Projet du Pilote SMS

Vol III- Guide de utilisation du Frontline SMS

AlexMerkovic-Orenstein,ElodieKramo,AdemaDjire
JUILLET2013

Ministre de lAgriculture
Abidjan, Cote dIvoire
www.agriculture.gouv.ci

Prpare avec lappui de la bourse Fulbright

uoes noL requlre an lnLerneL connecLlon
Works wlLh your exlsLlng plan on all CSM
phones, modems and neLworks
LapLop-based, so lL can be used on Lhe
road or durlng power ouLages
SLores all phone numbers and records all
lncomlng and ouLgolng messages
All daLa llves on a local compuLer, noL on
servers conLrolled by someone else
Scalable: messages can be senL Lo
lndlvlduals or large groups
Lnables Lwo-way communlcaLlon, useful
for fleldwork or conducLlng surveys
Lasy Lo lnsLall and requlres llLLle or no
Lralnlng Lo use
ls supporLed by a growlng onllne
communlLy of non-proflL users around Lhe
world

WnA1S DIIILkLN1 A8CU1 IkCN1LINLSMS?


Iront||neSMS |s ava||ab|e free to a|| non-prof|t organ|sat|ons
work|ng for pos|t|ve soc|a| and env|ronmenta| change. Ior
further deta||s and to request your own copy of Iront||neSMS
v|s|t the webs|te at www.front||nesms.com











lronLllneSMS allows you Lo fully manage your
conLacLs, and puL Lhem lnLo groups

?ou can run your own surveys and compeLlLlons,
whlch people enLer vla SMS

?ou can analyse your survey or compeLlLlon
enLrles, and exporL Lhe daLa Lo oLher programs

Messages can be qulckly and easlly complled and
senL Lo large numbers of people aL once

1rack your messages Lo see whlch ones have been
successfully dellvered, and whlch have noL

8ecelve messages as parL of your compeLlLlons or
surveys, or from sLaff or communlLy members

CreaLe auLomaLlc replles, such as markeL prlces or
healLh lnformaLlon, Lo help auLomaLe your work

ConnecL, conflgure and manage mulLlple phones
and devlces
About k|wan[a.net
klwan[a.neL provldes moblle communlcaLlons
soluLlons whlch address real world lssues.
Slnce 2003, we have been helplng local,
naLlonal and lnLernaLlonal non-proflL
organlsaLlons beLLer uLlllse lnformaLlon and
communlcaLlon Lechnologles (lC1) ln Lhelr
work. Speclallslng ln Lhe appllcaLlon of
moblle Lechnology, we provlde a wlde range
of lC1-relaLed servlces drawlng on over 22-
years experlence of our lounder, ken 8anks.
non-proflLs ln over forLy counLrles have so
far beneflLed from a range of klwan[a.neL
lnlLlaLlves

lor more lnformaLlon vlslL our webslLe aL
www.klwan[a.neL
2 ProjetduPiloteSMS

Sommaire
1. Introduction:......................................................................................................................................3
2. Connectezvotreappareil:..............................................................................................................3
2.1. AppareilsCompatibles:..........................................................................................................3
3- Descriptiondelutilisationduprogramme............................................................................4
UtilisationdeFrontline............................................................................................................................4
3.1-Changementdelalangue:.........................................................................................................5
3.2Auto-configurationduModem:...............................................................................................6
3.3Importationdescontacts...........................................................................................................7
3.4-LanceuneEnqute:.....................................................................................................................9
3.5ChainedesActivits...................................................................................................................13
4- Traitementdesdonnes:............................................................................................................15
4.1Crationd'unetablederfrence.......................................................................................16
4.2Vrificationdeserreurs...........................................................................................................17

ProjetduPiloteSMS 3

1. Introduction:

FrontlineSMS est un programme qui permet grande chelle, de mettre en place une
messagerie texte bidirectionnelle en utilisant seulement un ordinateur portable, un
modem GSM et des tlphones cellulaires.

Le programme peut avoir diverses utilisations notamment le suivi des indicateurs cls, les
inventaires, le systme des informations sur les marches, le E-bulletin, etc.

