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ANLISIS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIN EFICAZ PARA LA GESTIN EMPRESARIAL
REA de Investigacin: Contadura

AUTORES
Martha Ros Manrquez 1 Doctor en Contabilidad y Auditora Universidad de Guanajuato Campus Celaya-Salvatierra 461. 59.85.922 mrm2000mx@gmail.com Eje Juan Pablo II s/n, Celaya, Gto., Mxico

Julin Ferrer Guerra 2 Maestro en Ciencias con especialidad en Sistemas de Informacin Instituto Tecnolgico de Celaya Dependencia: (EJEMPLO: Facultad de Contadura y Administracin Universidad Autnoma del Estado de Mxico) 461.61.1.75.75, ext. 319 jferrer@itc.mx Av. Tecnolgico y Garca Cubas s/n Celaya, Gto., Mxico Rafael Espinoza Mosqueda 3 Doctor en Administracin Universidad de Guanajuato Campus Celaya-Salvatierra 461. 59.85.922 asesirneg@yahoo.com.mx Eje Juan Pablo II s/n, Celaya, Gto., Mxico

RESUMEN
ANLISIS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIN EFICAZ PARA LA GESTIN EMPRESARIAL rea de investigacin: Contadura Esta investigacin tiene como objetivo analizar las posibilidades de la contabilidad por reas de responsabilidad como sistema de informacin efectivo y eficiente, as como la forma en que es utilizado por las empresas del municipio de Celaya, Guanajuato, Mxico. De igual forma se justifica como herramienta en su labor de gestin. El estudio analiza micro, pequeas,

medianas y grandes empresas, evaluando el nivel de adopcin de la contabilidad por reas de responsabilidad, la utilizacin de sistemas de informacin, as como su relacin con las nuevas tendencias de gestin y los objetivos principales que persiguen las organizaciones en la actualidad. La investigacin justifica la necesidad de los sistemas de gestin ante la pregunta de por qu las empresas utilizan sistemas de informacin tradicionales. Para tal fin se analiza el concepto de contabilidad, direccin estratgica, contabilidad por reas de responsabilidad y las ventajas que se obtienen al implementar su utilizacin desde la perspectiva empresarial. Uno de los resultados ms relevantes indica que las microempresas, a pesar de poseer menos recursos, estn adoptando este sistema de informacin contable interno para la toma de decisiones. Es de especial inters observar que ms de la mitad de los adoptantes utilizado este sistema de contabilidad durante ms de 10 aos, reflejando su han

impacto

organizacional. No se debe perder de vista que la adopcin de nuevas tendencias administrativas busca encontrar alternativas que mejoren la gestin organizacional y de alguna forma su complementen con las previamente como sera el caso de la contabilidad por reas de responsabilidad. Sin lugar a dudas las tecnologas de informacin juegan un papel preponderante hoy en da en las organizaciones, pues facilitan el manejo de un sin nmero de datos a fin de obtener informacin oportuna, lo que implica su consideracin obligada en cual mecanismo de gestin en la empresa.

Palabras clave. Contabilidad por reas de responsabilidad, Contabilidad de direccin estratgica, Nuevas tendencias de gestin, Tecnologas de informacin.

PONENCIA
ANLISIS DE LA CONTABILIDAD POR REAS DE RESPONSABILIDAD COMO UN SISTEMA DE INFORMACIN EFICAZ PARA LA GESTIN EMPRESARIAL rea de investigacin: Contadura

1. Introduccin Actualmente, las empresas de cualquier tamao (micro, pequeas, medianas o grandes) y de diferente sector (industrial, comercial o de servicios), utilizan el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad por considerarla como un sistema de informacin contable interno, indispensable para la toma de decisiones ya que proporciona informacin contable y estadstica de las actividades que se realizan dentro de la organizacin, teniendo como criterio la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de las reas en las que se implementa ste sistema de informacin. Este sistema de informacin contable apoya a la gestin a alcanzar los objetivos fijados por los directivos de la empresa, que contribuyen a optimizar el desempeo organizacional y mejorar su capacidad competitiva; aumentando los ingresos, la eficiencia y reduciendo costos. Es importante mencionar que este sistema, no requiere de un exceso de papeleo, ni rutinas innecesarias, ya que se basa en un mnimo de informacin de calidad y est orientado a la informacin organizada. Para dirigir adecuadamente una empresa es necesario contar con una estructura departamental y una administracin que establezca objetivos, resultados como a continuacin se aprecia: dirigidos a medir

