Nuevos Modelos de Planificacin y Control de Gestin en las AA.

PP
Los pasos a seguir para poner en marcha un Sistema de Control de Gestin: El modelo del Ayuntamiento de Matar

Zaragoza 16 de noviembre de 2004

Qu pretendemos contar?:
Las diferentes realidades locales Criticidades Cmo empezamos en Matar? Los pasos posteriores Mitos y realidades

Las dos ideas clave:

Se puede implantar en cualquier organizacin Compartir nuestra experiencia

Minifundismo de los municipios espaoles

Menos de 100 11,52% De 101 a 250 19,65% De 251 a 1.000 29,81% De 1.001 a 2.000 12,37% De 2.001 a 5.000 12,34% De 5.001 a 10.000 6,28% De 10.001 a 20.000 4,09% De 20.001 a 50.000 2,48% De 50.001 a 100.000 0,76% Ms de 100.000 0,69%
Fuente: Registro de Entidades Locales de la Direccin General para la Administracin Local

NUEVAS EXIGENCIAS DE LA GESTIN PBLICA Cambio de entorno Demandas ciudadanas crecientes y complejas Recursos decrecientes Necesidad de competitividad

Nueva mentalidad: De la cultura del gasto al control de gestin

NUEVAS EXIGENCIAS DE LA GESTIN PBLICA Cambio en las estrategias: Mejoras en la atencin al ciudadano Mejoras en la provisin de servicios pblicos Integracin y coordinacin de las actuaciones

NUEVO MODELO DE GESTIN DEL AYUNTAMIENTO DE MATAR

EVOLUCIN DE LA GESTIN PBLICA LOCAL

Procesos Cultura Organizacin Ingeniera de procesos Descentralizacin de la gestin Tecnologa Personas -2004-

Cartas de compromiso Transversalidad

Portales del empleado Ciudadano/entorno

Planes de calidad Cuadros de mando Indicadores sociales y de gestin

Planificacin RRHH: formacin, comunicacin, gestin del cambio

Administracin en red

Administracin abierta

Trmites por Internet

Inversin de la pirmide Culturas ms flexibles Oficinas de atencin al Ciudadano/010 PAM Polticas de calidad de gestin pblica -1990Ciudadano en el centro CAU, HELP DESK,..

Participacin ciudadana: reglamentos

Ponncia Onta Local Blanes 2001 Llus Bernab-Ana Luisa Mnguez

Divergencias

Realidad social/Entorno

Recursos tecnolgicos

Presupuesto

Recursos humanos

Convergencias

Mayor eficiencia en la gestin Adaptacin a las nuevas realidades Optimizacin de recursos Orientacin al ciudadano/a Agilidad en la toma de decisiones

Convergencias

Necesidad de instrumentos que mejoren la gestin: modelo de gestin, cuadro de mando,

Divergencias

Que estos instrumentos sean flexibles en el planteamiento y desarrollo acorde con las diferentes realidades

EL CUADRO DE MANDO
Qu nos aporta?

Simplicidad Fcil lectura Visin global Evaluacin de los objetivos

Para controlar la gestin Para tomar decisiones Para comunicar, motivar y formar Para identificar oportunidades de mejora

Para qu sirve?

Elementos previos:
Planificacin estratgica: No podemos saber adnde vamos sin saber adnde nos queremos dirigir Liderazgo: En todo proyecto se necesita a alguien como punta de lanza Voluntad: A nadie le faltan fuerzas; lo que a muchsimos les falta es voluntad.(Victor Hugo) No basta saber, se debe tambin aplicar. No es suficiente querer, se debe tambin hacer

(Johann Wolfgang von Goethe)

Nuestra realidad:

Poblacin: 115.125 hab. Superficie: 26 km2 Situacin: Costa Mediterrnea, 28 km al norte de Barcelona Especialitzacin: Sector textil, confeccin gnero de punto Actualmente: Diversificando su economa, terciarizacin Presupuesto municipal consolidado (2004): 151.866.307,70 euros

De lo estratgico a lo operativo:
De qu disponemos? Acuerdo de gobierno
Permanente durante 4 aos

PROGRAMA DE ACTUACIN MUNICIPAL

Ejes estratgicos

Objetivos estratgicos

Prioridades

Objetivos operativos

Acciones

Variable cada ao

1 fase: 2000-2003

Cmo canalizamos la informacin

Equipo de gobierno

Comisin de Gestin

Jefes de Servicio (Coordinacin)

SITUACIN DE PARTIDA Disponemos de mucha informacin... Memorias Informes

Etc... Datos Presupuesto

Estudios

Pero,... nos aporta valor?

