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MICROSOFT

Word est une marque dpose de Microsoft Corporation. Windows est une marque dpose de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques cites ont t dposes par leur diteur respectif. TOUTE REPRODUCTION EST INTERDITE. La loi du 11 mars 1957 n'autorisant aux termes des alinas 2 et 3 de l'article 41, d'une part, que les "copies ou reproductions strictement rserves l'usage priv du copiste et non destines une utilisation collective", et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration, "toute reprsentation ou reproduction intgrale, ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite" (alina 1er de l'article 40). Cette reprsentation ou reproduction, par quelque procd que ce soit, constituerait donc une contrefaon sanctionne par les articles 425 et suivants du Code Pnal. Ccile HEYMANS 1998

Les Praz 73400 Hry / Ugine E-mail : pub@iweb-formation.com http://www.iweb-formation.com

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Introduction :

Bienvenue dans le tableur Microsoft Excel 97. Ce logiciel vous permet d'organiser et de prsenter des informations de manire attrayante, sous forme de tableaux ou de graphiques. Il vous permet de saisir, puis de modifier votre guise des donnes dans une feuille de calcul. Il propose de nombreuses fonctions grce auxquelles vous pouvez amliorer l'aspect de vos feuilles de calcul. Vous disposez d'outils performants permettant de calculer et d'analyser ces informations.

Cet ouvrage a t ralis pour vous permettre de retrouver facilement les diffrentes fonctions du logiciel. Les manipulations sont dcrites et illustres afin dapporter une meilleure comprhension de celles-ci. Les exemples sont notifis en caractres de couleur verte. Vous trouverez en fin douvrage un index thmatique.

Microsoft Excel

Chapitre I. LES GENERALITES

Bienvenue dans ce tableur.

A. Ouvrir et quitter Excel

Pour ouvrir le logiciel, cliquer sur le bouton dmarrer de la barre des tches de Windows, pointer sur Programmes, puis cliquer sur Microsoft Excel. Quand Excel s'ouvre, il vous ouvre aussi un classeur vierge, prt l'emploi, qu'il appelle provisoirement Classeur1. Pour quitter le logiciel, aller dans le menu Fichier, puis cliquer sur Quitter (ou cliquer sur la croix de fermeture du logiciel en haut droite de l'cran).

B. L'environnement (Windows 95) $ & * ' % ,

+ )
L'cran de travail est constitu de : la barre de titre ! avec le nom de l'application, le nom du document actif, et les boutons de rduction, d'agrandissement et de fermeture du logiciel. !" la barre des menus droulants " !" des barres d'outils Standard et Mise en forme et leurs divers icnes #
!"

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la barre de formule . qui affiche les formules de la cellule active !" la zone de travail avec ses cellules / !" les curseurs de dplacement ou "a ascenseurs" 0 !" la barre d'tat 1 !" la cellule slectionne et sa poigne de recopie 2 !" les diffrentes feuilles du classeur 3 !" les boutons de rduction, d'agrandissement, et de fermeture du classeur 4
!"

A remarquer : la souris change de forme selon l'endroit o elle se trouve sur la zone de travail, et selon l'action que vous demandez. Aussi, quand vous pointez une icne, une info-bulle apparat et vous pouvez lire la description de cette icne.

C. Les botes de dialogue

Elles apparaissent au cours du travail, et on les obtient dans les menus. Elles servent avoir une action sur le document ou le texte. Une bote de dialogue est gnralement constitue :

&

% ( ' -

de diffrents onglets pour regrouper les options ! !" de boutons d'options (on active l'un ou l'autre) " !" d'une liste droulante (cliquer sur le choix pour qu'il s'active) # !" d'une zone de saisie (cliquer dedans puis saisissez le texte) . !" d'une case cocher (cliquer pour cocher ou dcocher) / !" des boutons de commande pour valider ou annuler 0
!"

D. Utiliser l'aide
Vous allez vous servir de laide quand vous ne saurez plus comment faire une manipulation. Pour afficher le sommaire et l'index de l'aide, cliquer sur le menu ?, et cliquer sur Sommaire et Index. La bote de dialogue "rubrique d'aide" apparat alors, o il suffit d'aller chercher ce dont on a besoin. Autre manire, cliquer sur pour afficher le Compagnon, et pour lui poser la question directement, en suivant ses indications.
Microsoft Excel 7

E. Changer le mode d'affichage

Il existe deux types d'affichage. Le normal et l'aperu des sauts de page. Excel s'ouvre toujours en mode d'affichage normal.

