6495 Cac Thu Thuat Voi Office

Tài liệu biên tập riêng cho nhimxulong1982, cố lên!
Phím tắt trong Windows...................................................................................................5

Phím tắt trong EXCEL.....................................................................................................7
Cách mở hướng dẫn về phím tắt trong MS Word........................................................14
Copy Format
...........................................................................................................................................17
phím tắt Word..................................................................................................................17
Học 1 chút về MS Word nhé!..........................................................................................23
Phần 1...............................................................................................................................................23
Phóng to hay thu nhỏ....................................................................................................................23
Định dạng nhanh chóng................................................................................................................23

Thêm nhiều lựa chọn hơn.............................................................................................................24
Xuống dòng không tạo chỉ mục...................................................................................................24
Các Smart Tags............................................................................................................................24

Phần 2...............................................................................................................................................24
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng........................................................................25
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng.....................................................................................25
Sử dụng lệnh Paste Special..........................................................................................................26
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng................................................................................................26
Xoá thông tin cá nhân...................................................................................................................26

Phần 3...............................................................................................................................................27
Vẽ một đường thẳng.....................................................................................................................27
Máy tính có sẵn trong Word.........................................................................................................27
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes.......................................................................27
Status Bar có gì cho bạn?.............................................................................................................28
Tuỳ biến AutoText.......................................................................................................................28

Phần 4...............................................................................................................................................28
Track changes - So sánh các văn bản...........................................................................................28
Split – So sánh nhiều phần của văn bản.......................................................................................29
Bảo vệ văn bản của bạn................................................................................................................29
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản...........................................................................30
Đặt font chữ mặc định..................................................................................................................30

Phần 5...............................................................................................................................................30
Tính toán trên bảng......................................................................................................................30
Tạo bảng nhanh chóng.................................................................................................................31
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới .............................................................31
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước.............................................................................................31
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files................................................................................32

Phần 6...............................................................................................................................................32
Format chữ trong AutoCorrect.....................................................................................................33
Phím tắt để gạch chân...................................................................................................................33
Format toàn văn bản.....................................................................................................................33
Tạo lập template yêu thích...........................................................................................................33

Phần 7...............................................................................................................................................34
Phần 8...............................................................................................................................................36
Phần 9...............................................................................................................................................36
Phần 10.............................................................................................................................................36
In nội dung của Autotext
......................................................................................................................................................36
Kéo nội dung ra Desktop Windows
......................................................................................................................................................37
Tắt và mở Screentip
......................................................................................................................................................37
Phần 11.............................................................................................................................................37
Tạo mới các kiểu style trong Word .............................................................................................37
Học MS Excel nè!.............................................................................................................39
Phần 1...............................................................................................................................................40
Phím tắt thông dụng trong Excel..................................................................................................40
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter..................................................................40
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng................................................................................40

Phần 2...............................................................................................................................................40
Một trang - Một biểu đồ ..............................................................................................................41
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng ..................................................................................................41
Xác nhận thông tin.......................................................................................................................41
Tuỳ biến danh sách.......................................................................................................................42

Phần 3...............................................................................................................................................42
Định nghĩa hằng số trong bảng tính.............................................................................................43
Biểu đồ tự cập nhật.......................................................................................................................43
Công thức đúng hay sai?..............................................................................................................43
Dấu cột hay hàng?........................................................................................................................43

Bảo vệ bảng tính...........................................................................................................................44
Phần 4...............................................................................................................................................44
Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel ..................................................................................44
Chọn lọc khi chép và dán nội dung trong bảng tính Excel ..........................................................45
Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel ....................................................................46
Phần 5...............................................................................................................................................46
Hiển thị đối số của các hàm.........................................................................................................47
Tham chiếu các hàm.....................................................................................................................47
Dùng F9 để tính tạm thời.............................................................................................................47
Liên kết text box tới dữ liệu trong ô.............................................................................................47
Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô............................................................................................48
Sử dụng Advanced Filter .............................................................................................................48
Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter.......................................................48
Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu..........................................................................................48
Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau..................................................................................49
Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc.............................................................................................49
Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành.................................................................................49
Làm vừa dữ liệu trong một trang..................................................................................................49
Hiển thị các ô hay dùng................................................................................................................49
Tìm nhanh các ô có chứa công thức.............................................................................................49
Bổ sung Shift nền web vào bảng tính...........................................................................................50
Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức..............................................................50
Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?..........................................................................50
Hiển thị công thức một cách an toàn............................................................................................50
Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường.........................................................................................50
Chuyển đổi các nhăn tới các số....................................................................................................51

Phần 6...............................................................................................................................................51
Tạo Macro để hiển thi tên tập tin trên Header và Footer
......................................................................................................................................................51
Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm
......................................................................................................................................................51
Để dễ dàng cho các bạn mới học word: mình có những mẹo vặt sau đây:
......................................................................................................................................................52
Microsoft Excel 2000:Racing

......................................................................................................................................................52
Thêm Powerpoint nữa, cố lên!........................................................................................53
Giấu slide......................................................................................................................................53
Căn chỉnh đối tượng.....................................................................................................................53
Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau...............................................................................................54
Di chuyển đối tượng chính xác hơn.............................................................................................54
Trình diễn từng slide riêng biệt....................................................................................................54

Khai thác các tính năng tuyệt vời của MS PowerPoint................................................................54
1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint.............................................................54
2. Tạo nhiều hình nền trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT)...............................................55
3. Di chuyển nhanh đến các trang cần báo cáo hoặc các hình, film minh họa.............................56
Phím F4 có gì mà hay ta?................................................................................................56
Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ?.......................................57
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày...............................................................................57
Tránh cảnh báo phiền phức .........................................................................................................57
Dán văn bản không chứa định dạng.............................................................................................58
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản ...................................................................58
Sử dụng menu Work ....................................................................................................................59

Thủ thuật làm việc với những tài liệu dài......................................................................59
Mail Merge số liệu giữa Word và Excel.........................................................................60
Đóng "mộc" cho tập tin văn bản....................................................................................62
Phím tắt.............................................................................................................................63
Phím tắt trong Windows
General Keyboard-Only Commands
• F1: Starts Windows Help

• F10: Activates menu bar options
• SHIFT+F10 Opens a shortcut menu for the selected item (this is the same as right-clicking an object
• CTRL+ESC: Opens the Start menu (use the ARROW keys to select an item)
• CTRL+ESC or ESC: Selects the Start button (press TAB to select the taskbar, or press SHIFT+F10 for a
context menu)
• ALT+DOWN ARROW: Opens a drop-down list box
• ALT+TAB: Switch to another running program (hold down the ALT key and then press the TAB key to
view the task-switching window)
• SHIFT: Press and hold down the SHIFT key while you insert a CD-ROM to bypass the automatic-run
feature
• ALT+SPACE: Displays the main window's System menu (from the System menu, you can restore, move,
resize, minimize, maximize, or close the window)
• ALT+- (ALT+hyphen): Displays the Multiple Document Interface (MDI) child window's System menu
(from the MDI child window's System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the
child window)
• CTRL+TAB: Switch to the next child window of a Multiple Document Interface (MDI) program
• ALT+underlined letter in menu: Opens the menu
• ALT+F4: Closes the current window
• CTRL+F4: Closes the current Multiple Document Interface (MDI) window
• ALT+F6: Switch between multiple windows in the same program (for example, when the Notepad Find
dialog box is displayed, ALT+F6 switches between the Find dialog box and the main Notepad window)
Shell Objects and General Folder/Windows Explorer Shortcuts
For a selected object

• F2: Rename object
• F3: Find all files
• CTRL+X: Cut
• CTRL+C: Copy
• CTRL+V: Paste
• SHIFT+DELETE: Delete selection immediately, without moving the item to the Recycle Bin
• ALT+ENTER: Open the properties for the selected object
To Copy a File
Press and hold down the CTRL key while you drag the file to another folder.
To Create a Shortcut
Press and hold down CTRL+SHIFT while you drag a file to the desktop or a folder.
General Folder/Shortcut Control
• F4: Selects the Go To A Different Folder box and moves down the entries in the box (if the toolbar is active
in Windows Explorer)
• F5: Refreshes the current window.
• F6: Moves among panes in Windows Explorer
• CTRL+G: Opens the Go To Folder tool (in Windows 95 Windows Explorer only)
• CTRL+Z: Undo the last command
• CTRL+A: Select all the items in the current window
• BACKSPACE: Switch to the parent folder
• SHIFT+click+Close button: For folders, close the current folder plus all parent folders
Windows Explorer Tree Control
• Numeric Keypad *: Expands everything under the current selection

• Numeric Keypad +: Expands the current selection
• Numeric Keypad -: Collapses the current selection.
• RIGHT ARROW: Expands the current selection if it is not expanded, otherwise goes to the first child
• LEFT ARROW: Collapses the current selection if it is expanded, otherwise goes to the parent
Properties Control
• CTRL+TAB/CTRL+SHIFT+TAB: Move through the property tabs
Accessibility Shortcuts
• Press SHIFT five times: Toggles StickyKeys on and off

• Press down and hold the right SHIFT key for eight seconds: Toggles FilterKeys on and off
• Press down and hold the NUM LOCK key for five seconds: Toggles ToggleKeys on and off
• Left ALT+left SHIFT+NUM LOCK: Toggles MouseKeys on and off
• Left ALT+left SHIFT+PRINT SCREEN: Toggles high contrast on and off
Mcft Natural Keyboard Keys

• Windows Logo: Start menu
• Windows Logo+R: Run dialog box
• Windows Logo+M: Minimize all
• SHIFT+Windows Logo+M: Undo minimize all
• Windows Logo+F1: Help
• Windows Logo+E: Windows Explorer
• Windows Logo+F: Find files or folders
• Windows Logo+D: Minimizes all open windows and displays the desktop
• CTRL+Windows Logo+F: Find computer
• CTRL+Windows Logo+TAB: Moves focus from Start, to the Quick Launch toolbar, to the system tray (use
RIGHT ARROW or LEFT ARROW to move focus to items on the Quick Launch toolbar and the system tray)
• Windows Logo+TAB: Cycle through taskbar buttons
• Windows Logo+Break: System Properties dialog box
• Application key: Displays a shortcut menu for the selected item
Mcft Natural Keyboard with IntelliType Software Installed
• Windows Logo+L: Log off Windows

• Windows Logo+P: Starts Print Manager
• Windows Logo+C: Opens Control Panel
• Windows Logo+V: Starts Clipboard
• Windows Logo+K: Opens Keyboard Properties dialog box
• Windows Logo+I: Opens Mouse Properties dialog box
• Windows Logo+A: Starts Accessibility Options (if installed)
• Windows Logo+SPACEBAR: Displays the list of Mcft IntelliType shortcut keys
• Windows Logo+S: Toggles CAPS LOCK on and off
Dialog Box Keyboard Commands
• TAB: Move to the next control in the dialog box

• SHIFT+TAB: Move to the previous control in the dialog box
• SPACEBAR: If the current control is a button, this clicks the button. If the current control is a check box,
this toggles the check box. If the current control is an option, this selects the option.
• ENTER: Equivalent to clicking the selected button (the button with the outline)
• ESC: Equivalent to clicking the Cancel button
• ALT+underlined letter in dialog box item: Move to the corresponding item
Phím tắt trong EXCEL

F2: Đưa con trỏ vào trong ô
F4: Lặp lại thao tác trước
F12: Lưu văn bản với tên khác (nó giống với lệnh Save as đó)
Alt + các chữ cái có gạch chân: Vào các thực đơn tương ứng
Alt + Z: Chuyển chế độ gõ từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V)
Alt + <- : Hủy thao tác vừa thực hiện (nó giống lệnh Undo)
Ctrl + A : Bôi đen toàn bộ văn bản

