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EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE TOLEDO

Mariano Garca Ruiprez. Archivo Municipal de Toledo

La regulacin de las actividades desarrolladas en los archivos municipales ofrece en la actualidad un acrecentado inters. La puesta en marcha de un servicio de archivo por parte de los ayuntamientos requiere la contratacin de personal suficiente y preparado, la dotacin de recursos econmicos adecuados para financiar proyectos de difusin, reproduccin y restauracin, y la existencia de instalaciones modernas y seguras para la conservacin y uso de la documentacin. No menos importante es el establecimiento de un marco jurdico que refleje las relaciones entre este servicio municipal, las unidades productoras de la documentacin y los propios administrados. Este marco es el recogido en los reglamentos de archivo, cuyos antecedentes se pueden atisbar claramente ya en la Edad Media. 1

aos, as como los medios asignados a estos centros. No obstante todava son pocas las localidades que han elaborado normativas generales para sus archivos, con las caractersticas de un reglamento, y por lo tanto con su establecido procedimiento de elaboracin y aprobacin, incluyendo su publicacin en los boletines oficiales de su respectiva provincia. Muchas disponen de instrumentos normativos de menor rango, aunque todo apunta a que cada vez sern ms las poblaciones que cuenten con un servicio de archivo apoyado en su funcionamiento por un reglamento propio. En este camino, como ya escribamos hace algunos aos,2 tiene mucho que ver el proceso de normalizacin iniciado hacia 1990 con la aparicin del Reglamento del Archivo Municipal de Renteria, redactado por Juan Carlos Jimnez de Aberasturi. El Archivo Municipal de Toledo no poda ser ajeno a este proceso, mxime cuando ya se haban cubierto algunas de las premisas apuntadas. La dotacin actual de personal y los medios econmicos disponibles son insuficientes, pero sin duda se ha de reconocer el esfuerzo realizado por las ltimas corporaciones para paliar esos dficits. La construccin
tos de Archivos Municipales: Modelos, estructura y contenidos, El Consultor delos Ayuntamientos, 14 (3 0 de julio de 1998) p. 21 12 - 2126.

No es nuestra intencin ahora detenemos en la evolucin de estos textos normativos a lo largo de la historia. Sin duda, los cambios introducidos en la organizacin territorial espaola, tras la aprobacin de la Constitucin de 1978, han posibilitado un desarrollo municipal sin precedentes, de lo que se han beneficiado sus archivos. El nmero de archiveros municipales ha crecido notablemente en los ltimos
I
GARCA RUIPREZ, M., FERNNDEZ HI-

M. C.: Los archivos rnunicipales en Espaa durante el Antiguo Rgimen: Regulacin, conservacin, orgaDAI..GO,

nizacin y difusin. Cuenca: Ediciones de la Universidad de Casiilla - La Mancha. 1999, pp. 35-6 l . 2 GARCIA RUIPREZ, M.: Los Reglamen-

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de un nuevo edificio para sede del archivo municipal, ubicado en el centro de la ciudad, ha sido la muestra ms evidente del apoyo institucional a este servicio, que se ha visto recompensado con la extensin a sus instalaciones del rgimen de los Bienes de Inters Cultural, por Decreto 190/2001, de 9 de octubre, de la Consejera de Educacin y Cultura (DOCM de 19 de octubre de 2001), y con el otorgamiento a este edificio del primer Premio de CastillaLa Mancha de Arquitectura 2001 a la mejor obra pblica construida en la regin en los aos 1999 y 2000.
La elaboracin del Reglamento del Archivo se convirti entonces en una prioridad. Bien es cierto que desde el 30 de enero de 1992, y por acuerdo de la Comisin Municipal de Gobierno, ya se dispona de unas normas bsicas que regulaban expresamente las visitas al archivo, y la remisin, consulta y reproduccin de la documentacin.

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propuesta de mnimos, se encuentra la elaborada4 por un grupo de archiveros de la provincia de Gerona, conocido como el G-8, que destaca por su defensa del concepto de servicio de archivo, por la inclusin del patrimonio documental municipal como mbito de su actuacin, y por el desarrollo de aspectos poco tratados, o de forma ms dispersa en otros reglamentos. Este texto terico, extenso y preciso, se ha visto respaldado con la publicacin de reglamentos de archivos basndose en su contenido, como tambin lo ha sido la propuesta madrilea. Y algunos de sus artculos han servido para la redaccin del de Toledo, como los relativos al uso pblico de las reproducciones de documentos de archivo. Pero no han sido stos los nicos reglamentos utilizados. El del archivo municipal de Sevilla sirvi de gua en la redaccin de1 art. 7 dedicado al ingreso de documentos. Y el aprobado para el municipio madrileo de Getafe fue utilizado en el acceso y servicio de los mismos (cap. 5.). El de la ciudad de Barcelona muestra su infl uencia en los artculos destinados a regular la reprografa, la funcin cultural o el rgimen sancionador. Y, adems, en el texto definitivo del reglamento toledano se aprecia la existencia de prrafos que recuerdan algunos artculos de los aprobados para los archivos municipales de Gerona y de Rentera. Por lo tanto, el reglamento del archivo municipal de Toledo ofrece elementos poco novedosos al heredar en su articulado las normas aprobadas por otros ayuntamientos. Un examen casi completo de todos ellos ha permitido su utilizacin puntual y coherente,5 o al menos esa ha sido la pretensin. El Reglamento de

