REPUBLICA DE COLOMBIA I

MINISTERIO DE CULTURA

DECRETO NMERO

DE 2013

Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y se dictan otras disposiciones en materia de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica para todas las Entidades del Estado.

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artculo 189, numeral 11 de la Constitucin Poltica, el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 y el ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y CONSIDERANDO:

Que el artculo 8 de la Constitucin Poltica, establece que es obligacin del Estado y de las personas, proteger el patrimonio cultural y documental del pas. Que de acuerdo con lo establecido en el artculo 2, literal (d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nacin tiene como funcin formular, orientar, coordinar y controlar la poltica nacional acorde con el plan de desarrollo y los aspectos econmicos, sociales, culturales, cientficos y tecnolgicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Que la Ley 594 de 2000, seala que el Archivo General de la Nacin es la entidad encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin. Que el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, establece que la documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Que el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, establece las facultades de Control y Vigilancia que tiene el Archivo General de la Nacin, para la proteccin de los documentos que gocen de declaratoria de inters cultural, as como la facultas de prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la Ley. Que el artculo 32 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Archivo General de la Nacin a realizar visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias. Que el artculo 33 de la Ley 594 de 2000, faculta al Estado, a travs del Archivo General de la Nacin como rgano competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. Que el artculo 35 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin y las entidades territoriales, para prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la Ley general de archivos y sus normas reglamentarias. Que el literal a) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000, establece que el Archivo General de la Nacin, debe emitir las ordenes necesarias para suspender las practicas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y en el mismo literal, se establecen los montos de las multas por incumplimiento de la ley.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y se dictan otras disposiciones en materia de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica para todas las Entidades del Estado.

Que el literal b) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000, establece que las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos. Que el literal c) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000, establece que el Archivo General de la Nacin, determina que si la falta constituye hecho punible de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia, y si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido bajo las ordenes de la autoridad de polica ms cercana. Que el artculo 15 de la Ley 397 de 1997 modificado por la Ley 1185 de 2008, faculta al Archivo General de la Nacin para sancionar a las personas que vulneren el deber constitucional de proteger el patrimonio cultural, dentro del cual se encuentran los bienes de inters cultural archivstico. Que el numeral 7 del artculo 9 del Decreto 2126 de 2012, establece que es funcin de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos, ejercer la inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica en el pas. Que se hace necesario establecer el procedimiento para el ejercicio de las funciones de inspeccin, vigilancia y control, y la imposicin de sanciones por el incumplimiento a la normatividad archivstica del pas. Que el artculo 47 de la Ley 1437 de 2011, establece que los procedimientos administrativos de carcter sancionatorio no regulados por leyes especiales o el cdigo nico disciplinario se sujetaran a las disposiciones sealas en esta norma. Que en los artculos 98, 99 y 100 de la Ley 1437 de 2011, se establece el procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las entidades pblicas de que trata el pargrafo del artculo 104 de la citada norma. Que en mrito de lo expuesto, DECRETA: CAPTULO I MBITO DE COMPETENCIA, PRINCIPIOS, DISPOSICIONES GENERALES Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES

Artculo 1. mbito de competencia. Corresponde al Archivo General de la Nacin, ejercer la funcin de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica de las entidades de la administracin pblica en sus diferente niveles, nacional, departamental, distrital o municipal; de las entidades territoriales indgenas y dems entidades territoriales que se creen por Ley las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, a las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y dems organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos). Pargrafo. El Archivo General de la Nacin podr realizar visitas de inspeccin, vigilancia y control a las instituciones pblicas o privadas y personas naturales o jurdicas, con los cuales la administracin pblica contrate los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. Artculo 2. Objeto de las facultades de inspeccin, vigilancia y control. Las facultades de inspeccin, vigilancia y control otorgadas al Archivo General de la Nacin y las Entidades Territoriales, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma preventiva y correctiva, de la Ley General de Archivos, y dems normatividad expedida para su desarrollo, de acuerdo a los

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Tratados Internacionales y dems normas que garanticen el cumplimiento de los principios sealados en el artculo 4 de la Ley 594 de 2000. Artculo 3. Titularidad de la facultad inspeccin, vigilancia y control del Archivo General de la Nacin. El Archivo General de la Nacin verificar la poltica nacional de archivos y la funcin archivstica, mediante el ejercicio de las funciones de inspeccin, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000. Pargrafo 1. Los Archivos Generales Territoriales que cuenten con autonoma legal, tcnica y administrativa, as como los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, podrn ejercer las funciones de inspeccin, vigilancia y control en su correspondiente jurisdiccin, sin perjuicio de la funcin preferente, que en esta materia le compete al Archivo General de la Nacin. Pargrafo 2. Las facultades de inspeccin, vigilancia y control ejercidas por el Archivo General de la Nacin y las Entidades Territoriales, son independientes de cualquier otra que pueda surgir sobre el incumplimiento de la Ley General de Archivos y las dems normas expedidas para su desarrollo y aplicacin. Artculo 4. Definiciones. Para efectos del presente Decreto, se entiende por: Inspeccin: Facultad que tiene el Archivo General de la Nacin, para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica expedida para su desarrollo. Vigilancia: Facultad que tiene el Archivo General de la Nacin, para hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas, al Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica expedida para su desarrollo. Control: Facultad que tiene el Archivo General de la Nacin, para tomar las acciones o correctivos necesarios, o impartir rdenes a que haya a lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica expedida para su desarrollo. Concepto de la planeacin de la funcin archivstica. Comprende el proceso, continuo e integral, orientado a promover el desarrollo de los principios, componentes, etapas e instrumentos de la funcin archivstica, objeto de la inspeccin, vigilancia y control. Acta de Visita de Inspeccin, Vigilancia o Control: Documento en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de inspeccin, vigilancia o control y se consignan los hallazgos encontrados, se establecen los compromisos para la entidad, se emiten las ordenes necesarias para que se suspendan las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las respectivas medidas preventivas y correctivas, incluidas las sanciones por incumplimiento. Evaluacin de la Funcin Archivstica: Conjunto de acciones adelantadas por el Archivo General de la Nacin, para determinar el nivel de cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sus normas reglamentarias y proponer las acciones de mejora. Plan de Mejoramiento Archivstico PMA: Documento mediante el cual la entidad, objeto de la visita de inspeccin, establece las acciones de mejora, a partir de los hallazgos y compromisos sealados en el Acta de Visita de Inspeccin. Incluye los plazos de ejecucin, productos, personas y reas responsables y, grado de avance esperado. Furag: Formulario nico de Reporte de Avances de la Gestin. Herramienta en lnea de reporte de avances de la gestin, como insumo para el monitoreo, evaluacin y control de los resultados institucionales y sectoriales. Visita de Oficio: Diligencia oficial de Inspeccin, Vigilancia o Control, realizada previa programacin del Plan de Accin del Grupo de Inspeccin y Vigilancia del Archivo General de la

