PLAN DE GESTIN DE CALIDAD

PLAN DE PROCURA

PROYECTO: REMODELACIN DE LAS OFICINAS

LIMA PERU

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OBJETIVO Describir el procedimiento para gestionar la compra de bienes y servicios necesarios para la obra. ALCANCE Todos los procesos de compra de bienes y servicios de la obra. DEFINICIONES Productos de stock: Productos que por su alta rotacin, mnimo valor o negociacin con proveedores se mantienen permanentemente disponibles en almacn. Requirente: El Ingeniero residente de obra solicita los bienes o servicios para el desarrollo de sus labores cotidianas. El requirente puede hacer pedidos al almacn para productos de stock o mediante un requerimiento de compra que deber ser aprobado por el Gerente de Obra. Plan de Procura: Es el plan inicial que incluye el cronograma de adquisiciones, responsables y contratistas propuestos para la obra. Este se entrega al inicio de la obra a todos los involucrados y sirve como marco para el seguimiento semanal. Reunin de adquisiciones: Reunin semanal que participan los requirentes, la gerencia de obra y la logstica corporativa. En esta se presentan y se aprueban las adquisiciones y se hace seguimiento a las compras.

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METODOLOGA 4.1 Pedidos de compras internas de almacen EN OBRA El requirente consultar si el producto solicitado se encuentra en almacn, de ser as se elabora un vale de salida por el material en mencin. Dicho vale de salida deber estar firmado por el requirente y por su jefe inmediato superior. Una vez aprobada la salida de almacn el responsable de almacn entregar los productos solicitados al requirente validando en el sistema la entrega para su respectivo registro electrnico de tal manera que se actualicen los saldos o stocks de materiales. En el caso de no contar con el material en almacen, se proceder a hacer el requerimiento por escrito. Se debe tener en cuenta el tiempo de atencin del requerimiento para realizarlo con anticipacin. El requerimiento debe tener el visto bueno del Gerente de Obra. Con la aprobacin del requerimiento, este es ingresado al sistema por el administrador o jefe de almacn el mismo da en que es solicitado. De no existir cdigos del producto o servicio solicitado, stos debern ser solicitados al personal de logstica para lo cual deber contarse con informacin bsica y/o tcnica del producto a registrar. El personal de logstica deber crear el cdigo en menos de 24 horas. En el caso de un requerimiento de servicio el requirente indicar los detalles y las especificaciones del servicio solicitado en el campo de Observaciones del sistema de Logstica y los proveedores propuestos si los tuviera. Adems, el requirente deber de entregar en la reunin semanal de adquisiciones, el legajo del servicio a adquirir que incluye, ofertas concursantes, cuadro comparativo y

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puntaje. El requirente se apoyara en el Gerente de Obra y la oficina de procura para la elaboracin del legajo. Se debe hacer seguimiento al pedido para informar al requirente acerca el plazo de entrega del mismo y as se puedan tomarse las medidas necesarias para reprogramacin de trabajos si as lo crea conveniente el requirente. EN OFICINA CENTRAL y LOGISTICA CORPORATIVA El encargado de logstica corporativa asignado a la obra recibir el requerimiento a travs del sistema y consultar si el producto requerido se encuentra en stock en el almacn zonal respectivo. Si el producto no se encuentra en stock, el personal de almacn (para el caso de productos de stock) o el requirente, generara un requerimiento de compras en el sistema de logstica. Si la obra solicita cdigos para su creacin estos debern ser devueltos en un plazo no mayor de 24 horas. Una vez creado el requerimiento, este es revisado en cantidades, valores y centros de costo asignados, para luego ser autorizado electrnicamente en el sistema de logstica por el jefe de obra, en caso de ausencia se deber indicar quien asumir su responsabilidad. En caso de presentarse un requerimiento de materiales/servicio con carcter de URGENTE este ser identificado en el sistema de logstica con PRIORIDAD ALTA y se atender preferentemente dependiendo de la naturaleza o dificultad de cotizacin y aprovisionamiento del material/servicio requerido. El personal de logstica revisar que los datos del requerimiento de materiales/servicios estn completos, caso contrario solicitar va correo electrnico al usuario solicitante completar la informacin necesaria para iniciar la gestin en un plazo no mayor a 1 da. La generacin de orden de compra debe de hacerse en un tiempo mximo de 3 das una vez recibida toda la informacin.

