5S LÀ GÌ, LÝ DO NÊN ÁP DỤNG 5S

5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình
hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương
pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông
nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt
động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà
xưởng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ
cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và
tránh được sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất
lượng an toàn.
5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:
- Sàng lọc (Seiri - Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
- Sắp xếp (Seiton - Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi
cần.
- Sạch sẽ (Seiso - Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm
việc.
- Săn sóc (Seiletsu - Setting standards): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục.-
- Sẵn sàng (Shitsuke - Sticking to the rule): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tuân thủ nghiêm
ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.
Có doanh nghiệp đã áp dụng 5S vào công tác nhân sự; sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn
nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện bầu không khí
trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v... cho nên 5S chính là nền tảng của
năng suất và chất lượng.
Tại sao phải thực hiện?
Một đặc điểm của người ViệtNam (có lẽ là tình trạng chung của những nước nghèo), có thể nói là
một căn bệnh, đó là: Giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả
kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?
1. Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái
gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí
bảo quản, vừa không có tác dụng.
2. Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử
dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.
- Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi
có đoàn kiểm tra.
- Có tổ chức tốt mới sản xuất ra được những sản phẩm tốt và ổn định, với tình hình hiện nay, muốn
tồn tại thì phải thực hiện.
 Một số lý do khác:
- Đối với những công ty đang xây dựng hệ thống QTCL theo tiêu chuẩn ISO 9000, 5S là bước xây
dựng cơ sở ban đầu để thực hiện.
- Mặt bằng của đa số công ty rất nhỏ so với yêu cầu của sản lượng, vấn đề tiết kiệm mặt bằng là
vấn đề hàng đầu.
 - Cần nâng cao hiệu quả thời gian làm việc (không mất thời gian tìm), tăng cường vệ sinh cá nhân ,
an toàn lao động, và tiết kiệm vốn.
Lợi ích sau khi thực hiện:
5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là "thực hiện xong" nhưng qua quá trình thực
hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:
- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất
lượng công việc tăng.
- Tâm lý công nhân thoải mái trong môi trường làm việc thuận lợi, sạch sẽ.
- Những vật dụng thừa được loại bỏ.
- Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
- Công nhân có ý thức khi thực hiện công việc.

ÁP DỤNG 5S NHƯ THẾ NÀO?

Vấn đề được đặt ra là áp dụng 5S như thế nào?

a- Điều kiện cơ bản:

- Lãnh đạo cơ quan phải thực sự tâm đắc với việc thực hiện 5S.
- Tổ chức được đội dự án, đó là những ngưới có kiến thức và có nhiệt tình.
- Xây dựng được mục tiêu, kế hoạch thực hiện.
b- Thực hiện:
- Lập đội dự án, đào tạo những hạt nhân nòng cốt.
- Từ mục tiêu,điều kiện cụ thể của đơn vị, lập kế hoạch PDCA thực hiện 5S.
- Đào tạo công nhân cho hiểu và biết cách thực hiện.
- Thực hiện tại đơn vị thí điểm (cấp phòng ban,phân xưởng trong nhà máy).
• Lợi ích:
- Đơn vị nhỏ dễ thực hiện ,tạo thành công bước đầu để thuyết phục (không gì thuyết phục hiệu
quả hơn kết quả thực tế).
- Qua đó thu thập kinh nghiệm để mở rộng.
- Có thời gian để tuyên truyền rộng rãi.
- Sơ kết, điều chỉnh, rút kinh nghiệm.
- Triển khai toàn công ty.
c- Những điểm cần nhớ trong quá trình thực hiện:
- Xác định mục tiêu, lập kế hoạch chính xác, có kiểm tra - đánh giá.
- Làm cho công nhân hiểu mục tiêu, hướng dẫn cho biết cách làm.
- Không coi là phong trào mà phải coi là công việc thường xuyên, hàng ngày.
- Việc hôm nay không để ngày mai.
- Tận dụng kinh nghiệm đơn vị đi trước.
- Động viên mọi người: trước tiên hãy làm tốt công việc của mình.
 - Thực hiện với tinh thần: làm sao để ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua.
- Quà trình thực hiện, để khuyến khích mọi người thì khen những nơi làm tốt sẽ có hiệu quả hơn
việc chê, chỉ trích những nơi chưa tốt.
- Thường xuyên thu thập ý kiến phản hồi của công nhân.
- Cuối cùng là luôn đặt câu hỏi:
- Có gì thừa không?
- Số lượng đủ không (không thừa hay thiếu)
- Có sử dụng ngay được không?
- Sắp xếp đã hợp lý chưa (dễ tìm, dễthấy, dễ lấy, dễ sử dụng)?
- Công nhân có hiểu không?
Những vấn đề nảy sinh (khó khăn, vướng mắc) khi thực hiện:
- Chưa hiểu rõ (cán bộ và công nhân) về mục đích chương trình, cách thực hiện, nội dung 5S:
Điều đó sẽ dẫn đến việc:
- Thực hiện theo phong trào;
- Làm sai, máy móc; (Loại bỏ tất cả, không loại bỏ gì cả, giữ lại vật dụng không dùng được)
- Thực hiện chiếu lệ;
- Không cộng tác;
* Không có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, gây nên:
- Mất phương hướng (không biết thực hiện để làm gì, chỉ thực hiện 1S lệch lạc)
- Không hiệu quả
- Tự thoả mãn,không thực hiện tiếp
* Không kiểm tra, đánh giá, dẫn đến:
- Làm sai,
- Không thuyết phục,
- Thực hiện nửa vời.
* Không triển khai đồng bộ, dẫn đến không có sự hợp tác giữa các bộ phận.
* Không có chuẩn mực đánh giá, không hướng dẫn cụ thể, dẫn đến vướng mắc khi Seiri: loại bỏ tất cả,
không loại bỏ gì cả, hoặc loại bỏ không chính xác.
* Tâm lý nảy sinh: Sợ làm sai, nhòm ngó việc người khác, nóng vội muốn xong ngay.
Để giải quyết, vất đề trọng tâm là phải làm cho mọi người cùng hiểu, vì đây là công việc chung chứ
không phải chỉ của lãnh đạo, đội dự án, và cũng không phải là vẽ việc khoán trắng cho công nhân.

