ATI

Resumen del captulo 1

Evidencia 1
FACPYAP-13 30/08/2013

Nombre del integrantes del equipo: yuvisela reyes , Karina obregn , Joel loera tinajero , mario gomez mireles

1.1 Definicin y conceptos fundamentales de los documentos.

La competencia a desarrollar en esta unidad es el dominio de herramientas tecnolgicas para comunicar ideas e informacin mediante la produccin eficiente de los documentos, donde el concepto clave es la accin de escribir, la esencia de la edicin y produccin de los documentos, podemos decir, que es la materia prima a procesar de la cual depende la calidad del producto; los documentos. De manera tradicional, documento se define como un texto escrito que registra cualquier informacin o acontecimiento, el medio utilizado para plasmarlo generalmente es el papel y los recursos para ingresar los datos pueden ser de manera directa utilizando las manos, manuscrito. Los elementos bsicos de textos contienen caracteres, palabras, frases y oraciones, que permiten expresar nuestras ideas y deben cumplir reglas gramaticales para que adquieran sentido.

1.1.1 Importancia de los documentos en el contexto acadmico

La accin de escribir es un proceso capaz de contribuir al desempeo acadmico eficaz y eficiente de las personas, cuando forma parte de un circulo recurrente de cuestionamientos y reflexin, de anlisis y sntesis.

1.1.2 Tipos de documentos y sus principales caractersticas

Los trabajos escritos solicitados a estudiantes son resmenes, ensayos o reportes, entre otros. En tanto a los profesionales presentan informes, cotizaciones, folletos, memorias, redactan contratos o correspondencia. La claridad est relacionada con la redaccin y los procesadores de palabras pueden facilitar la tarea de escribir.

La presentacin considera el aspecto o apariencia de los documentos, lo cual debe ser ordenada, legible y agradable a la vista. Un escritor debe tener la atencin, hacer que se tenga el deseo de leerlo.

1.1.3 Metodologa para escribir y la aplicacin tecnolgica Estructura. El trmino de estructura significa la disposicin de las partes que integran un todo. En la elaboracin de documentos, define la organizacin de los elementos que lo componen: ttulos, subttulos, prrafos, tablas, grficos e imgenes, entre otros. Formato. El formato es otro factor, adems de la estructura, que afecta a la legibilidad de los escritos. Se refiere al diseo de la apariencia general de los documentos. La edicin electrnica posibilita la aplicacin de diversidad de formatos a caracteres, palabras, prrafos, tablas, grficos y pginas. Un formato bien diseado invita al lector a leer de principio a fin un documento. 1.1.4 Documentos y formatos mas comunes Los tipos de documentos se pueden clasificar de distintas formas, por ejemplo, por el medio que los soporta, por la temtica que contienen, por la funcin que desempean o por su gnero literario. Algunos de estos son: carta, curriculum y documentos ms solicitados en ambientes acadmicos. 1.1.5 Aplicacin de las TI en la edicin de documentos De eso se trata esta obra, del uso eficiente o con inteligencia, de la tecnologa; en este apartado se promueve la competencia comunicativa escrita y el dominio de las herramientas tecnolgicas que la apoyan. Aunque no sea el tema de estudio la comunicacin escrita si es posible resaltar su importancia.

1.2 Recursos para optimizar la productividad Los procesadores de palabras son aplicaciones de gran difusin entre los usuarios de la tecnologa de informacin. Cuando las opciones que integran se usan de forma adecuada contribuyen a mejorar la productividad de las personas. Sin embargo los procedimientos que por lo general se emplean no son los mejores y, aunque se obtienen resultados, no se alcanzan los niveles de competencia que demanda la sociedad actual.

Los usuarios competentes en el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin demuestran sus conocimientos y aptitudes cuando toman decisiones correctas empleando de manera eficiente las herramientas que apoyan sus actividades, en este caso el potencial de los procesadores de palabras para la edicin de documentos.

1.2.1 Estilos
Definicin y caractersticas Los estilos son recursos que permiten agilizar el proceso de dar formato al texto. el concepto estilo se define como el conjunto de especificaciones de formato establecidas y grabadas con un nombre (estilo) que se asigna al elemento del texto.

Estilos predefinidos
Son estilos con el formato ms comn incluido el software y disponible para omisin . al iniciar la elaboracin de un documento nuevo o en blanco de manera automtica se dispone de un conjunto de estilos predefinidos.

