Cuaderno 5

Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos
Gestin de Documentos y Administracin de Archivos: Coleccin Cuadernos Metodolgicos Cuaderno 5
Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales
JOS ANTONIO RaMrEZ DELEN JARD COrPOraTIVO, S.C. DIcIEMBrE dE 2011
Directorio
Jacqueline Peschard Mariscal Comisionada Presidenta del IFAI Sigrid Arzt Colunga Comisionada del IFAI Mara Marvn Laborde Comisionada del IFAI Mara Elena Prez-Jan Zermeo Comisionada del IFAI ngel Trinidad Zaldvar Comisionado del IFAI Mauricio Farah Gebara Secretario Ejecutivo del IFAI Cecilia Azuara Arai Secretaria de Acuerdos del IFAI Alejandro del Conde Ugarte Secretario de Proteccin de Datos personales del IFAI
Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos (IFAI) Av. Mxico 151, Col. Del Carmen, C.P. 04100, Delegacin Coyoacn, Mxico, D.F. ISBN de la Coleccin: 978-607-716-003-8 ISBN del Volumen: 978-607-716-008-3 Primera edicin, diciembre de 2011 Impreso en Mxico / Printed in Mexico
Aurora Gmez Galvarriato Freer Directora General del Archivo General de la Nacin Araceli Alday Garca Directora del Sistema Nacional de Archivos del AGN Mara del Pilar Pacheco Zamudio Directora de Desarrollo y Normatividad Archivstica del AGN
Contenido
Presentacin .................................................................................................................................................................................. 7 Cobertura temtica de los cuadernos ......................................................................................................................................... 8 Composicin del cuaderno Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales .............................................................................................. 9 Objetivos del cuaderno ................................................................................................................................................................ 11 Captulos I. Claves de una funcin archivstica ...................................................................................................................................... 12 1. Introduccin ......................................................................................................................................................................... 12 2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental ........................................................................................................ 13 2.1. Razones y origen de la valoracin documental ........................................................................................................ 14 2.2. Dos visiones de una misma ciencia .......................................................................................................................... 16 2.3. La valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de Wiffells .......................................................................................... 18 2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg ........................................................................................... 23 3. Valoracin: una sntesis aproximada ................................................................................................................................... 27
Cuadernos Metodolgicos
II. Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental ........................................................................................... 30 1. Consideraciones conceptuales previas ............................................................................................................................... 30 2. Definicin y dimensiones de la valoracin ........................................................................................................................... 31 2.1. La serie documental como unidad de trabajo de la valoracin ................................................................................ 34 2.2. Un ejemplo ilustrativo ................................................................................................................................................ 35 2.3. Disposicin documental ............................................................................................................................................ 36 2.4. Propsitos de la valoracin ....................................................................................................................................... 38 III. Proceso de valoracin: aspectos metodolgicos ............................................................................................................... 40 1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin .................................................................................................................... 40 1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y documental ....................................................................................... 44 1.2. Fase de valoracin .................................................................................................................................................... 51 1.3. Fase de regulacin: generacin de normatividad ..................................................................................................... 55 1.4. Fase de control: uso de los instrumentos para la valoracin .................................................................................... 58 IV. Esquema de planeacin para la valoracin y disposicin documental ............................................................................ 61 1. Justificacin del plan ............................................................................................................................................................ 61 2. Integracin del esquema de planeacin .............................................................................................................................. 62 3. Principales fases y actividades ............................................................................................................................................ 63
Conclusiones ............................................................................................................................................................................... 67 Glosario ........................................................................................................................................................................................ 69 Bibliografa ................................................................................................................................................................................... 75 Apndice. Instrumentos bsicos de la valoracin y disposicin documental ...................................................................... 77
Presentacin
La coleccin Gestin de Documentos y Administracin de Archivos: Cuadernos Metodolgicos busca contribuir a la generacin de una cultura que propicie el manejo tcnico eficaz de los archivos, de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, con los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal*. Especialmente, tiene el fin de dar progresivo cumplimiento al mandato constitucional que establece que los sujetos obligados debern preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados (Diario Oficial de la Federacin DOF, 20 de julio de 2007, artculo sexto,
* Es importante mencionar que al momento de estar en imprenta los Cuadernos Metodolgicos, el 8 de diciembre de 2011 el Pleno de la Cmara de Diputados aprob la Ley Federal de Archivos. El objeto de esta ley es establecer las disposiciones que permitan la organizacin y conservacin de los archivos en posesin de los Poderes de la Unin, los organismos constitucionales autnomos y los organismos con autonoma legal, as como establecer los mecanismos de coordinacin y de concertacin entre la federacin, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservacin del patrimonio documental de la nacin, as como para fomentar el resguardo, difusin y acceso de archivos privados de relevancia histrica, social, tcnica, cientfica o cultural.
fraccin V de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos). Los cuadernos constituyen una serie de guas tcnicas metodolgicas que orientan al conocimiento bsico de los principales procesos documentales y auxilian a los sujetos obligados en la construccin, mantenimiento y actualizacin de sus instrumentos de control archivstico. Con ellos se ofrece un panorama general que no pretende agotar la muy diversa y compleja fenomenologa de la actividad archivstica, sino que busca poner en perspectiva los sistemas y mtodos esenciales de la gestin de documentos y la administracin de archivos. La emisin de los cuadernos tiene adems propsitos pedaggicos, ya que, por un lado, pueden constituirse como una herramienta auxiliar para apoyar las acciones de capacitacin archivstica que emprendan las instituciones gubernamentales, y por otro, buscan propiciar entre los no especialistas el reconocimiento de los sistemas, mtodos e instrumentos de uso cotidiano en los archivos,
cuya generacin reclama con frecuencia la participacin multidisciplinaria de otros profesionales en el seno de la instituciones gubernamentales. La convergencia de archivistas y administradores en la produccin y uso de documentos y archivos permitir
favorecer la construccin de la memoria histrica de las instituciones, la utilizacin de los archivos como principal herramienta de la gestin pblica y como recurso esencial en la cultura democrtica de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de cuentas, en la que Mxico ha dado pasos firmes e irreversibles.
Cobertura temtica de los cuadernos
La coleccin Cuadernos Metodolgicos se compone de cinco ttulos: 1. Metodologa para la organizacin de sistemas institucionales de archivos (archivos de trmite, de concentracin e histricos) 2. Produccin e integracin de la informacin archivstica: manejo de la correspondencia y desempeo del control de gestin 3. Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica
4. Descripcin archivstica: diseo de instrumentos de descripcin 5. Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales Los ttulos de la coleccin guardan entre s una estrecha relacin e interinfluencia, por lo que, independientemente de los contenidos especficos de cada cuaderno, se sugiere verlos y estudiarlos como un conjunto integral, pues no es posible disociar, por ejemplo, la produccin y manejo de la informacin documental (objeto del segundo cuaderno) de los procesos de clasificacin archivstica (objeto del tercer cuaderno), ni
tampoco los contenidos de este respecto de los relacionados con la descripcin y valoracin documental (objeto de estudio del cuarto y quinto cuadernos, respectivamente). Todos estos procesos se efectan desde la primera etapa del ciclo vital de la informacin archivstica en el marco del Sistema Institucional de Archivos (SIa), cuya composicin se describe en el primer cuaderno de la coleccin.
Cabe destacar que en cada uno de los cuadernos se analizan los principales aspectos tericos, metodolgicos e instrumentales que son inherentes a los temas que abordan, haciendo hincapi en su carcter tcnicopedaggico.
Composicin del cuaderno Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales
En el presente cuaderno se aborda uno de los temas de mayor complejidad y, al mismo tiempo, de los ms apasionantes y debatidos de la administracin de documentos, asociado a la valoracin y disposicin documental. La valoracin documental ha sido objeto de numerosos estudios, anlisis y propuestas metodolgicas que se han producido internacionalmente desde diversas corrientes de pensamiento. Esto ha dado lugar tambin a trascendentes debates entre los especialistas, quienes, con rigor tcnico y motivados por realidades indiscutibles, han decantado
al paso de los aos los principales fundamentos de la valoracin como funcin archivstica. En razn de lo anterior, y sin el nimo de agotar una discusin que prevalece an entre los tratadistas, abordaremos los aspectos bsicos de la valoracin documental como funcin y proceso esencial de la archivstica contempornea. En el primer captulo se har una breve introduccin al tema, considerando los orgenes de la valoracin y sus implicaciones conceptuales y materiales, en el marco de
las principales tendencias histricas y de la perspectiva que se dibuja para esta funcin, especialmente ante las nuevas realidades en el manejo de la informacin gubernamental. En el segundo captulo se abordar una serie de consideraciones de carcter conceptual y consideraremos la definicin, dimensiones y aspectos bsicos de la valoracin y disposicin documental como proceso archivstico. En el tercer captulo, medular del presente cuaderno, se abordarn los aspectos metodolgicos asociados a la valoracin documental: la generacin de normas, instrumentos y acciones de disposicin documental de enorme complejidad, asociadas a la seleccin y construccin de la memoria documental de las instituciones y el reconocimiento de los valores primarios y secundarios de la informacin documental. En el cuarto captulo, finalmente, se abordar la necesidad de llevar a cabo los procesos de valoracin a travs de un plan integrado en el que se incluyan las principales fases y actividades que conducen a la construccin, formalizacin, uso y actualizacin de los sistemas de valoracin documental en las organizaciones.
El cuaderno incluye un apndice con modelos ilustrativos de los principales instrumentos de control archivstico asociados a la valoracin y disposicin documental, como el catlogo de disposicin documental. El cuaderno se cierra con una serie de conclusiones. Como en el resto de los cuadernos de la coleccin, el presente no constituye un recetario acartonado y esquemtico del tema de estudio; tampoco pretende abarcar todas las situaciones y contingencias que se presentan en las instituciones gubernamentales, ni que su aplicabilidad sea universal, dadas las diferencias jurdico-administrativas existentes entre las instituciones pblicas. Sin embargo, debido a que los cuadernos se sustentan en la administracin de documentos como marco terico y metodolgico para la operacin de los archivos, sus contenidos pueden servir como guas tcnicas para integrar las acciones de planeacin, capacitacin y formulacin de los sistemas, mtodos e instrumentos descritos.
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Objetivos del cuaderno
Describir el marco conceptual y las principales tendencias de la valoracin documental como funcin archivstica. Reconocer la valoracin como elemento fundacional de la gestin de documentos y la administracin de archivos Describir los aspectos metodolgicos en que se sustenta la valoracin documental, as como las dimensiones intelectuales, normativas e instrumentales involucradas en este proceso archivstico Describir los principales instrumentos de control asociados a la valoracin y disposicin documental, enfatizando los mecanismos para su construccin, formalizacin y aplicacin en los archivos gubernamentales.
Destacar la importancia de los grupos interdisciplinarios para la construccin de los criterios, propsitos y elementos por considerar en la elaboracin y uso de los instrumentos asociados a la valoracin. Destacar los principales aspectos involucrados en la formulacin de un plan de valoracin documental en las instituciones.
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Captulo I. Claves de una funcin archivstica

