Manual Usua Rio Arch Ivo Digital

2008
ARCHIVO DIGITAL
Manual de Usuario Control de Documentos
Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador -i-
Seidlitz Software Ca. Ltda.
INDICE
Introduccin ......................................................................................................................... 1 Men ................................................................................................................................... 2 Captulo 1: INGRESO DE DOCUMENTOS ................................................................................ 3 1.1 Nuevo Registro ........................................................................................................ 3 1.1.1 Nuevo Grupo ..................................................................................................... 15 1.1.2 Nuevo Documento ............................................................................................. 16 1.2 Cajas Existentes ...................................................................................................... 24 1.3 Edicin Documentos ................................................................................................ 25 Captulo 2: VISUALIZACIN DE DOCUMENTOS ................................................................... 27 2.1 Documentos Contables ........................................................................................... 27 2.2 Por ndice ............................................................................................................... 29 2.3 Por Departamento .................................................................................................... 31 2.4 Por Tipo de Documento .......................................................................................... 32 2.5 Por Ttulo de la Caja ................................................................................................ 34 2.6 Por Fecha de Caducidad ........................................................................................... 36 2.7 Por Catlogos ......................................................................................................... 37 2.8 Por Ubicacin Fsica ................................................................................................. 39 2.9 Por Ao ................................................................................................................... 41 2.10 Por Autor .............................................................................................................. 42 Captulo 3: SOLICITUDES ................................................................................................... 44 3.1 Iniciar Solicitud ...................................................................................................... 45 3.1.1 Copia Controlada ............................................................................................... 48 3.1.2 Documento Original ........................................................................................... 51 Captulo 4: TRANSFERENCIAS ............................................................................................ 57 4.1 Iniciar Solicitud ...................................................................................................... 58 4.2 Recepcin de Cajas .................................................................................................. 63 4.3 Visualizacin de Cajas Receptadas ............................................................................. 70
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Captulo 5: BSQUEDAS ..................................................................................................... 72 5.1 Criterios de Bsqueda ............................................................................................. 72 Captulo 6: ADMINISTRACIN ............................................................................................ 78 6.1 Perfil de la Aplicacin ............................................................................................... 78
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Sistema Documental ARCHIVO DIGITAL

Introduccin
Archivo Digital es una aplicacin que interacta con otras aplicaciones como Datos Bsicos y O4N. Su funcin principal es la administracin de la documentacin del grupo Synergy, es decir, el ingreso y almacenamiento correcto del mismo. El objetivo de esta aplicacin es tener un mayor control sobre de toda la informacin, y por tanto una bsqueda y localizacin de los documentos fcil y rpida.
Fig. 1
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Men
El men se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, algunas de las opciones que presenta tienen dentro de ella varias alternativas que sern descritas en cada captulo.
Fig. 2
Captulo 1
1.- INGRESO DE DOCUMENTOS
El funcionamiento y uso correcto de esta parte de la aplicacin va a estar dada por el departamento de CONTROL DE DOCUMENTOS, mas adelante explicaremos cada uno de los pasos que se debe seguir para ingresar, digitalizar y guardar cada uno de estos. Para realizar un nuevo registro, ingresamos a la primera alternativa que presenta la categora Ingresar Documentacin, como se muestra en la figura 1.1.
Fig. 1.1
1.1 Nuevo Registro

Al presionar sobre Nuevo Registro, se presenta un formulario con varios campos que deben ser llenados (Fig. 1.1.1), cabe indicar que el asterisco (*) que se encuentra a un costado, indica que es obligatorio, es decir, debe contener informacin para ser guardado o procesado. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador -3-
Muchos de los campos despliegan un listado para que el usuario pueda elegir entre varias opciones, estas fueron anteriormente ingresadas por las personas autorizadas a hacerlo en la base de datos documental Datos Bsicos y en la de Organizacin. Si alguno de los campos no muestra el contenido deseado, es recomendable indicarle al administrador de la aplicacin el inconveniente para que verifique la informacin ingresada en las otras aplicaciones. A continuacin se describir cada uno de los componentes de la figura 1.1.1 y los pasos que se debe seguir para crear un nuevo documento o registro.
Fig. 1.1.1
Un nuevo documento o registro muestra dos secciones, A y B.
SECCION A: CONTROL DE ARCHIVO
Fig. 1.1.2 Campo Tipo de Ingreso: El tipo de ingreso que puede darse es Real y Virtual (Fig. 1.1.3). Real.- Si existe una caja real que ha sido destinada para almacenar el documento que se va a registrar. Virtual.- En caso de que el documento a guardarse an no tenga definida una ubicacin.
Fig. 1.1.3 Campo Digitador: Este campo exhibe por defecto el nombre del usuario actual de la aplicacin, es decir que el sistema automticamente pondr el nombre del usuario que haya ingresado al sistema con su usuario y contrasea, cabe indicar que no estar habilitado para realizar ninguna modificacin.
