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Sistemas Administrativos

Sistema Nacional de Presupuesto Pblico

Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF - SP)

Gestin Pblica y Desarrollo(*)
NDICE
ANLISIS I. Antecedentes del SIAF-SP. II. Cierre Contable 2009. BITCORA INFORMATIVA I. Manuales SIAF-SP. II. Gua para preparar el Cierre Contable 2009. III. Recomendaciones SIAF - SP. IV. Validaciones en el SIAF - SP.

ReSUMen EJecUTiVO El Estado peruano est compuesto en buena cuenta por el Gobierno Central y los Gobiernos Regionales y Locales, los cuales tienen a su cargo un presupuesto determinado para ser ejecutado, dentro del mbito de sus competencias, en beneficio de la ciudadana. Tomando en cuenta que el Estado, resulta necesario que los fondos pblicos que tienen a su cargo cada uno de los distintos niveles de gobierno, sea ejecutado de la mejor manera posible. Es as que se crea el Sistema Integrado de Administracin Financiera para el Sector Pblico (SIAFSP), que facilita el manejo transparente de la informacin sobre la ejecucin presupuestal de las entidades pblicas, adems de incentivar la mejor toma de decisiones y la medicin de resultados frente a metas propuestas. Este Sistema est integrado por todas las entidades pblicas a las cuales se les aprueba un crdito presupuestario en la Ley de Presupuesto del Sector Pblico, y comprende todo el conjunto de normas, principios y procedimientos a ser utilizados por estas entidades para el proceso de captacin, ejecucin, control y evaluacin de los fondos pblicos a su cargo. En el presente artculo explicamos de manera clara y sencilla que es el SIAF-SP, su proceso de implementacin de este Sistema y estructura, as como el funcionamiento del mismo. Su lectura resulta obligatoria, toda vez que nos permite conocer cmo funciona este Sistema, de cumplimiento obligatorio por todas las entidades y organismos del Sector Pblico a nivel nacional, regional y local; y cuya correcta implementacin y cumplimiento permitir asegurar un uso eficaz, eficiente y transparente de los fondos pblicos que los distintos niveles de gobierno tienen a su cargo. I. ANTEcEDENTEs DEL SIAF-SP El Estado Peruano, a travs del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF), comenz a nivel nacional a partir del ao 1999, la implantacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera para el Sector Pblico (SIAFSP). Dicho Sistema pretenda corregir las deficiencias ms comunes en cuanto al manejo de la informacin sobre la Ejecucin Presupuestal del Ingreso y del Gasto de las entidades pblicas por la falta de confianza en la veracidad de la informacin, el no manejo de cdigos estndar sistematizados que permitan compilar la informacin para obtener agregados nacionales y reportes para la mejor toma de decisiones y la medicin de resultados frente a metas propuestas. Para ello implement este Sistema, que en base a un registro pormenorizado de todas las operaciones de ingreso y gasto en que incurre cada entidad, introduca un conjunto de validaciones que estaban de acuerdo con la normatividad vigente, elevando el nivel de calidad de la informacin que, luego de ser procesada, era transmitida y resguardada en la Base de Contingencia, que para ese fin se instituy en el Ministerio de Economa y Finanzas. En un primer momento, el Sistema se implant en todas las entidades (Unidades Ejecutoras) que conforman los niveles de Gobierno Nacional y Regional. En el caso de las entidades del nivel de Gobierno Local, es decir las municipalidades, se tuvo que esperar hasta el ao 2007 para que se complete la integracin al Sistema de 1 834 municipalidades (exactamente 195 Municipalidades Provinciales y 1 639 Municipalidades Distritales). El SIAFSP se conoce como integrado, que rige en gran medida por el Proceso Presupuestario del Sector Pblico un sistema, (Programacin, Formulacin, Aprobacin, Ejecucin, Evaluacin y Control), cuenta con varios mdulos en los que basta que la informacin se registre en uno de ellos, para que luego pueda ser visualizada en cualquier otro que la requie-

"El Ministerio de Economa y Finanzas tiene la responsabilidad de regular y evaluar el desempeo de todo el Sistema de la Administracin Financiera del Sector Pblico, el cual comprende todo el conjunto de normas, principios y procedimientos utilizados por los sistemas que lo conforman y, a travs de ellos, por las entidades y organismos participantes en el proceso de planeamiento, captacin, asignacin, utilizacin, custodia, registro, control y evaluacin de los fondos pblicos".