Ce guide est un support qui aidera les utilisateurs comprendre et manipuler Frontline
SMS.
2. Connectezvotreappareil:

2.1. AppareilsCompatibles:

Lutilisation de Frontline est compatible avec un tlphone mobile, mais il a t suggr
de manire gnrale dutiliser un modem GSM pour lobtention de meilleurs rsultats.
La liste des modems compatibles est la suivante :

Manufacturer Model Connection
Falcom SAMBA 75 GSM modem USB
Huawei E Series GSM modems USB
Wavecom FastTrack GSM modem Serial
Sierra Compass 885 & MC8781 GSM modems USB
Onda Mini Modem (GSM) USB
ZTE Incorporated MF627 GSM modem USB

NB : Cette liste nest pas exhaustive. Elle regroupe les modems qui ont dj t test.
Cependant il peut exister dautres modems compatibles avec le programme
FrontlineSMS.


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3- Descriptiondelutilisationduprogramme

Lutilisation de Frontline se fait en 3 tapes :

1- Tlchargement du logiciel
Avant de commencer utiliser Frontline, il faut tlcharger le programme FrontlineSMS
sur son ordinateur.
Le programme peut tre tlcharg partir du site www.frontlinesms.com.
Une fois le programme tlcharg, suivez les instructions pour linstaller sur lordinateur.

2- Dmarrage de FrontlineSms :
La procdure de lancement du programme est la suivante :
Dans le menu dmarrage cliquer sur tout les programmes puis cliquer
sur le dossier FrontlineSMS2.2.1 enfin, cliquer sur longlet FrontlineSMS2.2.1 .

La page daccueil saffiche comme indiqu sur le schema ci-dessous.

Page daccueil

UtilisationdeFrontline

Avant de commencer travailler, essayez de naviguez sur la page daccueil afin de vous
familiariser au programme. Explorer diffrentes option savoir la messagerie, les
contacts, le changement de langue, etc.. Comme vous pourrez le constater, FrontlineSMS
est un logiciel trs intuitif et trs facile apprendre.


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3.1-Changementdelalangue:

Pour mieux utiliser ce programme, il faut pouvoir lire

les instructions ; Frontline SMS tant un logiciel
anglophone, toutes les applications sont par dfaut en
anglais. Cest pourquoi pour ceux qui ne comprennent
pas langlais il est prfrable de changer la langue avant
de commencer travailler. Aussi, il est probable que
certaines applications restent en anglais aprs que la
langue ait t change.

Pour ce faire, procder de la manire suivante :
Choisissez loption Settings sur le coin droit de lcran.
Cliquez sur la boite language pour changer la langue.





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3.2Auto-configurationduModem:




Quand Frontline dmarre, il lance un
scan de votre ordinateur pour dtecter
les appareils connects (modems,
tlphones, etc.) qui lui sont
compatibles. Sil trouve un appareil
connect, Frontline va automatiquement
essayer dtablir une connexion.


Pour vrifier ltat de connexion :
Cliquez sur Statut . Si vous voyez un
voyant vert, cest que le modem est
connect. Aussi, le message
Successfully created route on . doit
apparaitre sur votre cran.


Le voyant du statut peut avoir trois couleurs diffrentes :
o Vert- Connexion russie et disponible ;
o Amber- Connect mais avec des problmes ;
o Rouge- Echec de connexion







Si vous narrivez pas connecter votre modem, essayez les dmarches suivantes :
cliquez sur modems dtects pour relancer le scan pour dtecter des appareils ;
Il faut tre sur quaucun autre logiciel qui utilise le modem est actif (par exemple- le
logiciel du rseau (Orange Internet Everywhere/ MTN Internet, etc). ;
Essayer de connecter le modem dans un autre port USB ;
Redmarrer FrontlineSMS.
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3.3Importationdescontacts



Frontline nous offre loption de garder nos contacts dans le format csv, compatible avec
MS Excel. Cela facilite la gestion des contacts, pour les utilisateurs qui ont une
connaissance basic du logiciel Excel.
Lenregistrement des contacts se fait de la manire suivante :

Cliquer sur longlet contacts
puis cliquer sur exporter pour
exporter les contacts en format
CSV. Le fichier sera vide mais ca va
nous donner le format ncessaire
pour limportation des contacts.
Frontline reconnat seulement les
contacts dans ce format.

Dans la bote de dialogue
Exporter , slectionner
loption Format CSV pour une
utilisation dans le tableau puis cliquer sur Exporter ;

Un fichier (csv) va souvrir sur Excel et vous pourrez commencer enregistrer
vos contacts ;

Chaque numro de tlphone doit tre dans le format international
(+225XXXXXXXX pour cote divoire). Pour viter des problmes, assurez-vous
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que la colonne B, dans laquelle les numros de tlphones seront enregistrs est au
format texte . Si non, le + dans la colonne B va signaler Excel de lancer une
formule.