4.2 Adquisicin mediante orden de compra/servicio FLUJO DE ADQUISICIONES Todos los procesos de adquisicin de bienes y servicios seguirn el siguiente flujo, en los cuales se detallan los procesos hasta concluir finalmente en una orden de compra/servicio, firmada por por el responsable de cada especialidad, la gerencia del proyecto y el jefe de logstica. Los documentos validos comprenden las ordenes de compra (OC), ordenes de trabajo (OT) y contratos.

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ALCANCES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES MEDIANTE OC-OT. EN OBRA El Responsable por especialidad, en coordinacin con el residente de obra y la gerencia de obra entregar al personal de logstica corporativo (de acuerdo a lo que corresponda) la informacin necesaria (especificaciones, planos, bases de concurso, requerimientos mnimos de ejecucin, modelo de contrato, etc.) para que se proceda a elaborar un concurso, si corresponde, o a ordenar la adquisicin de productos o contratar una actividad por parte del personal corporativo o de la empresa. EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA El personal de Logstica elaborar la orden de compra basndose en el requerimiento de Materiales/Servicios registrado en el sistema de logstica, si por la naturaleza del Producto/Servicio se requiere la emisin de un contrato, se proceder con el prrafo Adquisicin mediante contratos. En el caso que se trate de la adquisicin del equipamiento de la obra, el responsable ser el Jefe del departamento de adquisiciones de equipamiento de la empresa, basndose en el requerimiento de Materiales/Servicios registrado en el sistema logstico. Para el caso de productos de uso recurrente se podrn establecer procesos de seleccin de proveedores nicos mediante la modalidad de propuesta de abastecimiento peridico que deber tener vigencia segn la naturaleza del producto y/o los intereses de la empresa, culminada la vigencia del acuerdo, el personal de Logstica deber iniciar un nuevo proceso con todos los proveedores posibles del mercado. En caso no se pueda realizar este proceso se podrn emplear anlisis comparativos vigentes o precios histricos vigentes. Para el caso de productos no recurrentes ser necesario como mnimo dos cotizaciones las cuales debern ser analizadas en cuadros comparativos, caso contrario la Orden de Compra deber ser archivada con su debida justificacin autorizada por el sub-Gerente de Logstica. En el caso que el requirente proponga una compra directa a un proveedor de acuerdo a su necesidad deber indicarlo por escrito va correo electrnico con copia

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a su gerente de rea respectivo en seal de aprobacin. Este documento ser archivado con la Orden de Compra como medida de control. Es responsabilidad del personal de Logstica evaluar a todos los proveedores ya sean del Maestro de Proveedores o algn nuevo proveedor de acuerdo al Procedimiento de Seleccin y Evaluacin de Proveedores. El Sub-Gerente de Logstica aprobar todas las rdenes de compra, en caso que alguna Gerencia Usuaria solicite acompaar con su firma la Orden de Compra, deber solicitarlo va correo electrnico. Una vez aprobada la Orden de Compra la oficina de logstica corporativa confirmar al proveedor va telefnica, fax o correo electrnico, la adquisicin del producto o servicio, indicando la fecha de entrega del mismo. Esta confirmacin debe ser tambin comunicada a la obra. En casos de compra de equipos y maquinarias se solicitar al proveedor en la Orden de Compra el envi de los manuales operativos. Cuando el proveedor entrega los productos solicitados en la Orden de Compra, el encargado de almacn o la persona designada por ste emitir una Nota de Ingreso de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Ingresos y Salidas de Almacn, la cual es entregada al proveedor para que lo adjunte a la factura respectiva. Las facturas debern ser entregadas con sus Notas de Ingreso, Orden de Compra y Gua de Remisin del proveedor debidamente selladas y firmadas, en Obra. En los casos de Servicios, el requirente responsable que verifica la realizacin del servicio deber emitir una Conformidad de Servicio en el sistema de Logstica a manera de atencin de la respectiva Orden de Servicio, como conformidad del cumplimiento del mismo, la misma que deber ser impresa y firmada para que sea adjuntada a su respectiva factura. El proveedor deber entregar la factura adjuntando adems copia del presupuesto correspondiente al servicio realizado. La generacin de orden de compra debe de hacerse en un tiempo mximo de 3 das una vez recibida toda la informacin. APROBACION DE MATERIALES Los materiales, que por su importancia ameriten contar con la verificacin y/aprobacin de calidad de los materiales, estos sern remitidos a la supervisin mediante las solicitudes de aprobacin materiales y especificaciones (SAME), los cuales no son restriccin de poder iniciar con la ejecucin de la partida. En el caso de que la supervisin no apruebe un SAME, la supervisin emitir una notificacin de no conformidad debidamente sustentado, la misma que deber ser levantada, hasta lograr levantar la observacin. 4.4 Adquisicin mediante contratos EN OBRA El Residente de obra en coordinacin con la oficina de Procura y la gerencia de acabados entregar al personal de logstica la informacin necesaria (especificaciones, planos, bases de concurso, requerimientos mnimos de ejecucin, modelo de contrato, etc.) para que se proceda a elaborar un contrato para la adquisicin de productos o contratar una actividad por parte del personal corporativo o de la empresa. EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA Las compras/Servicios recurrentes que se decidan negociarlas mediante contrato por su complejidad y/o criticidad, sern negociadas por el rea de logstica corporativa o