(*) Artculo elaborado por el equipo de redaccin de Gestin Pblica y Desarrollo.

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ra. Por ello, tambin se define al SIAFSP como un sistema transversal ya que los mdulos con los que cuenta hacen mencin a alguno de los sistemas administrativos nacionales. En ese sentido, el MEF tiene la responsabilidad de regular y evaluar el desempeo de todo el Sistema de la Administracin Financiera del Sector Pblico, el cual comprende todo el conjunto de normas, principios y procedimientos utilizados por los sistemas que lo conforman y, a travs de ellos, por las entidades y organismos participantes en el proceso de planeamiento, captacin, asignacin, utilizacin, custodia, registro, control y evaluacin de los fondos pblicos. Para tal efecto y bajo la coordinacin general del Vice Ministro de Hacienda, la administracin financiera del sector pblico en el nivel central, se determina en base a cuatro Sistemas nacionales con sus respectivos rganos rectores: 1. Sistema Nacional de Presupuesto: Direccin Nacional del Presupuesto Pblico (DNPP) 2. Sistema Nacional de Tesorera: Direccin Nacional del Tesoro Pblico (DNTP) 3. Sistema Nacional de Endeudamiento: Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico (DNEP) 4. Sistema Nacional de Contabilidad: Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (DNCP) Lo que hizo el SIAFSP es trasladar las normas, procedimientos y regulaciones de los cuatro Sistemas Administrativos a un conjunto de sentencias informticas que integraban las transacciones y sus resultados a un software de uso nico. Dicho software, para recoger la informacin generada, se divide en varios mdulos. Estos mdulos si bien son utilizados por todas las entidades conformantes de un Nivel de Gobierno, no necesariamente son utilizados por todos los mismos niveles. El cuadro N 1 muestra la relacin de mdulos, la cantidad de entidades por cada Nivel de Gobierno y Niveles de Gobierno que los usan. A nivel descentralizado, los integrantes del Sistema de la Administracin Financiera del Sector Pblico son todas las entidades pblicas a las cuales se les aprueba un crdito presupuestario en la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el cumplimiento de las Actividades y/o Proyectos a su cargo. Las entidades del sector pblico para el ao 2010 que registran su informacin en el SIAF- SP, estn organizadas de la siguiente manera: a. Gobierno Nacional.- Son 262 entidades llamadas Unidades Ejecutoras, agrupadas en 122 Pliegos. Para efectos de consolidacin de la informacin y por competencias de responsabilidad presupuestal y financiera, una o ms Unidades Ejecutoras estn agrupadas bajo un Pliego, en donde la unidad administrativa del Pliego es tambin una Unidad Ejecutora. Tambin se da el caso de Pliegos conformados solo por su propia Unidad Ejecutora. Las 262 Unidades Ejecutoras registran y transmiten su informacin por el SIAF. Segn la Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao 2010, de un total de S/. 81 857 millones de nuevos soles, siendo que S/.58 953 le corresponden a este nivel de gobierno. b. Gobierno Regional.- Son 383 entidades tambin llamadas Unidades Ejecutoras agrupadas en 26 Pliegos con las mismas caractersticas de las entidades del Gobierno Nacional. Todas las Unidades Ejecutoras registran y transmiten su

informacin por el SIAF. Son los 26 Gobiernos Regionales con todas las entidades adscritas a cada uno de stos. Les corresponden en su conjunto S/ 13 006 millones de nuevos soles, segn la Ley de Presupuesto 2010. c. Gobierno Local.- Son 1 834 municipalidades, cada una con su propia jurisdiccin territorial, diferenciadas en 195 Municipalidades Provinciales y 1 639 Municipalidades Distritales; aunque para efectos presupuestales y financieros cada una de las 1 834 es un Pliego en s. Todas registran y transmiten su informacin por el SIAF. Del Presupuesto 2010, les corresponden S/ 9 896 millones de nuevos soles.

