EL CONOCIMIENTO COMO RECURSO, UNA VENTAJA COMPETITIVA: PROYECTO DE GESTION POR EL CONOCIMIENTO EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS

Biblioteca Central Universidad Nacional de Mar del Plata - Argentina

http://biblio1.mdp.edu.ar/

Equipo de trabajo: Lic. Adriana Di Domnico (adidomen@mdp.edu.ar) C.C. Graciela De Bona (gradebo@mdp.edu.ar) Lic. Oscar Fernandez (ofernand@mdp.edu.ar) Ana Maria Alzugaray (aalzuga@mdp.edu.ar)

Descriptores: gestin por el conocimiento activos intangibles - gestin del capital intelectual - aprendizaje organizacional tecnologas de informacin.

Resumen: El complejo proceso de toma de decisiones en el mbito de las instituciones de Educacin Superior, especialmente el de las universidades de gestin pblica, merece ser apoyado por herramientas que permitan aumentar la racionalidad, la coherencia y consistencia de decisiones en relacin con los fines institucionales. No obstante el protagonismo que ostenta la Universidad en el desarrollo y difusin de nuevas teoras de la ciencia de la Administracin, este tipo de organizacin ha sido renuente a incorporar elementos de las mismas en la propia gestin.

Hiptesis : La Gestin por el Conocimiento es un paradigma de administracin bajo el cual es posible generar metodologas y procesos para la gestin en el mbito de las Instituciones de Educacin Superior.

Objetivos: El objetivo principal de este proyecto es el desarrollo bajo el paradigma de la Gestin por el Conocimiento de propuestas, mtodos y herramientas aplicables en los diferentes ciclos y mbitos de la gestin de las instituciones de Educacin Superior. Desarrollo de herramientas como sistemas de soporte a las decisiones (DSS. Decision Support System) Sistematizar la informacin existente sobre la extraccin de conocimiento a partir de la fase exploratoria y su papel en los procesos de toma de decisiones. Evaluar la aplicacin de las diferentes tcnicas de extraccin de conocimiento en un proceso de minera de datos . Analizar, disear e implementar un modelo hbrido que posibilite la seleccin de las

tcnicas que mejor se adapten a las condiciones de los datos y al inters del usuario (agente de gestin)

Desarrollo del marco terico:

La Gestin del conocimiento es una corriente modelizadora de la transformacin de las organizaciones introduciendo la consideracin de otro recurso ms (el conocimiento), para dar respuesta a las nuevas demandas de cambio y mejora, y para lograr mantener posiciones competitivas empleando de manera intensiva las capacidades de las personas y de las tecnologas de la informacin. (1)

La Gestin por conocimiento, es otra forma de responder al mismo fenmeno, pero haciendo hincapi en el valor del conocimiento como elemento estratgico que condiciona y

configura la organizacin y su modelo, la gestin y el desarrollo de la empresa, sus productos y servicios, y la red de sus colaboradores, como criterios claves en la misin y visin del valor del negocio, en la contribucin de las personas y sus responsabilidades, en la organizacin de los equipos de trabajo, y en el desarrollo de la estrategia orientada a explorar y explotar el conocimiento.

Uno de los objetivos de la gestin por el conocimiento en Bibliotecas Universitarias, es promover el cambio de conocimiento entre el personal de la unidad de informacin, reforzar la conciencia y habilidades de la innovacin, elevar el entusiasmo del personal y la posibilidad de aprender, haciendo que el conocimiento sea mejor aplicado a las actividades, reconstruyendo hacia una organizacin de aprendizaje continuo.

El medio ambiente econmico y el de la informacin esta cambiando rpidamente hoy en da. La gestin del conocimiento se ha convertido en una herramienta todopoderosa para promover la innovacin y darse cuenta de redisear los diferentes modos de vida. Ocupa una posicin privilegiada en la creacin de los sistemas de innovacin del conocimiento de un pas.

La gestin

por el conocimiento es un nuevo concepto, aparecido en todo el mundo en los

ltimos aos como subdisciplina de la economa del conocimiento; la gestin del conocimiento es un concepto completamente nuevo, as como un nuevo modelo de gestin. Funciona para convertir activos intelectuales de trabajadores y miembros del personal de las organizaciones, en fuerzas altamente productivas, generando un nuevo poder y valor de la competencia

Tambin significa crear un acercamiento para lograr transformar y compartir el conocimiento tcito y explcito y de esa manera aumentar la necesidad y capacidad utilizando el saber del equipo, desarrollando el capital humano. No se puede gerenciar al conocimiento, lo que es posible, es gestionar el proceso y el espacio de la creacin de conocimiento.