Establecer objetivos para lo cual es necesario recoger informacin, sintetizar la informacin, planear, decidir, promover e innovar. Dirigir la realizacin de objetivos cuidando de los siguientes aspectos: organizar, comunicar, motivar, guiar y propiciar el desarrollo del colaborador. Medir resultados mediante la mejora continua, vigilando el evaluacin - control. Para el estudio se analizaron empresas de la ciudad Celaya, Gto., que en la bsqueda de obtencin de informacin para la toma de decisiones, deciden implantar el sistema de informacin contable denominado contabilidad por reas de responsabilidad. Utilizando un enfoque mixto, en la parte cuantitativa se establece el nivel de adopcin de esta herramienta de informacin interna para la gestin, evaluando la caracterizacin de las tecnologas de informacin, ventajas en su utilizacin, informacin que proporciona y como las nuevas tendencias de gestin combinadas con la contabilidad de reas por responsabilidad la convierten en un sistema eficiente para la toma de decisiones estratgicas. En cuanto a la parte cualitativa se busca obtener informacin acerca del desarrollo de este sistema con la finalidad de establecer las caractersticas de la contabilidad por reas de responsabilidad en las empresas. Las Hiptesis establecidas para la realizacin de este estudio son: H1. El tamao de la empresa influye en la adopcin del sistema de contabilidad por reas de responsabilidad. H2. Las empresas que adoptan la contabilidad por reas de responsabilidad tienen recursos para establecer tecnologas de informacin. H3. Las empresas que adoptan la contabilidad por reas de responsabilidad adhieren nuevas tendencias de gestin para ser ms eficientes y competitivas. proceso: medicin

2. Marco Terico Las organizaciones, dentro del entorno competitivo en el que se desenvuelven, requieren de informacin interna que les apoye para la creacin de estrategias en vas de alcanzar un posicionamiento en el mercado en el que se desarrollan o pretenden expandirse. Adems se enfrentan a la disyuntiva de elegir qu sistema o procedimiento de contabilidad de gestin es el ms idneo para cumplir con sus objetivos. Prieto y Santidrin (2000:60 ) mencionan que los procesos presupuestarios como el ABB (presupuesto basado en actividades), costos estndar, ABC (contabilidad basada en actividades), ABM (administracin basada en actividades) y contabilidad por reas de responsabilidad, son procedimientos que desde el mbito de contabilidad de gestin se disean para que el sistema de informacin elegido sirva para dar forma a la arquitectura organizativa, permitiendo la utilizacin y en algunos casos la integracin de indicadores de medicin de actuacin y de la rentabilidad empresarial. En este sentido, es importante contextualizar los siguientes trminos de contabilidad de gestin que sirven de marco conceptual para la realizacin de esta investigacin: Contabilidad de gestin, contabilidad de direccin estratgica, contabilidad por reas de responsabilidad y nuevas tendencias de gestin. 2.1. Contabilidad de gestin y contabilidad de direccin estratgica La contabilidad de gestin es una rama de la contabilidad, que se fundamenta en un proceso de racionalizacin y control, y tiene por objeto identificar, medir, acumular, analizar, preparar, interpretar y comunicar informacin a la administracin, para que le sirva de apoyo en la toma de decisiones (Crdenas, 2006:24; AECA, 1992:23; Horngren, Sundem y Stratton, 2006:5), y as la obtencin de ventajas competitivas. A partir de la adopcin de la cultura estratgica en la administracin de las empresas, surge un nuevo enfoque de gestin sistemtico llamado direccin estratgica, respondiendo a los

cambios ocurridos en la industria en los aos sesenta y como una nueva forma de dirigir el crecimiento frente a una mayor competencia. La contabilidad de direccin estratgica surge de la combinacin de tres temas claves en el manejo eficaz de los costes, en un ambiente de incertidumbre econmica, tecnologas de

informacin, tecnologas de punta productivas, diversificacin de productos, centralizacin en las necesidades de los clientes y preocupacin por las empresas de crear valor al producto de los clientes y procesos internos de las empresas (Shank y Govindarajan 1995: 8-35): Anlisis de cadena de valor. Es el conjunto interrelacionado de actividades creadoras de valor, dirigido a sucesos internos de la empresa como compras, procesos, productos, marketing, distribucin y servicio post-venta. Anlisis de posicionamiento estratgico. Es el anlisis de adopcin de posibles estrategias aplicables a la empresa con la finalidad de lograr ventajas competitivas que lo lleven a la diferenciacin de sus productos y servicios entre sus clientes. Anlisis de causales de costes, que son causados por muchos factores que se interrelacionan en forma compleja. Entender su comportamiento significa comprender la compleja reciprocidad del conjunto de causales que intervienen en una situacin determinada. El costo es una funcin de las selecciones estratgicas sobre el esquema de competencia y desarrollo de habilidades administrativas para ejecutar la seleccin de estrategias en funcin de las causales estructurales y de ejecucin de los costes.