Pour changer le mode, cliquez sur le menu Affichage, puis sur Aperu des sauts de page. L'cran apparat alors diffremment, les diffrentes pages sont dmarques par une ligne bleue paisse (voir ci-dessus). Ce mode sera trs utile pour visualiser o les sauts de page interviennent prcisment.

F. Choisir le zoom d'affichage

Le zoom vous permet de visualiser votre classeur de faon personnalise, de prs ou de loin, comme avec lusage dune loupe. Cliquez sur le menu Affichage, puis sur Zoom et choisir le pourcentage ou utilisez l'icne dans la barre d'outils Standard, sous la forme d'une lise droulante.

G. Afficher/masquer une barre d'outils

Les barres doutils sont des aides, que vous demanderez au fur et mesure de vos besoins. Cliquez sur le menu Affichage, puis sur Barre d'outils. Cliquez sur la barre afficher/ masquer. Celles dj affiches seront notes par un signe 5. Si la barre d'outils est "flottante", c'est--dire qu'elle est mobile l'cran, vous pouvez la figer prs des autres en double-cliquant sur son titre. Egalement, vous pouvez rendre flottante une barre d'outils qui est fige, en double-cliquant sur les deux traits de la barre. Pour dplacer une barre d'outils flottante, cliquez sur son titre, maintenez la souris enfonce, puis dplacez la souris. L'ombre de la barre se dplace, relchez alors.

H. Annuler/rtablir la dernire action

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez immdiatement l'annuler. Pour ce faire, allez dans le menu Edition, cliquez sur Annuler ou utilisez l'icne De mme, pour rtablir une annulation, allez dans le menu Edition, cliquez sur Rtablir, ou utilisez l'icne (pour plusieurs ann., cliquez sur la flche, et slectionnez).
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Chapitre II. GERER LES CLASSEURS

Avant toute chose, il est trs important de bien savoir grer les classeurs, cest--dire les ouvrir, les fermer, les enregistrer au bon endroit,

A. Ouvrir un classeur (= un document) $ Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir ou utilisez l'icne %

sur la B.O. Standard.

( &

Regarder dans") " Choisir le dossier dans lequel se trouve le fichier (dans la liste "R # Double-cliquez sur les dossiers jaunes pour les ouvrir . Cliquez sur le fichier ouvrir / Cliquez sur le bouton de commande Ouvrir

B. Passer d'un classeur un autre (ou activer un classeur ouvert mais masqu)
Quand vous avez plusieurs classeurs ouverts, un seul est actif. Pour visualiser un classeur ouvert mais masqu, cliquez sur le menu Fentre, puis sur le classeur que vous dsirez activer. Excel affiche alors ce classeur, et l'autre est masqu, et non ferm.

C. Fermer un classeur

Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Fermer. Excel peut vous demander si vous souhaitez enregistrer le classeur. Cliquer OUI si vous le dsirez, NON si vous ne dsirez pas, et ANNULER si vous dsirez annuler la fermeture du document.
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Microsoft Excel

D. Crer un classeur vierge

Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Nouveau. La bote de dialogue Nouveau apparat, assurez-vous d'tre dans l'onglet Gnral, puis double-cliquez sur "C Classeur vide". Un classeur vierge apparat alors pour y travailler. Remarquez dans cette bote de dialogue "Nouveau" les diffrents onglets, qui permettent d'ouvrir des classeurs en utilisant des assistants, ou des classeurs avec une prsentation dj paramtre.

E. Se dplacer dans un classeur

La cellule entoure (active) reprsente l'endroit o le texte va s'crire. Utilisez les touches de dplacement sur le clavier comme les flches haut, bas, gauche et droite, et quatre des six touches au-dessus de ces flches (PageUp, PageDown, Dbut et Fin) + des combinaisons retenir qui sont des raccourcis.

Cellule suivante/prcdante Vous pouvez aussi utiliser la touche tabulation :

Fentre suivante/prcdante Dbut/Fin du document et

et

Vous pouvez aussi faire dfiler la page. Pour cela, utilisez les curseurs de dfilement ou "ascenseurs". Chaque cellule a une rfrence (par exemple : A1, C4, E25, ) qui reprsente sur quelle colonne et quelle ligne se trouve la cellule. Pour atteindre une cellule prcise, tapez sa rfrence dans la zone nom au-dessus de la colonne A et validez par la touche ENTREE.

