MAPA DE RIESGOS AGN - 2013

TIPO DE PROCESO

MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE RIESGOS

VALORACION DEL RIESGO

TIPO DE CONTROL TIPO DE IMPACTO PROBABILIDAD

CONTROLES
Hay herramienta para el control

VALORACIN CONTROLES
Existe Manual para el manejo Herramienta Efectiva EFICACIA CONTROL Esta la frecuencia de la ejecucion y el Estan definidos los responsbles y del

RIESGO
VALORACIN RIESGO RESIDUAL

RESIDUAL
OPCIN DE MANEJO

ACCIONES DE MEJORAMIENTO
FECHA IMPLEMENTACIN

RESPONSABLE

PERIODICIDAD

ZONA RIESGO

GRADO DE EXPOSICIN

OBJETIVO DEL PROCESO

CONTEXTO ESTRATGICO FACTORES Y CAUSAS

DESCRIPCIN DEL RIESGO

CONSECUENCIA

CONTROLES

ACCIONES MITIGACIN DEL RIESGO

INDIC ADOR

GESTIN ESTRATGICA

INACEPTABLE

CORRUPCION

Definicin equivocada de las responsabilidades y autoridades de los servidores con respecto a la operacin del Sistema Integrado de Gestin. Duplicidad de funciones en los grupos de trabajo. Traslado inadecuado e innecesario de actividades. Corrupcin interna. Inadecuada manipulacin de la informacin divulgada al interior y exterior del AGN. Prdida de autoridad o capacidad gerencial para la toma de decisiones que contravienen las normas y procedimientos.

PERMANENTE

ESTRATGICO

PREVENTIVO

30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 /Soc ializ acio nes ejec utad as / Soci aliza cion 30/01/2014 Acti vida de ejec utad as / Acti vida des prog ram adas * 31/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 30/01/2014 Mayo; Octubre 2014 1/02/2014

15

15

30

15

25

ALTO

DGE

Se cuenta con la pgina WEB actualizada con informacin de interes para la ciudadania sobre las acciones adelantadas por la entidad referente a adecuacin normativa. Verificar que las Normas establecidas en el AGN son suficientes para garantizar la adecuada y eficiente gestin de la Entidad en terminos de eficacia, eficiencia y efectividad. Se han actualizado y racionalizado los procedimientos de gestin estrategica que generan como producto informes de seguimiento a la gestin, los cuales se (i) Incluir en la minuta de los contratos la clausula de confidencialidad, (ii) Exigir la splizas que cubran los riesgos asociados al tipo de contrato, (iii) Establecer plazos de proteccin para el AGN en el manejo de la informacin.

REDUCIR RIESGO

Orientar la actuacin del AGN para el cumplimiento a la misin institucional, mediante la formulacin de polticas, directrices y estrategias, promoviendo la transparencia y la relacin con los Clientes y la Ciudadana, y determinando y suministrando los recursos necesarios para su operacin y mejora. Fijar los criterios, y normas tcnicas y jurdicas, para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 con sus disposiciones. Realizar actividades que permitan la inspeccin, el control y la vigilancia de los procesos archivsticos en las entidades Pblicas. Fijar los criterios, y normas tcnicas y jurdicas, para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 con sus disposiciones. Realizar actividades que permitan la inspeccin, el control y la vigilancia de los procesos archivsticos en las entidades Pblicas. Fijar los criterios, y normas tcnicas y jurdicas, para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 con sus disposiciones. Realizar actividades que permitan la inspeccin, el control y la vigilancia de los procesos archivsticos en las entidades Pblicas. Fijar los criterios, y normas tcnicas y jurdicas, para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594 de 2000 con sus disposiciones. Realizar actividades que permitan la inspeccin, el control y la vigilancia de los procesos archivsticos en las entidades Pblicas. Manejar tcnicamente los documentos considerados como Patrimonio documental en cada una de las fases de su ciclo vital, para su conservacin y consulta de informacin.

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

ESTRATGICO

GESTIN ESTRATGICA

PREVENTIVO

15

15

30

15

25

ALTO

DGE SGE UCI

Interno Falta de: (i) Clausulas contractuales que impidan la circulacin de informacin privilegiada o que no es protegida por un tiempo. (ii) Polizas que protejan al AGN en caso de tipificarse el riesgo. (iii) Sanciones pecuniarias y reportes a los organismos de control. (iv) Seguimiento por parte de las areas y supervisores de contrato. Externo: (i) Carencia de mecanismos adecuados para la adaptacin de las nuevas normas que rigen el pas. (ii) Estructura organizacional. (iii) Baja delegacin de funciones. (iv) Falta de conocimiento tcnico de la funcin archivstica y su impacto en las organizaciones del Estado.

