CASUR Dependencia: Contabilidad 12-2

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO DE GESTION

Bogot D.C 05 de Agosto de 2013

Elaborado por : Leidy Chacn

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TABLA DE CONTENIDO 1. Archivo Central de Casur (Resumen) Archivos que se entregan 2. Revisin en Dependencia Contabilidad Conclusiones 3. Entrega de carpetas de baja 4. Revisin de carpetas 2003 al 2010 Procedimiento 5. Recomendaciones Firmas

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1.ARCHIVO CENTRAL DE CASUR En el Archivo Central de Casur,vamos hablar un poco de la planeacin de este para tener claro el proceso de estas. El Archivo Central de 2004 transcrito por el seor Luis Lopez,dice que toca carpeta al entregarse debe ir con los siguientes aspectos.Dependencia,cdigo de la subserie,nombre de la serie, nombr de la carpeta, fecha inicial y final, numer de folios y numero de carpeta. Al entregar carpetas se tiene que tener en manos EL SISTEMA DE INVENTARIO, en este donde diga los siguiente en el caso de la dependencia de contabilidad, todos los archivos de declaracin de renta se guardan y despus de 20 aos se har su eliminacin, igual con las conciliaciones bancarias, estados financieros. En los informes si sern despus de 5 aos se eliminan. Tambin al hacer entrega de carpetas se debe tener FORMATO UNICO DE INVENTARIO (FUI),que tiene que ser explicado su diligenciamiento brevemente por el auxiliar que se encuentre a disposicin. Las carpetas se recibirn con dos aos anteriores despus de haber sido guardadas en el Archivo de gestin de la dependencia al presente, Ejemplo: Si nos encontramos en el ao 2009, las carpetas de los aos 2008,2007,no se recibirn porque tienen que encontrarse en el Archivo de gestin de la dependencia durante mnimo dos aos solo se recibir anteriores al 2007.

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Algo muy importante y que se debe tener presente a la hora de recibir y entregar carpetas, toda carpeta siempre debe tener su rotulo, con folios de 250 como mnimo y 297 como mximo. Ah unos casos particulares a la hora de foliar y es que algunas carpetas no cumplen con la foliacin porque tienen menos de 250, sern revisadas con el Auxiliar y se tomara un solucin, pero solo cuando tenga menos de 250, mas de 290 si no puede a legar a tener

Ninguna carpeta. Al entregar las carpetas con las anteriores instrucciones, por terminado el diligenciamiento del FUI, las carpetas se empezaran a pasar por cajas, qu se entregaran y se diligenciaran con el encargado en ese momento como Auxiliar de Archivo, es muy importante tener en cuenta que toda caja tiene que tener como minimimo 3 carpetas con 250 folios y como mximo 4 o 5 con 250 folios.

ARCHIVOS QUE SE ENTREGAN

Los archivos que se entregan, despus de ser entregados permanecern en un tiempo en el Archivo Central de CASUR por 7 aos como minimo,algo muy importante es que al entregar carpetas con las observaciones anteriores tiene que escribirse en FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVO, debe ir todos los nombre de cada una de las carpetas, y

escribir que tanto ser su frecuencia en consultar estas carpetas, podemos encontrar tres opciones como nada frecuente, poco frecuente, y frecuentemente. Al entregar las carpetas asegrese que en los tres archivos entregados que son EL SISTEMA DE INVENTARIO, este lo tiene

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cada dependencia, FORMATO UNICO DE INVENTARIO, entregado a la hora de hacerse reconocidas las carpetas por el Auxiliar que se encuentre en Archivo Central, y el ultimo ya al haber entregado cada uno de los anterior el FUNCIONAMIENDO DE ARCHIVO que es el que se entregara despus de cada una de las instrucciones anteriores. Al entregar cada uno de los anteriores asegrese de que tenga las firmas siguientes: Coordinador Dependencia ( El que entrega las carpetas), Coordinador de Archivo, Auxiliar de Archivo, y una u otras personas que hayan estado presentes en intervenido para la entrega de estas, la fecha en que se empez con el diligenciamiento, a la hora de bajar las carpetas ,y de entregarlas.