Ctrl + B : Chữ đậm
Ctrl + I : Chữ nghiêng
Ctrl + U : Chữ gạch chân
Ctrl + C : Copy dữ liệu
Ctrl + X : Cắt dữ liệu
Ctrl + V : Dán dữ liệu copy hoặc cắt
Ctrl + F : Tìm kiếm cụm từ, số
Ctrl + H : Tìm kiếm và thay thế cụm từ
Ctrl + O : Mở file đã lưu
Ctrl + N : Mở một file mới
Ctrl + R : Tự động sao chép ô bên trái sang bên phải
Ctrl + S : Lưu tài liệu
Ctrl + W : Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4)
Ctrl + Z : Hủy thao tác vừa thực hiện
Ctrl + 1 : Hiện hộp định dạng ô
Ctrl + 0 : Ẩn cột (giống lệnh hide)
Ctrl + shift + 0: Hiện các cột vừa ẩn (giống lệnh unhide)
Ctrl + 9 : Ẩn hàng (giống lệnh hide)
Ctrl + shift + 9: Hiện các hàng vừa ẩn (giống lệnh unhide
Ctrl + (-) : Xóa các ô, khối ô hàng (bôi đen)
Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống
Ctrl + Page up (Page down) : Di chuyển giữa các sheet
Ctrl + Shift + F: Hiện danh sách phông chữ

Ctrl + Shift + P: Hiện danh sách cỡ chữ
Alt + tab : Di chuyển giữa hai hay nhiều file kế tiếp

Shift + F2 : Tạo chú thích cho ô
Shift + F10 : Hiển thị thực đơn hiện hành (giống như ta kích phải chuộ)
Shift + F11 : Tạo sheet mới
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng
chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể
thực hiện trong PowerPoint hay Excel.
Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click vào menu
KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard.
Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ muốn chọn
tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là
FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn nếu như tại
phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý,
bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím
trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn
tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy.
Review hot-key for Word & Excel:

1 Ctrl+1 18 Ctrl+Z
Giãn dòng đơn (1) Bỏ qua lệnh vừa làm
2 Ctrl+2 19 Ctrl+Y
Giãn dòng đôi (2) Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với
Ctrl+Z)
3 Ctrl+5
Giãn dòng 1,5 20 Ctrl+Shift+S
Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự
4 Ctrl+0 (zero) động
Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn
21 Ctrl+Shift+F
5 Ctrl+L Thay đổi phông chữ
Căn dòng trái
22 Ctrl+Shift+P
6 Ctrl+R Thay đổi cỡ chữ
Căn dòng phải
23 Ctrl+D
7 Ctrl+E Mở hộp thoại định dạng font chữ
Căn dòng giữa
24 Ctrl+B
8 Ctrl+J Bật/tắt chữ đậm
Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề
25 Ctrl+I
9 Ctrl+N Bật/tắt chữ nghiêng
Tạo file mới
26 Ctrl+U
10 Ctrl+O Bật/tắt chữ gạch chân đơn
Mở file đã có
27 Ctrl+M
11 Ctrl+S Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định
Lưu nội dung file 1,27cm)
12 Ctrl+O 28 Ctrl+Shift+M
In ấn file Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab
13 F12 29 Ctrl+T
Lưu tài liệu với tên khác Lùi những dòng không phải là dòng đầu của
đoạn văn bản vào 1 tab
14 F7
Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh 30 Ctrl+Shift+T
Lùi những dòng không phải là dòng đầu của
15 Ctrl+X đoạn văn bản ra lề 1 tab
Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)
31 Ctrl+A
16 Ctrl+C Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file
Sao chép đoạn nội dung đã chọn
32 Ctrl+F
17 Ctrl+V Tìm kiếm ký tự
Dán tài liệu
33 Ctrl+G (hoặc F5)
Nhảy đến trang số Cửa sổ MS word ở dạng Outline
34 Ctrl+H 51 Ctrl+Alt+N
Tìm kiếm và thay thế ký tự Cửa sổ MS word ở dạng Normal
35 Ctrl+K 52 Ctrl+Alt+P
Tạo liên kết (link) Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout
36 Ctrl+] 53 Ctrl+Alt+L
Tăng 1 cỡ chữ Đánh số và ký tự tự động
37 Ctrl+[ 54 Ctrl+Alt+F
Giảm 1 cỡ chữ Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang
38 Ctrl+W 55 Ctrl+Alt+D
Đóng file Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó
39 Ctrl+Q 56 Ctrl+Alt+M
Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab) Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di
chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích
40 Ctrl+Shift+>
Tăng 2 cỡ chữ 57 F4
Lặp lại lệnh vừa làm
41 Ctrl+Shift+<
Giảm 2 cỡ chữ 58 Ctrl+Alt+1
Tạo heading 1
42 Ctrl+F2
Xem hình ảnh nội dung file trước khi in 59 Ctrl+Alt+2
Tạo heading 2
43 Alt+Shift+S
Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 60 Ctrl+Alt+3
Tạo heading 3
44 Ctrl+¿ (enter)
Ngắt trang 61 Alt+F8
Mở hộp thoại Macro
45 Ctrl+Home
Về đầu file 62 Ctrl+Shift++
Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2)
46 Ctrl+End
Về cuối file 63 Ctrl++
Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2)
47 Alt+Tab
Chuyển đổi cửa sổ làm việc 64 Ctrl+Space (dấu cách)
Trở về định dạng font chữ mặc định
48 Start+D
Chuyển ra màn hình Desktop 65 Esc
Bỏ qua các hộp thoại
49 Start+E
Mở cửa sổ Internet Explore, My computer 66 Ctrl+Shift+A
Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với
50 Ctrl+Alt+O chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển)
67 Alt+F10 70 Print Screen
Phóng to màn hình (Zoom) Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị
68 Alt+F5 71 Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có

Thu nhỏ màn hình thể kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân cũng
sẽ xử lý văn bản cũng rất nhanh chóng, hiệu
69 Alt+Print Screen quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên
Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình
And Excel hot-key

F2 Sửa nội dung thông tin trong ô
Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format | Cell )
Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2)
Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2)
Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời
Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời
Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy
Alt-Enter Xuống dòng trong một ô
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter
Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter.
Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều
khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi
khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move
selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên
cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau,
bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây
bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy
dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào
từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ
liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu
nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên
phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả
Ctrl ra và ấn Enter là xong.
Phím Chức năng
Ctrl + C sao chép
Ctrl + X cắt
Ctrl + V dán
Ctrl + Z hoàn lại tác vụ vừa thực hiện.
Delete xóa
Shift + Delete xóa vĩnh viễn một đối tượng, không phục hồi được bằng cách vào thùng rác.
Ctrl + kéo thả sao chép đối tượng đang chọn
Ctrl + Shift + kéo thả tạo lối tắt cho đối tượng đang chọn
F2 đổi tên đối tượng đang chọn
Ctrl + > di chuyển con trỏ đến một điểm chèn về phía sau 1 từ
Ctrl + < di chuyển con trỏ đến một điểm chèn về trước sau 1 từ
Ctrl + mũi tên lên di chuyển con trỏ đến một điểm chèn lên trên một đoạn
Ctrl + mũi tên xuống di chuyển con trỏ đến một điểm chèn xuống dưới một đoạn
Ctrl + Shift + mũi tên chọn một khối văn bản.
Shift + mũi tên chọn các đối tượng trên màn hình Desktop, trong cửa sổ Windows, trong các phần
mềm soạn thảo
Ctrl + A chọn tất cả
F3 tìm kiếm một tập tin, thư mục.
Ctrl + O mở một đối tượng
Alt + Enter xem thuộc tính của đối tượng đang chọn
Alt + F4 đóng đối tượng đang kích hoạt, thoát chương trình đang kích hoạt
Ctrl + F4 đóng cửa sổ con trong ứng dụng đa cửa sổ như Word, Excel...
Alt + Tab chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ đang mở.
Alt + ESC Di chuyển vòng quanh theo thứ tự các đối tượng đang mở
F6 Di chuyển vòng quanh các phần tử giống nhau trong một cửa sổ hoặc trên màn hình Desktop.
F4 sổ nội dung của thanh địa chỉ trong cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer.
Shift + F10 hiển thị thực đơn tắt (thực đơn ngữ cảnh) của đối tượng đang chọn
Alt + phím cách hiển thị thực đơn hệ thống (System menu) của cửa sổ đang kích hoạt.
Ctrl + ESC hiển thị thực đơn Start
Alt + ký tự gạch chân trên thực đơn lệnh thực hiện lệnh tương ứng.
Ký tự gạch chân trong trong một thực đơn đang mở thực hiện lệnh tương ứng trong thực đơn
đang mở
F10 kích hoạt thanh thực đơn lệnh của ứng dụng đang được kích hoạt
->, <-, Up, Down di chuyển giữa các đối tượng đang chọn trong cửa sổ, giữa các nhánh lệnh trên
thanh thực đơn lệnh.
F5 cập nhật cho cửa sổ đang kích hoạt.
Backspace trở về thư mục cấp trên liền kề của thư mục hiện tại trong cửa sổ My Computer hoặc
Windows Explorer.
ESC bỏ qua tác vụ hiện tại
Giữ Shift khi bỏ đĩa CD ngăn cản việc chạy các chương trình tự động từ đĩa CD
Phím tắt trên hộp thoại
Phím tắt Chức năng
Ctrl + Tab chuyển sang thẻ kế tiếp trong hộp thoại
Ctrl + Shift + Tab chuyển về thẻ phía trước trong hộp thoại
Tab chuyển đến các phần lựa chọn, lệnh kế tiếp
Shift + Tab chuyển về các phần lựa chọn, lệnh phía trước
Alt + Ký tự gạch chân thực hiện lệnh tương ứng có ký tự gạch chân
Enter thực hiện thiết lập hoặc nút nhấn đang kích hoạt
Phím cách chọn hoặc bỏ chọn trong ô chọn (checkbox)
Mũi tên chọn một nút nếu đang ở trong một nhóm có nhiều nút chọn
F1 hiển thị phần trợ giúp
F4 hiển thị dang sách giá trị của đối tượng đang kích hoạt
Backspace trở về thư mục cấp cao hơn liền kế trong các hộp thoại lưu và mở
Phím đặc biệt trên bàn phím
Phím Chức năng
Hiển thị thanh thực đơn lệnh khởi động Start Menu.
+ D Thu nhỏ hoặc phục hồi tất cả các cửa sổ đang mở
+ E Mở cửa sổ Windows Explorer
+ F Tìm kiếm
+ L Khóa màn hình, khóa máy (Windows XP trở lên)
+ M Thu nhỏ hoặc phục hồi tất cả các cửa sổ đang mở
+ R Mở cửa sổ Run (tương ứng Start - Run)
+ U Mở trình quản lý các tiện ích - Utility Manager
+ Tab Di chuyển giữa các tiêu đề cửa sổ đang mở trên thanh tác vụ - Taskbar
+ Break Mở cửa sổ System Properties.
Print Screen Chụp màn hình.
Alt + Print Screen Chụp cửa sổ đang được kích hoạt
Cách mở hướng dẫn về phím tắt trong MS Word
nhấn Alt-F8,xuất hiện hộp Marco...

chọn dòng Word command...
Trong hộp thoại ...chọn List Command....nhấn Run..
Trong hộp thoại vừa xuất hiện chọn..Current menu and keyboard setting...OK
Vậy là ta có 1 danh sách các phím tắt...
Một số phím tắt trong Word rất hay, hi vọng mọi người thích
1-CTRL + N: Mở tài liệu mới
2-CTRL + O: Mở tài liệu đã có
3-CTRL + S: Lưu tài liệu vào đĩa hiện thời
4-F12: Lưu tài liệu với tên khác (Tương tự Save As)
5-CTRL + x: Cắt tài liệu khi bôi đen

