ANALISIS DE LOS SISTEMAS

El anlisis de los sistemas contables se lleva a cabo con la finalidad de que la informacin que se est procesando cumpla con las normas o reglas establecidas por la empresa, los sistemas de contables desarrollan sus procesos utilizando los siguiente elementos: Hardware (Es donde se procesa la informacin), Software o programas, Recursos Humanos y Polticas y normas contables establecidas por la organizacin. Principales O !eti"os del An#lisis del sistema$ Ase%urar la inte%ridad de los Datos$ Este objetivo consiste en que toda y cada transaccin u operacin que ejecute y realice la organizacin deben ser registradas, es decir, que aquellas transacciones que son sometidas a registros tienen que estarlo y para ello la organizacin debe establecer controles que certifiquen el cumplimiento de est actividad. Adecuado Re%istro & Procesamiento de las Operaciones$ odas las operaciones realizadas en una

organizacin deben ejecutarse bajo las normas, procedimientos y pol!ticas establecidas por la misma, con la finalidad que las operaciones tengan un manual de procedimientos con los cuales el personal puedan guiarse para su ejecucin y registro que permitir obtener la informacin correcta y adecuado de las operaciones realizadas. Presentar la informaci'n financiera en forma confia le$ "onsiste en que la informacin plasmada en los estados financiero debe ser la correcta, ya que los Estados #inanciero reflejan la situacin real de la organizacin y es a trav$s de estos que se toman grandes decisiones por parte de la gerencias sobre el rumbo de la organizacin, es por ello que la informacin que se presente en los Estados #inancieros debe ser clara, precisa correcta y confiable para evitar desequilibrio en la empresa. (aranti)ar la oportunidad de la presentaci'n de la Informaci'n$ %a informacin es el n&cleo central para una adecuada toma de decisiones, es por ello que la misma debe ser presentada de manera oportuna en el momento que se necesite y solicite, las tomas de decisiones se basan en la informacin que se tenga a la mano por ello debe ser la ms apropiada y real ya que es el soporte de del personal para una correcta gestin en la organizacin.

An#lisis de los Sistemas *onta les+ El anlisis de los sistemas contables es llevada a cabo por reas las cuales deben ser manejadas por separado y a la vez tomando en cuenta la interrelacin que tiene entre si ya que todas suministran informacin para la elaboracin y presentacin de los estados financieros. 'ntes del anlisis de las reas se debe establecer las actividades que sern ejecutadas por cada unidad o departamento de la organizacin con la finalidad de tener una idea de la actividad econmica que realiza la empresa. Las #reas de An#lisis de los Sistemas *onta les son las si%uientes$ An#lisis ,rea de tecnolo%a$ Es el rea donde se efect&a el seguimiento y control del procesamiento electrnico de los datos con la finalidad de verificar si la plataforma computacional es suficientemente apta para cumplir el objetivo de procesar la informacin financiera de manera correcta. El anlisis de tecnolog!a abarca distintas plataformas computacionales tales como: (icrocomputadora, seguridad (inicomputadoras, 'mbientes de )edes 'mbientes mainframe. *ara realizar el anlisis tecnolgico se debe tomar en cuenta los siguientes elementos de contable: 'cceso a la informacin: +e refiere el nivel de seguridad que se tiene con respecto al uso y manejo de informacin, para ello la gerencia designa el nivel de seguridad que tendr el resguardo de la informacin y el l!mite al que tendr acceso el personal a cargo de cada operacin. En el caso de la microcomputadoras el acceso no est limitado a menos que se maneje en forma monosaurio en la cul se instalan programas de seguridad para el acceso a la informacin, con las computadoras personales la seguridad est en manos de quien maneja el computador, para las microcomputadoras de redes es necesario e imprescindible el establecimiento de un soft,are de seguridad para resguardar la gran informacin que maneja este ambiente y en cuanto a las minicomputadoras y mainfrane la informacin ya est asegurada ya que est configuracin se instala en el equipo desde el primer momento. *rocesamiento de los -atos: Es importante determinar si la informacin ser procesada por una o varias personas y si la informacin estar compartida para luego analizar el procesamiento de datos. *ara el caso de las microcomputadoras la informacin es procesada por el personal que maneja directamente la maquina, con respecto al ambiente de redes la informacin es procesada por un servidos al cul se debe comprobar el nivel de seguridad que este maneja y si est funcionando correctamente. En definitiva es sumamente importante conocer los niveles de seguridad con que trabajar el sistema contable ya que est rea maneja informacin confidencial e importante que luego ser presentada en los estados financieros.