Campo Empresa: Muestra un listado con el nombre de las empresas del grupo Synergy, estas fueron previamente creadas en la aplicacin Datos Bsicos (Fig. 1.1.4). Para seleccionar una de ellas solo debemos buscar en la lista, dar un clic sobre ella y presionar el botn OK o hacer doble clic sobre la opcin.
Fig. 1.1.4 Campo Departamento: Este campo presenta un listado de departamentos segn la empresa que hayamos elegido, estos fueron definidos en la estructura organizacional de cada una (Fig. 1.1.5). Si una empresa no es elegida antes de escoger este campo, se desplegar un aviso. Para seleccionar una alternativa lo haremos de manera similar que en el punto anterior, un clic sobre la opcin deseada y clic en el botn OK o doble clic sobre la alternativa deseada.
Fig. 1.1.5
Campo Ao: Presenta una lista con los aos de las cajas que han sido creadas en Datos Bsicos, para la empresa que fue elegida anteriormente y que an no han sido utilizadas (Fig. 1.1.6). Para seleccionar uno de los aos, realizaremos los mismos pasos anteriormente descritos.
Fig. 1.1.6 Campo Ttulo: En este campo digitaremos el nombre de la caja que va a contener los documentos que posteriormente los vamos a ingresar. Campo Caja No.: Este campo esta relacionado directamente con: Tipo de ingreso, Empresa y el Ao, estos fueron seleccionados anteriormente y el conjunto de esta informacin funciona como un filtro que muestra al final un listado con diferentes opciones (Fig. 1.1.7). La seleccin la realizar el usuario como ya ha sido explicado en los puntos anteriores.
Fig. 1.1.7 Si no hubiese cajas creadas para el ao elegido se mostrar la siguiente pantalla:
Fig. 1.1.8 Campo Utilizacin: La utilizacin de una caja se presenta en una lista con porcentajes (Fig. 1.1.9), el usuario seleccionar uno de estos y lo debe hacer de acuerdo a la capacidad de almacenamiento que se estime va a ocupar la informacin que se almacenar en ese instante. Para realizar la eleccin, se debe colocar sobre la opcin y hacer clic y posterior a esto se presiona OK, o tambin en lugar de un clic se puede hacer doble clic.
Fig. 1.1.9 Campo Fecha de Entrega: En este campo debe ir la fecha en la que el usuario recibe la caja. Para seleccionarla hacemos clic en la parte derecha de la caja de texto (Fig. 1.1.10) y se nos despliega el calendario para elegir la fecha con un solo clic sobre ella.
Fig. 1.1.10
Campo Recibido Por: Se muestra un cuadro con todos los nombres de la empresa seleccionada anteriormente (Fig. 1.1.11), en el debemos elegir el nombre de la persona que recibi la caja, para esto debemos ponernos sobre este, dar un clic y presionar el botn OK, o hacer doble clic sobre este.
Fig. 1.1.11 Campo Entregado Por: Al igual que el punto anterior, se muestra un cuadro con todos los nombres de la empresa seleccionada anteriormente (Fig. 1.1.12), en el debemos elegir el nombre de la persona que entreg la caja, para esto debemos ponernos sobre este, dar un clic y presionar el botn OK, o hacer doble clic sobre este.
Fig. 1.1.12
Campo Autorizado Por: Se presenta un cuadro con todos los nombres de la empresa seleccionada anteriormente (Fig. 1.1.13), en el debemos elegir el nombre de la persona que entreg la caja, para esto debemos colocarnos sobre este, dar un clic y presionar el botn OK, o hacer doble clic sobre este.
Fig. 1.1.13 Campo Bodega: Este campo posee una lista de las bodegas que fueron creadas en Datos Bsicos, y ser el lugar fsico donde vamos a almacenar la caja con la informacin que se guardar en ella.
Fig. 1.1.14
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Campo Dimensin 1, 2, 3, 4, 5: Las dimensiones son creadas dentro de una bodega, fsicamente las dimensiones serian los sectores en que se divide y que ayudaran a ubicar de una manera eficiente y rpida la informacin que se requiera. Cada dimensin (1, 2, 3, 4 y 5) puede contener en ella una o ms subdivisiones que el usuario deber elegir de una lista como ya se ha indicado en los puntos anteriores (Fig.1.1.15).
Fig. 1.1.15 Cuando no existe una dimensin definida se presentar la siguiente pantalla:
Fig. 1.1.16
SECCION B: DETALLE DE LOS DOCUMENTOS
Fig. 1.1.17
Campo Descripcin Carpeta: En este campo se debe digitar un nombre para la carpeta que detalla en forma global su contenido, en la carpeta se ingresarn grupos y en estos los documentos a almacenarse. Campo Ref. Num.: Es un nmero de referencia que va a estar colocado en la carpeta, este puede o no estar, por tanto, no es obligatorio. Campo Secuencial: Es un nmero que deber digitar el usuario, este debe ir en orden ascendente y de acuerdo al nmero de carpetas que se encuentren en la lista CARPETAS DISPONIBLES, este nmero en ningn caso puede repetirse a otro que ya este en la lista (Fig. 1.1.18), tampoco puede ser un smbolo o carcter (Fig. 1.1.19) ya que el sistema lo detectar y presentar diferentes avisos que nos indican el error que se est cometiendo. Ejemplo:
Fig. 1.1.18
Fig. 1.1.19 Campo Sub Descripcin: Est relacionado con el nombre de la carpeta pero este nos indica un poco mas en detalle el contenido de esta. Campo Digitalizar: Es un campo de seleccin simple, con dos opciones, NO y SI, elegiremos la primera opcin en el caso de que no se vaya a escanear y la segunda si lo vamos a hacer. Campo Caducidad: El usuario deber escoger en el calendario la fecha en que la carpeta caducar. Para seleccionarla hacemos clic en la parte derecha de la caja de texto (Fig. 1.1.20) y se nos despliega el calendario para elegir la fecha haciendo un clic sobre ella.
Fig. 1.1.20 Campo Observacin: En este campo digitaremos cualquier tipo de informacin adicional que se considere importante. Ejemplo:
Fig. 1.1.21
Fig. 1.1.22
Fig. 1.1.23
Botn Registrar Carpeta: Su funcin al presionarlo, es crear una nueva carpeta para la empresa y bodega cuyos fueron ingresados. Si queremos crear una carpeta sin haber ingresado la informacin obligatoria, se presentar un aviso con el error que se est cometiendo. Dentro de esta seccin tenemos una vista incluida en el formulario, que muestra un resumen de las carpetas que han sido creadas para la caja. A continuacin describiremos cada componente de esta seccin: Botn Nuevo Grupo.- Crea un grupo dentro de una carpeta. Botn Nuevo Documento.- Crea un documento dentro de un grupo. Columna # Sec.- Muestra el nmero secuencial que fue ingresado. Columna Descripcin.- Presenta el nombre de la carpeta. Columna Sub Descripcin.- Muestra una descripcin mas detallada del contenido de la carpeta. Grfico 1.- Esta figura indica que es una carpeta.
Grfico 2.- La imagen indica que es un grupo.
Grfico 3.- Esta imagen indica que tiene un documento adjunto.
Fig. 1.1.24
1.1.1 Nuevo Grupo

