CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SOBRE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental

Documento elaborado y publicado recientemente por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, con base en las atribuciones que le confiere el Artculo 64 del Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico

PRESENTACIN OBJETIVO DEFINICIONES MBITO DE APLICACIN REGLAS GENERALES VIGENCIA DE LA GUARDA Y CUSTODIA PROCEDIMIENTOS PARA BAJA DE ARCHIVOS SANCIONES CONSIDERANDO ACUERDO TRANSITORIOS

PRESENTACIN

En el marco de la modernizacin de la Administracin Pblica Federal, y con el propsito de dar respuesta a las disposiciones del Ejecutivo Federal en materia de racionalidad y

austeridad presupuestaria, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, inici un proceso de revisin del Acuerdo sobre Archivos Contables emitido en 1982, con el fin de mejorar la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos pblicos. Para tal efecto, se aprovech la experiencia de servidores pblicos a cargo de diversos centros y archivos contables gubernamentales y de la propia Secretara. Los resultados de la revisin mostraron que se genera anualmente un enorme volumen de informacin contable; los espacios para su almacenamiento son insuficientes; no se cuenta con el personal especializado requerido para su control, clasificacin, custodia y consulta; los recursos financieros utilizados para su mantenimiento son cada vez mayores; y disminuye la relacin costo-beneficio de aplicar dicho Acuerdo. En este sentido, fue necesario redefinir el marco normativo con el fin de posibilitar la aplicacin de nuevas tcnicas y procedimientos para la conservacin de los archivos contables como: la reduccin de los plazos obligatorios de guarda y custodia de la informacin de doce a cinco aos, y la implantacin de procesos de microfilmacin, sin afectar las tareas de elaboracin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal, ni la fiscalizacin y revisin del ejercicio en curso y de ejercicios anteriores por parte de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial; adems de minimizar la demanda creciente de recursos humanos, materiales y financieros. De esta manera, el 25 de agosto de 1998 se public en el Diario Oficial de la Federacin el "Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental", que sustituye al Decreto de 1982. Cabe mencionar que durante el proceso de elaboracin del nuevo Acuerdo, se cont con el valioso apoyo y la opinin favorable de la Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, de la Procuradura Fiscal de la Federacin, de la Consejera Jurdica de la Presidencia de la Repblica, del Archivo General de la Nacin, y de otras unidades administrativas de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. El 25 de agosto de 1998 se public en el Diario Oficial de la Federacin el "Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental", que sustituye al Decreto de 1982 Por ltimo, con el objetivo de disponer de una base normativa que apoye el cumplimiento de los lineamientos del nuevo Acuerdo, particularmente en lo referente al Artculo Segundo, se emite el presente documento que contiene las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, mismo que debern observar todas las dependencias y entidades que aplican ingreso y/o gasto pblico federal.

OBJETIVO

Atender lo dispuesto por el segundo prrafo del Artculo Segundo del Acuerdo publicado en el Diario Oficial de la Federacin del 25 de agosto de 1998 (ANEXO A), en el sentido de hacer del conocimiento de las dependencias y entidades del Sector Pblico Federal, las disposiciones que emite la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, para la guarda, conservacin y custodia de los archivos contables, as como para su destruccin.

MARCO LEGAL
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Art. 31 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. Arts. 40 y 42 Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Arts. 1, 4, 7 y 40 Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas. Art. 84 Ley Orgnica de la Contadura Mayor de Hacienda. Arts. 11, 13, 17 y 18 Ley General de Sociedades Mercantiles. Art. 245 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. Arts. 46 y 47 Frac. IV Cdigo de Comercio. Arts. 38, 46, 47, 48 y 49 Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal. Arts. 82 y 102 Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Art. 64 Frac. III y V Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del archivo contable gubernamental (D.O.F. 25-VIII-98). Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental.