La National Association of Accountants (NAA) en 1981 define a la contabilidad de direccin como el proceso de identificacin, medida, acumulacin, anlisis, preparacin, interpretacin y comunicacin de la informacin econmica usada por la gestin para planificar, evaluar y controlar una entidad a fin de asegurar el uso apropiado de los recursos y contabilizacin (AECA, 1992:28). Definiendo por consiguiente a la contabilidad de direccin estratgica como la habilidad y capacidad del administrador para analizar los factores claves del costo, que lo conduzcan a la seleccin de estrategias que lo lleven a ser competitivo, mediante la adopcin de un sistema de informacin eficaz y eficiente. 2.2. Conceptualizacin de la contabilidad por reas de responsabilidad Existen diversos investigadores, organizaciones, profesionales contables y no profesionales que han aportado sus conocimientos en el transcurso de la evolucin contable hacia esta ciencia

social. Entre los diversos autores que han aportado una definicin, se encuentra Horngren, Sundem y Stratton (2006:385), se basa en identificar que partes de la organizacin tienen la responsabilidad principal de cada accin, desarrollar mediciones del rendimiento y objetivos, y disear reportes de dichas mediciones por centro de responsabilidad. Por su parte Hansen y Mowen (2003:544), mencionan que est conformado por cuatro elementos esenciales: asignacin de responsabilidades, establecimiento de medidas o normas de comparacin del desempeo, evaluacin del desempeo y asignacin de premios. Y la definen como un sistema que distribuye la responsabilidad a las unidades organizacionales y expresa las medidas de desempeo en trminos financieros. Ramrez (2008:442) precisa que es un sistema de informacin orientado a no evaluar funciones, sino informar sobre la actuacin de las diferentes reas o unidades de la organizacin, a travs de un anlisis de sus procesos y actividades. Al frente de stas se encuentra un responsable sobre los gastos, ingresos inversin o utilidad en que se incurran. La metodologa de la contabilidad por reas de responsabilidad involucra centros o reas de responsabilidad, bajo el control de un administrador, quin es responsable de una serie especfica de actividades, el cual a su vez tiene colaboradores que le reportan de un segmento o subunidad de la organizacin, mencionando que a mayor jerarqua dentro del organigrama empresarial ser mayor el grado de responsabilidad del ejecutivo de la empresa. Por ltimo los centros o reas de responsabilidad se clasifican en centros de ingresos, centros de costos, centros de utilidad y centros de inversin (Cuervo y Osorio, 2008:9). 2.3 La contabilidad por reas de responsabilidad como sistema de informacin contable interno Las organizaciones en su proceso de toma de decisiones requieren de informacin sobre la cual se puedan sustentar sus acciones estratgicas para la obtencin de objetivos fijados por las mismas.

Un sistema de informacin de acuerdo Cohen y Asn (2000:4) es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de un negocio, para Aguilar, et. al. (1998:57) es un proceso que clasifica y registra adecuadamente los ingresos, costos y gastos a cargo de un departamento o persona responsable, con la finalidad de compararlo con los presupuestos en cada nivel de responsabilidad, adems es la base para construir un modelo de evaluacin de desempeo; por ltimo, Oz (2000:12) menciona que son todos los elementos que funcionan en conjunto para procesar datos y producir informacin. Es entonces que el sistema de informacin es un agente que conecta cada centro o rea de una organizacin con la administracin gerencial, comparndola con el presupuesto, en va de obtener ventajas competitivas en el mercado donde se desenvuelve la empresa. 2.4. Nuevas tendencias de gestin empresarial En la actualidad con la competencia globalizada, el crecimiento de la industria, de las

empresas de servicios, los avances tecnolgicos y cambios en el sistema organizacional y en los sistemas de produccin de las empresas, han surgido nuevas metodologas y herramientas de medicin y control que permiten a las empresas asegurar una ventaja competitiva, como son: Just In Time, Life Cycle Costing, Reengineering, Total Quality,Target Costing, Value Chain, Activity Based Costing, Activity Based Management, Activity Based Busgeting, The

Stakeholders Theory ,Balanced Scorecard, Intellectual Capita, Knowledge Management, Continual Improvement, Benchmarking, Feedback, etc. Dentro del contexto de esta investigacin, a los adoptantes del sistema de contabilidad por reas de responsabilidad, las nuevas tendencias de gestin, constituyen una herramienta para eficientar su sistema de informacin contable interno. Destacando que, independientemente del sistema que diseen las organizaciones, las nuevas tendencias de gestin estn al servicio de las empresas buscando alcanzar exitosamente sus objetivos, determinando correctamente la estrategia a seguir por la empresa, que les permitan alcanzar niveles de rentabilidad, as como una posicin competitiva del negocio. 2.5. Las tecnologas de informacin al servicio de la organizacin

