Captulo 1 Fundamentos de Access

Temas
Qu es Access?. Qu es una base de datos?. Terminologa usada en bases de datos. Qu es una base de datos relacional?. Normalizar una base de datos.

Qu es Access?
Microsoft Access pertenece al grupo de software denominado Sistemas Gestores de Bases de Datos Relacionales (SGBDR), concepto que identifica a todas aquellas aplicaciones capaces de manipular los datos propios de los Sistemas de Informacin. Microsoft Access es un sistema que contendr todos los datos relativos a una materia en una nica ubicacin, encontrando fcilmente lo que se necesita. Con estos datos se podr resumir y presentar la informacin acerca de una o varias reas relacionadas de muchas formas, hacer consultas sobre un determinado elemento, actualizar los datos y presentarlos de una manera profesional utilizando el asistente para reportes. La mayor parte de las organizaciones guardan su informacin ms importante en bases de datos. Por ejemplo, las listas de sus clientes, los inventarios de sus productos y las nminas de sus empleados, se almacenan a menudo en aplicaciones de bases de datos, como Microsoft Access.

Qu es una base de datos?

Es un conjunto de datos relacionados que ha sido organizado y presentado para servir a un propsito especfico. Por gestin de base de datos, se entender a la organizacin sistemtica de grandes lotes de informacin. Un ejemplo de una base de datos es un directorio telefnico, donde los datos se encuentran clasificados por orden alfabtico o una base de empleados, clasificada por cdigo, siendo esta informacin capaz de ser organizada y presentada bajo diversas formas, de modo que facilite una bsqueda, una extraccin, la emisin de un listado o la presentacin de un reporte. Access tiene una estructura de archivos de bases de datos donde un solo archivo puede contener objetos de datos (tablas, ndices y consultas), y objetos de aplicacin (formularios, informes, macros y mdulos), es decir una aplicacin completa en un solo archivo con extensin .accdb.

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Terminologa usada en bases de datos

Trmino Base de datos Descripcin Es una coleccin de elementos de datos relacionados que esta almacenada en forma organizada Es cualquier persona, actividad, suceso o cosa, que es de inters para una organizacin y acerca del cual se necesita recopilar, almacenar y administrar informacin. Es un conjunto de campos y registros pertenecientes a una misma entidad. Los registros nica entrada Empleados determinado. tabla incluyan de una tabla contienen informacin acerca de una de dicha tabla. Por ejemplo, un registro de la tabla incluir informacin acerca de un empleado Normalmente, no desear que dos registros de la los mismos datos.

Entidad

Tabla

Registro

Campo

Son las categoras de informacin de las tablas. Tambin se conocen como el conjunto de datos de un mismo tipo. En una tabla Empleados por ejemplo, el campo Apellidos guardar todos los apellidos de los empleados. Representa un campo (o ms) que permite diferenciar un registro de otro, cuyo valor sea nico para el registro. En una tabla Empleados, cada empleado ser identificado con un cdigo nico en un campo como IdEmpleado, as como en una tabla Pedidos, un campo como IdPedido identificar cada pedido solicitado. Elemento individual de un campo que tiene un valor especfico. En una tabla Empleados, el campo Nombre guardar datos como Cecilia, Luis, Alberto y otros.

Clave principal

Dato

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Elementos de la base de datos

Campos (columnas)

Base de Datos

Tablas Registros (filas)

Clave principal (campo con valores nicos)

Dato (unidad de informacin)

Qu es una base de datos relacional?

Una base de datos relacional se muestra como un arreglo de filas y columnas, llamado tambin tablas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos. Access proporciona un gestor de bases de datos relacionales que permite crear un sistema de tablas mltiples almacenados en un slo contenedor. Cada tabla contendr datos acerca de un mismo tema. Tras crear dichas tablas, se podrn enlazar para visualizar la informacin de varias tablas en una sola vista comn. Una base de datos relacional est diseada para tratar eficientemente grandes cantidades de datos, vincula fcilmente dos o ms tablas para que aparezcan como una y minimizan la duplicacin de la informacin. Por ejemplo para poder presentar un informe sobre las ventas totales por cliente durante un mes necesitamos extraer informacin de una tabla Clientes y de una tabla Pedidos. Las 2 tablas comparten un tipo de informacin, en este caso el cdigo del cliente (IdCliente), pero por lo dems contienen datos diferentes, nicos. El almacenamiento de datos en tablas relacionadas resulta conveniente pues cada dato se almacena una sola vez reduciendo las necesidades de almacenamiento en disco y agilizando la actualizacin y la recuperacin de los datos.

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En una base de datos relacional, la tabla Clientes incluye un campo IdCliente que a su vez est incluido en la tabla Pedidos, de forma que las tablas pueden compartir informacin.