DEFINICIONES

Archivo Contable.- Lo constituye el conjunto de la documentacin original, consistente en libros de contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de

contabilizacin o de afectacin contable, justificativos y comprobatorios del ingreso y gasto pblicos, y en su caso, los autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Tambin forman parte de este archivo la informacin generada por el sistema de contabilidad, expedientes de cierre, catlogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guas de contabilizacin y cualquier otro tipo de instructivo de contabilidad, as como la informacin grabada en disco ptico y la microfilmada, en caso de operar sistemas electrnicos de contabilidad: los diseos, diagramas, manuales y la informacin necesaria para su operacin. De igual forma incluye las copias de documentos, tales como pagos de contribuciones y depsitos bancarios y los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de cargo o dbito. Centro Contable.- Es la unidad administrativa que en el desempeo de sus atribuciones registra la informacin contable, financiera, presupuestaria, econmica, fiscal y de auditora. Seccin de Archivo Contable.- Es el sitio dentro del centro contable donde deber integrarse, clasificarse, colocarse y conservarse durante el ejercicio vigente:

La documentacin de afectacin contable y los documentos de soporte en legajos uniformes, de manera que sean fcilmente manejables e identificables. Los documentos que amparen la informacin necesaria para integrar la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Unidad Especializada de Archivo Contable.- Es el sitio donde se deber conservar la documentacin contable y administrativa por separado durante un periodo de dos aos, despus del cual se turnar al archivo de concentracin. Archivo de Concentracin.- Es el sitio donde se deber recopilar la informacin en forma organizada y guardar, conservar y custodiar la documentacin enviada por las diferentes unidades especializadas de archivo contable. Documentos Justificativos.- Son las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad, que permitan demostrar que sta cumpli con los ordenamientos jurdicos y/o normativos aplicables a cada operacin registrada, ejemplo: oficio de afectacin presupuestaria, cuentas por liquidar certificadas, etc. Documentos Comprobatorios.- Son todos aquellos documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de la dependencia o entidad y demuestran que sta:

Recibi o proporcion, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos. Recibi o entreg dinero en efectivo o ttulos de crdito. Sufri transformaciones internas o eventos econmicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.

MBITO DE APLICACIN

Estn sujetas a la aplicacin de estas disposiciones todas las dependencias y entidades del Sector Pblico Federal que perciben ingreso pblico y/o ejercen gasto pblico, incluidos los Poderes Legislativo y Judicial, as como los organismos pblicos autnomos.

REGLAS GENERALES

Corresponder a las oficialas mayores de las dependencias del Ejecutivo Federal y a las de los Poderes Legislativo y Judicial, as como a los rganos de gobierno de las entidades paraestatales y a los equivalentes de los organismos pblicos autnomos, emitir los lineamientos particulares que debern observarse para el funcionamiento de su archivo contable. Las unidades de contabilidad sern directamente responsables del archivo y en coordinacin con las unidades de organizacin y mtodos o equivalentes, se encargarn de mantener actualizados y en forma ordenada los sistemas de operacin de archivos en sus centros contables, a efecto de proporcionar el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia. Los centros contables como responsables de elaborar la informacin contable, financiera, presupuestaria, econmica, fiscal y de auditora, debern turnar a su seccin de archivo contable, debidamente identificados e integrados, los documentos de afectacin contable del ao en curso y su documentacin soporte, una vez contabilizada; en esta ltima se deber anotar previamente la referencia del documento de afectacin contable correspondiente. Adems, debern enviar a esa seccin los otros documentos que integran el archivo contable de las dependencias y entidades pblicas que reciben ingresos y/o ejercen gasto pblico federal. Cada centro contable de las dependencias y entidades incluir en su manual de procedimientos correspondiente, un apartado especfico sobre archivo contable en donde entre otros aspectos, se precisen las funciones del archivista contable dada su responsabilidad y especializacin, as como los procedimientos formales para el manejo, control y depuracin de los documentos. Los locales destinados al archivo contable debern disponer de espacio suficiente, as como contar con la ubicacin, orientacin, iluminacin, grado de humedad y ventilacin apropiados; adems se debern establecer medidas contra plagas, incendio, inundaciones, y sustracciones de todo tipo.

