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IMPRENTA DEPARTAMENTAL

VIVIANA ARANGO ROJAS RUBEN DARO CARDONA AGUDELO MILTON CASTRO CRDENAS ANDRS FELIPE SILVA ACOSTA JAVIER SOLIS MARTINEZ

Msc. GLADYS RINCN INTELIGENCIA COMPETITIVA

UNIVERSIDAD DEL VALLE ESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL PROGRAMA INGENIERA INDUSTRIAL CALI NOVIEMBRE DE 2012
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Tabla de contenido
1. Resea histrica de la empresa.................................................................................. 3 Misin............................................................................................................................. 4 Visin ............................................................................................................................. 4 Productos/servicios ........................................................................................................ 4 2. 3. Auditora de Inteligencia y Vigilancia........................................................................... 5 Planeacin estratgica................................................................................................ 5 Metodologa del Ocano Azul ........................................................................................ 5 Herramienta: Cruz de Cuatro Acciones .......................................................................... 9 Herramienta: Matriz C-R-E-A ....................................................................................... 10 4. Identificacin de los objetivos o Factores Crticos de inteligencia/vigilancia ................. 11 5. 6. 7. 8. 9. Fuentes de Informacin ............................................................................................ 12 Tratamiento de la Informacin: Anlisis, validacin y difusin de la informacin ....... 19 Estructura Organizacional ......................................................................................... 19 Conclusiones y Recomendaciones ........................................................................... 22 ANEXOS................................................................................................................... 23

1. Resea histrica de la empresa La Imprenta Departamental del Valle del Cauca, fue creada mediante Ordenanza (0006 de 1971), desarrollada por Decreto Extraordinario (1309 de 1972). Es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, con autonoma administrativa e independencia de capital, fundada y ubicada en Santiago de Cali. En los aos 1992 y 1993, el departamento del Valle del Cauca transfiri a la Imprenta Departamental del Valle del Cauca 350.000.000$ para la adquisicin de equipos, con el objeto de modernizarla planta fsica, permitiendo con ello igualdad de condiciones con la competencia.En el ao 1993, de acuerdo a los objetivos trazados con los directivos de entonces yatemperndose a las atribuciones conferidas mediante Decreto No. 0781 de 1986, sereestructuro administrativamente y se adecuaron sus instalaciones fsicas.En 1994 mediante los Acuerdos Nos 18,19 y 20 del 29 de noviembre, la Junta Directivacre los cargos de Coordinador de Ventas y de Vendedor Cobrador. Con la abolicin del Impuesto de Licores y Degello de Ganado, que eran transferidospor el Departamento a la Imprenta para que los Municipios elaboraran sus trabajos deimpresin en esta entidad, se empezaron a generar contratiempos en la recuperacin de la cartera.Por lo anterior, sumado a la situacin econmica de la Empresa y la necesidad derealizar un estudio de costos, mtodos y tiempos, definir los cargos, funciones yresponsabilidades que arrojaran un manual de procesos y procedimientos y de carecer de una situacin legal definida, se consider necesario solicitar la asesora deuna institucin experta en la administracin de empresas de Artes Grficas, por lo cual se cont con el apoyo del SENA, una firmaprivada y el respaldo de la Junta Directiva. Se realizo un Plande Accin para los siguientes tres aos y se consolid la propuesta de reestructuracinllevada a cabo entonces. Para el periodo 2004-2007 la Imprenta se mantuvo siempre a la vanguardia gracias al apoyo del gobernador Angelino Garzn puesto que logr el ingreso a la nueva era de las artes grficas, con la inyeccin de capital e innovacin tecnolgica. Desde entonces y hasta nuestros das, la Imprenta Departamental del Valle lucha da a da por mantenerse a la Vanguardia de las artes grficas, de entregar calidad y productividad en todo momento, ms ahora, que ha logrado la certificacin de calidad ISO 9001:2008.
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Misin Somos una empresa industrial del Estado, con ms de 80 aos de experiencia, en la elaboracin de productos grficos, editoriales y publicaciones de alta calidad, para entidades del sector pblico y privado del Valle dl Cauca. Contamos con la certificacin de nuestro sistema de gestin de calidad, personal competente y alta tecnologa, lo cual nos permite trabajar de forma permanente en el mejoramiento continuo de nuestros productos y la satisfaccin de nuestros clientes. Visin Nos vemos en el 2015 como una empresa reconocida por la calidad, oportunidad, competitividad en precios de los productos y servicios que ofrecemos, alcanzando la sostenibilidad y rentabilidad empresarial a travs de la ampliacin del nmero de clientes, diversificacin de productos y mejoramiento de las competencias del personal. Productos/servicios La Imprenta Departamental del Valle presta a entidades pblicas y privadas todos los modernos procesos de produccin editorial y grfica. Preprensa digital:Digitacin de textos, diseo grfico, diagramacin, correccin, gramatical y de estilo, prueba de color digital, preps imposicin. Impresin: Prensas planas Printmaster 72 pliego Bicolor, Printmaster GTO de pliego Bicolor y GTO 52 pliego. Encuadernacin:Rstica y fina, acabados, plastificado, Laminado (mate y brillante), empastado, brillo UV (mate, brillante, total y parcial), troquelado, repujado, pegado hotmelt, plegadora de 8 bandejas, anillado doble O, pasta dura, cosida al caballete y cosida plana. Editorial: Libros, revistas, agendas, boletines, peridicos, folletos, catlogos, entre otros. Material POP: Plegables, volantes, stickers, afiches, calendarios, rompetrficos, habladores, colgadores, abanicos, viseras, cuadernos, libretas, boletera, etc. Corporativo: Membretes, tacos, sobres, portafolios, formatos y papelera.

