UNIVERSIDAD TCNICA DE AMBATO

Facultad de Contabilidad y Auditora

UNIVERSIDAD TCNICA DE AMBATO FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORA MODALIDAD: SEMIPRESENCIAL

MDULO:

PRCTICAS PREPROFESIONALES

FACILITADOR: Dr. Elvis Vsquez Coloma

Julio 2009

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Unidad III: LA CUENTA INVENTARIOS DE MERCADERAS 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Definicin Sistemas de registro y control de inventarios Regulacin de la cuenta de inventarios Mtodos de regulacin Mtodos de valoracin de salidas de inventarios INVENTARIO DE MERCADERAS 3.1 Definicin Se consideran mercaderas aquellos artculos de comercio adquiridos que se disponen para la venta. 3.2 Sistemas de registro y control de inventarios Los sistemas de control del inventario para la venta (mercaderas) reconocidos por la Ley de rgimen tributario interno, y avalados por las normas contables, son: - Sistema de cuenta mltiple o inventario peridico - Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo a.- Sistema de Cuenta mltiple o Inventario Peridico Las caractersticas de este sistema son: a) El inventario final se obtendr de la bodega, tomando fsicamente el inventario (pesando, midiendo) y valorando al ltimo precio de costo. b) Es necesario realizar asientos de regulacin para poder determinar el valor de la utilidad en ventas e introducir en los registros contables el valor del inventario final. c) Utiliza varias cuentas, entre otras: ventas, compras, inventario de mercaderas, devoluciones en ventas, descuentos en ventas, devoluciones en compras, descuentos en compras, transporte (compras y ventas), seguros (compras y ventas) costo de ventas y ganancia bruta en ventas. Ventas.- la venta es una transaccin mercantil por medio del cual ciertos bienes (mercaderas) se traspasan a la propiedad de otro, recibiendo a cambio una promesa de pago posterior o el equivalente en dinero, o la combinacin de stos. Asiento tipo que registra las Ventas: 1 FECHA 200X Enero 1 DETALLE -1CAJA CLIENTES VENTAS Ref. Para registrar las ventas segn factura DEBE 1.789,00 1.789,00 HABER 1

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Debido a que en este sistema no existe manera de conocer de inmediato el COSTO DE VENTAS, entonces, al final del perodo, y una vez conocido el valor del inventario final, se procede a determinarlo, aplicando los asientos de regulacin. Devolucin en Ventas.- Son aquellos retornos de mercaderas que el cliente realiza por diversos motivos: No est de acuerdo con el pedido. Las mercaderas no estn en buenas condiciones. Simplemente cambia de parecer. Esta operacin debe estar respaldada por una Nota de Crdito Comercial, la cual es emitida por el vendedor. Si por acuerdo se concertara una rebaja en el precio, se debe emitir la Nota de Crdito Mercantil, por el monto de sta. Asiento tipo que registra Devoluciones en Ventas: FECHA 200X Enero 1 DETALLE DEBE HABER

-1 DEVOLUCIN EN VENTAS 153,00 BANCOS CLIENTES Ref. Para registrar devolucin en ventas, segn factura.

153,00

PRINCIPALES CUENTAS DEL COSTO DE VENTAS Costo de Ventas.- es el valor de las ventas registradas al costo. Es una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisicin de las mercaderas vendidas en un periodo determinado. El Costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente frmula: Mercaderas (Inventario inicial) + Compras netas = Compras brutas - Devolucin en compra + Transporte en compras = Disponible para la venta - Mercaderas (inventario final) = Costo de ventas 12.320,00 9.496,00 9.580,00 (349,00) 265.00 21.816,00 (7.655,00) $14.161,00

Inventario de Mercaderas.- constituyen aquellas existencias de artculos que se encuentran en las bodegas y que an no han sido vendidas. Pueden ser identificados en dos momentos: Inventario Inicial: aquel valor en mercaderas con el que se inicia un perodo. Inventario Final: mercaderas que no han podido ser vendidas, en consecuencia constan plenamente al final del perodo.
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Los inventarios pueden ser determinados de dos maneras: 1. Toma Fsica.- conocido como inventario fsico. 2. Contablemente.- se obtiene sumando todas las tarjetas krdex; debe coincidir con el saldo fsico de mercaderas. Compras.- son transacciones mercantiles por medio de las cuales se adquiere la propiedad de determinados artculos dispuestos para la venta, a cambio se entrega un valor monetario o el equivalente, en una obligacin futura. Asiento tipo que registra las Compras: FECHA 200X Enero 1 DETALLE -1 COMPRAS 2.300,00 BANCOS PROVEEDORES Ref. Para registrar compras segn factura. 2.300,00 DEBE HABER