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La adopcin de tecnologas de informacin constituye una herramienta de suma importancia para las empresas hoy en da, las cuales reducen tiempos de espera en cada uno de los procesos de informacin, facilitando y eficientando el trabajo de cada rea de la empresa. Si se hace una adecuada seleccin del software a utilizar acorde con los objetivos buscados, se lograr contar con informacin con menos errores. Es claro que para lograr exitosamente los objetivos de xito con el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad o cualquier otro, se requiere del diseo particular o compra de uno existente en el mercado, pues el nivel de informacin que se necesita es demasiado y constituye una ardua tarea para su implantacin difcil de realizar sin el apoyo de las tecnologas de informacin.

De acuerdo al anlisis de la literatura se puede concluir que cualquier empresa puede utilizar este tipo de sistema siempre y cuando exista una clara identificacin departamental y del rol de responsabilidad que tienen asignado los empleados dentro de la empresa

3. Diseo Metodolgico Esta investigacin responde a un diseo descriptivo, pretendiendo encontrar informacin de las empresas, sobre la informacin requerida, tecnologas de informacin, y en su caso la adopcin de las nuevas tendencias de gestin, as como los sistemas de informacin implantados en la empresa, describiendo las principales caractersticas de las mismas.

3.1. mbito espacial y temporal El estudio se realiz en empresas del municipio de Celaya, Guanajuato, el levantamiento de la informacin se realiz en el lugar fsico de cada una de las empresas encuestadas. En cuanto al tiempo, se trata de un estudio transversal ya que las entrevistas se aplicaron en una determinada fecha, dentro del periodo comprendido del 01 de enero al 16 de diciembre de 2009.

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3.2. Descripcin de la poblacin El estudio fue dirigido a empresas establecidas en el municipio de Celaya, Guanajuato,

utilizando como referencia la base de datos del SIEM (Sistema de Informacin Empresarial Mexicano), que de acuerdo a su base de datos tiene un total de 7,165 empresas, de las cuales se procedi a eliminar aquellas empresas con menos de 10 empleados por cuestiones de diseo del estudio, quedando 501 empresas, de las cuales se eliminaron a aquellas cuyo nmero telefnico era incorrecto y empresas con el mismo nombre, dando un resultado de 349, concertndose citas por telfono, de las cuales nicamente se obtuvo la confirmacin del 66 encuestados, que constituye un ndice de respuesta del 18.91%, considerando que es una muestra representativa, permitiendo caracterizar la contabilidad por reas de responsabilidad para una regin especfica. El estudio incluye un nmero de empresas representativo de los diferentes tamaos y sectores y con diferentes esquemas contables aplicados. 3.3 Sujetos de investigacin Para tal efecto se entrevisto al Dueo, Gerente General, Contralor o Contador General de las empresas analizadas. Los resultados se reportan en base a la perspectiva que sobre el tema se localiza en la literatura y en base a las tecnologas de informacin. 3.4 Instrumento La encuesta consta de 26 preguntas aplicada a las sesenta y seis empresas con las que se concert cita va telefnica. El instrumento se divide en seis secciones y est orientado a: a) Caractersticas de los encuestados. b) Tener conocimiento sobre cmo se desarrolla la contabilidad por reas de responsabilidad en las organizaciones. c) Conocer cules de las tendencias de gestin utilizan las empresas en conjunto con la contabilidad por reas de responsabilidad y cul es la finalidad que persiguen las empresas de esta unin. d) Uso de las tecnologas de informacin

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e) Con que otro sistema de informacin comparte datos la contabilidad por reas de responsabilidad. f) Conocimiento del uso que se hace de la informacin generada por el sistema de costos por reas de responsabilidad, quienes son los principales usuarios de la informacin, as como cuales son el tipo de decisiones que apoya la informacin generada por este sistema interno.

