Manual de Usuario Pago de Boleta de Honorario Electrnica

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Acerca del Sistema1

El Sistema de Instruccin de Pago de Boleta de Honorario Electrnica (BHE) es una aplicacin que permite el pago de las BHE que no estn asociadas a un convenio de honorarios a travs de internet. Este sistema se encuentre disponible en el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF) e interacta con el Sistema Contable-Presupuestario (SCP), por lo que mantiene las prcticas de control que la Universidad ha establecidos en este ltimo sistema. Esta aplicacin permite el acceso a todas aquellas personas que trabajan en la Universidad y que son responsables de una cuenta presupuestaria. Bsicamente, la aplicacin cuanta con los siguientes pasos: 1. Enviar a cargar la Boleta de Honorario Electrnica. 2. Ingresar la Instruccin de Pago. 3. Autorizar la Instruccin de Pago. La explicacin de cada uno de estos pasos y otras aplicaciones se encuentra en el siguiente manual.

Nota: La ltima versin de este formulario se encuentra disponible en la pgina web de la Direccin de Finanzas. Cualquier documento impreso no corresponde, necesariamente, a la ltima versin disponible.

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Contenido
Acerca del Sistema .............................................................................................................................. 2 Carga de Boleta de Honorario Electrnica .......................................................................................... 4 Identificacin e Ingreso a Men de Usuario ....................................................................................... 5 Ingreso de Instruccin de Pago de Boleta de Honorario Electrnica.................................................. 6 Autorizacin Boleta de Honorario Electrnica .................................................................................... 8 Otras Funciones................................................................................................................................. 11 Incorporar Ingresador. .................................................................................................................. 11 Eliminar Ingresador ....................................................................................................................... 13 Consultas ....................................................................................................................................... 14 Poltica de Pago ................................................................................................................................. 15

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Carga de Boleta de Honorario Electrnica

Para efectuar el pago de una boleta de honorario electrnica, se debe enviar el documento tributario electrnico emitido por el Servicio de Impuestos Internos2 a la direccin de correo electrnico bhesii@usm.cl. El envo de la BHE puede ser efectuado de dos maneras: 1. El prestador del servicio enva el documento al correo electrnico indicado (Recomendable)3. 2. La propia unidad presupuestaria se encarga de enviar este documento a la direccin de correo.

NOTA IMPORTANTE: Este archivo es un documento pdf que pesa 8KB aproximadamente. Cualquier otro formato no ser vlido, y no permitir el reconocimiento en el sistema.

RECOMENDACIN: Las glosas de las Boletas Electrnicas que son entregadas por el prestador del servicio deben evitar glosas genricas, y deben considerar toda la informacin disponible para identificar claramente el servicio prestado.

Se aconseja que el prestador del servicio enve directamente este documento al momento de emitir la BHE. 3 El proceso de carga desde que es enviada al correo electrnico hasta que se encuentra disponible en el SIIF es de al menos 30 minutos, por lo que se aconseja que el mismo prestador de servicios la enve previamente al correo bhesii@usm.cl.

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Identificacin e Ingreso a Men de Usuario

Proceso en el cual se ingresa a la sesin de usuario para ingresar o autorizar una BHE. El sistema utiliza el control de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de cuidar la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros. La efectuar el ingreso, se debe proceder con los siguientes pasos: 1. Dirigirse a la pgina: http://siif.utfsm.cl/ 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM:

3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Boletas de Honorarios:

Finalmente, se desplegarn las opciones disponibles a su sesin de usuario:

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Ingreso de Instruccin de Pago de Boleta de Honorario Electrnica

Proceso que instruye el pago de una BHE a un prestador de servicio. Este proceso puede ser realizado por el Ingresador, as como tambin por el responsable de cuenta presupuestaria.

NOTA IMPORTANTE: Para ingresar una Instruccin de Pago, se requiere cargar previamente BHE en el sistema.

Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesin de usuario y dirigirse a la opcin Ingreso. Se solicitar que ingrese Nmero de la Boleta y el RUT a Pago:

El sistema desplegar automticamente la informacin de la Boleta de Honorarios Electrnica que se encuentra asociada al RUT indicado siempre y cuando se haya efectuado correctamente la carga. Posteriormente, debe indicar la(s) cuenta(s) presupuestaria(s) a la cual ser imputado el gasto y, finalmente, registrar la instruccin4.

