ACTA

Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico a la Ciudadana CIUDAD Y FECHA: Bucaramanga, 12 de junio de 2013. HORA INICIO: 10:00 HORA FIN: 12:00 a.m. m. TEMA: Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico a la Ciudadana, sobre los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de gestin de documentos electrnicos. OBJETIVO (S) DE LA REUNIN: Continuar generando transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a la administracin durante la vigencia 2013, y continuar fomentando el dialogo y la retroalimentacin entre la ciudadana y el AGN. ACTA No. DESARROLLO VERIFICACIN DE QURUM: Se realiz el registro y actualizacin de datos de cada uno de los asistentes. TEMAS: 1. Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico 2013. El Archivo General de la Nacin AGN, con el objetivo en desarrollo de la poltica de transparencia y continuar generando condiciones de confianza frente a los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social y fortalecer el dialogo y la retroalimentacin entre la ciudadana y el AGN, present los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de gestin de documentos electrnicos. El moderador informa la programacin de la jornada, la dinmica de cmo se desarrollar la Audiencia Pblica y le da la palabra al Director General, quien lider junto con el Subdirector de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico TIADE, la Rendicin de Cuentas. La jornada se desarroll segn lo planeado y en el tiempo previsto. 1.1. Objetivo General:

Dar a conocer a la ciudadana, partes interesadas y servidores pblicos del AGN, los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de gestin de documentos electrnicos. 1.2. Objetivos especficos: Promover la participacin del pblico objetivo de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico. Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos frente a los avances presentados durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico TIADE. Medios de comunicacin:

1.3.

Los medios de comunicacin que se emplearon para divulgar los resultados de la gestin de la Subdireccin de TIADE fueron: Correo electrnico: Encuesta:

Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadana y partes interesadas les gustara conocer sobre las perspectivas y avances de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico TIADE, y las propuestas que permitan que la Subdireccin mejore su gestin; se puso a su disposicin la siguiente encuesta:

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Esta encuesta se envi a 4.500 correos electrnicos teniendo en cuenta la base de datos de la Subdireccin de TIADE, de las cuales fueron respondidas 515. Tambin se diligenciaron encuestas fsicas en los eventos previos a la Rendicin de Cuentas, se recibieron 125 respuestas, para un total de 640 encuestas. Resultados encuestas digitales:

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Resultados encuestas fsicas:

Invitacin:

Con el objetivo de lograr mayor impacto en el pblico externo, se envi a travs de correo electrnico a la base de datos de contactos de la Subdireccin de TIADE, la invitacin a participar en la Rendicin de Cuentas. En total fueron enviadas 4.500 invitaciones:

Pgina Web:

A travs de la pgina Web del AGN, se realizaron 5 publicaciones informndole a la ciudadana la estrategia de la Entidad de realizar la rendicin de cuentas durante la vigencia 2013, as como el objetivo de la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, fecha hora y lugar, una nota sobre los incentivos de la Rendicin de Cuentas, una nota presentando la Agenda para la Rendicin de Cuentas, una para ver la Rendicin de Cuentas va streaming y finalmente, se public la cartilla.

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El siguiente cuadro presenta el nmero de visitas registradas para cada una de las notas publicadas: Nombre de Fecha de la URL de la Publicacin Publicacin Publicacin La Subdireccin de Tecnologas de la Informacin 31 de mayo Archivstica y http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8435 de 2013 Documento Electrnico Rendir Cuentas desde Bucaramanga 6 de junio http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8444 Incentivos de 2013 6 de junio www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8443 Agenda de 2013 6 de junio http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8445 Streaming de 2013 Cartilla Rendicin de 13 de junio http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8451 Cuentas de 2013 Subdireccin TIADE Redes Sociales:

A travs de estos medios de comunicacin, se mantuvo informado a los seguidores y fans de la Entidad sobre la rendicin de cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico y se otorgaron incentivos por la participacin de los mismos durante la Audiencia Pblica. A continuacin se presentan los resultados obtenidos: Facebook:

Esta red es la que ms audiencia tiene en la Entidad y durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, se realizaron 3 publicaciones referentes al evento, lo que gener que 10.719 personas vieran dichas publicaciones; de esta cifra, 365 personas dieron clic en las publicaciones para leer ms; As mismo, 223 personas generaron algn tipo de
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comentario y/o dieron me gusta a las publicaciones realizadas sobre el evento. La siguiente grfica muestra detalladamente el movimiento que se gener en las publicaciones realizadas por la Entidad para la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico.