4. Anlisis de Resultados El estudio realizado permite ratificar aspectos reportados consistentemente en la literatura por autores como Hansen y Mowen (2003), Horngren, Sundem y Stratton (2006), Ramrez (2008) y Del Rio (2003). Las empresas que conforman la muestra de estudio se desempean en el sector comercial, servicios, industrial y empresas del sector pblico. De las mismas, 33.3% corresponde al sector de industrial, y 30.3% al sector servicios y 36.4% al sector comercial. Por tamao 14% corresponde a microempresas, seguido de las pequeas 27%, grandes 29% y medianas con la mxima participacin 30%. Cuyo giro son: sector automotriz, industria maquiladora, sector financiero, fabricacin de alimentos, compraventa de autos, refacciones y servicios, sector

salud, agroindustria, empresas de autoservicios, venta de equipo y computo y artculos de oficina, transporte, fabricacin de cartn, entre otros. A fin de determinar si tenan implementado o no la contabilidad por reas de responsabilidad (CAR), el mayor ndice de respondientes que la adoptaron son las grandes con 26%, seguida de las medianas 21%, 11% de las pequeas y 8% de las microempresas, la razn de que las grandes empresas sean las que en mayor proporcin adoptan este sistema de informacin, son el nivel de recursos que poseen y el acceso a las tecnologas de informacin. En la Figura 1, se muestra el nmero de empresas que cuenta con este sistema.

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Figura 1. Clasificacin por tamao y por nmero de empresas que han implementado el sistema CAR

20 nm. de empresa 15 10 5 0

Microempresa

Pequea Mediana Tipo de empresa

Cuenta con No cuenta

Grande

Por ltimo se clasifico por sector a aquellas empresas que tienen la contabilidad por reas de responsabilidad. Determinando que el sector industrial es el que mayor nivel posee la contabilidad por reas de responsabilidad como sistema de informacin con 24%, seguido de la comercial con 23% y 18% empresas de servicios, como se observa en la Figura 2, el nivel de implantacin del CAR es de 65%, donde 77% tiene ms de 10 aos con el sistema CAR. De las no adoptantes, manifestaron que las razones son: por desconocimiento del sistema en su mayora o porque su estructura organizativa no es departamental, slo una menciono que no es necesaria porque est muy estandarizada la produccin y es muy simple predeterminar la informacin.

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Figura 2. Clasificacin por sector de las empresas que tienen implantado el sistema CAR Comercial 23% Servicios 17%

Industrial 24%

Se cuestion a los respondientes las razones por las cuales utiliza el sistema CAR, las razones indicadas se pueden observar en la Tabla 1.
Tabla 1. Razones por las cuales utilizan las empresas el sistema CAR Permite el control y evaluacin de cada rea de responsabilidad en cuanto a sus gastos e ingresos. Permite el control y evaluacin de cada rea de responsabilidad en cuanto a sus gastos e ingresos, as como de la planta y sucursales. Estn bien definidos sus departamentos. Establece claramente la rentabilidad de cada una de las reas que integran la organizacin. Permite lograr los objetivos. No explicaron las razones. Evala la productividad departamental y su rentabilidad. La consideran una herramienta indispensable. Se mide por unidad de negocio. Confiabilidad, eficiencia y accesibilidad de cada rea de la empresa. 59% 6% 3% 6% 6% 3% 6% 3% 3% 3%

Dada la diferencia de giro se present una variacin sobre la utilizacin de las herramientas informticas utilizadas por las empresas (ver Tabla 2). Se aprecia que el aprovisionamiento de compras y la captura automatizada de produccin (11.86%) son los ms aplicables para llevar un mejor control con este sistema de contabilidad, as como la comunicacin con clientes y proveedores. En cuanto a otros, los encuestados mencionaron que utilizan la base de datos y gestin de Oracle, Progress Oracle, Compaq, Contapyme, Exactus, sistema integral de control y administracin de ventas, sistemas diseado especialmente para la empresa, R/3, MYSAP, ERP-SAP, AS400 IBM, SIAM para produccin que junto con el de contabilidad se enlaza con

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ContPaq, as como tecnologas especializadas segn su giro, por ejemplo en las empresas de servicio, utilizan tecnologas especializadas para el transporte.

Tabla 2. Herramientas Informticas que utilizan las empresas DAO (Diseo asistido por computadora)/PAO (Produccin asistida por computadora) Ingeniera asistida por computadora (CAE - Computer-Aided Engineering) Aprovisionamiento y administracin de compras asistido por computadora Captura automatizada de informacin en el mbito de la produccin Maquinaria con control numrico Robtica y Robots Logstica automatizada Sistemas expertos Inspeccin de calidad y control asistidos por computadora Telecomunicacin con clientes y proveedores por medio de computadora Sistema de fabricacin flexible (FMS, Flexible Manufacturing System) Produccin integrada por computadora (CIM - Computer Integrated Manufacturing) Captura automatizada de informacin en los puntos de venta LAN/VAN ( Lan - Local area networks, Van - Visual area networks) Otros 9.04% 5.65% 11.86% 11.86% 6.78% 2.26% 4.52% 4.52% 9.60% 11.30% 2.26% 2.82% 9.04% 2.26% 6.21%