Desde un principio se pretendi abordar la redaccin del Reglamento del Archivo partiendo de los textos ya aprobados para otros archivos municipales y de las aportaciones tericas realizadas por otros profesionales sobre esta materia. La Propuesta de Reglamento-Tipo para Archivos Municipales, elaborada por el Grupo de Madrid en 1992,3constituira el armazn bsico, al menos en la estructura por captulos, con el aadido de uno ms, el sexto, dedicado a Infracciones y sanciones administrativas, que s se contemplaba en los aprobados para ciudades como Barcelona o Valladolid,
En lnea bien distinta del Reglamento-Tipo madrileo, que podemos considerar como una

3 Grupo de Archiveros MunicipalesdeMadrid: Una propuesta de Reglamento-Tipo paraArchivos Municipales, en El Re4 glarnento del Archivo Municipal. IX Jornadas de Archivos Municipales (Arganda del Rey.4-5 dejunio de 1992),Arganda:

Ayuntamiento; Grupo de Archiveros

Municipales de Madrid, 1992,p. 7-20.

5 Este deseo no se havisto libre de errores. Una de las sanciones que contempla el reglamento para las infracciones leves es la"Multa hasta la cantidad de veinticinco mil pesetas (art. 20.2 b). La mencin a nuestra antigua

reglament del Servei d Arxiu Municipal, Barcelona: Diputaci: Associaci d Arxivcrs de Catalunya. 1997,61 p.
PROPOSTA de

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Toledo aporta pocos artculos innovadores. Si bien podemos destacar el 14.5 sobre la realizacin de copias peridicas de las bases de datos, o el 17.12 sobre la posibilidad de denegar el servicio de prstamo a las unidades administrativas que no devuelvan los documentos. Otro rasgo caracterstico de este texto normativo ha sido la bsqueda de su perdurabilidad, por lo que no se han plasmado referencias precisas a la legislacin de caracter estatal o autonmico que le afecta. Las alusiones a las disposiciones sobre patrimonio documental, procedimiento administrativo, propiedad intelectual, etc. son siempre genricas.
El procedimiento de aprobacin seguido fue el contemplado para este tipo de textos y del que ha dado cuenta Julio Cerd.6 Aunque el inicio del procedimiento fue ms simple dado que bast un informe-propuesta del archivero, al que acompaaba el texto del reglamento en borrador, dirigido a la concejala delegada de Archivo y al secretario general del ayuntamiento de Toledo, fechado el 12 de abril de 2002. Este ltimo orden un informe preceptivo al jefe de servicio de Rgimen Interior.7 Despus fue dictaminado favorablemente por la Comisin Informativa de Personal, antes de que fuera aprobado inicialmente por el ayuntamiento en sesin plenaria del da 30 de mayo. A ello seguira el anuncio de su aprobacin en el Boletn Oficial de la Provincia de Toledo y, ante la inexistencia de reclamaciones, su publicacin definitiva a texto completo en ese Boletn, el da 2 de agosto de 2002. En menos de cuatro meses el proceso haba concluido.

El reglamento del archivo municipal de Toledo es el primero que se aprueba y publica en Castilla-La Mancha. No podra haber sido elaborado sin la ayuda de los dems textos normativos analizados y, por lo tanto, es el resultado del trabajo de otros muchos archiveros de la administracin local espaola. Su posible utilizacin en otros reglamentos posteriores, como es el caso de los que se estn elaborando para Orense o La Roda, refleja el inters de los archiveros municipales por compartir inquietudes y quehaceres, y buscar en el trabajo en equipo la progresin profesional y el desarrollo de un servicio municipal cada da ms valorado.
En el texto primitivo se estableca que el archivo dependeria del rea de organizacin y mtodosde1 ayuntamiento en una clar referencia funcional, pero se pretin la denominacin rea de o r ganizacin y rgimen interior, que s exista y existe en el organigrama municipal,

moneda pas todos los informes hasta su aprobacin sin que nadie percibiera el error, obviamente ni siquiera el archivero. La disposicin final primera permite la correccin de esta can- 7 tidad por 150 euros, sin ms requisitos legalcs. CERDA DAZ, J . : Normas y reglamen-

para archivos municipales, AABADOM. Boletn de la Asociacin As turianade Bibliotecarios,Archiveros ..., XIII: 2/2 (2002) p. 14. La nica modificacin realizada al primitivo borrador por indicacin del Jefe de Servicio fue la sustitucin de la palabra mtodos por rgimen interior.
tos

