EL TRABAJO DE CAMPO EN AUDITORIA PAPELES DE TRABAJO UN CASO PRCTICO

PRESENTACIN
El propsito de este documento es proporcionar al estudiante de auditoria una orientacin bsica para la aplicacin prctica de los conocimientos tericos que ha adquirido en el transcurso de su estudios en esa especialidad, concretamente en lo que corresponde a la recopilacin de la evidencia (trabajo de campo) necesario para que el auditorio pueda emitir su criterio en relacin con el examen de los estados financieros de una empresa. Para ello de plantear adelante, los informes financiero-contables de una empresa, que si bien es ficticia, perfectamente puede tomarse como real, con el fin de que el estudiante desarrolle el trabajo de auditoria, contemplando eventos que le permitan conocer, en forma adecuada, los procedimientos y prcticas de uso general en el proceso de revisin. La informacin que se suministra en este texto para que tal propsito pueda llevarse a su trmino, consiste en los estados financieros, los detalles de cuentas, el cuestionario de control interno y los programa de auditoria. En el primer tema, se enmarcan las condiciones precisas en que deber desarrollarse el trabajo, mediante una descripcin de este e instrucciones generales. En el segundo tema se describe la empresa que se va a examinar, se detallan los estados financieros, la composicin de las cuentas y se da inicio al proceso de auditoria. En los siguientes doces temas, se trata de manera especfica la forma en que debe conducirse la elaboracin de los papeles para cada seccin del balance. El cuestionario de control interno y el programa de trabajo de auditoria se incluyen como apndice, con la idea de que el estudiante los desprenda (las hojas vienen perforadas) y los adjunte a su trabajo prctico, conforme sea necesario, segn las indicaciones que se darn en cada tema. Conviene aclarar que el cuestionario de control interno y el programa de trabajo que se presentan, son de carcter general, y pueden ser ampliados o modificados conforme a las necesidades concretas en la atencin de cada caso particular. No debe entenderse en forma alguna que esto sean exhaustivos, dado que las caractersticas propias de cada entidad sujeta a revisin condiciona el contenido del programa de trabajo y los controles particulares que se deben establecer.

Loa documentos constituyen una orientacin suficiente para proporcionar al estudiante los elementos fundamentales que deber considerar en la ejecucin del proceso de auditoria. La documentacin, como se dijo anteriormente, incluyen hojas desprendibles, con el nimo de que el estudiante pueda utilizar, en forma directa, aquellas que sean necesarias para complementar el trabajo que le corresponde presentar en la materia de auditora II. Es ideal, para el desarrollo de los papeles de trabajo, la gua del pro-tutor, con el propsito de lograr el mejor aprovechamiento del material. Sin embargo, este texto se ha diseado de forma tal que incluso sin una participacin directa de instructores podr lograrse en forma adecuada su aprovechamiento de este. El tutor deber elegir las pruebas y los procedimientos que considera ms importantes y complejos, de tal manera que dar indicaciones generales al estudiante para que desarrolle, por su propia cuenta, los dems El trabajo que debe realizar el estudiante, asegurar la aplicacin de las destrezas necesarias en la utilizacin de las siguientes herramientas: Cuestionario de control interno ( apndice 1 ) Programa de auditoria ( apndice 2 ) Elaboracin de papeles de trabajo Desarrollo de pruebas de auditoria Elaboracin del archivo de administracin Elaboracin del archivo permanente. Uso de smbolos convencionales, cruces de informacin, asientos de ajuste, asientos de reclamacin, codificacin de papeles de trabajo y dems aspectos necesarios para lograr su adecuado ordenamiento y comprensin.

Contenido
OBJETIVOS GENERALES TEMA I. INSTRUCCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. 5. Conocimientos tericos previos Descripcin del proceso de auditoria y del trabajo que se va a desarrollar Metodologa para la ejecucin del trabajo Conceptos e instrucciones bsicas para el desarrollo del trabajo Archivos de auditoria

TEMA II. INFORMACIN RELATIVA AL CASO PRCTICO 1. 2. 3. 4. 5. Descripcin de la empresa que se va a someter a una auditoria Balance de situacin de la empresa Estado de resultados de la empresa Detalle de la composicin de cuentas y subcuentas Inicio de la auditoria

TEMA III. AUDITORIA DE LOS FONDOS DE EFECTIVO Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de efectivo Uso del programa de auditoria para efectivo Aplicacin de arqueos de caja Confeccin de las conciliaciones bancarias Realizacin de la prueba de ingresos Realizacin de la prueba de egresos Consideraciones relativas al cierre de cdulas

TEMA IV. AUDITORIA DE LAS INVERSIONES Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la suma de inversiones Uso del programa de auditoria para las inversiones Aplicacin del arqueo e inspeccin fsica de valores Confeccin de la cdula analtica de inversiones Clculo de intereses Consideraciones relativas al cierre de la sumara

TEMA V. AUDITORIA DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Condiciones particulares de las cuentas Elaboracin de la sumaria de cuentas y documento por cobrar Uso del programa de auditoria Anlisis de antigedad de saldos Circularizacin de saldos Anlisis de cobrabilidad Anlisis de garantas Aplicacin del arqueo de garantas Consideraciones relativas al cierre de las cdulas

TEMA VI AUDITORIA DE INVENTARIOS Objetivos 1. Condiciones particulares de la cuenta 2. Elaboracin de la sumara de inventarios 3. Uso del programa de auditoria para los inventarios 4. Observaciones sobre la toma de inventarios 5. Ejecucin del recuento fsico 6. Valoracin de los inventarios 7. Verificacin de los principios contables 8. Inspeccin del certificado de propiedad 9. Elaboracin del corte de compras y ventas 10. Consideraciones relativas al cierre de la sumaria TEMA VII. AUDITORIA DE LOS GASTOS PREPAGADOS Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de gastos pagados por anticipado Uso del programa de auditoria para los gastos pagados por anticipado Anlisis de la partidas de gastos Inspeccin de documentos de respaldo Anlisis de amortizaciones Consideraciones relativas al cierre de cdulas

TEMA VIII. AUDITORIA DE LOS ACTIVOS FIJOS Y GASTOS RELACIONADOS Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de los activos fijos Uso del programa de auditoria para activos fijos Revisin de los documentos de propiedad Revisin de registros de aos anteriores Anlisis de adiciones y retiros Verificacin de depreciaciones Consideraciones relativas al cierre de la sumaria

TEMA IX. AUDITORIA DE OTROS ACTIVOS Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de otros activos Uso del programa de auditoria para otros activos Confeccin de cdula analticas por partidas Verificacin de documentos y autorizaciones Consideraciones relativas al cierre de la sumaria

TEMA X. AUDITORIA DE LOS PASIVOS CIRCULANTES Y GASTOS RELACIONADOS Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de cuentas y documentos por pagar Uso del programa de auditoria para pasivos circulantes Confirmacin de saldos Anlisis de subcuentas Clculo de intereses Anlisis de documentacin comprobatoria y autorizaciones Consideraciones relativas al cierre de la sumaria

TEMA XI. AUDITORIA DE LOS PASIVOS DE LARGO PLAZO Objetivos 1. 2. 3. 4. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de pasivos a largo plazo Uso del programa de auditoria para pasivos a largo plazo Confeccin de cdulas analticas

5. Clculo de intereses 6. Anlisis de documentacin y autorizaciones 7. Consideraciones relativas al cierre de la sumaria TEMA XII. AUDITORIA DEL CAPITAL CONTABLE Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de capital contable Uso del programa de auditoria para capital contable Confeccin de la cdula analticas por partidas Anlisis de las utilidades retenidas Consideraciones relativas al cierre de la sumaria

TEMA XIII. AUDITORIA DE INGRESOS, GASTOS Y NOMINA Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Condiciones particulares de la cuenta Elaboracin de la sumaria de ingresos y gastos Uso del programa de auditoria para los ingresos y gastos Anlisis de partidas extraordinaria o importantes Confeccin de la cdula analtica de ingresos Confeccin de la cdula analtica de gastos Anlisis de gastos de nmina Consideraciones relativas al cierre de la sumaria

TEMA XIV. TERMINACIN DE LA AUDITORIA Objetivos 1. 2. 3. 4. 5. Pases y cruces de informacin entre papeles de trabajo Cierre general de sumarias Transcripcin de los estados financieros Discusin del control interno y asientos de ajuste Preparacin del informe

APENDICES Apndice 1
EL CUESTIONAMIENTO DE CONTROL INTERNO

Apndice 2
PROGRAMA DE AUDITORIA

ANEXOS ANEXO 1
TERMINOLOGIA EMPLEADA EN EL TEXTO PARA UBICAR LAS POSICIONES REQUERIDAS EN LA ELABORACIN DE LAS SUMARIAS

ANEXO 2
REPRESENTACIONES INTERNACIONALES S.A., SUMARIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 1993

ANEXO 3
COMPAA COMERCIAL EL MODELO. SUMARIA DEAL 30 DE SEPTIEMBRE DE 1993

ANEXO 4
COMPAA COMERCIAL EL MODELO. SECCION DE EFECTIVO .ARQUEO DE CAJA CHICA

ANEXO 5
COMPAA COMERCIAL MODELOS SECCIN DE CUENTAS Y DOCUMENTACION POR COBRAR. CIRCULACION DE SALDOS

ANEXO 6
COMPAA COMERCIAL EL MODELO. SECCION CUENTA Y DOCUMENTOS POR COBRAR. CEDULA ANALISIS DE ANTIGEDAD DE SALDO

ANEXO 7
COMPAA COMERCIAL EL MODELO. SUMARIA DE ACTIVOS FIJOS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 1993

ANEXO 8
HOJA DE ANALISIS DE TIEMPO

El propsito general que persigue este texto es proporcionar al estudiante una gua prctica que le permita iniciarse en el entrenamiento que se requiere para la ejecucin del trabajo de campo de auditoria. De tal manera que los objetivos se van a lograr en forma secuencial a medida que se desarrolla dicho trabajo.

El estudiante, al finalizar la lectura de todo el texto, estar en capacidades de: Realizar el planeamiento para ejecutar una auditoria externa. Organizar la documentacin recopilada en el examen de auditoria externa, de forma tal que proporcione la evidencia necesaria para la emisin del informe de auditoria. Evaluar el control interno existente y la aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Aplicar, en forma correcta, las normas y procedimientos de auditoria. Juzgar, de conformidad con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, la presentacin del balance general, del estado de resultados y el estado de cambios en la posicin financiera, de la empresa sujeta a examen. Preparar los informes de auditoria y proponer, su fuere necesario, recomendaciones que permitan mejorar el control interno y los procedimientos de registros. Analizar, con el cliente1, las propuestas que resulten del examen.

_____________________ 1 Por cliente se entiende la persona o persona designadas por la empresa que contrata la auditoria. 9

TEMA I Instrucciones Generales

Se denomina papeles de trabajo al conjunto de documentos que integran la informacin recopilada durante la realizacin de la auditoria independiente, relativa a la empresa, sus estados financieros, procedimientos de trabajo, conclusiones, etc. Esta informacin recabada servir como constancia de que se han seguido las normas de auditoria y como evidencia respecto a los procedimientos utilizados en el trabajo. El desarrollo adecuado de los papeles de trabajo en auditoria es de fundamental importancia, sobre todo si se considera que a partir de ellos el profesional adquiere la evidencia necesaria acerca de la situacin contable-financiera de una determinada entidad, situacin sobre la cual se apoyar para emitir su dictamen de los estados financieros. Por la importancia que no tienen los papeles de trabajo de auditoria, es preciso que la evidencia obtenida mediante documentos, testimonios u observacin, en respaldo del trabajo de auditoria, est dispuesta en formar ordenada y perfectamente comprensible, para lo cual deben seguirse procedimientos de trabajo estandarizados, cuyo estudio es el propsito del caso que se desarrollar en captulos posteriores.

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1.

CONOCIMIENTOS TEORICOS PREVIOS Tratndose de un ejercicio prctico, es imprescindible que el estudiante domine los conceptos tericos necesarios que implica la revisin financiero contable de una empresa, mediante la elaboracin de los papeles de trabajo. En forma concreta, el estudiante deber tener un amplio conocimiento de los siguientes aspectos: La teora sobre auditoria, que tomar como referencia el libro denominado Principios Bsicos de Auditoria, de Arthur W. Colmes, aunque es posible considerar otras fuentes. El conocimiento y la aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados, as como el registro contable de las transacciones de una empresa y la correcta interpretacin de los informes resultantes de ese proceso de registro. La contabilidad de costos. Las matemticas financieras en las cuales deben hacerse referencia a operaciones con intereses y descuentos. Las finanzas, principalmente los aspectos relativos a elaboracin y anlisis de razones financieras, transacciones con valores burstiles, negociacin de acciones, operaciones crediticias, operaciones de redescuentos, proyecciones y anlisis financieros, etc. Los principios generalmente de administracin y las funciones administrativas. Los elementos de la legislacin mercantil.

Se hace nfasis en que la idea fundamental de este texto es suministrar al estudiante un ejemplo que lo oriente en el desarrollo prctico de una auditoria. Por ello, no se incluye el tratamiento de aspectos tericos, salvo algunos pocos conceptos que se ha considerado necesario para un mejor aprovechamiento del curso. Se da como un hecho que el estudiante maneja a cabalidad las materias necesarias para incursionar en el campo de la auditoria y bajo esa premisa se ha elaborado el material que se presenta.

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2. DESCRIPCION DEL PROCESO DE

AUDITORIA Y DEL TRABAJO QUE SE VA A DESARROLLAR

El trabajo de auditoria externa se inicia en el momento mismo en que surge la posibilidad de presentar una oferta de servicios a un cliente. Se dice posibilidad, en vista de que como se ver adelante, es posible que aun cuando una entidad solicite la oferta de servicios, el auditor podra optar por no aceptar la ejecucin de un trabajo, si las condiciones o circunstancias en que deba realizar las labores no son adecuadas o si prev que no ser posible la aplicacin correcta de las normas y procedimientos de auditoria. En todo caso, una vez que surge la oportunidad de ofrecer servicios a un cliente, y se parte de la premisa de que se va a realizar el trabajo, la actuacin del auditor externo estar enmarcada por las siguientes actividades: Visita previa a la empresa y anlisis de transacciones Estimacin de honorarios y preparacin de la oferta Contratacin de servicios Inicio del trabajo Planeamiento de la auditoria Trabajo de campo de auditoria Resumen del trabajo de campo de auditoria Borrador del informe para el cliente Informe final de auditoria para el cliente

Antes de la presentacin de la oferta de servicios, es necesario que el auditor realice una visita a su futuro cliente, con el fin de revisar algunos aspectos importantes para definir los trminos de su participacin. En esa visita, de deber sostener una entrevista con el personal de la empresa autorizado para tal efecto y que tenga el conocimiento necesario para brindar la informacin que se le requiera. El auditor deber obtener informacin general relativa a los siguientes aspectos: el giro del negocio, la cantidad de personal a su servicio, el tipo y la cantidad de transacciones mercantiles-contables que realiza, los estados financieros, aclaracin de las cuentas contables que fueren necesarias, la existencia de oficinas descentralizadas, la revisin superficial de los libros de contabilidad debidamente legalizados por Tributacin Directa, registros contables mensuales y cualquier otra informacin que se considere necesaria para lograr un adecuado conocimiento de la empresa. Se definir claramente el alcance del trabajo y el tipo de servicios que requiere el cliente, el perodo que se va a revisar, as como aspectos relativos a la disponibilidad de instalaciones fsicas y de equipo para los auditores. 12

Estimacin de honorarios y preparacin de la oferta Con base en los datos reunidos en la visita previa a la formalizacin de la oferta, el auditor deber hacer una estimacin de las horas hombre que ocupar para realizar el trabajo y de esta manera se definir el monto de los honorarios que debe cobrar. El presupuesto de horas-hombres deber conservarse con el propsito de verificar la ejecucin real, segn se explicar adelante. (Debemos recordar que el precio convenido no se puede modificar, solamente se utiliza como estadstica para futuros presupuestos.) Una vez definido estos aspectos, se procede a elaborar la oferta de servicios, teniendo especial cuidado en determinar claramente las condiciones relativas a la cobertura y la calidad del servicio que se ofrecer. Si se detectan limitaciones, el auditor deber analizarlas en toda su extensin, para definir si es posible realizar su trabajo siguiendo las normas de auditoria. En caso de que estas ltimas no puedan aplicarse, deber rechazar el trabajo, o bien definir con toda claridad el tipo de servicio que se puede ofrecer en las circunstancias.

Contratacin de servicios Una vez que el cliente haya aprobado la oferta de servicios, es conveniente confeccionar un contrato, que contendr las obligaciones de cada una de las partes, as como los derechos y otros elementos que se consideren necesarios para aclarar los trminos de la presentacin del servicio y su retribucin.

Inicio del trabajo La modalidad para la presentacin de servicios puede ser mediante revisiones parciales o una revisin nica al cierre del perodo. Las revisiones parciales consisten en visitas que pueden ser bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales u otro perodo que se convenga con el cliente, en las cuales el auditor aplica el cuestionario de control interno y realiza exmenes sobre algunas cuentas que se seleccionan utilizando su criterio, con el fin de adelantar el trabajo de revisin al cierre del perodo fiscal. Por cada una de esas visitas deber emitir un informe que se denomina carta de gerencia, y contendr una relacin sumarizada de los aspectos revisados, as como las recomendaciones que fueron necesarias. Si no fuere posible realizar exmenes parciales, es conveniente, si las circunstancias lo permiten, realizar al menos una visita a la empresa antes de la revisin nica, con el fin de hacer una evaluacin profunda del sistema de control interno en operacin, que contribuya a definir la profundidad con que deban realizarse las pruebas de auditorias.

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Esta visita permitir examinar otros aspectos, tales como actas del comit directivo, reglamentos, disposiciones, registros contables, entre otros, que pueden dar pie a correcciones con el fin de que al cierre del ejercicio se disponga de estados financieros representativos. Planeamiento de la auditoria En esta actividad el auditor deber disear en sus propias oficinas, si es posible, las cdulas de trabajo con la informacin proveniente de los estados financieros, que ser sometida a revisin. Tambin, el auditor deber definir la amplitud de las pruebas que se van a realizar, as como los criterios y los mtodos que se utilizarn en la seleccin de las muestras, preparar el programa de auditoria especifico para el caso, asignar el personal responsable de la ejecucin del trabajo y tomar las medidas para la disposicin del tiempo que requiere el servicio que va a presentar. Trabajo de campo de auditoria Esta actividad corresponde a la realizacin de las pruebas y exmenes, definidos conforme al programa de auditoria que se va a aplicar en el caso especfico, segn se explica en el desarrollo del texto. Resumen del trabajo de campo de auditoria Una vez que finalice el trabajo de campo de auditoria, debe confeccionarse el resumen de las principales observaciones de control interno, de los asientos de ajuste y reclasificacin y posteriormente los estados financieros. Esta informacin sirve de base para la elaboracin de los informes de auditoria al cliente.

Borrador del informe para el cliente El informe de auditoria que se prepara para el cliente deber contener los siguientes elementos: Nota de presentacin Dictamen del auditor Estados financieros auditados Notas a los estados financieros Carta de gerencia (recomendaciones) El informe deber analizarse con el cliente o su representante, con el fin de que este conozca las observaciones respecto de los asientos de ajuste o reclasificacin que se hubieren detectado, as como las relativas a las recomendaciones de control interno o de operacin.

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El propsito de este anlisis es convenir con el cliente la necesidad o posibilidad de aplicar los asientos detectados y de implantar las recomendaciones que se hubieren planteado, ya que pueden existir razones debidamente justificadas para no aplicar las recomendaciones del auditor. Si no fuere este el caso, y no hay anuencia del cliente para aplicar las correcciones, podra ser necesario modificar la opinin del auditor. Tambin, el anlisis es para determinar si las recomendaciones de control interno y otras que surgen del trabajo pueden ser llevadas a la prctica, en las condiciones particulares del trabajo del cliente. Una vez que concluye el anlisis del informe con el cliente, se realizan las modificaciones que fueren del caso (siempre que no impliquen variacin del criterio del auditor), y se prepara el informe final.

3. METODOLOGIA PARA EJECUCION DEL TRABAJO

El ejercicio que se da para que el estudiante inicie la prctica de la auditoria externa, se orientar de acuerdo con las indicaciones que se incluyen a continuacin:

En primera instancia, se presenta una descripcin de la empresa sujeta a revisin, as como de los estados financieros y detalles de cuentas. El estudiante deber familiarizarse con la situacin, con el fin de que logre el mximo aprovechamientos del trabajo. En los apndices, se incluye un cuestionario de control interno, que servir como gua al estudiante, lo mismo que el programa de auditoria. El uso de tales documentos se explica adelante. En cada uno de los temas relativos a la ejecucin de la auditoria, se detallan las instrucciones que deber seguir el estudiante para desarrollar los papeles de trabajo. Es conveniente que una vez finalizado cada uno de esos temas, el estudiante someta a revisin parcial su trabajo (al profesor-tutor), con el fin de que realice las correcciones y aclaraciones que fueren necesarias en forma oportuna. Los estudiantes que cursen Auditoria II, debern preparar los papeles de trabajo relativos a las cuentas de activo, nicamente. Los que corresponden a la revisin de pasivos, patrimonios, cuentas de ingresos y gastos, se realizarn en el curso de Auditoria III. Para realizar el trabajo, el estudiante deber disponer, desde el inicio, de los siguientes materiales: Hojas columnares de 8 columnas Hojas columnares de 6 columnas 15

Hojas columnares de 3 columnas Hojas con rayado comn Lpiz Lpiz bicolor (rojo-azul) Calculadora Un archivador para papeles tipo portafolio o ampo Borrador Se incluye como anexo 1 un modelo de hoja columnares y la denominacin que se utilizar para cada parte de esta en el texto. Es preciso que el estudiante se familiarice con ese modelo, en vista de que toda descripcin para el uso de hojas columnares en la elaboracin de las cdulas de trabajo, se refiere precisamente a ese formato. Se presentarn, tambin como modelos (anexos del 2 al 7), los formatos de algunas cdulas de trabajo (no relacionadas con el caso prctico del Tema II), las que tienen el propsito de servir como ilustracin al estudiante. El estudiante deber completar las cdulas de trabajo con la informacin que se suministra en el Tema II respecto de los estados financieros y detalles de las cuentas contables, as como realizar toda otra labor necesaria para completar el anlisis de cada una de las partidas contables que contienen las diferentes hojas de trabajo. Todo el trabajo de auditoria se realiza preferentemente con lpiz, salvo indicacin en contrario.

CONCEPTO E INSTRUCCIONES BASICAS PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO

4. Sin entrar en el desarrollo terico, se resumir algunos conceptos que se utilizan en este texto y cuya claridad es importante para comprender a cabalidad el trabajo de campo del auditor. De igual manera, se plantean algunas instrucciones bsicas para el inicio del proyecto que se desarrollar en este curso. Los conceptos e instrucciones a los cuales se refiere el prrafo anterior se citan seguidamente: Normas y procedimientos de Auditora Normas generales Normas relativas a la ejecucin del trabajo Normas relativas al informe

Simbologa Ordenamiento e ndice de los papeles de trabajo

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Tipos de cdulas o papeles de trabajo Cdulas resumen Cdulas de anlisis Cdulas de ajuste y reclasificaciones Cdulas de resumen de los libros de actas Cdula de pendientes Formalismos de Identificacin Codificacin de las cdulas Responsabilidad por la elaboracin de las cdulas Uso de smbolos Identificacin de deficiencia de control interno Identificacin de asientos de ajuste y reclasificacin Cruce de informacin entre cdulas Control del programa de auditoria Instrucciones para la aplicacin del cuestionario de control interno Instrucciones para el uso del programa de auditora.

Normas y procedimientos de Auditora Para todos los efectos, cuando en este documento se mencionen las normas y procedimientos de auditoria, se har referencia a las declaraciones que al respecto han sido emitidas por el Comit Ejecutivo de Normas de Auditoria de AICPA (American Institute Of Certified Public Accountants Inc.), SAS Nos. 1,4, 7 y 22, adoptadas y avaladas por el Colegio de Contadores Pblicos de Nicaragua. Las normas de auditora son parmetros que se utilizan con el fin de medir la calidad en la ejecucin de las acciones inherentes al proceso de auditora. Se relacionan, consecuencia, con la calidad profesional del auditor y con el juicio que ejercite en la ejecucin de su examen y en la elaboracin de su informe. Los procedimientos de auditora se refieren a los actos o acciones que se han de llevar a cabo en la ejecucin de la auditora. Las normas de auditora generalmente aceptadas, segn lo indicado anteriormente, son las siguientes: Normas generales El examen debe ser llevado a cabo por una o ms persona que tengan el entrenamiento tcnico y la capacidad profesional como auditores. En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el o los auditores mantendrn una actitud mental independiente.

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Se ejercitar el cuidado profesional en la ejecucin del examen y en la preparacin del informe. Normas relativas a la ejecucin del trabajo El trabajo se planear en forma adecuada, y se supervisar la labor de los ayudantes.

Debern hacer un estudio y una evaluacin del sistema de control interno existente como una base para confiar en l, y para determinar la extensin necesaria de las pruebas a las que debern concretarse los procedimientos de auditora. Se obtendr material de prueba suficiente y adecuada, por medio de la inscripcin, la observacin, la investigacin la indagacin y la confirmacin, para tener las bases razonables y poder externar una opinin en relacin con los estados financieros que se examinan. Normas relativas al informe El informe indicar si los estados financieros se presentan de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. El informe indicar si dichos principios se han seguido uniformemente en el perodo en estudio, en relacin con el periodo precedente. Las revelaciones informativas contenidas en los estados financieros deben considerarse como razonablemente adecuadas, a menos que en el informe se indique lo contrario. El informe contendr, ya sea una expresin de la opinin en relacin con los estados financieros tomados en conjunto, o una aseveracin en el sentido de que no puede expresarse una opinin. Cuando no pueda expresarse una opinin sobre los estados financieros tomados en conjunto, deben consignarse las razones que existen para ello. En todos los casos en los que el nombre de un auditor se encuentre relacionado con estados financieros, el informe contendr una indicacin precisa y clara de la ndole del examen del auditor (si hay alguna), y el grado de responsabilidad que est contrayendo. Es conveniente que los estudiantes profundicen su conocimiento sobre aspectos especficos relativos a las normas y procedimientos de auditora, mediante el estudio de la Codificacin de normas y procedimientos de auditoria, conocidos como SAS (Statement of Auditing Standard), emitidos por el Comit de Auditora del Instituto Americano de Contadores Pblicos.

Simbologa

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Un aspecto de gran importancia en la elaboracin de los papeles de trabajo en auditora, consiste en la necesidad de un preciso ordenamiento y referencia de los datos, debido a que muchas de las cdulas que se elaboran estarn en estrecha dependencia. De igual forma, es necesario sealar con precisin las fuentes de informacin, el trabajo de comprobacin realizado, la comparacin de cifras, los documentos verificados, comparados, comprobados, conciliados y confirmados. Para lograr eficiencia en la codificacin de cada circunstancia relativa a los datos que se consignan en dichos papeles de trabajo, se ha recurrido al uso de smbolos especiales que tienen un significado previamente definido o que se aclara mediante nota al pie de la cdula. No puede existir una codificacin nica respecto de los smbolos que se pueden utilizar en auditora. Cada contador pblico, cada despacho de auditores utilizar aquellos que considere ms apropiados y si lo considera necesario podr establecer un catlogo especifico para su uso. En todo caso, se quiere incluir en este texto algunos smbolos que se pueden utilizar con una descripcin del significado que puede drsele. Sin embargo, el estudiante queda en libertad de utilizar otros a su gusto y conveniencia, siempre que cumpla con la prctica de incluir al pie de cada papel de trabajo una descripcin del uso particular que le ha otorgado. El significado de los smbolos que pueden ser utilizados, es el siguiente: / = () = # = = Clculos verificados Documentos, pliza o factura examinada. Sumas verificadas verticalmente Suma verificadas horizontalmente Ch = Verificado el pago del cheque en el estado de cuentas bancaria Confrontado con libro de bancos Cotejado con material de ratificacin

Z = Q =

Adems de los signos escritos, el auditor estar en capacidad de utilizar otros que requiera para una ms adecuada identificacin del trabajo efectuado. En todo caso, es conveniente que al pie de los papeles de trabajo, se incluya una descripcin de los smbolos utilizados. Los smbolos deben anotarse en rojo.

Ordenamiento e ndice de los papeles de trabajo

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Con el propsito de disponer la informacin de los papeles de trabajo en forma tal que facilite la comprensin de los datos, el proceso de supervisin que puedan ejercer los auditores en la labor de los auxiliares y la elaboracin del informe de auditora, es preciso lograr un ordenamiento adecuado de todos los documentos que sustentan la revisin. Por lo anterior, para la colocacin de los documentos que sustentan la revisin, se sigue un ordenamiento ms o menos generalizado, mediante el uso de subdivisiones que en la prctica se denominan secciones. En esta unidad, cada vez que se haga mencin al trmino seccin, deber entenderse en el sentido indicado. As, todos los documentos que no correspondan en forma especfica con alguna de las sumarias de las cuentas, se incluyen en un conjunto de documentos que se colocan al inicio del legajo de papeles de trabajo, al cual se denomina seccin general y, en forma particular, abarca las siguientes cdulas de trabajo: Balance general de trabajo Estado de resultado de trabajo Subdivisiones especficas de cuentas de resultados Cdula de pendientes generales Cdula resumen de deficiencia de control interno Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin Cuestionario de control interno aplicado Anlisis de tiempo, segn modelo incluido como anexo 8. Otra informacin recopilada, de carcter general. Posteriormente, vendrn las secciones correspondientes a las sumas especficas para cada subdivisin del balance general de la empresa, de acuerdo con la prctica establecida en el trabajo de campo de auditora. Cada subdivisin particular del balance general de la empresa, atendiendo a la descripcin de las pruebas que se sealan en el programa de auditora. Las siguientes correspondientes a las sumarias especficas son las siguientes: Seccin A B C D E F G AA BB CC Corresponde a: Sumaria de efectivo. Sumaria de cuentas y documentos por cobrar. Sumaria de inversiones. Sumaria de pagos anticipados. Sumaria de inventarios. Sumaria de activos fijos. Sumaria de Otros activos. Sumaria de pasivos circulantes. Sumaria de pasivo largo plazo. Sumaria de capital.

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XX

Sumaria de ingresos, costos y gastos.

Sobre la forma expuesta de identificar el trabajo, se aclaran los siguientes aspectos: No es de aplicacin universal, ya que puede ser modificada, atendiendo a las necesidades o intereses de cada profesional. En algunas circunstancias, es posible omitir alguna de las secciones, ya sea porque la partida correspondiente no existe o porque su importancia relativa no amerita la apertura de una sumaria especial, sino que se puede incluir en alguna otra. Estos tambin dependern de la prctica que quiera aplicar el auditor. Se procede, a continuacin, a indicar la codificacin especifica que deber contener cada papel de trabajo, considerando aquellas que son de uso frecuente.

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CEDULA O SUMARIAS Balance general de trabajo Estado de resultado y utilidades retenidas Deficiencias de control interno Resumen de asientos de ajuste y reclasificacin Cuestionario de control interno Sumaria de caja y bancos Programa de auditoria Arqueo de caja chica Conciliacin bancaria Prueba de ingresos Prueba de egresos Sumaria de cuentas por cobrar Programa de auditora Conciliacin de auxiliares Circulacin de saldos Resultado de la circulacin de saldos Prueba de garantas Sumaria de inversiones Programa de auditora Inspeccin fsica de las inversiones Conciliacin de las inversiones Clculo de intereses ganados Sumarias de pagos anticipados Programa de auditora Anlisis de subcuentas Clculo de amortizaciones Sumaria de inventarios Programa de auditora Preparacin del inventario Inspeccin fsica Recuentos selectivos Prueba de valoracin

CODIGOS BG PG CI AR QI A A-01 A-02 A-03 A-04 A-05 B B-01 B-02 B-03 B-04 B-05 C C-01 C-02 C-03 C-04 D D-01 D-02 D-03 E E-01 E-02 E-03 E-04 E-05

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Sumaria de activos fijos Programa de auditora Anlisis de adiciones y retiros Inspeccin de documentos Clculos de depreciacin Comprobacin de la propiedad Sumarias de otros activos Programa de auditora segn cuentas especificas Sumaria de pasivo circulante Programa de auditora Sumaria de pasivo largo plazo Conciliacin de auxiliares Circulacin de Saldos Resultados de circulacin de saldos Revisin de autorizaciones Sumaria de capital social Programa de auditora Anlisis de acciones Anlisis de propiedad Verificacin de acciones en tesorera Sumaria de ingresos y gastos Programa de auditora Revisin de los ingresos Revisin de los gastos Determinacin del costo de ventas Revisin de nmina

F F-01 F-02 F-03 F-04 F-05 G G-01 AA AA-01 AA-02 AA-03 AA-04 AA-05 AA-06 CC CC-01 CC-02 CC-03 CC-04 XX XX-01 XX-02 XX-03 XX-04 XX-05

Si bien este ndice da una idea clara de la forma en que se logra el ordenamientos y se identifica las diferentes hojas de trabajos, conviene indicar que algunas de ellas no sern aplicables en casos particulares. En otros, una sola prueba puede abarcar ms de una hoja, con lo cual la codificacin deber utilizarse de acuerdo con las necesidades reales.

Tipos de cdulas Con el propsito de orientar adecuadamente al estudiante, se procede a realizar un resumen de los tipos de cdulas que se utilizan en el proceso de auditora. Para ms informacin al respecto, el alumno deber referirse a libros de consulta, entre ellos el libro de texto.

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Los tipos de cdulas a los cuales se refiere el prrafo anterior son los siguientes: Cdulas resumen Cdulas de anlisis Cdulas de ajuste y reclasificaciones Cdulas de resumen de los libros de actas Cdulas de pendientes Cdulas resumen Este tipo de cdulas, tambin conocidas como sumarias, contendr la informacin relativa a una o ms cuentas que tienen caractersticas similares o relacionadas por su naturaleza contable o financiera, y se elaboran con el fin de reunir la informacin relativa a esa (s) cuenta (s), para desarrollar, con una adecuada orientacin, el trabajo de revisin y llegar as a decisiones de auditora. Cdula de anlisis Estas cdulas se utilizan para desglosar por partes los componentes de una cuenta o subcuenta especfica, con el fin de comprobar que el saldo representado en los estados financieros corresponde con la realidad, a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Estas cdulas pueden ser tanto el resultado de los anlisis o los clculos realizados por el mismo auditor, como copias o fotocopias de documentacin que respalde la labor de inspeccin, reconstruccin, ajuste, reclasificacin u observacin relativa a alguna cuenta, subcuenta estas son preparadas por el cliente o empresa sujeta a revisin, en cuyo caso llevarn las iniciales CPC (Cdula Preparada por el cliente). Cdula de ajuste y reclasificaciones Como resultado del trabajo de auditora, es muy posible que se determine la necesidad de registrar algunos asientos de ajuste o reclasificacin. Estos asientos debern quedar registrados en los siguientes documentos: En la cdula de trabajo relativa a la cuenta que se ajusta. En la cdula que rene todos los asientos de ajuste o reclasificacin detectada. En las sumaria que contiene la cuenta revisada. En el balance general de trabajo. Cdulas de resumen de los libros de actas

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Estas cdulas se elaboran con el propsito de seleccionar los puntos contenidos en las actas de la compaa, que sean de importancia para efectos de la revisin de auditora, tales como autorizaciones para incurrir en deudas, declaraciones de dividendos, autorizaciones para invertir, lmites y condiciones para conceder crdito a los clientes, entre ellos. Cdula de pendientes Para cada una de las secciones indicadas, deber elaborarse una hoja en donde se anotar los aspectos que queden pendientes de revisin en el transcurso de la auditora. Una vez que se concluya con cada uno de esos puntos, deber tomarse nota de ellos, de tal forma que al finalizar el trabajo no pueda quedar nada pendiente, salvo por circunstancia muy especiales que normalmente originarn una salvedad a la opinin del auditor. Formalismos de identificacin Como se ha indicado reiteradamente, es necesario el adecuado ordenamiento e identificacin de los papeles de trabajo. Con ese fin, se han diseado los ndices, la simbologa y las referencias, que nos permiten determinar dnde est la informacin requerida, los cruces de informacin, las fuentes de la informacin y el tipo de pruebas realizadas. Dado que el uso de estos mecanismos no es estandarizado, se propone un sistema que puede ser fcilmente adaptado a las necesidades de cada auditor y que cumple con los requisitos antes sealados: Codificacin de las cdulas Responsabilidad por la elaboracin de las cdulas Uso de smbolos Identificacin de deficiencias de control interno Identificacin de asientos de ajuste y reclasificacin Cruce de informacin entre cdulas Control de programa de auditora Instrucciones para la aplicacin del cuestionario de control interno Instrucciones para el uso del programa de auditora Codificacin de las cdulas Cada una de las cdulas que se elaboren o que se obtengan para respaldar el trabajo, deber ser debidamente numerada, atendiendo a la seccin a que pertenezca. As, toda cdula llevar su codificacin en el margen superior derecho, mediante anotacin con lpiz rojo que indicar en primer trmino la seccin a que pertenece y, en segundo trmino, la identificacin particular, que en el caso de se numrica, podr realizarse en estricto orden consecutivo aunque tal requisito no es indispensable.