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MISIONAL

POSIBLE

ASUMIR

Uso indebido de la informacin privilegiada derivada del ejercicio del cargo. Lesiona la imagen, credibilidad, la transparencia y la probidad

(i) Seleccin de funcionarios idoneos y tecnicamente experimentados. (ii) Procesos documentados en calidad y debida segregacin de funciones. (iii) Incluir en los contratos las clausulas de confidencialidad y las plizas a que haya lugar.

BAJO

15

15

30

15

25

ALTO

DEC SNA

Extralimitacion de funciones.

DESARROLLO DE LA POLITICA ARCHIVISTICA

Lesiona la imagen, credibilidad, la transparencia y la probidad

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

15

15

15

25

MEDIO

DEC SNA

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA

MODERADO

REDUCIR

MISIONAL

POSIBLE

Externo (i) Uso indebido de poder para incidir en el no ejercicio de la autoridad

Omitir la accin de las funciones por presin externa

Prdida de credibilidad y se incrementa el riesgo de prdida del patrimonio documental

Trabajo en valores para los funcionarios del AGN,

15

30

15

25

MEDIO

GIV SNA

8,00

N/A

N/A

Se ha identificado la necesidad de fortalecer las competencias de auditoria, inspeccin y vigilancia; para ello esta prximo a suscribirse un convenio con la uditoria general de la republica en el cual se contrempla la capacitacn a los funcionarios que se desempeen en funciones de Motivacin y socializacin del requerimiento tico para el ejercicio de las funciones,, solicitar a recursos humanos por lo menos dos (2) socilaizciones en relacin con temas ticos..

Generar cultura Implementar una plataforma tecnologica robusta que permita el monitoreo de forma sistematizada para todo el SNA. La fase I finaliza en diciembre de 2013 y la fase II en diciembre de 2014. 32 entidades convocadas y citadas para realizar el modelamiento que elabora el proyecto SISNA liderado por TIADE. Intensificar los procesos tecnicos de microfilmacion y digitalizacin del acervo con el fin de disminuir la manipulacin de los documentos originales por parte de los usuarios. En la actualidad se viene desarrollando. Revisar el procedimiento de con sulta para incluir o actualizar un control respecto a que no se puede dar al servicio del publico documentos originales que no esten con el sello institucional. Que la Superintendencia de Notariado asuma lo dispuesto a en la ley para la conformacin de los archivos notariales.

INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

15

15

15

25

MEDIO

GIV SNA

ADMINISTRACI ADMINISTRACIN DEL ACERVO N DEL ACERVO DOCUMENTAL DOCUMENTAL

ASUMIR RIESGO

Externo (i) El interes de los anticuarios documentos antiguos.

o comerciantes

de

15

15

30

15

25

ALTO

GIFDH

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

15

15

30

15

25

ALTO

GIFDH
Se esta revisando el proyecto del nuevo estatuto notarial que ya contempla la creacin de archivos generales notariales en Se cursarn comunicaciones a los ministerios y sus entidades adscritas y vinculads con el fin de que faciliten la identificacin de los documentos suceptibles de transferencia secundaria o historica al AGN.

ADMINISTRACIN DEL ACERVO DOCUMENTAL

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTCOS

REDUCIR RIESGO

15

30

15

25

MEDIO

GAP

GESTION DE SERVICIOS ARCHIVISTCOS

Desarrollar la gestin de los proyectos y prestar los servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus clientes.

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

15

15

15

25

MEDIO

GAP

Se desarrollo el estandar de calculo de contratistas por actividad a desarrollar y hace parte integral de los contratos. Se hacen reuniones periodicas con los lideres equipo cada 15 de dias. Se hacen reuniones de seguimiento (i) Se cuenta con un procedimiento de seleccin y vinculacin; (ii) La entidad cuenta con un sistema integrado de gestin con procesos y procedimientos documentados, (iii) Personal juridico en el grupo de gestin humana, (iv) Manual de funciones definidos, (v) Se tiene un programa de induccin y reinduccin y un plan institucional de capacitacin (vi) LA entidad adelanto la medicin de cargas, los cuales le permitieron la ampliacion de planta de personal.

