas y cantidades sealadas en la solicitud por parte de las tiendas, as como de que en dichos documentos, est plasmada la firma de recibido por parte del encargado de tienda. * Por cada salida se generara un reporte con nmero consecutivo, para los efectos de control y conciliacin con las tiendas. PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DE MERCANCIA AL ALMACEN OBJETIVO Realizar el control eficaz y eficiente de la recepcin y el registro de la mercanca que son devueltos al almacn por parte de las tiendas para evitar el rezago de la mercanca y se distribuya dependiendo la demanda de cada una de las tiendas. NORMAS DE OPERACIN Los encargados de tienda, solamente podrn efectuar devolucin de mercanca al almacn, cuando la mercanca este parada por ms de 15 das evitando as el rezago y maltrato de la miasma, situacin que deber ser comprobada con el registro de entrada a tienda. Cabe sealar que, en casos excepcionales, se podrn efectuar devoluciones por otras razones siempre y cuando as lo solicite el Gerente General para el mejor funcionamiento de las tiendas as como del almacn.

 Para la devolucin de bienes al almacn, las tiendas, debern justificar por escrito las causales de dicho evento, entre las que se pueden sealar: * Mal funcionamiento de la mercanca. * Defectos en su fabricacin. * Decremento considerable de la demanda. * o etctera. El encargado de almacn, deber verificar que la mercanca devuelta por las tiendas, se encuentran en las mismas condiciones en que les fueron entregadas. A ms tardar al siguiente da hbil de la recepcin de bienes, el encargado de almacn, deber turnar el original del aviso de entrada de mercanca al almacn por devolucin a la Gerencia General. Sobre aquellas mercancas que sean devueltas y estn en condiciones ptimas para su uso, ser responsabilidad del encargado de almacn, su inmediato y debido acomodo en las dems tiendas as como de su adecuado control, guarda, custodia y resguardo. El encargado de almacn, tendr la obligacin de mantener permanentemente actualizado el catlogo de mercanca e igualmente, el distribuir, oportunamente, a las tiendas y estas a su vez distribuirlo entre los empleados que conforman cada una de ellas. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE REPORTES DEL ENCARGADO DE ALMACEN OBJETIVO Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera mensual o peridicamente, el encargado de almacn, a la Gerencia General as como a los encargados de tiendas con la finalidad de informar los movimientos y existencias reales de la mercanca en el almacn y que cada una cuente con elementos suficientes para una adecuada toma de decisiones para el surtimiento de su mercanca. NORMAS DE OPERACIN Ser obligacin del encargado de almacn el respaldar, en medios magnticos, toda la informacin que se genere e igualmente, conservar copia de los reportes que emita. El encargado de almacn, previo a la emisin de reportes, deber verificar, comprobar y validar la correcta captura de la informacin contenida en los documentos fuente, as como de que los registros individuales de la mercanca. El encargado de almacn, deber conciliar mensualmente, las cifras contenidas en sus registros contra las que generen los encargados de tienda para poder aclarar las posibles diferencias que puedan surgir, resultado de dicha conciliacin.

 La Gerencia General en convenio con los encargados de tienda dictaminarn la mercanca susceptible a ser dada de baja por deterioro, rotura, mal estado, caducidad, etctera. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA DETERMINACIN DE DIFERENCIAS EN EL ALMACEN OBJETIVO Contar con un documento que sirva como gua para la toma fsica de los inventarios de mercanca, contenidos en el almacn y como instrumento para la induccin del personal que interviene en dicho proceso, as como garantizar que los controles y procedimientos utilizados para dicha toma fsica, sean ptimos, eficaces y eficientes. NORMAS DE OPERACIN El encargado de almacn, tendr la obligacin de efectuar, por lo menos una vez al mes, pruebas selectivas de las existencias fsicas de la mercanca en el almacn, a fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas. El encargado de almacn junto con la autoridad designada por el Gerente General quien fungir como supervisor, sern el responsable de coordinar la toma de los inventarios fsicos de la mercanca ubicados en el almacn. La toma fsica de inventarios, invariablemente se deber efectuar peridicamente como se establezca posteriormente. El encargado de almacn, deber comunicar con anticipacin, la fecha programada para la toma fsica de los inventarios a sus subordinados para su intervencin y participacin; as como a los encargados de tiendas, para que con anticipacin a dicho evento y acorde a los perodos que tengan establecidos, soliciten la mercanca que les sea necesaria, ya que durante la prctica del inventario no sern atendidas las solicitudes de abastecimiento de ningn tipo de mercanca. El encargado de almacn, deber tener correctamente acomodada y clasificada la mercanca a inventariar; elaborar un croquis del almacn, que contenga la zona, seccin, pasillo, anaquel o estante, as como la clave y descripcin de cada mercanca, y verificar un da antes de la toma fsica del inventario, que cada zona, seccin, pasillo, anaquel o estante, tenga adherido su respectivo sealamiento, para facilitar su localizacin. Para la toma fsica de los inventarios, se establecer una mesa de control, la cual estar integrada por el encargado de almacn el supervisor y el personal que labora dentro del almacn. Ser responsabilidad del encargado de almacn, tener en orden el almacn, as como preparar la informacin y documentacin que se utilizar para la toma fsica de los inventarios, con por lo menos tres das hbiles de anticipacin.