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Nacin o de los Consejos Territoriales de Archivos, o por peligro inminente de supresin, destruccin, ocultamiento, deterioro o prdida, urgencia manifiesta, cuando alteraciones del orden pblico o desastres naturales u otros, pongan en riesgo los Archivos de la Administracin Pblica y de los particulares que cumplen funciones pblicas. Visita a Solicitud de Parte: Diligencia oficial de Inspeccin, Vigilancia o Control, solicitada o requerida por ciudadanos, funcionarios, las propias entidades y los entes de control, a travs de denuncias, comunicaciones verbales o escritas, dirigidas al Archivo General de la Nacin, Archivos Generales Territoriales o a los Consejos departamentales y distritales de Archivos, segn el caso. Visita Especial: Diligencia oficial de inspeccin, vigilancia o control, sobre una parte de los procesos de la funcin archivstica, sistemas de informacin, instalaciones de archivo de una Entidad. Visita que se realizar de oficio o a solicitud de parte. Visita Integral: Diligencia oficial de inspeccin, vigilancia o control a la totalidad de los procesos de la funcin archivstica, sistemas de informacin, instalaciones de archivos de una Entidad. Visita que se realizar de oficio o a solicitud de parte. Artculo 5. Principios orientadores. Para el desarrollo de las actuaciones previstas en el presente Decreto, se observarn los principios propios de la funcin administrativa: de la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia, principios de economa y contradiccin, de conformidad con lo establecido en el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artculo 6. Principios Generales. Para el cumplimiento de la funcin archivstica, se garantizar el debido proceso y su trmite se adelantar con sujecin a los principios establecidos en el artculo 4 de la Ley 594 de 2000. Artculo 7. Legalidad. Las Entidades y personas establecidas en el artculo 1 del presente Decreto sern sujetos de inspeccin, vigilancia y control por el incumplimiento total o parcial, dolosa o culposamente, por accin u omisin, de lo ordenado en la Ley 594 de 2000 y dems normas archivsticas vigentes al momento de su incumplimiento. Pargrafo. Las Entidades y personas establecidas en el artculo 1 del presente Decreto, se encuentran obligadas al cumplimiento del Precedente judicial, conforme lo establece la jurisprudencia del Consejo de Estado y de la Corte Constitucional. Artculo 8. Culpabilidad. En el incumplimiento de la normatividad archivstica queda proscrita toda forma de responsabilidad objetiva. ste slo ser sancionable a ttulo de dolo o culpa. Artculo 9. Accin y omisin. El incumplimiento de la normatividad archivstica se realiza por accin u omisin en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o funcin, o con ocasin de ellos, o por extralimitacin de sus funciones. Artculo 10. Objeto de la inspeccin, vigilancia o control. La funcin de inspeccin, vigilancia y control tiene por objeto prevenir y sancionar a las entidades de que trata el artculo 1 del presente decreto, que por accin u omisin, dolosa o culposamente, incumplan el marco regulatorio de la funcin archivstica del Estado y causen dao al patrimonio documental o a los archivos y documentos del Estado que se encuentran bajo su cuidado y responsabilidad. As mismo, en ejercicio de las facultades otorgadas por la Ley, podr impartir las rdenes a que haya a lugar, para que se suspendan las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los documentos y archivos pblicos, el patrimonio documental y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y se dictan otras disposiciones en materia de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica para todas las Entidades del Estado.

El incumplimiento de las rdenes impartidas, ser sancionado por el Archivo General de la Nacin y los entes territoriales, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn sea el caso. Artculo 11. Poder preferente en la inspeccin, vigilancia y control. El Archivo General de la Nacin, para el ejercicio de las facultades reglamentadas mediante el presente decreto, tendr el poder preferente para iniciar, adelantar, continuar, las investigaciones de competencia de las Entidades Territoriales como de los Archivos Generales Territoriales de la respectiva jurisdiccin. En virtud de la misma potestad, mediante decisin motivada, de oficio o a peticin de cualquier persona, podr avocar el conocimiento de aquellos asuntos que se tramitan en los Archivos Generales Territoriales, los Consejos Departamentales de Archivos o Distritales. Tambin se proceder en la misma forma cuando se desprenda del conocimiento de un proceso. Artculo 12. Funciones y facultades del Archivo General de la Nacin y de los Archivos Generales Territoriales. Son funciones y facultades de la inspeccin, vigilancia y control, sobre la funcin archivstica del Estado, las siguientes: 1. Adelantar en cualquier momento, diligencias de inspeccin, vigilancia y control a las entidades de que trata el artculo 1 del presente Decreto. 2. Ordenar la suspensin de las prcticas que amenacen o vulneren, la integridad de los documentos y archivos pblicos. 3. Imponer las sanciones de que trata el artculo 35 de la Ley 594 de 2000, a las entidades que, incumplan la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica. 4. Graduar las faltas que se hayan cometido contra la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica aplicable. 5. Adelantar el cobro coactivo sobre las multas impuestas a las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, que hayan incumplido la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica. Artculo 13. Sistemas de planeacin e instrumentos para el seguimiento de la funcin archivstica. Los sistemas, instrumentos y herramientas de organizacin del sistema de trabajo para el cumplimiento la inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica, sern definidos por el Archivo General de la Nacin y debern ser adoptados por los Archivos Generales Territoriales y los Consejos departamentales y distritales de archivo. Pargrafo. Los Archivos Generales Territoriales, los Consejos departamentales y distritales de archivos, as como los archivos centrales de las gobernaciones y alcaldas de la respectiva jurisdiccin territorial, seguirn las directrices que seale el Archivo General de la Nacin en esta materia. CAPTULO II MECANISMOS, COMPETENCIA Y ALCANCES