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Si no se utilizare algn cdigo, tal hecho se har constar posteriormente en el cierre de las sumarias, en donde habr un aparte que sumarizar el trabajo realizado con indicacin expresa de la codificacin de las cdulas utilizadas y no utilizadas. Responsabilidad por la elaboracin de las cdulas Como se ha explicado, al realizar las revisiones mediante cdulas, se hace necesario indicar expresamente el tipo de exmenes que se han realizado, as como las indicaciones relacionadas con las fuentes de informacin, las referencias, entre otras, para lo cual se utilizan smbolos. Cada vez que se utilicen smbolos, se anotarn con lpiz rojo, al pie de la cdula, y se dar una explicacin del uso de cada uno de ellos, indicando primero el smbolo usado (en rojo) y a continuacin el detalle (en lpiz negro). Identificacin de deficiencias de control interno Las deficiencias pueden resultar de la aplicacin del cuestionario de control interno, o bien durante el transcurso de la revisin. Cada vez que auditor identifique una deficiencia, deber colocar al lado derecho de la anotacin realizada una indicacin en rojo con las iniciales CI-, seguida por un nmero consecutivo para cada una de ellas. Una vez que haya finalizado la cdula en que hubiere detectado la deficiencia, de inmediato debe realizar el cruce de informacin con la Cdula de resumen de deficiencias de control interno, en donde anotar en el primer rengln y encerrado en un crculo, el nmero 01 deficiencia localizada. Este nmero indicado como 01 debe corresponder al nmero consecutivo antes sealado. Al margen izquierdo de esa ltima anotacin citada en la cdula de resumen de deficiencias de control interno anotar, tambin en rojo, el nmero de cdula en donde se descubri la deficiencia. Vase que en consecuencia y para todo lo que sigue de este trabajo, la referencia escrita con rojo al lado derecho de una anotacin tendr el significado de va hacia la cdula y la referencia al lado izquierdo indica que viene de la cdula. Identificacin de asientos de ajuste y reclasificacin En el transcurso del trabajo de auditora, con frecuencia se determinan errores de anotacin, de registros o de clasificacin de operaciones, lo que resulta en la necesidad de correr asientos de ajuste o reclasificacin. Con el fin de darle el adecuado seguimiento a este tipo de registros se anota en la cdula en donde se descubra el error que origine un asiento, el asiento mismo al final de la cdula de trabajo.

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Al lado derecho del asiento se anota con lpiz rojo la iniciales AR-.., y seguidamente el nmero consecutivo del asiento. De inmediato, se debe tomar la cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, identificada como AR. En el primer rengln se anota el nmero 01, encerrado en un crculo rojo. A continuacin se confecciona el asiento de ajuste con el respectivo detalle y se cierra el rengln siguiente mediante el smbolo utilizado contablemente con ese fin. Al lado izquierdo de dicho asiento, se anota con lpiz rojo el nmero de la cdula de donde proviene la informacin. Cruce de informacin entre cdulas Debemos tener presente que, de conformidad con la prctica de auditora, al menos la que se utilizar en este texto, la informacin resultante de las cdulas de trabajo se transfiere a las cdulas de resumen de deficiencias de control interno y al resumen de asientos de ajuste y reclasificacin. La informacin que contiene el resumen de deficiencias de control interno se utiliza en forma directa para redactar el borrador de la carta de gerencia (recomendaciones de control interno), que deber se discutida con la gerencia de la empresa antes de confeccionar el informe final. La informacin que contiene la cdula de resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, se transfiere, en primer lugar, a las cdulas sumarias de las cuentas respectivas y, en segundo lugar, al balance general de trabajo. Para el traslado de esta informacin deber seguirse la prctica indicada de anotar al lado derecho de la observacin o registro contable respectivo, la identificacin de la cdula en donde se lleva el dato y en dicha cdula, al lado izquierdo de a anotacin se indica la cdula de donde proviene. Control del programa de auditora En lo que corresponde al uso del programa de auditora, este contiene en una sola columna, dos espacios que indican cdula No Comentarios. El estudiante deber anotar, en el espacio reservado para cdula No., la identificacin de la cdula una vez que haya finalizado. En el espacio para comentarios anotar sus iniciales y la fecha en que finaliz el trabajo. Si hubiere algn otro comentario, lo har mediante una indicacin breve que permita la identificacin de la idea. Instrucciones para la aplicacin del cuestionario de control interno

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En el apndice, se incluye un modelo de cuestionario de control interno, con la idea de que el estudiante disponga de ese instrumento y conozca sobre su uso y utilidad. Este cuestionario deber aplicarse siempre que se vaya a iniciar una auditora externa, puesto que constituye la base sobre la que se definir la amplitud y cobertura del trabajo, as como las reas que requerirn especial atencin por parte de los auditores. La aplicacin de dicho cuestionario deber realizarse mediante entrevista con algn funcionario de la empresa, que tenga un conocimiento claro de los procedimientos de trabajo. Debe procurarse que la charla no se realice con personal directamente involucrado en labores de registro contable o manejo de los dineros de la empresa. Para cada una de las preguntas que se plantean, deber constar una respuesta clara. Si por alguna circunstancia el procedimiento o el planteamiento que se realiza no es aplicable (N.A.), por la circunstancia que fuere, se dejar constancia anotado en el espacio respectivo la indicacin de N.A. Cuando el auditor identifique un procedimiento incorrecto o alguna deficiencia en el sistema de control interno, deber anotar con lpiz rojo y al lado derecho de la pregunta y de la observacin respectiva las iniciales CI-, seguidas de un nmero consecutivo, y se har la transferencia de la informacin a la cdula de resumen de deficiencias de control interno, tal y como ha sido explicado anteriormente. Dado que en el desarrollo de este trabajo se enfrenta una situacin ficticia, no ser posible la aplicacin del cuestionario de control interno. Para resolver esta pequea dificultad, cada estudiante deber analizar dicho documento y anotar como mnimo quince supuestas deficiencias, y procedimientos conforme corresponde. Instrucciones par el uso del programa de auditora Un modelo de programa de auditora se incluye como apndice, el fin de que los estudiantes dispongan de este para realizar su trabajo. Dicho programa incluye los procedimientos de auditora bsicos que deber aplicar en la revisin de cada una de las cuentas de balance. Para cada sumaria, deber desprenderse la hoja u hojas respectivas incluidas en el apndice, que se colocarn inmediatamente despus de la cdula de resumen y se les asignarn los primeros nmeros de la seccin correspondientes.

5. ARCHIVOS DE AUDITORA
En el trabajo de auditora, los papeles de trabajo suelen dividirse en dos grupos que se identifican como archivo permanente y archivo de administracin.

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ARCHIVO PERMANENTE Este grupo de papeles de trabajo contendr toda la informacin relativa a una empresa determinada que se deba retener por ms de dos aos, cuya utilizacin pueda mantenerse por un tiempo prolongado. El contenido de este archivo ser, entre otras cosas, el siguiente:

Nombre del cliente Domicilio Telfono Facsmil Apartado postal Giro de la empresa Personal de coordinacin Representante legal Fecha de la contratacin A quin se dirige el informe Perodo que cubrir la revisin Tipo de auditora Informes que se deben entregar Monto de los honorarios y forma de pago Forma en que se determinaron los honorarios Personal responsable de los registros contables Fecha de inicio de la auditoria Fecha prevista para entregar el informe Tipo de organizacin y datos relativos al capital accionario Asesor legal y datos de localizacin Personal a cargo de la auditora

Copia de contratos laborales, compromisos participaciones, bonificaciones, etc. sobre beneficios sociales,

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Contratos para la administracin de valores.

Copias de actas de accionistas y de asambleas de socios.

Organigramas.

Catlogos de cuentas.

Manuales contables y administrativos.

Copias de las declaraciones de renta y pago de impuestos.

Copia de informe de auditora. ARCHIVO DE ADMINISTRACIN Este incluye todas las cdulas de trabajo que se confeccionen u obtengan, relacionadas con el examen de auditora. Adems de dichas cdulas, deber incluir el contrato para la prestacin de servicios, cuestionario de control interno, programa de auditora, estados financieros, informe de auditora e informe del uso del tiempo de los auditores.

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TEMA II
INFORMACIN RELATIVA AL CASO PRCTICO

En este tema se suministran los datos que se consideran necesarios para la creacin de un modelo que permita al estudiante realizar el proceso de revisin de los estados financieros.

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1.

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA QUE SE VA A SOMETER A UNA AUDITORIA

La auditora que le ha sido asignada al estudiante (quien en este curso a la vez fungir en calidad de auditor), corresponde a la empresa denominada Representaciones Internacionales S.A. entidad dedicada a la importancin de materiales para audio y video, quienes tambin comercializan en forma directa por mayor y al detalle. Esta empresa fue fundada hace varios aos, pero sufri una importante reestructuracin hace tres, al modificar las lneas y condiciones de ventas. A partir de dicha reestructuracin, durante el primer perodo, su resultado de operacin estuvo muy cerca del punto de equilibrio. En el segundo ao logr una pequea utilidad que se incrementa en el perodo siguiente, como producto de variaciones en la estructura de costos y en el margen bruto de utilidad. Los productos que representa son de una marca exclusiva y de gran calidad. No obstante, su ingreso al mercado ha sido un tanto difcil, por la gran cantidad de marcas competidoras, que aunque tienen una calidad inferior, ofrecen buenos productos y a precios inferiores. Lo interesante del caso es que habiendo realizado un incremento en los precios en el perodo 08, el descenso en las ventas no fue tan significativo, sobre todo si se considera que hubo un cambio en el personal de ventas como consecuencia de una disminucin en las comisiones. Al estudiante le corresponde realizar la auditora externa para el perodo comprendido entre el 1 de octubre de 2009 y el 30 de septiembre de 2010.

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Los estados financieros para el perodo anterior no fueron auditados. La empresa es propiedad de dos socios, quienes tienen cada uno un 50% de las acciones y ejercen la direccin en forma conjunta. Como poltica de la empresa no se han distribuido utilidades con el fin de fortalecer el capital de trabajo.

2.

BALANCE DE SITUACION DE LA EMPRESA

Se aporta a continuacin el balance general comparativo de la empresa, al 30 de septiembre de 2009 y de 2010. REPRESENTACIONES INTERNACIONALES S.A BALANCE GENERAL COMPARATIVO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2009 Y DE 2010

Activos Activo circulante Caja y banco Inversiones transitorias Documentos por cobrar Cuentas por cobrar comerciales Intereses acumulados por cobrar Inventarios Gastos prepagados Total activo circulante Activo fijos Mobiliario y equipos

20(09)

20(10)

472 925 6 800 000 3 225 000 6 250 340 179 525 1 250 000 120 000 -----------------18 297 790

812 930 2 200 000 4 400 000 7 914 000 77 950 2 324 000 178 000 ---------------17 906 880

620 000

780 000

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Vehculos Edificios Terreno Depreciacin acumulada Total activo fijo Otros activos Acciones club social Gastos diferidos Total otros activos Activo Total

2 200 000 3 750 000 1 500 000 - 422 000 ---------------7 648 000 125 000 900 000 ------------------1 025 000 26 970 790 ===========

2 200 000 4 075 000 1 500 000 - 784 000 -----------7 771 000 125 000 900 000 ----------725 000 26 402 880 ========

REPRESENTACIONES INTERNACIONALES S.A. BALANCE GENERAL COMPARATIVO AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2009 Y DE 2019

PASIVO Y PATRIMONIO Pasivo circulante Documentos por pagar Cuentas por pagar Impuestos de ventas por pagar Retenciones y aportes por pagar Total pasivo circulante Pasivo largo plazo Beneficios sociales por pagar 000 Hipoteca por pagar Total pasivo largo plazo

20(09)

26(10)

4 825 000 3 747 800 160 000 87 500 -------------8 820 300

1 428 390 6 300 000 220 000 102 000 --------------8 050 390

314 000 2 345 000 -------------2 659 000

420 1 814 000 ------------2 234 000

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Capital Capital social Utilidades retenidas Utilidades del periodo Total capital -------------TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 26 402 880 9 000 000 9 000 000 6 200 000 6 491 490 291 490 627 000 -------------------------15 491 490 16 118 490 ---------------26 970 790 ========= =========

3. ESTADO DE RESULTADO DE LA EMPRESA

REPRESENTACIONES INTERNACIONALES S.A. ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO POR LOS AOS TERMINADOS EL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2009 Y DE 2010 INGRESOS VENTAS Menos Inventario inicial Compras Inventario final Costo de la ventas Utilidad bruta en ventas Menos Gastos Sueldos Cargos sociales Comisiones Beneficios sociales Comunicaciones 936 000 196 560 650 000 134 000 184 000 1 029 216 550 147 202 600 216 000 400 400 20(09) 39 277 100 1 400 000 33 235 535 1 250 000 ----------------1 250 000 26 537 664 2 324 000 ---------------33 385 535 --------------5 891 565 25 463 664 -------------6 365 916 20(10) 31 829 580

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Luz y agua Mantenimientos de edificios Mantenimientos de mobiliario Mantenimiento de vehculos Representacin Papelera y tiles Servicios profesionales Vacaciones Aguinaldo Transporte Otros gastos Gasto total

75 000 225 000 11 300 135 000 457 000 222 000 420 000 132 000 132 000 260 000 1430 215 -------------

82 500 130 000 41 000 160 000 550 000 250 000 510 000 147 400 147 400 300 000 1 275 000 --------------5 600 075 --------------291 490 ========= 5 738 916 -------------627 000 =========

UTILIDAD DE OPERACIN 4.

DETALLE DE LA COMPOSICIN DE CUENTAS Y SUBCUENTAS

En este punto se suministra la informacin que se encuentra debidamente documentada como justificante de las diferentes cuentas de balance, con las que contara al estudiante para iniciar el estudio de cada cuenta.

REPRESENTACIONES INTERNACIONALES S.A. AL 30 de septiembre de 2010 Caja y bancos Caja chica Bancos Inversiones transitorias C. D. P C. D. P C. D. P C. D. P 1145 9840 9433 9960 700 700 400 400 000 000 000 000 150 000 662 930

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No. C. D. P

Fecha de compra

Plazo

Tasa de Inters

1145 9840 9433 y 9960

7 sept. 10 7 sept. 10 7 sept. 10

1 mes 2 meses 3 meses

14.35 % anual 17 % anual 18.5 % anual

Documentos por cobrar Los documentos por cobrar corresponden a prstamos concedidos a los dos propietarios de la empresa, el da 15 de septiembre de 2010, as como arreglos de pago con clientes que no pudieron pagar oportunamente sus cuentas. Los documentos constituyen una garanta adecuada de pago, por lo que no hay probabilidades de incobrabilidad.

Monto

Plazo

Tasa de Inters

Fecha de arreglo

Socio A. Socio B. Clientes: Audiorojo Cinta M Grabacin X

1 500 000 1 500 000 500 000 525 000 375 000

1 ao 1 ao 1 ao 1 ao 1 ao

27 % 27 30 30 30 14 07 10 02 08 10 15 - 09 10

Cuentas por cobrar comerciales Las ventas que realiza la empresa son al crdito, pagaderas a 30 das. Dada la gran cantidad de clientes, se hace una relacin parcial de cuentas, de tal manera que se consideran fundamentales las de mayor monto y antigedad. Cliente Rodela S.A Saldo de su Cuenta 224 000 00 37 Fecha de factura 30 abril 2010

Noche Luna S.A Magnticos S.A Castou S. A Recuerdo T S.A Loramic Mag. Magma Per. Bosque Seco Palco Rosa Zenit S.A Colare S.A Grana Tica Souvenir S.A Medusa S.A

314 000 00 190 000 00 315 000 00 223 000 00 87 000 00 110 000 00 114 000 00 89 000 00 330 000 00 225 000 00 146 000 00 99 000 00 315 000 00 --------------2 781 000 00

27 mayo 2010 8 junio 2010 12 junio 2010 30 junio 2010 15 julio 2010 22 julio 2010 30 julio 2010 14 Agost 2010 17 Agost 2010 22 Agost 2010 27 Agost 2010 27 Agost 2010 27 Agost 2010

El resto de las cuentas por cobrar corresponden a ventas efectuadas en el mes de septiembre de 2010.

Inventarios El inventario fsico realizado por los funcionarios de la empresa al finalizar el perodo contable, es el siguiente: Producto TR-91 T- 1401 XTR-14 MZQ-220 TRK- 33 LMT- 00 PL-99 25-25-888 MB-87 PRO-01 DCT-46 YT- 76 Existencia 100 50 10 75 200 150 12 102 300 900 925 200 Costo Unitario 300, 00 400, 00 150, 45 180, 93 500, 00 1 500, 00 436, 65 539, 65 647, 40 840, 00 777, 50 1 344, 27 Costo Total 30 000, 00 20 000, 00 1 500, 45 15 639, 75 50 000, 00 225 000, 00 5 392, 80 55 044, 30 198 220, 00 756 000, 00 758 348, 70 208 854, 00 -----------------2 324 000, 00

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Gastos pagados por anticipado El detalle es el siguiente: Seguro de riesgos profesionales, suscrito el 1 de julio de 2010, por el cual se paga una prima por un monto de C$ 36 000,00, que cubre un ao. Seguro de incendio, suscrito el 1 de mayo de 2010, por el cual se paga una prima original por un monto de C$ 24 000, 00 que cubre un ao. Compra de tiles de oficina por C$ 144 000,00, realizada el 1 de enero de 2010, se amortiza el monto a 12 meses. Seguros de responsabilidad civil, suscrita el 1 septiembre 2010, por el cual se paga una prima por un monto de C$ 48 000, 00, que cubre un ao. Seguro de automviles, suscrito el 30 de julio de 2010, por el cual se paga una prima por un monto de C$ 92 000 que cubre seis meses. Activo fijos Computadora personal y accesorios 3 escritorios 3 sillas giratorias 3 calculadoras Estanteras Mquina de escribir Mesa para mquina de escribir 2 ventiladores Escritorio para cmputo Facsmil Vehculo de reparto 300 000, 00 60 000,00 21 000, 00 90 000,00 120 000,00 70 000,00 4 000,00 15 000,00 20 000,00 80 000,00 2 200 000,00

Todos estos bienes fueron adquiridos el 1 de diciembre de 2008 y se estn depreciando mediante el sistema de lnea recta, de acuerdo con lo que establece la ley del IR, salvo el Facsmil, una calculadora con valor de C$ 30 000, 00, los ventiladores, los accesorios de la computadora con un valor de C$ 35 000, 00 que fueron adquiridos el 1 de octubre de 2010. El edificio se adquiri el 1 de octubre de 2008 y se deprecia a 20 aos. Los gastos de organizacin corresponden a erogaciones especiales por el proceso de reorganizacin de la entidad, y que se comienzan a amortizar en el perodo 2010, cubriendo todo el perodo.

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Documentos por pagar Corresponden a una obligacin adquirida por la empresa en el mes de septiembre de 2010, con el propsito de contar con capital para desarrollar nuevas actividades que se tienen programadas. Esta deuda vence en septiembre de 2011, con intereses del 30% anual, pagaderos junto con el principal en la fecha de su vencimiento, habiendo otorgado garanta fiduciaria mediante la firma de un pagar. Cuentas por pagar El detalle de las cuentas es el siguiente: Acreedor Proveedor exterior Nacionales Papel y lpiz S.A. Congneres S.A. Luz y Sombra S.A. Agua Azul S.A. Serena S.A. Monto 5 752 000, 00 20 000, 00 115 000, 00 214 000, 00 50 000, 00 148 800, 00 Fecha de la factura 24 de agosto 2010 15 septiembre 2010 16 septiembre 2010 20 septiembre 2010 22 septiembre 2010 27 septiembre 2010

El impuesto de ventas por pagar corresponde a las retenciones practicadas en el mes de septiembre de 2010 Retenciones y aportes. Al cierre de operaciones no se han pagado las retenciones y los aportes al INSS de septiembre de 2010. El costo total de la planilla mensual es de C$ 85. 800 en concepto de salarios y de C$ 45 833, 33 por comisiones. Beneficios sociales por pagar La empresa ha adoptado la poltica de reconocer a sus trabajadores el derecho a la indemnizacin por cesanta en forma total y sin lmite de aos. Los actuales trabajadores iniciaron su relacin laboral tres aos antes, salvo el personal de ventas, que fue contratado en diciembre de 2009. La hipoteca por pagar corresponde a un crdito obtenido para la compra del edificio en el mes de agosto de 2008, con un plazo de cuatro aos, pero se han realizado pagos adicionales. La tasa de inters es del 24% anual.

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Segn el calendario de pagos, el saldo en la fecha del corte sera de C$ 2 689 651, pero segn indican los socios, se han realizado pagos extraordinarios.

5. INICIO DE LA AUDITORA
Una vez que se tiene la informacin disponible, suministrada al inicio de este tema, se est en disposicin de iniciar el proceso de revisin de la auditora. Sin embargo, antes de iniciar la revisin de las cuentas del balance general, se deben realizar labores previas para disponer en forma adecuada la informacin, con el fin de que se puedan desarrollar el trabajo siguiendo una secuencia lgica, para lo cual debe procederse a la ejecucin de las labores siguientes:
APLICACIN DEL CUENTIONARIO DE CONTROL INTERNO ELABORACIN DE LA CEDULA DE DEFICIENCIA DE CONTROL INTERNO ELABORACIN DEL BALANCE GENERAL DE TRABAJO ELABORACIN DEL ESTADO DE RESULTADO DE TRABAJO ELABORACIN RECLASIFICACINES. DE LA CEDULA RESUMEN DE AJUSTES Y

APLICACIN DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

El inicio del trabajo de auditora debe darse con la aplicacin del cuestionario de control interno, con el fin de conocer, en la medida de lo posible, de forma previa, la proteccin que se da a los bienes de la entidad y as determinar la profundad que deber considerarse en la ejecucin de las diferentes pruebas de auditora. Para los efectos de este trabajo, es preciso que el estudiante revise en detalle los aspectos que contienen dicho cuestionario y, suponiendo la aplicacin de este, considere, al menos, quince deficiencias. En consecuencia, al lado de cada una de las preguntas o comentarios en que considere existe deficiencia, deber anotar CI- con lpiz rojo, y proceder segn las instrucciones que se suministran en el Tema I, punto F.

ELABORACIN DE LA CEDULA DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

La Cdula de deficiencias de control interno corresponde a la definicin de cdulas resumen, segn se expuso en el tema anterior, y tiene el propsito de reunir en un solo documento todas las observaciones dispersas en las diferentes hojas de trabajo sobre las debilidades que se identifiquen en el sistema de control interno en operacin. 41

Para ello, una vez que se ha realizado la aplicacin del cuestionario de control interno, descrito en el punto anterior, el auditor deber trasladar las deficiencias detectadas a la Cdula de deficiencias de control interno, para cuya elaboracin deber utilizar una hoja columnar que puede ser de seis columnas y realizar las siguientes anotaciones:
a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la compaa que est sujeta a examen. b) En el extremo superior derecho, con lpiz rojo, CI como inicial o referencia de la Cdula resumen de deficiencias de control interno. c) En el segundo rengln, el nombre de la hoja de trabajo: Cdula resumen de deficiencias de control interno; y en el tercero, el perodo que se esta revisando. d) En el primer rengln, de la hoja columnar, en el espacio denominado columna matriz, el nmero 1 encerrado en un crculo con lpiz rojo, que se coloca al centro de dicha columna, para indicar que se va a incluir la primera deficiencia de control interno. e) Concluido el punto d anterior, en el siguiente rengln, el nmero 2 encerrado en un crculo con lpiz rojo, para dejar prevista la inclusin de otra deficiencia de control interno. f. En la columna de referencia, en el extremo izquierdo de la hoja columnar, la cdula de donde proviene la deficiencia, que para este primer caso ser el cuestionario de control interno, por lo que tal referencia ser QI-x (donde x es la variable que representa el nmero consecutivo que identifica cada hoja del cuestionario de control interno).

Debe utilizarse este mismo procedimiento con las otras deficiencia de control interno que se identifiquen, variando el nmero de deficiencia que est anotando en la columna matriz y el documento en donde se origina la deficiencia. La Transcripcin (posteo) de informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control Interno, se realizar una vez que concluya el anlisis en la cdula que se est trabajando. ELABORACIN DEL BALANCE GENERAL DE TRABAJO Una vez que el auditor ha realizado la aplicacin del cuestionario de control interno e iniciado las anotaciones en la cdula resumen de deficiencias de control interno, deber continuar con las siguientes labores del proceso de revisin que corresponde a la confeccin del balance general de trabajo. La hoja de trabajo del balance general es una cdula resumen, que rene las cuentas que integran el balance de situacin de la empresa, con el fin de que el revisor disponga, en un solo documento, del detalle de las cuentas que deber someter a examen.

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Para elaborar la Cdula balance general de trabajo, el estudiante utilizar una hoja de nueve columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado el nombre de la empresa; en el segundo, el nombre de la cdula balance general de trabajo; y en el tercer rengln, la fecha de corte de los estados financieros. b) Al lado derecho de la cdula, la codificacin de la Cdula balance general de trabajo, que en este caso es BG, escrita con lpiz rojo. c) En la columna de referencia, el cdigo de cada una de las cuentas que integran el balance de situacin. j) En la cuarta y quinta columnas, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando ambas columnas, la fecha final, en este caso, Saldo al. k. En la cuarta y quinta columnas, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando ambas columnas la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. l. En la cuarta columna, en el tercer rengln del encabezado para ttulos, Debe.

d) En la columna matriz, el nombre de la cuenta. e) En la primera columna, la referencia de los papeles de trabajo en donde se realizaron los exmenes de la cuenta. f) En la segunda y tercera columnas, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando ambas columnas, Saldos al. g) En la segunda y tercera columna, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando ambas columna, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009. h) En la segunda columna, en el tercer rengln del encabezado para ttulos, Debe. i) En la tercera columna en el tercer rengln del encabezado para ttulos, Haber.

m. En la quinta columna, en el tercer rengln del encabezado para ttulos, Haber.

n) En las columnas sexta y sptima, en el segundo rengln del encabezado para ttulos y abarcando ambas columnas, Ajustes y reclasificaciones.

) En la octava y novena columna, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando ambas columnas, Final.

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Al confeccionar la Cdula balance general de trabajo, el estudiante trasladar la informacin que se le dio a inicio de este tema, con la que llenar hasta la columna quinta inclusive. La informacin que debe contener las columnas seis, siete, ocho y nueve, surge del trabajo que se realice y al respecto se darn las instrucciones del caso en el transcurso del desarrollo de la auditora. ELABORACIN DEL ESTADO DE RESULTADOS DE TRABAJO La cdula correspondiente al estado de resultados de trabajo, rene la informacin de los estados financieros de la empresa relacionada con los ingresos y los gastos que permiten determinar la utilidad o el dficit del perodo. Esta cdula tiene como propsito mostrar en forma resumida la informacin mencionada, con el propsito de facilitar la visin de conjunto por parte del auditor en lo relativo a las cuentas que deben someterse a revisin. Para su elaboracin, se utiliza una hoja de nueve columnas, cuya distribucin ser exactamente igual a la descrita para el balance general de trabajo, salvo por lo siguientes dos aspectos: La identificacin de la cdula en el extremo superior derecho se hace mediante las iniciales PG escritas con lpiz rojo. Las cuentas que se anotarn en la columna matriz son las de ingresos y gastos. ELABORACIN DE LA CDULA RESUMEN DE AJUSTES Y RECLASIFICACIONES Con el fin de disponer de la documentacin en forma adecuada desde el inicio del trabajo, y prepararse para realizar oportunamente las anotaciones y cruces de informacin, se debe disear la Cdula resumen de ajustes y reclasificaciones. Esta hoja de trabajo no se utilizar en forma inmediata, sino conforme aparezcan deficiencias de anotacin contable que originen asientos de ajuste o reclasificacin. Sin embargo, para responder adecuadamente a la necesidad de identificar las variaciones en las cuentas, que resultan del proceso de auditora, es conveniente elaborar la Cdula de ajustes y reclasificaciones desde el inicio mismo del trabajo. Dicha cdula, como su nombre lo indica, rene todos los asientos que el auditor identifique como necesarios para lograr registros contables acordes con los principios de contabilidad

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generalmente aceptados, que se ir manifestando conforme se avance en la realizacin de la auditora. Para preparar la Cdula resumen de ajuste y reclasificaciones, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln de encabezado, el nombre de la empresa; en el segundo, Cdula resumen de ajustes y reclasificaciones; en el tercero, la fecha de cierre de los estados financieros. b) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de esta cdula mediante las iniciales AR, escritas con lpiz rojo. c) En el primer rengln de la columna matriz, al centro de esta AR-1, en donde el 1 indica que se abre el primer asiento de ajuste o reclasificacin. d) En el segundo rengln y siguientes de la columna matriz, el asiento respectivo, de tal manera que incluya la descripcin de este. e) En la columna de referencia, la identificacin de la cdula de donde proviene el asiento. f) En el rengln siguiente, una vez finalizada la descripcin del asiento anterior (que puede ser de ms de un rengln), un salto de rengln, mediante el smbolo convencional que con ese fin se utiliza en registros contables. g) En el rengln siguiente (despus del salto de rengln) al centro de la columna, las iniciales AR-2 (se da la apertura al nuevo asiento de ajuste o reclasificacin).

La Transcripcin (posteo) de los asientos de ajuste o reclasificacin, de las cdulas analticas en donde se origine esta a la Cdula resumen de asientos de ajustes y reclasificacin, se debe hacer inmediatamente despus de que se termine en su totalidad la cdula analtica de origen. Cuando el trabajo de auditora est totalmente terminado, se debe realizar un proceso de Transcripcin de la informacin de esta cdula a las sumarias de las diferente cuentas que se afecten, con los asientos de ajuste o reclasificacin; y de las cdulas sumarias se realizar la transcripcin a la Cdula balance general de trabajo. Este procedimiento se explicar en el Tema XIV.

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TEMA III

AUDITORA DE LOS FONDOS DE EFECTIVO

La auditora de los fondos de efectivos consiste en todas las pruebas, exmenes y anlisis que se realizan para verificar los saldos, las transacciones y los registros contables que han ocurrido durante el perodo que est sujeto a revisin en la cuentas de caja, bancos y 46

simuladores (que puedan considerarse efectivo), con el propsito de satisfacer las normas y los procedimientos de auditora y que con base en ello, se puedan emitir el dictamen de auditora. Una vez que se ha aplicado el cuestionario de control interno, se han elaborado los balances y estados de trabajo, as como las cdulas resmenes de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin se est en condiciones de iniciar la revisin de las partidas de efectivo. La realizacin del trabajo de auditora externa para la seccin del efectivo, involucra las pruebas necesarias para juzgar la propiedad con que han sido determinados los saldos del balance general, para las cuentas relativas al dinero en caja y en bancos. El trabajo que se debe realizar aparece descrito en el programa de auditora para efectivo que se encuentra en el apndice de este texto, pero, en resumen, se puede decir que las pruebas fundamentales son los arqueos de caja, las conciliaciones bancarias, las pruebas de ingresos y las de egresos. _________________________________________________________________________

Objetivos El estudiante, al realizar la auditora de los fondos de efectivos, estar en capacidad de:

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 Evaluar la validez y la autenticidad de las transacciones realizadas con el dinero en caja y en bancos. Juzgar si los saldos de las cuentas de los fondos de efectivo y su presentacin en los estados financieros es adecuada, conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

1.

CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Cada grupo de cuentas del balance, clasificadas segn las secciones ya definidas el Tema I, manifiestan algunas particularidades que deben ser analizadas o clarificadas antes del inicio de los exmenes de auditora. Para la revisin de las cuentas de efectivos, es necesario disponer de alguna informacin que, en el proceso normal de auditora, se obtiene de los registros de la empresa y que, para el caso que se est desarrollando, se debe aportar, para lo cual se suministra la composicin del fondo fijo de efectivo y los datos necesarios para efectuar la conciliacin bancaria. LOS DATOS RELATIVOS A CAJA CHICA El fondo fijo est constituido al 30 de septiembre de 2010, segn lo indica el balance general, por la suma de C$ 150 000 y lo mantiene bajo custodia en una pequea caja metlica uno de los trabajadores de la empresa.

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Para la fecha en que se realiza la revisin, en la caja metlica se encuentra dinero en billetes, monedas y comprobantes de gastos, segn el detalle que se suministra a continuacin. Dinero en efectivo Billetes: 15 de C$ 5 000, 00 20 de 1 000, 00 30 de 500, 00 25 de 100, 00 80 de 50, 00 Monedas: 200 de C$ 20, 00 115 de 10, 00 40 de 5, 00 89 de 2, 00 122 de 1, 00 300 de 0, 50 100 de 0, 25 Comprobantes: Factura por servicios de trasporte Factura por compra de papelera Comprobante de pago por servicio de taxi Cheque cambiado al custodio de caja Prstamo otorgado a Jos Lpez Los datos que se suministran para realizar la conciliacin bancaria son: El saldo al 30 de septiembre de 2010 que da el banco en el estado de cuenta mensual, que es por la suma de C$ 7 13 000. Ese informe incluye notas de dbito por los siguientes conceptos: Cheque de Rodelas S.A. por la suma de C$ 62 130, rechazado por el banco debido a que no existan fondos suficientes. Compra de chequera, mediante la nota de dbito No. 898989, por C$ 2 300. C$ 7 885, 00 6 322, 90 1 300, 00 12 500, 00 5 000, 00

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Cargos por multas al girar cheques sin fondos, mediante la nota de dbito No. 898999 por la suma de C$ 6 000. De la comparacin de los cheques pagados por el banco con el registro de cheques girados por la empresa, se determina que existen cheques no presentados al banco para su cobro por la suma de C$ 120 000, segn el siguiente detalle. Nmero 22215 22220 22224 22229 22235 22314 22413 22480 22916 22917 22918 22919 22920 22921 22922 Fecha 14 marzo 2009 23 marzo 2009 25 marzo 2009 26 marzo 2009 8 abril 2009 22 junio 2009 29 julio 2009 19 agosto 2009 27 septiembre 2009 28 septiembre 2009 28 septiembre 2009 29 septiembre 2009 29 septiembre 2009 29 septiembre 2009 29 septiembre 2009 Monto C$ 15 000 6 300 5 800 4 325 10 300 11 950 17 350 12 800 5 900 4 600 4 400 3 700 2 500 6 800 8 270

2. ELABORACION DE LA SUMARIA DE EFECTIVO

La sumaria de efectivo es la hoja de trabajo que rene la informacin relativa a las cuentas de caja y banco, as como otras eventuales que puedan considerarse como efectivo, con el fin de que el auditor disponga en forma sintetizada y clara de la informacin que se va a revisar. Para confeccionar la Sumaria de efectivo, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de efectivo; en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. b) En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de efectivo A. c) En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables.

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d) En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de efectivo. e) En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Saldo al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009.

f) En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g) En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h) En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i) En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la sumaria de efectivo.

Las columnas destinadas a los ajustes y las reclasificaciones, as como las de los saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se efecte. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el avance del caso.

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EFECTIVO

El programa de auditora para la revisin de efectivo es una descripcin detallada de los procedimientos y pruebas que se deben ejecutar en el proceso de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la sumaria de efectivo, debe adjuntar el programa de trabajo relativo, lo cual involucra caja y bancos. Este programa se encuentra contenido en el apndice de ese texto, de tal manera que para utilizarlo el estudiante debe desprender las hojas correspondientes (2 hojas).

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A cada una de las hojas le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una A, con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir del 1.

4.

APLICACIN DE ARQUEOS DE CAJA

El arqueo de caja consiste en una verificacin fsica de la existencia de valores hasta por el monto que indique la cuenta del mayor, y puede estar representada por comprobantes, billetes, monedas, cheques u otras formas de efectivo, de manera tal que bajo condiciones ideales el monto representado en la cuenta debe coincidir con los valores existentes fsicamente. Para la realizacin de los arqueos de caja, debe procederse conforme lo indica el programa de auditora, e identificar la fecha ms conveniente par hacerlo, as como tambin considerar las recomendaciones all contenidas. Para los fines de este trabajo se va a suponer que el arqueo de caja se realiza el 6 de diciembre. Para confeccionar la Cdula del arqueo de caja, el estudiante utilizar una hoja columnar que puede se de tres o ms columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones:

a) En el primer rengln del encabezado el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de Efectivo, en el tercero, Arqueo de caja chica. b) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser A-4. c) En el primer rengln de la columna matriz, POR CONTAR; y en la tercera columna, el monto de la caja chica, que en este caso es de C$ 150 000. d) En el cuarto rengln de la columna matriz, CONTADO.

e) A partir del rengln nmero cinco de la columna matriz, el detalle de la composicin del fondo de caja chica que se suministr al inicio del tema en el punto relativo a condiciones particulares de las cuentas f) En la primera columna, en el rengln que corresponda, el resultado de multiplicar el nmero de unidades por el valor unitario, en el caso de billetes y monedas; y el monto respectivo, en el caso de los comprobantes. g) En la segunda columna, el subtotal para cada uno de los componentes, sean billetes, monedas o comprobantes. 52

h) En el rengln disponible despus de las anotaciones anteriores y en la tercera columna, el total que resulta de la suma de los subtotales contenidos en la columnados que bajo condiciones normales debe coincidir con el monto anotado en el primer rengln de esa misma columna. i) En la columna tres, despus del total, la diferencia existente entre ese monto y el indicado en el primer rengln de la misma columna, de tal manera que se debe sealar, en el rengln correspondiente de la columna matriz, si se trata de un faltante o un sobrante. j) En los renglones siguientes, una leyenda que dice El monto del dinero en efectivo y los montos comprobantes revisados ascienden a la suma de crdobas.. que fueron contados en mi presencia el da.....y devueltos el mismo da y estando conforme con el resultado dicho, firmo a las. Adems debe recogerse la firma del custodio del fondo. k) Debajo de la firma que aparece en la leyenda indicada en el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, conforme se anot en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las

identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la Transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) l) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin, tal y como se indic en el tema I.) m) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta hoja de trabajo, tal y como ha sido explicado en el Tema I. n) Al pie de la Cdula del arqueo de caja la firma del auditor y la fecha en que este ejecuto el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. ) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula del arqueo de caja chica y los comentarios que considere necesarios. o. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de arqueo de la caja chica.