2. Auditora de Inteligencia y Vigilancia La auditora interna realizada se bas alrededor de 4 aspectos: a. Naturaleza de la informacin: Se pretende revisar la procedencia de la informacin que capta la empresa y el comportamiento de la misma hacia dicha informacin (Anexo: Tabla 1). b. Fuentes de Informacin para la empresa: Se identifica las fuentes claves de la empresa y del sector en el cual se desenvuelve (Anexo: Tabla 2). c. Tratamiento y valorizacin de la informacin: Se intenta dar un verdadero significado a los hechos observados y documentarlos formalmente. (Anexo: Tabla 3). d. Los flujos de informacin y las personas involucradas: Dar a conocer la informacin a quienes realmente la necesitan (Anexo: Tabla 4). Los resultados de la auditora le indican que la empresa realmente est interesada y conoce plenamente la importancia y utilidad de la vigilancia tecnolgica y realiza considerables esfuerzos por mantenerse a la vanguardia del desarrollo y obtencin del conocimiento. El veredicto de la auditora, indica adems, que lo profesado desde la alta gerencia sobre la innovacin tecnolgica est presente y consciente en todos los estamentos de la compaa, lo cual es un buen indicador del compromiso en cada rama jerrquica de la Imprenta Departamental del Valle. 3. Planeacin estratgica Previamente se estableci la disposicin de la Junta Directiva de la empresa para dar continuidad a los proyectos de desarrollo y adquisicin tecnolgica de la Imprenta. La compaa ha tenido supervit financiero desde el 2004, esto no implica entonces que se deba mantener una nica lnea de accin por el hecho de que funcion en el pasado. El sector de las artes grficas se ha expandido vertiginosamente haca los medios digitales. Es un terreno aun en desarrollo en el departamento del Valle y volcarse haca l podra traer grandes beneficios, entre ellos definir una posicin diferenciadora frente a la competencia.

Metodologa del Ocano Azul

Una estrategia de Ocano Azul plantea la idea generar elementos diferenciadores en los productos y servicios de las compaas, de manera que puedan ganar una gran cuota de mercado frente a sus rivales o monopolizar un nicho de mercado nuevo. Para esto primero se deben identificar los factores clave que marcan el xito de las compaas en un mercado o sector econmico en particular.

Tabla 1. Lienzo Estratgico Factor Bajo precio Impresin bajo pedido Conciencia ambiental Tecnologa de punta Servicios adicionales Digitalizacin de contenidos Integracin web Intensidad 3 2 1 1 2 1 2 4 3 2 4 4 4 2 4 3 5 2

Empresas Empresas Imprenta estndar extendidas Departamental Nota: Al grado de intensidad se le otorgar de un valor arbitrario entre 1 y 5, de acuerdo a la informacin disponible. 1: bajo; 5: Alto.

Lienzo actual de Sector


6 5 4 Intensidad 3 2 1 0 0 1 2 3 4 5 6 7 Caractersticas claves del sector Imprenta Departamental Empresas estndar

Empresas extendidas

Grfica 1. Lienzo Estratgico

Tabla 2. Nomenclatura grfica 1. Nomenclatura Factor 1 Bajo precio 2 Impresin bajo pedido 3 Conciencia ambiental 4 Tecnologa de punta 5 Servicios adicionales Digitalizacin de 6 contenidos 7 Integracin web Como se puede observar en la Grfica 1, la Imprenta Departamental del Valle se mueve de acuerdo al sector en los primeros 3 factores y rebasa por mucho a la competencia en la adquisicin de Tecnologa de punta (poltica de la empresa). El punto negativo se ubica en las competencias relacionadas con nuevos servicios, como las ofertas transpromo y marcas de alta seguridad, la digitalizacin de contenidos y el ingreso de la compaa a los medios virtuales.