FICHA DE CADA OBJETIVO

Objectiu 8.8: Afavorir laccs a la informaci dels adolescents i els joves, aix com fomentar la participaci en el marc del Pla Integral de Joventut i el Consell Municipal de Joventut.

Indicadores de proceso

Cumplimiento de Calendario

Descripci de la Lnia d'Actuaci Lnies d'Actuaci Responsable Data Inici Elaboraci del projecte Obres d'obres del nou Sidral Descentralitzaci del servei Lluis Riera 01/01/02 d'informaci juvenil als IES i als centres d'iniciatives juvenils 01/10/02 Adjudicaci habitatges de PUMSA lloguer per a joves del C. Teia Elaboraci del Pla d'Usos Josep Palacios 01/03/02 dels equipaments comunitaris dels habitatges asistits Renovaci i ampliaci de Josep Palacios 01/01/02 les entitats integrants del Consell Municipal de joventut 01-gen-02

Data F

Avan Teric Real Pendent 42,18% 45,00%

Estat de la Lnia d'Actuaci Diferncia Estat Retras (dies) Pendent Pendent Pendent 2,8% OK OK

31/07/02

31/12/02 30/11/02

Pendent

--Pendent

--Pendent

--Pendent

30/09/02

14,08%

20,00%

5,9%

OK

OK

31/12/02

24,45%

25,00%

0,5%

OK

OK

31-des-02

16,1%

18,0%

1,9%

OK

OK

Ejecucin presupuestaria

Partida

Descripci partida

2002 Pss inicial Pss actual

Previst

Real

Acumulat 2002 Desviaci neg (%)

Desviaci excs (%)

Treballs altres 2100 422 22706 empreses educaci TOTAL

8.914,97 8.914,97

8.914,97 8.914,97

4.457,49 4.457,49

2.971,66 2.971,66

-33,33% -33,33%

Consultes ateses al servei d'inform aci juvenil

Indicadores asociados al objetivo

Descentralitzaci servei inform aci: Instituts i centres participants

35

10 3 3 CIJ 5 6 6 IES

62

curs anterior

curs actual

0 curs anterior curs actual

CONTENIDO Presentacin Valoracin global Evaluacin de las 15 prioridades del PAM Evaluacin de los 68 objetivos del PAM Perspectiva presupuestaria Perspectiva recursos humanos Impacto ciudad

EVALUACIN DE LAS PRIORIDADES

Actuacions urbanstiques al front de mar. Renovaci de carrer i places del Centre i Rocafonda.. Construcci dhabitatges pblics.. Potenciaci del transport pblic. Execuci del Pla dAparcaments... Carrers ms nets: netejant ms i embrutant menys Afavorir projectes de base tecnolgica i acostar les noves tecnologies a la ciutadania. Construcci de lescola bressol Tabalet.. Nau Gaud... Construcci de noves infraestructures socials, esportives i sanitries a tota la ciutat. Desenvolupament del Pacte Local per lOcupaci.. Millora de latenci domiciliria a les persones ms grans de 80 anys.. Posada en marxa de lAgncia Mpal. de suport a lAssociacionisme Construcci del Tub Verd... Posada en marxa del 010 i dels compromisos de qualitat..

EVALUACIN DE LOS OBJETIVOS

1t

2t

3t

4t

Pg.

E ix 1 : P la n if ic a c i u r b a n s tic a

1.1

Impulsar i dirigir els grans temes territorials dmbit metropolit per a la creaci dinstal.lacions universitries, indstria de qualitat, oci i terciari, activitats ldiques i comercials, etc.

1.2

Continuar la implantaci deines urbanstiques per a la millora durbanitzacions i del sl urbanitzable.

1.3

Realitzar una poltica dadquisici de sl per a equipaments vials i zones verdes.

Eix 2: Plans de Reforma Urbana

2.1

Impulsar i dirigir els plans urbanstics de la ciutat consolidada per a la millora de la ciutat i de la qualitat de vida dels ciutadans.