Tomado de www.facebook.com Twitter

Con el objetivo de tener mayor control e interaccin con los seguidores de la Entidad a travs de twitter, se cre el Hashtag #AGNRindeCuentas el cual se us durante la Rendicin de Cuentas. En total, durante el evento se realizaron 52 tuits y retuits por parte de la Entidad. 2. Incentivos Para lograr mayor participacin de nuestros seguidores y fan de las redes sociales, se presentaron los siguientes incentivos: 2.1. Certificado de participacin ciudadana y control social, un juego de infografas y una publicacin de la Cartilla Gestin Electrnica de Documentos, para las personas que tengan asistencia presencial a la Rendicin de Cuentas.

2.2.

Jornada de Capacitacin sobre Gestin de Documento Electrnico.

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2.3.

Un juego de infografas y una cartilla de Gestin Documental Electrnica, al ciudadano que durante el espacio de control social, tenga mayor interaccin. Los ganadores de este componente fueron @Julian_pepun y @Carlos_pino Estas personas fueron las que ms interaccin tuvieron con la cuenta @ArchivoGeneral realizando preguntas sobre la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, comentaron y retuitearon las publicaciones realizadas por la Entidad.

A travs del canal de streaming se conectaron durante la Rendicin de Cuentas aproximadamente 34 personas.

3. Desarrollo de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas: La Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, se desarroll teniendo en cuenta el formato tipo entrevista, en el cual el Director General, a partir de un formato base, le pregunt al Subdirector de Tecnologas de la Informacin Archivstica y
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Documento Electrnico, sobre los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de gestin de documentos electrnicos, de los cuales se destacan los siguientes temas, que a lo largo de la presentacin fueron desarrollados en profundidad.

Qu objetivo tiene la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico? Mediante el Decreto 2126 se aprob la nueva estructura organizacional del Archivo General de la Nacin, con el fin de adaptarse a las nuevas funciones asignadas al AGN y a la modernizacin del Estado, en particular en los aspectos relativos al desarrollo de las TIC; para lograr esta adaptacin se estn expidiendo una serie de normas orientadas hacia la eficiencia administrativa, transparencia y gobierno abierto, que han significado la desmaterializacin de los documentos pblicos. En esta reforma administrativa de la entidad se crea la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico la cual es la encargada de hacer frente estos nuevos retos, y articularse con otras entidades del Estado para poder solventar todos estos nuevos temas. Desde esta Subdireccin se recomiendan los lineamientos en materia de gestin de documentos electrnicos para el Estado colombiano, as como se estudian las normas tcnicas, buenas prcticas y se llevan a cabo estudios tcnicos relacionados con preservacin a largo plazo de documentos electrnicos. Las funciones ms detalladas de esta Subdireccin estn en el Decreto 2126 de octubre 16 de 2012, el cual puede ser consultado a travs de la pgina web del Archivo General de la Nacin.

Cmo se vincul a la ciudadana en el proceso previo a la Rendicin de Cuentas y cules fueron los resultados obtenidos? El equipo de comunicaciones aplic una encuesta de percepcin a los ciudadanos en eventos realizados en Popayn, asimismo se aplic a travs de la pgina web y las redes sociales y se envi a todas las personas que constituyen la base de datos de la Entidad, aproximadamente 600 ciudadanos respondieron esta encuesta, y ante la pregunta Qu informacin le gustara conocer sobre la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico? Los resultados fueron arrojaron que lo que ms les gustara recibir es capacitacin sobre documento electrnico, por ello y atendiendo a esta necesidad en horas de la tarde se realizar la capacitacin sobre Gestin Electrnica de Documentos.