Teniendo en cuenta que el cuidado ambiental es primordial en estos momentos y que el consumo de papel en la documentacin cada da se reduce y se ve reemplazado por medios digitales, las empresas deben adaptarse a esta nueva forma de manejar la documentacin. Continuamente las empresas pblicas y privadas se enfrentan al fraude y falsificacin de documentos, por esta razn compaas como Xerox ofrece efectos de impresin con el objetivo de agregar niveles de seguridad y legitimidad a los documentos. Desde este punto de vista y sabiendo que la compaa cuenta con suficiente recursos para adquirir este tipo de tecnologas, est podra incursionar en un nuevo mercado: los papeles de seguridad, que no solo le permitir la entrada de nuevos clientes, sino tambin mejorar los servicios de su cliente actual (Gobernacin del Valle), dado que se importa ms este producto como lo muestra el informe de Andigraf (Asociacin Colombiana de la Industria Grfica). Esta sera una ventaja competitiva para la empresa, dado que lograra captar el mercado por sus capacidades tecnolgicas y el apoyo de la entidad gubernamental para fomentar el crecimiento de est.

Grfica 2. Balanza comercial de Colombia por productos grficos.

Conociendo esto, la Imprenta Departamental no solo debe ponerse al tanto de las novedades del sector respecto al entorno virtual, sino que debe
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lograr una diferenciacin que la ponga al frente de la nueva era de las artes grficas. Adems puede enfocarse tambin en la parte de publicidad ya que esta es una oportunidad de negocio que puede considerarse. Herramienta: Cruz de Cuatro Acciones Segn los factores identificados en el lienzo estratgico, el paso a seguir es el identificar qu factores van a ser creados, reducidos, eliminados y aumentados. Para ello, en primer lugar se responden las siguientes preguntas: 1. Qu factores deberan ser creados que la industria nunca ha ofrecido? La industria ha descartado algunos factores que son potenciales fuentes completamente nuevas de valor para los clientes y permitiran crear nueva demanda. Estos son: Asesora en el diseo, produccin e impresin bajo pedido y servicios post-impresin. Asimismo, es importante que la Imprenta Departamental fortalezca su imagen empresarial ante sus clientes y la sociedad en general. 2. Qu factores deberan ser reducidos muy por debajo del estndar de la industria? A pesar de la fuerte inversin que la empresa ha realizado en maquinaria especializada (especialmente impresoras), esto no se ve representado en una posicin medianamente fuerte en el mercado, esto pudo ser consecuencia de haber sobre diseado estas mquinas por la carrera para alcanzar y vencer a la competencia. Por ello se propone reducir la adquisicin de impresoras y destinar estos recursos en el refuerzo de los factores de competitividad de la Imprenta. 3. Qu factores de los que la industria da por sentados deberan ser eliminados? Teniendo en cuenta que la empresa debe tomar acciones encaminadas hacia la bsqueda de nuevos clientes, el factor bajo precio debe evaluarse para verificar su efectividad porque el sector es altamente competitivo y los rivales estaran dispuestos a sacrificar sus utilidades para obtener diversos contratos. 4. Qu factores deberan ser aumentados muy por encima del estndar de la industria? Para la industria el tratamiento de la informacin ya no es fsico, sino electrnico. En ese sentido, la Imprenta Departamental debe efectuar inversiones en la adquisicin de tecnologas que permitan la digitalizacin de contenidos. Adems, la conciencia ambiental y la integracin web son los principales compromisos que la industria tiene actualmente.

Grfica 3.Cruz de Cuatro Acciones La grfica 3 presenta de manera visual un resumen de la cruz de las cuatro acciones desarrollada para la Imprenta Departamental, se puede apreciar que las variables que se reducen y eliminan se vern reflejadas en recursos de la empresa; mientras que los factores que por aumentar y crear aportan valor para los clientes. Esta herramienta, junto con la matriz C-R-E-A debe facilitar la realizacin de movimientos para que la imprenta desarrolle una cadena de valor superior.

Herramienta: Matriz C-R-E-A Esta herramienta se presenta para la creacin de ocanos azules como complemento analtico de la cruz de las 4 acciones desarrollada anteriormente. Esta matriz obliga a la empresa a actuar sobre las preguntas que se formularon con el objeto de crear posibles un valor superior para los clientes de la Imprenta.

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Tabla 3. Matriz C-R-E-A. CREAR Asesora en el diseo. Produccin e impresin bajo pedido. Servicios post-impresin. Imagen empresarial. ELIMINAR
Bajo precio.

REDUCIR
Tecnologa de punta (especialmente impresoras).

AUMENTAR Digitalizacin contenidos.