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5.

APLICACIN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS

El proceso de conciliacin bancaria consiste en una comparacin de los saldos que muestra el estado de cuenta del banco, el registro auxiliar de bancos de la empresa y el saldo de la cuenta de mayor, con el fin de identificar y corregir los errores de anotacin que pudieren existir en cualquiera de esos tres registros, as como para detectar eventuales usos no autorizados de los recursos monetarios de la empresa sujeta a revisin. Para confeccionar la Cdula de trabajo para la conciliacin bancaria, el estudiante utilizar una hoja de tres columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de Efectivo; en el tercero, Conciliacin bancaria cuenta No Banco..... b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser A-5. c. La conciliacin bancaria, confeccionada mediante el mtodo de saldos ajustados. d. Debajo de la conciliacin bancaria, las deficiencias de control que existan, identificadas conforme se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) e. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I. f. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido explicada en temas anteriores. g. Al pie de la Cdula de la conciliacin bancaria, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut la revisin. h. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de la conciliacin bancaria y los comentarios que considere necesarios. 54

i. En la hoja de anlisis de tiempo el tiempo utilizado en la confeccin

de la Cdula bancaria.

conciliacin

6.

REALIZACIN DE LA PRUEBA DE INGRESOS

La prueba de ingresos consiste fundamentalmente en comprobar que el sistema de control interno en operacin para el ingreso del dinero es adecuado y que los ingresos que debieron producirse se han dado en la realidad. Con ese fin, en primer lugar se realiza el corte de los recibos o las facturas, segn corresponda. Esto consiste en verificar el primer recibo utilizado al inicio del perodo que se est revisando, as como el ltimo. Para mayor seguridad, deber comprobarse el uso dado al recibo anterior al primero del perodo y al posterior al ltimo del mismo perodo. A manera de ejemplo, se plantea la supuesta emisin de recibos para el ltimo mes del perodo y los depsitos bancarios efectuados, segn los datos que de seguido se consigan: Los recibos emitidos durante el perodo: del 3500 al 3820 (ambos incluidos), de los cuales se observan los siguientes casos especiales. El recibo 3499 se comprob depositado en agosto de 2010. El recibo 3821 se observ en blanco. El recibo 3599 se encuentra en caja, conjuntamente con un cheque post- fechado, motivo por el cual no se ha depositado. La copia del recibo 3675 aparece como nula, pero el original no se encuentra archivado. No. Del Depsito 12222 12223 12224 12225 No depositado 12225 12226 Los depsitos bancarios realizados son los siguientes: Montos 78 500, 00 49 000, 00 115 000, 00 47 000, 00 9 800, 00 89 000, 00 Fecha 2-9-10 3-9-10 8-9-10 8-9-10 8-9-10 16-9-10 Recibos 3500 al 3515 3516 al 3552 3533 al 3550 3551 al 3598 3539 3699 3601 al 3644 Fecha 1-9-10 2-9-10 3-9-10 7-9-10 7-9-10 7-9-10 9-9-10

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12227 222 745, 00 17-9-10 El recibo 3675 se encuentra anulado. 12228 54 000, 00 23-9-10 12229 67 000, 00 30-9-10 12230 78 450, 00 30-9-10

3645 al 3700 3701 al 3733 3734 al 3767 3766 al 3820

17-9-10 22-9-10 27-9-10 30-9-10

Para confeccionar la Cdula de trabajo prueba de ingresos, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de efectivo; en el tercero, Prueba de ingreso. b. El extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser A-6. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Depsito nmero d. En el encabezado para ttulos, primer rengln, ocupado el espacio de las columnas uno y dos, Recibos. e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna uno Del. f. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Al. g. En la columna nmero tres, en el primer rengln del encabezado para ttulos Montos. h. Ocupando el espacio de las columnas cuatro, cinco y seis, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Fecha i. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna nmero cuatro, De los recibos. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna nmero cinco, Del deposito.

j.

k. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna nmero seis, Del estado del banco. l. En forma vertical, a partir del primer rengln de la columna matriz, la informacin relativa a los depsitos que se incluyeron al inicio de esta prueba de ingresos, con un espacio entre cada depsito y consignado cada caso en el espacio que le corresponde.
m. En la columna nmero seis, un nmero

consecutivo a partir de 1, en el rengln que corresponda a los recibos o los depsitos que manifiestan situaciones especiales, segn el siguiente detalle: Recibo previo examinado en depsitos del mes de agosto. Recibo posterior examinado en blanco. Recibo no depositado. Atraso en el depsito de recibos.

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Recibo anulado. Otras situaciones que se deriven del examen y anlisis que realice el cdula resumen de deficiencias de control interno.) n. Al pie de la hoja columnar, una explicacin relativa a cada uno de los nmeros consecutivos que se consignaron en la columna seis. . Inmediatamente despus de la explicacin de que se habla en el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la o.

Cdula resumen de deficiencias de control interno.) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de la cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.

p. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, un explicacin, de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. q. Al pie de la Cdula de la prueba de ingresos la firma de auditor y la fecha eque este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. s. En la hoja de anlisis de tiempo, utilizando en la confeccin de la Cdula de la prueba de ingreso.

7.

REALIZACIN DE LA PRUEBA DE EGRESOS

La prueba de egresos es una verificacin y anlisis de los cheques emitidos durante el perodo sujeto a revisin, que puede se al ciento por ciento o en forma selectiva, dependiendo fundamentalmente de la cantidad de transacciones y del sistema de control interno en operacin. Los propsitos de esta prueba se pueden resumir as: Comprobar que el sistema de control interno se encuentra en operacin. Comprobar que los egresos se hayan registrado apropiadamente. Verificar el adecuado uso de los recursos monetarios. Detectar eventuales errores, deficiencias u ocultamientos en la emisin de cheques.

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Para lograr dichos propsitos, el estudiante deber realizar un corte de egresos, de tal manera que identifique cheque utilizado en el perodo, as como el ltimo. De igual manera, se debe verificar el uso del ltimo cheque del perodo anterior y el cheque siguiente ltimo del perodo en revisin. Con el fin de realizar esta prueba, se supone una revisin limitada de los cheques expendidos durante el mes de septiembre del ao en cuestin, segn el siguiente detalle. Los cheques emitidos en el perodo que se va a revisar van del nmero 22530 al 22922, ambos incluidos, de los cuales se extrae una muestra mediante alguno de los mtodos que explica el libro de texto. Para los fines del caso que se est estudiando, se supone que la muestra fue seleccionada siguiendo el mtodo al azar. Al realizar la supuesta revisin de los cheques incluidos en la muestra, se encuentran casos en que el procedimiento de emisin y justificacin de las erogaciones no es correcto, segn el detalle que se expone a continuacin: Cheque 22580 22598 22635 22648 22649 22656 22675 22767 22800 22857 22897 22912 22922 Beneficiario Rafael Castro Matas y Frutas S. Espacios tiles Lara y Ros S.A. Roberto Campos Lupe Vega Carlos Arri Alfredo Ulloa Rubn Calix Alberto Hidalgo Sergio Madrigal Achio S.A. Reversa Ltda. Monto (C$) 25 600 130 000 88 900 75 000 15 000 33 000 34 500 22 600 15 000 33 000 15 725 22 400 44 765 Deficiencia Pagado contra copia Pagado contra copia Mal codificado Factura sin cancelar Factura sin cancelar Sin justificante Sin justificante Sin justificante Sin justificante Sin firmas de autorizado Sin firmas de autorizado Sin justificante Sin justificante

Para la ejecucin de esta prueba, deben prepararse dos papeles de trabajo. El primero de ellos, en una hoja comn, en la que se indicar la forma en que se selecciona la muestra que se va a revisar. Esta cdula se titula en la forma ya conocida, con el nombre de la empresa, la identificacin de la cdula y el perodo de la revisin. El estudiante confeccionar la segunda Hoja de trabajo prueba de egresos, correspondiente al examen de los cheques seleccionados en la prueba anterior, en una hoja de siete columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones.

58

a.

En el primer rengln del encabezado, en nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de Efectivo; en el tercero, Prueba de egreso. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser A-7. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna de referencia, Fecha, ya que el espacio contendr la fecha de emisin del cheque. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Beneficiario, ya que el espacio se utilizar para asignar el nombre del beneficiario del cheque. En el primer rengln del encabezado para ttulos de la columna uno. Nmero, ya que el espacio se utilizar para escribir el nmero de cada cheque que se revise.

Registrado en auxiliar de inventarios. h. En las columnas seis y siete, primer rengln del encabezado para ttulos,Observaciones. i. Transcribir al espacio correspondiente de la hoja columnar, toda la informacin relativa a los cheques cuyo procedimiento de emisin y justificacin no es correcto, informacin que se suministr al inicio de esta prueba. j. En los nueve espacios oblicuos que se disearon en la hoja columnar, y con lpiz rojo, los smbolos para identificar lo siguiente: Procedimientos correctos. No aplicable. Deficiencia. k. La anotacin se realiza en el rengln correspondiente a cada cheque, segn la deficiencia que fue definida en el detalle suministro al inicio de esta prueba. En el caso especfico del cheque mal codificado, el estudiante deber suponer la correcta y la incorrecta. l. En el espacio reservado observaciones, en el rengln corresponda a cada cheque, detalles que considere necesario aclarar situaciones especficas determine en su examen. para que los para que

b.

c.

d.

e.

f. En el segundo rengln del encabezado para ttulos de la columna dos, Monto, ya que el espacio contendr la suma del cheque. g. Las columnas tres, cuatro y cinco, deben dividirse en nueve espacios, trazando lneas oblicuas. Cada uno de esos espacios indicar, en su orden: Documento original. Distribucin contable correcta. Sin tachaduras no borrones. Con sello de pagado Entrada a proveedura. Entrada a inventarios. Registrado en libro de bancos.

m. Inmediatamente despus del ltimo cheque anotado y en forma vertical, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic

59

en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la trascripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) o.

de trabajo, tal como ha sido explicado en el Tema I. Al pie de la Cdula de la prueba de egresos, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. p. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de la prueba de egresos y los comentarios que considere necesario. q. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de la prueba de egresos.

n.

Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula

8.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE CDULAS

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas, tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdula anotada en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a las cdulas resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin.

60

La sumaria no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimiento que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas aspectos que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quieren sealar desde este momento, los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de efectivo: Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de trabajo resumen de deficiencias de ajuste y reclasificacin, a la sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Sin por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurrida en el saldo de las cuentas, relacionando al del perodo anterior con el que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es sastifactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriban indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todo el efectivo que tiene la compaa en caja y bancos al 30 de septiembre de.. Una vez que el estudiante haya ejecutado las pruebas indicadas en este tema, conviene que someta el trabajo a revisin por parte del profesor-tutor, con el fin de que se identifiquen errores, deficiencias, omisiones u otros aspectos que requieran acciones correctivas.

61

Finalizada esa etapa, el estudiante habr hecho las pruebas ms importantes en la auditora de los fondos de efectivo y si su trabajo ha sido realizado en forma correcta, habr alcanzado los objetivos que se trazaron al inicio del tema, y en consecuencia estar en disposicin de continuar con el aprendizaje de las tcnicas y procedimientos de auditora para otras secciones de balance general.

TEMA IV
AUDITORA DE LAS INVERSIONES

62

Una vez que se ha realizado la auditora de los fondos de efectivo, siguiendo el ordenamiento de las cuentas en el balance general, se debe iniciar la verificacin de las cuentas de inversiones. Este tipo de activos representan generalmente recursos de gran liquidez financiera, superados en ese sentido nicamente por el dinero en caja y en bancos. La auditora de las inversiones consiste en todas las pruebas, los anlisis, los exmenes y las evaluaciones que se realizan para obtener la evidencia que permita al profesional conocer los valores que se encuentren incluidos en las cuentas de inversiones, as como juzgar su presentacin en el balance general. El examen de estos valores se orienta a determinar su propiedad, as como su correcta valoracin y presentacin en los estados financieros, adems de la verificacin de los ingresos provenientes de ella.

Objetivos El estudiante al examinar las inversiones en valores y los ingresos derivados de ellas, estar incapacidad de: Verificar mediante las pruebas de auditora la existencia fsica de los ttulos valores. Determinar que las inversiones en valores pertenecen realmente a la empresa sometida a examen. Comprobar que la valoracin de las inversiones en valores sea adecuada, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Comprobar que los ingresos provenientes de las inversiones y las inversiones mismas estn correctamente valorados, as como su presentacin en los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

1.

CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Se consideran condiciones particulares de la cuenta de inversiones aquellas informaciones que deben conocer el estudiante, relativas a la composicin de los valores burstiles, ya que normalmente esta cambia de una compaa a otra y el caso que se ha sometido a estudio no

63

puede abarcar todas las posibles situaciones que debe enfrentar el auditor en la prctica profesional. En la ejecucin de la auditora corresponde a las inversiones, el estudiante deber analizar su composicin para determinar la variacin en las pruebas que indica el programa de auditora. En el caso que se est resolviendo, nicamente se encuentran inversiones transitorias compuestas por valores burstiles en los estados financieros. Sin embargo, en otras circunstancias o en otras empresas, es posible encontrar inversiones en acciones y otros tipos de inversiones. Adems, debe tenerse el cuidado de determinar el tipo de inversiones, ya que existen las de carcter temporal que se clasifican como activos circulantes y las de largo plazo, que deben clasificarse por separado.

2.

ELABORACIN DE LA SUMARIA DE INVERSIONES

La suma de inversiones es la hoja de trabajo que rene los diferentes componentes de la cuenta de inversiones y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo de revisin, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el valor de los bienes y su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Cdula de trabajo Cdula de trabajo sumaria de inversiones, el estudiante utilizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de inversiones; en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. f. En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldo al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010.

b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de inversiones C. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. 64

d. En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de inversiones. e. En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldo al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009.

g. En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i. Los datos pertinentes en los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldo del perodo anterior y saldos del perodo sujeto a revisin, para completar la sumaria de efectivo.

Las columnas destinadas a los ajustes y las reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se realice. Otras indicaciones para completar la sumara se van a ir suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA LAS INVERSIONES

Para el programa de auditora para la revisin de las inversiones es una descripcin detallada que le indica al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que debe realizar en la verificacin de las inversiones, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la sumaria de inversiones, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin, el que se encuentra contenido en el apndice de este texto; para ello, se desprender la hoja correspondiente. A esa hoja se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una C con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir del 1.

65

4. APLICACIN DEL ARQUEO E INSPECCIN FISICA DE VALORES

El arqueo e inspiracin fsica de valores, es el examen que permite al auditor conocer la existencia de los bienes, la propiedad de estos y otras particularidades de los ttulos que representan las inversiones, tales como fecha de vencimientos, tasas de inters, emisor y otros, los que a su vez le permitirn formarse un opinin sobre la calidad de tales inversiones. Para confeccionar la Hoja de trabajo arqueo de inversiones, el estudiante utilizar una hoja de cuatro columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo. Seccin de inversiones; en el tercero, Arqueo. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser C-2. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Identificacin, ya que el espacio contendr el nombre de los ttulos valores que se van a revisar. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Costo, ya que el espacio servir para identificar el valor pagado por el ttulo. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Valor, ya que es espacio contendr el valor facial de la inversin. j. i. Inmediatamente despus del ltimo de los ttulos valores en custodia, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic e la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencia de control interno. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el tema I)

b.

c.

d.

e.

f. En la columna nmero tres, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Nmero, ya que 66

el espacio se usar para detallar el nmero de serie con que se identifica el ttulo. k. g. En la columna nmero cuatro, en el rengln correspondiente a cada uno de los ttulos que se revisen y con lpiz rojo, un smbolo especfico, que corresponder al concepto de Verificada la existencia fsica. Para ejecutar este paso, debe comprobarse la existencia real de cada uno de los ttulos valores en custodia. En el caso de que alguno de los ttulos no se localice, el estudiante debe realizar la anotacin con otro azul que destaque tal circunstancia y al lado de esta, debe sealar la deficiencia de control interno. Si existe la posibilidad de que el ttulo se encuentre en otro lugar, debe indicar en la hoja de pendientes que corresponde a la seccin de inversiones, el hecho de que existen valores pendientes, con el propsito de realizar una verificacin posterior.

cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido explicado en el Tema I. Al pie de la Cdula de arqueo e inspeccin fsica de valores, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. En el programa de auditora, en nmero con que identific la Cdula del arqueo de inversiones y los comentarios que considere necesarios.

l.

h.

m.

n. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula del arqueo de inversiones.

5.

CONFECCIN DE LA CDULA ANALITICA DE INVERSIONES

La Cdula analtica de inversiones es la hoja de trabajo que permite al auditor conocer y analizar en detalle los diferentes ttulos valores, con el fin de definir si tales bienes son confiables, estn apropiadamente valorados y conocer su liquidez, seguridad y rentabilidad. Par confeccionar la Cdula analtica de inversiones, el estudiante utilizar una hoja de diez columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado el nombre de la 67 empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de

inversiones; en el tercero, Cdula analtica de inversiones. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser C-3. En el encabezado par ttulos, primer rengln de la columna matriz, Identificacin, ya que el espacio contendr el nombre de los ttulos valores que se van a analizar. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Nmero ya que el espacio se usar para colocar el nmero de serie con que se identifica el ttulo.

h.

En la columna cinco, primer rengln, Valor, ya que el espacio servir para sealar el valor facial de la inversin i. En la columna seis, primer rengln, Valor de mercado. Este dato deber determinarlo el auditor mediante la investigacin que realice en el mercado de valores, analizado transacciones de bolsa y otras, de forma que se pueda determinar si el valor facial difiere del valor de mercado. j. En la columna siete, Tasa de inters.

c.

d.

k. e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Fecha de compra:

f. En la columna nmero tres, en el primer rengln del encabezado para ttulo, Fecha de vencimiento. g. En la columna nmero cuatro, en el primer rengln, Costo, ya que el espacio contendr el valor pagado por el ttulo.

En la columna ocho, Periodicidad, ya que en el espacio se indicar la periodicidad con que el emisor paga los intereses devengados por las inversiones. En la columna nmero nueve, Intereses ganados R, espacio que se llenar con los intereses que se han ganado por cada una de las inversiones y que han ingresado contablemente a la empresa. Este dato es el resultado de clculos matemticos que deber realizar el auditor. Si fuere necesario, puede utilizar hojas adicionales, las cuales debe identificar en la forma ya conocida. De igual forma, en hojas adicionales deber realizar

l.

68

exmenes especiales en la cuenta de intereses, ganados sobre inversiones, para comprobar que se hayan registrado todos los ingresos habidos por ese concepto. m. En la columna nmero diez, Intereses D, ya que el espacio se utilizar para indicar los intereses devengados no ingresados a la empresa. Este dato tambin se origina en clculos matemticos que deber realizar el auditor, En monto resultante, al menos para los ttulos no vencidos, deber coincidir con la suma registrada en la cuenta de intereses acumulados por cobrar, si los hubiere, coincidencia que el estudiante deber destacar mediante un smbolo especfico para ese fin. Si las cifras no coinciden, el estudiante debe sealar esa circunstancia mediante el uso de otro smbolo, as como la necesidad de correr un asiento de ajuste y las deficiencias de control interno que hayan originado la variacin. n. Una vez que ha realizado el trabajo del ltimo rengln utilizado para ello, un comentario sobre ello, un comentario sobre las condiciones prevalecientes en el mercado para los valores analizados, as como con respecto a su presentacin en el balance. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso

de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

Inmediatamente despus de que se concluye con el comentario del punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic o. Al pie de la hoja columnar, despus de la deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) p. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o como ha sido expuesto en el Tema I. q. Al pie de la Cdula analtica de inversiones, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. r. En el programa de auditora, en nmero con que identific la Cdula analtica de inversiones y los comentarios que considere necesarios. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la

s.

69

confeccin de la Cdula analtica de inversiones.

6.

CLCULO DE INTERESES
Al confeccionar la Cdula de trabajo analtica de inversiones, se hizo referencia a la necesidad de calcular los intereses devengados por las inversiones, tanto los que han ingresado a las arcas de la entidad como aquellos que estn pendientes de cobro en la fecha de corte de los estados financieros. Se entiende como clculo de intereses, las operaciones matemticos-financieras necesarias para determinar el monto ganado por las inversiones en valores burstiles a ttulo de intereses durante el perodo en que hayan estado vigentes. La hoja de trabajo para realizar dichas operaciones matemticas, pueden ser de formato columnar, con el fin de mantener la homogeneidad en la papelera que se utilice en el proceso de auditora, pero no es indispensable dicho formato, pues pueden utilizarse hojas de rayado comn. Cualquier que sea el modelo de hoja seleccionado para confeccionar la Hoja de trabajo clculo de intereses el estudiante realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de inversiones; en el tercero, Clculo de intereses. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que sera C-5. c. Siguiendo el mismo orden que utiliz en la cdula analtica de inversiones, a partir del primer rengln, el nmero de serie de cada ttulo, y una vez concluida, en el siguiente rengln, los clculos necesarios para determinar los intereses ganados por cada uno de 70 ellos, separado los que han sido cobrado y los que estn pendientes de cobro e identificando cada uno de ellos mediante smbolos especficos. Los montos as determinados se trasladan a la Cdula analtica de inversiones, siguiendo los mecanismos de cruce de informacin ya explicados. d. Inmediatamente despus del ltimo clculo realizado, segn el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno.

(Aqu no se sealan las deficiencias justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) e. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias, de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) f. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los

asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. g. Al pie de la Cdula de clculo de intereses, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. h. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula del clculo de intereses y los comentarios que considere necesarios. i. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de clculo de intereses.

7.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera como totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a las cdulas resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin

71

de dicha informacin al balance general de trabajo. Este procedimiento no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quieren sealar desde este momento los que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de inversiones. Trasladar la informacin que se encuentre en el resumen de asientos de ajuste y reclasificacin a cada sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema de cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar, debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deben indicarse el nmero o nmero de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el perodo anterior con el que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representa razonablemente (o en forma incorrecta) todas las inversiones transitorias que tienen la compaa al 30 de septiembre de.. Conviene realizar una revisin conjuntamente con el profesor-tutor del trabajo realizado en la auditora de las inversiones, con el fin de comprobar que no existan errores u omisiones. Finalizada esa etapa, el estudiante habr realizado las pruebas ms importantes en la auditora de las inversiones transitorias y habr logrado el cumplimiento de los objetivos del tema, por lo que estar en condiciones de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondr en los temas subsiguientes. 72

TEMA V

AUDITORA DE LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, corresponde realizar el examen de las cuentas y los documentos por cobrar. Sin embargo, se debe indicar que an cuando el proceso deseable es desarrollar la auditora de acuerdo con el orden de presentacin del balance general, pueden examinarse cuentas en diferente orden, dependiendo de la disponibilidad de la informacin y del criterio del responsable de la ejecucin de la auditora. La auditora de las cuentas y los documentos por cobrar es el proceso de examen y anlisis objetivo que realiza el auditor con el propsito de determinar la existencia real de los derechos, juzgar su correcta presentacin en los balances y conocer las probabilidades reales de cobro, de forma tal que permita al profesional externar su opinin en cuanto a si los estados financieros representan adecuadamente los derechos que esas cuentas son la empresa.

Objetivos Los objetivos especficos al auditor las cuentas y documentos por cobrar son los siguientes: Verificar mediante las pruebas de auditora que las cuentas y los documentos por cobrar sean reales. Determinar que el importe con el cual se muestran los saldos de las cuentas y los documentos por cobrar en los estados financieros sean correctos. Comprobar mediante las pruebas de auditora que las cuentas y los documentos por cobrar, sean efectivamente cobrables.

73

Determinar que las transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, en lo que se refiere a ingresos, deducciones y prdidas por incobrabilidad, sean correctas. Comprobar mediante las pruebas de auditora que la valoracin de las cuentas y los documentos por cobrar, as como su presentacin en los balances sean correctas.

1. CONDICIONES PARTICULARES DE LAS CUENTAS

Se consideran condiciones particulares de las cuentas y los documentos por cobrar, aquella informacin que debe conocer el estudiante, variable de una empresa a otra y relativa a la naturaleza (giro) del negocio, especficamente en lo que respecta a los productos que se comercializan o producen las polticas de ventas y crediticias y la organizacin de los departamentos de ventas y de cobros, toda la cual es necesarias para planificar y ejecutar en forma profesional y acorde con las normas de auditora el examen de estas cuentas contables, as como toda otra circunstancia de carcter que deba considerarse en la revisin. Conjuntamente con la revisin de las cuentas y documentos por cobrar, debern someterse a examen las prdidas ocurridas en la concesin de crditos, las estimaciones para cuentas malas, los descuentos sobre ventas y los registros por intereses. Por lo general, las pruebas de auditora para las cuentas y los documentos por cobrar son similares, salvo algunos casos. Por este motivo, en este texto se expondr la elaboracin de hojas de trabajo para las cuentas por cobrar y solo en algunos casos se harn referencias especficas a documentos por cobrar.

2.

ELABORACIN DE LA SUMARIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

La sumaria de las cuentas y los documentos por cobrar es la hoja de trabajo que rene los diferentes derechos por cobrar de la empresa y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo de revisin, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el valor de esos bienes y su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Hoja de trabajo sumaria de cuentas y documentos por cobrar, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones.

74

a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de cuentas por cobrar, en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de cuentas y documentos por cobrar, B. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d. En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas y los documentos por cobrar. e. En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009. f. En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Saldos al, y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010.

g. En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Final. i. En los espacios correspondientes, los datos sobre el cdigo de cuenta, el nombre de la cuenta, los saldos del perodo anterior y los saldos del perodo que est sujeto a revisin, para completar la sumaria de cuentas y documentos por cobrar. Las columnas destinadas a los ajustes y reclasificaciones, as como las de saldos finales, por el momento se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se realice.

Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

75

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA

El programa de auditora para la revisin de las cuentas y los documentos por cobrar, es una descripcin detallada que le indica al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que debe realizar en la verificacin de dichas partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la sumaria de cuentas y documentos por cobrar, deber adjuntar el programa de relativo a esta seccin. Este programa se encuentra en el apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente. A dicha hoja desprendible se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una B con lpiz rojo, seguida por nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4. ANLISIS DE ANTIGEDAD DE SALDOS

El anlisis de antigedad de saldos es la prueba de auditora que se realiza con el fin de clasificar las cuentas pendientes de cobro en intervalos, que se definen segn el nmero de das transcurridos desde la fecha en que se otorg el crdito. Ese anlisis permite al auditor determinar la eficiencia en la gestin de cobro, en la concesin de crditos y en la cobrabilidad de todos esos derechos. De igual forma, la prueba es til para determinar el monto apropiado en la constitucin de las reservas para prdidas en cuentas malas. Los intervalos de tiempo que se utilicen en la confeccin de la cdula de anlisis de antigedad dependern de las dependern de las condiciones de crdito que mantenga la compaa. Para confeccionar la Cdula de trabajo anlisis de antigedad de saldos, el estudiante utilizar una hoja de doce columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditoria; en el segundo, Seccin de cuentas y documentos por cobrar; en el tercero, Cdula anlisis de antigedad de saldo. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser B-2. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Cliente. d. En el encabezado para ttulos, abarcando las columnas uno y dos, Saldos.

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e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna uno Deudor. f. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Acreedor. g. En el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando la columnas tres, cuatro y cinco, Nmero de fecha de la factura. h. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Menos de 60 das. i. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna cuatro, 60-120 das. j. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna cinco, Ms de 120 das. k. En la columna nmero seis, Incobrables, para destacar en el espacio correspondiente las cuentas que se consideren no cobrables. l. En la columna nmero siete, Dudoso, ya que el espacio servir para destacar cuentas cuyo cobro no sea seguro. Con base en el total vertical que refleje esta columna, se analiza la cuenta contable que contiene la provisin para cuentas malas y se define, en caso de ser necesario, el asiento de ajuste correspondiente. m. En el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las columnas ocho y nueve, Cobros posteriores, ya que

el espacio se usar para indicar las cuentas que se hayan cobrado en fecha posterior al cierre de los estados financieros, dato que se obtendr mediante rastreo en las entradas de caja y bancos, para lo que debe utilizarse simbologa especial para esos fines. n. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna ocho, Fecha de cobro. . En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna nueve, Importe, ya que el espacio se utilizar para colocar el monto realmente cobrado. En el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las columnas diez, once y doce, Comentarios de auditora, espacio en que el auditor realizar comentarios sobre cada una de las cuentas, segn considere necesarios, y que en general corresponder a condiciones tales como las siguientes: Reclamos judiciales. Reclamos por mercaderas entregadas. Morosidad permanente en el pago. Condiciones que permitan clasificar al cliente como bueno o malo. Confiabilidad de la cuenta. Condiciones que permitan determinar si la cuenta es cobrable o no es cobrable.

o.

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Posible facturacin de a mercadera enviada o no a los clientes. Adecuado registro devoluciones y descuentos. de

r. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, s i los hubiere, una explicacin, de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como se ha sido expuesto en el Tema I. s. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. t. Al pie de la Cdula del anlisis de antigedad de saldos la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. u. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula del anlisis de antigedad de saldos.

Otras situaciones que puedan originar asientos de ajuste o reclasificacin. p. Una vez que se ha terminado de anotar todos los datos mencionados en el punto anterior, en el rengln siguiente, los totales de cada columna. Inmediatamente despus de los totales de cada columna, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin de control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CIx), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

q.

w. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de antigedad de saldos.

5. CIRCULARIZACIN DE SALDOS
La circularizacin de saldos en un procedimiento de auditora que tiene por objeto obtener una confirmacin de parte del cliente respecto al saldo de su cuenta. Con ese propsito, se envan cartas a cada uno de los deudores seleccionados, con la solicitud expresa de que su respuesta sea directamente a los auditores.

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Al seleccionar la muestra, deben considerarse cuentas vencidas, no vencidas, con pocos movimientos, con saldo alto, bajo y con saldos acreedores. Los pasos para preparar la Cdula de trabajo circulacin de saldos, son los siguientes: Realizar la seleccin de la muestra que ser primera a criterio del auditor y luego mediante el uso del sistema de muestreo al azar. Las anotaciones pertinentes las debe hacer en una hoja comn. En dicha hoja deber constar la constitucin del universo que se va a revisar, el nmero de cuentas en total, el monto de las cuentas por cobrar, el anlisis de porcentajes, el detalle de las situaciones especiales que obliguen a concluir algn elemento en la muestra, as como el resultado del muestreo al azar. Esta hoja deber contener los elementos introductorios ya explicados para otras cdulas con las modificaciones del caso y se identificar con la inicial B-3. Confeccionar las cartas de circulacin, para tal fin se debe utilizar los modelos que ya son del conocimiento de los estudiantes. El documento se debe elaborar en original, que se enva al cliente y una copia, que permanece formando parte de los papeles de trabajo del auditor, que la numerar como las ltimas cdulas de esta seccin.

Para confeccionar la Cdula de trabajo circulacin de saldos, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de cuentas y de documentos por cobrar; en el tercero Circulacin de saldos. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se B-3. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Cliente. d. En el encabezado para ttulos, columna uno, Saldo los saldos de todas las cuentas seleccionadas, sumar (Totalizar) la columna en forma vertical. e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Fecha. Este espacio se llenar con la fecha en que se emiti la factura o en la que realiz el ltimo abono a la cuenta. f. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna

79

tres, Fecha envi, espacio que servir para consignar la fecha en que se remiti la carta al cliente. g. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cuatro, Resultado. En el rengln correspondiente a cada cuenta, de esta columna, se anotar un smbolo especial para sealar que la respuesta del cliente coincide con el saldo de su cuenta y otra discrepancia entre ambas cifras. l. h. En el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las columnas cinco y seis, Comentarios, espacio en donde el auditor realizar las observaciones que estime convenientes. Al pie de la hoja, debajo del detalle de cuentas que debe incorporarse segn lo descrito en los puntos precedentes, un resumen que explique el resultado obtenido, una vez analizadas las respuestas.

(Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

i.

El pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.)

j. En los casos en que el saldo reportado por el cliente sea diferente al que tiene la empresa, deber complementarse la circulacin de saldos correcto y confeccionar los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios. k. inmediatamente despus de concluida la etapa descrita en el punto anterior, la deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno.

m. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el primer tema.

n. Al pie de la Cdula de circulacin de saldos la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

80

. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de circulacin de saldo.

o.

En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de circulacin

6.

ANALISIS DE COBRABILIDAD
El anlisis de cobrabilidad es el estudio que se realiza para determinar la posibilidad real de cobro de las cuentas por cobrar y para identificar circunstancias que pueden dar evidencias para que el auditor considere alguna o algunas cuentas como no cobrables o de difcil cobro. Con ese propsito deber solicitar al asesor legal de la empresa un informe relativo a los juicios pendientes o situaciones legales que deban se consideradas en el examen de las cuentas por cobrar. Para confeccionar la Hoja de trabajo anlisis de cobrabilidad, el estudiante utilizar un ahoja de rayado comn, que titular en la forma ya conocida e identificar en el extremo superior derecho con las iniciales B-5. En ella realizar las siguientes anotaciones:
a. Un anlisis pormenorizado de cada una de las situaciones de las que haya informado el asesor legal, as como de los casos especiales que logre determinar el auditor, con el fin de establecer si esas condiciones pueden provocar prdidas por incobrable. Inmediatamente despus de finalizado el anlisis a que se refiere el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) c. Al pie de la hoja, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) d. En la parte inferior de la hoja, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el primer tema. e. Al pie de la Cdula de anlisis de cobrabilidad, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el

b.

81

trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. f. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula del anlisis de cobrabilidad.

g. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizando en la confeccin de la Cdula de anlisis de cobrabilidad.

7.

ANLISIS DE GARANTIAS

El anlisis de garantas es la prueba de auditora que se realiza con la finalidad de comprobar selectivamente las condiciones que presentan estas, en relacin con las disposiciones legales que rigen la materia y las que haya dispuesto la empresa para la concesin de crdito o firma de documentos. Para confeccionar la cdula de anlisis de garantas, es necesario realizar previamente un estudio de las disposiciones legales y reglamentarias que existan para el tipo particular de garantas que solicite la empresa al otorgar crditos, ya que esas regulaciones son las que definen los elementos que deben someterse a revisin. Para confeccionar la Cdula de anlisis de garantas, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones:

a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de cuentas y documentos por cobrar; en el tercero, Anlisis de garantas b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser B-6.

e.

En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Tipo de garanta. Esta columna es para anotar el tipo de documento que debe respaldar el crdito, de acuerdo con las disposiciones legales o reglamentarias que deben haberse que deben haberse estudiado previamente. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Verificacin, ya que el espacio servir para consignar que se ha comprobado la existencia fsica de la garanta correspondiente a cada cuenta o documento por cobrar. En el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las columnas cuatro, cinco y seis, Observaciones, espacio en donde el auditor realizar

f. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Cliente.

d. En el encabezado para ttulos, columna uno, Saldo. Una vez que ha incluido los saldos de todas las cuentas seleccionadas, sumar (Totalizar) la columna en forma vertical.

g.

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los comentarios que estime conveniente, incluyendo aspectos tales como: Documento elaborado con apego a las disposiciones legales. Firmas del deudor y los fiadores correctas, si fuere el caso. Timbres adheridos registrados oficialmente. Abono anotados al dorso. Otros datos segn las circunstancias. h. Inmediatamente despus de anotadas en forma vertical las cuentas con las que se realiza el anlisis de garantas, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. j. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. m. i.

(Aqu no se sealan las deficiencias justamente con el propsito de que el estudiante la identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x) as como la trascripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de garantas.

k. Al pie de la Cdula de anlisis de garantas, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. l. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula del anlisis de garantas.

8.

APLICACIN DEL ARQUEO DE GARANTIAS

83

El arqueo de garantas es un examen de auditora que busca identificar el respaldo que tiene cada una de las cuentas incluidas como documentos por cobrar. Dicho respaldo debe apegarse a las disposiciones vigentes, las cuales derivan de la legislacin mercantil y de las disposiciones propias de la empresa. Existe la posibilidad de realizar el arqueo de garantas en la misma cdula de trabajo denominada anlisis de garantas. Si el estudiante desea utilizar esa modalidad, podr adaptar la hoja de trabajo para incluir la informacin que se da seguidamente. Para confeccionar la Cdula de trabajo arqueo de garantas, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de cuentas y documentos por cobrar; en el tercero, Arqueo de garantas. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser B-72. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Cliente. d. En el encabezado para ttulos, columna uno, Saldo. Una vez que se han incluido los saldos de todas las cuentas seleccionadas, sumar (totalizar) la columna en forma vertical. e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Tipo de garanta. Esta columna es para anotar el tipo de documentos que se localiz, como respaldo de cada cuenta o documento por cobrar. f. En el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando la columnas tres, cuatro, cinco y seis, h. Observaciones, espacio que servir para consignar los comentarios que el auditor considere pertinentes en relacin con cada cuenta revisada. g. Inmediatamente despus de anotadas en forma vertical la cuentas con las que realiza el anlisis de garantas, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias justamente con el propsito de que el estudiante la identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fuere necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.)

