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MANUAL DE METODOS Y PROCESOS DE FARMACIA

MANUAL DE FARMACIA ULTIMA REVISION MAYO 2012


AUTORIZADO POR LA JUNTA DE GOBIERNO DEL INSTITUTO JALISCIENSE DE CANCEROLOGA

FECHA DE AUTORIZACION :___________________ SESION ORDINARIA N:__________________

FECHA DE ULTIMA REVISION : CONTROL DE CAMBIOS :

CAMBIOS EN :

MANUAL DE METODOS Y PROCESOS DE FARMACIA


AUTORIZACIN
APROB

DR. JOS LUIS CAMACHO CORTS DIRECTOR DEL INSTITUTO JALISCIENSE DE CANCEROLOGA

V.B.

ING FRANCIA PAMELA HERNANDEZ

GESTOR DE CALIDAD DEL INSTITUTO JALISCIENSE DE CANCEROLOGA

ELABOR

LIC ROSA MARIA LOPEZ GUTIERREZ


ADMINISTRACION DEL

INSTITUTO JALISCIENSE DE CANCEROLOGA

MANUAL DE METODOS Y PROCESOS DE FARMACIA

Sede: OPD Instituto Jalisciense de Cancerologa Secretaria de Salud Jalisco. INDICE.

1. Introduccin. 2. Objetivos 3. Marco jurdico 4. Polticas de atencin 5. Antecedentes 6. Organizacin y funcionamiento 7. Descripcin de funciones. 8. Listado de procedimientos ( PROCEDIMIENTOS ) 9. Glosario

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INTRODUCCION El presente manual de lineamientos para la administracin de la farmacia, fue elaborado por la subdireccin administrativa del Instituto Jalisciense de Cancerologa, con el propsito de coadyuvar al correcto funcionamiento de la farmacia del instituto, propiciar la uniformidad en su funcionamiento, precisar a los empleados responsables de las funciones del mismo a fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones en su operacin diaria. Por otra parte los lineamientos que integran el presente manual contienen las tareas que debe seguir el personal, el uso de los recursos que tiene a su alcance, la aplicacin de los mtodos de trabajo y el control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de sus operaciones. La aplicacin de este manual especifico, es de aplicacin obligatoria para el personal que integra el Instituto Jalisciense de Cancerologa.

OBJETIVO DEL MANUAL Establecer una comunicacin y un dialogo permanente entre las reas del Instituto, a travs de la informacin, difusin clara y oportuna de las normas de lineamientos que se deben seguir para una mejor utilizacin de los medicamentos, que permitan disponer de manera eficaz y oportuna lo necesario al Instituto, para el desarrollo de sus funciones, todo ello bajo un marco de planeacin, organizacin, direccin y control. Para ello se define los criterios que permitan el eficiente y racional aprovechamiento de los mismos; as como el control y resguardo adecuado de estos. 4

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OBJETIVO ESPECIFICO

Recibir, almacenar y distribuir los insumos mdicos que el Instituto Jalisciense de Cancerologa recibe a travs de adquisiciones o donaciones para la operacin de los servicios mdicos que proporciona a la poblacin.

MARCO JURIDICO

MARCO JURIDICO

Constitucin poltica de los estados unidos mexicanos. Ley general de salud

Reglamento de la ley general de salud en materia de control sanitario de la atencin medica. Reglamento de insumos para la salud. Norma oficial mexicana nom-072-ssa1-1993, etiquetado de medicamentos. Norma oficial mexicana nom -073-ssa1-1993, estabilidad de medicamentos. 5

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Norma oficial mexicana nom-197-ssa1-2000 establece requisitos mnimos de infraestructura y equipamiento de hospitales y consultorios mdicos especializados. Norma oficial mexicana nom-178-ssa1-1998 que establece los requisitos de infraestructura y equipamiento de establecimientos para la atencin medica de pacientes ambulatorios. Listado oficial de medicamentos que contienen estupefacientes y psicotrpicos. Farmacopea de los estados unidos mexicanos, suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y otros insumos para la salud (tercera edicin, elaborado por la secretaria de salud).