Conciencia ambiental. Integracin web.

de

Con la puesta en marcha de los factores identificados en la matriz C-R-E-A, la Imprenta Departamental podra ser una empresa diferenciada dentro de su sector porque esta herramienta permite la focalizacin de los recursos de la empresa en los factores clave para su xito que en este caso son: la asesora en el diseo, produccin e impresin bajo pedido, servicios postimpresin y crear una excelente imagen empresarial. Por otra parte, se propone a la Junta Directiva disminuir la inversin en los factores que no generan valor mediante la reduccin en la compra de tecnologa de punta. En comparacin con la competencia, la Imprenta posee maquinaria y equipos con capacidades muy superiores a las del sector. Se estudiar la capacidad de mquinas de menor costo. Esto con el fin de destinar la parte correspondiente de presupuesto a la creacin de los factores que agregan valor. Finalmente, la gestin se enfocar tambin en el recambio de materiales y el uso eficiente de los equipos. Se espera la reduccin de costos y beneficios ambientales directos e indirectos, principalmente de mercadeo e imagen. 4.Identificacin de los inteligencia/vigilancia objetivos o Factores Crticos de

Teniendo en cuenta los resultados de la etapa de planeacin estratgica, se han determinado los siguientes factores crticos devigilancia que permitirn a la empresa crear un valor superior a sus clientes, ser ms competitivos e innovadores:

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Tabla 4. Factores Crticos Identificados.


Factor Accin Observacin Con este factor, la empresa fortalecer sus lazos de fidelidad con los clientes, pues estara apoyndolos desde la etapa de diseo. Ofrecer ms valor a los clientes es fundamental, por ello servicios como encuadernacin y acabados diferenciadores crearan lealtad de los clientes. Una imagen empresarial fortalecida, agradable y dinmica es un arma con la que se puede atraer nuevos clientes. Las empresas lderes del sector le han apostado a este factor como consecuencia, han reducido sus costos e incrementado la calidad de sus productos.

Asesora en el diseo.

Crear

Servicios post-impresin.

Crear

Imagen empresarial.

Crear

Digitalizacin de contenidos.

Crear

Conciencia ambiental.

No solo se trata de una tendencia global, sino ms bien de una obligacin para la empresa el crear en sus empleados una actitud responsable hacia el medio ambiente as como Aumentar destinar recursos en acciones que evidencien el compromiso de la Imprenta. Esto reforzar el factor Imagen empresarial anteriormente descrito. El aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones por parte de la empresa le brindaran Aumentar una ventaja competitiva porque en este sector es todava muy poco el acceso a estas herramientas.

Integracin web.

5. Fuentes de Informacin
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La Imprenta Departamental tiene un inters real sobre la implementacin efectiva de un sistema de vigilancia que logre recabar informacin vital para el desarrollo de la empresa. Si bien actualmente la empresa cuenta con colaboradores internos y externos que brindan apoyo a los procesos misionales de la compaa, se proponen las siguientes fuentes de informacin de acuerdo a la consecucin de los objetivos de la estrategia del Ocano Azul. Asociacin Colombiana de la Industria de la Comunicacin Grfica (ANDIGRAF) Emite mensualmente su boletn Andigraf donde se puede encontrar noticias de todo tipo sobre el sector de las artes grficas en Colombia. Al final de cada boletn est la seccin refile donde se enuncian brevemente sobre los acontecimientos y eventos futuros del sector. Para los empresarios y futuros participantes del sector se aconseja tener constante vigilancia sobre la pgina para estar pendiente de la publicacin del calendario de eventos. El ltimo evento se realiz entre el 5 y 7 de Septiembre en Cali, en el Centro de Eventos del Valle del Pacfico. En el Congreso Nacional de la Industria de la Comunicacin Grfica se discutieron temas como el TLC, la situacin del sector, tendencias, innovacin y factores de gestin. El prximo evento es la XI XI Feria Internacional de la Industria de la Comunicacin Grfica - Andigrfica 2013 - del 4 al 8 de Junio de 2013. Para expositores, los precios y caractersticas de los stands ya estn en la pgina web de Andigraf. Desde la pgina web de Andigraf se puede encontrar an ms informacin y tambin se tiene acceso a los boletines por medio digital. Portal web: http://www.andigraf.com.co