Devolucin en compras.- son aquellos retornos de mercaderas que se hacen a los Proveedores, por acuerdo establecido previamente o por decisin unilateral, al considerar inadecuada la mercadera recibida. Asiento tipo que registra las Devoluciones en Compras: FECHA 200X Enero 1 DETALLE -1 CAJA 30,00 DEVOLUC. EN COMPRAS Ref. Para registrar devol. compras Segn N/C. 30,00 DEBE HABER

Transporte en Compras.- es una cuenta que influye en el costo y aparece por los pagos u obligaciones adquiridas por concepto de traslado de mercaderas desde la bodega del proveedor hasta la del comprador. Asiento tipo que registra el Transporte en Compras: FECHA 200X Enero 1 DETALLE -1TRANSPORTE EN COMPRAS BANCOS Ref. Para registrar pago de transporte en compras, segn nota crdito DEBE 238,00 HABER 238,00

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Ganancia Bruta en Ventas.- diferencia obtenida por la compra y la venta de mercaderas, durante un perodo determinado. Su resultado tendr directa vinculacin entre el precio de venta y el costo de adquisicin, puesto que: PRECIO DE VENTA = COSTO DE VENTA + GANANCIA BRUTA EN VENTAS Ventajas y desventajas del sistema de cuenta mltiple o inventario peridico Ventajas: Permite informacin detallada de cada cuenta. Es de fcil aplicacin y comprensin. Proporciona un ahorro en cuanto al costo de su mantenimiento.

Desventajas: No permite un control adecuado de la bodega. Se podra complicar si el nmero de cuentas de apoyo se extiende ms all de lo indispensable. No informa oportunamente. No proporciona datos sobre el costo de ventas en un determinado momento. 1.2 Regulacin de la cuenta de inventarios El proceso de regulacin forma parte del funcionamiento del sistema cuenta mltiple; se efecta indispensablemente al finalizar el ejercicio econmico. Objetivos de la regulacin: Cerrar paulatinamente las cuentas de apoyo. Introducir en los registros contables el valor del inventario fsico que se obtiene extra contablemente. Determinar el valor del costo de ventas y la utilidad bruta en ventas 1.2 Mtodos de regulacin Mtodos de regulacin: los mtodos usuales para regular las cuentas relacionadas con Mercaderas son: 1. Mtodo del costo de ventas. 2. Mtodo por diferencia de inventarios A continuacin, se presentan los asientos tipo de estos mtodos:

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1.- MTODO DEL COSTO DE VENTAS FECHA 200X Dic. 31 DETALLE DEBE HABER

-1 DEVOL. COMPRAS XXX TRANSP. COMPRAS SEGUROS COMPRAS EMBALAJES EN COMPRAS COMPRAS Ref. Para cerrar transporte/seguros/embalajes devolucin, y determinar compras netas. -2VENTAS XXX DEVOL. VENTAS Ref. Para cerrar devolucin y determinar -3COSTO DE VENTAS XXX MERCADERAS (INICIAL) COMPRAS Ref. Para cerrar compras e Inv. Inicial y determinar el disponible de inventarios. -4MERCADERAS (FINAL) XXX COSTO DE VENTAS Ref. Para introducir en libros el Inv. Final y determinar el costo de ventas. -5VENTAS XXX COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Ref. Para cerrar ventas y costo de ventas y determinar la utilidad. las ventas netas

XXX XXX XXX XXX

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2.- METODO DIFERENCIA DE INVENTARIOS FECHA 200X Dic. 31 DETALLE DEBE HABER