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Cules han sido las acciones de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y documento en cuenta a capacitacin en documento electrnico y sobre el Programa de Gestin Documental? En cuanto a capacitacin, se realizaron cursos de capacitacin a nivel nacional para socializar las guas sobre Cero Papel, tambin sobre aspectos de la planeacin de la gestin documental electrnica y sobre la formulacin de un programa de gestin de documentos en el Estado. Las fechas de capacitacin que a la fecha tenemos programados son: Cali 21 de julio, Villavicencio 12 de julio, Barranquilla 26 de julio y Pasto 2 de agosto. Estas no sern las nicas ciudades a las cuales llegaremos con estas capacitaciones, son las que a la fecha tenemos confirmadas. Si los ciudadanos que requieran capacitacin sobre estos temas pueden solicitarle a la subdireccin la intencin de recibir capacitacin sobre ese tema escribiendo al correo electrnico contacto@archivogeneral.gov.co Con respecto al programa de gestin documental y en el marco de lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, el cual tiene un alto componente tecnolgico, hemos diseado algo que hemos denominado Herramientas, que es un mecanismo para ensearle a la gente como conceptualmente emprender los instrumentos archivsticos para hacer posible la gestin documental y estamos trabajando sobre un modelo de madurez para saber exactamente en donde estamos, si en un nivel bsico o medio. Estamos trabajando tambin en el Plan Institucional de Archivos, que tambin hace parte de los instrumentos archivsticos mencionados en el Decreto 2609. Asimismo estamos elaborando una cartilla Gua sobre el Plan de Gestin Documental para que la gente reciba el cmo y de una manera prctica pueda formular un programa de gestin de documentos acorde a lo establecido en la Ley.

Asimismo, a travs del micrositio preservandoparaelfuturo.org presentaremos la nueva infografa del Decreto 2609, como una herramienta grfica y resumida de cmo presentar un Programa de Gestin de Documentos, los detalles que hay que hacer, cules son las instancias, cules son los componentes, cules las fases. La Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico y los Comits Tcnicos del SNA, estn trabajando sobre un proyecto de norma de buenas prcticas para la digitalizacin, la cual est prxima a salir.

Qu ha hecho el Archivo General de la Nacin desde la Subdireccin de TIADE para fortalecer la articulacin con el Ministerio de Tecnologas de la Informacin?

El Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin, suscribieron un convenio con el fin de articularse en aspectos relacionados con la tecnologa. El modelo de Gobierno En Lnea, involucra la gestin documental, entonces esta relacin ha sido muy beneficiosa para la elaboracin de muchos de los productos que hemos desarrollado, como por ejemplo las Guas de Cero Papel, formulacin de normas tcnicas, entre otras.
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En el plan de trabajo para el 2013 en el marco de este convenio, se tiene previsto la socializacin de las guas de Cero Papel a nivel territorial. Las guas de Cero Papel estn a disposicin de los ciudadanos y se pueden descargar a travs del micrositio web preservandoparaelfuturo.org, as mismo, cada una de las guas est acompaada de una infografa que tambin est a disposicin de los ciudadanos. Qu est haciendo el Archivo General de la Nacin, a travs de la Subdireccin de TIADE en materia de preservacin a largo plazo? Se est trabajando sobre los lineamientos de preservacin a largo plazo de documentos electrnicos; en los comits Tcnicos se est trabajando en la homologacin de una serie de normas tcnicas, las cuales tiene que ver con estndares de firmas digitales, formato estndar de los documentos electrnicos y una cartilla sobre Archivo Personal Digital; se est trabajando tambin en unas directrices para gestin de correos electrnicos en el Estado Colombiano (nos preocupan las comunicaciones, el intercambio y el buen uso de estas herramientas), asimismo trabajamos sobre un documento tcnico que fije lineamientos para la conservacin a largo plazo de documentos electrnicos como tambin otro tipo de materiales especiales (imgenes, audios, etc.).