PUBLINDEX de Colciencias Es el Sistema Nacional de Index y Homologacin de Revistas Especializadas de CT+I. La pgina de Publindex ofrece diversos servicios para investigadores, autores y vigilantes tecnolgicos. Precisamente las
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selecciones: Bsqueda de Revistas y la seleccin Revistas Indexadasndice Bibliogrfico Nacional-Publindex. Direccin web directa:http://201.234.78.173:8084/publindex/ O buscarla a travs de Colciencias: http://www.colciencias.gov.co/ ISI- Web of science En esta base de datos los investigadores pueden buscar informacin actual o retrospectiva (desde 1900) relacionada con la ciencia, las ciencias sociales, las artes y las humanidades en aproximadamente, 9.300 revistas de investigacin de alto impacto y prestigio en el mundo. Disponible en: http://apps.webofknowledge.com VIRTUAL PRO Revista virtual de tecnologa educativa especializada en Ingeniera de Procesos industriales, nica en su gnero en el mercado Latinoamericano. VIRTUALPRO es una potente herramienta educativa, industrial y profesional presente en ms de 20 pases hispanoamericanos que logr posicionarse en menos de cinco aos como la nica revista virtual especializada en ingeniera de procesos industriales en Colombia y en el mundo. Disponible en: http://www.revistavirtualpro.com EBSCO Acceso a 11 Bases de Datos Full Tex, que posee ms de 400,000 artculos de revistas y peridicos de alto contenido Cientfico, son un poderoso sistema de referencia en lnea; y mantiene una relacin activa con ms de 60,000 editores en todo el mundo. Disponible en:http://search.ebscohost.com

AcademicOne File
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Fuente de informacin en todas las reas del conocimiento, desde ciencias puras, tecnologa y medicina hasta ciencias sociales, artes, teologa, literatura y otros temas. Disponible en: http://go.galegroup.com Ambientalex.info En una sola plataforma se ofrece acceso a toda la informacin de legislacin ambiental nacional e internacional, guias ambientales, publicaciones periodicas de las principales universidades del pais e informacin cientfica y tcnica relacionada con el medio ambiente. Disponible en: http://www.univalle.ambientalex.info BPR BENCHMARK Sistema de informacin con datos comerciales y financieros de aproximadamente 24.061 empresas colombianas. Contiene informacin de cada sector sobre: indicadores financieros, anlisis Macro - econmico el cual concluye en las fortalezas, debilidades y perspectivas, estados financieros promedios y proyecciones sectoriales. Disponible en: http://bck.securities.com SCOPUS Scopus es la base de datos ms grande de referencias bibliogrficas que incluyen resmenes de informacin cientfica de fuentes de calidad. Scopus abarca cerca de 18.000 ttulos de ms de 5.000 editores. Disponible en: http://www.scopus.com. Feria de medios grficos Drupa Una de las ferias ms importantes del sector. Se realiza cada 4 aos en la ciudad de Dsseldorf, Alemania. El largo ciclo por evento evidencia la magnitud del Mundial de las artes grficas. En 2012 con t con 314.500 asistentes, expertos del sector, provenientes de 130 pases y un total de 1850 stands de 50 pases expositores.
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Por primera vez Colombia tuvo presencia con un stand y un total de 100 empresarios del sector. Los temas que dominaron la muestra comercial y las conferencias fueron automatizacin, impresin de empaques, impresin digital, tecnologas hbridas, aplicaciones web toprint, e impresin ecolgica. El prximo evento se realizar en el 2016, del 31 de Mayo a 10 de Junio. Pgina (en ingls) de Dupra: http://www.drupa.com/cipp/md_drupa/custom/pub/content,oid,18959/lang,2/t icket,g_u_e_s_t/~/print_media_trade_fair_-_drupa_2012.html