GESTION HUMANA

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERIODICO

POSIBLE

ASUMIR

Gestionar la provision, el desarrollo integral, las condiciones de bienestar, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, y la permanencia del personal del AGN por medio de la planeacin, organizacin, ejecucin, seguimiento y control, de las acciones de gestin Humana en el marco del SIG para cumplir con la Misin, Visin y objetivos institucionales

APOYO

10

15

15

30

15

25

ALTO

GGH

GESTIN FINANCIERA

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

Lograr la sostenibilidad y crecimiento financiero, brindando el apoyo logstico adecuado a la operacin del AGN, optimizando los recursos, garantizando su mantenimiento y administrar el talento humano del AGN en las actividades de seleccin, vinculacin, formacin, bienestar, evaluacin del desempeo y remuneracin.

PREVENTIVO

POSIBLE

11

15

15

30

15

25

ALTO

ASUMIR

APOYO

BAJO

4,00

N/A

N/A

Interno: (i) Ausencia de control que permite el beneficio personal, (ii) Desconocimiento en materia presupuestal del ordenador del gasto. (iii) Inadecuada segregacin de funciones. (iv) Colusin.

Inclusin de gastos no autorizados para beneficio de un tercero

Detrimento patrimonial desfinanciacin de la partida.

por

(i) Todos los procesos y procedimientos estan documentados y se mantiene la segregacin de funciones,

Por los cambios en la organizacin el Grupo Financiero viene adelantando la actualizacin de los procedimientos.

GGF

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

12

15

15

30

15

25

ALTO

Solicit relacionados con el riesgo aqu expuesto. ante GCA OAP DG

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

POSIBLE

13

15

15

30

15

25

ALTO

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Estructura organizacional centralizada, con exceso de cargas de trabajo por falta de estudios de tiempos y movimientos. (ii) Incompetencia o desconocimiento de la normatividad en contratacion por parte de la instancia de aprobacion . (iii) Inoportunidad, inconsistencias, desactualizacin o no publicacion del plan anual de adquisiciones en la pgina del SECOP y de la entidad. (iv) Tiempos restringidos para la presentacion de las propuestas, los cuales no estan acordes con la magnitud del trabajo.

Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular.

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Decisiones ajustadas a interes particulares. (iii) Menoscabo de la Misin Institucional,

14

(i) Manual de contratacin actualizado, socializado y en el se establecen las responsabilidades del rea, (ii) Para el caso de cargos claves en el proceso de adquisicion de bienes y servicios, realizar anualmente un diagnstico de tiempos y movimientos e implementar el plan de mejoramiento que resulte; (iii) Anualmente se da capacitacion a los involucrados en el proceso de adquisicion de bienes y servicios. (iv) Publicacion oportuna del plan anual de adquisiciones por parte de GCA en el SECOP y la pgina del AGN en un sitio de fcil acceso al ciudadano. (i) Para la adquisicion de bienes y servicios excepto de la prestacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestin de la entidad y la contratacin directa, los criterios habilitantes y de ponderacion se construyen por un cuerpo colegiado conformado por expertos del area financiera, juridica y tcnica que requiere el bien o servicio, con el VBo del servidores publicos responsables en cada una de las areas mencionadas. (ii) En caso de la prestacion de servicios profesionales y de apoyo a la gestin de la entidad, la entidad tiene establecido un procedimiento para certificar la idoneidad de los contratistas. Suscripcin de acuerdos de confidencialidad con los servidores y contratistas asignados a la oficina de control interno

ASUMIR

APOYO

BAJO

4,00

N/A

N/A

(ii) Sobrestimacin de las necesidades de los bienes y/o servicios requeridos.

Solicit ante GCA OAP DG

POSIBLE

ASUMIR

15

15

30

15

25

ALTO

GCA, Comun icacion es

APOYO

GESTIN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES

15

15

15

30

15

25

ALTO

Todas las areas

INACEPTABLE

CORRUPCION

IMPROBABLE

EVALUACION SEGUIMIENTO Y CONTROL

PREVENTIVO

EVALUACIN

PERIODICO

15

15

30

15

25

ALTO

UCI

Semestral

REDUCIR RIESGO

Evaluar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGI del AGN, mediante el seguimiento a los procesos, planes, productos y servicios. Proponer e implementar mejoras al sistema integrado de gestin

BAJO

4,00

N/A

N/A

INTERNO- Desconocimiento de los procedimientos internos. Carencia de polticas internas para el manejo de la informacin recopilada en el trabajo de campo de la auditoria efectuada.