Sumario: 1. Introduccin. 2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental. 2.1. Razones y origen de la valoracin documental. 2.2. Dos visiones de una misma ciencia. 2.3. La valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de Wiffells. 2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg. 3. Valoracin: una sntesis aproximada. 1. Introduccin La valoracin documental constituye una funcin archivstica clave para la eficaz gestin de los documentos de las organizaciones. El ejercicio de esta funcin archivstica ha supuesto el desarrollo internacional de una vasta literatura, en la que, como se ver en el siguiente punto, se han definido las principales corrientes y tendencias histricas que sitan la valoracin como una de las funciones ms relevantes y complejas de la archivstica contempornea. Los esfuerzos por definir una teora de la valoracin como funcin archivstica han suscitado debates muy intensos tanto entre los especialistas como entre los principales usuarios de la informacin documental, especialmente historiadores y administradores. Estos colocan al archivista en una encrucijada que hace necesaria su mejor preparacin profesional para responder con eficacia a las demandas de los usuarios de los archivos. La eventual seleccin de los documentos como memoria histrica y la riesgosa decisin de eliminar documentacin que no posea valor testimonial (un valor residual al que motiv su creacin en las organizaciones) constituyen aspectos medulares de la valoracin; asimismo, la determinacin con base en los valores de la documentacin de los plazos de vigencia o conservacin de los documentos dentro de las archivos de trmite y concentracin de las instituciones. Esto forma parte de la sana circulacin de los documentos, en oposicin a su resguardo masivo y anrquico con el consecuente costo tcnico y material que implica. De este modo, el ejercicio sistemtico de la valoracin documental debe respaldarse en una slida preparacin conceptual y, a la vez, en una serie de capacidades normativas, instrumentales y de gestin. Es necesario,
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tambin, que tanto los productores como los administradores y los usuarios institucionales y sociales de la documentacin se involucren en esta prctica de capital importancia. En el punto siguiente, por ello, se destacan las principales tendencias tericas e histricas asociadas a la valoracin, para ofrecer un panorama general de esta funcin archivstica, en cuanto teora y metodologa clave para la gestin de documentos. 2. Tendencias histricas sobre la valoracin documental Dentro de la gestin de documentos, la valoracin y la administracin de archivos tienen un lugar central, como acertadamente afirmara Carol Couture, prestigiado tratadista canadiense de la escuela francfona: los aspectos tericos y prcticos de la valoracin se vern obligados a ser el centro neurlgico de la misin del archivista en el siglo XXI.1
La relevancia del tema no es reciente. Estudios e investigaciones internacionales revelan su antigedad y su plena vigencia. Los esfuerzos tericos que mltiples tratadistas, tanto europeos como del continente americano, han venido realizando desde el siglo XIX son notables por su rigor intelectual y por la intensidad de los debates que provocan. En el pasado, los debates sobre la valoracin documental parecan centrarse en ideas que todava hoy suscitan acaloradas discusiones; entre ellas, el cuestionamiento de las razones y propsitos que obligan a valorar los documentos. No era la valoracin una anttesis de la misin del archivista? No estaba este obligado a resguardar toda evidencia documental en beneficio de la investigacin histrica? Era una funcin archivstica valorar la documentacin? Cules seran los criterios para valorar los documentos? Cules seran los resultados de esta accin? Por quin y cmo debera realizarse la valoracin? En primera y ltima instancia, por qu tendra que valorarse la documentacin?, qu obligaba a realizar esta labor dentro de las instituciones? La respuesta a estas y otras preguntas ha permitido decantar las tendencias centrales de la valoracin a lo largo
1 Couture, Carol, La evaluacin de los Archivos: estado de la cuestin, p.15. Tomado del texto basado en la investigacin que hizo el autor en 1995 para obtener un dESS de archivstica en la Universidad de HauteAlsace, Melhouse: Lvaluation des archives. tat de la question et aspectes thoriques, 1995, 104 pp, publicada por la propia Universidad.
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del tiempo, as como establecer sus principales perfiles y horizontes, si bien las realidades que se viven en el campo de la informacin en la actualidad plantean nuevas interrogantes que intensifican a su vez nuevos debates. A continuacin se hace una revisin breve sobre estas tendencias. 2.1. Razones y origen de la valoracin documental La masiva produccin de documentos, fenmeno conocido como explosin de documentos,2 se reconoce en la actualidad como la causa principal de la valoracin documental en las organizaciones gubernamentales. Sin embargo, a pesar de ser un fenmeno que creci de manera exponencial hacia mediados del siglo XX, desde un siglo antes empezaron a llevarse a cabo acciones de valoracin en los pases europeos. De acuerdo con Couture,3 tanto las corrientes de valoracin de la escuela alemana como de la inglesa implementaron medidas para resolver el congestionamiento de los archivos. En el primer caso, desde la dcada de los treinta del siglo XIX, y en el segundo caso, a partir de finales de ese mismo
El asunto de la explosin de documentos se trata particularmente en el primer cuaderno de la presente coleccin.
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siglo. En la lgica de la escuela alemana, la valoracin de los archivos se planteaba como una accin para identificar los testimonios documentales que deban conservarse, mientras que la escuela inglesa, con un pragmatismo que podra calificarse de antiarchivstico, pona atencin a la necesidad de hacerlo para eliminar documentacin irrelevante. La acumulacin de documentos en la Europa del siglo XIX no obedeca precisamente a un fenmeno de explosin documental, sino a lo que con acierto afirma Mara Luisa Conde, prestigiada archivera4 espaola:
Otra de sus diferencias esenciales (en referencia a las existentes entre la tradicin histrico-administrativa anglosajona y la latina, que sustentan sendos modelos y sistemas de control de documentos), de la que participa tambin todo el mundo Iberoamericano, es la enorme acumulacin de fondos histricos, en manos del Estado, que se produce tras la Revolucin Francesa y la abolicin del Estado Absolutista que adems de impulsar enormemente la proyeccin
4 A los profesionales de los archivos se los denomina archiveros en Espaa y buena parte de los pases centro y sudamericanos, mientras que en Mxico ese trmino designa a los muebles en los que se depositan documentos, y al profesional de los archivos se lo llama archivista.
Couture, Carol, op. cit., pp. 2-8.
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histrica de los archivos, determinar el nacimiento de una profesin la de archivero enfocada esencialmente a la resolucin de ese enorme problema de la acumulacin, lo que paulatinamente ir alejndola por su formacin y mentalidad del contexto administrativo, donde paralelamente, y por falta de control, se ir produciendo tambin una gran acumulacin de fondos, como consecuencia de la actividad de la nueva estructura burocrtica.5
como parte del proceso metodolgico asociado a la identificacin); 2) la edad: el perodo acreditado por los documentos, y su contenido; 3) el papel protagnico de la entidad productora de los documentos y su posicin jerrquica en los organismos. Sin embargo, no fue sino hasta mediados del siglo XX que la nueva estructura burocrtica, como consecuencia de la diversificacin administrativa y el crecimiento de las relaciones documentadas entre Gobiernos y sociedades, dispar por as decirlo la produccin de documentos en forma exponencial. Esto propici nuevos paradigmas en el manejo de la informacin y, particularmente, en el diseo de estrategias y acciones para la valoracin de documentos.7 El explosivo crecimiento de la documentacin dado a partir de los aos cuarenta y cincuenta del siglo XX es patente en todo
7 Ver de Ampudia Mello, Jos Enrique, Institucionalidad y Gobierno. Un ensayo sobre la dimensin archivstica de la Administracin Pblica, Mxico, aGN-INaP, 1988.
Las aportaciones de los archivistas para resolver los problemas de acumulacin de documentos a travs de la valoracin entre mediados del siglo XIX y principios del XX son notables, y por su validez y pertinencia han sido reconocidas plenamente por diversos tratadistas tanto del mundo anglosajn como latino como elementos centrales para la construccin de una teora de la valoracin contempornea. Entre las aportaciones de ese perodo, destacan las siguientes6: 1) la necesidad de inventariar la documentacin antes de valorarla (lo que posteriormente se destacara
5 Conde Villaverde, Mara Luisa, Sistemas de eliminacin de documentos: procesos comprendidos en la valoracin y su aplicacin prctica, ponencia presentada en el marco de las Jornadas Archivsticas de Murcia, 2003. 6
Couture, op. cit., p. 4.
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el mundo. De acuerdo con Rosseau y Couture, la cantidad de archivos conservados por los Archivos Nacionales de Francia desde la Edad Media y hasta 1945 es equivalente a la que se produjo y conserv entre 1945 y 1960: la misma cantidad de acervos en quince aos que en los cuatrocientos anteriores.8 En el caso de Estados Unidos, de 1774 a 1931 (157 aos) se conserv la misma cantidad de documentos que los conservados de 1931 a 1940, cantidad que a su vez se duplicara en la dcada siguiente. En Canad, haca 1976 los archivos crecan a un ritmo de 75,000 metros cbicos por ao. De acuerdo con estos autores, de no contarse con medidas de evaluacin, seleccin y eliminacin de documentos, en solo cinco aos la cantidad de acervos que por esa poca tena el Gobierno canadiense (casi cuatrocientos mil metros cbicos) se habra duplicado.9 No resulta comparable, entonces, la dimensin del problema de explosin de documentos con lo sucedido en el siglo XIX y principios del xx. Lo cierto es, sin embargo, que la
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acumulacin de documentos por una causa u otra provoc la necesaria respuesta de los archiveros para enfrentarla a partir de la visin y la misin que tanto en el universo anglosajn como en el latino distingua a cada caso. 2.2. Dos visiones de una misma ciencia En este marco, dos visiones aparentemente contrapuestas se desarrollaron para enfrentar los problemas provocados por la explosin de documentos: la primera, propia del mundo anglosajn, se concentr a partir de lo que se denomin el Records Managment,10 segn el cual haba que atacar el problema de la masificacin de documentos desde su produccin. Por otra parte, en Francia, Espaa y buena parte de los pases latinoamericanos, sobre todo del sur del continente,11 la corriente establecida tuvo que ver con la teora que
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Lo que se ha traducido como administracin de documentos
Couture, Carol y Jean-Yves Rosseau, Los archivos en el siglo XX, Mxico, Archivo General de la Nacin-Universidad de Montreal, pp. 218-219. Ibid., p. 219.
A diferencia de varios pases de Latinoamrica, en Mxico se acentu la tendencia hacia la administracin de documentos como teora y metodologa para la gestin de archivos, acorde con la visin del Records Managment pero vinculada al ciclo vital de los documentos en cuanto conjuntos orgnicos de informacin. Esto, a pesar de la percepcin histrica de los archivos que priv desde finales de los setenta y en especial en los ochenta del siglo XX.
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se denomin el Prarchivage, concentrada en controlar la documentacin histrica para resolver a posteriori la masificacin documental. Esto introdujo un elemento diferenciador entre la visin anglosajona, que buscaba resolver el problema desde la produccin de los documentos al margen de la perspectiva histrica de los mismos, y la concepcin latina, concentrada en el resguardo de los archivos como memoria histrica que, a su vez, dej en el olvido el universo administrativo hasta bien entrado el siglo XX. Estas visiones contrapuestas desvincularon en la prctica a dos profesionales de los documentos: el administrador (el records manager) y el archivero (archivista). Al primero se le adjudic la funcin de controlar records (documentos) administrativos, y al segundo, la de controlar conjuntos orgnicos, es decir, fondos archivsticos, pero solo a partir del ingreso de estos a sus repositorios para su conservacin en beneficio de la investigacin histrica. De acuerdo con Conde,12 como se destacar ms adelante, el establecimiento del ciclo vital de los documentos y, ms
Conde Villaverde, Mara Luisa, Evolucin de los principios de la adquisicin y la seleccin, ponencia presentada en la XXXV Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de Archivos, celebrada del 10 al 13 de octubre de 2001 en Reikiavik, Islandia. Actas de la Reunin, Revista Comma, 2002.1-2, pp. 45-49.
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tarde, el desarrollo y produccin de informacin electrnica que requiere medidas adecuadas para su gestin y control ampliaron un contexto ms apropiado para el ejercicio de todos los procesos archivsticos, particularmente el relacionado con la valoracin. Con esto se conciliaron, no sin altibajos, las dos concepciones sobre los archivos, lo cual revela que no se trata de dos ciencias sino de una; solo que evolucionaron de manera distinta debido a las caractersticas particulares de las tradiciones administrativas y jurdicas anglosajonas y latinas. Entre previos tanto, a notables R. especialistas europeos y
norteamericanos particularmente del mbito anglosajn, Theodore Schellenberg, recogiendo las experiencias de sus antecesores, iran armando progresivamente el andamiaje terico y metodolgico de la valoracin, en respuesta a la explosin de documentos, fenmeno que exiga soluciones urgentes del ms alto nivel conceptual y tcnico. As, entre las contribuciones ms significativas de los tratadistas del periodo de 1938 a 1958 pueden detectarse
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las siguientes, que influyeron de manera decisiva en las acciones de valoracin y que an hoy tienen plena vigencia:13 el uso de los documentos, tanto en las instituciones como para la investigacin y la proteccin de derechos ciudadanos; la demanda de acceso a la informacin; la eliminacin de duplicados (expurgo); la utilidad de los documentos para la historia administrativa de las instituciones; el costo de conservacin de archivos en las instituciones; la importancia cuantitativa y cualitativa de la documentacin archivstica; la clasificacin tcnica de los documentos como condicin previa a la valoracin. 2.3. La valoracin en Schellenberg y el ciclo vital de Wiffels Dos son los factores que influyeron decididamente en lo que podra denominarse la construccin sistematizada de la valoracin como funcin archivstica; el primero de ellos,
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las contribuciones de Theodore R. Schellenberg, archivista norteamericano, quien entre 1956 y 1965 publica dos de las ms importantes obras de la archivstica contempornea: el libro Archivos modernos: principios y tcnicas14 y el texto clsico: Administracin de archivos. Schellenberg, reconociendo las contribuciones previas y de sus contemporneos, define y sistematiza los valores asociados a la documentacin, dividindolos en valores primarios y secundarios. A los primarios, a su vez, los divide en tres categoras de valor: administrativos, legales y fiscales. Por su parte, a los valores secundarios los subdivide tambin en tres categoras: evidenciales, testimoniales e informativos. El autor plantea, as, que los valores documentales constituyen categoras ntimamente relacionadas; por un lado, a las funciones y usos de la informacin en las organizaciones, y por el otro, los concibe como valores probatorios que pueden adquirir un carcter esencial como evidencia histrica y de investigacin.
Couture, op. cit., pp. 4 -6.
14 Publicado en espaol por el Archivo General de la Nacin de Mxico en 1988.
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A partir de Schellenberg y sobre la base de sus contribuciones, especficamente en el campo de la Valoracin documental y el anlisis funcional de las organizaciones, se han tejido nuevas investigaciones que marcan las tendencias contemporneas en este campo. Esto lo coloca como uno de los ms importantes tratadistas de la ciencia archivstica contempornea.
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Cuadro 1. Esquema de valoracin de Schellenberg
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El otro factor de capital importancia en la construccin de la teora de la valoracin es el concepto de ciclo vital de los documentos, tambin conocido como la teora de las tres edades de los documentos, formulada por el archivista Belga Charles Wiffells.15 El reconocimiento de que los documentos recorren tres fases, etapas o edades materializa por as decirlo el continente orgnico y funcional a partir del cual los valores documentales propuestos por Schellenberg transitan dentro de las organizaciones. De este modo, los valores primarios se asocian a los usos de la informacin durante las dos primeras etapas del ciclo vital: la fase activa y la semiactiva de la informacin documental. Mientras tanto, en la tercera etapa del ciclo, la fase histrica o de valor permanente de los documentos, se asocia a estos su valor secundario, propiamente histrico. La formulacin de la teora de las tres edades de los documentos de Wiffells, vinculada a los valores primarios y secundarios de Schellenberg, determina la circulacin y destino final de los documentos. Esto requiere, a su vez, la
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integracin de los archivos de las organizaciones como un sistema estructurado que relaciona las fases del ciclo con las distintas estructuras archivsticas encargadas de la gestin de los documentos16 (de trmite, de concentracin e histricos). En este marco, la gestin de documentos y la administracin de archivos adquiere un enfoque de operacin integral que permite la funcionamiento de los archivos como sistema, especficamente a travs de la ejecucin de los procesos de valoracin y disposicin documental a lo largo del ciclo vital de los documentos. Esto hace posible tambin la adecuada circulacin de ellos, de acuerdo con los usos diversos de la informacin a lo largo del ciclo: como instrumento y recurso para el desempeo de las gestiones y trmites de las organizaciones, como referencia y conservacin precautoria y, finalmente, como testimonio y memoria de la evolucin jurdica y administrativa de las organizaciones. En el cuadro siguiente puede apreciarse la vinculacin del ciclo con los archivos estructurados como sistema y los valores primarios y secundarios relacionados con ellos.
16 Sobre el particular, se sugiere consultar el primer cuaderno de la presente coleccin, en el cual se aborda el tema de los sistemas institucionales de archivos sobre la base del ciclo vital de los documentos. Asimismo, vase la bibliografa sobre el tema que se incluye en este y aquel cuadernos.
Conde Villaverde, Mara Luisa, op. cit., p. 46
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Cuadro 2. Ciclo vital/Sistema institucional de archivos/Valoracin
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2.4. Aportaciones a la valoracin despus de Schellenberg Cabe destacar que si bien Schellenberg sistematiza las categoras de valor de los documentos con un rigor conceptual novedoso adems de identificar la importancia de las funciones sustantivas y facilitativas, tambin conocidas como adjetivas, de las organizaciones, despus de l muchos tratadistas han formulado contribuciones muy notables a la teora de la valoracin. De acuerdo con Couture,17 Hans Booms (1972) plantea que la valoracin no debe ser nunca ms una actividad intuitiva,18 sino que debe responder a una visin de conjunto, sistemtica y planificada. Booms ejerce una influencia decisiva sobre los tratadistas norteamericanos y canadienses, quienes posteriormente retomaran sus postulados como base para la generacin de lo que se ha dado en llamar la macrovaloracin.
Entre las aportaciones de este notable archivista alemn, destacan las siguientes: a) la necesidad de apoyar la valoracin en el conocimiento profundo del organismo productor de los documentos; b) establecer las acciones de valoracin a partir de criterios contemporneos, es decir, a partir de una escala de valores correspondiente al perodo en el que los documentos han sido creados. Con eso se evita la generacin de especulaciones sobre los intereses futuros de la investigacin histrica;19 c) la evaluacin debe permitir contar con un mximo de informacin en un mnimo de documentos; d) la evaluacin de los archivos debe dar pleno testimonio de todos los componentes de la sociedad.
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Couture, op. cit., pp. 5-7.