2.2

Redactar i/o executar els projectes de renovaci de diversos carrers del Centre per a la seva recuperaci com a patrimoni histric de tots els ciutadans.

2.3

Redactar i/o executar els projectes de renovaci de diversos carrers i places de Rocafonda per a la millora de la qualitat de vida dels ciutadans .

Valoracin del sistema actual

Debilidades: No recoge todos los objetivos de las Unitats Operatives Asimetra en el reparto de los objetivos que recoge Poca utilidad para los gestores de estas unidades Grado de subjetividad elevado Mantenimiento costoso En ciertos casos, percibido como instrumento fiscalizador

Valoraci del sistema actual

Fortalezas: Ha ayudado a crear cultura de evaluacin y control de gestin Implantacin poco costosa (capitulo II) Ofrece un primer nivel de informacin til y apunta criticidades Aceptacin alta a nivel poltico (instrumento estratgico) Aumenta la transversalidad y la coordinacin Mayor informacin y comunicacin (misin, objetivos, resultados,)

2 fase: 2004-2007

MODELO DE GESTIN MUNICIPAL Principios que inspiran la actuacin municipal:

Transversalidad Calidad Descentralizacin Orientacin a resultados Profesionalizacin

Organizacin
Presidente REAS
REI
Servicios Personales Servicios Territoriales Servicios Centrales Va Pblica Presidencia

UBO
(Unidades bsicas operativas)

Sistema propuesto
Bienestar social Urbanismo

UBO
Unidad bsica operativa Qu hay que definir? ... Objetivos PAM

Ingresos Movilidad IMPEM IME PUMSA...

Otros objetivos

Sistema propuesto
Cuadro de mando

Cuadro de mando de cada UBO

General

P L U R I A N U A L Objetivo 1 PAM A N U A L

ACUERDO DE GOBIERNO

PLAN DE MANDATO

LNIAS ESTRATGICAS PROGRAMAS Objetivo 2 PAM Objetivo 3 PAM Objetivo 1 UBO Objetivo 2 UBO Objetivo 3 UBO

Indicadores
(factores clave)

Definicin de los Indicadores

Modelo de Gestin
DEFINICIN DE INDICADORES

Calidad/Impacto Orientacin a resultados Transversalidad y descentralizacin (procesos) Profesionalizacin

Resultados

Un ejemplo concreto
PERSPECTIVA FACTORES CLAVE INDICADORES Nmero de denuncias por tipologa y territorio Aumentar la eficiencia y la eficacia del servicio Tiempo medio de llegadas Nmero de infracciones por tipologa y territorio Nmero de accidentes por tipologa y territorio Nmero de controles
TRANSVERSALIDAD Y DESCENTRALIZACIN

PROFESIONALIZACIN

Horas de formacin Formacin Profesionalidad Cursos por tipologa Bajas por accidente laboral Nmero de parejas mixtas (Polica Local y Mossos dEsquadra)

PERSPECTIVA

FACTORES CLAVE

INDICADORES

CALIDAD Satisfaccin

Valoracin ciudadana (encuestas) Nmero de quejas Numero de centros y alumnos en los cursos de educacin viaria

ORIENTACIN A RESULTADOS

Control de costos Aumentar recursos

% ejecucin del presupuesto de gastos Evolucin de los servicios extraordinarios Evolucin ingresos cap. III

Metodologa
1. Validar la propuesta 2. Definir en cada unidad bsica operativa (UBO): Objetivos NO PAM Otros objetivos prioritarios 3. UBO + Planificacin Ayudar a definir indicadores Concretar los objetivos Ofrecer una herramienta para el seguimiento Web 4. Validar: Comisin de Gestin/ Coordinadores 5. Realizar 1er informe ( marzo 2005 )

Expectativas
Que sea til a todos los gestores, no slo a los polticos Posibilitar la recogida automatizada indicadores (entorno web) Que sea una herramienta formacin y motivacin de de los

Que realmente ayude a la toma de decisiones comunicacin,

Que ayude a alinear los objetivos Que nos permita relacionar causa y efecto

Francesc Torrejn
Coordinador de Calidad y Gestin de Procesos Ayuntamiento de Matar Tel. 93 758 21 76 ftorrejon@ajmataro.es www.mataro.org