M s

TNG CNG TY LILAMA VIT NAM

CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 1 of 8

QUY TRNH
KIM SOT TI LIU, H S CHT LNG

H tn

i din nhm bin

son

Kim tra

Ph duyt

L TH HNG THO

NGUYN TIN THNH

PHAN KIM LN

Ban ISO

Ph Tng Gim c
QMR

Tng Gim c

Ch k

Chc v

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 2 of 8

Theo di sa i ti liu
STT

Trang

Ni dung sa i

Ngy sa
i

Ghi ch

I.

MC CH
- Nhm m bo s thng nht trong vic son tho cc ti liu.
- Cc ti liu hin hnh phi sn c ti nhng ni ang tin hnh cng vic
mu cht, h thng cht lng lun hot ng c hiu qu.
- Cc ti liu li thi hoc sai c loi b, nu khng phi m bo trnh
vic s dng sai mc ch.
II.

PHM VI P DNG

p dng cho ton b ti liu c lin quan n cht lng bao gm cc ti liu ni
b, ti liu bn ngoi v d liu my tnh.
III.
TI LIU THAM KHO
- ISO 9001:2008
- S tay cht lng Cng ty.
IV.

NH NGHA

1. Ti liu c kim sot: l cc ti liu c kim sot mc tt c

cc thay i u phi c ph duyt v nhn bit. i vi Cng ty, cc
ti liu c kim sot c ng du trang ba:
Cng ty c phn lilama 3

Ti liu kim sot

2. Ti liu khng kim sot: l cc ti liu mang tnh tham kho,
khng lin quan trc tip n H thng Qun l cht lng, khng cn
kim sot cc thay i.
3. Ti liu ni b: L cc ti liu do Cng ty son tho v ban hnh nh
S tay cht lng, Quy trnh, hng dn cng vic...

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 3 of 8

4. Ti liu bn ngoi: L nhng ti liu do Cng ty mua hoc do i

tc gi ti
Vn bn quy phm php lut: Lut, Ngh nh, Thng t, TCVN...
Cc ti liu c cc t chc bn ngoi ban hnh nhng c nh hng ti
HTCL v c Cng ty ph chun p dng, v d v cc ti liu ny gm:
Quy chun k thut, quy phm...
Khi ti liu ny c ngi c thm quyn xem xt v ph duyt
lm c s p dng cho h thng Qun l cht lng th chng c kim
sot v c ng du nu trn.
V.

Kim sot ti liu

5.1 Son tho v sa i

S SON THO TI LIU
Trch nhim

Biu
mu lin
quan

Ni dung

Mi thnh
vin c yu
cu

BM:01.01

Yu cu son tho, sa i

Xem xt yu cu

Tng Gim
c, QMR
i tng c
phn cng

T chi

Thc hin

QMR
Sot xt ni dung

Tng Gim
c

Ph duyt

QMR

BM:01.02

Th k ISO
Kim sot

Ghi ch:

BM:01.03

Chiu thc hin

Chiu trao i thng tin

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 4 of 8

5.1.1. Xut pht t nhu cu thc t trong cng vic, ngi c nhu cu
lp Phiu yu cu ban hnh, sa i ti liu (BM: 01.01), Tng Gim
c hoc QMR ch nh n v son tho ti liu, ti liu son tho c nh k, m hiu theo cc yu cu quy nh trong vn bn ny.
5.1.2. Ti liu sau khi son tho xong s c chuyn cho ngi c
trch nhim xem xt, cho kin sa i i n thng nht. Bn d
tho sau khi c xem xt s c chuyn cho QMR ph duyt, (hoc
Tng Gim c ph duyt nu l vn bn quan trng nh: S tay cht lng, Chnh sch, mc tiu cht lng....).
5.1.3. Trch nhim trong vic son tho, xem xt, ph duyt c
quy nh c th trong Bng 1 ca ti liu ny.
Bng 1: Bng phn cng trch nhim son tho, sa i vn bn
i tng xem xt