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F. La gestion des feuilles au sein d'un classeur

Un classeur s'ouvre par dfaut avec 3 feuilles dnommes provisoirement Feuil1, Feuil2, Feuil3. On pourra donc effectuer un travail sur une feuille, puis passez la 2me pour un autre travail, en rapport avec le premier, tout en restant dans le mme classeur. Pour passer d'une feuille une autre, cliquez sur l'onglet de la feuille que l'on dsire atteindre. Pour nommer cette feuille, doubledouble-cliquez sur l'onglet, le texte s'y slectionne, tapez le nom par-dessus et validez par ENTREE. Pour insrer une nouvelle feuille, allez dans le menu Insertion, Insertion cliquez sur Feuille. Feuille La nouvelle feuille se place juste avant celle o vous vous trouviez. Pour supprimer une feuille, slectionnezslectionnez-la en cliquant sur son onglet, allez dans le menu Edition, Edition cliquez sur Supprimer une feuille, feuille confirmez. Cette opration est irrversible ! Pour dplacer une feuille, faites un cliqu-gliss avec son onglet. La feuille se dplace.

G. Enregistrer un classeur (au bon endroit !)

!"

Un classeur qui existe dj : cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer, ou utilisez l'icne qui reprsente une disquette, sur la barre d'outils Standard

!"

Un nouveau classeur (qui porte le nom provisoire qu'Excel lui a donn, comme Classeur1 ou Classeur2, ) : cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer, ou utilisez l'icne disquette, ce qui a pour effet d'ouvrir la bote de dialogue "Enregistrer sous", afin de lui attribuer un nom dfinitif.

$ &

% ' ! Placez-vous dans le dossier dans lequel vous voulez enregistrer votre document " Entrez le nom que vous donnez au document dans la zone de saisie "Nom de fichier" # Cliquez sur le bouton de commande Enregistrer Remarquez que le type de fichier . par dfaut est toujours "Classeur Microsoft Excel"

dans les botes Ouvrir et Enregistrer sous, ce qui permet de n'ouvrir que des classeurs au format Excel, ou de n'enregistrer vos classeurs qu'au format Excel, sauf contre-indication de votre part.
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Chapitre III. MANIPULER LES CELLULES

Dans ce chapitre, nous allons apprendre nous dplacer correctement dans tout le classeur, bien slectionner le texte et les cellules, afin de gagner en efficacit et en temps de manipulation.

A. Slectionner une plage de cellules

Pour slectionner des cellules adjacentes, adjacentes utilisez la technique du cliqu-gliss (partez du milieu d'une cellule, cliquez puis glissez jusqu' la dernire cellule, lchez ; Pour slectionner des cellules nonnon-adjacentes, adjacentes slectionnez d'abord une ou quelques cellules, puis appuyez sur la touche Ctrl, tout en cliquant sur les nouvelles cellules slectionner, lchez Ctrl. Pour slectionner une ligne, ligne cliquez devant la ligne sur le n de la ligne Pour slectionner une colonne, colonne cliquez sur la lettre de la colonne Pour slectionner plusieurs lignes ou colonnes, effectuez un cliqucliqu-gliss comme pour slectionner une plage de cellules.

B. Saisir du texte ou des donnes

Le texte/les donnes se saisissent toujours dans la cellule active, active mme si l'cran cela semble dborder sur la colonne voisine. Pour valider l'action, tapez sur la touche ENTREE du clavier. Le texte saisit apparat aussi dans la barre de formule. formule On peut donc y accder pour transformer le texte. Pour passer la cellule suivante, appuyez sur la touche TAB, TAB parfois reprsente par !. Pour crire les donnes sur plusieurs lignes, en restant dans la mme cellule, activez ALT+ENTREE chaque retour la ligne. Pour supprimer du texte dans une cellule, procdez comme avec un traitement de texte Eff. Arr. ou Suppr.)

C. Dtruire le contenu d'une cellule

Pour dtruire tout le contenu d'une cellule, utilisez la touche Suppr., Suppr ou allez dans le menu Edition, Edition cliquez sur Effacer, Effacer puis sur Tout. Tout Pour n'effacer que le format d'une cellule (mise en gras et en rouge, par exemple), allez dans le menu Edition, Edition cliquez sur Effacez, Effacez puis sur Formats. Formats Ainsi le contenu restera, mais la mise en forme disparatra.