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El ayuntamiento de Toledo, en la sesin ordinaria celebrada el da 30 de mayo de 2002, adopt el acuerdo de aprobar inicialmente el Reglamento del Archivo Municipal de Toledo, que fue expuesto a informacin pblica y audiencia a los interesados durante treinta das, para que pudieran presentar reclamaciones y sugerencias, segn anuncio inserto en el Boletn Oficial de la Provincia de Toledo de fecha 26 de junio de 2002.
Dado que no se ha presentado ninguna reclamacin o sugerencia, se entiende aprobado de forma definitiva dicho reglamento y a los efectos previstos en la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Rgimen Local, se procede a su publicacin:
Reglamento del archivo municipal de Toledo

servacin y uso de su patrimonio documental. La Comisin Municipal de Gobierno, en sesin de 30 de enero de 1992, regul el servicio de prstamo, consulta y reproduccin. Con posterioridad se han producido interesantes cambios que hacen aconsejable la aprobacin de un reglamento que abarque todas las facetas de este servicio municipal. El Ayuntamiento de Toledo est obligado legalmente a conservar su documentacin debidamente organizada y descrita, con el fin de lograr una gestin administrativa cada da ms transparente y eficaz, que posibilite el derecho de los ciudadanos a acceder a la informacin municipal. Adems debe velar por la proteccin, recuperacin y difusin del patrimonio documental de la ciudad. El servicio de archivo es el rgano especializado del Ayuntamiento en la gestin y tratamiento de la documentacin. El objetivo fundamental de este reglamento es regular el funcionamiento interno de este servicio, su relacin con las distintas unidades administrativas municipales, y las condiciones de acceso a su documentacin por los usuarios, sin olvidarse de su proyeccin cultural.
Captulo primero: Disposiciones generales ART.
1. DEFINICIN DE A R C H I V O

ndice:
1.

DISPOSICIONES
D EL

GENERALES

2.

lNGRESO DE DOCUMENTOS DESCRIPCIN Y EXPURGO

3 . DE L A CLASIFICACIN,
4. DE

L A CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

5. D EL

ACCESO Y SERVICIO D E LOS DOCUMENTOS

6. INFRACCIONES Y SANCIONES ADMlNlSTRATIVAS

DISPOSICIONES
FI N A LE S

1, El archivo municipal es un servicio pblico

Exposicin de motivos

Toledo fue una de las ciudades pioneras en la regulacin de su archivo. Ya en 1528 se aprobaron ordenanzas para distribuir entre sus regidores las llaves del arca que por entonces conservaba la documentacin municipal. Dos aos antes se realiz su primer inventario. Desde entonces diferentes corporaciones municipales se han preocupado por la organizacin, con-

de carcter administrativo especializado en la gestin y tratamiento de la documentacin, en su custodia y divulgacin. Est constituido bsicamente por el conjunto de documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento de la ciudad en el ejercicio de sus funciones, a lo largo de su historia, que han sido conservados para su utilizacin en la gestin administrativa, la informacin ciudadana, la proyeccin cultural y la investigacin cientfica.

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vinculadas al Ayuntamiento, creadas o por crear, forma parte del patrimonio documental municipal. Tambin se incluyen en l todos los documentos ingresados en el archivo en virtud de donacin, depsito, compra o legado histrico.
A RT . 4.FUNClONES DEL SERVICIO DE ARCHIVO

2. El archivo es tambin un bien de dominio pblico en funcin de lo establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales, pues conserva y custodia el patrimonio documental municipal. Es por lo tanto propiedad del Ayuntamiento de Toledo.
3. Por archivo entendemos tambin las distintas instalaciones donde se rene, conserva, organiza y difunde esa documentacin.
A R T . 2. DEFINICIN DE DOCUMENTO

Corresponde al servicio de archivo municipal: Analizar e identificar la documentacin Establecer normas reguladoras de clasificacin, ordenacin y tratamiento de la documentacin, tanto histrica como administrativa Establecer criterios y normativas para Ia transferencia e ingreso de la documentacin en el archivo municipal Realizar propuestas de conservacin y de eliminacin de documentos de acuerdo con el marco legal y normativo existente Marcar directrices para la correcta ubicacin fsica de los documentos y establecer las condiciones idneas que han de cumplir los locales de depsito y las restantes instalaciones necesarias con el fin de garantizar su seguridad Contribuir a un mejor funcionamiento de la administracin municipal mediante la elaboracin de registros o bases de datos que faciliten el uso de la documentacin de una manera rpida y eficaz Establecer las condiciones de prstamo de los documentos para su consulta por las diferentes unidades administrativas municipales y mantener un registro de todos los documentos prestados Poner a disposicin del pblico todos los instrumentos de descripcin existentes (inventa-

A los efectos de este reglamento se entiende por documento de archivo toda expresin en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los informticos, que sea testimonio de la actividad municipal.
ART. 3. EL PATRIMONIO DOCUMENTAL MUNICIPAL

El patrimonio documental municipal est constituido por todos los documentos producidos, recibidos o reunidos por:

La Alcalda, los concejales y los diferentes rganos, servicios y dependencias municipales

Las personas fsicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones sean polticas o administrativas Las personas jurdicas en cuyo capital social participe mayoritariamente el Ayuntamiento

Las personas fsicas o jurdicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con la gestin de esos servicios
Las personas fsicas o jurdicas que hayan hecho cesin expresa al Ayuntamiento de sus fondos documentales Por lo tanto la documentacin generada por los patronatos, fundaciones, servicios y empresas

