Sistemas de Informacin II Lic.

Mara Josefina Castilla

1


ASISTENTE PARA PLANTILLAS
EXCEL 2003


Utilizacin del asistente mediante un ejemplo
Veamos con un ejemplo muy sencillo como funciona el Asistente para Plantillas.
Vamos a crear un formulario en Excel que nos permita recabar datos sobre los alumnos
de un curso de computacin, guardando los datos de cada uno en un libro diferente.
1. Crearemos la plantilla:
En un nuevo libro colocaremos los textos indicativos de los datos a recabar y a
travs de bordes sealaremos las celdas donde deben completarse los datos (esto no
es indispensable pero resulta de utilidad para identificar las celdas en donde deben
llenarse los datos).

Guardaremos la plantilla: en el men Archivo, Guardar y en el cuadro de
dilogo de Guardar como indicaremos el nombre de la plantilla (le colocaremos
Solicitud) y en Guardar como tipo seleccionaremos Plantilla(*.xlt). Observar
que una vez que hemos elegido este tipo de archivo la carpeta en donde se
guardar el archivo es la carpeta Plantillas. Es importante conocer la ruta donde
se encuentra esta carpeta ya que luego deberemos recuperar la plantilla. Para
conocer la ubicacin bastar con desplegar la lista de Guardar en mostrndose la
ruta de la carpeta.
2. Cerraremos la plantilla:
Men Archivo, Cerrar o a travs del icono de Cerrar
3. Llenaremos un formulario para cada uno de los aspirantes al curso:
Creamos un libro nuevo basado en la plantilla Solicitud: En el men Archivo
Sistemas de Informacin II Lic. Mara Josefina Castilla
2
elegimos Nuevo. (No hacerlo a travs del icono de Nuevo de la barra de
herramientas estndar ya que el libro nuevo estar basado en la plantilla
predeterminada de Excel). Se abre el cuadro de dilogo Nuevo Libro. En la opcin
Plantillas seleccionamos En mi PC


En el cuadro de dilogo Plantillas hacemos doble clic en Solicitud.xlt. Llenaremos
los datos de uno de los alumnos y guardaremos el archivo en la carpeta Mis
documentos dndole como nombre de archivo el apellido del alumno.

Repetiremos este paso creando un formulario para cada uno de los participantes.
Sistemas de Informacin II Lic. Mara Josefina Castilla
3
Para tener la informacin volcada en los distintos archivos en una base de datos,
utilizaremos el Asistente para plantillas que nos permitir copiar los datos de cada uno
de los archivos a una base de datos. El hecho de tenerlos en una base de datos, nos
permitir ordenar los datos, filtrarlos, etc.
1. Abrir el archivo Solicitud.xlt guardado en la carpeta Plantillas.
2. Iniciar el Asistente para plantillas desde el men Datos.
3. En el Paso 1 de 5 como el libro activo es la plantilla nos lo ofrece en el cuadro
Seleccione el libro a partir del cual desea crear la plantilla y en Escriba un nombre
para la plantilla nos muestra la ruta y el nombre de la plantilla.


4. En el paso 2 de 5 en Seleccione el tipo de base de datos que desea crear elegiremos
Libro de Microsoft Excel y en Escriba el nombre y la ubicacin para la base de
datos indicaremos la ruta y el nombre que deseamos para la base de datos. El cuadro
de dilogo Examinar se usa cuando la base de datos ya existe para indicar la
ubicacin y nombre de la misma.









Sistemas de Informacin II Lic. Mara Josefina Castilla
4
5. En el paso 3 de 5, en el cuadro combinado Hoja escribiremos el nombre que
daremos a la hoja que contendr la base de datos, la llamaremos Aspirantes.
En N 1 de Celda seleccionaremos la celda B4 que contiene en cada uno de los
archivos el Apellido. Para seleccionarla, contraeremos el cuadro de dilogo con el
botn correspondiente. Al hacer clic en campo, nos ofrece como nombre de campo
Apellido. Podemos aceptarlo o modificarlo.
En N 2 de Celda seleccionaremos la celda B6 que contiene en cada uno de los
archivos el Nombre.
En N 3 de Celda seleccionaremos la celda B8 que contiene en cada uno de los
archivos la Fecha de nacimiento.
En N 4 de Celda seleccionaremos la celda B10 que contiene en cada uno de los
archivos el Documento.

6. En el paso 4 de 5 seleccionaremos el botn Agregar para continuar en la segunda
parte de este paso en que indicaremos los archivos desde los cuales se copiarn los
datos a la base de datos.


7. Haciendo clic en Seleccionar se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar archivos
Sistemas de Informacin II Lic. Mara Josefina Castilla
5
para convertir en el cual elegiremos los archivos que guardamos con los datos de
cada uno de los alumnos que queremos copiar en la base de datos. Los distintos
archivos seleccionados se listarn en el cuadro Archivos para convertir. Si hacemos
clic en cualquiera de estos nombres, se habilitarn los botones Eliminar y Vista
Previa. El primero nos permitir borrar de la lista el archivo, es decir no se copiarn
en la base los datos y el segundo nos permitir observar los datos que se copiarn en
cada una de las columnas de la base.


8. El paso 5 de 5 informa que el Asistente cre la plantilla y la base de datos y las
carpetas en la cuales se crearon.
Adems permite seleccionar los destinatarios de correo electrnico a los cuales se
desean enviar los libros creados a partir de la plantilla.

Sistemas de Informacin II Lic. Mara Josefina Castilla
6


9. Al finalizar se habr creado la base de datos con los datos de los archivos
seleccionados. Para verificarlo, abra el libro que contiene la base de datos.