A S E S O R

EMPRESARIAL
INFORME ESPECIAL

Cierre del ejercicio econmico y preparacin de los Estados Financieros

Carlos Alfredo MARTINEZ ALVAREZ(*)

RESUMEN EJECUTIVO

os estados nancieros que se presentan al cierre del ejercicio econmico coadyuvan a que la gestin de los rganos de administracin en las sociedades se desarrolle con mayor transparencia. Precisamente, debido a esta importancia, en el presente informe el autor desarrolla de forma detallada los aspectos jurdicos ms relevantes de la elaboracin de estos estados.

INTRODUCCIN
Un anlisis econmico de la empresa nos permite apreciar que la reduccin de los costes dentro de ella se logra fundamentalmente por el establecimiento de relaciones de agencia, en donde un grupo (los principales) se compromete con otro (los agentes) para que les proporcionen algn servicio, delegndoles cierto poder en la toma de decisiones. Bajo esta premisa, los principales en la sociedad seran los accionistas, quienes aportan el capital; mientras que los agentes seran los directores o gerentes. Sin embargo, la relacin que existe entre principales y agentes no est exenta de riesgos. Por ejemplo, puede suceder que el administrador contratado no sea lo suficientemente apto o diligente, o que no comparta los mismos intereses que los accionistas(1). Ante este escenario, se recomienda que el grupo de principales goce de determinadas prerrogativas para supervisar la gestin de los agentes, al poseer incentivos naturales para ello: la obtencin de utilidades. Precisamente, los estados financieros se encuentran dentro de las prerrogativas a favor de los accionistas para supervisar la gestin de los administradores de la sociedad; de ah, la obligacin de estos ltimos de prepararlos al cierre de

un determinado ejercicio econmico. Se busca as, conocer los resultados de la empresa y verificar que efectivamente los administradores han actuado con la diligencia de un ordenado comerciante y representante leal.

I.

LOS ESTADOS FINANCIEROS

cerradas carezcan de uno; en este caso, el deber de preparar estos estados le corresponde al gerente general. En las dems sociedades reguladas en la Ley General de Sociedades (en adelante, LGS), en donde no exista la figura del directorio y la gerencia, este deber recae sobre quien asume el papel de administrador.

1. Qu son los estados financieros?

Los estados financieros ms que una herramienta jurdica son un instrumento contable, cuyo uso permite conocer lo que ocurre en el manejo de la sociedad(2); saber cul es su situacin econmica y financiera, y con ello, apreciar los resultados de la gestin realizada por los administradores.

3. Contenido de los estados financieros

Segn se ha establecido en la cuarta disposicin final de la LGS, los estados financieros estn conformados por: i) el balance general; y, ii) el estado de ganancias y prdidas; los que trataremos a continuacin. A. El balance general a.1 Importancia del balance El balance general es un documento de naturaleza contable que contiene un resumen de las diversas cuentas, bienes y deudas de la sociedad, con miras a establecer en un determinado periodo cual es su situacin patrimonial. Los resultados que arroje este balance permiten determinar las utilidades que pueden ser objeto de distribucin(3).

2. Solo al directorio le corresponde preparar los estados financieros?

El deber de formular los estados financieros al cierre de un ejercicio econmico le corresponde en primera instancia al directorio. Sin embargo, es muy comn que las sociedades annimas
(*)

Bachiller en Derecho por la Universidad Nacional Federico Villareal. Miembro del rea mercantil de Gaceta Jurdica y asesor de Gaceta Consultores S.A. Diplomado en Derecho Corporativo por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. (1) Cfr. PAZ-ARES, Cndido. La responsabilidad de los administradores como instrumento del Gobierno Corporativo. En: AA.VV. Derecho Societario. Ediciones Legales, Lima, 2011, p. 248. (2) Cfr. HUNDSKOPF, Oswaldo. La sociedad annima. 1a edicin, Gaceta Jurdica, Lima, 2013, p. 405. (3) Cfr. MORRIS, Alex. Estados financiero y aplicacin de utilidades. En: AA.VV. Tratado de Derecho Mercantil. Tomo I, Gaceta Jurdica, Lima, 2003, p. 277.