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rios, catlogos, ndices o repertorios) que faciliten el acceso de los usuarios a la documentacin municipal Garantizar el acceso y la consulta de la documentacin a todos los investigadores y ciudadanos en general, con las limitaciones establecidas en el marco legal vigente, o las que puedan derivarse del propio estado de la documentacin Promover la difusin del patrimonio documental municipal mediante la participacin, u organizacin, de exposiciones, publicaciones, conferencias, etc, y en general en todas aquellas actividades que impliquen la difusin de ese legado Apoyar el incremento de ese patrimonio mediante propuestas de adquisicin, donacin o depsito de documentacin de personas fsicas o jurdicas Llevar a cabo cualquier otra funcin de idntica ndole que le sea encomendada por la normativa estatal y autonmica sobre esta materia
A RT . 5 . ADSCRIPCIN DEL ARCHIVO

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ART. 6. E L PER S O NA L DEL A R C HI V O

1. La direccin cientfica, tcnica y administrativa del servicio de archivo corresponde al archivero. Para la ejecucin de sus funciones contar con la colaboracin de personal suficiente y adecuado. Podr delegar stas, total o parcialmente, en otras personas de manera temporal por motivo de vacaciones, bajas Iaborales, permisos u otras causas.

2. El archivero es el responsable del buen orden y funcionamiento del archivo, de las instalaciones y del personal que en l trabaja, y anualmente elaborar una Memoria y Actividades del Servicio. Las llaves de las instalaciones estarn bajo su custodia directa o del personal del archivo en quien delegue.
3. El archivero, a peticin de los interesados, podr emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal.
4. El archivero podr proponer o, si es el caso,

decidir cualquier medida que considere necesaria y que no est prevista en este reglamento, encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo.
Captulo segundo: Del ingreso de documentos
ART. 7. TRANSFERENCIAS O REMISIONES DE

El servicio de archivo depender de la Concejala Delegada de Archivo, vinculada al rea de organizacin y rgimen interior, sin que por ello pierda la autonomia que le es propia en el desarrollo de su especialidad funcional. La dotacin de medios materiales, humanos y econmicos le corresponder al Ayuntamiento, y as se reflejar en sus presupuestos generales. No obstante podrn formalizarse convenios o acuerdos con otras instituciones que supongan una mejora temporal o definitiva de esos medios. Especialmente se potenciar la realizacin de prcticas tuteladas de alumnos universitarios o de cursos organizados por las distintas administraciones.

DOCUMENTACIN

1. Los servicios, secciones y negociados, y otras unidades administrativas municipales (patronatos, organismos autnomos, empresas...), debern remitir al archivo los expedientes, libros y documentos sobre los que hayan transcurrido al menos cinco aos desde la finalizacin de su tramitacin administrativa. No obstante, y siempre que est debidamente justificado, podrn realizarse transferencias de documentacin que no hayan superado el plazo mencionado.

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rechazar las transferencias que no cumplan los requisitos sealados en el presente reglamento. 6. Todas las transferencias de documentacin realizadas quedarn reflejadas en el correspondiente registro cumplimentado por el archivo municipal.
A RT . 8. INGRESOS E X TRAORDlNARlOS

2. En el caso de series documentales de muy frecuente consulta e n la propia unidad administrativa productora, la direccin del archivo municipal y el responsable de dicha unidad podrn acordar su permanencia durante un plazo mayor de tiempo en el archivo de oficina, o bien proceder a su reproduccin mediante los sistemas ms apropiados con el fin de garantizar su conservacin y su consulta. Ese plazo, salvo excepciones muy justificadas, no podr ser superior a quince aos,

3. Los expedientes y otros documentos, en cualquier tipo de soporte material, que se remitan al archivo municipal debern tener la condicin de originales. Las fotocopias o similares slo podrn enviarse si no se conserva el documento original,
4. Toda la documentacin transferida al archivo municipal deber ser enviada en perfecto estado, ordenada y foliada, eliminando previamente duplicados y fotocopias intiles, y clasificada por series documentales. Cada transferencia ir acompaada de las correspondientes Hojas de Remisin. La descripcin contenida en esas hojas depender de las caractersticas informativas d e cada una de las series documentales, y tanto sta como su formato y estructura ser determinada por la direccin del archivo municipal. Esas hojas sern firmadas por los jefes de las unidades administrativas responsables de la remisin, y el servicio de archivo har lo propio una vez comprobada su veracidad, y corregidos los errores, si los hubiera. Las hojas de remisin son el documento que justifica la asuncin por el servicio de archivo de la responsabilidad en la conservacin de la documentacin recibida.
5 . Las unidades administrativas procurarn

1. Los ingresos extraordinarios de documentos, es decir los que no procedan de los diferentes rganos y unidades administrativas rnunicipales, ya sea por donacin, compra, legado o depsito, requerirn acuerdo formal del rgano municipal competente, a propuesta de la Concejala Delegada de Archivo y con informe del archivero municipal. Todo ello quedar reflejado en el correspondiente expediente de ingreso.

