Professional Documents
Culture Documents
Bước 3: Ở hộp thoại Chage Working Time, chọn loại lịch làm việc:
+ 24 Hours
Để tạo một dạng lịch mới nhấp vào nút New rồi nhập tên vào ô Name sau đó nhấn OK
Nếu nhấn nút Options nó sẽ mở hộp thoại Options ở menu Tools ra.
Nếu thời gian làm việc giống như mặc định của MP thì không cần chỉnh sửa gì ở đây. Nếu
không thì làm theo các bước sau:
Để thay đổi thời gian bắt đầu làm việc cho mỗi ngày, ví dụ tất cả các ngày trong tuần
(trừ ngày chủ nhật) đều bắt đầu làm lúc 7h30 đến 11h30 và 1h đến 5h (buổi chiều). Chọn tất
cả các ngày đó, chọn mục Nondefault Working Time rồi nhập thời gian vào các ô bên
dưới.
Chú ý: Nếu chỉ có một vài ngày cần thay đổi thời gian làm việc thì đồng thời nhấn
phím Ctrl và dùng chuột để chọn từng ngày. Nếu phải thay đổi tất cả thì dùng chuột kéo rê
tất cả các ngày trong tháng.
Giả sử các ngày chủ nhật bắt đầu làm lúc 8h đến 11h (sáng) và 1h30 đến 4h (chiều)
thì chọn riêng các ngày này rồi làm tương tự như trên.
Giả sử có một ngày nào đó nghỉ (1/1, 30/4,1/5,…)làm thì chọn ngày đó rồi nhấp vào
Nonworking time
Nhấp
phải vào
đây
Nhấp
vào đây
để xem
các
khung
nhìn
còn ẩn
bên
Nếu khung nhìn ta muốn quan sát hiện thời không có trong menu View, kích vào mục More
Views để có nhiều lựa chọn. Chọn 1 kiểu khung nhìn trong bảng liệt kê Views, sau đó chọn
Apply.
Chú ý: Thay đổi khung nhìn không làm ảnh hưởng đến dữ liệu thông tin DA, nó chỉ thay đổi
cách nhìn về DA.
Dưới đây ý nghĩa của 8 khung nhìn thường được sử dụng nhất:
Nhấp phải
chuột vào
đây
Hoặc nhấp phải chuột vào góc trái trên của khung nhìn sẽ có một menu hiện ra và chọn loại
bảng muốn xem
Ý nghĩa của các loại bảng như sau
Cost Xem phí sử dụng tài nguyên
Entry
Hyperlink
Schedule Lịch trình
Summary Công việc tóm lược
Tracking
Usage
Variance Khoảng thời gian thay đổi giữa thực tế và kế hoạch.
Work Xem số giờ công đã thực hiện công việc
More tables Xem các loại bảng khác
Chú ý: Hãy đánh tất cả các công việc có trong DA xong hết rồi mới chuyển qua các
bước chỉnh sửa khác
Bước 3: Chuyển qua cột Duration. Nhập số ngày cần làm của một công việc theo như dự
toán.
Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian
thực hiện. tháng = mo, tuần = w, ngày = d, giờ = h, phút = m
Bước 4: nhập thời gian để thực hiện công việc này trong ô Duration
Bước 5: Ở mục Recurrence pattern lựa chọn sự xuất hiện của công việc theo ngày, tuần,
tháng, năm.
Bước 6: lựa chọn ngày mà công việc này sẽ xảy ra trong tuần ở các ô: Sunday, Monday,
Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Saturday.
Ở ví dụ trên, chọn Monday tức công việc họp giao ban sẽ xảy ra vào mỗi ngày thứ
hai đầu tuần.
Bước 7: Ở mục Range of recurrence nhập ngày bắt đầu thực hiện công việc này. Đối với
ngày kết thúc công việc, ở đây có 2 lựa chọn:
+ End after: nhập trực tiếp số ngày sẽ kết thúc
+ End by: Lựa chọn ngày sẽ kết thúc công việc. Khi nhấp vào đây sẽ hiển thị một
bảng lịch để chọn ngày
Ở trên chọn ngày kết thúc công việc là ngày kết thúc DA vì công việc họp giao ban
đầu tuần xảy ra từ khi bắt đầu DA đến khi kết thúc DA.