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Por estas razones, se considera que el balance es el estado financiero ms importante, pues se halla estrechamente vinculado a los intereses que se coordinan en la sociedad: el de los accionistas, quienes a partir de l conocen la situacin patrimonial de la empresa. As, pues, una correcta lectura del balance puede resultar de gran utilidad al permitir absolver las siguientes interrogantes: Cul es el nivel de endeudamiento de la sociedad, tanto a corto como a largo plazo? Tendr la sociedad en el futuro la capacidad de hacer frente al pago de las deudas segn se vayan presentando los vencimientos? En qu nivel se hallan las reservas legales? Existen reservas estatutarias y/o voluntarias en la empresa y cul es su situacin? Se estn realizando adecuadamente las depreciaciones? Se estn repartiendo, de ser el caso, las utilidades a los trabajadores? Cul es el valor contable de las acciones de la sociedad? Tiene utilidades la empresa? a.2 Contenido del balance Por medio del balance general se muestra contablemente: Los activos: activos Se encuentran aqu todos aquellos bienes y derechos de la sociedad que puede ser susceptible de valorizacin econmica. El activo puede a su vez subdividirse en: activo corriente y fijo o no corriente. Dentro del activo corriente se encuentra el dinero en caja y bancos, las materias primas, los productos ya fabricados, las cuentas por cobrar e, incluso, los ttulos valores cuya fecha de vencimiento an no ha llegado. En cambio, como activo fijo se contabilizan solo las mquinas, equipos, vehculos, construcciones, terrenos y dems bienes que la empresa posea y le sirvan para desarrollar sus actividades. Cabe sealar que los inmuebles, muebles, instalaciones y dems bienes del activo fijo de la sociedad se contabilizan por su valor de adquisicin o de costo ajustado por inflacin cuando sea aplicable de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados en el pas. Estos bienes son amortizados o depreciados anualmente en proporcin al tiempo de su vida til y a la disminucin de valor que sufran por su uso o disfrute. Sin embargo, para que sean objeto de revaluacin, se necesitar una comprobacin pericial previa(4). Los pasivos: pasivos Constituyen todo aquello que la sociedad debe, y pueden clasificarse en: pasivo corriente y no corriente. En el primer grupo se encuentran aquellas deudas cuya fecha de vencimiento es menor o igual a un ao. El pasivo no corriente, en cambio, est conformado por las deudas de la sociedad que vencen en un periodo mayor a un ao. En el balance, el pasivo se suele ordenar de mayor a menor exigibilidad. El patrimonio patrimonio: Se compone por el capital social que representa la deuda que la empresa tiene con los accionistas, las reservas (legales(5), estatutarias y voluntarias), las utilidades no distribuidas, la diferencia entre el activo y pasivo (patrimonio neto(6)), entre otra informacin relevante para conocer la situacin de la empresa. A la par del balance que prepara el directorio al cierre de un ejercicio econmico, se contempla tambin en la LGS determinados balances especiales, tambin conocidos como balances extraordinarios, cuya preparacin es obligatoria en los procesos de transformacin, fusin, escisin y liquidacin. B. El Estado de ganancias y prdidas A travs de este instrumento contable se muestran los ingresos (el dinero que se recibe como pago por los productos y servicios que ofrece) y gastos (el dinero que sale de las cuentas) de la sociedad durante el ejercicio econmico, constituyendo la diferencia entre estos el resultado del ejercicio. Dicho resultado se traspasa a la cuenta del balance. El Estado de ganancias y prdidas nos permite as, analizar y verificar el comportamiento de las operaciones de la sociedad y si estas pueden reflejar en utilidad o prdidas.

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Claridad: Claridad La informacin contenida en los estados financieros debe ser recogida y mostrada en trminos que permitan su fcil comprensin. A estos efectos, se recomienda que tanto el balance general como el Estado de ganancias y prdidas se subdividan de tal manera que permitan obtener una representacin completa de lo que ha sido el negocio durante el ejercicio econmico objeto de evaluacin. Precisin Precisin: Esta caracterstica est ligada al concepto de exactitud, en el sentido de conformidad y correspondencia de los datos de los estados financieros con la situacin real de los hechos mostrados en la contabilidad(7). La necesidad de que la informacin contenida en los estados financieros sea clara y precisa se debe a que si no fuera as, este instrumento contable carecera de utilidad, y por lo tanto, de validez. Al omitir o falsearse la situacin econmica real de la empresa se evita que se puedan tomar las medidas necesarias para remediarla. Por estas razones, los administradores de la sociedad responden civilmente por los daos directos e indirectos que pudiera ocasionarse a la sociedad sobre la base de un estado financiero que no se ajuste a la realidad. Adems de sancionrseles con una pena privativa de libertad no menor de 1 ao ni mayor de 4 aos, por el delito de administracin fraudulenta regulado en el artculo 198 del Cdigo Penal.

II. CIERREDELEJERCICIOECONMICO: CUNDO SE DEBEN FORMULAR LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Segn el artculo 221 de la LGS, los estados financieros, junto con la memoria(8) y la aplicacin de utilidades, deben formularse al cierre de un ejercicio econmico. Pero, cunto dura un ejercicio econmico? El ejercicio econmico tiene una duracin de 12 meses y en el caso nuestro coincide, obligatoriamente(9), con el ao calendario. Es decir, el ejercicio se inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre. Aunque la circunstancia de que la ley obligue al directorio,

4. Caractersticas de los estados financieros

Conforme al artculo 221 de la LGS, dos son las caractersticas que deben poseer los estados financieros:
(4) (5) (6) (7) (8)

Artculo 228 de la LGS. Artculo 229 de la LGS. BEAUMONT, Ricardo. Comentarios a la nueva Ley General de Sociedades. Gaceta Jurdica, Lima, 2004, p. 122. Cfr. MORRIS, Alex. Ob. cit., p. 272. La memoria no forma parte de los estados financieros, pero es uno de los documentos obligatorios que debe preparar el directorio y someter a la consideracin de los accionistas. El artculo 222 de la LGS define a la memoria como el documento mediante el cual el directorio da cuenta a la junta general de la marcha y estado de los negocios, los proyectos desarrollados y los principales acontecimientos ocurridos durante el ejercicio, as como de la situacin de la sociedad y los resultados obtenidos. (9) Por mandato del artculo 57 de la Ley del Impuesto a la Renta.