Dic. 31

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-1 DEVOL. COMPRAS XXX TRANSP. COMPRAS SEGUROS COMPRAS EMBALAJES EN COMPRAS COMPRAS Ref. Para cerrar transporte, seguros, embalajes y determinar compras netas. -2VENTAS XXX DEVOL. VENTAS Ref. Para cerrar devoluciones y determinar las ventas netas. -3MERCADERAS XXX COMPRAS Ref. Para cerrar compras y determinar el disponible de inventarios. -4COSTO DE VENTAS XXX MERCADERAS P/R el costo de ventas y por difer. el I. -5-

XXX XXX XXX XXX

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VENTAS XXX COSTO DE VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Ref. Para cerrar ventas y costo de ventas y la utilidad. determinar

XXX XXX

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b.- Sistema de cuenta permanente o inventaro perpetuo Las caractersticas de este sistema son: Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderas, Ventas y Costo de ventas. Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artculo (krdex). Por lo tanto, el inventario se puede determinar en cualquier momento. Slo por control, se debern efectuar constataciones fsicas peridicas sobre bases de rotacin (muestreo). Por cada asiento de venta o devolucin en venta, es necesario realizar otro que registre dicho movimiento al precio de costo. Debido a la dificultad inicial, su aplicacin obliga a contar con personal contable idneo, capacitado y entrenado adecuadamente. 1.- Inventario de Mercaderas: llamado tambin Almacn o Inventarios.- Esta cuenta estar en constante actividad, ya que cada instante mostrar el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del inventario inicial, las compras brutas, ms el valor de los fletes y transportes, seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la transaccin. Registra en el Haber por las ventas de mercaderas al precio de costo, por las devoluciones en compras (al costo), y por errores en facturacin. El saldo denota el valor del inventario final en un momento dado. Si funciona adecuadamente el sistema de control interno, este saldo deber coincidir con la presencia fsica de artculos en bodega y con la sumatoria de los saldos de las tarjetas auxiliares krdex. Requiere indispensablemente de krdex o tarjetas de control de inventarios. El sistema de inventario perpetuo funciona adecuadamente a travs de un minucioso control contable del movimiento que se produce en la bodega; el citado movimiento se registra en tarjetas de control abiertas por cada grupo de tems. El movimiento de cada tem debe ser valorado al costo.

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Ejemplo: Enero 1. Se compran 100 unidades del artculo "X" a $ 23,50 c/u en efectivo; adicionalmente se cancela $ 1,00 por transporte por cada unidad FECHA 200X Enero 1 DETALLE -1 INVENT. DE MERCADERIAS BANCOS Para registrar compra y transporte, segn factura. DEBE 2.450,00 2.450,00 HABER

Enero 10. Se venden 80 unidades del artculo "X" a $48,00 c/u en efectivo; el precio de costo de cada unidad es de $24,50 FECHA 200X Enero 10 DETALLE -1 CAJA VENTAS Para registrar venta al precio de venta, segn factura No. -2COSTO DE VENTAS INVENT. DE MERCADERAS P/R venta al precio de costo. DEBE 3.840,00 3.840,00 HABER

Enero 10

1.960,00 1.960,00

Ventajas y desventajas del sistema de inventario perpetuo o permanente Ventajas: - Permite ejercer un eficaz control sobre bodega y los responsables de la custodia. - Difcilmente se podr caer en el desabastecimiento o sobre carga de stock. - El saldo final se determina en cualquier momento, de manera contable. - En cualquier instante se puede conocer la Utilidad Bruta en Ventas. Desventajas: - Requiere de una mayor inversin monetaria para su operacin.

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1.3 Mtodos de valoracin de salidas de inventarios Los mtodos de valoracin ms usados son: 1. FIFO o PEPS.- que significan Primeras en Entrar, Primeras en Salir 2. LIFO o UEPS.- que significan Ultimas en Entrar, Primeras en Salir 3. Promedio Ponderado.- forma de valoracin utilizado por la relativa facilidad de clculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia alcista del mercado y al Principio de Conservatismo. 4. Valor de ltima Compra (o actual).- mediante ajustes contables, permite valuar, al costo actual de mercado, todas las existencias, sin modificar los resultados econmicos; es decir, la valoracin permitir dejar el precio final con precios recientes. Esta valuacin provocar variaciones en el saldo de los inventarios, que deben ser registradas a travs de un asiento de ajuste que tendr la siguiente estructura: FECHA 200X Enero 1 DETALLE DEBE HABER

-1 INVENT. DE MERCADERIAS XXXX RESULT. POR EXPOSICION INFLACION (REI) Para registrar revalorizacin de invent.