All in Print China-Shanghi 2014 Feria monogrfica Internacional de China para el sector de impresin Todas las empresas chinas presentan un panorama de evolucin tecnolgica positiva debido a la realizacin de seminarios, al intercambio empresarial y la presin ejercida por la oferta y demanda de los ltimos productos y tecnologas de impresin. All in Print ofrece a la industria una gran plataforma para la exposicin, el comercio y las transacciones en el sector de la impresin y las artes grficas, que responda a las necesidades de expositores y visitantes igualmente justo. La feria ofrece a los autores de lucrativas oportunidades de negocio que no son infrecuentes a hacer una exitosa conclusin del contrato o bien impresionar a visitantes e inversores con las innovaciones de productos de la tecnologa de impresin. Informacin: Fecha: 14.11.2014 - 17.11.2014 * Audiencia: nicamente para visitantes profesionales Frecuencia:
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cada tres aos Hoteles: Hotelescerca de Shanghai New International Exhibition Center SNIEC Contacto de Feria: shanghai@mdc.com.cn www.allinprint.com Lugar de la Feria: * Shanghai New International Exhibition Center SNIEC 2345 Long Yang Road Pudong Area 201204 Shanghi, China Organizador: Messe Dsseldorf China Ltd. Units 308, Tower 1, 88 Keyuan Road 201203 Shanghi, China Tel: +86 (0)21 61698318 Fax: +86 (0)21 61698301 shanghai@mds.cn www.mds.cn Feria Print World PrintWorld es una entidad dedicada a la planificacin y ejecucin de eventos relacionados con la industria de las artes grficas. Previamente llamada Print Ontario y renombrada en 2004, PrintWorld realiza eventos continuos desde 1986. Conferencias, presentaciones, ferias de intercambio tecnolgico y comercial, entre muchos otros eventos realizados principalmente en las principales ciudades de Canad. Todo tipo de informacin puede ser hallada en su portal web (en ingls): http://www.printworldshow.com La pgina web interempresas.net Provee a los usuarios un calendario con informacin de los eventos y ferias realizadas en el sector de las artes grficas en un rango de tiempo seleccionado. Esto no solo opera para la industria de artes grficas, es cuestin de realizar la seleccin apropiada.
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Interempresas.net como muchas pginas, permite la subscripcin a la pgina y brinda servicios de publicidad gratis y paga, blogs, noticias, reportajes, acceso a revistas digitales y subscripcin paga a revistas en medio fsico. El siguiente link lleva directamente a la seleccin de artes grficas: http://www.interempresas.net/Graficas/Ferias/?desde=01%2F12%2F2012& hasta=02%2F11%2F2013&B=Buscar La OMPI (Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual) Es un organismo del sistema de organizaciones de las Naciones Unidas dedicado al uso de la propiedad intelectual (patentes, marcas, etc.) como medio para estimular la innovacin y la creatividad. Se permite ingresar y revisar patentes que puedan servir a las organizaciones como gua para emplear mtodos novedosos. Para visitar esta pgina se http://www.wipo.int/about-wipo/es/ debe ingresar al siguiente link:

El peridico para el consumidor mercadodedinero.com.co Destaca noticias importantes acerca de las Industrias grficas y hace un anlisis actual adems aclara que para el ao 2032 el pas puede alcanzar un gran reconocimiento a nivel latinoamericano en exportaciones. La informacin completa puede encontrarse en el siguiente link: http://www.mercadodedinero.com.co/Consumo/colombia-sera-potencia-conla-industria-grafica.html

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6. Tratamiento de la Informacin: Anlisis, validacin y difusin de la informacin Las fuentes de informacin con las que cuenta la Imprenta deben estar organizadas, debe ser analizada, crear valor, ser bien difundida en la empresa y estar bien almacenada con el objetivo de que dicha informacin si valga la pena y tenga una razn de ser para la Organizacin, pues manejar adecuada y eficazmente la informacin con las que cuenta una empresa es uno de los mayores retos que se tiene. Las polticas de almacenamiento de la informacin de la imprenta son estrictamente confidenciales y slo tienen acceso los funcionarios designados por el Gobernador y son almacenadas en un software especializado el cul se encarga de clasificar la informacin y la deja lista y organizada en caso de que se requiera, y adems se cuenta con un sistema de codificacin con el que se diferencian los diferentes tipos de informacin. Cuando se requiere un archivo que contiene una informacin en especfico, slo es necesario escribir una palabra clave e inmediatamente el sistema le arroja al funcionario los archivos con dichas palabras, y mientras ms concreto sea la persona ms acertado es el resultado. 7. Estructura Organizacional A partir del organigrama actual de la empresa, se pretende adicionar un nuevo cargo, conocido como la Oficina de Vigilancia Tecnolgica e Inteligencia Competitiva, la cual estar conformada por el personal de las diferentes reas operativas de la empresa, adems las personas seleccionadas se clasificarn en dos grupos: 1. Los Observadores o Rastreadores de Informacin. 2. Los Analistas. El primer grupo sern los responsables de rastrear los datos utilizando las diferentes fuentes de informacin, en principio podra ser a travs de Google Alerts para identificar las tendencias del sector y las necesidades de los clientes, cabe resaltar que los observadores deben realizar el rastreo teniendo en cuenta los factores crticos de la organizacin para identificar la informacin relevante. Tambin sern quienes depuren y clasifiquen la informacin, dependiendo del rea y el tipo de informacin que requiera. El segundo grupo, sern quienes validarn los datos de los Observadores y lo transformarn en informacin a travs de elaboracin de informes de
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Vigilancia que se entregarn a los diferentes directores de rea que apoyan la toma de decisiones del Gerente General, mediante la clasificacin de la informacin ms importante y que pueda tener un impacto en la empresa. Desde este punto de vista, se identifican los principales agentes de toma de decisiones y a continuacin se presentar una propuesta de organigrama: Gobernador: Es la mxima autoridad sobre las decisiones que se toman en la Imprenta y es quien aprueba las decisiones tomadas por el Gerente General. Gerente General: Aprueba las decisiones tomadas por los Directores de las reas y es el encargado de manejar las relaciones con los clientes adems es quien est en la nuevos mercados y oportunidades de negocio. La propuesta se justifica a partir de los valores y su poltica de calidad, la cual expresa la necesidad de cumplir con los estndares de calidad a travs de su personal competente e infraestructura actualizada y entre sus valores se destaca el trabajo en equipo para asegurar el funcionamiento y crecimiento de la empresa. Igualmente, el personal seleccionado deber ser capacitado, dado que personal competente no significa cualificado, y esto se puede lograr debido a la capacidad que tiene la empresa para invertir en tecnologas de punta. Cabe resaltar que la propuesta no muestra los empleados de las diferentes reas, pero no significa que no estn involucrados, sino que se mostrar qu tipo de informacin requiere cada rea y qu afectar a los involucrados en est.