19 Idea con la que aos despus coincidira plenamente Luciana Duranti, archivista talo-canadiense que se ha destacado por sus contribuciones para el manejo archivstico de la informacin electrnica.
Hecho que resulta especialmente importante en la actualidad, especialmente en Mxico, donde con frecuencia en la administracin pblica se determinan los plazos de vigencia y conservacin de los documentos a partir de consideraciones subjetivas y no como producto de rigurosos anlisis tcnicos.
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Muchos otros especialistas han contribuido a perfilar las tendencias histricas de la valoracin documental, como lo hicieron notablemente los de la escuela canadiense. Desde luego, esta no constituye una corriente homognea y estandarizada, dada las diferencias entre la escuela francfona y la de origen ingls. En el primer caso, las aportaciones de Couture y Rosseau, entre otros, destacan la importancia de la formulacin de los calendarios de conservacin20 como principal instrumento para la valoracin de los documentos a lo largo de su ciclo vital. Desde esta perspectiva, resulta notable la interpretacin prctica que estos autores hacen de la teora de la valoracin, ya que, reconociendo los aspectos terico-conceptuales de otros tratadistas, la traducen a la ejecucin de procesos ordenados de valoracin. Estos ligan integralmente los valores administrativos y los histricos de los documentos al uso de un instrumento en el que se establecen reglas de disposicin documental muy claras, es decir, instrucciones precisas que
20 A los calendarios de conservacin se los conoce tambin como tablas de transferencia, cuadros de retencin, cuadros de vigencias, tablas de valoracin, entre otros. En Mxico, se los denomina catlogos de disposicin documental.
determinan la circulacin y el destino final de los documentos dentro de un sistema de archivos. El propio Couture destaca la aportacin de la escuela canadiense en materia de valoracin expresando lo siguiente:
La contribucin canadiense en materia de evaluacin de los archivos tanto es sntesis como enlace. Se inspira principalmente en posiciones definidas por los europeos y americanos. Se reconocen las consideraciones relacionadas a la institucin creadora de los documentos, a la utilizacin de los archivos, al valor que tienen los archivos y a la preocupacin ms lejana de querer dar testimonio del conjunto de la sociedad. Tambin se caracteriza por haber llevado a la prctica propuestas hechas. No muy contentos con escribir y disentir sobre el tema, los archiveros canadienses ponen en prctica y experimentan los enfoques.21
Respecto a la valoracin, Antonia Heredia afirma que En este tema, como en tantos otros, la Archivstica tiene una dimensin terica que no es reconocible sino a partir de la prctica".22
21 22
Couture, op cit., p. 14.
Heredia Herrera, Antonia, Modelos y experiencias de valoracin documental. El caso andaluz. Propuesta terminolgica (en PdF, s/f).
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La corriente inglesa, por su parte, situada alrededor de los Archivos Nacionales del Canad, se pronuncia por lo que ellos llaman una nueva teora de la valoracin, situada bajo el enfoque de la macrovaloracin, segn el cual es necesario, en primer trmino, evaluar las organizaciones en su relacin con la sociedad, como condicin previa para evaluar los documentos resultantes de dicha relacin. Terry Cook se constituye como el promotor de esta corriente, as como Richard Brown. Con ello tambin influyen en la archivstica australiana. La teora de la macrovaloracin se ha centrado particularmente en el anlisis de las interacciones producidas entre la estructura (los productores de documentos) y las funciones, en el marco de sus relaciones con la sociedad. Esta teora, como se coment previamente, tiene su origen inmediato en el anlisis funcional de las instituciones productoras de los documentos, as como en las teoras de la valoracin de Booms. Por esta razn, los crticos de la teora de la macrovaloracin han considerado que se sita ms en el mbito de un anlisis
extra- o meta- archivstico casi de orden poltico, econmico y cultural que en el tratamiento tcnico de los archivos. As, no puede calificarse de documental. Algunos especialistas, incluso, ven en la macrovaloracin un modelo riesgoso que puede provocar la macrodepuracin de documentos, sobre todo si el anlisis del contexto en donde se sustenta se enfrenta a partir de criterios maximalistas: criterios que no se centren en la importancia institucional de los archivos. Sin embargo, como bien seala Antonia Heredia, coincidiendo con el propio Couture, tanto la macrovaloracin como la microvaloracin finalmente forman parte de un solo esquema conceptual: la valoracin. Antonia Heredia, describe sobre este asunto lo siguiente:
Pero todo esto que puede resultar difcil de asumir en la prctica, no es precisamente valoracin documental, es anlisis de la sociedad, de su contexto. Se trata (la macro valoracin) de una operacin previa, compleja, que necesita de la colaboracin de numerosos observadores expertos, analistas de la sociedad. Para llegar a la verdadera valoracin documental es necesario llegar a la microvaloracin que no es descendiendo a un plano
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real- otra cosa que un anlisis documental tradicional. La teora de Cook lo lleva pues a la macrovaloracin y a la microvaloracin que no son dos modelos de valoracin, sino dos estadios o etapas: la primera que necesariamente ha de desembocar en la segunda que es la nica de los dos que puede reclamar el apelativo de documental, porque aunque la sociedad tenga muchos valores, difcilmente pueden reconocrsele los valores documentales.23
En la actualidad, como puede verse, la teora de la valoracin ha llegado a un nivel de anlisis conceptual en extremo especializado, cuyas expectativas de desarrollo futuro especialmente ante la irrupcin de las nuevas realidades en el manejo de la informacin en el entorno electrnico vuelven ms complejo su tratamiento. En razn de lo anterior y dados los propsitos del presente cuaderno, cuyo enfoque se centra tambin en la valoracin no solo como teora, sino en el anlisis de la misma como funcin y proceso archivstico, no nos extenderemos ms en este tema. Le sugerimos al lector interesado hacer una revisin de la literatura especializada. En la bibliografa incluida al final del presente texto se encontrarn algunas referencias importantes. A grandes rasgos, estas son las principales tendencias observadas en la valoracin, si bien en perspectiva a futuro son muchos ms los elementos que estn por analizarse y debatirse. Sin embargo, tener en cuenta este marco general de referencia terico-histrico contribuir a comprender mejor la valoracin como funcin archivstica, y particularmente su traduccin, como proceso archivstico, ligado de manera esencial a la produccin,
Por su parte, Couture lo expresa de la siguiente forma:

La afiliacin entre el anlisis de necesidades y la evaluacin nos parece esencial en aquello que reconcilia macroevaluacin y microevaluacin que, por otra parte, pareceran dos puntos de vista contradictorios aunque son dos partes de un mismo todo: la evaluacin. En este sentido, la macroevaluacin se vuelve a encontrar el anlisis de necesidades evaluacin de la institucin y conocimiento del contexto de creacin que el archivero debe dirigir antes de emprender sus trabajos, mientras que la microevaluacin evaluacin de los documentos propiamente dicho consiste en la consiguiente realizacin del calendario de conservacin.24
23 24
Heredia, Herrera Antonia: op. cit. p. 5. Couture, op. cit., p.13.
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integracin y organizacin (la clasificacin, ordenacin y descripcin) de la informacin archivstica.25 3. Valoracin: una sntesis aproximada Como ha quedado de manifiesto a lo largo del presente captulo, las aportaciones y debates de los tratadistas en materia de valoracin han aportado un buen nmero de puntos de vista, aproximaciones, hiptesis y axiomas que revelan la complejidad del tema. En un aventurado esfuerzo de sntesis, y antes de abordar el tema desde una perspectiva metodolgica e instrumental, conviene destacar aquellos puntos sobre los que parece haber acuerdos generales internacionales en torno a la valoracin. Entre estos acuerdos, que consideramos claves que definen la valoracin como funcin archivstica, podramos situar, en primer trmino, los asociados a los aspectos tericos de la valoracin; posteriormente, a aquellos que parecen situarse ms en el terreno de lo metodolgico. Entre los primeros, podemos destacar, los siguientes:
La coleccin Cuadernos Metodolgicos incluye para cada caso una exposicin detallada.
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ACUERDOS TERICOS SOBRE La VaLORaCIN: a. La valoracin documental constituye un proceso complejo en el que no es posible aceptar verdades absolutas, pero s aproximaciones sucesivas y complementarias. b. La valoracin surge como una respuesta a los problemas de acumulacin y explosin de documentos. Sus propsitos centrales son establecer los criterios, mtodos e instrumentos que coadyuven a la mejor administracin de los documentos resultantes de los procesos de gestin de las organizaciones, as como a la construccin de su patrimonio histrico documental. c. En materia de valoracin, hay un evidente acercamiento entre la tradicin anglosajona y la latina; con este se concilia la gestin integrada de documentos con el Records Managment, representadas por dichas tradiciones. d. Que de conformidad con lo anterior, la gestin de documentos y la administracin integrada de archivos
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se basan indiscutiblemente en los postulados del ciclo vital de los documentos como continente orgnico y funcional donde se sustenta la valoracin. e. Que los valores primarios y secundarios, as como el anlisis funcional de las organizaciones, establecidos por Schellenberg, constituyen la piedra angular de la valoracin documental. f. Que la valoracin no debe responder a una accin intuitiva, subjetiva y azarosa, sino a una accin sistemtica y planificada.
Y desde el punto de vista metodolgico, pueden aventurarse los siguientes acuerdos: a. La valoracin requiere conocimiento profundo del contexto de produccin de la informacin documental: la entidad productora de los documentos, su marco jurdico, su reglamentacin interna, las polticas y programas y la normatividad administrativa en que sustenta sus actividades. b. El conocimiento de los mecanismos de produccin e integracin de los documentos y su control archivstico, lo que vincula de manera estrecha la valoracin con otros procesos de la gestin documental, especialmente en materia de clasificacin, ordenacin y descripcin. c. La identificacin y el anlisis de las funciones de los organismos, tanto sustantivas como adjetivas: aquellas relacionadas con las funciones esenciales que definen la razn de ser e identidad de las instituciones y las asociadas a la administracin de sus recursos operativos internos.
g. Que la introduccin de tecnologas para el manejo de la informacin implica el reconocimiento de nuevas realidades capaces de modificar la gestin de la informacin documental y, especialmente, la valoracin como funcin archivstica. h. Que a partir de las aportaciones y experiencias prcticas de los tratadistas en este campo, se puede articular un conjunto de criterios metodolgicos, de cara a la instrumentacin de procesos de valoracin eficaces.
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d. El reconocimiento de las caractersticas de los documentos: la informacin que contienen, su tipologa, volumen y periodicidad. e. La frecuencia de uso y consulta de la informacin documental en las diversas etapas del ciclo vital, as como las caractersticas de los usuarios institucionales y sociales de los archivos. f. La capacidad de las instituciones para garantizar el resguardo racional de la documentacin y los costos de almacenamiento de los acervos
archivstico, que aporten enfoques complementarios durante los procesos de identificacin y valoracin de los documentos. h. La necesaria intervencin del archivista en los procesos de produccin, integracin, circulacin, uso y control de la informacin documental. i. La generacin, sobre la base de los puntos anteriores, de normas, regulaciones e instrumentos como calendarios de conservacin, que fijen los criterios y reglas para la conduccin y establecimiento de los procesos de valoracin y disposicin documental a lo largo del ciclo vital.
g. La valoracin precisa de la formacin de grupos interdisciplinarios, coordinados por personal
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Captulo II. Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental
Sumario: 1. Consideraciones conceptuales previas. 2. Definicin y dimensiones de la valoracin. 2.1. La serie documental como unidad de trabajo de la valoracin. 2.2. Un ejemplo ilustrativo. 2.3. Disposicin documental. 2.4. Propsitos de la valoracin. 1. Consideraciones conceptuales previas Hasta aqu se ha visto que la valoracin constituye una funcin archivstica de capital importancia para la gestin de documentos y la administracin de archivos. El desarrollo terico de la valoracin ha permitido llegar a acuerdos, a pesar de los intensos debates al respecto. Estos han causado un gran impacto mundialmente y han permitido establecer algunos principios bsicos en torno a este tema. En el terreno metodolgico tambin se ha perfilado una serie de acuerdos a partir de los cuales es factible impulsar los procesos de valoracin documental, derivados del ejercicio de dicha funcin, teniendo en mente en todo momento las eventuales diferencias que pueden presentarse en la ejecucin de estos procesos.
Al respecto, Antonia Heredia advierte atinadamente: La valoracin documental como funcin archivstica es una, reconocible, de aplicacin general, con principios que la hacen universal. Sin embargo el proceso que exige dicha funcin y [del] que toma su nombre puede determinar la existencia de metodologa, de instrumentos, de rganos, diferentes.26 En atencin a tales diferencias, en el presente captulo se abordan criterios conceptuales para la ejecucin de los procesos asociados a la valoracin documental, considerando las acciones intelectuales, normativas e instrumentales implcitas en los procesos de valoracin, as como las condiciones requeridas para la normalizacin de sus resultados. En este marco, conviene antes que nada hacer un recuento bsico de los aspectos que definen y dimensionan la valoracin como funcin y proceso archivstico. Posteriormente. se abordan tanto las definiciones ms caractersticas de la
26
Heredia Herrera, Antonia, op cit., p. 7.
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valoracin como una serie de consideraciones esenciales sobre sus propsitos y fines. 2. Definicin y dimensiones de la valoracin. El Diccionario de terminologa archivstica del Consejo Internacional de Archivos (Ica) define la valoracin documental como la fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial. 27 Por su parte, Carol Couture define la valoracin como el acto de juzgar el valor que presentan los documentos de archivo y de decidir el perodo de tiempo durante el cual esos valores se aplican a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta la relacin esencial que existe entre el organismo (o la persona) respectivo y los documentos de archivo que genera en el marco de sus actividades.28
Ver Diccionario de terminologa archivstica de la Ica. Versin en espaol del Ministerio de Cultura de Espaa. Couture, Carol: Las tablas de plazos de conservacin: fundamentos tericos y estado de las prcticas, en JANUS 1998.1 - LLIGALL 12, Barcelona 1997.
28 27
En los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFaI), en coordinacin con el Archivo General de la Nacin (aGN),29 la valoracin qued definida de la siguiente forma: actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia.30 Ms all de las diferencias conceptuales,31 todas las descripciones coinciden en que la valoracin, como proceso archivstico, presupone la ejecucin de acciones de gran complejidad: por un lado, analizar, determinar, juzgar los valores primarios y secundarios asociados a los documentos, de conformidad con los postulados de Schellenberg; por el otro, fijar, identificar, decidir o establecer plazos y criterios de
Revue Archivistique-Revista Catalana dArxivstica, Associaci dArxivers de Catalunya, pp. 164 a 189. El original, en francs. Traduccin de Norma Fenoglio.
29 30 31
Diario Oficial de la Federacin, 20 de febrero de 2004. Captulo I, disposiciones generales, lineamiento segundo, inciso XXIII.
Valoracin, definida como fase de tratamiento archivstico por el Consejo Internacional de Archivos, y como acto y actividad en las definiciones de Couture y de los Lineamientos, respectivamente.
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disposicin que permitan conservar, transferir, consultar o eliminar, parcial o totalmente, las series documentales.
Las definiciones descritas dan cuenta de las dimensiones, por as llamarlas, que alcanza el proceso de valoracin. Estas se describen en el cuadro siguiente:
Dimensiones de la valoracin de acuerdo con su definicin:
Dicho de otro modo, la definicin de la valoracin como funcin archivstica se traduce en la ejecucin de un proceso que alude a tres tipos de acciones diferenciadas:
1) acciones destinadas al diseo y construccin de los criterios, regulaciones e instrumentos de la valoracin (actividad intelectual);
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2) acciones destinadas a la generacin de polticas, reglas e instrucciones para normar el proceso de valoracin (actividad normativa); 3) acciones destinadas al uso y aplicacin de las polticas y regulaciones asociadas a la valoracin en los archivos, que se materializan en instrumentos previamente diseados, tales como el catlogo de disposicin documental, los inventarios de transferencia, las cdulas de disposicin, el calendario de caducidades, etctera, que debern mantenerse permanentemente actualizados (actividad instrumental). En las definiciones hay dos elementos ms del proceso de valoracin que se deben tener en cuenta: el primero se relaciona con la unidad de trabajo de la valoracin, que se identifica con la serie documental32. La segunda cuestin se relaciona con el trmino disposicin, el cual se vincula a la definicin de los criterios sobre los que se sustentarn las acciones de conservacin y eliminacin de los documentos.
32 En el tercer cuaderno de la presente coleccin se describen detalladamente los mecanismos de agrupacin documental y se destaca la importancia de la serie documental en los procesos de gestin archivstica.
Las dimensiones asociadas a su definicin permiten reconocer, entonces, las caractersticas e implicaciones conceptuales, normativas e instrumentales en las que se materializa el proceso de valoracin. Estas conllevan la necesidad de realizar dicho proceso a partir de una metodologa cabalmente planificada, pues en ella se pone en juego un conjunto de actividades que exigen la participacin tanto de los archivistas a quienes corresponder llevar la vanguardia del proceso de valoracin como de los productores y usuarios principalmente institucionales de la informacin documental. Cabra destacar, sin embargo, un aspecto fundamental del proceso de valoracin que deriva de la definicin dada por Couture: que la valoracin se da en un contexto que tiene en cuenta la relacin esencial que existe entre el organismo (o la persona) respectivo y los documentos de archivo que genera en el marco de sus actividades. Esta afirmacin implica que la valoracin, al desarrollarse en el marco de un organismo productor especfico, adquiere una dimensin institucional en la que solo el organismo productor, ninguna otra instancia, es el que tiene la facultad de llevar a cabo el proceso de valoracin y sus implicaciones conceptuales, normativas e instrumentales
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(determinar los criterios, los plazos de conservacin o las acciones de eliminacin resultantes). La excepcin se da en el caso de documentacin que acredite las funciones comunes a todas las instituciones gubernamentales, en lo tocante a la documentacin que se deriva del desempeo de sus funciones sustantivas y especficas. En el resto del presente captulo y en el siguiente se abordan estos aspectos metodolgicos, y en el captulo cuarto y ltimo se abordar el esquema de planificacin requerido para la ejecucin ordenada del proceso de valoracin. 2.1. La serie documental como unidad de trabajo de la valoracin Como se destac en la definicin de valoracin dada por el Consejo Internacional de Archivos, sta constituye la fase del tratamiento archivstico que analiza y determina los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos para su conservacin, transferencia o eliminacin parcial o total. Heredia coincide con este postulado al afirmar que El proceso [de valoracin] afecta directamente a las series
documentales (entendida como testimonio y prueba de una misma actividad que suele estar regulada por reglas o por un mismo procedimiento administrativo y vinculada a una institucin).33 En efecto, las series documentales guardan homogeneidad funcional y son resultado de procesos de gestin normalizados dentro de una institucin. Cabe destacar que as como el expediente se relaciona con un solo asunto, tema o materia, o por ser el resultado de un mismo proceso de gestin, la serie documental se relaciona con una determinada funcin, actividad o atribucin genrica.34 Precisamente por esta homogeneidad funcional, la serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de disposicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para documentacin suelta o expedientes individualizados, en virtud de que la gestin
33 34
Heredia Herrera, Antonia, op. cit., p. 9.
Vase el tercer cuaderno de la presente coleccin, Metodologa para el diseo y formulacin de sistemas de clasificacin y ordenacin archivstica.
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de archivos centra su atencin en conjuntos orgnicos y organizados de informacin; es decir, sobre documentos que guardan relaciones entre s, pues son resultado de un mismo proceso de gestin o acumulacin y producidos por una misma entidad productora. 2.2. Un ejemplo ilustrativo Supngase que se labora en una Direccin General de Recursos Materiales y Servicios Generales, unidad administrativa a la que la administracin pblica mexicana regularmente le asigna por mandato jurdico o administrativo (reglamento interno, manual de organizacin y procedimientos) la atribucin de efectuar las compras y adquisiciones de los bienes y servicios de una determinada institucin. En general, el ejercicio de dicha atribucin se efecta en esas unidades mediante la ejecucin de un proceso de gestin que puede darse a travs de una serie de variantes: invitacin a cuando menos tres proveedores, licitacin pblica nacional o internacional, etctera. Cualquiera que sea el mecanismo para la adquisicin de bienes o servicios, dar lugar a la generacin, en primer trmino, de un documento con el cual se origina la tramitacin o proceso de gestin.
A partir de ese primer documento y siguiendo los procedimientos especficos establecidos por mandato legal para efectuar la adquisicin (en este caso, de conformidad con la Ley de Adquisiciones), se llevar a cabo un proceso de gestin que generar ms documentos relacionados con el primero por tratarse de un mismo asunto;35 cotizaciones de los proveedores, sus propuestas tcnicas, su documentacin legal, las actas del proceso licitatorio (aclaraciones, apertura de propuestas, fallo), as como un pedido o contrato que se otorga al proveedor seleccionado al trmino del proceso. Todo esto dar lugar a la creacin de un expediente, el de ese asunto en particular. El conjunto de expedientes de adquisiciones dar lugar a la formacin de una serie documental, la cual podra denominarse hipotticamente Adquisiciones de bienes y servicios. Dada esta situacin, el valor que se designe para un expediente de esta serie tendr que ser el mismo que el del conjunto de expedientes que la conforman, pues tendrn el mismo valor administrativo, legal y fiscal, y los plazos
35 Esto, en virtud del conjunto de agrupaciones sucesivas de la informacin que tienen lugar en la formacin de archivos. Ver al respecto el tercer cuaderno de la presente coleccin.
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de conservacin o vigencia que se les determinen de conformidad con el proceso de valoracin tendrn que ser los mismos para todos los expedientes de dicha serie. No podra asignarse vigencia de un ao a unos, de tres aos a otros y de seis o ms a otros expedientes de la misma serie: se rompera la homogeneidad en el tratamiento tcnico de esta informacin. Ahora bien, a partir de cundo empezar el plazo de vigencia de los expedientes de la serie? A partir, precisamente, de la conclusin del asunto o trmite que acreditan, cuestin que debe subrayarse, pues con frecuencia las instituciones tienen serias confusiones al respecto. De este modo, si a los expedientes de la serie Adquisiciones de bienes y servicios se les design, por ejemplo, una vigencia de seis aos, el plazo empezar una vez que el trmite o la gestin de cada uno de los expedientes de la serie hayan concluido. No antes. Recurdese, por otra parte, que el proceso de valoracin, adems de fijar los valores y plazos de vigencia, determina las acciones de transferencia, as como las relativas a la conservacin o eliminacin de los expedientes de cada
serie, lo que precisa, por un lado, de un sistema integrado de archivos, es decir, de la existencia formal de archivos de trmite, de concentracin e histricos, a travs de los cuales circula la informacin documental;36 por otra parte, tambin de disposiciones y reglas formalmente establecidas sobre el destino final de los expedientes asociados a cada serie, lo que se denomina comnmente dentro del proceso de valoracin como disposicin documental. De hecho, adems del valor y plazo asignados a estos expedientes, la disposicin documental asociada a ellos deber ser la misma para todos los expedientes que constituyan a la serie en cuestin. 2.3. Disposicin documental Quiz uno de los principales propsitos de los procesos de valoracin sea, precisamente, la llamada disposicin documental. Juan Manuel Herrera, uno de los ms notables especialistas mexicanos en materia de valoracin, la explica de la siguiente forma: Se entiende por disposicin documental una suma de criterios y mecanismos que
36 Sobre la integracin de los sistemas institucionales de archivos, vase el primer cuaderno de la presente coleccin.
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permiten regular el trnsito de los documentos de conformidad con su ciclo vital.37 Con este trmino se designa, por lo tanto, el destino sucesivo inmediato de los expedientes de cualquier serie documental, una vez que han concluido los plazos de vigencia y conservacin que se les haya asignado dentro de un sistema de archivos. As, el destino inmediato de los expedientes de cualquier serie documental cuya vigencia haya concluido en el archivo de trmite ser el archivo de concentracin. El destino de los expedientes cuya vigencia concluye en el archivo de concentracin ser el archivo histrico o su eliminacin definitiva si carece de valores secundarios que ameriten su conservacin permanente o histrica. El proceso de valoracin, en consecuencia, asigna los valores primarios o secundarios de la informacin documental,
Herrera Huerta, Juan Manuel y Jos Antonio Ramrez Delen, La experiencia de Mxico en Archivos Administrativos Iberoamericanos. Modelo y perspectivas de una tradicin archivstica, Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos G.I.T.a.a., Ministerio de Cultura de Espaa y Archivo General de la Nacin de Colombia, 1996, p. 13.
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determinando el tiempo de conservacin y resguardo de los expedientes de cualquier serie en las distintas unidades de archivo, pero ser el mecanismo de disposicin documental el que har posible una vez que concluya la vigencia o plazos de las series la ejecucin de procedimientos de transferencia documental, esto es, el conjunto de acciones que dentro de un sistema institucional de archivos deben llevarse a cabo para transferir la documentacin del archivo de trmite al archivo de concentracin y las acciones para transferir posteriormente la documentacin de este archivo al archivo histrico o bien para acreditar su eliminacin o depuracin definitiva, en concordancia con la normatividad que se tenga establecida al respecto.38 De conformidad con lo anterior, las acciones de valoracin y disposicin documental son las que permiten el ejercicio prctico del ciclo vital de los documentos, pues a travs de las acciones de transferencia y determinacin del destino final de la documentacin permiten la administracin eficaz
38 En Mxico, el Archivo General de la Nacin, en cuanto entidad central y de consulta del Poder Ejecutivo Federal en materia de administracin de documentos y archivos, es la institucin facultada para dictaminar sobre el destino final de la documentacin gubernamental, para lo cual tiene establecida una serie de regulaciones normativas muy puntuales que pueden consultarse en el sitio web de la institucin: www.agn.gob.mx.
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de los documentos activos, semiactivos e histricos de las instituciones. Cabe destacar que aunque las acciones de disposicin documental pueden asumir combinaciones prcticas concretas, las cuatro siguientes, sin embargo, son las ms frecuentes en el universo de los archivos gubernamentales: a. la seleccin completa de los expedientes de la series para su conservacin permanente como archivo histrico; b. la depuracin o eliminacin de todos los expedientes de la serie, una vez concluidos sus valores primarios; c. la aplicacin de un muestreo de los expedientes de la serie, generalmente sistemtico, para su seleccin como documentacin histrica y la depuracin del resto de los expedientes; d. el cambio de soporte: eliminacin del papel sin perder la informacin; es decir, la migracin de la informacin del papel al soporte digital o microflmico.
Las dos ltimas tcnicas de disposicin documental son las ms frecuentes, pues es poco probable seleccionar o depurar toda la informacin de un archivo. 2.4. Propsitos de la valoracin De conformidad con la argumentacin que se ha hecho a lo largo de este captulo, podra concluirse que los propsitos esenciales del proceso de valoracin se asocian a los siguientes aspectos: propiciar la correcta circulacin de la informacin archivstica de dentro de un sistema institucional archivos, estableciendo procedimientos
claros de transferencias documentales; identificar y seleccionar la memoria histrico-documental de las instituciones; promover la eliminacin razonada de la informacin documental que no posea valores histricos;
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resguardar durante plazos estandarizados, basados en la valoracin de los documentos, los expedientes asociados a las series documentales; diferenciar los usos de gestin de la informacin archivstica de los de conservacin precautoria e histricos para propiciar el curso efectivo del ciclo vital de los documentos dentro del Sistema Institucional de Archivos; generar los instrumentos que permitan la conduccin prctica de los procesos de valoracin, principalmente el catlogo de disposicin documental y los instrumentos de control archivstico asociados a este proceso.
Con estas consideraciones en mente, en el siguiente captulo se describen los aspectos metodolgicos bsicos para favorecer la puesta en marcha de los procesos de valoracin, especialmente en lo relativo a la ejecucin de las acciones conceptuales, normativas e instrumentales que su ejercicio supone.
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Captulo III. Proceso de valoracin: aspectos metodolgicos