Cuadro N 1 Mdulos SIAF-SP y N de entidades que lo usan por nivel de Gobierno N DE ENTIDADES RGANO QUE USAN MODULOS SIAF - SP DETALLE RECTOR GN GR GL Mdulos Presupuestales Formulacin Presupuestaria DNPP 262 383 1834 Modificaciones Presupuestarias DNPP 262 383 1834 Evaluacin Presupuestaria DNPP ---- ---- 1834 Mdulo Administrativo Registro de Operaciones Ingreso y Gasto DNTP 262 383 1834 Mdulo Contable Contabilizacin de Operaciones DNCP 262 383 1834 Mdulo de Deuda Registro de Prstamos y Amortizaciones DNEP ---- 383 1834 Mdulo de Control de Mantenimiento de Activos, Pago de Planillas pasivos y pensionistas y control de pagos. DNPP 262 383 --- Mdulo de Conciliacin Conciliacin de depsitos a de Cuentas de Enlace Tesoro Pblico DNTP 262 383 --- Mdulo de Cierre y Proceso para baja de entidades, Liquidacin cierre presupuestal y financiero. DNCP 262 383 ----

El SIAFSP es el nico medio oficial de registro de todas las operaciones que se generan en las entidades pblicas. Las Entidades del Gobierno Nacional y Regional vienen utilizando el SIAF- SP desde el ao 1999 y las municipalidades en su totalidad (1834) desde el ao 2008. El Marco Legal correspondiente lo brinda la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N 28112, que en su artculo 10 textualmente seala lo siguiente: Artculo 10.- Registro nico de Informacin 10.1 El registro de la informacin es nico y de uso obligatorio por parte de todas las entidades y organismos del Sector Pblico, a nivel nacional, regional y local y se efecta a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP) que administra el Ministerio de Economa y Finanzas, a travs del Comit de Coordinacin. 10.2 El SIAF-SP constituye el medio oficial para el registro, procesamiento y

generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores. 1.1. Cierre Contable 2009 Antes de la implantacin del SIAF-SP, las entidades pblicas presentaban sus Estados Presupuestales y Financieros, trimestrales y anuales, a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (ex Contadura Pblica de la Nacin) a travs de un aplicativo informtico llamado SICON (Sistema Contable) el cual fue de mucha utilidad en sus aos de uso, ya que fue el primer esfuerzo por sistematizar la contabilidad gubernamental, permitiendo desde ya un ordenamiento en la informacin para elaborar la Cuenta General de la Repblica. Posteriormente, con la aplicacin del SIAF SP se gan en autenticacin y consistencia,toda vez que los resultados