6-CTRL + Z: Phục hồi văn bản khi xoá nhầm (Undo)
7-CTRL + V: Dán văn bản vào vị trí con trỏ
8-CTRL + C: Copy tài liệu văn bản khi bôi đen
9-CTRL + L: Căn lề văn bản về phía trái
10-CTRL + R: Căn lề văn bản về phía phải
11-CTRL + E: Căn lề văn bản ở giữa (Center)
12-CTRL + J: Căn đều hai bên
13-CTRL + 1: tạo khoảng cách đơn giữa các dòng
14-CTRL + 5: tạo khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng
15-CTRL + 2: tạo khoảng cách đôi giữa các dòng
16-CTRL + F2: Xem tài liệu trước khi in (Preview)
17-CTRL + D: Chọn font chữ
18-CTRL + A: Bôi đen toàn bộ văn bản
19-CTRL + G: Nhảy đến trang số hoặc ấn F5
20-SHIFT + F5: Nhảy đến trang cuối cùng
21-CTRL + B: Tắt/Mở chữ đậm (
22-CTRL + I: Tắt/Mở chữ nghiêng (I)
23-CTRL + U: Tắt/Mở chữ gạch chân
24-CTRL + SHIFT + H: Tắt/Mở đánh không ra chữ
25-CTRL + SHIFT + =: Đánh chỉ số trên M3, Km2, X2
26-CTRL + =: Đánh chỉ số dưới H2SO4, X2
27-CTRL + SHIFT + W: Tắt/Mở chữ gạch chân đơn
28-CTRL + SHIFT + D: Tắt/Mở chữ gạch chân kép
29-CTRL + SHIFT + K: In hoa nhỏ
30-CTRL + SHIFT + A: In hoa cả

31-CTRL + SHIFT + Z: Trở về font chữ ban đầu hoặc CTRL + phím giãn cách
32-CTRL + SHIFT + F: Đổi font chữ
33-CTRL + SHIFT + P: đổi co chữ
34-CTRL + SHIFT + >: Tăng lên một co chữ
35-CTRL + SHIFT + <: Giảm xuống một co chữ
36-CTRL + ]: Phóng to chữ khi được bôi đen
37-CTRL + [: Giảm cỡ chữ khi được bôi đen
38-CTRL + F4 hoặc CTRL + W hoặc CLOSE: Đóng tài liệu
39-ALT + F4: Thoát (Exit)
40-CTRL + Enter: Ngắt trang
41-SHIFT + Enter: Ngắt dòng
42-CTRL + ESC: Bật nút Start trong Windows
43-CTRL + F10: MỞ lớn cửa sổ tài liệu ra toàn màn hình
44-CTRL + Z: Khôi phục nhanh văn bản xoá nhầm
45-ALT + SHIFT + T: Chèn thời gian vào văn bản
46-ALT + SHIFT + D: Chèn ngày vào văn bản
Phím tắt trong Equation dùng để gõ công thức trong word
Ctrl + H: số mũ
Ctrl + L: chân
Ctrl + J: cả mũ và chân
Ctrl + F: phân số
Ctrl + /: phân số nghiêng
Ctrl + [: đóng mở ngoặc vuông
Ctrl + 9: đóng mở ngoặc tròn

Copy Format
hình cái chổi ư? hình như đó là copyformat thì phải. bạn thử dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+C để
copy định dạng sau đó dán định dạng bằng Ctrl+Shift+V.
phím tắt Word
All Caps Ctrl+Shift+A

Annotation Alt+Ctrl+M
App Maximize Alt+F10
App Restore Alt+F5
Apply Heading1 Alt+Ctrl+1
Apply List Bullet Ctrl+Shift+L
Auto Format Alt+Ctrl+K
Auto Text F3
Auto Text Alt+Ctrl+V
Bold Ctrl+B
Bold Ctrl+Shift+B
Bookmark Ctrl+Shift+F5
Browse Next Ctrl+Page Down

Browse Prev Ctrl+Page Up
Browse Sel Alt+Ctrl+Home
Cancel Esc
Center Para Ctrl+E
Change Case
Change Case Shift+F3
Char Left Extend Shift+Left
Char Right Extend Shift+Right
Clear Del
Close or Exit Alt+F4
Close Pane Alt+Shift+C
Column Break Ctrl+Shift+Return
Column Select Ctrl+Shift+F8
Copy Ctrl+C
Copy Ctrl+Insert
Copy Format Ctrl+Shift+C
Copy Text Shift+F2
Create Auto Text Alt+F3
Customize Add Menu Shortcut Alt+Ctrl+=
Customize Keyboard Shortcut Alt+Ctrl+Num +
Customize Remove Menu Shortcut Alt+Ctrl+-
Cut Ctrl+X
Cut Shift+Del
Date Field Alt+Shift+D
Delete Back Word Ctrl+Backspace
Delete Word Ctrl+Del

Distribute Para Ctrl+Shift+J
Do Field Click Alt+Shift+F9
Doc Close Ctrl+W
Doc Close Ctrl+F4
Doc Maximize Ctrl+F10
Doc Move Ctrl+F7
Doc Restore Ctrl+F5
Doc Size Ctrl+F8
Doc Split Alt+Ctrl+S
Double Underline Ctrl+Shift+D
Draw Snap to Grid
End of Column Alt+Page Down
End of Column Alt+Shift+Page Down
End of Doc Extend Ctrl+Shift+End
End of Document Ctrl+End
End of Line End
End of Line Extend Shift+End
End of Row Alt+End
End of Row Alt+Shift+End
End of Window Alt+Ctrl+Page Down
End of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+Page Down
Endnote Now Alt+Ctrl+D
Extend Selection F8
Field
Field Chars Ctrl+F9
Field Codes Alt+F9
Find Ctrl+F
Fix Broken Text
Font Ctrl+D
Font Ctrl+Shift+F
Font Size Select Ctrl+Shift+P
Footnote Now Alt+Ctrl+F
Go Back Shift+F5
Go Back Alt+Ctrl+Z
Go To Ctrl+G
Go To F5
Grow Font Ctrl+Shift+.
Grow Font One Point Ctrl+]
Hanging Indent Ctrl+T
Header Footer Link Alt+Shift+R
Help F1
HHC
Hidden Ctrl+Shift+H
Hyperlink Ctrl+K
Hyphenation
Indent Ctrl+M
Italic Ctrl+I
Italic Ctrl+Shift+I
Justify Para Ctrl+J
Language
Left Para Ctrl+L
Line Down Extend Shift+Down

Line Up Up
Line Up Extend Shift+Up
Links
List Num Field Alt+Ctrl+L
Lock Fields Ctrl+3
Lock Fields Ctrl+F11
Macro Alt+F8
Mail Merge Check Alt+Shift+K
Mail Merge Edit Data Source Alt+Shift+E
Mail Merge to Doc Alt+Shift+N
Mail Merge to Printer Alt+Shift+M
Mark Citation Alt+Shift+I

Mark Index Entry Alt+Shift+X
Mark Table of Contents Entry Alt+Shift+O
Menu Mode F10
Menu Show Reviewers
Merge Field Alt+Shift+F
Merge Revisions
Microsoft Script Editor Alt+Shift+F11
Microsoft System Info Alt+Ctrl+F1
Move Text F2
New Ctrl+N
Next Cell Tab

Next Field F11
Next Field Alt+F1
Next Misspelling Alt+F7
Next Object Alt+Down
Next Window Ctrl+F6
Next Window Alt+F6
Normal Alt+Ctrl+N
Normal Style Ctrl+Shift+N
Normal Style Alt+Shift+Clear (Num 5)
Number
Object
Office Clipboard
Office On The Web
Online Meeting
Open Ctrl+O
Open Ctrl+F12
Open Alt+Ctrl+F2
Open or Close Up Para Ctrl+0
Options
Other Pane F6
Other Pane Shift+F6
Outline Alt+Ctrl+O
Outline Collapse Alt+Shift+-
Outline Collapse Alt+Shift+Num -
Outline Demote Alt+Shift+Right
Outline Expand Alt+Shift+=
Outline Expand Alt+Shift+Num +
Outline Master
Outline Move Down Alt+Shift+Down
Outline Move Up Alt+Shift+Up
Outline Promote Alt+Shift+Left
Outline Show First Line Alt+Shift+L
Overtype Insert
Page Alt+Ctrl+P
Page Break Ctrl+Return
Page Down Page Down
Page Down Extend Shift+Page Down
Page Field Alt+Shift+P
Page Numbers
Page Up Page Up
Page Up Extend Shift+Page Up
Para Down Ctrl+Down
Para Down Extend Ctrl+Shift+Down
Para Up Ctrl+Up
Para Up Extend Ctrl+Shift+Up
Paste Ctrl+V
Paste Shift+Insert
Paste Format Ctrl+Shift+V
Prev Cell Shift+Tab

Prev Field Shift+F11
Prev Field Alt+Shift+F1
Prev Object Alt+Up
Prev Window Ctrl+Shift+F6
Prev Window Alt+Shift+F6
Print Ctrl+P
Print Ctrl+Shift+F12
Print Preview Ctrl+F2
Print Preview Alt+Ctrl+I
Proofing F7
Redo Alt+Shift+Backspace
Redo or Repeat Ctrl+Y
Redo or Repeat F4
Redo or Repeat Alt+Return
Reject All Changes in Doc
Reject All Changes Shown
Repeat Find Shift+F4
Repeat Find Alt+Ctrl+Y
Replace Ctrl+H
Reset Char Ctrl+Space
Reset Char Ctrl+Shift+Z
Reset Para Ctrl+Q
Revision Marks Toggle Ctrl+Shift+E
Right Para Ctrl+R
Save Ctrl+S
Save Shift+F12
Save Alt+Shift+F2
Save As F12
Save As Web Page
Schedule Meeting
Select All Ctrl+A
Select All Ctrl+Clear (Num 5)
Select All Ctrl+Num 5
Select Table Alt+Clear (Num 5)
Show All Ctrl+Shift+8

Show All Headings Alt+Shift+A
Show All Headings Alt+Shift+A
Show Heading1 Alt+Shift+1

Shrink Font Ctrl+Shift+,

Shrink Font One Point Ctrl+[
Shrink Selection Shift+F8
Sign Out of Passport
Small Caps Ctrl+Shift+K
Space Para1 Ctrl+1

Space Para15 Ctrl+5
Space Para2 Ctrl+2
Speech
Spike Ctrl+Shift+F3
Spike Ctrl+F3
Split
Start of Column Alt+Page Up
Start of Column Alt+Shift+Page Up
Start of Doc Extend Ctrl+Shift+Home
Start of Document Ctrl+Home
Start of Line Home
Start of Line Extend Shift+Home
Start of Row Alt+Home
Start of Row Alt+Shift+Home
Start of Window Alt+Ctrl+Page Up
Start of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+Page Up
Style Ctrl+Shift+S
Style Separator Alt+Ctrl+Return
Subscript Ctrl+=
Superscript Ctrl+Shift+=
Symbol
Symbol Font Ctrl+Shift+Q
Thesaurus Shift+F7
Time Field Alt+Shift+T
Toggle Character Code Alt+X
Toggle Field Display Shift+F9
Toggle Master Subdocs Ctrl+\
Tool Shift+F1
Toolbars
Translate Pane Alt+Shift+F7
Un Hang Ctrl+Shift+T
Un Indent Ctrl+Shift+M
Underline Ctrl+U
Underline Ctrl+Shift+U
Undo Ctrl+Z
Undo Alt+Backspace
Unlink Fields Ctrl+6
Unlink Fields Ctrl+Shift+F9
Unlock Fields Ctrl+4
Unlock Fields Ctrl+Shift+F11
Update Auto Format Alt+Ctrl+U
Update Fields F9
Update Fields Alt+Shift+U
Update Source Ctrl+Shift+F7
VBCode Alt+F11
Web Component
Web Go Back Alt+Left
Web Go Forward Alt+Right
Word Count List Ctrl+Shift+G