2. El Ayuntamiento de Toledo procurar a travs de estas transferencias extraordinarias Ia recepcin, recuperacin o adquisicin de fondos documentales y bibliogrficos relativos a la historia de la ciudad.
Captulo tercero: De la clasificacin, descripcin y expurgo
A RT . 9. CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN

1 . Los documentos recibidos sern objeto de todas las operaciones tcnicas precisas para su correcta descripcin e instalacin en el Archivo. 2. El servicio de archivo elaborar las normas de organizacin y descripcin de las series documentales conservadas en los depsitos del Archivo Municipal y en los archivos de gestin de las distintas unidades administrativas del Ayun t am i e n to,

enviar los expedientes, libros y documentos tramitados por aos completos. La periodicidad de las remisiones ser determinada por la direccin del archivo municipal en coordinacin con esas unidades. El servicio de archivo podr

3. El servicio de archivo, teniendo en cuenta sus medios y criterios profesionales, marcar

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las prioridades en la clasificacin, ordenacin y descripcin de la documentacin todava no organizada, y elaborar los instrumentos de consulta ms adecuados para facilitar su uso, sean catlogos, inventarios, o ndices.

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4. La descripcin de la documentacin custodiada en el archivo municipal se realizar preferentemente utilizando tcnicas informticas con la ayuda de bases de datos documentales, para agilizar y facilitar cualquier bsqueda tanto en el archivo como en las distintas oficinas municipales.

Centro Cultural Templo de San Marcos, en la confluencia entre la calle de la Trinidad y la plaza del Salvador, est dotado de zonas de trabajo con despachos, sala de consulta y de biblioteca auxiliar; sala de conferencias y zona de depsitos. Por el artculo 3 del Decreto 190/2001, de 9 de octubre, est protegido como Bien de Inters Cultural.

5. E1 servicio de archivo podr participar en los programas de formacin del personal municipal en aquellos relativos a tcnicas de gestin documental.
ART. 10. SELECCIN Y E XPURGO

2 . El ayuntamiento de Toledo velar por el adecuado mantenimiento de las instalaciones del archivo en todo lo relativo a los sistemas de iluminacin, comunicacin ofimtica, deteccin y extincin de incendios, equipos mecnicos, antiintrusin y en todos los dems elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro.
3. La limpieza de sus dependencias deber realizarse de manera peridica y prioritariamente por personal de la plantilla municipal.
ART. 12. REPRODUCCIONES

1 , La seleccin de documentos para su conservacin o eliminacin, total o parcial, estn custodiados en las distintas oficinas municipales o en el Archivo, se realizar mediante la tramitacin del correspondiente expediente y con arreglo a la normativa establecida por la legislacin vigente en materia de patrimonio documental, tanto a nivel estatal como autonmico.

2. En todo caso, ningn empleado municipal podr destruir documentos originales de los que gestione la unidad en la que presta servicios, o de otras, si esta eliminacin no ha sido aprobada previamente por el rgano competente. La destruccin, ocultacin o extravo de documentacin podr dar lugar a responsabilidades penales y administrativas.
Captulo cuarto: De la conservacin de los documentos
A RT . 11 . INSTALACIONES

1. Cualquier persona o entidad podr obtener reproducciones de los documentos del archivo municipal con la excepcin de aquellos cuyo acceso est restringido por la legislacin vigente, por la voluntad del depositante en el caso de una cesin, o por sus propias caractersticas externas e internas. 2. El servicio de archivo establecer el medio ms adecuado para la reproduccin del documento solicitado teniendo en cuenta sus caractersticas fsicas y el deseo del peticionario.
3. En casos excepcionales se podr permitir la salida de documentos para ser reproducidos fuera del archivo siempre que se carezca de medios adecuados para realizar la reproduccin en el centro. En estas salidas, por periodos de tiempo muy cortos, los documentos permanecern custodiados por personal del archivo, encargado de su inmediato reingreso, una vez reproducido.

1. El Archivo Municipal, cuyas principales instalaciones se encuentran en el edificio anexo al

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correspondencia con lo establecido en la normativa vigente sobre propiedad intelectual.
ART. 13 DEL USO PUBLICO DE LAS REPRODUCCIONES

4. Para la reproduccin de cualquier tipo de documento, cuyo acceso no tenga ninguna limitacin, se requiere la solicitud previa del interesado y la autorizacin del servicio de archivo, lo que quedar reflejado en la correspondiente Hoja de Solicitud de Reproduccin .
5. El servicio de archivo reproducir los documentos solicitados y autorizados una vez que el peticionario haya abonado la tasa, o precio pblico, establecida en las ordenanzas anuales que regulan los tributos municipales.
6. Como norma general el servicio de archivo no har fotocopias directas de los documentos en pergamino o vitela. Los libros o cuadernos manuscritos podrn ser fotocopiados si no existe riesgo de deterioro de su encuadernacin, salvo los de acuerdos municipales que no podrn ser reproducidos por este sistema.

1. En el caso de utilizacin de reproducciones de documentos del archivo municipal para editarlos o difundirlos pblicamente se har constar obligatoriamente su procedencia en esas publicaciones La autorizacin municipal se har por una sola vez y edicin. Cualquier reedicin deber obtener un nuevo permiso de reproduccin.

2. Toda edicin en la cual se reproduzcan documentos del archivo municipal podr ser objeto de inspeccin previa a la edicin si as lo solicita el propio servicio de archivo.