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II. CIERRE CONTABLE 2009 2.1. Oportunidad Todas las entidades del Sector Pblico estn obligadas a presentar a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica sus Estados Financieros y Presupuestales correspondientes al ejercicio fiscal 2009 hasta el 31 de Marzo del ao 2010. Dicha prerrogativa est dada por la Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley N 28708, cuyo artculo 28 establece lo siguiente: Artculo 28.- Presentacin y Recepcin de las Rendiciones de Cuentas 28.1 La fase de presentacin y recepcin de las rendiciones de cuentas comprende desde la elaboracin y difusin de normas especficas, por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, hasta la obtencin de informacin de las entidades del sector pblico para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. 28.2 Los plazos para la presentacin de las rendiciones de cuentas por parte de todas las entidades del sector pblico, son determinados por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, sin exceder el 31 de marzo siguiente al ejercicio fiscal materia de rendicin de cuentas. Para efectos del cumplimiento de la norma, la informacin se presenta de manera conjunta a la DNCP, tanto en formato electrnico por intermedio del SIAF-SP, como tambin de manera fsica, presentando el expediente, con todos los formatos establecidos, los cuales tambin han sido procesados a travs del mismo sistema. No basta con solo una de las maneras descritas, tiene que cumplirse con ambos procedimientos hasta la fecha establecida. pertenezcan a dicha meta (se acot la lista). 2. La ventana de Ayuda del Proveedor no mostrar la lista de proveedores, debe ingresarse un texto para la bsqueda. 3. Reporte de Ejecucin de Girados vs. Calendario (todos los estados a excepcin del Rechazado). 4. Los Documentos B de los giros, quedan de la forma siguiente:
Doc B N 068 081 082 084 1000 0001 1000 0001 2010 0001 1010 5001

contables se construyen en base a los registros administrativos, solo se puede contabilizar lo que previamente ha sido registrado como una transaccin vlida de la entidad. Esta caracterstica es de una importancia fundamental para mejorar la calidad de la informacin que se presenta. De otra parte, con el SIAF SP y la cobertura que administra se ha reducido al mnimo el nmero de entidades omisas a la presentacin de los Cierres Contables trimestrales y anuales, permitiendo adems que el rgano rector, introduzca ms y mejores validaciones de consistencia de la informacin presentada. Para efectos del proceso de Cierre Contable 2009, el SIAF-SP en base a las indicaciones de la DNCP, puso a produccin la versin 10.2.0 a partir de Febrero de 2010, que contiene todos los formatos necesarios para la presentacin adecuada de la informacin.

1.2. Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones.- Como se puede ob servar, la implantacin del SIAF-SP conlleva a una serie de beneficios para el manejo eficiente y oportuno de toda la informacin presupuestal y financiera de todas las entidades pblicas. Adems de su importancia para la toma de decisiones a nivel del Estado, tambin se convierte en un medio disuasivo para el mejor uso de los recursos pblicos, ya que la informacin recogida en la Base de Contingencia, producto de las transmisiones en lnea de todas las transacciones de las entidades, permite que esta sea presentada en el Portal de Transparencia de la pgina web del MEF, ofreciendo de esta manera, a la ciudadana en general, informacin oportuna y veraz sobre el uso que se le ha dado a los recursos que se le ha confiado a cada una de las entidades pblicas. Recomendaciones.- Debido a la naturaleza de sistema transversal, el SIAF-SP est en constante renovacin, producto de la variacin de las normas que emiten los cuatro rganos rectores que lo nutre. Esto genera que varias veces al ao se presenten nuevas versiones del Sistema que deben de ser rpidamente instaladas en la totalidad de entidades. Por ello, los funcionarios que administran estas instituciones deben de estar atentos y solicitar inmediatamente las actualizaciones respectivas del Sistema y las capacitaciones correspondientes al personal del MEF, distribuidos a nivel nacional.