En los conceptos de informacin, de conocimiento y de aprendizaje;

se est poniendo el

nfasis en aspectos vinculados con procesos de desarrollo intelectual, en aspectos relativos, a

como el conocimiento es adquirido, aplicado, distribuido y memorizado, en suma en aspectos relacionados, con la forma de poner la inteligencia en accin. Las teoras de la competitividad han girado alrededor del anlisis de fuerzas externas (como las cinco fuerzas de Michael Porter) En los ltimos tiempos hemos pasado de la competitividad basada en las capacidades y competencias internas.

Si se quiere gestionar el conocimiento, se deber primero comprender que es necesario generar un clima adecuado, no es la simple instalacin de una intranet o un programa. La clave es cambiar el punto de apoyo centrado en el nfasis tradicional sobre los activos materiales y considerar el eje en los activos intangibles. Cuando priorizamos esta estructura de trabajo, se necesitar crear activos emocionales (confianza, relaciones personales...)Hoy una Biblioteca de buen nivel, es la suma de conocimiento del usuario ms la capacidad de absorcin de conocimientos del entorno, multiplicado por la capacidad e respuesta y elevado a la confianza.

La Gestin del Conocimiento es, en definitiva, la gestin de los activos intangibles que generan valor para la organizacin. La mayora de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captacin, estructuracin y transmisin de conocimiento. Por lo tanto, la Gestin del Conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional su principal herramienta.

El aprendizaje organizativo

permite aumentar las capacidades de una organizacin, es decir,

es un medio para que la empresa pueda resolver problemas cada vez ms complejos. Cuando una serie de personas empiezan a trabajar en grupo, al principio se suelen producir problemas de coordinacin, cuando pasa un tiempo, se van afinando los procesos y cada vez se realiza mejor la tarea. Esto, en definitiva, es aprendizaje organizativo, aprender juntos a resolver

problemas con una efectividad determinada.

Los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en informacin. La informacin asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en

sabidura, y finalmente el conocimiento asociado a una organizacin y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual o si se prefiere, Capital Humano.

El Capital humano se refiere a los activos denominados del conocimiento tcito o de competencia individual porque engloban a la educacin, experiencia, "know how",

conocimientos, habilidades, aptitudes, valores que las personas de una organizacin poseen. Estos valores no son propiedad de la organizacin y se caracteriza por ser difcil de codificar, formalizar y transmitir. En contraposicin mediante el lenguaje formal y sistemtico. el conocimiento explcito, es aquel transmisible

Ikujiro Nonaka (2) seala que la conversin del conocimiento se origina mediante la interaccin entre conocimiento tcito y explcito, durante los procesos de socializacin (conversin de tcito a tcito), internalizacin (conversin de explcito a tcito),

externalizacin (conversin de tcito a explcito) y combinacin (conversin de explcito a explcito)

El Capital Intelectual est formado por capital humano (valor base, valor de relaciones y valor potencial) y capital estructural, es decir, todo aquello que permanece en la organizacin cuando los empleados se van a casa: sistemas de informacin, bases de datos, software de tecnologas de la informacin, etc. El capital humano representa el conocimiento, habilidad y capacidad de los empleados para proporcionar soluciones a los clientes. El capital estructural est integrado por capital de clientes y capital organizativo.

Toda esta estructura de gestin se articula sobre una determinada plataforma tecnolgica. Considerando a la tecnologa, como un soporte construido a partir de un conjunto de

conocimientos sistematizados, previamente incorporados, y que facilitan los procesos tcnicos a seguir o los procesos de transformacin econmica.

Como ya hemos afirmado: las herramientas para la gestin del conocimiento realmente no gestionan el conocimiento, pero ayudan a capturarlo, almacenarlo y transmitir el material a partir del cual el individuo adquiere el conocimiento. Se debe procurar que el Conocimiento

Tcito se convierta en Conocimiento Explcito, con la finalidad de que el trabajo de las organizaciones se haga ms competitivo. La informacin debe ser clasificada y despus de ser analizada y empaquetada, ponerse a disposicin del personal de la institucin. En esto las tecnologas de informacin son una herramienta de gran utilidad.