Word Count Recount Ctrl+Shift+R
Word Left Ctrl+Left
Word Left Extend Ctrl+Shift+Left
Word Perfect Help
Word Right Ctrl+Right
Word Right Extend Ctrl+Shift+Right
Word Underline Ctrl+Shift+W
Học 1 chút về MS Word nhé!
Phần 1
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản
và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp
bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc
tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối
với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì
bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì
nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về
phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format
Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa
có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào
thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi
con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp
chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn
chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là
xong.
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã
được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.
Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word
hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với
Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ
thấy có Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì
bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh
sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng
ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù
hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect
Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn
Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với
những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu
vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng
của đoạn dữ liệu vừa dán).
Phần 2
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong
Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là
số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools |
Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến
các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các
thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab
Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in
Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên
chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo
ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ
Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn
thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work |
Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc
nào.
Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt-
Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành
dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một
lần vào đó.
Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng
Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng
trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.
Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau
C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và
Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |
Desktop (create shortcut).
Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin
Winword.exe theo đường dẫn như trên.
Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa
sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong
trường này, click OK.
Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word
thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây
phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này
bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:
Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special.
Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode
Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời
gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím
Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về
bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden
Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ
những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.
Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich
Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại
dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn
dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.
Phần 3
Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản
như sau
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.
Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng
hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.
Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì
thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm
quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories
bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và
giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà
bạn thích.
Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi
lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.
Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa
biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp
trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các
văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy
vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm
trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.
Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản
Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện
thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect
Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong
những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra.
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu
rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn
bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản.
Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.
Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều
điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options
chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar
là xong.
Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang
hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang
bạn sẽ gọi được menu Go to.
Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột
lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi
macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn
đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi
tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ
thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.
Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ
kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn
toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào
Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ
cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp
chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.
Phần 4
Track changes - So sánh các văn bản
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở
điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn
thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính
năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn.
Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt
Ctrl-Shift-E.
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi
thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải
quyết mọi việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của
bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh
trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn
hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của
trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn
giải quyết khó khăn này.
Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho
phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ
nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt
văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
Bảo vệ văn bản của bạn
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn
hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ
Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track
changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ
được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép
người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment
– vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản
chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form
hoặc trường)
Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản
Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và
mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có
thể thay đổi mặc định.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp
chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc
định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến
thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.
Đặt font chữ mặc định
Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn
sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra
bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc
cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không,
chọn Yes là xong.
Phần 5
Tính toán trên bảng
Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn
có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.
Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm
tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có
thể sẽ làm bạn thất vọng.
Ví dụ để tính toán trên hàng
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi
bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định
dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím
F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả
bảng rồi ấn phím F9.
Tạo bảng nhanh chóng
Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột
hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như
vậy.
Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang
(-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động
tạo bảng ngay cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.
Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới
Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc
chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với
các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi
bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You
Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.
Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này
cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng
lại nhiều lần.
Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong
Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là
được.
Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường
định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save,
bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản.
Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng
template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task
pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và
nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem
trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.
Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh
sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy
danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn
bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho
hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.
Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng
Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ
cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy
bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.
Phần 6
Format chữ trong AutoCorrect
AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách tự động thay thế
từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nó còn giúp sửa những lỗi chính tả
thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thể làm được nhiều hơn thế.
Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được format - in
nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc... Chức năng này thật tiện lợi khi soạn các văn bản đặc biệt như
bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời... Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen
rồi vào menu Tools > AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type.
Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừng quên kiểm tra phần
chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trong trường hợp AutoCorrect quên không
format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi
nhấn nút Add. Giờ thì mọi chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo.
Phím tắt để gạch chân
Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím Ctrl +
Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch một đường thẳng liên
tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng chữ. Sự khác biệt nằm ở
đây!
Format toàn văn bản
Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and
Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Có rất nhiều
giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ thuật sau: Sau khi
chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and Formatting. Khi cửa sổ
Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên style > chọn Modify.
Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi click OK để lưu
lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style nhất định khi soạn
thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ format được chọn cho một
đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ thay đổi theo.
Tạo lập template yêu thích
Bạn thường xuyên dùng một số template từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần nào sử
dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình. Vậy tại sao bạn
không "hô biến" template theo ý thích rồi lưu thành "của riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ
Templates bằng cách vào menu File > New, chọn General Templates. Khi cửa sổ
Templates xuất hiện, bạn chọn template yêu thích rồi di chuột xuống phần Create New,
click chọn Template trước khi nhấn OK.
Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì bạn được
thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc "sáng tạo", bạn click
Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽ thấy Word đã thiết lập sẵn định
dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cần dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ
General trong cửa sổ Templates.
Phần 7
Microsoft Word cho phép chúng ta nhúng font chữ chung với tài liệu để đảm bảo hiển thị đúng
trên các máy tính khác. Cách thức hiện như sau:
- Vào menu File> Save as, trong mục Tools chọn chức năng Save Options.
- Xuất hiện hộp thoại Save, đánh dấu chọn mục Embed TrueType fonts rồi nhấn OK để lưu trữ tài
liệu.
Lúc này, các phông chữ cần thiết sẽ được “nhúng” vào tài liệu của bạn.
Tuy nhiên với cách làm như trên, các phông chữ cần thiết luôn được lưu trữ cùng với mọi tài liệu
của bạn, giả sử bạn có 100 tài liệu sử dụng phông chữ VNI-Viettay thì phông này sẽ được nhúng
đúng 100 lần trong 100 tài liệu đó gây lãng phí vô ích.
Có một cách khác tiết kiệm và hiệu quả hơn:
- Tạo một thư mục tên là fonts đặt cùng thư mục với tài liệu Word của bạn.
- Sao chép các phông chữ cần thiết vào thư mục fonts vừa tạo.
- Mở tài liệu Word, nhấn tổ hợp phím Alt+F11 hoặc vào menu Tools > Macro > Visual Basic
Editor để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic. Bạn nhấn đúp chuột vào mục Project
(<ten_tai_lieu_cua_ban>) > Microsoft Word Objects > This Document để mở cửa sổ soạn thảo
lệnh và nhập vào đoạn mã sau:
‘Các khai báo
Private Declare Function AddFontResource Lib “gdi32” Alias “AddFontResourceA” (ByVal

lpFileName As String) As Long
Private Declare Function RemoveFontResource Lib “gdi32” Alias “RemoveFontResourceA”

(ByVal lpFileName As String) As Long
Private Declare Function SendMessage Lib “user32” Alias “SendMessageA” (ByVal hwnd As
Long, ByVal wMsg As Long, ByVal wParam As Long, ByVal lParam As Any) As Long
Private Declare Function GetActiveWindow Lib “user32” () As Long
Private Const WM_FONTCHANGE = &H1D
‘Tự động cài đặt phông chữ khi tài liệu được mở
Private Sub Document_Open()
Dim File As String
File = Dir$(ThisDocument.Path & “\fonts\” & “*.ttf”)
Do While Len(File)
AddFontResource(ThisDocument.Path & “\fonts\” & File)
File = Dir$
Loop
SendMessage(GetActiveWindow, WM_FONTCHANGE, 0, 0)
End Sub
‘Gỡ bỏ các phông chữ khi đóng tài liệu
Private Sub Document_Close()
Dim File As String
File = Dir$(ThisDocument.Path & “\fonts\” & “*.ttf”)
Do While Len(File)
RemoveFontResource(ThisDocument.Path & “\fonts\” & File)
File = Dir$
Loop
End Sub
Lưu đoạn mã lệnh và đóng cửa sổ Microsoft Visual Basic. Đóng và mở lại tài liệu Word để các
thay đổi có hiệu lực.
Như vậy khi bạn mở tài liệu của mình trên máy tính khác, chương trình sẽ tự động cài đặt các
phông chữ trong thư mục fonts lên máy tính để bạn làm việc.
Ghi chú: Để đoạn mã lệnh trên được thực hiện, bạn phải thiết lập chế độ Security của Word là
Medium (vào menu Tools > Macro > Security, chọn thẻ Security Level và chọn mục Medium).
Khi mở tài liệu, Word sẽ hiện hộp thông báo Security Warning, bạn chọn Enable Macros để
chương trình cài đặt phông thực thi.
Bạn có thể cải tiến bằng cách viết riêng một tài liệu Word chỉ cho mục đích cài đặt phông chữ và
một tài liệu khác cho mục đích gỡ bỏ các phông chữ vừa cài.
Ưu điểm của cách làm này là tiết kiệm được dung lượng lưu trữ nếu có nhiều tài liệu sử dụng
chung một số font chữ nào đó (có ích khi bạn cần lưu trữ các tài liệu lên đĩa CD chẳng hạn) và
bạn cũng dễ dàng quản lý các font chữ hơn.
Phần 8
Trong MS Word có một trình đơn ẩn, đó là menu Work. Trình đơn này có chức năng lưu giữ
shortcut của các văn bản mà bạn thường xuyên làm việc để tiện mở ra một cách nhanh chóng.
Đầu tiên, bạn phải làm cho menu Work hiện ra trước đã: mở menu Tools > Customize. Hộp thoại
Customize xuất hiện, chọn thẻ Commands. Ở cột Categories, nhấp chọn mục Built-in Menus. Tại
cột Commands bên cạnh, kéo và thả trình đơn Work vào thanh menu của MS Word. Khi đó, bạn
sẽ có thêm menu Work.
Xong rồi đó. Từ bây giờ, khi đang làm việc với văn bản nào đó, bạn có thể thêm nó vào trình đơn
Work bằng cách vào menu Work, Add to Work Menu. Tương tự, bạn cũng làm như vậy đối với
các file văn bản mà bạn thường xuyên phải làm việc với chúng. Sau này, khi cần mở chúng ra,
bạn không cần phải dùng lệnh Open rồi tìm đến file cần thiết để mở ra nữa mà chỉ cần vào menu
Work rồi nhấp chuột để chọn là xong.
Phần 9
Thủ thuật MS Word: Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu
Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay
Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “bá o PC Wor
ldVN”...
Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là... tự
nhiên.
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options... từ giao diện soạn thảo của MS Word,
chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence
and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.
Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa.
Phần 10
In nội dung của Autotext
Muốn xem tất cả những nội dung Autotext in ra trên giấy thì có thể in ra, bạn chỉ cần
chọn menu File/ Print, trong hộp thoại Print, chọn mục Autotext Entries trong danh sách
Print What.
Kéo nội dung ra Desktop Windows
Mở tài liệu Word ra, định lại kích thớc cửa sổ Word sao cho có thể nhìn thấy được
Desktop, rồi bạn chọn một đoạn text cầnkéo ra màn hình và bấm chuột kéo nó ra Desktop
rồi thả chuột. Khi đó trên Desktop sẽ tạo cho bạn một tập tin có tên là Document Scrap.
Tắt và mở Screentip
Khi bạn đưa chuột di chuyển trên các nút của thanh công cụ, ngay bên cạnh con
trỏ chuột sẽ xuất hiện cho một khung màu vàng có chữ thể hiện cho tên của nút đó
hoặc là chức năng của nút lệnh gọi là ScreenTip. Để muốn tắt hoặc mở Screentip, bạn bấm chuột
phải vào thanh công cụ chọn Customize, chọn tab Options. Nếu mở chế độ hiển thị, bạn chọn
mục Show Screentipson Toolbars và nếu muôn hiển thị luôn phím tắt để sử dụng chức năng của
nút lệnh trên thanh công cụ thì chọn mục Show Shortcut keys in Screentips. Tắt chế độ hiển thị
Screentip thì bạn gỡ bỏ dấu chọn cho các mục trên.
Phím tắt chèn ngày và giờ
Để chèn ngày hiện hành vào nội dung văn bản, bạn nhấn Alt - Shift - D và chèn giờ hiện hành vào
nội dung văn bản bạn nhấn Alt -Shift - T.
Hiển thị đầy đú tất cả các mục trên menu của Office 2000
Trong Office 2000, bạn sẽ thấy một sự cải tiến về menu là những chức năng bạn
thường sử dụng chương trình sẽ hiện ra và những chức năng ít sử dụng sẽ ẩn đi và khi hiện ra sẽ
chìm xuống so với những chức năng thường xuyên sử dụng. Để tắt chức năng này, bạn bấm chuột
phải vào thanh công cụ, chọn mục Customi ze, chọn tab Options, bỏ chọn mục Menus show
recently use commands first
Phần 11
Tạo mới các kiểu style trong Word
Nếu ta thường sử dụng cùng một tập hợp các thuộc tính định dạng đối với các ký tự hoặc
đoạn văn bản thì chính là lúc ta cần phải xác định một kiểu style mới. Bằng cách này sẽ
tiết kiệm thời gian và giúp ta cải thiện tính ổn định của việc định dạng.
Ví dụ, nếu ta thường định dạng các nhãn Figure bằng cách áp dụng font chữ Arial cỡ 14,
dóng hàng giữa mà khoảng trống thừa bên trên đoạn văn bản, ta có thể xác định một kiểu
slyle đoạn văn bản - có thể tên là Label - có tất cả các tính chất trên. Giống như vậy, nếu
ta thường nhấn mạnh các từ bằng cách áp dụng một kích cỡ font chữ lớn hơn và màu đỏ,
ta có thể xác định một kiểu style ký tự - có thể tên là Big Red - có cả 2 tính chất trên.
Khi ta sửa một kiểu style, ta cũng có thể tạo nên một kiểu style mới bằng ví dụ hoặc bằng
hộp thoại Style.
Tạo các kiểu style đoạn văn bản bằng ví dụ