Para crear un nuevo documento en la carpeta tenemos que primero crear un nuevo grupo y esto lo conseguimos de la siguiente manera: Primero seleccionemos la carpeta para la que se desea crear un grupo, esto lo hacemos con posicionarnos sobre ella y dar un solo clic, una vez realizada esta accin presionamos el botn Nuevo Grupo, posteriormente se presenta un nuevo formulario con la mayora de campos y datos heredados de la caja y de la carpeta (Seccin A: Datos Generales) para la cual estamos creando el grupo (Fig. 1.1.25).
Fig. 1.1.25
En esta pantalla tenemos que digitar de manera indispensable en la seccin B o datos del grupo, el detalle o descripcin del grupo, este campo es obligatorio y necesario si se desea guardar los cambios o crear un nuevo grupo. Botn Cerrar.- ofrece la opcin de cerrar la ventana actual almacenando o no los cambios realizados, para lo cual se mostrar el siguiente mensaje:
Fig. 1.1.26 Para salir y almacenar la informacin ingresada o los cambios realizados deberemos hacer clic en Si y para salir sin guardar en No, si an no queremos salir simplemente presionamos Cancelar.
1.1.2 Nuevo Documento

Para crear un nuevo documento primero seleccionemos el grupo al que va a pertenecer un documento, lo hacemos con posicionarnos sobre el y dar un solo clic, una vez realizada esta accin presionamos el botn Nuevo Documento, y posteriormente se presenta un nuevo formulario con la mayora de campos y datos heredados de la caja, carpeta y grupo (Seccin A: Datos Generales) en el cual va a estar el documento (Fig. 1.1.27).
Fig. 1.1.27
Cuando se desea crear un nuevo documento sin haber seleccionado un grupo, el sistema muestra un aviso como el que se muestra a continuacin.
Fig. 1.1.28 La figura 1.1.29 muestra la pantalla completa para la creacin del documento, como ya lo explicamos anteriormente la primera parte del documento muestra datos heredados e inmodificables y en la siguiente seccin o Detalle del Documento se presenta varios campos y botones que sern explicados en la parte inferior.
Fig. 1.1.29
Campo Tipo de Documento: Este campo presenta un listado con diferentes clases de documentos que son utilizados por el grupo Synergy y que fueron ingresados en la aplicacin Datos Bsicos, para seleccionar uno de ellos debemos ponernos sobre este, dar un clic y presionar el botn OK, o hacer doble clic sobre este (Fig. 1.1.30).
Fig. 1.1.30 Segn el tipo de documento seleccionado se presenta varios campos correspondientes a este, por Ejemplo, un oficio muestra el siguiente conjunto de datos que deben ser ingresados.
Fig. 1.1.31 Como ya mencionamos anteriormente el asterisco indica que es obligatorio el ingreso de datos, caso contrario no nos permitir almacenarlo. Cabe indicar que si es seleccionado un documento contable, este mostrar un botn o link denominado Consultar Detalle Bann, al presionar sobre este, importar la informacin que tenemos en los campos Claves del Documento de acuerdo al cdigo que sea ingresado.
Fig. 1.1.32 Si no es introducido ningn cdigo se despliega el siguiente aviso:
Fig. 1.1.33 Una vez que los datos de los campos claves del documento han sido ingresados, vamos a llenar la siguiente seccin correspondiente a Catalogo, este presenta cinco dimensiones que anteriormente ya fueron ingresadas en la aplicacin Datos Bsicos. Campo Dimensin # 1: Despliega una lista de catlogos para la empresa que ingresamos al inicio, de este listado seleccionamos uno de ellos y para hacerlo debemos ponernos sobre este, dar un clic y presionar el botn OK, o hacer doble clic sobre esta (Fig. 1.1.34).
Fig. 1.1.34 Las dems dimensiones estn relacionadas con la anterior dimensin seleccionada, es decir, la dimensin dos mostrar en la lista aquellas opciones que fueron definidas dentro de la dimensin uno que seleccionamos.
Fig. 1.1.35 En caso de que no se hayan definido catlogos para la empresa o dimensiones, se desplegar el siguiente cuadro:
Fig. 1.1.36 Fecha de Registro: En este campo la aplicacin registra automticamente la fecha del sistema, fecha en la que estamos creando el documento, esta no puede ser modificada o alterada por el usuario ya que su campo acceso es restringido. Referencia: Son indicaciones referentes al documento. Observaciones: En este campo se digitar cualquier comentario sobre el documento que se est creando. Botn Guardar.- Guarda la informacin actual siempre y cuando los campos obligatorios (*) contenga informacin. Botn Cerrar.- ofrece la opcin de cerrar la ventana actual almacenando o no los cambios realizados, para lo cual se mostrar el siguiente mensaje:
Fig. 1.1.37
Para salir y almacenar la informacin ingresada o los cambios realizados deberemos hacer clic en Si y para salir sin guardar en No, si an no queremos salir simplemente presionamos Cancelar. Botn O4N Acciones: Al presionar sobre este se muestran varias alternativas que describiremos a continuacin (Fig. 1.1.37):
Fig. 1.1.37
ADJUNTAR.- Al presionar esta opcin se presenta una pantalla adicional (Fig. 1.1.38), en ella se muestran los documentos almacenados dentro del PC, este cuadro
presenta alternativas de ordenamiento y localizacin de un archivo que facilitan la bsqueda de estos. Es importante indicar que solo pueden ser adjuntados archivos con extensin pdf. Para adjuntar un archivo primero lo ubicamos, segundo lo seleccionamos haciendo un clic sobre este y por ltimo presionamos el botn Select, o tambin haciendo doble clic sobre el archivo a anexar.
Fig. 1.1.38 Una vez que ha sido adjuntado un archivo, se presentar un mensaje de creacin del adjunto (Fig. 1.1.39).
Fig. 1.1.39 Para cerrar este aviso deberemos hacer clic en Aceptar.
ESCANEAR.- Esta opcin al ser elegida, presenta una nueva pantalla de captura de imgenes, en caso de que se desee escanear un documento (Fig. 1.1.40). Para poder digitalizar una imagen deber el usuario disponer de un escner.
Fig. 1.1.40
VER ADJUNTOS.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados. Al presionar en esta alternativa, se presenta un cuadro con todos los archivos que se encuentren adjuntos en el documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 1.1.41).
Fig. 1.1.41
ELIMINAR ADJUNTO.- Elimina un archivo que esta anexado. Al presionar en esta alternativa, se presenta un cuadro con todos los archivos que se encuentren adjuntos en el documento. Para eliminar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea eliminar (Fig. 1.1.42).
Fig. 1.1.42 Una vez que se ha eliminado un adjunto, se presenta el siguiente mensaje:
Fig. 1.1.43 Para cerrar el mensaje deberemos hacer clic en Aceptar. Es importante sealar que, finalizado el proceso para guardar un documento, y si este no posee ningn archivo adjunto, se presentar un aviso recordndole esto, cada vez que guarde, pero esto no ser un impedimento para hacerlo.
Fig. 1.1.40
1.2 Cajas Existentes

Muestra las cajas que el usuario ha creado, la vista est ordenada por la empresa a la que pertenece la caja, a continuacin vamos a indicar los componentes de la vista y a describir cada uno. Hay tres columnas al inicio que no tienen un ttulo en ella, en la primera se encuentra el nombre de las empresas para las que se creo la caja, la segunda muestra el ao para el que se cre la caja y en la tercera columna se visualizar el tipo de la caja. Columna No. Caja.- Es el nmero que tiene la caja creada. Columna Ttulo.- Muestra el nombre que el usuario le coloc a la caja. Columna Departamento.- Presenta el Departamento al que pertenece la caja. Columna Bodega.- Aqu se observa el nombre de la bodega en la que se va a ubicar la caja. Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde.
Fig. 1.2.1
1.3 Edicin de Documentos

Podemos editar un documento al hacer doble clic sobre este en la vista principal (Fig. 1.2.1), realizada esta accin se presenta la misma pantalla de Registro Documentacin pero con los campos completos con informacin, o por lo menos aquellos que son obligatorios en la seccin A (Control de Archivo Fig. 1.2.2).
Fig. 1.2.2 Esta opcin puede ser utilizada cuando una caja no est ocupada en un 100% y se desea crear ms carpetas, grupos y documentos en ella, o tambin cuando el usuario desea hacer alguna correccin a la informacin que se ha ingresado. Es muy importante recordar que una carpeta que abarque en ella un grupo, no puede ser modificada, as mismo un grupo que posea un documento tampoco puede cambiar. En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo:
Fig. 1.2.3 Cuando se hace doble clic en la carpeta, grupo o documento, se muestra la pantalla con los datos correspondientes a cada uno y aparecen en la parte superior dos botones (Fig. 1.2.4):
Fig. 1.2.4 Botn Editar Documento.- En el momento de hacer clic sobre este los campos cambiaran a estado de edicin, es decir, se podr digitar datos dentro de ellos, posterior a esta accin este botn se oculta y se presenta un nuevo botn con la etiqueta Guardar. Nuevamente es importante recalcar que si el registro no puede ser editado, simplemente el botn Editar Documento no se ocultar y de hecho tampoco mostrar el botn Guardar. Botn Guardar.- Guarda los cambios realizados. Botn Cerrar.- Al hacer clic sobre este el sistema cerrar la ventana si no se ha realizado ningn cambio, caso contrario se presentar una pantalla adicional en la que le consulta al usuario si desea grabar los cambios realizados (Fig. 1.2.5).
Fig. 1.2.5 Deberemos hacer clic en Si para salir guardando los cambios y en No para cerrar el documento sin guardar las modificaciones, si an no queremos salir simplemente presionamos Cancelar.
Captulo 2
2.- VISUALIZACIN DE DOCUMENTOS

En esta seccin el usuario puede visualizar los documentos creados en la aplicacin por el tipo de ordenamiento que resulte conveniente y gil para el, adems en ella existe ayudas visuales como por ejemplo: Grfico 1.- Esta figura indica que es una carpeta.
Grfico 2.- La imagen indica que es un grupo.
Grfico 3.- Esta imagen indica que tiene un documento adjunto.
A continuacin se describirn cada una de las opciones que existe dentro de esta seccin.
2.1 Documentos Contables

Esta vista est ordenada por documentos contables que han sido creados en la aplicacin y son solo estos los que pueden ser visualizados (Fig. 2.1.1). Al observar la pantalla podemos notar que ninguna columna tiene una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Es el tipo del documento contable. Columna 2.- Si el tipo de la caja es real presenta el cdigo de la empresa a la que pertenece la caja, pero si es virtual, muestra la descripcin o ttulo de la caja. Columna 3.- Presenta el ao de la caja. Columna 4.- Aqu se observa el nombre o razn social de la institucin que emiti el documento y en caso de que no este definido, simplemente se exhibir el siguiente texto: Sin Valor Definido. Columna 5.- Es el nmero del mes en que fue emitido el documento.
Columna 6.- Icono del documento. Columna 7.- Este campo presenta informacin nicamente relacionada con el documento, estos pueden ser la fecha, el tipo, el nmero, la referencia y el importe. Columna 8.- Aqu se observa el nmero de archivos adjuntos al documento.
Fig. 2.1.1 Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentr an anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.1.2).
Fig. 2.1.2 Cabe aclarar que al hacer doble clic sobre un documento, este puede ser editado.
2.2 Por ndice