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Gobernador

VE

Junta Directiva

Director Jurdico

Director Produccin

Oficina VT

IC-

Director Financiero

Director Mercadeo

Observadores

Analistas

Vigilancia Comercial (anlisis de clientes) Vigilancia Competitiva (anlisis de competidores) Vigilancia Tecnolgica (nuevas tecnologas para mejoramiento de procesos)

VE

Vigilancia Estratgica Grfica 4.Estructura organizacional.

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8. Conclusiones y Recomendaciones

En la visin de la empresa no se especifica en qu sector geogrfico desea ser reconocida, se recomienda especificar que ser reconocida departamentalmente, tambin especificar los servicios que presta como impresiones por contrato, impresiones de publicidad, etc. Adems deben agregar que sern una empresa reconocida por su transformacin pasando dela impresin en fsico a la era digital, donde el consumo de papel es mnimo con el objetivo de preservar el medio ambiente. Establecer Vigilancia e Inteligencia Competitiva en las Organizaciones es una tarea fundamental pues con la primera permite conocer cul es el entorno donde sta se desenvuelve, adems de su competencia, permite saber si la estrategia empleada es la mejor o si por el contrario se deben buscar nuevos horizontes. La segunda es sumamente importante cuando ya se ha recopilado informacin acerca del seguimiento tecnolgico, informacin de competidores, etc., pues le permite a la Empresa utilizar de la mejor manera esta informacin y tenerla como una ventaja competitiva. En la visin de la empresa no se especifica en qu sector geogrfico desea ser reconocida, se recomienda especificar que ser reconocida departamentalmente, tambin especificar los servicios que presta como impresiones por contrato, impresiones de publicidad, etc. Adems debe agregar que sern una empresa reconocida por su transformacin pasando de la impresin en fsico a la era digital, donde el consumo de papel es mnimo con el objetivo de preservar el medio ambiente.

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9. ANEXOS FICHA TCNICA HERRAMIENTA DE AUTODIGNOSTICO alternativas de productos/servi Recaba informacin acerca de: cios que Sus Sus Sus Sus Sus De forma regular, anticipndose a los hechos (sume) +1 satisfacen la producto proveed client competi soci Se informa al tiempo que la medida de su sector (no punta) misma s ores es do-res os No obtiene suficiente informacin (reste) -1 necesidad o parecida, que sus productos Los nuevos productos de 1 1 1 1 Evolucin y cambios en los procesos de fabricacin de 1 -1 -1 1 1 La evolucin y cambios en los materiales de fabricacin de 1 1 que se componen La evolucin y cambios en las materias 1 1 -1 1 1 primas/transformados/componentes de Los proceso de fabricacin alternativos para -1 1 1 El uso por parte de los clientes de 1 1 Proyectos (de inversin, expansin, I+D, ) 1 1 1 Proyectos legislacin y/o normativos, medioambientales que 1 1 1 1 afecten a Cambios y/o tendencias en el entorno socioeconmico de 1 1 1 1 1 1 Resultado parcial de cada columna 6 4 0 7 3 6 Resultado global N. de smbolos equivalentes = Puntuacin de la tabla. Suma 26 3 smbolos de columnas: Tabla 5. Un resultado de ms de 35 equivale a 5 Smbolos, entre 17 y 35 representa 3 Smbolos y entre 6 y 17 es un 1 Smbolo.