Tipos de estilos
En Microsoft Word 2007 se dispone de cinco tipos de estilos dependiendo del elemento de texto al que se aplican estos son: prrafo, carcter, vinculado, tabla y lista.

Herramientas para el trabajo con estilos

Las herramientas para la gestin de estilos se concentran en el grupo de estilos de la ficha de inicio en la cinta opcin.

Galera de estilos
Es un rea dividida en cuadro y cada cuadro y cada cuadro contiene unos estilos donde se muestra el nombre y su formato.

1.2.3 temas del documento

Definicin y caractersticas
Disponible en versin 2007 de Microsoft office, los temas del documento a diferencia de los estilos y de las plantillas pueden ser compartidos por todas las aplicaciones de office. los temas son conjunto de elementos de diseo que se complementan al incluir juegos armnicos de colores, seleccin de fuentes para encabezado y el cuerpo del texto, as como efectos grficos de lneas y rellenos . Las principales caractersticas son: Afectan al documento completo Pueden ser predefinidos o creados por el usuario. No afectan el contenido solo colores, fuentes y algunos documentos del formato. Permiten consolidar una imagen al lograr crear un tema en Word y aplicarlo en Excel o en power point.

1.2.2 plantillas
Definicin y caractersticas Los estilos tienen la capacidad de almacenar conjuntos de especificaciones de formato aplicable a caracteres, prrafos, tablas, y listas ordenadas o no ordenadas. los estilos se guardan juntos con el documento para el cual se crean. Cuando se tienen la necesidad de elaborar documentos que emiten con regularidad y su formato debe de ser consistente, conviene integrar los estilos

predefinidos y los definidos por el usuario en recursos que amplen el campo de accin y puedan ser reutilizados.

Una plantilla se define como un archivo que contiene un patrn que combina estructura, textos, imgenes y formatos.

las principales funciones de estos archivos es simplificar y agilizar la tarea de elaborar documentos debido a que no parte de cero, pues se cuenta con la estructura , el diseo de pagina los estilos adecuados, incluye el texto e imgenes entre otros elementos.

Tipos de plantillas
Platillas predefinidas proporcionadas por el fabricante del software Plantillas diseadas o definidas por el usuario

Plantillas predefinidas
las plantillas predefinidas son archivos suministrados en procesadores de palabras . Estn diseadas con los formatos y estilos apropiados para facilitar la elaboracin de los documentos ms comunes.

Plantillas definidas por el usuario

Adems de las plantillas instaladas y las disponibles en el sitio Microsoft office online. el usuario puede crear su propias plantillas. el diseo puede partir de un formato bsico con un documento en blanco, de una plantilla o de cualquier otro documento existente. la elaboracin de plantillas. como ya se menciona, puede ser a partir de otra plantilla solo es necesario seleccionarla y activar el control de plantillas en la ventana de dialogo nuevo documento figura 1.17 realizar el procedimiento para abrir el documento que se tomara con base. en cualquiera de los casos se realizan modificaciones y se guardan con el tipo de archivo plantilla la ventana de dialogo plantillas organiza en categoras las plantillas. Dependiendo el tipo de documento a elaborar se selecciona la plantilla adecuada.

nota: cualquier aplicacin para el manejo de archivos como el explorador de Windows se identifican los archivos de plantillas por el icono y por la extensin del document.

Opciones de autoedicin.
Autoedicin es un trmino en el que agruparemos opciones disponibles en las ventanas actualizadas del procesador de palabras, las cuales automatizan las captura, correccin y formato de texto, adems de funciones especiales para ejecutar algunas otras acciones, todas con la finalidad de facilitar y agilizar la tarea de elaborar documentos. Autocorreccin La reduccin de errores en escrito es posible gracias a funciones como la autocorreccin, la cual revisa y corrige automticamente errores tipogrficos, ya sean palabras escritas incorrectamente o palabras en las que se hizo un uso indebido de maysculas. Aplicacin Cuando un termino reconocido por la funcin se escribe de forma incorrecta y se pulsa la tecla Enter para continuar y escribir la siguiente palabra la funcin se activa y se reemplaza el termino o los trminos por los establecidos previamente en el listado. Autoformato El autoformato es una correccin automtica que Word le va haciendo al texto mientras escribimos, y no solo una correccin, sino que efectivamente se le da "formato" adecuado al texto segn el contexto (por ejemplo poner en mayscula la primera letra de cada frase, cambiar el tipo de comillas, activar los enlaces a direcciones de Internet, etc...), de all en nombre. Lo primero que debes hacer para explorar esta utilidad es ir a "Herramientas", y acceder a "Opciones de autocorreccin". Explora todas las pestaas, en especial "Autoformato mientras escribe" para tener una idea de todo lo que puedes hacer. Autotexto, un tipo de bloque de creacin Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las tpicas frases de cortesa de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no estn fijos en un determinado lugar