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de adquisicin de equipamiento de la empresa con la gerencia requirente, quedando esta ltima libre de decidir su participacin. El sub-gerente de logstica corporativa o el responsable de las adquisiciones de equipamiento de parte de la empresa luego de haber negociado las condiciones con el proveedor recibe de parte de ste el modelo de contrato el cual revisa y coordina con el Gerente del rea Requirente, luego de verificar que se consignen los trminos negociados lo remite al departamento Legal para su revisin y VB. El Contrato debe contener como mnimo: Identificacin del Contratante y el Contratado. Descripcin completa del producto o servicio adquirido. Compromiso del contratante y del contratado. Trminos Comerciales producto del contrato. Cuando corresponda, penalizacin en caso del incumplimiento de alguna de las partes. Trminos de resolucin del contrato. El Gerente General har observaciones y devolver el contrato para su adecuacin o le dar conformidad firmndolo. El personal de Logstica har la difusin a los interesados, el seguimiento al cumplimiento del contrato y coordinar el pago del producto o servicio motivo del contrato. Ante cualquier incumplimiento, se seguir lo estipulado en el contrato. 4.5 Devoluciones EN OBRA Es responsabilidad del jefe de almacn en conjunto con el requirente verificar y dar conformidad al producto recibido, de lo contrario se har la notificacin o informe respectivo al personal de logstica para su coordinacin con el proveedor. EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA El personal de Logstica coordinar con el proveedor la devolucin de los productos que han sido rechazados siempre y cuando haya recibido el Informe de Producto/Servicio No Conforme, que es generado luego de la verificacin de los productos comprados y/o como consecuencia de alguna desviacin durante el proceso de uso del mismo. 4.6 Reuniones Se establece las reuniones de adquisiciones segn previa coordinacin con el departamento de logstica, esta tendr una duracin de 1 hora. En estas reuniones debern de participar el Gerente de Obra, Residente, Logistico (de ser necesario), Gerente de Edificaciones y Representante de Logstica Corporativa. La agenda general de las reuniones semanales ser la siguiente. 1. Presentacin de paquetes a adquirir. Incluye legajo completo. 2. Aprobacin del propietario de los paquetes a adquirir. 3. Revisin de estatus de compra de acuerdo a cuadro pendientes. 4. Aclaracin sobre especificaciones tcnicas. Se debe de preparar el acta de reunin que ser comunicada va correo electrnico a todos los involucrados. Las aprobaciones deben de tener la diligencia necesaria de la gerencia y del propietario para no retrasar la obra.

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La presentacin de legajos debe de ser de acuerdo al cronograma de adquisiciones. 5. ESTRATEGIAS Las compras se efectuaran en base a las especificaciones tcnicas definidas en los planos, especificaciones tcnicas y memorias descriptivas. Se subcontratara todo lo relativo a tareas de soporte que habitualmente no son ejecutadas por los empleados de la Constructora Una vez definidas las especificaciones tcnicas de los expertos correspondientes, se evaluaran conjuntamente entre compras y los funcionarios responsables de las ofertas recibidas, pidiendo siempre una contraoferta, incentivaremos tanto la reduccin de coste como, y sobre todo, la reduccin de plazo. Con todos los proveedores financiaremos un contrato en que se fijaran de manera consensuada los precios, coste, garantas y penalizacin si la hubiera del no cumplimiento. Siendo el plazo tan relevante para nosotros ha de figurar de manera notable en el contrato. 6. FORMATOS Se adjuntan el formato enviado

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7. ANEXOS Anexo 1: Cronograma de adquisiciones fase 1 Ver: 02 F: Pgina 8 de 10

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Anexo 2: Conograma de adquisiciones general Ver: 02 F: Pgina 9 de 10

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Anexo 3. Lista de proveedores Ver: 02 F: Pgina 10 de 10