En el caso de instruir un pago con saldo presupuestario insuficiente, se mostrar un mensaje indicando tal situacin. El proceso continuar su avance, pero quedar sujeto a las normas vigentes de control presupuestario, por lo que se recomienda regularizar su situacin.

Manual de Usuario Boleta de Honorario Finalizando el proceso, se desplegar el mensaje indicando el nmero de operacin, el cual ser el nmero de BHE y el RUT del prestador5:

Simultneamente, se enva aviso por correo electrnico al responsable de cuenta presupuestaria indicando que existe una Boleta de Honorario Electrnica para su autorizacin.

Se sugiere mantener un registro del nmero de operacin para consultas posteriores.

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Autorizacin Boleta de Honorario Electrnica

Proceso que autoriza el cargo en la cuenta presupuestaria de una Boleta de Honorario Electrnica, que ha sido previamente ingresada en el sistema. La autorizacin debe ser efectuada por el responsable de la cuenta presupuestaria en la seccin: Autorizacin Responsable de la Cuenta.

Se desplegar un listado de las Boletas de Honorarios Electrnicas que estn pendientes de autorizacin:

Manual de Usuario Boleta de Honorario Posicionndose sobre el cono de aumento, ubicado a la derecha de la pantalla, se desplegar un submen que permitir: Ir a Boleta, Autorizar o Rechazar.

Al seleccionar Ir a Boleta se desplegar la siguiente informacin:

Informacin de BHE

Cuenta Pptaria.

Historial

Manual de Usuario Boleta de Honorario Al seleccionar en el submen Autorizar, se proceder a su envo a la Direccin de Finanzas para su pago.

Aparecer un mensaje indicando que la autorizacin se efectu de manera exitosa:

10

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Otras Funciones
Incorporar Ingresador.
Ingresador es un perfil de usuario que, no siendo el responsable de la cuenta presupuestaria, tendr las atribuciones para ingresar una instruccin de pago de Boleta de Honorarios Electrnica, pero no autorizar su cargo en una cuenta presupuestaria. La incorporacin de este ingresador debe ser realizado slo por nica vez por el responsable de cuenta presupuestaria. Este queda habilitado permanentemente para operar, salvo que el responsable de cuenta revoque esta decisin. Para incorporar a un Ingresador el Responsable de la Cuenta Presupuestaria, deber ingresar a su sesin de usuario y dirigirse a: Ingresadores:

Posteriormente, deber seleccionar alguna de la cuenta presupuestaria de su responsabilidad e ingresar el RUT del ingresador.

11

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Finalmente, deba hacer click en Registrar:

Para incorporar a un Ingresador en una nueva cuenta presupuestaria debe repetir el proceso.

12

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Eliminar Ingresador
Para eliminar un Ingresador debe posicionarse en la seccin ingresadores, y posteriormente, seleccionar la cuenta presupuestaria que desea modificar. Una vez que se despliega el listado debe ubicarse al lado derecho del ingresador y elegir Eliminar:

13

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Consultas
El sistema de consulta entrega informacin de las boletas de honorario que han sido solicitadas en las cuentas presupuestarias asociadas al responsable de cuenta presupuestaria., donde podr filtrar por: 1. 2. 3. 4. Estado de Boleta de Honorario. Cuenta Presupuestaria (Unidad). Rango de Fechas. Nmero de Boleta.

Si selecciona Ir a Boleta (derecha), se desplegar el detalle de la gestin de este documento:

El sistema permite obtener una visualizacin del documento PDF para consultas en Ver Boleta Electrnica.

14

Manual de Usuario Boleta de Honorario

Poltica de Pago
El pago de las Boletas de Honorarios Electrnicas se efectuar por nmina bancaria. Esto produce dos modalidades de pago: 1. Depsito en cuenta corriente del prestador del servicio. 2. Vale vista disponible en cualquier sucursal del Banco Santander, presentando identificacin del prestador. Los pagos de las boletas de honorario se producirn los das viernes, excepto el periodo de vacaciones, el que se regir por las disposiciones que se definan para ese periodo. En el caso de que el da viernes sea feriado, se efectuar el pago el da hbil siguiente. La recepcin de instrucciones requiere que sean enviadas a la Direccin de Finanzas hasta el mircoles previo hasta las 12:00 horas.

DEPSITO EN CUENTA CORRIENTE Se debe enviar a direccion.finanzas@usm.cl la siguiente informacin: 1. 2. 3. 4. RUT del Prestador de Servicio. Banco de Depsito. Nmero de Cuenta (sin punto ni guion). Correo electrnico.

15