Bước 8: ở mục Calendar chọn loại lịch mà ta đã thiết lập ở chương 1.
Bước 9: nhấn OK để kết thúc
Chú ý: Thường khi tạo công việc định kỳ, tức công việc này sẽ xảy ra nhiều lần, nên khi tạo
xong MP sẽ tự động gán công việc này vào các ngày mà ta đã chọn ở trên. Để hiển thị tất cả
các ngày mà công việc định kỳ sẽ xảy ra, kích vào dấu + gần công việc đinh kỳ.
Bước 3: Nhấp chọn nút các công việc này sẽ trở thành công việc con
Chú ý: Ta có thể chuyển đổi cấp của công việc bằng cách đặt chuột vào phần đầu tên công
việc muốn chuyển, khi con trỏ chuyển sang hình mũi tên hai chiều ta có thể kéo qua phải hay
trái tuỳ theo cấp của công việc.
Bước 2: Nhấp phải chuột lên công việc muốn hiệu chỉnh rồi chọn cách hiệu chỉnh: Cut
task, Copy Task hay Delete task,…Hoặc vào menu Edit rồi chọn các cách hiệu chỉnh
tương ứng
Chú ý: Để thêm mới một công việc vào giữa những công việc đã tồn tại, kích vào một số ID
nào đó và nhấn phím INSERT. Cột ID của các công việc phía sau sẽ tự động cập nhập lại sau
khi ta thêm mới một công việc.
Trong hộp liệt kê Type, chọn kiểu liên kết mà ta muốn, sau đó kích OK.
Chú ý: Để huỷ bỏ liên kết giữa các công việc, chọn các công việc ta muốn trong cột Task
Name, và kích nút Unlink Task . Các công việc này sẽ được sắp xếp lại dựa trên những
liên kết và các ràng buộc còn tồn tại .
Hoặc vào menu Edit để chọn Link Task hoặc Unlink Task
Bước 3: Trong cột Lag, nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ,
Nhập thời gian gối chồng theo số âm
Nhập thời gian trễ theo số dương.
chọn kiểu ràng buộc ở mục Constraint type và ngày trong mục Constraint date
Bước 4: nhấp OK
Việc thiết lập một hạn định cho 1 công việc không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch công việc
về. Đó là cách MP thông báo cho ta biết rằng công việc đó sẽ kết thúc mà vượt quá thời gian
hạn định để ta có thể điều chỉnh kế hoạch hợp lý hơn.
Bước 1: Chọn khung nhìn Gantt
Bước 2: mở hộp thoại Task Information rồi chọn Tab Advanced
Bước 3: Chọn ngày hạn định trong mục Deadline rồi nhấp OK
5. Chia một công việc thành những phần nhỏ
Ta có thể chia nhỏ một công việc nếu thời gian cho công việc bị ngắt quãng. Điều này rất có
ích, ví dụ sẽ có thời gian ta tạm thời dừng công việc đang làm để chuyển sang một công việc
khác. Ta có thể chia một công việc thành nhiều phần nếu cần thiết.
Cũng phải chú ý thêm rằng việc chia nhỏ 1 công việc thành nhiều phần không giống như
những công việc định kỳ mà ta đã được biết trong những bài trước.
Bước 1: vào khung nhìn Gantt
Bước 2: Chọn nút Split Task trên thanh Toolbar hay vào menu Edit rồi chọn Split
Task
Bước 3: Trên thanh ngang biểu diễn tiến độ công việc, kích vào ngày ta muốn chia sau
đó kéo phần còn lại tới ngày ta muốn công việc lại bắt đầu tiếp tục
Split Task
Chú ý Ta có thể ghép lại các phần bằng cách kéo các phần công việc chạm vào nhau.
• Nhóm tài nguyên được dùng để sắp xếp, lọc hay nhóm các công việc, ví dụ như ta có
thể xem danh sách nhân viên thuộc một phòng nào đó.
