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Registro de Calidad CM-RC08-POT-7.

0-01 REVISIN 03

AUDITORA No.: CM/AUD05/10


TOTAL DE OBSERVACIONES: 4

INFORME DE LA AUDITORA PRACTICADA A LA DIRECCIN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONES 2009 - 2010

CONTENIDO
I SNTESIS INFORMATIVA ................................................................................................. 3

II OBJETIVO Y ALCANCE DE LA REVISIN ....................................................................... 4 III DICTAMEN ....................................................................................................................... 5 IV INFORME DE LA AUDITORA PRACTICADA A LA DIRECCIN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONES 2009............................... 6

1. ASPECTO ADMINISTRATIVO........................................................................................... 6 1.1. CONTROL INTERNO ................................................................................................. 6 2. RECURSOS MATERIALES ............................................................................................... 7 2.1. LICENCIAS DE SOFTWARE ...................................................................................... 7 3. CONTRATOS .................................................................................................................... 8

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SNTESIS INFORMATIVA
Len, Guanajuato a 23 de Noviembre de 2010

Practicamos auditora a la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, adscrita a la Direccin de Desarrollo Institucional por los ejercicios 2009 y 2010, con el propsito de evaluar los controles internos respecto al procedimiento de atencin de la adquisicin de licencias de software y cumplimiento de contratos en relacin a los lineamientos y normatividad correspondiente, procediendo a revisar los siguientes rubros: 1. 2. 3. 4. Aspecto Administrativo Recursos Materiales Aspecto Presupuestal Contratos

Derivado del anlisis anterior se desprendieron las siguientes irregularidades: ASPECTO ADMINISTRATIVO o No se encuentra documentado en el Manual de Polticas y procedimientos el proceso para la emisin de opinin Tcnica para la contratacin de proveedores en materia de Tecnologas de informacin y Comunicaciones. o Falta supervisin adecuada respecto al seguimiento de la implementacin y funcionamiento de las licencias de software. RECURSOS MATERIALES Equipo. o No estn actualizados los resguardos de las licencias de software. CONTRATOS o No proporcionaron evidencia documental de la opinin tcnica por la adquisicin de licencias o La falta de supervisin adecuada de la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones ha ocasionado incumplimiento de obligaciones de los contratos porparte de los prestadores de servicios.

_______________________________________ C.P. JOS CRUZ HERNNDEZ MORENO CONTRALOR MUNICIPAL

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II OBJETIVO Y ALCANCE DE LA REVISIN


Para dar cumplimiento al programa de auditora formulado por esta Contralora Municipal, se practic la presente revisin a la Direccin Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, por el ejercicio 2009 y enero - febrero 2010, con el propsito de verificar las funciones administrativas que desarrolla la unidad auditada, adems de la existencia de polticas, criterios y lineamientos que regulen las operaciones correspondientes, formulando recomendaciones que coadyuven a promover la eficiencia en el manejo de los recursos materiales, financieros y humanos que integran la Dependencia revisada. Los rubros analizados fueron los siguientes: 1. Aspecto Administrativo 1.1 Control Interno 1.2 Funciones de la Direccin Recursos Materiales 2.1 Licencias de Software Contratos 3.1 Revisin del cumplimiento de la clausulas establecidas.

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III DICTAMEN
Len, Guanajuato a 24 de Enero de 2011.

En nuestra revisin aplicamos Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditora sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener evidencias suficientes que sustenten razonablemente el presente informe. Para cumplir con lo anterior, se aplicaron pruebas a los controles internos, verificacin fsica de Licencias de Software y cumplimiento de clusulas en contratos, adems de haber aplicado cuestionarios, as como otros procedimientos de auditora que consideramos necesarios en las circunstancias. En el anlisis efectuado, observamos deficiencia en el control interno ya que no se encuentra documentado el proceso en donde intervine la Direccin para emitir una Opinin Tcnica en la contratacin de proveedores, provocando negociaciones con empresas que no contaban con capacidad suficiente para prestar el servicio. Incumplimiento de algunas de las clusulas de los contratos, falta de elaboracin de resguardos individuales de las Licencias de Software del rea auditada. Por lo anterior es necesario que se establezca una coordinacin adecuada entre la Direccin de tecnologas de la informacin y la Direccin de Control de Bienes para definir criterios de evaluacin y seguimiento de las contrataciones para la adquisicin de licencias de software, as como su resguardo correspondiente. Esta Contralora Municipal tiene implementado un sistema de seguimiento a las recomendaciones derivadas de la Auditora, el cual procederemos a efectuar una vez que se aclaren las correspondientes observaciones y se nos informe sobre las acciones correctivas que se realicen.