CÁC HỌAT ĐỘNG KẾT HỢP VỚI 5S

Trên thực tế, hoạt động 5S có thể triển khai cùng lúc với 8 nội dung sau đây:
1. Bảo trì tự quản (Autonomous Maintenance - Jishu-Hozen).
Người đứng máy hay vận hành máy (Operator) sẽ phải biết sửa chữa và bảo trì máy ở một mức độ
nhất định thay vì khi máy hỏng chỉ biết tắt máy rồi chờ đội bảo trì đến sửa.
Đào tạo đội ngũ công nhân vận hành để giảm thiểu sự chênh lệch giữa họ và đội ngũ bảo trì nhằm
tạo điều kiện dễ dàng hơn khi họ làm việc chung một nhóm. Cải tiến máy móc để công nhân vận
 hành có thể phát hiện được những hiện tượng bất thường và đo lường được sự xuống cấp của
thiết bị trước khi có ảnh hưởng đến quá trình và dẫn đến hư hỏng. Chỉ cần Operator làm được
30% công việc của bộ phận bảo trì thì năng suất thiết bị sẽ tăng lên thấy rõ.
Công nhân vận hành sẽ lần lượt thực hiện 7 bước sau đây để nâng cao kiến thức, tinh thần tham gia
và trách nhiệm đối với thiết bị của họ:
1. Thực hiện việc lau chùi và kiểm tra máy móc, thiết bị.
2. Loại trừ nguyên nhân gây bẩn máy và làm cho công việc vệ sinh dễ hơn.
3. Xác lập tiêu chuẩn cho việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị.
4. Đào tạo về kỹ năng kiểm tra, kỹ năng bảo trì và sửa chữa.
5. Thực hiện tự kiểm tra toàn bộ.
6. Tiêu chuẩn hoá các quy trình và nơi làm việc.
7. Tự bảo trì toàn bộ.
2. Cải tiến có trọng điểm (Focus Improvement - Kobetsu-Kaizen).
Trong thực tế tại mỗi tổ chức luôn luôn nẩy sinh những vấn đề, như: chất lượng, chi phí, năng suất,
an toàn lao động v.v... tuỳ theo từng thời điểm và tuỳ theo ý nghĩa then chốt và bức xúc của sự
việc trong thời điểm đó, người ta sẽ chọn lựa và đưa ra vấn đề và thành lập nhóm hay tiểu ban để
tập trung cải tiến. Bên cạnh đó vẫn khuyến khích những sáng kiến cải tiến nhỏ của từng cá nhân
hoặc từng bộ phận trong công ty/nhà máy. Tất cả đều nằm trong chiến lược phát triển của công
ty/nhà máy: cải tiến liên tục nhưng ở đây muốn nhấn mạnh ở điểm nếu tập trung tất cả nguồn
lực vào một mục tiêu nhất định thì dễ dẫn đến thành công mà không lãng phí thời gian và công
sức.
Công cụ thường trực được sử dụng trong hoạt động nhóm là:
- Tư duy tập thể (Brainstorming)
- Năm vấn đề lớn (Big Five)
- Sáu singma (Six Sigma)
Chủ đề của cải tiến thường là các chỉ số hoạt động then chốt KPIs (Key Performance Indicators) P, Q,
C, D, M, S như đã nói trên và 16 tổn thất chính thường có trong quá trình sản xuất sau đây:
Tổn thất thiết bị:
1. Dừng máy bất ngờ do sự cố
2.Thời gian cài đặt và cân chỉnh
3. Thời gian cài đặt dừng máy
4. Chạy không tải
5. Giảm tốc độ
6. Phế phẩm/Tái chế
Tổn thất do con người:
7. Quản lý sản xuất
8. Tổ chức dây chuyền
9. Tổ chức hậu cần
10. Đo lường và Điều chỉnh
Tổn thất do các nguồn lực khác:
11. Chủ động dừng máy
12. Mất nhân lực do tai nạn lao động
13. Thay đổi sản phẩm
14. Tổn thất năntg lượng
15. Chi phí sửa chữa và thay thế dụng cụ
16. Tổn thất sản lượng.
3. Bảo trì có kế hoạch (Planned Maintenance)
Từ trước đến nay thường chỉ thụ động đối phó với sự cố máy móc: hỏng đâu sửa đó (giai đoạn
Breakdown Maintenance cách đây 70 năm) trong khi thế giới hiện nay đã đạt đến bảo trì ngăn
ngừa (Preventive Maintenance).
Nội dung này định hướng vào công tác lập kế hoạch bảo trì ngăn ngừa (preventive maintenance
schedule) dựa trên cơ sở thời gian chạy máy và điều kiện làm việc của máy cũng như khuyến
nghị của nhà sản xuất máy, bên cạnh đó là dự phòng vật tư, nhân lực, thời gian để không ảnh
hưởng sản xuất. Và quan trọng là phải thực hiện đúng theo kế hoạch. Bảo trì theo kế hoạch tốt sẽ