Il est important denregistrer les contacts par groupes, cela facilitera lenvoi
group des messages. Cependant, il sera galement trs ais de slectionner les
bnficiaires individuellement pour lenvoi des messages.

Une fois lenregistrement de vos contacts termin, enregistrez le fichier (encore en
format .csv) et retourner au programme Frontline SMS.

Cliquez sur longlet Paramtres plac au coin droit de
lcran. Puis dans le menu Importer cliquez sur
loption Choisissez un fichier afin de rechercher et
choisir les contacts dun fichier CSV.



Une fois vos contacts imports, cliquer sur longlet contacts pour voir toutes les
entres dans la liste des contacts.


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3.4-LanceuneEnqute:


A partir des contacts imports, on peut lancer une enqute. Pour cela il faut :
Cliquer sur longlet Messages puis sur Crer une nouvelle activit . Vous
allez voir lcran ci- dessous :


Cette cran nous permettra de slectionner une nouvelle activit. Nous allons faire
un exemple. Pour cet exemple, nous allons faire un sondage.
Cliquez sur le bouton sondage, puis suivant
A ce niveau, vous aurez la possibilit d'entrer votre premire question. Dans le
menu Choisissez le type de sondage crer , choisissez l'option qui correspond
aux rponses que vous dsirez (oui / non ou choix multiples).


NB : Gardez toujours en mmoire que les SMS sont limits 160 caractres alors faites en
sorte que vos questions aussi soient les plus courtes possible.


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Une fois votre question texte, cliquez sur Suivant pour enregistrer les rponses
possibles pour votre question puis cliquez nouveau sur Suivant

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L'cran ci-dessus apparaitra. Il vous permettra d'assigner des mots cls chacune
de vos rponses. Dans ce cas, les personnes qui participeront lenqute seront en
mesure d'envoyer les mots cls au lieu dcrire les mots en entier. Pour lexemple,
ils pourront envoyer v au lieu de vert.

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Une fois cette opration termine, nous passons maintenant la slection de nos
bnficiaires. Vous vous souvenez que nous avons insist sur le fait d'attribuer un
groupe chaque contact? A cet niveau et partir des groupes cres, vous pourrait
envoyer les questions du sondage un groupe entier en un seul clic. Ceci est
particulirement utile si vous avez l'intention d'envoyer des requtes diffrentes
des endroits diffrents. Vous naurez simplement qu regrouper vos contacts par
ville.




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3.5ChainedesActivits
Dans le collecte des informations, il est trs possible que vous ayez besoin de poser
plus de deux questions ou une srie de questions.

Pour ce faire, nous vous recommandons
d'utiliser la fonction Rponse
automatique. Cela signifie que le logiciel
enverra automatiquement une autre
question lorsquil aura reu la rponse la
question prcdente.


Pour paramtrer cette option, cliquez sur longlet Rponse automatique et
saissisez la question que vous souhaitez envoyer automatiquement.

Revenez ensuite sur l'cran principal et cliquez sur crer une nouvelle activit de
sondage pour recueillir les rponses et rpter le processus si vous souhaitez
poser d'autres questions.

Il est important que les rponses de chaque bureau de vote et les mots cls soient
uniques. Frontline nautorise pas que la mme rponse soit utilise pour plusieurs
questions. Lapproche communment utilise pour prvenir ce problme est
daffecter l'ensemble de vos codes de rponse des mots cls composs d'une lettre
et un numro. Par exemple, si votre deuxime question a 3 rponses possibles (a,
b, c), vous pouvez faire les mots-cls / codes de rponse 2a, 2b et2c.

Si vous choisissez nouveau loption Rponse automatique pour votre sondage
aprs que vous ayez dj saisit, pour un autres sondage, la question de la section
de rponse automatique, assurez-vous de cocher l'option ci-dessous afin que vous
puissiez dans un premier temps recueillir uniquement les rponses au lieu
d'envoyer ce sondage, sinon peut entrainer quun mme destinataire reoive la
mme question plusieurs fois.

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4- Traitementdesdonnes:

Aprs avoir recueilli vos rponses, vous allez probablement vouloir analyser vos
donnes. Pour ce faire, Frontline vous donne deux options. La premire option
consiste intgrer les graphiques sur chaque sondage. La deuxime option
consiste exporter vos rponses en
format csv. Cela est ncessaire si vous
voulez procder une analyse complexe
des donnes.

Pour y parvenir, slectionnez l'option
Exporter sondage dans la fentre, plus
d'actions du menu de votre sondage.
Rptez cette option pour chaque
sondage que vous souhaitez analyser. Malheureusement, Frontline ne vous permet
pas d'exporter les rponses de tous les sondages la fois.