DSS Los Sistemas de Ayuda a la Toma de Decisiones (Decisin Support Systems - DSSs) (3) poseen como principal objetivo la complementacin de las capacidades de decisin del ser humano, valindose de la potencia que adoptan los computadores para el procesamiento de datos.

Al contemplar la organizacin,

una

estrategia como requerimiento indispensable para su

xito, la creacin y mantenimiento de una base tecnolgica adecuada que sustente al proceso decisorio, le facilitar alcanzar las ventajas competitivas deseadas, as como crear las mayores sinergias favorables para la organizacin

La definicin de DSS que actualmente prevalece es la generada por Ralph Spague y Eric Carlson quienes lo definen como (4): sistemas basados en computadoras que ayudan a quienes deciden. abordan problemas pobremente estructurados. permiten el dilogo o interaccin con el usuario utilizando modelos que permiten analizar, interpretar y predecir comportamientos.

Definir lo que podra ser un sistema de apoyo a la toma de decisiones, es importante antes de empezar a crearlo en detalle. Por esta razn entre las mltiples definiciones que se han formulado en los ltimos aos adherimos a la caracterizacin de Freyenfeld (5), que determina al sistema de ayuda a la Toma de Decisiones (DSSs) como: un proceso de datos interactivo y

un sistema de representacin visual (entorno grfico) que es usado para ayudar en el proceso de toma de decisiones y debe reunir las siguientes caractersticas:

Ser lo suficientemente sencillo para que lo pueda utilizar el que debe decidir en persona. Debe mostrar la informacin en formato y terminologa familiar para el usuario. Ser selectivo en su provisin de informacin (evitando sobrecargar al usuario)

Despus de tener definidos los objetivos del sistema es fundamental que este tipo de prctica siga unas pautas preestablecidas en los Planes Estratgicos. Estos factores se resumen en:

Los DSS deben mejorar el proceso de toma de decisiones, proporcionando informacin que actualmente no existe, como tambin mejoras en el acceso. La visualizacin el anlisis de la informacin. Por otro lado se proporcionan mejoras en los procedimientos deductivos partir de la informacin con la cual disponemos y ofreciendo mejor explicacin a terceros sobre las decisiones tomadas.

El DSS debe ser tan especializado sobre el problema del usuario como sea posible. El DSS debe tener en cuenta la problemtica que rodea a los usuarios potenciales. Los DSS debern ser gestionados por expertos que entiendan lo que el usuario desea ver y como lo debe hacer. Los DSS deben ser controlables por el usuario: el cual deber ser capaz de especificar: que informes necesita, conque prioridad los desea, y como debern ser confeccionados los datos.

EL DSS debera ser capaz de utilizar cualquier d ato, modelo, disciplina, herramienta o tcnica de presentacin visual y en definitiva todo aquello que facilite la decisin del ser humano.

Contando con los caminos y las herramientas informticas bsicas, se deber articular modelo de Administracin del Conocimiento Organizacional explicitados por el modelo Arthur Andersen y APQC (6)

un

que contemple los factores

El Modelo de Andersen propone cuatro facilitadores (liderazgo, cultura, tecnologa y medicin) que favorecen el proceso de administrar el conocimiento organizacional. Estos facilitadores engloban a todo tipo de Bibliotecas.

Liderazgo.- Comprende la estrategia y cmo la Biblioteca define sus productos y servicios adems del uso del conocimiento para reforzar sus competencias crticas.

Cultura.- Refleja cmo la Biblioteca enfoca y favorece el aprendizaje y la innovacin incluyendo todas aquellas acciones que refuerzan el comportamiento abierto al cambio y al nuevo conocimiento.

Tecnologa.- Se analiza cmo la Biblioteca equipa a sus miembros para que se puedan comunicar fcilmente y con mayor rapidez.

Medicin.- Incluye la medicin del capital intelectual y la forma en que se distribuyen los recursos para potenciar el conocimiento que alimenta el crecimiento. Procesos .- Incluyen los pasos mediante los cuales la empresa identifica las brechas de conocimiento y ayuda a capturar, adoptar y transferir el conocimiento necesario para agregar valor al usuario y potenciar los resultados.

Una parte sustancial del sostn de la cultura organizacional es la informacin almacenada. A partir de la difusin y del uso masivo de las Tecnologas de la Informacin (TI) se han creado y mantenido bases de datos, algunas de las cuales merecen el nombre de Almacenes de Datos o Data Warehouse.