Cuestionando sobre los objetivos que persiguen las empresas con el sistema de informacin de contabilidad por reas de responsabilidad, los encuestados consideran que el sistema de mayor utilizacin son los cotos histricos, a las vez consideran que su sistema de contabilidad est diseado para la obtencin de estados financieros (48%), 21% lo utilizan para la administracin de costos, 24% para la administracin de mrgenes y el 32% para la toma de decisiones del negocio. Resalta que el sistema de costos basados en actividades es utilizado para la adopcin de decisiones, elegido en el mismo nivel que costeo absorbente o variable. Este resultado es importante, pues las empresas estn adoptando nuevas tendencias de gestin para decisiones internas, lo que implica claramente que el CAR es adecuado para estas nuevas metodologas.

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Tabla 3.Objetivos para los cuales son utilizados los sistemas de costos por las empresas que tienen el sistema CAR Preparacin de estados financieros 48.08% 15.38% 5.77% 9.62% 7.69% 5.77% 7.69% Administracin de Costos 20.83% 19.44% 15.28% 16.67% 9.72% 12.50% 5.56% Administracin de mrgenes 23.81% 23.81% 16.67% 9.52% 2.38% 14.29% 9.52% Adopcin de decisiones 32.20% 13.56% 11.86% 13.56% 10.17% 8.47% 10.17%

Tipo de sistema de clculo de costos Sistema de costos reales o histricos Sistema de costos estndar Sistema de costos por pedidos Sistema de costos por procesos Sistema de costos completo Costos variables Costos basados en actividades

En referencia a los sistemas de cmputo que utilizan las empresas para desarrollar la contabilidad por reas de responsabilidad, son otros tipos de bases de datos diseados por la organizacin (41%), seguida de la base de datos jerrquicas (37%) (ver Figura 3).
Figura 3. Sistemas de cmputo que utiliza la empresa

3% 13%

6%

Bases de datos jerrquicas Bases de datos en red Bases de datos relacionales No se utilizan bases de datos

38%

41%

Otros tipos de bases de datos

Los sistemas informacin son de suma importancia al compartir datos con el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad ya que facilitan informacin til y veraz, en el proceso de tomar una decisin dentro de las empresas. Existen diversos sistemas de informacin pero los ms comunes con los que comparte informacin el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad se encuentran los siguientes: sistema de control de inventarios y sistemas de

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pagos (13%), sistema de administracin de clientes (11%), contabilidad general y sistema de tesorera (10%), como se aprecia en la Tabla 4.

Tabla 4. Sistemas de informacin con los que comparte datos el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad
Porcentaje de participacin del sistema CAR 10% 7% 13% 5% 9% 9% 10% 7% 11% 4% 13% 2%

Tipo de Sistema de Informacin Sistema de contabilidad general Sistema de administracin de la produccin Sistema de control de inventarios Sistema de mercadotecnia Sistema de aprovisionamiento Sistema de administracin de activos fijos Sistema de tesorera Sistema de administracin presupuestal Sistema de administracin de clientes Sistema de administracin de la calidad Sistema de pagos Otros

De manera especial se pretende determinar cules son las reas de responsabilidad ms comunes, para establecer el nivel en que se encuentran dichas reas, su grado de accin y el nivel de responsabilidad que el rea presenta (ver Figura 4).

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Figura 4. reas de responsabilidad ms comunes

Conocer cmo las empresas definen sus reas de responsabilidad reviste de especial inters, sin embargo, no deja de ser revelador la confidencialidad que algunas empresas insisten en considerar para cuestiones econmicas, por ello ocho de las empresas consideran que la forma de definir las reas de responsabilidad es confidencial, mientras que las otras consideran que esta en funcin del tiempo y a la evaluacin de cada departamento para definir cada una de las reas de responsabilidad. Cabe mencionar que de acuerdo al giro de la empresa estas definen sus reas y de los resultados obtenidos observamos como las reas que para la empresa considera ms importantes son ventas (14%), Gerencia General o Corporativo (13%) y Produccin (11%). Estas respuestas coinciden con los autores previamente citados que establecen que en ciertas reas tuvieron que definir responsabilidades con el transcurso del tiempo a causa de que en esas reas no haba un buen control y esto ocasiona prdidas.