7. Los peticionarios no podrn reproducir series completas. El servicio de archivo evitar la posible creacin de archivos paralelos en manos de terceros.
8. Los dibujos, litografas, grabados, fotografas y carteles sern reproducidos, preferentemente, mediante fotografa, microfilm o tecnologa digital.

3. De cualquier edicin, sean libros, carteles, vdeos, CD-ROM o cualquier otro soporte, en la que se utilicen reproducciones de docurnentos del archivo municipal se habr de entregar un ejemplar al servicio de archivo, iniciada la comercializacin de la publicacin, para su incorporacin a la biblioteca auxiliar. Segn el tipo de edicin, el servicio de archivo podr establecer otras condiciones.
4. El Ayuntamiento se reserva el derecho de emprender las acciones legales que crea oportunas contra las personas que incumplan las condiciones establecidas en este reglamento o en los convenios u otros documentos relativos al uso pblico de las reproducciones.
ART. 14. CONSERVACIN Y RESTAURACIN

9. Los periddicos slo excepcionalmentepodrn ser reproducidos mediante fotocopia directa del original impreso, pudiendo utilizar cualquier otro sistema siempre que no produzca daos en su soporte.
1O. La reproduccin de documentos por procedimientos fotogrficos a cargo de personal ajeno al Ayuntamiento podr llevar implcito, si as lo determina el servicio de archivo, la entrega por el solicitante del negativo o diapositiva obtenida, que pasar a formar parte del archivo municipal de imgenes. La autorizacin de la reproduccin no otorga ningn derecho de propiedad intelectual o industrial para el que la realiza, en

I . El servicio de archivo podr asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administracin municipal en prevencin de su mejor conservacin. Tambin se tendrn en cuenta sus indicaciones en lo relativo al mobiliario de archivo en las distintas oficinas, modelos de cajas archivadoras, tintas, y en todo aquel material ofimtico cuya calidad

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pueda repercutir en la conservacin del patrimonio documental.

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2. Igualmente propondr la adopcin de las medidas oportunas para la restauracin de aquellos documentos deteriorados conservados en el archivo o en las oficinas municipales.
3. La documentacin de mas de veinticinco aos de antigedad conservada en el archivo que necesite ser restaurada podr salir de este centro, durante el periodo que sea preciso, con la formalizacin del correspondiente expediente en el que conste obligatoriamente la autorizacin del alcalde - presidente, y el informe del servicio de archivo. A estos documentos se podrn aadir otros que se consideren necesarios para garantizar al mximo su seguridad.

das por las diferentes unidades productoras o por los representantes corporativos, de las consultas pblicas o externas, es decir las efectuadas por los ciudadanos en general.

2. El servicio de archivo atender las consultas internas y externas dentro del horario de atencin al publico establecido para todas las oficinas municipales. Fuera de ese horario no se podr acceder ni utilizar sus instalaciones, salvo causas de fuerza mayor y en presencia de personal del archivo.
3. La entrada a los depsitos quedar restringida al personal de archivo. En ocasiones excepcionales (visitas concertadas, etc) se podr permitir a los usuarios la entrada a los depsitos en presencia de personal de archivo.
ART. 16. CONSULTAS EXTERNAS

4. El servicio de archivo est facultado para autorizar la salida de documentos de menos de veinticinco aos de antigedad, y los libros y otras publicaciones impresas, con el fin de ser restaurados o encuadernados, adoptando las medidas que considere precisas.
5. Desde el servicio de archivo, y en coordinacin con el rea de Informtica del ayuntamiento, se velar por la realizacin de copias peridicas de las bases de datos que se consideren precisas para su conservacin en las instalaciones del archivo. Estas copias se realizarn en formatos de fcil migracin y en soportes de alta perdurabilidad, en fechas determinadas. Esta labor no exime a las distintas unidades administrativas de realizar sus propias copias, y complementa los sistemas de seguridad utilizados por el rea de Informtica municipal
Captulo quinto: Del acceso y servicio de los documentos
A RT . 15. TIPOS DE C O N S U LT A S

1. Los ciudadanos tienen derecho a consultar libremente los documentos conservados en el Archivo Municipal. 2. Este derecho no tiene ms limitacin que la derivada del contenido de los documentos, de su estado de conservacin o de aquellas otras determinadas por la legislacin vigente, o por las normas de funcionamiento del archivo.
3. Las Hojas de solicitud de Consulta cumplimentadas por los usuarios debern recoger los datos que identifiquen al solicitante, la fecha de solicitud y la descripcin precisa de la documentacin requerida. El servicio de archivo se reserva el derecho de solicitar la presentacin del DNI o de cualquier otro documento que permita la identificacin del peticionario.

4. Los documentos que contengan informacin

relativa a la seguridad, honor, intimidad e imagen de las personas, o sean objeto de algn rgimen de proteccin, slo podrn ser consultados en los trminos establecidos en la legislacin estatal y autonmica sobre patrimonio

1. A los efectos de este reglamento se diferencian claramente las consultas internas realiza-

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y preservarlos de los daos derivados de un uso frecuente y de una continua manipulacin.
10. Eventualmente, si las necesidades del archivo o del ayuntamiento lo requieren, podr limitarse el acceso de los usuarios a este centro.
ART. 17. PRSTAMOS O CONSULTAS INTERNAS

documental, rgimen jurdico de las administraciones pblicas, propiedad intelectual, proteccin de datos informticos y otras aplicables.