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i.

En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. Al pie de la Cdula de arqueo de garantas la forma del auditor y la fecha eque este ejecut el trabajo, as

como la firma de quien efectu la revisin. k. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de arqueo de garantas.

j.

l. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo, utilizado en la confeccin de la Cdula de arqueo de garantas.

9.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LAS CDULAS

Las consideraciones relativas al cierre de las cdulas tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumara. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, pruebas o cdulas anotadas en le programa de auditora con el fin de verificar si queda deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo. Este procedimiento no se puede llevar cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quiere sealar desde este momento los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de las cuentas y los documentos por cobrar: Trasladar la informacin que se encuentre en el resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a cada sumaria, en el espacio destinado a los ajustes. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva.

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Abrir un espacio titulado trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar, debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo, y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro.

Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmeros de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el perodo anterior tonel que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todas la cuentas y documentos por cobrar que tiene la compaa al 30 de septiembre de

Conviene realizar una revisin conjuntamente con el profesor-tutor del trabajo realizado en la auditora de las cuentas y documentos por cobrar, con el fin de comprobar que no existan errores u omisiones. Finalizar esa etapa, el estudiante habr realizado las pruebas ms importantes en la auditora de las cuentas y documentos por cobrar y habr logrado el cumplimiento de los objetivos del tema, por lo que estar en condiciones de proseguir con los procedimientos relacionados con el examen de los inventarios.

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TEMA VI
AUDITORIA DE INVENTARIOS

De acuerdo con el orden en que se presentan las cuentas en el balance general, conviene continuar el proceso de auditora con la revisin de los inventarios. La auditora de las existencias en mercadera, ya sea terminada, en proceso o en materia prima, consiste en efectuar las pruebas, los anlisis y las evaluaciones necesarias para obtener la evidencia suficiente que permita al auditor externo su opinin respecto a la correcta valoracin y presentacin de los inventarios en los estados financieros.

Objetivo El estudiante al realizar la auditora de los inventarios, estar en capacidad de:

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Verificar mediante las pruebas de auditora que las cifras consignadas en los estados financieros representen una valoracin adecuada de los inventarios. Comprobar mediante pruebas selectivas la existencia fsica de los bienes. Constatar que en la determinacin de los inventarios se hayan incluido nicamente las compras y las ventas correspondientes al periodo contable respectivo, es decir, que estn excluidas todas las transacciones de esa naturaleza que correspondan al perodo anterior o al siguiente. Verificar de conformidad con los principios de contabilidad generalmente, aceptados consistentemente, que la valoracin de los inventarios se ha realizado adecuadamente.

1. CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Se consideran condiciones particulares de la cuenta de inventarios, aquella informacin que debe dominar el estudiante, relativo a la importancia de esta partida en la determinacin de los resultados financieros de la empresa, as como a las implicaciones legales de su trabajo. Para la determinacin de la utilidad del perodo es de suma importancia la adecuada contabilizacin del costo de la mercadera vendida, as como del inventario final, y la aplicacin consistente de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al realizar la valoracin de los inventarios, el auditor asume responsabilidad de tipo profesional y legal. Las responsabilidades del auditor en el orden profesional corresponden a la correcta ejecucin de su trabajo, mediante la aplicacin de las tcnicas y los procedimientos de revisin suficientes para permitirle expresar su opinin con toda propiedad. En el mbito legal, el auditor puede ser demandado ante los tribunales de justicia, si existen problemas en la valoracin o existencia de los inventarios y se emite un dictamen sin salvedades. Es por todo lo anterior que el auditor deber dejar constancia en su dictamen de las salvedades que existan cuando no se pueda aplicar alguno o algunos de los procedimientos de revisin, cuando ha habido variaciones en los mtodos de valoracin o cuando exista 88

cualquier otra circunstancia que pueda incidir en la valoracin y presentacin de los inventarios en los estados financieros o en la determinacin de la utilidad del perodo. Otro aspecto importante que se debe mencionar, es que la composicin de los inventarios vara cuando se trata de una empresa comercial, una manufacturera, una industrial, etc. As se tienen inventarios de mercadera, de productos terminados, de productos en proceso, de materia prima, de yacimientos, etc. En el caso modelo que se utiliza en este texto, se trata de una empresa comercial y, por lo tanto, los inventarios corresponden a mercadera de diferente naturaleza, pero toda ella relacionada con procesos de grabacin, de reproduccin y de emisin de sonidos e imgenes en cinta magnticas.

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2. ELABORACIN DE LA SUMARIA DE SUMARIOS

La Sumaria de inventarios es la hoja de trabajo que rene los componentes de la cuenta de mercaderas en existencia, y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo de revisin, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre la cantidad, el valor y la presentacin de los inventarios en los estados financieros. Para confeccionar la Hoja de trabajo sumaria de inventarios, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de inventarios, en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de inversiones D. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d. En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de inventarios. e. En la columna uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando la dos columnas, Saldos al, y en el segundo rengln en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009. f. En la columna tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al, y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g. En la columna cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado par ttulos, abarcando la dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando la dos columnas Final. i. En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la sumaria de inventarios.

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Las columnas destinadas a los ajustes y la reclasificaciones, as como las de los saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se efecte. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

3. USO DEL INVENTARIOS

PROGRAMA

DE

AUDITORA

PARA

LOS

El programa de auditora par la revisin de los inventarios, es una lista de actividades que le indica al auditor las pruebas y los anlisis que debe realizar en su verificacin con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la Sumaria de inventarios, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a estos activos, que se encuentra contenido en el apndice de este texto, de tal manera que para utilizarlo el estudiante desprender la hoja correspondiente (1 hoja). A esta hoja se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una D, con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4.

OBSERVACIONES SOBRE LA TOMA DE INVENTARIOS

La toma de inventarios en la prueba de auditora que consiste en una comprobacin mediante la observacin del levantamiento fsico de los inventarios, e incluye la planeacin, la disposicin de los equipos de conteo, el anlisis de la papelera que es va a utilizar, las formas de identificacin de partidas contadas, la asignacin de los precios de costos unitarios y globales por partida y, en general, todos los procedimientos que se utilicen. Para confeccionar la Cdula de trabajo observaciones sobre la toma de inventarios, el estudiante utilizar una hoja de rayado comn, en la cual realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de inventarios, en el tercero, Observaciones sobre la toma de inventarios. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la identificacin, que podra ser D-2. c. En el primer rengln de la hoja, las observaciones respecto a la planeacin y levantamiento del

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inventario, con un detalle especfico relativo a: Los equipos de trabajo (cada uno de los grupos de personas que realizarn conteos fsicos). Los aspectos tocantes a las boletas que se utilizan para indicar el conteo fsico de cada grupo de artculos, segn la clasificacin u ordenamiento que utilice la empresa. El sistema que utilice el cliente para realizar pedidos, elaborar recibos, as como el

d. Al pie de la Cdula de trabajo observaciones sobre la toma de inventarios, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. almacenamiento y el retiro de artculos de inventario. Las fuentes que utilice para la valoracin de los inventarios. Todo otro aspecto que sea de inters para la correcta apreciacin, examen y valoracin de los inventarios.

5. EJECUCIN DEL RECUENTO FSICO

Como parte del trabajo de observacin en la forma fsica de los inventarios, el auditor debe realizar conteos selectivos de algunos de los grupos de artculos que previamente fueron contados por los encargados del levantamiento fsico. Este recuento fsico consiste en una seleccin de artculos que debern cubrir un porcentaje del valor total de los inventarios, que d al auditor una seguridad razonable respecto al correcto conteo de los artculos. Para ello, el auditor o sus asistentes realizarn la verificacin de las muestras seleccionada, con el fin de comprobar que el levantamiento hecho por los empleados de la empresa sea correcto. Esa muestra deber ser valorada con los precios de factura o segn el mtodo de valuacin que se utilice en la empresa, en forma que los precios parciales y totales coincidan con las cifras obtenidas por los funcionarios del cliente. Para confeccionar la Cdula de trabajo recuento fsico, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de inventarios; en el tercero, Recuento fsico de inventarios. b. En el extremo superior derecho de la hoja la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se D-3. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Nmero de artculo del inventario,

92

que corresponde al cdigo asignado por la empresa a cada tipo de artculos que se incluye en el inventario. Si la empresa no utiliza cdigo, en esta columna se anotar el nombre del artculo. d. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Nmero de hoja del inventario, espacio que se usar para anotar el nmero de identificacin de las hojas empleadas por el cliente para describir las existencias reales de cada tipo de artculo. Esto partiendo del hecho de que al tomar el inventario fsico, el cliente debe disponer de hoja previamente numeradas, las cuales sern llenadas por los empleados del cliente. e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, cantidad, que corresponde al nmero de unidades contadas por los empleados de la empresa. f. En el primer rengln del encabezado para ttulo, columna tres, Costo unitario, que se toma de las facturas de compra, segn el mtodo para valoracin de inventarios que utilice el cliente. g. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cuatro, Precio unitario de mercado, que corresponde al precio del artculo segn las condiciones prevalecientes en el mercado en la fecha del corte de los estados financieros. h. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cinco, Total del costo, para sealar el valor de todas las unidades de una misma

clase, considerando el precio del costo unitario, segn facturas. i. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna seis, Total del precio de mercado, para indicar el valor de todas las unidades de una misma clase, considerando el precio de mercado. j. En el rengln siguiente, una vez que se hayan incluido todas las partidas de inventario en forma vertical y establecido precios, la suma de las columnas cinco y seis. k. Al lado derecho de cada una de las partidas que fueron contadas, un smbolo especial para indicar que fue verificada. Entre los aspectos que se pueden verificar, se encuentran los siguientes: Los artculos de facturas no registradas contablemente (lo cual originara asientos de ajuste), si se incluyeran. La comprobacin de precios. La verificacin de clculos matemticos. Otras circunstancias que fueren de inters. l. Las deficiencias de control interno que existan, inmediatamente despus de sumar las columnas cinco y seis en forma vertical, de conformidad con el procedimiento que se indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno.

93

(Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) m. Al pie de la hoja columnar, debajo de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin, tal y como se indic en el Tema I.) n. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta hoja de trabajo, tal y como ha sido explicado en el Tema I.

. Al pie de la Cdula de trabajo observaciones sobre la toma de inventarios, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut, as como la firma de quien efectu la revisin.

o. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo observaciones sobre la toma de inventarios y los comentarios que considere necesario.

p. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de observaciones para la toma de inventarios.

6.

VALORACIN DE LOS INVENTARIOS

La comprobacin del valor de los inventarios y el sistema de valoracin para fines de presentacin en los estados financieros y de determinacin del resultado del perodo, es una prueba de auditora que tiene como finalidad comprobar que se hayan aplicado correctamente los principios de contabilidad generalmente aceptados y particularmente que exista consistencia en su aplicacin con respecto a perodos anteriores. Para confeccionar la Cdula de trabajo valoracin de los inventarios, el estudiante utilizar una hoja de cuatro columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de inventarios;

94

en el tercero, Valoracin de inventarios. b. En el extremo superior derecho de la hoja la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se D-4. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Nmero de artculo del inventario, que corresponde al cdigo asignado por la empresa a cada tipo de artculos que se incluye en el inventario. Si la empresa no utiliza cdigo, en esta columna se anotar el nombre del artculo. d. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Cantidad al 30 de septiembre de 1993 (fecha de cierre), espacio que se usar para anotar la cantidad de unidades en existencia en la fecha del cierre, del artculo seleccionado para revisar los precios aplicados en su valoracin. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Costo unitario, que corresponde al precio segn factura de los artculos que se estn revisando. Para estos fines, es preciso conocer el mtodo de valoracin con el fin de seleccionar las facturas de las primeras o las ltimas compras. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Precio unitario de mercado, que se utiliza para consignar el precio del artculo en revisin en la g.

fecha del cierre, considerando los precios vigentes en el mercado en esa fecha. En el primer rengln de la columna cuatro, Costo o precio de mercado (el ms bajo de los dos). En esta columna se anotar el resultado de multiplicar el nmero de unidades por el costo o el precio de mercado, el que sea ms bajo de ello. (La suma resultante de esta revisin deber coincidir con las suma del valor de los artculos que se estn revisando consignados en la Cdula de trabajo valoracin de los inventarios.) h. La suma vertical de la columna cuatro, en el siguiente rengln a donde fueron anotadas todas las partidas que se revisaron en forma vertical. i. Inmediatamente debajo del total de la columna cuatro, el porcentaje resultante de dividir la suma de la columna cuatro por el total del inventario consignado en la cdula de recuento fsico. Esta cifra deber coincidir con el porcentaje definido como muestra. j. Inmediatamente despus de anotar el porcentaje que se indica en el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, procedimientos conforme se indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las

c.

e.

f.

95

identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) k. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de controlo interno, si as hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal y como se indic en el Tema I.) l. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido expuesto en el Tema I.

m. Al pie de la Hoja de trabajo valoracin de inventarios, la firma del auditor y la fecha en que ese ejecut la revisin.

n. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo valoracin de inventarios y los comentarios que considere necesario.

. En la hoja de anlisis de tiempo, indicar el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de valoracin de inventarios.

7. VERIFICACIN DE LOS PRINCIPIOS CONTABLES

La aplicacin de principios contables, consiste en comprobar que los mtodos de la valoracin de inventarios se apegan en todo al enunciado de tales principios, para lo cual debe realizarse un anlisis de los sistemas utilizados con ese fin en el perodo anterior y en el presente (que se encuentra sujeto a la auditora). En la preparacin de la Cdula de trabajo verificacin de los principios contables, el estudiante utilizar una hoja de rayado comn, en la que har las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de inventarios; en el tercero, Anlisis de sistema de valoracin de inventario. b) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser D-5. A partir del primer rengln, una relacin detallada de los sistemas de valoracin de

c)

96

inventarios utilizada en el periodo anterior, haciendo nfasis en todos los cambios que se hubieren producido con respecto a perodo anteriores. d) Finalizado el comentario relacionado con el perodo anterior, los comentarios sobre los sistemas de valoracin usados en el presente perodo, en los que conste igualmente cualquier valoracin importante. Inmediatamente despus del comentario indicado en el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificada conforme se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realiza el proceso de anotacin de smbolo en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esta informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

f.

Al pie de la hoja columnar, debajo de las deficiencias de control interno, si las hubiere una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido explicado en el Tema I.

g. Al pie de la Hoja de trabajo de verificacin de los principios contables, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. h. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo anlisis de sistemas de valoracin de inventarios y los comentarios que considere necesarios. i. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula anlisis de sistema de valoracin de inventarios.

e)

8.

INSPECCIN DEL CERTIFICADO DE PROPIEDAD

El certificado de propiedad es un documento mediante el cual el cliente declara ser el real propietario de los bienes incluidos en el inventario, as como sobre aspectos relacionados con la calidad, la cantidad, los mtodos de valoracin e importe total. Existe la posibilidad de que el certificado sea preparado por el auditor, quien lo dar a firmar al cliente, o bien que sea preparado en su totalidad por el cliente.

97

Se debe aclarar que la existencia de este certificado no libera de responsabilidad al auditor respecto al criterio que emita en su opinin, la cual deber sustentar en todas las pruebas y procedimientos de auditora a que se ha hecho referencia. La cdula de trabajo ser la certificacin misma, para cuya confeccin se encuentran diferentes modelos en los libros de texto. El estudiante deber elaborar un certificado de propiedad por su propia cuentea, identificndolo apropiadamente segn la prctica ya conocida en ejemplo de cdulas anteriores.

9.

ELABORACIN DEL CORTE DE COMPRAS Y VENTAS

El corte de compra y ventas es el anlisis que se realiza para determinar el monto correcto en la valoracin de los inventarios, as como para establecer el costo de la mercadera vendida en el perodo. Consiste en una separacin entre las compras y ventas del perodo en revisin, y las del perodo precedente y las del perodo posterior, de forma que se incluyan en inventario todos los artculos adquiridos hasta el ltimo da de cierre del ejercicio contable. Para confeccionar la Cdula de trabajo corte de compra y venta, el estudiante utilizar una hoja de rayado comn, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de Inventarios; en el tercero, Corte de compra y ventas. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser D-6. c. En el primer rengln del encabezado para ttulos, Corte de compra y de seguido (sin realizar ninguna anotacin en la hoja de trabajo) una comparacin de las facturas de compra con los registros de recepcin de mercadera y de inventario. d. Debajo de Corte de compras, un pequeo detalle con las ltimas facturas de compra del perodo anterior, del perodo en revisin y del siguiente perodo, haciendo constar si existe o no coincidencia con los registros de recepcin de mercadera y de inventario. e. En el rengln que sigue, una vez realizado el detalle que se indica en el punto anterior (conviene dejar un espacio de la menos dos renglones entre el detalle anterior y estas anotaciones), Corte de ventas. Sin que se tome nota en la hoja de trabajo, el auditor debe realizar una comparacin de las facturas de venta con el registro de salidas de inventario, de tal forma que se incluyan las ltimas del perodo en revisin y las primeras del perodo siguiente.

98

f. Debajo de Corte de ventas, una vez realizado el detalle escrito en ltima instancia en el paso anterior, un pequeo detalle de las ltimas facturas del perodo, las primeras y las ltimas del presente perodo y las primeras del siguiente perodo. (Se deben anotar los comentarios que considere necesarios.) g. Inmediatamente despus del comentario indicado en el punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificadas conforme se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

h. En la parte inferior de la hoja de trabajo debajo de las deficiencias de control interno, si las hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido explicado en el Tema I. i. Al pie de la Hoja de trabajo corte de compras y ventas, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. j. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo corte de compra y ventas, y los comentarios que considere necesario. k. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula corte de compra y ventas.

10.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de las sumarias tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (visto a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para lo anterior deber realizar una verificacin de los procedimientos, de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente.

99

Por otro lado, una cdula analtica no se considera totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimiento que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el tema XIV. No obstante, se requiere sealar, desde ahora, los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de inventarios. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de trabajo resumen de asientos de ajuste y reclasificacin a la sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmeros de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importante variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionado en del perodo anterior con el que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestra pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todos los inventarios que tiene la compaa al 30 de septiembre de

100

Conviene realizar una revisin, conjuntamente con el profesor-tutor, del trabajo realizado en la auditora de los inventarios, con el fin de comprobar que no existen errores u omisiones. Finalizada esta etapa, el estudiante habr realizado las pruebas ms importantes en la auditora de los inventarios y en consecuencia se suponen alcanzados los objetivos del tema I, y se estar en condiciones de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondrn en los temas subsiguientes.

TEMA VII

AUDITORIA DE LOS GASTOS PREPAGADOS

De acuerdo con ordenamiento de las cuentas contables en el balance de situacin, es conveniente continuar el proceso de auditora con la revisin de los gastos pagados por adelanto. La auditora de los pagos anticipados es el proceso de examen y anlisis objetivo que realiza el auditor con el propsito de determinar la correcta aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados por anticipado.

Objetivos El estudiante al analizar la auditora de los gastos prepagados, estar en capacidad de: Verificar mediante la inspeccin de la documentacin de respaldo, que el importe cargado a las cuentas de gastos pagados por adelantado sea correcto, de conformidad con las erogaciones realizadas.

101

Comprobar mediante la revisin de registros contables, que el crdito por amortizacin de los gastos prepagados corresponda con el plazo estimado para agotar el gasto. Comprobar que los pagos anticipados se determinen de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

1. CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

La Sumaria de gastos pagados por anticipado es la hoja de trabajo que rene los diferentes rubros que hayan sido pagados antes de que se concrete la obligacin de pago y debe confeccionarse en una hoja de al menos ocho columnas, en la que el estudiante realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de gastos pagados por anticipados; en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de efectivo E. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d. En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran los gastos pagados por adelantado. e. En la columna uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso 30 de septiembre de 2009.

102

f. En la columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldo al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, este caso, 30 de septiembre de 2010. g. En las columna cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones.

h. En la columna siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i. En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la sumaria de los gastos prepagados.

2. ELABORACIN DE LA SUMARIA DE GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

La Sumaria de gastos pagados por anticipado es la hoja de trabajo que rene los diferentes rubros que hayan sido pagados antes de que se concrete la obligacin de pago y debe confeccionarse en una hoja de al menos ocho columnas, en la que el estudiante realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de gastos pagado; en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de efectivo. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifique cada una de las cuentas contables. d. En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran los gastos pagados por adelantado. e. En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado las 103 dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso 30 de septiembre de 2009.

f. En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g. En la columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones.

h. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i. En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la sumaria de los gastos prepagados.

Las columnas destinadas a los ajustes y las reclasificaciones, as como las de los saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelanto se realice. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

3. USO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA PARA LA REVISIN DEL LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El programa de auditora para la revisin de los pagos anticipados es un detalle que le indica al auditor las pruebas, exmenes y anlisis que debe realizar en la verificacin de dichas partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la Sumaria de gastos pagados por anticipado, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Es programa se encuentra contenido en el apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (1 hoja). A esta hoja se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una E con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4. ANALISIS DE LAS PARTIDAS DE GASTOS

El anlisis de las partidas de gastos anticipados es la prueba de auditora que se realiza con el fin de identificar claramente las diferentes partidas de gastos pagados por anticipado,

104

determinar si el saldo que reflejan los estados financieros es correcto y si el procedimiento de amortizacin es adecuado. Conviene aclarar que los eventuales gastos que se incluyan en esta cuenta de activos son muy variados, motivo por el cual se da el formato de una cdula que podr ser aplicada en la revisin de todas las cuentas que se pueden incluir como gastos prepagados. El estudiante podr confeccionar una cdula por cada tipo de gastos. Para confeccionar la Cdula de trabajo anlisis de las partidas de gastos, el estudiante utilizar una hoja de diez columnas en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de gastos pagados; en el tercero, Anlisis de gastos por. (El espacio punteado se utiliza para indicar el gasto que se somete a revisin. A manera de ejemplo, se citan algunos: Seguro Alquiler Intereses Impuestos Refacciones Cuotas Adelantos salariales Planes de bonificacin) b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser E-2. e. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna dos, Fecha, para destacar la fecha en que originalmente se realiz el pago. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna tres, Periodo, para indicar el plazo en que el gasto debe ser amortizado. Conviene que se indique la fecha de inicio y la fecha de extincin del derecho que genera el gasto prepagado. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna cuatro, Amortizacin mensual, para indicar el crdito que mensualmente debe realizarse a cada cuenta. El monto se obtiene de dividir la suma pagada originalmente entre el nmero de meses que cubre el derecho. Este clculo deber ser realizado por el auditor y comprobar si coincide con el crdito que realiza la empresa cada mes. Deber dejar constancia de la revisin y de la coincidencia de datos mediante smbolos especficos con esos fines, que anotar al lado derecho de la suma respectiva, en la columna cuatro utilizada. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna cinco, Amortizacin acumulada, que ser el resultado de multiplicar la

f.

g.

c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Cuenta, que se usa para anotar las diferentes cuentas de gastos prepagados. d. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna uno, Monto original, para indicar la suma pagada sin considerar amortizacin alguna.

h.

105

amortizacin mensual por el nmero de meses transcurridos desde la fecha en que se realiz el pago inicial. i. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna seis, Saldo de la cuenta, que resulta de restar al monto original la amortizacin acumulada. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna siete, Saldo en libros, para indicar el monto que tiene cada cuenta particular en los libros de contabilidad. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna ocho, Diferencia, para indicar la eventual diferencia que exista entre las sumas de la columna seis y la siete. Si no hubiere diferencia, se pasa una raya continua en la extensin de la columna. En el encabezado par ttulos, primer rengln, abarcando las columnas nueve y diez, Observaciones, para que el auditor realice los comentarios que considere necesarios. Despus de anotar en forma vertical cada una de las cuentas de gastos prepagados (dejar dos renglones al menos), la deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en a seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante la identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la

Cdula resumen de deficiencias de control interno.) n. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin, tal como se indic en el Tema I.) . En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiera, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido explicado en el Tema I. o. Al pie de la Cdula de trabajo anlisis de gastos prepagados, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

j.

k.

l.

m.

106

p.

En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo anlisis de gastos prepagados.

q. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula anlisis de gastos prepagados.

5. INSPECCIN DE DOCUMENTOS DE RESPALDO

Al realizar la auditora de los gastos pagados por anticipado, es necesario conocer las condiciones relativas a cada una de las partidas, que necesariamente deben estar contenidas en algn documento de respaldo. Esta inspeccin consiste precisamente en una revisin de cada documento para que el auditor tenga claras las condiciones relativas a cada gasto. Para confeccionar la Cdula de trabajo inspeccin de documentos de respaldo, el estudiante utilizar una hoja de rayado comn, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de gastos pagados por adelantado; en el tercero, Inspeccin de documentacin de respaldo. b. En el extremo superior derecho, de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser E-3. c. En el cuarto rengln, al lado izquierdo de la hoja y siguiendo el orden de presentacin de los gastos prepagados que se utiliz en la Cdula anlisis de gastos prepagados, encerrado en un crculo rojo, el nmero 1 y seguidamente el nombre del gato. d. A partir del rengln nmero cinco, las condiciones particulares que regulen la existencia del gasto. (Proceder de igual forma segn se apunta en los dos pasos anteriores con todos los otros gastos que existan en el balance general de la empresa). e. En la parte inferior de la hoja de rayado comn, debajo de las anotaciones relacionadas con la ltima partida de gastos inspeccionada, dar una explicacin de la simbologa utilizada, en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido explicado en el Tema I. f. Al pie de la Cdula de trabajo inspeccin de documentos de respaldo, la firma de auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

107

g. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo inspeccin de documentos de respaldo.

h. En la hoja indicar el confeccin inspeccin respaldo.

de anlisis de tiempo, tiempo utilizado en la de la Cdula de de documentos de

6. ANLISIS DE AMORTIZACIONES
El anlisis de amortizaciones consiste en determinar el monto de los gastos pagados por adelantados por adelantado (que se registran como activos), que deben trasladarse peridicamente a gastos. Si bien en la Hoja de trabajo anlisis de partidas de gastos prepagados se debe considerar la amortizacin mensual de cada rubro incluido en la cuenta, es conveniente elaborar una cdula especial en donde se realicen los clculos para determinar la suma que se cargar a gastos. Para confeccionar la Hoja de trabajo anlisis de amortizaciones, el estudiante utilizar una hoja de tres columnas o bien una hoja de rayado comn, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de gastos pagados por anticipados; en el tercero, Anlisis de amortizaciones. b) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de cdula de trabajo, que podra ser E-4. d) A partir del rengln nmero cinco, los clculos necesarios para determinar la amortizacin mensual para cada uno de los gastos pagados por adelantado

c) En el cuarto rengln, al lado izquierdo de la hoja y siguiendo el orden de presentacin de los gastos prepagados que se utiliz en la Cdula anlisis de gastos prepagados, encerrado en un crculo rojo, el nmero 1 y seguidamente del gasto.

e) En la parte inferior de la hoja, debajo de las anotaciones relacionadas con la ltima partida de gastos inpeccionada, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido explicado en temas anteriores.

108

f) Al pie de la Cdula de trabajo anlisis de amortizaciones, la firma del auditor y la fecha eque este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. g) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula

de trabajo amortizaciones.

anlisis

de

h) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizando en la confeccin de la Cdula anlisis de amortizaciones.

7.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE CDULAS

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas, tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (visto a lo largo de texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. La sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimientos que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XVI. No obstante, se quiere sealar desde este momento los pasos que deben seguirse para lograra el cierre de la Sumaria de gastos pagados por adelantado. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de trabajo resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a cada sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, con el sistema de cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que deben consignarse en la sumaria.

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TEMA VIII
AUDITORA DE LOS ACTIVOS FIJOS Y GASTOS RELACIONADOS
De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, el proceso de revisin de auditora debe continuarse con el examen de los activos fijos y de los gastos relacionados. La auditora de los activos fijos y gastos relacionados, es el proceso de examen y anlisis objetivo que realiza el auditor con el propsito de determinar la existencia real de los bienes, comprobar la propiedad de estos, corroborar la correcta presentacin de las partidas en el balance general y verificar la correcta aplicacin de los mtodos de depreciacin, agotamiento y capitalizacin de erogaciones que se relacionen con los activos fijos Objetivos: El estudiante, al realizar la auditora de los activos y gastos relacionados, estar en capacidad de: Verificar mediante la documentacin que respalda la adquisicin de los bienes, que los activos fijos sean propiedad de la empresa que est sujeta a la auditora. Comprobar por medio de valoracin, la existencia fsica de los activos fijos. Evaluar los mtodos de valoracin empleados para los activos fijos. Verificar mediante la inspeccin de anotaciones contables, que las transacciones registradas contablemente, en relacin con los activos fijos, sean autenticas y exhaustivas, para el perodo que se est revisando. Evaluar el control interno en operacin, relacionado con los activos fijos.

1. CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Las condiciones particulares de la cuenta de activos fijos y gastos relacionados, se refieren a la informacin que debe dominar el auditor, con el objetivo de que realice en forma apropiada su trabajo.

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El profesional encargado de la auditora, deber comprender a cabalidad la naturaleza, los usos, las funciones y los resultados esperados en la operacin de activos fijos, de manera que juzgue las partidas o bienes que pueden formar parte de la cuenta de activos fijos, las capitalizaciones, mtodos de depreciacin amortizacin. De igual forma, es necesario que el auditor (y en este caso particular, el estudiante), tenga un perfecto dominio de la teora y tcnicas contable relacionadas con los activos fijos, de manera que juzgue las partidas o bienes que pueden formar parte de la cuenta de activos fijos, las capitalizaciones, mtodos de depreciacin y amortizacin. Cuando se realiza por primera vez la auditora de activos fijos, esta deber incluir los procedimientos necesarios para realizar una investigacin amplia, de forma que se puedan corroborar los saldos de la cuenta. En revisiones posteriores, se deben comparar los saldos de las cuentas de activo, al principio del ao, con los saldos de la auditora del ao anterior al que se somete la revisin. Luego se procede a verificar las adiciones y retiros ocurridos en el perodo que se revisa, inspeccionando la documentacin de respaldo, as como los cargos peridicos por concepto de gastos de amortizacin o depreciacin.

2. ELABORACIN DE LA SUMARIA DE ACTIVOS FIJOS

La Sumaria de activos fijos, es la hoja de trabajo que rene los componentes de la cuenta de activos fijos que posee la empresa que se revisa, y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el valor de esos bienes y su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Sumaria de activos fijos, el estudiante utilizar una hoja del al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumara de activos fijos; en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. b) En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de inventarios F. c) En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d) En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de activos fijos. e) En la columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulo, y abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009. f) En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para

111

ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010.

g)

En la columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones.

h) En las columnas siete, y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i) En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de a cuenta, saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin los datos pertinentes para completar la sumaria de activos fijos.

Las columnas destinadas a los ajustes y las reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se efecte. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

2.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA ACTIVOS FIJOS

El programa de auditora para la revisin de los activos fijos y gastos relacionados, es el conjunto de instrucciones escritas que le indican el auditor, las pruebas, los exmenes y los anlisis que debe realizar en la verificacin de dichas partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la sumaria de activos fijos y gastos relacionados, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Este programa se encuentra contenido en el apndice de este texto, de tal manera que para utilizarlo el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (1 hoja). A dicha desprendible se le debe anotar, en el extremo superior derecho, con lpiz rojo, la identificacin mediante una F, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

112

4. REVISIN DE LOS DOCUMENTOS DE PROPIEDAD

La revisin de los documentos de propiedad es una prueba de auditora que consiste en una prueba de auditora que consiste en una comprobacin de que los bienes registrados como activos fijos son realmente propiedad de la empresa sujeta a revisin, para lo cual ser necesario inspeccionar los documentos que originan tales derechos. Esos documentos son de diversa naturaleza, segn la clase de activos, su origen y las obligaciones que recaigan sobre ellos por garantas, avales, embargos, gravmenes, hipotecas y toda otra figura de carcter legal. En este tipo de prueba se aplica fundamentalmente a activos que tengan importancia relativa, tales como terrenos, edificios, propiedades, maquinaras pesadas, vehculos, yacimientos, etc. Se excluye de esta prueba todo bien que clasifique como mobiliario, enseres, herramientas y similares, en vista de que la propiedad de tales bienes se logra bsicamente mediante compra con factura, documento que se somete a otro tipo de revisin. Para confeccionar la Cdula de trabajo revisin de documentos de propiedad, el estudiante utilizar una hoja de rayado comn, que titular en la forma ya conocida y realizar las siguientes anotaciones: a) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser F-2. b) En el primer rengln, al centro de la hoja y encerrado en un crculo con lpiz rojo, el nmero 1, con el objeto de realizar la revisin de cada uno de los activos. c) En el rengln siguiente adonde anot el nmero uno, el tipo de documento que respalda la propiedad del bien, indicando los elementos de identificacin que contenga (tomo, folio, asiento, nmero de escritura, de prenda, de cheque con que se pag, de factura, etc.). d) En el rengln siguiente a la anotacin indicada en el punto anterior, las condiciones particulares que regulen, limiten o comprometan la propiedad y finalmente sus conclusiones respecto a ese activo en particular. e) Dos renglones ms debajo de la anotacin indicada en el punto anterior, al centro de la hoja y encerrando en un crculo, con lpiz rojo, el nmero 2, con el fin de iniciar la verificacin del siguiente activo fijo, siguiendo el mismo procedimiento descrito en los dos puntos anteriores. f) En el rengln siguiente, una vez que finaliza el anlisis de todos los activos fijos que interesa, las conclusiones generales del trabajo realizado u observaciones que el auditor considere necesarias para su labor.

113

Si hubieren deficiencias de control interno, las destaca e identifica segn se ha explicado en el desarrollo de cdulas anteriores.

g) A rengln seguido de la anotacin indicada en el punto anterior, una explicacin de la simbologa utilizada en su revisin. h) Al pie de la Hoja de revisin de documentos de propiedad, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. i) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de revisin de documentos de propiedad. j) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de revisin de documentos de propiedad.

5.

REVISIN DE REGISTROS DE AOS ANTERIORES

La revisin de los registros de aos anteriores, en lo que se refiere a los activos fijos, es una prueba que se realiza cuando el auditor interviene en una empresa por primera vez y consiste en verificar la propiedad de activos, conocer aspectos relativos a su ubicacin, depreciacin, amortizacin, registro y revelacin apropiada, fundamentalmente respecto a los que tengan importancia relativas por el valor que representen. Generalmente, se utiliza para realizar esta prueba, una copia de los registros de activos fijos que se mantienen en la empresa, practicando con algunas pruebas respecto a la propiedad de los bienes. Si el documento mencionado en el prrafo anterior no se tiene disponible, el estudiante deber elaborar la Cdula de trabajo de revisin de documentos de aos anteriores, en una hoja de doce columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones. a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de activos fijos, en el tercero, Revisin de registros de aos anteriores.

114

b) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser F-3. c) En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Descripcin, que se utilizar para definir claramente el activo fijo que se somete a revisin. d) En el encabezado para ttulos, columna primera, Valor en libros, que se utiliza para consignar el valor del artculo, segn el registro contable. e) En el encabezado columna segunda, compra. f) para ttulos, Fecha de

i) En el encabezado para ttulos, columna sexta, Depreciacin acumulada, que ser el resultado de multiplicar el monto indicado en la columna cuarta por el tiempo consignado en la columna quinta. j) Al lado derecho de la columna sexta, un smbolo para indicar que el monto de la depreciacin o amortizacin acumulada corresponde (o no corresponde) con el saldo que indica la cuenta correspondiente de amortizacin acumulada. Para esto, deber realizar el proceso de comparacin entre el resultado obtenido y el registro contable. k) En el encabezado para ttulos, columna stima, Tipo de documentos, en donde se deja constancia del tipo de documento que respalda la propiedad del activo. l) En el encabezado para ttulos, columna octava, Nmero, para registrar el nmero con que se identifica el ttulo que respalda la propiedad del activo. m) En el encabezado para ttulos, columna novena, Ubicacin, para indicar el departamento o seccin organizativa en donde se encuentra ubicado el activo fijo que se estudia. n) En el encabezado para ttulos, abarcando las columnas diez, once y doce, Observaciones, espacio que servir par los comentarios de auditora que se consideren necesarios. ) En el cuerpo de la hoja, debajo de cada uno de los ttulos citados en los puntos anteriores, cada uno de los

En el encabezado para ttulos, columna tercera Vida til, en donde se consigna la vida til esperada del activo, segn la tabla que al respecto dispone la Direccin General de la Tributacin Directa.

g) En el encabezado para ttulos, columna cuarta, Depreciacin mensual, o Depreciacin anual, que resulta de dividir el valor del bien por el tiempo estimado de vida, que se puede consignar en meses o en aos, segn sea ms conveniente para efectos de clculo. h) En el encabezado para ttulos, columna quinta, Perodo de depreciacin, el nmero de meses o de aos que se van a depreciar o amortizar, transcurridos desde la fecha de adquisicin del activo hasta el final del perodo anterior al que se somete a revisin.

115

activos fijos que se someten a estudio, ton el detalle que indica cada una de las columnas antes descritas. o) Terminado el anlisis del ltimo activo fijo que se someta a examen, dejar en blanco dos renglones y a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante la identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transformacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.

q)

En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta biologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I.

r) Al pie de la Cdula de trabajo de revisin de registros de aos anteriores, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. s) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula revisin de registros de aos anteriores. t) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de revisin de registros de aos anteriores.

p)

Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.)