 El encargado del almacn, previo a la toma del inventario, deber verificar que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a entradas y salidas, y que estn debidamente actualizados los registros de la mercanca ubicados en el almacn. El departamento de almacn, previo a la prctica del inventario, deber elaborar relaciones de la mercanca que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y las cuales contendrn el nombre de los mismos, su clave, cantidad de mercanca, costo unitario y costo total: * Por nulo desplazamiento.- se sealar el perodo a partir del cual no haya tenido movimiento dicha mercanca * Por mal estado. * Facturados y no entregados por el proveedor.- no se considerarn para efectos del inventario, pero deber verificarse que contablemente est creado el pasivo y se otorgar el seguimiento de estos casos hasta que se lleve a cabo la entrada y recepcin fsica de los bienes. * Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la prctica del inventario.- se proceder conforme a lo sealado en el inciso anterior. El encargado de almacn, con la debida anticipacin a la toma de los inventarios fsicos, deber: * Realizar una lista con todos y cada uno de los bienes sujetos a inventario, conforme se indique en las presentes normas. * elaborar una cdula de control de listas que contenga, como mnimo: * El total dispuesto en cada seccin, pasillo, etctera, indicando el nmero de folio inicial y final. * El total de los que se encuentran en blanco y susceptibles de utilizarse en aquellos bienes que por error u omisin no fueron listados oportunamente, sealando sus nmeros de folio. * Espacio para anotar el total de listas realmente utilizadas en el inventario y descritos los nmeros de folio inicial y final. * Obtener del sistema, un listado de la mercanca existente en los almacenes que contenga el nombre de los mismos, su clave y tres columnas que se intitularn 1er. conteo, 2 conteo y aclaracin. * Elaborar el catlogo del personal que intervendr en el inventario, ordenado por parejas y conteniendo el nombre de empleado participante, sus iniciales, su antefirma y su firma. La mesa de control, durante la toma del inventario fsico de la mercanca, tendr las siguientes obligaciones: * coordinar y asignar a cada pareja de empleados, los bienes que les correspondan inventariar.

* Determinar las parejas que llevarn a cabo el segundo conteo, mismas que sern distintas a las que realizaron el conteo inicial. * Controlar, que al concluir el conteo de cada seccin o pasillo, la pareja asignada entregue sus listas debidamente requisitadas. * Comprobar el nmero progresivo de las listas, tanto del primero como del segundo conteo, verificando resultados de ser necesario se investigar y aclarar los faltantes o sobrantes de las listas. * Al trmino de cada conteo, se anotar la informacin contenida en las listas, obtenido una relacin de datos misma informacin se vaciara en el reporte final de inventario fsico. El rgano de control interno durante el proceso de la toma fsica de los inventarios, en cualquier momento podrn efectuar las pruebas que consideren pertinentes. El encargado de almacn turnar al supervisor el listado que contiene el resultado del inventario fsico de la mercanca, a fin de que este lleve a cabo el comparativo fsico terico. PROCEDIMIENTOS DE LAS TIENDAS PARA EL ALTA Y EL REGISTRO DE LAS MERCANCIAS. OBJETIVO Efectuar el alta de la mercanca recibida de los proveedores para su adquisicin as como la elaboracin del registro correcto y oportuno en los controles establecidos, con la finalidad de mantener actualizada la informacin relativa a los inventarios de dicha mercanca. NORMAS DE OPERACIN Ser responsabilidad del encargado de almacn, registrar, oportuna y permanentemente, todas las altas de la mercanca, as como de resguardar y controlar los documentos que amparan la propiedad de dicha mercanca. La recepcin de la mercanca por adquisicin, deber efectuarse previa verificacin de que los mismos que cumplan con las caractersticas sealadas en los pedidos fincados a los proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, etc. Posterior a la recepcin fsica de la mercanca el encargado del almacn proceder a darlos de alta en el sistema, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia de la factura. Efectuada el alta, deber verificar y validar la correcta captura de la mercanca, as como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados adecuadamente. Ser responsabilidad del encargado del almacn el adecuado control, guarda, custodia y resguardo de la mercanca hasta en tanto no sean entregados a los usuarios finales.