La Subdireccin tambin trabaja en la elaboracin de lineamientos para el archivamiento web, especficamente orientado a redes sociales, ya que estos medios se han convertido en un espacio en donde quedan plasmadas las comunicaciones en cierta forma oficiales de las instituciones y que deben tener un tratamiento. Qu ha hecho el AGN en cumplimiento a la Directiva Presidencial Cero Papel? Desde el AGN, se formul un Programa de Eficiencia Administrativa, determinamos quienes son los actores y responsables, nos articulamos al interior de la Entidad para establecer buenas prcticas que nos permitan reducir el consumo del papel. Este conocimiento hemos tratado de difundirlo con muchas Entidades que se han acercado a preguntarnos sobre esta iniciativa. En este momento se estn buscando los mecanismos para determinar quines cumplieron o no con la Directiva Presidencial.
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Esta Directiva no implica la desmaterializacin de los documentos, al contrario implica planificar la gestin documental para reducir el consumo del papel, ser ms eficientes. Cmo est afrontando el Archivo General de la Nacin los nuevos retos de la modernizacin tecnolgica al interior de la Entidad? El Archivo General cuenta con recursos para la modernizacin tecnolgica; actualmente la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico, tiene asignados Mil cuatrocientos millones de pesos de presupuesto (1.400.000.000) para atender las necesidades en materia tecnolgica. Actualmente contamos con una plataforma de almacenamiento ms robusta, ya que con el aumento de los programas de digitalizacin necesitamos mayor capacidad de almacenamiento, para garantizar que la informacin que los ciudadanos pueden consultar a travs de nuestro catlogo en lnea, estn accesibles. Hemos adoptado nuevas herramientas para la gestin de documentos en la Entidad, tengamos que optar por soluciones de hosting mucho ms fuertes, virtualizar algunos servicios y ampliar los canales de comunicacin.

Qu tiene previsto el Archivo General de la Nacin en lo que resta del 2013 y para el ao 2014? A nivel de Gobierno en lnea, tenemos la elaboracin de un plan de medios sociales, porque nos interesan las redes sociales como un mecanismo de involucramiento con la ciudadana, un documento de caracterizacin de usuarios, con el fin de conocer un poco ms acerca de las personas con las que interactuamos constantemente, implementacin de la intranet en la Entidad como una herramienta que contribuya con el Plan de Eficiencia Administrativa, Implementacin de una nueva Pgina web, adaptada para dispositivos mviles (cumpliendo con los requisitos de GEL), Plan de Datos Abiertos e implementacin de la biblioteca digital fase II biblioteca.archivogeneral.gov.co. Ampliacin de red de datos (Cableado estructurado + Wifi + Elctrico + Voz) Capacitaciones y procesos de induccin y reinduccin por medio de plataformas virtuales, implementacin laboratorio informtica Archivstica (Software para la descripcin de archivos). A su vez, el Sistema de Informacin del Sistema Nacional de Archivos SISNA, est previsto en cuatro fases: 1. El Censo, 2. Banco de proyectos, 3. Observatorio 4. Archivo Nacional Digital, en este periodo y con los recursos que tenamos, elaboramos la especificacin de requerimientos y un plan de calidad para garantizar que todo salga como est planeado; se est trabajando en un proyecto piloto de prueba de la primera fase con 32 entidades. Se espera incluir en este sistema el Formulario nico Reporte de Avances de la Gestin (FURAG), como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales en materia de gestin documental. A nivel del Sistema Integral Nacional de Archivos Electrnicos SINAE, se har la publicacin y socializacin de instrumentos archivsticos (Plan Institucional de Archivos -PINAR, Programa de Gestin Documental, los bancos terminolgicos de tipos, series y subseries documentales, cartilla Programa de Gestin Documental- PGD) conforme al decreto 2609), publicacin de cartilla de Archivo Personal Digital y el modelo de madurez El informe completo sobre la Informacin presentada durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico se present a la ciudadana a travs
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de un formato tipo cartilla "Preservando para el futuro: Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico", la cual fue publicada en la pgina Web de la Entidad. Link: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8451 4. Preguntas de los ciudadanos 4.1. Presenciales (auditorio)

4.1.1. Mercedes Martnez de la Gobernacin de Santander. Con respecto al antiguo coinfo que manejaba todas las polticas de sistema de informacin y que algunas entidades tenan operando, cmo se involucra junto con las nuevas tecnologas y las nuevas polticas en gestin documental. Ese coinfo por ejemplo en el departamento de Santander est perdido entre comillas, porque estaba conformado hace algunos aos y era quien daba al departamento las polticas generales de administracin de los documentos electrnicos, entonces en ese orden de ideas como va a operar en especial para los territorios las polticas de gestin documental electrnica. El Director General, Carlos Zapata toma la palabra y responde que COINFO dejo de existir como rgano del gobierno y no cumple funciones tecnolgicas y estas funciones estn a cargo del Ministerio de Tecnologas de la Informacin y desde all se estn emitiendo las polticas en tecnologas para todo el Estado. Puntualmente en relacin con su pregunta hay que hacer varias precisiones, el Decreto 2578 del 2012 que reform el Sistema Nacional de Archivos, establece la obligacin de los territorios de crear los comits de archivo y este comit debe hacer un anlisis de la adopcin de tecnologas que tiene implicaciones en gestin de documentos, es decir que este es un tema en el cual deben decidir las mismas instituciones. En complemento el Decreto 2609 de 2012 emite una serie de requisitos que deben cumplir los sistemas de gestin de documentos electrnicos de archivo y tal vez el ms importante de todos es la necesidad de trabajar con principios de neutralidad tecnolgica que permitan que los sistemas de gestin de documentos electrnicos de una entidad interacten con los de otra a travs de canales de comunicacin. El AGN no puede pronunciarse sobre productos o marcas ya que hay unos principios y criterios emitidos ya por el Estado y existen normas y estndares que las entidades pueden aplicar para decidir cul sistema se ajusta ms a sus necesidades y cumple con la normatividad archivstica. Antes de adquirir algn sistema, deben tener en cuenta que estos cumplan con dichos estndares. 4.2. Redes sociales