giảm thời gian dừng máy đột ngột, tăng tuổi thọ máy, giảm thời gian sửa chữa khắc phục
(Corrective Maintenance) và chi phí bảo trì. Kết hợp chặt chẽ với nội dung bảo trì tự quản.
4. Quản lý chất lượng (Quality Management Hinshisu-hozen).
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng trên cơ sở con người (kỹ năng), thiết bị (tự động, độ chính
xác và tin cậy cao), vật tư (nguyên liệu, bao bì), phương pháp sản xuất và thông số qúa trình.
Kiểm soát chất lượng từ khâu đầu tiên đến khâu phân phối và hậu mãi nhằm xác lập và duy trì
các điều kiện để đạt "không lỗi". Có hệ thống khắc phục và ngăn ngừa sự chênh lệch chuẩn của
sản phẩm là trách nhiệm của mọi người và người chỉ huy là bộ phận bảo đảm chất lượng trong
đơn vị. Tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 và phương pháp cải tiến "6 Sigma" là những công
cụ hiệu quả để duy trì và cải tiến chất lượng.
5. Quản lý từ đầu (Early Management)
Xác lập một hệ thống dữ liệu để đánh giá và rút kinh nghiệm trong quá khứ khi chuẩn bị đầu tư mua
sắm thiết bị mới hay trước khi nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.
Thiết bị mới phải có ưu điểm tích cực hơn thiết bị cũ: dễ vận hành, dễ vệ sinh, dễ bảo trì và tin cậy, ít
tiếu tốn năng lượng, tuổi thọ cao hơn v.v...
Nội dung này kết hợp chặt chẽ với bảo trì có kế hoạch.
6. Huấn luyện và đào tạo (Training & Education)
Quản lý chất lượng là một quá trình học tập không ngừng. Cán bộ, nhân viên phải được thường xuyên
huấn luyện nâng cao kỹ năng và thái độ làm việc. Cán bộ cần được đào tạo về khả năng quản lý,
làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, quản lý chất lượng v.v...
Nội dung này hỗ trợ tích cực cho các nội dung nói trên, đặc biệt là nội dung bảo trì tự quản. Ngược
cại, các nội dung nói trên giúp định hướng cho công tác đào tạo của doanh nghiệp.
7. Quản lý chất lượng trong hành chính quản trị và các bộ phận hỗ trợ (QM for Admin & Supply Chain)
Bộ phận hành chính và các bộ phận hỗ trợ như cung ứng, bán hàng và hậu mãi có thể được xem là
một phần của quy trình vì nhiệm vụ của họ là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cũng như phục
vụ các nhu cầu khác của sản xuất. Nội dung chính áp dụng ở đây là huấn luyện đào tạo, hoạt
động 5S và cải tiến có trọng điểm.
8. An toàn & sức khoẻ & môi trường (Safety & Health & Environment - viết tắt là SHE).
Mục tiêu của nội dung này là không có tai nạn lao động, không có bệnh nghề nghiệp, không tác động
đến môi trường.
Thực tế trong sản xuất đã cho thấy không thể đạt được năng suất cao, chất lượng ổn định nếu nơi làm
việc bừa bãi, trơn trợt, thiếu ánh sáng, đầy tiếng ồn, bụi bậm, mùi hôi thối dẫn đến bệnh nghề
nghiệp và mối hiểm nguy chực chờ hằng ngày. Ngoài ra sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp
nếu có sự khiếu nại của cộng đồng khi môi trường sống của họ bị ô nhiễm.
Đơn vị phải có chính sách về SHE và công bố rõ ràng, bám chặt các quy định của luật pháp về an
toàn, sức khoẻ, môi trường. Có nhân viên chuyên trách về an toàn lao động. Xác định một hệ
thống đánh giá về các mối nguy hiểm, các khía cạnh sản xuất có ảnh hưởng đến môi trường làm
việc và môi trường sống của cộng đồng để tập trung cải tiến. Huấn luyện về nhận thức cho mọi
người. Huấn luyện về các kỹ năng PCCC, kỹ tăng cứu thương. Có quy trình về trường hợp sự cố
khẩn cấp. Có hệ thống báo cáo tai nạn và báo cáo suýt bị (Near Miss Report). Trang thiết bị về an
toàn đầy đủ. Có hệ thống xử lý chất thải và khí thải đạt tiêu chuẩn.