5. El proceso de Actualizar Datos UE/PLIEGO estaba inicializando los nmeros de Documentos B del girado. 6. En la transmisin de pagados ya no muestra el mensaje de Catch block. 7. Al anular por inter fase, se ha hecho una modificacin para que se excluya la rebaja de saldo en casos de anulaciones. SIGA. Mdulo Contable 2009 8. En el AF10, se adicion el punto 7 rgano de Control Institucional, con dos lneas de seleccin. 9. En los Reportes del OA4 y OA5 se retiraron la firma del Jefe de Abastecimientos y Servicios Auxiliares. 10. Los reportes OA3, OA3A, OA3B ya no mostrarn subtotales (UE y PLIEGO). 11. Para las Unidades Ejecutoras que empezaron a operar despus de enero/09 se gener comunes (XML), para que modifiquen el mes de apertura y puedan obtener el EP1 anual 2009. 12. El nuevo Max_Contabiliza_x_ao, permite ordenar las secuencias de notas de contabilidad. (despus de ejecutar el Instalador del Actualizador 10.2.1, se debe procesar el archivo Max_Contabiliza). 13. Los Formatos EP1 y EP1 Detallado muestran datos cuando se realiz el Ingreso en el 2009 con devolucin T-6 en el 2010, siempre y cuando tengan Check. 14. Se ha mejorado la lentitud de los botones presupuestales Generar Ejecucin y Pre Cierre. Mdulo MPP para GN/GR 2010 15. El reporte Listado Actividades y Presupuesto - 2009 mostraba la descripcin de la unidad de medida de otra tabla, debiendo ser la de la DNPP. 16. En el formulario de Programacin de Gastos no se considera los montos del compromiso.

2.2. Siaf- Sp y el Cierre Contable 2009 ACTUALIZACIN DE LA VERSIN Como ya se mencion anteriormente, el SIAF-SP puso a disposicin de los usuarios la versin 10.2.0 referida al Cierre Contable 2009 en Febrero del 2010. Adicionalmente, luego de la versin, se ha puesto a disposicin tambin, dos actualizaciones de dicho sistema, la versin 10.2.1 y la versin 10.2.2, las cuales es necesario que tambin estn instaladas en las entidades para la correcta presentacin de los formatos solicitados. La versin 10.2.1 contiene las siguientes mejoras al Sistema: Mdulo Administrativo 2010 1. Se ha mejorado la lentitud del registro administrativo; para lo cual, los controles de Saldos de Presupuesto se visualizarn despus que haya seleccionado la meta, mostrndose solamente los rubros y clasificadores que

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Mdulo MPP para GL 2010 17. Propuesta de Calendario Inicial: para los rubros 00 y 18 se ha modificado la frmula: Marco Disponible: PIM () Giros acumulados al mes anterior + Calendario del Mes (=) Saldo Asignaciones de TP: Asignacin Anual () Giros acumulados al mes anterior + Calendario del Mes (=) Saldo 18. Propuesta de Calendario Inicial: Para los rubros diferentes a 00 y 18 no se ha modificado la frmula. La informacin proviene de la programacin de gasto. 19. Ampliacin de Calendario: Para todos los rubros se ha considerado la frmula siguiente: Rubros de TP: Marco Disponible: PIM () Giros acumulados al mes anterior + Calendario del Mes (=) Saldo Asignaciones de TP: Asignacin Anual () Giros acumulados al mes anterior + Calendario del Mes (=) Saldo Rubros de TP: Marco Disponible: PIM () Giros acumulados () Calendario del Mes () Ampliaciones Pendientes (=) Saldo La versin 10.2.2 contiene las siguientes mejoras al Sistema: 6. Validaciones de Cierre EF-1.- Se ha modificado el mensaje de validacin incorporndose de detalle del

monto de las cuentas contables del HT-1 y del PIM, segn corresponda.

Saldo Deudor ctas. 8201-8501 S/. 81859530 diferente al PIM de ingresos PPI-RO S/. + 49418503

Mdulo Contable 2009 1. Unidades Ejecutoras que trabajan con REAS: Mejoras en la mayorizacin del mes Diciembre y en la hoja de trabajo EF-1 (UCPS, Transportes y ONP). 2. Permite contabilizar operaciones de Devoluciones con Doc. B 082 3. Hoja de Trabajo de TFR Transferencia Financieras Recibidas: Se retiro la validacin cuando el saldo se presenta en negativo. 4. Hojas de Trabajo de OA3 Reporte de Saldo de Cuentas del Activo por Operaciones Reciprocas Entre Entidades del Sector Pblico.- mostrar todas las entidades remitidas por la DNCP. 5. Mejora en la Hoja de Trabajo de Distribucin del PIA: cuando tena datos en PIA / PIM en el Rubro 19 y no en el rubro 13, no estaba permitiendo registrar la distribucin del PIA.