POLITICAS DE ATENCION DE FARMACIA PUNTOS FUNDAMENTALES.

1. EL encargado de la farmacia ser responsable de que siempre debe exista orden y limpieza en el lugar. 2. Solo el encargado de la farmacia es responsable del buen o mal funcionamiento del mismo. por lo tanto, solo l deber hacerse cargo de las entradas y salidas de medicamento. 3. Es de suma importancia hacer los registros de entradas y salidas del medicamento, siguiendo la metodologa indicada para cada uno de los mismos. 6

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4. Toda la informacin de entradas y salidas deber estar disponible en las fechas indicadas en el manual, o bien, en la fecha que se acuerden con administracin, para as mantener siempre actualizada la base de datos. 5. Siempre que se realice inventario fsico, comprobar que las cantidades contabilizadas coincidan con las registradas en la base de datos de la farmacia. si no fuera as, corregirlas y posteriormente investigar la causa del error. 6. Es necesario la utilizacin de guantes para el manejo de medicamentos.

7. Tener en farmacia hipoclorito de sodio diluido al 5.25% para en caso de fuga o derramamiento de medicamentos inactivarlo inmediatamente. 8. Diariamente llevar el registro de la temperatura de los refrigeradores y del ambiente en una bitcora; en caso de alguna anomala reportarla inmediatamente. 9. Solo se entregara medicamento con las recetas debidamente llenadas y firmadas sin excepcin alguna

ANTECEDENTES La farmacia viene desempeando un papel fundamental para el control y resguardo de los medicamentos dentro de una institucin adems de ser el rea especializada en la venta de medicamentos existentes para la salud que aseguran el resguardo de los 7

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mismos bajo las indicaciones preescritas por el proveedor de los medicamentos con lo cual aseguramos la calidad y eficiencia de los mismos

ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DOCUMENTACION NECESARIA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA FARMACIA Los establecimientos deben contar con la siguiente documentacin original: Licencia sanitaria. En caso de manejar medicamentos controlados o productos de origen biolgico; los establecimientos no deben iniciar su funcionamiento hasta que tengan su licencia sanitaria. Aviso de funcionamiento. En caso de no manejar ninguno de los productos arriba mencionados, solo se requiere dar aviso a la secretaria de salud de acuerdo con el formato oficial establecido por dicha dependencia y presentarlo por escrito dentro de los 10 das posteriores al inicio de operaciones. Al presentar el aviso se asume que se cumple con los requisitos exigidos por la legislacin sanitaria vigente, incluyendo la farmacopea. Aviso responsable sanitario. En caso de manejar medicamentos controlados o productos de origen biolgico, se debe presentar dicho aviso, as como copia del titulo y de la cdula profesional. Cuando el responsable sanitario requiera de uno o mas auxiliares, debe existir el documento interno firmado por l, que especifique las funciones que stos pueden realizar, previa capacitacin, y bajo su supervisin y responsabilidad. Esto no deslinda al responsable sanitario del deber que tiene en todo momento, de las actividades y el manejo de los insumos para la salud. 8

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Actas de verificaciones sanitarias de visitas anteriores. Facturas de compra que incluyan nmero de lote del producto y comprobantes de donacin o documento que ampare la posesin legal de los insumos para la salud. Libros o sistemas de control, para medicamentos controlados. Registro de control de temperatura de los refrigeradores. Organigrama Descripcin de funciones y responsabilidades del personal. Registro de capacitacin actualizado de todo el personal con constancia de aprendizaje. Relacin de equipos e instrumentos utilizados en el establecimiento. Edicin vigente del suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamento y otros insumos para la salud. Edicin vigente de la farmacopea de los estados unidos mexicanos, si se realizan formulas o preparaciones magistrales. Catlogo de medicamentos genricos intercambiables.

DEFINICION DE AREAS Este rubro es importante ya que nos facilitara la ubicacin de los productos resguardados y con esto contar con una mayor fluidez para realizar las operaciones.