En relacin a los lineamientos que siguen las empresas para definir sus reas de responsabilidad, las respuestas indica que 41% definen las reas de responsabilidad en base al

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conocimiento del departamento, que es muy similar al 18% que comento que lo hace por medio de la observacin de actitudes de cada integrante de la empresa (ver Tabla 5).
Tabla 5. Como definen las empresas sus reas de responsabilidad Por medio de la observacin de actitudes y aptitudes de cada integrante de la empresa, por medio de la cual se realiz la reparticin de responsabilidades y actividades dentro de esta, as como los conocimientos adquiridos con anterioridad De acuerdo a conocimientos por cada rea o departamento Decisin estratgica En base a los ingresos de cada rea para saber como est estructurada la organizacin y de los gastos que se erogan en cada una de ellas y lo que generan en utilidad para la organizacin En base a criterios corporativos A que consideraron que son las mas importantes ya que desde un principio fueron a las que ms atencin le han puesto, debido a que es lo que ellos manejan con mas frecuencia Datos confidenciales En base a las actividades se hizo guindose gran parte por el organigrama, haciendo algunos ajustes, procurando que fuera una distribucin prctica para todos los involucrados y que no complicara los procesos, sino que acortara los trmites burocrticos y agilizara las decisiones.

18% 41% 6% 6% 6% 6% 6% 6%

6%

La encuesta aplicada a las empresas, muestra que los objetivos perseguidos para cada rea responden a una cuestin de rentabilidad (ver Figura 5). En este caso los objetivos pueden ser mltiples y por ello se encuentra adicionalmente la atencin y calidad al cliente, cumplir con el presupuesto, el control y optimizacin de objetivos internos, que llevan a determinar el objetivo a alcanzar, slo 5% considera confidencial sus objetivos.

Es posible establecer que la confiabilidad, eficiencia y accesibilidad en cada rea permite a la empresa ser rentable, cuidando la atencin y calidad del producto y servicio ofrecido al cliente, adems de comparar el presupuesto con lo realmente obtenido u erogado. De esta manera podrn las empresas atender las variaciones significativas, pues es una de las ventajas principales mencionadas en la literatura al respecto.

En todos los casos mencionaron que sus colaboradores estaban enterados de que estn trabajando con el sistema de informacin de contabilidad por reas de responsabilidad y en cuanto a su reaccin, se observ la incertidumbre de los directivos de una empresa por el

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arraigo del sistema de contabilidad analtico general, dos de las empresas mencionaron la resistencia al cambio de los operadores al sentirse controlados, dos mencionaron que no hubo reaccin pues su empresa empez con este sistema y la mayora mencion la reaccin positiva del personal al sentirse involucrado en los cambios de la misma.

Figura 5. Objetivos que persigue cada rea

Los cambios que se observan despus de implementar el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad, son un mejor manejo de los costos por rea de responsabilidad (12%), adquirir un mejor control de cada rea de la empresa (9%), entre otros. Dos datos relevantes es que 18% de los encuestados desde la apertura de la empresa comenzaron con el sistema CAR, y 33% no quiso mencionar los cambios, pues consideran que es confidencial este tipo de informacin (ver Tabla 6).

Tabla 6. Cambios observados durante y despus de la implantacin del CAR Informacin confidencial Ninguna, pues la empresa inicio con el CAR Mejor manejo de los costos por rea Control de cada rea Cada rea tiene claro cul es el objetivo de la empresa y su contribucin 33% 18% 12% 9% 6%

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La delegacin de la responsabilidad permite una administracin eficiente Compaginarlo con el presupuesto para aprovecharlo en la medicin de los resultados Detecta reas crticas de evaluacin y control en forma individual del desempeo de cada una Motivacin del personal de cada rea para el logro de objetivos Mejora financiera (rentabilidad)

6% 6% 3% 3% 3%

La mayora de las empresas consideran confidencial mencionar cuales sera los beneficios de sus sistema, sin embargo las empresas que no lo consideran de esta forma, mencionan que los cambios ms comunes al implementar dicho sistema son el control de los costos por cada rea, identificacin de desviaciones, mayor eficiencia den la informacin, medicin de desempeo, claridad en la identificacin de los recursos, la responsabilidad del personal al exigrsele la generacin de ingresos, claridad en el conocimiento de los objetivos por rea y mejora la gestin del administrador. Estas conclusiones son coincidentes con las ventajas mencionadas en la literatura (Tabla 7).

Tabla 7. Beneficios adquiridos con la contabilidad por reas de responsabilidad No contesto Control de costos por cada rea Identifica las desviacin de cada rea Mayor eficiencia en la informacin (oportuna y flexible) Mide el desempeo de cada rea Claridad en la identificacin de los recursos Permite exigir a cada responsable de rea en la generacin de ingresos Conocimiento de los objetivos por rea Mejora la gestin del administrador 49% 12% 9% 9% 7% 5% 5% 2% 2%

La mayora de las empresas no detecto desventajas con el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad como sistema contable. Este aspecto tambin es coincidente con lo reportado en la literatura. Otros datos relevantes es que el 5% de los encuestados dijo tener problemas con el prorrateo de los gastos, otras consideran que el responsable de cada rea constituye un gasto extra, que el sistema es lento, inconformidad en los colaboradores en la responsabilidad asignada y en la medicin de su desempeo, entre otras (ver Tabla 8).