ni son nicamente para un determinado tipo de documentos, sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos. Un autotexto es precisamente eso: un texto ya preparado que insertamos en nuestro documento con un slo clic y que agiliza nuestro trabajo. El texto no est a priori en el documento, sino que encontramos un botn que nos permite incluirlo desde la cinta de opciones. Esta opcin Autotexto la encontraremos en la pestaa Insertar > grupo Texto > Elementos rpidos. Veremos que se despliega un submen para escoger el que necesitamos. Al hacer clic en l se insertar all donde tengamos el punto de insercin. ETIQUETAS INTELIGENTES Son un recurso que identifica y marca tipos determinados de datos y ofrece la ejecucin de acciones adecuadas a ellos.

Documentos interactivos. En el mbito de las TICs interactividad es la accin/reaccin entre una aplicacin o programa y el usuario, la demanda de accin por parte del programa para que el usuario reaccione para introducir texto en un espacio o campo determinado , para activar o desactivar algn control o enlazar textos con datos entre otros.

Tablas. Las tablas permiten organizar la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho ms potente que utilizando las tabulaciones u otros mtodos.

Ejemplo:

TABLAS CON FORMULAS Por lo general, las tablas en el procesador de palabras presentan datos numricos como resultado de operaciones realizadas en otras aplicaciones. Las opciones para mejorar la productividad y apoyar esta labor son: . Utilizar la opcin Formula para ejecutar clculos que involucran operaciones matemticas bsicas . Insertar la informacin desde el programa origen, como la hoja de clculo de Excel cuando los clculos son complejos. La insercin del campo Formula es una tabla ejecuta clculos con los valores almacenados en la misma. Un campo se utiliza para marcar datos que pueden cambiar en un documento. Se insertan mediante opciones concretas y lugares estratgicos a fin de llevar a cabo las tareas especficas en el cdigo.

TABLAS COMO BASE DE DATOS. Las bases de datos almacenan informacin para que se use o maneje de acuerdo con ciertos criterios. Dicha informacin se define como colecciones de elementos relacionados con un tema o propsito determinado. Los componentes bsicos de las bases de datos son las listas o tablas, que estn formadas por registros y campos. Los registros son el conjunto de datos de un elemento, mientras que los campos corresponden a un dato especifico de un registro.

Los procesadores de palabras integran herramientas que permiten dar a las tablas la funcionalidad elemental de la base de datos. Se estructuran de forma que el nmero de columnas corresponda al nmero de campos de la base de datos y las filas a los registros.

Ejemplo 1.13

APLICAR UNA TECNICA PARA ELABORAR Y MANIPULAR UNA BASE DE DATOS.

1. Iniciar una sesin en Word con un documento nuevo en blanco. 2. Realizar el procedimiento necesario para establecer en Propiedades del archivo: Titulo: ATI, asunto: Tablas como base de datos, Autor: ( Escribe el nombre del autor? 3. Guardar el documento con el nombre ejemplo en la carpeta 4. Realizar el procedimiento necesario para agregar el formulario de datos a la barra de herramientas 5. Cambiar la orientacin de la pgina en la secuencia, Cinta de Opciones, ficha de diseo etc. 6. Establecer la fila de encabezados, crear una tabla con una fila y siete columnas, correspondern a 7 campos. 7. Ubicar el punto de insercin en cualquier celda de la fila de encabezados y hacer clic cobre el botn de formulario de datos. 8. Observar los nombres de los campos estos corresponden a los ttulos en la fila de encabezados. 9. Capturar los datos siguientes donde la coma separa los datos para cada campo. 10. Archivar nuevamente el formulario de datos para aadir registros. Hipervnculos

El procesador de palabras integra en sus documentos la funcionalidad de las pginas Web con el reconocimiento y operacin de hipervnculos. Hipervnculo es un cdigo de lenguaje HTML. Con apariencia de texto con color y subrayado o de imagen que dirige la accin con un clic hacia otro recurso local, de red o de internet. El recurso puede ser un archivo una pgina en un sitio Web en Internet o en intranet. Otros servicios pueden ser grupos de noticias o de transferencia de grupos.

