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ESCUELA PRE UNIVERSITARIO CICLO 2010 - I

ESCUELA PROFESIONAL ADMINISTRACION DE EMPRESAS

TEMA: PROCESO ADMINISTRATIVO

APELLIDOS Y NOMBRES PERLECHE GAMONAL MERLIN YANINA

AO 2010

CHICLAYO - PER

SUMARIO

CAPITULO I PROCESOS ADMINISTRATIVOS06 1.1 Definicin. CAPITULO II - FUNCIONES.09 2.1 Planeacin..10 Establecimiento de objetivos. 2.2 Organizacin..14 Cobertura de la organizacin 2.3 Direccin18 Cobertura de la direccin. 2.4 Control.19 Fases del control Tipos de estndares de puntos crticos

CONCLUCIONES24 BIBLIOGRAFA25

PROCESO ADMINISTRATIVO 1. Definiciones: Un estudio ya realizado por (Chiavenato 2004) demostr que segn la teora neoclsica las funciones de administrados corresponde Farol ya que el defini en su momento

(planear(organizar, dirigir y controlar) tambin declaro que no solo es un ciclo si no que es un proceso de funciones y ntimamente relacionadas en una interaccin dinmica (Observe la figura N 01) Figura N 01: Interaccin dinmica de las funciones administrativas

Planeacin

Control Organizacin

Direccin

Fuente: elaborado por el autor Chiavenato. I (2004)

Koontz weihrich y Cannice (2008) sealo que la constante innovacin la ara tomando los ejemplos a que procesos que estn mas acorde con las necesidades de su organizacin en la parte principal del proceso.

Basado en las definiciones de los autores he llegado a la conclusin de que el proceso administrativo que no solo es un ciclo ni que es una interaccin dinmica y tambin se podra decir que estn acordes con las necesidades de su organizacin

2.1 PLANEACION 2004, Chiavenato sugiri que esta funcin determina por anticipado cuales son los objetivos que debe cumplir y que a de hacerse esta funcin sirve de base para los dems. La planeacin determina a donde se pretende llegar lo que debe de hacer cuando como y en que orden. (observe la figura N 02) Figura N 02: Funcin de planeacin en el proceso administrativo PLANEAR Definir objetivos. Verificar donde estn las cosas en la actualidad. Desarrolla premisas sobre condiciones futuras. Identificar medios para alcanzar los objetivos. Implementar los planes de accin necesarios

Organizar

Organizar

Organizar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

Koontz Weihrich, Cannice (2008) sealo que la plantacin es seleccionar proyectos y objetivos as como las acciones para lograr lo cual requiere tomar decisiones es decir elegir una accin entre varias alternativas. En el 2001 Certo sealo que la planeacin es el proceso de determinar como el sistema administrativo alcanzara sus objetivos. En otras palabras como puede la organizacin llega a donde quiere llegar. Un estudio ya realizado (Daft Marcia 2004) demostr que la planeacin se considera fundamental. Todo lo dems se origina aparir de la planeacin. Sin embargo es la funcin administrativa

ms controversial. No puede descifrar un futuro incierto ni puede disciplinar un ambiente turbulento. Siguiendo las definiciones de los 4 autores e llegado a la idea que la planeacin determina con anticipacin cuales son los objetivos, eligen una accin entre varias alternativas como tambin se dice que es fundamental, sin embargo esta funcin es controversial.

2.1.1 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Segn Chiavenato (2006) sealo que los objetivos son los resultados futuros que se esperan alcanzar. Son las metas seleccionadas que se pretenden alcanzar en cierto tiempo (observe la figura N 03) con determinados recursos disponibles o posibles. As los objetivos pretensiones futuras que una vez alcanzadas dejan de ser objetivos para convertirse en realidad.

Figura N 04: Desglogue de los objetivos


OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Mayor

Establecimientos de objetivos de la organizacin. POLTICAS. Disposicin de los objetivos como guas de accin. DIRECCTRICES

Lneas bsicas y genricas de accin.