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D. Dplacer ou copier des cellules

Pour recopier une cellule (le contenu et le format), utilisez la poigne de recopie. Placez-vous sur la cellule recopier, pointez le carr noir, la souris se transforme en croix noire fine, faites un cliqu-gliss vers la cellule du bas. Elle se recopie. On peut aussi utiliser ce qu'on appelle le presse-papiers, c'est--dire que c'est une mmoire temporaire o le logiciel stocke du texte ou une image, en attendant de l'utiliser. Pour dplacer des cellules : Slectionnez les cellules, allez dans le menu Edition, puis cliquez sur Couper, ou utilisez l'icne dans la barre d'outils Standard (raccourci "Ctrl+X") Ensuite, replacez le curseur l'endroit dsir, puis allez dans le menu Edition, cliquez sur Coller, ou en utilisez l'icne (raccourci "Ctrl+V") Une fois les cellules slectionnes, vous pouvez aussi cliquer-glisser la slection vers d'autres cellules vides. Pour copier des cellules : Slectionnez les cellules, allez dans le menu Edition, puis cliquez sur Copier, ou utilisez l'icne (raccourci "Ctrl+C") Ensuite, placez le curseur l'endroit dsir, allez dans le menu Edition, puis cliquez sur Coller, ou utilisez l'icne (raccourci "Ctrl+V") Par exemple, jai besoin dans mon classeur de certaines informations que jai dans un 2me classeur ou sur une autre feuille. Je vais utilisez le copier-coller du 2me vers le 1er, afin de garder le deuxime classeur intact.

E. Ecrire une srie de donnes

Si vous crivez lundi, par exemple, dans une cellule, vous pouvez tirer afin qu'Excel crive directement le restant de la semaine. Cela s'appelle alors une srie. Ecrivez le dbut de la srie dans une cellule. Utilisez la poigne de recopie jusqu' la cellule de la dernire valeur. Une info-bulle vous indique ce qu'Excel crira si vous lchez la souris cet endroit.

F. Insrer et modifier les colonnes/lignes

Pour insrer une colonne, slectionnez une colonne, allez dans le menu Insertion, cliquez sur Colonnes, celle-ci s'insre avant votre slection. Faites de mme pour une ligne. Pour supprimer une ligne ou une colonne, slectionnez-la, allez dans le menu Edition, cliquez sur Supprimer. Quand une colonne n'est pas assez large, tout le texte n'y apparat pas. Pour l'largir d'un coup, double-cliquez sur le bord droit de la colonne, et elle s'ajuste automatiquement. Vous pouvez aussi cliquer sur ce bord, et glisser la colonne afin de l'largir.

Pour une ligne, c'est pareil. Cliquez sur le bord infrieur du n de la ligne et tirez vers le bas pour agrandir la hauteur de celle-ci.
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Chapitre IV. LA PRESENTATION DES CELLULES

Nous abordons prsent un point important du tableur : savoir faire ressortir une information, prsenter de jolis tableaux qui rendront mieux les donnes, ou tout simplement embellir la prsentation de votre classeur. Pour prsenter des cellules, il faut imprativement les avoir slectionnes avant (voir p.11).

A. La mise en valeur du texte

Pour modifier la police et la taille d'un texte, cliquez sur les botes liste correspondantes pour les modifier. Pour mettre les mots en gras, italique et/ou soulign, cliquez sur les icnes barre d'outils de Mise en Forme. de la

Pour mettre les mots en couleur, cliquez sur l'icne pour appliquer la dernire couleur utilise, ou sur la flche de cette icne pour aller chercher une nouvelle couleur. Pour surligner du texte, c'est--dire lui mettre un fond de couleur, cliquez sur l'icne pour appliquer la dernire couleur utilise, ou sur la flche de cette icne pour aller chercher une nouvelle couleur. D'autres mises en forme sont disponibles dans le menu Format, Cellule.

B. L'alignement
Vous pouvez aligner le contenu de vos cellules pour amliorer le rendu visuel. Slectionnez les cellules, puis utilisez les icnes d'alignement : Alignement gauche Alignement centr Alignement droit

Exemple dalignement centr :

Exemple dalignement droite :

C. L'orientation d'un texte

Vous pouvez choisir de faire apparatre votre texte 45 45 ou debout. debout Slectionnez la cellule, allez dans le menu Format, Format cliquez sur Cellule, Cellule onglet
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Alignement, Alignement dans orientation, orientation choisissez debout ou en degrs.