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IV INFORME DE LA AUDITORA PRACTICADA A LA DIRECCIN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIONES 2009


1. ASPECTO ADMINISTRATIVO 1.1. CONTROL INTERNO
OBSERVACIN No. 1 Solicitamos el Manual de Polticas y Procedimientos que regulan las operaciones de la Direccin de Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones, con el propsito de analizar el proceso que se sigue para la emisin de opinin tcnica que otorga dicha Direccin a las dependencias para la contratacin de proveedores en materia de Tecnologa de informacin y comunicacin, detectando que en dicho documento no se especifica el proceso en mencin, dificultando el poder realizar una evaluacin al respecto. RECOMENDACIN Necesariamente deber establecerse en el Manual correspondiente el proceso observado, siendo esta una de las funciones primordiales para garantizar la mejor alternativa de contratacin. Adems de considerar las normas, lineamientos y polticas que apliquen al asunto respectivo y que sean acordes a los planes y programas de la Administracin Municipal. OBSERVACIN No. 2 A efecto de conocer que coordinacin existe por parte de la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones con las otras dependencias municipales respecto a la supervisin del funcionamiento de las licencias software, verificamos en dos dependencias la utilizacin de las mismas, detectando lo siguiente: o En la Direccin de Desarrollo Institucional no esta funcionando desde su implementacin (17 de septiembre del 2007) el modulo de Arquitectura Organizacional del Sistema Protheus. La Direccin de Tecnologas de la Informacin no proporcion los dictmenes tcnicos de la adquisicin de las licencias de Software de Portal Server Box y Server Box Urbano de Impuestos Inmobiliarios, por lo que la C. Karla Hernndez Coordinadora Administrativa, de dicha rea manifest el 23 de marzo de 2010 que la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin no genero los referidos dictmenes.

RECOMENDACIN La Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones es responsable de implantar y mantener un control adecuado de cada uno de sus procesos, con el fin de dar cumplimiento de los objetivos y metas, por lo que sugerimos se elaboren los procesos necesarios para el buen funcionamiento de la organizacin atendiendo a las atribuciones descritas en el articulo 119 fraccin II, III, IV, VI y XI del Reglamento Interior de la Administracin Pblica del Municipio de Len.

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2. RECURSOS MATERIALES 2.1. LICENCIAS DE SOFTWARE


OBSERVACIN No. 3 Comparamos el Dictamen de Mobiliario y Equipo que emite la Direccin de Control de Bienes contra la relacin inventarios de la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin por el periodo de 2007 a 2010 en el rubro de Licencias de Software con el fin de comprobar que las mismas se encuentren debidamente registradas, detectando que en la relacin proporcionada por la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones no registraron las siguientes Licencias:
Factura 8086 8165 8859 3708 5298 Descripcin Switch entera Sys C2G124-24 ptos Proyecto Roaming (1 Roam about 8110 Wireless Switch Licens for 24 Acces Point) Licencia de conexin entre Conmutadores de 2 puertos Corel Draw Graphics Suite X 4 Win Esp. Ful Software mantenimiento grupo P10 Servidor IBM modelo 520 serie 10B4ESA

RECOMENDACIN A efecto de tener la informacin confiable, debern actualizar los registros correspondientes y coordinarse con la direccin de Control de bienes para las aclaraciones pertinentes. OBSERVACIN No. 4 Realizamos comparativa de 12 Licencias de Software adscritas a la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones, a efecto de corroborar que cuenten con el resguardo documental individual, correspondiente al mes de noviembre de 2009, percibiendo que 9 no aparecen relacionadas en dicho documento, lo cual refleja falta de actualizacin en atencin al articulo 95 de las Disposiciones Administrativas en materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal emitidas por la Tesorera Municipal. La situacin observada se detalla en el recuadro siguiente:
N de inventario 200703187 200801317 200803759 al 200803763 200803770 al 200803772 200809571 200809572 200909092 200910001 200910035 Descripcin Switch entera Sys C2G124 24 de 24 ptos Licencia Sistema Protheus Project pro 2003 Win 32 English Scdjws Preparation Kit, Scjp 5.0 Preparation Kit Scea Preparation Kit y