METAS. Objetivos para alcanzar a acorto plazo en cada rgano.

Amplitud

PROGRAMAS Actividades necesarias para cada meta. PROCEDIMIENTOS Mtodos de ejecucin de cada programa. MTODOS

Planes para la ejecucin de tareas.


NORMAS

Menor Menor

Reglas para cada procedimiento. Especificacin Mayor

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

DESGLOGE DE OBJETIVOS Puede situarse en una jerarqua que va desde los objetivos generales de la organizacin hasta los objetivos operativos u operacionales que implican simples instrucciones para la rutina cotidiana. Como consecuencia de la jerarqua de objetivos surge el desglose de los mismos (observa la figura N 04) a partir de los objetivos organizacionales, la empresa puede fijar sus polticos directrices, metas, programas, procedimientos mtodos y normas.

Figura N 03: Premisas del planeacin

PRESENTE

FUTURO

Donde estamos ahora Situacin actual

Planeacin

Planes

A donde pretendemos llegar Objetivos a alcanzar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004)

LA JERARQUIA DE OBJETIVOS Las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo. Por eso existe una jerarqua de objetivos en la que algunos son ms importantes y predominantes sobre los dems. Existen objetivos de la empresa en conjunto y objetivos de cada una de sus visiones o departamentos y de cada especialista. Los objetivos de la empresa predominante sobre los dems, mientras que los objetivos de cada divisin predominan sobre los de cada especialista. Los objetivos generales se imponen sobre los objetivos especficos. Segn Dalft Marcic (2004 sealo que la planeacin generalmente afecta en forma positiva el desempeo de una compaa. Adems de mejorar el desempeo financiero y operacional el desarrollo de metas y planes explcitos en cada nivel.

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JERARQUIA DE OBJETIVOS Los objetivos organizacionales efectivamente desarrolladas se

articulan dentro de una jerarqua es decir el logro de las metas a bajos niveles permite el logro de metas de arto nivel. En el 2008 Koontz Weihrich, Cannice sealo que los objetivos son los fines importantes hacia los que las actividades organizacionales e individuales van dirigidas. Ya que autores y practicantes no hacen una distincin entre los trminos metas y objetivos, en esta obra se utilizan indistintamente, dentro del contexto de la discusin que dar claro si los objetivos son a corto o largo plazo amplios o especficos. El principal inters esta en objetivos verificables lo que significa al final del periodo que debe ser posible determinar si los objetivos se lograron o no. JERARQUIA DE OBJETIVOS Como la figura N 04 de los objetivos forma una jerarqua que va de la meta amplia a objetivos individuales especficos. El Cenit de la jerarqua es el Propsito o misin, que tiene dos dimensiones. Primero, esta el prop6sito social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios a un precio razonable. Segundo, esta la misin o propsito de la empresa, que podra ser el proporcionar transportacin conveniente y de bajo costa para la persona promedio. La misin establecida podra ser producir automviles, comercializarlos y darles servicio. Teniendo en cuenta los diferentes conceptos he llegado a definir que un objetivo es verificable cuando al final del periodo podemos determinar si se ha logrado o no.

2.2. Organizacin Segn Chiavenato (2004) seal que la palabra organizacin puede adoptar varios significados.

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1. Organizacin como entidad social: En don de las personas interactan para alcanzar objetivos especficos. En este sentido, la palabra organizaci6n de nota toda empresa humana creada intencionalmente para alcanzar objetivos determinados. Las empresas constituyen un ejemplo de organizaci6n social. Desde este punta de vista, la organizaci6n social puede concebirse desde los aspectos. Organizacin como entidad social: Se basa en la divisin racional del trabajo y la diferenciacin e integracin de los miembros de acuerdo con algn criterio establecido por decisorio. Por lo tanto es la organizacin planeada instituida por la direccin y comunicada a todo por medio de los manuales de organizacin. Es la organizacin formalizada oficialmente. Organizacion informal: Organizacin que emerge espontnea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organizacin formal a partir de las relaciones humanas establecidas al desempearse en sus cargos. Se forman a partir de las relaciones de amistad (o de antagonismo) y del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama ni en ningn otro documento formal. 2.ORGANIZACION COMO FUNCION ADMINISTRATIVA Y PARTE aquello que tiene en sus manos el proceso

INTEGRANTE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. Como la funcin administrativa sirve para agrupar personas y estructurar recuerdos organizacionales con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. Esta funcin depende de la planeacin la direccin y el control para formar el proceso administrativo interactuar de manera dinmica entre si y se caracteriza por la estrecha independencia.