Artculo 14. Mecanismos tcnicos de inspeccin, vigilancia y control para la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin y los Archivos Generales Territoriales, podrn ejercer funciones de inspeccin, vigilancia y control a travs de los siguientes mecanismos: a. b. c. d. e. Visitas presenciales, Visitas virtuales, mediante el uso de tecnologas de la informacin, Oficios, solicitando informacin sobre las gestiones adelantadas, Formatos, manuales o en lnea, preestablecidos por las autoridades competentes y Otros mecanismos para verificar el cumplimiento de la funcin archivstica.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y se dictan otras disposiciones en materia de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica para todas las Entidades del Estado.

Artculo 15. Autoridades Competentes. La inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica, realizadas a las entidades sometidas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, sern adelantadas por el Archivo General de la Nacin, el cual podr imponer las multas cuando fuera procedente, e informar a las autoridades competentes con el fin de coordinar las actuaciones para el cumplimiento de los fines del Estado. Pargrafo 1. Los Archivos Generales Territoriales, ejercern las funciones que seala el artculo 6, numerales 2, 11 y 13 del Decreto 2578 de 2012 y las que se expidan para el cumplimiento de lo establecido en el presente Decreto y dems normas que expida el Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Cultura o del Archivo General de la Nacin. Pargrafo 2. Los Consejos Departamentales y Distritales de archivos, ejercern las facultades que trata el artculo 9, numerales 2 y 10 del Decreto 2578 de 2012 y las que se expidan para el cumplimiento en lo establecido en el presente Decreto, en su correspondiente jurisdiccin. Pargrafo 3. Las facultades de inspeccin, vigilancia y control, tambin se ejercern sobre proyectos archivsticos beneficiados por iniciativas y programas de cooperacin de Organismos Nacionales e Internacionales, as como sobre los proyectos aprobados con recursos del Estado. Artculo 16. Entidades o sujetos sometidos a la inspeccin, vigilancia y control. Son sujetos de aplicacin del presente decreto las entidades pblicas, las privadas que cumplen funciones pblicas y dems entidades mencionadas en el artculo 1, 43, 44 y 55 del presente decreto. Artculo 17. Grupos interinstitucionales de apoyo. El Archivo General de la Nacin podr coordinar, cuando sea del caso, con la Contralora General de la Repblica, la Fiscala General de la Nacin, la Procuradura General de la Nacin, las personeras y organismos de control y vigilancia, la conformacin de grupos especiales de trabajo, con el fin de adelantar, de manera articulada, la inspeccin, vigilancia y control, integral de la funcin archivstica en las entidades sealas en el artculo 1, 43, 44 y 55 del presente decreto.

CAPTULO III PROCEDIMIENTO DE INSPECCIN

Artculo 18. Visitas de inspeccin. La funcin de inspeccin se relaciona con la facultad de solicitar y verificar informacin y/o de realizar visitas a las dependencias e instalaciones donde se encuentran los documentos y archivos en cualquier soporte, de las Entidades descritas en el artculo 1, 43, 44 y 55 del presente Decreto. La visita ser realizada a los archivos de la Administracin Pblica, de las entidades particulares que cumplen funciones pblicas y las dems entidades sujetas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, visita que ser adelantada por el Archivo General de la Nacin de oficio o a solicitud de parte, para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley General de Archivos, y sus normas reglamentarias. Artculo 19. Procedimiento de la visita de inspeccin: El Archivo General de la Nacin establecer el procedimiento para las visitas de inspeccin que deba ser adoptado, y en el cual se contemplarn como mnimo: a) Notificacin a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). b) Metodologa para el desarrollo de la visita. c) Desarrollo de la visita d) Sitios, procesos o reas sobre los cuales se realizar la visita de inspeccin. e) Ejecucin o desarrollo de la visita f) Presentacin de los resultados de la visita. g) Plan de Mejoramiento Archivstico (cuando sea procedente). h) Mtodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y se dictan otras disposiciones en materia de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica para todas las Entidades del Estado.