7. Reportes de Informacin Presupuestaria/Financiera ANUAL: Reporte del EP1- ESTADO DE EJECUCION DEL INGRESO Y GASTO: el clasificador de ingresos 1.5.4.1.1 se mostrar en Gastos de Capital. Asimismo, las Unidades Ejecutoras no estaban mostrando el acumulado de ingreso correctamente. Reportes de Anexos del PP1, PP2: se agreg el nivel de desagregacin por tipo de recurso para el Rubro 13 Donaciones y Transferencias. Reportes HTRI, HTRG PP1, PP2 y ANEXOS: se presenta la informacin desagregada a nivel Externa/ Interna, Donaciones/Transferencias. Reportes del PI3, Anexo PI3, PI4, GS3, Anexo GS3, GS4: muestran el porcentaje total del avance financiero. Los Reportes de OA3, OA3A, OA3B: muestran las entidades con descripcin Abreviada Reporte AF-4 OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO: en las columnas se increment caracteres. 8. Nuevos Comunes (XML) para Reportes de Informacin Presupuestaria/Financiera ANUAL: Envo de Saldos del ao 2008 del concepto Sobregiros Bancarios que se visualizar en el reporte del EF-1 BALANCE GENERAL (PLIEGO). DGAES ha registrado nuevas combinaciones de Gasto Social para la presentacin de los reportes de GS1, GS2, GS3 GS4. La DNCP realiz ajustes en las validaciones financieras de los formatos OA4 y del OA6. Hoja de Trabajo del AF-12 Donaciones Corriente Recibidas: cuando tiene datos slo en el concepto De Otras Entidades Pblicas ste se triplicaba. Mdulo MPP para GN/GR: 9. Mejora en Reportes Mejora en el Reporte de Anexos de Resoluciones de Modificaciones Presupuestarias (No diferenciaba las Genricas por categoras). (PLIEGO).

Mejora en el Reporte del Anexo a la Resolucin de Aprobacin de Ampliacin de Calendario (PLIEGO). Incorporacin del nuevo Reporte de Resumen Analtico del PIA de Ingresos. Incorporacin del nuevo Reporte de Resumen Analtico del PIA de Gastos. Mdulo MPP para GL: 10. Mejora en Reportes Incorporacin del nuevo Reporte de Resumen Analtico del PIA de Ingresos Incorporacin del nuevo Reporte de Resumen Analtico del PIA de Gastos Mdulo Administrativo 11. Reporte de Comprobante de Pago, en las operaciones realizadas en moneda de EUROS muestra la descripcin de la moneda EUROS (similar para otras monedas).

"Debido a la naturaleza de sistema transversal, el SIAF-SP est en constante renovacin, producto de la variacin de las normas que emiten los cuatro rganos rectores que lo nutre. Esto genera que varias veces al ao se presenten nuevas versiones del Sistema que deben de ser rpidamente instaladas en la totalidad de entidades. Por ello, los funcionarios que administran estas instituciones deben de estar atentos y solicitar inmediatamente las actualizaciones respectivas del Sistema y las capacitaciones correspondientes al personal del MEF, distribuidos a nivel nacional."