D. Insrer la date
Activez la cellule qui contiendra la date. Allez dans le menu Insertion, Insertion cliquez sur Fonction, Fonction ou utilisez l'icne La bote suivante apparat :

catgorie,

! Choisissez Date & Heure comme " Choisissez AUJOURD'HUI pour mettre la # Validez. Validez

date du jour (mise jour automatiquement)

&

E. Vrifier l'orthographe des textes

Il peut tre important de vrifier les fautes d'orthographe des tableaux. Pour cela, allez dans le menu Outils, Outils cliquez sur Orthographe, Orthographe ou utilisez l'icne reprsentatif Une bote de dialogue apparat :

% $ ' &

suggestion peut vous tre utile " Cliquez ici pour ignorer la correction # Cliquez ici pour remplacer la faute par la suggestion . Cliquez ici pour ajouter le mot dfinitivement au dictionnaire. dictionnaire

! Une zone de

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F. Les formats de cellules

C'est--dire changer l'apparence des donnes selon le format qui leur est impos. Si c'est un nombre, ce peut tre des Francs, ou Hors Taxe, Si c'est une date, ce peut tre crit 03/02/98 ou mercredi 3 fvrier 1998.

Formater des nombres :

Slectionnez les cellules concernes, allez dans le menu Format, Format cliquez sur Cellule, Cellule onglet Nombre. Nombre

! Dans les catgories, cliquez sur

Nombre. Nombre

" Choisissez le nombre de dcimales # Validez. Validez

Pour un autre format, choisissez par exemple la catgorie Montaire, Montaire et choisissez Francs (ou Yen, ) Vous pouvez aussi utiliser les icnes de la barre d'outils Mise en Forme.

&

ajoute ou retire une dcimale transforme en valeur montaire transforme en milliers

transforme en pourcentage

Formater des dates :

Slectionnez les cellules concernes, allez dans le menu Format, Format cliquez sur Cellule, Cellule onglet Nombre. Nombre

! Dans les catgories, cliquez sur Date

" Dans les types, choisissez celui qui convient # Validez. Validez

&
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Crer un format personnalis :

Pour ajouter un nombre sous forme montaire le texte HT (hors taxe), par exemple, vous devez utiliser un format personnalis, personnalis que vous crez vous-mmes. Slectionnez les cellules concernes, allez dans le menu Format, Format cliquez sur Cellule, Cellule onglet Nombre (voir schma ci-dessus). Personnalis ! Dans la catgorie, choisissez Personnalis. ##0, celui-ci " Dans les types, cliquez sur # ##0 s'affiche en haut

& $ %

'

# Cliquez aprs # ##0 pour y insrer " HT" (ou

autre chose)

. Validez le tout. Vos nombres prennent le format personnalis HT. (Ex. 12 FHT). Attention :
# n'affiche que les chiffres significatifs et non les zros non significatifs; 0 (zro) affiche les zros non significatifs si un nombre a moins de chiffres qu'il n'y a de zros dans le format.

Exemple :

1234,59 sous la forme de 1234,6 8,9 sous la forme de 8,900 .631 sous la forme de 0,6

####,# #,000 0,#

Crer un format conditionnel :

Pour faire ressortir des informations sur un tableau d'aprs un calcul (voir exemple), vous allez devoir crer un format conditionnel. Slectionnez les cellules concernes, allez dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, la bote de dialogue suivante apparat :

& ' (

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! La condition porte sur la valeur de la cellule " Choisissez l'oprateur de comparaison qui convient # Rentrez les valeurs de la comparaison ou de la condition . Cliquez sur Format afin de dfinir le format appliquer si la condition est remplie / Validez le tout.

Exemple d'une mise en forme conditionnelle :

Ici, les gens en-dessous de 35 ans => bleu, entre 35 et 70 ans => en rouge, et aprs 70 ans => en vert.

G. Annoter des cellules

Si vous voulez laisser une information apparente un collgue, vous utiliserez l'insertion d'un commentaire. commentaire Pour cela, activez la cellule commenter, allez dans le menu Insertion, Insertion cliquez sur Commentaire, Commentaire renseignez la bulle et validez. validez

Un petit coin rouge apparat sur la cellule, il suffit de passer la souris dessus pour le l'annotation apparaisse. (si le coin rouge n'apparat pas, ou si le commentaire apparat en permanence, allez dans le menu Outils, cliquez sur Options, dans l'onglet Affichage, dans le cadre Commentaires, cochez la case "indicateur seul"). Pour supprimer une annotation, activez la cellule, allez dans le menu Edition, Edition cliquez sur Effacer, Effacer choisissez Commentaires. Commentaires

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