6.

ANALISIS DE ADICIONES Y RETIROS

El anlisis de adiciones y retiros es una prueba de auditora, que se realiza una vez que ha confeccionado la Cdula de trabajo de revisin de registros de aos anteriores, o bien cuando se realiza la auditora a una misma empresa por dos o ms ocasiones. El anlisis de adiciones y retiros consiste en una comprobacin de los movimientos ocurridos (dbitos y crditos) en la cuenta de activos, para determinar si tales anotaciones son procedentes y se ajustan a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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Para confeccionar la Cdula de trabajo anlisis de adiciones y retiros, el estudiante utilizar una hoja de cuatro columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones:

a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de activos fijos; en el tercero, Anlisis de adiciones y retiros. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser F-4. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Descripcin, que corresponde al nombre o identificacin del activo fijo que se estudiar. d. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Debito,

espacio que se usar para las adiciones a las cuentas de activos, segn los registros contables que es verificacin en orden cronolgico. e.En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Crditos, que se utiliza para anotar los retiros a las cuentas de activos, segn los registros contables que se verificarn en orden cronolgico. f. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columnas tres y cuatro, Observaciones, para que el auditor indique los comentarios que considere necesarios.

(Nota: Una vez que se dispone de la cdula elaborada en los trminos indicados, el auditor procede a revisar los balances de comprobacin mensuales de la empresa (en orden cronolgico), en lo que se refiere a las cuentas de activos fijos. Cada vez que se localice alguna anotacin, al debe o al haber de la cuenta, la consigna en la columna dos o tres de la hoja de trabajo, segn sea el caso, y de seguido debe dejar constancia en la hoja de los siguientes aspectos. Descripcin del artculo comprobado o retirado. Fecha de la adquisicin o del retiro. Vida til. Depreciacin mensual y anual. Origen de la anotacin. Documentos de respaldo. Autorizacin para compras o ventas, segn sea el caso. Si se realiz el ajuste a las cuentas de depreciacin acumulada en caso de retiros.

117

Procede de igual forma con todos los dbitos y crditos que localice en los registros contables.)

g. En el rengln siguiente a aqul en que finaliz el trabajo descrito en la nota anterior, el total vertical de la columna de dbitos y de crditos. h. Un rengln ms abajo del total indicado en el punto anterior, el total de los activos fijos al inicio del perodo anterior, en la columna de los dbitos. i. En el rengln siguiente al total de los activos fijos del punto anterior, el resultado de sumar al total de activos fijos al inicio del perodo anterior, el monto de la columna de los dbitos, y el restarle al nuevo total el monto de los crditos. j. Al lado derecho del resultado obtenido en el punto anterior, se identifica con un smbolo especfico la coincidencia (o diferencia), del monto obtenido en relacin con el total de la cuenta de activo fijo que se consigna en el balance de situacin en la fecha del cierre del perodo en estudio. (Si hubiera diferencia debe realizarse una investigacin para determinar su origen y corregir la hoja de trabajo o plantear los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios, dejando constancia de ello en la hoja de trabajo.) k. Inmediatamente despus de apuntadas la coincidencia o diferencia del punto anterior, las deficiencias de control interno que existan, procediendo conforme se indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno.

(Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) l. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno. Si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) m. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido expuesto en el Tema I. n. Al pie de la Cdula de trabajo anlisis de adiciones y retiros, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. . En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo anlisis de adiciones y retiros. o. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de adiciones y retiros.

118

7.

VERIFICACIN DE DEPRECIACIONES
La comprobacin del monto aplicado como depreciacin de los activos fijos (y su efecto en los resultados econmicos del perodo), es una prueba de autora que busca determinar la correcta aplicacin de los principios de contabilidad y el adecuado reconocimiento del gasto por concepto de depreciacin de activos fijos. Para preparar la Cdula de trabajo verificacin de depreciaciones, el estudiante utilizar una hoja de cinco columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de activos fijos; en el tercero, Verificacin de depreciaciones. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser F-5. En el encabezado para ttulos, primer rengln del la columna matriz, Descripcin, que corresponde al nombre o identificacin del activo fijo que se analizar. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Depreciacin mensual, para anotar el monto que resulta de dividir el valor del bien por el nmero de meses asignados como vida til en las tablas de la Tributacin Directa. (Este dato se tomar de la Cdula de revisin de registros de aos anteriores, o bien de la cdula de anlisis de adiciones y retiros.) e) En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Depreciacin anual, que corresponde al monto resultante de multiplicar la depreciacin anual por doce meses. El primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Depreciacin acumulada, que resulta de multiplicar el monto de la depreciacin mensual por el nmero de meses transcurridos desde la fecha de compra del activo fijo, hasta la fecha del cierre contable que se est revisando. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columnas cuatro y cinco, Observaciones, espacio que se destina a las anotaciones que requiera el auditor para una mejor informacin respecto a cada partida que se analice. En el cuerpo de la hoja, a partir del primer rengln, los clculos relacionados con cada una de las adiciones y retiros consignados en la Hoja de trabajo anlisis de adiciones y retiros, para determinar el monto de la

b)

f)

c)

g)

d)

h)

119

depreciacin aplicable al perodo, para lo cual se deben detallar los datos en la columna respectiva. i) Al finalizar el clculo de todas las adiciones y retiros, se totaliza en formas vertical la columna nmero tres, suma que indicar el total de la depreciacin que acumula por los artculos adquiridos o retirados durante el perodo en revisin. En el rengln siguiente al total del punto anterior, los datos relacionados con la depreciacin acumulada hasta el final del perodo anterior al que se revisa, segn datos que se extraen de la Hoja de trabajo revisin de registros de aos anteriores. n) k) Inmediatamente despus de los datos del punto anterior, se suma al total de la columna tres el monto de la depreciacin acumulada del perodos anteriores y al lado derecho de dicha suma, se identifica mediante un smbolo especfico la coincidencia o diferencia o diferencia de ese monto con respecto al consignado en los estados financieros a la fecha de cierre que se est revisando. En el siguiente rengln, despus de haber anotado la depreciacin acumulada, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el

propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) m) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin, tal y como se indic en el Tema I.

j)

En la parte inferior de a hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en temas anteriores.

) Al pie de la Hoja de trabajo verificacin de depreciaciones, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. o) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo verificacin de depreciaciones.

l)

120

p)

En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la

confeccin de la Cdula de verificacin de depreciaciones.

8.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas, tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera como totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativas a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimientos que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XVI. No obstante, se quieren sealar desde este momento los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la sumaria de activos fijos. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a la sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en a columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre del la cdula con lpiz negro.

121

Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmero de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el del perodo anterior con que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios), de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todos los activos fijos que tiene la compaa al 30 de septiembre de..

Una vez que el estudiante haya ejecutado las pruebas indicadas en este tema, conviene que someta el trabajo a revisin por parte del profesor-tutor, con el fin de que se identifiquen errores, deficiencias, omisiones u otros aspectos que requieran acciones correctas. Finalizada esa etapa, el estudiante habr hecho las pruebas ms importante en la auditora de los activos fijos y gastos relacionados y, si su trabajo ha sido realizado en forma correcta, habr alcanzado los objetivos que se trazaron al inicio del tema, y en consecuencia estar en disposicin de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondr en los temas subsiguientes.

122

TEMA IX
AUDITORA DE OTROS ACTIVOS
De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, el proceso de revisin de auditora debe continuarse con el examen de los otros activos que posea la empresa sujeta a revisin. La auditora de los otros activos, es el proceso de examen y anlisis objetivo que realiza el auditor con el propsito de determinar la existencia real de los derechos, comprobar las autorizaciones para adquirir, vender o disponer en general de los activos, as como de corroborar la correcta presentacin de las partidas en el balance general y verificar la aplicacin de los mtodos de depreciacin, de agotamiento y de capitalizacin de las erogaciones que se relacionen con la auditora de los otros activos. Objetivos: El estudiante, al realizar la auditora de los otros activos, estar en capacidad de: Verificar mediante la inspeccin de documentos, que se tenga evidencia apropiada respecto a la existencia real de cada una de las partidas clasificadas como otros activos. Comprobar mediante la inspeccin de documentos y registros contables, la evidencia apropiada respecto a la existencia real de cada una de las partidas clasificadas como otros activos. Juzgar de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, si el criterio de valuacin de los activos intangibles es correcto. Comprobar de acuerdo con las condiciones particulares de cada uno de los activos, que los mtodos de amortizacin sean adecuados. Juzgar de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, si en los estados financieros se revelan adecuadamente los otros activos intangibles.

123

Determinar mediante la inspeccin de registros contables y el sistema de control interno, si los ingresos provienen de los activos intangibles se contabilizan y controlan apropiadamente.

1.

CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Se consideran condiciones particulares de las cuentas de otros activos, aquella informacin que debe dominar el auditor, con el objeto de que realice en forma apropiada su trabajo. Bajo la denominacin de otros activos se pueden incluir una gran cantidad de derechos de la empresa, tales como activos recuperables a largo plazo (que no clasifiquen como activos fijos), derechos y privilegios exclusivos. Para que un privilegio pueda se considerado como un activo, es necesario que tenga capacidad para general ingresos. En caso contrato, es un activo sin valor y por tanto no debe registrarse como activo. Dado que la gran mayora de partidas que clasifican como otros activos son intangibles, en adelante se har referencia indistintamente a otros activos o a activos intangibles. Dentro de las partidas que se pueden considerar en esta seccin del examen de auditora, se tienen las siguientes: Patentes Derechos de autor Franquicias a largo plazo Arrendamientos Permisos Crdito mercantil Marcas y nombre comerciales Procesos y frmulas secretas El profesional encargado de la auditora deber analizar detalladamente la composicin de las diferentes cuentas que se hayan clasificado en la seccin de otros activos, con el fin de determinar si conforme a la teora contable est bien clasificadas, valoradas y respaldadas.

2. ELABORACIN DE LA SUMARIA DE OTROS ACTIVOS

124

La Sumaria de otros activos, es la hoja de trabajo que agrupan los diferentes bienes clasificados como tales, y le permiten al auditor realizar ordenadamente su trabajo, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el valor de esos bienes y su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Sumaria de otros activos, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones:

a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de otros activos; en el tercero, la fecha de corte de los estados financieros para afectos de la auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de otros activos G. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d. En la columna matriz, el de cada una de las cuentas que integran la seccin de otros activos. e. En la columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009.

f. En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g. En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos abarcando las dos columnas, Final. i. En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldo del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la sumaria de otros activos.

Las columnas destinadas a los ajustes y reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se realice.

125

Otras indicaciones para completar la sumara se irn suministrando conforme se conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

3. USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA OTROS ACTIVOS

El programa de auditora para la revisin de otros activos es el conjunto de instrucciones escritas, que le indican al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que debe realizar en la verificacin de dichas partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la Sumaria de otros activos, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Este programa se encuentra en el apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (una hoja). A dicha hoja desprendible le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una G, con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4. CONFECCIN DE CDULAS ANALTICAS POR PARTIDAS

Las Cdulas analticas por partidas son una prueba de auditora para comprobar que los bienes registrados como otros activos corresponden a bienes intangibles que pueden considerarse propiedad de la empresa y que responden al criterio contable para clasificarlos como tales, para lo cual es necesario inspeccionar los documentos que originan tales derechos. Dado que una empresa podr tener uno o varios activos intangibles, se propone en este texto un diseo general para la cdula analtica. El estudiante, en la prctica, deber confeccionar tantas cdulas analticas como partidas de intangibles existan y adaptar el formato de la cdula a los requerimientos concretos en cada caso. La auditora de de los activos intangibles difiere si se trata de la primera auditora o de una auditora posterior. En el primero de los casos, deber iniciarse el trabajo considerando el precio de costos del registro inicial de cada una de las partidas de otros activos, revisando las transacciones en forma histrica, hasta llegar al saldo de perodo anterior al que se somete a revisin. A partir de all, la auditora consiste bsicamente en la revisin y verificacin de adiciones y amortizaciones o retiros. Cualquiera que sea el caso, la revisin consiste en una inspeccin de los documentos que amparen la compra, adquisicin o registros, igual que los retiros o amortizaciones.

126

Deber realizarse una revisin de los beneficios que se espera obtener de cada una de las partidas consideradas como activos intangibles, a efecto de determinar si clasifica como tal. El examen de la evidencia que ampara la propiedad de los activos intangibles, es importante para determinar la validez, la posesin y los derechos sobre los beneficios. Esta evidencia estar representada por contratos de compra, de otorgamiento de franquicias, de arrendamiento, de adquisicin de patentes, de registro de derechos de autor, de marcas, de frmulas y otras de similar naturaleza. Para confeccionar las Cdula de trabajo anlisis de (Cada activo intangible), el estudiante utilizar una hoja de rayado comn que titular en la forma ya conocida, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se G-2. b) En el primer rengln de la hoja, el nombre de la cuenta que se va a revisar. c) En el segundo rengln de la hoja, el precio de costo o de registro original del activo intangible sujeto a estudio. d) A partir del tercer rengln, los clculos necesarios par determinar el monto de la amortizacin acumulada a la finalizacin del perodo anterior al que se est revisando. e) En el rengln siguiente a la conclusin de los clculos del punto anterior, el monto resultante de restar al precio de costo la amortizacin acumulada, suma que corresponde al saldo del activo al cierre del perodo anterior. f) A rengln seguido, y en forma cronolgica, los dbitos y crditos de la cuenta en estudio (correspondientes a adiciones y retiros). g) Al lado derecho de cada una de las cifras anotadas segn el punto anterior, un smbolo especial para destacar que la documentacin y transacciones fueron debidamente revisadas y confrontadas. h) Una vez registrados los dbitos y crditos a la cuenta en estudio, correspondiente a adiciones y retiros, el total del saldo al final del perodo anterior, ms las adiciones y menos los retiros, que corresponder al saldo de la cuenta al cierre del perodo que se revisa. i) Una vez que finaliza el anlisis del activo de intangibles, dos renglones en blanco y, en el siguiente, las conclusiones generales del trabajo realizado. j) En el rengln siguiente a las conclusiones generales del punto que antecede, las deficiencias de control interno, si las hubiere, destacadas e identificadas segn se ha explicado anteriormente.

127

k) A rengln seguido, una explicacin de la simbologa utilizada en su revisin. l) Al pie de la Hoja de anlisis de,que corresponde a la cuenta de otros activos revisada, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

m) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de anlisis desegn lo descrito en el punto anterior. n) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin del trabajo relativo a la revisin de cada cuenta de activos intangibles.

5. VERIFICACIN DE DOCUMENTOS Y AUTORIZACIONES

La verificacin de documentos y autorizaciones en la auditora de los activos intangibles, es la prueba que busca localizar y determinar la evidencia que exista, respecto a la compra y registro de activos, as como a los mecanismos de amortizacin de la verificacin de documentos y autorizaciones. Para tal propsito, el auditor deber obtener copias de los contratos, los registros, los acuerdos de Junta Directiva, etc. Que respalden cada tipo de transacciones. Esta cdula de trabajo se realiza nicamente si la cantidad de activos intangibles lo amerita. Si se trata de pocos casos, esta informacin deber quedar constando en la cdula analtica de cada activo revisando. Para confeccionar la Cdula analtica verificacin de documentos y autorizaciones, el estudiante utilizar una hoja de siete columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado el nombre de la empresa sujeta a auditora; en el segundo, Seccin de otros; y en el tercero, Verificacin de documentos y autorizaciones. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser G3. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Descripcin, espacio que se utilizar para definir claramente el activo intangible que se somete a revisin. d. En el encabezado para ttulos, abarcando las columnas segunda y tercera, Documentos de respaldo, espacio que se utilizar para indicar el tipo de documento que respalda el registro original o la adicin. e. En el encabezado para ttulos, abarcando las columnas segunda y tercera, Documento de respaldo, espacio que se utilizar para indicar

128

el tipo de documento que respalda el registro original o la adicin. f. En el encabezado para ttulos, abarcando las columnas cuatro y cinco, Autorizacin, espacio que se utilizar para dejar constancia del tipo de autorizacin que da origen al registro original, as como el nombre de la persona que da la autorizacin. g. En el encabezado para ttulos, columnas seis y siete, Observaciones de auditora, espacio que se utilizar para que el auditor registre los comentarios que estime pertinentes. h. En el cuerpo de la hoja, cada uno de los activos que se someten a estudio, con el detalle que indica cada una de las columnas antes descritas. i. Terminando el anlisis del ltimo activo fijo que se somete a examen, dos renglones en blanco y a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolo en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) j. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios

para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.)

129

k. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. l. Al pie de la Cdula de verificacin de documentos y autorizaciones, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

m. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula verificacin de documentos y autorizaciones. n. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en a confeccin de la Cdula de revisin de documentos y autorizaciones.

6.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas, tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencia de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. La sumaria no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general del trabajo, procedimiento que no se pueden llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quieren sealar desde este momento, los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de otros activos.

Trasladar la informacin que se encuentre en la hoja de resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a la sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. 130

Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmeros de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada.

Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el del perodo anterior con el que se est revisando. Anotar finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todo los activos intangibles que tiene la compaa al 30 de septiembre de.. Una vez que el estudiante haya ejecutado las pruebas indicadas en este tema, conviene que someta el trabajo a revisin por parte de profesor-tutor, con el fin de que se indiquen errores y deficiencias, omisiones u otros aspectos que requieran acciones correctivas. Finalizada esa etapa, el estudiante habr hecho las pruebas ms importante en la auditora de los activos intangibles y su trabajo ha sido realizado en forma correcta, habr alcanzado los objetivos que se trazaron al inicio del tema, y en consecuencia estar en disposicin de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondr en los temas subsiguientes.

TEMA X
AUDITORIA DE LOS PASIVOS CIRCULANTES Y GASTOS RELACIONADOS

131

De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, el proceso de revisin de auditora debe continuarse con el examen de los pasivos circulantes que mantiene la empresa sujeta a revisin. La auditora de los pasivos circulantes es el proceso de examen y anlisis objetivos que realiza el auditor con el propsito de determinar su existencia real, comprobar la autorizacin para incurrir en ellos, y su correcta contabilizacin y presentacin en los estados financieros. Objetivos El estudiante, al realizar la auditora de pasivos circulantes y gastos relacionados, estar en capacidad de: Comprobar, mediante la revisin de los documentos de apoyo, que exista autorizacin para suscribir cada uno de los pasivos. Comprobar, mediante la revisin de evidencia satisfactoria, que los pasivos autorizados se hayan contabilizado correctamente, en la fecha del balance general. Determinar, mediante la documentacin de respaldo, la correccin en el trmite de los pasivos autorizados, as como en el pago de estos. Evaluar si el control interno existente para suscribir, registrar y pagar los pasivos circulantes es adecuado. Juzgar, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, si en los estados financieros se revelan adecuadamente los pasivos circulantes. Determinar, mediante la revisin de los registros y documentacin de respaldo, si los costos y gastos relacionados con la existencia de pasivos circulantes se contabilizan adecuadamente.

1.

CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Las condiciones particulares de las cuentas de pasivos circulantes y costos y gastos relacionados, son los aspectos que deber conocer o investigar el auditor, con el fin de que pueda realizar en forma apropiada su trabajo.

132

Bajo la denominacin de pasivos circulantes, se incluyen las obligaciones que debern ser apagadas o canceladas dentro del ciclo de operaciones, que se considera no debe ser superior a un ao, y para cuya liquidacin se requiere el empleo de activos circulantes. El auditor deber investigar la importancia y naturaleza de cada tipo de pasivo, as como la existencia de pasivos contingentes, y determinar su correcta revelacin en los estados financieros. La omisin o el exceso en el valor por el que se presenten los pasivos circulantes, en los estados financieros, contribuyen a presentar, en forma ficticia, una posicin financiera ms favorable o desfavorable, con las consiguientes consecuencias negativas para las personas que estn interesadas en el anlisis financiero de la empresa. Por todo lo expuesto, es muy importante que el auditor se asegure de que los pasivos, registrados sean correctos y de que todos los pasivos que se deban incluir en los estados financieros hayan sido registrados. Como parte de su labor, es conveniente que el auditor solicite al cliente (empresa que se revisa), una certificacin de pasivos, documentos en la cual hace constar que los pasivos que se encuentran registrados son los nicos que tienen la empresa y que el saldo que se presentan en los estados financieros es real. Si bien la existencia de esta certificacin no libera de toda responsabilidad al auditor, en caso de que ejecute apropiadamente el programa de trabajo y cumpla con las normas y procedimientos de auditora, tendra un elemento de defensa importante en caso de acusaciones o recusaciones de su trabajo.

2. ELABORACION DE LA SUMARIA DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR

Cuando en este texto se utiliza el concepto de cuentas y documentos por pagar, se debe entender como sinnimo de Pasivos circulantes. Cuando se quiera hacer referencia a partidas no circulantes, se mencionar en forma especifica De largo plazo. La Sumaria de cuentas y documentos por pagar es la cdula de trabajo que agrupan las diferentes obligaciones que debe cubrir la empresa sujeta a la auditora en el ciclo contable, y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el valor de esos pasivos y su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Sumaria de cuenta y documentos por cobrar, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el 133 segundo, Sumaria de cuentas y documentos por pagar; en el

tercero, la fecha del corte de los estados de la auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de pasivos circulantes AA. En la columna de referencia, el cdigo que identifique cada una de las cuentas contables. En la columna matriz, el nombre de cada una de as cuentas que integran la seccin de pasivos circulantes. En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos y abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009.

f.

En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. En la columnas cinco y seis en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificacin. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando la dos columnas, Final. En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldo del perodo anterior y saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la Sumaria de cuentas y documentos por pagar.

c.

g.

d.

h.

e.

i.

Las columnas destinadas a los ajustes y reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se efecte. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el avance del caso.

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA PASIVOS CIRCULANTES

134

El programa de auditoria para la revisin de pasivos circulantes, es el conjunto de instrucciones escritas, que le indican al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que debe realizar en la verificacin de dichas partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la Sumaria de cuentas y documentos por pagar, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Este programa se encuentra en le apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (dos hojas). A dicha hoja se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una A, con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4.

CONFIRMACIN DE SALDOS
Esta prueba de auditora consiste en solicitar a los acreedores, por escrito profesionalmente, una confirmacin respecto a que el saldo de la cuenta (o cuentas) que se le debe, coincide con el que tiene registrado la empresa que se somete a la auditora, para lo cual se le suministran los datos respectivos. A efecto de facilitar la respuesta de los acreedores, se acostumbra acompaar la carta de confirmacin de un sobre con el porte pagado que lleva impresa la direccin a la que se debe responder, la cual para efectos de auditora corresponde a la del auditor. La prueba de confirmacin est integrada por tres diferentes etapas, a saber: las cartas a los acreedores, una hoja resumen de confirmacin de saldos y una Cdula de anlisis de diferencias de confirmacin de saldos. Para la ejecucin del trabajo, el auditor deber elaborar una carta para cada uno de los acreedores, para ello utiliza alguno de los modelos que se presentan en los libros de texto que existen en el mercado. Dicha carta se confecciona en original y una copia. El original se enva al acreedor y la copia se mantiene en los archivos del auditor, como comprobacin del trabajo efectuado. Cada una de esas notas se adjunta posteriormente a la hoja de trabajo en donde se consigna el resultado de las respuestas recibidas, identificndolas en el extremo superior derecho con una AA, seguida por el nmero consecutivo correspondiente, a partir del 3. Para confeccionar la Hoja de trabajo resumen de confirmacin de saldos, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado el nombre de la empresa sujeta a auditora; en el segundo, Seccin de cuentas y documentos por pagar; en el tercero, Resumen de confirmacin de saldos. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser AA-2.

135

c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Acreedor, espacio que se utilizar para indicar el nombre del acreedor que suscribe la respuesta a la carta de confirmacin. d. En el encabezado para ttulos, columna primera, Nmero, espacio que se utilizar para consignar el nmero con que se debe identificar cada una de las cartas de confirmacin enviada. e. En el encabezado para ttulos, columna segunda, Monto, espacio que se utilizar para escribir el monto de la deuda con cada uno de los acreedores, segn corresponda con el rengln correspondiente de la columna matriz. f. En el encabezado par ttulos, columna tercera, Monto confirmado. Si el acreedor manifiesta su conformidad con el saldo que le fue notificado, un smbolo especifico para esa circunstancia; si el monto fuere diferente, deber consignarse este ltimo. Esta anotacin deber constituir una llamada de atencin para el auditor, en el sentido de que deber realizar una investigacin, para determinar el origen de la diferencia. g. En el encabezado para ttulo, columnas cuatro, cinco y seis, Observaciones, espacio que se utilizar para consignar notas del auditor: aclaratorias, confirmatoria o de otra ndole.

h. En el cuerpo de la hoja, el nombre de cada uno de los acreedores que den respuesta a la nota que se les envi, con los datos que corresponden en las columnas descritas. i. Terminada la transcripcin de los datos de las respuestas recibidas segn el punto anterior, dejar dos renglones en blanco y a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno). j. En la parte inferior de la hoja columnar, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. k. Al pie de la Cdula de resumen de confirmacin de saldos, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien revisa. En el programa de auditora, el nmero con que identific el trabajo, as como la firma de quien revisa.

l.

136

m.

En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de resumen de confirmacin de saldos.

La Cdula anlisis de diferencias de confirmacin de saldos , es la hoja de trabajo que se utiliza para reunir y analizar las respuestas de loa acreedores a las cartas que se les enva para confirmar los saldos que les adeuda la empresa sujeta a revisin. Para confeccionar la siguiente cdula relacionada con la confirmacin de saldos, a la cual se denomina anlisis de diferencias de confirmacin de saldos, el estudiante utilizar una hoja de rayado comn, que titular en la forma ya conocida e identificar en el extremo superior derecho, con lpiz rojo, con una AA-4. El nmero que se le ha asignado a esta cdula (AA-4), as como el de las siguientes de la seccin de pasivos circulantes despender del nmero de hojas utilizadas como notas a los acreedores en la confirmacin de saldos. En la Cdula anlisis de diferencias de confirmacin de saldos, el estudiante realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln de la hoja, el nombre del cliente que manifiesta tener en sus registros un saldo diferente al de la empresa que se somete a revisin. A partir del segundo rengln, los elementos que somete a revisin para conocer el saldo real de la cuenta del acreedor, as como el resultado final de su trabajo. Una vez que finaliza con el anlisis del primer caso, el nombre del siguiente cliente que presenta una situacin similar a la indicada en el punto anterior. De igual forma proceder con los casos que sean necesarios. Una vez que finaliza el anlisis de todos los casos en que hubiere diferencias, las conclusiones generales del trabajo realizado. e. Si hubiere deficiencias de control interno, las destaca e identifica segn se ha explicado anteriormente. Inmediatamente despus de finalizado el proceso de anlisis e investigacin de cada caso, los asientos de ajuste o reclasificacin que correspondan, identificndolos y realizando los cruces de informacin, tal como se indic en el Tema I. A rengln seguido, una explicacin de la simbologa utilizada en su revisin. Al pie de la Hoja anlisis de diferencias de confirmacin de saldos, la firma del auditor y la fecha

b.

f.

c.

g.

h. d.

137

en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

i.

En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cedula anlisis de diferencias de confirmacin de saldos. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula anlisis de diferencias de confirmacin de saldos.

j.

5. ANLISIS DE SUBCUENTAS
El anlisis de las subcuentas es el estudio que debe realizar el auditor referente a cada una de las partidas que componen la seccin de pasivos circulante, mediante la elaboracin de cdulas analticas especificas para cada una de las subcuentas. En este caso, se plantea la necesidad de elaborar una cdula de carcter general, en vista de que la variedad de pasivos circulantes es grande y de acuerdo con las caractersticas propias de la entidad sujeta a revisin. Como parte de esta seccin, se localizan adeudos como los siguientes: Cuentas de proveedores nacionales. Cuentas de proveedores extranjeros. Retenciones practicadas a los trabajadores. Cargas sociales acumulados por pagar. Gastos diversos acumulados por pagar. Cuentas por pagar de diversa naturaleza. El estudiante deber confeccionar tantas cdulas analticas como partidas de pasivos circulantes existan, adaptando el formato de la cdula a las circunstancias de cada caso. Para confeccionar las Cdulas analticas de pasivos circulantes, el estudiante utilizar una hoja de diez columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de pasivos circulantes; en el tercero Cdula analtica de., que se completar con la indicacin especifica del nombre de la subcuenta que se revisa. b) En el extremo superior derecho de la hoja, la letra que identifica la cdula de trabajo, que podra se AA-5.

138

c) En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Nombre de la subcuenta, espacio que se utilizar para escribir el nombre del pasivo que se somete a revisin. d) En el encabezado para ttulos, columna primera, Monto de la deuda, espacio que se utilizar para escribir la suma original de la deuda. e) En el encabezado par ttulos, columna segunda, Fecha de constitucin, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que s origin la deuda. f) En el encabezado para ttulos, columna tercera, Abonos realizados, espacio que se utilizar para escribir el nmero de pagos realizados en abono a la cuenta, desde el inicio de esta hasta la fecha de la revisin. g) En el encabezado para ttulos, columna cuarta, Saldo actual, corresponde al saldo en libros a la fecha del corte para efectos de la revisin de auditora. h) En el encabezado para ttulos, columnas quinta, Autorizacin, espacio que se utilizar para indicar el tipo de autorizacin que se dio para incurrir en la deuda. Esto siempre que sea necesario, pues algunos pasivos se originan por disposiciones legales, en cuyo caso se indicar la fuente de la obligacin (planilla, retencin de impuestos, etc.). i) En el encabezado para ttulos, columna sexta, Responsable, espacio que se utilizar para escribir el nombre de la persona que dio la autorizacin para incurrir en la deuda. Si se trata de pasivos de tipo legal, la anotacin en la

columna anterior har que en esta no se realice ninguna anotacin. j) En el encabezado para ttulos, columna siete y ocho, Pago posteriores, en donde se deja constancia de los pagos que se hayan realizado despus de la fecha del corte de los estados financieros. Para estos fines, el auditor deber realizar un rastreo de los cheques emitidos en el mes siguientes. Los espacios dichas columnas se utilizarn respectivamente, para consignar el nmero de cheque y la fecha de pago. k) En el encabezado para ttulos, columnas nueve y diez, Observaciones, para consignar datos de inters para la auditora. l) Despus de indicar el nombre de la cuenta o subcuenta que se somete a revisin, en la columna matriz, un rengln en blanco y, en el siguiente, el detalle de los clculos que estime necesarios para determinar la correccin de los saldos indicados en las diferentes columnas, as como otros que sean necesarios para conocer el comportamiento histrico de las deudas y los pagos realizados. m) Si las cuenta o subcuentas en revisin contiene varias partidas, una vez que termina los clculos que se indican en el punto anterior, en el rengln siguiente la cuenta o partida posterior y realiza el mismo proceso descrito, hasta revisar cada una de las partidas de la cuenta o subcuenta en anlisis. n) Terminando el anlisis del ltimo pasivo circulante que se somete a examen, deja en blanco dos renglones y, a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que

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existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) ) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin, tal como se indic en el Tema I.

o)

En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste reclasificacin, si los hubiere, una explicacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido explicado en el tema I.

p) Al pie de la Cdula de anlisis de subcuentas, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien revisa. q) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula anlisis de subcuentas. r) En la hoja de anlisis de tiempo, utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de pasivos.

6. CLCULO DE INTERESES
El clculo de intereses consiste en una comprobacin de que los pagos realizados se ajusten a los trminos de los documentos y en la verificacin, mediante clculos matemticos, de que las sumas pagadas a cuentas de gastos, son correctos. Esta prueba de auditora se realiza para determinar las obligaciones que se generan por pago de intereses cuando existan cuentas o documentos por pagar con clusulas especficas en ese sentido. Para confeccionar la Cdula de trabajo clculo de intereses, el estudiante utilizar una hoja de nueve columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de pasivos circulantes; en el tercero, Clculo de intereses. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser AA-6. c. En el encabezado para ttulos, columna de referencia, Nmero del documento, espacio que se utilizar para escribir el nmero del documento

140

por pagar o cuenta, que origina gastos por intereses. d. En el encabezado para ttulos, primer rengln del la columna matriz, Acreedor, espacio que se utilizar para escribir el nombre del beneficiario del documento de pago. e. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Fecha del documento, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que se constituy la deuda. f. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Fecha de vencimiento, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que se vende la obligacin. g. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Monto original, espacio que se utilizar para escribir el monto original del la deuda. h. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cuatro, Saldo actual, espacio que se utilizar para escribir el saldo en la fecha del corte para la revisin del la auditora. i. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cinco, Tasa, espacio que se utilizar para escribir la tasa de inters aplicable al documento por pagar. j. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna seis, Total das inters, espacio que se utilizar para escribir el nmero de das pendientes de pago de inters. k. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna siente, Gasto por intereses, espacio que se utilizar

para escribir la suma resultante de aplicar la tasa de inters al principal adeudado, por el nmero de das de inters, segn las frmulas matemticas que se emplean para el efecto. l. En el primer rengln del encabezado para ttulo, columnas ocho y nueve, Observaciones, espacio que se utilizar para escribir los comentarios de auditora que sean necesarios. m. Luego de concluido los comentarios que se citan en el punto inmediato anterior, en el cuerpo de la hoja, los datos necesarios para complementar la cdula. Para ello se deben realizar las anotaciones y clculos para cada uno de los documentos por pagar que generen cargo por intereses. n. Inmediatamente despus de realizado el trabajo anterior, las deficiencias de control interno que existan, procediendo conforme se indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) . Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas

141

revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I) o. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. p. Al pie de la Cdula de trabajo clculo de intereses, la firma del auditor y la fecha en que se este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

q.

En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo clculo de intereses. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de clculo de intereses.

r.

7. ANLISIS DE DOCUMENTACIN COMPROBATORIA Y AUTORIZACIONES

El anlisis de documentacin comprobatoria y autorizaciones consiste en un proceso de verificacin de la documentacin de apoyo para los diferentes pasivos de corto plazo, as como de que cada uno de ellos est debidamente justificado mediante las autorizaciones del caso. Para confeccionar la Cdula de documentacin comprobatoria y autorizaciones, el estudiante utilizar una hoja de cinco columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de pasivos circulantes; en el tercero, Documentacin comprobatoria y autorizaciones. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser AA-7. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Acreedor, espacio que se utilizar para escribir el nombre de la cuenta que se revisa. d) En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Documento de respaldo, espacio que se utilizar para escribir el tipo de documento en donde se tiene registrada la deuda. Pueden ser facturas, pagars, escrituras, prendas, letras, documentos bancarios, etc. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Fecha de aprobacin, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que se aprueba la constitucin de a deuda. En la columna nmero tres, en el primer rengln del encabezado para

b)

e)

c)

f)

142

ttulos, Mecanismo de aprobacin, espacio que se utilizar para sealar la forma en que fue constituida la deuda, generalmente atendiendo disposiciones de orden general en la empresa. Pueden ser acuerdos de junta directiva, disposicin de otros cuerpos directores, de jefaturas, etc., dependiendo del nivel jerrquico y de lo dispuesto reglamentariamente al respecto. g) En la columna cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Responsable, espacio que se utilizar para escribir el nombre del funcionario responsable de la constitucin de la deuda. Este aspecto debe verificarse contra reglamentos o disposiciones que autoricen el incurrir en deudas a los funcionarios y los montos mximos permitidos. En la columna quinta, primer rengln del encabezado para ttulos, Observaciones, espacios que se utilizar para escribir los comentarios de auditora. En el cuerpo de la hoja, a partir del primer rengln, las observaciones relacionadas con cada una de las cuentas. La hoja se llena con los datos que se indican en cada una de las columnas. Una vez que se completa la hoja columnar con los datos relativos a cada cuenta, despus de un rengln en blanco, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el

estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

h)

i)

j)

143

k) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin, tal y como se indic en el Tema I.)

autorizaciones, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

n) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo documentacin comprobatoria y autorizaciones.

l) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el tema I.

) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de documentacin comprobatoria y autorizaciones.

m) Al pie de la Hoja de trabajo documentacin comprobatoria y

8. CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera como totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se hayan determinado el saldo final y realizado la trascripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimientos que no se pude llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XIV.

144

No obstante, se quieren sealar desde este momento los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de pasivos circulantes. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a la cdula sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo de ese ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmeros de tales cdulas analticas, en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el del perodo anterior con el que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todos los pasivos circulantes que tiene la compaa al 30 de septiembre de.

Una vez que el estudiante haya ejecutado las pruebas indicadas en este tema, conviene que someta el trabajo a revisin por parte del profesor-tutor, con el fin de que se identifiquen errores, deficiencias, omisiones u otros aspectos que requieren acciones correctivas. Finalizada esa etapa, el estudiante habr realizado las pruebas ms importante en la auditora de los pasivos circulante, costo y gastos relacionados y su trabajo ha sido realizado en forma correcta, habr alcanzado los objetivos que se trazaron al inicio del tema, y en consecuencia estar en disposicin de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondr en los temas subsiguientes.

145

TEMA XI

AUDITORA DE LOS PASIVOS DE LARGO PLAZO

De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, el proceso de revisin de auditora debe continuarse con el examen de los pasivos de largo plazo que mantiene la empresa sujeta a revisin. La auditora de los pasivos a largo plazo es el proceso de examen y anlisis objeto que realiza el auditor con el propsito de determinar su existencia real, comprobar la autorizacin para incurrir en ellos, su correcta contabilizacin y presentacin en los estados financieros.