Artculo 20. Desarrollo de la visita de inspeccin. Llegada la fecha y hora de la visita, se verificar el cumplimiento de la normatividad archivstica, solicitando o inspeccionando los documentos y las instalaciones donde funcionan o se conservan los archivos pblicos y/o el patrimonio documental, determinando aspectos legales, logsticos, y la implementacin y aplicacin de la normatividad archivstica. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin en la visita de inspeccin realizada, podr utilizar cualquier medio tcnico disponible, para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la informacin, de los sistemas de informacin, de los archivos y de las instalaciones. Artculo 21. Suspensin y reanudacin de la visita de inspeccin. Toda visita podr ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) das calendario, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor. De igual forma, el trmino de la visita podr ampliarse, cuando se haga necesario el desplazamiento de los funcionarios responsables de llevar a cabo la visita, cuando sta actividad sea fuera de la sede principal de la entidad visitada o cuando se requiera ms das para culminar la realizacin de la misma. Artculo 22. Plan de Mejoramiento Archivstico. Una vez recibido el informe de la visita la entidad inspeccionada dispondr de un plazo mximo de diez (10) das calendario para realizar observaciones al informe correspondiente. Pargrafo. En caso de requerir ampliacin del trmino para analizar la informacin contenida en el Informe de la visita, la entidad sujeto de inspeccin podr solicitar, de forma verbal, de lo cual se dejar constancia; escrito o a travs de cualquier medio idneo para la comunicacin o transferencia de datos, y por una sola vez, un plazo adicional para analizar dicho informe, explicando los motivos de dicho plazo y dando las justificaciones necesarias, la cual podr ser autorizada de acuerdo con las circunstancias; el plazo mximo adicional no podr ser superior a los ocho (8) das calendario. En caso de renuencia, el Archivo General de la Nacin dar aplicacin a lo establecido en los artculos 35 y 51 de la Ley 594 de 2000. Artculo 23. Seguimiento y verificacin. A partir del momento de entrega del Acta definitiva de la visita de inspeccin, la Entidad inspeccionada dispondr de quince (15) das calendario, para presentar su propuesta de Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA) y su metodologa de implementacin. El PMA deber ser aprobado por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo de la Entidad; trmino que podr prorrogarse quince (15) das calendario adicionales, por una sola vez. Pargrafo 1. El Archivo General de la Nacin, los archivos generales territoriales o el respectivo consejo departamental y distrital de archivos segn el caso, debern hacer seguimiento al Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA) de su respectiva jurisdiccin, y adelantarn las visitas de vigilancia necesarias, con el propsito de evaluar las acciones realizadas en cumplimiento de lo establecido en dicho PMA. Pargrafo 2. La Oficina de Control Interno de la entidad inspeccionada, deber realizar seguimiento y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nacin, al archivo general territorial o al respectivo consejo departamental o distrital de archivos, segn el caso, los avances del cumplimiento de las actividades presentadas en el PMA.

CAPTULO IV PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA

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Artculo 24. Visitas de vigilancia. La funcin de vigilancia se relaciona con el seguimiento y evaluacin de las actividades que fueron incluidas en el Plan de Mejoramiento Archivstico presentado por las entidades que han recibido visitas de inspeccin. La visita de vigilancia ser adelantada para verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos durante la visita de inspeccin y/o de las actividades propias que regulan la funcin archivstica del Estado, as como en sus normas reglamentarias, conforme a los parmetros que se definan para tales efectos. Artculo 25. Procedimiento de la visita de vigilancia: El Archivo General de la Nacin establecer el procedimiento para las visitas de vigilancia que deba ser adoptado y en el cual se contemplarn como mnimo a) Notificacin a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). b) Metodologa para el desarrollo de la visita. c) Desarrollo de la visita d) Sitios, procesos o reas a realizar la visita de vigilancia. e) Presentacin de los resultados de la visita. f) Acciones correctivas para cumplir el PMA g) Mtodos de seguimiento a los compromisos adquiridos por la entidad visitada. Artculo 26. Desarrollo de la visita de vigilancia. Llegada la fecha y hora de la visita se verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos durante la visita de inspeccin y los avances del Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA), y dems aspectos relevantes en relacin con el cumplimiento de la normatividad archivstica. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin podr utilizar cualquier medio tcnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la informacin, los sistemas de informacin, los archivos e instalaciones, en la visita de vigilancia realizada. Artculo 27. Suspensin y reanudacin de la visita de vigilancia. Toda visita podr ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a treinta (30) das calendario, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor. De igual forma, el trmino de la visita podr ampliarse, cuando se haga necesario el desplazamiento de los funcionarios que realizan la visita, cuando sta actividad sea fuera de la sede principal de la entidad visitada, o cuando para la completa realizacin de la misma se requiera de ms das. Artculo 28. Entrega de la informacin solicitada en desarrollo de la visita de vigilancia. Finalizada la visita de vigilancia y recibido el informe preliminar correspondiente, la entidad dispondr de un plazo mximo de diez (10) das calendario para remitir la informacin solicitada por el Archivo General de la Nacin. Pargrafo. En caso de requerir ampliacin de este trmino, la entidad podr solicitarla a travs de medio escrito y por una sola vez, explicando los motivos de dicho plazo y dando las justificaciones necesarias; el Archivo General de la Nacin evaluar la solicitud y determinar el plazo para la nueva remisin de la informacin, el cual no podr ser superior a los ocho (8) das calendario. En caso de renuencia el Archivo General de la Nacin, dar aplicacin a lo establecido en los artculos 35 y 51 de la Ley 594 de 2000. Artculo 29. Seguimiento y verificacin. El Archivo General de la Nacin, el archivo general territorial o el respectivo consejo departamental o distrital de archivos, segn el caso, tendr a su cargo el seguimiento a las nuevas acciones acordadas para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA), con el propsito de evaluar que los compromisos adquiridos por la Entidad se han adoptado adecuadamente.

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Pargrafo 1. A partir del momento de entrega del Acta definitiva de la visita de vigilancia, la Entidad dispondr de quince (15) das calendario, para presentar su propuesta de ajuste al Plan de Mejoramiento Archivstico (PMA) y su metodologa de implementacin. Pargrafo 2. La Oficina de Control Interno de la entidad vigilada, deber realizar seguimiento y reportar semestralmente al Archivo General de la Nacin, al archivo general territorial o el respectivo consejo departamental o distrital de archivos, segn el caso, los avances del cumplimiento de las nuevas actividades programadas en el (PMA) y de los compromisos adquiridos.