XXXX

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EXIGIBLES CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Estas cuentas pertenecen al Activo Corriente y controlan el movimiento de los crditos concedidos por la empresa y los abonos realizados por los clientes en la venta de mercadera o la prestacin de servicios. Cuando el crdito no tiene respaldo documentado se denomina crdito simple o crdito personal y se registra como Cuentas por Cobrar; y cuando el crdito tiene respaldo de un documento (Letra de Cambio, Pagar, etc.) se registra como Documentos por Cobrar. DEBE.- Se debitan por el valor de los crditos concedidos HABER.- Se acredita por los cobros parciales o totales de los crditos. SALDO.- El saldo demuestra el valor de los crditos pendientes concedidos por la empresa. Se verifica mediante la suma de los saldos de las cuentas individuales (Auxiliares); la suma de los documentos existentes y a travs de las confirmaciones directas con los deudores. En las empresas existen otras partidas por cobrar tales como: los prstamos a empleados, el inters acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a clientes, se deben registrar por separado en cuentas especficas. PROVISIN DE CUENTAS INCOBRALES.La concesin de crdito por parte de la empresa ocasiona que en algunos casos estos se conviertan en incobrables o cuentas malas cuando los deudores no cumplen con sus obligaciones, por esta razn se debe establecer la provisin sobre los crditos comerciales pendientes de recaudacin. Mtodos: 1. Mtodo de antigedad de saldos o anlisis de riesgo : a mayor tiempo de vencimiento, mayor ser el porcentaje asignado como posibles incobrables. Un comit de anlisis de riesgos, efectuar un estudio individual y objetivo de cada uno de los deudores, y a partir de la informacin contable analizar, entre otros datos, lo siguiente: Tipo de prenda que garantiza la deuda Tipo de cliente, en cuanto a cumplimiento y solvencia Avances logrados en reclamos por la va legal, etc.

La antigedad de saldos se controlar a travs de tarjetas de control, por cada perodo. Ej.
DIAS VENCIDOS 91181180 360

NOMBR SALD 1E O 30 A B

3190

ms 360

MONTO PROVISION

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2. Mtodo estadstico: se calcula a partir de la serie histrica de los aos anteriores, fundamentndose en tendencias como la media, desviaciones tpicas, mnimos cuadrados, etc., que arrojarn resultados aproximados de los posibles incobrables. Se controlar a travs de tarjetas de control. Ej.
SALDO DE LA CARTERA

AO 1 2 3

INCOBRAB LE OBSERVACION

3. Mtodo legal: La Ley de Rgimen Tributario Interno faculta a las empresas a establecer una reserva para crditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razn del 1% anual sobre los crditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentran pendientes de recaudacin al cierre del mismo, sin que la provisin acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total. En conclusin: Se cuenta con varias alternativas para determinar los posibles incobrables. El mtodo ms razonable es el de Antigedad de Saldos, puesto que: o En su anlisis intervienen personas especializadas. o El estudio es individualizado por cada deudor. o Se toman en cuenta varios factores como garantas, vencimiento, riesgo, lo cual hace que el resultado se acerque mucho a la realidad.