Sumario: 1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin. 1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y documental. 1.2. Fase de valoracin. 1.3. Fase de regulacin: generacin de normatividad. 1.4 Fase de control: uso de los instrumentos para la valoracin. 1. Poniendo en marcha el proceso de valoracin Como se ha afirmado previamente, la valoracin como funcin archivstica es una, universal y reconocible, como bien lo afirma Antonia Heredia, indicndonos tambin que lo variante es la metodologa, los instrumentos y los rganos que se diseen para la ejecucin de los procesos de valoracin. Enseguida se presenta un modelo metodolgico bsico en el que se consideran tanto las acciones de carcter intelectual como las de orden normativo y las instrumentales, en cuanto acciones esenciales de los procesos de valoracin. Para apoyar la descripcin del modelo de referencia, tambin se describen los aspectos que, de acuerdo con los especialistas, estn involucrados en los procesos de valoracin. Antonia Heredia afirma que En dicho proceso se integran y reconocen las siguientes etapas, cada una de las cuales coincide con una funcin (las tres primeras puramente archivsticas, las siguientes ms administrativas): identificacin; valoracin; seleccin; conservacin o eliminacin; aprobacin o sancin; ejecucin o aplicacin; control, cuantificacin.39 Por su parte, Mara Luisa Conde expresa que el proceso incluye las siguientes fases: operacin intelectual, operacin normativa, operacin material y operacin archivstica, asociando a cada una de ellas las siguientes actividades:40 a. Operacin intelectual: se trata del autntico trabajo de valoracin que en el modelo espaol se realiza sobre las bases de la informacin recopilada en la fase de identificacin. b. Operacin normativa: el dictamen del rgano encargado en cada caso de la aprobacin de las
39 40
Heredia, op. cit., p. 8. Se extraen los textos principales asociados al proceso de valoracin.
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propuestas y su difusin, eleva al rango de norma lo que hasta entonces era un mero trabajo intelectual, materializado en una serie de calendarios de conservacin y acceso. c. Operacin material: es precisamente en esta fase cuando se produce la destruccin fsica de los documentos que deben ser eliminados. Lgicamente, esta destruccin debe estar regulada minuciosamente para evitar que puedan ser reconocidos ni los datos del contenido de los documentos ni cualquiera de los elementos de su formato fsico. d. Operacin archivstica: en el modelo espaol a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos, se realizarn tres transferencias entre los cuatro tipos de archivo definidos en el Decreto de creacin del Archivo General de la Administracin.41
41 Conde Villaverde, Mara Luisa, Sistemas de eliminacin de documentos: procesos comprendidos en la valoracin y su aplicacin prctica, ponencia presentada en el marco de las Jornadas Archivsticas de Murcia, 2003. (Documento en Word).
Juan Manuel Herrera plantea el siguiente modelo metodolgico: Son cuatro los elementos que metodolgicamente comparten las modalidades de las que hablaremos ms adelante: la identificacin, la valoracin, la regulacin y el control.42 Sustentado en el planteamiento metodolgico de Juan Manuel Herrera, el Archivo General de la Nacin de Mxico emiti el Instructivo para la elaboracin del Catlogo de Disposicin Documental, como parte de las obligaciones jurdicas de la institucin en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y de los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de la Administracin Pblica Federal. Considerando las mismas fases del planteamiento de Herrera, el aGN las relaciona con la siguiente argumentacin:43 Identificacin: consiste en la investigacin y anlisis de las caractersticas de los dos elementos esenciales que constituyen la serie documental,
42 43
Herrera, op. cit., p. 132.
Ver el PdF del Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental, pp. 10-14, en http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/ pdf/instructivo_catalogo_de_disposicion_abril06.pdf.
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la funcin, el sujeto productor y el documento de archivo. Valoracin: consiste en el anlisis y la determinacin de los valores primarios y secundarios de la documentacin, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservacin o eliminacin. Regulacin: en esta fase se elaborar e integrar el Catlogo de disposicin documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservacin y las tcnicas de seleccin. Control: es la ltima fase y consiste en validar y aplicar el Catlogo de disposicin documental . Como puede observarse, los tratadistas coinciden, esencialmente, en la metodologa propuesta. El proceso de valoracin se concibe como uno en el que se desempean actividades no solo conceptuales, sino que sobre su base se construyen normas y regulaciones, as como instrumentos de control de los procesos, tal como se describi en el captulo previo, considerando sus dimensiones.
Cabe destacar tambin que en todos los casos la fase de identificacin se considera piedra angular del proceso de valoracin, pues a partir de ella se genera informacin en torno a la entidad productora de la documentacin; asimismo, las funciones que desempea en el curso de sus actividades regulares y las caractersticas de la documentacin que resultan precisamente de la actividad cotidiana de las instituciones. En el siguiente cuadro pueden verse las coincidencias metodolgicas de los planteamientos previos, as como su relacin con las dimensiones de orden intelectual, normativo e instrumental que se analizaron en el captulo previo, sobre cuya base se efectan los procesos de valoracin
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Cuadro 3. Fases del proceso de valoracin. Cuadro comparativo