Une page MS Excel sur laquelle se trouvera votre sondage va souvrir. Vous
pouvez vous arrter cette partie du manuel si vous considrez que vous avez dj
assez dexprience dans l'analyse des donnes du fait que vous utiliser souvent les
autres logiciels de
pointe tel que
(Acccess, STATA,
SPSS, etc), pour le
traitement de vos
donnes.
Dans le cas contraire,
suivez la procdure
suivante pour lanalyse
de vos donnes.


Normalement, toutes vos donnes doivent tre affiches dans la feuille de MS
Excel comme lindique limage ci-dessus.
Dans le cas contraire, si les colonnes nont pas t insre automatiquement et que
les diffrentes donnes apparaissent dans une seule colonne et quelles sont
spares par une virgule), slectionnez le texte dans la colonne fonction dans la
section de donnes de MS Excel et transfrer vos donnes dans des colonnes
distinctes.

Lutilisation des tableaux-croisees et extremement important pour le traitement
des donnees. Consulter le fichier de laide en Excel pour plus dinformation sur les
Tableaux-Croises.
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Une fois termine et que vous avez votre feuille ouverte, appliquer des filtres pour
chaque colonne. Cela vous aidera sparer les rponses des questions que vous
avez envoyes, car les deux (questions et rponses) sont inclus dans cette feuille.



Une fois que vos filtres sont appliqus, slectionner les colonnes puis cliquez sur la
fonction source mobile et filtrer toutes les entres vides. Cela vous permettra de
supprimer toutes les questions que vous avez envoy afin que votre feuille de
donnes ne doit contienne que des rponses.
4.1Crationd'unetablederfrence

Pour ce point, vous pouvez simplement slectionner l'ensemble de vos donnes afin
de les insrer dans un tableau crois dynamique. Toutefois, si vous avez plusieurs
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rponses pour des questions diffrentes, il pourrait tre avantageux de crer une table
de rfrence. Cela permettra didentifier facilement les
codes et les rponses qui appartiennent aux diffrentes
questions.
La procdure pour insrer un tableau crois dynamique
est la suivante :
Slectionnez les colonnes de texte et dans longlet
insertion crez un tableau crois dynamique. (Les donnes
pivot ne doit pas tre contenues dans cette colonne ).
Une nouvelle feuille devrait apparatre, avec un tableau
crois dynamique contenant vos rponses. Filtrer les ....
Retournez votre feuille de donnes et ajouter dans une
nouvelle colonne RECHERCHEV. Cette formule va
vous permettre de trouver le numro de la question
correspondante chaque rponse.
Schma ICI
A partir du tableau crois dynamique des donnes, vous
serez en mesure de regrouper chaque rponse par numro
de question.

4.2Vrificationdeserreurs

Vrification de la duplication
Parfois, il peut arriver quun participant recoive le mme message plusieurs
reprises. Cela peut tre d un certain nombre de raisons (erreur de l'oprateur de
tlphonie mobile, l'entre de contact double emploi, r-envoi des messages en
attente, etc.).
Pour rsoudre ce problme, il faut faire un tableau crois dynamique avec un
nombre de questions que les colonnes et les numros de tlphone de la partie
intime que les lignes. Assurez-vous que la valeur par dfaut est rgl sur comptage.
Cela vous permettra de voir rapidement quels rpondants ont rpondu la mme
question plus d'une fois. Inversement, vous pouvez galement organiser le tableau
crois dynamique pour afficher uniquement vos-questions envoyes. C'est va vous
dire combien de fois un rpondant a reu une question.

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5Conclusion

Flicitations!VoustesprtsdecommencerlutilisationduFrontlineSMS.Veuillez
consulterlessitesendessouspourplusdinformation.

Excel Pratique : Cours Gratuite en MS Excel
http://www.excel-pratique.com/fr/index.php

Microsoft Support- Appui Technique/ Assistance en Excel
http://office.microsoft.com/fr-fr/support/support-FX104018798.aspx?redir=0

(Anglais)
Forum des utilisateurs Frontline : www.frontlinesms.ning.com
Le forum est pour la plupart en anglais, mais quelques membres du personnel
Frontline peuvent rpondre aux questions en franais.

Forum Excel www.mrexcel.com
Forum exhaustif sur les formules et fonctions du Excel

Tools4Dev www.tools4dev.org
Plein des outils et mthodes pour les enqutes