CAPTULO V PROCEDIMIENTO DE CONTROL

Artculo 30. Visitas de control. La funcin de control se relaciona con la facultad que le otorga la Ley al Archivo General de la Nacin, para emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. As como con la facultad para imponer las multas a las entidades que no han demostrado el cumplimiento parcial o total del Plan de Mejoramiento Archivstico o han incumplido de manera reiterativa la Ley General de Archivos y dems normatividad archivstica, o las rdenes que en lo de su competencia haya determinado la Ley o los organismos de control. Las multas se graduarn de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de las que puedan imponer otras autoridades en el ejercicio de sus competencias. Artculo 31. Procedimiento de la visita de control: El Archivo General de la Nacin establecer el procedimiento para las visitas de control que deber ser adoptado y en el cual se contemplarn como mnimo los siguientes aspectos: a) Notificacin a la entidad objeto de la visita (exceptuando aquellas que se realicen por denuncias recibidas). b) Metodologa para el desarrollo de la visita. c) Desarrollo de la visita de control d) Sitios, procesos o reas a realizar la visita de control. e) Presentacin de los resultados de la visita. f) Calificacin de la sancin g) Establecimiento y notificacin de la sancin Artculo 32. Desarrollo de la visita de control. Llegada la fecha y hora de la visita se determinarn las rdenes que deben ser adoptadas para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas y/o imponer las multas conforme lo dispuesto en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000. Artculo 33. Suspensin y reanudacin de la visita de control. Toda visita podr ser suspendida y retomada en un lapso no mayor a quince (15) das calendario, cuando se considere conveniente, o por fuerza mayor, en su defecto, para que la entidad sujeta a control, comience a tomar las medidas correctivas para proteger los documentos pblicos, archivos pblicos o del patrimonio documental de la Nacin. De igual forma, el trmino de la visita podr ampliarse, cuando se haga necesario el desplazamiento de los funcionarios responsables de llevarla a cabo, cuando sta actividad sea fuera de la sede principal de la entidad visitada, o cuando para la completa realizacin de la misma se requiera un mayor tiempo.

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Continuacin del Decreto Por el cual se reglamenta el Ttulo VIII de la Ley 594 de 2000, y se dictan otras disposiciones en materia de inspeccin, vigilancia y control de la funcin archivstica para todas las Entidades del Estado.

Artculo 34. Solicitud de informacin producto de las facultades de control. La entidad sujeto de la visita de control tendr quince (15) das calendario para atender el anlisis del informe de la visita trmino dentro del cual deber remitir la informacin correspondiente y demostrar que ha tomado las medidas correctivas ordenadas por el Archivo General de la Nacin, por la entidad territorial correspondiente, o por los organismos de control. Pargrafo 1. En caso de requerir ampliacin de trmino, la entidad sujeto de control podr solicitarla a travs de medio escrito y por una sola vez, explicando los motivos de dicho plazo y dando las justificaciones necesarias, el cual no podr ser superior a los ocho (8) das calendario. Pargrafo 2. En caso de renuencia a las vistas, al cumplimiento de las rdenes impartidas por el Archivo General de la Nacin, los archivos generales territoriales y los consejos departamentales y distritales de archivos, sern de obligatorio cumplimiento; cuando los documentos y archivos pblicos se encuentren expuestos a deterioro o peligro que los afecten, dichas medidas sern de inmediato cumplimiento. Ocurrido lo anterior, el Archivo General de la Nacin, los archivos generales territoriales y los consejos departamentales y distritales de archivos, dentro de su competencia, darn aplicacin a lo establecido en los artculos 35 y 51 de la Ley 594 de 2000. Artculo 35. Seguimiento y verificacin. El Archivo General de la Nacin, el archivo general territorial o el respectivo consejo departamental o distrital de archivos, segn el caso, en su respectiva jurisdiccin, tendr a su cargo el seguimiento y cumplimiento de las rdenes impartidas en los procesos de inspeccin y vigilancia de forma que se garantice el cumplimiento de la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias. Pargrafo 1. Las rdenes impartidas por el Archivo General de la Nacin, sern de inmediato cumplimiento cuando los documentos y archivos pblicos o el patrimonio documental de la Nacin se encuentren expuestos a deterioro o peligro que los afecte a prdida irreversible. Pargrafo 2. A partir del momento de entrega del Acta de la visita control, que se realizar al momento del cierre de la correspondiente visita, la Entidad controlada dispondr de cuarenta y cinco (45) das calendario, para tomar las medidas correctivas pertinentes e informar la metodologa de implementacin. Pargrafo 3. La Oficina de Control Interno de la entidad deber realizar seguimiento al PMA y reportar trimestralmente al Archivo General de la Nacin, al archivo general territorial o el respectivo consejo departamental o distrital de archivos, segn el caso, los avances del cumplimiento de las actividades presentadas en el Plan de Mejoramiento Archivstico. Artculo 36. Procedimiento sancionatorio. De lo ocurrido y determinado en las visitas de inspeccin, vigilancia y control, se definir si procede iniciar las correspondientes actuaciones administrativas, de conformidad con los dispuesto en el presente Decreto y en concordancia con lo dispuesto en el artculo 47 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011, Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, garantizando los derechos fundamentales de los sujetos vigilados y controlados; lo anterior, sin desconocer el objeto del procedimiento que es dar cumplimiento a la Constitucin Poltica de Colombia, la Ley 594 de 2000, en especial lo dispuesto en su artculo 4. CAPTULO VI MEDIDAS COMUNES A LOS PROCEDIMIENTOS DE INSPECCIN, VIGILANCIA Y CONTROL

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Artculo 37. Obligatoriedad y cumplimiento. Las rdenes impartidas por el Archivo General de la Nacin, los archivos generales territoriales y los Consejos departamentales o distritales de archivo, sern de obligatorio e inmediato cumplimiento. Su incumplimiento se sancionar conforme lo ordenado en los artculos 35 y 51 de la Ley 594 de 2000 y lo dispuesto en el presente decreto. Artculo 38. Proteccin de los Archivos. El Archivo General de la Nacin podr ordenar las dems acciones que se consideren necesarias para la proteccin de los archivos pblicos, en virtud de lo establecido en la Ley General de Archivos, y dems normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, especialmente para dar cumplimiento a lo sealado en el artculo 4 de la Ley 594 de 2000. Artculo 39. Reconstruccin de documentos y expedientes. El Archivo General de la Nacin podr ordenar la reconstruccin de los documentos y expedientes pblicos afectados por causas fortuitas, deliberadas o por desastres naturales, cuando dicha afectacin vulnere derechos fundamentales de los ciudadanos o se presente detrimento sobre el patrimonio documental de la nacin con miras a mantener la integridad de la informacin del Estado. Artculo 40. Instalaciones fsicas de los archivos. El Archivo General de la Nacin podr ordenar a la entidad, realizar las actividades necesarias para adecuar las instalaciones fsicas donde se encuentran almacenados los documentos, a fin de protegerlos de toda clase de deterioro y de agentes que los expongan a riesgo en su integridad. Artculo 41. Uso de medios tcnicos. El Archivo General de la Nacin, podr utilizar cualquier medio tcnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la informacin, los sistemas de informacin, los archivos, instalaciones, en la visita de inspeccin realizada. CAPTULO VII MEDIDAS CAUTELARES