1. Revisin en Dependencia Contabilidad

En el archivo de gestin de la dependencia de contabilidad el da 1 de marzo de 2013, hicieron unas observaciones, el seor Rodrigo Mndez Ochoa (Coordinador de Archivo), La seora Catalina Duque Cortez y la Estudiante Paola Chacn(Practicante). Empezaron con el archivo ms antiguo que haba que era el de 1994 y analizaron que esos eran archivos que no tenan por qu estar ah aproximadamente haberlos bajado hace 10 aos por mnimo es un archivo tan antiguo que no tiene por qu estar ni en la dependencia, ni en el edificio de casur de la dependencia archivo, este archivo es uno que tiene que habrsele dado de baja hace 3 aos como mximo, se encontraron otros aos como 1997,20002002. Teniendo en cuenta que segn la norma general del Archivo Central de CASUR es que se recibe hasta este 2013 desde los aos 2003, aos anteriores ya no se

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pueden entregar y sera un problema para el coordinador tener estos papeles de aos anteriores. Respecto al archivo de gestin de Contabilidad se le comento a la coordinadora Diana Sandoval Gil acerca de la situacin y ella nos explic que estos papeles ya estaban cuando ella llego a la dependencia y no se haba dado por enterado que tena que hacer entrega de estos a Archivo Central de CASUR, adems ella estaba haciendo uso de ellos, por lo cual no le vio problema dejarlos, segn el Coordinador Rodrigo Mndez, afirmo que si saba algo de esta situacin pero no tena muy claro.

CONCLUSIONES Respecto con lo anterior, se dio un plazo para entregar lo de aos anteriores el dia 20 de marzo de 2013, con un inventario de:

CARPETAS

AOS CANT. 1994 1997 2000 2001 2002 (5) (2) (3) (2) (7)

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La practicante Leidy Paola Chacn Rico se hizo cargo de las carpetas, y se comprometi a entregarlas la fecha acordada, todos aceptaron, se record que cada una de estas carpetas debe estar foliada, con una foliacin no mxima a 299 y mnima a 250, dado el caso de que algunas carpetas solo tengan menos de la cantidad de 250, por motivos como que mensualmente solo se genera una hoja de cada mes soportando lo que sucedi segn el caso, se puede dejar eso queda muy claro hay unos casos que si pueden ser aceptado como el ejemplo anterior. Cada carpeta debe ir con su Rotulo donde debe ir Codigo,Serie,Nombre de la carpeta, la fecha inicial y final de la carpeta, el nmero de folio, el nmero de carpeta El da 18 de marzo se vuelve hacer otra revisin acerca de cmo va el trabajo de las carpetas de aos anteriores con el Seor Rodrigo Mndez Ochoa (Coordinador de Archivo),Seora Catalina Duque Ortiz ( Contadora) y la

Estudiante Leidy Chacn (Practicante de contabilidad). Se hace una revisin y se ve que el trabajo est por terminar y se encuentra en buena estado. 3. Entrega de carpetas de baja

El 20 de marzo se entregan las carpetas, haciendo una revisin como es el proceso todo se encuentra en perfecto estado, y como debe estar cada una de las carpertas.Empezando con el siguiente paso despus de haberlas entregado, se empieza con FORMATO UNICO DE INVENTARIO (FUI), El auxiliar de Archivo Gustavo Snchez Lpez, hace una breve explicacin de cmo usar este formato diligenciando cada una de las carpetas, a la Estudiante Leidy Paola Chacn Rico (Practicante), al siguiente da se empieza con el diligenciamiento de cada una de las carpetas en el FUI, dado por terminado el paso, las carpetas se empiezan a

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empacar por cajas. En el reglamento de Archivo Central dice que en cada caja deben ir organizadas por la misma serie, y que como mnimo en cada caja deben ir 4 o 5 carpetas de 250 folios. Se hace este paso con el Auxiliar de Archivo quien colabora con este procedimiento, El da 2 de abril se hace entrega de las carpetas con su debido orden , y siguiendo cada uno de lo pasos de la Norma de Archivo Central, las instrucciones SISTEMA del DE Coordinador de Archivo Rodrigo DE

Mendez,Entregando

INVENTARIO,FORMATO

UNICO

INVENTARIO,FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVO, s hace una pequea reunin con la Seora Diana Sandoval Gil ( Coordinadora de contabilidad ), El seor Rodrigo Mndez Ochoa ( Coordinador de Archivo)Y la Practicante Leidy Paola Chacn Rico que se encuentra en la dependencia de contabilidad, donde se hace un dialogo de todo lo entregado y haciendo conocer a La doctoras Diana Sandoval el buen trabajo que se ah hecho gracias a la practicante Leidy Paola Chacon Rico, cada uno de los presentes firman cada una de las organizaciones de Archivo de Gestin, para hacerse responsables por cada uno de los documentos entregados el Doctor Rodrigo Mndez , y la Doctora Diana Sandoval que se hizo entrega de las carpetas con el debido proceso, y la practican Paola Chacn que se hace responsable que ella elaboro la organizacin de las carpetas.