Autor Heredia
Acciones intelectuales44
Identificacin Valoracin Funcin central que da nombre al proceso ya lo hemos dicho exige definicin previa de los valores para el reconocimiento expreso de los mismos en las unidades documentales. El resultado de esta fase es una propuesta de plazos de conservacin/ eliminacin a los que en el modelo espaol se aaden tambin los plazos de reserva y accesibilidad. Refiere la asignacin de valores primarios y secundarios, determinados para cada serie: administrativos, legales y fiscales; evidenciales, testimoniales e informativos. Anlisis y la determinacin de los valores primarios y secundarios de la documentacin, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservacin o eliminacin. Control
Acciones normativa e instrumental45

Regulacin Ejecucin o aplicacin y control, cuantificacin. Se inserta en los procesos de gestin de calidad (cuntos anlisis, cuantas tablas o calendarios, porcentajes de eliminacin, etc.).44 Se refiere, de acuerdo con la autora, a la operacin material de la eliminacin y las operaciones archivsticas normalizadas de transferencias documentales. Refiere al registro de la acciones que se efectan en materia de disposicin documental.
Supone la contextualizacin (estudio de competencias, de funciones, de actividades de la institucin) de la serie documental, el anlisis de sus contenidos y el reconocimiento de su originalidad. La identificacin es la base de la Valoracin, de acuerdo con la definicin que la autora hace en lo que llama operacin intelectual. Reconocimiento de la procedencia institucional, la caracterizacin documental y la descripcin informativa de los documentos.
La aprobacin o sancin, supone una responsabilidad compartida, canalizada a travs de rganos colegiados o comisiones calificadoras o evaluadoras, vinculadas a las instituciones con competencia en materia de archivos. Se materializa en la accin normativa que tiene como resultado los calendarios de conservacin y acceso.
Conde
Herrera
Determina los plazos de vigencia y las instrucciones de disposicin documental, generando con ellos el catlogo de disposicin documental como instrumento que permite efectuar las acciones de disposicin. Elaboracin del catlogo de disposicin documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservacin y las tcnicas de seleccin.
aGN
Iinvestigacin y anlisis de las caractersticas de los dos elementos esenciales que constituyen la serie documental, la funcin, el sujeto productor y el documento de archivo.
44 45
Validacin y aplicacin del Catlogo de disposicin documental. 45
Heredia, op. cit., p. 9.
Ver el pdf del Instructivo para la elaboracin del Catlogo de disposicin documental, pp. 10-14, en http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/ instructivo_catalogo_de_disposicion_abril06.pdf.
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La ejecucin de los procesos descritos, como parte del proceso de valoracin, se describe en los siguientes apartados del presente captulo. 1.1. Fase de identificacin: estudio institucional y documental Como se mencion en el captulo tercero, la dimensin intelectual de la valoracin se relaciona especficamente con todas aquellas acciones destinadas a identificar, analizar y juzgar los valores asociados a la documentacin. Con base en ellos se disean y construyen los criterios, las regulaciones y los instrumentos asociados al proceso valorativo. Esta accin de orden intelectual se sustenta, precisamente, en las fases de identificacin y valoracin. La identificacin, como se apunt antes, constituye la piedra angular del proceso. La fase de identificacin tiene como propsito el
Tal hecho permitir identificar las funciones sustantivas y adjetivas de los organismos, la importancia jerrquica de las entidades productoras de la documentacin y, especialmente, las caractersticas de la documentacin que generan. Para lograr estos propsitos pueden llevarse a cabo varias actividades: En primer trmino, resulta conveniente identificar si la institucin que se propone llevar a cabo el proceso de valoracin dispone de un sistema de clasificacin archivstica y, particularmente, de un cuadro de clasificacin. En tal caso, tendr una gran ventaja, pues en la elaboracin de dicho instrumento se habrn identificado previamente las series documentales, as como sus caractersticas esenciales y su procedencia institucional Cabe recordar que el proceso de valoracin no puede desvincularse de otros procesos archivsticos, particularmente de los relacionados con la clasificacin, la ordenacin y la descripcin, sobre los que puede apoyarse el proceso de valoracin. Estos constituyen la columna vertebral de cualquier sistema de gestin de documentos.
reconocimiento de la procedencia institucional, las funciones asociadas a la institucin productora y las caractersticas de los documentos resultantes del desempeo de sus funciones.
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En este sentido, Herrera seala lo siguiente: en Mxico, la propuesta en materia de [valoracin y] disposicin documental siempre ha estado acompaada de un planteamiento que aborda globalmente el problema de la clasificacin.46 Disponer de un cuadro de clasificacin, debidamente estructurado con base en los mecanismos de agrupacin de la informacin archivstica y a partir de esquemas eficaces de identificacin, jerarquizacin y codificacin de las series documentales de un organismo, facilitar en extremo la ejecucin del proceso de valoracin y disposicin documental.47 Por otra parte, la utilizacin de las normas de descripcin, como la ISdF, la ISad(G) y la ISaar (cPF),48 relacionadas con la identificacin de funciones, las descripciones de documentos y los registros de autoridad sobre instituciones y familias, respectivamente, podran tambin ser un elemento auxiliar para llevar a cabo la fase de identificacin del proceso de valoracin.
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No obstante lo anterior, lo habitual y ms recomendable para llegar a esta fase es realizar un estudio institucional y un estudio o anlisis documental. Esto permitir un reconocimiento exhaustivo tanto del organismo productor como de sus funciones y de las caractersticas asociadas a las series documentales que habrn de valorarse. Estos estudios permitirn, a su vez, la determinacin de los valores primarios (los administrativos, legales y fiscales de los documentos), sobre cuya base se sustentan los valores secundarios, as como la definicin de los criterios para la determinacin de las vigencias y la ejecucin de las acciones de disposicin documental. El estudio institucional se realiza mediante la recopilacin y anlisis de toda la documentacin reguladora de la entidad productora, especialmente la informacin siguiente: a. la reglamentacin interna de la institucin que elabora su catlogo de disposicin documental; b. las leyes y dems disposiciones jurdicas que rigen la organizacin y el funcionamiento de la institucin;
Herrera, op. cit., p. 132.
En caso de no disponer de dicho instrumento, la opcin es generarlo de conformidad con las acciones y recomendaciones que se han reseado en el tercer cuaderno de la presente coleccin.
48 Estas se abordan con mayor detalle en el cuarto cuaderno de la presente coleccin.
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c. los manuales de operacin procedimientos) institucionales; d. los organigramas de la institucin;
(organizacin
e. los planes y programas de trabajo institucionales. Todo ello, con el objeto de poder identificar las funciones de la institucin, tanto sustantivas como adjetivas, as como su importancia institucional y social, lo cual posibilitar la generacin de criterios de valoracin en torno a la naturaleza administrativa, legal y fiscal de la documentacin. En el siguiente cuadro pueden identificarse las principales funciones que se ejercen en las instituciones gubernamentales, mismas que revelan la intima relacin entre institucin, funcin y documentacin
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Cuadro 4. Institucin/funcin/documentacin
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Como se ve en el cuadro, las unidades administrativas superiores o directivas suelen producir informacin que no necesariamente puede considerarse como documentacin de archivo, ya que con regularidad los planes, los programas, los anuarios, los informes de la gestin institucional tienden a registrarse en publicaciones diversas cuyo destino son las bibliotecas o los llamados centros de documentacin. Esto no quiere decir que las reas directivas no produzcan y manejen informacin archivstica. Generan o reciben correspondencia, pero dado que estas reas no gestionan directamente los asuntos relacionados con trmites o con la produccin de informacin sustantiva, su emisin de series documentales no es regular. Por el contrario, tanto las unidades sustantivas de una institucin como las reas de apoyo administrativo, adjetivas, producen y usan cotidianamente documentos, expedientes y series, sea para la atencin de trmites que vinculen la institucin con sus usuarios, sea para la gestin de los procesos sustantivos o tcnicos de la institucin, o bien para la administracin de los recursos operativos internos. La diferenciacin de las funciones que reglamentaria, jurdica y administrativamente se les asigna a las diversas unidades
administrativas de una institucin permite identificar el tipo de informacin que para su desempeo producen y usan. En este caso, la documentacin que producen las reas directivas si bien puede ser de gran trascendencia institucional, su administracin y control no depende directamente del servicio de archivos, salvo en casos contados. Por su parte, la informacin de carcter adjetivo que producen las reas administrativas como Recursos Humanos, Materiales, Servicios Generales y en general todas las de apoyo administrativo, producen cientos de expedientes y series que tienen como caracterstica ser comunes a todos los organismos gubernamentales. Se trata, precisamente, de las reas que en todas las instituciones pblicas ejercen funciones adjetivas que dan como resultado la produccin de los documentos facilitativos recordando a Schellenberg, asociados a la administracin interna de los organismos. Lo anterior no quiere decir que este tipo de documentacin no sea importante; de hecho, lo es en forma extrema: buena parte de esta informacin es esencial para promover una cultura de transparencia y rendicin de cuentas.
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Pero el hecho de que, por un lado, se produzca en forma explosiva y de que, por otra parte, sea comn a todas las instituciones gubernamentales constituye un buen parmetro para medir su importancia institucional y social, as como para elegir en torno a ella un mecanismo de disposicin documental que permita la conservacin de la informacin con independencia de que se pierda el soporte en el que se encuentra. La migracin de la informacin del soporte de papel al soporte digital o microgrfico, o la aplicacin de una tcnica de muestreo de seleccin, por ejemplo, pudieran ser una buena alternativa de disposicin documental para este tipo de series. Las reas sustantivas, por su parte, producen tambin informacin archivstica singular: informacin fundamental, sustantiva, es decir, especfica de la institucin productora, de conformidad con su objeto de trabajo esencial. Esto permite pensar, en un primer anlisis, que ah es donde se encuentra precisamente la informacin que a la larga se valorar como potencialmente histrica o de valor permanente de los organismos. En este caso, sin embargo, tambin es necesario analizar otros aspectos, como los que se derivan del estudio documental,
para poder fijar un criterio de disposicin documental asociada a las series sustantivas, que suelen tambin producirse en forma explosiva. Las caractersticas de esta informacin y sus usos institucionales y sociales podrn ser un buen parmetro para su seleccin o eliminacin en el marco del proceso valorativo. Por su parte, el estudio documental se realiza recopilando y analizando la informacin que ofrezca un panorama completo sobre la gestin documental de la institucin. La ms significativa es la siguiente: a. identificacin y anlisis de los instrumentos de clasificacin y descripcin disponibles; b. los historiales de prstamo de expedientes (lo cual se logra si los archivos llevan un control de prstamos y consultas); c. la frecuencia de consulta de la informacin (tambin puede medirse a travs de los historiales de prstamo de expedientes);
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d. el volumen de la documentacin que obre en el archivo (puede saberse si se cuenta con inventarios descriptivos de expedientes y series); e. el periodo de la documentacin (se identifica si se cuenta con inventarios); f. el espacio, el mobiliario y la capacidad de almacenamiento disponible;
todo los de disposicin documental que acompaan a la valoracin. Pongamos por caso los siguientes ejemplos de combinacin de criterios institucionales y documentales: A. Si tenemos un gran volumen de expedientes de una serie y disponemos de poco espacio para almacenarla en nuestro archivo, y a su vez la documentacin es sustantiva para el rea que la produjo y tiene una frecuencia de consulta alta, entonces tenemos que resolver nuestro problema de espacio, pues necesitamos conservarla ms tiempo por la consulta constante que se hace de los expedientes. B. Por el contrario, si tenemos un gran volumen de documentacin pero su frecuencia de consulta ha disminuido, no contamos con espacio y mobiliario suficiente para almacenarla, y la informacin tiene un carcter adjetivo, nuestro problema no es de espacio, ya que dicha documentacin puede transferirse al archivo de concentracin sin problema, en virtud de su escasa consulta.
La combinacin tanto de los criterios institucionales como documentales permitir reconocer con mayor precisin la importancia de la documentacin y sus caractersticas, por lo que pueden asignarse de ese modo las vigencias o plazos de conservacin de una manera ms precisa y con ello evitar seguir conservando documentacin solo por si se necesita. Si no se cuenta con estos criterios, puede correrse tambin el riesgo de depurar informacin relevante o seleccionar como archivo histrico documentacin que carezca de importancia. De conformidad con el estudio institucional y documental y su combinacin inteligente, pueden establecerse los criterios de valoracin y vigencia de una manera ms acertada, sobre
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C. Si, para poner un ejemplo final, tenemos un alto volumen de documentacin, pero a travs de nuestros historiales de prstamo de expedientes detectamos que la frecuencia de consulta alta se da solo para los expedientes del periodo ms reciente, entonces debe tomarse la decisin de transferir la documentacin ms antigua al archivo de concentracin, y nicamente conservaremos en el archivo de trmite la ms reciente. En sntesis, es a partir de la generacin del estudio institucional y del documental, como actividades implcitas en la fase de identificacin, que podrn disearse los criterios y regulaciones, as como construirse los instrumentos de control asociados a la valoracin. 1.2. Fase de valoracin Una vez realizado el estudio institucional y documental, recopilada y sistematizada la informacin que arrojen, se estar en condiciones de analizar, juzgar y determinar los valores primarios, administrativos, legales y fiscales asociados a todas y cada una de las series documentales identificadas
en la fase previa. Cabe recordar que a estas alturas an nos encontramos en la esfera de la dimensin intelectual del proceso de valoracin. Ahora bien, no toda la documentacin producida por las instituciones gubernamentales posee valores primarios de carcter legal o fiscal. Estos se relacionan con un trmino de prescripcin especfico, asignado mediante mandato jurdico (decretos, acuerdos, cdigos, leyes) con el objeto de determinar su vigencia o plazo de conservacin y disposicin. Desde luego, buena parte de la documentacin archivstica, dado su carcter probatorio de eventos y procesos de gestin, tiene un valor eventualmente jurdico que permite su utilizacin como prueba ante cualquier autoridad, especialmente de orden jurisdiccional. Pero en el sentido en el que se entienden en el marco de los procesos de valoracin, el valor legal y fiscal se refieren de manera exclusiva a que dentro de un ordenamiento jurdico se seale expresamente el plazo o vigencia que determina el trmino de prescripcin legal o fiscal de una accin especfica y, por lo tanto, de los documentos que acreditan y sustentan dicha accin.
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Tal es el caso, por ejemplo, de las series documentales asociadas a la documentacin contable gubernamental que de conformidad con el Acuerdo del Ejecutivo Federal emitido el 25 de agosto de 1998 establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental49, la cual se ampli con mayor detalle en la emisin de las disposiciones asociadas a la Norma NGIF 004.50 En las disposiciones mencionadas se establece de manera expresa el plazo de conservacin o vigencia y la disposicin de las series documentales asociadas a gasto corriente e ingreso por un total de cinco aos, y en el caso de las series relacionadas con activos fijos, obra pblica y documentacin que sirva para el fincamiento de responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Pblico o litigios y controversias en la materia, por un plazo de hasta doce aos.
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En ese sentido, deben entenderse las denominaciones valor legal y valor fiscal en oposicin al sentido del valor jurdico probatorio, que posee prcticamente toda la documentacin de archivo. Entonces, la asignacin de los valores legales y fiscales, de acuerdo con lo anterior, no depende del archivista, e incluso tampoco de los funcionarios o empleados de una institucin. Depende, en todo caso, de la entidad que de manera normativa ejerza las funciones cuya documentacin se sujeta a un proceso de valoracin global, como la Secretara de Hacienda para el ejemplo citado, o las entidades facultadas para emitir ordenamientos jurdicos que tengan un carcter general, es decir, que incidan en el conjunto de la administracin pblica. Por ello, la asignacin de los valores legales y fiscales impacta especialmente al conjunto de series documentales que son comunes a todas las instituciones gubernamentales, as que en este particular aspecto corresponder nicamente al personal de archivos auxiliar en estos procesos de valoracin al personal facultado para emitir disposiciones de orden general.
dOF,
25 de agosto de 1998.
Sobre el particular, y en concordancia con el Acuerdo del Ejecutivo Federal en cita, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, formul en el ao 2007, en el contexto de la Norma General de Informacin Financiera Gubernamental NGIFG 004, las disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental.
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Otra cosa sucede con el valor primario de carcter administrativo. En este caso, la valoracin se asigna de conformidad con los usos a los que se ve sujeta la documentacin. Si bien no todas las series documentales tienen un valor legal y fiscal asignado, a todas deber sealrseles especficamente un valor administrativo, en concordancia con el origen institucional de la documentacin y los usos a los que sta se ve sujeta a lo largo de su ciclo vital. La asignacin de valor primario de orden administrativo, en funcin de lo anterior, s constituye una responsabilidad tanto de productores y usuarios de la informacin como del personal archivstico, pues tanto unos como otros conocen la importancia sustantiva o adjetiva de la documentacin, as como su volumen, frecuencia de uso y periodicidad, entre otras caractersticas que normarn los criterios para definir los plazos o vigencias que obligan a su conservacin y disposicin documental. Por su parte, la asignacin de los valores secundarios, evidenciales, testimoniales e informativos depender mucho del anlisis de la entidad productora, las funciones que
desempea y la documentacin que genera, las cuales han sido objeto de estudio de la valoracin primaria. La distincin de las funciones sustantivas y adjetivas de las organizaciones, la homogeneidad de las series que se derivan de stas y su contenido informativo, la importancia jerrquica de la entidad productora, los usos asociados a la informacin que la documentacin acredita, la utilidad social de la informacin, entre otros, establecen las premisas bsicas para fijar los criterios de valoracin secundaria. Y se debe tener en cuenta la generacin de mecanismos destinados a favorecer la conservacin de informacin social y culturalmente relevante, en oposicin a la conservacin a ultranza de papeles. La valoracin secundaria, por eso mismo, debe basarse en una rigurosa valoracin primaria de la informacin documental, pues ello permitir fijar criterios ms precisos de conservacin, eliminacin o depuracin documental. Esta labor, desde luego, no es sencilla, su complejidad incluye el viejo debate entre historiadores y administradores, quienes, desde extremos opuestos, se pronuncian
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respectivamente por la conservacin de toda evidencia que favorezca la investigacin histrica, o por la destruccin masiva de documentacin para ganar espacios de oficina y disminuir costos en recursos. Por tal razn, como se ver ms adelante, la integracin de grupos interdisciplinarios para el diseo y ejecucin de los procesos de valoracin primaria y secundaria resulta una condicin esencial y prioritaria. Por lo hasta aqu expuesto, cabra mencionar, en resumen, las siguientes cuestiones importantes asociadas a la fase de valoracin: a. Que la mayor parte de las series documentales producidas por las instituciones gubernamentales no tienen asignado oficialmente un valor legal, acreditado en un ordenamiento jurdico concreto. b. Que, en el marco de los procesos de valoracin, la asignacin de los valores primarios se traduce de manera directa en la sealizacin de vigencias o plazos de conservacin, medidos en aos. c. Que la asignacin de valores legales y fiscales no constituye una responsabilidad directa del personal
de archivos, sino de las instancias facultadas para ello. d. Que la asignacin de los valores legales y fiscales a travs de ordenamientos jurdicos especficos de carcter general afecta ms a las series documentales comunes a la administracin pblica. e. Que al asignarse valores legales y fiscales, debe asegurarse que estos se encuentren relacionados con una disposicin jurdica oficialmente emitida. f. Que el valor legal se relaciona con la emisin de un ordenamiento jurdico que establezca las disposiciones para su conservacin y vigencia, en oposicin al valor probatorio intrnseco que poseen la mayor parte de los documentos de archivo.
g. Que toda la documentacin de archivo producida en el sector pblico posee valores administrativos asociados al uso al que se ven sujetos los documentos a lo largo de su ciclo vital. h. Que corresponde a la entidad productora, a los usuarios institucionales y a los propios archivistas,
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con base en los estudios institucionales y documentales que se hayan efectuado en la fase de identificacin, asignar los valores administrativos de la documentacin. i. Que dichos valores debern traducirse a trminos de vigencia, en concordancia con los mecanismos de produccin, uso, control y circulacin de la informacin archivstica. Que la asignacin de valores secundarios tiene como referencia un eficaz proceso de valoracin primaria, as como la integracin de grupos interdisciplinarios que, desde la ptica de los usos institucionales y sociales de la informacin, puedan generar criterios de conservacin pertinentes.
e instrumentos de trabajo para darle formalidad institucional a los procesos de valoracin documental. En concordancia, entonces, con las fases de identificacin y valoracin que se han descrito en el presente apartado, se estar en condiciones de disear y construir los criterios, regulaciones e instrumentos asociados a los procesos de valoracin, con la expectativa de convertirlos en normatividad institucional. 1.3. Fase de regulacin: generacin de normatividad Concluidas las fases de identificacin y valoracin, da inicio la fase de regulacin del proceso de valoracin. En esta, las acciones de anlisis conceptual y tcnicas que se han referido previamente debern traducirse en el diseo, construccin y emisin de normas, polticas y regulaciones para la generacin de diversos instrumentos. El primero y ms importante de ellos consiste en la construccin del catlogo de disposicin documental, donde se registrar toda la informacin resultante de las fases de identificacin y valoracin; particularmente,
j.
k. Que la asignacin de los valores primarios y secundarios, sus vigencias o plazos de conservacin y prescripcin, as como las condiciones para su disposicin documental (su seleccin o eliminacin), debern incorporarse a un esquema de normatividad oficial donde se determinen polticas, lineamientos
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las series documentales, la codificacin que se les haya asignado mediante el sistema de clasificacin archivstica, los valores primarios y secundarios relacionados con ellas, las vigencias o plazos de conservacin de los expedientes que las conformen, as como los mecanismos y criterios de disposicin, es decir, las tcnicas de seleccin o eliminacin que se les aplicarn para la determinacin de su destino final. Por otra parte, y de conformidad con la legislacin mexicana, en el propio catlogo de disposicin documental debern incluirse en concordancia con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de Archivos, emitidos por el aGN y el IFaI las condiciones de acceso a la informacin documental, o sea, las que correspondan a cada serie incorporada al catlogo, en sus modalidades de informacin reservada o pblica. Al respecto, cabe destacar que la asignacin de plazos de reserva o la sealizacin de la informacin como de consulta pblica no dependen, por un lado, del personal de archivos, sino de los Comits de Informacin que fueron creados como parte del diseo institucional para la transparencia en cada
institucin gubernamental del mbito federal. Por otra parte, la incorporacin en el catlogo de las condiciones de acceso a la informacin se asocia, lgicamente, al conjunto de la series documentales que en ellos se registran; sin embargo, las condiciones de acceso pueden establecerse para un conjunto de expedientes o un expediente individual dentro de la serie, por lo que en esta materia debern ser los propios comits de informacin quienes determinen si se considera pblica o reservada la serie documental en su conjunto o solamente alguno o algunos de los expedientes asociados a ella. Adems del catlogo de disposicin documental, debern tambin disearse otros instrumentos relacionados con la valoracin, que por su naturaleza tienen un carcter ms operativo, ms instrumental, por lo que contribuyen a hacer ms eficaz el uso cotidiano del catlogo en los archivos de cualquier institucin. Entre estos instrumentos destacan los inventarios de transferencia primaria y secundaria, esto es, aquellos que permiten la circulacin adecuada, en el primer caso, de los expedientes cuya utilidad y vigencia ha concluido en los archivos de trmite, por lo que deben transferirse al archivo de
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concentracin para su resguardo precautorio; en el segundo caso, los que una vez culminada su vigencia precautoria en el archivo de concentracin, deban ser transferidos a un archivo histrico, con lo cual se cubre todo el ciclo de vida de los documentos. Adems de lo anterior, deber tambin elaborarse el inventario de la documentacin cuyos plazos de vigencia primaria hayan concluido y que carezcan de valores secundarios que ameriten su conservacin como informacin histrica. Estos debern depurarse de conformidad con las disposiciones legales establecidas, en este caso, las emitidas por el Archivo General de la Nacin en su carcter de entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en la materia, y tratndose de documentacin contable, de conformidad con las disposiciones ya citadas que ha emitido la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestin Pblica. Los calendarios de caducidades constituyen otro de los instrumentos asociados a los procesos de valoracin que pueden apoyar las acciones de transferencia y disposicin final de las series documentales, pues con ellos se podr
verificar el vencimiento de los plazos de conservacin de las series y sus expedientes constitutivos en los diversos archivos institucionales. Darle formalidad al uso de los instrumentos mencionados, especialmente al catlogo de disposicin documental, resulta de fundamental importancia, pues as constituirn una normatividad de observancia obligatoria institucional; adems, su formalizacin como instrumentos de gestin documental podr garantizar seguridad, eficacia y sustento jurdico a las acciones que en materia de valoracin se emprendan en las instituciones pblicas. La elaboracin de los instrumentos mencionados en formatos oficiales y su incorporacin en un manual de uso y operacin, que requiere de actualizaciones constantes, dada la dinmica cambiante de las instituciones, abonar a la formalidad e institucionalizacin de los procesos de valoracin. La emisin de una disposicin jurdica institucional, por parte de la autoridad administrativa del ms alto nivel, con el apoyo de las reas coordinadoras de archivos, en su calidad de autoridad archivstica superior institucional, dar
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indudablemente mayor coherencia normativa a las acciones de gestin documental que se emprendan en este campo. Ejemplos de los instrumentos mencionados en el presente captulo se incluyen en el apndice del presente cuaderno; sin embargo, cabe destacar que, con la incorporacin de sistemas automatizados para la gestin de documentos, este tipo de instrumentos puede generarse en forma automatizada. Los ejemplos que se anexan son solo como referencia de sus contenidos. 1.4. Fase de control: uso de los instrumentos para la valoracin Esta fase se asocia enteramente a la dimensin instrumental de los procesos de valoracin, por lo que se concibe como aquella que en forma controlada pone en marcha y hace viable la normatividad archivstica generada ad hoc. El uso constante de los instrumentos normativos cobra particular importancia en los procesos de valoracin. En el campo de los archivos, especialmente administrativos, las instituciones pblicas pocas veces disponen de instrumentos formalmente establecidos para la administracin de
documentos. Por ello, el uso de los instrumentos deber respaldarse en impactantes campaas de difusin y asesora archivstica, as como en acciones de capacitacin bsica, especializada y diferenciada que propicien tanto la formacin tcnica del personal archivstico especialmente, en la delicada labor que suponen los procesos de valoracin documental, as como la formacin de induccin a la administracin de documentos para el personal de mandos medios y superiores. El establecimiento de controles de calidad en el ejercicio de los procesos de valoracin, la formalizacin de las acciones de transferencia para la conservacin o eliminacin de documentos, mediante el levantamiento de actas administrativas que acrediten su cabal ejercicio, as como llevar un registro de las acciones de disposicin, permitirn el uso constante de los instrumentos normativos as como su actualizacin permanente. Tanto las fases de orden intelectual como las normativas descritas en el presente captulo perderan su sentido y orientacin si los instrumentos en los que se materializan no se utilizan en la prctica cotidiana de la gestin de
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documentos. De ah la importancia de favorecer con acciones como las descritas el establecimiento de una cultura archivstica en las instituciones gubernamentales. En este sentido, cobra particular importancia la integracin de grupos interdisciplinarios que contribuyan con el personal de archivos a la conformacin de los instrumentos normativos asociados a la gestin de documentos. Particularmente en el mbito de la valoracin, que trasciende el entorno de actividades estrictamente tcnicas para situarse en el campo de la administracin pblica y sus procesos internos de operacin, la integracin de estos grupos tiene una importancia capital, pues la responsabilidad de valorar los documentos no puede dejarse exclusivamente en manos del personal de archivos, ya que la toma de decisiones en este aspecto tendr un fuerte impacto en diversos rdenes dentro de las instituciones, como bien seala Couture:
La evaluacin tiene, pues, impactos de dos rdenes para un determinado organismo: impactos administrativos, por un lado, que resultan de los perodos de conservacin como archivos de gestin (documentos activos) y como
archivos intermedios (documentos semiactivos); impactos culturales, por otro lado, que resultan de la decisin de conservar de manera permanente o de eliminar.51
Desde esta perspectiva, la participacin de representantes de las reas jurdicas, administrativas, de sistemas y tecnologas de la informacin, as como de otros profesionales, en coordinacin con los profesionales de los archivos, constituye una condicin esencial en la integracin de los procesos de valoracin documental. En el captulo final, siguiente, se abordar la necesidad de impulsar en forma planificada los procesos de valoracin que se han descrito aqu.
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Couture, op. cit., p.18.
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Cuadro de sugerencias para llevar a cabo el proceso de valoracin
Sugerencia tcnica 1. Si la institucin no cuenta con un catlogo de disposicin documental (cdd) Si la institucin cuenta con un cdd Si la documentacin por valorar se ha acumulado en los archivos sin orden alguno Resultado por obtener Elaborar catlogo con base en las recomendaciones metodolgicas descritas en este captulo del cuaderno
2. 3.
Identificar el acervo que se debe valorar, tomando la series documentales como unidad de identificacin y valoracin Reconstruir el origen de la documentacin (principio de procedencia y orden original), revisando organigramas, evolucin de las funciones dadas en el tiempo al organismo, inventariar la documentacin para poder identificarla y realizar las acciones de carcter intelectual e instrumental recomendadas en la metodologa del presente captulo
4.
Si la documentacin est Identificarla desde que se produce, a travs de la generacin de un cuadro de clasificacin. Valorarla con la en etapa de produccin intervencin del rea productora de la documentacin, basndose en la revisin de las normas tcnicas y jurdicas que regulen a la institucin, y propiciar el desarrollo del cdd para registrar los valores primarios, las vigencias asociadas a cada serie y el destino final o disposicin que les corresponda, segn su carcter sustantivo o adjetivo Si la documentacin no se ha integrado como serie documental Propiciar la generacin del cuadro de clasificacin archivstica, establecer los mecanismos de agrupacin de los documentos y, posteriormente, elaborar el cdd
5.
6.
Diseo de instrumentos En todos los casos, el proceso de valoracin implica desarrollar los siguientes instrumentos de control de la de valoracin, grupo valoracin: el cdd, los calendarios de caducidades y los inventarios de transferencia primaria, transferencia interdisciplinario y plan de secundaria y para la depuracin de archivos. Todo lo anterior implica: 1) crear un grupo interdisciplinario para valoracin ejecutar el proceso de valoracin, y 2) disear y desarrollar un plan de valoracin documental, sea institucional o en el rea que impulse el proceso de valoracin, como el que se describe en el captulo siguiente del cuaderno
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Captulo IV. Esquema de planeacin para la valoracin y disposicin documental