146

Objetivos El estudiante, al realizar la auditora de los pasivos de largo plazo, estar en capacidad de: Comprobar, mediante la revisin de los documentos de apoyo, que exista autorizacin para suscribir cada uno de los pasivos de largo plaza. Comprobar, mediante la revisin de evidencia satisfactoria, que los pasivos de largo plazo autorizados se hayan contabilizado correctamente, a la fecha del balance general. Determinar mediante la revisin documentacin de respaldo la correccin en el trmite de los pasivos de largo plazo autorizados, as como el pago de estos. Evaluar si el control interno existente para suscribir, registrar y pagar los pasivos de largo plazo es adecuado. Juzgar de conformidad con los Principios de contabilidad generalmente aceptados, si en los estados financieros se revelan adecuadamente los pasivos de largo plazo. Determinar, mediante la revisin de los registros y documentacin de respaldo, si los intereses que originan los pasivos de largo plazo se contabilizan adecuadamente.

147

1.

CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Las condiciones particulares de las cuentas de pasivos a largo plazo, son los aspectos que deber conocer o investigar el auditor, con el fin de que pueda realizar en forma apropiada su trabajo. Bajo la denominacin de pasivos que se incluyen es esta seccin, entre otras, son las siguientes: Emisin de obligaciones (Captacin de recursos). Hipotecas por pagar. Documentos por pagar de largo plazo. Financiamientos de largo plazo. Planes de pensiones. Provisiones por beneficios al personal. El auditor deber investigar la importancia y naturaleza de cada tipo de pasivo a largo plazo, tonel fin de que realice con toda propiedad el trabajo de revisin. Como parte de su labor, es conveniente que el auditor solicite al cliente (empresa que se revisa) una certificacin de pasivos, documentos en el cual hace constar que los pasivos que se encuentran registrados son los nicos que tiene la empresa y que el saldo que se presenta en los estados financieros es real. Si bien la existencia de certificacin no libera de toda responsabilidad al auditor, en caso de que ejecute apropiadamente el programa de trabajo y cumpla con las normas y procedimientos de auditora, tendra un elemento de defensa importante si se dieran acusaciones o recusaciones de su trabajo.

2.

ELABORACIN DE LA SUMARIA DE PASIVOS A LARGO PLAZO

La Sumaria de pasivos a largo plazo, es la cdula de trabajo que agrupan las diferentes obligaciones que debe cubrir la empresa sujeta a una auditora en un plazo superior a un ao, y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo, as como reunir la informacin necesarias para formar su opinin profesional sobre el valor de esos pasivos y su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Sumaria de pasivos a largo plazo, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de pasivos a largo plazo; en el

148

tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de pasivos a largo plazo BB. c. En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d. En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de pasivos a largo plazo. e. En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009.

f. En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldo al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g. En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h. En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, final. i. En los espacios correspondientes al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldo del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos del cdigo de cuenta para completar la Sumaria de pasivos a largo plazo.

Las columnas destinadas a los ajustes y las reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se efecte. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el grado de avance del desarrollo del caso.

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA PASIVOS A LARGO PLAZO

El programa de auditora para la revisin del los pasivos a largo plazo, es el conjunto de instrucciones escritas, que le indican al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que deben realizar en la verificacin de dicha partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora.

149

Una vez que el estudiante ha confeccionado la sumaria de pasivos a largo plazo, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Este programa se encuentra en el apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (una hoja). A dicha hoja desprendible se le debe anotar, en el extremo superior derecho, con lpiz rojo, la identificacin mediante una BB, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4.

CONFECCIN DE CDULAS ANLITICAS

En vista de la diversidad de cuentas, subcuentas o partidas que pueden formar parte de los pasivos de largo plazo, se plantea una cdula de carcter general, que deber se adaptada pro el estudiante a las condiciones particulares de la empresa sujeta a revisin. Deber confeccionar tantas cdulas como partidas existan. El estudiante deber observar Cdula especfica para pasivos de largo plazo por obligaciones e hipotecas, en alguno de los textos; con el propsito de realizar el estudio de las diferentes partidas que integren las cuentas de pasivos a largo plazo. Ese anlisis de las subcuentas, es el estudio que debe realizar el auditor referente a cada una de las partidas que componen la seccin de pasivos a largo plazo, mediante la elaboracin de cdulas analticas especficas para cada una de las subcuentas. Para confeccionar las Cdulas analticas de pasivos a largo plazo, el estudiante utilizar una hoja de diez columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de pasivos a largo plazo, en el tercero, Cdula analtica de.., que se completar con la indicacin especfica del nombre de la subcuenta que se revisa. b. En el extremo superior derecho de hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser BB-36. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Nombre de la subcuenta, espacio que se utilizar para indicar el nombre del pasivo que se somete a revisin. 150 d. En el encabezado par ttulos, columna primera, Monto de la deuda, espacio que se utilizar par consignar la suma original de la deuda. e. En el encabezado para ttulos, columna seguida Fecha de constitucin, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que se origin la deuda. f. En el encabezado para ttulos, columna tercera, Abonos realizados, en abono a la cuenta, desde el inicio de esta hasta la fecha de la revisin.

g. En el encabezado para ttulo, columna cuarta, Saldo actual, que corresponde al saldo en libros a la fecha del corte para efectos de la revisin de auditora. h. En el encabezado para ttulos, columna quinta, Autorizacin, espacio que se utilizar para indicar el tipo de autorizacin que se dio para incurrir en la deuda. i. En el encabezado para ttulos, columna sexta, Responsable, espacio que se utilizar para escribir el nombre de la persona que dio la autorizacin para incurrir en la deuda. j. En el encabezado para ttulos, columnas siete y ocho, Pagos posteriores, espacios en los que se deja constancia de los pagos que se hayan realizado posteriormente a la fecha del corte de los estados financieros. Para estos fines, el auditor deber realizar un rastreo emitidos el mes siguiente a la fecha del corte, de tal manera que escriba el nmero de cheque en la columna siete y la fecha de pago en la columna ocho. k. En el encabezado para ttulos, columnas nueve y diez, Observaciones, espacios que se utilizar para escribir datos de inters par la auditora. l. Despus de indicar el nombre de la cuenta o subcuenta que somete a revisin, en la columna matriz, un rengln en blanco, y detalle de los clculos que estime necesarios para determinar la correccin de los saldos indicados en las diferentes

columnas, as como otros que sean necesarios para conocer el comportamiento histrico de las deudas y los pagos realizados. m. Si la cuenta o subcuenta en revisin partidas, una vez que termina los clculos que se indican en el punto anterior, en el rengln siguiente, la cuenta o partida siguiente y realiza el mismo proceso descrito, hasta revisar cada una de las partidas de la cuenta o subcuenta en anlisis. n. Terminando el anlisis del ltimo pasivo circulante que se somete a examen, dos renglones en blanco y, a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) ) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios par corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) o. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin, de la

151

simbologa utilizada en est cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en temas anteriores. p. Al pie de la Cdula de anlisis de subcuentas, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

q.

En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula anlisis de subcuentas. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de pasivos.

r.

5.

CLCULO DE INTERESES
El clculo de intereses consiste en una comprobacin de que los pagos o cargos realizados a las cuentas de gastos se ajustan a los trminos de los documentos. Esta prueba de auditora se realiza para determinar las obligaciones que se generan por pago de intereses que por regla general se originan cuando existen pasivos de largo plazo. Para confeccionar la Cdula de trabajo, clculo de intereses, el estudiante utilizar una hoja de nueve columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de pasivos de largo plazo, en el tercero, Clculo de intereses. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser BB-3. En el encabezado para ttulos, columna de referencia, Nmero del documento, espacio que se utilizar para escribir el nmero del documento por pagar o cuentas que origina gastos por intereses. En el encabezado par ttulos, primer rengln de la columna matriz, Acreedor, espacio que es utilizar para escribir el nombre del beneficiario del documento de pago. e) En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Fecha del documento, espacio que se utilizar para escribir la fecha ene que se vence la obligacin. f) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Fecha de vencimiento, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que se vence la obligacin En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Monto original, espacio que se utilizar para escribir el monto original de la deuda.

b)

c)

g)

d)

152

h)

En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cuatro, Saldo actual, espacio que se utilizar para escribir el saldo en la fecha del corte para la revisin de la autora. i) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cinco, Tasa, espacio que se utilizar para escribir la tasa de inters aplicable al documento por pagar. j) En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna seis, Total das inters, espacio que se utilizar para escribir el nmero de das pendiente de pago de inters. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna siete, Gasto por intereses, espacio que se utilizar para escribir la suma resultante de aplicar la tasa de inters al principal adeudos, por el nmero de das de inters, segn las formulas matemticas que se emplean para el efecto. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columnas ocho y nueve, Observaciones, espacio que se utilizar para escribir los comentarios de auditora que sean necesarios. Luego de concluidos los comentarios que se citan en el punto inmediato anterior, en el cuerpo de la hoja, los datos necesarios para completar la cdula. Para ellos se deben realizar las anotaciones y los

clculos para cada uno de los documentos por pagar que generen cargos por intereses. n) Inmediatamente despus de realizado el trabajo anterior, las deficiencias de control interno que existan, procediendo conforme se indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la trascripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) ) Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar, as como realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en Temas I. Al pie de la Cdula de trabajo clculo de intereses, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as

k)

l)

o)

m)

p)

153

como la firma de quien efectu la revisin. q) En el programa de auditora, el nmero de con que identific la Cdula de trabajo clculo de intereses.

r)

En la hoja de anlisis de tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de clculo de intereses.

6.

ANALISIS DE DOCUMENTACIN Y AUTORIZACIONES

El anlisis de documentacin y autorizaciones consiste en un proceso de verificacin de la documentacin de apoyo para los diferentes pasivos de largo plazo, as como de que cada uno de ellos est debidamente justificado mediante las autorizaciones del caso. Para confeccionar la Cdula de documentacin comprobatoria y autorizaciones, el estudiante utilizar una hoja de cinco columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de pasivos a largo plazo; en el tercero, Anlisis de documentacin y autorizaciones. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser BB-6. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Acreedor, espacio que se utilizar para escribir el nombre de la cuenta que se revisa. En el encabezado par ttulos, primer rengln de la primera columna Documento de respaldo, espacio que se utilizar para escribir el tipo de documentos en donde se tiene registrada la deuda. Pueden ser hipotecas, prendas, documentos bancarios autorizacin de emisin de obligaciones, etc. 154 e. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Fecha de aprobacin, espacio que se utilizar para escribir la fecha en que se aprueba la constitucin de la deuda. En la columna nmero tres, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Mecanismo de aprobacin, espacio que se utilizar para sealar la forma en que fue constituida la deuda, generalmente atendiendo a disposiciones de orden general en la empresa. Pueden se acuerdos de junta directiva, disposicin de otros cuerpos directivos, de jefaturas, etc., dependiendo del nivel jerrquico y de los dispuesto reglamentariamente al respecto. En la columna cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Responsable, espacio que se utilizar para escribir el nombre del funcionario responsable de la

b.

f.

c.

d.

g.

constitucin de la deuda. Este aspecto debe verificarse contra reglamentos o disposiciones que autoricen el incurrir en deudas a los funcionarios y los montos mximos permitidos. h. En la columna quinta, primer rengln del encabezado para ttulos, Observaciones, espacio que se utilizar para escribir los comentarios de auditora. En el cuerpo de la hoja, a partir del primer rengln, las observaciones relacionadas con cada una de las cuentas. La hoja se llena con los datos que se indican en cada una de las columnas.

k.

Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin, tal como se indic en el Tema I.) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. Al pie de la Hoja de trabajo documentacin comprobatoria y autorizaciones, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de documentacin comprobatoria y autorizaciones.

l.

i.

m. j. Una vez que se completa la hoja columnar con los datos relativos a cada cuenta, despus de un rengln en blanco, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo, (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

n.

7.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de cdulas, tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria.

155

Para ello, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimiento que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quiere sealar desde este momento los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de pasivos a largo plazo. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a la cdula sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmeros de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el del perodo anterior con el que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) todos los pasivos a largo plazo que tiene la compaa al 30 de septiembre de..

156

Una vez el estudiante haya ejecutado las pruebas indicadas en este tema, conviene que someta el trabajo a revisin por parte del profesor-tutor, con el fin de que se identifiquen errores, deficiencias, omisiones u otros aspectos que requieren acciones correctivas. Finalizada esa etapa, el estudiante habr realizado las pruebas ms importantes en la auditora de los pasivos a largo plazo y su trabajo ha sido realizado en forma correcta, habr alcanzado los objetivos que se trazaron al inicio de del tema, y en consecuencia, estar en disposicin de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondr en los temas subsiguientes.

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TEMA XII

AUDITORA DEL CAPITAL CONTABLE

De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, el proceso de revisin, de auditora debe continuarse con el examen del capital contable. La auditora del capital contable, es el proceso de examen y anlisis objetivo que realiza el auditor con el propsito de determinar la correcta aplicacin de la disposiciones legales en lo que corresponde a emisin, colocacin y registro del capital social, su correcta presentacin en los estados financieros y el correcto registro de todas las operaciones relacionadas o que se deriven del capital social. Objetivos El estudiante, al realizar la auditora del capital contable, estar en capacidad de: Comprobar, mediante la revisin de los documentos de apoyo y registros contables, si las transacciones que afectan las cuentas de capital han sido debidamente autorizadas, aprobadas y registradas. Comprobar, inspeccionando la documentacin de respaldo, si se han respetado los privilegios o preferencias de que gozan los poseedores de diferentes tipos de acciones. Determinar si se han respetado las disposiciones legales que regulan el capital social. Determinar, mediante la revisin de registros y al tenor de los principios de contabilidad generalmente aceptados, la correccin de los saldos que muestran las cuentas de mayor y la correcta presentacin en los estados financieros, tanto del capital social autorizado, como del capital social emitido y capita social suscrito, as

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como de las dems cuentas de capital, tales como acciones en tesorera, utilidades retenidas y reservas. Evaluar si el control interno existente para transacciones con acciones o capital social, es adecuado.

1.

CONDICIONES PARTICULARAS DE LA CUENTA

Se consideran condiciones particulares de las cuentas de capital contable, aquellos aspectos que deber conocer o investigar el auditor, con el fin de que pueda realizar en forma apropiada su trabajo. En trminos generales se puede decir que capital contable de una entidad est compuesto por el valor nominal de las acciones suscritas, por las primas en venta de acciones, por las donaciones recibidas, por el supervit proveniente de revaluaciones, por las utilidades capitalizadas y por las utilidades o aplicadas. Sin embargo, no siempre se puede hablar de acciones como el componente principal del capital contable, dado que la forma de participacin de los socios no siempre est representadazo en esa forma. La figura jurdica que adopte la empresa (sociedad annima, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad de actividades profesionales, cooperativa, etc.), hace que la composicin del capital contable est representada de diversas formas. Estos aspectos estn definidos en forma especfica en la legislacin comercial de cada pas. El auditor deber tener un claro conocimiento de la normativa legal que regula cada tipo de empresa, con el fin de que pueda realizar en forma adecuada su trabajo. Al iniciar la auditora de esta seccin, deber revisarse en detalle la escritura constitutiva de la empresa y sus modificaciones, con el fin de conocer todos lo relacionado con la emisin de acciones (tipo de acciones, derechos preferentes, nmero de acciones, valor de las acciones, regulaciones sobre dividendos, etc.). La primera revisin de auditora deber partir desde el inicio de las operaciones de la empresa, o examinar las operaciones de varios aos, para tener certeza respecto al saldo de la cuenta. En revisiones posteriores se parte del saldo del perodo anterior (revisado), para comprobar las ventas o compras que hubieren en el perodo sujeto a revisin.

2.

ELABORACIN DE LA SUMARIA DE CAPITAL CONTABLE

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La sumaria de capital contable es la cdula de trabajo que agrupa las diferentes partidas que conforman el capital contable de la empresa sujeta a la auditora, y le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el valor y la constitucin del capital, as como su presentacin en los estados financieros. Para confeccionar la Sumaria de capital contable, el estudiante utilizar un a hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de capital contable; en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de auditora. b) En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de capital contables. c) En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d) En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de capital contable. e) En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Saldo al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009. f) En las columnas tres y cuatro, ene. Primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldos al; y en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g) En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos y abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones. h) En las columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i) En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldos del perodo anterior y saldos del perodo que est sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la Sumaria de capital contable.

Las columnas destinadas a los ajustes y reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se realice. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el avance del caso.

160

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA CAPITAL CONTABLE

El programa de auditora para la revisin del capital contable, es el conjunto de instrucciones escritas, que le indican al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que deben realizar en la verificacin de dichas partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la Sumaria de capital contable, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Este programa se encuentra en el apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (una hoja). A dicha hoja desprendible se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una CC, con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

4.

CONFECCIN DE CDULAS ANALTICAS POR PARTIDAS

Las Cdulas analticas por partidas son las hojas de trabajo que utilizar el estudiante para el anlisis de cada una de las cuentas que integran el capital contable. En vista de que la composicin del capital contable vara segn la empresa que se somete a revisin, se plantea en esta seccin un modelo de cdula para la revisin de las acciones y otros para cuentas diversas, que se llamarn Cdula analtica de(la seccin punteada es para anotar el nombre de la cuentas que se somete a examen). El estudiante deber adaptar los siguientes modelos a las necesidades particulares del caso que somete a revisin.
CEDULA PARA ACCIONES COMUNES CEDULAS PARA ANALISIS DE CUENTAS DIVERSAS DE CAPITAL

CDULA PARA ACCIONES COMUNES

La Cdula para acciones comunes es una prueba de auditora que consiste en verificar la composicin del capital accionario constituido por acciones comunes y la conciliacin del saldo de la cuenta control del mayor en relacin con los registros auxiliares. Para confeccionar la Cdula para acciones comunes, el estudiante utilizar una hoja de al menos seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones:

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a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de Capital contable; en el tercero, Acciones comunes. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se CC-2. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Nombre del accionista, espacio que se utilizar para escribir el nombre de la persona a favor de quien se emite el certificado de acciones. Esto siempre y cuando sean acciones nominativas; si fueren al portador, este espacio se dejar en blanco o se omite. d. En el encabezado para ttulos, columna primera, Nmero de certificado, que corresponder al nmero con que se debe identificar cada uno de los documentos que se emiten por la venta de acciones. e. En el encabezado para ttulos, columna segunda, Saldo al 30 de septiembre de 20. En los puntos se indicar el ao anterior al que se somete a revisin. El espacio bajo el ttulo de la columna se utilizar para escribir el monto de cada certificado al finalizar el perodo anterior al que se est sometiendo a revisin.

canceladas perodo. g.

durante

ese

mismo

En el encabezado para ttulo, columna cuatro, Saldo final, espacio que se utilizar para escribir el resultado de la adicin o resta de las columnas dos y tres.

h. En las columnas cinco y seis, Observaciones, espacio que se utilizar para escribir las notas del auditor. i. En el cuerpo de la hoja, cada uno de los de los socios poseedores de acciones comunes o cada uno de los certificados por acciones vigentes, con los datos que corresponden en las columnas. j. Terminada la transcripcin de los datos verifica las copias de los certificados e identifica tal circunstancia con un smbolo especfico y rastrea en los registros contables las transacciones ocurridas en la cuenta en el transcurso del perodo, verificando cada una de ellas y comparando los registros con la documentacin de respaldo. Para indicar que ha realizado este trabajo, anta un smbolo especfico en los datos consignados en la columna 3. k. Una vez finalizada la transcripcin de los datos que seala el prrafo anterior, dos renglones en blanco, y las deficiencias de control interno que existan. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de

f. En el encabezado para ttulos, columna tercera, Expedido o cancelado en 20. En los puntos se indicar el ao que se somete a revisin. El espacio bajo el ttulo de la columna se utilizar para escribir el monto de las acciones vendidas o

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smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) l. En la parte inferior de la hoja columnar, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I. Al pie de la Cdula para acciones comunes, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien revisa.

. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula para acciones comunes.

m.

n.

En el programa de auditora, el nmero con que identifico la Cdula para acciones comunes.

CDULA PARA ANLISIS DE CUENTA DIVERSA DE CAPITAL

Las Cdulas para anlisis de cuentas diversas de capital, son las hojas de trabajo que se deben elaborar para el estudio de cuentas varias que se encuentren formando parte del capital contable de la empresa sujeta a revisin. Las Cdulas para anlisis de cuentas diversas de capital, se utilizan para revisar otras cuentas de capital, modelo que deber adaptar el estudiante a las circunstancias particulares del caso que estudia. Puede utilizarse para revisar, entre otras, cuentas como las siguientes: Acciones preferentes Cuotas de participacin Reservas patrimoniales Supervit por revaluacin Capital pagado en exceso Para confeccionar la Cdula analtica de., el estudiante podr utilizar una hoja de rayado comn o bien una hoja de dos columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de capital social; en el

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tercero, Cdula analtica de. En los puntos se indicar el nombre de la cuenta que se somete a revisin. b) En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se CC-4. c) En el cuerpo de la hoja, en el primer rengln de la columna matriz, Saldo al 30 de septiembre de 20. En los puntos se escribir el periodo anterior al que se revisa. Seguidamente, en el mismo rengln, en la primera columna (o al lado si utiliza hoja de rayado comn), el monto respectivo. d) A partir del segundo rengln, las variaciones que se presentaron en la cuenta durante el perodo que se somete a revisin, indicando si es una adicin o disminucin, y el monto respectivo. e) Una vez que anota las variaciones ocurridas en la cuenta, determina el saldo resultante, el cual deber coincidir con el saldo de la cuenta en la fecha del corte de los estados financieros. Previamente, deber comprobar cada una de las adiciones o disminuciones, mediante la verificacin de autorizaciones, documentacin o cualesquiera otra accin que hubiera dado lugar a la anotacin respectiva. f) En el rengln siguiente a aquel en que realiza la ltima anotacin, un resumen de las conclusiones generales que deriven de la revisin de cada una de las cuentas o subcuentas.

g) Terminando el anlisis de las variaciones habidas en la cuenta y determinado el saldo, dos renglones en blanco y, a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno.

164

h) Inmediatamente despus de finalizado el proceso de anlisis e investigacin de cada caso, los asientos de ajuste o reclasificacin que correspondan, identificndolos y realizando los cruces de informacin, tal como se indic en el Tema I. i) A rengln seguido, una explicacin de la simbologa utilizada en su revisin. j) Al pie de la Cdula analtica de., la firma del auditor y la

fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. k) En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula analtica de l) En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin del trabajo relativo al anlisis de la cuenta especfica que hubiere considerado en la cdula.

5.

ANALSIS DE LAS UTILIDADES RETENIDAS

El anlisis de las utilidades retenidas, es el estudio que debe realizar el auditor para determinar si los cargos y los crditos que se realizan en la cuenta contable respectiva son correctos, obtener un panorama resumido de la productividad de la empresa y captar cul ha sido la poltica de dividendos que ha seguido la empresa en el pasado. En una auditora inicial, es conveniente que se analice la cuenta desde el inicio de la sociedad, si se considera necesario y razonable. Si se trata de una auditora posterior a la inicial, la cuenta se analizar verificando los asientos que la hayan afectado en el perodo que se estudia. Para confeccionar la Cdula de anlisis de utilidades retenidas, el estudiante utilizar una hoja de al menos dos columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de capital social; en el tercero, Cdula de anlisis de utilidades retenidas. b. En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se CC-5. c. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Detalle, espacio que se utilizar para indicar el concepto que se somete a revisin, segn se explicar adelante. d. En el encabezado para ttulos, columna primera, Monto, espacio que se utilizar para escribir la cantidad de cada transaccin que se analizar. e. En el encabezado para ttulos, columna segunda, Observaciones, espacio que se utilizar para escribir los comentarios que el auditor considere necesario.

165

f.

En el primer rengln del cuerpo de la hoja, en la columna matriz, Saldo al 30 de septiembre de... (El espacio punteado es para indicar el ao anterior al perodo que se somete a revisin). En el primer rengln de la primera columna, el monto de las utilidades retenidas al finalizar el perodo anterior al que se est revisando. En la columna matriz, a partir del segundo rengln, la identificacin de los asientos o documentos y la fecha en que se producen variaciones en la cuenta durante el perodo que se somete a revisin. Cada una de esas anotaciones deber estar respaldada por la documentacin del caso, aspecto que deber comprobar el auditor y dejar constancia de la revisin, mediante el uso de un smbolo especfico al lado de cada anotacin que realice. i. En la primera columna, a partir del segundo rengln, el monto de la variacin, de tal manera que corresponder con cada una de las anotaciones realizadas en la columna matriz. Al finalizar el detalle de las variaciones ocurridas en el perodo, en el rengln siguiente, el total de la cuenta control. Si hubiere alguna diferencia, deber realizarse la investigacin del caso. Terminando el anlisis de las variaciones habidas en la cuenta y determinando el saldo, dos renglones en blanco y, a partir del

siguiente, las deficiencias de control interno no que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) l. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fuere necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin, tal como se indic en el Tema I.) m. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I.

g.

h.

j.

k.

166

n. Al pie de la Cdula de anlisis de utilidades retenidas, la firma del auditor, y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien revisa. . En el programa de auditora, el nmero con que identific la

Cdula anlisis retenidas.

de

utilidades

o. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de utilidades retenidas.

6.

CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de las cdulas, tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (visto a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para lo anterior, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una de la cdula analtica no se considera totalmente terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizando la transcripcin de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimiento que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspectos que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quieren sealar, desde ahora, los pasos de deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de capital social. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de trabajo resumen de asientos de ajuste y reclasificacin a la sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema para el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tenga los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respectiva. Abrir un espacio titulo del punto anterior, con lpiz rojo, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas y, seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro.

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Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o los nmeros de tales cdulas analticas, y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importante variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionado el del perodo anterior tonel que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorios), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente (o en forma incorrecta) el capital social que tiene la compaa al 30 de septiembre de. Una vez que el estudiante haya ejecutado las pruebas indicadas en este tema, conviene que someta el trabajo a revisin por parte del profesor-tutor, con el fin de que se identifiquen errores y deficiencias, omisiones u otros aspectos que requieran acciones correctivas. Finalizada esa etapa, el estudiante habr hecho las pruebas ms importantes en la auditora del capital social y si su trabajo ha sido realizado en forma correcta, habr alcanzado los objetivos que se trazaron al inicio del tema, y en consecuencia estar en disposicin de enfrentar los nuevos procedimientos del trabajo del auditor, segn se expondr en los temas subsiguientes.

TEMA XIII
AUDITORA DE INGRESOS, GASTOS Y NMINAS
168

De acuerdo con el ordenamiento en que se presentan las cuentas contables en el balance de situacin de la empresa, el proceso de revisin de auditora debe continuarse con el examen de los ingresos y gastos ocurridos en la empresa sujeta a revisin. La auditora de los ingresos y gastos, es el proceso de examen y anlisis objetivo que realiza el auditor con el propsito de determinar que los ingresos devengados hayan ingresado realmente a las arcas de la empresa, que los gastos en los que se haya incurrido sean razonables, as como para realizar las variaciones importantes en las partidas de ingresos o gastos y comprobar que estas cuentas no se hayan utilizado indebidamente para el ocultamiento de activos, pasivos o para modificar el resultado real de operacin. Objetivos El estudiante, al realizar la auditora de los ingresos, gastos y nminas, estar en capacidad de: Comprobar, mediante la revisin de los documentos de apoyo, que los ingresos logrados en el perodo hayan ingresado efectivamente a las arcas del la compaa. Comprobar, mediante la revisin de evidencia satisfactoria, que los gastos contabilizados sean razonables y estn debidamente justificado. Determinar la correccin en el trmite de pago de salarios y en las retenciones a los trabajadores de la empresa, mediante la revisin de los procedimientos aplicados y los registros practicados durante el perodo. Evaluar si el control interno existente para la percepcin de los ingresos, as como para el pago de gastos, es adecuado. Juzgar, mediante la confrontacin de los registros, si en los estados financieros se revelan adecuadamente los ingresos y los gastos.

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1. CONDICIONES PARTICULARES DE LA CUENTA

Se consideran condiciones particulares de las cuentas de ingresos y gastos (que incluyen nminas), aquellos aspectos que deber conocer o investigar el auditor, tonel fin de que pueda realizar en forma apropiada su trabajo. Con ese propsito, el auditor deber realizar un anlisis de la empresa para determinar las fuentes de ingresos y gastos, as como los procedimientos utilizados para el control de cada uno de esos rubros, los presupuestos de ventas, de produccin y toda otra informacin que le permita identificar con claridad los ingresos y gastos que normalmente pueden darse en la empresa sujeta a revisin. Buena parte de la revisin de ingresos y gastos se ha realizado en la revisin del efectivo mediante las pruebas de ingresos y egresos, en el estudio de las cuentas por cobrar y los ingresos correspondientes del inventario y del costo de ventas, as como de los pasivos y gastos relacionados. Sin embargo, se considera necesario dedicar esta seccin especfica al anlisis de algunos otros aspectos que, por su importancia, deben quedar constando en cdulas de trabajo particulares de ingresos y gastos.

2.

ELABORACIN DE LA SUMARIA DE INGRESOS Y GASTOS

La Sumaria de ingresos y gastos, es la cdula de trabajo que agrupa las diferentes cuentas que permiten conocer el resultado financiero de las operaciones de la entidad sujeta a revisin y que le permite al auditor realizar ordenadamente su trabajo, as como reunir la informacin necesaria para formar su opinin profesional sobre el resultado final de operacin que se presenta en los estados financieros. Para confeccionar la Sumaria de ingresos y gastos, el estudiante utilizar una hoja de al menos ocho columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Sumaria de ingresos y gastos; y en el tercero, la fecha del corte de los estados financieros para efectos de la auditora. b) En el extremo superior derecho de la hoja, con lpiz rojo, la letra que identifica la seccin de pasivos a largo plazo XX. c) En la columna de referencia, el cdigo que identifica cada una de las cuentas contables. d) En la columna matriz, el nombre de cada una de las cuentas que integran la seccin de ingresos y gastos, preferentemente detalladas por subcuentas. e) En las columnas uno y dos, en el primer rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos 170

columnas, Saldos al; en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha inicial, en este caso, 30 de septiembre de 2009. f) En las columnas tres y cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Saldo al; en el segundo rengln, en iguales condiciones, la fecha final, en este caso, 30 de septiembre de 2010. g) En las columnas cinco y seis, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, y abarcando las dos columnas, Ajustes y reclasificaciones.

h) En la columnas siete y ocho, en el segundo rengln del encabezado para ttulos, abarcando las dos columnas, Final. i) En los espacios relativos al cdigo de cuenta, nombre de la cuenta, saldos del perodo anterior y saldo del perodo que esta sujeto a revisin, los datos pertinentes para completar la Sumaria de ingresos y gastos. En este caso particular deber tenerse presente que el saldo de las cuentas de ingresos se anota en al columna 2, que corresponde a la seccin de crditos, y los gastos se anotan en la columna 1, que corresponde a la seccin de dbitos.

Las columna destinadas a los ajustes y reclasificaciones, as como las de saldos finales, por ahora se dejan en blanco. Las anotaciones que deban realizarse all surgen del trabajo que en adelante se realice. Otras indicaciones para completar la sumaria se irn suministrando conforme sea conveniente, de acuerdo con el avance del caso.

3.

USO DEL PROGRAMA DE AUDITORA PARA LOS INGRESOS Y GASTOS

El programa de auditora para la revisin de ingresos y gastos, es el conjunto de instrucciones escritas, que le indican al auditor las pruebas, los exmenes y los anlisis que debe realizar en la verificacin de dicha partidas, con el fin de que se cumpla a cabalidad con las normas y procedimientos de auditora. Una vez que el estudiante ha confeccionado la Sumaria de ingreso y gastos, deber adjuntar el programa de trabajo relativo a esta seccin. Este programa se encuentra en el apndice de este texto; el estudiante debe desprender la hoja correspondiente (una hoja). A dicha hoja desprendible se le debe anotar, en el extremo superior derecho, la identificacin mediante una XX, con lpiz rojo, seguida por el nmero consecutivo que le corresponda, a partir de 1.

171

4.

ANLISIS DE PARTIDAS EXTRAORDINARIAS O IMPORTANTES

En vista de la diversidad de conceptos que pueden incluirse para formar parte de los ingresos y de los gastos de una compaa, el auditor deber proceder en forma selectiva, mediante el anlisis de la sumaria respectiva, a determinar aquellas partidas que representen ingresos o gastos extraordinarios, o que por su monto tengan o puedan tener alguna importancia o significado especial. Es precisamente por lo anterior que es importante el conocimiento que tenga el auditor de la empresa, de sus operaciones y de la estructura de ingreso y gastos. Esas cuentas o partidas son las que debern analizarse en la sumaria que seguidamente se detalle. Para confeccionar la Cdula anlisis de partidas extraordinarias o importantes, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln de encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de ingresos y gastos; en el tercero, Anlisis de partidas extraordinarias o importante. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser XX-3. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz Nombre de la subcuenta, espacio que se utilizar para escribir el nombre del ingreso o el gasto se somete a revisin. En el encabezado para ttulo, columna primera, Monto de la cuenta, espacio que se utilizar para consignar la suma que muestran los estados financieros al inicio del perodo que se revisa. e. En el encabezado para ttulos, columna segunda, Dbitos, espacio que se utilizar para indicar las anotaciones que durante el perodo se hayan realizado al Debe de la cuenta en estudio.

f.

c.

En el encabezado para ttulo, columna tercera, Crditos, espacio que se utilizar para indicar las anotaciones que durante el perodo se hayan realizado al Haber de la cuenta en estudio.

d.

g. En el encabezado para ttulos, columna cuatro, cinco y seis, Observaciones, espacio que se utilizar para escribir los comentarios de auditora que se consideren necesarios. h. En la columna matriz, primer rengln, el nombre de la cuenta o 172

subcuenta que a criterio del auditor, segn su importancia o comportamiento extraordinario, deba ser analizada. i. Seguidamente procede a verificar los movimientos mensuales que se dieron en la cuenta y la subcuenta y anotar en la columna dos los dbitos y en la tres los crditos, segn corresponda; igualmente, realizar una comprobacin de los datos de los documentos que dieron origen a la anotacin y deber juzgar si el asiento es o no procedente. Cada uno de esos aspectos deber anotarse en la hoja de trabajo, inmediatamente debajo del nombre de la cuenta o subcuenta que se est analizando. j. Inmediatamente, debajo del ltimo dbito o crdito del perodo anotado, totaliza y debajo de estos totales tambin anota el saldo de la cuenta y lo compara con la cuenta de mayor, y deber investigar cualquier variacin que exista. Finalizada la anotacin del saldo de la cuenta o subcuenta indicada en los dos puntos anteriores, un rengln en blanco y, en el rengln siguiente, el nombre de la siguiente cuenta o subcuenta que deba analizarse, y procede en la misma forma anteriores, y as sucesivamente, hasta examinar todas las cuentas que haya determinado el auditor. Terminando el anlisis del ltimo saldo de la cuenta o subcuenta que se somete a examen, dos

renglones en blanco y a partir del siguiente, las deficiencias de control interno que existan, identificadas segn se indic en la seccin sobre la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que es estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno). m. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Las debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuestos en el Tema I. Al pie de la Cdula de anlisis de partidas extraordinarias o importantes, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien revisa.

n.

k.

l.

173

o.

En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula anlisis de partidas extraordinarias o importante.

p.

En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de partidas extraordinarias o importantes.

5.

CONFECCIN DE LA CDULA ANALTICA DE INGRESO

La Cdula analtica de ingresos es el documento de trabajo que se elabora con el fin de determinar si el comportamiento histrico de los ingresos responde a situaciones previstas, esperadas o si, por el contrario, manifiestan un comportamiento anormal que requiere se investigado. Para que el anlisis sea lo ms completo posible, es conveniente utilizar datos de al menos tres aos (dato al cierre de operaciones del perodo en estudio y los dos anteriores), siempre que sea posible y se considere conveniente. Para confeccionar la Cdula analtica de ingresos, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de ingresos y gastos; en el tercero, Anlisis de ingresos. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser XX-4. perodo, partiendo del que se somete a revisin hacia atrs. e. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Valor porcentual, espacio que se utilizar para escribir el porcentaje que representa el ingreso (la cuenta o subcuenta) en relacin con el ingreso total, segn los datos consignados en la columna uno. f. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Saldo al; y en el segundo rengln, 30 de septiembre de., espacio que se utilizar para escribir los saldos de las cuentas correspondiente al segundo perodo, partiendo del que se somete a revisin hacia atrs. g. En el primer rengln del encabezado para ttulo, columna 174

b.

c. En el encabezado para ttulos, columna matriz, Nombre de la cuenta, espacio que se utilizar para escribir el nombre de cada una de las cuentas o subcuentas de ingresos que integran el estado de resultados. d. En el encabezado par ttulos, primer rengln de la primera columna, Saldo al; y en el segundo rengln, 30 de septiembre de, espacio que se utilizar para escribir los saldos de la cuentas correspondiente al tercer

cuatro, Valor porcentual, espacio que se utilizar par escribir el porcentaje que representa el ingreso (la cuenta o subcuenta) en relacin con el ingreso total, segn los datos consignados en la columna tres. h. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cinco, Saldo al; y en el segundo rengln, 30 de septiembre de.., para indicar los saldos del perodo que se est revisando. En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna seis, Valor porcentual, espacio que se utilizar para escribir el porcentaje que representa el ingreso (la cuenta o subcuenta), en relacin con el ingreso total, segn los datos consignados en la columna cinco. Seguidamente, en el cuerpo de la hoja, los datos, necesarios para completar la cdula, realizando las anotaciones y clculos para cada una de las cuentas o subcuentas que integren los ingresos de la empresa que se somete a revisin. Si se hubieren variaciones porcentuales importantes en alguna de las cuentas o subcuentas (lo mismo que variaciones absolutas), deber realizarse una investigacin para determinar las causas que originan ese comportamiento, dejando constancia del trabajo realizando en la misma hoja de trabajo o en hojas adicionales, segn sea el volumen del trabajo. k. Inmediatamente despus de realizado el trabajo anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificando conforme se

indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.) l. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.) En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido expuesto en el Tema I. Al pie de la Cdula de trabajo anlisis de ingresos, la firma del auditor y la fecha en que este efectu el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

i.

j.

m.

n.

. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo anlisis de ingresos. o. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin

175

de la Cdula de anlisis de ingresos.

6.

CONFECCIN DE LA CDULA ANALTICA DE GASTOS

La Cdula de gastos es el documento de trabajo que se elabora con el fin de determinar si el documento histrico de las erogaciones responde a situaciones previstas o si, por el contrario, manifiestan un comportamiento anormal que requiere ser investigado. Para que el anlisis sea lo ms completo posible, es conveniente utilizar datos de al menos tres aos (datos al cierre de operaciones del perodo en estudio y los dos anteriores), siempre que sea posible y se considere conveniente. Para confeccionar la Cdula analtica de gastos, el estudiante utilizar una hoja de seis columnas, en la que realizar las siguientes anotaciones: a) En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en el segundo, Seccin de ingresos y gastos; en el tercero anlisis de gastos. b) En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra se XX-5. c) En el encabezado para ttulos, columna matriz, Nombre de la cuenta, espacio que se utilizar para escribir el nombre de cada una de las cuentas o subcuentas de gastos que integran el estado de resultados. d) En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Saldos al, y en el segundo rengln, 30 de septiembre de, espacio que se utilizar para indicar los saldos de las cuentas correspondiente al tercer perodo, partiendo del que se somete a revisin y retrocediendo. e) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Valor porcentual, espacio que se 176 utilizar para escribir el porcentaje que representa el gasto (la cuenta o subcuenta), en relacin con el gasto total, segn los datos consignados en la columna uno. f) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna tres, Saldo al; y en el segundo rengln, 30 de septiembre de, espacio que se utilizar para escribir los saldos de las cuentas correspondientes al segundo perodo, partiendo del que se somete a revisin y retrocediendo. g) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cuatro, Valor porcentual, espacio que se utilizar para escribir el porcentaje que representa el gasto (la cuenta o subcuenta) en relacin con el gasto total, segn los datos consignados en la columna tres. h) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna cinco, Saldo al; y en el segundo rengln, 30 de septiembre de.,

para indicar los saldos del perodo que se est revisando. i) En el primer rengln del encabezado para ttulos, columna seis, Valor porcentual, espacio que se utilizar para escribir el porcentaje que representa el gasto (la cuenta o subcuenta) en relacin con el gasto total, segn los datos anotados en la columna cinco.

j) Seguidamente, en el cuerpo de la hoja, los datos necesarios para completar la cdula, realizando las anotaciones y clculos para cada una de as cuentas o subcuentas que integren los gastos de la empresa que se somete a revisin. Si hubieren variaciones porcentuales importantes en alguna de las cuentas o subcuentas (lo mismo que variaciones absolutas), deber realizarse una investigacin para determinar las causas que originan ese comportamiento, dejando constancia del trabajo realizando en la misma hoja de trabajo o en hojas adicionales, segn sea el volumen del trabajo. k) Inmediatamente despus de realizado el trabajo anterior, identifica las deficiencias de control interno que existan, procediendo conforme se indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno.)

177

l)

Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces de informacin tal como se indic en el Tema I.)

auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin.

En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo anlisis de gastos.

m)

En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal y como ha sido expuesto en el Tema I.

o)

En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de la Cdula de anlisis de gastos.

n)

Al pie de la Cdula de trabajo anlisis de gastos, la firma del

7.

ANLISIS DE GASTOS DE NMINA

El trabajo consiste en un proceso de verificacin de las operaciones matemticas y la documentacin de apoyo para el pago de los salarios de los trabajadores de la compaa que se somete a revisin. Dado que la empresa objeto de este texto es una comercializadora, se aporta un modelo de hoja de trabajo que puede se utilizado para empresa industriales, en el entendido de que para este caso no se utilizarn todas las columnas que se describen. Para confeccionar la Cdula analtica de gastos de nmina, se utilizar una hoja de cinco columnas, en la que se realizarn las siguientes anotaciones: a. En el primer rengln del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditora; en segundo, Seccin de ingresos y gastos; en el tercero, Anlisis de gastos de nmina. b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificacin de la cdula de trabajo, que podra ser XX-6. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la columna matriz, Mes 20., espacio que se

c.

178

utilizar para escribir los meses del perodo sujeto a revisin, a partir del mes de octubre. d. En el encabezado para ttulos, primer rengln de la primera columna, Sueldos de administracin, espacio que se utilizar para escribir el monto pagado por ese concepto en cada uno de los meses del perodo sujeto a revisin. En el segundo rengln del encabezado para ttulos, columna dos, Sueldos de ventas, espacio que se utilizar para escribir el monto pagado por ese concepto en cada uno de los meses del perodo sujeto a revisin. En la columna tres, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Mano de obra indirecta-fabricacin, espacio que se utilizar par escribir el monto pagado por ese concepto en cada uno de los meses del perodo sujeto a revisin. g. En la columna cuatro, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Mano de obra indirectafabricacin, espacio que se utilizar para escribir el monto pagado por ese concepto en cada uno de los meses perodo sujeto a revisin. En la columna cinco, en el primer rengln del encabezado para ttulos, Total, espacio que se utilizar para escribir el total horizontal de las columnas uno, dos, tres y cuatro. k.

i.

En el cuerpo de la hoja, a partir del primer rengln, el pago de sueldos en cada uno de los meses del perodo, iniciando en octubre de un ao y finalizando en septiembre del ao siguiente. Una vez que se completa la hoja columnar con los datos relativos a los sueldos pagados, la totalizacin en forma vertical de cada una de las columnas y en forma horizontal de cada fin. Inmediatamente debajo del total vertical de cada columna, el clculo del monto de las retenciones que se practican a los trabajadores en concepto de seguro social (6.25% del total de las salarios). Inmediatamente debajo del clculo de las retenciones a los trabajadores, el clculo de las carga social patronal por seguro social, Inatec, etc. (INSS 16% e Inatec un 2% del total de la planilla). Seguidamente, el auditor debe proceder a revisar los datos consignados en la hoja de trabajo, verifica las sumas matemticas, compara resultados con el diario de nmina o con las planillas mensuales, con las cuentas de control de mayor, verifica las tarjetas de reloj marcador si las hubiere, y selecciona algunos casos individuales de pagos para rastrear las operaciones durante el perodo.

j.

e.

f.

l.

h.

m.

Inmediatamente despus de realizado el trabajo anterior, las deficiencias de control interno que existan, identificadas conforme se

179

indic en la seccin respectiva a la aplicacin del control interno. (Aqu no se sealan las deficiencias, justamente con el propsito de que el estudiante las identifique y realice el proceso de anotacin de smbolos en la hoja de trabajo (CI-x), as como la transcripcin de esa informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno). n. Al pie de la hoja columnar, despus de las deficiencias de control interno, si las hubiere, los asientos de ajuste o reclasificacin que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas revisadas. (Los debe identificar y realizar los cruces, de informacin, tal y como se indic en el Tema I.)

hubiere, una explicacin de la simbologa utilizada en esta cdula de trabajo, tal como ha sido expuesto en el Tema I.

o.

Al pie de la Hoja de trabajo anlisis de gastos de nminas, la firma del auditor y la fecha en que este ejecut el trabajo, as como la firma de quien efectu la revisin. En el programa de auditora, el nmero con que identific la Cdula de trabajo anlisis de gastos de nminas. En la hoja de anlisis de tiempo, el tiempo utilizado en la confeccin de Cdula de anlisis de gastos de nminas.

p.

q.

. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificacin, si los

8. CONSIDERACIONES RELATIVAS AL CIERRE DE LA SUMARIA

Las consideraciones relativas al cierre de las cdulas tienen que ver con aquellos detalles necesarios para la correcta confeccin de cada cdula (vistos a lo largo de este texto) que el estudiante deber confirmar que existen al finalizar el trabajo de auditora para cada sumaria. Para lo anterior, deber realizar una verificacin de los procedimientos, as como de las pruebas o cdulas anotadas en el programa de auditora, con el fin de verificar si queda algn trabajo pendiente. Por otro lado, una cdula analtica no se considera terminada si no se han hecho los traslados de la informacin a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y de asientos de ajuste y reclasificacin. Las sumarias no se consideran terminadas hasta que hayan recibido la informacin relativa a los ajustes y reclasificaciones, se haya determinado el saldo final y realizado la transcripcin 180

de dicha informacin al balance general de trabajo, procedimiento que no se puede llevar a cabo antes de finalizar el proceso de revisin de todas las cuentas, aspecto que se explicar en el Tema XIV. No obstante, se quiere sealar, desde ahora, los pasos que deben seguirse para lograr el cierre de la Sumaria de ingreso y gastos. Trasladar la informacin que se encuentre en la Hoja de trabajo resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, a la sumaria, en el espacio destinado a los ajustes y reclasificaciones, mediante el sistema par el cruce de informacin ya conocido. Determinar los saldos finales, una vez que se tengan los ajustes en la sumaria, haciendo las anotaciones en la columna respetiva. Abrir un espacio titulado Trabajo ejecutado, despus del detalle de smbolos utilizados que debe consignarse en la sumaria. Anotar debajo del ttulo del punto anterior, el nmero de cada una de las cdulas analticas utilizadas, con lpiz rojo y, seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si por algn motivo se dej de utilizar algn nmero consecutivo en la identificacin de las hojas de trabajo, deber indicarse el nmero o nmeros de tales cdulas analticas y en el lugar en donde se debe anotar el nombre de la cdula se escribe no utilizada. Hacer seguidamente un breve anlisis de las ms importantes variaciones ocurridas en el saldo de las cuentas, relacionando el del perodo anterior con el que se est revisando. Anotar, finalmente, las conclusiones de auditora, que en general tendrn la siguiente leyenda: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio), llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representas razonablemente (o en forma incorrecta) todos los ingresos y gastos que tiene la compaa al 30 de septiembre de.

Conviene realizar una revisin conjuntamente con el profesor-tutor, del trabajo realizado en la auditora de los ingresos y gastos, con el fin de comprobar que no existan errores u omisiones. Finalizada esa etapa, el estudiante habr realizado las pruebas ms importantes en la auditora de los ingresos y gastos y en consecuencia se suponen alcanzados los objetivos del tema, y estar en condiciones de iniciar los procedimientos necesarios para terminar la auditora, segn se expone en el tema siguiente. 181

TEMA XIV
TERMINACIN DE LA AUDITORA
Al llegar a esta etapa del trabajo, se supone que el auditor deber tener elaboradas todas las cdulas de trabajo, as como recopilada la informacin que le permitir ajustar los registros contables del cliente (si fuere necesario), para preparar el informe de auditora que deber contener su opinin (con o sin salvedades; adversa o manifestacin expresa de no emitirla). Como paso inicial del proceso de finalizacin de la auditora, debern ordenarse adecuadamente los papeles de trabajo, comparndolos con el cuestionario de control interno y el programa de auditora, con el fin de comprobar que se han seguido a cabalidad los procedimientos correctos y que se ha obtenido la informacin suficiente para emitir el dictamen. Es preciso mantener una conversacin con el cliente para enterado de los asientos de ajuste y reclasificacin que se hayan originado en el proceso de auditora , as como de las deficiencias de control interno detectadas, a efecto de considerar en el informe datos debidamente confirmados.

182

En resumen, los papeles de trabajo que deben incluirse en el legajo, son los siguientes: Cuestionario de control interno, debidamente contestado. Un programa de auditora, con las anotaciones relativas a las cdulas en donde se atendi cada procedimiento. El balance general de trabajo. El estado de resultados y de utilidades retenidas. El detalle de las partidas o cuentas de los estados financieros. Las cdulas de trabajo que se hayan elaborado. Copias de las actas de Junta Directiva, de asambleas y de comits. Copias de la reglamentacin ms importante relacionada con la administracin del personal. Copia de acta constitutiva de la empresa. Copia de los estatutos, reglamentos y cualesquiera otras disposiciones o procedimientos de trabajo. Copia de contratos de diversa naturaleza. Copia de la declaracin de impuesto sobre la renta, ventas y otros. Detalle de asientos de ajuste. Indice de los papeles de trabajo. Gran parte del proceso de cierre de la auditora ha sido explicado en el tema I y en el proceso de elaboracin de cada cdula de trabajo. Sin embargo, es conveniente resumir las labores que se deben ejecutar para la finalizacin del trabajo del auditor.

Objetivos El estudiante, al terminar la auditora estar en capacidad de: Transcribir la informacin obtenida en el proceso de auditora, a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y a la cdula de asientos de ajuste y reclasificacin.

183

Efectuar el cierre de las cdulas sumarias, aplicando las tcnicas de auditora diseadas con ese propsito y que se describen adelante. Preparar con base en la informacin elaborada en las cdulas de trabajo, los estados financieros de la empresa auditada. Discutir con el cliente las conclusiones logradas con el trabajo, en lo que corresponde a deficiencias de control interno y asientos de ajuste o reclasificacin. Preparar con base en la documentacin obtenida y los datos elaborados en el transcurso de la auditora, el informe final del trabajo realizado.

184

1.

PASES Y CRUCES DE INFORMACIN ENTRE PAPELES DE TRABAJO

Este procedimiento consiste en transcribir informacin contenida en las cdulas analticas a otros papales de trabajo, con el fin de completar la informacin en cada uno de ellos. De manera particular, se debe mencionar la necesidad de transcribir informacin de las Cdulas analticas a las Cdulas resumen de deficiencias de control interno y a la de Asiento de ajuste y reclasificacin; de all a las sumarias y de estas a los estados financieros. Conviene recordar que al confeccionar las diferentes cdulas analticas de trabajo, se dieron instrucciones precisas para identificar claramente las deficiencias de control interno, anotando al lado derecho de cada una de ellas el smbolo CI-xx, escrito con lpiz rojo, en donde las xx deben sustituirse por un nmero consecutivo a partir de 01 y hasta donde fuere necesario segn la cantidad de deficiencias localizadas (procedimiento descrito en el Tema I). De igual forma, las instrucciones para confeccionar las cdulas analticas de trabajo, sealan la necesidad de anotar los asientos de ajuste y reclasificacin para corregir cada cuenta que muestre saldos incorrectos, segn el proceso descrito tambin en el Tema I, identificando cada uno de ellos con el smbolo AR-xx, (las xx se deben sustituir por un nmero consecutivo a partir de 01 y hasta donde fuere necesario, segn el nmero de asientos de ajuste o reclasificacin que se localicen), escritos con lpiz rojo al lado derecho de cada asientos de ajuste o reclasificacin. De conformidad con lo anterior, el procedimiento para revisar si se han transcrito todos los datos a estas cdulas, ser el siguiente: Se inician la revisin de las anotaciones CI-xx y AR-xx contenidas en cada una de las cdulas de trabajo, para lo cual se toma la primera de las cdulas que tenga anotaciones relativas a deficiencias de control interno, o asientos de ajuste y reclasificacin, que en este caso es la del cuestionario de control interno. Al encontrar la primera anotacin de las indicadas, se revisa que esta se haya transcrito a la cdula resumen correspondiente (de deficiencias de control interno o de asientos de ajuste y reclasificacin). Se verifica que la transcripcin se haya realizado en la forma sugerida en el Tema I. Una vez finalizada la revisin del cuestionario de control interno, se produce en igual forma con cada una de las cdulas analticas confeccionadas, hasta revisarlas todas. Cuando se ha finalizando el trabajo de revisin de la transcripcin de datos a la Cdula resumen de deficiencias de control interno y a la Cdula de asientos de ajuste y reclasificacin, se tendr por concluida la cdula de deficiencia y esta se utilizar para la 185

elaboracin de las recomendaciones de control interno, segn se explica ms adelante, en la seccin relativa a la preparacin del informe. Realizado el trabajo anterior, se concentra la atencin en la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin a la sumaria y los estados financieros. Se procede a realizar la transcripcin de datos de la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin a las sumarias, en la siguiente forma: Se toma el primer asiento de la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, para realizar la transcripcin de datos a la sumarias, iniciando con el primer dbito del primer asiento. La sumaria contenida en la seccin de dbitos en ese primer asiento de ajuste o reclasificacin, se transcribe a la sumaria correspondiente, en la columna cinco o seis (Ajustes y reclasificaciones), segn corresponda, entendiendo que la columna cinco se utilizar para dbitos y la columna seis para crditos. De inmediato, se anota al lado derecho del crdito en la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin (origen), la identificacin de la sumaria hacia donde se traslad (destino) la suma respectiva. En la cdula, al lado izquierdo de la suma transcrita, se anota el origen de la suma, en este caso especfico AR-01, en referencia a que la anotacin procede de la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, propiamente del asiento identificado con el nmero 1. Seguidamente, se realiza el mismo procedimiento para el traslado de otros dbitos o crditos, que hubieren en el mismo asiento, continuando con este procedimiento hasta trasladar el ltimo asiento que se encuentre contenido en la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin. El procedimiento siguiente consiste en la determinacin de saldos finales en las sumarias. Una vez que se han finalizado el proceso descrito en el punto anterior, referente a la transcripcin de datos de la Cdula resumen de asientos de ajuste y reclasificacin, se procede de la siguiente forma: En las sumarias de activos se suma, al saldo del perodo en revisin, el monto de los dbitos contenidos en la columna cinco y se le restan los crditos de la columna seis, con lo cual se obtiene el saldo final de la cuenta, monto que se traslada a la columna siete si el saldo final es deudor o a la columna ocho si el saldo final es acreedor. Debe tenerse cuidado al tratar ajustes en la cuenta de provisin para cuentas dudosas o depreciacin acumulada, en vista de estas se clasifican en la seccin de activos, pero su comportamiento, para todos los fines, es igual al de las cuentas de pasivos.

186

En la sumaria de pasivos y patrimonio, se resta al saldo del perodo en revisin el monto de los dbitos contenidos en la columna cinco y se le suman los crditos de la columna seis, en lo cual se obtiene el saldo final de la cuenta, monto que se transcribe a la columna siete si el saldo final es deudor o a la columna ocho si el saldo final es acreedor. Debe tenerse cuidado al tratar ajustes en cuentas que pudieran tener (justificadamente) saldos deudores. Concluida la determinacin de saldos finales en las sumarias, segn se describi en el punto anterior (procedimientos para la determinacin de saldos finales en las sumarias), se procede a transcribir los saldos de las sumarias en los estados financieros, segn corresponda al estado de resultados o al balance general. Para ello, se procede de la siguiente forma: Los datos anotados en las columnas cinco y seis de las cdulas sumarias se transcriben a las columnas cinco o seis en la misma posicin que tienen en la sumaria) del balance general de trabajo o al estado de resultados, segn corresponda. Debe tenerse el cuidado de resumir el total de dbitos o crditos que afecten una misma cuenta, en vista de que no existe espacio para trasladar diversas sumas a un mismo rengln en los estados financieros. Se sigue el mismo procedimiento de identificacin para el traslado de informacin ya conocido, anotado en la sumaria, a lado derecho de la suma que se traslada la identificacin de la cdula destino (balance general o estado de resultados) y en estos ltimos, al lado izquierdo de la suma transcrita, la identificacin de la cdula origen. Una vez que se han transcrito todas las sumarias contenidas en las columnas cinco y seis de la sumarias a los estados financieros, se procede a determinar los saldos finales en los estados financieros, de igual forma a la indicada en el punto tras anterior, relativo al procedimiento para la determinacin de saldos finales en las sumarias. Al finalizar este procedimiento, se habr realizando en forma satisfactoria el cruce de informacin entre cdulas, y se debe ahora iniciar el proceso de cierre de cdulas.

2.

CIERRE GENERAL DE SUMARIAS

Este procedimientos tiene como finalidad dar por terminado el trabajo relacionado con cada una de las sumarias, dejando indicacin expresa de la opinin general que se ha formado el auditor respecto a la propiedad con que se encuentran representados los saldos de la cuentas. Si bien el procedimiento ha sido en general explicado en cada una de las sumarias, se dar un resumen de las actividades que se deben realizar para concretar su cierre:

187

En primer trmino es necesario verificar nuevamente el programa de auditora relacionado con la sumaria que se est cerrando, con el fin de comprobar que se hayan realizado en forma adecuada todos los procedimientos que tengan aplicacin en el caso especfico. Se traza una doble raya horizontal a la altura de la ltima cifra contenida en cada una de las columna de la hoja, cubriendo las columnas de la uno a la ocho. Debajo de la doble raya indicada en el punto anterior, deja un rengln, y, en el siguiente, da una explicacin de la simbologa utilizada en la sumaria. Debajo de la explicacin de smbolos, deja un rengln y en el siguiente, en la columna matriz anota Trabajo realizado. Debajo del ttulo Trabajo realizado, destaca, con lpiz rojo, el nmero de cada una de las cdulas analticas confeccionadas y seguidamente, en el mismo rengln, el nombre de la cdula con lpiz negro. Si para la confeccin de una misma prueba hubiere requerido de varias hojas de trabajo, podr indicar De laa la., para no tener que anotar todos los nmeros de las cdulas. Si no se utiliz algn nmero consecutivo al identificar las hojas de trabajo (por error y omisin), se indica el o los nmeros no utilizados y en el espacio destinado al nombre de la cdula indica No utilizadas. Si se considera necesario, se puede realizar un breve anlisis de las causas que puedan haber producido variaciones importantes en las cuentas analizadas, relacionando los montos correspondientes en las cuentas analizadas, relacionando los montos correspondientes al perodo en revisin con el perodo anterior. Seguidamente, se anotan las conclusiones de auditora, con una leyenda similar a la siguiente: De acuerdo con los resultados satisfactorios (o insatisfactorios) de nuestras pruebas de auditora y del control interno en operacin, que es satisfactorio (o insatisfactorio)m llegamos a la conclusin de que los saldos arriba indicados representan razonablemente ( en forma incorrecta).(las cuentas relacionadas con la sumaria respectiva) que tiene la compaa al 30 de septiembre de.. Finalmente, el auditor firma la sumaria e indica la fecha en que concluy su trabajo.

3.

TRANSCRIPCIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Una vez concluidos los procedimientos descritos en el punto 2 anterior, se debe proceder a la elaboracin de los estados financieros, de conformidad con los principios de

188

contabilidad generalmente aceptados, aplicados en forma consistente y de acuerdo con las tcnicas de uso comn para su elaboracin Para realizar este trabajo, se toman como base los saldos de las columnas siete y ocho del balance general y las columnas siete y ocho del estado de resultado, en donde constan los saldos finales de auditora, debidamente ajustado. Debern elaborarse el balance de situacin, el estado de resultados y el estado de origen y aplicacin de fondos. Este ltimo se logra mediante la relacin de los saldos de las cuentas del perodo que se revisa y del perodo anterior, siguiendo las tcnicas correspondientes a la confeccin de dicho informe. Conjuntamente con los estados financieros, debern prepararse los detalles de cuentas que se consideren necesarios para una mejor comprensin de los datos contenidos en los estados financieros, los cuales se incluirn como anexos en el informe de auditora.

4.

DISCUSIN DEL CONTROL INTERNO Y ASIENTOS DE AJUSTE

Es conveniente que el auditor mantenga una entrevista con el gerente de la empresa sujeta a la auditora o con la persona encargada de atender los asuntos relacionados con la auditora, con los siguientes propsitos: Comentar los asientos de ajuste y reclasificacin. Comentar las deficiencias de control interno y las recomendaciones pertinentes. De esta labor realizada por el auditor, se resumen en hojas de trabajo especficas- los asientos de ajuste y reclasificacin que resulten del proceso de auditora, as como las deficiencias de control interno. No obstante, la visin del auditor sobre estos asuntos podra estar limitada por desconocer situaciones particulares de la empresa y, adems, porque siempre es importante que el trabajo final del auditor cuente con el beneplcito de los clientes. Esto no debe entenderse en el sentido de que el trabajo deber ser aprobado por el cliente. Debe tenerse presente que el auditor es independiente y su dictamen no debe verse influenciado por lo que opine el cliente. Para lograr esa especie de acuerdo previo entre el auditor y su cliente, se procede a comentar cada uno de los asientos de ajuste o reclasificacin, explicando en detalle el origen y causas que motivan la modificacin de saldos en las cuentas. De igual forma, se comentaran las deficiencias de control interno localizadas, con el nimo de que el cliente se prepare para aceptar las recomendaciones de auditora. De este proceso

189

pudiera surgir la posibilidad de eliminar alguna o algunas recomendaciones que no se pudieran implantar ante imposibilidades de carcter laboral o econmico.

5.

PREPARACIN DEL INFORME

Como etapa final del proceso de auditora, se procede a elaborar el informe que se presentar al cliente, el cual deber contener las siguientes secciones:
NOTA DE PRESENTACIN DICTAMEN DEL AUDITOR ESTADOS FINANCIEROS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS ANEXOS CARTA DE GERENCIA

NOTA DE PRESENTACIN

Este documento sirve para introducir el informe de auditora y relaciona en resumen del trabajo realizado, el perodo cubierto y los comentarios generales de auditora que se consideren importantes o necesarios para una mejor comprensin del documento o para hacer nfasis en determinados aspectos.
DICTAMEN DEL AUDITOR

Este documento es el contiene la opinin del auditor respecto a la situacin que representan los estados financieros de la empresa revisada y en el que se resumen las conclusiones de todo el trabajo de auditora. Existen la posibilidad de emitir una opinin limpia (sin salvedades), con salvedades, negativa o bien la no emisin de opinin. Esa opinin deber estar debidamente respaldada por los papeles de trabajo, de forma que pueda justificar adecuadamente su criterio ante consultas de los usuarios del informe.
ESTADOS FINANCIEROS

Como se indic anteriormente, deben prepararse, como mnimo, el balance de situacin, el estado de resultados y si fuere posible el estado de origen y aplicacin de fondos.
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Esta seccin se utiliza con el propsito de resear los aspectos ms importantes relacionados con las diferentes cuentas contables, detallar su composicin y otras particularidades que se consideren necesarias.
ANEXOS

190

Como documentacin complementaria, pueden incluirse en el informe detalles de cuentas o subcuentas y los asientos de ajuste y reclasificacin que se hayan practicado.
CARTA DE GERENCIA

Se domina carta de gerencia el documento que resume las deficiencias de control interno y las recomendaciones tendientes a eliminar esas deficiencias. Este documento estar constituido por una carta de presentacin y seguidamente se seala cada una de las deficiencias y de inmediato la recomendacin necesaria para resolverla. A manera de ejemplo se cita un caso: Deficiencia: Los comprobantes que justifican la emisin de cheques no son cancelados ni inutilizados. Recomendacin: Todo comprobante que justifica la emisin de cheques deber ser cancelado, utilizando para ello un sello de hule con la leyenda Cancelado mediante cheque No..del Banco.. Documento fuente para destacar las deficiencias de control interno es la Cdula resumen de deficiencias de control interno y el manual de control interno. El conocimiento y la experiencia del auditor, sern los elementos que indican las recomendaciones que se deben proponer para resolver cada una de esas deficiencias.
BIBLIOGRAFIA

HOLMES, Arthur W. y Wayne S. OVERMYER. Principios bsicos de auditora. Compaa Editoria Continental, Mxico, 1984. AMERICAN INSTITUTE OF CERTIFIELDE PUBLIC ACCOUNTANTS. Declaraciones sobre Normas de Auditora, Tomo II. Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., Mxico, 1977.

191

APENDICES

APENDICE 1: EL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO APENDICE 2: PROGRAMA DE AUDITORA

192

APENDICE No. 1

EL CUESTIORARIO DE CONTROL INTERNO

El cuestionario de control interno es un documento base para el diagnstico del sistema de control interno vigente en la empresa que se somete a la revisin de una auditora y su aplicacin es de primordial importancia para que el profesional que realiza el examen pueda determinar con cierta claridad, la profundidad y extensin que deber aplicar en cada una de de las pruebas de auditora, motivo por el cual su aplicacin se constituye en el procedimiento inicial del trabajo de auditora. Dicho cuestionario est constituido por una serie de preguntas, cuyas respuestas debern suministrar el audito la informacin suficiente par que identifique las fortalezas o debilidades del control interno que se aplica en la entidad que se va a revisar. En trminos generales, la estructura del cuestionario de control interno es la siguiente: Informacin de carcter general respecto al cliente y otros aspectos relacionados con el trabajo de auditora que se inicia. Identificacin de los funcionarios de la empresa involucrados en los procedimientos de control interno, par lo cual el auditor deber obtener el nombre de cada uno de ellos, el puesto que ocupa y le asignar un nmero para facilitar el proceso de identificacin de obligaciones que se describe de seguido. Determinacin de las obligaciones de los funcionarios. Con este propsito se plantean preguntas cuya respuesta deber sealar la persona o las personas que tienen asignada la funcin especfica sobre la cual se interroga. Identificacin de los procedimientos de control interno que se utiliza la entidad a la cual se le va a aplicar la auditora. Con ese propsito se plantean preguntas cuya respuesta pretende identificar si el cliente utiliza procedimientos adecuados de control interno. Se suministra a continuacin un modulo de cuestionario de control interno, con el fin de que sirva de orientacin al estudiante durante la realizacin del caso prctico que se le ha planteado en este texto. Debe entenderse que el cuestionario de control no es aplicable a 193

todas las situaciones ni en su totalidad. Cada revisin de auditora tendr situaciones particulares que obligan a que el cuestionario deba adaptarse a los requerimientos.

INFORME DE CARCTER GENERAL

Se considera informacin de carcter general, aquella que se solicita con el propsito de identificar claramente la razn social de la empresa que se somete a la revisin de una auditora externa, as como para conocer alguna otra informacin que puede ser importante para el auditor, como la siguiente: Nombre del cliente Domicilio Telfono :_________________________________________________________ :_________________________________________________________ :_________________________________________________________

Facsmil :__________________________________________________________ Responsable por el cliente Contacto inicial :__________________________________________________________ :__________________________________________________________

Fecha de la oferta :__________________________________________________________ Perodo que se Debe cubrir Direccin a que debe enviarse el informe :__________________________________________________________

:___________________________________________________________

Tipo de auditora :___________________________________________________________ Informe especial :___________________________________________________________ Copia del informe :___________________________________________________________ Forma de pago Responsable de pago :___________________________________________________________ :___________________________________________________________

194

Fecha de inicio :___________________________________________________________ Fecha lmite para Entrega del informe :_________________________________________________________ Fecha de la revisin inicial :__________________________________________________________

Personas que Brindan la informacin :__________________________________________________________

195

IDENTIFICACIN DE LOS FUNCIONARIOS

Es indispensable que el auditor identifique a los funcionarios, para lo cual deber solicitar informacin al cliente, relativa al personal que est involucrado en las funciones que tienen que ver con el manejo y disposicin del efectivo, as como en toda otra funcin relacionada en forma directa con el proceso contable y manipulacin de informe o documentacin que d origen a transacciones contables. Para lo anterior, deber solicitar concretamente el nombre del empleado y el nombre del puesto que ocupa ese empleado, asignado por su cuenta un nmero de identificacin para cada uno de los funcionarios. Ese nmero se utilizar para facilitar el procedimiento de identificacin de las obligaciones o responsabilidades que tiene asignado cada uno de los empleados, en las tareas que se analizan seguidamente. El forma que se va a utilizar para recopilar la informacin bsica para la identificacin de los funcionarios puede tener las siguientes caractersticas.

Nombre asignado

Nombre del funcionario

Puesto que ocupa

196

Se pretende identificar, mediante las preguntas que se plantean adelante, las responsabilidades asignadas a las personas empleadas en la ejecucin de las tareas que requieren medidas especificadas de control interno, con el propsito de determinar si existe algn tipo de debilidad en ese sentido y fundamentalmente- si se aplica en forma correcta la segregacin de funciones. Se plantean a continuacin una serie de preguntas, con cuya respuesta el auditor deber relacionar cada operacin con la persona o las personas que las realizan, o bien, permitir determinar que la operacin particular no se aplica en esta empresa o no se realiza del todo. En el espacio para identificar al Responsable, se anotar el nmero asignado al funcionario en el formato indicado en el punto B anterior. Si la responsabilidad no est asignada deber anotarse en ese espacio No se ejecuta y si no fuere aplicable en la empresa que se somete a la revisin se anota N.A. ASPECTOS CONTABLES Y GENERALES 1. Quin prepara los asientos de diario? 2. Quin revisa y aprueba los asientos de diario? 3. Quin pasa los asientos al libro mayor? 4. Quin prepara los estados financieros? 5. Quin analiza las cuentas de gastos? 6. Quin prepara otros informes para la Gerencia? OBLIGACIONES RESPECTO A LOS INGRESOS 7. Quin recibe el dinero en efectivo? 8. Quin registra los ingresos en efectivo? 9. Quin prepara el depsito diario? 10. Quin hace el depsito en el bando? 11. Quin afecta las cuentas por cobrar? 12. Tiene otras funciones contables la persona que recibe dinero? __________ __________ __________ __________ __________ __________ Responsable __________ __________ __________ __________ __________ __________

197

OBLIGACIONES RESPECTO A LOS EGRESOS 13. Quin prepara los cheques? 14. Quin revisa y refrenda los cheques? 15. Quin cancela los justificantes de los cheques? 16. Quines firman los cheques? 17. Quin custodia los cheques expedidos? 18. Quin maneja los estados bancarios antes de la conciliacin? 19. Quin efecta la conciliacin bancaria? 20. Quin mantiene el control de los formularios en blanco? 21. Quin efecta la distribucin contable? 22. Quin aprueba la distribucin contable? 23. Quin aprueba el pago? OBLIGACIONES RESPECTO A LAS CUENTAS POR COBRAR 24. Quin tiene asignado las funciones de manejo de las cuentas de los Clientes? 25. Quin conserva las facturas pendientes de cobro 26. Quin compara las facturas pendientes de cobro contra el saldo de las cuentas en forma peridica? 27. Quin autoriza la concesin de crdito? _________ _________ _________ _________ __________ __________ __________ __________ __________ _________ __________ __________ __________ __________ __________

28. Quin autoriza el balance de saldos de las cuentas de los clientes con el auxiliar? _________ 29. Quin mantiene el control especfico par las mercaderas dadas en consignacin? _________

198

30. Quin autoriza la cancelacin de las cuentas incobrables? 31. Quin autoriza los lmites de los crditos y bonificaciones o los descuentos? 32. Quin confirma los estados de cuenta con los clientes? 33. Quin realiza los anlisis por antigedad de saldos de las cuentas por cobrar? 34. Quin verifica que no sobrepase el lmite de crdito establecido? 35. Quin supervisa los cobros a los clientes? 36. Quin enva las comunicaciones del saldo a los estados de cuenta a los clientes? 37. Quin verifica la informacin de los estados de cuenta de los clientes? 38. Quin investiga las diferencias que planteen los clientes? OBLIGACIONES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS POR COBRAR 39. Quin mantiene en custodia los documentos por cobrar? 40. Quin tiene a su cargo el registro de los documentos por cobrar? 41. Quin realiza el balance mensual de los documentos con sus registros auxiliares?

_________

_________ _________ _________ _________ _________ _________ _________ _________

__________ __________ __________

42. Quin prepara los anlisis por antigedad de saldos de documentos con y cuentas por cobrar? __________ 43. Quin supervisa el cobro de los documentos y cuentas por cobrar? 44. Quin anota los pagos parciales de los clientes en los documentos? 45. En caso de que se renueven documentos, quin lo autoriza? OBLIGACIONES RESPECTO A LOS ADELANTOS Y LOS PRESTAMOS A LOS EMPLEADOS 46. Quin autoriza los prstamos a los empleados? ___________ __________ __________ __________

199

47. Quin revisa que las garantas a los prstamos sean adecuadas? 48. Quin verifica el ingreso peridico por el pago de esos prstamos? OBLIGACIONES RESPECTO A LAS INVERSIONES EN VALORES 49. Quin autoriza las operaciones con valores? 50. Quin lleva el registro analtico de las inversiones? 51. Quin lleva el registro de la custodia de los ttulos? 52. Quin tiene acceso a los ttulos? 53. Quin verifica el ingreso del principal y los intereses? 54. Quin concilia la existencia fsica contra la cuenta de mayor? OBLIGACIONES RESPECTO A LA EXISTENCIA DE MARCADERIA Y SIMILARES 55. Quin es el responsable por la custodia de los inventarios? 56. Quin realiza recuentos peridicos de las existencias? 57. Quin inspecciona los registros de la bodega? 58. Quin supervisa la valuacin del invierno? 59. Quin determina bienes fuera de uso o de lenta realizacin? 60. Quin recibe la mercadera que ingresa? 61. Quin mantiene el control de los seguros contra incendio y otros? OBLIGACIONES RESPECTO A LA PROPIEDADA, LA PLANTA Y EL EQUIPO 62. Quin autoriza la compra de los activos fijos? 63. Quin indica el monto que se destina a las mejoras, las adiciones o las reparaciones? 64. Quin es el responsable de la toma fsica de los inventarios en forma

__________ ___________

__________ __________ ___________ ___________ __________ ___________ Responsable

__________ __________ __________ __________ __________ __________ __________

__________ __________

200

peridica? 65. Quin mantiene en resguardo los ttulos de propiedad de los bienes?