5. Las personas que deseen consultar documentos no impresos de menos de cincuenta aos de antigedad, y obtener copias o fotocopias de elIos, debern solicitarlo por escrito en el Registro General del Ayuntamiento, acreditando suficientemente su identidad, los motivos de la consulta, el tema y las fechas de los documentos solicitados.
6. La consulta de los documentos de carcter nominativo, con una antigedad inferior a cincuenta aos, no siendo titular del mismo, slo podr ejercerse si se acredita documentalmente un inters legtimo. Cualquier denegacin de consulta deber verificarse mediante resolucin motivada.

l . Los documentos del Archivo Municipal slo podrn ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporacin en los trminos establecidos en la legislacin vigente sobre regimen local de carcter estatal o autonmico.

2. Los expedientes, libros y otros documentos del archivo municipal podrn salir de sus dependencias, adems, en los siguientes casos:
Para su utilizacin por rganos judiciales

7. Si los solicitantes son investigadores que acrediten un inters histrico, cientfico o cultural relevante podrn acceder a esa documentacin, una vez demostrada su finalidad, siempre que se comprometan por escrito a no hacer mencin en ella de datos cualitativos que identifiquen a las personas afectadas, respetando su intimidad. La obtencin de reproducciones de esos documentos estar supeditada a la autorizacin de los interesados.
8. Los investigadores autorizados estarn obligados a respetar el horario y las nomas de rgimen interno del Archivo. Asimismo, debern entregar un ejemplar del trabajo realizado, una vez publicado, que pasar a formar parte del fondo bibliogrfico del Archivo. Su incumplimiento podr dar lugar a una denegacin temporal del derecho de consulta.
9. Cuando los documentos del archivo hayan sido microfilmados, digitalizados, o copiados por cualquier otro sistema de reproduccin, la consulta se har preferentemente sobre estos soportes, con el fin de proteger los originales

Para su reproduccin, total o parcial, por medios de los que carezca el propio ayuntamiento Para su encuadernacin y/o restauracin
Para la realizacin de actividades culturales

3. Siempre que se considere preciso se realizar una copia autorizada completa del documento que tenga que salir de las dependencias municipales por las causas ya descritas.

4. Los documentos, y libros impresos, de ms de veinticinco aos de antigedad solicitados en prstamo por las unidades administrativas o por los miembros de la Corporacin no podrn salir del archivo sin autorizacin expresa de la Concejala Delegada de Archivo, previo informe favorable del servicio de archivo.

5. El acceso a los documentos por parte de los concejales est regulado en el vigente Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Corporaciones Loca-

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les. El procedimiento a seguir es el establecido en ese texto normativo, y en las disposiciones posteriores que lo desarrollen o modifiquen. Los miembros de la Corporacin podrn optar por acceder a los documentos en las dependencias del propio archivo o utilizando el sistema de prstamo.
6 . Siempre que se solicite un documento en prstamo, por parte de una oficina municipal o de un miembro de la Corporacin, previamente deber cumplimentar la Hoja de solicitud de Prstamo en la que quede identificado el solicitante, la unidad administrativa a la que pertenece, el documento requerido con su signatura de localizacin y la fecha de solicitud. Esa peticin quedar validada con la firma del interesado.

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citud de Prstamo, tanto por el peticionario como por el archivero, o persona en quien delegue. A partir de ese momento de nuevo el servicio de archivo asume su conservacin.

11. Las unidades administrativas, o miembros de la Corporacin, solicitarn al archivo todos los documentos que necesiten para la gestin de los intereses municipales. Ahora bien, si una unidad administrativa necesita consultar documentacin, ya custodiada en el archivo y generada por otra dependencia municipal, deber obtener autorizacin de sta, si por su contenido as lo determina el servicio de archivo.

7. La formalizacin del prstamo ser efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolucin de un ejemplar de Ia hoja de solicitud firmado por el archivero, o persona en quien delegue.
8. En todo caso, en una misma hoja slo podr ser solicitado un nico documento sea simple o compuesto (expediente o registro), por lo que se debern cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos. La bsqueda de informacin en los documentos solicitados ser realizada por los peticionarios o interesados, no por el personal de archivo.