• Ta không thể khởi tạo nhóm tài nguyên cho 1 công việc nào đó
2. Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc
Ta có thể định nghĩa thời gian làm việc cho một nhân viên hay máy móc nào đó để phù hợp
với DA. Lấy một ví dụ rất đơn giản như sau, một nhân viên A có thời gian nghỉ phép vào tháng
6 nhưng nhân viên B lại là tháng 7 vì vậy cần phải có những thời gian biểu khác nhau đối với
Tại biểu lịch ta có thể thay đổi lịch làm việc cho nhân viên bằng cách là như mục 3 chương
1. Ví dụ hình trên: công nhân Nguyễn Thanh Minh nghỉ phép vào các ngày: 11,12,13 tháng
12.
Chú ý: Nếu 1 nhóm tài nguyên có cùng thời gian làm việc và nghỉ giống nhau, ta có thể tạo
một lịch làm việc mới cho chúng. Trên menu Tools, chọn Change Working Time. Kích New
và nhập tên cho hệ thống lịch làm việc mới.
3. Khởi tạo các tài nguyên cho công việc
Ta có thể khởi tạo bất cứ một tài nguyên nào cho bất kỳ công việc nào, ta có thể khởi tạo
nhiều hơn 1 tài nguyên cho một công việc và xác định tài nguyên đó được sử dụng toàn thời
gian hay bán thời gian. Nếu số khởi tạo thời gian sử dụng tài nguyên vượt quá thời gian cho
phép (đã được thiết lập trong hệ thống lịch sử dụng tài nguyên), MP thể hiện mức độ sử dụng
quá tải tài nguyên đó bằng màu đỏ trong khung nhìn Resouce View.
+ chọn khung nhìn Gantt
+ Ở cột Task Name, chọn công việc ta muốn khởi tạo tài nguyên sau đó kích vào nút
Assign Resources hay vào menu Tools\ Resources chọn Assign Resources
ở dòng Task type chọn Fixed Duration và xóa bỏ dấu kiểm ở dòng Effort driven. Bây giờ
khi ta khởi tạo thêm tài nguyên cho công việc, khoảng thời gian thực hiện sẽ không thay
đổi.
Chú ý: Ta có
thể làm cho
tất cả các
công việc
mới sẽ tạo ra
khi thêm tài
nguyên thì
thời gian
thực hiện sẽ
không giảm
bằng cách
trong menu
Tools, chọn
mục
Options,
kích tab
Schedule và
sau đó bỏ
dấu kiểm tại
mục New
tasks are
effort
driven.
Nếu giá sử dụng tài nguyên thay đổi trong quá trình thực hiện DA, mở khung nhìn Resource
Sheet. Chọn tên tài nguyên ở cột Resource Name nhấp chọn Resource Information. Nhập
thông tin về giá trong Tab Costs.
Lúc này nhấp vào nút Format It để tạo đường găng và xem ở khung bên phải sẽ có những
đường mũi tên màu đỏ xuyên suốt quá trình của DA
nhấp vào nút Exit Wizard để thoát khỏi quá trình tạo đường găng
4. Thể hiện thông tin có chọn lọc
Nhiều lúc ta cần theo dõi chỉ một số công việc xác định nào đó, MP cho phép ta lọc thông
tin trong toàn DA để có được những thông tin cần thiết.
Vào menu Project\ Filtered for
rồi chọn kiểu lọc cần thiết. Để nhập kiểu lọc hiện thời không nằm trong mục Filtered for,
chọn mục More Filters, nhấn Apply để xác định kiểu lọc.
để MP tự động lọc: chọn AutoFilter hoặc kích nút trên thanh Toolbar. Khi đó trên
khung nhìn sẽ xuất hiện dấu mũi tên chỉ xuống ở đầu mỗi cột. nhấp vào mũi tên đó để lựa
chọn thông số cần lọc. Những cột nào đã có thông số lọc thì tiêu đề cột sẽ đổi thành màu
xanh.
Lựa chọn
thông số
để lọc
Nhấp
vào đây
để chọn
kiểu lọc
Hoặc nhấp
vào đây
Ví dụ: ở hình trên hiển thị theo khoảng thời gian (Duration) của công việc, nó sẽ xắp xếp
theo giá trị tăng dần từ trên xuống. Những công việc nào có cùng một khoảng thời gian sẽ
được xếp vào một nhóm.
Ý nghĩa của các nhóm như sau:
Complete and Incomplete Tasks: sắp xếp theo nhóm khối lượng công việc đã hoàn thành.