Normalizar una base de datos

Para un experto diseador de base de datos, puede ser intuitivo el conceptuar y estructurar un grupo de datos. Sin embargo, para los principiantes tal intuicin no siempre surge espontneamente, especialmente cuando el diseo es muy complejo. Una base de datos mal diseada puede funcionar inicialmente, pero luego mostrar anomalas en el almacenamiento debido al agrupamiento indiscriminado de los datos cuando se efecten operaciones de mantenimiento como: aadir, actualizar o eliminar registros. La normalizacin de base de datos conlleva la aplicacin de un conjunto de reglas de diseo a las tablas de la base de datos. La normalizacin de bases de datos ofrece, al menos, cuatro beneficios: 1. Eliminacin de informacin redundante. La mayora de las bases de datos necesitan que se introduzca la misma informacin para un registro de diversas formas. La eliminacin de esta redundancia, reduce la probabilidad de errores en la entrada de datos que pueden corromper la base de datos.

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2. Reduccin del tamao de la base de datos. Debido a que cada tipo de informacin se almacena en una ubicacin precisa, las bases de datos no tienen que guardar mltiples copias de la misma informacin. La normalizacin minimiza tambin el nmero de columnas de una tabla, lo cual reduce el tamao total de la base de datos. 3. Simplificacin de las bsquedas. Los profesionales de las bases de datos que entienden las reglas de normalizacin, instantneamente conocen como explorar una tabla de base de datos para encontrar la informacin que buscan. Los usuarios ocasionales de bases de datos encontrarn lgico el diseo de la tabla porque cada tabla describe una entidad nica y todas sus propiedades son columnas en la tabla. 4. Simplificacin de las consultas. Una columna en una tabla mantiene un nico tipo de datos, como el nombre o los apellidos, pero no ambos. Al guardar los apellidos en una columna distinta, una base de datos puede proporcionar fcilmente una lista de todas las columnas de un apellido concreto. Con una base de datos no normalizada que guarda los nombres y apellidos en la misma columna, una consulta debe extraer los apellidos antes de seleccionar un valor concreto para sta. Por tanto, una tabla no-normalizada es una relacin que contiene varias ocurrencias de algunos valores en cualquiera de sus campos. Observe la siguiente lista de datos Pedidos de Clientes (no normalizada):

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Relacin PEDIDOS DE CLIENTES

IdCliente C1 C1 C2 C2 C2 C3 C3 C4 Cliente John John Jane Jane Jane Bob Bob Rita Ciudad Ottawa Ottawa Toronto Toronto Toronto Ottawa Ottawa Montreal FleteUnidad 0.75 0.75 1.95 1.95 1.95 0.75 0.75 1.05 PrecioUnidad 8.20 8.20 4.00 8.20 2.00 4.00 2.00 10.50 IdProducto I3 I3 I2 I3 I1 I2 I1 I4 Cantidad 1 2 1 1 3 1 2 1 Fecha 6/5 10/12 5/15 5/15 5/15 8/10 10/10 5/05

Los campos IdCliente, Cliente, Ciudad y FleteUnidad contienen informacin redundante en varios registros.
Una relacin normalizada utiliza ciertas reglas que se agrupan en categoras llamadas formas normales (FN), siendo cada nivel una descomposicin ms completa de la relacin del nivel anterior. En esta separata no se tratarn los procedimientos necesarios para llevar a cabo una eficiente normalizacin de la base de datos, sin embargo, usted deber saber que la meta final del proceso de normalizacin es la agrupacin de todos los atributos de una base de datos en relaciones adecuadas ms pequeas para que la base se pueda almacenar con el mnimo de datos redundantes. Por ejemplo, la relacin de Pedidos de Clientes, presentada en la figura anterior, despus de haber pasado por un proceso de normalizacin podra quedar finalmente en tres tablas ms pequeas (Clientes, Inventario y Pedidos) que permitiran un mejor control de los datos almacenados. A continuacin una representacin de las tablas luego del proceso de normalizacin:

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Relacin CLIENTES IdCliente C1 C2 C3 C4 Cliente John Jane Bob Rita Ciudad Ottawa Toronto Ottawa Montreal FleteUnidad 0.75 1.95 0.75 1.50 Relacin INVENTARIO IdProducto I1 Relacin PEDIDOS IdCliente C1 C1 C2 C2 C2 C3 C3 C4 IdProducto I3 I3 I2 I3 I1 I2 I1 I4 Cantidad 1 2 1 1 3 1 2 1 Fecha 6/5 10/12 5/15 5/15 5/15 8/10 10/10 5/05 I2 I3 I4 PrecioUnidad 2.00 4.00 8.20 10.50

As quedaran los datos de Pedidos de clientes despus de un proceso de Normalizacin.

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