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AREA DE MEDICAMENTOS:

Slidos: que abarca los productos tales como son: tabletas, capsulas, grageas etc. Lquidos: que abarca los productos tales como son: jarabes, suspensiones y gotas. Ampolletas: los que comprenden como su nombre lo indica, penicilinas, ampicilinas, etc. Macrosoluciones: que abarca los sueros y lcteos.

Sales y reactivos: se deben almacenar en una rea con buena ventilacin, ya que estos son voltiles y flamables. Medicamentos controlados: estos medicamentos por su naturaleza deben ser resguardados en anaqueles independientes y caja fuerte (diazepan, nubain, midazolam, fentanyl, etc.)

DEBE EXISTIR ASPECTOS DE SEGURIDAD COMO: Conteo fsico y revisin de registros en los libros de medicamentos controlados. Que el almacn o farmacia cuenten con los sealamientos preventivos necesarios. (no fumar, extinguidores, salida de evacuacin etc.) Equipo adecuado para el rea operativa. 10

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DESCRIPCION DE FUNCIONES

FUNCIONES DEL ENCARGADO DE FARMACIA

1. Realizar con base en los contratos expedidos por la oficina de adquisiciones de la institucin, la recepcin de los insumos mdicos que se adquieran mediante el procedimiento de compra directa o a travs de licitacin pblica.

2. Almacenar los insumos mdicos conforme las especificaciones de los mismos en cuanto a condiciones de ambiente, humedad, claves, caducidad, estiba y todos aquellos elementos que contribuyan a mantener en buenas condiciones dichos insumos y que faciliten su contabilidad.

3. Establecer un programa de mximos y mnimos que permita mantener un stock mnimo, equivalente al consumo de un mes, permitiendo un abastecimiento suficiente a los servicios.

4. Resguardar todos los insumos mdicos que ingresen a la farmacia conforme a las medidas mnimas de seguridad, principalmente los medicamentos normados como controlados.

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5. La recepcin a los proveedores de los medicamentos controlados, deber ser con total apego a las normas de la secretaria de salud y su resguardo, control y distribucin correspondiente bajo esas mismas medidas.

6. Almacenar los insumos mdicos con base en la separacin natural de medicamentos.

7. Refrigerar aquellos medicamentos y sustancias qumicas que as lo requieran.

8. Revisar que los insumos mdicos que se reciben de los proveedores cumplan con los requisitos de caducidad, envasado, empaque e identificacin que establezcan las normas de empaque y almacenamiento que marque la secretaria de salud o las entidades competentes.

9. La farmacia no esta autorizada para recibir ningn tipo de insumo medico que no sea a travs del instrumento autorizado: contrato o documentos que amparen la donacin correspondiente

10. Elaborar un reporte semanal con las existencias de los medicamento y distribuirla en cada una de las reas de la institucin para que los mdicos y todo el personal estn enterados de que medicamentos pueden disponer.

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11. Elaborar un informe mensual de las existencias de la farmacia, el cual deber de contener: clave, descripcin del artculo, unidad de medida, existencia anterior, entradas, salidas, existencia actual, costo unitario e importe total.

12. Elaborar un informe mensual de los consumos de insumos mdicos por servicio, el cual deber contener clave, descripcin del artculo, unidad de medida, cantidad consumida por cada uno de los servicios y total consumido por todos los servicios, lo anterior se entregara al departamento de contabilidad para su revisin.

13. Realizar un inventario anual, mismo que deber contener todos los requisitos mnimos que la normatividad marca, como son: tres conteos, marbetes, ( invitacin recursos financieros )

14. Por ningn motivo el personal de la farmacia podr entregar insumos mdicos si no existe un vale de farmacia debidamente requisitado y firmado por el jefe de servicio correspondiente o por autoridad superior

15. La farmacia deber mantener un catalogo de firmas autorizadas de los jefes de servicio, jefe del departamento de recursos materiales, asistentes de la direccin, subdirectores mdico y administrativo, director del hospital y, de aquellas personas autorizadas por este ltimo, con la finalidad de mantener un estricto control sobre los insumos que se entregan a los servicios.