IBM Rational Requisitepro Athorized User Diseo de Software de evaluacion Licencias de uso Microsoft Suppotnet for 7C103 Actualizacin de Check Point agosto 2009 agosto 2010

RECOMENDACIN Es importante que la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones relacione las licencias faltantes en los resguardos con la finalidad de cumplir con la normativa referida, adems de referenciar en el formato de resguardo la leyenda establecida en el articulo 43

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fraccin V de la Ley del Trabajo de los Servidores Pblicos al Servicio del Estado y de los Municipios a efecto de que el custodio de los bienes o equipos tenga conocimiento de las obligaciones y responsabilidades que le ataen como servidor pblico.

3. CONTRATOS
OBSERVACIN No. 5 Analizamos 6 contratos de adquisicin de Licencias de Software en los que participo la Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin por el periodo del 2007 al 2009 con la finalidad de constatar el cumplimiento de las clusulas estipuladas en los mismos en cuanto a la intervencin del rea auditada, detectando lo siguiente: o An cuando los contratos mencionan en la clausula correspondiente que debe existir de parte de Tecnologas de Informacin una opinin tcnica para la contratacin de proveedores, constatamos que falta el dictamen que garantice la prestacin del servicio, argumentando el C. Juan Ricardo Hernndez Lpez, administrador de proyectos que no tienen lineamientos al respecto. En relacin al contrato que celebr el Municipio con la empresa P T & Profesional Servicio, S. C. con vigencia del 20 de diciembre del 2006 al 05 de junio del 2007, se manifiestan las irregularidades de: a) El prestador del servicio no cumpli con el objeto del contrato. (Clausula primera), ni present pliza de fianza como garanta del cumplimiento del mismo (Clausula novena). b) Cancelacin del contrato sin existir documentalmente una justificacin razonable por parte del prestador del servicio ni del municipio. c) Falta de supervisin oportuna a cargo de la Direccin de Tecnologas de la Informacin respecto a los servicios contratados (clausula dcima), pues el 07 de mayo del 2007, un mes antes del vencimiento del contrato respectivo, celebraron entre el municipio y el prestador del servicio un convenio de reconocimiento de adeudo a cargo de este ltimo, por importe de $ 74,195.54. d) El importe referido en el inciso anterior corresponde al anticipo que se le dio en su momento al prestador del servicio en una sola emisin, sin embargo a pesar de no haberse cumplido el objeto del contrato, se le dieron facilidades al deudor para cubrir el monto correspondiente en un plazo de trece meses, con exhibiciones mensuales desde agosto del 2008 a septiembre 2009. o El 08 de agosto del ao 2007 se contrataron los servicios de la empresa Microsiga Mxico Software, S.A. de C.V., para suministrar e implementar un sistema de administracin de recursos gubernamentales denominado PROTHEUS con 17 mdulos que incluyen 70 licencias de software; en anlisis a dicho contrato percibimos que la Direccin de Tecnologas de la Informacin y comunicacin no realiz la Supervisin adecuada, lo cual origin las irregularidades siguientes: a) El contrato se pacto con una vigencia de seis meses para inicio del 08 de Agosto del 2007 y termino al 15 de febrero del 2008, periodo que no fue respetado porque se firm un nuevo convenio modificatorio con vencimiento

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hasta el 28 de noviembre del 2008, lo cual refleja que originalmente no se pronostico de forma razonable el tiempo para desarrollar el trabajo. b) Al 28 de noviembre del 2007 ya se haba pagado al prestador del servicio el importe $ 2261,257.00 representando un 38% del monto total del contrato, cuyos pagos fueron validados por la Direccin de Tecnologas de la Informacin; a este respecto al 04 de marzo del 2009, dicha rea emiti un dictamen tcnico en el que refiere que 14 de 17 mdulos son imposibles de implementarse, situacin que denota nuevamente la falta de supervisin. RECOMENDACIN Las irregularidades referidas en la observacin anterior, denotan el incumplimiento de las obligaciones vertidas en el artculo 11 fracciones I, IV, y XIII de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

_________________________________ C.P. ALFONSO CANDELAS CANDELAS


DIRECTOR DE AUDITORA CONTABLE Y FINANCIERA

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