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Tabla 8. Problemas con el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad No tiene desventajas Dificultad en el prorrateo de los gastos Bsqueda constante de proveedores, sin una valoracin correcta Los responsables de rea constituyen un gasto extra Es un sistema de informacin lento Inconformidad de los colaboradores en ser responsables de un rea y que midan su desempeo Es costoso Falta comunicacin entre las reas de responsabilidad Es un sistema muy analtico 79% 5% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2%

Un aspecto importante es determinar si las empresas que tienen la contabilidad por reas de responsabilidad aplican tambin nuevas tendencias de gestin. Los respondientes mencionaron que utilizan mejora continua, calidad total, justo a tiempo, Benchmarking, entre otros, siendo las mas frecuente esquemas relacionados con calidad. Se observ que 14% no quiso contestar, 6% lo como considera informacin confidencial y 4% no utilizan ninguna tendencia de gestin en conjunto con el sistema CAR.

Por ltimo, se analiz la finalidad que persiguen las empresas al utilizar nuevas tendencias con el sistema CAR. Como puede observarse, se detectan diversas finalidades sobresaliendo

mejorar el control de cada rea y administracin de recursos, seguido de implementar una mejora continua y manejo de la informacin, as como la rentabilidad y eficiencia (17%), las que tienen un peso similar, el establecimiento de indicadores que permitan a la empresa detectar variaciones de forma inmediata, minimizar errores en la toma de decisiones, crecimiento constante y mejora del trabajo en equipo (ver Tabla 9)

Tabla 9. Finalidad que persiguen las empresas al adoptar nuevas tendencias de gestin junto con la contabilidad por reas de responsabilidad Finalidad Mejor control de cada rea y administracin de recursos Implementar una mejora continua y manejo de la informacin Rentabilidad y eficiencia Porcentaje de respuesta 39% 17% 17%

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Mejor actitud y desempeo de los colaboradores de la empresa Establecer indicadores que permitan detectar variaciones de forma inmediata Crecimiento constante Minimizar los errores en la toma de decisiones Mejorar el trabajo en equipo

9% 4% 4% 4% 4%

Sobresaliendo el control, esto podra estar emparejado con el hecho de que al asignar responsabilidades a los trabajadores les obliga a llevar un mejor control que le permite a las empresas tomar la mejor decisin en cuanto a la informacin que les presente cada uno de los responsables de cada rea en cuanto a los objetivos establecidos por las empresas. Los autores mencionados anteriormente no nos proporcionan informacin acerca de la finalidad que persiguen las empresas, por la razn de que cada empresa tiene sus propias polticas y objetivos a alcanzar.

5. Conclusiones y recomendaciones Con base lo resultados de la investigacin se concluye que el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad puede ser adoptado por cualquier empresa sin importar su tamao o sector, siempre y cuando est definido perfectamente el nivel de responsabilidad de todos sus colaboradores dentro de un nivel jerrquico de compromiso. Es interesante observar que, a pesar que las empresas en Celaya, Guanajuato utilizan sistemas tradicionales, stas recurren a la adopcin conjunta de nuevas tendencias de gestin, para dar respuesta a sus objetivos de crecimiento, rentabilidad, control y mejora continua. El papel que juegan las tecnologas de informacin resulta clave, dado que sin ellas, la informacin de cualquier sistema se vera limitada por la oportunidad en la obtencin presentacin de informacin a la administracin de la empresa, para su labor de gestin. Se aprecia la comparacin de la teora y la prctica a travs de una investigacin que, expresada en trminos cualitativos y cuantitativos, facilita la comprensin de los aspectos ms importantes con los que cuenta la contabilidad por reas de responsabilidad. El sistema de contabilidad por reas de responsabilidad queda comprobando como vigente y plenamente identificado con las empresas objeto de estudio, el estudio ha dejado de manifiesto y

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las posibilidades del sistema como es percibido por las empresas en la actualidad. Las siguientes lneas de accin deberan enfocarse a conocer de qu forma las empresas han desarrolla capacidades asociadas al uso de este tipo de sistemas, y si efectivamente su utilizacin es percibida de la misma forma por lo usuarios de la informacin que genera, que como es percibido por la alta gerencia.

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