Los hipervnculos tambin mencionados como enlaces o ligas son especialmente tiles cuando el lector consulta el documento en la pantalla del monitor, pues se apae interactividad para ampliar la informacin o facilitar el envi de mensajes de correo.

APLICACIN

Cuando en un documento se escribe la direccin de un sitio Web o una direccin de correo electrnica la estructura es reconocida por el procesador de palabras y de manera automtica les aplica el formato clsico y activa la funcionalidad para desplegar la aplicacin del recurso.

Por ejemplo al capturar el texto: usuario@servidorcorreo.com un espacio o presionando la tecla enter el texto adquiere el formato de color azul. Para la direccin de un sitio Web determinado se escribe www.google.com e igual forma le damos un espacio o un enter y el texto adquiere o toma el color azul.

Hipervnculos Personalizados. Los hipervnculos pueden ser personalizados dirigiendo las acciones a una seccin en el mismo documento o documentos en el disco local o en cualquier otra computadora de la red o en Internet. Las opciones para iniciar o establecer opciones son: realizar la secuencia cinta de opciones, ficha insertar: grupo Vnculos opcin Hipervnculo. Como resultado se abre la ventana de dialogo insertar hipervnculo. Donde se distingue los controles que lo dirigen.

Documentos personalizados de distribucin masiva.

Cuando se presenta la necesidad de comunicar o solicitar la misma informacin a varias personas, herramientas como combinar correspondencia resultan bastantes tiles. El resultado de combinar correspondencias es la produccin de un conjunto de documentos personalizados donde se mezcla texto fijo con elementos de bases de datos. El ejemplo clsico de esta aplicacin es la carta modelo cuando se desea enviar correspondencia con la misma informacin dirigida con el nombre y direccin de cada destinatario. Las ventajas que se obtienen con el uso de esta herramienta son: responder a correspondencias masiva con mnimo esfuerzo: documento principal puede utilizarse con diferentes bases de datos una misma fuente de datos puede emplearse con distintos documentos principales , manipular el origen de datos y extraer la informacin de acuerdo a ciertos criterios para generar los documentos para las personas que los cumplan.

Aplicacin

Aunque los documentos involucrados en esta tcnica pueden crearse al momento de combinarlos es preferible prepararlos antes. En el caso de utilizar como origen de datos un documento de Word este se elabora con una tabla funcionando como base de datos que incluya adems de la informacin especial campos mediante en los cuales se pueda establecer con facilidad criterios de seleccin por ejemplo el genero masculino o femenino. De igual forma la relacin con la persona podra ser cliente, proveedor, empleado etc.

1.3.4 FORMULARIOS ELECTRONICOS.

Controles de formulario heredados.

Los espacios o reas reservadas para los datos variables de los formularios pueden ser los controles de contenido y analizados en la seccin anterior y los ahora llamados controles de Formulario heredados.

Los controles como todos los objetos poseen propiedades que pueden definir el usuario. En este acceso es con el punto de insercin de enseguida del campo, seleccionar la ficha Programador, grupo de controles en la opcin propiedades, o doble clic sobre el sombreado del campo.

La opcin agregar ayuda. Disponible en todas las opciones de campo permite aadir un texto que facilite el llenado del formulario. Este texto puede aparecer en la barra de estado al movimiento de activar el campo o en una ventana especifica que se abra presionando F1

Uso de formularios

Los formularios son documentos que se elaboran para un uso repetitivo. Si se trata de una forma que se llena en forma manual. Basta crear un documento con el formato adecuado, imprimirlo y reproducirlo de acuerdo con las necesidades del usuario, sin embargo para los formularios que se van a llevar en la pantalla es necesario crear un documento con el formato y texto adecuados.

Aplicacin

El proceso de elaboracin de un formulario electrnico se inicia con la creacin de un documento en blanco tipo pantalla. El siguiente paso es disear el contenido. Esto se supone introducir el texto estndar los elementos grficos en caso de ser necesario y los controles de formularios heredados disponibles a travs de la ficha PROGRAMADOR grupo CONTROLES.

Para facilitar la alineacin de textos y campos es conveniente recurrir al uso de tablas para dar un aspecto ordenado al documento, as como usar estilos para automatizar la labor de aplicar formato de texto. Al terminar el diseo del formulario es conveniente activar la opcin Proteger documento as el usuario solo puede introducir datos en los campos sin modificar el formato o el texto del formulario.