Constraint Type: sắp xếp theo nhóm kiểu ràng buộc
Critical: sắp xếp theo nhóm đường giới hạn (còn gọi là đường găng) của DA
Duration: sắp xếp theo nhóm khoảng thời gian hoàn thành công việc
Duration then Priolity: sắp xếp theo nhóm khoảng thời gian hoàn thành công việc rồi sắp
theo mức độ ưu tiên.
Milestone: sắp xếp theo nhóm loại công việc đặc biệt (điểm mốc: ngày bắt đầu và ngày
kết thúc).
No Group: Không sắp xếp theo nhóm
Priolity: sắp xếp theo nhóm mức độ ưu tiên.
Priolity Keeping Outline Structure: sắp xếp theo nhóm mức độ ưu tiên nhưng vẫn
hiển thị theo dạng cấu trúc.
…
Để hiển thị lại tất cả nhấp chọn No Group
1. Kiểm tra công việc có được thực hiện đúng kế hoạch hay không
Để DA được thực đúng tiến độ, phải đảm bảo các công việc phải được bắt đầu và kết thúc
đúng kế hoạch. Khung nhìn Tracking Gantt cho phép ta thấy được những điểm, những công
việc thực hiện thực tế là khác với kế hoạch. Ta cần phải điểu chỉnh những công việc có liên
quan, đưa thêm tài nguyên hay bỏ bớt những công việc chưa cần thiết để kịp những thời điểm
hạn định.
Trong khung nhìn Tracking Gantt, ở khung bên phải thể hiện tiến độ của DA mỗi một công
việc được thể hiện bằng hai đường, 1 đường thể hiện tiến độ thực tế, 1 đường thể hiện tiến độ
theo kế hoạch.
+ Chọn ngày bắt đầu và kết thúc thực tế trong mục Start and Finish ở phần Actual
Nếu ta nhập ngày kết thúc của công việc, đảm bảo công việc đó đã được kết thúc 100%;
MPsẽ hiệu chỉnh lại tiến độ thực hiện DA.
Để nhập các ghi chú cho công việc nhấp vào nút Notes…sẽ xuất hiện hộp thoại Notes rồi
nhập các ghi chú vào hộp thoại này
Chú ý: Việc nhập tiến độ thực tế của một công việc sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực tế của các
công việc khác. Tuy nhiên, tiến độ thực hiện theo kế hoạch là không bị thay đổi.
3. Nhập khoảng thời gian thực hiện thực tế cho công việc
Khi ta nhập khoảng thời gian thực tế thực hiện một công việc, MP cập nhập ngày thực tế bắt
đầu, tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc và khoảng thời gian còn lại để thực hiện nốt công
việc đó.
Từ hộp thoại Update Tasks trong mục Actual dur nhập số thời gian thực tế đã thực hiện
công việc.
Chọn mục Upate work as complete through, để chọn ngày hiện tại nhấp vào nút mũi tên.
Set 0% - 100% complete: thể hiện phần trăm khối lượng công việc thực tế đã hoàn
thành
Set 0% or 100% complete only: chỉ thể hiện 2 giá trị là 0% (công việc chưa làm) hoặc
100% (công việc đã hoàn thành)
Nhấn OK để cập nhật
5. Cập nhập tiến độ thực hiện công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành
Ta có thể diễn tả tiến độ thực hiện của công việc theo mức độ hoàn thành thực tế:
Mở hộp thoại Task Information
nhập số phần trăm thực tế đã hoàn thành vào mục Percent complete trong Tab General rồi
chọn OK
Có thể thay đổi thời gian thực tế đã dùng cho mỗi loại tài nguyên vào cột Actual
2. So sánh việc sử dụng tài nguyên trong thực tế với kế hoạch
Ta có thể theo dõi việc sử dụng tài nguyên trong thực tế với kế hoạch. Trong phần này ta
cũng có thể theo dõi được số thời gian quá tải đối với việc sử dụng tài nguyên.
+ Chọn khung nhìn Resource Usage
+ Vào View mục Tabe chọn Work
Chú ý: Với mỗi một tài nguyên ta có thể so sánh chi phí giữa hai cột Baseline và Actual.
Ý nghĩa các cột trong bảng:
Work: Thời gian thực hiện theo thực tế.