Dentro de los sistemas de soporte a las decisiones hallamos a la Minera de Datos como una herramienta poderosa La Minera de Datos (Data Mining) es un proceso que, a travs del

descubrimiento y cuantificacin de relaciones predictivas en los datos, permite transformar la informacin disponible en conocimiento til para la organizacin. El crecimiento de los almacenes de datos ha creado montaas de datos, que representan un recurso de gran valor para la organizacin

Una de las definiciones aceptables de la minera de datos afirma que es una metodologa de anlisis de datos tradicional, enriquecida con las tcnicas ms avanzadas, aplicadas al

descubrimiento de patrones desconocidos. Constituye una de las vas clave de explotacin del Data Warehouse. La minera de datos, consistente en la extraccin de informacin oculta y predecible de grandes bases de datos, Estas herramientas exploran las bases de datos en busca de patrones ocultos, encontrando informacin que un experto humano difcilmente encontrara,

estableciendo relaciones y patrones de las cuales las organizaciones pueden obtener grandes beneficios.

Esencialmente la tcnica que utiliza, denominada modelado, consiste en el acto de construir un modelo en una situacin donde se conoce la respuesta y aplicarlo luego en otra situacin donde se la desconoce.

Este proceso de construccin de un modelo ha sido utilizado desde hace mucho tiempo, antes del auge de las computadoras y de la tecnologa de la minera de datos

Para obtener informacin provechosa que no est representada explcitamente en los datos, la minera de datos combina tcnicas de inteligencia artificial, anlisis estadstico, bases de datos y visualizacin grfica

En las Bibliotecas se suelen almacenar grandes cantidades de informacin, proporcionando un gran volumen de datos para ser analizados, ahora nos preguntamos: de qu nos sirven los datos si no disponemos de herramientas que nos permitan extraer de ellos informacin valiosa para nuestra organizacin? Para facilitar la extraccin de datos se dispone de una extensa

gama de tcnicas que le pueden ayudar en cada una de las fases de dicho proceso, Algunas de las herramientas que utiliza la Minera de Datos son: anlisis jerrquico: se elige un atributo como raz y se desarrolla el rbol segn las variables ms significativas anlisis discriminante: permite determinar grficamente la lnea que separa mejor dos clases de datos clustering o segmentacin: se crean grupos de individuos reuniendo los elementos con comportamientos similares y separando los elementos con comportamientos diferentes. geometra fractal: es especialmente importante para el ingente volumen de datos sobre el que se trabaja. Esta tecnologa puede trabajar rpidamente en muchos gigabytes de datos, ofreciendo posibilidades alentadoras para las bsquedas que tienen normalmente un gran tiempo de procesamiento. Estos elementos se insertan en el complejo proceso de un proyecto de minera de datos que comienza con la preparacin de los datos y finaliza con la validacin y el descubrimiento de conocimiento. A continuacin se detallan las etapas del proceso: preparacin de los datos (preprocesado, muestreo, filtrado, eliminacin de valores invlidos o desconocidos) seleccin de caractersticas (reconocer las variables ms influyentes en el problema sin sacrificar la calidad del modelo de conocimiento obtenido en el proceso de minera) algoritmos de extraccin de conocimiento (tcnicas de minera de datos que generan distintos modelos) interpretacin y evaluacin (se comprueba que las conclusiones que arroja son vlidas y suficientemente satisfactorias)

La Minera de Datos constituye una bsqueda de relaciones y patrones de comportamiento en un Data Warehouse, sin que existan a priori hiptesis sobre su relacin o comportamiento.

El planteo de la Metodologa de la Investigacin, define como primer paso, un proceso de investigacin que consiste en, concebir la idea a investigar, hiptesis que guiarn el proceso. Las tcnicas utilizadas por la Minera de D atos son especialmente exploratorias puesto que se trata de descubrir la incidencia de unas variables sobre otras sin supuestos de partida. La gestin de gran cantidad de datos se convierte tambin en una fuerte preocupacin de la Biblioteca (bases de datos de usuarios, compras, transacciones de prstamos y devoluciones, etc) Con la ayuda de la tecnologa, aparecen sofisticadas herramientas que permiten descubrir modelos o tendencias interesantes en importantes volmenes de datos, siendo esta la principal meta de la Minera de Datos. Esta tendencia lleva a la utilizacin de herramientas avanzadas de visualizacin de datos, en aras de la ergonoma y la navegabilidad, utilizando para ello tecnologas tales como la realidad virtual, los sistemas de informacin geogrfica y toda aplicacin futura para despus establecer las

La apoyatura que las herramientas que provienen de las Tecnologas de Informacin, aportan a la gestin por el conocimiento son de una importancia superlativa. No se podra gerenciar un sistema de informacin, hoy en dia, sin la apoyatura informtica necesaria y pertinente. Pero no olvidemos que son instrumentos que permiten en buen desempeo de la funcin, no remplazan la tarea de disear e implementar un sistema de gerenciamiento por el conocimiento.