Cách dễ dàng nhất để tạo một kiểu style đoạn văn bản là bằng một ví dụ. (Tuy nhiên, ta
không thể sử dụng cách này để tạo một kiểu style ký tự). Quá trình sẽ như sau:
1. Chọn hoặc đặt điểm chèn vào trong đoạn văn bản. Ta có thể tiết kiệm thời gian nếu ta
chọn một đoạn văn bản có định dạng sẵn gần giống với định dạng mà ta muốn gán cho
kiểu style mới.
2. Trực tiếp áp dụng mọi định dạng đoạn văn bản hoặc ký tự mà ta muốn gán cho kiểu
style này bằng các phương pháp mà ta đã biết trong chương trước. Cách tốt nhất để đưa
các định dạng ký tự vào một kiểu style là áp dụng trực tiếp định dạng đó cho tất cả các
chữ trong đoạn vản bản đó.
3. Gõ một tên duy nhất cho kiểu style mới này vào trong hộp liệt kê Style trên thanh công
cụ định dạng Formatting và nhấn phím Enter.
Word sẽ bổ sung một kiểu style đoạn văn bản mới vào với các kiểu style khác được lưu
giữ trong văn bản và nó sẽ áp dụng kiểu style này cho đoạn văn bản ví dụ. Kiểu style mới
sẽ dựa trên một kiểu style mà trước đó được gán cho đoạn văn bản ví dụ đó và nó sẽ được
lưu giữ với mọi định dạng đoạn văn bản cũng như ký tự mà ta áp dụng trực tiếp đối với
đoạn văn bản ví dụ đó.
Tạo các kiểu style bằng hộp thoại Style
Mặc dù sử dụng hộp thoại Style để xác định một kiểu style không thật thuận tiện so với
sử dụng thanh công cụ định dạng Formatting, nhưng nó lại cho những lựa chọn bổ sung
sau đây:
- Ta có thể xác định một kiểu style ký tự cũng như kiểu style đoạn văn bản.
- Ta có thể chọn kiểu style trên đó kiểu style mới sẽ được hình thành.
- Ta có thể chọn kiểu style mà Word tự động gán cho một đoạn văn bản đi sau một đoạn
văn bản khác được gán một kiểu style mới.
- Ta có thể xác định một phím nóng để áp dụng nhanh kiểu style mới.
- Ta có thể sao chép kiểu style mới tới văn bản mẫu template của văn bản đó.
Dưới đây là thủ tục cơ bản để xác định một kiểu style mới bằng cách sử dụng hộp thoại
Style. Nhiều bước giống như những bước tạo một kiểu style. Bản liệt kê này nhấn mạnh
tới các khác biệt về các thủ tục;
1. Để tiết kiệm thời gian, hãy chọn - hoặc chỉ đặt điểm chèn vào bên trong - các chữ có
định dạng giống như định dạng mà ta muốn gán cho kiểu style mới. (Bước này là tuỳ
chọn).
2. Chọn lệnh Format/Style để mở hộp thoại Syle, và nháy chuột vào núm New. Word sẽ
hiển thị hộp thoại New Style.
3. Word sẽ gán kiểu style mới này một tên ví dụ như là Style 1. Để gán một tên khác, hãy
gõ nó vào hộp chữ Name. Ta có thể đưa các ký tự trống vào tên này và phải phân biệt
giữa chữ hoa và chữ thường.
4. Trong hộp liệt kê Style Type, hãy chọn hoặc đoạn văn bản Paragraph hoặc ký tự
Character để xác định dạng của kiểu style mà ta muốn xác định.
5. Word bắt đầu thiết lập kiểu style cơ sở cho kiểu style gán cho các chữ hiện đang được
lựa chọn trong văn bản. Để một kiểu style mới được dựa trên một kiểu style đã có khác -
hoặc không dựa trên bất cứ kiểu style nào khác - hãy chọn lựa chọn thích hợp trong hộp
liệt kê Based On.
6. Word bắt đầu tạo kiểu style cho đoạn văn bản tiếp theo giống như kiểu style mới. Để
nhờ Word gán một kiểu style khác cho một đoạn văn bản sau một đoạn văn bản khác với
kiểu style mới này, hãy chọn một kiểu style trong hộp liệt kê Style For Following
Paragraph. Lựa chọn này chỉ áp dụng đối với kiểu style đoạn văn bản.
7. Nếu ta muốn gán một phím nóng mà ta có thể sử dụng để áp dụng kiểu style mới này,
hãy nháy chuột vào núm Shortcut Key trong hộp thoại New Style và sau đó là thủ tục mà
ta vừa nêu trong bài Gán một kiểu style với một phím nóng.
8. Hãy chọn lựa chọn Add To Template nếu ta muốn sao chép kiểu style mới này tới văn
bản mẫu template được sử dụng để tạo nên văn bản này. Nếu ta không chọn lựa chọn này,
kiểu style này sẽ chỉ sẵn sàng đối với văn bản hiện hành.
9. Hãy chọn lựa chọn Automatically Update để nhờ Word tự động cập nhật kiểu style này
bất cứ khi nào ta áp dụng trực tiếp định dạng cho các chữ được gán kiểu style này. Lựa
chọn này chỉ áp dụng với một kiểu style đoạn văn bản.
10. Word bắt đầu gán kiểu style mới với tất cả các định dạng đã được áp dụng trực tiếp
tới phần được chọn của văn bản hiện hành. Để thay đổi bất cứ định dạng nào nêu trên,
nháy núm Format, chọn chủng loại định dạng phù hợp và nhấn vào các thiết lập ta muốn
trong hộp thoại mà Word hiển thị ra.
11. Khi ta kết thúc thay đổi đối với kiểu style này, nháy núm OK trong hộp thoại New
Style để lưu giữ các thay đổi đó như một kiểu style mới và quay về với hộp thoại Style.
Trong hộp thoại Style, nháy núm Apply để về với văn bản và áp dụng kiểu style mới đối
với phần được chọn hoặc nhấn núm Close để quay về với văn bản mà không áp dụng
kiểu style cho đoạn văn bản được chọn đó.
Học MS Excel nè!