Ngi ph
duyt

Ban son tho

Ban ISO

Cuc hp xem
xt ca Lnh
o

Mc tiu CL tng
B phn

Trng cc b
phn

Ban ISO

Tng Gim
c

S tay cht lng

QMR

Ban ISO

Tng Gim
c

Quy trnh

Trng cc b
phn

QMR

Tng Gim
c

Hng dn

Ngi c phn
cng

QMR

Tng Gim
c

Biu mu

Ngi c phn
cng

QMR

Tng Gim
c

Loi ti liu
Chnh sch CL
Mc tiu CL

Ngi son tho

5.2. Ban hnh ti liu:

5.2.1 Ban hnh mi
- Bn gc ca cc ti liu sau khi son tho u c k bi ngi
son tho, ngi sot xt, ngi ph duyt v c QMR gi, cho vo danh
mc cc ti liu c kim sot, ti liu bn gc s khng c ng du
"Ti liu kim sot".
- Khi cn ban hnh ti liu cho cc n v, QMR s copy ng s
bn cn ban hnh, ng du "Ti liu kim sot" mu v ban hnh
n cc n v lin quan, cc n v khi nhn ti liu u phi k
H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 5 of 8

TNG CNG TY LILAMA VIT NAM

CNG TY C PHN LILAMA 3

nhn vo S cp pht ti liu theo biu (BM: 01.03), s ny c th k

ISO lu gi.
- Cc ti liu do n v t ban hnh s dng ni b t cc ti
liu trn s do trng n v copy s bn cn thit t bn c cp ban
hnh, lc du "Ti liu kim sot" s l mu en, trng n v s k
xc nhn vo bn cnh ca du ny.
- Sau khi ban hnh s c cp nht vo BM: 01.02.
5.2.2 Ban hnh li v ban hnh cc ti liu sa i
- Cc ti liu khi sa cha mt trang hoc mt phn th ch cn
thay th trang hoc phn sa i, vic nhn bit sa i s c ghi
vo phn "Theo di sa i u mi ti liu, QMR s c trch nhim
ban hnh cc trang mi v thu hi trang ti liu c, vic ny phi c
nhn bit ngay trang u ca ti liu s dng.
- Cc ti liu ni b ti cc n v cng s c trng cc n v thc
hin nh trn.
- Cc ti liu (quy trnh, hng dn) sau 6 ln sa i hoc khi thy
cn thit th phi ban hnh li, qu trnh ban hnh li cng s ging nh
ban hnh sa i. Ring vic kim sot biu mu s khng c sa i
m ch c ban hnh mi v ban hnh li.
5.2.3 Lu tr cc ti liu li thi.
- Cc ti liu li thi sau khi thu v u c hu ch cn lu li 01
bn tham kho, nhn bit sa i ci g, QMR s l ngi lu gi
bn ny.
- Bn ti liu li thi c lu li u b gch cho cc trang trnh
SD nhm.
- Thi hn lu gi c quy nh ti tng quy trnh c th. Ring bn
biu mu li thi s c QMR lu gi 01 bn trong 2 nm. Cc n v
khng c php lu gi biu mu li thi.
5.3. K m hiu v cch trnh by ti liu
5.3.1 Trnh by
Trnh by ti liu: cch trnh by v kim sot STCL c quy nh
trc tip trong s tay, cc Quy trnh, Hng dn s c trang ba c
trnh by ging trang ba ca ti liu ny, l trn ca cc trang ni
dung s c hnh dng di y:
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM

M s

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 6 of 8
Ln ban hnh

CNG TY C PHN LILAMA 3

Ngy ban
hnh

Page xx of yy
Lu : tin cho vic ban hnh, Hng dn c th khng cn thit
phi c hnh dng trn ti l trn, nhng khi phi th hin trn vn bn
tn gi, s hiu ca hng dn v ln ban hnh ti l trn bn phi (VD:
BM:06.01 l Biu mu ca Quy trnh 06 mu s 01).
- Cch trnh by biu mu s theo tng cu hnh c th ca biu,
ring l trn bn phi s c k hiu ca biu mu nhn bit.
5.3.2 K hiu ti liu.
5.3.2.1

K hiu ca Quy trnh: Quy trnh s c k hiu QT v nh s

th t (V d QT01- Quy trnh 1: Quy trnh kim sot ti liu v
h s).