 A ms tardar el quinto da hbil del siguiente mes el encargado del almacn deber elaborar una conciliacin de la mercanca contra los registros del mes, aclarando las diferencias derivadas de la misma.

PROCEDIMIENTO SALIDA-ENTRADA DE LA MERCANCIA OBJETIVO Registrar correcta y oportunamente, la entrada y salida de todos y cada uno de los bienes que ingresen y que salgan de las tiendas, con la finalidad de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo el control, custodia, resguardo y responsabilidad de las mismas. NORMAS DE OPERACIN El encargado del almacn tendr la responsabilidad de registrar, oportuna y permanentemente, todas las entradas y salidas de la mercanca de las tiendas. La recepcin de la mercanca deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplan con las caractersticas sealadas en los contratos hechos con proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas, en su caso, caducidad de los insumos, etc. Posterior a la recepcin fsica de la mercanca, el encargado del almacn proceder a elaborar el alta del bien, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia del contrato y copia de la factura. El encargado del almacn tendr la obligacin de mantener permanentemente actualizado el catlogo de la mercanca e igualmente, el actualizar el sistema, oportunamente, a las tiendas que corresponda, los informes o reportes que genere mensual o peridicamente. PROCEDIMIENTO BAJAS DE LA MERCANCIA OBJETIVO Coadyuvar a mantener actualizada la informacin y registros de la mercanca de manera que esta satisfaga las necesidades institucionales y fiscalizadoras la informacin relativa a la mercanca. NORMAS DE OPERACIN Se generara un reporte mensual por las bajas de la mercanca que se hayan realizado durante ese periodo ye especificando los mismos datos que se realizan en el alta de las mercancas.

 Se turna a la Gerencia General junto con la documentacin soporte de la baja y se pide sea eliminado de los registros contables relacionados con la mercanca en la tienda en la que se hubiera encontrado previo a la baja.

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE MERCANCIA ENTRE TIENDAS OBJETIVO Se realiza con la finalidad de darle rotacin a la mercanca y evitar el rezago y con esto el dao parcial o total de la mercanca retornando la que tenga menor demanda al almacn y posteriormente se reasignara a otra tienda para su pronta venta. NORMAS DE OPERACIN Las solicitudes de la mercanca de una unidad a otra se deber formalizar invariablemente mediante una solicitud, la cual deber ser autorizada por el encargado de la tienda y a su vez por el Gerencia General. Las solicitudes de mercanca debern ser formalizadas mediante la firma de autorizacin del encargado de la tienda. Todas las transferencias entre las tiendas debern ser registradas en el sistema bajo control del encargado de almacn tanto las salidas como las entradas con una clave especial, para efectos de conciliacin de movimientos de mercanca entre las tiendas. Al final de cada mes las tiendas emitirn un informe de cierre de transferencias enviadas o recibidas de las otras tiendas, la cual se anexara a los informes de cierre de entradas y salidas que se enviara a la Gerencia General para efectos de conciliacin. PROCEDIMIENTO CONTROL PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LAS TIENDAS OBJETIVO Emitir la normatividad que se deber observar para el adecuado almacenamiento de la mercanca que se adquiera a fin de coordinar y controlar el buen funcionamiento de las tiendas en conjunto. NORMAS DE OPERACIN Recibir y verificar que la mercanca rena las condiciones sealadas en la documentacin oficial correspondiente con el propsito de llevar a cabo su adecuado control interno y su estricta vigilancia fsica. Acomodar y custodiar los insumos que renen las condiciones sealadas en la documentacin con el propsito de llevar un adecuado control interno,

 Disear y operar un adecuado sistema de control interno mediante el registro oportuno de las entradas y salidas de mercanca cuidando que estas tengan la documentacin soporte. Realizar y controlar el surtimiento de insumos de acuerdo a las solicitudes de suministro que formulen las tiendas. Realizar y coordinar peridicamente inventarios por muestreos con el propsito de validar las existencias y detectar a tiempo posibles desviaciones para tomar oportunamente las decisiones para su correccin. Realizar el adecuado uso de los espacios fsicos de las tiendas para mantener una buena ubicacin de la mercanca. Verificar que con los controles y registros de mermas y desperdicios se asegure su minimizacin mediante el reaprovechamiento, mejora en el manejo de inventarios y conservacin en lugares apropiados. PROCEDIMIENTO DE MEJORAS DE INVENTARIO OBJETIVO Procedimiento mediante el cual se realizaran cambios de mercanca que ayuden al buen funcionamiento de las tiendas e incrementen las ventas dentro de cada una. NORMAS DE OPERACIN Se producir la mejora de un bien ya inventariado siempre que la adquisicin de otro bien lo revalorice como consecuencia de un incremento de su valor o de su vida til. La tramitacin para dar de alta la mejora de un bien ya inventariado, seguir las mismas pautas marcadas para las altas de bienes.