Phần 1
Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp
cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng
nhất trong Excel.
Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter
Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím
Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của
con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới
theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng
“Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh
sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột.
Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề
nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ
thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và
hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra,
hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột
trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp
phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần
ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó
vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép
dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
Phần 2
Một trang - Một biểu đồ
Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn
in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa
chọn biểu đồ đó rồi vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng.
Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng
Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview).
Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng
cách vào File | Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và
chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem
trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều
chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn.
Tên tệp tin được in ra ở Footers
Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp
tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp
tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:
Vào View | Header and Footer hoặc File | Page Setup | Header/Footer, chọn Custom Header hoặc
Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt
tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi
nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn
chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công.
Xác nhận thông tin
Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn
khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận
thông tin trong Excel.
Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể
quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ
nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt
giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô,
một hàng một cột…
Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn
ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data | Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu
của mình rồi nhắp OK.
Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô –
hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau
đây.
Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích
rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data
Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng.
Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách
chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.
Tuỳ biến danh sách
Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính
khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính
năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.
Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn
chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong
danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng
bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell
và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách.
Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di
chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng
rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn
lại.
Phần 3
Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng
tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất.
Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào
giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công
thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng
cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều
thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers
to” là xong.
Biểu đồ tự cập nhật
Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi
khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được
giải quyết.
Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data |
List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ
sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.
Công thức đúng hay sai?
Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của
chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh
giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ
đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để
nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô
chứa công thức rồi vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.
Dấu cột hay hàng?
Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó
không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn
muốn ẩn đi rồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để hiện trở lại những hàng
hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide.
Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.
Bảo vệ bảng tính
Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng
tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…
Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng
mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool | Options | Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường
“Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK.
Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng
tính của bạn được.
Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác
nhau nữa.
Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool | Protection | Protect Sheet. Bạn nhập mật
khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo
vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa
chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ.
Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có
mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet.
Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất
định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi
trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành
Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được
phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.
Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của
bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn.
Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong
bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track
Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết.
Phần 4
Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel
Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những
đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là giữ phím <Alt> trong
khi vẽ.
Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu chưa thấy công cụ
Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn
vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật).
Bây giờ giữ phím <Alt> trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các
cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô trong bảng tính.
Chọn lọc khi chép và dán nội dung trong bảng tính Excel
Khi sử dụng bảng tính, có thể bạn phải thực hiện nhiều công việc, chẳng hạn như tính
toán, định dạng, chép, cắt, dán... trong đó việc sao chép, cắt, dán có lẽ là việc mà bạn làm
thường xuyên nhất. Nếu bạn thực hiện thao tác chép (cắt) và dán như thông thường thì
toàn bộ những gì có ở nội dung nguồn sẽ được đem qua chỗ dán vào. Nhưng đôi khi
chúng ta không cần phải dán hết mọi thứ của nội dung nguồn, chẳng hạn chỉ cần lấy kết
quả của một ô tính toán mà thôi.
Để làm được điều này, Excel cung cấp một kiểu dán đặc biệt trong menu Edit, đó là chức
năng Paste Special. Cách thực hiện chép và dán theo hình thức này như sau:
Đầu tiên, bạn hãy chép nội dung mà bạn cần dán vào chỗ khác, sau đó bấm menu Edit,
chọn Paste Special, một hộp thoại sẽ hiện ra. Tuỳ vào nội dung mà bạn cần dán, hãy chọn
một trong các nút sau:
- All: dán toàn bộ theo nội dung nguồn, bao gồm cả dạng thức, công thức nếu có.
- Formulas: chỉ dán công thức từ nội dung nguồn, nếu đó là ô chứa kết quả từ một sự tính
toán nào đó.
- Values: chỉ dán giá trị từ nội dung nguồn, đây thường là kết quả của một sự tính toán.
- Formats: dán dạng thức từ nội dung nguồn, chẳng hạn như các dạng đậm, nghiêng, gạch
đích...
- Comments: nếu nội dung nguồn có thêm ghi chú thì khi dán qua chỉ lấy phần ghi chú
mà thôi.
- Validation: dán những nội dung phù hợp trong phần dữ liệu được tính toán.
- All except borders: dán toàn bộ nhưng chỉ trừ các đường kẻ, nếu nội dung nguồn có
định dạng kẻ đường.
- Column widths: lấy độ rộng của cột có nội dung nguồn làm độ rộng cho các cột khác
khi dán vào chúng.
- Formulas and number formats: chỉ dán công thức và dạng của số từ nội dung nguồn.
- Values and number formats: dán giá trị và dạng số từ nội dung nguồn.
- Các nút trong phần Operation: nội dung khi dán sẽ thực hiện thêm một số tính toán như
cộng (Add), trừ (Subtract), nhân (Multiply) và chia (Divide).
- Skip blanks: nội dung dán vào sẽ nằm liền nhau, dù các nội dung nguồn có cách
khoảng.
- Transpose: nội dung dán vào sẽ đảo ngược thứ tự, có nghĩa từ cột-dòng sẽ thành dòng-
cột.
Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel
Bạn có một bảng tính Excel với khá nhiều dữ liệu có các kiểu chữ hoa thường lẫn lộn với
nhau, bạn muốn chuyển chúng lại thành một kiểu thống nhất. Điều này có thể thực hiện
dễ dàng nếu như bạn dùng Word (do Word có chức năng Change Case), nhưng trong
Excel thì bạn không thể làm được như thế, chỉ còn cách gõ lại các dữ liệu đó mà thôi.
Nhưng nay với ECCPUL, bạn không cần phải gõ lại nữa, chương trình sẽ tự động hoán
chuyển dùm bạn.
Trước khi cài đặt, bạn hãy đóng mọi cửa sổ Excel nào đang mở. Sau khi cài đặt xong, bạn
hãy mở lại Excel bằng cách bấm vào biểu tượng của chương trình vừa cài đặt trên
desktop. Nếu thấy thông báo Macros in this book are disabled... thì bấm OK, mở menu
Tools-Macro-Security, chọn mục Medium rồi OK, đóng Excel và chạy lại (cũng từ biểu
tượng chương trình), chọn Enable Macros để hoàn tất (bạn sẽ thấy có thêm một menu
Case).
Bây giờ bạn hãy mở bảng tính có dữ liệu cần chuyển đổi, đánh khối những dữ liệu nào
cần thực hiện hoán chuyển, sau đó bấm menu Case và chọn một trong các mục Make
Selected Cells... mà bạn muốn. Bạn lưu ý vì là bản dùng thử nên sẽ có một thông báo
hiện ra trước khi chuyển đổi, nhưng đừng lo chỉ cần bấm No là xong.
- Proper Case : Đổi ký tự đầu tiên mỗi từ thành chữ hoa.
- Upper Case : Đổi tất cả thành chữ hoa.
- Lower Case : Đổi tất cả thành chữ thường.
- Sentence Case : Đổi ký tự đầu của từ đầu tiên thành chữ hoa.
Chương trình tương thích từ Excel 2000 trở lên, tải dùng thử tại
http://www.sobolsoft.com/excelcase/download/setup.exe, dung lượng 392KB.
Phần 5
Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm
Microsoft Excel, sau đây là một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này: ( Hix , tớ
thì dốt đặc món này , siu tầm cho những ai quan tâm thui )
Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn
Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv,
fv, type, guess)).
Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE
Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.
Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp
thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di
chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà
không cần gõ toàn bộ cú pháp.
Dùng F9 để tính tạm thời
Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể
kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết
quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn,
là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn
phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại
các thay đổi.
Liên kết text box tới dữ liệu trong ô
Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text
box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.
1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo
con trỏ để tạo một text box.
2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box.
(Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.
3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ
trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.
Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.
Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng
là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn
có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các
định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn
theo các bước:
1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.
2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.
3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.
4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh
chóng.
Sử dụng Advanced Filter
Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy
chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp
vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.
Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter
Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị
lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))
Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ
nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.
Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu
Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50
và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:
=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau
Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ
tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu
trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới
của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.
Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc
Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển
Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần
(Descending) và nhắp vào OK.
Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành
Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng
sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó,
đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng
AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.
Làm vừa dữ liệu trong một trang
Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt
hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To %
Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng
biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi
các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.
Hiển thị các ô hay dùng
Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing
Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên
trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị
của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết
quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.
Tìm nhanh các ô có chứa công thức
Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu
Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa
một công thức sẽ được lựa chọn.
Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.
Bổ sung Shift nền web vào bảng tính
Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính
Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng
tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.
Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức
Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký
hiệu (&) ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1
& "Departments"), trong đó A1 chứa số 25.
Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?
Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm
hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn
Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab
Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. K �ustom Button trong Commands tới
một thanh công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt
cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại Customize. Chọn Assign Macro
từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro,
nhắp vào OK, và nhắp vào Close.
Hiển thị công thức một cách an toàn
Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl -
~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định
dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu
điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là
chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh
dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.
Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường
Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó.
Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn
muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case
Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không
giữ lại thiết đặt này.
Chuyển đổi các nhăn tới các số
Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu
trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng
các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay,
có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn
muốn chuyển đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và
nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số.
Phần 6
Tạo Macro để hiển thi tên tập tin trên Header và Footer
Khởi động Excel, chọn workbook cần in ra, chọn menu Tools, Macro, nhập tên
Macro và mục Macroname là Nameinfooter rồi nhấn nút Create. Cửa sổ VBA mở ra,
bên trong đó sẽ có sẵn cho bạn 2 dòng lệnh là :
Sub Namein-footer()
End sub
Bạn nhập tiếp dòng lệnh sau vào giữa 2 dòng lệnh trên:
Activesheet.Page
Setup.Leftfooter = Activeworkbook.Fullname
Bạn đóng cửa sổ VBA rồi lưu workbook lại.
Chọn menu Tools, Macro, bấm chọn Macro Nameinfooler rồi bấm nút Run. Khi này bạn chọn
menu File /Print Preview sẽ thấy tên tập tin hiển thị ở góc trái bên dưới trang in. Bạn có thể thay
thuộc tính Leftfooter trên câu lệnh bằng những thuộc tính sau để hiển thị ở những nơi khác nhau:
- Centerfooter: hiển thị ở giữa phía dưới trang in
- Rightfooter: hiển thị ở góc phải bên dới trang in
- Leftheader: hiển thị góc trái trên đầu trang in
- Centerleader: hiển thị ở giữa trên đầu trang in
- Rightleader: hiển thị góc phải trên đầu trang in.
Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm
Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi
rồi nhấn tổ hợp phím Alt - Shift - mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột
hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị
những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì
nhấn dấu cộng.
Để dễ dàng cho các bạn mới học word: mình có những mẹo vặt sau
đây:
- Dấu tiếng việt với chữ hoa là nguyên âm ở đầu câu hay bị lệch (thụt xuống) sau khi ta gõ
thanh Space bar:
Vào menu Tools>Autocorrect, chọn thẻ Autocorrect, bỏ chọn dòng "CorrectTwo intial
capital".
- Trang trí văn bản bằng một đoạn gạch nối gõ liên tiếp, nhưng trong world tạo ra một
đường thẳng liền nét:
Vào menu Tools>Autocorrect, cọn thẻ Autoformat, bỏ chọn dòng "hyphens (-) with dash
(_). Thực hiện tương tự với thẻ Autoformat As You Type.
- word thường tự động lặp lại những từ đã được gõ trước, dù ta chỉ mới gõ vài kí tự đầu:
Vào menu Tools>Autocorrect...,chọn thẻ Autotext, bỏ chọn dòng ShowAutocomplete
Suggestions".
- Trong word các ClipArt hoặc các hình ảnh được chèn vào văn bản chỉ thấy có khung
bao quanh mà thôi, nhưng xem trong chế độ Print Preview, lại thấy đầy đủ các ClipArt
hoặc các hình ảnh đó:
menu Tools>Option, chọn thẻ View, mục Show, bỏ chọn dòng Picture Placehoders".
Microsoft Excel 2000:Racing
Một Game đầy đủ được giấu trong phiên bản đầu tiên của Excel 2000 (Game này đã bị loại
trong SR1 và SR2).
Làm theo các bước sau đây để truy cập game đua xe giống như:SpyHunter
1.Mở Excel 2000 với một worksheet rỗng
2.Chọn File.save as Web Page
3.Trong hộp thoại Save as,chọn Selection:Sheet,đánh dấu chọn Add interactivity,và nhấn
Publish
4.Nhấn Publish trong hộp thoại Publish as Web Page
5.Đóng Excel,không lưu (save) worksheet này
6.Mở Internet Explorer
7.Chọn File.Open,dùng trình duyệt để tìm và mở tập tin mà bạn vừa cất
8.Nhấn chuột trong spreadsheet đó,và giữ <Page Down> để chuyển đến hàng 2000
9.Nhấn chuột đầu đề màu xám để chọn hàng 2000
10.Dùng <Tab> để chuyển con trỏ ngăn hoạt động đến ô WC2000
11.Ấn giữ <Ctrl>-<Alt>-<Shift> và nhấn chuột vào logo Office ở góc bên trái
12.Xin chúc mừng bạn! Dùng phím mũi tên để lái hướng,thanh space để bắn,0 để thả xuống
một vũng dầu,H để bật sáng các đèn trước,và Esc để ngừng chơi.
Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong Word thì dễ
nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện ngay cả trong VBA.
Đúng vậy, bạn không thể dán hình ảnh lên header hay footer của Excel. Hộp đối thoại không
chấp nhận bất cứ thứ gì ngoài văn bản. Nhưng Print Title của Excel có thể giải quyết được
một nửa vấn đề bạn nêu. Print Title cho phép bạn lặp lại những dòng đã thiết kế ở đầu hay ở
lề trái mỗi trang in. Bất cứ thứ gì bạn đặt trong những dòng này, gồm cả hình ảnh sẽ xuất hiện
trên mỗi trang.
Để vào Print Title Setting, chọn Page Setup từ File menu và nhấn trang Sheet. Vào hộp đối
thoại Row to Repeat at top. Sau đó bạn có thể chọn hoặc gõ vào số dòng cho thích hợp. Ví dụ
để chỉ những dòng từ 1 đến 9 ta gõ vào $1:$9.
Bạn có thể kết hợp Print Title với những header thông thường. Nếu bạn đặt lề trên (top
margin) dù nhỏ, title và header có thể chồng lấp lên nhau. Để thay đổi lề trên, chỉ cần trỏ tới
Top Margin trong hộp đối thoại Page Setup.
Rất tiếc rằng không có cách nào để lặp lại hình ảnh tự động ở đáy mỗi trang.
Thêm Powerpoint nữa, cố lên!
Giấu slide
Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide
thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này
khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra
lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó.
Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu đi rồi vào Slide
Show | Hide Slide.
Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ dàng
truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có
nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến
slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn
và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác nhau).
Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn bằng cách
vào Slide Show | Action Settings.
Căn chỉnh đối tượng
Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không
cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các
sau đây.
Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối
tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay
trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau
đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra.
Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau
Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi
slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây.
Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn
Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền
thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn Apply.
Bạn đã được như ý muốn.
Di chuyển đối tượng chính xác hơn
Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính
xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng
bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối
tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển
Trình diễn từng slide riêng biệt
Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem trước xem slide
đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng tính năng xem trước của
PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy
hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn
đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn
hãy click chuột phải và chọn End Show.
Khai thác các tính năng tuyệt vời của MS PowerPoint
Trong Microsoft Powerpoint có chức năng tạo hai màn hình khi báo cáo thuận lợi hơn cho người
dùng: một màn hình hiển thị nội dung các đề mục và một màn hình báo cáo nội dung chi tiết hơn.
Chức năng này chỉ có trên các máy tính xách tay có màn hình LCD và một cổng VGA nối với
máy chiếu.
1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint
Các bước thiết lập như sau
Bước 1: bạn nhấn chuột phải trên màn hình desktop chọn Properties/ chọn thẻ settings
Trong hộp thoại này bạn thấy xuất hiện hai màn hình 1 và 2
Trường hợp bạn chỉ thấy một màn hình thì phải cài đặt lại driver và các phần mềm tiện ích đi kèm
cho phần điều khiển màn hình laptop của bạn
Bạn Extend my Windows desktop into thisο chọn màn hình số 2: đánh dấu check vào mục
monitor.
Bước 2: Vào trong chương trình PPT bạn chọn mục Slide Show / Setup Slide show
Bạn chọn mục Show presenter view / bạn chọn màn hình Monitor 2 cho bàn hình trình chiếu hoặc
chọn Primary màn hình desktop của bạn đang sử dụng. Bấm OK.
Bước 3: Soạn các chi tiết cho trang báo cáo của bạn: vào mục View / Notes page
Bạn nhập các nội dung cần hỗ trợ cho các trang báo cáo của bạn.
Bước 4: Trình chiếu: bạn bấm nút F5 hoặc Slide Show thì màn hình chiếu ra ngoài sẽ là trang
chính ở giữa các thông tin khác không hiện lên bạn nhìn vào máy tính có các chú thích bên dưới
trang hỗ trợ cho bạn nói nhiều hơn những gì có trên màn ảnh rộng.
Lưu ý: khi thiết lập chế độ nhhiều màn hình (multimonitor) khi bạn nối máy chiếu vào máy
laptop của bạn chỉ thấy được ảnh nền của màn hình desktop, nhưng khi trình chiếu thì có đầy đủ
thông tin bạn cần.
2. Tạo nhiều hình nền trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT)
Mặc định chương trình PPT có hai màn hình nền là trang đầu tiên và màn hình các trang kế tiếp.
Để tăng sự hấp dẫn của bài báo cáo đôi khi chúng ta cần tạo cho mỗi chương một hình nền hoặc
các slide có các hình nền tùy ý, cách thực hiện như sau:
Bước 1: Trong màn hình soạn thảo PP bấm vào menu View/ Master /Slide Master
Thấy xuất hiện 1 màn hình nhỏ ở bên trái màn hình đó là màn hình slide Master (màn hình nền
của trang, màn hình này có chứa các định dạng font, màu, nền cho toàn bộ báo cáo) nếu bạn đã
chọn một kiểu trang trí nào đó rồi thì ở đây xuất hiện 2 màn hình nhỏ, 1 của trang nhất và 1 của
các trang tiếp theo.
Bước 2: Bấm vào nút New slide master hoặc vào menu Insert/ New slide master
Bạn có thêm một màn hình nền mới và ở đây chúng ta chèn hình hoặc trang trí tùy ý. Bạn có thể
tạo nhiều trang slide master ở mục này. Xong bạn bấm vào nút Close Master view
Bước 3: Áp dụng các trang nền đã tạo cho các màn hình nội dung của bạn: Chọn menu
Format/Slide design
Bên màn hình bên trái phía trên các mẫu định dạng của máy có các trang mẫu định dạng mới mà
bạn đã tạo sẵn, bạn chọn khối các trang slide cần định dạng (bên phải) và bấm mouse phải vào
màn hình định dạng bến trái chọn Apply to Selected Slides
3. Di chuyển nhanh đến các trang cần báo cáo hoặc các hình, film minh
họa.
Trong một bài báo cáo cần đến các dữ liệu liên quan có trên máy tính của bạn hoặc trên mạng
internet bạn có thể dùng chức năng hyperlink để di chuyển nhanh đến phần tham khảo đó bằng
một cái bấm chuột.
a. Di chuyển nhanh đến trang slide trong cùng một file.
- Bạn chọn khối đoạn văn bản hoặc hình cần tham chiếu vào menu Insert /Hypert link – hộp thoại
Hypert Link xuất hiện.
- Bấm vào nút Bookmask bên phải hộp thoại trên hộp thoại mới xuất hiện tất cả các trang bạn đã
soạn bạn chọn vào một trang nào cân liên kết đến, bấm OK
- Một các khác bạn tạo một số nút trên trang màn hình slide master như : Đi đến trang kế NEXT,
trang trước Previous, hoặc trang mục lục bạn vào mục View/master /Slide Master – sau đó chọn
Slide show/ Action Button bạn chọn các nút lệnh có sẵn và chèn vào trang nền ấn định các lệnh
như trên cho các nút.
b. Tham khảo nhanh đến file hoặc đường dẫn trên mạng.
- Bạn chọn khối văn bản hoặc hình và bấm vào Insert/Hypert link, Bấm vào danh mục các ổ đĩa
trong lục Look in chọn đĩa, bấm đôi chuột vào các folder để chọn file có trong máy tính của bạn.
Bấm OK. Nếu là đường dẫn trên mạng thì bạn mở chương trình xem trang web lên – truy cập đến
trang cần tham khảo, chọn khối copy đường dẫn trên dòng Address của màn hình trang web đang
xem đem dán vào dòng Address trong hộp thoại Hypert Link và bấm OK. Bạn bấm nút Slide
show góc dưới bên trái màn hình kiểm tra xem đường dẫn đúng không bằng cách bấm chuột vào
dòng liên kết trên màn hình.
- Lưu ý: trong khi soạn thảo các slide có liên kết đến trang trên mạng internet và trình chiếu nơi
không có mạng sẽ bị lỗi, trong khi xem trang web bạn chọn đến mục Favorites/Add to Favorites
đánh dấu vào mục Make Available offline, chờ cho máy tải toàn bộ trang web xuống máy tính
của bạn xong bạn vào menu File dánh dấu chọn mục Work Offline, bây giờ bạn đem máy đến nơi
cần trình chiếu mở file PPT lên và sử dụng như khi có nối mạng Internet.
Chức năng này bạn có thể liên kết đến film MP4, AVI, hoặc file nhạc MP3, MIDI, WMA… trên
máy của bạn rất nhanh.
Phím F4 có gì mà hay ta?
Khi bạn đối mặt với một loạt các hình, bảng... cần phải chỉnh sửa để có kích cỡ định dạng giống
nhau: bạn phải chỉnh từng hỉnh 1? mệt lắm
phím F4 có chức năng lặp lại một lệnh mà bạn vừa thực hiện
vì vậy khi đối mặt với một loạt các hình cần chỉnh sửa bạn sửa 1 hình đầu và kích vào lần lượt
các hình sau, bay giờ bạn chỉ kích chuột và F4 thật đơn giản
Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ?
Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao
tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng
những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ của Word làm giúp bạn?
Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong Word:
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc với macro
mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.
Để sử dụng macro, hãy nhấn chuột vào Tools ->Macros -> Record new macro và sau đó đặt tên
macro này là AutoOpen, hãy chú ý trường Store In field luôn nằm trong Normal.dot. Hãy bỏ qua
các lựa chọn để gán macro này cho các phím tắt và menu, bởi macro AutoOpen sẽ được thiết kế
để chạy tự động khi mở một tập tin mới.
Lúc này chế độ ghi macro đang kích hoạt , hãy làm những với những thao tác lặp lại khi mở một
tài liệu mới.Sau khi đã hoàn thành xong, hãy nhấn nút dừng (Stop). Bây giờ, sử dụng Tools-
>Macro-> Visual Basic Editor, sao chép toàn bộ AutoOpen và dán nó vào dòng cao nhất trong
cửa sổ code ở bên tay phải, và đổi tên bản sao chép này thành AutoNew, lúc đó các thiết lập sẽ tự
động chạy khi tạo tài liệu mới.
Sửa đổi định dạng tài liệu
Những người sử dụng mới làm quen với Word thường sử dụng template (mẫu) Normal.dot để
chỉnh sửa những định dạng văn bản cho riêng mình. Rất nhiều thay đổi được thay đổi vĩnh viễn
bằng cách sử dụng Default và Add to Template trong hầu hết các khung định dạng, nhưng trong
một lúc nào đó người sử dụng muốn chỉnh sửa Normal.dot trực tiếp. Để tìm tập tin này, hãy tìm
kiếm trong mục Templates chẳng hạn: C:\Documents and Settings\yourusername\Application
Data\Microsoft\Templates. Tên đường dẫn này có thể khác phụ thuộc vào đường dẫn và ổ đĩa cài
đặt Windows.
Tránh cảnh báo phiền phức
Macro là một biểu tượng, tên, hoặc các kí tự nào đó được biểu diễn cho một danh sách các lệnh,
hoặc các hoạt động và phím tắt. Rất nhiều chương trình sử dụng macro và tạo ra các macro nhằm
loại bỏ những hoạt động, thao tác lặp lại trong quá trình sử dụng. Macro được hỗ trợ rất tốt từ
trong bộ Office của Microsoft, đặc biệt là Word.
Sau khi đã tạo được các macro mà bạn lưu trong các tài liệu hoặc các template, Word sẽ luôn đưa
ra lời cảnh báo mỗi lần mở tài liệu. Để loại bỏ cảnh báo phiền phức, hãy tạo một chữ kí số (digital
signature) sẽ giúp Word "tin tưởng" macro này hơn.
Sử dụng Start ->Run và nhập vào đường dẫn nơi cài đặt bộ Office. Ví dụ: C:\Program
Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 nếu sử dụng Office XP). Tiếp đó, hãy tìm tới tập tin
Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp vào tập tin
này. Nếu không tìm thấy tập tin Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử
dụng, làm theo những chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word,
mở tài liệu sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung
Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn Choose.., và lựa
chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu hộp cảnh báo về bảo mật xuất
hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những
bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của bạn, hãy lựa
chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi sử dụng trên máy khác.
Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ người sử
dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình ảnh quảng cáo và
những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và sử dụng Unformatted Text
mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều
là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros-> Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard..., rồi kéo xuống danh sách Categories trong
Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ tới Press New Shortcut
Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý mình), và nhấn vào Assign và Close.
Từ bây giờ bạn chỉ cần nhấn Shift-Alt-V dán để dán đoạn văn bản chưa định dạng vào Word
nhanh chóng và đơn giản.
Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản
Đoạn văn bản được dán vào trong Word từ email hoặc trang Web có dấu ngắt dòng (hoặc các kí
tự như ^, >> ..), dĩ nhiên là bạn muốn loại bỏ những kí tự, này khỏi văn bản. Hãy sử dụng Edit
->Replace, để loại bỏ bằng cách gõ ^l ( gõ dấu ^ và chữ 'L' thường) trong trường Find What, và
gõ dấu cách (spacebar) vào trường Replace. Tiếp đó, chọn Replace All. Cuối cùng, khi Word hỏi
có muốn tiếp tục thay thế toàn bộ văn bản không thì chọn No.
Bạn cũng có thể ghi lại những bước trên thành một macro. Sau khi đã ghi lại, hãy chỉnh sửa đoạn
macro này để Word sẽ không hỏi lại nếu bạn có muốn thay thế toàn bộ tài liệu hay không. Tìm
dòng .Warp=wdFind-Ask và thay đổi thành .Warp=wdFindStop.
Sử dụng menu Work
Sử dụng danh sách các tài liệu thường dùng (recent documents) trong menu File của Word sẽ
nhanh hơn rất nhiều. Tuy nhiên, những danh sách này chỉ liệt kê 9 tập tin thường sử dụng mới
gần nhất (mặc định chỉ có 4). Để chỉnh sửa con số này hãy lựa Tools ->Options, ở trong thẻ
General. Nhưng điều này cũng không đảm bảo là tập tin thường mở có thuộc danh sách này hay
không. Hãy sử dụng thêm menu Work từ Tools-> Customize, lựa chọn thẻ Command, và tới mục
Categories và tới danh sách Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên
hàng có các menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu Work và chọn
Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu, hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và
chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần tới Work và chọn tài liệu.
Thủ thuật làm việc với những tài liệu dài
Bạn thường xuyên phải làm việc các tài liệu Word dài vài chục, thậm chí vài trăm trang. Nhu cầu
phát sinh là làm thế nào để lần đọc sau có thể đến ngay được chỗ đoạn văn bản đang đọc dở dang
ở lần đọc trước đó mà không phải kéo thanh cuộn để diệt qua từng trang. Xin cung cấp một vài
mẹo nhỏ.
Cách 1: Đặt con trỏ tại chỗ cần đánh dấu, chọn Insert/Bookmark. Hộp thoại Bookmark hiện ra,
bạn gõ một chữ hay một từ gì đó vào mục Bookmark name (Lưu ý: không bắt đầu được bằng một
kí số) rồi bấm vào nút Add. Sau đó, Bấm Ctrl + S để lưu tài liệu. Lần đọc sau, mở tài liệu ra, vào
menu Edit/Goto (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + G). Hộp thoại Goto hiện ra, bạn bấm chọn dòng
Bookmark trong mục Go to what, rồi chọn tên Bookmark cần đến trong mục Enter bookmark
name. Cuối cùng, bấm nút Go to và nút Close để kết thúc.
Cách 2: Đòi hỏi bạn phải nhớ số trang đang xem dở dang. Ở lần đọc sau, bạn dùng lệnh Go to để
đi đến trang đang đọc dở dang trước đó: Vào menu Edit/Goto (hoặc Ctrl + G), bấm chọn dòng
Page trong mục Go to what, gõ vào số trang cần đến trong mục Enter page number. Bấm nút
Close để kết thúc.
Cách 3: Tại chỗ đang đọc dở dang, bạn gõ một từ hay một chữ gì đó thật đặc biệt và dễ nhớ (dễ
nhất là gõ abc), bấm Ctrl + S để lưu tài liệu. Ở lần đọc sau, để đến chỗ đánh dấu: Chọn menu
Edit/Find (hoặc bấm Ctrl+F), rồi gõ từ đã đánh dấu (abc) vào hộp thoại Find, bấm nút Find next
để tìm. Ngay lập tức, bạn sẽ đến được nơi đọc dở dang hôm trước
Mail Merge số liệu giữa Word và Excel