Sumario: 1. Justificacin del plan. 2. Integracin del esquema de planeacin. 3. Principales fases y actividades. 1. Justificacin del plan El diseo y desarrollo de un esquema de planeacin para la valoracin y disposicin documental, al igual que en el caso de la clasificacin archivstica, se justifica plenamente en virtud de la complejidad de las acciones implcitas en estos procesos y, especialmente, por la necesaria participacin en su desarrollo de diversos profesionales, de cara a la construccin coherente y sistemtica de la normatividad en esta materia. La complejidad de las actividades asociadas a la valoracin, la dimensin intelectual, normativa e instrumental que implica su desarrollo, los estudios y anlisis institucionales y documentales que deben realizarse, la formulacin de regulaciones, polticas y normas, as como la elaboracin de instrumentos tcnicos requieren de fijar estrategias claras y consistentes, as como la definicin y puesta en marcha de diversas fases de trabajo que podrn tener xito nicamente La formalizacin e institucionalizacin de las acciones de valoracin y disposicin documental tambin requieren sustentarse en una accin planificada. Recurdese que, como se ha afirmado antes recogiendo las aportaciones del archivista alemn Hans Booms, la valoracin no debe ser una accin intuitiva, confiada solamente al criterio subjetivo de las personas; por el contrario, debe basarse en rigurosos anlisis tcnicos e institucionales que den cuenta del origen estructural y funcional de la informacin archivstica, por lo que es necesario desempear los procesos de valoracin de acuerdo con la importancia institucional y social de la documentacin. Como se destaca en el tercer cuaderno de la presente coleccin, sobre clasificacin archivstica, [] La condicin cambiante de las organizaciones pblicas, la masiva y descontrolada produccin de documentos, as como el azaroso manejo de la informacin archivstica, requieren de una accin planificada para que de manera integral se si se integran en un esquema de planeacin que conduzca del diseo conceptual de la valoracin, hasta el uso y actualizacin permanente de sus instrumentos de trabajo.
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introduzcan sistemas, mtodos e instrumentos tcnicos que favorezcan la correcta administracin de documentos para la gestin de archivos, sealadamente en materia de clasificacin.52 (Y, en este caso, tambin para la valoracin como funcin y proceso archivstico). En atencin a esto, a continuacin se describen las principales fases asociadas a un esquema de planeacin para la conduccin de los procesos de valoracin y disposicin documental. 2. Integracin del esquema de planeacin Corresponde a las reas coordinadoras de archivos, en su carcter de mxima autoridad archivstica de las instituciones gubernamentales, disear, integrar, y desarrollar el esquema de planeacin que debe seguirse en materia de valoracin, conduciendo de manera articulada las actividades tcnicas, normativas e instrumentales implcitas en este proceso. Si bien en los procesos de valoracin debe participar la autoridad administrativa del ms alto nivel dentro de las instituciones, as como diversos grupos de profesionales que
52 Ver en el tercer cuaderno de la presente coleccin el captulo V, Plan de clasificacin.
coadyuven a la plena integracin de un sistema de valoracin documental, corresponde esencialmente a los profesionales de los archivos llevar la vanguardia del proceso, por lo que sus actitudes de liderazgo, capacidad de gestin y comunicacin, combinadas con su eficiencia tcnica, son condiciones indispensables para el logro de dicho propsito. Carol Couture, notable terico de la administracin de documentos, seala al respecto lo siguiente: No nos hagamos ilusiones, si el Archivista no lo hace, nadie lo har.53 Como en el caso de la clasificacin, el esquema de planeacin aplicado a la valoracin documental debe establecer claramente sus propsitos y objetivos, las estrategias para llegar a ellos, las fases y actividades que se desarrollarn, una previsin de los resultados que esperan alcanzarse y la determinacin de los tiempos en que se ejecutarn. Por esta razn, el plan debe respaldarse en las tcnicas y herramientas estratgicas necesarias. En atencin a ello, el esquema de planeacin en esta materia debe considerar el desarrollo de una serie de fases a las cuales
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Couture, op. cit., p. 19.
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deben incorporarse un conjunto de actividades, en el marco de los tres niveles o dimensiones que la valoracin exige. Las principales fases y actividades de este esquema se situaran alrededor de los aspectos que veremos a continuacin. 3. Principales fases y actividades FaSE 1. OrGaNIZacIN LOGSTIca Y dIFUSIN dEL PLaN En esta fase se llevan a cabo actividades como las siguientes: a. Formulacin de un documento ejecutivo donde se plantee el esquema de contenidos del plan de valoracin, considerando sus propsitos y acciones por desarrollar, siguiendo las dimensiones intelectuales, normativas e instrumentales de la valoracin. El documento deber describir la importancia y ventajas de la valoracin en el entorno institucional. El documento servir al rea coordinadora de archivos como elemento de induccin y difusin del plan, a fin de lograr la participacin de otros funcionarios institucionales, especialmente la autoridad administrativa mayor del organismo en el que se lleve a cabo.
b. Una vez formulado el esquema de planeacin, deber promoverse y difundirse institucionalmente, propiciando su comprensin en todos los niveles organizacionales de la institucin. Al respecto, se podr optar por una difusin presencial combinada con elementos publicitarios que destaquen la importancia de la valoracin y las acciones que se llevarn a efecto para su desarrollo. c. Integracin de un grupo interdisciplinario de apoyo tcnico para el desarrollo de los procesos de valoracin en los que se sustenta el plan. Esto obedece a que los procesos de valoracin hacen necesaria la participacin multidisciplinaria de otros profesionales en su desarrollo. Administradores, especialistas en sistemas y tecnologas de la informacin, en leyes, as como historiadores, desempean un papel relevante en este sentido, dado el impacto que los procesos de valoracin causarn institucionalmente. El rea coordinadora de archivos podr apoyarse, as, en un grupo especializado que podr dar diversos enfoques para el diseo y ejecucin del plan, especialmente durante las acciones de orden intelectual, normativas e instrumentales asociadas a los procesos de valoracin.
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d. Una vez integrado el grupo interdisciplinario, conviene establecer los mecanismos de coordinacin entre el grupo y el rea coordinadora de archivos, tanto para la formulacin definitiva del esquema de planeacin como para el reparto de responsabilidades y la definicin del cronograma de actividades para el desarrollo de las actividades tcnicas las de difusin asociadas al plan. FaSE 2. EL
PrOcESO dE IdENTIFIcacIN Y VaLOracIN dENTrO dEL
b. Disear los instrumentos auxiliares para el procesamiento de la informacin captada, sea en gabinete o en campo. Recurdese que se deber registrar y sistematizar tanto la informacin asociada a la documentacin reglamentaria o normativa de la institucin como la asociada a la operacin documental, con el propsito de identificar a las entidades productoras de la informacin, las funciones que desempean y las caractersticas de la documentacin que producen y usan. c. Integrar el estudio institucional y documental. d. Analizar la informacin recabada para proceder a la fase de valoracin. FaSE 3. VaLOracIN dOcUMENTaL Con base en los modelos e instrumentos auxiliares diseados en la etapa previa, durante esta fase se llevarn a cabo actividades como las siguientes:
ESQUEMa dE PLaNEacIN
Esta fase incluir las actividades de orden intelectual que se describieron en la metodologa de los captulos previos. Una vez definidas las acciones logsticas de la fase anterior, corresponder al rea coordinadora de archivos y al grupo interdisciplinario integrado realizar las siguientes labores dentro de la institucin: a. Disear los instrumentos para el registro de la informacin asociada a los estudios institucional y documental de la fase de identificacin del proceso de valoracin.
a. Anlisis de la informacin asociada al estudio institucional (leyes, reglamentos, acuerdos,
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manuales de organizacin y procedimientos, planes de trabajo, etctera). b. Recopilacin, anlisis y registro de la informacin levantada en campo (estudio documental: series identificadas, relaciones entre las series y las funciones de las que se derivan, volumen de las series, periodicidad, frecuencia de uso de la informacin, espacios y almacenamiento, instrumentos de control archivstico existentes, etctera). c. Anlisis de funciones sustantivas y desarrollo de criterios de valoracin y disposicin documental para las series asociadas a dichas funciones. d. Anlisis de funciones adjetivas y desarrollo de criterios de valoracin y disposicin documental para las series asociadas a dichas funciones. Verificacin de trminos de prescripcin oficialmente asignados. e. Integracin de un cuadro concentrado de criterios de valoracin y disposicin documental. f. Diseo y anlisis de instrumentos para la valoracin (catlogo de disposicin documental, inventarios
de transferencia y depuracin, calendario de caducidades). g. Evaluacin de resultados.
FaSE 4. REGULacIN: INTEGracIN NOrMaTIVa a. Integracin de normatividad (manuales, polticas para la valoracin y formatos oficiales). b. Difusin de normatividad a escala institucional. c. Diseo de un esquema de capacitacin del personal para el uso del catlogo y los dems instrumentos de valoracin y disposicin. d. Diseo de un programa de asesoras tcnicas que se brindarn a las unidades administrativas de la institucin para la ejecucin de las acciones de valoracin. e. Diseo y emisin de una disposicin jurdica institucional para la formalizacin de la normatividad en materia de valoracin (este puede encuadrarse
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en el marco de una disposicin jurdica general para la gestin institucional de documentos y la administracin de archivos que incluya todos los procesos archivsticos y la integracin de un Sistema Institucional de Archivos). FaSE 5. CONTrOL: USO dE La NOrMaTIVIdad EN MaTErIa dE VaLOracIN Esta fase incluir el desarrollo de los siguientes aspectos: a. Establecimiento e imparticin de las acciones de capacitacin en materia de valoracin documental. b. Desarrollo del programa de asesoras tcnicas para la interpretacin y aplicacin de la normatividad en materia de valoracin. c. Verificacin del uso del catlogo y los instrumentos de valoracin en los archivos de la institucin (que deber ser un programa permanente, al igual que el de las asesoras y la capacitacin). d. Ejecucin de correcciones y actualizaciones del catlogo, conforme a la normatividad establecida
en el marco de los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de Archivos, emitidos por el aGN y el IFaI. e. Diseo y establecimiento de un control central de acciones de disposicin documental, que implica generar informacin asociada al control de inventarios de transferencia y depuracin, las actas de formalizacin de estas acciones, dictmenes del Archivo General de la Nacin y dems controles establecidos institucionalmente para el registro y control de las acciones de disposicin.
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Conclusiones
Como se ha destacado a lo largo del presente cuaderno, la valoracin constituye una funcin archivstica de suma importancia dentro de la gestin de documentos y la administracin de archivos. De hecho, de conformidad con los especialistas, la valoracin permite instrumentar el ejercicio del ciclo vital de los documentos en las instituciones. Con ello se logra la identificacin, seleccin y construccin de su memoria documental, as como la circulacin de la informacin archivstica en el marco de los sistemas institucionales de archivos. Contar con un sistema de valoracin documental, adems de lo anterior, permite a las instituciones reducir y racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva, diferenciado los usos de gestin de los propiamente histricos. Con ello se logra ahorrar recursos que, hoy en da, se destinan de forma incontrolada para el almacenamiento intensivo de documentos cuya frecuencia de consulta quiz ha disminuido.
Para llegar al desarrollo de una teora de la valoracin que, como se ha dicho, es una perfectamente reconocible, han pasado casi doscientos aos en los que diversos tratadistas europeos y americanos, tanto de la escuela anglosajona como latina, han invertido grandes esfuerzos intelectuales y materiales que permiten decantar el espacio y horizontes de la valoracin en el marco de la administracin de documentos. A lo largo de ese periodo se han producido intensos debates, lo que ha hecho posible la generacin de criterios de orden intelectual, normativos e instrumentales, concebidos como las dimensiones asociadas a los procesos de valoracin. La irrupcin de nuevos fenmenos en el manejo de la informacin, tales como el incesante y dinmico desarrollo de las tecnologas de la informacin, ponen en la mesa de discusiones nuevos debates y retos que habrn de modificar ms temprano que tarde la visin que se tiene de los archivos y, especialmente, de los profesionales de los archivos, quienes
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debern tomar la vanguardia, indiscutiblemente, para ejecutar las acciones y programas destinados a disear, desarrollar e implantar sistemas acordes a las nuevas realidades. En el campo de la valoracin, queda claro que su desempeo rebasa y trasciende las acciones estrictamente tcnicas asociadas a la administracin de documentos, por lo que la integracin y participacin de otros especialistas y grupos interdisciplinarios constituye una condicin bsica para afrontar sus retos, en el marco de instituciones dinmicas y cambiantes y de una sociedad demandante de informacin organizada. La informacin, como afirm Karl W. Deutsch,54 constituye los nervios de gobierno por lo que su control resulta esencial para tener una capacidad de respuesta organizada ante la sociedad. En estos tiempos en los que en Mxico se introduce una cultura de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de cuentas, la organizacin y valoracin de archivos devienen como factor esencial orientado en la perspectiva delineada por Deutsch, pues en ellos se concentra la mayor
54 Deutsch, Karl. The Nerves of Government: Models of Political Communication and Control, The Free Press, Nueva York, 1996.
parte de la informacin pblica gubernamental a la que el ciudadano puede tener acceso. En la medida que la valoracin y la disposicin documental se efecten con eficiencia y no solo para cubrir las formalidades jurdicas, realmente se podr realmente tener acceso a informacin socialmente relevante, pues el propsito esencial de la valoracin es la conservacin de la memoria histrica de las instituciones, as como la correcta gestin de la informacin administrativa. El diseo, desarrollo, generacin y actualizacin permanente de la normatividad e instrumentos en materia de valoracin y disposicin documental, con base en criterios metodolgicos como los que se han expuesto en el presente cuaderno, pero sobre todo su aplicacin y uso inteligente en el universo de los archivos, podr contribuir de manera fundamental a la integracin de esos nervios de Gobierno.
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Glosario55
Acceso a la informacin: derecho ciudadano de consultar, de acuerdo con las disposiciones legales correspondientes, la informacin pblica gubernamental. Administracin de archivos: planeacin, organizacin, direccin y control de las estructuras archivsticas y sus recursos de operacin (humanos, materiales, tcnicos, tecnolgicos, presupuestales). Administracin de documentos: metodologa integral para planear, dirigir y controlar la produccin, organizacin, circulacin y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economa y racionalizacin en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivsticas. Administrador o gestor de documentos: profesional encargado de dar tratamiento tcnico a los documentos y archivos, con el propsito de organizarlos, valorarlos, conservarlos y difundirlos.
55 Algunas de las definiciones del glosario fueron tomadas de los Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, emitidos por el IFaI y el aGN (DOF, 20 de febrero de 2004). Otras definiciones fueron hechas o precisadas por el autor.
Agrupacin documental: asociaciones sucesivas de los documentos de archivo que permiten vincularlos con el expediente al que deben incorporarse, as como vincular a los expedientes con la serie y fondo de archivo al que pertenecen. Archivo: el concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto orgnico y organizado de informacin en cualquier soporte, producida o recibida en el ejercicio de las funciones y atribuciones de personas fsicas o jurdicas, pblicas y privadas. 2. Entidad o institucin archivstica formalmente establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa o estructura registrada en los organigramas y los reglamentos de organizacin y funcionamiento de las instituciones. 3. Espacio fsico en el que se deposita la documentacin que lo conforma, es decir, el archivo como depsito. Archivo de concentracin: unidad responsable de la administracin de documentos cuya frecuencia de consulta haya disminuido (semiactiva) y que permanecen en l hasta que concluye su plazo de conservacin, en razn de sus valores primarios de carcter administrativo, legal y fiscal. (En el mbito hispanoamericano, esta unidad puede entenderse tambin como archivo general, archivo de transferencia, archivo intermedio). Archivo histrico: unidad responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.
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Archivo de trmite: constituye la unidad responsable de la administracin de documentos en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa u oficina. Atribucin: capacidades competenciales de carcter general de las organizaciones y sus divisiones internas, dadas a estas por mandato legal. Baja o depuracin documental: proceso de eliminacin razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito en sus valores primarios administrativos, legales y fiscales, y que no posea valores secundarios o histricos evidenciales, testimoniales o informativos, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental. Catlogo de disposicin documental: registro general y sistemtico que establece los valores primarios de la documentacin, los plazos de conservacin o vigencia documental en los archivos de trmite y concentracin, y la determinacin de su destino final al trmino de sus vigencias, que puede ser su eliminacin definitiva en caso de carecer de valores secundarios o bien, su seleccin como documentacin histrica o de valor permanente, susceptible de transferirse para su conservacin y divulgacin a una unidad de archivo histrico. (Tambin se lo conoce como tablas de retencin, cuadro de vigencias o calendarios de conservacin).
Clasificacin archivstica: proceso de identificacin, agrupacin por sus clases y diferencias, sistematizacin y codificacin de expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional. Ciclo vital de los documentos: fases por las que pasan los documentos en una institucin y que se caracterizan por diversos usos institucionales de la informacin: una primera etapa, denominada activa o de gestin de la informacin documental; una segunda fase, conocida como semiactiva o de conservacin precautoria de los documentos, y una tercera etapa, inactiva o histrica de los testimonios documentales. El ciclo vital se conoce tambin como la teora de las tres edades de los documentos, a los que se da tratamiento en los archivos de trmite durante su primera edad, en el archivo de concentracin durante la segunda edad, y en el archivo histrico durante su tercera edad. Comit de Archivos: organismo constituido por archivistas y, en su caso, administradores, para la coordinacin de acciones o programas archivsticos dentro de una institucin. Est avalado por la legislacin o normativa institucional oficial. Conservacin archivstica: procesos y medidas destinados a asegurar la preservacin, la prevencin o restauracin de alteraciones fsicas de los documentos de archivo, y el mantenimiento de los soportes en los que se encuentren.
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Control de gestin: conjunto de acciones destinadas al seguimiento, evaluacin y cumplimiento de actividades y proyectos. Correspondencia: conjunto de comunicaciones administrativas emitidas o recibidas por las unidades administrativas u oficinas de la institucin en el desempeo de sus actividades y el ejercicio de sus atribuciones. Cuadro general de clasificacin archivstica: modelo e instrumento lgico que representa de forma sistemtica las categoras establecidas como resultado de la clasificacin archivstica y que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgnicas y las atribuciones y funciones de las instituciones. Descripcin archivstica: elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, el anlisis, la organizacin y el registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido, de conformidad con la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, ISad(G) [por las siglas en ingls de General International Standard Archival Description. Puede descargarse en PdF desde www.mcu.es/ archivos/CE/RecProf/NormasDocumentos.html].
Disposicin documental: destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro de un sistema institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales y fiscales. As, el destino inmediato de los expedientes cuya utilidad administrativa o de gestin prescriba en el archivo de trmite ser el archivo de concentracin. Del mismo modo, el destino inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo de Concentracin ser la seleccin de los mismos como archivo histrico, o su eliminacin en caso de que carezcan de valores secundarios. Documento (o unidad documental simple): todo registro material de informacin con independencia del soporte en el que se encuentre y los fines para los que haya sido creado. Documento de archivo: informacin registrada en cualquier soporte, producida, recibida y conservada por cualquier persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad y funciones, y que posee un contenido, un contexto y una estructura que le otorgan calidad probatoria de eventos y procesos de la gestin institucional. Documento electrnico: informacin producida, usada, enviada o recibida por medios electrnicos o migrada a estos por medio de un tratamiento automatizado, y que requiera de una herramienta especfica para ser legible o recuperable. Estructura organizacional: oficina o unidad administrativa formalmente establecida dentro de las instituciones, que
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cuenta con atribuciones y funciones legales y recursos para su desempeo. Expediente (o unidad documental compuesta): unidad documental constituida por varios documentos de archivo, ordenados lgica y cronolgicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trmite, o por ser resultado de un mismo proceso de gestin y acumulacin de los documentos que los constituyen. Explosin de documentos: produccin masiva descontrolada de documentos en las instituciones. y
Informacin adjetiva: informacin administrativa que genera documentacin comn a todas las dependencias o entidades. Informacin documental: informacin producida por instituciones o entidades, registrada en documentos de archivo. Sinnimo de informacin archivstica. Informacin de gestin: informacin formalmente registrada en cualquier soporte que derive del desempeo de las funciones o atribuciones de cualquier institucin, dependencia o entidad o que se requiera para el desempeo de estas. Informacin sustantiva: informacin especfica de las instituciones relacionadas con la razn de ser de las mismas. Instrumentos de control archivstico: instrumentos tcnicos que permiten el desempeo de las actividades archivsticas y el control de la documentacin a lo largo de su ciclo vital. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series o expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general), transferencia (inventario o relacin de transferencia) o baja documental (relacin de expedientes objeto de eliminacin). Normatividad archivstica: conjunto de regulaciones, lineamientos o disposiciones jurdicas, tcnicas o
Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente o utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Funcin: cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse en conjunto de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones. Gestin documental (o gestin de documentos): tratamiento integrado de la documentacin a lo largo de su ciclo vital a travs de la ejecucin de procesos de produccin, integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin, conservacin y difusin de la informacin archivstica.
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administrativas para la gestin de documentos y la organizacin de archivos. Organizacin estructural de los archivos: creacin formal de los archivos de trmite, de concentracin o histricos, reconocida jurdicamente por las instituciones. Planeacin estratgica: proceso que se efecta para la determinacin de objetivos, metas, desarrollo de actividades y evaluacin de resultados en cualquier campo de actividad. Rendicin de cuentas: obligacin de los funcionarios y polticos de informar a los ciudadanos sobre las acciones y resultados de gobierno, as como de los procesos deliberativos y la toma de decisiones. Seccin: diferenciacin y estratificacin de un fondo, lo cual da lugar a grupos ms especficos formados por documentacin que, teniendo un origen institucional comn, presenta ciertas semejanzas estructurales concretas que los distinguen de otras secciones. Serie documental: conjunto de expedientes cuya produccin y uso se relaciona con el ejercicio de una funcin o atribucin genrica. La serie documental constituye un concepto central en la organizacin de archivos, pues agrupa en una categora superior los expedientes individuales de un archivo. Las series constituyen divisiones elementales de las secciones
de un fondo, integradas por grupos de documentos ms pequeos que, adems de sus afinidades concretas, presentan similitudes temticas exclusivas, en relacin con una funcin institucional especfica que las distingue de otros bloques o series documentales. Sistema: conjunto de elementos o componentes que interactan para el cumplimiento de fines o metas comunes. Sistema de archivos: conjunto de mtodos, procesos, procedimientos, instrumentos y recursos destinados a la integracin, clasificacin, ordenacin, descripcin, valoracin y disposicin, conservacin, preservacin y divulgacin de la informacin archivstica. Sistema Institucional de Archivos (SIa): unidades de archivos de trmite, de concentracin e histricos y reas coordinadoras de archivos que interactan a lo largo del ciclo vital de los documentos para la correcta administracin de los mismos, tambin conocido como Sistema Red de Archivos. Sujeto productor: persona fsica o jurdica que, de acuerdo con el desempeo de las actividades que se le confieren de acuerdo con la legislacin vigente, produce documentos de archivo. Transparencia: prctica permanente de un Estado democrtico que coloca la informacin en la vitrina pblica.
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Transferencia: traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite a un archivo de concentracin (transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria). Ubicacin topogrfica: ordenacin de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su resguardo fsico y que puede seguir criterios cronolgicos, alfabticos, numricos, geogrficos, onomsticos, cromticos o mixtos. Unidad administrativa: cualquier estructura orgnica de una institucin con nivel de oficina superior o directiva (Direccin General o equivalente) y oficinas de mandos superiores (Oficiala Mayor, Coordinacin General, Subsecretara, Secretara, Oficina del Ministro y de los viceministros, etctera). Unidad central de correspondencia: rea encargada de brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho de la correspondencia oficial dentro de las instituciones, conocidas genricamente como Oficiala de Partes. En algunos lugares la denominan Ventanilla nica. Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales para establecer
criterios y plazos de vigencia, as como de disposicin documental. Valor documental: condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas, legales y fiscales en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios), o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos histricos (valores secundarios). Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales y fiscales, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes.
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Instrumentos bsicos de valoracin y disposicin documental
Apndice
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Formato 1 Ejemplo de Catlogo de disposicin documental Modelo propuesto por el Archivo General de la Nacin con algunas modificaciones
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Datos del Formato 1 Cdigo: registrar la clave asociada a la serie documental dentro del sistema de clasificacin Nombre: denominacin oficial de la serie documental Plazo de conservacin: que se divide en dos columnas, la de valoracin primaria dividida a su vez en las categoras administrativa, legal y fiscal y la de vigencias asociadas a cada serie documental tanto en archivo de trmite como en archivo de concentracin y total de aos de vigencia. Tcnicas de seleccin: se divide en tres columnas: eliminacin, conservacin y muestreo, relacionadas con los trminos de disposicin documental que corresponden a cada serie. Informacin: Dividida a su vez en tres columnas, en las que se establecen las condiciones de acceso y el plazo de reserva que corresponde a cada serie de conformidad con las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, y una columna de observaciones, en la que puede anotarse, por ejemplo, las disposiciones jurdicas que sustenten los plazos de reserva o las condiciones de acceso.
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Formato 2 Modelo de formato de Inventario de transferencia primaria Elaboracin propia