CASTIGO Y RECUPERACION DE CARTERA ELIMINACIN DEFINITIVA DE LOS CRDITOS INCOBRABLES.La eliminacin definitiva de los crditos incobrables se realizar con cargo a esta provisin y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisin, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones: - Que consten como tales en contabilidad por lo menos cinco aos desde la fecha de vencimiento. - Que haya prescrito la accin de cobro o prescrito el documento ejecutivo de cobro. - Que el deudor haya sido declarado en quiebra, liquidacin o insolvencia. - Si es deudor en una sociedad, cuando sta haya sido liquidada o cancelada su permiso de operacin. No se reconoce el carcter de crditos incobrables a los crditos concedidos por la sociedad al socio, a su cnyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades relacionadas.
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RECUPERACIN DE LOS CRDITOS INCOBRABLES.En el caso de recuperacin de los crditos, a que se refiere este artculo, el ingreso obtenido por este concepto deber ser contabilizado, en caso contrario se considerar defraudacin. De conformidad con el Art. 16 numeral 3, inciso 3 del Reglamento a la Ley de Rgimen Tributario Interno "No se entendern crditos incobrables sujetos a las indicadas limitaciones y condiciones previstas en la Ley de Rgimen Tributario Interno, los ajustes hechos a cuentas por cobrar, como consecuencia de transacciones, resoluciones administrativas firmes o ejecutoriadas y sentencias ejecutoriadas que disminuyan el valor inicialmente registrado como Cuenta por Cobrar. Estos ajustes se aplicarn a los resultados del ejercicio en que tenga lugar la transaccin o en que se haya ejecutoriado la resolucin o sentencia respectiva". REGISTROS CONTABLES.1. Por la venta de mercaderas a crdito simple o crdito personal sin respaldo de documento. __________x_________ CUENTAS POR COBRAR xxx Seor N. N. xxx VENTAS xxx IVA VENTAS xxx P/R venta Factura N 2. Por la venta de mercaderas a crdito documentado, segn letra de cambio No. _____________x_____________ DOCUMENTOS POR COBRAR Seor X.X. VENTAS IVA VENTAS P/R venta factura No L/C No 3. Por el clculo de la provisin ___________x___________ GASTO CTAS. INCOBR. PROVISION CTAS. INCOBR. P/R la provisin xxx xxx xxx xxx

xxx xxxx

4. Por la utilizacin de la provisin para eliminar un crdito personal incobrable, cuando la provisin cubre el valor total del crdito. ________________x____________________ PROVISION CTAS. INCOBR. xxx CUENTAS POR COBRAR Seor NN o XX P/R eliminacin de la cuenta del seor N.N
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5. Por la utilizacin de la provisin para eliminar un crdito documentado incobrable, cuando la provisin cubre el valor total del crdito _______________ x _________________ PROVISION CTAS. INCOBR. xxx DOCUMENTOS POR COBRAR Seor XX P/ eliminar la Letra de Cambio No. Seor XX xxx xxx

6. Por la eliminacin de un crdito personal incobrable, cuando la provisin no cubre el valor total del crdito. ___________ x ________________ PROVISIN CTAS. INCOBR. PERDIDA POR CTAS. INCOBR. CUENTAS POR COBRAR Seor NN P/ eliminar la cuenta seor NN xxx xxx xxx xxx

7. Por la eliminacin de un crdito documentado, cuando la provisin no cubre el valor total del crdito. ________________ x_______________ PROVISIN CTAS. INCOBR. xxx PERDIDA POR CTAS. INCOBR. xxx DOCUMENTOS POR COBRAR xxx Seor N.N. xxx P/ eliminar la Letra de Cambio No. Seor X:X: 8. Por la recuperacin de un crdito simple o documentado, eliminado anteriormente. ________________ 8 _________________ CAJA xxx RECUPERACIN TAS. INCOBR . xxx P/R recuperacin cuenta seor N:N o L/C Sr. N.N. Este asiento se registra directamente en el debe de la cuenta Caja y en el Haber de la cuenta Recuperacin de Cuentas Incobrables el valor recuperado, este valor forma parte del rubro Otros Ingresos y debe ser contabilizado en el ejercicio econmico en el que ocurra dicha recuperacin.

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Otros autores consideran que cuando se recupera una cuenta incobrable se debe invertir el asiento de la eliminacin para registrar nuevamente el valor recuperado en la cuenta del cliente y proceder luego al cobro correspondiente; en este caso los dos asientos contables son: a) ____________________ x___________________ CTAS. O DCTOS POR COBRAR xxxx PROVISIN CTAS. INCOBR. xxxx P/R reapertura de la cuenta. ____________________ x ____________________ CAJA xxxx CTAS. O DCTOS POR COBRAR xxxx P/R el cobro de la cuenta o documento

b)

Si se opta por este criterio de acuerdo a las disposiciones de la Ley de Rgimen Tributario Interno se requiere necesariamente de un asiento adicional para registrar el valor recuperado en la cuenta Recuperacin de Cuentas Incobrables (Otros Ingresos): __________________ x ______________________ PROVISIN CTAS. INCOBR . xxxx RECUPERACIN CTAS. INCOBR. xxxx P/R recuperacin de la cuenta

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