USO INDEBIDO DE LA INFORMACION: Desorganizacin y caos en los flujos de la informacin al interior de los procesos auditados.

Carencias en variables e indicadores de gestin y resultados. No conformidades frente al cumplimiento de requisitos de la norma tcnica de calidad para la gestin pblica GP1000.

Implementar controles que aseguren la calidad y la claridad de la informacin fuente de evidencia de auditora in situ.

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Estructura organizacional centralizada, para la construccin de los estudios previos. (ii) Incompetencia o desconocimiento de la normatividad en contratacin por parte de la instancia de aprobacin.

Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en particular, como la media geometrica.

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Decisiones ajustadas a interes particulares.

POSIBLE

ASUMIR

APOYO

BAJO

4,00

N/A

N/A

Anual

BAJO

4,00

N/A

N/A

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Desconocimiento por parte de las personas que intervienen en el proceso por parte del rea tcnica. (ii) Bienes y servicios de caracteristicas tcnicas altamente especializadas. (iii) Colusion

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Decisiones ajustadas a interes particulares. (iii) Menoscabo de la Misin Institucional,

Dado a que la zona de riesgo es baja, no se establecen acciones de mitigacin.

Depcia

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

POSIBLE

ASUMIR

APOYO

BAJO

4,00

N/A

N/A

1. Gestionar la adquisicion eficaz y eficiente de los bienes y servicios para satisfacer las necesidades del AGN cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parametros de efectividad, calidad y transparecnia.

Interno: (i) Desconocimiento tcnico del bien o servicio requerido. (ii) Planeacin inadecuada (iii) Alta especificacin del bien o servicio.

(i) Estudios previos o de factibilidad direccionados o manipulados por personal interesado en el futuro proceso de contratacion. (Estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular). (ii) El precio de los bienes o servicios adquiridos superan ostensiblemente valores de mercado. (iii) Violacion de la disposiciones contractuales, legales y reglamentarias vigentes. (i) Los bienes y servicios adquiridos no satisfacen las necesidades de la entidad y afectan negativamente el patrimonio.

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Celebracin indebida de contratos. (iii) Prdida de imagen y credibilidad institucional, (iv) Menoscabo de la Mision Institucional, (vi) Sanciones disciplinarias y/o fiscales (v) Sentencias condenatorias de carcter penal.

(i) Manual de contratacin actualizado, socializado y en el se establecen las responsabilidades del rea, (ii) Se tiene los procedimientos documentados; (iii) En el proceso participan varias instancias que revisan y aprueban los estudios; en el AGN se tiene la herramienta Sistema de Informacion Gerencial para la toma de decisiones (SIG) (iv) Para el caso de bienes o servicios de caractersticas altamente especializados en los procedimientos se tiene establecido que se solicite unade opinin de un experto que (i) Manual contratacin actualizado, socializado y en el se establecen las responsabilidades del rea, (ii) En el proceso participan varias instancias que revisan y aprueban los estudios, a traves del SIG. (iii) Verificacin de las existencias en el almacen del bien a adquirir. (iv) La aprobacion del plan anual de adquisiciones y sus modificaciones son avalados por el Comite Directivo y aprobado por el Director. (v) Verificacin de los bienes y servicios adquiridos por parte del supervisor.

Dado a que la zona de riesgo es baja, no se establecen acciones de mitigacin; A la fecha

Depcia no se han tipificado los riesgos en el AGN,

por cuanto no se tienen demandas o tipos de procesos judiciales o administrativos

Anual

BAJO

4,00

N/A

N/A

Interno: (i) Ausencia de mecanismos de seleccin para la provision de vacantes defintivas, temporales de personal provisional o en cargos de libre nombramiento y remocin, (ii) Sistema integrado de gestin sin articulacin sistemica y desactualizado. (iii) Personal incompetente y sin fortalecer valores. (iv) Alto volumen de trabajo.

Indebida aplicacin de las normas y procedimientos en beneficio propio o de un tercero.

(i) Detrimento patrimonial. (ii) Prdida de Imagen o credibilidad de la Entidad, (iii) Altos costos operativo o desgaste administrativo. (iv) Sanciones legales.