El centro contable ser responsable de que se conserve completa y ordenada la documentacin del archivo contable, tanto del ao en curso como de aos anteriores, incluida la grabacin en disco ptico y la microfilmacin. El centro contable deber contar con un control permanente, de tal forma que le permita conocer los documentos contables que haya enviado a su seccin de archivo contable, los que tenga en la unidad especializada de archivos contables y los que por razones justificadas se localicen fuera de ambos. La seccin de archivo contable ser responsable de la clasificacin, colocacin y guarda de los documentos despus de su contabilizacin. Asimismo, esta seccin se constituir de manera tal que la operacin asegure la conservacin y consulta de stos a travs de vales de prstamo, as como de la documentacin que turne en forma definitiva a la unidad especializada de archivos contables. La seccin de archivo contable deber conservar por separado la documentacin original que ampare las inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvan de base para el financiamiento de responsabilidades o procesos judiciales, por un periodo aproximado de un ao hasta en tanto las turne a la unidad especializada de archivos contables. La unidad especializada de archivos contables ser el sitio en donde se deber conservar la documentacin contable y administrativa por separado, durante un periodo aproximado de dos aos y una vez transcurrido ese tiempo, se turnar al archivo de concentracin. La unidad especializada de archivos contables se organizar de tal forma que su funcionamiento garantice la conservacin de los documentos bajo su responsabilidad, para su consulta. La unidad especializada de archivos contables recibir los documentos contables de la seccin de archivo contable, para su clasificacin y guarda. Esta unidad contar con un control de vales de prstamo de documentos y otros de aquella documentacin que se haya determinado dar de baja, conforme a la normatividad correspondiente. La unidad especializada de archivos contables deber conservar por separado la documentacin original que ampare inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvan de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales. Esta documentacin deber conservarse por lo menos durante un periodo de doce aos; en consecuencia, no podr destruirse a menos de que a partir del sexto ao de guarda y custodia se conserven mediante su microfilmacin o grabacin en disco ptico, previa autorizacin de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Cuando no se disponga de estos medios de conservacin, ser necesario continuar guardando los documentos originales; en ambos casos dicha Secretara indicar los requisitos que debern cubrirse. Los microfilms o discos pticos que reproduzcan documentacin contable, cuya baja fue autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, se debern conservar en la unidad especializada de archivos contables, por lo menos hasta que transcurra su periodo de guarda. El archivo de concentracin ser el rea encargada de guardar, conservar y custodiar la documentacin enviada por las diferentes unidades especializadas de archivos contables por el periodo de guarda que le reste a sta, de acuerdo a la normatividad establecida.

La obligacin de conservar la documentacin contable se refiere a los documentos originales, y adems, aquellas copias suficientemente legibles de documentos contables que la dependencia o entidad reciba con ese carcter; y aqullos autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

VIGENCIA DE LA GUARDA Y CUSTODIA

El cmputo del tiempo de guarda en trminos generales, es a partir del 1 de enero de 1998, en virtud de que la informacin financiera debe proporcionarse por ao natural, lo cual hace necesario la guarda por ejercicios completos, no obstante que el Acuerdo Presidencial sobre Archivo Contable haya entrado en vigor el 26 de agosto de 1998. Tratndose de documentacin que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Pblico, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier ndole, el tiempo de guarda se computar a partir del trmino del ejercicio contable en el que se otorgue resolucin o finiquito.