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por la empresa a la que pertenecen. (Fig. 2.2.1). Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra el nombre de la empresa. Columna 2.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 3.- Aqu observamos el nombre del departamento.. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.
Fig. 2.2.1 Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.2.2).
Fig. 2.2.2 Cabe aclarar que al hacer doble clic sobre un documento, este puede ser editado. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 30 -
2.3 Por Departamento

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por el departamento de la empresa a la que pertenecen. (Fig. 2.3.1). Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra el nombre del departamento de una empresa. Columna 3.- Aqu observamos el nombre la empresa a la que pertenece el departamento. Columna 3.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.
Fig. 2.3.1
Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.3.2).
2.4 Por Tipo de Documento

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por el tipo de documento. (Fig. 2.4.1). Al observar la pantalla podemos notar que ninguna columna tiene una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Es el tipo del documento. Columna 2.- Presenta el nombre de la empresa a la que pertenece la caja. Columna 3.- Muestra el ao de la caja. Columna 4.- Aqu se observa el departamento de la empresa a la cual pertenece la caja. Columna 5.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 6.- En esta columna podemos observar el nmero secuencial de la carpeta, en caso de que no lo posea se presentar el cero, adems se visualizar la descripcin, subdescripcin, referencia y nmero de la carpeta.
Columna 7.- Este campo refleja la descripcin o detalle del grupo. Columna 8.- Icono del documento. Columna 9.- Este campo presenta informacin nicamente relacionada con el documento, estos datos pueden variar de acuerdo al tipo de documento que se haya escogido y los datos que este contenga. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.
Fig. 2.4.1 Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.4.2).
2.5 Por Titulo de la Caja

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por el Ttulo de la caja. (Fig. 2.5.1).
Fig. 2.5.1 A continuacin detallaremos la informacin que se presenta: Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search.
Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Presenta el ttulo de la caja. Columna 2.- Muestra el nombre de la empresa. Columna 3.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 4.- Aqu observamos el nombre del departamento. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento. Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todo s los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.5.2).
2.6 Por Fecha de Caducidad

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por la fecha de caducidad de la caja. (Fig. 2.6.1). Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra la fecha de finalizacin para la caja. Columna 2.- Muestra el nombre de la empresa. Columna 3.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 4.- Aqu observamos el nombre del departamento. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.
Fig. 2.6.1
Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.6.2).
2.7 Por Catlogos

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por la los catlogos de la caja. (Fig. 2.7.1). Al observar la pantalla podemos notar que ninguna columna tiene una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Presenta la descripcin del catalogo que contiene el documento y sus dimensiones. Columna 2- Muestra el nombre de la empresa si el tipo de caja es Real, caso contrario presenta la descripcin o ttulo de la caja. Columna 3.- Esta columna presenta el ao de la caja. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 37 -
Columna 4.- Aqu se observa el nombre o razn social de la institucin que emiti el documento y en caso de que no este definido, simplemente se exhibir el siguiente texto: Sin Valor Definido. Columna 5.- Es el nmero del mes en que fue emitido el documento. Columna 6.- Icono del documento. Columna 7.- Este campo presenta informacin nicamente relacionada con el documento, estos pueden ser la fecha, el tipo, el nmero, la referencia y el importe. Columna 8.- Aqu se observa el nmero de archivos adjuntos al documento.
2.8 Por Ubicacin Fsica

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por la los catlogos de la caja. (Fig. 2.8.1). Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Esta columna presenta el nombre o descripcin de la bodega en caso de existir los datos, caso contrario aparecer el siguiente texto: Sin Ubicacin Fsica Definida. Columna 2.- Muestra el nombre de la empresa. Columna 3.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 4.- Aqu observamos el nombre del departamento. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento. Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 39 -
Fig. 2.8.1 Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.8.2).
2.9 Por Ao
Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por el Ao de la caja (Fig. 2.9.1). Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Presenta el ao de la caja. Columna 2.- Muestra el nombre de la empresa. Columna 3.- Aqu observamos el nombre del departamento.. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.
Fig. 2.9.1 Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search.
Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Botn Ver Adjuntos.- Nos brinda la opcin de observar los archivos que se encuentran anexados a un documento, por tanto, primero debemos colocarnos sobre el documento que tiene los adjuntos que deseamos ver, seguidamente presionamos en el botn Ver Adjuntos, esto hace que se presente un cuadro con todos los archivos que se encuentran anexados al documento. Para visualizar uno de ellos, se lo selecciona con un clic sobre el y se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el archivo que se desea ver (Fig. 2.9.2).
2.10 Por Autor

Esta vista muestra todos los documentos creados en la aplicacin y est organizada por el Ao de la caja (Fig. 2.10.1). Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra el nombre del usuario o persona que cre el documento. Columna 2.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 3.- Aqu observamos el nombre del departamento.. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 42 -
Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.
Fig. 2.10.2 Cabe aclarar que al hacer doble clic sobre un documento, este puede ser editado. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 43 -
Captulo 3
3.- SOLICITUDES
Esta parte del men, le brinda al usuario la oportunidad de requerir un documento que ha sido almacenado. Seguidamente se va a explicar de manera detallada como el usuario puede solicitar una carpeta, un grupo o un documento.
Fig. 3.1 En el men tenemos dos opciones dentro de SOLICITUDES, Solicitar y Solicitadas, en la opcin Solicitar se presenta una vista con todos los documentos que han sido almacenados, esta vista est ordenada por el nombre de la empresa perteneciente al grupo Synergy. A continuacin se van a describir cada uno de los componentes de la vista (Fig. 3.1). Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos.
Columna 1.- Muestra el nombre de la empresa. Columna 2.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 3.- Aqu observamos el nombre del departamento. Columna Cajas.- Exhibe el nmero de la caja, el ttulo, y el tipo de caja. Columna 5.- En esta columna observamos un icono que identifica a una carpeta. Columna 6.- Icono para denotar a un grupo. Columna 7.- Este campo refleja el nmero secuencial que se le asigna a una carpeta, si existe algn error va a presentar por defecto el nmero cero. Columna carpetas Grupos - Documentos.- Presenta los datos referentes a la carpeta creada, si esta contiene un grupo o varios grupos tambin los muestra y por ltimo muestra informacin pertenecientes a este grupo. Columna 9.- Icono del documento. Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento. Botn Solicitar: Su funcin es realizar una nueva solicitud.
3.1 Iniciar Solicitud