Dado a que la zona de riesgo es baja, no se establecen acciones de mitigacin

Trimestral

Interno: (i) No existen estndares por actividades y perfiles de cargos (ii) No existe una clasificacin de complejidad de tipologas documentales para su gestin (iii) No existe una metodologa de preparacin de ofertas (iv) No existe un estandar de calculo de contratistas por actividad a desarrollar

Contratar ms contratistas de los requeridos para favorecer a terceros o para lucrarse.

(i) No obtener la recuperacin de costos y gastos esperada (ii) Cobrarle ms de lo necesario a las entidades contratantes

Reuniones proyectos.

peridicas

de seguimiento de

Hay una evaluacion a contratistas cada que cambian de proyecto y finaliza el contrato de prestacion de servicios. Esta evaluacin junto con los informes mensuales de avance de cada contrato, permite definir con objetividad la permanencia de los

Se definieron los estndares y metodologas requeridas. Se crearon los siguientes estandares: (i) Por actividades y perfiles de cargos (ii) Clasificacin de complejidad de tipologas documentales para su gestin (iii) Metodologa de preparacin de ofertas

MISIONAL

REDUCIR

POSIBLE

8,00

N/A

N/A

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

MODERADO

Desarrollar la gestin de los proyectos y prestar los servicios que ofrece el archivo, con calidad para sus clientes.

Externo (i) Interes de las entidades en que no se registre toda la informacin que reposa en sus archivos por evitar o impedir el trabajo tcnico correspondiente. (ii) Los integrantes de los consejos departamentales de archivo no sean competentes para la aprobacin de las tablas de retencin, (iii) Existan presiones polticas para presionar la aprobacin (i) Ausencia de un proceso de seleccin de contratistas

30

15

25

MEDIO

GIFDH (ii) Asesorar y capacitar permanente y

continua a los miembros de los consejos departamentales de archivo en el tema de Tablas de retencin y de valoracin documental para garantizar la correcta evaluacin por parte de ellos.

MISIONAL

POSIBLE

Favorecer la contratacin de personas no aptas para el servicio requerido o con calificacin inferior a otros candidatos

(i) No obtener los resultados esperados en el tiempo establecido (ii) Costo para el AGN se incrementa significativamente

(i) Definicin clara de metas y entregables por actividad (Pago asociado) (ii) Renovacin de contratos por cumplimiento de metas y calidad

(i) Debe existir un proceso de seleccin de los contratistas que involucre evaluacin psicologica, visita domiciliaria y pruebas psicotecnicas.

8,00

N/A

N/A

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

Manejar tcnicamente los documentos considerados como Patrimonio documental en cada una de las fases de su ciclo vital, para su conservacin y consulta de informacin.

MODERADO

REDUCIR

MISIONAL

POSIBLE

Externo (i) Falta de interes por parte de la Superintendencia de Interno: (i) Debilidad en la estructura fsica u organizacional. (ii) El recurso humano que maneja no sea lo suficientemente idoneo. (iii) El no confrontar lo expresado en las tablas con el archivo fsico correspondiente.

Validar o aprobar tablas de retencin y valoracin documental que no correspondan a la realidad documental de los archivos.

8,00

N/A

N/A

(i) Prdida del patrimonio documental, (ii) Prdida de dinero que las entidades invierten en trabajos archivsticos incompletos o insuficiente, (iii) Vulneracin de los derechos ciudadanos.

cada transaccion

MISIONAL

POSIBLE

ASUMIR RIESGO

Manejar tcnicamente los documentos considerados como Patrimonio documental en cada una de las fases de su ciclo vital, para su conservacin y consulta de informacin.

BAJO

4,00

N/A

N/A

Interno: (i) Debilidad en la estructura fsica u organizacional. (ii)El recurso humano que maneja no sea lo suficientemente idneo.

Venta, alteracin, eliminacion de documentos del fondo notarial para favorecer un tercero.

(i) Vulneracin de los derechos ciudadanos en razn a que esta documentacion contempla valores administrativos y legales por ser bsico para demostrar la propiedad.

cada transaccion

INACEPTABLE

CORRUPCION

PERMANENTE

PREVENTIVO

Interno: (i) Falta de control en el acceso a los documentos histricos. (ii) Omitir el sello institucional que se le impone a los documentos a su ingreso al archivo.