PROCEDIMIENTOS PARA BAJA DE ARCHIVOS

Administrativo Para la baja definitiva de archivos contables, se debern cubrir los siguientes requisitos:

Los directores o titulares responsables de la contabilidad institucional debern solicitar mediante oficio, la baja definitiva de la documentacin contable al Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica. Enviar un ejemplar del inventario conteniendo la descripcin de la documentacin, ao de referencia y mencin de s es original o copia autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, as como el peso aproximado de la misma. Tratndose de copias al carbn o fotostticas, cuyos originales se encuentren debidamente archivados, no es necesario solicitar la baja para su destruccin, en virtud de que la disposicin para conservar el archivo contable hace referencia slo a documentos originales. En caso de que se trate de una entidad u organismo que se encuentre en proceso de desincorporacin (liquidacin, fusin, venta, transferencia o quiebra), se deber tomar en cuenta que la documentacin originada durante dicho proceso quedar en custodia del encargado segn sea el caso, conforme a los dispuesto en el Artculo 245 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.

Requerimientos de Autorizacin

Contar con el dictamen favorable expedido por las autoridades del Archivo General de la Nacin. Cuando se trate de la documentacin contable original sealada en el artculo primero del Acuerdo del 25 de agosto de 1998, el servidor pblico responsable de la custodia de los archivos emitir declaratoria, acreditando que en la documentacin propuesta para dar de baja no estn contenidos originales referentes a activos fijos, obras pblicas, valores financieros, aportaciones de capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades paraestatales, as como a juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades que se encuentren pendientes de resolucin. En caso de que se solicite la baja de documentacin que ampare inversiones en activos fijos y obras pblicas, el servidor pblico responsable de la custodia de los archivos emitir declaratoria, sealando que en dicha documentacin no se incluyen originales que formen parte de juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolucin, o que estos ltimos no hayan cumplido con el periodo de guarda de doce aos posteriores a su finiquito. La unidad competente de esa entidad o dependencia, elaborar declaratoria que respalde el cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio que la propia contralora interna lleve a cabo su verificacin. Cubiertos los requisitos anteriores, el plazo para autorizar la destruccin de la documentacin contable no exceder de 30 das naturales, mismo que servir para asegurar la revisin y cumplimiento de los procesos anteriormente sealados. Al acto de baja de la documentacin acudir un representante del rea a cargo de su custodia y otro de la contralora interna, quienes conjuntamente levantarn acta circunstanciada conforme al modelo determinado por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica. Una vez efectuada la destruccin de la documentacin contable, la cual podr realizarse preferentemente a travs de mquina trituradora de papel, se enviar copia del acta circunstanciada debidamente requisitada a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, en un plazo que no exceder de cinco das hbiles de efectuada la destruccin de los archivos. Como medida de control se deber integrar un expediente con los originales de las declaratorias, acta circunstanciada y dems constancias formuladas para este fin, conservando estos documentos en el rea a cargo de su custodia por un periodo de cinco aos.

Requerimientos de autorizacin para la microfilmacin o grabacin en disco ptico

En caso de solicitar autorizacin para la microfilmacin o grabacin en disco ptico, una vez cumplido el periodo de cinco aos, se debern cubrir los requisitos que en su caso establezca la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica.

Conservacin de Libros

Los criterios anteriores sern aplicables para el libro diario. En lo referente a los libros de mayor y de inventarios y balances, as como los libros y registros sociales, por considerarse de carcter histrico se conservarn por tiempo indefinido y para su baja se deber contar con las autorizaciones expresas del Archivo General de la Nacin y de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

SANCIONES
La violacin a las disposiciones anteriores dar lugar a la aplicacin de lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. ANEXO A SECRETARA DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO "ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS A QUE SE SUJETARA LA GUARDA, CUSTODIA Y PLAZO DE CONSERVACIN DEL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL" Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.Presidencia de la Repblica. ERNESTO ZEDILLO PONDE DE LEN, Presidente Constitucional de los Estados Unidos Mexicanos, en ejercicio de la facultad que me confiere la fraccin I del Artculo 89 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos; con fundamento en los Artculos 20, 27 y 31 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal; 39 y 40 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal, y