Mình hay phải làm Exel để tính toán và chèn số liệu sang Word để "trình báo"
Gần đây có một số công việc nhàm chán là nội dung trình báo chẳng thay đổi gì cả mà chỉ thay đổi số liệu
nên đã dùng Mail Merge để giảm công việc
Tuy vậy, lại bị một việc là các công thức trong Excel tính toán luôn cho kết quả lẻ (nhiều hơn 2 số sau dấu
thập phân) nên khi Merge vào Word ko thể hiện được kểt quả như ý muốn (lấy sau hàng thập phân 2 số) và
không thể hiện được dấu ngăn cách hàng ngàn mà luôn cho một dãy số dài dằng dặc.
Vậy có bác nào giúp mình được không
Chào Bạn,
Về vấn đề này tôi đã từng làm và muốn cùng share với bạn. Nếu bạn đang dùng Office XP thì làm như thế
này.
1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương
ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /...
2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào
3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...
4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.
5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...
6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.
7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ
đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).
8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$.
(nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data
contains column headers
9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì
chọn tất. Nhấp OK
10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next:
write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu.
11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.
12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert
Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field.
Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.
13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên
đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane.
Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.
14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit
individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn
bộ danh sách đã làm.
Next idea
Đối với office XP trở về sau, cho phép nhiều khối (vùng) dữ liệu được đặt nhiều tên tương ứng, và bạn khi
chọn file chỉ cần chọn tên vùng đã được đặt là được. Tuy nhiên, trên trang văn bản chính là Word, bạn nên
chọn nút "abc" trên thanh công cụ mail merge để hiển thị những record bạn cần in thôi, trường hợp bạn
muốn in tất tần tật thì chọn nút "Merge" thì nó sẽ cho bạn một file mới và bạn có thể lưu file này.
Có một điều bạn nên chú ý đến các dữ liệu kiểu số như number, date,...thì cái này hơi phiền bạn ạ, mà tôi
không biết tại sao; tôi đã hỏi nhiều người nhưng có lúc được lúc không.
Riêng trường hợp này, bạn có thể thiết kế file "lần đầu" trên Excel 2000, sau đó lưu lại trên Excel XP trở về
sau, rồi bạn tiến hành như các bước đã hướng dẫn ở trên, bạn sẽ được các con số hiển thị trên word như
25.000.000 thay vì 25000000 (khó coi đúng không).
Chúc bạn thành công.
Next idea
Có 2 cách làm như sau:
1. Gõ trực tiếp: {=tên field\#"#,###,###"}
2. Bạn click chuột phải, chọn edit field.