Gestionar por el conocimiento, es un proceso complejo porque amerita que, la teora se articule sobre cada organizacin en particular. Capitalizar el conocimiento que cada Biblioteca tiene, es una de las ventajas ms seguras sobre las que podemos transitar. Mxime en estos momentos, en los que tenemos usuarios altamente entrenados por una cultura tecnolgica, que se despliega a temprana edad, porque existe ms cantidad de informacin de la que podemos llegar a procesar. Porque la cultura del hombre informado, en definitiva, presenta un reto que no tiene lmites.

Conclusiones:

Las Bibliotecas poseen dos grandes ventajas para adentrarse en gerenciar sus sistemas basados en el conocimiento propio.

Las funciones convencionales de: reunir, procesar, difundir, almacenar y usar la informacin, demuestran un alto entrenamiento en el uso de informacin. Esto es una cualidad que no posee otro tipo de organizaciones.

Otra de las fortalezas ms notables de las Bibliotecas,

es el grado de compromiso y el que favorece la creacin de

entrenamiento en servicio de sus recursos humanos, cuestin

comunidades de prctica, siendo stas un grupo de individuos que han estado trabajando juntos durante un largo perodo, y que por haber compartido prcticas tambin comparten ricas experiencias.

Tambin las Bibliotecas han elaborado sus propios mecanismos de confianza, porque todos saben lo que cada uno de ellos es capaz de hacer. Eso permite que, dentro de la comunidad, las ideas fluyan muy fcilmente. Las posibilidades de establecer estos mecanismos son potables en sistemas de informacin, ms en Bibliotecas de niveles Universitarios.

Las Universidades y por ende, las Bibliotecas Universitarias, debern enfrentarse al nuevo reto de gestin por el conocimiento y deber propender a construir sistemas de gestin del conocimiento.

Citas:
(1) BUENO, EDUARDO www.gestiondelconocimiento.com (2) NONAKA, I., TAKEOUCHI, H. (1995): The knowledge-creating company, Oxford University Press, New York. (3) http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/stanislav_ranguelov/sistemas.htm (5) ) FREYNFELD,W,A. (1984): decision Support Systems; Ed. N (6) http://www.gestiondelconocimiento.com/modelos_kmat.htm

Bibliografa sumaria:
EDVINNSON, L. y MALONE, M. S. (1999): El Capital Intelectual, Gestin 2000, Barcelona. BUKOVITZ, W. y WILLIAMS, R. (2000): Knowledge Pool, CIO Magazine (July 15, 2000) CAMELO, C. (2000): La Estrategia de Diversificacin Interna. Una aproximacin desde la Teora basada en el Conocimiento, Civitas, Madrid. EUROFORUM (1998): "Proyecto Intelect. Medicin del Capital Intelectual". Euroforum, Madrid. FAYYAD U., PIATETSKY-SHAPIRO G., SMYTH P., UTHURUSAMY S ., editors. (1996). Advance in Knowledge Discovery and Data Mining .AAAI/MIT Press. FIRESTONE, J. M. (1997) Data Mining and KDD: A Shifting Mosaic. White Paper Nro. Two. FOSS, N. (1996): More Critical Comments on Knowledge-Based Theories of the Firm, Organization Science, vol. 7, n 5, pp. 519-523. FRANCO JEAN-MICHEL Y EDSMining. Ediciones Gestin 2000. LLORIA, M. B. (1998): El Conocimiento como Recurso y Capacidad. Un anlisis de la Ventaja Competitiva, Universidad de Valencia, Working Paper., VIII Congreso Nacional de ACEDE, Septiembre, Las Palmas de Gran Canaria. ORDOEZ, P. (1998): Gestin del Conocimiento y Medicin del Capital Intelectual, VIII Congreso Nacional de ACEDE, Septiembre, Las Palmas de Gran Canaria. ITAMI, HIROYUKI INSTITUT PROMTHUS . (1997) El Data Warehouse. El Data

(1989): Mobilizing invisible assets: the key for successful corporate

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