Para solicitar un documento, un grupo o una carpeta, primero debemos seleccionarla en la vista principal (Fig. 3.1) haciendo sobre este un solo clic y luego presionar el botn Solicitar, una vez realizadas estas acciones se va a presentar el formulario para la Solicitud de Documentacin, varios de sus campos muestran datos heredados del documento, grupo o carpeta que estamos solicitando (Fig. 3.1.1).
Fig. 3.1.1
Seguidamente se detalla cada uno de los componentes del formulario. Campo Empresa: Campo que muestra automticamente el nombre de la empresa a la que pertenece el documento que se va a solicitar. Campo Departamento: Presenta automticamente el nombre del departamento de la empresa al que pertenece el documento que se va a solicitar. Campo Caja: Es el nmero de caja que contiene el documento a solicitarse, este campo se llena automticamente. Campo Bodega: Al igual que en los campos anteriormente descritos, este tambin aparece automticamente lleno, este hereda el dato de la bodega en la que se encuentra la caja que contiene el documento a solicitarse. Campo Tipo de Solicitud: Este campo debe ser llenado obligatoriamente por el usuario y eso lo indica el asterisco (*) junto a este. El dato a ingresar se debe seleccionar de una lista que despliega dos alternativas, a continuacin se explica cada una de estas: Copia Controlada.- Se elige esta opcin cuando el usuario solo desea una copia del documento. Documentacin Fsica.- En este caso el usuario deber elegirlo en caso de que se desee el documento original.
Fig. 3.1.2 Campo Entregar En: Al igual que el anterior este campo es obligatorio e indica en que lugar se va a entregar el documento solicitado.
Fig. 3.1.3 Campo Observaciones: Aqu el usuario deber ingresar el motivo del requerimiento. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 46 -
Lista de Documentacin Solicitada: En esta parte se indica la descripcin de la carpeta, grupo o documento seleccionado. El usuario puede elegir varias carpetas, grupos o documentos, si estos se encuentran dentro de una misma caja (Fig. 3.1.4).
Fig. 3.1.4
Si de los documentos, grupos o carpetas que se eligi, se requiere eliminar uno de ellos que no necesitamos, nicamente lo seleccionamos con un clic y presionamos en Eliminar e inmediatamente este desaparece de esta lista. Una vez que se completado la informacin del formulario el usuario tiene tres opciones a elegir, a continuacin explicaremos cada una. Botn Cerrar.- Cierra el formulario de solicitud cuando no queremos seguir con esta, si se opta por cerrar y guardar la informacin que se encuentra, lo har solo si todos los campos obligatorios han sido previamente llenados y esto significa que el estado de la solicitud ser pendiente y se ubicar en la vista SOLICITADAS. Botn Solicitar.- Al presionar sobre este, la solicitud contina con su proceso, es decir es enviada al Departamento de Control de Documentos una notificacin, si el tipo de requerimiento es Documentacin Fsica, caso contrario, si el tipo es Copia Controlada se enva la notificacin al originador de la solicitud y posteriormente la pantalla se cierra, y en este momento, estos desaparecen de la vista SOLICITAR hasta que el proceso de la solicitud haya concluido.
Fig. 3.1.5
Botn Exportar.- Este botn nos brinda la opcin de remitir la informacin de los documentos solicitados a un archivo de Excel, el formato de este archivo ha sido previamente diseado y estandarizado para que pueda ser impreso y posteriormente firmado. De esta manera un usuario realiza la solicitud de la documentacin, ahora continuaremos explicando el proceso de acuerdo al Tipo de Solicitud seleccionada.
3.1.1 Copia Controlada

Una copia Controlada es simplemente, un duplicado del documento sellado por el Departamento de Control de Documentos, el sello validar la copia, caso contrario esta no servir. Una vez que el usuario realiza una solicitud, el Departamento de Control de Documentos, es notificado y este puede verla en la vista denominada Solicitadas, esta vista esta organizada por fecha y seguidamente describiremos cada uno de sus componentes:
Fig. 3.1.1.1 Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 48 -
Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra la fecha en la que fue enviada la solicitud al Departamento de Control de Documentos. Columna Solicitada Por.- Esta columna presenta nombre de la persona que realiza la solicitud. Columna Tipo.- Aqu podemos observar el tipo de solicitud que se realice. Columna Entregar En.- Exhibe el lugar en el que el usuario desea que se entregue la informacin solicitada. Columna Estado.- Esta columna muestra el estado en el que se encuentra la solicitud. Si la columna Tipo contiene la informacin COPIA CONTROLADA procederemos a seleccionarlo haciendo doble clic sobre este, una vez realizado esto se presenta el formulario de Solicitud de Documentos con toda la informacin que fue ingresada en un inicio. El Departamento de Control de Documentos, determinar si la solicitud es aprobada o rechazada, para ello deber presionar sobre la opcin que se desea en el men superior.
Fig. 3.1.1.2
Seguidamente se detallar cada alternativa: Botn Cerrar.- Cierra la pantalla actual. Botn Aprobar.- Al presionar sobre este botn se enva una notificacin al originador de la solicitud, indicndole que ha sido aprobada y el estado de esta en la vista SOLICITADAS cambiar a APROBADA.
Fig. 3.1.1.3 Botn Rechazar.- Si presionamos sobre el botn rechazar, se desplegar un cuadro de texto en el cual nos pedir que ingresemos un motivo del rechazo, no olvidemos que esto lo puede hacer exclusivamente el departamento de Control de Documentos
Fig. 3.1.1.4 Luego de ingresar el motivo y presionar en el botn OK, se enva una notificacin al originador de que la solicitud ha sido rechazada y su estado en la vista SOLICITADAS cambiar a RECHAZADA.
Fig. 3.1.1.5
3.1.2 Documento Original

Cuando requerimos un Documento Original, tenemos que realizar la misma solicitud pero el proceso de requerimiento de este es distinto. Primero el usuario realiza la solicitud y cuando es enviado el Departamento de Control de Documentos, es notificado y este puede verla en la vista denominada SOLICITADAS, esta vista esta organizada por fecha. Seguidamente describiremos cada uno de sus componentes: Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra la fecha en la que fue enviada la solicitud al Departamento de Control de Documentos. Columna Solicitada Por.- Esta columna presenta nombre de la persona que realiza la solicitud. Columna Tipo.- Aqu podemos observar el tipo de solicitud que se realice. Columna Entregar En.- Exhibe el lugar en el que el usuario desea que se entregue la informacin solicitada. Columna Estado.- Esta columna muestra el estado en el que se encuentra la solicitud.
Fig. 3.1.2.1
Si la columna Tipo contiene la informacin DOCUMENTACIN FSICA procederemos a seleccionarlo haciendo doble clic sobre este, una vez realizado esto se presenta el formulario de Solicitud de Documentos con toda la informacin que fue ingresada en un inicio.
CONTROL DE DOCUMENTOS
El Departamento de Control de Documentos, determinar si la solicitud es aprobada o rechazada.
Fig. 3.1.2.2 Seguidamente se detallar cada alternativa: Botn Cerrar.- Cierra la pantalla actual. Botn Aprobar.- Al presionar sobre este botn, se enva una notificacin a los Administradores de la bodega (Fig. 3.1.2.3), indicndole que ha sido aprobada por el departamento Control de Documentos y el estado de esta, en la vista SOLICITADAS, cambiar a POR DESPACHAR.
Fig. 3.1.2.3
Botn Rechazar.- Si presionamos sobre el botn rechazar, se desplegar un cuadro de texto en el cual nos pedir que ingresemos un motivo del rechazo, no olvidemos que esto lo puede hacer exclusivamente el departamento de Control de Documentos.
Fig. 3.1.2.4
Luego de ingresar el motivo y presionar en el botn OK, se enva una notificacin al originador de que la solicitud ha sido rechazada y su estado en la vista SOLICITADAS cambiar a rechazada.
Fig. 3.1.2.5
ADMINISTRADOR DE LA BODEGA
Una vez que tiene el estado por Despachar, revisar la solicitud el administrador de bodega y podr decidir entre cerrarla, despacharla o cancelarla (Fig. 3.1.2.6), para esto deber abrir el documento que le ha sido enviado haciendo doble clic sobre este en la vista SOLICITADAS.
Fig. 3.1.2.6
A continuacin detallamos las alternativas que tiene el Administrador de la bodega: Botn Cerrar.- Al hacer clic sobre este el sistema cerrar la ventana si no se ha realizado ningn cambio, caso contrario, se presentar una pantalla adicional en la que le consulta al usuario si desea grabar los cambios realizados (Fig. 3.1.2.7).
Fig. 3.1.2.7 Deberemos hacer clic en Si para salir guardando los cambios y en No para cerrar el documento sin guardar las modificaciones, si an no queremos salir simplemente presionamos Cancelar. Botn Despachar.- Al hacer clic en este, se despliega un aviso, este le indica al originador que la solicitud fue despachada (Fig. 3.1.2.7.8), y por tanto el estado de esta en la vista SOLICITADAS cambiar a DESPACHADA.
Fig. 3.1.2.8 Es importante indicar que para ser despachada la solicitud, se debe colocar la fecha de devolucin del documento a la bodega. Botn Cancelar.- Si presionamos sobre el botn cancelar, se desplegar un cuadro de texto en el cual nos pedir que ingresemos un motivo para la cancelacin, no olvidemos que esto lo puede hacer exclusivamente el Administrador de la Bodega (Fig. 3.1.2.9).
Fig. 3.1.2.9
Luego de ingresar el motivo y presionar en el botn OK, se enva una notificacin al originador de que la solicitud ha sido cancelada y su estado en la vista SOLICITADAS cambiar a CANCELADA.
Fig. 3.1.2.10 Una vez que en la vista SOLICITADAS el estado es DESPACHADA, nicamente el originador puede abrir el documento de solicitud y realizar las acciones que se presentan (Fig. 3.1.2.10):
ORIGINADOR
Fig. 3.1.2.11 Botn Cerrar.- Cierra la pantalla. Botn Recibida.- Este botn se presionar una vez que el usuario haya recibido el requerimiento de manera fsica, y ese instante el estado en la vista SOLICITADAS ser
RECIBIDA.
Fig. 3.1.2.12
ADMINISTRADOR DE LA BODEGA
Continuando con el proceso de solicitud de Documentacin Fsica, el requerimiento retorna con el estado RECIBIDA, al Administrador de la bodega y este tiene dos alternativas que se van a describir a continuacin:
Fig. 3.1.2.12 Botn Cerrar.- Cierra la pantalla. Botn Procesada.- Este botn se presionar una vez que el originador devuelva el requerimiento de manera fsica a la bodega lo cual concluye con el proceso de solicitud y los documentos solicitados retornan a la vista SOLICITAR.
Captulo 4
4.- TRANSFERENCIAS
En este captulo vamos a encontrar una explicacin paso a paso para llevar a cabo una transferencia. Al hablar de transferencias estamos hablando del cambio de lugar fsico de una caja, cualquiera que sea su estado.
Fig. 4.1 En el men tenemos dos opciones para visualizar las transferencias realizadas, Todas y Por Recepcin, en la pantalla que muestra la opcin Todas se presenta un botn en la parte superior que se denomina Nueva Transferencia.
Fig. 4.2
4.1 Iniciar Transferencia