Artculo 42. Medidas cautelares. Para proteger el patrimonio documental de la Nacin y los documentos y archivos pblicos, as como para suspender de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los mismos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas pertinentes, para prevenir un dao inminente o para hacer cesar el que se hubiere causado, el Archivo General de la Nacin, en cualquier momento podr: a) Ordenar que de forma inmediata se tomen las medidas para que cesen las actividades que puedan causar dao, que lo hayan causado o lo sigan ocasionando. b) Ordenar que se ejecuten los actos necesarios, cuando la conducta potencialmente perjudicial o daina sea consecuencia de la omisin del productor de los documentos. c) Ordenar el secuestro de los archivos y documentos pblicos que conforman el patrimonio documental de la Nacin, que se encuentren en riesgo a causa de factores que amenacen o vulneren su integridad. Para tal efecto, se comunicar al Secretario General o Representante Legal de la correspondiente Entidad, las rdenes impartidas por el Archivo General de la Nacin. De lo descrito en este literal, se comunicar de inmediato a las Entidades sealadas en los artculos 35 y 51 de la Ley General de Archivos. Pargrafo 1. Las medidas cautelares podrn ordenarse, mediante resolucin o acto administrativo emanado de autoridad competente, desde el mismo momento en que el Archivo General de la Nacin y otras entidades competentes, tengan conocimiento de las practicas que amenacen, vulneren o pongan en riesgo la preservacin del patrimonio documental de la Nacin.

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Pargrafo 2. Las medidas cautelares no suspendern las actuaciones adelantadas por el Archivo General de la Nacin.

CAPTULO VIII INSPECCIN A ENTIDADES QUE PRESTAN SERVICIOS ARCHIVSTICOS Artculo 43. Inspeccin, vigilancia o control a las entidades prestadoras de servicios archivsticos. El Archivo General de la Nacin podr desarrollar las acciones que permitan prevenir y sancionar el incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, en lo atinente a la prestacin de los siguientes servicios, por parte de empresas y entidades del sector de servicios archivsticos, cuando stas presten sus servicios a entidades pblicas o privadas que cumplan funciones pblicas: a) b) c) d) e) Almacenamiento y custodia de archivos, Microfilmacin y digitalizacin de documentos, Elaboracin y aplicacin de Tablas de Retencin y Valoracin Documental, Organizacin de Archivos, Elaboracin e implementacin de programas de gestin documental fsica y electrnica, f) Procesos de preservacin a largo plazo, g) Conservacin y restauracin de documentos, y h) Otras actividades o procesos archivsticos cuyo desarrollo este regulado por normas expedidas por el Gobierno Nacional. Artculo 44. Inspeccin, vigilancia o control sobre los servicios de administracin y custodia de documentos de archivo. El Archivo General de la Nacin podr realizar, en cualquier momento, de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspeccin, vigilancia o control a las empresas que presten servicios de administracin y custodia documental, cuando stas hayan sido contratadas por entidades pblicas y particulares que cumplan funciones pblicas; as mismo, es obligacin de las entidades pblicas y particulares que cumplan funciones pblicas informar al Archivo General de la Nacin, los contratos de custodia y administracin de archivos que suscriban con empresas o entidades que presten este tipo de servicio. Pargrafo. El Archivo General de la Nacin, podr utilizar cualquier medio tcnico disponible para dejar evidencia de lo ocurrido, del estado de la informacin, los sistemas de informacin, los archivos, instalaciones, y dems aspectos evaluados en la visita de inspeccin, vigilancia o control, realizada. Artculo 45. Periodicidad de las acciones de inspeccin, vigilancia o control. La inspeccin, vigilancia o control sobre las entidades que prestan servicios en los diferentes procesos de la funcin archivstica, se podr realizar como mnimo una (1) vez al ao o cuando sea requerida por solicitud o denuncias de otras entidades pblicas, organismos de control o particulares. Artculo 46. De las instalaciones y servicios de custodia y conservacin de archivos fsicos y electrnicos. Las empresas o entidades que presten servicios de custodia y almacenamiento a entidades pblicas o privadas que cumplen funciones pblicas, reguladas por el presente Decreto, independientemente del soporte de los documentos, deben cumplir las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, so pena de las sanciones a que haya lugar. Pargrafo 1. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado que presten servicios de custodia y conservacin de archivos fsicos y electrnicos, debern solicitar anualmente al Archivo General de la Nacin una certificacin de cumplimiento de la normatividad archivstica, cuya vigencia ser de un (1) ao, contado a partir de su expedicin. El Archivo General de la Nacin establecer el costo de dicha certificacin y los requisitos para su obtencin. No

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obstante en cualquier momento el AGN podr verificar que se cumplan los requisitos exigidos a estas y de comprobarse que no lo hacen, revocarn dicha certificacin. Pargrafo 2. Las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, que contraten servicios de administracin y custodia de documentos o procesos regulados por la Ley General de Archivo y dems normas reglamentarias, , debern incluir en los estudios previos y exigir en los respectivos contratos, el cumplimiento de la normatividad archivstica aplicable de acuerdo con el tipo de servicio contratado; el incumplimiento de esta disposicin dar lugar a las sanciones establecidas en los artculos 32 al 35 de la Ley General de Archivos y dems normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.