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La funcin de organizar, dentro del proceso administrativo.( observe la figura N 05)

Figura N 05: La funcin de la organizar dentro del proceso administrativo

Planear

Organizar. Dividir el trabajo. Agrupar actividades en una estructura lgica. Designar personas para su ejecucin. Asignar los recursos. Coordinar los esfuerzos.

Dirigir

Controlar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

Koontz weihrich y Cannice (2008) seala la organizacin es la estructura intencional formalizada de roles o posiciones. Tambin nos dice que organizacin se divide en organizacin formal e informal.(observe la figura N 06)

ORGANIZACIN FORMAL: Estructura intencional de roles en una empresa formalmente organizada.

Red de relaciones interpersonales que surgen cuando las personas se asocian entre si.

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Figura N 06: organizacin formal e informal

Presidente

Vicepresidente Etc. Gerentes divisionales Etc. Gerentes departamentales

Organizacin informal asiduos al caf maduro

Organizacin informal equipo de boliche

Organizacin informal Grupo de ajedrez

Fuente: Elaborado por el Autor Koontz weihrich y Cannice (2008)

Dalft, Marcie (2004) sealo que organizar es el despliegue de los recursos de la empresa para el logro de metas estratgicas. EI despliegue de los recursos se refleja en la divisin del trabajo hecha por una organizacin en base a departamentos y puestos especficos, a lneas formales de autoridad y a los mecanismos necesarios para la coordinacin de las diversas tareas de la organizacin. Segn (Certo, 2001) seala que organizacin es determinar tanto lo que un empleado har en una empresa como la combinacin de los esfuerzos individuales que se hagan para alcanzar los objetivos de la organizacin.

Basado a la definicin de los cuatro autores he sacado la conclusi6n que la organizacin se divide en formal e informal y tambin nos dice que esta formalizada por roles.

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2.2.1. Cobertura de Organizacin Segn Chiavenato se basa en dos niveles: 1. Organizacin global: Implica la empresa como totalidad. Es el denominado diseo organizacional, que puede asumir tres tipos: lineal, funcional y lnea - Staff. 2. Organizacion Departamental: Abarca cada departamento de la empresa. Es el denominado diseo por departamentos. 3. Organizacin de tareas y operaciones: Es el denominado diseo de cargos o tareas se hace por medio de la descripcin y el anlisis de cargos. 2.2.2 La Lgica de organizar. Segn Koontz weihrich y Cannice hay una lgica fundamental para organizar como se ilustra en la figura N 07 el proceso de organizar consiste en los siguientes seis pasos 1 y 2 son en realidad parte de la planeacin. Figura N 07: Procesos de organizacin.
Estudios de factibilidad y realimentacin
Objetivos de la empresa

Objetivos politicas y planes de apoyo

Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas

Agrupacin de actividades segn recursos y situaciones

Delegacin de autoridad

Coordinacin horizontal y vertical de relaciones de autoridad e informacin

Integracin del personal

Direccin

Segunda parte del libro planeacin Tercera parte (Organizacin) Cuarta, quinta y Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 ) sexta parte (otras funciones) Control

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2.3 Direccin: Segn Chiavenato la tercera funcin cumple el papel de la direccin es poner a funcionar la empresa y dinamizarla. Se relaciona con la accin y tiene mucho que ver con las personas (observe la figura N 08)

Figura N 08: La funcin de direccin, en el proceso administrativo.