Al presionar el botn Nueva Transferencia (Fig. 4.2), se presenta el formulario en el cual el usuario o responsable deber llenar la informacin requerida. Seguidamente se encuentra el detalle de cada uno de los componentes del formulario de transferencias.
Fig. 4.1.1
SECCION A: DATOS GENERALES

Campo Enviado por: Automticamente muestra el nombre del usuario del sistema, adems es importante indicar que este campo no puede ser modificado.
Campo Fecha de Envo: Presenta por defecto la fecha actual del sistema, sin embargo y si se piensa realizar otro da la transferencia, se puede cambiar la fecha haciendo clic sobre el cuadrito en el lado derecho de la caja de texto (Fig. 4.1.2A).
Fig. 4.1.2A
Posterior a esto se puede escoger cualquier da del mes o ao (Fig. 4.1.3A).
Fig. 4.1.3A Campo Bodega Origen: Muestra un listado de las bodegas existentes para el grupo Synergy. De esta lista se elegir la bodega en la cual se encuentren las cajas que se vayan a transferir (Fig. 4.1.4A). Para seleccionar una de ellas, primero se hace un clic sobre la alternativa que se desee y luego presionamos el botn OK, o haciendo doble clic en la opcin deseada.
Fig. 4.1.4A
Campo Bodega Destino: Muestra un listado de las bodegas existentes para el grupo Synergy. De esta lista se elegir la bodega a la cual se piensa trasladar las cajas (Fig. 4.1.5A). Para seleccionar una de ellas, primero se hace un clic sobre la alternativa que se desee y luego presionamos el botn OK, o haciendo doble clic en la opcin deseada.
Fig. 4.1.5A Campo Forma Transferencia: Al igual que en los campos anteriores, tambin se despliega un listado con las diferentes formas de trasladar una caja (Fig. 4.1.6A). Para seleccionar una de ellas, primero se hace un clic sobre la alternativa que se desee y luego presionamos el botn OK, o haciendo doble clic en la opcin deseada.
Fig. 4.1.6A Es importante indicar que no es permitido por el sistema llenar la seccin B, si alguno de los campos obligatorios (*) de la seccin A, estn en blanco.
SECCION B: LISTA DE CAJAS

Botn Aadir Cajas.- Una vez completado los datos en la seccin A, hacemos clic sobre el botn Aadir Cajas e inmediatamente se nos despliega un listado de cajas disponibles en la bodega elegida como origen. La lista muestra la empresa para la cual se creo esa caja, el ao, el ttulo y el departamento para el cual fue creada la caja.
Fig. 4.1.2B Para seleccionar varias cajas, nicamente tenemos que hacer un clic en el margen izquierdo, esto har que se coloque un visto junto a la caja elegida, tal como se muestra la (Fig. 4.1.2B), una vez que ya estn selectas todas las cajas que se van a transferir presionamos el botn OK e inmediatamente se aadirn estos registros a la Lista de Cajas Disponibles. Lista de Cajas Despachadas.- Es un listado de todas las cajas que fueron seleccionadas para el despacho de las mismas (Fig. 4.1.3B).
Fig. 4.1.3B Los campos que presenta la vista se describirn a continuacin. Columna No. Caja: Es el nmero de la caja. Columna Ao: Presenta el ao de la caja. Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 61 -
Columna 3: Muestra un icono que puede variar dependiendo del estado de la transferencia, pero al inicio siempre va a presentar un signo de admiracin ( ). Columna Ttulo: Aqu se puede observar el nombre o ttulo de la caja. Columna Empresa: Esta columna muestra el nombre de la empresa. Log de Recepcin de Cajas.- Muestra un historial con el usuario, fecha y hora de la recepcin de las cajas, obviamente cuando estas ya son receptadas, adems presenta el detalle de cada caja, su nmero, el ao, y la empresa origen. Botn Guardar.- Guarda los cambios realizados. Botn Cerrar.- Al hacer clic sobre este el sistema cerrar la ventana si no se ha realizado ningn cambio, caso contrario se presentar una pantalla adicional en la que le consulta al usuario si desea grabar los cambios realizados (Fig. 4.1.2).
Fig. 4.1.2 Deberemos hacer clic en Si para salir guardando los cambios y en No para cerrar el documento sin guardar las modificaciones, si an no queremos salir simplemente presionamos Cancelar. Botn Iniciar Transferencia.- Al presionar este botn inicia el proceso de transferencia y presenta el siguiente mensaje.
Fig. 4.1.3 Al hacer clic en el botn Aceptar la pantalla que contiene el formulario se cierra. Es importante recalcar que el botn Iniciar Transferencia se hace visible nicamente despus de elegir las cajas que van a ser transferidas.
Fig. 4.1.4 Seguidamente se detalla cada uno de las columnas de la vista. Columna 1: Presenta el nombre de la bodega origen de la transferencia. Columna Fecha de Envo: Muestra la fecha de envo de la transferencia. Columna Tipo: Ensea la forma de transferencia elegida. Columna Destino: Como su nombre lo indica presenta el nombre de la bodega destino. Columna 5: Muestra un icono que puede varia dependiendo del estado de la transferencia. Si la transferencia est finalizada se observa un visto verde. Si la transferencia se encuentra pendiente se visualiza un sigo de admiracin.
4.2 Recepcin de Cajas