CAPTULO IX PREVENCIN Y SANCIN

Artculo 47. Autoridad Competente. El Archivo General de la Nacin y los Archivos Generales Territoriales tendrn, a prevencin, facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de la Ley General de Archivos y dems normas reglamentarias. Pargrafo. Los Consejos departamentales y distritales de archivos tendrn, a prevencin, facultades dirigidas a prevenir y hacer seguimiento al incumplimiento de la Ley General de Archivos y dems normas reglamentarias. Artculo 48. Clasificacin de las faltas. Las faltas por el incumplimiento de la normatividad archivstica, se clasifican como: a) Gravsimas. b) Graves. c) Leves. Artculo 49. Sanciones. El incumplimiento de las rdenes impartidas por el Archivo General de la Nacin y los Archivos Generales Territoriales, en desarrollo de la labor de inspeccin, vigilancia o control, dar lugar al inicio de la accin administrativa correspondiente, a la imposicin de multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, mientras persista el incumplimiento, conforme lo seala el inciso del numeral a) del artculo 35 de la Ley General de Archivos, que se graduarn de acuerdo a la gravedad de la falta cometida. La sancin a que se refiere el inciso anterior del presente artculo slo podr imponerse por la autoridad competente, mediante resolucin motivada en los siguientes casos: a) Cuando se detecten acciones u omisiones que constituyan incumplimiento de la Ley General de Archivos, y sus normas reglamentarias. b) Cuando no sea atendida la solicitud de inspeccin, vigilancia o control en los trminos del presente Decreto. c) Cuando se evidencie el entorpecimiento de las visitas de inspeccin, vigilancia o control, ya sean stas de oficio o a solicitud de parte. d) Cuando no se remitan en los tiempos establecidos, los informes solicitados por la entidad que realiz la respectiva visita o actividad de inspeccin, vigilancia o control de manera completa y veraz. e) Por incumplimiento reiterativo de las acciones correctivas establecidas en el Plan de Mejoramiento Archivstico. f) Cuando se incumplan las rdenes dadas por el Archivo General de la Nacin, los Consejos departamentales y distritales de archivos y los Archivo Generales Territoriales. g) Retener los documentos y archivos pblicos o el patrimonio documental de la Nacin.

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Pargrafo. El Archivo General de la Nacin, tendr poder preferente sobre los Archivos Generales Territoriales o los Consejos departamentales y distritales de Archivo, para adelantar las acciones correspondientes, y segn el caso, establezca las multas correspondientes a que haya a lugar. Lo anterior sin perjuicio de las acciones penales y disciplinarias que se deriven de la conducta de los renuentes. Artculo 50. Criterios para la graduacin de la sancin. Para la imposicin de las sanciones establecidas en el artculo anterior, se tendrn como criterios de graduacin los siguientes: a) El grado de culpabilidad. b) La reincidencia en la accin u omisin en el cumplimiento de las rdenes dadas por el Archivo General de la Nacin, los Consejos departamentales y distritales de archivos y los Archivo Generales Territoriales. c) La configuracin de una conducta punible. d) La configuracin de una falta disciplinaria. e) Cuando la falta se realice con la intervencin de varias personas. f) Las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometen las faltas contra los documentos y los archivos pblicos y el patrimonio documental de la Nacin. g) El grado de interrupcin o perturbacin del servicio causado por la ausencia total o parcial de los documentos y el tiempo de interrupcin o perturbacin del mismo. h) La afectacin de derechos fundamentales. i) Reparar voluntariamente el dao causado total o parcialmente. j) Procurar voluntariamente despus de cometida la falta mitigar total o parcialmente sus consecuencias. k) Ejecutar la falta mediante ocultamiento, aprovechando su posicin frente a los documentos y archivos pblicos y el patrimonio documental de la Nacin. l) Cuando exista dao o prdida irreversible de los documentos y archivos pblicos y del patrimonio documental de la Nacin. m) Cuando la falta ocurra sobre documentos declarados de inters cultural. n) Cuando exista afectacin del patrimonio documental: prdida irreversible de documentos declarados de valor histrico. o) Cuando exista alteracin, sustraccin, supresin, destruccin u ocultamiento, total o parcial de documentos. Artculo 51. Multas. Salvo disposicin legal diferente, cuando no se encuentre norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme el inciso segundo del numeral a) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000, ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes, impuestas mientras persista el incumplimiento. Pargrafo. Las multas se graduaran de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, as: a) Gravsimas: Multas semanales hasta de veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes, impuestas mientras persista el incumplimiento. b) Graves: Multas semanales hasta de diez (10) salarios mnimos legales mensuales vigentes, impuestas mientras persista el incumplimiento. c) Leves: Multas semanales hasta de cinco (5) salarios mnimos legales mensuales vigentes, impuestas mientras persista el incumplimiento. Artculo 52. Procedimiento. Una vez establecido y verificado el incumplimiento, el funcionario competente iniciar, de oficio o a solicitud de parte y mediante resolucin motivada, la actuacin administrativa tendiente a imponer la sancin, la cual se informar a la entidad correspondiente, fijando fecha para realizar audiencia de descargos en la que se podrn allegar y decretar las pruebas que se consideren necesarias, de conformidad con lo establecido en el artculo 34, en