Planear Organizar

Dirigir Dirigir los esfuerzos hacia un propsito comn. Comunicar Liderar. Motivar

Controlar

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

Segn Koontz weihrich y Cannice dirigir es el proceso de influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y del grupo. Basado en la definicin de los autores e llegado a la conclusin de que la direccin es poner a funcionar la empresa tiene que ver mucho con las personas y dinamizarla. 2.3.1. Cobertura de la direccin. Segn Chiavenato, dirigir significa interpretar los planes y dar las instituciones sobre como ejecutarlas para conseguir objetivos

pretendidos. Esto se puede dar en tres niveles.

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a) Direccin global: Abarca la empresa como totalidad; es la direccin propiamente dicha. Concierne al presidente de la empresa y a

cada director en su respectiva rea, corresponde al nivel estratgico de la empresa. b) Direccin Departamental: abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es llamada gerencia cobija al personal de mandos medios, es decir, el plano intermedio en el organigrama. Corresponde al nivel tactico de la empresa. c) Direccin Operacional: orienta a cada grupo de personas o tareas. Es la llamada supervisin. Agrupa al personal representado en al base del organigrama y corresponde al nivel operacional de la empresa. 2.4. Control Segn Certo, 2001 es el proceso que los gerentes siguen para ejercer control. Consiste en un esfuerzo sistemtico de comparar el rendimiento can los estndares, planes u objetivos predeterminados, can el fin de identificar si el rendimiento cumple esos estndares a necesidades y si no es as, aplicar los correctivos necesarios. Segn Chiavenato (2004) Esta funcin tiene varios significados en administracin. Los tres principales son: a) Control como funcin restrictiva y correctiva: Es utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvos indeseables o de comportamientos no aceptables es el denominado control social aplicado en las organizaciones y en la sociedad para inhibir el individualismo y las libertades de las personas.

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b) Control como sistema automtico de regulacin: es utilizado con el fin de mantener un sistema en funcionamiento. El mecanismo de control detecta posibles desviaciones o irregularidades e introduce de modo automtica las regulaciones necesarias para volver a la normalidad. c) Control como funcin administrativa: Forma parte del proceso administrativo, del mismo modo que la planeacin y la organizacin y la direccin. (observe la figura N 09) Figura N 09: La funcin de control dentro del proceso

Planear Organizar Dirigir

CONTROLAR Definir los patrones de desempeo. Monitorear el desempeo. Comparar el desempeo con los estndares. Emprender la accin correctiva para asegurar el logro de los juegos

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004)

Segn Dalf y Marcic el control lo define como control organizacional que es el proceso sistemtico a travs del cual los administradores regulan las actividades organizacionales para hacerlas consistentes con las expectativas establecidas en los planes, metas y estndares de desempeo.

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Segn Koontz weihrich y Cannice

controlar es la medicin y

correccin del desempeo para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos se logren. Basado en las definiciones de los cuatro autores he llegado a la conclusin que control es un esfuerzo sistemtico y es utilizado con el fin de cohibir y limitar ciertos tipos de desvos indeseables y tambin con el fin de mantener un buen funcionamiento.

2.4.1 Fases de control: Segn Chiavenato (2004) el control es un proceso cclico compuesto de cuatro fases (observe la figura N 10)

Figura N 10: La cuatro fases del control Establecimiento de estndares

Accin correctiva

Observacin de desempeo

Comparacin del desempeo con el estndar establecido


Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004)

1 Establecimientos

de estndares

o criterios: Los estndares (observe la

figura N 11) representa el desempeo deseado.

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Figura N 11: control como medio para alcanzar los objetivos

Formulacin de objetivos

Establecimiento de estndares

Medicin del desempleo

Ajustar los estndares

Ajustar el desempeo

Comparacin del desempleo con los estndares

Accin correctiva si es necesaria

Fuente: Elaborado por el Autor Chiavenato I. (2004 )

2. Observacin del desempeo: para ello debemos conocer algo sobre este, el control permite ajustar las operaciones a determinados estndares previamente establecidos, y funciona basado en la informacin que recibe.