CONSIDERANDO

Que mediante Acuerdo Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 12 de noviembre de 1982, se dispuso que el Archivo Contable Gubernamental quedara constituido por el conjunto de la documentacin contable que en el mismo se determin y que el tiempo de guarda sera de doce aos como mnimo; Que a efecto de contar con un eficiente archivo contable y de suprimir el costo excesivo de su guarda, custodia y conservacin, es necesario replantear su plazo de guarda a cinco aos,

ya que existe documentacin que por su naturaleza no amerita su custodia por mayor tiempo, y Que la prctica y la adopcin de nuevos sistemas de revisin y comprobacin de contabilidad aconsejan definir nuevamente la conformacin del archivo contable gubernamental a efecto de que las funciones de revisin y comprobacin de la contabilidad gubernamental se realicen de una manera que se adapte mejor a las estructuras actuales de la administracin pblica federal, he tenido a bien expedir el siguiente:

ACUERDO

Artculo Primero.- El Archivo Contable Gubernamental se integra con la documentacin original e informacin de las dependencias y entidades de la administracin pblica federal siguiente: I.- La informacin generada por los sistemas de contabilidad; II.- Los libros de contabilidad y registros contables; III.- Los documentos contables y de afectacin contable, comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto pblicos o autorizaciones de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico que los sustituyan; IV.- Los catlogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guas de contabilidad y cualquier otro instructivo de carcter contable; V.- Los libros y registros sociales; VI.- Los diseos, diagramas, manuales y cualquier otra informacin para operar el sistema electrnico de contabilidad; VII.- Los expedientes de cierre, y VIII.- La informacin grabada en disco ptico y la microfilmada. Tambin formar parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de documentos contables tales como los pagos de contribuciones y los depsitos bancarios, as como los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de cargo o dbito. Artculo Segundo.- Las dependencias y entidades de la administracin pblica federal debern organizar la documentacin e informacin a que se refiere el artculo anterior de sus centros contables y de los archivos de concentracin correspondientes. Dichos centros contables as como los archivos de concentracin funcionarn de conformidad con las disposi-ciones que emita la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

Artculo Tercero.- El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental ser de cinco aos, contando a partir del ejercicio siguiente a aqul en que se elabore el documento. Tratndose de la documentacin que ampare inversiones en activos fijos y en obras pblicas, as como aqulla que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, deber conservarse como mnimo durante un periodo de doce aos. En caso de que otras disposiciones jurdicas establezcan plazos mayores a los sealados para la conservacin de dicha documentacin, se estar a lo establecido por stas. Artculo Cuarto.- Transcurrido el tiempo de guarda se deber solicitar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin de la destruccin de la documentacin contable, posteriormente se deber solicitar la opinin del Archivo General de la Nacin respecto del valor histrico de los documentos a efecto de determinar los que deban destruirse, conservarse, grabarse o microfilmarse. Artculo Quinto.- Las relaciones o inventarios de baja de documentacin e informacin autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, debern conservarse por un plazo de cinco aos, contando a partir de la fecha en que se haya destruido la mencionada documentacin e informacin.

TRANSITORIOS

Primero.- El presente acuerdo entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin. Segundo.- Se abroga el diverso de fecha 28 de octubre de 1982, publicado en el Diario Oficial de la Federacin del 12 de noviembre del mismo ao. Tercero.- El cumplimiento de lo dispuesto en este Acuerdo no implicar la ampliacin de recursos presupuestarios. Dado en la Residencia del Poder Ejecutivo Federal en la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los diecisiete das del mes de agosto de 1998.- Ernesto Zedillo Ponce de Len.- Rbrica.el Secretario de Gobernacin, Francisco Labastida Ochoa.- Rbrica.- el Secretario de Hacienda y Crdito Pblico, Jos Angel Gurra Trevio.- Rbrica.

NOTA: Cualquier informacin adicional con respecto a estas disposiciones, favor de comunicarse a la Direccin General Adjunta de Normatividad e Integracin Financiera, en el siguiente correo electrnico: rsegura@sse.gob.mx