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especial lo reglamentado en los artculos 47 y subsiguientes del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Una vez agotado el procedimiento, cumpliendo con el debido proceso, proceder adoptar la decisin. Pargrafo 1. Cuando en el desarrollo del proceso se establezca que un funcionario pblico pudo incurrir en la comisin de un delito o falta disciplinaria, se compulsarn copias a las autoridades competentes. Pargrafo 2. El procedimiento ser adelantado conforme lo establecen los artculos 53 al 64 Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artculo 53. Notificaciones. Las notificaciones se efectuarn de conformidad con lo establecido en los artculos 65 al 73 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Pargrafo. El procedimiento ser adelantado conforme lo establece los artculo 53 al 64 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Artculo 54. Recursos. Contra el Acto Administrativo que adopte la decisin procedern los recursos de reposicin, apelacin y queja en los trminos de los artculos 74 y subsiguientes del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Cdigo Contencioso Administrativo. Pargrafo. Los recursos podrn presentados conforme lo establece los artculo 53 al 64 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. CAPITULO X DOCUMENTOS DE ARCHIVO DECLARADOS COMO BIENES DE INTERS CULTURAL

Artculo 55. Inspeccin, vigilancia y control sobre archivos histricos y dems documentos de archivo declarados como bienes de inters cultural. El Archivo General de la Nacin, ejercer inspeccin, vigilancia y control sobre los documentos declarados como bienes de inters cultural, cuyos propietarios, tenedores o poseedores, sean personas naturales o jurdicas de carcter pblico o privado de conformidad con lo sealado en el artculo 6 del Decreto 1515 de 2013 o las normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan.

CAPTULO XI DISPOSICIONES FINALES

Artculo 56. Articulacin con otras Entidades pblicas para la proteccin de los archivos, documentos pblicos y el patrimonio documental de la Nacin. En articulacin con las Superintendencias y Ministerios, en sus respectivos sectores, el Archivo General de la Nacin, coordinarn visitas de inspeccin, vigilancia y control de las entidades privadas bajo su inspeccin y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y dems normas reglamentarias. Pargrafo. Los Ministerios y Superintendencias podrn solicitar al Archivo General de la Nacin, en lo de su competencia, informes tcnicos y/o acompaamiento, para llevar a cabo visitas a entidades bajo su inspeccin y vigilancia, cuando as lo estimen pertinente. Artculo 57. Documentos de las actuaciones de inspeccin, vigilancia y control. Los documentos creados y/o generados en las visitas de inspeccin, vigilancia y control, debern ser suscritos por todos los participantes, en los cuales se describir en detalle los

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procedimientos realizados, los hallazgos encontrados y en general, todo aspecto que permita determinar el real estado de los archivos. Documentos que servirn como soporte para la toma de decisiones y ser entregados a las autoridades administrativas, a los organismos de control o a las autoridades judiciales, segn proceda. Artculo 58. Requisitos para iniciar la visita. Para dar inicio a la visita de inspeccin, vigilancia o control ser necesaria la presencia, mnimo de los siguientes funcionarios: a) b) c) d) e) El funcionario de nivel directivo al cual se encuentre adscrito el archivo de la entidad. El funcionario responsable del Archivo de la Entidad o quien haga sus veces. Jefe de Control Interno o quien haga sus veces. Jefe de Planeacin o quien haga sus veces. El funcionario encargado del rea sobre la cual se har la visita, cuando sea del caso.

Pargrafo. Si no se encuentran presentes los funcionarios arriba sealados, se suspender la visita y se dejar constancia de este hecho en el acta correspondiente, se programar una nueva visita y en caso de renuencia, este hecho se considerar un entorpecimiento al cumplimiento de las funciones de inspeccin, vigilancia y control del Archivo General de la Nacin y se informar a la Procuradura General de la Nacin. Artculo 59. Colaboracin. Las entidades pblicas y/o privadas que cumplen funciones pblicas o prestan servicios pblicos, objeto de inspeccin, vigilancia o control, debern colaborar durante el desarrollo de la visita, facilitando el acceso tanto a las instalaciones donde se conservan los archivos y documentos de archivo, as como facilitando la informacin y documentos que sean requeridos para evaluar el desempeo de la entidad en cuanto al cumplimiento de la normatividad archivstica. Artculo 60. Dao a los documentos pblicos, archivos o al patrimonio documental de la Nacin. De existir dao, destruccin o explotacin ilegal del patrimonio documental de la Nacin, archivos o documentos pblicos, se presentar la correspondiente denuncia ante la autoridad competente. Igualmente se dar aviso a las Entidades mencionadas en los artculos 35 y 51 de la Ley General de Archivos. En caso de existir flagrancia, se informar a la Fiscala General de la Nacin o dems entes de control, segn el caso, para lo de su competencia. Pargrafo 1. El Archivo General de la Nacin o el Archivo General Territorial, dar aplicacin a lo dispuesto en los artculos 35 y 51 de la Ley General de Archivos y normatividad correspondiente, en concordancia con los captulos V, VI y VIII del presente decreto. Lo anterior, con el objeto de emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Pargrafo 2. Las acciones de inspeccin, vigilancia y control que adelante el Archivo General de la Nacin, comprenden el cumplimiento de la normatividad archivstica tanto sobre los archivos y documentos fsicos como electrnicos y los documentos de archivo registrados o almacenados en cualquier soporte. Artculo 61. Expedicin de actos administrativos. Corresponde al Director General de la Archivo General de la Nacin, expedir los actos administrativos mediante los cuales se impongan las multas y sanciones de que trata La Ley General de Archivos y el presente Decreto, una vez agotada la va gubernativa. Artculo 62. Acuerdo con los Archivos Generales Territoriales. El Archivo General de la Nacin podr acordar con los Archivos Generales Territoriales las acciones para descentralizar las facultades de inspeccin, vigilancia y control, cuando stos cuenten con autonoma legal, tcnica y administrativa para desarrollar dichas funciones, as como para llevar a cabo visitas

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conjuntas, prestar asistencia tcnica a dichas instancias y proteger el patrimonio documental del pas. Artculo 63. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicacin, deroga el pargrafo primero del artculo 6 del decreto 2578 de 2012. El Archivo General de la Nacin podr reglamentar el presente Decreto con acuerdos, guas e instrumentos que faciliten su aplicacin.

PUBLQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D.C., a los

LA MINISTRA DE CULTURA,

MARIANA GARCS CRDOBA.