2. Revisin de carpetas 2003 al 2010

El da 5 de abril de 2013 se vuelve hacer una revisin en la dependencia de contabilidad, de los archivos de 2003 al 2010, se hacen unas observaciones como que estas carpetas contienen de mucho polvo debido a su antigedad y pueden causar molestias, enfermedades, La estudiante Leidy Paola Chacn Rico quien ser la que se har cargo de este proceso, se le dar un tapabocas y un par de

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guantes para no atentar contra su salud. S hace un conteo de cuantas carpetas ah y se obtiene lo siguiente: AO 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 TOTAL CANTIDAD 15 10 17 16 17 10 24 28 137

Procedimiento

Las 137 carpetas se bajan a Archivo Central, La estudiante Leidy Chacn (practicante) Empieza con las carpetas ms antiguas que son las de 2003, debido a las explicacin que se le han dado, y debido al proceso que ella tiene se empieza a revisar carpeta por carpeta, se encuentran algunas sin rotulo, sin folios, con ms de la cantidad de folios, entre otros. S acord que el ambiente que se encuentra en el archivo, adems de su ambiente no es cmodo para este trabajo, entonces la Practicante a la hora de encontrar carpetas mal foliadas que es en lo que ms se demora se dirigir a la dependencia de contabilidad, y hacer

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organizadamente y muy bien elaborado la foliacin de esta. Otro trabajo que tambin necesite de paciencia y mucha concentracin. El da 5 de mayo de 2013,El coordinador de Archivo Central hace una revisin y algunas observaciones del trabajo que se dispone hacer la practicante, siguiendo con el seguimiento que se hace todo se encuentra en orden y la Practicante se encuentra revisando cada una de las carpetas y organizndolas por fechas, mas adelante ella se dispone a seguir con el proceso que es despus de esto hacer diligenciamiento de FORMATO UNICO DE INVENTARIO, basndose con las explicaciones del Seor Gustavo Snchez , despus de haber dado por terminado este diligenciamiento se hace un revisin con el auxiliar de Archivo, tambin se hace constar a las Doctora Diana Sandoval Gil acerca del trabajo en lo que se encuentra, despus se disponen a pasar las carpetas a las cajas muy bien organizadas , siguiendo las indicaciones de la norma en compaa con el Doctor Rodrigo Mendez,quien se hace presente para hacer algunas observaciones del proceso ,luego en compaa de la Doctora Diana Sandoval se hace el FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVO, despus de haberse elaborado, procedemos con el momento de las firmas de los que se encontrar presentes, la fecha de empezado con el trabajo y la fecha de haberse dado por terminado el trabajo y entregado.

5. Recomendaciones Se recomienda a la dependencia estar muy pendientes de todo lo que es archivo ya que este es muy importante, y estar entregado segn las fechas, par no tener contratiempos, como los que ocurrieron. Usar guantes y tapabocas la persona que valla a empezar con el procedimiento de revisar las carpetas. Con respecto a las condiciones .ambientales que deben establecerse en los archivos de gestin, estas deben propender por ser lo ms estables posibles tal como lo seala el Acuerdo 049 de 2000 Lgicamente no se espera que el cumplimiento del monitoreo y control de las condiciones ambientales en los archivos de gestin sea estricto, pero s que al menos sean lo ms estables posibles.

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Para los documentos que se encuentran en gestin y segn el SISTEMA DE INVENTARIO tengan altos tiempos de conservacin se recomienda el uso de unidades de almacenamiento libres de cido y que no tengan necesidad de perforar los documentos.

FIRMAS

___________________ Coordinadora Contabilidad

__________________ Funcionaria Contadora

___________________ Coordinador de Archivo

______________________ Practicante

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