3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: el desempeo debe compararse con el estndar para verificar eventuales desviaciones o variaciones. La comparacin se llevo a cabo, generalmente, por medio de grficos, informes,

indicadores, porcentajes, medidas, estadsticas, etc.

4. Accin

correctiva:

Busca

que

lo

realizado

corresponda

exactamente con lo que se pretende realizar.

2.4.2. Tipos de Estndares de puntos crticos: Segn Koontz, Weihrich, Cannice cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeaci6n cada actividad de estos programas, cada poltica, cada procedimiento y cada presupuesto pueden convertirse en un estndar contra el cual podra medirse el desempeo real o esperado. Sin embargo, en la prctica, los estndares tienen a ser de los siguientes tipos:

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a) Estndares Fsicos: son medidas monetarias y comunes al nivel operativo, en los que se utilizan materiales, se contrata mana de obra, se presentan servicios y se producen bienes, tambin pueden reflejar calidad, como dureza de cojines, cercana de tolerancias, tasa de ascenso de un aeroplano, durabilidad de una tela, o lo permanente de un color. b) Estndares de costos: son comunes a nivel operativo, son de amplio uso como costos directos e indirectos. c) Estndares de capital: estn relacionadas primordiales mentes con el balance general, ms que con el estado ingresos. d) Estandares de ingresos: asignan valores monetarios alas ventas. e) Estndares de programa: ingerente puede ser asignado para instalar un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas. f) Estndares intangibles: ms difciles de establecer son los estndares no expresados en medidas fsicas o monetarias. Qu estndar puede utilizar un administrador para determinar la competencia del gerente de compras divisional o del director de personal? Qu podemos utilizar para determinar si el programa de publicidad cumple los objetivos a corto y largo plazo? O si el

programa de relaciones publicas es exitoso? Son los supervisores leales a los objetivos de la compaa? Estas preguntas muestran la dificultad para establecer estndares o metas de una medicin cuantitativa o cualitativa clara.

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CONCLUSIONES

El punto fundamental de la teora neoclsica es definir la administracin como una tcnica social bsica. Esto implica que el administrador conozca, adems de los aspectos tcnicos y especficos de su trabajo, los aspectos relacionados con la direccin de personas dentro de las organizaciones.

La planeacin es la funcin administrativa que determina los objetivos con anticipacin, y qu debe hacerse para alcanzarlos. As, el establecimiento de objetivos es el primer paso de la planeacin. Hay una jerarqua de objetivos para conciliarlos diferentes objetivos simultneos en una empresa, los cuales van desde los objetivos organizacionales hasta las polticas, directrices, metas, programas, procedimientos, mtodos y normas.

La organizacin es la funcin administrativa que agrupa las actividades necesarias para realizar lo planeado. Tambin encontramos la lgica de organizar que esta es fundamental para esta funcin.

La direccin es la funcin administrativa que orienta e indica el comportamiento de las personas en funcin de los objetivos por lograr. Es una actividad de comunicacin, motivacin y liderazgo, pues se refiere bsicamente a las personas. En cuanto a su cobertura, la direccin puede presentarse departamental en tres niveles por global (diseo y

organizacional),

(diseo

departamentos)

operacional (supervisin). El control es la funcin administrativa que busca asegurar que lo planeado, organizado y dirigido cumpli realmente los objetivos previos. El control est distribuido por cuatro fases: establecimiento de criterios o estndares, observacin del desempeo, comparacin del desempeo frente al estndar establecido y accin correctiva para eliminar desviaciones o variaciones. Tambin encontramos tipos de estndares de puntos crticos.

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BIBLIOGRAFIA Koontz, H; Weihrich, H, y Cannice, M (2008). Administraci6n. (1. ed.). Mexico: Mc Graw Hill Chiavenato, I (2006). Introduccin a la teora general de la administracin. (7a. ed.). Mxico: Mc Graw Hill Dalft, R Y Marcic, 0 (2004). Introduccin a la administracin. (4a. ed.). Mexico: Thomson. Certo, S (2001). Administracin moderna. (8 .ed.). Bogot: Prentice Hall

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