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16. Por ningn motivo podr entregarse medicamento controlado sin el vale y la receta debidamente requisitada.

17. Anotar nombre y fecha y, firmar toda aquella documentacin que sea elaborada, revisada o autorizada por el encargado de farmacia

18. Realizar todas aquellas que se refieran a la recepcin, almacenamiento, estiba, resguardo y distribucin de insumos mdicos y, las que se encomienden por parte de su jefe inmediato.

19. El incumplimiento de estas disposiciones o cualquier acto que las contravenga, ser bajo la estricta responsabilidad del encargado de farmacia o del personal involucrado.

20. Verificar que los registros de entrada y salidas en programa de equipo de computo, que permitan realizar conciliaciones peridicas.

21. Vigilar la aplicacin y cumplimiento de los sistemas de control de caducidades.

22. Participar en la elaboracin de los informes que se requieran por parte de la administracin o director. 14

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23. Participar en la elaboracin o modificacin de las normas, polticas y procedimientos que regulan la materia de almacenamiento en el instituto.

24. Practicar el inventario fsico de los insumos al 31 de diciembre de cada ao de acuerdo a la normativa, as como realizar inventarios parciales con el propsito de conciliar existencias.

25. Supervisar los insumos que requieren ser controlados.

26. Informar de los insumos de lento o nulo movimiento.

27. Informar mensualmente los movimientos de entrada y salida en piezas.

28. Elaborar un programa de actividades calendarizadas.

29. Informar sobre accidentes de trabajo, extravos o bajas a fin de realizar actas circunstanciadas o administrativas.

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FUNCIONES DEL RESPONSABLE SANITARIO Participar en la elaboracin o modificacin de las normas, polticas y procedimientos que regulan la Normatividad de medicamentos estupefacientes y psicotrpicos. Participar en los comits tcnicos hospitalarios relacionados con el proceso de medicamentos controlados. Supervisar que el proceso de entrega y recepcin de los medicamentos se ajuste a los requisitos establecidos en la normatividad correspondiente. Elaborar los procedimientos normalizados de operacin vinculados con el proceso de manejo de medicamentos estupefacientes y psicotrpicos. Supervisar que se cumplan las buenas practicas de almacenamiento, custodia y movimientos de medicamentos controlados en todas las reas del hospital. Vigilar que los medicamentos se preserven en las condiciones indicadas en el etiquetado. Vigilar que se lleve a cabo el registro de movimientos de medicamentos conforme a la normatividad establecida, avalndola con su firma. Establecer un programa de difusin de la normatividad en materia de medicamentos controlados.

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Norma oficial mexicana nom-178-ssa1-1998 que establece los requisitos de infraestructura y equipamiento de establecimientos para la atencin medica de pacientes ambulatorios. Listado oficial de medicamentos que contienen estupefacientes y psicotrpicos. Farmacopea de los estados unidos mexicanos, suplemento para establecimientos dedicados a la venta y suministro de medicamentos y otros insumos para la salud (tercera edicin, elaborado por la secretaria de salud).

LISTA DE PROCEDIMIENTOS DE FARMACIA

CODIGO IJC-FARM-001 IJC-FARM-002 IJC-FARM-003 IJC-FARM-004 IJC-FARM-005 IJC-FARM-006 IJC-FARM-007 IJC-FARM-008 IJC-FARM-009

NOMBRE Procedimiento para la recepcin de medicamentos a farmacia Procedimiento para establecer el estock de farmacia Procedimiento para la eliminacin de medicamentos Procedimiento para el almacenamiento de medicamentos en farmacia Procedimiento para la guarda,custodia,surtimiento y control de medicamento controlado Procedimiento para el manejo de libros controlados Procedimiento para la entrega de fondos fijos Procedimiento para la toma fsica Procedimiento para el surtimiento de recetas a Quimioterapia

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GLOSARIO

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