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ASESORA EMPRESARIAL 2. Auditoras especiales

En las sociedades que no cuentan con auditora externa permanente, los estados financieros son revisados por auditores externos, por cuenta de la sociedad, si as lo solicitan accionistas que representen no menos del 10% del total de las acciones suscritas con derecho a voto. La solicitud se presenta antes o durante la junta obligatoria anual o a ms tardar dentro de los 30 das siguientes. Este derecho lo pueden ejercer tambin los accionistas titulares de acciones sin derecho a voto, cumpliendo con el plazo y los requisitos antes sealados, mediante comunicacin escrita a la sociedad. En las mismas condiciones se realizarn revisiones e investigaciones especiales, sobre aspectos concretos de la gestin o de las cuentas de la sociedad que sealen los solicitantes y con relacin a materias relativas a los ltimos estados financieros. Este derecho puede ser ejercido, inclusive, en aquellas sociedades que cuenten con auditora externa permanente y tambin por los titulares de las acciones sin derecho a voto. Los gastos que originen estas revisiones son de cargo de los solicitantes, salvo que estos representen ms de un tercio del capital pagado de la sociedad, caso en el cual los gastos sern de cargo de esta ltima.

principalmente, a rendir anualmente cuentas de su gestin a los accionistas, no impide que se preparen estados financieros con fecha de cierre anterior a la del ejercicio econmico y que, inclusive, sobre la base de los mismos, se distribuyan utilidades a cuenta. Asimismo, se tiene que la LGS no seala un plazo perentorio para cumplir la obligacin del directorio de preparar los estados financieros. No obstante, la mencionada norma s establece que estos instrumentos contables deben ser puestos a disposicin de los accionistas con la antelacin necesaria para ser sometidos a aprobacin por la junta obligatoria anual, la que debe instalarse dentro de los 3 meses siguientes a la terminacin del ejercicio econmico. As, a partir del da siguiente de la publicacin de la convocatoria a la junta obligatoria anual, cualquier accionista puede obtener en las oficinas de la sociedad, en forma gratuita, copias de los estados financieros. En ese sentido, los estados financieros pueden prepararse a partir del 1 de enero del ao siguiente al ejercicio econmico, hasta antes de la convocatoria a junta obligatoria anual.

V. APLICACIN DE UTILIDADES
El directorio, sobre la base de los estados financieros que arrojen un resultado positivo, podr proponer a la junta general la forma de aplicacin de las utilidades, es decir, como sern estas distribuidas luego de haber detrado los impuestos, las reservas legales y estatuarias, y dems gastos. Sin embargo, corresponder a la junta decidir si aprueba la propuesta del directorio o establece otra forma de aplicacin de las utilidades o simplemente decide no distribuirlas (ver Cuadro N 2).

CUADRO N 1 Preparacin de los estados financieros 3 meses siguientes del cierre del ejercicio (plazo mximo)

III. APROBACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Una vez formulados los estados financieros por el directorio corresponde a la junta general obligatoria anual decidir sobre su aprobacin. Esta aprobacin no importa el descargo de las responsabilidades en que pudiesen haber incurrido los administradores de la sociedad durante su gestin.

1 de enero

31 de diciembre

Inicio del ejercicio econmico

Cierre del ejercicio econmico Preparacin de los estados financieros

Convocatoria a junta anual

Junta obligatoria anual

10 das de anticipacin

IV. AUDITORAS EXTERNAS Y ESPECIALES

1. Auditoras externas
Salvo para el caso de las sociedades annimas supervisadas por la Superintendencia del Mercado de Valores, no se exige una auditora sobre la gestin de los administradores durante un determinado ejercicio econmico. Sin embargo, en el pacto social, el estatuto o mediante un acuerdo de junta general, adoptado por el 10% de las acciones suscritas con derecho de voto, puede disponerse que la sociedad annima tenga auditora externa anual. Las sociedades que estn sometidas a auditora externa anual, nombrarn a sus auditores externos anualmente. El informe de los auditores se presentar a la junta general conjuntamente con los estados financieros.

CUADRO N 2 Cuadro sinptico

Estados financieros y reparto de utilidades

(1) El directorio formula los estados financieros

(2) La junta aprueba los estados financieros

El directorio presenta los estados financieros a la junta dentro de los 3 primeros meses del siguiente ejercicio

El directorio propone el reparto de utilidades con el remanente, luego de haber cumplido con las obligaciones respectivas

La junta decide si se reparten o no las utilidades

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