Una vez que llegue al lugar de destino las cajas fsicas, ingresamos al sistema y en la vista Transferencias Todas, ingresamos haciendo un clic, luego observamos el registro que nos corresponde y observamos que su estado est pendiente, posterior a esto hacemos doble clic sobre este para abrir el documento. Al realizar estos pasos se desplegar el formulario con todos los datos ingresados el momento de realizar la transferencia (Fig. 4.2.1).
Fig. 4.2.1 A continuacin vamos a explicar cada uno de los componentes del formulario:
SECCION A: DATOS GENERALES

Campo Enviado por: Muestra el nombre del usuario del sistema, y es importante indicar que este campo no puede ser modificado. Campo Fecha de Envo: Presenta la fecha en la que se realiz la transferencia (Fig. 4.2.2A).
Fig. 4.2.2A
Campo Bodega Origen: Muestra el nombre de la bodega de la cual van a ser transferidas las cajas. Campo Bodega Destino: Muestra el nombre de la bodega que va a recibir la transferencia de cajas. Campo Forma Transferencia: Despliega la forma de traslado de las cajas Campo Observaciones: Campo de texto en el cual se puede ingresar comentarios.
SECCION B: LISTA DE CAJAS

Lista de Cajas Despachadas.- Es un listado de todas las cajas que fueron seleccionadas para el despacho de las mismas (Fig. 4.2.2B).
Fig. 4.2.2B Las columnas que presenta la vista se describirn a continuacin. Columna No. Caja: Es el nmero de la caja. Columna Ao: Presenta el ao de la caja. Columna 3: Muestra un icono que puede variar dependiendo del estado de la transferencia, pero al inicio siempre va a presentar un signo de admiracin ( ). Columna Ttulo: Aqu se puede observar el nombre o ttulo de la caja. Columna Empresa: Esta columna muestra el nombre de la empresa.
Recibir Cajas : Esta es una de las opciones que se le va a presentar al usuario o persona responsable de la recepcin de las cajas a transferirse. Al hacer clic en esta alternativa, se nos presenta una caja de texto con la lista de Cajas Disponibles y la persona responsable de la recepcin tendr que verificar si estas corresponden con las cajas fsicas que le llegaron, si se corresponden entre si las marcar haciendo clic en el margen izquierdo de cada una de ellas y seguidamente se presionar sobre el botn OK.
Fig. 4.2.3B Al realizar esto se puede observar que en el contenido de la Lista de Cajas Despachadas, desaparecen aquellas que ya fueron marcadas como recibidas y el Log de Recepcin de cajas muestra los datos de la recepcin como son: el nombre del responsable de la recepcin, la fecha, el nmero de la caja, el ao de la caja y la empresa (Fig. 4.2.4B).
Fig. 4.2.4B Caja Extraviada : Esta es otra de las opciones que se le va a presentar al usuario o persona responsable de la recepcin de las cajas a transferirse. Al hacer clic en esta alternativa, se nos presenta una caja de texto en la que ingresaremos el motivo del extravo (Fig. 4.2.5B).
Fig. 4.2.5B Una vez realizado esto, se presenta un cuadro con la Lista de Cajas Disponibles y la persona responsable de la recepcin, marcar aquellas que se hayan extraviado haciendo clic en el margen izquierdo de cada una de ellas, seguidamente se presionar sobre el botn OK (Fig. 4.2.6B).
Fig. 4.2.6B
Al realizar esto se puede observar que en el contenido de la Lista de Cajas Despachadas, aparecen aquellas que ya fueron marcadas como extraviadas con un grfico o icono diferente ( ) al signo de admiracin que presentaban (Fig. 4.2.4B).
Fig. 4.2.7B Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 67 -
Aprobar Cajas Extraviadas : Cuando una o varias cajas se extravan, la persona que inici la transferencia tendr la opcin Aprobar las Cajas Extraviadas, haciendo clic en esta alternativa, seguidamente se presenta una caja de texto en la que ingresaremos el un comentario (Fig. 4.2.8B).
Fig. 4.2.8B Una vez realizado esto, se presenta un cuadro con la Lista de Cajas Disponibles pero extraviadas y la persona responsable de la recepcin, marcar aquellas que se apruebe su extravo haciendo clic en el margen izquierdo de cada una de ellas, seguidamente se presionar sobre el botn OK (Fig. 4.2.9B).
Fig. 4.2.9B Al realizar esto se puede observar que en el contenido de la Lista de Cajas Despachadas, aparecen aquellas que fueron aprobadas su extravo con un grfico o icono diferente ( ) a la flecha de color azul que presentaban (Fig. 4.2.10B).
Fig. 4.2.10B
Log de Recepcin de Cajas.- Muestra un historial con el usuario, fecha y hora de la recepcin de las cajas, obviamente cuando estas ya son receptadas, adems presenta el detalle de cada caja, su nmero, el ao, y la empresa origen. Botn Guardar.- Guarda los cambios realizados. Botn Cerrar.- Al hacer clic sobre este el sistema cerrar la ventana si no se ha realizado ningn cambio, caso contrario se presentar una pantalla adicional en la que le consulta al usuario si desea grabar los cambios realizados (Fig. 4.2.2).
Fig. 4.2.2 Deberemos hacer clic en Si para salir guardando los cambios y en No para cerrar el documento sin guardar las modificaciones, si an no queremos salir simplemente presionamos Cancelar. Botn Notificar.- Enva un mail de aviso a los administradores de la bodega origen sobre la recepcin de las cajas y cierra el formulario de transferencia (Fig. 4.2.3).
Fig. 4.2.3 Av. Coln E41-05 y 9 de Octubre Edificio Solamar, Piso 3 Oficina 306 Tel: 2501286 Quito Ecuador - 69 -
Botn Notificar Aprobacin de Extravo.- Enva un mail a los administradores de la Bodega Destino, informndoles del extravo de las cajas y cierra el formulario de transferencia (Fig. 42.4).
Fig. 4.2.4
Botn Finalizar.- Se escoge este botn para finalizar una transferencia, y esto debe hacerlo el usuario que recepta las cajas una vez que no exista ningn pendiente con las mismas. De existir algn proceso incompleto, aparecer un aviso, el cual indica que es imposible finalizar la transferencia (Fig. 4.2.5), caso contrario se cerrar la pantalla como signo de que se termin el proceso.
Fig. 4.2.5
4.3 Visualizacin de Cajas Receptadas

Como ya mencionamos anteriormente, dentro del men Transferencias, existe una alternativa denominada Por Recepcin, al hacer clic sobre esta se presentar la siguiente pantalla:
Fig. 4.3.1
A continuacin se detallaran los componentes de esta vista: Campo Search for.- En este cuadro de texto el usuario puede ingresar alguna palabra, smbolo, nmero o letra que desee buscar y posterior a esto hacer clic sobre el botn Search. Es importante indicar que para realizar una bsqueda el crculo junto a la palabra Indexed debe estar de color verde. Al observar la pantalla podemos notar que algunas columnas no tienen una descripcin o ttulo, pero sin embargo es muy cmodo identificar los datos. Columna 1.- Muestra la fecha en la que fue receptada la transferencia. Columna 2.- Presenta el nombre de la bodega destino. Columna 3.- Ensea el nombre de la empresa. Columna 4.- Esta columna presenta el ao de la caja. Columna 5.- Exhibe el tipo de la caja, sea este Real o Virtual. Columna No. Caja.- Despliega el nmero de la caja. Columna Ttulo.- En esta columna observamos el nombre que identifica a una carpeta. Columna Departamento.- Nombre del Departamento. Columna Bodega.- Muestra el nombre de la bodega destino
Captulo 5
5.- BSQUEDA DE DOCUMENTOS