Sustraccion de documentos del acervo documental histrico con fines de lucro personal.

(i) Prdida del Patrimonio Documental de la Nacin.

(i) Carnetizacion de los usuarios de la documentacin histrica, (ii) Registro de los documentos solicitados y su devolucin, (iii) Documentos sellados con el escudo de la Repblica de Colombia. (iv) Camaras de circuito cerrado de televisin en sala, (v) Restringir la entrada de elementos como maletines, bolsos, bolsas, paquetes, sobres etc a las salas de consulta. (vi) Restriccin en el acceso fsico a los depsitos donde reposa el acervo documental. (i) Identificacin plena de los usuarios, (ii) Registro en el libro y en la base de datos de los usuarios, (iii) Registro de los documentos solicitados y su devolucin, (iv) Restringir la entrada de elementos como maletines, bolsos, bolsas, paquetes, sobres (i)Convalidar las tablas de retencin y de valoracin por parte de los funcionarios del AGN (ii) Se tienen expedientes por cada entidad a la cual se le evaluar la tabla. (iii) Efectuar capacitaciones integrales a los miembros de los consejos departamentales y distritales de archivo para la evaluacin de tablas de retencin y de valoracin con el fin de fortalecer la competencia de dichos consejeros. (iv) Visitas de los funcionarios del AGN a los archivos y entidades que presentan las tablas,

MISIONAL

POSIBLE

BAJO

4,00

N/A

N/A

Trimestral

REDUCIR

MISIONAL

POSIBLE

8,00

N/A

N/A

Interno: (i) Inadecuados Informes de Gestin sin alto impacto por la falta de normatividad sancionatoria por el incumplimiento de la normatividad archivstica para el correcto cumplimiento del proceso de inspeccin y vigilancia.

Aprovechamiento de las debilidades de las instituciones vigiladas para ejercer autoridad excesiva en beneficio propio o de terceros. (O no ejercer)

Prdida de credibilidad y reconocimiento del AGN como ente autorizado para el ejercicio de inspeccin, control y vigilancia.

Implementacin de la respectiva normatividad sancionatoria a los incumplimientos de las normas archivistica. Informes de Gestin del Grupo de Inspeccin y Vigilancia. Informes semestrales CTA.

Trimestral

MISIONAL

POSIBLE

ASUMIR

8,00

(i) Seleccin de funcionarios idoneos y tecnicamente experimentados. (ii) Procesos documentados en calidad y debida segregacin de funciones

4,00

N/A

N/A

Tener presente el carcter tcnico del perfil a asignar.

N/A

N/A

Trimestral

POSIBLE

BAJO

4,00

N/A

N/A

Interno: (i) Ausencia de polticas para la delegacin de responsabilidad y autoridad con respecto a la ejecucin de los procesos de la Entidad.

Ausencia de normas internas: Extralimitacion de funciones.

(i) Normas y dispocisiones emanadas por la Direccin General en aras de garantizar la claridad en la ejecucin de las actividades propias de la Entidad. (ii) Informes Gerenciales.

Semestral

Orientar la actuacin del AGN para el cumplimiento a la misin institucional, mediante la formulacin de polticas, directrices y estrategias, promoviendo la transparencia y la relacin con los Clientes y la Ciudadana, y determinando y suministrando los recursos necesarios para su operacin y mejora.

REDUCIR

POSIBLE

BAJO

Interno: (i) Estructura organizacional centralizada. (ii) Ausencia de polticas para la delegacin de responsabilidad y autoridad con respecto a la ejecucin de los procesos de la Entidad.

Lesiona la imagen, credibilidad, la transparencia y la probidad. Descentralizacin del Control: Otorgamiento de responsabilidades, autoridad y capacidad para decidir, sin criterios bien definidos, sin que exista rendicin oportuna de cuentas.

(i) Todos los procesos y procedimientos estan documentados y se mantiene la segregacin de funciones. (ii) Solicitar a las reas los informes de gestin requeridos y de manera permanente y poder determinar adecuadamente las decisiones.

4,00

N/A

N/A

Se han realizado dos (2) rendiciones de cuentas por subdireccion : Sistema Nacional de Archivo (Bogot) y Subdireccion de Tecnologia de la Informacin Archivistica y Documento Electronico (Bucaramanga),

SEGUIMIENTO ACCIONES

efectividad del control

PROCESO

Nmero

IMPACTO