Ở hộp thoại field name chọn formular.
Click nút fomular bên tay phải.
Ở hộp thoại formular, bạn gõ =tên field
Ở hộp thoại number format, bạn gõ: #,###,###
Click ok là xong.
3.Bạn cũng có thể thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.
Vd: {=lcb\#"#,###,###vnđ"} --> 900,000vnđ
Next idea
Ngoài ra có thêm một cách bạn chọn thêm một cột trong file excel, sau đó sử dụng hàm làm tròn để cắt bớt
số thập phân theo ý muốn. VD: bạn có một ô chứa kết quả VD D2 chẳng hạn, bạn làm thêm cột E2 và đặt
công thức (=round(E2,2) rồi fill down cả cột theo công thức trên, sau đó sử dụng cột E để đưa kết quả thay
cho cột D bạn sẽ có kết quả như ý.
Next idea
Tôi xin bổ sung thêm một dạng sau khi làm hàm Round xong bạn nên chuyển đổi dữ liệu từ dạng numberic
thành text thì sẽ an toàn hơn. VD tại ô E2 có dữ liệu ta sẽ chuyển đổi dạng text như sau:
(=text(E2,"#.##0,00_);(#.##0,00)'') . Sau đó bạn sẽ thấy kết quả hiện thị lên trên word ưng ý. Chúc bạn
thành công
Đóng "mộc" cho tập tin văn bản
Khi soạn một văn bản Word và gửi cho mọi người, bạn
muốn để lại "dấu ấn" tác quyền, hãy sử dụng công cụ
“đóng mộc” cho tập tin văn bản. Mọi thứ đã có sẵn trong
MS Word, chỉ cần vài thao tác đơn giản để thực hiện.
Trước tiên, bạn mở văn bản MS Word của mình lên, vào
Format > Background > Printed Watermark...
Trong cửa sổ Printed Watermark, nếu muốn “đóng mộc”

lên file bằng một bức ảnh, hãy chọn Picture watermark. Nhấn phím Select Picture rồi
chọn tấm ảnh mà bạn muốn đưa vào file văn bản của mình. Sau đó, nếu muốn tấm ảnh
của bạn chỉ hiển thị “lờ mờ” trong file- hãy chọn Washout, nếu muốn tấm ảnh hiện rõ
ràng trong file- không chọn Washout.
Mục Scale hỗ trợ bạn điều chỉnh kích thước bức ảnh, chọn Auto để MS Word tự động
chọn một kích thước ngẫu nhiên, ngoài ra bạn cũng có thể chọn các kiểu phóng to- thu
nhỏ ảnh từ 50%-500%. Nhấn OK để tạo “mộc” cho ảnh. Hãy dùng cách này để đưa Logo
công ty, chữ kí cá nhân, hay bất kì hình ảnh nào để thông báo cho mọi người biết là chủ
sở hữu của file MS Word là...bạn.
Nếu không muốn đưa hình ảnh, bạn cũng có thể đưa địa chỉ email, tên công ty, tên bạn
hay bất kì thông điệp riêng tư nào để làm “mộc” cho ảnh. Lúc đó, hãy đánh chọn Text
watermark. Dòng, Text- bạn viết thông điệp của mình vào, dòng Font- bạn chọn kiểu font
cho chữ, Size- để chọn kích thước cho chữ, Color- chọn loại màu cho chữ.
Nếu muốn chữ hiện “lờ mờ”- bạn đánh chọn mục Semitransparent, nếu muốn chữ hiện rõ
ràng- không chọn mục Semitransparent. Muốn chữ nằm nghiêng- bạn chọn Diagonal, nếu
muốn chữ nằm ngang- bạn chọn Horizontal. Nhấn OK để xác nhận chọn lựa.
Bây giờ bạn hãy mở các tài liệu của mình lên rồi thực hành “đóng mộc” cho nó ngay đi!
Theo mặc định trong MS Word, thì chữ hay hình của bạn sẽ được đặt “đại” ở một chỗ
nào đó mà MS Word “thích”, nếu bạn muốn di chuyển chúng đến vị trí mình muốn, vào
View > Header and Footer, sau đó nhấn giữ chuột phải rồi di chuyển ảnh hay chữ đến vị
trị bạn muốn. Cuối cùng nhấn Close để xác nhận vị trí.
Theo tuoitre
Phím tắt
Shift + F3 : thay đổi giữa các kiểu chữ thường, in hoa toàn bộ, in hoa mỗi chữ cái đầu.
Ctrl + Shift + C : sao chép định dạng.
Ctrl + Shift + V : áp dụng định dạng đã sao chép.
Ctrl + = : tạo chữ Subscript (Vd: H2O)
Ctrl + Shift + = : tạo chữ Superscript (Vd: a2)
Ctrl + ] : tăng kích cỡ phông lên một đơn vị.
Ctrl + [ : giảm kích cỡ phông xuống một đơn vị.
Ctrl + Y : lặp lại thao tác trước đó.
F12: Save As
Ctrl + Alt + 1 : áp dụng định dạng cấp 1
Ctrl + Alt + K : tự động định dạng cho khối văn bản đã chọn
Ctrl + Shift + N : áp dụng định dạng Normal
Trong Excel:
Phím tắt Ý nghĩa

Enter Cài dữ liệu vào ô, di chuyển xuống dưới
ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm
Alt+Enter Bắt đầu dòng mới trong ô
Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn
Delete Xóa ký tự bên phải hoặc vùng chọn
Ctrl+Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng
Phím mũi tên Di chuyển lên xuống hoặc qua lại một ký tự
Home Chuyển về đầu dòng
Ctrl+D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới
Ctrl+R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải
Shift+Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn
Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua phải vùng chọn
Shift+Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chưyển qua trái vùng chọn
Phím tắt Ý nghĩa

= Bắt đầu một công thức
F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
Backspace Xoá ký tự bên trái trong ô đang hiệu chỉnh
Ctrl+F3 Đặt tên cho vùng chọn
F3 Dán một tên đã đặt trong công thức
F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở
Shift+F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành
Alt+= Chèn công thức AutoSum
Ctrl+; Cập nhật ngày tháng
Ctrl+Shift+: Nhập thời gian
Ctrl+K Chèn một Hyperlink
Ctrl+Shift+” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+’ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành
Ctrl+A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức
Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức
Định dạng dữ liệu
Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format
Ctrl+Shift+~ Định dạng số kiểu General
Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)
Ctrl+Shift+^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm
Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân
Ctrl+Shift+& Thêm đường viền ngoài
Ctrl+Shift+ - Bỏ đường viền
Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm
Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng
Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch dưới
Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa
Ctrl+9 Ẩn dòng
Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn

6495 Cac Thu Thuat Voi Office

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

6495 Cac Thu Thuat Voi Office

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Tài liệu biên tập riêng cho nhimxulong1982, cố lên!

Phím tắt trong Windows...................................................................................................5

Phóng to hay thu nhỏ....................................................................................................................23

Định dạng nhanh chóng................................................................................................................23

Xuống dòng không tạo chỉ mục...................................................................................................24

Các Smart Tags............................................................................................................................24

Sử dụng lệnh Paste Special..........................................................................................................26

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng................................................................................................26

Xoá thông tin cá nhân...................................................................................................................26

Máy tính có sẵn trong Word.........................................................................................................27

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes.......................................................................27

Status Bar có gì cho bạn?.............................................................................................................28

Tuỳ biến AutoText.......................................................................................................................28

Split – So sánh nhiều phần của văn bản.......................................................................................29

Bảo vệ văn bản của bạn................................................................................................................29

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản...........................................................................30

Đặt font chữ mặc định..................................................................................................................30

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước.............................................................................................31

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files................................................................................32

Format toàn văn bản.....................................................................................................................33

Tạo lập template yêu thích...........................................................................................................33

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter..................................................................40

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng................................................................................40

Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng ..................................................................................................41

Xác nhận thông tin.......................................................................................................................41

Tuỳ biến danh sách.......................................................................................................................42

Biểu đồ tự cập nhật.......................................................................................................................43

Công thức đúng hay sai?..............................................................................................................43

Dấu cột hay hàng?........................................................................................................................43

Hiển thị đối số của các hàm.........................................................................................................47

Tham chiếu các hàm.....................................................................................................................47

Dùng F9 để tính tạm thời.............................................................................................................47

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô.............................................................................................47

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô............................................................................................48

Sử dụng Advanced Filter .............................................................................................................48

Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter.......................................................48

Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu..........................................................................................48

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau..................................................................................49

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc.............................................................................................49

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành.................................................................................49

Làm vừa dữ liệu trong một trang..................................................................................................49

Hiển thị các ô hay dùng................................................................................................................49

Tìm nhanh các ô có chứa công thức.............................................................................................49

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính...........................................................................................50

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức..............................................................50

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?..........................................................................50

Hiển thị công thức một cách an toàn............................................................................................50

Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường.........................................................................................50

Chuyển đổi các nhăn tới các số....................................................................................................51

Microsoft Excel 2000:Racing

Căn chỉnh đối tượng.....................................................................................................................53

Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau...............................................................................................54

Di chuyển đối tượng chính xác hơn.............................................................................................54

Trình diễn từng slide riêng biệt....................................................................................................54

1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint.............................................................54

Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày...............................................................................57

Tránh cảnh báo phiền phức .........................................................................................................57

Dán văn bản không chứa định dạng.............................................................................................58

Sử dụng menu Work ....................................................................................................................59

General Keyboard-Only Commands

• F1: Starts Windows Help

Shell Objects and General Folder/Windows Explorer Shortcuts

For a selected object