En este capitulo se le explicar al usuario las alternativas o criterios de bsqueda que tiene la aplicacin para localizar un documento. A continuacin se presenta la pantalla principal para realizar una bsqueda.
Fig. 5.1
5.1 CRITERIOS DE BSQUEDA

Un documento contiene varios datos que lo identifican de los dems y en conjunto son un filtro y por tanto ayudan a minimizar los resultados de una bsqueda, cabe recalcar que ninguno de ellos es obligatorio pero mientras ms datos se coloquen se reduce los resultados de la bsqueda.
Seguidamente se detallan los campos que componen el formulario de bsquedas: Campo Empresa: Presenta una lista con el nombre de las empresas del grupo Synergy, se deber elegir aquella que tiene relacin con el documento que estamos buscando.
Fig. 5.2 Campo Ao: Al igual que el campo anterior muestra una lista con los aos de creacin de las cajas, de estos seleccionaremos el ao de la caja que contiene el documento que se est buscando.
Fig. 5.3
Campo Departamento: Se despliega un listado que contiene los diferentes departamentos de las Empresas del Grupo Synergy, de esta lista elegiremos la que contenga el documento a buscarse.
Fig. 5.4
Campo Cajas: Ensea en el un listado de las cajas, de las cuales elegiremos la caja que contenga el documento. En caso de no existir cajas para la empresa que elegimos anteriormente, se muestra en el cuadro un mensaje de que No existen Cajas.
Fig. 5.5 Campo Tipo: Exhibe un listado con todos los tipos de documento que han sido utilizados en la aplicacin, cada uno de ellos despliega un campo adicional que identifica al documento, como su cdigo, nmero, etc., pero es importante indicar que este campo tampoco es obligatorio.
Fig. 5.6
Campo Entregado por: Este campo muestra un cuadro de dialogo para que seleccionemos el nombre de la persona que entreg la caja en donde se almacen el documento.
Fig. 5.7
Campo Autorizado por: Aqu se presenta un cuadro de dialogo para que seleccionemos el nombre de la persona que autorizo el uso de la caja en donde se almacen el documento.
Fig. 5.8
Campo Por Catalogo: Al habilitar este campo, se despliega uno adicional con la etiqueta dimensin #1, esta presenta un listado que se va a relacionar directamente con la empresa anteriormente elegida, caso contrario no mostrar ningn dato. Posteriormente y si existen datos podremos escoger uno de ellos.
Fig. 5.9
Campo Que contenga: Aqu se puede digitar la palabra o palabras que recordemos y creamos que contiene el documento a buscarse.
Botn Buscar: Cuando se presiona el botn Buscar inicia el proceso de bsqueda dentro de la aplicacin y nicamente se presentarn los registros cuyos datos correspondan con los parmetros que el usuario detallo.
Fig. 5.10
Fig. 5.11 Los resultados se presentan en la parte inferior del cuadro de opciones de la bsqueda (Fig. 5.11) y de acuerdo a esto se presenta un botn con la etiqueta Abrir el Reporte ( ), al presionar sobre este, se presenta una cuadro adicional, que muestra el detalle de los resultados encontrados (Fig. 5.12).
Fig. 5.12 Para visualizar un documento, se hace clic sobre este y posteriormente se presiona el botn OK, o con doble clic sobre el documento elegido.
Captulo 6
6. ADMINISTRACIN
Es una parte de la aplicacin que va a tener restriccin en cuanto a su acceso, es decir, se visualizar nicamente en el men de aquellos que tengan un perfil de administradores.
6.1 Perfil de la Aplicacin

Por medio de esta seccin, el administrador o responsable de la aplicacin, puede modificar los datos de enlace con otras bases de datos, sus paths, nombre del servidor de la aplicacin, etc., y esto puede afectar el funcionamiento correcto de esta aplicacin (Fig. 6.1).
Fig. 6.1 A continuacin se detallan los campos que componen el formulario como son: Campo URL Servidor: Como su nombre lo indica es el URL o direccin del servidor que va a utilizarse para la conexin web.
Campo Nombre del Servidor: Es el nombre del servidor en el cual estn instaladas todas las bases de datos relacionadas con la aplicacin. Campo Path Datos Bsicos: Direccin de la aplicacin Datos Bsicos en el directorio Lotus. Campo Path Archivo Digital: Direccin de la base aplicacin Archivo Digital en el directorio Lotus. Campo Path Control de Tramites: Direccin de la aplicacin Control de Trmites en el directorio Lotus. Campo Path Delegaciones: Direccin de la aplicacin Delegaciones en el directorio Lotus. Campo Secretario General Ancon: Nombre de la persona cuyo cargo o funcin es Secretario General de Ancon. Campo Secretario General Quito: Nombre de la persona cuyo cargo o funcin es Secretario General de Quito. Campo Mail Control de Documentos: Es la direccin del mail de Control de Documentos. Campo Ao Vigente: Se presenta el ao que est transcurriendo. Campo Cdigo Carpetas O4N: Es un nmero que O4N le asigna a las carpetas, este campo es incremental. Campo Cdigo Documentos O4N: Es un nmero que O4N le asigna a los documentos, este campo es incremental. Campo Direccin URL Servidor O4N: Es la direccin del servidor en la que est instalada la aplicacin O4N que va a utilizarse para los usuarios web. Campo Usuario O4N: Muestra el nombre del usuario O4N. Campo Clave Usuario O4N: En este campo se digita la contrasea que va a ser utilizada por O4n. Campo Path Links Servidor: Direccin en la que se va almacenar temporalmente los archivos ndl. Campo Solicitud de Documentos: En este campo se presenta adjunta una hoja de Excel, con el formato que se utiliza para solicitar un documento.

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2008

Seidlitz Software Ca. Ltda.

Sistema Documental ARCHIVO DIGITAL

1.1 Nuevo Registro

Un nuevo documento o registro muestra dos secciones, A y B.

SECCION A: CONTROL DE ARCHIVO

SECCION B: DETALLE DE LOS DOCUMENTOS

Grfico 2.- La imagen indica que es un grupo.

Grfico 3.- Esta imagen indica que tiene un documento adjunto.

1.1.1 Nuevo Grupo

1.1.2 Nuevo Documento

Fig. 1.1.32 Si no es introducido ningn cdigo se despliega el siguiente aviso:

1.2 Cajas Existentes

1.3 Edicin de Documentos

2.- VISUALIZACIN DE DOCUMENTOS

Grfico 2.- La imagen indica que es un grupo.

Grfico 3.- Esta imagen indica que tiene un documento adjunto.

2.1 Documentos Contables

2.2 Por ndice

2.3 Por Departamento

2.4 Por Tipo de Documento

2.5 Por Titulo de la Caja

2.6 Por Fecha de Caducidad

2.7 Por Catlogos

2.8 Por Ubicacin Fsica

2.10 Por Autor

Columna 10.- Este campo exhibe el nmero de archivos adjuntos a un documento.

3.1 Iniciar Solicitud

3.1.1 Copia Controlada

3.1.2 Documento Original

4.1 Iniciar Transferencia

SECCION A: DATOS GENERALES

Posterior a esto se puede escoger cualquier da del mes o ao (Fig. 4.1.3A).

SECCION B: LISTA DE CAJAS

4.2 Recepcin de Cajas

SECCION A: DATOS GENERALES

SECCION B: LISTA DE CAJAS

4.3 Visualizacin de Cajas Receptadas

5.- BSQUEDA DE DOCUMENTOS

5.1 CRITERIOS DE BSQUEDA

6.1 Perfil de la Aplicacin

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