Unidad administrativa: (1) rea productora: (2)
Inventario de transferencia primaria
Caja nmero (3) Total de expedientes: (4) Expediente nmero Serie/Asunto
Transferencia nmero... (5) Clasificacin Aos
Fecha de transferencia: (6) Plazo de retencin en aC Disposicin
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
80
Formato 2. Registro de datos del formato 1. Unidad administrativa: nombre de la unidad administrativa de la que procede la documentacin en transferencia. . 2. rea productora: nombre de la oficina directamente productora de la documentacin en transferencia. 3. Caja nmero: nmero de caja que se relaciona en orden progresivo para cada transferencia. 4. Total de expedientes: nmero total de expedientes contenidos en la caja que se relaciona. 5. Transferencia nmero: nmero de transferencia con el que se remite la documentacin al archivo de concentracin, la cual deber ser en orden progresivo y anual. 6. Fecha de la transferencia: anotar la fecha en la que se enva la documentacin al archivo de concentracin. 7. Nmero de expediente: enlistar en orden progresivo cada uno de los expedientes de la caja y los relacionados en el formato.
8. Serie/Asunto: anotar el nombre del expediente de acuerdo con la serie documental y el asunto con el que se asocia, de conformidad con el cuadro de clasificacin archivstica 9. Clasificacin: anotar el cdigo de clasificacin que corresponde a cada expediente. 10. Aos: anotar los aos extremos de apertura y cierre del expediente que se registra. 11. Plazo de retencin en a.C.: anotar el nmero de aos que, de acuerdo con el catlogo de disposicin documental, los expedientes que se transfieren debern conservarse en el archivo de concentracin institucional. 12. Disposicin: anotar, de conformidad con el catlogo de disposicin documental, el destino final de los expedientes transferidos al archivo de concentracin, una vez que termine su plazo de retencin en esa unidad.
81
Formato 3 Modelo de formato de Inventario de transferencia secundaria Elaboracin propia