5.3.2.2

K hiu ca Hng dn cng vic: Hng dn cng vic s c k

hiu HDCV s th t v k hiu n v ban hnh (V d
HDCV01/HC - Hng dn cng vic 01: Phng Hnh chnh)

5.3.2.3

K hiu cc biu mu: cc Biu mu thuc quy trnh, hng dn

no s c nh theo s th t quy trnh . V d:
1) BM:01.01 l biu mu 01 ca quy trnh QT01.
2) BM:07.02 l biu mu s 02 ca Quy trnh QT07.
3) K hiu ngy ban hnh s trnh by nh sau: dd-mm-yyyy.
Trong dd-mm-yyyy l ngy-thng-nm ban hnh.
VD: 20-11-2007: ban hnh ngy 20 thng 11 nm 2007

i vi ti liu bn ngoi th ngoi cc s hiu ca chng c sn, cng ty s

dng s tham kho l: m s tin / TLBN tn vit tt ca b phn s dng. V d
Phng Qun l cht lng s dng thng t 27/2009/TT-BXD hng dn mt s ni
dung v qun l cht lng cng trnh xy dng th s hiu tham kho l:
1 (m s v d) / TLBN QLCL.
M s tham kho ca b phn no th b phn t ghi vo ti liu bn ngoi.
VI.

KIM SOT H S
6.1

Trch nhim qun l h s

Cc Trng phng, Trng b phn phi ln th mc trong phn cng

trch nhim ngi lu gi, bo qun v truy cp khi cn thit.

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 7 of 8

H s cht lng c kim sot, lu gi theo thi gian quy nh ti cc

quy trnh lin quan v nhn bit c n trch nhim c th; cc h
s khng ghi nhn thi gian lu tr ti cc quy trnh th thi gian lu l
5 nm.
Khi hy b h s th phi c Bin bn hy b v c xc nhn ca trng
b phn lin quan n h s ca b phn .
6.2

Thi gian, a im v cch thc lu tr

Trong cc th tc, hng dn phi c quy nh r nhng h s pht

sinh khi thc hin cn c lu tr ti u, trong thi gian bao lu v
do ai qun l.
Cc Phng ban trong Cng ty lp danh mc h s cht lng ca n v
mnh trong lit k nhng h s ang s dng.
6.3

Cch sp xp

i vi H s ang thc hin cng vic ca Cng trnh no khi lu gi

ti ngn t no th phi ghi du hiu nhn bit ln ngn t . Khi
Cng trnh thc hin xong th H s s c lu gi ti phng lu
tr ca Cng ty theo quy nh.
i vi D liu trn my tnh. Vic sao, lu gi liu s c lu ti File ti
liu ca Ngi thc hin. File d liu s c t tn theo Tn ca
ngi chu trch nhim thc hin cng vic. Mi Cng trnh, Hng mc
cng vic s c lu ti cc File con trong File th mc tng.
Tu tnh cht ca tng loi h s, c th sp xp theo th t thi
gian, theo b, theo tn gi.
6.4

Bo qun h s

Mi h s u phi bo qun cn thn v c ngi c trch nhim

qun l.
i vi nhng h s s dng trong cng vic hng ngy c th
nhng v tr thun tin cho s dng.
6.5

S dng h s

H s c s dng cho cng vic hng ngy phc v cho vic tra cu,
theo di qu trnh din bin, t ra bin php khc phc,
phng nga cn thit.
Khi ngi ngoi n v mun s dng phi c s ng ca trng
n v.
Nu ngi s dng h s khng tra cu ti ch th ngi qun l h s
phi ghi tn ngi s dng vo s cho mn h s theo BM:01.04 v n
c vic tr li.

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008

M s
TNG CNG TY LILAMA VIT NAM
CNG TY C PHN LILAMA 3

QT01

Ln ban
01
hnh
Ngy ban
14/05/2010
hnh
Trang 8 of 8

6.6 Hu h s
H s ht hn lu tr s c hu b. nh k 1 nm 1 ln trng cc n
v kim tra cc h s ht hn lu ca n v mnh, lp danh mc h
s cn hu v tin hnh hu b.
Khi hy b h s th phi c Bin bn hy b v c xc nhn ca trng
b phn lin quan n h s ca b phn .
H s cht lng c kim sot, lu gi theo thi gian quy nh ti cc
quy trnh lin quan v nhn bit c n trch nhim c th; cc h
s khng ghi nhn thi gian lu tr ti cc quy trnh th thi gian lu l
5 nm.
VII.

BIU MU S DNG

Phiu yu cu ban hnh, sa i ti liu.

BM:01.01

S kim sot ti liu

BM:01.02

S cp pht ti liu

BM:01.03

S cho mn ti liu

BM:01.04

H THNG QUN L CHT LNG ISO 9001:2008