You are on page 1of 2

Nace como una alternativa en Gestin Documental enfocada al sector empresarial, ofreciendo a los clientes eficiencia, eficacia, seguridad

y confidencialidad en el manejo de su informacin. La organizacin de los archivos tiene sus propias normas y reglamentos que deberan ser encargados por personas con todo el conocimiento sobre el aporte que pueden dar para sus colaboradores. Los archivos son a la vez un producto y un instrumento esencial de las instituciones, que sirven como memoria referencial y como base de datos y antecedentes indispensables para el anlisis prospectivo; adems los documentos son el instrumento natural para conducir, coordinar y dar soluciones a problemas si se presentan. La administracin documental es un proceso en el cual los empleados y colaboradores aportan su trabajo en la produccin, recepcin, la consulta, almacenamiento, recuperacin y todos los procesos que se deben tener en cuenta con respecto los documentos de una entidad. Trabajar en una oficina utilizando gran cantidad de papeles y documentos que nos obligan a buscar de una manera organizada en un archivo para que en cualquier momento sea fcil encontrarla y as cumplir con las normas que se requieren. El desarrollo de una excelente organizacin documental radica en la adecuada capacitacin del personal; designado para tal fin. Dicha capacitacin, debe ser impartida por una persona experta en el tema o una institucin especializada; soportada por un trabajo de campo exhaustivo y controlado, en donde se corrijan errores y se prepare al personal para afrontar situaciones de mxima envergadura, y en donde no se pierda tiempo en problemas con preguntas; en cambio se den respuestas con soluciones. Cabe comentar, que dicha capacitacin se complementaria de manera exitosa; proporcionando al estudiante un entorno virgen en donde pueda dar rienda suelta a su capacidad de organizacin, implementando sus propios criterios y mtodos de trabajo los cuales deben ser prcticos pero eficaces; tanto para l como para las personas que conforman su grupo de trabajo. Influye de manera significativa, el lugar o espacio que se haya preparado para ser utilizado como archivo general; como tambin las herramientas o elementos complementarios para llevar a cabo la ubicacin de la documentacin que ha cumplido su funcin de soporte.

ARCHIVO DE GESTION: Es donde se rene la documentacin en trmite en busca de las soluciones a los asuntos iniciados, documentos utilizados y

consultados en la Administracin por las mismas oficinas u otras que las solicitan. La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la tabla de retencin documental debidamente aprobada. La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. Se identificar el expediente mediante un rtulo, el cual deber contener el nombre de la respectiva unidad administrativa, identificacin del rea y grupo, series y subseries, nmero de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas. La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. Cada carpeta debe contener un mximo de 200 folios. Los sistemas de ordenacin que se implementa son cronolgicos y alfanumricos. En conclusin se puede decir que gracias a los acuerdos o leyes implementadas por el gobierno todas las empresas o entidades pueden hablar el mismo idioma referente los archivos y la importancia de su organizacin llevando un orden adecuado conforme lo da dicha ley.

You might also like