___________ ___________

OBLIGACIONES RESPECTO A LOS PASIVOS 66. Quin aprueba los prstamos bancarios? 67. Quin est facultado para suscribir en nombre de la empresa los documentos por pagar? 68. Quin recibe los estados mensuales de los acreedores? 69. Quin revisa los estados mensuales de los acreedores? 70. Quin mantiene el registro par las cuentas pendientes de pago? 71. Quin autoriza el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago? 72. Quin autoriza los envos 73. Quin revisa que los envos estn respaldados por las respectivas ordenes de compra? 74. Quin realiza la recepcin del detalle de la mercadera recibida? 75. Quin maneja las rdenes de compra pendiente? 76. Quin autoriza las devoluciones de venta? OBLIGACIONES SOBRE LAS COMPRAS 77. Quin verifica la correccin aritmtica de las facturas? 78. Quin es el responsable de emitir y autorizar las rdenes de compra? __________ __________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________ ___________

79. Quin aprueba las facturas por compras en cuanto a cantidades, precio, descripcin de la mercadera, etc? __________ 80. Quin expide avisos de recibo de los materiales o las mercaderas? 81. Quin es el responsable de tramitar faltantes de mercaderas? __________ __________

201

IDENTITIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

La identificacin de los procedimientos de control interno, es el apartado del cuestionario de control interno que busca conocer los mecanismos de control financiero que aplica la entidad que se revisa, mediante la aplicacin de preguntas cuya respuesta est orientada precisamente a determinar si se utilizan adecuados controles en los diferentes procesos de trabajo. La metodologa que se sigue, es dividir el cuestionario segn las tareas ms importantes que se deben realizan en cuanto a control interno. Cada una de esas divisiones indicar las condiciones ideales que deben imperar desde el punto de vista de un adecuado sistema de control interno. Si en alguna medida esas ideales no se satisfacen, es muy posible que se est en presencia de una deficiencia de control interno. Luego se plantean las preguntas especficas respecto a los procedimientos que se consideran necesarios par un buen sistema de control interno. Cada una de las preguntas tiene tres posibles respuestas. La positiva, la negativa y la indicacin de que el procedimientos no es aplicable a la empresa que se revisa (N/A). I. CONTABILIDAD GENERAL Y DIVERSOS Condiciones ideales En la ejecucin del trabajo deber existir una adecuada separacin de funciones, de manera tal que ningn empleado tenga la posibilidad de iniciar y terminar una transaccin sin la debida comprobacin y revisin por parte de los funcionarios competentes. Los registros contables deben estar completos y al da. Deben existir descripciones escritas de las polticas contables y de los procedimientos en uso. Los reportes financieros y de operacin deben representar en forma precisa y oportuna un panorama general de la empresa. Procedimientos 82. Se mantienen al da los libros de contabilidad mayor, diario e inventario? 83. Se suman y comparan en forma mensual la cuentas de mayor con el balance? 84. Se mantienen los registros auxiliares necesarios? Emplea el procedimiento El cliente? N/A SI NO ____________________ ____________________ ____________________

202

85. Se concilian mensualmente los registros auxiliares? 86. Requieren los asientos de diario la aprobacin de un funcionario capacitado al efecto?

____________________ ____________________

87. Existen una adecuada segregacin de funciones, especialmente en lo relativo al manejo de la contabilidad y el control de activos. _____________________ 88. Existe un catlogo de cuentas completo y actualizado? ____________________ 89. Existe un manual de contabilidad que incluya reponsabilidades por puestos y procedimientos de trabajo? ____________________ 90. Estn protegidos fsicamente los registros contables? 91. Est limitado el acceso a los registros contables? 92. Se han suscrito afianzamientos para el personal de confianza? 93. Se preparan oportunamente los firmes financieros y de operacin? 94. Se utilizan los presupuestos? 95. Se revisa frecuentemente la cobertura de seguros sobre activos? 96. Existe registros para cuentas bancarias inactivas? II. PAGOS Condiciones ideales Debe utilizarse cheque-comprobante prenumerado para todo desembolso. Debe mantenerse control fsico y numrico sobre los formularios en blanco y los cheques expedidos. Las firmas deben ser mancomunadas y debidamente autorizadas por el organismo superior, revisadas y actualizadas peridicamente. Preferentemente se utilizar protectora de cheques. Todo cheque que se presente para ser firmado, debern tener el sello cancelado con cheque No.y fecha, en el momento de firmar el cheque. ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ _____________________ ____________________ ____________________

203

El personal que realiza los pagos no debe tener relacin con los ingresos de caja. 97. Son pasadas las facturas directamente a la contabilidad y sellada las copias con la palabra duplicado? 98. Al procesar facturas: Se cotejan los datos contra las copias aprobadas de orden de compra? Son verificados todos los clculos, sumas, descuentos, etc.? Estn claramente indicados en las facturas los puntos anteriores? Revisa y aprueba la distribucin contable y el pago un empleado responsable? 99.Es efectuado todo pago con cheque? 100.Se utilizan secuencialmente los cheques prenumerados? 101.Es adecuado el control fsico de los cheques en blanco? ___________________

___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ___________________

102.Son preparados los cheques por empleados independientes de aquellos que aprueban la documentacin? ____________________ III. INGRESOS Condiciones ideales La funcin de recepcin del efectivo se lleva a cabo con el menor nmero de personas posible. Quienes reciben dinero no tienen acceso a los registros contables. Los ingresos en efectivo son principalmente cheque y se depositan intactos diariamente. La recepcin del efectivo puede comprobarse con otros registros llevados por separado. Personal independiente de la caja prepara peridicamente conciliaciones de los registros analticos de entradas de caja con las copias de las fichas de depsito, cuentas por cobrar, cuentas de control de efectivo, etc.

204

Procedimientos

Emplea el procedimientos el cliente? N/A SI NO

103. Son confrontadas las facturas o comprobantes de ingreso contra los reportes de ventas? _____________________ 104.Contienen los recibos toda la informacin necesaria para identificar claramente la transaccin? _____________________ 105.Existe garanta de que todos los ingresos ganados se persiban realmente? 106.Se preparan recibos de caja y se adjuntan los datos pertinentes? _____________________ _____________________

107.Se asientan en los libros los ingresos de caja por personas ajenas a quienes realizan funciones de recibo de dinero? _____________________ 108.Se depositan los ingresos intactos diariamente? _____________________

109.Existen controles fsicos adecuados sobre los ingresos de caja? _____________________ 110.Est segregada la funcin de caja general del manejo de libros auxiliares y mayor? _____________________ IV. CAJA CHICA Condiciones ideales Los fondos de caja chica se manejan sobre la base de un fondo fijo con un individuo responsable de este. Los fondos de caja chica se encuentran separados de cualesquiera otros fondos. Existen lmites adecuados respecto a las sumas que se pueden entregar para los desembolsos. Los egresos estn amparados por comprobantes aprobados previamente, prenumerados y escritos con tinta. Los justificantes por gastos realizados se verifican y se inutilizan con el sello Cancelado con Cheque Noy fecha, cuando se reembolsa el fondo. Se practican arqueos a la caja chica en forma sorpresiva y frecuente.

205

Procedimiento

Empleado el procedimiento el cliente? N/A SI NO

111. Es el custodio del fondo un empleado separado de la custodia de los fondos pendientes de registrar, de las entradas y salidas de efectivo y de las cuentas por cobrar? ____________________ 112. Se tiene un fondo fino con un monto razonable? 113. Se utilizan formas prenumeradas con tinta? 114. Se llenan las formas prenumeradas con tinta? 115. Se deja constancia en la forma prenumerada de la aprobacin de un funcionario responsable? 116. Se revisan los comprobantes de respaldo de los desembolsos antes de reembolsar el fondo? 117. Se expiden los cheques de reembolso a nombre del custodio? 118. Existe un lmite para desembolsos? 119. Se practican peridicamente arqueos? V. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A. Cuentas por cobrar 120. Se mantienen registros individuales para cada cliente? ___________________ ____________________ ___________________ ___________________ __________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________

121. Se concilian mensualmente los saldos de registro auxiliar con la cuenta de mayor? ____________________ 122. Se efecta peridicamente el anlisis por antigedad de saldos? Procedimiento 123. Se revisan adecuadamente las cuentas malas? ____________________

Empleado el procedimiento el cliente? N/A SI NO ___________________

206

124. Estn autorizadas las cancelaciones por cuentas malas?

___________________

125. Se mantienen provisiones adecuadas para cuentas dudosas? ___________________ 126. Son debidamente autorizados los ajustes a las cuentas por cobrar? 127. Se envan estados de cuenta a los clientes? ___________________ ___________________

128. Se elaboran los estados de cuenta y revisan por personas que no tengan acceso a los registros de efectivo, o que no estn relacionadas con las cuentas de los clientes? ___________________ 129. Impide el control existente sobre esos estados de cuentas que sean interceptados? __________________ 130. Se respetan los lmites de crdito establecido? __________________

131. Se atienden oportunamente las observaciones de los clientes respecto a sus estados de cuentas? ___________________ B. Documentos por cobrar 132. Se mantiene un registro individual para cada deudor? 133. Se concilian mensualmente los registros auxiliares contra la cuenta del mayor? __________________ __________________

134. Requieren la aprobacin previa de un funcionario especfico la aceptacin, las condiciones, la renovacin, la extensin, la cancelacin y la devolucin de las garantas? __________________ 135. Son los registros analticos de documentos manejados por empleados independientes de la custodia fsica de estos? __________________ 136. Se efectan peridicamente arqueos y se concilian los resultados con los controles de documentos por cobrar y las garantas respectivas, por personal independiente de las funciones de de custodia y de registro? __________________ 137. Es conferida la responsabilidad de la custodia de los documentos y de las garantas a empleados especficos? __________________ 138. Se preparan peridicamente conciliaciones de los intereses devengados, provenientes de los documentos, con los registros analticos y las tasas de inters? __________________

207

139. Se envan peridicamente estados de cuentas a los deudores?__________________ 140. Se realizan las anotaciones por abonos en el documento de garanta? ___________________ 141. Se mantiene un adecuado control de los documentos vencidos, no pagados? ___________________ 142. Se aprueban debidamente las cancelaciones por cuentas malas? 143. Estn limitado el acceso a los documentos? VI. VALORES NEGOCIALES 144. Es conferida la autorizacin para las compras, las ventas, las transferencia y los cambios de tales activos a un funcionario responsable? ___________________ 145. Se mantienen registros analticos, que incluyan la informacin que se anota seguidamente sobre la evidencia del derecho de propiedad? ___________________ Fecha de adquisicin e importe o costo de la compra Acciones, Importe y nmeros de identificacin Nombre con que aparece registrado (Indicar si es al portador). Localizacin fsica Garanta, (si se trata de un ttulo representativo de crditos) Tasas de inters o dividendos, fecha de vencimiento y de recepcin del efectivo. 146. Est la evidencia de la propiedad de las inversiones controlada fsicamente? ___________________ 147. Se encuentran los documentos debidamente endosados a nombre de la compaa en caso de que no hayan sido emitidos originalmente a su nombre? ___________________ VII. EXISTENCIA 148. Estn todas las existencias bajo el control de un responsable? __________________ Procedimiento Emplea el procedimiento el cliente? N/A SI NO ___________________ ___________________

208

149. Se amparan con requisicin los envos a los cliente y las transferencias entre departamentos? 150. Se mantienen libros con el registro del movimiento en almacenes, incluyendo cantidades y valores?

__________________ __________________

151. Se realizan peridicamente recuentos de la mercadera, que permitan comprobar las cantidades en existencia segn los registros? __________________ 152. Se conservan archivadas la hojas originales de los levantamientos fsicos de inventarios? __________________

153. Se verifica, por parte de algn responsable, qu mercadera tienen poco movimientos? ____________________ 154. Se verifica la valoracin del inventario? 155. Se enva mercadera en consignacin? 156. Se mantienen registros apropiados de la mercadera en consignacin? ____________________ ____________________ _____________________

157. Se encuentran las bodegas en buenas condiciones fsicas? ____________________ VIII. PAGOS ANTICIPADOS 158. Se han definido con claridad las partidas que se pueden diferir? ____________________

159. Se sigue un criterio consistente en lo que corresponde a las compras de bienes o servicios que puedan se clasificados como diferido? ____________________ 160. Est debidamente autorizado el procedimiento de amortizacin de los pagos anticipados? _____________________ 161. Existe un sistema para la revisin peridica de los seguros, en cuento a su vigencia y monto? ____________________ 162. Se considera que los cargos representan realmente partidas diferidas? ____________________

209

163. Es correcto el saldo que representan las partidas diferidas? IX. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 164. Se aprueban por el sistema de autorizaciones los desembolsos aplicables al activo fijo? 165. Se especfica en la autorizacin el monto que se asigna a mejoras, adiciones o reparaciones? _____________________ 166. Se toman inventarios y se comparan con los registros contables? ______________________

167. Se revisan esos inventarios y se comparan con los registros contables? ______________________ 168. Se analizan y corrigen las discrepancias que se determinan? ___________________ 169. Tiene la empresa terrenos que no se usan? ____________________

170. Se tiene establecido un procedimiento claro para disponer de activos fijos sobrantes, desechados o en desuso? ____________________ 171. Se desprecian o amortizan los bienes? 172. Se resguardan apropiadamente los ttulos de propiedad? X. OTROS ACTIVOS El control interno para otros activos est en funcin especfica de las partidas que existan en cada compaa. No obstante, como criterio general, debern verificarse los siguientes aspectos: Su correcta contabilizacin. El sistema utilizado en la amortizacin de los activos (si es aplicable), as como el monto de la amortizacin y la consistencia del sistema. La existencia real de los activos y de ser posible su confrontacin con la documentacin de respaldo. XI. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR A. Cuentas por pagar 173. Han sido las compras debidamente autorizadas? _____________________ _____________________ _____________________

210

174. Es apropiado el sistema imperante para la colocacin de pedidos, la recepcin de artculos, la verificacin de facturas y su pago? _____________________ 175. Se verifican las facturas en sus operaciones aritmticas, tanto horizontales como verticales? ______________________ Procedimientos Empleado el procedimiento el cliente? N/A SI NO

176. Se aprovechan y controlan los descuentos por pronto pago? ____________________ 177. Existe un sistema de autorizaciones para realizar ajustes a la cuentas por pagar? ___________________ 178. Se concilian mensualmente los registros auxiliares? 179. Se reciben peridicamente los estados de cuentas de los acreedores? 180. Requieren el endeudamiento el visto bueno del personal autorizado al efecto? 181. Se han otorgado garantas hipotecarias? 182. Existe alguien expresamente facultado par suscribir los documentos por pagar? 183. Recibe la empresa estados mensuales de los acreedores? 184. Se revisan los estados mensuales de los acreedores y se comparan con los registros contables? ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ____________________ ____________________ ____________________

185. Existe algn tipo de garantas para las cuentas acreedoras? ____________________ 186. Facilita el control de cuentas por pagar su pago oportuno? ____________________ 187. Se mantiene registro de obligaciones contingentes? 188. Se hacen provisiones en los registros, por conceptos de obligaciones con los trabajadores, segn la legislacin laboral y los contratos de trabajo? XII. PASIVO DE LARGO PLAZO ____________________

_____________________

211

189. Existen un adecuado sistema de autorizaciones par contraer obligaciones de largo plazo? _____________________ 190. Se mantiene un adecuado registro par las diferentes obligaciones? 191. Se concilia mensualmente el registro par las diferentes obligaciones contra la cuenta de mayor? 192. Se encuentran consignadas en registros oficiales las obligaciones que lo requieran? _____________________ _____________________ _____________________

193. Se requiere firma mancomunada para la firma de ttulos que amparen pasivos de largo plazo? ______________________ 194. Se mantienen un adecuado control respecto al pago de intereses? XIII. CAPITAL CONTABLE 195. Se encuentran los certificados de acciones debidamente custodiados? ________________________ 196. Se firman los certificados de acciones en el momento de vederlas? _________________________ 197. Se mantiene un adecuado control respecto al pago de los dividendos? _________________________ 198. Se mantiene un registro especial de los dividendos no retirados? _________________________ 199. Se concilian peridicamente el nmero de acciones en circulacin con el saldo de la cuenta de control, en cuanto al nmero de acciones? ________________________ 200. Se valoran apropiadamente los activos recibidos como aporte de capital? ________________________

_______________________

212

PROGRAMA DE AUDITORA

El programa de auditora permite dar una orientacin fundamental al responsable de la ejecucin del trabajo; en l se detallan, en forma clara, las pruebas que se deben realizar para localizar evidencias de auditora, as como los procedimientos que se deben aplicar en la revisin de cada cuenta del balance general. Es conveniente aclarar que el auditor debe tener la iniciativa necesaria para determinar qu otras pruebas, adems de las contenidas en el programa, deber realizar para satisfacer plenamente todas sus inquietudes y expectativas. En este sentido deber analizar con la profundidad necesaria, las particularidades de la empresa sujeta a la revisin. El programa que a continuacin se presenta, consta de dos partes. La primera de ellas, que se denomina Resumen del trabajo de auditor contiene un resumen de las principales hojas de trabajo que debe confeccionar el auditor en el desempeo de sus funciones, as como otros aspectos de orden general, y tiene como propsito servir de orientacin en el trabajo. El estudiante puede incluir esta parte en conjunto en la seccin general, inmediatamente despus de los estados financieros de trabajo. La segunda parte contiene los procedimientos que se beben aplicar en la auditora de cada una de las secciones del balance general. (sumaria), iniciando desde luego con la seccin de efectivo.

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En el espacio rayado, el auditor deber anotar la identificacin que asign a la cdula en donde ejecut cada procedimiento que indica el programa. Este programa se presenta en hojas desprendibles, con el propsito de que el estudiante adjunte la hojas o hojas a cada sumaria, segn ha sido explicado en el texto.

Procedimientos A. Aspectos de orden general 1. Aplicar el cuestionario de control interno 2. Revisar las actas de la Junta Directiva y el resumen de los Aspectos ms relevantes 3. Revisar los libros contables 4. Revisar y analizar los reglamentos y las disposiciones de Orden general

Referencia a los Papeles de trabajo

_________________ _________________ _________________ _________________

5. Elaborar el balance general de trabajo, el estado de resultados y otros estados financieros que sean necesarios _________________ B. Seccin del efectivo 6. Confeccionar la cdula resumen 7. realizar arqueos de caja 8. Hacer conciliaciones bancarias 9. Realizar la prueba de egresos _________________ _________________ _________________ _________________

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10. Realizar la prueba de ingresos C. Documentacin y cuentas por cobrar 11. Confeccionar la cdula resumen 12. Obtener relacin por antigedad de saldos 13. Circular los saldos 14. Confeccionar el historial de incobrables 15. Revisar partidas con saldo acreedor 16. Verificar disposiciones relativas a la autorizacin de cuentas 17. Revisar la reserva para incobrables 18. Determinar cuentas en disputa judicial 19. Verificar las garantas Procedimiento 20. Realizar la prueba de ventas 21. Realizar la prueba de notas de crdito 22. Comprobar cuentas contra facturas 23. Revisar intereses ganados por documentos por cobrar D. Inversiones 24. Confeccionar la cdula resumen 25. Realizar el inventario fsico de valores 26. Revisar movimientos del perodo 27. Analizar el tipo de inversiones y su riesgo 28. Realizar los clculos relativos a intereses 29. Verificar valor de mercado

_________________

_________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ Referencia a los Papeles de trabajo _________________ _________________ _________________ __________________

_________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________

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E. Inventarios 30. Confeccionar la cdula resumen 31. Realizar el inventario fsico 32. Realizar el corte de inventario 33. Revisar el conteo y la valoracin 34. Verificar artculos obsoletos o de poco movimiento 35. Revisar el costo de produccin 36. Verificar mercaderas en consignacin F. Activo fijo 37. Confeccionar la cdula resumen 38. Revisar adiciones y retiros 39. Realizar inspeccin fsica selectiva 40. Verificar partidas capitalizables registradas como gastos 41. Confeccionar la cdula resumen 42. Verificar y calcular los saldos 43. Confirmar los saldos 44. Analizar las partidas antiguas 45. Analizar los documentos de apoyo 46. Realizar la prueba de nminas 47. Revisar provisiones para impuestos y garantas sociales 48. Confirmar pasivos de largo plazo H. Patrimonio 49. Confeccionar la cdula resumen _______________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ _______________ ________________ ________________ _______________ _______________ _______________ _________________ _________________ _________________ _________________ ________________ _________________ _________________

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50. Revisar movimientos del perodo 51. Verificar los dividendos declarados y los pagados 52. Revisar las otras partidas incluidas como patrimonio l. Ingresos y gastos

_______________ _______________ _______________

En los programas de auditora anteriores, se encuentran incluidas pruebas para la verificacin de los ingresos y los gastos. Sin embargo, se consideran a continuacin otros procedimientos de deben se aplicados en la revisin de los ingresos y los gastos. Para ingresos 53. Verificar los ingresos mediante la revisin de los libros de primera entrada _______________ 54. Cotejar los saldos de los libros de primera entrada 55. Verificar los precios en las facturas contra las listas de precios 56. Cotejar el registro de las facturas en el libro de ventas Procedimientos 57. Investigar los asientos en el libro de ventas cotejndolos con el libro mayor 58. Verificar los asientos en las cuentas de los clientes y en los inventarios 59. Analizar las ventas en consignacin 60. Analizar las devoluciones de las mercaderas 61. Verificar el registro de las cuentas a plazos 62. Comprobar las cuentas seleccionadas de ingresos Para gastos 63. Verificar las autorizaciones para incurrir en los gastos 64. Realizar una comparacin por perodos, para las ventas y los gastos relacionados entre si ________________ ________________ _______________ _______________ _______________ Referencia a los Papeles de trabajo ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

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65. Analizar la clasificacin de las cuentas de gastos 66. Revisar algunas cuentas de gastos seleccionadas, para verificar si ________________ 67. Comprobar que no se consideren como gastos las partidas que sean capitalizable

________________ son normales

_______________

68. Revisar, en particular, las partidas de gastos que sean importantes ________________ 69. Determinar si todos los gastos estn contabilizados 70. Comprobar la distribucin de los gastos ________________ ________________

El listado de procedimientos que se detalla a continuacin constituye el estndar general del trabajo que debe llevar a cabo el auditor en la verificacin del efectivo. En necesario seleccionar los procedimientos ms adecuados para cada situacin en particular, de tal manera que dependan fundamentalmente de la naturaleza de la actividad sometida a revisin, as como de la rigurosidad en el control interno. Procedimiento 71. Formular la cdula resumen de caja Referencia a los Papeles de trabajo ________________

72. Determinar la fecha ms conveniente para realizar los arqueos de caja ________________ 73. Efectuar los arqueos de caja, de tal forma que deban cuidarse los siguientes aspectos: Enviar eventualmente transferencias de fondos de una caja a otra El custodio del fondo deber estar presente Indicar la conformacin del fondo en la hoja de trabajo Anotar si hay cheques a nombre de la entidad o endosados para su depsito Indicar en los comprobantes el concepto del gasto, la cancelacin con sello y si son de emisin reciente Efectuar el corte de los ingresos y definir los depsitos pendientes Obtener la conformidad de custodio

218

Verificar la autorizacin de los comprobantes y de los cheques 74. Cuando el fondo incluya cheques por montos relativamente altos, se debe comprobar el depsito, para que ninguno sea devuelto por el banco __________________ 75. Anotar cualquier deficiencia observada en las hojas de trabajo _________________ 76. Juzgar el cumplimiento de las polticas de control interno 77. Investigar las cuentas que se hayan abierto o cerrado en el perodo _________________ _________________

78. Enviar las solicitudes de confirmacin de los saldos bancarios_________________ 79. Preparar la conciliacin bancaria a la fecha del balance _________________

80. Preparar una segunda conciliacin bancaria, dos o tres semanas despus de la fecha del balance, de tal manera que se puedan verificar los cheques pagados con la lista de cheques pendientes de la conciliacin anterior _________________

Procedimiento 81. Investigar los cheques en circulacin por ms de treinta das 82. Revisar los cheques emitidos en el perodo, de tal manera que se puedan considerarse particularmente los siguientes aspectos: La secuencia numrica Los cheques al portador deben corresponder a las operaciones Debidamente autorizadas Investigar cheques cancelados Investigar cheques por pagos importantes o extraordinarios a los funcionarios Investigar los cheques devueltos por los bancos La emisin debe estar debidamente respaldada Los requerimientos de control interno deben cumplirse

Referencia a los Papeles de trabajo _______________

83. Realizar una conciliacin, por uno o dos meses, de los movimientos de ingresos y salidas, segn el estado de cuenta del banco con los movimientos en libros _______________

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84. Verificar las transacciones de caja en las cuentas de gastos seleccionadas, para comprobar que no existan gastos enterrados _______________ 85. Investigar las transferencias bancarias 86. Verificar la existencia de los fondos sujetos a restricciones y su presentacin en el balance 87. Formular la cdula resumen de inversiones, de tal manera que en esta se detallen los diferentes componentes de la cuenta 88. Verificar la existencia fsica de los valores, de tal manera que se puedan determinar los siguientes aspectos: Coincidencia de nmeros de serie Valores en poder de tercero Fecha de adquisicin y venta La primera o descuento en operaciones con valores Intereses ganados 89. Determinar el precio de mercado 90. Investigar el mtodo de contabilizacin 91. Analizar la presentacin en el balance _________________ _________________ _________________ _______________ _______________ ________________

92. Analizar el tipo de valores, para conocer el riesgo a que estn sometidas las inversiones y los eventuales problemas de recuperacin _________________ 93. Verificar las transacciones realizadas en el perodo y durante el mes subsecuente a la fecha del balance 94. Preparar la cdula resumen de las cuentas por cobrar _________________ _________________

95. Preparar relaciones por grupos de cuentas, clasificadas segn la antigedad de los saldos __________________ 96. Confirmar las cuentas por cobrar, en forma directa con los deudores __________________

97. Analizar las transacciones de los funcionarios, los empleados y accionistas __________________

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98. Determinar si existen ventas en consignacin. En caso positivo, verificar si estn incluidas en la cuentas por cobrar __________________ 99. Revisar las cuentas canceladas como incobrables, de tal manera que se pueda verificar la autorizacin y las gestiones legales realizadas __________________ 100. Analizar la provisin para cuentas incobrables 101. Realizar los descuentos por pronto pago 102. Realizar pruebas aritmticas en las facturas de ventas 103. Verificar las autorizaciones de crditos, las lneas y los lmites del crdito 104. Verificar las notas de crdito expedidas 105. Hacer un corte de las ventas del fin del perodo 106. Verificar si hay cuentas gravadas 107. Preparar la cdula resumen de inventarios 108. Participacin en la planeacin del levantamiento fsico del inventario 109. Observar la toma del inventario 110. Mantener el control sobre las tarjetas de inventarios y sobre otros registros de cantidades contables, con el propsito de compararlas con los resmenes del inventario 111. Verificar la precisin aritmtica de los inventarios __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ _________________ _________________ _________________ _________________

_________________ _________________

112. Realizar el corte de las compras, de tal manera que se puedan examinar los registros de recepcin, de compras y devoluciones _________________ 113. Revisar el corte de ventas, de tal manera que se puedan examinar los registros de embarques y de facturacin __________________ 114. Determinar la existencia de mercadera en trnsito o en consignacin 115. Verificar los mtodos para la valoracin de los inventarios y sus precios de mercado _________________ _________________

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116. Determinar si existen gravmenes sobre los inventarios

_________________

117. Analizar los inventarios en relacin con los aos anteriores, de tal manera que es puedan aplicar las razones de utilidad, de rotacin y de capacidad de almacenamiento _________________ 118. Revisar la cobertura de seguros y de proteccin fsica 119. Revisar los compromisos de compra y de venta 120. Preparar la cdula resumen de gastos prepagados 121. Analizar cada una de las subcuentas, con el fin de conocer el tipo de gasto 122. Examinar la evidencia comprobatoria, para determinar la razonabilidad de los cargos a las cuentas de activos, entre ellas: Pliza de seguro Recibos de impuestos Contratos de alquiler u otros Facturas 123. Revisar el procedimiento par la amortizacin de los gastos en los perodos correspondientes _______________ 124. Determinar la correccin de los saldos pendientes de aplicar y que se mantienen en cuentas de activos, as como de gasto aplicado al perodo ______________ 125. Preparar la cdula resumen de los activos fijos 126. Verificar las adiciones del ejercicio, de tal manera que puedan comprobar los siguientes aspectos: La compra debe haber sido debidamente autorizada La existencia del justificante que ampara la adicin Examinar fsicamente los bienes Verificar aspectos de orden legal y fsico 127. Investigar la propiedad de los bienes, mediante el documento que justifica la compra, las escrituras, los contratos de construccin, las facturas por compras, etc ______________ ______________ _________________ _________________ _________________ _________________

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128. Investigar si existen gravmenes que recaigan sobre esos bienes 129. Revisar partidas importantes, cargadas a las cuentas de gastos de mantenimiento o similares 130. Investigar, mediante observacin o consultas con tcnicos, si existen bienes inservibles, obsoleto o que por alguna razn deban darse de baja 131. Verificar y revisar las revaluaciones que se hubieren producido 132. Investigar si existen compromisos por proyectos pendientes 133. Determinar si hay activos en poder de terceros y confirmar las autorizaciones y el procedimientos

______________ ______________

_______________ _______________ _______________ _______________

134. Verificar las polticas de depreciacin, y si los mtodos utilizados son adecuados para una distribucin equitativa de los costos _______________ 135. Preparar la sumaria de depreciacin acumulada, de acuerdo con la clasificacin del activo fijo, de tal forma que pueda indicarse el saldo inicial, la provisin durante el ao, las transferencias, las deducciones y el saldo final

_______________

136. Verificar las deducciones de la depreciacin acumulada por activos retirados ________________ 137. Investigar si existen condiciones particulares que puedan acelerar la depreciacin de los bienes, tales como turnos adicionales y otros _______________ 138. Consultar con los especialistas de la empresa o con los ejecutivos, la posibilidad de reconocer un gasto adicional por desuso, obsolescencia, etc _________________ 139. Preparar la cdula resumen 140. Verificar las bases con que fueron inicialmente valuados y registrados los intangibles 141. Verificar la autorizacin para registrar, adquirir, vender, ceder o cancelar intangibles __________________ __________________ __________________

142. Comprobar los criterios que se utilizan par la amortizacin de estos activos, as como su racionalidad y ajuste a los principios contables __________________

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143. Preparar la cdula resumen 144. Verificar los registros auxiliares con la cuenta del mayor, de tal forma que se puedan verificar los pases al auxiliar por un perodo seleccionado

_________________

__________________

145. Seleccionar una muestra de partidas por pagar, comprobndola en sus registros originales __________________ 146. Investigar la procedencia de los saldos deudores. De igual forma investigar y verificar saldos de importancia que superen un suma preestablecida ___________________ 147. Definir y realizar la conciliacin de saldos, mediante el envi de estados de cuenta a los acreedores si se considera necesario ___________________ 148. Revisar la aplicacin de descuentos por pronto pago ___________________

149. Determinar la eventual existencia de pasivos no contabilizados, por medio de la revisin de transacciones subsecuentes, tales como: Pagos realizados despus del cierre Facturas registradas en fecha posterior al balance Asientos de ajuste, reclasificacin o diario que sean importantes Revisin de las actas de la Junta Directiva 150. Obtener certificado del cliente, en el sentido de que las cuentas por pagar incluyen todos los pasivos existentes en la fecha del balance ________________

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA DOCUMENTOS POR PAGAR Procedimientos 151. Preparar la cdula resumen 152. Preparar una cdula con los saldos diferentes documentos por pagar 153. Conciliar la cdula anterior con la cuenta de control de mayor 154. Preparar la circulacin de los saldos y confirmarlos, mediante comunicacin directa con los acreedores a quienes se hayan emitido documentos en el perodo Referencia a los Papeles de trabajo _______________ _______________ _______________

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155. Preparar una cdula en donde se realicen los clculos relativos a los intereses pagados en el perodo

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156. Verificar las cuentas con su respectivo documento de garantas, as como las autorizaciones suscritas para la adquisicin de los compromisos _______________ Verificacin de pasivos contingentes 157. Revisar las actas de la Junta Directivas 158. Solicitar una certificacin a los abogados, en donde indiquen: Juicios reales o potenciales pendientes de resolucin Reclamaciones o recalificaciones fiscales Honorarios legales no facturados Existencia de otros eventuales pasivos contingentes 159. Solicitar a los bancos, certificaciones sobre la existencia de pasivos a cargo del cliente ________________ 160. Preparar una cdula que detalle los impuestos a que est sujeta la empresa. Esa cdula permanecer en el archivo permanente ________________ ________________

161. Preparar un detalle de los impuestos de la renta de los ltimos tres perodos, de tal manera que se explique el origen de estos _________________

162. Verificar el pago de los impuestos directos de la empresa durante el perodo revisado, as como de las retenciones a que est obligando en concepto de ventas, consumo, remesas al exterior, pago de dietas, etc ____________ 163. Verificar si existen revisiones de impuestos planteadas 164. Verificar la presentacin de las declaraciones de impuestos _____________ ______________

165. Verificar si es necesario realizar ajustes a la utilidad por concepto de inventarios y mobiliario y equipos desechado por obsolescencia, deterioro u otras razones ______________ 166. Verificar las tasas de depreciacin que se aplican, confrontndolas con las autorizadas por la Direccin General de la Tributacin Directa ______________

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Revisin de retenciones y cargas sociales 167. Verificar si se han realizado remesas al exterior que requieran retenciones contempladas en la legislacin fiscal y si se practicaron las retenciones de ley, as como su oportuno pago al Estado ______________ 168. Verificar que se hayan practicado y pagado las retenciones y el cobro de impuesto tales como: Renta sobre sueldos de trabajadores Pago de dividendos Pago de dieta Impuesto sobre la ventas Impuesto de consumo Cargas sociales por seguro social y similares 169. Revisar el pago oportuno de adelantos de impuesto sobre la renta ______________

170. Solicitar la anulacin y modificacin de los anticipos si se prev una disminucin en la utilidad ______________ 171. Verificacin gestiones para la acumulacin de pagos en exceso por concepto de impuestos 172. Determinar si existe emisin de bonos 173. Extractar los aspectos ms importantes de la emisin, en caso de haberse dato esta _______________ ______________ _______________

174. Examinar con detalle las cuentas relativas al registro de las obligaciones, primas o descuentos, as como los gastos por intereses, de tal manera que se incluya el clculo de estos _______________ 175. Obtener del fiduciario un estado de las transacciones efectuadas durante el ao anterior y conciliar las cuentas ______________ 176. Verificar la percepcin de fondos provenientes de la emisin de bonos______________ 177. Verificar el registro de la hipoteca 178. Examinar las escrituras y los documentos correspondientes a las hipotecas concedidas por recursos captados a largo plazo, as como la autorizacin para contraer las deudas 179. Confirmar las hipotecas mediante estudio en el Registro Pblico 180. Confirmar el pasivo con el acreedor ______________

______________ _______________ _______________

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181. Preparar la cdula resumen del patrimonio

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182. Confeccionar un resumen de la composicin de capital, segn la escritura constitutiva, as como modificaciones a esta, de tal manera que se verifiquen tambin los libros de actas y los registros de socios ______________ 183. Confirmar las acciones en circulacin con el agente registrador 184. Verificar los ingresos de las emisiones de acciones ______________ ______________

185. Examinar las copias de los certificados emitidos y de los cancelados, de tal manera que se verifique la secuencia numrica de estos ______________ 186. Conciliar los registros auxiliares con la cuenta de control 187. Inspeccionar las acciones en tesorera 188. Verificar y determinar la procedencia de otras partidas incluidas en la seccin patrimonial, tales como: reservas, donaciones, revaluaciones de activos y aportes adicionales de capital no representado por acciones ______________ 189. Analizar las utilidades retenidas, segn la acumulacin anual 190. Investigar cualquier cargo realizado a la cuenta de utilidades acumuladas ______________ _______________ ______________ ______________

191. Revisar procedimientos para dividendos, sean estos en efectivo o en acciones _______________

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA NOMINAS Procedimientos

Referencia a los Papeles de trabajo

199. Realizar una prueba detallada de los registros de plantilla para uno o ms perodo de pago, por lo cual mediante el anlisis debe: Comparar los nombres y los sueldos con el registro del Departamentos personal. Comparar las horas que muestra la planilla con las tarjetas de asistencia 227

Verificar los registros de produccin si la planilla se paga por unidades Verificar los pases para deducciones de planilla y compararla con las Autorizaciones matemticas, en forma selectiva Verificar las operaciones matemticas, en forma selectiva Comparar los totales con los resmenes de costos de mano de obra Comparar los totales de planilla con los cheques emitidos, de tal forma Que se verifiquen los endosos Verificar los sueldos no reclamados. Verificar las firmas de recibido, en forma selectiva si el pago es en efectivo. 200. Verificar los nmeros de cheques emitidos en pago de planilla, con el ______________ nmero de perodos de pago 201. Verificar los procedimientos de control para el pago en efectivo 202. Realizar un observacin sorpresiva del procedimiento de pago si le es posible ______________ ______________

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