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I. MANUALES SIAF-SP Los Manuales de uso de todas las versiones del SIAF-SP se encuentran en la pgina web del MEF (inclusive las ltimas versiones indicadas). Para ello debe de ingresar a la direccin electrnica www.mef.gob. pe, y en la parte inferior bajo el Titulo: PASO 1 Servicios, encontrar un link SIAF (Paso N 1), el cual debe de pulsar, aparecer otra pantalla para que pueda ingresar a informacin sobre el SIAF SP y otra sobre el SIAF-GL (Paso N 2), escoger SIAF-SP y bajo el ttulo Manuales (Paso N 3) aparecern todos los manuales de uso de las versiones del sistema. II. GUA PARA PREPARAR EL CIERRE CONTABLE 2009 Con la finalidad que la informacin registrada en el SIAF-SP sea consistente y no presente errores al momento de ejecutar el proceso de Cierre Contable 2009, se pone a disposicin de los usuarios algunas recomendaciones de utilidad: Acciones Iniciales (antes de finalizar ao 2009): 1. Verificar que todos los registros administrativos estn en situacin de aprobado, incluyendo secuencias. 2. Verificar que no hayan quedado registros de Compromisos pendientes de devengar al 31.12.2009 (Compromisos no devengados debieron ser anulados como mximo el 31 de diciembre). 3. Verificar que solicitudes enviadas al Tesoro Pblico para corregir registros no estn pendientes, de haberse atendido, deben haber sido corregidas tambin en la Base de Datos Oracle. 4. Verificar que la ejecucin presupuestaria de gastos no se encuentre sobregirada respecto al Marco Presupuestal (a nivel de la especfica de gasto y meta presupuestaria). 5. Verificar que la ejecucin de ingresos y gastos se encuentre equilibrada (o con supervit). 6. En el Mdulo de Procesos Presupuestarios verificar que todas las notas de modificaciones presupuestarias se encuentren con Resoluciones de las Modificaciones Presupuestarias aprobadas (sirve para la obtencin automtica de los PP-1, PP-2). 7. Conciliar con la Base de Datos de la Base de Datos Oracle, el Marco y Ejecucin Presupuestaria de ingresos y gastos. (Usando el Mdulo de Conciliacin). 8. Revisar que la Ejecucin de Ingresos versus Ejecucin de Gastos en el RB 13 a nivel de cada concepto (Donacin o Transferencia) se encuentre equilibrada (o muestre supervit). 9. Revisar que el PIM sea mayor a la ejecucin de Gastos en el RB 13 a nivel de cada concepto (Donacin y/o Transferencia). 10. Verificar que los saldos del asiento de apertura sean los mismos con los cuales el pliego cerr su informacin financiera el ao anterior (con la adecuacin de cuentas inclusive). 11. Corregir (si fuera el caso) las validaciones que se hubieran podido dar durante la ejecucin del ejercicio (actividades con Genricas de proyectos, ingresos por Rubro de Presupuestario, etc.).

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PASO 2

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Acciones posteriores (durante los primeros meses del ao 2010): 12. Regularizar con la respectiva Resolucin todas las notas de modificacin presupuestaria aprobadas de tipo 003-Crditos y Anulaciones. 13. Procesar en el ambiente Pliego del MPP la Evaluacin Presupuestaria ingresando a Procesos Control Evaluacin Presupuestaria a fin de que el sistema ubique observaciones a la Ejecucin Presupuestal. 14. Verificar los saldos de las cuentas presupuestarias con los saldos del marco y ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos. 15. Registrar el avance fsico de las metas (sirve para la obtencin de los reportes PI y GS). 16. Reclasificar en la hoja de trabajo la opcin que corresponda (donacin y/o transferencia del PIA en los PP ). En el Mdulo Contable: 1. Contabilizar todos los expedientes SIAF registrados en la parte administrativa. 2. Registrar las fechas de los documentos emitidos (cheques, notas de cargo, cartas orden) y contabilizarlos. 3. Registrar las notas de contabilidad complementarias: Complementarias mensuales. En la Funcin Valida / Genera Secuencia 1. En la opcin Procesos/control de procesos tanto en la pestaa de informacin Presupuestaria y tambin Financiera. Conciliar saldos del Balance de Comprobacin 1. Verificar que los saldos de las cuentas estn generados de acuerdo a su naturaleza (deudor o acreedor).