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Fuentes externas cercanas a la Fuentes empresa Punte segn: Expertos contables Expertos jurdicos Bancos Administracin Asesores fiscales, laborales

Puntuacin Informacin de gestin 1 1 -1 1 -1 Informacin. de logstica cotidiana 1 1 Informacin "nutritiva"

Utiliza de forma regular y contrarresta su validez con otras fuentes (sume) +1

Clientes Subcontratistas Proveedores Las conoce y utiliza espordicamente (no punta)

Servicios de la informacin Universidades 1 Centros o institutos tecnolgicos 1 Competidores Seminarios Sindicatos y organizaciones No utiliza o no busca (reste) -1 profesionales Asociados, colegas Consultoras, ingenieras Bases de datos Revistas profesionales, libros Ferias y salones 1 Fuentes externas, lejanas Congresos, coloquios Expertos Internet 1 Colaboradores 1 Tcnicos 1 Comerciales 1 Fuentes internas Fondos documentales 1 Propios 1 Intranet de la empresa 1 Encuentros en el avin, tren Fuentes fortuitas Becarios Smbolos equivalentes 3 SMBOLOS 13 Tabla 6. Un puntaje de ms de 19 equivale a 5 smbolos, entre 10 y 19 son 3 smbolos y el rango entre 4 y 9 representa 1 smbolo.
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Cuando recibe informacin verbal o escrita sobre cualquiera de los puntos de los dos cuestionarios anteriores: Punte segn lo haga: De forma regular (sume) +1 Ocasionalmente (no punta) No lo contempla (reste) -1 La bsqueda de informacin responde a las necesidades estratgicas de la 1 empresa? Contrasta la informacin don otras fuentes? Enriquece dicha informacin incluyendo la opinin de expertos en el tema? Se organiza y archiva la informacin para su posterior recuperacin cuando sea necesario? Pasa dicha informacin a algn responsable que analiza la informacin y saca conclusiones? Se utiliza dicha informacin analizada para emprender acciones o decidir? Cuando acude a ferias, congresos, reuniones, etc., dispone de algn mtodo de recogida sistemtica de informacin? Utiliza estudios de mercado, de patentes, etc., elaborados internamente o por terceros? N. de smbolos equivalentes = Puntuacin 3 smbolos 1 -1 1 1 1 1 -1 4

Tabla 7. Ms de 6 puntos, asigne 5 smbolos, entre 4 y 6 asigne 3 smbolos y entre 2 y 3 asigne 1 smbolo.

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Punte segn si: Est recogido en el organigrama o en el plan de calidad (sume) +1 Se realiza ocasionalmente aunque, de manera informal (no punta) No est previsto (reste) -1 Dispone de una unidad de documentacin interna o acude a algn centro o servicio externo documentales? Existen personas de la organizacin o externos, asignados a recabar los distintos tipos de informacin? Los comerciales aportan otros aspectos del entorno competitivo y del mercado, adems de la informacin propia del pedido? Colaboran los distintos departamentos en la elaboracin de unas conclusiones/ recomendaciones de las distintas informaciones, ante la toma de decisiones? La informacin de una unidad o departamento, es accesible para otras unidades/departamentos de la empresa? (acceso real y fcil, no en un archivo de acceso inusual) Se celebran reuniones para la puesta en comn de datos y conocimientos sobre un hilo estratgico determinado? Las personas que utilizan la informacin "agradecen" al emisor, el envo de la misma? Existe algn "animador" concreto para la captacin, intercambio y utilizacin de la informacin? Existe alguna red informtica para compartir informacin/conocimiento del entorno de la empresa y de su importancia para la misma? N. de smbolos equivalentes = Puntuacin 5 smbolos

1 1

1 1 1 1 1 8

Tabla 8. Ms de 7 puntos equivalen a a 5 smbolos, entre 4 y 6 son 3 smbolos y entre 2 y 3 se asigna un solo smbolo. Resultados del diagnstico: Cada 4 smbolos obtendremos un (1) puzzle. De acuerdo el nmero de puzzles obtenidos se obtendr una de las siguientes conclusiones: Resultado obtenido por la empresa: 3 Puzzles Con 5 Puzzles: Su empresa conoce de vigilancia e inteligencia tecnolgica, y es consciente de sus posibles carencias para mejorarla. La intervencin de especialistas externos puede ayudar aunque en aspectos puntuales. Con 3 Puzzles: La empresa ser probablemente consciente de la importancia y utilidad de la vigilancia tecnolgica tras leer la literatura e informarse
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apropiadamente del concepto. Esta empresa tiene mucho que ganar, si implanta un enfoque correcto de vigilancia, conforme con la normativa. Para ello se recomienda la colaboracin de especialistas externos, tras haber examinado a fondo las capacidades en I+D de la compaa. Con 1 puzzle: La empresa debe empezar a plantearse cules son las reas en las que presenta mayores deficiencias: En la determinacin de aspectos crticos de la empresa en las que presenta mayores deficiencias. En aumentar y/o optimizar la consulta a diversas fuentes de informacin. En la necesidad de iniciar la circulacin de informacin. En aprender a valorar la sntesis de informacin. En la toma de decisiones con informacin correcta.

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