Fondo: (1) Seccin: (2) Caja nmero (3) Total de expedientes: (4) Expediente nmero Serie/Asunto
Inventario de transferencia secundaria
Transferencia nmero (5) Clasificacin Aos
Fecha de transferencia: (6) Soporte Observaciones
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
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Formato 3. Registro de datos del formato 1. Fondo: nombre de la institucin de la que procede la documentacin en transferencia. . 2. Seccin: nombre de la unidad administrativa directamente productora de la documentacin en transferencia. 3. Caja nmero: nmero de caja que se relaciona en orden progresivo para cada transferencia. 4. Total de expedientes: nmero total de expedientes contenidos en la caja que se relaciona. 5. Transferencia nmero: nmero de transferencia con el que se remite la documentacin al archivo histrico, la cual deber ser en orden progresivo y anual. 6. Fecha de la transferencia: anotar la fecha en la que se enva la documentacin relacionada al archivo histrico. 7. Nmero de expediente: enlistar en orden progresivo cada uno de los expedientes contenidos en la caja y relacionados en el formato. 8. Serie/Asunto: anotar el nombre del expediente de acuerdo con la serie documental y el asunto con el que se asocia, de conformidad con el cuadro de clasificacin archivstica.
9. Clasificacin: anotar el cdigo de clasificacin que corresponde a cada expediente. 10. Aos: anotar los aos extremos de apertura y cierre del expediente que se registra. 11. Soporte: anotar el tipo de soporte en el que fue transferida la informacin: papel, digital, microfilmico. 12. Observaciones: anotar las observaciones que procedan; por ejemplo, el estado de conservacin de la documentacin o, en su caso, si ser digitalizada o microfilmada.
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Formato 4 Formato de Calendario de caducidades

Calendario de caducidades (1) Fondo: (2) Seccin: (3) Serie:
Nm. de expediente (4)
Descripcin (5)
Cdigo clasificacin (6)
Fecha de vencimiento (7)
Transferencia al archivo de (8)
Formato 4: Registro de datos del formato 1. Fondo: anotar el nombre de la entidad productora. 2. Seccin: nombre de la unidad administrativa directamente productora de la documentacin. 3. Serie: nombre de la serie documental cuyos expedientes se relacionan. 4. Nm. de expediente: nmero consecutivo de los expedientes que se relacionan. 5. Descripcin: breve extracto del asunto de cada uno de los expedientes que se relacionan.
84
6. Cdigo de clasificacin: clave asignada al expediente que se relaciona, de conformidad con el cuadro de clasificacin. 7. Fecha de vencimiento: fecha en la que concluye el expediente, de conformidad con el catlogo de disposicin documental. 8. Transferencia al archivo: anotar si los expedientes que se relacionan se remiten al archivo de concentracin o al histrico, o si se relacionarn para su depuracin. (Este modelo de formato puede ser usado tanto por los archivos de trmite como por el archivo de concentracin).
85
Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales se termin de imprimir en el mes de diciembre de 2011 Tiraje: 3,000 ejemplares Edicin a cargo del Instituto Federal de Acceso a la Informacin y Proteccin de Datos

Cuaderno 5

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Gestin de Documentos y Administracin de Archivos: Coleccin Cuadernos Metodolgicos Cuaderno 5

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

JOS ANTONIO RaMrEZ DELEN JARD COrPOraTIVO, S.C. DIcIEMBrE dE 2011

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Cobertura temtica de los cuadernos

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Objetivos del cuaderno

Captulo I. Claves de una funcin archivstica

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Couture, Carol, op. cit., pp. 2-8.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Couture, op. cit., p. 4.

Lo que se ha traducido como administracin de documentos

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Couture, op. cit., pp. 4 -6.

14 Publicado en espaol por el Archivo General de la Nacin de Mxico en 1988.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Cuadro 1. Esquema de valoracin de Schellenberg

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Conde Villaverde, Mara Luisa, op. cit., p. 46

Cuadro 2. Ciclo vital/Sistema institucional de archivos/Valoracin

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Couture, op. cit., pp. 5-7.

Couture, op cit., p. 14.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Por su parte, Couture lo expresa de la siguiente forma:

Heredia, Herrera Antonia: op. cit. p. 5. Couture, op. cit., p.13.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

g. La valoracin precisa de la formacin de grupos interdisciplinarios, coordinados por personal

Captulo II. Breves aspectos conceptuales de la valoracin documental

Heredia Herrera, Antonia, op cit., p. 7.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Dimensiones de la valoracin de acuerdo con su definicin:

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Heredia Herrera, Antonia, op. cit., p. 9.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Captulo III. Proceso de valoracin: aspectos metodolgicos

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Herrera, op. cit., p. 132.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Cuadro 3. Fases del proceso de valoracin. Cuadro comparativo

Acciones normativa e instrumental45

Validacin y aplicacin del Catlogo de disposicin documental. 45

Heredia, op. cit., p. 9.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Herrera, op. cit., p. 132.

c. los manuales de operacin procedimientos) institucionales; d. los organigramas de la institucin;

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Couture, op. cit., p.18.

Metodologa para la valoracin y disposicin documental: aspectos tericos e instrumentales

Captulo IV. Esquema de planeacin para la valoracin y disposicin documental