tos de la totalidad de entidades pblicas y las miles de transacciones que realizan a diario, es lgico suponer que si a la misma hora confluyen un nmero tres o cuatro veces superior al promedio que se estila, el sistema puede sufrir una congestin, que si bien no acarrea perder la informacin transmitida, esta entra a una cola que podra generar que la informacin de algunas entidades que han hecho su envo dentro del ltimo da, se copie en la Base de Datos luego de pasada las 12 de la noche del da 31. IV. VALIDACIONES EN EL SIAF-SP El Sistema tiene incorporadas validaciones que sirven de gua para el usuario, con la finalidad de identificar errores y hacer las correcciones respectivas. Para el caso del Cierre Contable anual, se presentan en el cuadro inferior, las condiciones en las que se debe de tener mayor cuidado, ya que de no darse las consistencias que se enuncian, el Sistema no permitir el correspondiente procesamiento y transmisin del Cierre Contable, hasta que los errores sean corregidos.

III. RECOMENDACIONES SIAF - SP En lo posible transmitir el Cierre Contable 2009 a la DNCP por el SIAF-SP antes de la ltima fecha establecida (31 de Marzo). Si bien el rea de Informtica del MEF cuenta con los recursos tecnolgicos adecuados (servicio de transmisin de datos, servidores) para atender los requerimien-

Cuadro N 1 CIERRE CONTABLE 2009 VALIDACIONES FINANCIERAS Y PRESUPUESTARIAS EN EL SIAF- SP

N 1 2 3 HT-1 HT-1 HT-1

Formato Origen Balance Constructivo Balance Constructivo Balance Constructivo

Formato Destino EP-1 EP-1 PP-2 Ejecucin de Gastos Ejecucin de Ingresos Ppto. Institucional de Gastos Ppto. Institucional de Ingresos Ppto. Institucional de Gastos Ppto. Inst. de Ingresos Ppto. Inst. de Gastos Estado de Ejec. Pptal. Ppto. Inst. de Gastos Ppto. Inst. de Ingresos

Cta. Descripcin Tipo Entorno 8601 8501 8601 Saldo Acreedor ctas. 8401 + 8601 debe de ser igual al Total Ejecucin de Gastos Saldo Deudor cta. 8501 debe de ser igual al Total Ejecucin de Ingresos - RO Saldo Acreedor ctas. 8301+8401+8601 debe de ser igual al PIM del Presupuesto Institucional de Gastos PP-2 Saldo Deudor ctas. 8201+8501 debe de ser igual al PIM del Presupuesto Institucional de Ingresos PP-1 Saldo Deudor Cta. 8101.0101 debe de ser igual al PIM del Presupuesto Institucional de Gastos PP-2 Rubro 00 Total ejecucin de ingresos por rubro (EP1) debe de ser igual al total autorizado final por rubro (PP1) Total ejecucin de gastos por rubro (EP1) debe de ser igual al total autorizado final por rubro (PP2) En el EP-1, el total de Ingresos de cada rubro(s) debe de ser igual al total de Gastos del (los) rubro(s) Total PP-1 por Rubro debe de ser igual al Total PP-2 por Rubro Total PP-2 por Rubro debe de ser igual al Total PP-1 por Rubro Financ. Financ. Financ. UE UE UE Pliego Pliego Pliego

HT-1

Balance Constructivo

PP-1

8501

Financ.

UE

Pliego

HT-1

Balance Constructivo

PP-2

8101

Financ.

UE

Pliego

EP-1

Estado de Ejec. Pptal.

PP-1

PP-1

Pptal.

UE

Pliego

EP-1

Estado de Ejec. Pptal.

PP-2

PP-2

Pptal.

UE

Pliego

EP-1

Estado de Ejec. Pptal.

EP-1

EP-1

Pptal.

UE

Pliego

9 10

PP-1 PP-2

Ppto. Inst. de Ingresos Ppto. Inst. de Gastos

PP-2 PP-1

PP-1 PP-2

Pptal. Pptal.

UE UE

Pliego Pliego

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