 Emisin de .nformes: Esta es la etapa final del rea tecnolgica ya que despu$s de ingresar los datos y procesarlos se procede a emitir los resultados y detalles de dic/a informacin en formas de reportes o informes que servirn de soporte para la toma de decisiones, es importante tomar en cuenta los niveles de seguridad en estos caso ya que se debe limitar la generacin de informes por parte del personal y estructurar quine y que informe puede emitir cada personal de la organizacin con la finalidad de evitar la desviacin de informes a manos de personas no autorizadas para su manejo. An#lisis Pro%ramas & Software relacionados$ "omprende que todo programa implementado en una organizacin debe poseer los ms novedosos instrumentos de programacin y servir eficientemente para el desarrollo de las operaciones. %as informaciones de los programas deben ser manejadas por niveles desde el usuario operativo, el usuario programador y el usuario final. Es importante se0alar que el anlisis de programas y soft,are tiene como objetivo: -. /. 0. 1. 'rc/ivar los programas que procesan la informacin contable. "omprobar que el anlisis y desarrollo de los programas se ejecuten de acuerdo a los m$todos formales e1istentes para tal fin. .ndagar sobre auditorias realizadas para facilitar la ubicacin de posibles fallas e irregularidades en la programacin y procesamiento de datos. .ndagar si e1iste alguna metodolog!a para la valuacin y seleccin del soft,are administrativo. 2. Evidenciar si e1isten reglas para la seguridad de la informacin. 3. "onocer si e1isten reglas o m$todos para procesar la informacin los cuales que permitan el adiestramiento de nuevos usuarios. Polticas *onta les$ "onsistes en las normas, m$todos y procedimiento que deber fijar y establecer la alta gerencia con la finalidad que la informacin financiera se presente de manera correcta adems de que sea la correcta y veraz. %as pol!ticas son dictadas con el objetivo que todo el personal que conforma la organizacin las cumpla y las lleve a cabo de manera adecuada, es la gu!a para que se procese de manera eficiente la informacin. Estructura Or%ani)acional$ "omprende la divisin por rea o departamento que conforman la organizacin, la estructura organizacional permite separar funciones y rea por grupos y seg&n el tipo de actividad e informacin que cada una maneje, es importante que en caso del rea contable la misma se distribuya de la mejor manera y tomando en cuenta los aspectos contables ya que en esta unidad se maneja muc/a informacin y para ello se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: . . -ebe e1istir grado de especializacin en el rea. %a estructura organizativa debe estar definida.

. . .

*recisar las funciones de cada rea. 'catamiento de los niveles jerrquicos. +e debe conocer la estructura organizativa de la empresa por parte del personal que lo integra. Tama4o de la Empresa & los Procesos conta les .

-ependiendo del tama0o de la empresa las operaciones son ms numerosas y complicadas, dependiendo de su tama0o la programacin y los sistemas contables son ms amplios y complejos, las empresas se clasifican de la siguiente manera: 2 -e acuerdo con la actividad que realiza: 3 A%ropecuarias: +on aquellas que trabajan con la e1plotacin de productos agr!colas y pecuarios. 3 Mineras: +on las que e1plotan recursos del subsuelo. 3 Industriales: +on aquellas empresas que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados. 3 *omerciales: +on aquellas que compran y venden productos ya sean naturales, elaborados o terminados. 3 De ser"icios: +on aquellas que prestan servicios de toda !ndole para satisfacer las necesidades de la poblacin. 2 -e acuerdo con el ama0o: 3 Pe5ue4a empresa: Es aquella que posee poco capital de trabajo que realiza actividades sencillas y que su n&mero de empleado en reducido y por lo tanto las funciones y divisin de trabajo son limitadas. 3 Mediana Empresa: Este tipo de empresa es aquella cuya inversin y utilidad en considerable y por lo tanto posee ms personal para soportar las actividades y por ende su estructura organizativa est presente en su desarrollo. 3 (rande Empresa: Es aquella que maneja gran cantidad de empleados con capacidades y especialitas, su inversin y actividad econmica es poderosa y por ende posee una estructura organizacional definidas por funciones, reas o departamento, la informacin financiera que se maneja es de gran volumen. 2 -e acuerdo con la procedencia del capital. 3 Pri"adas$ +o aquellas que necesitan de capital por parte de accionistas u due0os de la empresa para poder operar. 3 P6 licas: +on aquellas cuyos aportes son suministrados por el estado. 3 Empresa de economa mi7ta$ +on aquellas que reciben aportes tanto del estado como de terceros.

2 -e acuerdo con el n&mero de propietarios: 3 Empresas Indi"iduales: +on aquellas manejada por una sola persona o en su defecto por pocas personas casi siempre familiares o allegado. 3 Sociedades: +on aquellas manejada por dos o ms personas que son socios o accionistas de la misma.

ASPE*TOS 89E IN:L9;EN EN LOS SISTEMAS ; LA *ONTA<ILIDAD$ *ara todas las empresas es importante poseer sistema que faciliten la preparacin de los estados financieros y ms a&n que permitan el control para llevar de manera correcta las actividades econmicas a la cul esta se dedica. Es importante que la informacin que maneje la organizacin este al d!a y pueda presentarse en el momento que se necesite, sin embargo e1isten caso en que est situacin se presenta de manera incorrecta presentado retrasos que afecta a la organizacin, ests irregularidades pueden presentarse por varias causas como ejemplo: -+. Ser"icios e7ternos de conta ilidad+$ +e refiere a aquellos servicios prestados por otras empresas o terceras personas para llevar a acabo el procesamiento de la informacin contable de una organizacin, la calidad de estos servicios se ver en el resultado a la /ora de presentar y entregar la informacin financiera la cual debe ser oportuna. /+. Pro lema con el Software conta le$ %as fallas en los soft,are se deben en su mayor!a a una incorrecta parametrizacin del mismo el cul se realiza en el comienzo de la implantacin del programa esta situacin se debe a debilidades tanto del personal de la empresa al no definir los detalles que necesita llevar a cabo la organizacin y tambi$n del encargado de dise0ar el programa contable. 0+2 Personal No *apacitado$ %a consecuencia de un personal no capacitado se debe a que en el momento de su contratacin en la empresa no se constata o percibe su preparacin profesional por ello la debilidad en el reclutamiento y seleccin de personal es lo que ocasiona e1istencia de personal no capacitado, detalles como estos son lo que originan que no e1ista buena capacitacin en el personal activo de la organizacin. 1+2 Ausencia de Normas & Procedimientos esta lecidos : %os procedimientos y normas que se establecen en una organizacin son la gu!a que sirve para que el personal ejecute las actividades bajo un patrn previamente establecido, los procedimientos y normas son la base para que los proceso se cumplan de manera controlada, por ende una organizacin que no establezca estas reglas pues perder el control y seguimiento de las actividades realizadas ocasionando fallas, problemas e irregularidades en el sistema contable.