4.2.1. Carlos Andrs Pino @carlos_pino Cmo se est abordando la conservacin y preservacin del contenido de las redes sociales en las entidades estatales? El Subdirector de TIADE, Jhon Gonzlez toma la palabra y responde que hay una definicin en el manual de Gobierno en lnea determina la definicin de archivamiento web dndole un alcance, y cuando se mira el Decreto 2609 y los tipos de informacin existentes, tambin, aade, que todas estas herramientas estn en la nube y cualquiera las puede apropiar, como es el caso de las entidades pblicas. En este momento no hay una forma para poder regular la informacin que all se conserva, como se mencion anteriormente, se est trabajando sobre unos lineamientos que tal vez ms adelante puede convertirse en un Decreto en cooperacin con el Ministerio de la Tecnologas, para dar una lnea de cmo deben tratarse y conservarse tcnicamente este tipo de informacin que se conservan en internet. Pero oficialmente en el Estado no hay una lnea que nos diga cmo hacerlo y es muy importante que lo hagamos. Esta informacin es el nuevo patrimonio nacional digital conservado en otros medios. El Archivo General emiti la resolucin interna nmero 181 del 2012, con la cual se regula el uso de las redes sociales del AGN, que puede ser til para otras entidades. El Director General, Carlos Alberto Zapata Crdenas toma la palabra y complementa que las nuevas herramientas tecnolgicas nos acercan cada vez ms a las personas, as como los ciudadanos se puedan acercar ms al Estado. Esto nos plantea un reto, en el momento en el que un ciudadano a travs de estas redes sociales, coloca un Derecho de Peticin, este no est en los sistemas internos de la Entidad, entonces esto plantea un problema desde el punto de vista de la gestin documental, porque es un documento que debera ingresar a los canales oficiales y aunque hay forma de derivarlo de su ambiente nativo, lo que estamos obteniendo es una copia de ese documento. Es por esto que todos los Directores de Archivos de Iberoamrica, preocupados por esta situacin, estamos trabajando para poder emitir lineamientos para el control de esta informacin. El Archivo General de la Nacin advierte a todas las entidades del Estado que impulsen a la ciudadana a que utilicen los canales adecuados para interactuar de manera oficial, no a travs de las redes sociales, las
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cuales estn para interactuar. Asimismo, a la luz del Decreto 2609 se establecern unas polticas para que las Entidades que usan las redes sociales le adviertan a los ciudadanos que existen canales formales para presentar derechos de peticin y PQRS. 4.2.2. Carlos Andrs Pino @carlos_pino A la luz del Decreto 2609 se tiene prevista una actualizacin de la gua PGD en materia tecnolgica? Toma la palabra el Subdirector de TIADE, Jhon Gonzlez y responde que si se tiene prevista esta actualizacin y se va a centrar en el anexo del Decreto, en ensearle a la gente cmo realizar un programa de gestin de documentos, que tenga claro lo que debe reunir ese programa. Estamos tratando de emitir un material que pueda resolver el cmo. Se cierra el espacio de preguntas y se procede a realizar la entrega de los incentivos para los ciudadanos que participaron en la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico. De esta manera finaliza la Rendicin de Cuentas.

Carlos Alberto Zapata Crdenas Director General

Jhon Gonzalez Florez Subdirector de Tecnologas de la Informacin Archivstica y Documento Electrnico

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