Baseline: Thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch.
Overtime: Thời gian làm thêm giờ.
Variance: Khoảng thời gian thay đổi giữa thực tế và kế hoạch.
Actual: Thời gian thực tế đã thực hiện được.
Remaining: Thời gian thực tế còn lại.
Theo dõi thời gian quá tải đối với việc sử dụng tài nguyên:
Trong mục này có thể theo dõi được số thời gian quá tải đối với một loại tài nguyên
nào đó, khi đó loại tài nguyên quá tải sẽ hiển thị màu chữ khác ( thường là màu đỏ). Tất
nhiên phải chọn Fixed Units ở mục Task type trong Tab Advanced của hộp thoại Task
Information đối với loại tài nguyên đó.
Ví dụ như hình trên: đối với loại tài nguyên Nhân công 3/7 sử dụng trong các ngày
06,07 tháng 12 bị quá tải. Trong ví dụ này, loại tài nguyên nhân công 3/7 mỗi ngày chỉ có tối
đa 4 người làm, nhưng ở 2 ngày này dùng đến 5 người nên bị quá tải và nó thể hiện màu đỏ.
Do đó cần phải điều chỉnh lại bằng cách điều động lại nhân sự cho mỗi công việc cho phù hợp
với số nhân công đang có hoặc bổ sung thêm nhân sự (nhân công 3/7) cho 2 ngày này.
CHƯƠNG 9. THEO DÕI CHI PHÍ HIỆN TẠI VÀ KHẢ NĂNG TÀI
CHÍNH
Bước 2: Ở dòng
Calculation model chọn
Manual
Bước 3: Nhấn OK
Bước 4: Vào View
chọn Task Usage và ở mục Table, chọn Tracking
Bước 5: Sau khi hoàn thành các bước trên sẽ xuất hiện bảng Sheet như sau
Actual: chi phí đã dùng đến thời điểm hiện tại (nó tự động tính toán theo số lượng tài
nguyên đã dùng với chi phí tương ứng của các tài nguyên đó)
Baseline: Chi phí theo kế hoạch của DA
Fixed Cost: chi phí phát sinh
Fixed Cost Accrual: Được mặc định khi chọn ở mục Default Fixed Cost Accrual trong
bảng Options ở mục 1. Tuy nhiên ở đây có thể thay đổi với 3 lựa chọn: Start, Prorated và End
tức: tính lúc bắt đầu hoặc theo tỷ lệ hoặc lúc kết thúc công việc.
Remaining: chi phí cần có để tiếp tục thực hiện DA
Total Cost: tổng chi phí của DA
Variance: Cột này là hiệu số giữa cột Total Cost và Baseline
Trong các cột này có 2 cột không thể thay đổi chi phí là: Remaining và Variance. Các cột
còn lại có thể thay đổi cho phù hợp theo thực tế.
3. Xem xét chi phí toàn bộ DA
Để có thể xem được tổng chi phí theo kế hoạch, theo thực tế, chi phí đã sử dụng và chi phí
còn lại, khối lượng công việc đã hoàn thành của DA một cách tổng thể như sau: vào menu
Project\ Project Information rồi chọn Statistics sẽ có một hộp thoại xuất hiện.
Chú ý:
Có thể thay đổi giá trị ở 2 cột EAC và BAC
Nếu cột VAC là âm thì theo tiến độ thực tế này thì quỹ tài chính dự định theo kế hoạch sẽ
âm. Ngược lại, quỹ tài chính sẽ dương.
Hoặc nhấp vào biểu tượng của Print Preview trên thanh Toolbar
Nhấp
chuột
vào
đây
Các thông tin Phần này ghi các chú thích cho
về DA bảng bảng tiến độ
Hoặc từ khung nhìn Print Preview nhấp vào Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện
Trong hộp thoại Page Setup này cho phép thiết lập các tham số
Sau khi thiết lập xong trang in, kiểm tra lại trang in một lần nữa nếu không còn vấn đề
gì nữa thì nhấp vào nút Print để in (tất nhiên máy của ta đã được cài máy in)
Trên đây là một số kiến thức cơ bản để bước đầu làm quen với Microsoft Project. Để đi
sâu hơn cần phải có thời gian tìm hiểu và nghiên cứu nhiều hơn.