12. El servicio de archivo podr adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservacin de la documentacin prestada. Y si es el caso podr denegar la salida temporal de documentacin del archivo, con la autorizacin de la Concejala Delegada de Archivo. La unidad administrativa solicitante podr optar, entonces, por consultar la documentacin directamente en las propias dependencias del archivo. 13. En la memoria anual redactada por el servicio de archivo se harn constar los prestamos realizados, las unidades administrativas solicitantes, y el grado de cumplimiento en Ia devolucin de la documentacin.
14. Todos los prstamos quedarn registrados en el correspondiente Registro de Prstamos que se llevar en el archivo municipal.
A R T . 18. INFORMACINY DIFUSIN

9. Los documentos prestados debern ser devueltos al archivo municipal en un plazo no superior a tres meses y en perfecto estado. Slo en casos excepcionales, debidamente justificados, podr ampliarse este plazo, procedindose a la renovacindel prstamo.
10. La responsabilidad en la custodia de los

documentos en prstamo, mientras permanezcan fuera del archivo, corresponde a los peticionarios. Una vez devueltos se deber firmar el apartado de Devolucin de la Hoja de soli-

1. El servicio de archivo es el encargado de divulgar el patrimonio documental que custodia como parte integrante del patrimonio cultural de la ciudad. Para el cumplimiento de este objetivo podr desarrollar las siguientes actividades:

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d) El servicio de archivo podr exigir las condiciones de conservacin ms idneas y los sistemas de seguridad ms adecuados para preservar la documentacin en las mejores condiciones posibles, una vez haya salido del archivo. No podrn utilizarse, para su fijacin en expositores o paneles, grapas, cintas adhesivas u otros materiales que puedan perjudicar a los documentos.

La publicacin de instrumentos de informacin y descripcin de sus fondos documentales La publicacin de revistas y monografas de mbito local La realizacin de visitas guiadas a las dependencias del archivo La organizacin de cursos y conferencias El montaje de exposiciones

2. El servicio de archivo adems podr colaborar en iniciativas de otras personas o entidades, entre ellas los centros escolares, que contribuyan a la divulgacin del patrimonio cultural del municipio.
3. El servicio de archivo asesorar a los usuarios sobre las caractersticas, el contenido y las posibilidades de explotacin de la documentacin que custodia.

5. Los colectivos que deseen visitar las instalaciones del archivo municipal debern solicitarlo previamente por escrito con al menos dos das de antelacin, y podrn llevarse a cabo si no interfieren en el desarrollo de otras actividades esenciales. Esas visitas slo excepcionalmente podrn ser realizadas fuera del horario habitual de apertura al pblico. El tamao de los grupos no debe superar las veinticinco personas.
Captulo VI: Infracciones y sanciones

4. En aquellas actividades de divulgacin del patrimonio documental que requieran el prstamo de documentos y su salida del archivo se habrn de respetar las clusulas siguientes:
a) Las solicitudes de prstamo, por un periodo concreto, se harn por escrito con indicacin clara de los documentos pedidos y el nombre del responsable que se har cargo de su traslado, custodia y devolucin de la documentacin. La resolucin del rgano competente, previo informe del servicio de archivo, se comunicar tambin por escrito.
b) Si el servicio de archivo lo considera preciso encargar la reproduccin y restauracin de la documentacin que se ha de prestar, corriendo con los gastos la entidad o persona que los solicita.
c) El solicitante contratar un seguro que cubri-

administrativas
A RT . 19.TIPOS DE INFRACCIONES

1. Salvo que sea constitutiva de delito, consti-

tuir infraccin administrativa en materia de patrimonio documental toda vulneracin en las normas contenidas en este Reglamento.

2. Las infracciones cometidas pueden tener la consideracin de leves o graves y se sancionarn de conformidad con l o dispuesto en los artculos siguientes.
A R T . 20. I NFRACCIONES L E V E S

1 . Constituyen infracciones leves aquellas motivadas por conductas que impliquen molestias evidentes para los dems usuarios o que provoquen daos en la documentacin o en e l mobiliario y equipos, siempre que esto no constituya una infraccin grave,

r todos los riesgos a los que puede estar sometida la documentacin. Si se solicita una prrroga en el plazo de la cesin, tambin se deber ampliar el del seguro.

2. En el caso de infracciones leves se podrn imponer las siguientes sanciones, junto con el apercibimiento:

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Prdida del derecho de consulta durante un periodo de cinco a treinta das. Multa, hasta la cantidad de veinticinco mil pesetas. Multa por el doble.del valor del dao ocasionado.
A RT . 2 I . I NFRACCIONES GRAVES

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1 . Constituyen infracciones graves las que impliquen la destruccin o sustraccin de docu-

mentos, libros y material conservado en las dependencias del archivo.

2. En el caso de infracciones graves se podrn imponer las siguientes sanciones:

Disposiciones finales

a) Prdida del derecho de consulta por un periodo de tiempo superior a un mes. b)Multa por el doble del valor del dao ocasionado. 3. En cualquier caso se proceder a la expulsin inmediata del archivo de las personas que hayan cometido alguna de las infracciones mencionadas anteriormente.

P RIMERA

1. Se autoriza a la Alcalda para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo de este Reglamento.

2. El servicio de archivo podr elaborar instrucciones para la aclaracin o interpretacin de este reglamento.
S E G UN D A :

La imposicin de estas sanciones implicar la tramitacin de un expediente, con audiencia de los interesados,
Cuando los hechos a los que se hace referencia en los artculos anteriores puedan ser adems constitutivos de delito, tras informe del asesor jurdico, se debern poner en conocimiento de la jurisdiccin penal.

Este reglamento entrar en vigor a los quince das de su publicacin en el Boletn Oficial de la Provincia de Toledo.
Toledo, 30 de julio de 2002
El alcalde presidente en funciones Juan Manuel DE LA FUENTE DE LA FUENTE

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